2014 – 2015 1 sep – 14 nov
Analyserapport
0|Pagina
Analyserapport
Sjors Veenman Jerre Sweers Stefan Immerzeel
11114037 11106471 10056025
Opdrachtgever: Onderwijsinstelling: Opleiding:
Avalex Haagse Hogeschool Delft Werktuigbouwkunde
1|Pagina
In de eerste helft van het vierde jaar werktuigbouwkunde aan de Haagse Hogeschool Delft beginnen de studenten met de minoren die ze gekozen hebben. De studenten die aan de opdracht bij Avalex werken, hebben gekozen voor de minor Ontwerpprocessen en Innovatie. Bij deze opdracht wordt samengewerkt in groepen. Onze groep bestaat uit Jerre Sweers, Stefan Immerzeel en Sjors Veenman. Dit verslag is geschreven in het kader van de opdracht bij Avalex in Delft. De vorm en inhoud van dit rapport is informatief. In dit rapport staat beschreven hoe de stappen van de analysefase zijn doorlopen. Hier past een woord van dank aan de blokcoördinatoren meneer Verkuilen en meneer Van der Meulen voor het begeleiden van de projectgroepen tijdens deze periode en het mogelijk maken van dit project. Ook bedanken wij Avalex voor de opdracht die we voor deze periode gekregen hebben en de begeleiding en feedback die we gedurende deze periode krijgen. 15 oktober 2014
2|Pagina
1. Inleiding.................................................................................................................................. 4 2. Management Samenvatting .................................................................................................. 5 3. Stap 1: Probleem en Context Analyseren .............................................................................. 7 3.1 Onderzoeksvragen ........................................................................................................... 7 3.2 Antwoorden ..................................................................................................................... 7 4. Stap 2: Verkennend Ontwerpen .......................................................................................... 10 4.1 Ideeën ............................................................................................................................ 10 5. Stap 3: Functies Analyseren ................................................................................................. 12 5.1 Input en output .............................................................................................................. 12 5.2 Functieblokschema ........................................................................................................ 13 6. Pakket van eisen en wensen ................................................................................................ 14 7. Conclusies en Aanbevelingen .............................................................................................. 17 Bijlage I: Productonderzoek ..................................................................................................... 19 I.1 Werking ........................................................................................................................... 19 I.2 Functieanalyse ................................................................................................................ 20 I.3 Eisen voor het weeg- en registratie systeem.................................................................. 21 I.4 Hiërarchisch opbouw onderdelen weeg- en registratie systeem................................... 21 Bijlage II: Steekproef ................................................................................................................ 22 Bijlage III: Stakeholderanalyse ................................................................................................. 23 III.1: Ontwerpcriteria ........................................................................................................... 24 Bijlage IV: Technologieverkenning ........................................................................................... 25 V. Normenonderzoek ............................................................................................................... 26 V.1 Norm: NEN 2082:2008 nl ............................................................................................... 26 V.2 Norm: NEN-ISO 15489-1:2001 nl ................................................................................... 42 V.3 Relevante normen ......................................................................................................... 44 Bijlage VI: Bronvermelding....................................................................................................... 45 VI.1 Bronnen Technologieverkenning.................................................................................. 45 VI.2 Bronnen Normenonderzoek ......................................................................................... 45
3|Pagina
De studenten zitten in hun vierde jaar en volgen de minor Ontwerpprocessen en Innovatie. In dit project wordt een opdracht uitgevoerd voor het bedrijf Avalex. Het betreft het verbeteren van de sluitingen van de afvalcontainer van Avalex en het verbeteren van het weeg- en registratiesysteem van de afvalcontainer. In dit rapport wordt het verbeteren van het weeg- en registratiesysteem van de afvalcontainer behandeld. Door een stappenplan te volgen, wordt de analysefase doorlopen. In de analysefase verdiept de projectgroep zich in het probleem. Door middel van onderzoek worden er conclusies en aanbevelingen gedaan. In het eerste gedeelte van het analyserapport wordt het probleem en de context van het probleem geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van onderzoeksvragen. Om deze vragen te beantwoorden worden relevante onderzoeken verricht. Daarna worden de eerste ideeën om het probleem op te lossen vastgelegd en toegelicht. Hierdoor gaan er geen ideeën verloren en kan er in de ontwerpfase teruggekeken worden naar deze ideeën. Om er voor te zorgen dat je als technische ontwerper het product goed begrijpt worden de functies van de afvalcontainer geanalyseerd. Zonder het product te begrijpen, kunnen er geen slimme oplossingen bedacht worden in de ontwerpfase. Tevens dient de functie analyse om duidelijkheid te krijgen over wat het product moet kunnen en welke functies overbodig of verbeterd kunnen worden. De analyse van het product leidt tot een verbeterd pakket van eisen en wensen, conclusies die uit de onderzoeken komen en aanbevelingen over wat de volgende stappen zijn.
4|Pagina
De analysefase van het weeg- en registratiesysteem van de afvalcontainer staat in dit rapport centraal. In de analysefase wordt er door verschillende onderzoeken te verrichten het probleem in kaart gebracht en een begin gemaakt voor de ontwerpfase. Er zijn verschillende onderzoeken binnen dit rapport verricht. Zo bevat dit onderzoeksrapport een productonderzoek, een stakeholderanalyse, technologieverkenning, een normenonderzoek en een steekproef. Uit het productonderzoek is gebleken dat het hoofdprobleem van het registratie systeem is, dat het waarnemingssysteem sommige nummers van de containers niet registreerd. Dit probleem wordt veroorzaakt door het deelproces waarnemen. Het blijkt dat er een paar wensen zijn die veel stakeholders hebben. Bijna elke stakeholder wil namelijk dat het nummer, gewicht en tijdstip van de container geregistreerd wordt. Daarnaast zijn er wensen die niet voor elke stakeholder geldt, zoals de wens dat er geen extra handelingen gedaan moeten worden voor het weeg- en registreer systeem. Vooral de kraanmachinist van Avalex heeft deze wens. Momenteel wordt er namelijk met de hand geregistreerd waar de volle containers geplaatst worden in het ruim van het schip. De wensen van de stakeholders zijn te vertalen naar ontwerpcriteria. Deze ontwerpcriteria zijn terug te vinden in het pakket van eisen. Omdat de containers niet altijd goed geregistreerd worden, is er tijdens de technologieverkenning gekeken welke technologieën er zijn die de containers zouden kunnen registreren. Dit kan met de volgende technologieën: Door een streepjescode te scannen. Door een nummerbord te lezen. Met een QR-code. Identificatie met radiogolven. Voor het ontwikkelen van het registratie systeem moet er gekeken worden naar de normen: NEN 2082:2008 nl en NEN-ISO 15489-1:2001 nl NEN 2082:2008 nl bevat eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. NEN-ISO 15489-1:2001 nl gaat over algemene informatie en documentatie- informatie- en archiefmanagement. Uit de steekproef van 7 containers blijkt dat in 2014 maar 35,9% van de containers die op de wisseltafels komen geregistreerd worden. Hierbij is aangenomen dat een container ongeveer één keer per week door de cyclus gaat. Verder is uit de data van de steekproef te concluderen dat:
5|Pagina
11,9% van de geregistreerde containers heeft een (te) laag of negatief gewicht. Containers die in twee fases worden gevuld zijn hierbij niet meegeteld. 1,9% van de geregistreerde containers betreft een opengeklapte container of een container die al gedeeltelijk is gevuld, maar de eerste keer niet geregistreerd is. Bij 3,9% van de geregistreerde containers wordt er aangegeven dat er eerst op weegbrug 2 en daarna op weegbrug 1 gewogen is.
Door het verzamelen van informatie uit de onderzoeken konden er ideeën worden bedacht voor het registratie systeem. Deze zijn gebaseerd op het aangepaste pakket van eisen en wensen in dit rapport. Als laatste stap zijn er twee schema’s gemaakt namelijk een in- en out put en functieblokken. Deze schema’s geven de begrenzing aan wat er tijdens dit rapport geanalyseerd wordt. Zo wordt er tijdens dit rapport vooral naar de informatie stroom van de container gekeken. Uit de analysefase kan er geen conclusie worden getrokken dat de waarneming niet juist is daarom wordt er aangeraden om een aantal onderzoeken te doen om het probleem van de camera vast te stellen. De projectgroep raadt ook aan dat er een uitgebreider onderzoek komt, waarbij meer gegevens worden verzameld over de registraties en wegingen. Hierdoor zullen de cijfers in de conclusies betrouwbaarder zijn. Verder wordt er aangeraden om gebruik te maken van een programma in de hijskraan. Dit programma ontvangt data van de wisseltafel, namelijk het registratienummer en het totale gewicht. Daarnaast moet het weegsysteem van de wisseltafel zo ingesteld staan, dat het gewicht nul is wanneer de wisseltafel aangetrokken is en er niks op de wisseltafel staat. Ten slotte moet er ook nog voor gezorgd worden in de software dat een container die voor de tweede keer wordt bijgevuld of een container die opengeklapt is niet wordt gezien als nieuwe container op de wisseltafel. De eerste weging wordt dan onthouden en de tweede weging wordt overschreven.
6|Pagina
In stap 1 wordt er dieper naar het probleem gekeken dan tijdens de oriëntatiefase. In het begin worden de onderzoeksvragen geformuleerd. Deze onderzoeksvragen zijn in een vergadering bepaald. Bij het beantwoorden van de onderzoeksvragen gebruikt de projectgroep de informatie die ze in relevant onderzoek hebben opgedaan. Deze onderzoeken staan in de bijlage van dit rapport.
3.1 Onderzoeksvragen Het onderzoek van de projectgroep is gestart met het formuleren van de onderzoeksvragen. De volgende onderzoeksvragen zijn met behulp van de probleemstelling en een vergadering vastgesteld: Onderzoeksvragen met betrekking tot productonderzoek zijn: - Hoe werkt het huidig weeg- en registratie systeem? - Welke deelsystemen heeft het weeg- en registratie systeem? - Wat is het hoofdprobleem? - Door welke deelsystemen wordt het probleem veroorzaakt? Onderzoeksvragen met betrekking tot stakeholders zijn: - Welke ontwerpcriteria ontstaan uit de stakeholders van het weeg- en registratie systeem? Onderzoeksvragen met betrekking tot de technologieverkenning zijn: - Welke systemen zijn geschikt voor het wegen en registeren van de containers? Onderzoeksvragen met betrekking tot normen zijn: - Aan welke normen moet het weeg- en registratie systeem voldoen? Onderzoeksvragen met betrekking tot de steekproef zijn: - Welke conclusies zijn er te trekken uit de steekproef?
3.2 Antwoorden Productonderzoek Het doel van het weeg- en registratie systeem is om de container waar te nemen, gewicht te meten en registreren. Dit doel wordt bereikt door voor het waarnemen van de container een camera te gebruiken. Deze camera moet met behulp van een kenteken op de container waar nemen welk nummer de container heeft. Wanneer het nummer van de container waar is genomen kan het gewicht van de container gemeten worden. Er wordt eerst een nul meting gemaakt van de container. Dit houd in dat het gewicht van de container gemeten wordt wanneer deze leeg is. De nul meting wordt gedaan voordat de container aangetrokken wordt door de pers. Als de meting is verricht wordt de container aangetrokken en gevuld met afval. Wanneer de plunjerpers aan zijn maximale persdruk zit wordt nog eens het gewicht van de container gemeten. Deze meting zorgt er voor dat het netto gewicht van de container uitgerekend kan worden door het registratieprogramma. Vervolgens wordt alle data wat is verzameld opgeslagen in een registratieprogramma.
7|Pagina
Het registratie systeem beschikt over twee deelsystemen, namelijk het weeg en waarneming systeem. Zo moeten de krachtsensoren er voor zorgen dat het gewicht van de container gemeten wordt en zorgt de camera en de kentekens op de containers voor het waarnemingssysteem. Het hoofdprobleem van de container is dat de containers niet geregistreerd worden door het registratie systeem. Dit probleem wordt veroorzaakt door het deelproces waarnemen. Stakeholderanalyse Het blijkt dat er een paar wensen zijn die veel stakeholders hebben. Bijna elke stakeholder wil namelijk dat het nummer, gewicht en tijdstip van de container geregistreerd wordt. Daarnaast zijn er wensen die niet voor elke stakeholder geldt, zoals de wens dat er geen extra handelingen gedaan moeten worden voor het weeg- en registreer systeem. Vooral de kraanmachinist van Avalex heeft deze wens. Momenteel wordt er namelijk met de hand geregistreerd waar de volle containers geplaatst worden in het ruim van het schip. De wensen van de stakeholders zijn te vertalen naar ontwerpcriteria. Uit de stakeholderanalyse zijn de volgende ontwerpcriteria gekomen: Het waarneming systeem moet er voor zorgen dat het nummer van de desbetreffende container waargenomen en geregistreerd wordt. Het weegsysteem moet het nul, maximale en netto gewicht van de container meten en registreren. De volgende data moet opgeslagen worden in een registratie programma: - Tijdstip/datum - Nummer - Op/Af het terrein van avalex - 0 gewicht - Maximale gewicht - Netto gewicht - Weegbrug 1 of 2 Operators moeten binnen 5 handelingen bij de data kunnen. De plaats van een container in het ruim van het schip moet digitaal geregistreerd worden door middel van een app. Technologieverkenning Omdat de containers niet altijd goed geregistreerd worden, is het goed om te kijken welke technologieën er zijn die de containers zouden kunnen registreren. Dit kan met de volgende technologieën: Door een streepjescode te scannen. Door een nummerbord te lezen. Met een QR-code. Identificatie met radiogolven.
8|Pagina
Normenonderzoek Uit het normen onderzoek is gebleken dat er voor het ontwikkelen een weeg- en registratie systeem er naar de volgende normen gekeken moet worden. V.1 Norm: NEN 2082:2008 nl Titel: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. V.2 Norm: NEN-ISO 15489-1:2001 nl Titel: Informatie en documentatie- informatie- en archiefmanagement- Deel 1: Algemeen. De bovenstaande normen bevatten richtlijnen waar het weeg- en registratie systeem aan moet voldoen. Om een gecertificeerd product te ontwikkelen worden de richtlijnen in het pakket van eisen en wensen verwerkt. Tijdens het normenonderzoek zijn er normen gevonden die buiten de projectgrenzen vallen, maar die relevant kunnen zijn in een later stadium voor het weeg- en registratie systeem. Deze normen zijn te vinden in bijlage V. Steekproef Bij de 7 containers zijn er in 41 weken 103 registraties plaatsgevonden. Met de aanname is hierdoor te concluderen dat maar 35,9% van de containers geregistreerd wordt. Verder is uit de data te concluderen dat: 11,9% van de geregistreerde containers heeft een (te) laag of negatief gewicht. Containers die in twee fases worden gevuld zijn hierbij niet meegeteld. 1,9% van de geregistreerde containers betreft een opengeklapte container of een container die al gedeeltelijk is gevuld, maar de eerste keer niet geregistreerd is. Bij 3,9% van de geregistreerde containers wordt er aangegeven dat er eerst op weegbrug 2 en daarna op weegbrug 1 gewogen is. Bij de 7 containers waarbij de projectgroep heeft meegekeken, waren er 6 niet geregistreerd. De nummerborden van deze containers zaten op dezelfde manier op de containers en waren goed leesbaar. Hieruit is te concluderen dat een foute registratie niets te maken heeft met het nummerbord. De beelden van de camera konden niet bekeken worden. Het is onduidelijk of de camera wel scherpe foto’s maakt. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de camera zich scherp stelt op de voorste container. Dit kan er voor zorgen dat het nummerbord op de achterste container onleesbaar is geworden. Daarnaast is het niet bekend hoeveel foto’s de camera maakt. Wanneer de camera meerdere foto’s maakt, is de kans groter dat er een goede foto bij zit.
9|Pagina
In stap 2 van de analysefase worden de eerste ideeën om het probleem op te lossen vastgelegd en toegelicht. Hierdoor gaan er geen ideeën verloren en kan er in de ontwerpfase teruggekeken worden naar deze ideeën. Daarnaast zorgt dit ervoor dat de groepsleden verder gaan denken dan alleen hun eigen ideeën. In dit rapport zijn de ideeën beschreven in een verhaallijn. Het gaat om een samenwerkend systeem waarbij nog keuzes gemaakt kunnen worden. Hoe het systeem logistiek in elkaar zit is een idee, en de keuzes die gemaakt kunnen worden bij deelfuncties zijn ideeën.
4.1 Ideeën Bij aankomst van het schip worden de containers over de muur gehaald en op het terrein of meteen op de wisseltafel gezet. Wanneer een container op de wisseltafel wordt gezet, wordt de container met de klemmen aangetrokken op de wisseltafel. Vervolgens wordt de container geregistreerd. Bij de registratie weet het systeem dat de container weer terug is. Om een werkend registratiesysteem te hebben kunnen de volgende keuzes gemaakt worden: Het camerasysteem werkend maken. Hiervoor moet nog meer onderzoek gedaan worden om betrouwbaardere conclusies te trekken. Een ander registratiesysteem gebruiken, zoals: - Een systeem met barcodes. - Een systeem met QR-codes. - Een systeem met radiogolven, die een chip in de container kunnen identificeren. Daarna wordt de container gewogen. Dit is de eerste weging. De wisseltafel moet zo worden ingesteld, dat het gewicht dat wordt weergegeven, het gewicht van de container is. Wanneer een lege wisseltafel wordt aangetrokken, is het weergegeven gewicht dus nul. Na de eerste weging wordt de container gevuld met afval. Hierna volgt de tweede weging. Dit is het totale gewicht van de container. Het verschil tussen de eerste en tweede weging is het netto gewicht van het afval dat in de container is geperst. Wanneer een container nog niet bij Avalex is weggeweest, moet het systeem onthouden wat de eerste weging was. De tweede weging wordt na het bijvullen weer overschreven. Dit is het geval bij: Een opengeklapte container. Een container waarbij tussendoor een schoonmaak is plaatsgevonden. Een container die in meerdere fases is gevuld, bijvoorbeeld een container waar alleen afval uit Schiedam in gaat die niet in één keer helemaal gevuld kon worden.
10 | P a g i n a
De machinist van de hijskraan beschikt over een programma. In dit programma worden de twee plattegronden van het schip weergegeven. Daarnaast worden de containers weergegeven met hun registratienummer en hun totale gewicht. De machinist kan de container in het programma naar het schip slepen. Het systeem weet hierdoor dat de container weg is bij Avalex. Dit programma kan: Een applicatie zijn op bijvoorbeeld een tablet. Een programma zijn op een computer. In afbeelding 4.1 hieronder is een voorbeeld te zien hoe het uiterlijk van het programma voor de machinist eruit zou kunnen zien.
Afbeelding 4.1: Uiterlijk van het programma van de machinist.
Ook is het mogelijk om de container bij het weggaan te registeren met hetzelfde registratiesysteem als op de wisseltafel. In theorie is dit door het programma dan overbodig.
11 | P a g i n a
Functie analyse ontleedt het product tot functies. Volgens het boek ‘Ontwerpen van Technische Innovaties’ zijn er twee schema’s die gebruikt kunnen worden bij een functieanalyse. Deze twee schema’s zijn: Functieboomschema Functieblokschema In een functieboomschema worden de functies hiërarchisch opgezet in een schema en in een functieblokschema worden de functies in de volgorde van tijd opgezet. Door het maken van een functieanalyse word je als technische ontwerper gedwongen om het product goed te begrijpen. Zonder het product te begrijpen, kunnen er geen slimme oplossingen bedacht worden in de ontwerpfase. Bij een functieanalyse wordt duidelijk of er bijvoorbeeld een aantal functies kunnen worden samengevoegd in één onderdeel of module van het product. Daarnaast zorgt een functieanalyse voor dat er abstracter gedacht wordt. In plaats van in onderdelen denken, wordt er in functies gedacht. Deze abstractie maakt het eenvoudiger om los te komen van standaardoplossingen, waardoor er ruimte ontstaat voor innovatieve oplossingen.
5.1 Input en output Bij een in- en outputschema wordt er naar het product gekeken als een blackbox. Er wordt gekeken wat er in de afvalcontainer gaat en wat er weer uit komt. Hierbij wordt er naar drie aspecten die door het product stromen gekeken: Materie: Alle vaste stof die in en uit het product komen. Energie: Alle energie die in het product gestopt worden en alle energie die vrijkomt van het product. Informatie: Alle informatie die wordt gebruikt bij de afvalcontainer en alle informatie die de afvalcontainer geeft.
Afbeelding 5.1: In- en outputschema van de afvalcontainer.
12 | P a g i n a
5.2 Functieblokschema In een functieblokschema worden alle stappen van een product in chronologische volgorde gezet. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen materie-, energie- en informatiestromingen. Een functieblokschema zorgt er voor dat er een duidelijk overzicht is wat er gebeurd met het product en welke handelingen daarbij gedaan worden. Er is snel te zien welke functies parallel gebeuren en welke functies overbodig zijn. In afbeelding 5.2 hieronder staat het functieblokschema van de afvalcontainer van Avalex. Het functieblokschema van de afvalcontainer begint bij het binnenkomen bij Avalex en eindigt wanneer de afvalcontainers Avalex weer verlaten. De paarse stippellijn geeft de begrenzing aan wat er tijdens dit rapport geanalyseerd wordt aan de afvalcontainer. In het functieblokschema is goed te zien dat het weeg- en registratieprobleem in de informatiestroom zit. Er wordt beschreven bij welke functies de problemen zitten en er worden aanbevelingen gedaan hoe deze problemen op te lossen zijn.
Afbeelding 5.2: Functieblokschema van de afvalcontainer.
13 | P a g i n a
Het pakket van eisen en wensen is in dit verslag herzien en aangepast. Deze versie is de versie die uiteindelijk als leidraad zal dienen voor de ontwerpfase. Vaste Eisen Nummer Eis Groep 1 Specificaties 1.1 De plaats van een container in het ruim van het schip moet digitaal geregistreerd worden door middel van een programma. 1.2 De machinist moet het registratienummer en het totale gewicht van de containers weten die van de wisseltafels komen. 1.3 Aanwezigheid of afwezigheid van de container moet waargenomen kunnen worden. 1.4 Het registratie systeem moet 99% werken. 1.5 Het registratie systeem moet het nummer van de container waarnemen en registreren. 1.6 Het weegsysteem moet het nul, maximale en netto gewicht van de container meten en registreren. 1.7 De volgende data moet opgeslagen worden in een registratie programma: - Tijdstip/datum - Nummer - Op/Af het terrein van avalex - 0 gewicht - Maximale gewicht - Netto gewicht - Weegbrug 1 of 2 1.8 Operators moeten binnen 5 handelingen bij de data kunnen. 1.9 Het registratie systeem moet aan NEN 2082:2008 nl voldoen. 1.10 Het registratie systeem moet aan NEN-ISO 15489-1:2001 nl voldoen. 1.11 Het registratie systeem moet te begrijpen zijn voor mensen zonder opleiding.
Eenheid
Bron
Datum
-
Opdrachtgever
05-09-2014
-
Opdrachtgever
05-09-2014
-
Opdrachtgever
05-09-2014
-
Opdrachtgever
05-09-2014
-
Stakeholderanalyse 12-10-2014
-
Stakeholderanalyse 12-10-2014
-
Stakeholderanalyse 12-10-2014
-
Stakeholderanalyse 12-10-2014
-
Normenonderzoek
13-10-2014
-
Normenonderzoek
13-10-2014
-
Aanname
15-10-2014
14 | P a g i n a
Groep 2 2.1 Groep 3 3.1 Groep 4 4.1 4.2 4.3 4.4 Groep 5 Groep 6 6.1 6.2
Milieu Coating moet geen stoffen afgeven. Materiaal Het registratiesysteem moet tegen de weersomstandige kunnen. Veiligheid Werknemers moeten een hardhead dragen. Werknemers registreren bij de receptie van Avalex. Werknemers moeten veiligheidsschoenen dragen. Werknemers moeten een veiligheidsvest dragen. Kosten Onderhoud Weeg systeem iedere ochtend worden schoongemaakt. Weeg en registratie systeem moet om het jaar gekalibreerd worden.
Variabele Eisen Nummer Variabele Eis Groep 1 Specificaties 1.12 Het registratie systeem moet multi-platform zijn. Groep 2 Milieu Groep 3 Materiaal Groep 4 Veiligheid Groep 5 Kosten 5.1 Systeem moet uit zo min mogelijk componenten bestaan. Groep 6 Onderhoud -
-
Aanname
15-10-2014
-
Opdrachtgever
05-09-2014
-
Aanname
08-10-2014
-
Aanname
08-10-2014
-
Aanname
08-10-2014
-
Aanname
08-10-2014
-
Opdrachtgever
05-09-2014
-
Aanname
15-10-2014
Eenheid
Bron
Datum
-
Aanname
15-10-2014
-
Aanname
15-10-2014
15 | P a g i n a
Wensen Nummer Groep 1 1.13 1.14
Groep 2 Groep 3 Groep 4 Groep 5 Groep 6 -
Wens Specificaties Data uitprintbaar. Programma bij de kraanmachinist kan bedient worden met touchscreen. Milieu
Eenheid -
Bron
Datum
Aanname Aanname
15-10-2014 15-10-2014
Materiaal Veiligheid Kosten Onderhoud
16 | P a g i n a
Uit de analysefase is te concluderen dat het belangrijkste probleem in het weeg- en registratiesysteem van Avalex zit in het registreren van de containers. Een groot aantal van de containers wordt niet geregistreerd. Uit de steekproef van 7 containers blijkt dat in 2014 maar 35,9% van de containers die op de wisseltafels komen geregistreerd worden. Hierbij is aangenomen dat een container ongeveer één keer per week door de cyclus gaat. Verder is uit de data van de steekproef te concluderen dat: 11,9% van de geregistreerde containers heeft een (te) laag of negatief gewicht. Containers die in twee fases worden gevuld zijn hierbij niet meegeteld. 1,9% van de geregistreerde containers betreft een opengeklapte container of een container die al gedeeltelijk is gevuld, maar de eerste keer niet geregistreerd is. Bij 3,9% van de geregistreerde containers wordt er aangegeven dat er eerst op weegbrug 2 en daarna op weegbrug 1 gewogen is. Bij de 7 containers waarbij de projectgroep heeft meegekeken, waren er 6 niet geregistreerd. De nummerborden van deze containers zaten op dezelfde manier op de containers en waren goed leesbaar. Hieruit is te concluderen dat een foute registratie niets te maken heeft de leesbaarheid van het nummerbord. De beelden van de camera konden niet bekeken worden. Het is onduidelijk of de camera wel scherpe foto’s maakt. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de camera zich scherp stelt op de voorste container. Dit kan er voor zorgen dat het nummerbord op de achterste container onleesbaar is geworden. Ook is het mogelijk dat de camera twee nummerborden fotografeert waardoor de software niet het juiste nummerbord kan kiezen. Daarnaast is het niet bekend hoeveel foto’s de camera maakt. Wanneer de camera meerdere foto’s maakt, is de kans groter dat er een goede foto bij zit. De projectgroep raadt aan om een aantal onderzoeken te doen om het probleem van de camera vast te stellen, namelijk: Een onderzoek waarbij één van de nummerborden wordt afgeschermd, waardoor alleen het goede nummerbord zichtbaar is. Een onderzoek waarbij niet geregistreerde nummerborden genoteerd worden door de bediener van de wisseltafel. Wanneer deze met elkaar vergeleken worden in bijvoorbeeld Excel is er misschien te concluderen dat er een bepaalde letter of cijfer niet goed geregistreerd wordt. Een onderzoek waarbij beelden van niet geregistreerde containers worden verzameld in een map. Deze foto’s kunnen dan bekeken worden. Hieruit kunnen conclusies getrokken worden over de zichtbaarheid en nummers op het nummerbord. Ook is op de afbeeldingen te zien of er bijvoorbeeld condens of een vlek op de camera zit die het zicht verminderd. Dit onderzoek kan parallel aan het onderzoek hierboven plaatsvinden.
17 | P a g i n a
De projectgroep raadt ook aan dat er een uitgebreider onderzoek komt, waarbij meer gegevens worden verzameld over de registraties en wegingen. Hierdoor zullen de cijfers in de conclusies betrouwbaarder zijn. Wanneer blijkt dat het camerasysteem niet werkend gemaakt kan worden, wordt er aangeraden om gebruik te maken van een registratiesysteem met radiogolven. De betrouwbaarheid hiervan is hoger. Dit systeem is niet afhankelijk van zichtbaarheid. Hierbij moet goed gekeken worden door welke wanddikte de registratie gedaan kan worden. Verder wordt er aangeraden om gebruik te maken van een programma in de hijskraan. Dit programma ontvangt data van de wisseltafel, namelijk het registratienummer en het totale gewicht. In het programma sleept de machinist de container naar het schip. Het totale systeem weet hierdoor dat de container weg is bij Avalex. Vervolgens laadt de machinist de container werkelijk in het schip. Daarnaast moet het weegsysteem van de wisseltafel zo ingesteld staan, dat het gewicht nul is wanneer de wisseltafel aangetrokken is en er niks op de wisseltafel staat. Het gewicht dat dan wordt gewogen wanneer een container op de wisseltafel staat, zal dan het totale gewicht van de container zijn. Dit is het gewicht dat de machinist nodig heeft. Ten slotte moet er ook nog voor gezorgd worden in de software dat een container die voor de tweede keer wordt bijgevuld of een container die opengeklapt is niet wordt gezien als nieuwe container op de wisseltafel. De eerste weging wordt dan onthouden en de tweede weging wordt overschreven.
18 | P a g i n a
Het product dat in dit onderzoek geanalyseerd wordt is het weeg- en registreer systeem van de containers. Dit systeem wordt gebruikt door het afvalverzamelingsbedrijf Avalex. Er zijn een aantal problemen met het huidige systeem waardoor er na gegaan moet worden wat deze zijn. Dit wordt gedaan door een productonderzoek uit te voeren.
I.1 Werking De productanalyse begint met het analyseren van de werking van het desbetreffende product wat in dit geval het weeg- en registreer systeem van een container is. Het doel van dit product is om de containers zo te registreren dat er bekend is waar de container zich bevind, hoe veel die weegt en wat het nummer van de container is. Om dit doel te bereiken moet het weeg en registratie systeem een aantal taken verrichten, wat deze taken zijn wordt hieronder beschreven. Het registreren van de container begint wanneer de container door de kraan op een wisseltafel wordt gezet. In afbeelding I.2 hieronder is een wisseltafel van Avalex te zien. Wanneer de lege container op de wisseltafels staat wordt deze geregistreerd door middel van het lezen van een kentekennummer die aan de zijkant van de container is geplaatst. Het lezen van de container gebeurd door een camera.
Afbeelding I.1: Wisseltafel.
Afbeelding I.2: Opslagpunt containers.
Als de camera de container heeft waargenomen wordt als eerst het gewicht van de lege container geregistreerd. Dit gebeurd door krachtsensoren die de kracht van de wisseltafel op de sensor meten. Vervolgens wordt de container aangetrokken naar de pers waar twee grote klemmen de container aan de zijkant vast pakken. Als de container is vastgeklemd wordt er door middel van een hydraulisch systeem het schuifpaneel aan de voorkant van de container omhoog getild waardoor er een opening ontstaat waar het afval ingeperst kan worden. Wanneer het schuifpaneel ver genoeg omhoog is getild kan er begonnen worden met persen. De plunjerpers perst net zo vaak afval erin tot dat de container zijn maximalen persdruk heeft bereikt. Bij het bereiken van het maximale persdruk wordt nogmaals het gewicht van de container geregistreerd en trek de plunjerpers zich voor de laatste keer terug. Vervolgens wordt het schuifpaneel door het hydraulische systeem weer op zijn plaats bevestigd.
19 | P a g i n a
Nu de container is afgesloten en er voldoende afval in de container zit tilt de kraan de container op en wordt de container op het schip of bij het opslagpunt gezet. Wanneer de container op het schip wordt gezet moet de kraan machinist met de hand registreren hoe veel de container weegt en waar de container zich bevind in het laad ruim van het schip. Het schip vertrekt naar Twents wanneer het laadt ruim vol is geladen, waar het afval gestort of verband wordt.
I.2 Functieanalyse Met een functieanalyse wordt er een duidelijk overzicht gegeven welke functie(s) elk onderdeel binnen het product heeft. Hieronder wordt er een functieanalyse uitgevoerd van het weeg en registreer systeem. Als eerst wordt de functie beschreven van het systeem zelf beschreven, vervolgens wordt er per onderdeel van het systeem beschreven wat hiervan de functie(s) van zijn. Registratie programma Registreren van de container Gewicht lege container registreren Gewicht beladen container registreren Weeg systeem 0 gewicht meten container Maximale gewicht container meten Netto gewicht container meten 0 gewicht container registreren Maximale gewicht container registreren Netto gewicht container registreren Waarnemingssysteem Container nummer waarnemen Container nummer registreren Datum registreren Signaal sturen naar de wisseltafel voor het aantrekken of afstoten container Camera Kenteken container waarnemen Data door geven aan het registratie programma Krachtsensoren De kracht meten van de container op de sensor Door geven van de data aan het registratie programma Kenteken Identificatie van container Registratie van container
20 | P a g i n a
I.3 Eisen voor het weeg- en registratie systeem Om te kijken welke punten er verbeterd moeten worden aan het weeg- en registratie systeem, moet er nagegaan worden aan welke eisen het systeem voldoet en tekort komt. Voldaan Het nadeel van het huidige weeg- en registratie systeem is dat er eigenlijk op dit moment niks voldoet aan de eisen. Het enige voordeel is dat er een registratie programma, camera, kenteken en weegsysteem is maar dat deze niet juist met elkaar communiceren. Tekortkoming Er moet nog eens goed gekeken worden naar het huidige weeg en registratie systeem want dit systeem komt toch op een paar punten wat te kort. Zo worden niet alle containers geregistreerd, waarschijnlijk komt dit door dat de camera het kenteken van de container niet kan waarnemen. Hierdoor wordt er belangrijke informatie voor Avalex niet opgeslagen of nog erger de container wordt niet aangetrokken naar de pers. Naast de problemen met het registreren en waarnemen van de containers zit er ook een verschil in het meten van het gewicht van de container. Het grote gedeelte van de containers heeft een verschil van +1500kg tussen weging 1 en 2. Weging 1 is de wisseltafel en weging 2 is een weeg mechanische wat op de kraan zit. Dit mechanische weegt de container door de as doorbuiging te meten.
I.4 Hiërarchisch opbouw onderdelen weeg- en registratie systeem Door gebruik te maken van een hiërarchische opbouw wordt er een duidelijk overzicht gegeven van welke onderdelen er in het weeg- en registratie systeem zitten en waar deze onderdelen zich bevinden. Registratie Programma (A)
Weeg systeem (B)
Krachtsensoren (D)
Waarnemings systeem (C)
Camera (E)
Kenteken (F)
In de hiërarchische opbouw staat er achter elk onderdeel een letter. Deze letters staan voor de volgorde van demonteren. Er wordt bij het demonteren begonnen met de letter A en geëindigd met F.
21 | P a g i n a
Om conclusies te kunnen trekken over het huidige registratiesysteem, is er een steekproef gedaan. Er is data opgezocht van 7 containers. Het betreft alleen data uit 2014 van week 1 t/m week 41. De 7 containers zijn de containers die de projectgroep hebben bekeken bij het vullen. De nummerborden van deze containers waren goed leesbaar. Om conclusies te trekken over de verzamelde data moet er een aanname gedaan worden. Uit een bespreking met een paar medewerkers van Avalex die de wisseltafels besturen, kan er geconcludeerd worden dat een container ongeveer één keer per week de cyclus doorloopt (de cyclus van een container is: gevuld worden, met het schip weggebracht worden en weer teruggebracht worden bij Avalex). Dit is alleen zo als er niks mis is met de containers. Bij de 7 containers zijn er in 41 weken 103 registraties plaatsgevonden. Met de aanname is hierdoor te concluderen dat maar 35,9% van de containers geregistreerd wordt. Verder is uit de data te concluderen dat: 11,9% van de geregistreerde containers heeft een (te) laag of negatief gewicht. Containers die in twee fases worden gevuld zijn hierbij niet meegeteld. 1,9% van de geregistreerde containers betreft een opengeklapte container of een container die al gedeeltelijk is gevuld, maar de eerste keer niet geregistreerd is. Bij 3,9% van de geregistreerde containers wordt er aangegeven dat er eerst op weegbrug 2 en daarna op weegbrug 1 gewogen is. Bij de 7 containers waarbij de projectgroep heeft meegekeken, waren er 6 niet geregistreerd. De nummerborden van deze containers zaten op dezelfde manier op de containers en waren goed leesbaar. Hieruit is te concluderen dat een foute registratie niets te maken heeft met het nummerbord. De beelden van de camera konden niet bekeken worden. Het is onduidelijk of de camera wel scherpe foto’s maakt. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de camera zich scherp stelt op de voorste container. Dit kan er voor zorgen dat het nummerbord op de achterste container onleesbaar is geworden. Daarnaast is het niet bekend hoeveel foto’s de camera maakt. Wanneer de camera meerdere foto’s maakt, is de kans groter dat er een goede foto bij zit.
22 | P a g i n a
Om het pakket van eisen en wensen zo uitgebreid mogelijk te maken, is er een stakeholderanalyse gedaan. Stakeholders hebben wensen die kunnen vertaald worden naar ontwerpcriteria. Deze ontwerpcriteria zullen in het pakket van eisen en wensen opgenomen worden. De stakeholders zijn verdeeld in groepen. De stakeholders die te maken hebben met het weeg en registratie systeem zijn: Weeg en registratie systeem Regelgeving
NEN Politiek Belasting ARBO Overheid Keurende instantie
Mensen
Avalex Leverancier weeg systeem Leverancier registratie systeem Verkoper weeg systeem Verkoper registratie systeem Onderhoudsdienst Installateur ICT Programmeur Werknemers Operators Kraanmachinist Transporteur Reparateur
Bedrijven
SITA Verwerkingsbedrijf Gemeente Reiniging Fabrikant weeg systeem Fabrikant registratie systeem Fabrikant ICT programma Delft Den Haag Twents Van Rooijen Geesink
Het blijkt dat er een paar wensen zijn die veel stakeholders hebben. Bijna elke stakeholder wil namelijk dat het nummer, gewicht en tijdstip van de container geregistreerd wordt. Daarnaast zijn er wensen die niet voor elke stakeholder geldt, zoals de wens dat er geen extra handelingen gedaan moeten worden voor het weeg- en registreer systeem. Vooral de kraanmachinist van Avalex heeft deze wens. Momenteel wordt namelijk met de hand geregistreerd waar de volle containers geplaatst worden in het ruim van het schip door de kraanmachinist.
23 | P a g i n a
III.1: Ontwerpcriteria De wensen van de stakeholders zijn te vertalen naar ontwerpcriteria. Uit de stakeholderanalyse zijn de volgende ontwerpcriteria gekomen: Het registratiesysteem moet er voor zorgen dat het nummer van de desbetreffende container waargenomen en geregistreerd wordt. Het weegsysteem moet het nul, maximale en netto gewicht van de container meten en registreren. De volgende data moet opgeslagen worden in een registratie programma: - Tijdstip/datum - Nummer - Op/Af het terrein van avalex - 0 gewicht - Maximale gewicht - Netto gewicht - Weegbrug 1 of 2 Operators moeten binnen 5 handelingen bij de data kunnen. De plaats van een container in het ruim van het schip moet digitaal geregistreerd worden door middel van een app. De machinist moet het registratienummer en het totale gewicht van de containers weten die van de wisseltafels komen.
24 | P a g i n a
Omdat de containers niet altijd goed geregistreerd worden, is het goed om te kijken welke technologieën er zijn die de containers zouden kunnen registreren. Dit kan met de volgende technologieën: Door een streepjescode te scannen. Door een nummerbord te lezen. Met een QR-code. Identificatie met radiogolven. Nummerbord Dit is het huidige systeem van Avalex. Met een camera wordt er een foto gemaakt die door middel van software wordt gelezen. Op deze manier kan het nummerbord en dus ook de container geïdentificeerd worden. Dit systeem wordt ook door de overheid gebruikt bij flitspalen en trajectcontroles. Dit systeem werkt als: De letters van de nummerborden niet beschadigd zijn. De foto’s scherp zijn. Er geen vuil of iets dergelijks op de nummerborden zitten, waardoor één of meerdere letters onleesbaar worden. Streepjescode De streepjescode is een bekend systeem dat vooral wordt gebruikt door winkels. Een barcodescanner scant de streepjescode en herkend via een programma om welk product het gaat. Dit systeem werkt als: De barcode niet beschadigd is. De barcode niet te veel vervormd is. Er geen vuil of iets dergelijks op de barcode zit, waardoor één of meerdere streepjes niet onleesbaar worden.
Afbeelding V.1: Scannen van een streepjescode.
QR-code De QR-code is een twee dimensionale streepjescode. Deze code wordt gedecodeerd en omgezet door een scanner. Een telefoon kan met een QR-code bijvoorbeeld automatisch een website openen. Een QR-code werkt in dezelfde situaties als een streepjescode. Radiogolven Bij het identificeren door middel van radiogolven wordt er van een afstand een radiosignaal uitgezonden. Een tag zal de energie van de radiogolven omzetten of een signaal terugzenden als ze geactiveerd worden door het radiosignaal. Dit wordt door middel van een programma herkend. Dit systeem werkt als: De wanddikte niet te dik is voor de radiogolven. De radiogolven niet gestoord worden. Afbeelding V.2: Identificeren met radiogolven.
25 | P a g i n a
Uit dit onderzoek moet blijken welken normen er gelden voor de perscontainer. Als er bekend is welke normen er gebruikt moeten worden voor het ontwerpen en produceren van perscontainers kunnen de eisen verwerkt worden in het pakket van eisen en wensen.
V.1 Norm: NEN 2082:2008 nl Titel: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. De onderstaande eisen komen uit de NEN norm die hierboven is aangegeven. 6.1.1 Identificeren en registreren 1. Bij implementatie van de programmatuur moet de vastgestelde structuur van het identificatiekenmerk kunnen worden ingesteld. De structuur moet worden gedocumenteerd en kunnen worden gevalideerd. 2. Bij opname moet aan elk archiefstuk, archiefbestanddeel en ander aggregatieniveau een uniek en persistent identificatiekenmerk kunnen worden toegekend: — hetzij automatisch gegenereerd op basis van een identificatiesysteem, waarbij gebruikers geen unieke kenmerken handmatig kunnen toevoegen en muteren; — hetzij door de gebruikers toegekend waarbij automatisch wordt gecontroleerd of het kenmerk uniek is binnen het vastgestelde domein, voordat het wordt weggeschreven. 3. Afhankelijk van de eisen die een organisatie stelt, moet ieder toegekend identificatiekenmerk uniek zijn binnen de organisatie. 6.1.2 Vastleggen van contextuele metadata 4. Op basis van het metadataschema moeten de contextuele metadata worden vastgelegd. 5. De samenhang tussen de archiefstukken onderling en tussen de archiefstukken en hun context moet worden vastgelegd in metadata. 6. Bij registratie moeten contextuele metadata kunnen worden verkregen uit andere bronnen. 7. Het moet mogelijk zijn te specificeren welke metadata automatisch worden geëxtraheerd. 8. De structuur en inhoud van de metadata moeten bij of na registratie kunnen worden gevalideerd. De ingevulde waarde van een metadata-element moet kunnen worden gecontroleerd aan de hand van — een vastgesteld bestandsformaat; — reeks- en termijnwaarden; — een lijst van toegelaten waarden (gecontroleerde vocabulaires). 9. De volledigheid van de vereiste contextuele metadata moet kunnen worden gecontroleerd en gevalideerd. 6.1.3 Technische controle van op te nemen digitale bestanden 10. Het moet mogelijk zijn metadata te extraheren of migreren uit de ‘file header’, incl. het bestandsformaat, van de digitale bestanden waaruit het archiefstuk bestaat. 11. Digitale bestanden moeten kunnen worden gecontroleerd op het bestandsformaat en de leesbaarheid. 26 | P a g i n a
12. De integriteit van digitale bestanden moet kunnen worden vastgesteld, gecontroleerd en gedocumenteerd. 13. Digitale bestanden die zijn voorzien van een integriteitskenmerk (via ‘hash totals’, ‘check sums’ of andere vormen van integriteitscontrole) moeten daarop kunnen worden gecontroleerd bij opname. 14. Digitale bestanden behoren te kunnen worden voorzien van een integriteitskenmerk, indien zij dit nog niet hebben. 15. Indien de technische kwaliteit van een digitaal bestand en/of het bestandsformaat niet voldoet/voldoen aan de door de organisatie gestelde eisen, moet één van de volgende acties kunnen worden genomen (afhankelijk van implementatie): — afwijzen (met een melding aan de afzender); — corrigeren. 6.1.4 Kwaliteitscontrole archiefstukken 16. Van alle typen archiefstukken moeten de voor authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid essentiële kenmerken kunnen worden vastgelegd m.b.t. ten minste de verschijningsvorm, de structuur, de inhoud en (indien nodig) het gedrag. 17. Alle archiefstukken moeten op authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid kunnen worden getoetst, voordat ze worden opgeslagen: — via de metadata bij registratie, op een adequate invulling van verplichte velden zoals vastgesteld en gedocumenteerd in het metadataschema; — via de door de organisatie dan wel door het werkproces gestelde criteria. 6.1.5 Inhoudelijke controle archiefstukken 18. Met betrekking tot de archiefstukken moet het volgende kunnen worden gecontroleerd: — Zijn alle archiefstukken aanwezig? — Zijn alle bijbehorende contextuele metadata aanwezig? In het geval van samengestelde archiefstukken: — Zijn alle samenstellende delen aanwezig, bijvoorbeeld alle bijlagen? 19. Indien archiefstukken niet compleet zijn moet één van de volgende acties kunnen worden uitgevoerd (afhankelijk van implementatie): — afwijzen (met een melding aan de afzender); — corrigeren; — accepteren zoals het is (door een daartoe bevoegde functionaris). 6.1.6 Opslaan 20. De digitale bestanden waaruit een informatieobject bestaat, moeten worden opgeslagen in een door de organisatie vastgesteld bestandsformaat. 21. De digitale bestanden waaruit een informatieobject bestaat, moeten zo worden opgeslagen dat ze niet ongeautoriseerd kunnen worden veranderd of verwijderd. 22. De koppeling tussen een archiefbestanddeel (op elk aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata moet tot het moment van verwijdering onverbrekelijk zijn. 23. Bij het opnemen moet een archiefstuk worden toegevoegd aan: — een bestaand archiefbestanddeel; — een nieuw gevormd archiefbestanddeel. 24. Een archiefstuk moet slechts één keer in een archiefbestanddeel kunnen worden opgenomen. 27 | P a g i n a
6.2 Eisen voor ordenen, klasseren en beschrijven 6.2.1 Ordenen en klasseren 25. Aan een archiefbestanddeel moet een classificatiekenmerk worden toegekend. 26. Het archiefstuk moet automatisch hetzelfde classificatiekenmerk krijgen als het archiefbestanddeel waaraan het is toegevoegd. 27. Een archiefbestanddeel moet binnen een bepaald classificatieschema slechts één classificatiekenmerk toegekend krijgen. 28. Een archiefbestanddeel behoort onder meer dan één classificatieschema te kunnen vallen. 6.2.2 Beschrijven Voorwaarden Beschrijven vereist een metadataschema, bij voorkeur ingericht volgens de principes van NEN-ISO 23081-1 en NEN-ISO 23081-2. 29. Op elk aggregatieniveau moeten aan archiefstukken en archiefbestanddelen beschrijvende metadata kunnen worden toegevoegd. 30. Alleen die beschrijvende metadata moeten kunnen worden toegevoegd die in het metadataschema zijn vastgelegd. 31. Contextuele metadata mogen alleen. 6.3 Eisen voor beheren, onderhouden en volgen Voorwaarden In het geval van digitale archiefstukken moet er een lijst zijn van (versies van) toegelaten bestandsformaten die regelmatig moet worden onderhouden. De lijst is bedoeld om ‘nieuwe’ bestandsformaten toe te laten. ‘Oude’ toegelaten bestandsformaten mogen niet uit de lijst worden verwijderd om te voorkomen dat er bij onderhoud en gebruik problemen optreden. Daarnaast houdt het beheer ook in dat de integriteit van de archiefbestanddelen en de bijbehorende metadata wordt gewaarborgd. 6.3.1 Beheren en onderhouden Het gaat hier om het technisch onderhouden en het in stand houden van de digitale archiefstukken met het oog op de bruikbaarheid ervan. Dit is onder andere afhankelijk van de toegekende waardering. 32. De integriteit van een digitaal bestand dan wel van een archiefbestanddeel en de bijbehorende metadata moet kunnen worden geborgd, onder andere tegen ongeautoriseerde wijzigingen en beschadigingen. 33. Er moet kunnen worden aangegeven welke (versies van) bestandsformaten acceptabel zijn, bijvoorbeeld via een te onderhouden validatietabel. 34. Controle op en/of validatie van een bestandsformaat moet(en) kunnen worden uitgevoerd. OPMERKING Dit kan met behulp van externe diensten en registers voor bestandsformaten.
28 | P a g i n a
35. Van digitale bestanden moet een overzicht kunnen worden gemaakt dat de volgende elementen moet kunnen bevatten: — het bestandsformaat; — het tijdstip waarop de digitale bestanden in dit bestandsformaat zijn gecreëerd; — de versie van dit bestandsformaat; — de reden van keuze voor dit bestandsformaat (bijvoorbeeld bij het opnemen of na het converteren/migreren); — de status van dit bestandsformaat op basis van de toegelaten (versies van) bestandsformaten. 36. Er moet functionaliteit zijn om digitale bestanden te kunnen converteren en migreren met behouden van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van de archiefstukken. 37. In geval van samengestelde archiefstukken is het vereist dat het archiefstuk als één geheel wordt behandeld, met de mogelijkheid elk van de onderdelen afzonderlijk te benaderen. Na opname en na elke conversie of migratie moeten de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid kunnen worden vastgesteld: — van alle samenstellende onderdelen afzonderlijk; — van het samengestelde archiefstuk. 38. Indien migratie binnen de gebruikte applicatie niet mogelijk is, behoren digitale bestanden 6.3.2 Volgen 39. De volgende verblijfplaatsgegevens moeten handmatig of geautomatiseerd kunnen worden vastgelegd: — de unieke identificatie van het archiefstuk op het meest geëigende aggregatieniveau; — datum en tijdstip van ‘verzenden naar’ / ‘ontvangen op’ een verblijfplaats; — zowel de huidige verblijfplaats als vorige verblijfplaatsen; OPMERKING In een digitale omgeving gaat het ook om de fysieke locatie, bijvoorbeeld offline opslag. — datum van het veranderen van een verblijfplaats; — de identificatie van de gebruiker binnen een bepaalde rol (indien aanwezig). 40. Een uitleenadministratie behoort te kunnen worden gevoerd om iedere terbeschikkingstelling van fysieke archiefstukken vast te leggen. 6.4 Eisen voor beschikbaar stellen Voorwaarden Beschikbaar stellen mag alleen geschieden aan gebruikers die in hun rol daartoe zijn geautoriseerd binnen een bepaald gebruikersprofiel. Van (metadata van of over) archiefstukken op elk aggreggatieniveau moet worden bepaald of zij beschikbaar mogen worden gesteld op basis van de rol en aan de hand van de vastgelegde beveiligingsniveaus.
29 | P a g i n a
6.4.1 Algemene functionele eisen 41. Per gebruikersprofiel en/of rol moet kunnen worden bepaald welke metadata beschikbaar zijn voor zoeken en/of raadplegen. 42. De gebruikersinterface moet ondersteunen: — het zoeken en navigeren op de kenmerken van het classificatieschema en op alle aggregatieniveaus; — het selecteren en presenteren van archiefstukken of -bestanddelen op alle aggregatieniveaus. 6.4.2 Zoekfuncties en functionaliteiten OPMERKING Standaard zoekfunctionaliteit, zoals zoeken op (delen van) woorden, is hier niet opgenomen en wordt geacht in een systeem aanwezig te zijn. 43. Het behoort mogelijk te zijn een zoekactie te activeren vanuit een willekeurig gebruikersscherm in de applicatie. 44. De zoekfunctie moet alle gebruikers dezelfde interface bieden, in te richten op basis van parameters, met uitzondering van specifieke rollen die aan een gebruikersprofiel kunnen zijn toegekend. 45. Ongeacht of het archiefbestanddeel digitaal is of niet, of online dan wel offline is opgeslagen, moet zoeken mogelijk zijn op: — contextuele metadata en/of — (rubriek(en) van) een classificatieschema. Het zoeken moet mogelijk zijn met afzonderlijke gegevens of met een combinatie van gegevens en dit op elk aggregatieniveau. 46. Door middel van een enkele zoekopdracht moeten alle archiefbestanddelen op elk aggregatieniveau en hun metadata kunnen worden teruggevonden, met inachtneming van autorisaties. 47. Als wordt gezocht naar of gewerkt met een archiefstuk of -bestanddeel, dan moet binnen een rol de mogelijkheid bestaan om gegevens over een bovengeschikt aggregatieniveau te vinden, zonder het scherm af te sluiten of te moeten verlaten. 48. Tijdens het invoeren van een zoekvraag behoort het mogelijk te zijn door het intypen van (delen van) de zoekterm automatisch te zoeken in een lijst met waarden die voor de desbetreffende metadata-elementen is gedefinieerd. 49. Digitale archiefbestanddelen moeten door meer gebruikers gelijktijdig kunnen worden geraadpleegd. 50. Binnen een bepaalde rol moet op elk van de metadata-elementen van een archiefbestanddeel op elk aggregatieniveau kunnen worden gezocht. 6.4.3 Presenteren Het presenteren van de opgenomen archiefstukken, archiefbestanddelen en/of aggregatieniveaus omvat zowel het tonen daarvan op het scherm als het afdrukken daarvan. 51. Een archiefbestanddeel moet in één keer als een eenheid kunnen worden gepresenteerd waarbij de gehele inhoud, inclusief de vastgelegde contextuele metadata, kan worden gelezen en/of verzonden. 52. Alle archiefstukken moeten worden gepresenteerd met behoud van de vastgelegde essentiële kenmerken van vorm, structuur en eventueel gedrag. 30 | P a g i n a
53. Alle vormen van archiefstukken moeten kunnen worden gepresenteerd onafhankelijk van de toepassingsprogrammatuur en/of hardware waarmee de archiefstukken zijn gegenereerd. OPMERKING Bijvoorbeeld via ‘viewers’ of met specifiek daarvoor benodigde programmatuur en/of hardware, zoals bij audio, video en vormen van multimedia. 54. Archiefbestanddelen behoren in verschillende volgorde te kunnen worden gepresenteerd, zoals: — op classificatie, waarbij per gebruikersprofiel of per rol kan worden bepaald welk deel of welke delen van het classificatieschema wordt of worden gepresenteerd; — op meest gebruikte archiefbestanddelen, waarbij per gebruikersprofiel of per rol een lijst kan worden aangemaakt met de door dat gebruikerprofiel of die rol meest gebruikte archiefbestanddelen; — op meest recent gebruikte archiefbestanddelen; — op basis van nader te bepalen contextuele metadata, bijvoorbeeld op het type bedrijfsactiviteit, de naam van de organisatie en/of de datum van opmaken, verzenden of ontvangen; — op basis van de inhoud van het archiefstuk. 55. Als de organisatie gebruikmaakt van een dossierinventaris moet binnen een bepaalde rol een dossierinventaris kunnen worden afdrukt. 56. Binnen een rol moeten archiefbestanddelen dan wel de tot een archiefbestanddeel behorende archiefstukken en alle daarbij behorende metadata (in verschillende volgorde of rangschikking) kunnen worden gepresenteerd, maar het moet ook mogelijk zijn om deze met nader gespecificeerde metadata te presenteren. 57. Binnen een bepaalde rol moeten de gecontroleerde vocabulaires en/of thesauri kunnen worden gepresenteerd. 58. Een archiefbestanddeel dan wel een enkel archiefstuk behoort te kunnen worden gepubliceerd (bijvoorbeeld op het intranet of een website), met door de organisatie te bepalen bijbehorende metadata. 59. Het behoort mogelijk te zijn een extract van een archiefstuk te presenteren indien een bepaalde rol niet gerechtigd is het eigenlijke archiefstuk te raadplegen. 6.5 Eisen voor selecteren en verwijderen Elke organisatie moet op basis van vastgestelde criteria bepalen welke informatieobjecten als archiefstukken worden aangemerkt, welke archiefstukken voor opname in aanmerking komen en ook hoe lang deze moeten worden bewaard. Deze waardering (zie 4.2) vindt buiten de programmatuur plaats. De criteria en de neerslag van de waardering worden vastgelegd in een bewaarschema (zie 6.8.1). De koppeling tussen die waardering en de archiefstukken en/of archiefbestanddelen, is de administratieve verwerking en als zodanig wel onderdeel van de functionaliteit in programmatuur. Op grond van de waardering zullen de daarvoor in aanmerking komende archiefstukken dan worden verwijderd (vernietigd, overgedragen of geëxporteerd). Alle verwijderacties moeten worden gedocumenteerd, terwijl ook verklaringen van overdracht of vernietiging moeten kunnen worden gemaakt.
31 | P a g i n a
Voorwaarden De eisen gaan ervan uit dat er een bewaarschema bestaat en dat dit is ingevoerd als één van de instrumenten voor informatie- en archiefmanagement (zie 6.8.1). 6.5.1 Selecteren 60. Aan de hand van criteria kan een reeks archiefbestanddelen worden geselecteerd. De gehele reeks of een deel van de geselecteerde archiefbestanddelen moet kunnen worden gemarkeerd voor verdere verwerking. De verdere verwerking wordt uitgevoerd op individuele archiefstukken/archiefbestanddelen. De verdere verwerking kan bestaan uit bijv. vernietigen, overdragen of exporteren. 61. Aan archiefstukken/archiefbestanddelen moeten metadata over de achtergronden van de waardering en/of hoogte van de bewaartermijn kunnen worden toegevoegd. 62. Op elk aggregatieniveau moet op basis van criteria automatisch kunnen worden vastgelegd: — de bewaar- of overdrachtstermijn die aan de daartoe behorende archiefstukken/ — archiefbestanddelen is toegekend; — het vervolgtraject na het verstrijken van de bewaar- of overdrachtstermijn: vernietigen, overdragen of exporteren. 63. Aan een specifiek archiefstuk/archiefbestanddeel moet een waardering kunnen worden toegekend die voorrang heeft op een waardering hoger in de hiërarchische structuur, inclusief de waardering dat het niet mag worden vernietigd. 64. Indien aan archiefbestanddelen een nieuw classificatiekenmerk wordt gegeven, moet er de keuze zijn om de daarbij behorende waardering en/of bewaartermijn over te nemen dan wel om de oorspronkelijke te behouden. 65. Binnen een bepaalde rol moet het mogelijk zijn de waardering en/of de bewaartermijn aan te passen. Wijzigingen moeten worden gedocumenteerd 66. Van archiefstukken/archiefbestanddelen die niet zijn gewaardeerd, moet op elk gewenst aggregatieniveau een overzicht kunnen worden gemaakt. 67 Inzake het beheer van termijnen en bewaarschema’s moeten ten minste de volgende rapportages en analyses kunnen worden gegenereerd: — een overzicht van alle aggregatieniveaus met een bepaalde waardering en/of bewaartermijn; — een overzicht van de waarderingen en/of bewaartermijn(en) die zijn toegekend aan alle archiefbestanddelen onder een bepaalde rubriek in de hiërarchie van het classificatieschema; — een overzicht van de verschillende waarderingen en/of bewaartermijnen voor een archiefstuk indien er van meer waarderingen en/of bewaartermijnen sprake is. 68. Een overzicht van bewaarschema('s) die van toepassing zijn op alle archiefbestanddelen, vanaf een bepaald punt in de hiërarchie van ordening of het classificatieschema, behoort te kunnen worden gepresenteerd. 69. De datum voor vernietigen of overdragen van een archiefstuk/archiefbestanddeel behoort automatisch te kunnen worden berekend. OPMERKING Dit geldt niet als vernietiging plaatsvindt op basis van noodvernietiging.
32 | P a g i n a
70. Van alle op basis van bewaarschema’s uit te voeren verwijderacties binnen een bepaalde periode moet een overzicht kunnen worden gemaakt, zowel ten aanzien van nader gespecificeerde als ten aanzien van bepaalde typen archiefstukken/archiefbestanddelen op elk aggregatieniveau. 71. Het moet mogelijk zijn verwijderacties op het niveau van metadata-elementen aan te geven. 6.5.2 Verwijderen 72. Van archiefstukken/archiefbestanddelen die voor vernietigen, overdragen of exporteren in aanmerking komen moet een overzicht kunnen worden gemaakt, voordat deze acties worden gestart. 73. Op basis van de geldende regels en criteria moet het vernietigen, overdragen of exporteren worden uitgevoerd, waarbij wordt aangegeven welke metadata erover moeten worden behouden. 74. Archiefstukken/archiefbestanddelen op elk aggregatieniveau moeten kunnen worden verwijderd overeenkomstig de als metadata aangegeven waardering en/of bewaar- of overdrachtstermijn. 75. Bij overdragen of exporteren van archiefbestanddelen moeten de bijbehorende metadata worden meegenomen. OPMERKING Met inachtneming van eis 74. 76. Ter waarborging van de referentiële integriteit moet een waarschuwing worden gegeven wanneer er een link of verwijzing bestaat tussen verschillende archiefbestanddelen waarvan één archiefbestanddeel op het punt staat te worden vernietigd, overgedragen of geëxporteerd en het andere niet. 77. Indien toch vernietiging, overdracht of export wordt uitgevoerd moet dit worden gedocumenteerd. 78. Archiefstukken/archiefbestanddelen waarvan de vernietigingsdatum is bereikt, moeten kunnen worden vernietigd door het starten van een speciale functie waarbij per archiefstuk/ archiefbestanddeel (op het gewenste aggregatieniveau) om bevestiging wordt gevraagd, voordat daadwerkelijke vernietiging plaatsvindt. 79. Vernietigen van archiefstukken/archiefbestanddelen is niet mogelijk tenzij: — het vernietigen is gebaseerd op een bewaarschema; — het vernietigen is gebaseerd op de regels voor noodvernietiging. 80. Vernietigen van archiefstukken/archiefbestanddelen moet zo gebeuren dat deze niet meer op enigerlei wijze kunnen worden gereproduceerd. 6.6 Eisen voor documenteren van gebeurtenissen en beheeractiviteiten Alle gegevens die m.b.t. gebeurtenissen (bijvoorbeeld het gebruik) en beheeractiviteiten worden vastgelegd behoren tot de metadata en moeten op hun beurt worden beheerd. Ze mogen alleen worden gemuteerd of verwijderd onder strikte regels en autorisaties. 81. Van toegelaten soorten beheeractiviteiten moet een gecontroleerde woordenlijst kunnen worden vastgelegd. 82. Alle beheeractiviteiten met betrekking tot digitale bestanden, archiefbestanddelen, archiefstukken, metadata en instrumenten voor informatie- en archiefmanagement moeten worden gedocumenteerd, bij voorkeur geautomatiseerd op basis van rol en autorisatie. Daarbij moet worden vastgelegd: 33 | P a g i n a
— — — —
de gebruikersidentificatie van de gebruiker binnen een bepaalde rol; de bevoegdheid, de rol en het mandaat voor de beheeractiviteit; het soort beheeractiviteit (bijvoorbeeld conversie); de relatie tot de objecten waarop de beheeractiviteit betrekking heeft of wordt uitgevoerd (digitale bestanden, archiefbestanddelen, archiefstukken, metadata en instrumenten voor informatie- en archiefmanagement); — het resultaat van de beheeractiviteit; — de datum en tijd van het uitvoeren van de beheeractiviteit. 83. Het moet mogelijk zijn gegevens m.b.t. beheeractiviteiten op begrijpelijke wijze te presenteren, zodat: — een specifieke gebeurtenis kan worden geïdentificeerd en gereconstrueerd; — alle gerelateerde gegevens raadpleegbaar zijn, ook voor wie geen specifieke kennis van de programmatuur heeft. 84. — De applicatiebeheerder moet kunnen aangeven welke gegevens m.b.t. beheeractiviteiten automatisch moeten worden opgeslagen alsmede waar de gegevens vandaan komen (bijvoorbeeld uit een workflowsysteem of door het systeem gegenereerd). — Iedere wijziging in de samenstelling van deze gegevens moet worden gedocumenteerd. — De aangebrachte wijzigingen in de samenstelling van de beheergegevens mogen niet leiden tot mutatie van de reeds opgeslagen gegevens over beheeractiviteiten. 85. Gegevens m.b.t. beheeractiviteiten moeten kunnen worden geëxporteerd, zonder dat eerder opgeslagen gegevens worden gemuteerd. 86. Metadata t.b.v. beheeractiviteiten (o.a. functionaris/rol, naam, datum, activiteit) moeten automatisch kunnen worden afgeleid van bestaande gegevens (bijvoorbeeld uit workflow- of inloggegevens). 87. Van de gegevens over beheeractiviteiten moeten ten minste rapporten kunnen worden vervaardigd inzake activiteiten verricht aan rubrieken van het classificatieschema, metadata en archiefbestanddelen of archiefstukken, geordend: — per rubriek van het classificatieschema, per metadata-element en per te bepalen — aggregatieniveau, archiefbestanddeel of archiefstuk; — per gebruikersprofiel; — per rol; — op chronologische volgorde. 88. Gegevens over beheeractiviteiten moeten ten minste zo lang worden bewaard als de archiefbestanddelen, de instrumenten voor informatie- en archiefmanagement en de metadata waarop de activiteiten betrekking hebben. 6.7 Eisen voor ondersteunende functionaliteit Deze paragraaf gaat over alle beheeractiviteiten, vanaf het moment van opnemen tot het beschikbaar stellen. Het systeem moet elk van de beheerhandelingen afzonderlijk en in samenhang ondersteunen en expliciet documenteren. Het moet mogelijk zijn specifieke workflows van beheeractiviteiten te definiëren alnaar gelang de behoefte. In deze paragraaf wordt ook aandacht besteed aan vormen van authenticatie, zoals digitale handtekening, digitaal watermerk en encryptie. 34 | P a g i n a
6.7.1 Metadatamanagement 89. In het metadataschema moet kunnen worden vastgesteld welke metadata-elementen bij registratie verplicht moeten worden ingevuld. 90. Het moet mogelijk zijn het geldende metadataschema en de daartoe behorende metadata elementen te documenteren en te onderhouden (incl. toevoegen dan wel verwijderen ervan). 91. Er moet kunnen worden gedocumenteerd welke validatietabellen (zoals gecontroleerde woordenlijsten, thesauri of classificatieschema’s) geldig zijn voor bepaalde metadataelementen inclusief mogelijke relaties naar een bewaarschema, beveiligingsniveaus enz. 92. In het geval dat één of meer metadata-elementen uit het metadataschema worden vervangen of toegevoegd, moet dit worden gedocumenteerd en moet in het eerste geval de relatie tussen de archiefbestanddelen en de vervangen metadata-elementen bewaard blijven. De relatie naar archiefbestanddelen die onder het regime van het oude metadataschema vallen moet worden vastgehouden. In geval van verwijderen of niet meer toepasselijk verklaren van een metadata-element uit een metadata-schema moeten de reeds ingevulde waarden bij de archiefstukken behouden blijven. 93. Metadata-elementen kunnen worden ingevuld: — door middel van geautomatiseerde extractie; — door invoer via het toetsenbord; — met behulp van een gecontroleerde woordenlijst. 94. Het moet mogelijk zijn aan metadata-elementen een standaard waarde te geven. 95. Het moet niet mogelijk zijn het opslaan van metadata m.b.t. wijziging van autorisatieregels, systeemparameters of logging-instellingen uit te schakelen. 96. Het moet mogelijk zijn regels m.b.t. de metadata-elementen in te voeren en te onderhouden. 97. Op basis van het geldende metadataschema en de geldende vertaaltabellen behoren metadata uit andere systemen te kunnen worden geïmporteerd dan wel naar andere systemen te kunnen worden geëxporteerd. 98. Het moet mogelijk zijn één overzicht te presenteren van alle gedefinieerde metadata voor één archiefbestanddeel op elk aggregatieniveau. 6.7.2 Autorisatie 99. Alle gebruikerstaken of beheeractiviteiten moeten uitsluitend als rollen aan een gebruikerprofiel kunnen worden toegekend. Deze gebruikersprofielen en rollen zijn vastgelegd in een autorisatietabel (zie 6.8.3). 100. Toegangsrechten voor archiefbestanddelen, beheeractiviteiten dan wel metadata moeten zijn gebaseerd op het gebruikersprofiel. 101. Voor de applicatiebeheerder moet een apart gebruikersprofiel kunnen worden gedefinieerd. Uitsluitend vanuit dit profiel kan de applicatiebeheerder rollen en gebruikersprofielen definiëren en rollen toekennen aan gebruikers.
35 | P a g i n a
102. De functionaliteit van een rol (per individu of groep) moet: — de toegang kunnen beperken tot bepaalde archiefbestanddelen of archiefstukken (op elk aggregatieniveau); — de toegang kunnen beperken tot bepaalde rubrieken van de actuele classificatieschema’s; — de toegang kunnen regelen in overeenstemming met toegekende autorisaties; — bepaalde functionaliteiten kunnen beperken m.b.t. de beheerde objecten (digitale bestanden, archiefbestanddelen, instrumenten voor informatie- en archiefmanagement); — bepaalde activiteiten kunnen beperken m.b.t. metadata (bijvoorbeeld lezen, muteren en/of verwijderen van bepaalde metadata bij registratie); — een tijdslimiet kunnen toekennen aan de verleende toegangsrechten; — de toegang kunnen weigeren vanaf een bepaalde datum (bijvoorbeeld wanneer een gebruiker van organisatieonderdeel of organisatie verandert). 103. Het gebruiken van hardwarematige sleutels ('smartcard', biometrische identificatie enz.) behoort te worden ondersteund. 104. De toegang moet worden geweigerd indien niet wordt beschikt over het juiste gebruikersprofiel (bijvoorbeeld via gebruikersnaam en wachtwoord of anderszins). 105. Als de applicatie actief is moet het mogelijk zijn, in het geval een gebruiker toegang vraagt tot, of zoekt naar een archiefbestanddeel waartoe hij geen toegangsrechten heeft, één van de volgende reacties te geven: — het tonen van de titel en de metadata; — het tonen van het identificatienummer of de identificatiecode; — geen enkel gegeven of indicatie van het bestaan tonen. 106. De gebruiker moet kunnen zien welk gebruikersprofiel hij heeft OPMERKING Het gaat hier met name om de autorisatie met betrekking tot mogelijke beheeractiviteiten op een archiefbestanddeel. 107. Een gebruiker behoort te kunnen bepalen welke andere gebruikers toegang krijgen tot archiefbestanddelen en/of processen waarvoor deze gebruiker verantwoordelijk is. 108. Pogingen tot inbreuk op toegangsrechten moeten kunnen worden gedocumenteerd. OPMERKING Het gaat met name om pogingen van gebruikers om toegang te krijgen tot informatieobjecten of processen waartoe zij geen recht hebben. Gedocumenteerd wordt: wat, door wie, wanneer en hoe. 6.7.3 Ondersteunen van (workflow van) beheeractiviteiten 109. De beheeractiviteiten behoren te kunnen worden ondersteund met functionaliteit voor workflow. 110. Het behoort mogelijk te zijn de status van de afhandeling, de bewerking en het gebruik van archiefbestanddelen en digitale bestanden bij te houden en te overzien. 111. Het moet mogelijk zijn verschillende rapportages te definiëren met verschillende presentatiemogelijkheden. 112 Het moet mogelijk zijn (management)informatie te genereren die qua samenstelling en presentatie(volgorde) kan worden aangepast en vervolgens kan worden gepresenteerd in
36 | P a g i n a
leesbare vorm en/of die kan worden geëxporteerd naar een andere applicatie (bijvoorbeeld een tekstverwerkings- of spreadsheetapplicatie). 113. Het behoort binnen een bepaalde rol mogelijk te zijn standaard rapportages op een in te stellen tijdstip en/of met een bepaalde regelmaat uit te voeren. 114. Er behoort een standaard voorziening te zijn voor het willekeurig samenstellen van rapportages op basis van zoekresultaten voor managementinformatie. 115. Het behoort mogelijk te zijn rapporten aan te maken met gegevens voor de applicatiebeheerder, inzake: — de mutaties binnen het classificatieschema over een bepaalde periode; — het aantal gecreëerde, afgesloten of verwijderde archiefbestanddelen; — archiefbestanddelen binnen het classificatieschema of onderdelen daarvan. 116. De applicatiebeheerder moet alle (bij inrichting van de applicatie en daarna op wens van de organisatie) ingestelde administratieve parameters, of een selectie daaruit, op het scherm kunnen oproepen. 6.7.4 Documenteren van systeem waarin en/of waarmee archiefstukken worden beheerd Het systeem moet zichzelf kunnen documenteren. Dat betekent dat bij het afsluiten of in het geval van een rapportage een overzicht van de aangegeven gegevens over het systeem moet kunnen worden gemaakt alsmede een overzicht van de contextuele gegevens van de archiefstukken. 117. Het moet mogelijk zijn gegevens vast te leggen over het systeem waarin en/of waarmee archiefstukken worden beheerd, bij voorkeur door automatische extractie. Het gaat hierbij ten minste om: — de naam van de applicatie; — het versienummer of een andere identificatie; — een korte omschrijving van de aard van de applicatie; — de datum sinds wanneer de applicatie wordt gebruikt; — de datum waarop de applicatie niet meer wordt gebruikt; — eventueel de leverancier; — het type licentie; — (verwijzing naar) beschikbare documentatie. 118. Telkens indien de archiefstukken worden gemigreerd, bijvoorbeeld omdat een bestandsformaat veroudert of is verouderd, behoren de gegevens over de nieuwe applicatie te worden vastgelegd, zodat een historie ontstaat van applicaties waarmee archiefstukken zijn gemaakt en beheerd. 119. De gegevens over de applicatie moeten kunnen worden geëxporteerd tegelijk met (eraan gerelateerde) archiefstukken wanneer deze worden overgebracht naar een andere applicatie. 6.7.5 Authenticatie en encryptie 120. De volgende gegevens over het proces van verificatie van een digitale handtekening moeten ten minste worden vastgelegd: — het feit dat de waarde en status van de handtekening zijn gecontroleerd; — de uitslag van de verificatie; — de certificatiedienstverlener; — de datum en tijd waarop verificatie heeft plaatsgevonden; — indien aanwezig informatie over het certificaat. 37 | P a g i n a
121. Bij het opnemen van een versleuteld informatieobject moeten ten minste de volgende metadata worden vastgelegd: — het feit van de versleutelde doorzending; — het type algoritme; — het encryptieniveau dat is gebruikt. 122. Vanwege veiligheidsoverwegingen behoren archiefstukken versleuteld te kunnen worden opgeslagen. 123. Alle bij het desbetreffende bedrijfsproces gangbare encryptietechnologieën moeten kunnen worden verwerkt. OPMERKING Ook archivering is een bedrijfsproces; in het geval dat deze eisen worden toegepast op een speciaal daarvoor bestemde recordsmanagementapplicatie (RMA) moeten alle binnen de organisatie gangbare encryptietechnologieën kunnen worden ondersteund. 124. Alle bij het desbetreffende bedrijfsproces gangbare technologieën voor digitale handtekeningen moeten kunnen worden ondersteund. 125. Op het moment van opname van informatieobjecten behoren de waarde en status van een digitale handtekening te kunnen worden gecontroleerd. 126. Indien de digitale handtekening zelf wordt opgeslagen, behoren tevens te worden opgeslagen: — een (digitaal) certificaat om de waarde en status van de handtekening te kunnen controleren; — ieder bevestigend contrasign dat is toegevoegd door de certificatiedienstverlener, op zodanige wijze dat deze in combinatie met het archiefstuk kunnen worden opgevraagd zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de publieke sleutel; OPMERKING Dit kan alleen indien de hele validatieketen nog intact is. 127. Het behoort mogelijk te zijn een informatieobjectspecifiek en uniek watermerk aan een archiefstuk toe te kennen. 128. Eventuele encryptie of watermerk van een informatieobject moet kunnen worden verwijderd bij het opnemen, waarna toegang tot deze informatieobjecten kan worden beperkt tot een bepaald gebruikersprofiel of een bepaalde rol. 6.8 Eisen voor beheren van instrumenten 6.8.1 Selectie-instrumenten Een selectie-instrument is o.a. een overzicht van criteria op basis waarvan de waardering wordt vormgegeven (vaak selectiecriteria genoemd), leidend tot een selectiebeslissing. Dat wil zeggen de keuze welke archiefstukken voor blijvende bewaring en dus overdracht, dan wel op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, waarbij dan ook die termijn is vastgesteld. De neerslag van het proces van waardering is terug te vinden in bewaarschema’s. Deze bewaarschema’s kunnen de vorm hebben van basisselectiedocumenten (BSD’s), selectielijsten of vernietigingslijsten. Overheidsorganen moeten bij het ontwerpen, vaststellen en onderhouden van bewaarschema’s rekening houden met in wet- en regelgeving gestelde richtlijnen daaromtrent. 38 | P a g i n a
129. Het moet mogelijk zijn om onderhoud te plegen op de selectiebeslissing, zoals bijvoorbeeld vastgelegd in een bewaarschema; bijvoorbeeld deze te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen, zonder de oude gegevens te verliezen. OPMERKING 1 Voor overheidsorganen kan dit het gevolg zijn van toepassing van criteria voor uitzondering van vernietiging m.b.t. voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken. OPMERKING 2 Hieronder valt ook opschorting van verwijderen bijv. in geval van een rechtszaak. 130. Alle wijzigingen (inclusief verwijderen) moeten kunnen worden gedocumenteerd door de volgende gegevens vast te leggen: door wie gedaan, met welke autorisatie (op basis van welke bevoegdheid), wanneer, eventueel waarom en m.b.t. wat. 131. Het moet mogelijk zijn overzichten van de selectiecriteria en -beslissingen met de bijbehorende onderbouwing samen te stellen en op het scherm te presenteren. OPMERKING Bijvoorbeeld: een basisselectiedocument. Daarbij moeten verschillende zoekcriteria kunnen worden ingesteld. 132. Het moet mogelijk zijn om een bewaarschema te importeren. ‘Mapping’ met het geldende metadataschema moet daarbij mogelijk zijn. 133. Het moet mogelijk zijn criteria voor noodvernietiging vast te leggen. OPMERKING Dit kan bijv. in een apart, speciaal ontworpen bewaarschema. 6.8.2 Classificatieschema Archiefstukken en archiefbestanddelen worden geordend volgens een classificatieschema met als doel: — de samenhang ervan weer te geven en te waarborgen en — de toegankelijkheid te bevorderen. 134. Het moet mogelijk zijn om meer dan één classificatieschema in te voeren, te documenteren, te onderhouden en te gebruiken. Elk classificatieschema moet worden voorzien van een datum en/of versienummer, alsmede de status ervan. Binnen een (door de organisatie te definiëren) domein mag slechts één classificatieschema actueel zijn. 135. Elk classificatieschema moet zijn eigen identificerende metadata hebben (naam, periode van gebruik). 136. De bestaande functionaliteit van het bij de organisatie in gebruik zijnde classificatieschema moet volledig worden ondersteund, ongeacht het type classificatieschema.
39 | P a g i n a
137. Het moet mogelijk zijn: — een gedistribueerd classificatieschema te ondersteunen, dat ook over meer databases en systemen kan worden gehandhaafd en — een koppeling te leggen naar een extern classificatieschema. 138. Het moet mogelijk zijn om binnen het classificatieschema ten minste twee soorten naamgeving toe te passen voor rubrieken: — een gestructureerd numeriek of alfanumeriek referentiekenmerk, — een titel of beknopte beschrijving. Beide vormen van naamgeving moeten afzonderlijk of samen kunnen worden toegepast. Indien afzonderlijk toegepast moeten ze binnen het schema uniek zijn. 139. Indien het classificatieschema hiërarchisch is gestructureerd, mag er geen beperking zijn aan het aantal toe te kennen niveaus van het classificatieschema. 140. In het classificatieschema moeten op iedere gewenste plaats veranderingen kunnen worden aangebracht, ongeacht het niveau en moeten onder willekeurig welke rubriek, nieuwe rubrieken kunnen worden toegevoegd, waarbij selecties van archiefbestanddelen uit de desbetreffende rubriek moeten kunnen worden opgenomen in één van de nieuwe rubrieken. 141. Bij wijzigingen in het classificatieschema moet de consistentie binnen het schema alsmede tussen het schema en de archiefbestanddelen gewaarborgd blijven. Bij het wijzigen van het classificatieschema ontstaat een nieuwe versie. 142. Als een nieuwe rubriek in een classificatieschema wordt opgenomen en als de codes van het classificatieschema volgnummers zijn, moet automatisch het volgende vrije volgnummer kunnen worden gegenereerd voor die positie binnen het classificatieschema. 143. Het behoort mogelijk te zijn rubrieken binnen de structuur van het classificatieschema te verplaatsen, alsmede alle daartoe behorende (gezamenlijke of afzonderlijke) archiefbestanddelen, onder de volgende voorwaarden. — De archiefbestanddelen die vóór de verplaatsing tot een bepaalde rubriek behoorden, moeten daartoe ook na het verplaatsen blijven behoren. — Dergelijke verplaatsingen binnen een classificatieschema behoren automatisch te kunnen worden gedocumenteerd (door wie, wanneer en verplaatsing vanuit welke rubriek). OPMERKING Deze functionaliteit is bedoeld voor bijzondere situaties zoals bij reorganisaties of om administratieve fouten te herstellen. 144. Het behoort mogelijk te zijn een overzicht van het classificatieschema te maken. 6.8.3 Autorisatietabel Binnen de autorisatietabel (in NEN-ISO 15489 ‘toegangsclassificatieschema’ genoemd) wordt bepaald welke handelingen, activiteiten of taken tot een rol behoren en welke rollen toegangsrechten geven tot archiefstukken die bepaalde beveiligingsniveaus hebben. De autorisatietabel bepaalt wat gebruikers wel of niet mogen. Elke gebruiker heeft een gebruikersprofiel. Een gebruikersprofiel bestaat uit één of meer rollen.
40 | P a g i n a
145. Het moet mogelijk zijn om één en niet meer dan één autorisatietabel in te voeren, te documenteren, te gebruiken en te onderhouden. 146. De autorisaties voor beheeractiviteiten worden toegekend per rol. Daarbij wordt gedocumenteerd: — de benaming van de rol; — de rechten dan wel beperkingen; — de wijzigingen in de rechten; — de datum van de wijziging; — de periode waarin de rechten geldig zijn. 147. Alle gebruikers moeten een gebruikersprofiel hebben. Daarbij wordt gedocumenteerd: — de gebruikersidentificatie; — de rol(len)/functie(s) die de gebruiker vervult; — een persoonsgebonden sleutel (informatie en/of kenmerken waarmee iedere gebruiker zich uniek kan identificeren (zoals een wachtwoord)); — wijzigingen in rol(len) (wat, waarom, door wie, wanneer); — de periode waarin de rol(len) door de gebruiker wordt/worden vervuld; — de vervaldatum van het gebruikersprofiel. 6.8.4 Beveiligingsniveaus van archiefstukken en/of archiefbestanddelen De toegang tot archiefstukken en/of archiefbestanddelen kan om verschillende redenen zijn beperkt: bijv. vanwege vertrouwelijkheid, beperkte openbaarheid en om privacyredenen. Om de toegang te kunnen beperken moeten beveiligingsniveaus kunnen worden toegekend. 148. Beveiliging van archiefbestanddelen moet kunnen worden gerealiseerd op de volgende niveaus: — rubrieken in het classificatieschema; — archiefbestanddelen op elk aggregatieniveau; — metadata. 149. De verschillende beveiligingsniveaus gerelateerd aan archiefbestanddelen moeten in een logisch (hiërarchisch) samenhangend beveiligingsmodel kunnen worden ondergebracht, waarin elk niveau van deze hiërarchie door een afzonderlijk kenmerk wordt vertegenwoordigd. 150. Het moet mogelijk zijn de beveiligingsniveaus van rubrieken in het classificatieschema, archiefbestanddelen en/of de bijbehorende metadata aan te passen. 151. Aan een rubriek mag geen lager beveiligingsniveau worden toegekend dan aan de naast hogere rubriek. 152. Aan een archiefstuk of archiefbestanddeel mag geen lager beveiligings(sub)niveau worden toegekend dan aan de rubriek of het archiefbestanddeel op het naasthogere aggregatieniveau. OPMERKING Hiertoe behoort ook de mogelijkheid dat binnen een archiefbestanddeel bepaalde archiefstukken vertrouwelijk kunnen zijn. 153. Het behoort mogelijk te zijn de beveiligingsniveaus weer te geven die voor het geselecteerde item (rubriek, archiefbestanddeel, archiefstuk en/of metadata ) zijn ingesteld, alsmede de toegangsrechten binnen een bepaalde rol. 41 | P a g i n a
6.8.5 Gecontroleerde woordenlijsten 154. Het moet mogelijk zijn één of meer gecontroleerde woordenlijsten en/of thesauri in te voeren en te onderhouden. 155. Binnen een bepaalde rol moet kunnen worden bepaald welke gegevenselementen van het metadataschema zullen worden gecontroleerd door gecontroleerde woordenlijsten of thesauri.
V.2 Norm: NEN-ISO 15489-1:2001 nl Titel: Informatie en documentatie- informatie- en archiefmanagement- Deel 1: Algemeen. De onderstaande eisen komen uit de NEN norm die hierboven is aangegeven. Beleid en verantwoordelijkheden 2.3 Verantwoordelijkheden 2.3.1 Doelstellingen voor het definiëren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden Het belangrijkste doel voor het definiëren van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge relaties is het vaststellen en onderhouden van een informatie- en archiefmanagementregime dat tegemoetkomt aan de behoeften van de interne en externe belanghebbenden. Meer specifiek, het definiëren van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge relaties behoort voor standaard praktijk- of uitvoeringsregels te zorgen die: a) van werknemers vragen om archiefbescheiden te maken die in overeenstemming zijn met de bedrijfsbehoeften en bedrijfsprocessen en die de bedrijfsactiviteiten waarvan zij deel uitmaken voldoende documenteren; b) ervoor zorgen dat informatie- en bedrijfssystemen die bedrijfsactiviteiten ondersteunen adequate archiefbescheiden maken als onderdeel van hun ondersteunende activiteiten; c) ervoor zorgen dat de archiveringsprocessen transparant zijn en de archiefsystemen voldoen gedurende het actieve bestaan van archiefbescheiden (archiefbescheiden die nodig zijn om lopende activiteiten uit te voeren en die vaak worden gebruikt, zijn gewoonlijk dichtbij de gebruiker te vinden, als er sprake is van een fysiek archiefstuk, of online in geval van een computersysteem); d) ervoor zorgen dat archiefbescheiden worden beheerd, opgeslagen en bewaard voor de periode dat zij nodig zijn voor de organisatie en, indien van toepassing, voor externe belanghebbenden zoals archiefdiensten, onderzoekers en auditors; en e) ervoor zorgen dat archiefbescheiden alleen worden verwijderd op basis van een vastgestelde goedkeuringsprocedure. 2.3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie Een organisatie behoort de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle medewerkers betrokken bij het informatie- en archiefbeheer te definiëren. Deze zouden de volgende categorieën moeten omvatten. a) Het senior management behoort de hoofdverantwoordelijkheid te dragen voor het veiligstellen van een succesvol informatie- en archiefmanagementprogramma. Steun van het senior management wordt vertaald in het toewijzen van middelen op het lagere niveau. Het stimuleert naleving van de procedures voor informatie- en archiefmanagement in de gehele organisatie. 42 | P a g i n a
b) Informatie- en archiefmanagementspecialisten hebben de primaire verantwoordelijkheid voor de implementatie van ISO 15489-1. In het bijzonder regelen zij het overkoepelende informatie- en archiefmanagementbeleid en de procedures en normen voor de organisatie en implementeren zij de werkprocessen zoals aangegeven in hoofdstuk 4 van ISO 15489-1. c) Managers van hoofdafdelingen of organisatorische groepen zijn verantwoordelijk voor het feit dat hun medewerkers archiefbescheiden maken als een integraal onderdeel van hun werk en in overeenstemming met het vastgestelde beleid en de vastgestelde procedures en normen. Zij stellen de middelen nodig voor het informatie- en archiefmanagement beschikbaar en overleggen met informatie- en archiefmanagementspecialisten over alle aspecten zoals uiteengezet in hoofdstuk 4 van ISO 15489-1. d) Andere medewerkers in de organisatie hebben specifieke taken met betrekking tot archiefbescheiden. Het gaat hier in het bijzonder om medewerkers verantwoordelijk voor beveiliging, medewerkers verantwoordelijk voor het ontwerpen en implementeren van systemen die informatie- en communicatietechnologie gebruiken en medewerkers verantwoordelijk voor naleving (van de norm). e) Alle medewerkers maken, ontvangen en bewaren archiefbescheiden als onderdeel van hun dagelijks werk en behoren dat te doen in overeenstemming met het vastgestelde beleid en de vastgestelde procedures en normen. Ook het verwijderen van archiefbescheiden gebeurt uitsluitend in overeenstemming met de geautoriseerde instrumenten voor verwijdering. Indien de uitvoering van het informatie- en archiefmanagementprogramma van een organisatie is uitbesteed, is het belangrijk ervoor te zorgen dat die personen voldoen aan de normen, zoals vastgelegd in het beleid van de organisatie. Archiefprocessen en controles 4.2 Instrumenten 4.2.1 Belangrijkste instrumenten De belangrijkste instrumenten die worden gebruikt bij de uitvoering van informatie- en archiefmanagementactiviteiten zijn: a) een classificatieschema dat is gebaseerd op bedrijfsactiviteiten, b) een selectiedocument voor verwijdering van archiefbescheiden en c) een classificatieschema voor beveiliging en toegang. Organisaties kunnen aanvullende informatie- en archiefspecifieke instrumenten gebruiken, zoals: a) een thesaurus met voorkeurstermen en b) een woordenlijst van termen of andere woordcontroles. Bovendien zijn er andere hulpmiddelen die niet specifiek zijn voor informatie- en archiefmanagement, maar die kunnen worden toegepast bij de uitvoering van informatie- en archiefmanagementactiviteiten: a) een analyse van het regelgevend kader; b) een analyse van bedrijfsrisico’s; c) een document dat de wijze van delegeren in een organisatie regelt; d) een register van medewerkers en van rechten van systeemgebruikers.
43 | P a g i n a
V.3 Relevante normen Tijdens het normenonderzoek zijn er normen gevonden die buiten de projectgrenzen vallen, maar die relevant kunnen zijn in een later stadium voor het weeg- en registratie systeem. NEN-ISO 23081-1:2006 nl Titel: Informatie en documentatie - Processen voor informatie- en archiefbeheer Metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 1: Principes NEN-ISO 23081-2:2009 nl Titel: Informatie en documentatie - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden Deel 2: Conceptuele en implementatieaspecten NEN-EN-IEC 80416-1:2009 en Titel: Algemene principes voor grafische symbolen gebruikt op apparatuur - Deel 1: Maken van grafische symbolen voor registratie NEN-ISO/IEC 27002:2013 nl Titel: Informatietechnologie - Beveiligingstechnieken - Praktijkrichtlijn met beheersmaatregelen op het gebied van informatiebeveiliging
44 | P a g i n a
VI.1 Bronnen Technologieverkenning Dewittevos (2011). QR-code, werking en gebruik. Geraadpleegd op 09-10-2014, http://electronica.infonu.nl/multimedia/87774-qr-code-werking-en-gebruik.html Danweetjehetwel (2009). Rfid systemen en hun werking. Geraadpleegd op 10-10-2014, http://electronica.infonu.nl/diversen/31664-rfid-systemen-en-hun-werking.html Geraadpleegd op 10-10-2014, https://encryptedtbn2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcT0M8UnGwaZsHMVsW3euRSWkIlu6vAjQjBGJbZUO 0TROSeBOQAI Geraadpleegd op 10-10-2014, https://encryptedtbn2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcT0M8UnGwaZsHMVsW3euRSWkIlu6vAjQjBGJbZUO 0TROSeBOQAI
VI.2 Bronnen Normenonderzoek Caru Containers. Expert in DNV gecertificeerde offshore container. Geraadpleegd op 13-102014, http://www.carucontainers.com/nl/container/offshore-container Geraadpleegd op 13-10-2014, http://easy.squareis.com/https/connect.nen.nl/?____x=1374
45 | P a g i n a
