SEPA Service Center Gebruikersgids

SEPA Service Center Gebruikersgids

Aanmelden op het SEPA platform ............................................................................................ 4

Beheren van uw klantenprofiel ................................................................................................ 5

Activeren van nieuwe mandaten............................................................................................ 11 Het activeren van een individueel mandaat op het platform .......................................................... 12 Activeren van meerdere domiciliëringsmandaten op het platform .................................................. 15 Activeren via blanco mandaten ................................................................................................ 19 Activeren via blanco mandatenpacks ........................................................................................ 20

Bestaande mandaten migreren.............................................................................................. 21

Een domiciliëringsmandaat weergeven, annuleren, wijzigen of een kopie van een mandaat aanvragen ............................................................................................................................. 26 Een mandaat wijzigen ............................................................................................................ 27 Een mandaat annuleren ......................................................................................................... 28 Een mandaat afdrukken ......................................................................................................... 28 Het origineel van een mandaat weergeven ................................................................................ 28 Het origineel van een mandaat aanvragen ................................................................................. 28

Verzenden van herinneringen................................................................................................ 29

Beheren van ongeldige mandaten ......................................................................................... 30

Statistieken en rapporten ...................................................................................................... 32

SEPA Service Center – Gebruikersgids

2

Aanmelden op het SEPA platform Om u op het beveiligde SEPA Service Center aan te melden, ga op www.bpost.be/sepa Selecteer uw taal en voer de gebruikersnaam en het paswoord in die bpost u bij ondertekening van uw contract bezorgde. Uw gebruikersnaam en paswoord mogen door meerdere personen binnen uw onderneming worden gebruikt. Om veiligheidsredenen raden we aan de aanmeldgegevens slechts aan een beperkte groep gebruikers mee te delen.


3

Beheren van uw klantenprofiel Bij de activering van nieuwe domiciliëringsmandaten, de migratie van bestaande mandaten of de verzending van brieven aan uw klanten personaliseert het SEPA Service Center de documenten met uw ondernemingslogo en -gegevens. Hiervoor moeten de volgende gegevens aan het SEPA Service Center via de operationele fiche worden verstrekt, die u bij de ondertekening van het contract zal worden bezorgd: Naam van uw onderneming

Verschilt de naam van uw onderneming volgens de taal, vermeld dan steeds de naam in de 4 talen (NL, FR, DE, EN) (bv.: Secrétariat Social Y – Sociaal Secretariaat Y – persönliche Sekretärin Y - Social Secretariat Y) Maximaal 30 karakters

Logo van uw onderneming

• • • •

Naam van het departement of van de persoon die de brieven die naar uw klanten worden verstuurd, zal ondertekenen

Digitaal formaat Toegelaten bestandsformaten: JPG of PNG Minimumresolutie van de afbeelding: 300 DPI In zwart-wit of in kleur

Verschilt de naam van de afdeling/persoon volgens de taal, vermeld dan steeds de naam in de 4 talen (NL, FR, DE, EN) (bv.: Service comptabilité, Dienst Accounting-Service, Accounting Service)

Boekhouding,

Maximaal 30 karakters Gegevens van uw Klantendienst

Telefoonnr. en e-mailadres van uw Klantendienst waarop uw klanten bij vragen over hun domiciliëring contact met u kunnen opnemen. Als de contactgegevens van uw Klantendienst verschillen naargelang de taal van de klant, moet u de gegevens voor de 4 talen (NL, FR, DE en EN) vermelden. Maximaal 30 karakters per veld

Gegevens van de hoofdzetel van uw onderneming

Adres: • Zoning, gebouw (indien van toepassing) vb.: Muntcentrum • Straat • Huisnummer • Eventuele postbus • Postcode • Gemeente/stad • Land Website Ondernemingsnummer (KBO): Registratienummer van uw onderneming bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.


4

Crediteurennummer van uw onderneming

Gepersonaliseerde velden

Nieuw crediteurennr. van uw onderneming (Europees formaat) dat uw bank u bij de ondertekening van uw nieuw crediteurencontract meedeelde. Om bijkomende informatie te verzamelen en/of te controleren of die nuttig is voor uw activiteit biedt SEPA Service Center u de mogelijkheid om (maximaal 3) vrije velden aan de mandaten toe te voegen. Bv.: e-mailadres van uw klanten, telefoonnr.,… Voer de titel van het/de veld(en) in de 4 talen in. Maximaal 68 karakters U kunt in deze velden ook een mededeling opnemen. Voer de zin daartoe in de 4 talen in. Beperk de invoer echter wel tot 68 karakters per veld.


5

Voorbeeld van een SEPA Business-to-Business mandaat gepersonaliseerd met de gegevens van bpost Personalisatie - logo en gegevens van de hoofdzetel van uw onderneming

Gepersonaliseerde velden


6

Voorbeeld van een bevestigingsbrief gepersonaliseerd met de gegevens van bpost

Personalisatie - logo en gegevens van de hoofdzetel van uw onderneming

Personalisatie - gegevens van uw klantendienst

Personalisatie - ondertekening van de brief


7

Bij de ondertekening van uw SEPA Service Center contract dient u bpost ook een aantal algemene inlichtingen te verstrekken die zullen worden gebruikt voor administratieve en operationele mededelingen, zoals het versturen van mandaten naar uw onderneming, het verzenden van gegevens van verwerkte mandaten, het toesturen van facturen, ... Hiervoor moeten de volgende gegevens aan het SEPA Service Center worden verstrekt via de operationele fiche, die u bij ondertekening van het contract zal worden bezorgd:

Taal

De taal waarin u de operationele mededelingen van bpost wenst te ontvangen.

Ondernemingsnr.

Registratienummer van uw onderneming Kruispuntbank van Ondernemingen.

Adres voor de verzending van de bestelde blanco mandaten

Adres naar waar de bestelde blanco mandaten zullen worden verstuurd: • • • • • • • • • •

Contactgegevens voor de verzending van de rapporten / gegevens

de

Naam van de onderneming Departement Geadresseerde (NAAM, Voornaam) Industriezone/gebouw Straat Nr.: Eventuele postbus Postcode Gemeente/stad Land

De SEPA Service Center oplossing voorziet de mogelijkheid om uw onderneming gedigitaliseerde mandaten in .PDF (beeld) en onder .xml en/of .csv (gegevens) formaat toe te sturen. Voor het elektronisch verzenden van deze mandaten worden volgende gegevens gebruikt: • • • • •

Contactpersoon bij operationele problemen

• • • • •

Facturatie adres

bij

• • • • • • • • • •

Naam Voornaam Functie E-mailadres Telefoonnummer Naam Voornaam Functie E-mailadres Telefoonnummer Naam van de onderneming Afdeling Geadresseerde (NAAM, Voornaam) Zoning/gebouw Straat Nr.: Eventuele postbus Postcode Gemeente/stad Land


8

Klantnr./PRS

Uw klantnummer als u al klant bent bij bpost

Opties van de SEPA Service Center-oplossing

Overzicht van de door u gekozen opties

Gegevens op het platform te weergeven en/of te wijzigen. Raadpleeg voor de weergave van uw gegevens "Mijn Profiel > Mijn gegevens".

U kunt uw gegevens ook rechtstreeks vanaf het platform wijzigen: •

Voer de wijzigingen in. Opmerking: Om veiligheidsredenen kunnen bepaalde velden zoals "Inlog-gegevens" en "Opties" niet rechtstreeks op het platform worden gewijzigd. Neem om deze gegevens te wijzigen contact op met bpost.

•

Klik op "Opslaan" om de wijzigingen op te slaan.


9

Activeren van nieuwe mandaten bpost biedt 4 mogelijkheden om nieuwe domiciliëringsmandaten te activeren: •

het activeren van een mandaat op het platform: voer de gegevens van de debiteur rechtstreeks op het SEPA Service Center platform in. bpost maakt vervolgens met die gegevens een gepersonaliseerd domiciliëringsmandaat voor de debiteur aan en zendt hem dat toe.

•

het activeren van meerdere mandaten op het platform: download een bestand met alle gegevens van de debiteuren die een nieuw mandaat wensen te activeren. bpost maakt vervolgens aan de hand van de gegevens gepersonaliseerde domiciliëringsmandaten aan die het naar de debiteuren verzendt.

•

het activeren via blanco mandaten: bpost maakt blanco mandaten aan en stuurt ze u toe zodat u gemakkelijk via uw verschillende verkooppunten of communicatiekanalen nieuwe domiciliëringen kunt activeren.

•

het activeren via packs van blanco mandaten: bpost maakt blanco mandaten aan en stuurt u die in packs van 25, 100 of 500 toe. De verpakking in packs impliceert ook dat de verwerkingskosten van de mandaten vooruit zijn betaald en dus niet bovenop de productiekosten in rekening worden gebracht.

Opmerking: Ongeacht de gekozen activeringswijze, gebruikt bpost mandaatformulieren gepersonaliseerd met het logo en de gegevens van uw onderneming. Deze gegevens staan vermeld onder hoofdstuk "Mijn profiel - mijn gegevens"' van het SEPA Service Center platform. Controleer voordat u nieuwe mandaten activeert dus steeds of uw gegevens up-to-date zijn. (zie pagina 9 voor bijkomende informatie).


10

Het activeren van een individueel mandaat op het platform Om een individueel mandaat op het platform te activeren: •

Ga in het gedeelte "Beheer van domiciliëringsmandaten > Aanmaken domiciliëringsmandaat"

De gegevens en het logo van uw onderneming verschijnen in de hoofding van het mandaat. Foutieve gegevens kunt u rechtstreeks op het platform corrigeren (zie toelichtingen op pagina 9)

•

•

Kies het te activeren mandaattype: •

B2B scheme: voor het activeren van een SEPA Business-to-Business mandaat. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben.

•

Core scheme: voor het activeren van een SEPA mandaat gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele debiteuren die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling.

Selecteer de taal van het mandaat dat naar de debiteur zal worden verstuurd: Frans (FR), Nederlands (NL), Duits (DE) of Engels (EN). De naam van de in te vullen velden, evenals het logo en de gegevens van uw onderneming worden automatisch aan de geselecteerde taal aangepast.


11

•

Voer de debiteurgegevens in. Klantgegevens van de debiteur Acthernaam - Voornaam

Voornaam en achternaam van de persoon aan wie het domiciliëringsmandaat zal worden verstuurd.

verplichte velden indien het veld "bedrijfsnaam" niet is ingevuld.

Maximaal 255 karakters per veld.

Bedrijfsnaam

Maximaal 255 karakters

B2B scheme: verplicht veld

Opmerking: wanneer u dit veld invult, dient u ook het veld "ondernemingsnummer" in te vullen. En omgekeerd.

Core scheme: veld niet verplicht voor particuliere klanten Adres

• •

Verplichte velden, behalve het veld postbus.

• • •

Ondernemingsnr. verplicht veld indien het veld "bedrijfsnaam " is ingevuld.

Straat – maximaal 30 karakters Nummer – maximaal 5 karakters Eventuele postbus – maximaal 5 karakters Postcode/plaats Land – maximaal 30 karakters

Registratienummer van de debiteur bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) Formaat: xxxx.xxx.xxx of xxxxxxxxxx Financiële gegevens van de debiteur

IBAN rekeningnr.

Bankrekening van de debiteur - IBAN code (16 karakters in België) vb.: BE41063012345610

Optioneel veld BIC - SWIFT code

Bankrekening van de debiteur - BIC code (doorgaans 8 karakters). Formaat: XXXXYY00(111) vb.: BEABBB23

Optioneel veld SEPA Service Center maakt de BIC code automatisch aan op voorwaarde dat het IBAN rekeningnummer correct is en met een rekening in België is verbonden. SEPA Service Center onderwerpt ook de BIC-code aan een controle en toont een foutmelding als de BIC en IBAN codes niet overeenstemmen of als de BIC code overeenstemt met een bank die het gekozen mandaattype niet ondersteunt (B2B scheme of Core scheme) Type betaling

Terugkerende (standaard) of eenmalige invordering.

Verplicht veld


12

Mandaatrefert

bpost kent aan ieder geactiveerd mandaat een uniek SEPA referentienummer toe. U kunt echter ook zelf een referentienummer kiezen. Zorg er echter wel voor dat dit nummer uniek is binnen uw onderneming. Voer in dat geval het gewenste referentienummer in. Digitaal formaat - maximaal 19 karakters Bijkomende gegevens

Optionele velden

Opteerde u voor deze mogelijkheid en beschikt u reeds over bepaalde gegevens voor deze velden, vermeld ze dan. Zo kunnen ze worden gecontroleerd en door de debiteur eventueel worden verbeterd. Maximaal 68 karakters Overeenskomst

Contractnummer

Intern contractnr. of klantnr. van de debiteur.

Verplicht veld

Maximaal 35 karakters Opmerking: SEPA Service Center gaat na of eenzelfde contractnr. niet aan meerdere debiteuren werd toegekend. Bij dubbel gebruik toont het systeem een foutmelding met de naam van de verschillende debiteuren die onder dit contractnr. staan geregistreerd.

•

Klik op "Preview" en controleer de gegevens.

•

Klik vervolgens op "Bevestigen" om het mandaat aan te maken en het voor validering en ondertekening naar de debiteur te verzenden.


13

Activeren van meerdere domiciliëringsmandaten op het platform Om meerdere domiciliëringsmandaten gelijktijdig te activeren: •

Ga in het gedeelte "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Nieuwe domiciliëringsmandaten uploaden"

•

Download vervolgens uw database met de gegevens voor alle debiteurs voor wie u een nieuw mandaat wenst te activeren: •

1 database per mandaattype (standaard (core scheme) of B2B)

•

csv.- of xml.-formaat

•

Gebruik het voorbeeldactiveringsbestand dat u bij ondertekening van het contract ontving om de naam en de volgorde van de mee te delen informatie te respecteren. Een gegevensregel moet 19 velden (kolommen) bevatten, ook al zijn bepaalde velden leeg.

•

Bepaalde velden zijn verplicht. Als een van deze velden niet is ingevuld formaat voldoet, wordt de productie van het met de betreffende gegevens opgestart. U ontvangt dan een kennisgeving met aanduiding van alle bestand en met vermelding van de reden waarom het systeem verwerken (vb.: ontbrekend verplicht veld, ongeldige IBAN of BIC code,…)

•

Optionele velden die niet werden ingevuld, blijven leeg, maar verhinderen niet dat het mandaat wordt aangemaakt.

•

Alleen de volgende Latijnse lettertekens worden aanvaard:

of niet aan het vereiste verbonden mandaat niet foutieve regels van het deze regels niet kan

abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 0123456789 / - ?: ( ) . , ' + "spatie"


14

Informatie op te nemen in de database van uw klanten:

Bedrijfsnaam van de debiteur

Maximaal 255 karakters

B2B mandaat: verplicht veld

Naam van het veld in het bestand: <Endcustomer_name>

Standaard mandaat (core): veld niet verplicht voor particuliere klantendebiteuren


Naam en voornaam van de geadresseerde bij de debiteur

Particuliere debiteur: naam en voornaam van de debiteur Professionele debiteur: Voornaam en naam van de persoon aan wie het domiciliëringsmandaat zal worden verzonden.

Verplichte velden indien u het voorgaande veld "bedrijfsnaam" niet invulde.

Opmerking: beschikt u niet over de naam en de voornaam van een contactpersoon, vermeld dan in het veld "naam" een functie of een afdeling waaraan we de zending kunnen adresseren. Bv.: verantwoordelijke van de afdeling Finance, Afdeling boekhouding,… Maximaal 255 karakters per veld. Naam van de velden: <Endcustomer_contact_firstname> <Endcustomer_contact_lastname>

Adres van de debiteur

•

Straat – maximaal 30 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_street>

Verplichte velden, behalve het nr. en de postbus.

•

Nr. – maximaal 5 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_number>

•

Eventuele postbus – maximaal 5 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_box>

•

Postcode - tussen 3 en 10 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_code>

•

Gemeente/stad - tussen 2 en 30 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_locality>

•

Land – op te geven in de vorm van de landcode Vb.: België: BE Frankrijk: FR Duitsland: GE Nederland: NL Luxemburg: LU Naam van het veld: <Endcustomer_country>


15

Taal van de debiteur

Taal van het mandaat dat naar de debiteur zal worden verzonden.

Verplicht veld Frans: FR Nederlands: NL Duits: DE Engels: EN Benaming van: <Endcustomer_language> Ondernemingsnr. van de debiteur Verplicht veld als u het veld "Bedrijfsnaam" invulde.

Registratienummer van de debiteur bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) Formaat: xxxx.xxx.xxx of xxxxxxxxxx Naam van het veld: <Endcustomer_KBO>

Contractnr. of klantnr. van de debiteur.

Intern contractnr. of klantnr. van de debiteur. Maximaal 35 karakters

Verplicht veld Naam van het veld: <Endcustomer_contractID> IBAN code van de debiteur

Bankrekening van de debiteur - IBAN code (16 karakters in België)

Optioneel veld Formaat: bv.: BE41063012345610 Naam van het veld: <Endcustomer_IBAN> BIC code van de debiteur

Bankrekening van de klant - BIC code (doorgaans 8 karakters).

Optioneel veld Formaat: XXXXYY00(111)

vb.: BEABBB23

Naam van het veld: <Endcustomer_BIC> Type betaling dat de klant heeft gekozen

Geef "1" aan indien het gaat om een eenmalige invordering.

Verplicht veld

Ken de waarde "2" toe als het een terugkerende invordering (standaard) betreft = meest voorkomend. Naam van het veld: <Endcustomer_payment_type>


16

SEPA referentienr.

bpost kent aan ieder geactiveerd mandaat een uniek SEPA referentienummer toe.

Optioneel veld tenzij u zelf het unieke referentienr. van de mandaten wilt kiezen

U kunt echter ook zelf een referentienummer kiezen. Zorg er echter wel voor dat dit nummer uniek is binnen uw onderneming. Voer in dat geval het gewenste referentienummer in. Digitaal formaat - maximaal 19 karakters Naam van het veld: <sepa_umref>

Optionele velden

Het SEPA Service Center biedt u de mogelijkheid om vrije velden (maximaal 3) toe te voegen om bepaalde bijkomende gegevens die nodig zijn voor uw activiteit, te verzamelen. Bezorg ons de titel van deze velden als u deze velden wenst toe te voegen. Zie pagina 4 voor bijkomende informatie Als u voor deze mogelijkheid hebt geopteerd en u reeds enkele gegevens voor deze velden bezit, dient u ze in uw database te vermelden. Zo kunnen ze worden gecontroleerd en eventueel door uw klanten worden verbeterd. Maximaal 68 karakters Naam van de velden: <Endcustomer_option_1> <Endcustomer_option_2> <Endcustomer_option_3>

•

Selecteer vervolgens het type mandaat dat u wenst te activeren: •

B2B scheme: voor het activeren van een SEPA Business-to-Business mandaat. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben.

•

Core scheme: voor het activeren van een SEPA mandaat gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele debiteuren die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling.

•

Klik op "Overzicht". Vervolgens verschijnt een overzicht van de eerste 5 mandaten. Controleer de gegevens en ga na of ze in de overeenstemmende velden zijn ondergebracht.

•

Klik vervolgens op "Bevestigen" om de mandaten aan te maken en ze naar de klanten te versturen.


17

Activeren via blanco mandaten Om blanco mandaten te bestellen: •

Ga in het gedeelte "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Nieuwe domiciliëringsmandaten bestellen"

•

Selecteer vervolgens het type mandaat dat u wenst te bestellen: •

B2B BLANK: voor het activeren van een SEPA Business-to-Business mandaat. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben.

•

Core BLANK: voor het activeren van een SEPA mandaat gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele debiteuren die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling.

•

Kies vervolgens de taal van de mandaten: Frans (FR), Nederlands (NL), Duits (DE) of Engels (EN) evenals het gewenste aantal mandaten (max. 10.000 per bestelling).

•

Klik op "Toevoegen" om het product aan uw winkelmandje toe te voegen.

•

Herhaal deze handeling als u meerdere, verschillende types mandaten wenst te bestellen.

•

•

Klik nadat u alle stappen heeft uitgevoerd op "bestellen". Controleer de weergegeven samenvatting van uw bestelling. Klik op "Bevestig bestelling" als de gegevens correct zijn. Klik in het andere geval op "Annuleer bestelling ".

De aangemaakte blanco mandaten worden per post verstuurd naar het adres vermeld in het gedeelte "Mijn profiel - mijn gegevens".


18

Activeren via blanco mandatenpacks Om blanco mandatenpacks te bestellen: •

Ga in het gedeelte "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Nieuwe domiciliëringsmandaten bestellen"

•

Selecteer vervolgens het type mandaat dat u wenst te bestellen:

•

•

B2B PACK: voor het bestellen van SEPA Business-to-Business mandatenpacks. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben.

•

Core PACK: voor het bestellen van SEPA mandatenpacks gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele klanten die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling.

Kies vervolgens: • • • •

de taal van de mandaten: Frans (FR), Nederlands (NL), Duits (DE) of Engels (EN). het aantal packs: minimum 0 – maximum 100 het aantal mandaten per packs: 25, 100 of 500. Maximaal 10.000 mandaten per bestelling.

•

Klik op "Toevoegen" om het product aan uw winkelmandje toe te voegen.

•

Herhaal deze handeling als u meerdere types mandatenpacks wenst te bestellen.

•

•

Klik nadat u alle stappen heeft uitgevoerd op "bestellen". Controleer de weergegeven samenvatting van uw bestelling. Klik op "Bevestig bestelling" als de gegevens correct zijn. Klik in het andere geval op "Annuleer bestelling ".

De aangemaakte packs met blanco mandaten worden per post verstuurd naar het adres vermeld in het gedeelte "Mijn profiel - mijn gegevens".


19

Bestaande mandaten migreren Voor de migratie van bestaande domiciliëringsmandaten biedt bpost u volgende mogelijkheden: •

de standaardmigratie van de mandaten omvattende: • •

•

de migratie van de actuele domiciliëringsnummers naar unieke SEPA referentienummers. de mededeling van deze informatie aan uw klanten via een gepersonaliseerde bevestigingsbrief.

de migratie van de mandaten naar SEPA B2B mandaten omvattende: •

het aanmaken van voorgefrankeerde SEPA B2B mandaten in self-mailer formaat waarop het retouradres voorgedrukt staat zodat de klanten het mandaat gemakkelijk ingevuld en ondertekend kunnen terugsturen.

•

het toesturen van de mandaten vergezeld van een gepersonaliseerde begeleidende brief aan de klanten.

•

het verzenden naar uw klanten na ontvangst en verwerking van hun ingevulde mandaat, van een bevestigingsbrief met uniek nummer en van een kopie van hun mandaat. Hierbij wordt eveneens een tweede kopie bestemd voor hun bank gevoegd.

Opmerking: Ongeacht de gekozen activeringswijze, gebruikt bpost mandaatformulieren gepersonaliseerd met het logo en de gegevens van uw onderneming. Deze gegevens staan vermeld onder hoofdstuk "Mijn profiel - mijn gegevens"' van het SEPA Service Center platform. Controleer voordat u nieuwe mandaten activeert dus steeds of uw gegevens up-to-date zijn. (zie pagina 9 voor bijkomende informatie).

Bestaande domiciliëringsmandaten migreren •

Bereid uw database voor die alle gegevens voor alle - particuliere of professionele - klanten bevat en van wie het domiciliëringsmandaat moet worden gemigreerd: •

1 database per mandaattype (standaard (core scheme) of B2B)

•

csv.- of xml.-formaat

•

Gebruik het voorbeeldmigratiebestand dat u bij ondertekening van het contract ontving om de naam en de volgorde van de mee te delen informatie te respecteren. Een gegevensregel moet 19 velden (kolommen) bevatten, ook al zijn bepaalde velden leeg.

•

Bepaalde velden zijn verplicht. Als een van deze velden niet is ingevuld of niet aan het vereiste formaat voldoet, wordt de productie van het met de betreffende gegevens verbonden mandaat niet opgestart. U ontvangt dan, voor correctie, een kennisgeving met aanduiding van alle foutieve regels van het bestand en met vermelding van de reden waarom het systeem deze regels niet kan verwerken (vb.: ontbrekend verplicht veld, ongeldige IBAN of BIC code,…)

•

Optionele velden die niet werden ingevuld, blijven leeg, maar verhinderen niet dat het mandaat wordt aangemaakt.


20

•

Alleen de volgende Latijnse lettertekens worden aanvaard: abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 0123456789 / - ?: ( ) . , ' + "spatie"

Informatie op te nemen in de database van uw klanten: Bedrijfsnaam van de debiteur

Maximaal 255 karakters Naam van het veld in het bestand: <Endcustomer_name>

B2B mandaat: verplicht veld Standaard mandaat (core): veld niet verplicht voor particuliere klantendebiteuren


Naam en voornaam van de geadresseerde bij de debiteur

Particuliere debiteur: naam en voornaam van de debiteur

Verplichte velden indien u het voorgaande veld "bedrijfsnaam" niet invulde.

Opmerking: beschikt u niet over de naam en de voornaam van een contactpersoon, vermeld dan in het veld "naam" een functie of een afdeling waaraan we de zending kunnen adresseren. Bv.: verantwoordelijke van de afdeling Finance, Afdeling boekhouding,…

Professionele debiteur: Voornaam en naam van de persoon aan wie het domiciliëringsmandaat zal worden verzonden.

Maximaal 255 karakters per veld. Naam van de velden: <Endcustomer_contact_firstname> <Endcustomer_contact_lastname> Adres van de debiteur

•

Straat – maximaal 30 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_street>

•

Nr. – maximaal 5 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_number>

•

Eventuele postbus – maximaal 5 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_box>

•

Postcode - tussen 3 en 10 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_code>

•

Gemeente/stad - tussen 2 en 30 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_locality>

•

Land – op te geven in de vorm van de landcode Vb.: België: BE Frankrijk: FR Duitsland: GE Nederland: NL Luxemburg: LU

Verplichte velden, behalve het nr. en de postbus.

Naam van het veld: <Endcustomer_country>


21

Taal van de debiteur

Taal van het mandaat dat naar de debiteur zal worden verzonden.

Verplicht veld Frans: FR Nederlands: NL Duits: DE Engels: EN Benaming van: <Endcustomer_language> Ondernemingsnr. van de debiteur Verplicht veld als u het veld "Bedrijfsnaam van de debiteur" invulde.

Registratienummer van de debiteur bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) Formaat: xxxx.xxx.xxx of xxxxxxxxxx Naam van het veld: <Endcustomer_KBO>

Contractnr. of klantnr. van de debiteur.

Intern contractnr. of klantnr. van de debiteur. Maximaal 35 karakters

Verplicht veld Naam van het veld: <Endcustomer_contractID> IBAN code van de debiteur

Bankrekening van de debiteur - IBAN code (16 karakters in België)

Optioneel veld Formaat: bv.: BE41063012345610 Naam van het veld: <Endcustomer_IBAN> BIC code van de debiteur

Bankrekening van de klant - BIC code (doorgaans 8 karakters).

Optioneel veld Formaat: XXXXYY00(111)

vb.: BEABBB23

Naam van het veld: <Endcustomer_BIC> Type betaling dat de klant heeft gekozen

Geef "1" aan indien het gaat om een eenmalige invordering.

Verplicht veld

Ken de waarde "2" toe als het een terugkerende invordering (standaard) betreft = meest voorkomend. Naam van het veld: <Endcustomer_payment_type>

Actueel domiciliëringsnr. van de debiteur

Actuele referentie van het mandaat van de debiteur Belgisch DOM 80 of DOM 70 systeem.

Optioneel veld, tenzij u dit nummer als unieke referentie van het nieuwe mandaat wenst te behouden

Formaat: 12 tekens XXXYYYYYYYZZ (zonder streepjes) Naam van het veld: <Endcustomer_Belgian_DOM80_Number>


22

Optionele velden

Het SEPA Service Center biedt u de mogelijkheid om vrije velden (maximaal 3) toe te voegen om bepaalde bijkomende gegevens die nodig zijn voor uw activiteit, te verzamelen. Bezorg ons de titel van deze velden als u deze velden wenst toe te voegen. Zie pagina 4 voor bijkomende informatie Als u voor deze mogelijkheid hebt geopteerd en u reeds enkele gegevens voor deze velden bezit, dient u ze in uw database te vermelden. Zo kunnen ze worden gecontroleerd en eventueel door uw klanten worden verbeterd. Maximaal 68 karakters Naam van de velden: <Endcustomer_option_1> <Endcustomer_option_2> <Endcustomer_option_3>

•

Klik, zodra de database klaar is, op "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Bestaande domiciliëringsmandaten migreren" in het menu links op het scherm

•

Download uw database


23

•

Bepaal vervolgens: •

of u de huidige domiciliëringsnummers al dan niet wenst te behouden (Belgisch DOM 80formaat)

•

het type migratie: - B2B migratie: om mandaten te migreren naar SEPA Business-to-Business mandaten. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben.

- Core migratie: voor het migreren van mandaten naar SEPA mandaten gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele debiteuren die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling.

•

Klik op "Toon een overzicht van de mandaten". Vervolgens verschijnt een overzicht van de eerste 5 mandaten. Controleer de gegevens en ga na of ze in de overeenstemmende velden zijn ondergebracht.

•

Klik vervolgens op "Bevestigen" om de mandaten aan te maken en ze naar de debiteuren te verzenden.


24

Een domiciliëringsmandaat weergeven, annuleren, wijzigen of een kopie van een mandaat aanvragen Alle door SEPA Service Center verwerkte mandaten zijn 7d/7 - 24u/24 op het elektronische platform toegankelijk. Dit laat u toe de mandaten van uw debiteuren als volgt vlot te beheren: het weergeven van de gegevens of de status van een mandaat, het annuleren van een mandaat, het wijzigen ervan of het aanvragen van een originele kopie.

Het opzoeken en weergeven van de gegevens van een mandaat Om een mandaat op het platform op te zoeken en de gegevens ervan weer te geven: •

Klik op "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Een domiciliëringsmandaat zoeken" in het menu links op uw scherm

•

Voer een of meerdere criteria in en start de zoekopdracht. •

Zoekt u het mandaat van een specifieke debiteur, voer dan de gegevens in onder de rubriek "Gegevens van de schuldenaar – particulier"

•

Zoekt u het mandaat van een professionele debiteur, voer dan de gegevens in onder de rubriek "Gegevens van de schuldenaar – bedrijf"

•

U kunt ook het IBAN-nr., het contractnr., het unieke SEPA referentienr. van het mandaat, of nog, de status van het mandaat onder de rubriek "Andere gegevens" invullen. Aangezien het unieke gegevens betreft, kunt u aan de hand daarvan het gewenste mandaat snel terugvinden.

•

Wenst u een zoekopdracht op basis van een van de criteria te starten die u definieerde als "mijn aangepaste data" op de mandaten (vb.: telefoonnr., e-mailadres,...) voer dan de gegevens onder de rubriek "Mijn gegevens" in.


25

•

Wenst u, tot slot, alle mandaten met een bepaalde status terug te vinden, selecteer deze status dan in het uitrolmenu en klik op "Opzoeken". - Actief: alle verplichte velden van het mandaat (inclusief de handtekening) werden door de debiteur aangevuld. Het mandaat is dus in orde en rechtsgeldig. - Lopend: het mandaat werd naar de debiteur verzonden en wordt momenteel gevalideerd of verwerkt. - Actief & lopend: het actieve mandaat of het mandaat in uitvoering. - Geannuleerd: het mandaat werd geannuleerd. - Ongeldig: de debiteur vulde bepaalde verplichte velden niet in of bepaalde verplichte velden zijn niet correct. Het mandaat is dus niet rechtsgeldig en vergt uw aandacht. - Alle: alle statussen

•

Selecteer daarna het mandaat in de lijst die verschijnt, om de gegevens ervan weer te geven.

Een mandaat wijzigen Het rekeningnummer of het adres van uw klant zijn gewijzigd; bijgevolg wenst hij ook zijn domiciliëringsmandaat te wijzigen. U kunt de wijzigingen rechtstreeks op ons platform invoeren. De debiteur ontvangt automatisch een met de nieuwe gegevens gepersonaliseerd mandaat voor validering. Om een mandaat te wijzigen: •

Zoek het mandaat dat u wilt wijzigen; volg daartoe bovenstaande instructies.

•

Selecteer het mandaat in de lijst die verschijnt en klik op "Wijzig het mandaat".

•

Wijzig de gegevens. Alleen de omkaderde velden kunnen worden gewijzigd. Om de andere velden te wijzigen moet een nieuw domiciliëringsmandaat worden geactiveerd.

•

Klik op "Versturen"

Opmerking: wanneer u een mandaat wijzigt, blijft de oude versie van het mandaat (status "actief") op het platform zichtbaar tot de gewijzigde versie door de debiteur werd gevalideerd en door het SEPA Service Center werd verwerkt. Beide mandaten hebben hetzelfde referentienummer en bestaan tijdelijk, maar onder een verschillende status, naast elkaar.


26

Een mandaat annuleren Uw klant wenst zijn domiciliëringsmandaat te annuleren. Reageer rechtstreeks op zijn verzoek via ons SEPA Service Center platform. Om een mandaat te annuleren: •


•

Selecteer het mandaat in de lijst die verschijnt en klik op "Annuleer het mandaat ".

•

Bevestig het verzoek om het mandaat te annuleren. De debiteur ontvangt dan een brief met de mededeling dat zijn domiciliëringsmandaat wel degelijk werd geannuleerd.

Een mandaat afdrukken Wenst u een kopie van het mandaat af te drukken? Ga daarbij als volgt te werk: •


•

Selecteer het mandaat in de lijst die verschijnt en klik op "Print het mandaat ".

Het origineel van een mandaat weergeven Wenst u of uw debiteur het originele mandaat te zien? Ga daarbij als volgt te werk: •


•

Selecteer het mandaat in de lijst die verschijnt en klik op "Het originele document weergeven". Het systeem toont vervolgens een foto (.pdf-formaat) van het door de debiteur ingevulde en ondertekende originele mandaat. Opmerking: deze functie is enkel beschikbaar voor de mandaten waarvoor SEPA Service Center een mandaat in retour heeft ontvangen.

Het origineel van een mandaat aanvragen U of uw debiteur wensen een papierversie van het mandaat. Ga daarbij als volgt te werk: •


•

Selecteer het mandaat in de lijst die verschijnt en klik op "Vraag een fysisch mandaat aan". De applicatie vraagt u vervolgens om het verzendingsadres en de gewenste leveringswijze in te voeren: normale levering (2 dagen) of spoedbestelling (binnen de 4 u). Opmerking: deze functie is enkel beschikbaar voor de mandaten waarvoor SEPA Service Center een mandaat in retour heeft ontvangen.


27

Verzenden van herinneringen Het SEPA Service Center biedt u de mogelijkheid om herinneringen te verzenden naar debiteuren die hun ingevulde en ondertekende mandaat nog niet hebben teruggestuurd. U beschikt daartoe over 3 mogelijkheden: •

Kies de optie "herinneringen versturen" bij ondertekening van het SEPA Service Center contract. In dat geval wordt automatisch een herinnering verstuurd naar debiteuren die hun mandaat binnen een vooraf door u gedefinieerde termijn van X dagen nog niet ingevuld en ondertekend hebben teruggestuurd. Neem contact op met ons voor alle veranderingen met betrekking tot deze optie.

•

Een individuele herinnering verzenden. Ga daarbij als volgt te werk: •

Zoek en selecteer het mandaat dat u wilt wijzigen volgens de instructies op pagina 25.

•

Klik in het menu rechts bovenaan op "Verstuur een rappel". Opmerking: deze functie is enkel beschikbaar voor mandaten met de status "lopend", m.a.w. waarvoor het SEPA Service Center nog geen mandaat in retour heeft ontvangen.

•

Herinneringen in bulk verzenden. Ga daarbij als volgt te werk: •

Klik op "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Herinneringen sturen" in het menu links op uw scherm

•

Download de database met alle debiteurs die u een herinnering wilt toesturen. Opmerking: volg voor de voorbereiding van uw database dezelfde instructies als voor de migratie van bestaande mandaten. Zie pagina 20 voor bijkomende informatie

•

Klik nadat u uw database heeft gedownload op "Verstuur rappels" om de herinneringen aan te maken en ze naar de debiteuren te verzenden.


28

Beheren van ongeldige mandaten Om de rechtsgeldigheid van het mandaat na te gaan, controleert SEPA Service Center tijdens het verwerken van de mandaten of de verplichte velden van het mandaat correct werden ingevuld. In het geval van een ongeldig mandaat stuurt het systeem de debiteur automatisch een “ontbrekend veld” brief en een nieuwe versie van het mandaat zodat hij de ontbrekende of foutieve velden kan aanvullen of corrigeren en het gedateerde en ondertekende mandaat naar het SEPA Service Center kan terugsturen. Het kan echter dat het systeem over onvoldoende informatie beschikt om de debiteur automatisch een “ontbrekend veld” brief toe te sturen. Bv.: onvolledige of onjuiste naam of adres van de debiteur. Het is ook mogelijk dat het systeem het verzenden van herinneringen of “ontbrekend veld” brieven naar de debiteur afbreekt, omdat het maximum aantal kennisgevingen werd bereikt. In dat geval worden de ongeldige mandaten in een tool voor "beheer van ongeldige mandaten" op het platform geplaatst. Daar kunt u de ongeldige mandaten oproepen, de fouten opsporen en het mandaat verbeteren. Voor het beheer van de ongeldige mandaten: •

Afspraak in het gedeelte "Beheer van domiciliëringsmandaten > Ongeldige mandaten".

•

Bepaal de status van de gezochte mandaten: •

Ongeldig: mandaten waarvan minstens een van de verplichte velden door de debiteur niet of verkeerd werd ingevuld. Verfijn eventueel uw zoekopdracht door de resultaten op basis van de ongeldigheidsreden te filteren: -

•

Fouten in de debiteurgegevens (naam, voornaam, adres) Fouten in de financiële gegevens van de debiteur (BIC, IBAN, type betaling) Contractnummer niet ingevuld of ongeldig Handtekening ontbreekt of ongeldig Maximum aantal automatische “ontbrekend veld” brieven bereikt Gecorrigeerde maar andermaal naar de debiteur verzonden mandaten en dus klaar voor verwerking.

verbeterd: eerder ongeldige, maar intussen gecorrigeerde en verwerkte mandaten.


29

Verfijn eventueel uw zoekopdracht door een van de gegevens van het gezochte mandaat in "Veld van het mandaat" in te voeren. •

Start de zoekopdracht door op "Zoeken" te klikken. Vervolgens verschijnt de lijst van de mandaten die met de geselecteerde criteria overeenstemmen. Klik op een mandaat om het op te roepen en het eventueel te corrigeren.

•

Links van het scherm ziet u een foto van het mandaat dat door de debiteur werd teruggestuurd. Rechts op het scherm verschijnen de verschillende velden van het mandaat. De rood gekleurde velden zijn verplichte velden die door de debiteur verkeerd of niet werden ingevuld waardoor het mandaat ongeldig is.

Vul, om het mandaat te corrigeren, de rood aangegeven gegevens in en klik op "Opslaan". Nadat alle gegevens werden ingevuld, kunt u de debiteur een nieuwe, vooraf ingevulde versie van zijn mandaat voor validering toesturen. Eens het mandaat door de debiteur gevalideerd en teruggestuurd, verschijnt het op het platform met de status "Actief".

•

Onderaan het scherm is eveneens een historisch overzicht van het mandaat beschikbaar. Klik op het pictogram naast het evenement om de pdf die met dit evenement/deze actie is verbonden te downloaden. Bv.: PDF van het ontvangen en door SEPA Service Center verwerkte mandaat.


30

Statistieken en rapporten Statistische analyses maken of ongeldige mandaten beheren op basis van een globaal bestand •

Afspraak in het gedeelte "Beheer van domiciliëringsmandaten > Ongeldige mandaten" en uw zoekopdracht starten (zie toelichtingen in het voorgaande gedeelte).

•

Klik, nadat de resultaten van uw zoekopdracht verschijnen op "De gegevens exporteren". De resultaten van uw zoekopdracht worden ter beschikking gesteld in een bestand in .csv-formaat in het gedeelte Documenten > Export documenten".

Contactpersoon Surf bij vragen naar www.bpost.be/sepaservicecenter of neem contact op met onze Klantendienst op het nummer 02 201 11 11 of via het e-mailadres [email protected]. Wij staan iedere werkdag van 8.30 u tot 17.30 u tot uw beschikking.


31

SEPA Service Center Gebruikersgids

Recommend Documents