BAB II
LANDASAN TEORITIS
A. Tinjauan Umum Mengenai Pengendalian Intern 1.
Pengertian Pengendalian Intern
Banyak para pakar mendefinisikan tentang apa arti dari pengendalian
intern.
Seperti
halnya
dengan
Arens
dan
Loebbecke
(2003:258),
yang
mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut:
Pengendalian intern ialah kebijakan - kebijakan dan prosedur -
prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen keyakinan memadai bahwa tujuan dan sasaran yang penting bagi satuan usaha dapat dicapai dan secara bersama-sama membentuk struktur pengendalian intern suatu usaha.
Sedangkan menurut Mulyadi (2002:165) menyatakan dengan jelas bahwa pengendalian intern adalah :
Pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan medorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Definisi pengendalian intern yang dibuat oleh Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) (2001:319.2) adalah :
Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan lujuan berikut ini : (a) Keandalan pclaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut SAS No. 55 sebagaimana dikutip oleh Boynton dan Kell (2002:254), pengendalian intern didefinisikan sebagai berikut:
Sebuah proses yang dihasilkan oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang layak dalam pencapaian tujuan kategori - kategori berikut:
a) Keandalan (reliabilitas) laporan keuangan b) Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, c) Efektivitas dan efisiensi operasi
Ada beberapa hal yang mendapatkan penekanan secara khusus dalam definisi tersebut. Hal - hal tersebut merupakan konsep fundamental yang menjiwai definisi di atas. Beberapa hal tersebut diungkapkan lebih lanjut oleh Bambang Hartadi (1999:254) sebagai berikut: -
-
Pengendalian intern adalah suatu proses. Artinya menjadi alat mencapai tujuan yang terdiri dari rangkaian tindakan dan menyatu dalam infrastruktur perusahaan Pengendalian intern dipengaruhi oleh orang. Hal ini tidak hanya menyangkut pedoman kebijakan dan formulir, tetapi orang - orang pada setiap level organisasi termasuk dewan komisaris, manajemen, dan lainnya.
-
-
2.
Pengendalian intern dapat diharapkan memberikan keyakinan yang memadai bukan keyakinan mutlak, karcna ada batasan-batasan yang melekat pada pengendalian intern dan perlunya memperhitungkan biaya dan manfaat adanya pengendalian. Pengendalian menjadi penggerak pencapaian tujuan dalam laporan keuangan, ketaatan, dan operasi.
Pentingnya Pengendalian Intern
Boynton et al (2002:371) menyatakan bahwa faktor - faktor berikut
sebagai faktor - faktor yang berkontribusi terhadap meluasnya pengakuan atas pentingnya pengendalian intern :
a.
Lingkup dan ukuran bisnis entitas telah menjadi sangat kompleks dan tersebar luas sehingga manajemen harus bergantung pada sejumlah laporan dan analisis untuk mengendalikan operasi secara efektif.
b.
Pengujian dan penelaahan yang melekat dalam sistem pengendalian intern yang baik menyediakan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan terjadinya kekeliruan dan ketidakberesan.
c.
Tidak praktis bagi auditor untuk melakukan audit atas kebanyakan perusahaan dengan pembatasan biaya ekonomi tanpa menggantungkan pada sistem pengendalian internal klien.
Menurut Arens dan Loebbecke (2003:258), manajemen khususnya mempunyai mempunyai lima kepentingan berikut dalam merancang struktur pengendalian intern yang efektif:
a) Keandalan laporan keuangan. Manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan bagi investor, kreditor, dan pengguna
lainnya. Manajemen mempunyai kewajiban hukum dan profesional untuk menjamin bahwa informasi
telah disiapkan sesuai dengan standar
pelaporan, misalnya prinsip akuntansi yang berlaku umum
b) Mendorong Efmensi dan efektifitas operasionai Pengendalian dalam sebuah organisasi adalah alat untuk mencegah kegiatan dan pemborosan yang tidak perlu dalam segala aspek usaha, dan untuk mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan efektif.
c)
Ketaatan kepada hukum dan peraturan. Banyak sekali hukum dan peraturan yang harus diikuti oleh perusahaan. Beberapa diantaranya
berkaitan tidak langsung dengan akuntansi. Misalnya UU Lingkungan Hidup dan UU Perburuhan.
Sedangkan lebih lanjut Arrens dan Loebbecke menyebutkan auditor
juga mempunyai kepentingan dalam hal merancang struktur pengendalian intern :
a)
Keandalan pelaporan keuangan. Untuk memenuhi standar pelaporan kedua, auditor berkepentingan terutama terhadap pengendalian intern yang berkaitan dengan kepentingan manajemen yang pertama atas pengendalian intern: keandalan pelaporan keuangan. Auditor mempunyai
tanggung jawab untuk mengungkapkan kecurangan manajemen dan pegawai, dan sampai tingkat tertentu, unsur- unsur pelanggaran hukum.
b)
Penekanan pada pengendalian atas golongan transaksi. Hal yang harus ditekankan oleh auditor adalah pengendalian atas golongan transaksi
bukan
saldo
akun.
Alasannya
adalah
keakuratan
masukan
dan
pemrosesan (transaksi).
3.
Unsur - unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:164) unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
a.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit -unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan - kegiatan pokok perusahaan.
b.
Sistem
wewenang
dan
prosedur pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan utang, pendapatan dan
biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus di buat yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang
direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi. c.
Praktek
yang
sehat dalam
melaksanakan
tugas dan
fungsi
setiap
organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang
dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat:
1.
Penggunaan formulir dan nomor urut tercetak yang pemakaiannya harus di pertanggungjawabkan oleh orang yang berwenang.
2.
Pemeriksaan mendadak (surprised audit)
3.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
4.
Pcrputaran j abatan.
10
d.
Karyawan
yang
mutunya
sesuai
dengan
tangung
jawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan,
serta berbagai cara yang
diciptakan untuk
mendorong
praktek yang sehat, semua sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara 4 (empat) unsur pengendalian intern tersebut
diatas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting.
4.
Komponen-Komponen Pengendalian Internal Menurut
Arens And Loebbecke (2003:261) pengendalian internal
sebuah entitas terdiri dari 5 (lima) komponen : a.
Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri dari kebijakan - kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur, dan
komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha terhadap pengendalian dan pentingnya
terhadap
satuan usaha
tersebut.
Faktor -
faktor yang
mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah sebagai berikut: 1)
Integritas dan nilai - nilai etika
Integritas dan nilai - nilai adalah produk dari standar etika dan perilaku entitas dan bagaimana standar tersebut dikomunikasikan dan
dijalankan dalam praktek. Ini menghilangkan
atau
meliputi tindakan manajemen untuk
mengurangi
intensif
dan
godaan
yang
menyebabkan pegawai bertindak tidak jujur, melanggar hukum atau tidak etis.
11
2)
Komitmen terhadap kompetensi
Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan
untuk menyelesaikan tugas-tugas. Komitmen terhadap kompetensi meliputi perlimbangan manajemen terhadap tingkat kompetensi dari pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkatan tersebut berubah menjadi keterampilan dan pengetahuan yang disyaratkan. 3)
Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi
Manajemen melalui aktivitasnya, memberikan tanda yang jelas
kepada pegawai tentang pentingnya pengendalian. Sebagai contoh, apakah manajemen bersilat pengambil resiko,
atau penghindar
resiko?, apakah perencanaan laba dan data anggaran diperlakukan sebagai rencana yang paling mungkin atau sasaran yang paling
diharapkan?. Pemahaman ini dan aspek serupa tentang falsafah manajemen dan gaya operasi membuat auditor dapat merasakan sikap mereka terhadap pengendalian. 4)
Struktur Organisasi
Struktur
organisasi
menyediakan
kerangka
kerja
menyeluruh
terhadap perencanaan dan pengendalian aktifitas yang dilakukan
oleh manajemen. Struktur organisasi yang menggambarkan fungsi fungsi manajemen, pendelegasian wewenang, dan tanggung jawab secara memadai akan memudahkan pencapaian tujuan organisasi.
12
5)
Dewan Komisaris dan Komite Audit
Dewan
komisaris
yang
efektif
adalah
yang
independen
dari
manajemen dan anggota-anggotanya aktif dan menilai aktivitas manajemen.
Komite
mengawasi
proses
pengendalian
intern
audit
biasanya
pelaporan dan
dibebani
keuangan,
ketaatan
kepada
tanggungjawab
mencakup
struktur
undang-undang
dan
peraturan. Agar menjadi efektif, komite audit harus memelihara
komunikasi yang terus menerus dengan baik auditor intern maupun
auditor ekstern. Hal ini memungkinkan auditor dan komite audit membahas masalah - masalah yang berkaitan seperti integritas atau tindakan manajemen.
6)
Pelimpahan wewenang dan Tanggungjawab
Disamping aspek komunikasi informal, metode komunikasi formal mengenai wewenang dan tanggung jawab dan masalah sejenis yang berkaitan dengan pengendalian juga sama penting. Ini mungkin mencakup
cara-cara
seperti
pentingnya
pengendalian
dan
memo
dari
masalah
manajemen
yang
berkaitan
tentang
dengan
pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai
dan
kebijakan
terkait,
dan
dokumen
kebijakan
yang
menggambarkan perilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dan kode etik perilaku formal.
13
7)
Kebijakan dan Prosedur Kepegawaian
Aspek paling penting dalam sistem pengendalian adalah pegawai.
Jika pegawainya kompeten dan dapat dipercaya, pengendalian lain boleh tidak ada dan laporan keuangan yang andal tetap akan dihasilkan. Orang yang jujur dan efisien akan dapat bekerja dalam
tingkat yang tinggi mendukung
bahkan dengan
mereka.
Bahkan
sedikit pengendalian
meskipun
terdapat
yang
banyak
pengendalian, orang yang tidak jujur dan tidak kompeten dapat mengacaukan sistem. Meskipun pegawai terscbut kompeten dan terpercaya, tiap orang memiliki kelemahan yang melekat. Mereka
dapat, misalnya menjadi bosan atau tidak puas, masalah pribadi dapat merusak kincrjanya atau tujuan mereka mungkin berubah. b.
Penetapan Resiko Oleh Manajemen
Penetapan resiko untuk pelaporan keuangan adalah identifikasi dan analisis oleh manajemen atas resiko-resiko
yang
relevan terhadap
penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang
berlaku umum. Penetapan resiko oleh manajemen berbeda tapi berkaitan erat dengan penetapan resiko oleh audit. Manajemen menetapkan resiko sebagai
bagian
dari
perancangan
dan
pengoperasian
struktur
pengendalian intern untuk meminimalkan salah saji dan ketidakberesan.
Auditor menetapkan
resiko untuk
memutuskan
bahan
bukti
yang
diperlukan dalam audit. Jika manajemen secara efektif menilai dan bereaksi terhadap resiko, auditor biasanya mengumpulkan lebih sedikit
14
bahan
bukti
dibandingkan
jika
manajemen
tidak
dapat
mengidentifikasikan atau bereaksi terhadap resiko yang signifikan. c.
Sistem Akuntansi
Kegunaan
sistem
akuntasi
suatu
satuan
usaha
adalah
untuk
mengidentifikasikan, menggabungkan, mengklasifikasikan, menganalisa, mencatat dan melaporkan transaksi satu satuan usaha,
dan untuk
mengelola akuntabilitas (tanggung gugat) atas aktiva terkait. Sistem
akuntansi yang efektif harus memenuhi semua dari tujuh tujuan rinci pengendalian internal d.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur, selain dari empat
komponen
yang
lain,
yang
dibuat
manajemen
untuk
memenuhi
tujuannya. Banyak sekali kebijakan dan prosedur dalam suatu satuan usaha. Tetap lazimnya dapat dipecah menjadi lima kategori yaitu : 1) Pemisahan tugas yang cukup Empat pedoman umum dalam pemisahan tugas untuk mencegah salah
saji baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja adalah sebagai berikut:
a)
Pemisahan pemegang aktiva dari akuntansi. Alasan untuk tidak mengijinkan orang yang kadang-kadang atau secara permanen memegang aktiva untuk mencatat aktiva tersebut adalah untuk
melindungi perusahaan dari penggelapan.
Kalau seseorang
menjalankan kedua fungsi tersebut, ada resiko yang besar orang
15
tersebut mengeluarkan aktiva untuk kepentingan pribadi dan menyesuaikan catatan untuk menghilangkan tanggung jawab.
b)
Pemisahan
otorisasi
bersangkutan.
Kalau
transaksi
dari
pemegang
memungkinkan,
aktiva yang
diperlukan
untuk
mencegah orang yang menyetujui transaksi, memiliki kendali atas aktiva tersebut. Misalnya, orang yang sama seharusnya
tidak diijinkan menyetujui pembayaran faktur pembelian dan juga menandatangani pembayaran tagihan. c)
Pemisahan tanggung jawab opcrasional dari tanggung jawab pembukuan. Kalau dalam tiap departemen atau divisi dalam organisasi
bertanggung jawab
utnuk
membuat catatan dan
laporan bagiannya, ada kecenderungan hasilnya akan memihak untuk memperbaiki kinerja yang dilaporkan.
d)
Pemisahan tugas dalam PDE.
Sepanjang dianggap praktis,
diperlukan untuk memisahkan fungsi utama dalam PDE ( Pemrosesan Data Elektronik). Yang ideal, fungsi antara analis
sistem, programmer, operator komputer, pustakawan, kelompok pengendali data harus dipisahkan.
2) Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas Setiap transaksi harus diotorisasi dengan pantas kalau pengendalian
ingin
memuaskan.
Kalau
setiap
orang
dalam
organisasi
dapat
memperoleh atau menggunakan aktiva sekehendak hati, kekacauan
akan terjadi. Otorisasi dapat berbentuk umum dan khusus. Otorisasi
16
umum berarti bahwa manajemen menyusun kebijakan bagi organisasi untuk ditaati. Bawahan diinstruksikan untuk menerapkan otorisasi umum ini dengan cara menyetujui seluruh transaksi dalam batas yang ditentukan
oleh
kebijakan.
Otorisasi
khusus
dilakukan terhadap
transaksi individual. Manajemen seringkali tidak dapat menyusun
kebijakan umum otorisasi untuk beberapa transaksi. Sebagai gantinya, lebih disukai untuk membuat otorisasi berdasarkan kasus demi kasus. 3) Dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen dan catatan adalah obyek fisik dengan mana transaksi
dimasukkan dan diikhtisarkan. Mencakup berbagai macam unsur seperti faktur penjualan, permintaan pembelian, buku tambahan, jurnal penjualan, dan kartu absen (time card). Dalam sistem akuntansi yang
tcrkomputerisasi, kebanyakan dokumen dan catatan dikelola dalam bentuk berkas komputer sampai mereka dicetak untuk tujuan tertentu. Prinsip - prinsip relevan tertentu diikuti dalam membuat rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang pantas. Dokumen dan catatan sebaiknya :
•
Berseri dan prenumbered untuk memungkinkan pengendalian atas
hilangnya
dokumen,
dan
sebagai
alat
bantu
dalam
penempatan dokumen kalau mereka diperlukan dikemudian hari.
•
Disiapkan pada saat transaksi terjadi, atau sesegera sesudahnya. Kalau selang waktunya makin lama, catatan mejadi kurang
dipercaya dan ada kemungkinan yang besar terjadinya kekeliruan
17
•
Cukup sederhana untuk
mcnjamin bahwa
dokumen dan
catatan dapat dimengerti dengan jelas
•
Dirancang
sedapat
mungkin
untuk
multiguna,
sehingga
meminimalkan bentuk dokumen dan catatan yang berbeda-beda. •
Dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar. Ini dapat dilakukan dengan memberikan derajat pengecekan intern dalam formulir atau catatan
4) Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan
Jenis ukuran perlindungan untuk mengamankan aktiva dan catatan yang paing utama adalah penggunaan tindakan pencegahan secara fisik.
Contohnya
adalah
penggunaan
gudang
persediaan
untuk
melindungi dari pencurian. Ada tiga kategori pengendalian yang
berkenaan dengan perlindungan peralatan, program dan berkas data PDE. Seperti untuk aktiva jenis lain, pengendalian fisik ( physical control) digunakan untuk melindungi fasilitas komputer. Pengendalian
akses (access control) berkaitan dengan meyakinkan bahwa hanya yang diotorisasi yang dapat menggunakan peralatan dan memiliki akses terhadap lunak dan berkas data.
Prosedur cadangan dan
pemulihan ( backup and recovery procedure) merupakan langkah langkah yang dapat dilakukan organisasi dalam kondisi kehilangan peralatan, program atau data.
18
5) Pengecekan independen atas pelaksanaan
Kategori terakhir prosedur pengendalian adalah pcnelaah yang hati -
hati dan berkesinambungan atas keempat prosedur yang lain, yang seringkali disebut sebagai pengecekan independen atau verifikasi intern. Kebutuhan pengecekan independen meningkat karena struktur pengendalian intern cenderung untuk berubah setiap saat kalau tidak terdapat mekanisme penelaahan yang sering. Cara yang paling mudah dari verifikasi intern adalah pemisahan tugas. c.
Pemantauan
Aktivitas pemantauan berkaitan dengan penilaian efektivitas rancangan
dan operasi struktur pengendalian internal secara periodik dan terus menerus oleh manajemen untuk melihat apakah telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan. Informasi untuk penilaian dan perbaikan dapat berasal dari berbagai sumber meliputi study atas struktur pengendalian internal yang ada, laporan
auditor intern, laporan penyimpanan atas aktivitas pengcndalian, laporan dari bank sentral, umpan balik dari pegawai, dan keluhan dari pelanggan atas tagihan yang datang. 5.
Penetapan Rcsiko Pengendalian
Resiko pengendalian adalah kemungkinan bahwa salah saji yang
material akan ditemukan melalui pengendalian internal dan dalam laporan
keuangan (Guy et al. 2002). SAS No. 55 mensyaratkan auditor untuk menilai atau menetapkan resiko pengendalian pada asersi atau pernyataan laporan
19
keuangan. Proses penetapan ini merujuk pada apa yang dinamakan tingkat penetapan resiko pengendalian (assessed level of control risk). penetapan
resiko
pengendalian
berarti
probabilitas
terbesar
Tingkat bahwa
pengendalian intern tidak akan mampu mencegah atau mendeteksi salah saji yang material dalam asersi laporan keuangan (Guy et al. 2002). Menurut Arens dan James Loebbecke, ada 4 (empat) langkah dalam penetapan resiko pengendalian, diantaranya adalah:
a.
Identifikasi tujuan audit berkait transaksi.
Langkah pertama dalam
penetapan adalah mengidentifikasikan tujuan audit berkait transaksi
kedalam mana penetapan diterapkan. Ini dilakukan dengan penerapan
tujuan rinci pengendalian intern, yang dinyatakan dalam bentuk umum, bagi masing-masing jenis transaksi utama suatu satuan usaha.
b.
Identifikasikan
pengendalian
mengidentifikasikan pencapaian
yang
deskriptif tentang prosedur, meyediakan
kebijakan dan
masing -
pengendalian
dan
fisik.
masing
disebut
struktur
aktivitas
pengendalian
Langkah prosedur
tujuan.
dengan
atas
yang
Auditor
pemahaman
pengendalian lersebut
selanjutnya
yang
intern dalam
transaksi
berperan
adalah dalam
mengidentifikasikan melalui
klien.
informasi
Kebijakan,
pertimbangannya,
yang
terjadi
telah
diidentifikasikan.
c.
Identifikasikan dan evaluasi kelemahan. Kelemahan diidetifikasikan sebagai tidak adanya pengendalian yang cukup, yang meningkatkan resiko adanya salah saji dalam laporan keuangan. Ada empat langkah
20
yang
dapat digunakan dalam mengidentifikasikan kelemahan yang
signifikan. Diantaranya adalah:
1)
Identifikasikan
pengendalian
yang
ada.
Karena
kelemahan
disebabkan ketiadaan pengendalian yang cukup, auditor mula-mula harus mengetahui apakah ada pengendalian.
2)
Identifikasikan
ketiadaan
pengendalian
kunci.
Kusioner
pengendalian intern, naratif, dan bagan arus bermanfaat untuk
mengidentifikasikan
bidang-bidang
dimana
terjadi
kelangkaan
pengendalian kunci dan dengan demikian kemungkinan salah saji. Kalau resiko pengendalian yang ditetapkan adalah sedang atau tinggi, biasanya disana terdapat ketiadaan pengendalian. 3)
Tentukan salah saji yang besar dan potensial yang mungkin dihasilkan. Langkah ini dimaksudkan untuk mengidentifikasikan
kekeliruan atau ketidak beresan spesifik yang mungkin terjadi karena ketiadaan pengendalian.
4)
Pcrtimbangkan
kemungkinan
pengendalian
pengganti.
Pengendalian pengganti adalah apa saja yang ada dalam sistem yang menutupi kelemahan.
d.
Matriks resiko pengendalian. Banyak auditor menggunakan matriks rcsiko pengendalian untuk membantu dalam proses penetapan resiko pengendalian.
Kebanyakan
prosedur
yang
berkaitan
dengan
pengendalian mempengaruhi lebih dari satu tujuan pengendalian dan
21
seringkali beberapa prosedur yang berbeda mempengaruhi satu tujuan pengendalian tertentu.
e.
Menetapkan resiko pengendalian. Kalau pengendalian dan kelemahan telah diidentifikasikan dan dikaitkan dengan tujuan pengendalian, dapat
dilakukan
penetapan
resiko
pengendalian.
Matriks
pengendalian
merupakan perangkat yang bermanfaat untuk tujuan tersebut.
f.
Mengkomunikasikan kondisi yang dapat dilaporkan dan masalah terkait. Selama
pelaksanaan
untuk
mempcroleh
pemahaman
atas
struktur
pengendalian intern klien dan menetapkan resiko pengendalian, auditor
mendapatkan informasi yang mejadi kepentingan komite audit dalam memenuhi
tanggung jawabnya.
Umumnya,
berupa
informasi
yang
berkaitan dengan kekuarangan yang besar dalam rancangan atau operasi
struktur pengendalian
intern
(kelemahan).
Masalah
ini
dinamakan
kondisi yang dapat dilaporkan (reportable condition) dalam literatur profesi.
B. Tujuan dan Kcterbatasan Pengendalian Intern suatu Entitas 1. Tujuan Pengendalian Intern
Semakin kompleksnya kegiatan dalam perusahaan membuat peranan pengendalian intern menjadi sangat penting untuk menjamin bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Berkaitan dengan hal tersebut, Warren, Fess, dan Reeves (1996:196) mengungkapkan sebagai berikut: Internal control can prevent loss of resources, provide information about how the business is performing, and help guide it in the planned
22
direction. Unfortunately, internal controls provide managers with assurance that their business is in compliance with external financial reporting standards and applicable laws and regulations. Pernyataan diatas menjelaskan bahwa pengendalian internal dapat mencegah
kehilangan
sumber
daya,
menyediakan
informasi
mengenai
bagaimana perusahaa dijalankan dan membantu membimbingnya ke arah yang telah
direncanakan.
Sayangnya
pengendalian
internal
tidak
dapat
menghilangkan seluruh keputusan - keputusan yang buruk atau kejadiankejadian yang tidak diharapkan.
Sementara itu, tujuan sistem pengendalian internal yang diharapkan
dapat tercapai menurut Mulyadi (2002:165-166) adalah sebagai berikut : Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah: (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut tujuannya, pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam : pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). 2. Ketcrbatasan Pengendalian Internal
Pengendalian internal setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Pengendalian internal hanya memberikan keyakinan memadai, bukan mutlak,
kepada manajemen dan dewan komisaris tentang pencapaian tujuan entitas. Menurut Mulyadi (2002:18), ada 5 (lima) keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern :
a.
Kesalahan dalam pertimbangan. Seringkali, manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.
b.
Gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat
23
c.
kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan. Kolusi. Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang.
d.
Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu.
e.
Biaya lawan manfaat. Biaya yang dipcrlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif adalah mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern.
C. Aplikasi - Aplikasi Siklus Penjualan
Siklus penjualan
mencakup fungsi -fungsi yang dibutuhkan
untuk
mengubah produk ataujadi menjadi pendapatan dari pelanggan ( Bodnar et at: 2000). Sedangkan lebih lanjut Bodnar menyatakan bahwa ada 6 (enam) fungsi
dalam siklus pendapatan atau penjualan, diantaranya adalah order penjualan, produk jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang, dan buku besar. Untuk lebih jelas, penulis akan membagi siklus pendapatan menjadi dua, yaitu penjualan kredit dan penjualan tunai atau penerimaan kas. 1. Penjualan Kredit a. Fungsi yang Terkait
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000: 265) fungsi - fungsi yang terkait dalam penjualan kredit ialah :
fl)
Order Penjualan. Fungsi order penjualan mengawali pemrosesan order pelanggan dengan meyiapkan order penjualan. Order penjualan memuat
24
deskripsi mengenai produk yang dipesan, harga produk, dan keterangan mengenai pelanggan, seperti nama, alamat pengiriman, dan jika perlu alamat penagihan. Pada titik ini jumlah aktual yang dikirimkan dan biaya pengiriman belum diketahui. Faktur dibuat setelah barang dikirimkan dengan memberitahukan kegiatan ini ke departemen penagihan. Karena faktur dibuat setelah pengiriman, pengorderan dan penagihan terpisah ini disebut dengan post-billing. Kredit. Kredit pelanggan hams di verifikasi sebelum dilakukan pengiriman barang. Untuk pelanggan tetap, cek kredit memuat penetapan jumlah kredit yang diberikan yang sudah mendapat otorisasi umum dan khusus manajemen. Setelah kredit disahkan, fungsi order penjualan mendistribusikan kumpulan order penjualan. Satu rangkapan dari setiap order penjualan dikirimkan ke penagihan. Rangkapan itu akan diarsipkan sebagai order yang masih terbuka, guna memungkinkan fungsi penagihan untuk mengantisipasi penerimaan nota pengiriman yang cocok dari fungsi pengiriman. Satu rangkapan diberikan ke fungsi pengiriman. Rangkapan ini sekaligus mengotorisasi fungsi pengiriman untuk menerima barang dari fungsi produk jadi untuk dikirimkan. Rangkapan lainnya diberikan ke produk jadi. Rangkapan ini mengesahkan departemen produk jadi untuk mengeluarkan barang dari gudangnya untuk dikirimkan kepada pelanggan. (3) Produk Jadi. Fungsi produk jadi menerima order seperti yang terdapat pada rangkapan persediaan dari order penjualan. Catalan - catatan penjualan di mutakhirkan untuk menunjukkan kuantitas aktual yang harus diberikan ke fungsi pengiriman.
(2)
(4) Pengiriman. Fungsi pengiriman menerima order untuk pengiriman setelah mencocokkan rangkapan slip pengepakan dengan rangkapan persediaan dari formulir order penjualan. Seringkali dibutuhkan pembuatan bill of lading (bukti pengiriman barang). Bill of lading adalah dokumen yang menghubungkan pengirim dengan pembawa barang. Bill of lading merupakan bukti yang merinci keadaan barang dan kontrak biaya pengiriman tentang transfer barang dari perusahaan pengiriman dan perusahaan transportasi.
(5) Penagihan. Fungsi penagihan menyerahkan dokumen pengiriman ke fungsi penagihan. Dokumentasi ini disebut nota pengiriman dan biasa mencakup rangkapan persediaan dari formulir order penjualan dan rangkapan bukti pengiriman barang (bill of lading). Fungsi penagihan menerima dokumen-dokumen order terbuka yang berkaitan, memverifikasikan order, dan kemudian membuat faktur dengan mencatat biaya sesuai kuantitas aktual yang dikirimkan. Faktur - faktur dikirimkan ke pelanggan. Faktur-faktur dicatat dalam jurnal penjualan, dan rangkapan pemindahbukuan dikirimkan ke fungsi piutang dagang. (6) Piutang Dagang dan Buku Besar. Pembedaan antara penagihan dan piutang dagang merupakan hal penting untuk menjaga adanya pemisahan fungsi-fungsi. Penagihan bertanggung jawab untuk membuat fakturfaktur transaksi penjualan, sementara piutang dagang membuat catatan
25
informasi rekening pelanggan dan mengirimkan laporan posisi rekening secara periodik kepada pelanggan. Penagihan tidak mempunyai akses ke catatan -catatan keuangan (buku besar piutang dagang), dan catatan catatan keuangan terpisah dari kegiatan pemfakturan. Menurut Mulyadi (2001:211) fungsi yang terkait dalam penjualan kredit adalah : (1) Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dari gudang mana barang yang akan dikirim, mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini berada ditangan bagian order penjualan (2) Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Fungsi ini berada ditangan bagian kredit (3) Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Fungsi ini berada ditangan Bagian Gudang (4) Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Jadi fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Fungsi ini berada di tangan Bagian Pengiriman (5) Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi ini berada di tangan Bagian Penagihan (6) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur serta membuat laporan penjualan. Fungsi ini berada di tangan Bagian Piutang (sebagai penyelenggara Kartu Piutang), Bagian Jurnal (sebagai peneyelenggara Jurnal Penjualan dan laporan penjualan), dan Bagian Kartu Persediaan (sebagai penyelenggara kartu persediaan).
26
b. Dokumcn yang digunakan
Menurut Mulyadi
(2001:214)
dokumen yang
digunakan dalam
penjualan kredit adalah :
(1) Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Surat Order Pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan Surat Order Pengiriman adalah surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy), surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of copy), slip pembungkus (packing list), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales order follow up copy), dan arsip indeks silang (cross- index file copy) (2) Faktur Penjualan
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan Faktur penjualan adalah tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy), tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy). (3) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produksi yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan
dalam
Rekapitulasi
Harga Pokok
Penjualan
berasal
dari
kartu
persediaan. (4) Bukti memorial
Bukti Memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:219) catatan akuntasi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : (1) Jurnal penjualan
Catatan Akuntasi ini digunakan untuk mecatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit (2) Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya (3) Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
27
(4) Kartu Gudang
Catalan akuntasi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mcncatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan dalam
gudang.
(5) Jurnal Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk
yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001:209) jaringan proseudr yang membentuk sistem penjualan kredit adalah : (1) Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kredit dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani
order dari pembeli. (2) Prosedur Pengiriman Barang
Dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kredit yang diterima dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang kepada pelanggan atas faktur penjualan kredit. (3) Prosedur pencatatan Piutang
Dalam
prosedur
ini
fungsi
akuntasi
mencatat
tembusan
faktur
penjualan kredit ke dalam kartu piutang. (4) Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjulan kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pelanggan dilampiri dengan faktur penjualan kredit. (5) Prosedur Pencatatan penjualan
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan
kredit ke dalam jurnal penjualan.
28
2.
Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas
a. Fungsi yang Terkait
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:327), fungsi -fungsi yang terkait dengan penjualan tunai ialah ;
(1) Penerimaan Kas. Pelanggan mengambil rangkapan order penjualan dari bagian penerimaan kas. Departemen penerimaan kas mencatat penjualan dalam register kas atau peralatan lain, menerima pembayaran dari pelanggan, dan menerbitkan penerimaan penjualan (dua rangkap) kepada pelanggan. Order penjualan diarsip menurut nomor urut. Pada akhir setiap hari, ikhtisar kas harian dibuat dan
harus memuat pengendalian total penjualan tunai harian. Satu rangkap pengendalian total ini dikirimkan ke bagian buku besar, dan satu rangkap lainnya diarsipkan berdasarkan tanggal. (2) Penagihan. Order penjualan ditelaah sebelum posting ke jurnal penjualan. Setiap informasi pengendalian persediaan harus tercakup dalam order penjualan yang akan diproses disini. Jurnal voucher disajikan untuk mengikhtisarkan penjualan tunai. Order penjualan diarsipkan berdasarkan tanggal. Jurnal voucher dikirimkan ke buku besar.
(3)
Buku Besar. Jurnal voucher dari departemen penagihan dan pengendalian total yang diterima dari departemen penerimaan kas dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar.jumlah order penjualan yang diterima harus sesuai dengan jumlah kas diterima dari pelanggan.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001:487) fungsi yang terkait dalam penerimaan kas adalah : (1) Fungsi Penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. (2) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi penagihan. Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetor kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Dalam hal ini fungsi kas berada di bagian Kasa.
29
(3) Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang.
b. Dokumen yang Digunakan
Menurut
Mulyadi
(2001:488)
dokumen
yang
digunakan
dalam
penerimaan kas adalah : (1) Daftar Surat Pemberitahuan
Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi secretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakn memalui penagih perusahan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. (2) Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank.bukti setor dibuat tiga lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditanda tangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. (3) Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:468) catatan akuntasi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas adalah : (1) Jurnal Penjualan
Jurnal Penjualan digunakan oleh fugnsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. (2) Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber.
30
(3) Jurnal umum
Dalam transaksi penerimaan kas, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produksi yang dijual.
(4) Kartu persediaan
Dalam transaksi penerimaan kas, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di
dalam gudang. (5) Kartu Gudang
Catalan ini tidak termasuk dalam catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan dalam gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan
persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual. d. Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2001:493) sistem pengendalian intern baik apabila semua penerimaan kas dari debitur dalam bentuk cek atas nama atau giro
bilyet. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :
1. Bagian Piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan
2. Bagian penagihan mengirimkan penagih yang merupakan karyawan perusahan untuk melakukan penagihan kepada debitur
3. Bagian penerimaan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmitance advice) dari debitur
4. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada Bagian Kasir 5. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting dalam kartu piutang
6. Bagian kasir mengirimkan kuitansi sebagai tanda pernerimaan kas kepada debitur
7. Bagian kasir menyerahkan cek ke bank, setelah cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang
8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebul ke bank debitur.
31
D. Penjualan
1. Pengertian Penjualan
Penjualan ialah proses sosial yang didalamnya individu dan kelompok
mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan menciptakan, menawarkan, dan secara bebas mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain.
Menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan no.23 paragraf 6 (2004:6), yang dimaksud dengan penghasilan (income), yaitu : Arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama satu periode bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanam modal.
Menurut Mulyadi (2002), penjualan adalah :
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kedit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.
Dari definisi-definisi yang djabarkan diatas, dapat diambil kesimpulan
bahwa penjualan merupakan aktivitas perusahaan yang sangat penting dimana salah satu kegiatannya adalah menyalurkan barang/jasa kepada pembeli atas
barang yang dihasilkan perusahaan yang akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan tersebut dan pemenuhan kebutuhan bagi kepentingan pembeli. Penjualan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu tunai dan kredit. Penjualan
32
secara tunai akan menghasilkan atau menerima kas, sedangkan penjualan secara kredit akaan menghasilkan piutang. 2. Konsep Penjualan
Konsep
penjualan
berkeyakinan
bahwa
para
konsumen
dan
perusahaan bisnis, jika dibiarkan, tidak akan secara teratur membeli cukup
banyak produk-produk yang ditawarkan oleh organisasi tertentu. Oleh karena itu, organisasi tersebut hams melakukan usaha penjualan dan promosi yang agresif.
Konsep
ini
mengasumsikan
bahwa
para
konsumen
umumnya
menunjukkan kelembaman atau penolakan pembelian sehingga hams dibujuk untuk membeli. Konsep ini juga mengasumsikan bahwa perusahaan memiliki banyak sekali alat penjualan dan promosi yang efektif untuk merangsang lebih
banyak pembelian. Kebanyakan perusahaan mempraktekkan konsep penjualan ketika mereka mempunyai kapasitas berlebih. Tujuannya adalah menjual apa yang dihasilkan dan bukannya menghasilkan apa yang diinginkan pasar. Di
dalam konsep pemasaran, terkandung dasar pemikiran sebagai berikut: 1.
Tugas utama perusahaan ialah mencapai volume penjualan setinggitingginya
2.
Para konsumen harus didorong untuk membeli dengan berbagai cara peningkatan penjualan
3.
Para pembeli kemungkinan akan melakukan pembelian lagi dan kalaupun tidak, masih ada konsumen yang lain.
33
Inti dari konsep penjualan mcnilikberatkan pada produk dan
keinginan penjual (perusahaan). Keuntungan dicari dari volume penjualan yang tinggi.
3. Fungsi Kegiatan Penjualan
Menurut Siswanto Sutojo (2003:16) ada tiga fungsi kegiatan penjualan, yaitu :
a.
Fungsi perencanaan dan pengawasan penjualan
Fungsi perencanaan dan pengawasan penjualan meliputi enam kegiatan, yaitu :
1)
Menganalisa perkembangan lingkungan ekstern perusahaan
2)
Menyusun tujuan penjualan
3)
Menyusun strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut
4)
Menyusun anggaran penjualan
5)
Mengawasi seberapa jauh tujuan penjualan telah tercapai dan seberapa efisien penggunaan anggaran penjualan
b.
Fungsi operasional penjualan
Fungsi operasional penjualan meliputi tujuh kegiatan, yaitu :
1)
Melaksanakan strategi penjualan di tiap daerah pemasaran
2)
Mengelola tim penjualan
3)
Menangani problem distribusi fisik produk
4)
Pembagian rayon penjualan
5)
Pengawasan kinerja kantor cabang dan rayon penjualan
34
6)
Menunjang pelaksanaan program promosi produk di tiap daerah
7)
dan rayon penjualan
Menyajikan bahan masukan yang diperlukan kantor pusat untuk pengembangan produk dan perbaikan strategi dan pengawasan penjualan.
c. Fungsi pendukung penjualan
Kegiatan utama fungsi pendukung penjualan adalah memberikan saran
dan masukan yang diperlukan bagian perencanaan dan pengawasan dan bagian operasi penjualan. Bahan masukan dan saran di atas diberikan
berdasarkan hasil riset pasar, analisis jumlah dan biaya penjualan, analisis strategi promosi, penjualan perusahaan saingan dan analisis strategi distribusi produk perusahaan saingan. 4. Aktivitas Penjualan
Perusahaan dalam usaha bisnis apapun menginginkan produknya
diterima pasar dan menghasilkan keuntungan yang optimal. Penjualan produk yang menguntungkan merupakan sumber kehidupan jangka menengah dan
panjang perusahaan. Perusahaan yang tidak mampu menjual produknya secara menguntungkan, cepat atau lambat terpaksa menghentikan usahanya atau meleburkan diri (merger) dengan perusahaan lain.
Untuk menghindari malapetaka itu perusahaan yang dikelola secara
profesional mencantumkan jumlah penjualan produk dan keuntungan tertentu sebagai salah satu tujuan rencana pemasaran jangka menengah mereka.
35
Selanjutnya dalam aktifitas bisnis sehari-hari tanggung jawab tersebut dijabarkan kegiatan manajemen penjualan yang berikut:
a.
Menyusun rencana dan anggaran penjualan (strategic and annual sales planning and budgeting).
Hal pertama yang perlu dilakukan dalam meyusun rencana dan
anggaran
penjualan adalah rencana dan anggaran perusahaan tersebut harus merunut rencana
usaha
(corporate
business plan)
dan
rencana
(corporate marketing plan) yang disusun perusahaan.
pemasaran
Rencana dan
anggaran penjualan yang tidak mengikuti rencana usaha perusahaan dan rencana pemasaran sulit dilaksanakan. Kegiatan menyusun rencana dan anggaran penjualan terdiri dari enam tahap, yaitu :
•
Menganalisis perkembangan lingkungan bisnis ekstern perusahaan
•
Menganalisis kekuatan dan kelemahan perusahaan
•
Menyusun tujuan penjualan
•
Menyusun
strategi
yang
diperlukan
untuk
mencapai
tujuan
tersebut
•
•
Menyusun anggaran penjualan
Memonitor atau mengawasi seberapa jauh tujuan penjualan yang
direncanakan telah tercapai, dan jumlah pengeluaran cukup efisen serta tidak menyimpang jauh dari anggaran.
b. Mengelola tim penjualan (management of sales forces)
Setelah berhasil menyusun rencana dan anggaran penjualan, perusahaan
wajib menentukan jumlah dan kualifikasi tim penjualan yang diperlukan
36
untuk melaksanakan rencana tersebut. Perusahaan yang dalam hal ini dilakukan oleh manajer penjualan bertanggung jawab memberikan bimbingan dan motivasi kerja secara terus menerus kepada tim penjualan yang bekerja dibawah bimbingannya. Dengan bimbingan dan motivasi kerja yang profesional diharapkan kinerja para tim penjualan dapat mencapai titik optimal, c. Distribusi fisik
Manajer penjualan bertanggung jawab atas pengelolaan pengirirman barang sejak dari pintu gudang pabrik atau gudang kantor cabang sampai
ke
tempat yang ditentukan oleh pembeli atau pelanggan. Termasuk dalam ruang lingkup pengiriman barang adalah :
1.
Pemilihan metode pengangkutan
2.
Kalkulasi biaya pengangkutan dan bongkar muat
3.
Pengepakan barang selama perjalanan
4.
Pengadaan dan pemeliharaan peralatan gudang yang diperlukan
5.
Penanganan tuntutan (claim) para pelanggan.
d. Pengembangan produk
Keberhasilan pemasaran produk antara lain ditentukan oleh persepsi pelanggan dan calon pembeli terhadap produk dan manfaatnya. Manajer penjualan beserta stafnya bertanggung jawab memberikan bahan masukan
kepada bagian riset dan pengembangan tentang berbagai macam hal yang bersangkutan dengan perbaikan mutu, atribut, warna, kemasan produk, penggunaan dan desain produk lama. Dengan demikian persepsi konsumen
37
terhadap produk lama tetap dapat dipertahankan bahkan dikembangkan, sehingga perusahaan dapat mempertahankan atau meningkatkan daya saingnya dipasar. e. Promosi produk
Tujuan kegiatan promosi produk adalah memberitahu calon
pembeli
tentang keberadaan produk dipasar atau kebijaksanaan pemasaran baru yang
ditetapkan
perusahaan.
Promosi
penjualan
juga
bertujuan
memperkenalkan produk baru dan manfaatnya serta menghimbau calon pembeli dan pelanggan untuk memesan produk tersebut. Disamping itu
dengan
promosi
penjualan
perusahaan
mengingatkan
kembali
para
pelanggan akan berbagai macam manfaat produk yang mereka beli dari produsen
produk
itu.
Kegiatan
promosi
produk
dilakukan
dengan
mempergunakan tiga macam sarana, yaitu :
1)
Menyelenggarakan program periklanan
2)
Pendekatan langsung oleh sales executives dan sales promotor
3)
Promosi penjualan (sales promotion). Contohnya adalah pemberian hadiah cuma-cuma, pemberian bonus pembelian dan penempatan sarana promosi ditempat produk dijajakan.
f. Analisis penjualan dan biaya pemasaran
Langkah lain proses manajemen penjualan adalah memperbandingkan
kinerja penjualan (termasuk jumlah penjualan yang tercapai dan biaya penjualan yang dikeluarkan) dengan tujuan penjualan yang direncanakan.
38
Analisis kinerja penjualan ini dilakukan untuk tiap daerah pemasaran, tiap masa tertentu, dan tiap seri produk.
E. Pengendalian Intern Penjualan
Efektivitas
dan
efisiensi
kegiatan
penjualan
tergantung
pada
pengendalian intern yang ada dan dikembangkan oleh manajemen perusahaan atas
kegiatan tersebut. Tinjauan atas pengendalian intern penjualan akan dilakukan berdasarkan unsur-unsur pengendalian intern sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya. 1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merpukanan tindakan, kebijakan, dan prosedur yang menggambarkan sikap manajemen puncak, direksi, dan pemilik satuan usaha tentang pengendalian internal dan pentingnya bagi suatu satuan usaha.
Faktor - faktor yang termasuk dalam lingkungan pengendalian adalah seperti telah diuraikan pada subbab komponen-komponen pengendalian internal pada bab ini. 2. Pcnetapan Resiko
Penetapan
resiko
berkaitan
dengan
identifikasikan,
analisis
dan
manajemen atas resiko-resiko yang relevan dalam penyiapan laporan keuangan yang wajar scsuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) (2001:319.26) menyatakan bahwa resiko yang dapat timbul atau berubah disebabkan karena keadaan berikut ini : a. Perubahan dalam Lingkungan Operasi
Perubahan dalam lingkungan peraturan dan operasi dapat mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan resiko yang berbeda secara signifikan.
39
b. Personel Baru
Personel baru mungkin memiliki fokus yang berbeda atas pemahaman
terhadap pengendalian internal
c. Sistem Informasi yang baru atau yang diperbaiki
Perubahan signifikan dan cepat dalam sistem informasi dapat mengubah
resiko berkaitan dengan pengendalian intern d. Pertumbuhan yang cepat
Perluasan operasi yang signifikan dan cepat dapat memberikan tekanan terhadap pengendalian dan meningkatkan resiko kegagalan dalam pengendalian.
e. Teknologi baru
Pemasangan teknologi baru kedalam operasi atau sistem informasi dapat mengubah resiko yang berhubungan dengan pengendalian intern.
f. Lini Produk, produk, atau aktivitas baru
Dengan masuk ke bidang bisnis atau transaksi yang di dalamnya entitas belum memiliki pengalaman dapat mendatangkan resiko baru yang berkaitan dengan pengendalian intern g. Restrukturisasi korporasi
Restrukturisasi dapat disertai dengan pengurangan staf dan perubahan dalam supervisi dan pemisahan tugas yang dapat mengubah resiko yang
berkaitan dengan pengendalian intern. h. Operasi luar negeri
Perluasan atau pemerolehan operasi luar negeri membawa resiko baru atau seringkali yang unik yang dapat berdampak terhadap pengendalian intern, seperti resiko tambahan atau resiko yang berubah dari transaksi mata uang asing.
i. Standar akuntansi baru
Pemakaian prinsip akuntansi baru, atau perubahan prinsip akuntansi dapat berdampak terhadap resiko dalam penyusunan laporan keuangan. 3. Aktivitas Pengendalian
Manajemen melaksanakan aktivitas-aktivitas pengendalian dengan
tujuan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan organisasi akan tercapai.
Pemisahan tugas yang memadai dalam suatu organisasi bertujuan agar
seluruh siklus pekerjaan dari awal sampai akhir tidak dilakukan seorang petugas. Tanpa adanya pengawasan atau campur tangan petugas lain, memungkinkan petugas tersebut menyembunyikan kesalahan atau penyelewengan.
41
4. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangfan menurut Boynton et al (2003:263) adalah sistem informasi yang meliputi sistem
akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mencatat, mengolah, mengikhtisarkan dan melaporkan transaksi suatu entitas serta mempertahankan akuntabilitas untuk aktiva dan hutang berkaitan. 5. Pemantauan
Pemantauan merupakan informasi untuk penilaian dan perbaikan dapat
berasal dari berbagai sumber meliputi penilaian atas pengendalian intern yang ada. Proses ini dilakukan melalui aktivitas pemantauan secara terus menerus, evaluasi terpisah,atau suatu kombinasi diantara keduanya.
40
Dalam suatu organisasi, setiap transaksi yang terjadi hanyalah
didasarkan atas otorisasi yang diberikan oleh pihak berwenang. Otorisasi dalam transaksi penjualan dilakukan misalnya pada surat order penjualan yang
diotorisasi oleh fungsi penjualan untuk memungkinkan semua pihak melakukan pemenuhan order dari pembeli.
Dokumen dan catatan merupakan salah satu unsur penting dalam suatu sistem akuntansi. Dokumen ini hams cukup memadai untuk memberikan
keyakinan bahwa seluruh aset dikendalikan secara tepat dan semua transaksi dicatat dengan benar.
Manajemen juga harus menciptakan pengendalian pengendalian yang memadai terhadap pengendalian aset dan catatan untuk organisasi, yaitu dengan cara melindungi secara fisik aset dan catatan tersebut. Pengendalian fisik yang
terkait dengan transaksi penjualan dan penerimaan kas, baik secara langsung maupun tidak alngsung antara lain dengan menggunakan lemari besi yang tahan
api dan memiliki kunci akses pengamanan (password) untuk meyimpan uang tunai,surat berharga, serta dengan menyediakan gudang untuk menyimpan persediaan.
Pengecekan independen atas pelaksanaan pekerjaan perlu dilakukan secara terus menerus oleh manajemen untuk menjamin bahwa setiap pegawai
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kebijakan yagng telah ditetapkan. Hal ini perlu dilakukan karena ada kecenderungan bahwa setiap pegawai lalai dalam
melaksanakan pekerjaannya atau setiap pegawai mempunyai kesempatan utnuk melakukan kecurangan (fraud) dalam melaksanakan pekerjaannya.
