Sectorplan Hibin; themadossier Handleiding Administratie Sectorplan Voor de projectadministratie van bedrijven behorend tot de Handel in Bouwmaterialen die willen gebruik maken van het Sectorplan Groothandel. (vs. 06/01/15)
Deze Handleiding Administratie Sectorplan (hierna: handleiding), geldt voor de maatregelen algemene scholing en BBL op ondernemingsniveau. De handleiding borgt de uitvoering niet. Het is uw eigen verantwoordelijkheid om dit goed te organiseren en implementeren. Zie onderstaande disclaimer. De inhoud is gebaseerd op de ‘Leidraad Regeling Cofinanciering Sectorplannen Projectadministratie’ (oktober 2013) en de ‘bijlage – Controleprotocol Subsidieregeling cofinanciering sectorplannen’. Beide beschrijven aan welke voorwaarden ondernemingen moeten voldoen en welke bewijsstukken noodzakelijk zijn om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie uit de Regeling Cofinanciering Sectorplannen (RCSP). Middels deze handleiding ondersteunt FCB Hibin de ondernemingen bij de uitvoering en verantwoording van hun aanvragen. Aangegeven wordt wat u moet verantwoorden, welke documenten u hiervoor moet overleggen en aan welke eisen dit moet voldoen. Tevens vindt u in de bijlagen een aantal formats om te gebruiken voor de verantwoording. De aanvragers worden geacht om conform dit handboek te handelen en gebruik te maken van de aangerijkte formats, zodat in een later stadium de verantwoording gemakkelijk kan worden ingepast in eindverantwoording naar SZW. Zo kunt u maximaal profiteren van de subsidie. Disclaimer: middels deze Handleiding wil Hibin u zo goed mogelijk informeren omtrent subsidie aanvragen o.b.v. het Sectorplan Groothandel. Hoewel Hibin zorgvuldigheid in acht neemt bij het samenstellen en onderhouden van deze Handleiding en daarbij gebruik maakt van bronnen die betrouwbaar geacht worden, kan zij niet instaan voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. Hibin wijst iedere aansprakelijkheid ten aanzien van de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie uitdrukkelijk van de hand.
Voorwoord Almere, 13 september 2014 Beste lezer, Voor u treft u een handleiding aan opgesteld door FCB Hibin ten behoeve van de juiste uitvoering van (onderdelen van) het Sectorplan in het kader van de Regeling Cofinanciering Sectorplannen (RCSP) van Minister Asscher. De handleiding is bedoeld om u te informeren over de spelregels en voorwaarden met betrekking tot uw projectadministratie zodat u aan het eind van de projectperiode in aanmerking kunt komen voor subsidie uit de Regeling (RCSP). De handleiding is opgebouwd uit de onderdelen die noodzakelijk zijn voor het voeren van een goede projectadministratie, te weten: 1. Inleiding 2. Deelnemersadministratie 1
3. Financiële administratie 4. Afspraken met FCB 5. De AO/IC en naleving daarvan Uitgangspunt voor deze handleiding is de door de subsidieverstrekker beschikbaar gestelde ‘Leidraad Regeling Cofinanciering Sectorplannen Projectadministratie’ (oktober 2013) en de ‘bijlage – Controleprotocol Subsidieregeling cofinanciering sectorplannen’. Beide kunt u vinden op de website van het Agentschap SZW (www.agentschapszw.nl/sectorplannen). Omdat de Regeling voorschrijft dat alle projectadministraties controleerbaar beschikbaar moet zijn op één locatie, dient uw projectadministratie ter beschikking te worden gesteld van FCB. In onderdeel 5 leest u daar meer over. De regeling voor de cofinanciering van sectorplannen is o.a. bedoeld om de toename van de werkloosheid te voorkomen door het behouden van onmisbare vakkrachten voor de sector. Daarnaast moeten de sectorplannen bijdragen aan de duurzame inzetbaarheid van zittende werknemers en een betere werking van de arbeidsmarkt binnen en/of tussen sectoren bewerkstelligen, ook op de langere termijn. Door de gezamenlijke groothandel is bij SZW een aanvraag ingediend. FCB Hibin vormt één van de drie deelaanvragers. Voor deze aanvraag is een apart samenwerkingsverband opgericht bestaande uit Nederlands Verbond Groothandel, FNV Bondgenoten, CNV Dienstenbond en De Unie. Dit samenwerkingsverband (SSG) treedt op als hoofdaanvrager bij SZW. Alhoewel FCB met de grootst mogelijke zorg de Regeling toepasbaar heeft gemaakt in de handleiding en heeft voorzien van bruikbare formats, aanvaardt zij op geen enkele wijze aansprakelijkheid voor de in deze handleiding vermelde informatie, dan wel het ontbreken daarvan. Daar waar de handleiding strijdig is met de Regeling cofinanciering sectorplannen zoals gepubliceerd in de Staatscourant nr. 22962 van 14 augustus 2013 met bijbehorende bijlagen en brondocumenten en bijgesteld met diverse daarop volgende gepubliceerde wijzigingen (zie *), gelden de officiële publicaties van de Regeling (RCSP).
*Besluit van de minister van SZW van 12 augustus 2013, 2013-0000110985, (Regeling cofinanciering sectorplannen) gepubliceerd in Staatscourant nr. 22962 van 14 augustus 2013 Gewijzigd bij besluit van Nummer Staatscourant In werkingtreding 26 september 2013 2013-0000133623 2013, 27388 30 september 2013 27 november 2013 2013-0000165360 2013, 33667 29 november 2013 19 maart 2014 2014-0000039187 2014, 8519 20 maart 2014 19 maart 2014 2014-0000039332 2014, 8520 20 maart 2014 29 maart 2014 2014-0000046250 2014, 9597 31 maart 2014 13 juni 2014 financiering BBL 2014, 17070 20 juni 2014 - Leidraad Regeling Cofinanciering Sectorplannen projectadministratie - Controleprotocol Subsidieregeling Cofinanciering Sectorplannen
Wijzigingen Handleiding vs 06/01/15: 06/01/15: blz. 7+8+9; indeling tekst, plaats uurloon berekeningen. 2
1. Inleiding Voor u ligt de Handleiding Administratie Sectorplan (hierna: handleiding) op ondernemingsniveau, welke voorschrijft aan welke voorwaarden moet worden voldaan en welke bewijsstukken noodzakelijk zijn om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie uit het Sectorplan. Basis voor deze handleiding is hoofdstuk 4 van de Regeling Cofinanciering Sectorplannen (RCSP) en de regels voor de projectadministratie volgens artikel 5.7 van de RCSP: Artikel 5.7 Administratievoorschriften 1. De hoofdaanvrager houdt een inzichtelijke en controleerbare administratie bij met betrekking tot de uitvoering van het sectorplan en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. Deze administratie bestaat uit een projectadministratie, waaronder begrepen een financiële administratie en een administratie van de deelnemers per maatregel inclusief een Burgerservicenummer dan wel bij het ontbreken daarvan het sociaalfiscaalnummer, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en ten behoeve van de vaststelling van de subsidiabiliteit zijn te verifiëren met bewijsstukken. Deze administratie is voor controle beschikbaar op één locatie*. 2. De administratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde maatregelen. 3. De financiële administratie geeft inzicht in de gemaakte subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan de maatregelen van het sectorplan worden toegerekend. De subsidie wordt berekend op basis van het gerealiseerde aantal toepassingen per maatregel (q) en de daadwerkelijke gemaakte kosten voor deze maatregel (p). * Wij adviseren u om de projectadministratie op één plaats in uw bedrijf te verzamelen. Vervolgens dient u er voor te zorgen dat deze administratie in kopie ter beschikking komt van FCB, zie daarvoor H4 van deze handleiding. Dit is nodig omdat de accountant behalve op centraal niveau bij de
hoofdaanvrager (SSG) ook bij de deelaanvrager – dat is FCB Hibin - controleert. 1.1 Achtergrondinformatie sectorplan De deelaanvraag door FCB Hibin welke onderdeel uitmaakt van het Sectorplan Groothandel ziet toe op subsidie voor: BBL opleidingen Algemene toekomstgerichte scholing. Deze handleiding is geschreven voor bedrijven die scholingsactiviteiten uitvoeren op ondernemingsniveau. Er lopen geen geldstromen vanuit de subsidieverstrekker (SZW) naar individuele ondernemingen. Subsidie verstrekking vindt plaats via de O&O-fondsen.
1.2 Uitgangspunten maatregelen Opleiden door algemene scholing Subsidiabele kosten zijn: De factuurkosten van de opleiders. De loonderving van de deelnemers die de opleiding volgen. De subsidie bedraagt 50% van deze kosten. Opleiden door BBL 3
Subsidiabele kosten zijn: De loonderving van de deelnemers die de opleiding volgen. De subsidie bedraagt 20% van wettelijk minimum(jeugd)loon. Indien een deelnemer uitvalt gedurende een BBL opleiding, zijn de kosten niet subsidiabel.
1.3 Planning
Het samenwerkingsverband heeft gekozen voor een uitvoeringsperiode van 1 september 2014 tot 1 september 2016. De looptijd van de activiteiten in het sectorplan, is dus maximaal 24 maanden. De einddeclaratie moet uiterlijk 30 november 2016 door de hoofdaanvrager (het samenwerkingsverband) worden ingediend bij SZW. Voor de bedrijven geldt dat hun totale administratie op 30 september 2016 bij FCB Hibin moet zijn ingediend. Het Ministerie beslist binnen 22 weken na ontvangst van de einddeclaratie tot vaststelling van de subsidie.
1.4 Rapportages 1.4.1 Controles accountant centrale administratie (bij Hibin) Voornemen beschikking Controle m.b.t. de AO/IC: entreetoets bij Hibin
November 2014 3 februari 2015
Controle accountant centrale administratie bij Hibin op basis van de voortgangsrapportages Eindcontrole t.b.v. de einddeclaratie
augustus/september 2015
Tussen 15/10/2016 en 15/11/2016, zie C. Planning rondom einddeclaratie
De entreetoets gebeurt o.b.v. de dan beschikbare centrale administratie. De toets gebeurt o.b.v. de dan beschikbare centrale administratie. De eindtoets gebeurt op basis van de einddeclaratie
Toelichting: Entreetoets resulterend in rapport feitelijke bevindingen Binnen zes maanden na beschikking geeft PWC een ‘rapport feitelijke bevindingen’ af, die door de penvoerder1 wordt aangeleverd bij het Agentschap SZW. Dit rapport gaat in op eventuele bevindingen - op maatregelniveau – over de opzet van de AO/IC. Als input voor dit rapport wordt de informatie gebruikt die uit de entreetoets naar voren komt. De bevindingen van de accountant kunnen leiden tot aanpassing van de gevoerde administratie.
1.4.2 Interne monitoring De deelnemende bedrijven moeten ultimo elke maand een voortgangsrapportage indienen bij Hibin. Zie H4.
1
De penvoerder is KCO, die alle administratie doet in opdracht van het samenwerkingsverband SSG. SSG is de feitelijke hoofdaanvrager.
4
1.5 Tips Een paar belangrijke tips zijn: Regel tijdig de verantwoordelijkheid voor uw administratie. Benoem bijvoorbeeld een projectleider en geef deze een mandaat om te handelen. Informeer alle betrokken functionarissen (finance, salarisadministratie, HR afdeling, interne docenten) tijdig over de procedures. Informeer uw deelnemers over de vereisten. Probeer bepaalde vereisten te beleggen bij uw leveranciers (bijvoorbeeld uw opleidingsorganisaties). Vraag hen om presentielijsten bij te houden als voorwaarde voor uitvoering bijvoorbeeld. Begin tijdig aan uw administratie. Achteraf repareren is meestal onmogelijk. Houd regelmatig de website van het Agentschap SZW in de gaten (www.agentschapszw.nl). Hier worden soms voorbeelddocumenten verstrekt of regels nader uitgelegd.
2. Deelnemersadministratie De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties. Deze bestaat uit een registratie van deelnemers en gerealiseerde uren. De deelnemersadministratie moet aan de volgende voorwaarden voldoen: Registratie van deelnemers aan de maatregel Aantonen dat daadwerkelijk activiteiten zijn uitgevoerd Aantonen wanneer de activiteiten zijn uitgevoerd (binnen de projectperiode). Er is een (verplichte) format beschikbaar voor de deelnemers- en financiele administratie op de website van Hibin/themadossiers.
2.1 Deelnemersregistratie voor algemene scholing Subsidiabele kosten zijn: De factuurkosten van de opleiders. De loonderving van de deelnemers die de opleiding volgen .
Vast te leggen gegevens 1. Naam, geboortedatum, burgerservicenummer
Deelname maatregel, doelgroep 2. Instroomdatum deelnemer en loon
3. Uitstroomdatum deelnemer en loon
Bewijsstuk Kopie geldige ID of Kopie loonstrook (1ste + laatste maand) (Als loonstrook BSN bevat en aanduiding m/v kan worden volstaan met loonstrook.) Registratie deelnemer in “deelnemersregistratie algemene scholing” Presentielijst (aanwezigheidsregistratie) vanaf de eerste projectactiviteit . Kopie loonstrook (1ste + laatste maand) Presentielijst (aanwezigheidsregistratie) laatste projectactiviteit Diploma / certificaat 5
4. Loonderving deelnemer
Kopie loonstrook Uurloonberekening en berekening werkbare uren
Toelichting deelnemersadministratie Presentielijst (aanwezigheidsregistratie) Zie format A. De registratie moet per activiteit per dag gebeuren. Ook als de opleiding met een diploma wordt afgesloten, is een presentielijst nodig. Uurloonberekening Het uurtarief wordt berekend o.b.v. de loonkosten waarbij het aantal werkbare uren per jaar door SZW wordt gesteld op 1720 uur bij een voltijdsdienstverband . Door op jaarbasis het bruto loon te delen door het aantal werkbare uren wordt het subsidiabele uurtarief berekend. Het bruto uurtarief = brutoloon op jaarbasis (inclusief eindejaarsuitkering, exclusief vakantietoeslag) / 1720 werkbare uren bij voltijds dienstverband. Het subsidiabele uurtarief = het bruto uurtarief (inclusief de eindejaarsuitkering en exclusief de vakantietoeslag) van de medewerker, vermeerderd met een opslagpercentage van 32% voor de aanvullende werkgeverslasten.
Voorbeeld 1
Voorbeeld 2
1720 werkbare uren per jaar bij voltijdsdienstverband (= norm AGSZW) € 800 eindejaarsuitkering € 3.000 per maand o.b.v. voltijdsdienstverband
1720 werkbare uren per jaar bij voltijdsdienstverband (= norm AGSZW) € 800 eindejaarsuitkering € 3.000 per maand o.b.v. voltijdsdienstverband
Bruto uurtarief: ((€ 3.000 x 12 mnd) + € 800)) / 1720 werkbare uren = € 21,40
Medewerker werkt 65% -> aantal werkbare uren = 1.118 uur Salaris o.b.v. 65% = € 1.950
Subsidiabel uurtarief: € 21,40 * 32% = € 28,25
Bruto uurtarief: ((€ 3.000 x 12 mnd) + € 800)) / 1720 werkbare uren = € 21,40 Subsidiabel uurtarief: € 21,40 * 32% = € 28,25
Kosten van scholingsuren buiten werktijd komen niet voor subsidie in aanmerking. Loonkosten van uren met betrekking tot ziekte zijn niet subsidiabel.
6
2.2 Deelnemersregistratie voor BBL scholing Subsidiabele kosten zijn: De loonderving van de deelnemers die de opleiding volgen, tegen 20% van wettelijk minimum(jeugd)loon. Indien een deelnemer uitvalt gedurende een BBL opleiding, zijn de kosten niet subsidiabel. Vast te leggen gegevens 1. Naam, geboortedatum, burgerservicenummer
Deelname maatregel, doelgroep 2. Instroomdatum deelnemer en loon
Bewijsstuk Kopie geldige ID of Kopie loonstrook (1ste + laatste maand) (Als loonstrook BSN bevat en aanduiding m/v kan worden volstaan met loonstrook.)
3. Uitstroomdatum deelnemer en loon
4. Loonderving deelnemer
5. BBL
Registratie deelnemer in “deelnemersregistratie BBL” Presentielijst (aanwezigheidsregistratie) vanaf de eerste projectactiviteit Kopie loonstrook (1ste + laatste maand) Presentielijst (aanwezigheidsregistratie) laatste projectactiviteit Diploma / certificaat Kopie loonstrook Arbeidsovereenkomst Toerekening naar doelgroep en tijd van factuur Kopie beroepspraktijkvormingsovereenkomst (POK/BPVO)
Toelichting deelnemersadministratie Uurloonberekening Het uurtarief wordt berekend o.b.v. de loonkosten waarbij het aantal werkbare uren per jaar door SZW wordt gesteld op 1720 uur bij een voltijdsdienstverband . Door op jaarbasis het bruto loon te delen door het aantal werkbare uren wordt het subsidiabele uurtarief berekend. Zie het rekenvoorbeeld hieronder.
7
Voorbeeld toerekening BBL naar projectperiode en wettelijk (fictief) minimum jeugdloon Uitvoeringsperiode Sectorplan: 1/9/2014 – 1/9/2016 Maximale duur BBL traject: 24 maanden Voorbeeld 1. Uw BBL-deelnemer start volgens zijn Beroepspraktijkvormingsovereenkomst, zijn opleiding op 1 januari 2015. Hij is geboren op 15 april 1994 en heeft een contract voor 4 dagen per week (deeltijdfactor 0,8). Hiermee is uw toerekening naar projectperiode als volgt: NB: u moet voor elke periode het juiste minimumloon toepassen (denk ook aan de opsplitsing op basis van verjaardag bij medewerkers die jonger zijn dan 23 jaar). Aantal werkbare uren* minimumloon 1 januari 2015 tot en met 30 april 2015 (minimumloon voor een 19 jarige 2015): 4 maanden / 12 maanden * 1720 uren* 0,8 = 459 uren 1 mei 2015 tot en met 31 december 2015 (minimumloon voor 20 jarige 2015): 8 maanden / 12 maanden * 1720 uren* 0,8 = 917 uren 1 januari 2016 tot en met 30 april 2016 (minimumloon voor een 20 jarige 2016): 4 maanden / 12 maanden * 1720 uren* 0,8 = 459 uren 1 mei 2016 tot en met 31 december 2016 (minimumloon voor 21 jarige 2016): 8 maanden / 12 maanden * 1720 uren* 0,8 = 917 uren. Voorbeeld 2. Uw BBL-deelnemer start volgens zijn Beroepspraktijkvormingsovereenkomst, zijn opleiding op 30 juni 2015. Hij is geboren op 20 januari 1988 en heeft een contract voor 5 dagen per week. Hiermee is uw toerekening naar projectperiode als volgt: NB: u moet voor elke periode het juiste minimumloon toepassen (denk ook aan de opsplitsing op basis van verjaardag) Aantal werkbare uren* minimumloon 1 juli 2015 tot en met 31 december 2015 (minimumloon voor 23 jaar of ouder 2015): 6 maanden / 12 maanden * 1720 uren = 860 uren 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016 (minimumloon voor 23 jaar en ouder 2016): 12 maanden = 1720 uren
8
3. Financiële administratie Zoals in H 1.2 beschreven komen de factuurkosten van de opleiders de loonderving van de deelnemers die de opleiding volgen in aanmerking voor subsidie. De financiële projectadministratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend. Kosten zijn onderbouwd met inkoopfacturen of andere rechtsgeldige bewijsstukken, zoals hieronder wordt vermeld. Er is een (verplichte) format beschikbaar voor de deelnemers- en financiele administratie op de website van Hibin/themadossiers.
3.1 Financiële administratie: het marktconformiteitsvereiste Opleidingen mogen worden ingekocht bij externe organisaties w.o. Hibin Opleidingen. Voor het aantonen van marktconformiteit gelden m.b.t. RCSP geen grensbedragen. Door het AGSZW is geadviseerd zoveel mogelijk aan te sluiten bij wat gangbaar is in de sector / branche: Zijn prijzen van bijvoorbeeld preferred suppliers vergelijkbaar met die in de markt; Transparantie van de keuze is belangrijk; Zoveel als mogelijk aansluiten bij het reguliere inkoopproces. Toelichting financiële administratie inkoop externe diensten Marktconformiteit Het aantonen van marktconformiteit is van belang, omdat het declareren van bovenmatige kosten niet is toegestaan. Uitgangspunt is dat een zo laag mogelijke prijs wordt bedongen dan wel dat de economisch meest voordelige aanbieding wordt geselecteerd (kijkend naar prijs, ervaring, locatie, opleidingsduur, groepsgrootte, bijkomende kosten en extra’s). Redelijkheid en billijkheid van kosten moet worden aangetoond. In de Regeling Cofinanciering Sectorplannen worden geen bedragen gekoppeld aan de keuze voor de wijze waarop wordt ingekocht (onderhands, benchmark of offerteprocedure). Er wordt enkel gesproken over relatief kleine bedragen en aansluiten bij de eigen inkoopprocedure. Als ondersteuning geldt onderstaand overzicht dat afgeleid van andere ESF-subsidietrajecten. Vast te leggen gegevens 1. Marktconformiteit
Bewijsstuk Onderhands < € 15.000, Benchmark procedure € 15.000 ≤ € 50.000,Offerteprocedure > € 50.000,-
2. Prijsopgaaf
Recente prijsopgaven via internet, brochures of op naam gestelde offertes
3. Kopie factuur
Kopie factuur met toerekening naar deelnemers (doelgroep) en periode.
9
4. Kopie betaalbewijs
Kopie betaalbewijs (aansluiting moet worden gemaakt met het factuurbedrag).
Prijsopgaaf Van de gekozen opleider moet een op naam gestelde prijsopgaaf , herleidbaar naar de factuur, beschikbaar zijn. Op basis van de prijsopgaaf kunnen facturen worden gecontroleerd. Kopie factuur met toerekening Op de factuur moet de toerekening van de kosten naar deelnemers (doelgroep) en periode worden genoteerd. Dit om de aansluiting te maken tussen de factuur en de prijsopgaaf, het aantal deelnemers, de presentielijsten en uitvoeringsperiode. Daarnaast verdient het aanbeveling de externe dienstverlener (in casu de opleider) duidelijk op de factuur aan te laten geven wanneer de training heeft plaatsgevonden en welke deelnemers hebben deelgenomen aan de training. Het kan zijn dat deelnemers moeten worden ingedeeld in doelgroepen en dus de factuur moet toegerekend worden aan doelgroepen. Hierover wordt meer bekend gemaakt als de subsidieverleningsbeschikking is afgegeven. Kopie betaalbewijs Het is van belang dat via een betaalbewijs, de aansluiting kan worden gemaakt met het factuurbedrag, het factuurnummer, de bankgegevens van de opleider en de bankgegevens van de participant in het sectorplan. Daarnaast is het noodzakelijk dat vóór de indiening van de einddeclaratie van de participant de facturen zijn betaald. Bestaat een betaalbewijs uit een batchbetaling dan dient de betaling van de factuur op detailniveau herleidbaar te zijn.
3.2 Financiële administratie: loondervingskosten deelnemers Algemene Scholing en BBL Financiële administratie loonderving algemene scholing Vast te leggen gegevens 1. Uitvoering activiteit deelnemers
Bewijsstuk Aanwezigheidsregistratie (presentielijst) Diploma/certificaat
2. Uurloon berekening
Berekening uurloon deelnemers
Toelichting financiële administratie loonderving deelnemers. Zie toelichting onder deelnemersadministratie loonderving deelnemers.
Financiële administratie loonderving BBL Voor deelnemers aan BBL komt enkel loonderving tegen 20% van het wettelijk minimumloon in aanmerking voor subsidie. Uren worden bepaald op basis van het arbeidscontract. De hoogte van het minimumloon is afhankelijk van de leeftijd van de deelnemer. Voor de hoogte van het minimumloon per jaar wordt verwezen naar de website van het Ministerie van Sociale Zaken & Werkgelegenheid. (http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/minimumloon/vraag-en-antwoord/hoe-hoog-is-hetminimumloon.html)
10
Uiteraard moet wel aangetoond worden dat de deelnemer tijdens de BBL opleiding in dienst was van het leerbedrijf en dat activiteiten rondom scholing en praktijkbegeleiding hebben plaatsgevonden. Vast te leggen gegevens 1.Uitvoering activiteit deelnemers
2. Loonderving deelnemer 3. BBL
Bewijsstuk Aanwezigheidsregistratie (presentielijst) Diploma / certificaat Indien geen bezit van een diploma: een ROCverklaring van de opleiding voor 2 jaar Arbeidsovereenkomst Kopie beroepspraktijkvormingsovereenkomst (POK/BPVO)
3.4 Overige financiële administratie Inkomsten Inkomsten zijn opbrengsten die voortvloeien uit subsidiabele activiteiten die binnen een maatregel worden uitgevoerd. Opbrengsten en terugbetalingen moeten in de projectadministratie worden opgenomen. Voorbeelden hiervan zijn: Opbrengsten gegenereerd uit subsidiabele activiteiten. Terugbetalingsregeling voor deelnemers met betrekking tot subsidiabele activiteiten. Andere subsidies op de subsidiabele activiteiten ( subsidieregeling Praktijkleren is wel mogelijk). N.B.: er wordt geen subsidie verstrekt op activiteiten die reeds uit anderen hoofde van overheidswege wordt gefinancierd. Overhead Overheadkosten en aan overhead gerelateerde exploitatiekosten (denk aan administratie, projectleiding en accountantskosten) komen op ondernemingsniveau niet voor subsidie in aanmerking. In uw aanvraag is u ook niet gevraagd deze kosten te begroten. BTW BTW op facturen die worden opgenomen in de financiële administratie van het sectorplan, komen niet in aanmerking voor subsidie. Bewaarplicht Administratieve stukken die betrekking hebben op het sectorplan, dienen gedurende een periode van vijf jaar te worden bewaard op grond van artikel 12 lid 2 Algemene Regeling SZW-subsidies. Dit betekent dat administratie moet worden bewaard tot en met augustus 2022. Van bewijsstukken wordt het originele stuk, dan wel een voor authentiek gewaarmerkte versie van het originele stuk bewaard (zie voor eisen van waarmerken, onder toelichting Financiële administratie inkoop externe diensten). Publicatie Het samenwerkingsverband (en daarmee ook de betrokken participanten) verleent aan de minister medewerking bij het opstellen van evaluatierapporten en draagt bij aan publiciteit rondom de uitvoering van activiteiten in het Sectorplan Groothandel.
11
4. Afspraken met FCB Hibin 1. Afspraken tussen FCB en de deelnemende bedrijven Met de deelnemende bedrijven wordt door FCB een uitvoeringsovereenkomst gesloten. Daarin zijn de formele afspraken vastgelegd tussen FCB Hibin en het bedrijf terzake van de uitvoering. 2. Interne monitoring / voortgangsrapportages De deelnemende bedrijven moeten ultimo elke maand een voortgangsrapportage indienen bij Hibin. De bedrijven doen dit aan de hand van een actueel overzicht van hun deelnemers- en financiële administratie. Het format daarvoor staat op de website van Hibin/themadossiers. De planning van deze voortgangsrapportages is als volgt: Uiterlijk 1-12-2014 December Uiterlijk 1-01-2015
Uiterlijk 1-01-2015 Januari Uiterlijk 1-02-2015
Etc. Derhalve elke 2 maanden aan Hibin een tussenrapportage voor interne monitoring door SSG
aanleveren tussenrapportage (format + onderbouwende stukken) over september en oktober door bedrijf bij Hibin Hibin heeft de mogelijkheid aangeleverde rapportages te beoordelen en eventueel aanvullende stukken op te vragen bij bedrijf Hibin mailt tussenrapportage (totaal van de verschillende rapportages) aan bij SSG. In deze tussenrapportage zijn uiteraard de kosten / deelnemers opgenomen van zowel de individuele bedrijven als van deelprojecten door Hibin zelf. aanleveren tussenrapportage (format + onderbouwende stukken) over september t/m november door bedrijf bij Hibin Hibin heeft de mogelijkheid aangeleverde rapportages te beoordelen en eventueel aanvullende stukken op te vragen bij bedrijf Hibin mailt tussenrapportage (totaal van de verschillende rapportages) aan bij SSG. Idem als boven. Idem als boven.
3. Wijzigingen Daarnaast rust op participant de verplichting (voorziene) materiële wijzigingen (bijvoorbeeld alle wijzigingen van meer dan 5% van het door de participant aangevraagde subsidiebedrag) onverwijld door te geven aan FCB Hibin.
12
5. De AO/IC en de naleving daarvan Een taak en verantwoordelijkheid die altijd bij u als werkgever ligt is de verzameling en kwaliteit van de verantwoordingsdocumentatie. Denk hierbij onder andere aan facturen, betaalbewijzen, diploma’s, presentielijsten etc. In dit handboek zijn richtlijnen opgenomen voor verantwoordingsdocumentatie waarvan op basis van de huidige informatie ingeschat is dat deze minimaal noodzakelijk is om de subsidie te kunnen verantwoorden. Als participant kunt u nu al uw eigen AO/IC opstellen en implementeren. U wordt geacht een AO/IC op te stellen, omdat de ervaring leert dat duidelijke procedures en goede afspraken vooraf de helft van het werk is. Zaken die u kunt meenemen in uw AO/IC zijn: Welke verantwoording moet ik opleveren (zie dit handboek)? Aan welke eisen moet deze verantwoording voldoen (zie dit handboek)? Hoe kan ik mijn processen zo inrichten dat de output aan deze eisen voldoet (organisatie)? Wie richt deze processen in (organisatie)? Wie controleert de werkelijke output (controle)? Wat als de output niet voldoet aan de eisen (beheermaatregelen)? Wie is eindverantwoordelijk voor het project (organisatie)? Wie heeft de operationele leiding over de uitvoering (organisatie)? Wie voert de controle en administratie uit (organisatie)? Vanuit het samenwerkingsverband zal een accountant worden aangesteld die de controle uitvoert op de drie deelplannen. Uitgangspunt is dat alle projecten centraal gecontroleerd worden en het voldoende is wanneer uw verantwoordingsdocumentatie beschikbaar is op centraal niveau. Dit zou betekenen dat u lokaal geen accountant over de vloer krijgt voor de controle op uw kosten, absolute zekerheid hierover is er nog niet. Uiteraard kan het wel zo zijn dat er in voorbereiding op of tijdens de controle aanvullende documentatie bij u wordt opgevraagd als dat voor de verantwoording noodzakelijk is.
13
