Q & A’s Sectorplan Groothandel; deelaanvraag Hibin Disclaimer: middels deze Q&A’s wil Hibin u zo goed mogelijk informeren omtrent subsidie aanvragen o.b.v. het Sectorplan Groothandel. Hoewel Hibin zorgvuldigheid in acht neemt bij het samenstellen en onderhouden van deze Q&A’s en daarbij gebruik maakt van bronnen die betrouwbaar geacht worden, kan zij niet instaan voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. Hibin wijst iedere aansprakelijkheid ten aanzien van de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie uitdrukkelijk van de hand.
Leidraad Projectadministratie Deelaanvragers en aangesloten bedrijven dienen op de hoogte te zijn van de inhoud van de Leidraad Projectadministratie. Binnen welke periode zijn kosten subsidiabel? Kosten zijn subsidiabel tussen 1 september 2014 en 31 augustus 2016. Aanvangsdatum opleidingen De startdatum van het sectorproject is 1-9-2014. Ook opleidingen die voor deze datum gestart zijn en die passen binnen de voorwaarden van het sectorplan, zijn subsidiabel. Kosten moeten in dat geval naar rato worden toegerekend. Er moet uiteraard wel voldaan kunnen worden aan de administratieve verplichtingen van de regeling. Het is voornamelijk aantrekkelijk om de duurdere opleidingen die voor aanvangsdatum van de projectperiode zijn gestart, gedeeltelijk op te nemen. Algemene scholing – welke opleidingen uitgesloten van subsidie? In sommige deelplannen is de term ‘algemene scholing’ opgenomen, waaronder diverse opleidingen kunnen worden opgevoerd. Belangrijk hierbij:
Bedrijfsspecifieke trainingen zijn uitgesloten van subsidie. Dit zijn trainingen waar alleen kennis en/of vaardigheden worden geleerd, die binnen 1 specifiek bedrijf gebruikt kunnen worden. Een training moet de leerling vakspecifieke beroepsvaardigheden leren. Bijvoorbeeld heftruckopleiding is subsidiabel, maar bhv en ehbo zijn niet subsidiabel, want niet vakspecifiek. Een training moet civiel effect hebben, dus meerwaarde op het cv van de medewerker. Dit houdt in dat bijvoorbeeld workshops van 2 uur niet subsidiabel zijn, maar een vakspecifieke training van 8 uur wel.
Zijn reis- en verblijfskosten subsidiabel? Ja, reis- en verblijfskosten worden in de regeling onder artikel 4.3 expliciet genoemd als zijnde subsidiabele kosten. Zijn e-learning opleidingen subsidiabel? Ook vakspecifieke opleidingen die via e-learning zijn gevolgd, zijn subsidiabel. Belangrijk hierbij is, dat de deelnemer aan het einde van de training een certificaat ontvangt. Als er voor deze e-learning opleidingen geen loonkosten van deelnemers worden verantwoord (verletkosten), dan is de duur van de opleiding niet relevant en hoeven dus geen login gegevens te worden bewaard. Wanneer voor deze e-learning opleidingen wel verletkosten worden verantwoord, dan dient de duur van de opleiding te worden aangetoond met loggegevens (inlogmoment, uitlogmoment en uitgevoerde activiteiten tijdens het ingelogd zijn). Het is in dit geval van belang vooraf goed vast te stellen, of het e-learning systeem hieraan kan voldoen. Format deelnemersregistratie / financiële registratie voor ‘algemene scholing’ en BBL Voor de deelnemers- en financiële registratie zal door Hibin een door de accountant goedgekeurd format (excelsheet) worden gebruikt. Bedrijven kunnen dit excelsheet gebruiken om hun opleidingen aan te melden voor subsidiering. Bij meerdere aanmeldingen heeft dit excelsheet de voorkeur boven het aanmeldingsformulier. Beide zijn te downloaden van de website van Hibin. Het format zal ook worden gebruikt t.b.v. tussenrapportages aan Agentschap SZW, zodat daarin de beschikte maatregelen met juiste bedragen en aantallen deelnemers verwerkt kunnen worden.
1
Te bewaren administratie digitaal of hardcopy? Het is toegestaan alle onderbouwende administratie (zoals facturen, betaalbewijzen, presentielijsten en certificaten) digitaal te bewaren. Dit voorkomt dikke mappen vol administratie die jaren bewaard moeten worden. Het is uiteraard van groot belang dat bedrijven en deelaanvragers deze digitale administratie toegankelijk opslaan ten behoeve van controlewerkzaamheden! Mocht een bedrijf en/of deelaanvrager toch kiezen voor een hardcopy administratie, dan hoeven kopieën niet gewaarmerkt te worden. Presentielijst Op een presentielijst staan vermeld: - Naam training - Datum training - Aanvangstijd training - Eindtijd training - Aantal minuten pauze - Voornaam/voorletters en achternaam cursist - Bij voorkeur: geboortedatum / bsn nummer cursist - Paraaf cursist met datering - Naam trainer - Datum ondertekening trainer (handmatig ingevuld) - Handtekening trainer Factuureisen - Op de factuur staat een verwijzing naar de betreffende maatregel. Het is de deelaanvrager toegestaan deze er handmatig op te zetten. - Op de factuur staat de naam van de deelnemer vermeld - Op de factuur staat de naam van de opleiding vermeld - Op de factuur staat de datum (of data) van de scholing vermeld. Wanneer op de factuur 1 datum vermeld staat, terwijl de betreffende training uit meerdere dagen bestaat, dan een onderbouwing toevoegen (vb. lesprogramma) Kopie loonstrook /kopie id bewijs Een kopie loonstrook volstaat bij onderbouwing deelnemersgegevens, wanneer hier alle benodigde gegevens opstaan zoals bsn nummer en naam. Er hoeft in dit geval geen kopie id bewijs bewaard te worden. Onderbouwing verletkosten werknemers bij scholing Een getekende presentielijst (helemaal ingevuld en ondertekend) is afdoende voor het opvoeren van de uren van de medewerker. Een certificaat is alleen afdoende om de factuurkosten te onderbouwen omdat niet duidelijk is hoe lang de cursist de training heeft gevolgd. Je mag veronderstellen dat dit de duur is zoals in een lesprogramma staat, maar om niet uit te gaan van een planning (lesprogramma) is een bewijs van de daadwerkelijke aanwezigheid vereist. Als verletkosten mag opgevoerd worden de feitelijke lestijd (ook rekening houdend met pauzes), waarbij reistijd dus niet gezien wordt als lestijd. Een urenstaat wordt voor docenten alleen geadviseerd, als zij meer uren maken dan alleen het geven van een les (voor het geven van de les volstaat dezelfde presentielijst). De meeruren kunnen bijvoorbeeld voorbereiden en nakijken zijn. Indien van toepassing, dan de cao in de administratie opnemen, waarin staat welke trainingen binnen werktijd worden gevolgd en welke trainingen in eigen tijd. Dit hangt vaak af van de functiegroep waarbinnen de medewerker valt. Mocht dit niet in een cao zijn beschreven, maar in bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst, dan een kopie arbeidsovereenkomst opnemen. Eventueel kan worden volstaan met een verklaring van de P&O afdeling van het bedrijf.
2
Betaalbewijs in geval van batchbetaling Wanneer een organisatie betaalt in batches, dan dient als bewijslast van de betaling in het dossier te worden opgenomen: - Kopie bankafschrift e - Kopie 1 blz. batch - Kopie van die blz. waarop de betreffende factuur vermeld staat - Kopie laatste blz. batch Certificaat Op het certificaat dienen een handtekening van de opleider, de naam van de opleiding en ook de datum van de opleiding te staan (dus niet alleen een datum van uitgifte van het certificaat) Aantonen marktconformiteit Voor het aantonen van marktconformiteit gelden geen grensbedragen. Door het AGSZW is geadviseerd zoveel mogelijk aan te sluiten bij wat gangbaar is in de sector / branche: o Zijn prijzen van bijvoorbeeld preferred suppliers vergelijkbaar met die in de markt; o Transparantie van de keuze is belangrijk; o Zoveel als mogelijk aansluiten bij het reguliere inkoopproces. Factuur opleidingskosten is door werknemer betaald, mag dit? De opleidingskosten moeten betaald zijn. Wie betaalt, is niet relevant. Wel dient het oorspronkelijke betaalbewijs (in deze situatie dus het bankafschrift van de medewerker) opgenomen te worden in de administratie. Dat de werkgever via een salarisbetaling de kosten aan de medewerker vergoedt, is in principe namelijk niet het bewijs dat de factuur daadwerkelijk is betaald. Studieschuldverklaring Wanneer een medewerker binnen de projectperiode (dus voor 31 augustus 2016) geheel of gedeeltelijk door de werkgever gemaakte studiekosten moet terugbetalen aan de werkgever (door vb. uitdiensttreden, of voortijdige uitstroom uit de opleiding), dan dient dit terugbetaalde bedrag in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten. Scholingskosten werknemers / ex-werknemers Stel: in een Sociaal Plan is voorzien in opleidingen voor werknemers die het bedrijf gaan verlaten of (net) hebben verlaten. Medewerkers die uit dienst gaan doen dit met terugkeermogelijkheid. Dat betekent dat ze van de loonlijst af zijn, maar nog 18 maanden een aanvulling WW ontvangen en de mogelijkheid hebben tot scholing. In dit geval zijn alleen opleidingskosten van werknemers subsidiabel en niet van mensen die het bedrijf net hebben verlaten en dus niet meer op de loonlijst staan. Is een ondernemer met personeel een werknemer? Als de betreffende persoon een arbeidsovereenkomst heeft en arbeid verricht als werknemer of uitzendkracht, dan kan hij gezien worden als werknemer (zie art 1.1 in de regeling). Zonder arbeidsovereenkomst is hij geen werknemer. Loonkosten gedetacheerde medewerkers / uitzendkrachten subsidiabel? Loonkosten van medewerkers die vanuit een organisatie (bijvoorbeeld VTL) gedetacheerd worden bij een bedrijf uit de sector, zijn binnen het sectorplan groothandel niet subsidiabel. Loonkosten van uitzendkrachten daarentegen zijn binnen het sectorplan wel subsidiabel. In geval van BBL is dit redelijk eenvoudig, omdat daar het minimumloon uitgangspunt is. Het "echte" salaris ontvangt de uitzendkracht van de uitzendorganisatie en dat zou de declaratie van verletkosten bij overige scholing lastiger maken. Wel dient ter onderbouwing de uitzendovereenkomst, maar ook de loonstrook die de medewerker heeft met de uitzendorganisatie bijgevoegd moeten worden. Ook dient er iets geregeld te worden (een verklaring bijvoorbeeld) dat het uitzendbureau deze kosten niet ook claimt binnen een ander sectorplan. VTL zou de namelijk zelf ook subsidie aan kunnen vragen; de bedrijven ontvangen dan korting op de ingeleende medewerker.
3
Voorbeeld berekening verletkosten bij BBL Verletkosten in geval van BBL worden berekend o.b.v. de minimum MAAND lonen. Voorbeeld: Geboortedatum 15-5-1996 Minimum maandloon 18-jarige op 1-9-2014 = € 680,30 X 12 maanden = € 8.163,60 + 32% opslag = € 10.775,96 20% subsidiabel (=subsidie) = € 2.155,20 In dit voorbeeld, waarin de opleiding 12 maanden duurt, adviseren wij éénmalig een verhoging van het minimumloon, te weten op 1 juni 2015 (minimumloon 19-jarige op peildatum 1-1-2015 van € 788,45). In principe zou al per 1-1-2015 het minimumloon verhoogd mogen worden, maar dit vraagt dan nog een extra berekening die per saldo niet veel extra subsidie oplevert. De periodieke verhoging van de tabel is namelijk marginaal (maximaal inflatiecorrectie), terwijl de verhoging o.b.v. de leeftijd wel impact heeft. Er zijn dan dus maximaal 3 tarieven bij een 2-jarig traject. Bij het berekenen van het subsidiabele minimumloon dient rekening te worden gehouden met het parttime percentage. Dit percentage is meestal terug te vinden op de loonstrook. Tabel Minimumlonen Per maand, Leeftijd na 1-7-2014 23 jaar en ouder 1.495,20 22 jaar 1.270,90 21 jaar 1.084,00 20 jaar 919,55 19 jaar 785,00 18 jaar 680,30 17 jaar 590,00 16 jaar 515,85 15 jaar 448,55
Per maand, na 1-1-2015 1.501,80 1.276,55 1.088,80 923,60 788,45 683,30 593,20 518,10 450,55
Voorbeeld uurloonberekening in geval van interne uren en verletkosten bij algemene scholing “Subsidieverstrekking heeft plaats voor zover het werkelijk gemaakte kosten ter uitvoering van subsidiabele activiteiten betreft. Voor eventuele in de projectbegroting opgenomen uurtarieven geldt het vogende: Het uurtarief wordt berekend o.b.v. de loonkosten waarbij het aantal werkbare uren per jaar wordt gesteld op 1720 uur bij een voltijds dienstverband (…). Door op jaarbasis het brutoloon te delen door het aantal werkbare uren wordt het subsidiabele uurtarief berekend.” Het bruto uurtarief = brutoloon op jaarbasis (inclusief eindejaarsuitkering, exclusief vakantietoeslag) / 1720 werkbare uren bij voltijds dienstverband (of gedeeld door het aantal uren bij voltijds dienstverband dat is afgesproken bij vb. cao of overige arbeidsvoorwaarden). Het subsidiabele uurtarief = het bruto uurtarief (inclusief de eindejaarsuitkering en exclusief de vakantietoeslag) van de medewerker, vermeerderd met een opslagpercentage van 32% voor de aanvullende werkgeverslasten. Uit bovenstaande passage (blauw kader) van het Agentschap SZW lijken indirecte uren zoals ziekteverzuim en opleiding o.i.d. te worden uitgesloten om in mindering te brengen op het totaal aantal werkbare uren. Voorbeeld 1
Voorbeeld 2
1720 werkbare uren per jaar bij voltijdsdienstverband (= norm AGSZW)
In cao is bepaald dat aantal werkbare uren per jaar bij voltijdsdienstverband = 1550 uur
4
€ 8.00 eindejaarsuitkering € 3.000 per maand o.b.v. voltijdsdienstverband
€ 750 eindejaarsuitkering € 3.000 per maand o.b.v. voltijdsdienstverband
Bruto uurtarief: ((€ 3.000 x 12 mnd) + € 8.00)) / 1720 werkbare uren = € 21,40
Medewerker werkt 65% -> aantal werkbare uren = 1.007 uur Salaris o.b.v. 65% = € 1.950
Subsidiabel uurtarief: € 21,40 * 32% = € 28,25
Bruto uurtarief: ((€1.950 x 12 mnd) + € 7.50)) / 1.007 werkbare uren = € 23,99 Subsidiabel uurtarief: € 23,99 * 32% = € 31,67
5
