Jaargang 02, nummer 01
April 2009
In dit nummer: Ten geleide
1
Virtueel kantoor
2
Nieuw gezicht
3
On the Road, OCS
4
Bedrijfshulpverlening
5
Uitrol PC’s STU
5
Licentie nieuws
6
Virtualisatie
7
Colloquium
8
In– en uit dienst
9
Column
10
ICTheek
10
Onder constructie
11
Mobiele telefonie
12
Mobile phones
13
On the Road, OCS
14
Ten geleide Ronald Waterham
Software license news 1 5 Foreword
16
B
elangrijke ontwikkelingen sinds de vorige uitgave van dIChTerbij het Nieuws zijn zeker de Digitale Leeren Werk Omgeving (DLWO) en het presenteren van Office Communications Service (OCS) middels een roadshow. In de DLWO zijn we er voor het eerst in geslaagd om Service Oriented Architecture toe te passen op een aantal van onze systemen. Een Enterprise Service Bus en een apart ontwikkelde Grafische User Interface gaan er voor zorgen dat binnenkort geen kennis meer nodig is van de door ons gebruikte systemen om alle zaken met betrekking tot studeren, die door ICT worden ondersteund, te kunnen benutten. Behalve het voordeel voor de gebruikers zorgt deze SOA ook voor een betere onderhoudbaarheid van onze systemen en een relatief eenvoudige ontsluiting ervan naar Delft en Twente in verband met de 3TU Graduate School. Aanmelden voor dIChTerbij het NIEUWS Contact, reageren Meer informatie
O
CS is een ondersteuning van onze multimediale communicatie door zaken als mail, agenda, telefoon en voicemail te combineren. Om de mogelijkheden van OCS te laten zien zijn we begonnen om, op verzoek, langs te komen met een roadshow, waarin we mensen de toegevoegde waarde kunnen laten ervaren. Elektrotechniek en de Diensten zijn al aan de beurt geweest, anderen zullen nog volgen. Verderop in deze nieuwsbrief kunt u uitgebreider lezen over deze ontwikkelingen.
D
aarnaast zal de Dienst ICT dit jaar werken aan een nieuw beleidsplan, hetgeen zal gaan over de periode 2010-2014. Ik wens u veel leesplezier met dit eerste nummer van de tweede jaargang■
: klik hier :
[email protected] : Website TU/e Dienst ICT
2
Samenwerken in een virtueel kantoor Jelle de Jong (Stichting Techniek Promotie) Stichting Techniekpromotie gebruikt SharePoint 2007 als opslagplaats van informatie, thuisbasis van de website en hosting van een nieuwe webcommunity.
S
tichting Techniekpromotie is groter dan je op basis van haar kantoor zou vermoeden. Ruim zestig studenten van verschillende TU/e faculteiten, en zelfs enkele studenten van Fontys, vormen een enthousiast team dat scholen door heel Nederland bezoekt om kinderen te laten beleven hoe leuk wetenschap en techniek zijn.
Stichting Techniekpromotie maakt hiervoor sinds enige jaren gebruik van SharePoint als centrale opslagplaats voor informatie, waarbij onderscheid te maken is tussen bestandsopslag (vergelijk met een netwerkschijf) en opslag van informatie in lijsten (zoals een relatiebeheersysteem, een gezamenlijke activiteitenagenda of het bijhouden van het aantal bereikte leerlingen per schoolbezoek). Aanvankelijk maakte Stichting Techniekpromotie bij wijze van experiment gebruik van SharePoint 2003 op een server van de faculteit Technische Natuurkunde.
“De stichting stapt als één van de eersten binnenkort over naar deze faciliteit bij Dienst ICT. Betrouwbaarheid, vaste ondersteuning en de kennis en expertise bij deze dienst zijn daarvoor de belangrijkste argumenten”.
De acht medewerkers op het bureau begeleiden de studenten, coördineren verscheidene projecten en dragen zorg voor verantwoording van de resultaten. Het bestuur, bestaande uit vertegenwoordigers van TU/e, TU Delft en UTwente, stippelt de koers, visie en missie van de stichting uit. Al met al zijn dus ruim zeventig mensen elk op hun eigen manier actief voor Stichting Techniekpromotie. In de aanloop naar grote evenementen is deze groep zelfs nog groter. Slechts een klein aantal van deze mensen is daadwerkelijk gehuisvest in het kantoor van de stichting. De rest van het team werkt vanuit huis of vanaf de eigen werkplek, en ook nog eens op verschillende tijdstippen. Daarvoor is betrouwbaarheid en flexibiliteit van de gebruikte (digitale) systemen vanzelfsprekend van groot belang.
Tevreden over de mogelijkheden besloot de stichting twee jaar geleden om een eigen server met SharePoint 2007 aan te schaffen.
Dit nieuwe systeem bleek nog beter geschikt om aan de gestelde vragen te voldoen. Naarmate het gebruik toeneemt (zowel in intensiteit als in toepassingen)►
3
“Het zou natuurlijk erg efficiënt zijn als ook Delft en Twente deel uit kunnen maken van het ‘virtuele kantoor’”.
◄ steken ook steeds nieuwere en complexere vragen de kop op. Binnenkort starten bijvoorbeeld ook in Delft en Twente studenten-teams die namens Stichting Techniekpromotie het land in gaan. Het zou natuurlijk erg efficiënt zijn als ook zij deel uit kunnen maken van het ‘virtuele kantoor’. Gebruikmakend van de ervaringen met SharePoint in de afgelopen jaren, heeft Stichting Techniekpromotie inmiddels veel van haar (bedrijfs)processen gestructureerd met behulp van dat systeem. Ook de website van de stichting (www.techniekpromotie.nl) ‘draait’ op SharePoint en recentelijk is gestart met het ontwikkelen van een webcommunity waar leerkrachten, ouders en andere geïnteresseerden kennis kunnen halen, brengen en uitwisselen. Door deze complexiteit is het zelf beheren van een SharePoint omgeving (hardware èn
applicatie) niet meer verantwoord. Het vorig jaar door Dienst ICT ingerichte SharePoint cluster is voor Stichting Techniekpromotie dan ook een uitkomst. De stichting stapt als één van de eersten binnenkort over naar deze faciliteit bij Dienst ICT. Betrouwbaarheid, vaste ondersteuning en de kennis en expertise bij deze dienst zijn daarvoor de belangrijkste argumenten. én voor één zullen de verschillende onderdelen van de huidige omgeving overgezet worden naar dit nieuwe cluster. Met een hogere betrouwbaarheid van de systemen en backups, professionele ondersteuning en aanhaken bij de laatste ontwikkelingen kan het team van Stichting Techniekpromotie ook de komende jaren met veel plezier samenwerken in haar virtuele kantoor■
É
Nieuw bij Dienst ICT: Jos Coenen
I
k ben per 15 november begonnen als lokale ICT coördinator bij de faculteit Wiskunde en Informatica als opvolger van Marten Van de Woude. Ik ben 51 jaar, gehuwd en heb 4 kinderen. In mijn vrije tijd speel ik bridge, en zing in een mannenkoor en in het TU/e koor CantaTU. Vanaf 1991 ben ik werkzaam op de universiteit, de meeste tijd bij de bibliotheek als systeemontwikkelaar voor Vubis. Ook ben
ik enkele jaren vakreferent Bedrijfskunde geweest. Van eind 2001 tot 2005 heb ik al op de faculteit W&I gewerkt, in de groep van wijlen Jan Dijkstra. Ik was toen verantwoordelijk voor de organisatie van de ICT cursussen, en verzorgde zelf de cursussen in de programmeertalen als C, C++ en Java. Ik ben inmiddels weer aardig ingeburgerd, en verheug me samen te werken met de medewerkers van de faculteit en Dienst ICT■
Colofon Uitgever Redactieraad Eindredactie Kopij coördinator Productie, distributie Adviseurs Verslaggevers
: Dienst ICT Ronald Waterham : Rinus van Weert, Jos Coenen, Marian de Vaan, Henk van de Langenberg, Corine Spoor : Cees du Bois : Anki Visscher : Secretariaat Dienst ICT : Marcel van Buijtenen, Fred Gaasendam : Alle medewerkers van de Dienst ICT 3
4
On the Road, OCS Alexander van den Hil
S
“Het mooie van OCS is ook dat het integreert met allerlei bekende applicaties. Binnen Outlook, Sharepoint en in sommige gevallen zelfs in Word of Excel kom je de bolletjes tegen”.
“Tijdens roadshows geven we een demonstratie van OCS én je kunt er ter plekke zelf mee aan de slag”.
teeds vaker hoor je de term OCS. Een flink aantal medewerkers van diensten en faculteiten maken al gebruik van OCS. Maar wat is OCS eigenlijk? OCS is een nieuw stukje communicatie software. Nieuw zijn niet de communicatiemogelijkheden van OCS, want nagenoeg iedereen is al bekend met telefoneren, chatten, videoconferencing e.d. Het nieuwe aan OCS is dat het communicatie zoveel gemakkelijker maakt. Met wat extra software op je PC kun je vrij nauwkeurig inschatten hoe je het beste met bijv. je collega’s of medestudenten kunt communiceren. Het gaat om Office Communicator, die de status kan weergeven van alle TU/e-ers die ook gebruik maken van OCS. Staat de status van iemand op ‘Available’ ( ) dan is het goed mogelijk om met iemand te chatten of te videoconferencen. Het groene bolletje geeft namelijk aan dat degene die je wilt bereiken achter de PC zit en beschikbaar is om mee te communiceren. Staat de status op ‘Busy’ of ‘In a meeting’( ) dan zal een e-mailtje efficienter zijn. Bij de status Away ( ) kan het bijvoorbeeld weer handig zijn om iemand op zijn of haar mobiele telefoon te bereiken. Het mooie van OCS is ook dat het integreert met allerlei bekende applicaties. Binnen Outlook, Sharepoint en in sommige gevallen zelfs in Word of Excel kom je de bolletjes tegen. Door twee clicks met de muis op het bolletje kun je communiceren met degene van wie de naam achter het bolletje staat.
Met OCS biedt Dienst ICT een communicatieplatform aan dat klaar is voor de toekomst. Studenten, maar ook jonge medewerkers die bij onze universiteit komen werken chatten vaak al jaren met familie, vrienden of medestudenten. Zij zijn gewend om te communiceren op een manier zoals OCS dit biedt. Met OCS willen we deze groep, naast de vele enthousiaste anderen, een platform bieden dat ook professioneel/zakelijk gebruikt kan worden. Ook concentreert de
Dienst ICT zich op de toekomst van telefonie. Vandaar dat er momenteel een pilot loopt met OCS als telefonie systeem. Bij het uitbrengen van dit nummer van ‘dIChTerbij het Nieuws’ zijn er binnen de TU/e 25 medewerkers, die hun telefoon op het bureau hebben ingeleverd. Zij telefoneren nu via hun PC door middel van OCS.
W
il je meer weten over wat OCS voor je betekenen kan, dan kun je natuurlijk contact opnemen met de Servicedesk van Dienst ICT of je facultaire Servicedesk, maar leuker is nog om langs te komen bij een van de Roadshows die Dienst ICT in samenwerking met de faculteiten en diensten organiseert. Tijdens deze roadshows geven we een demonstratie van OCS én je kunt er ter plekke zelf mee aan de slag. Houd de Sommige lezers zullen zich afvragen waarom Dienst ICT een dergelijke tool wil aankondigingen dus in de gaten!■ aanbieden. Is het niet vooral ‘Spielerei’? Ook hier wil ik even op in gaan.
5
Bedrijfshulpverlening (BHV) Karlijn le Comte (DPO)
E
“Het gebouw Laplace en de Traverse hebben samen één BHVteam”.
en brand, een individueel ongeval of een ander incident. Elke werkgever wil voorkomen dat zoiets in zijn organisatie gebeurt, maar niet alle risico’s zijn te vermijden. Om de gevolgen van brand en ongevallen te beperken, is iedere organisatie verplicht bedrijfshulpverlening (hierna: BHV) te regelen en te zorgen dat BHV-ers snel en effectief hulp kunnen bieden bij zulke incidenten totdat externe hulpverleners (brandweer, ambulance en politie) ter plekke aankomen. Ook de TU/e heeft diverse BHV-teams per gebouw of per twee gebouwen. Het gebouw Laplace en de Traverse hebben samen één BHV-team, waarvan ik (Karlijn le Comte, DPO) ook deel uitmaak. Sinds 2000 heb ik mijn (uitgebreide) EHBOdiploma en BHV-certificaat en draai ik op de TU/e mee als BHV-er.
meteen ja! Ik volgde eerst een uitgebreide EHBO-opleiding en daarna de BHVcursus. Sindsdien ben ik officieel lid van het BVH-team op de TU/e. Natuurlijk hopen we allemaal dat er zich geen calamiteit voordoet hier op de TU/e, maar indien het noodlot toch toeslaat is het prettig te weten dat er een getraind team van BHV-ers paraat staat■
Mijn keuze om EHBO-er/BHV-er te worden, stamt al uit mijn vroege kindertijd. Ik heb een aantal situaties meegemaakt waarin ik hulpeloos moest toekijken. Toen dacht ik meteen: als ik later groot ben, ga ik een EHBO-cursus doen, zodat ik weet wat ik moet doen als er zich nog eens zo’n situatie voordoet. Toen ik hier op de TU/e kwam werken (vanaf mijn 19e jaar) werd aan mij gevraagd of ik EHBOer/BHV-er wilde worden. Natuurlijk zei ik
Uitrol nieuwe PC’s STU W.J.P. (Wil) Craenmehr (STU)
G “Ook deze uitrol is weer probleemloos verlopen”.
raag wil ik een reactie geven over de uitrol van nieuwe pc’s bij STU voor de Nieuwsbrief ICT.
In de laatste week van januari en de eerste weken van februari zijn bij STU weer diverse nieuwe pc’s geplaatst en dientengevolge vrijkomende pc’s verplaatst. Nadat deze nieuwe pc’s door de leverancier zijn afgeleverd worden ze bij de dienst ICT van een nieuw image voorzien. Daarnaast heb ik voor de dienst ICT een overzicht aangeleverd welke collega’s bij STU een nieuwe pc krijgen en waar de vrijkomende pc’s naar toe
moesten. Aan de hand van dit overzicht is er door Maurice den Turck een planning met datum en tijd gemaakt voor de (ver)plaatsing. Behoudens enkele kleine wijzigingen in deze planning is het omwisselen heel soepel verlopen en door een goede en frequente afstemming is deze uitrol weer probleemloos verlopen. Door alle STUcollega’s wordt de ondersteuning bij het terugplaatsen van de backup van de oude naar de nieuwe pc en de verdere begeleiding als heel prettig ervaren■ 5
6
Software Licentie Nieuws Anki Visscher
Adobe CS4. De afgelopen maanden is versie 4 van Adobe Creative Suite beschikbaar gekomen Dit product is alleen geschikt voor gebruik binnen de instelling. Op de website schrijft Adobe daar zelf het volgende over. “Adobe® Creative Suite® 4 levert nauw geïntegreerde software en services die uw productiviteit sterk verhogen en waarmee u zeer expressieve ontwerpen kunt maken voor alle media: gedrukte publicaties, web, interactieve publicaties, video, audio en mobiel.” Dit wordt mogelijk met: - Adobe InDesign CS4 - Adobe Photoshop Extended CS4 - Adobe Illustrator CS4 - Adobe Acrobat Professional 9 - Adobe Flash Professional CS4 - Adobe Dreamweaver CS4 - Adobe Fireworks CS4 - Adobe Contribute CS4 - Adobe Soundbooth CS4
dit product is alleen geschikt voor gebruik binnen de instelling. MS Office SharePoint Designer 2007 is een nieuw product voor het maken en aanpassen van MS SharePoint-websites en het bouwen van toepassingen met werkstroomondersteuning op basis van SharePoint-technologieën. MS Office SharePoint Designer 2007 biedt professionele hulpmiddelen voor het bouwen van interactieve oplossingen op het SharePoint-platform. Ontwerpen en aanpassen van SharePoint sites is mogelijk zonder dat code hoeft te worden geschreven. Ook het beheren van siteprestaties via rapporten en beheerde machtigingen kan zonder het schrijven van code worden gerealiseerd.
Voor medewerkers is een versie voor thuisgebruik te bestellen bij Dienst ICT Goods in De Hal 0.18.
Mathematica, Maple en Matlab voor Linux. Het is mogelijk om Mathematica, Maple en Matlab op Linux systemen te installeren met behulp van een netwerklicentie of met een licentie die geldt voor het systeem waarop de software geïnstalleerd wordt.
MS Office SharePoint Designer 2007 UK Dit is de instellingsversie (IG) van MS Office SharePoint Designer 2007 UK,
Meer informatie hierover is te vinden op http://w3.tue.nl/nl/diensten/dienst_ict/orga nisatie/groepen/us/ linux_software_support ■
7
Virtually anything is possible… Sjef Berings
B
ij Dienst ICT zijn we al een aantal jaren bezig met het virtualiseren van servers met behulp van VMware ESX. Het is begonnen met de minder kritische serversystemen voor functies zoals printen en web. Inmiddels is het virtuele platform uitgegroeid tot een zeer stabiel en betrouwbaar onderdeel van het basis platform voor productiesystemen zoals Sharepoint, Exchange en de DLWO. “Door gebruik te maken van server virtualisatie zijn we nu in staat snel en flexibel in te spelen op vragen van de klant”.
E
en virtuele server (VM) bestaat uit een set bestanden (de image / VMDK’s ), welke zijn opgeslagen op disk. Door de betreffende bestanden op een netwerkdisk te plaatsen, die door meerdere ESX servers kan worden benaderd, is het nu ook mogelijk om een hogere graad van beschikbaarheid te realiseren. In geval van een probleem met een ESX server (zoals een crash of capaciteitsprobleem) kan de virtuele server op een andere ESX server kan gaan raditioneel draait een server met draaien. Dit verhuizen van de virtuele zijn operating systeem (zoals Win- server gaat automatisch en in de meeste dows, Linux e.d.) en applicaties 1 gevallen zonder dat de virtuele server op 1 op onderliggende hardware. In de down gaat. Gebruikers ondervinden daar meeste gevallen wordt die hardware maar dus geen hinder meer van. voor een klein deel benut voor wat betreft de processor en geheugen capaciteit. Virtualisatiesoftware als VMware ESX, biedt nu de mogelijkheid om meerdere serversystemen virtueel naast elkaar te draaien op dezelfde onderliggende hardware. Dit gebeurt zonder dat die systemen elkaar onderling beïnvloeden. Door p dit moment hebben we in de dit gezamelijke gebruik wordt de onderligproductie omgeving een ESX gende hardware veel beter benut. cluster in gebruik, dat bestaat uit een drietal servers, welk elk zijn voorzien van 4 quad-core processoren, 72 GB intern geheugen en 2 dual-port netwerkkaarten. Voor de gemeenschappelijke opslag van de VM images maken we aan de achterkant gebruik van de centrale flexibele storage faciliteiten op de Netapp filers. Op dit cluster draaien nu naast elTraditioneel kaar ruim 90 virtuele servers, met een diversiteit aan operating systemen en functionaliteit. Door gebruik te maken van server virtualisatie zijn we nu in staat snel en flexibel in te spelen op vragen van de klant. Geen lange hardware besteltrajecten meer, eenvoudige opschaling van de virtuele hardware (extra CPU of extra geheugen), hoge beschikbaarheid en inzet èn de mogelijkheid om tijdelijke servercapaciteit te leveren voor bijvoorbeeld testactiviteiten of projecten. Kortom een Virtueel goede uitbreiding van de Server on Demand service van Dienst ICT■
T
O
Aanmelden voor dIChTerbij het NIEUWS Contact, reageren Meer informatie
: klik hier :
[email protected] : Website TU/e Dienst ICT
7
8
Colloquium “Genereren van management informatie m.b.v. een datawarehouse” Thieu Mennen en Robert Vogels
“
Hoe vaak komt het voor dat u niet beschikt over de juiste en meest recente kengetallen? Wat schuilt er achter deze problematiek en, interessanter nog, welke oplossingen zijn er voor? Welke voordelen kan een datawarehouse bieden. Welke relaties liggen er tussen bronsystemen en een datawarehouse? Wat is Business Intelligence (BI) en welke nieuwe ontwikkelingen zijn er op dit vlak?” “Wat zou één grote verzamelbak, waarin informatie uit verschillende in- en externe bronnen beschikbaar is, dan toch mooi zijn”
Na deze aftrap vervolgde Frank met de algemeen gehanteerde definitie, die veelomvattend, maar herkenbaar is. Ook herkenbaar is de toenemende informatiestroom en behoefte aan aanbrengen van structuur. Reguliere systemen voorzien doorgaans onvoldoende in de behoefte aan (management) informatie en iedereen creëert zijn of haar eigen waarheid door zelf onderhouden Excel lijsten.
F
rank vervolgde zijn betoog door eze vragen vormden de basis aan te geven dat juist het streven voor een gezamenlijk initiatief van naar de “single version of the Marcel Visschers van het Onder- truth” organisaties gaat helpen in hun wijs en Studenten Service Centrum (STU) informatievoorziening. en Hein van Lent van Dienst ICT: een Een van de startpunten hierbij is om presentatie over Business Intelligence verzorgd door Valid, een dienstverlener op het gebied van ICT. De doelgroep voor deze presentatie gold iedereen, die in meer of mindere mate met bovenstaande vragen worstelt. Gezien de opkomst blijken deze vragen bij een grote groep mensen te leven. Marcel Visschers omschrijft de behoefte van STU als volgt: “Het Onderwijs en Studenten Service Centrum (STU) houdt zich bezig met het verzamelen van informatie op het terrein van onderwijs en studenten, om dat vervolgens te vertalen in ‘interessante’ getallen. Het kan daarbij variëren van informatie over scholieren – bijv. waar haalt de TU/e zijn studenten vandaan? – tot over onze afgestudeerde studenten – bijv. waar gaan onze alumni naar toe na afloop van hun studie? Kenmerk van al deze vragen is wel dat het antwoord vaak snel geleverd moet worden, het liefst nog gisteren.”
D
F
rank Maes, Business Unit Manager BI van Valid, beet de spits af door de genodigden te vragen wat hún definitie van BI is. De antwoorden onthulden dat het begrip zeker niet onbekend is, maar ook niet eenduidig wordt uitgelegd. Het varieert van “weten wat er speelt” tot “corporate systemen linken” en “decision support”.
definities vast te leggen. Hoe definieer je als afdeling een ‘student’ en hoe doe je dit afdelingsoverstijgend. Of, is het mogelijk dat afdelingen een eigen definitie te hanteren? ►
9
◄ Het is allemaal mogelijk zolang de eenduidigheid niet uit het oog wordt verloren. Verdere herkenning kwam ook bij het plaatje waarbij meerdere databases aanelkaar geknoopt worden. Voor veelgevraagde onderwijskengetallen – zoals aantallen studenten, rendementen, studievoortgang in studiepunten – werkt STU al met een centrale BI-database, maar voor informatie die uit verschillende bronnen moet komen nog niet. In dergelijke situaties moet deze informatie vaak verzameld worden door diverse databases m.b.v. bijvoorbeeld Access aan elkaar te koppelen. Voordeel is dat je hiermee vlug een antwoord hebt, nadeel is vaak dat ieder zijn eigen Access-bestandje moet maken. “Wat zou één grote verzamelbak, waarin informatie uit verschillende in- en externe bronnen beschikbaar is, dan toch mooi zijn”, aldus Marcel Visschers.
N
De demo toonde aan dat de techniek het toelaat om vrij snel bruikbare informatie te presenteren en dat de techniek geen ‘sta in de weg’ is om rapporten met vele dimensies te genereren. Tenslotte werd getoond welke overzichten (b.v. balance score cards) bestuurders tot hun beschikking zouden kunnen krijgen. Wellicht nog toekomstmuziek, maar een mooi hulpmiddel: een dashboard met bestuurlijke informatie om te kunnen zien hoe het met onze universiteit gaat. De ervaring van Valid is onder andere bij de Fontysorganisatie dat BI succesvol kan worden geïmplementeerd als er draagvlak is en taken en verantwoordelijkheden helder benoemd zijn
I
n onze beleving was het een succesvolle presentatie. Mede namens de mensen van Valid, Marcel Visschers (STU) en Hein van Lent (Dienst ICT) bedanken we de aanwezigen dan ook voor hun getoonde interesse en kijken we uit naar een vervolg.
a de pauze volgde een demonstratie van een specifieke BI-tool. Het was interessant om te zien dat een van de standaardoverzichten van *Met dank aan Marcel Visschers (STU) STU – een kaart van Nederland met daar- en Boris Corver (Valid) voor hun bijdrage op in kleur de provincies welke de meeste aan deze nieuwsbrief■ studenten leveren – vrij eenvoudig gemaakt kon worden met deze tool.
Aanvragen ICT voorzieningen voor medewerkers van Diensten gaat veranderen Marian de Vaan
A
ls er een nieuwe medewerker in dienst komt op de TU/e dan moet er heel wat gebeuren voordat deze nieuwe medewerker kan werken met de ICT voorzieningen op de TU/e. Als een medewerker vertrekt van de TU/e dan komt er het een en ander bij kijken om alle ICT voorzieningen weer af te bouwen. En wat te denken als een medewerker wordt overgeplaatst?
D
it jaar willen we het proces rondom de medewerkers van de centrale diensten eens goed bekijken en nadenken hoe we het proces voor u als klant in één keer goed kunnen inzetten en afronden.
A
lle verzoeken voor voorzieningen via één aanvraagformulier regelen en bij vertrek weer opheffen. Hoe lijkt u dat? Laat het ons weten als u daar ideeën over heeft. We denken met u mee, we vinden het fijn als u ook met ons meedenkt.
[email protected] ■ 9
10
Column Nul en Een Hebt u dat nu ook dat er woorden, begrippen ineens als een rode lap op uw stier werkt? Meestal gaat het om van die woorden die een rage, een hype proberen aan te duiden. Ineens is er niets anders meer, lijkt het dan. In het oudemannenjongejongenshypejargon van Pauw & Witteman krijg je dan onmiddellijk de vraag toegevoegd: “graag snel met een voorbeeld”. Hier is ie dan. Op de dag van sluiting van de kopij voor dit nummer kreeg ik de volgende congresaankondiging onder ogen: “Welkom. Het nieuwe werken belooft: een hogere productiviteit, minder files, een antwoord op de vergrijzing, een aantrekkelijke werkplek voor jonge mensen, minder vierkante meters per werknemer,en vooral meer werkplezier. Maar maakt het nieuwe werken al die beloftes ook waar? [...] Welke technologieën zijn er werkelijk nodig om werkplekken mobiel en flexibel te maken, minder te reizen, de woon-/werkbalans
te verbeteren en de productiviteit te verhogen? En hoe moet de cultuur en managementstijl van de organisatie veranderen om dit nieuwe werken echt tot een succes te maken? Het nieuwe werken vereist ook een nieuwe werkomgeving. Hoe ziet dit nieuwe kantoor en de arbo-verantwoorde thuiswerkplek er uit? Wat willen we nog meer? IT kent geen crisis of crises. Alles lijkt in eigen huis onder controle. Sterker nog bij de Dienst ICT hebben ze de eerste snufjes van het “Nieuwe Werken” geroken en zijn nu druk doende OCS op je bureau te plaatsen. Dat is leuk, want je ziet meteen de mogelijkheden van geïntegreerde werkfaciliteiten. Dat is mooi van Dienst ICT. Slechts twee simpele vraagjes: waar gaan we met het Nieuwe Werken naar toe en heeft de TU/e al beleid of is er nog niet over nagedacht?■
De ICTheek en haar medewerkers in een notendop Jeroen Bosch
D
e ICTheek is in eerste instantie een studieruimte. Maar met veertig opgestelde notebooks en internet en elektriciteitsaansluitingen op nog eens 108 werkplekken is het dé plek op de campus voor al je werk met een notebook. Omdat het in onze zaal niet muisstil hoeft te zijn, leent de ruimte zich bijzonder goed voor groepswerk. Met een club van veertien studenten – onder leiding van Ad Guitjens en Marian de Vaan - bieden wij een zo passend mogelijke service voor alles wat met ICT en gebruik van onze faciliteiten te maken heeft. Denk aan het gebruik van de verschillende printers, scanners (ook dia’s!),
plotter, enz. Door een zorgvuldig en divers samengesteld team zijn we ook nog eens in staat om studenten te helpen bij het gebruik van specifieke software. Taken van een medewerker omvatten dus zaken als het beheer van de zaal, notebooks (images), website, aankondigingen en andere promoties, maar ook het uitlenen van randapparatuur of het aannemen en correct verwerken van plotopdrachten. Onze service is recent zelfs nog uitgebreid door ook in de weekenden open te zijn. Normaliter gebeurde dit alleen tijdens tentamenperiodes. Vooral het aannemen van plotopdrachten zorgt nog wel eens voor drukte in de laatste weken van een semester.►
11
◄ In de overige weken is het werk goed verdeeld en blijft er voldoende tijd over voor die belangrijke traditie binnen onze dienst: koffie drinken! De gezellige en open sfeer in ons team van baliemedewerkers komt vooral doordat we elkaar regelmatig zien bij het
overnemen van diensten - de lange openingstijden zijn namelijk opgesplitst in een ochtend-, en avonddienst - en bij het periodieke balieoverleg. Natuurlijk organiseren wij ook een jaarlijks etentje en sluiten we de laatste werkdag van het jaar af met een gezellige Irish koffie borrel!■
Onder Constructie Geert Jaap Scherpenzeel
N “Clusters van Scheikunde en Natuurkunde zullen de eerste klanten zijn”.
a meer dan een jaar voorbereiding is het zover: het project ICTroom voor Rekenclusters is van start gegaan. In samenwerking met Dienst Huisvesting en de faculteiten wordt dit jaar in de kelder van het LaPlace gebouw een speciale ruimte voor rekenclusters gerealiseerd.
W
aarom een speciale ruimte? Aan housing van rekenclusters wordt steeds hogere eisen gesteld. Technische ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat een rekencluster steeds meer voeding en koeling vragen. Waar 5 jaar geleden per rack nog geen 8 kW nodig was is dit inmiddels al opgelopen tot boven de 20 kW.
R
tegenwoordig geen uitzondering. Voor die categorie wordt deze ruimte nu gebouwd. Een van de prioriteiten is het kiezen van een zo efficiënt mogelijke koeling. Met efficiënte koeltechnieken valt veel elektriciteit en dus geld te besparen. De komende tijd zal energie alleen maar duurder worden. Dus investeringen in efficiënte koeltechnieken verdienen zichzelf terug.
D
e ruimte zal in fases gebouwd worden. Het totale vermogen voor de ruimte is vastgesteld op 300 kW. De eerste fase zal uit een zestal kasten bestaan met een vermogen van 100125 kW. Het in fases bouwen biedt de mogelijkheid op de groei en op toekomstige ontwikkelingen in te spelen.
ekenclusters met een verbruik per e verwachting is dat de ruimte per kast tot 8 kW zijn nog onder te 1 december 2009 opgeleverd brengen in ruimtes met standaard wordt. Clusters van Scheikunde koeling. Daarboven moet vanwege de hoge warmtelast gebruik gemaakt worden en Natuurkunde zullen de eerste klanten zijn. Dienst ICT gaat zelf ook apparatuur van speciale koeltechnieken. Rekenin de ruimte plaatsen■ clusters met verbruik van 20-25 kW zijn
D
11
12
Oeps… ik ben al mijn gegevens kwijt op mijn mobiele telefoon David Arts nomen in de synchronisatie. Het kan gebeuren dat u onbedoeld u contacts of tasks wist op u smartphone. e huidige mobiele telefoons In deze situatie is er een methode om uw worden steeds geavanceerder en gegevens terug te zetten. In Exchange bieden steeds meer functiostaat namelijk ingesteld dat er voor iedere naliteiten waardoor ze al gauw tot de mailbox e-mailberichten, calendar-items, categorie smartphones behoren. Er kun- contacts en tasks 31 dagen bewaard blijnen verschillende gegevens van een mail- ven (de zogenaamde retention). box naar een smartphone worden gesynodra er in Outlook of vanuit de chroniseerd. Standaard worden op een smartphone een contact wordt versmartphone meestal de emailberichten, wijderd komt deze bij de deleted calendar-items, contacts en task meegeitems te staan. Vanuit deze folder is het item weer terug te zetten. Dit geldt naast de e-mailberichten ook voor calendaritems en tasks.
Verwijderde items terugzetten vanuit Outlook
D “In Exchange staat ingesteld dat er voor iedere mailbox e-mailberichten, calendar-items, contacts en tasks 31 dagen bewaard blijven”
Z
W
anneer in Outlook een contact permanent wordt verwijderd is deze middels de optie “recover deleted items” vanuit de map “contacts” nog maximaal 31 dagen terug te halen. Deze optie is in Outlook in het menu Tools terug te vinden. Ook de overige Outlook onderdelen: e-mailberichten, calendar-items en tasks kunnen teruggezet worden vanuit de betreffende map, mits “recover deleted items” beschikbaar is. Deze functie staat in Outlook 2007 standaard aan voor alle mappen. In Outlook 2003 is deze functie alleen ingeschakeld voor de map verwijderde items. Echter via de methode zoals beschreven in onderstaand artikel is dit ook voor overige mappen in te stellen. http://support.microsoft.com/kb/246153 Voor uw vragen met betrekking tot smartphones, die ondersteund worden door de dienst kunt u terecht bij de Servicedesk van de dienst op tst. 2000 en bij de servicedesks van de faculteiten■
Aanmelden voor dIChTerbij het NIEUWS Contact, reageren Meer informatie
: klik hier :
[email protected] : Website TU/e Dienst ICT
13
Oops… I lost all my data on my mobile phone David Arts Recovering deleted items from Outlook If that happens, there is a way to restore your data. In Exchange, we have a setting hese days, mobile phones are get- that ensures that for every mailbox, e-mail ting more and more advanced. messages, calendar items, contacts and They offer more and more functio- tasks are kept for 31 days (the so-called nality, so that many of them now fall into retention). the smartphone category. A lot of data s soon as a contact is deleted in can be synchronized between a mailbox Outlook or from the smartphone, and a smartphone. By default, your smartthis contact is moved to the dephone will be configured so that e-mail messages, calendar items, contacts and leted items. From this folder, the item can tasks are synchronized. It is possible that be recovered. This also goes for e-mail you might delete some of your contacts or messages, calendar items and tasks. tasks by accident. hen a contact is permanently deleted in Outlook, it can be recovered until 31 days later via the “recover deleted items” option in the “contacts” folder. This option can be found in the Tools menu in Outlook. The other Outlook parts, e-mail messages, calendar items and tasks, can also be recovered from their respective folders, if the “recover deleted items” option is available there. This functionality is enabled by default for all folders in Outlook 2007. In Outlook 2003 it is, by default, only enabled for the deleted items folder. However, it can also be enabled for other folders in the way described in the following article.
T “In Exchange we have a setting that ensures that for every mailbox, email messages, calendar items, contacts and tasks are kept for 31 days”
A
W
http://support.microsoft.com/kb/246153
I
n case you have any questions about synchronization problems concerning supported smartphones on the TU/e, contact the Servicedesks at your Department■
Registration for dIChTerbij het NIEUWS Contact, react More information
: click here :
[email protected] : Website TU/e Dienst ICT
13
14
On the Road, OCS Alexander van den Hil
T “The other nice thing about OCS is that it is integrated with many familliar applications. You can encounter the status icons in Outlook, Sharepoint and sometimes even in Word or Excel”.
“During roadshows we will give a demonstration of the possibilities of OCS and you can try it out yourself right away”.
he term OCS is heard more and more often these days. Quite a number of employees at the departments and faculties of our university are using it already. But, what is this OCS thing, exactly? OCS is a new piece of communication software. What is new about it is not the set of communication options it offers. After all, nearly everyone is familliar already with telephony, chatting, video conferencing and so on. The new thing about OCS is the way it makes communication a lot easier. With just a little extra software on your PC, it becomes very simple to accurately decide on the most efficient way to contact, for example, your col-
With only two mouse clicks on the icon, you can contact the person whose name is displayed behind it. Some readers may wonder why Dienst ICT would want to offer a tool like OCS. One might ask, isn't this mostly just a toy? I'd like to address this point as well. With OCS, Dienst ICT offers a communication platform that is ready for the future. Students, but also the university's younger employees, often have used chatting software for years already to communicate with their family, friends and fellow students. They are used to communicating the way it is done with OCS. With this software, we want to offer these people and many other enthousiasts - a platform that can be used professionally. At the same time, Dienst ICT is looking towards the future with regards to telephony. To this end, we have a pilot project running that uses OCS for telephone communication. At the time of release of this issue of 'dIChTerbij het Nieuws', there are 25 employees leagues or fellow students. throughout the TU/e who have exchanged The software in question is Office Comtheir desktop telephone for one that is municator, which can display the status of used via OCS on their PC. all people at the TU/e who also use OCS. f you would like to know more about Is someone's status set to ‘Available’ what OCS can do for you, you can of ( ), chatting or video conferencing is course contact the Dienst ICT Service a good choice, since the green icon indicates that the person you want to talk to is Desk or the ICT service desk at your faculty, but it might be more fun to join us at at their computer and available for comone of the Roadshows that Dienst ICT is munication. When the status is set to ‘Busy’ or ‘In a meeting’( ), an e-mail organizing together with the faculties and will probably be more efficient. In the case departments. During these roadshows, we will give a demonstration of the possithat the status is set to 'Away' ( ), it might be more useful to call the person on bilities of OCS, and you can try it out yourself right away. So, keep an eye out their mobile phone. The other nice thing for the announcements of these roadabout OCS is that it is integrated with shows!■ many familliar applications. You can encounter the status icons in Outlook, Sharepoint and sometimes even in Word or Excel.
I
15
Software License News Anki Visscher
Adobe CS4. In the past couple of months, version 4 of Adobe Creative Suite has become available. This product can only be used on campus. On their website, Adobe writes the following. “Adobe® Creative Suite® 4 provides tightly integrated software and services that measurably improve productivity and enable you to produce richly expressive work in print, web, interactive, video, audio en mobile.” This is made possible with: - Adobe InDesign CS4 - Adobe Photoshop Extended CS4 - Adobe Illustrator CS4 - Adobe Acrobat Professional 9 - Adobe Flash Professional CS4 - Adobe Dreamweaver CS4 - Adobe Fireworks CS4 - Adobe Contribute CS4 - Adobe Soundbooth CS4 For employees, a version for home use can be ordered at Dienst ICT Goods at De Hal 0.18
Registration for dIChTerbij het NIEUWS Contact, react More information
MS Office SharePoint Designer 2007 UK This is the campus version (IG) of MS Office SharePoint Designer 2007 UK. This product is only for use on campus. MS Office SharePoint Designer 2007 is a new product for making and adapting MS SharePoint-websites and building applications with workflow support based on SharePoint technologies. MS Office SharePoint Designer 2007 offers professional tools for building interactive solutions on the SharePoint platform. It makes it possible to design and adapt SharePoint sites, as well as manage site performance via reports and managed permissions, without having to write code. Mathematica, Maple and Matlab for Linux. It is possible to install Mathematica, Maple en Matlab on Linux systems using a network license or a license valid for the system the software is installed on. More information can be found at http://w3.tue.nl/en/services/dienst_ict/ organisatie/groepen/us/ unix_software_support .■ : click here :
[email protected] : Website TU/e Dienst ICT
15
16
Volume 02, number 01
April 2009
In this edition: Foreword
16
Software license news 1 5 On the road, OCS
14
Mobile phones
13
Mobiele telefonie
12
Onder constructive
11
Column
10
ICTheek
10
In– en uit dienst
9
Colloquium
8
Virtualisatie
7
Licentie nieuws
6
Bedrijfshulpverlening
5
Uitrol PC’s STU
5
On On the Road, OCS
4
Nieuw gezicht
3
Virtueel kantoor
2
Ten geleide
1
Foreword Ronald Waterham
S
ome of the most important developments since the last issue of ” dIChTerbij het NIEUWS “ would certainly be the Digital Learning and Work Environment (Digitale Leer- en Werk Omgeving, DLWO) and the presentation of Office Communication Service (OCS) by means of a road show. In the DLWO, we have succeeded for the first time in applying Service Oriented Architecture to a number of our systems. An Enterprise Service Bus and a separately developed Graphical User Interface will ensure that soon, no knowledge of the separate systems used by us will be needed to make use of all ICT services offered that have to do with studying. Besides the advantages for the users, this SOA also ensures better maintainability of our systems and a relatively simple method of disclosure towards Delft and Twente in service of the 3TU Graduate School. Registration for dIChTerbij het NIEUWS Contact, react More information
W
ith OCS, our multimedia communication is augmented by combining things like mail, agenda, telephone and voicemail. In order to demonstrate the possibilities OCS offers, we are now offering, on request, a road show, in which we can give people the opportunity to experience the added value of this technology. The Faculty of Electrical Engineering and the Service Departments have already had the opportunity to enjoy this road show, the other faculties will soon follow. You can read more about these developments elsewhere in this newsletter. Furthermore, this year, the Dienst ICT will be working on a new management policy for the timeframe 2010-2014. I wish you much enjoyment reading this first issue of the second year of “dIChTerbij het Nieuws”■
: click here :
[email protected] : Website TU/e Dienst ICT
