Sebuah organisasi dapat disebut sebagai sebuah sistem yang mempunyai tujuan dan kegiatan-kegiatan yang dilakukannya untuk memperoleh tujuan tersebut

KATA PENGANTAR

Sebuah organisasi dapat disebut sebagai sebuah sistem yang mempunyai tujuan dan kegiatan-kegiatan yang dilakukannya untuk memperoleh tujuan tersebut. Dalam menentukan tujuan dan menyusun caracara untuk mencapai tujuan tersebut sebuah organisasi membutuhkan perencanaan dan manajemen sumber daya yang baik. Dalam menghadapi era globalisai peranan teknologi informasi sangatlah dominan. Hal ini bukan sekedar pernyataan karena pada kenyataannya saat ini di semua negara maju baik pemerintah, militer, industri maupun kalangan bisnis Teknologi Informasi menjadi tulang punggung dari semua kegiatan tersebut. Sedang di negara berkembang seperti Indonesia memang sudah mulai terjadi peralihan dari konvensional ke berbasis teknologi informasi. Walau belum semaju negara lainnya namun perkembangan teknologi informasi di Indonesia cukup pesat. Hal ini ditandai dengan adanya perhatian khusus pemerintah dengan dibentuknya Kementerian Komunikasi dan Informasi. Bentuk penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada suatu organisasi tentunya mempunyai karakteristik yang bermacam-macam sesuai dengan fungsi tugasnya. Penerapan SIM akan menyesuaikan dengan kebutuhan informasi dari organisasi itu sendiri, dalam arti kata lain dua organisasi yang berbeda akan memiliki karakteristik SIM yang berbeda pula. Namun walaupun mempunyai karakteristik yang berbeda SIM pasti mempunyai target yang sama yaitu menyediakan informasi untuk keperluan manajemen dalam mengambil langkah-langkah strategis dalam organisasi. Buku “Sistem Informasi Pengurusan Piutang dan Lelang Negara” ini akan mengungkapkan aplikasi penerapan Sistem Informasi Manajemen pada organisasi yang mempunyai tugas dalam Pengurusan Piutang dan Lelang. Organisasi ini merupakan organisasi pemerintah yang cukup unik karena saat ini hanya satu-satunya ada di Indonesia. Juga dijelaskan bagaimana aktifitas dari bagian-bagian dari organisasi ini dan bagaimana keterkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya. Dalam buku ini juga menjelaskan teknologi apa saja yang digunakan dalam membangun Sistem Informasi Manajemen Piutang dan Lelang.

Semoga buku ini dapat bermanfaat dan menambah daftar referensi yang berkaitan dengan Sistem Informasi dalam pengurusan piutang dan lelang.

Jakarta, April 2006 Penulis

DAFTAR ISI Kata Sambutan Kepala BPPK Kata Sambutan Kepala Pusdiklat Keuangan Umum Daftar Isi

i iii v

Bab 1 Perencanaan dan Manajemen Strategis Pendahuluan Sumber Daya Organisasi Perencanaan Strategis Manajemen Strategis Prognosa Manajemen Strategis Aspek-Aspek Perilaku dalam Manajemen Strategis Manajemen Strategis dan Tuntutan Perubahan Tingkatan Manajemen dan Bentuk-bentuk Informasi Rangkuman

1 1 1 3 6 8 14 24 29 33

Bab 2 Dampak Penerapan Sistem Informasi pada Organisasi Pendahuluan Pentingnya Informasi dalam Manajemen Teknologi dan Manusia Dampak Positif dan Negatif Sistem Informasi kepada Pekerja Ketergantungan Kesuksesan Sistem Kepada Pegawai Dampak Penerapan Sistem Informasi Rangkuman

35 35 35 39 45 51 52 53

Bab 3 Konsep Sistem dan Informasi 55 Pendahuluan Pengertian Sistem Karakteristik dan Klasifikasi Sistem Sistem, Subsistem, dan Supersistem Pengertian Informasi Siklus, Kualitas dan Nilai Informasi Pengertian dan Komponen Sistem Informasi Sistem Informasi Berbasis Komputer Rangkuman

55 55 56 62 64 65 70 72 79

vi

Daftar Isi

Bab 4 Sistem Informasi Manajemen 81 Pendahuluan Posisi Sistem Informasi dalam Organisasi 81 Penggunaan Teknologi Informasi dan Keunggulan Bersaing Manajemen Sumber Daya Informasi End-User Computing (EUC) Awal Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Pendukung Manajerial Rangkuman

83 92 95 99 101 105

Bab 5 Pengembangan Sistem Informasi Pendahuluan Perancangan Sistem Informasi Metodologi Pengembangan Sistem Analisis Sistem dan Pemrograman Terdistribusi dan Terpusat Siklus Hidup Sistem dan Sistem Informasi Berbasis Komputer Prototipe Alat Bantu dalam Melakukan Analisis Sistem Membeli Aplikasi atau Mengembangkan Manual? Rangkuman

107 107 107 109 112 114 116 119 121 138 140

Bab 6 Pengolahan Data Pendahuluan Data Versus Informasi Pengolahan Data Sistem Pengolahan Data Tujuan dan Tugas Pengolahan Data Sifat Pengolahan Data Peranan Pengolahan Data dalam Pemecahan Masalah Rangkuman

143 143 143 145 146 147 152 153 153

Bab 7 Basis Data dan Manajemen Basis Data Pendahuluan Basis Data Sistem Manajemen Basis Data Sistem Manajemen Data Relasional Mengorganisir Data Kedalam Tabel

155 155 156 159 162 163

81

Sistem Informasi Pengurusan Piutang & Lelang Negara

Menetapkan Hubungan Antar Tabel Entity Relationship Diagram (ERD) Tempat Penyimpanan Data Rangkuman

vii

169 170 172 177

Bab 8 Komunikasi Data Pendahuluan Konsep Komunikasi Teknologi Komunikasi Komunikasi Data Local Area Network (LAN) Internet Rangkuman

179 179 180 181 183 191 201 213

Bab 9 Keamanan Data Pendahuluan Pentingnya Pengamanan Data Meningkatnya Kejahatan Komputer Klasifikasi Serangan Aspek-Aspek Pengamanan Keamanan Sistem Internet Strategi Pengamanan Rangkuman

215 215 215 217 218 220 224 227 231

Bab 10 Penerapan Teknologi Informasi dalam Pengembangan SIM Pendahuluan Penerapan E-Government di Lingkungan Instansi Pemerintah Trend Penggunaan Aplikasi Berbasis Web pada Sistem Informasi (Kajian Umum) Teknologi Informasi Berbasis Open Source Rangkuman

233 233 233

Bab 11 Sistem Informasi Manajemen Piutang dan Lelang 257 Pendahuluan Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Pengurusan Piutang dan Lelang Sistem Informasi Manajemen Pengurusan Piutang dan Lelang Keterkaitan Subsistem dan Perangkat Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Pengurusan Piutang dan Lelang

239 246 255

257 257 262 268

viii

Daftar Isi

Penggunaan Aplikasi Berbasis Web Pada Sistem Informasi Pengurusan Piutang Negara Dan Lelang Kajian Tools Yang Digunakan Dalam Sim Piutang dan Lelang (Studi Kasus SIMPLe) 283 Rangkuman Soal-soal Latihan Daftar Pustaka Biografi Penulis

275

287 289 293

wvivw

BAB 1 PERENCANAAN DAN MANAJEMEN STRATEGIS

Pendahuluan Sebuah organisasi dapat disebut sebagai sebuah sistem yang mempunyai tujuan dan kegiatan-kegiatan yang dilakukannya untuk memperoleh tujuan tersebut. Dalam menentukan tujuan dan menyusun cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut sebuah organisasi membutuhkan perencanaan dan manajemen sumber daya yang baik. Bab 1 menguraikan sumber daya sebuah organisasi dan kemudian menjabarkan apa saja yang perlu diperhatikan dalam menentukan tujuantujuan jangka panjang organisasi. Selanjutnya akan dijabarkan bagaimana menyusun strategi yang tepat dalam mengatur sumber daya organisasi (terutama suber daya informasi) serta menentukan langkah-langkah strategis yang perlu dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi.

Sumber Daya Organisasi Manajer sebuah kios majalah di lobby suatu hotel dapat mengelola usahanya dengan mengamati aktiva berwujudnya –barang dagangan, cash register, ruangan, dan arus pelanggan. Ketika skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan pekerja, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi dapat mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi. Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan dengan mudah bagaimana direktur Wall Mart atau Sony atau Nestle hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif ini sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga. Dengan demikian seorang manajer mengelola lima jenis sumber daya utama yaitu: manusia, material, mesin (termasuk fasilitas dan energi), uang, dan informasi (termasuk akal). Tugas manajer adalah mengelola sumber daya

2

Bab 1 : Perencanaan dan Manajemen Strategis

ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud; yang ada secara fisik dan dapat disentuh. Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkannya. Jenis sumber daya ke lima, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik. Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan menjadi bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha memaksimalkan penggunaannya. Manajer meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis – sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang. Kita dapat melihat dengan mudah bagaimana manajer mengelola sumber daya fisik, tetapi manajemen juga mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya, manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktifitas ini –memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat-disebut manajemen informasi. Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu sistem konseptual, sebaliknya, adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual –informasi dan data-- untuk mewakili suatu sistem fisik. Sistem konseptual umumya ada sebagai citra mental dari pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan pada selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer. Komputer adalah suatu sistem fisik, tetapi data dan informasi yang disimpan di dalamnya dapat dipandang sebagai suatu sistem konseptual. Data dan informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik. Bagaimana data dan informasi itu disimpan tidak penting. Yang penting adalah apa yang diwakili oleh data dan informasi itu. Sistem fisik penting karena keberadaannya; sistem


3

konseptual penting karena penggambarannya atas sistem fisik. Sebagai contoh, jika penyimpanan komputer menunjukkan bahwa ada tujuh puluh perkakas di dalam gudang, inspeksi di gudang harus mengungkapkan ke tujuh puluh perkakas tersebut. Suatu contoh yang bagus mengenai pentingnya sistem konseptual dikemukakan oleh Lee Iacocca, saat menggambarkan situasi di Chrysler ketika ia menjadi pimpinan eksekutif di tahun 1978:

“Beberapa bulan setelah saya tiba, sesuatu menghantam saya seperti satu ton batu bata. Kita kekurangan kas! Lambat laun, saya menemukan bahwa Chrysler tidak memiliki sistem pengendalian keuangan yang menyeluruh –tidak seorang pun di seluruh tempat ini yang tampaknya mengerti bagaimana proyeksi dan perencanaan finansial itu. Saya tidak dapat menemukan apa pun. Ini mungkin merupakan guncangan terbesar yang pernah saya alami dalam karir bisnis saya. Saya sudah tahu tentang mobilmobil yang jelek, semangat kerja yang buruk dan pabrikpabrik yang merosot. Tetapi saya tidak sampai menduga bahwa saya bahkan tidak dapat berpegang pada angkaangka yang benar agar kita dapat membereskan persoalan mendasar” Iacocca dapat menangani keadaan sistem fisik Chrysler yang buruk, tetapi ia tidak siap meghadapi keadaan sistem konseptual yang buruk.

Perencanaan Strategis Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis, karena dalam proses perencanaan tersebut diidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada manajemen tingkat atas merupakan alasan Robert Anthony menamakan tingkat itu tingkat perencanaan strategis. Ketika perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok inilah yang pasti akan memikul tanggung jawab perencanaan strategis. Berikut beberapa hal berkaitan dengan perencanaan strategis.

4


1.

Perencanaan Strategis Fungsional Ketika para eksekutif perusahaan telah sepenuhnya berkomitmen pada perencanaan strategis, mereka melihat perlunya tiap bidang fungsional untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri. Rencana fungsional merinci bagaimana bidang-bidang tersebut akan mendukung perusahaan ketika perusahaan bekerja untuk mencapai tujuan strategisnya. Satu pendekatan bagi perencanaan strategis fungsional adalah bahwa tiap bidang menetapkan rencana sendiri terlepas dari yang lain. Namun, pendekatan ini tidak menjamin bahwa bidang-bidang tersebut akan bekerja sama sebagai rangkaian subsistem yang terpadu.

2.

Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi Selama beberapa tahun terakhir, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis daripada sebagian besar bidang yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set tranformation). Istilah yang lebih baru, yaitu perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) telah menjadi populer.

3.

Transformasi Kumpulan Strategi Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut pada tujuan strategis perusahaan, yang diistilahkan dengan kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set). Langkah kedua, yang terpisah, adalah rencana jasa informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan. Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategi SIM (MIS strategy set), dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini, yang dinamakan transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Kekurangan dasar dalam transformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. Namun, pendekatan ini masih dipakai bahkan oleh perusahaan-perusahaan yang sangat berhasil.


4.

5

Pendekatan SPIR Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources), atau SPIR. Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan sistem di masa depan.

5.

Isi dari Rencana Strategis Sumber Daya Informasi Tiap perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhannya sendiri. Namun, kita dapat mengidentifikasi sejumlah topik utama yang harus tercakup. Intinya, rencana itu harus menjelaskan: (1) tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS (computer base information system) selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan, dan (2) sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagai contoh bagaimana rencana strategis dapat memberikan kebutuhan subsistem CBIS tertentu dapat dijabarkan sebagai berikut, misalkan suatu sistem persediaan akan dimodifikasi agar memungkinkan pesanan pelanggan ditangani lebih cepat. Peningkatan kecepatan dapat dicapai dengan menempatkan barangbarang persediaan dalam gudang sedemikian rupa sehingga petugas pengisian pesanan dapat mengambil barang dari rak dengan urutan yang paling efisien. Langkah selanjutnya dalam proses perencanaan adalah mengidentifikasi sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Peran yang akan dimainkan para pemakai dalam proyek ini perlu mendapat perhatian seksama. Perhatian ini penting terutama saat para pemakai diharapkan dapat melakukan sebagian atau seluruh pekerjaan pengembangan.

6


Manajemen Strategis Banyak pakar yang menyatakan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui keahlian orang lain, sebagian mengatakan bahwa manajemen sebagai seni bagaimana mencapai tujuan dengan menggunakan keahlian orang lain. Konsep manajemen sebagai suatu proses menunjukkan bahwa aktivitas harus dilakukan secara terstruktur atau sistematis. Sedangkan pemahaman manajemen sebagai seni menunjukkan bahwa aktivitas manajemen tidak bisa distrukturisasi dengan pasti karena berbagai macam keadaan yang tidak pasti dan secara terus menerus mempengaruhi jalannya suatu organisasi perusahaan. Ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis, Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, manajer merencanakan (planning) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian, mereka mengorganisasikan (organizing) untuk mencapai tujuan tersebut. Selanjutnya, mereka menyusun staf (staffing) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (directing) untuk melaksanakan rencana yang telah ditetapkan tersebut. Akhirnya mereka mengendalikan (controlling) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Gambar 1-1 Tingkatan Manajemen dapat Mempengaruhi Pilihan Penekanan pada Funsi Manajemen


7

Semua manajer, apa pun tingkatan atau bidang fungsionalnya, melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan. Gambar 1.1 menggambarkan bagaimana tingkatan manajemen pada berbagai fungsi manajemen. Pada setiap fungsi manajemen tersebut, informasi dari yang diterima oleh manajemen selain harus berkualitas (akurat, tepat waktu, lengkap, relevan) juga informasi tersebut harus selaras dan saling berkaitan dengan informasiinformasi lainnya yang ada di suatu organisasi. Informasi yang digunakan oleh manajemen untuk membantu melaksanakan fungsinya disebut sebagai informasi manajemen. Jadi peran dari sistem informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung operasi bisnis perusahaan, sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing secara strategis. Manajemen strategis adalah disiplin Ilmu yang relatif masih muda. Bidangnya meliputi pengetahuan manajemen yang paling mutahir dan cabang ilmu lain yang bersinggungan dengan masalah-masalah kewirausahaan mencari laba dan yang tidak mencari laba. Sebagai bagian dari kajian pengelolaan perusahaan maupun organisasi lain yang tidak mengutamakan pencarian laba, manajemen strategis harus bersinggungan secara multi disipliner yang erat kaitannya dengan kewirausaahan. Diantaranya disiplin ilmu ekonomi, manajemen secara umum, pemasaran, keuangan dan manajemen operasional. Satu hal yang membedakan kajian manajemen strategis dengan manajemen umum adalah keluasan cakrawala dan jangkauan waktu. Perusahaan atau organisasi dituntut berperspektif jauh ke depan dan bersifat dinamis untuk selalu memposisikan perusahaan dengan lingkungan luarnya. Sedangkan manajemen umum biasanya hanya berperspektif jangka pendek dan belum memposisikan perusahaan dengan lingkungan luarnya. Pada tahun-tahun terakhir ini sangat disadari tantangan yang dihadapi perusahaan dan organisasi makin rumit sesuai dengan perkembangan teknologi, teknologi informatika dan gelombang kemajuan yang tidak pernah berhenti. Lingkungan usaha saat ini harus mengantisipasi persaingan global, keterbatasan sumber daya, kecepatan perubahan pasar dan lain sebagainya. Hal ini mengakibatkan pendekatan secara multi disipliner dari berbagai bidang ilmu yang disebutkan di atas menjadi tidak cukup. Penerapan konsep lama seperti perencanaan strategis ternyata sudah kadaluwarsa. Karena kecepatan perubahan lingkungan yang harus diantisipasi untuk dapat bertahan pada

8


lingkungan yang bersaing secara ketat. Disiplin ilmu baru seperti psikologi, sosiologi, politik, antropologi memperluas dan memperkaya dasar dari disiplin ilmu manajemen strategis. Manajemen strategis sebagai disiplin ilmu yang bersifat ganda, yaitu selain merupakan ketrampilan, seperti manajemen sumber daya, manajemen keuangan, manajemen organisasi dan lain sebagainya juga terkait dengan disiplin ilmu yang lebih abstrak dan filosofis. Berbagai disiplin ilmu berinteraksi secara multi disipliner untuk melahirkan pemikiran yang bersifat strategis bagi perusahaan atau organisasi untuk dapat meningkatkan kinerja dan mampu memberikan reaksi terhadap tantangan dari luar. Pemikiran strategis dalam rangka manajemen strategis, menuntut suatu visi yang memberikan arahan tujuan dari organisasi serta pembentukan budaya organisasi dalam menghadapi tantangan lingkungan.

Prognosa Manajemen Strategis Manajemen strategis dimaksudkan untuk menggantikan penanganan secara reaktif terhadap tantangan yang muncul. Seiring dengan kemajuan kemampuan, perusahaan tidak lagi bersifat reaktif tetapi lebih bersifat antisipatif strategis. Kemajuan perkembangan teknologi menjadi pendorong perubahan bagi organisasi atau perusahaan untuk menjadi lebih antisipatif. Manajemen strategis diperkirakan akan terus berkembang mengikuti percepatan turbulensi pada lingkungan luar perusahaan. Percepatan kemajuan teknologi yang sudah dikenal akan mendorong perubahan sosial politik yang akan menciptakan tantangan ketidakpastian dari lingkungan luar harus di antisipasi dan dijawab oleh perusahaan untuk dapat tetap bertahan. Tantangan dan ketidakpastian tersebut akan dibahas pada jabaran berikut.

Prediksi Manajemen Strategis berdasarkan Kecenderungan Teknologi Prediksi pertama adalah peningkatan penerapan pendekatan sistematis yang sesuai dengan keperluan perusahaan tertentu. Prediksi kedua adalah peningkatan penerapan cara strategic learning dalam mengarahkan strategi perilaku. Paradigma Cartesian yaitu melakukan kegiatan berdasarkan perencanaan yang diikuti pelaksanaan akan diganti secara perlahan dengan kegiatan berdasarkan penggabungan menarik kesimpulan hasil analisis dan yang diperoleh dari pelaksanaan dilapangan.


9

Prediksi ketiga adalah pertumbuhan pemakaian sistem perencanaan yang berkemampuan banyak pada perusahaan yang terdiversifikasi luas. Sistem perencanaan tersebut diperkirakan masih mampu memberikan jawaban strategis dan mampu bersaing pada lingkungan yang berbeda. Prediksi keempat adalah pengembangan konsep dan teknologi pengelolaan pada Strategic Business Area (SBA) yang mapan. Dalam konsep ini peranan pertumbuhan sebagai penggerak akan digantikan oleh daya gerak dari organisasi. Dengan teknologi yang ada perusahaan akan mudah bergerak dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis organisasi. Prediksi kelima memperkirakan manajemen strategis menekankan pada menggabungkan variabel teknologi dan sosial-politik dengan variabel ekonomi serta persaingan. Terutama pengembangan kesadaran sosial politik serta kerangka berpikir secara analisis dan ketrampilan menempuh langkah politis akan semakin mendapat perhatian. Prediksi keenam adalah kesadaran atau pengakuan bahwa jika terjadi kerumitan pada suatu level tertentu yang diakibatkan munculnya tantangan dari luar dan membahayakan keberadaan perusahaan, maka pengelola strategis akan lebih memfokuskan pengelolaan struktur organisasi yang lebih sederhana dan spesialisasi bidang pada satu bidang usaha tertentu. Prediksi ketujuh bahwa kelenturan organisasi untuk memberikan reaksi terhadap kejadian tak terduga akan menjadi perhatian utama pengelola strategis. Kelenturan dan perencanaan yang terstruktur akan diintegrasikan menjadi suatu pendekatan terintegrasi untuk mempersiapkan perusahaan dimasa mendatang menghadapi ketidaksesuaian serta ketidakpastian. Prediksi kedelapan adalah proses tranformasi manajemen, yaitu mengawal proses persiapan perencanaan untuk membangun struktur organisasi dan sumber daya dalam hal melaksanakan kegiatan yang berlawanan dengan rencana organisasi.

Prediksi Tantangan Strategis di Masa Depan Perkembangan informasi yang ada saat ini akan mengakibatkan perkembangan pesat yang lain pada fungsi produksi pada bidang manufaktur dan jasa. Pada bidang manufaktur, robot dan CAD/CAM

10


(computer assisted design/manufacturing) membuat kemudahan dalam memenuhi kebutuhan pasar yang sangat bervariasi. Pada masa mendatang, karena perkembangan kemajuan teknologi informasi, prinsip skala ekonomi dan kelenturan menjadi mungkin terjadi secara bersamaan. Sebagai contoh, teknologi informasi pada usaha kecil dan spesialisasi seperti rumah mode harus memiliki kelenturan untuk mengkombinasikan reaksi terhadap tuntutan pelanggan serta skala ekonomi pada pembelian skala besar, persediaan dan pendistribusian. Kedua perubahan ini, skala ekonomi dan kelenturan untuk mengkombinasikannya dengan tuntutan pelanggan, akan menimbulkan dampak besar untuk menerapkan strategi yang berhasil. Adanya tuntutan teknologi yang terlihat sekarang di industri seperti mikrokomputer, akan meningkatkan ancaman terhadap tingkat keuntungan yang diterima. Karena hal ini akan menimbulkan suatu keadaan dimana industri mengalami pertumbuhan yang baik, namun keuntungannya minimal atau bahkan negatif. Penyebabnya adalah terlalu cepatnya terjadi terobosan dibidang teknologi sebelum perusahaan memiliki kesempatan untuk memperbaiki investasi di bidang riset dan pengembangan. Konsekuensinya yang dihadapi sejalan dengan teori evolusi Darwin, yaitu keberhasilan bagi yang mampu menyesuaikan diri dengan memanfaatkan teknologi tercanggih yang memasuki pasar, namun implementasi tetap dapat memberikan keuntungan ataupun berguna secara sosial. Oleh sebab itu, seorang manajer strategis harus terus memantau penggunaan dan perkembangan teknologi yang ada.

Analisis SWOT dalam Manajemen Strategis Penerapan manajemen strategi pada suatu perusahaan atau organisasi adalah untuk mengetahui posisi perusahaan dalam suatu lingkungan yang bersaing. Perusahaan harus dapat menganalisis kekuatan serta kelemahan internal untuk menghadapi tantangan dan peluang yang ada. Penerapan dari analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threat) ini adalah untuk memungkinkan perusahaan memanfaatkan peluang yang ada sesuai dengan kekuatan perusahaan dan menghindari atau memperkecil ancaman dari lingkungan luar yang merugikan. Analisis SWOT juga bermanfaat untuk mengidentifikasi


11

kelemahan yang masih mungkin diperbaiki serta meningkatkan daya guna kekuatan yang masih bisa ditingkatkan. Memadukan informasi menyangkut lingkungan dengan pengetahuan tentang kemampuan organisasi adalah keharusan bagi manajemen untuk memformulasikan strategi yang realistis dalam kerangka pencapaian tujuan di masa yang akan datang. Sumber daya yang dimiliki perusahaan mungkin mengandung kelemahan dan kelebihan. Sumber daya dimaksud meliputi, sumber daya manusia (pengalaman, kemampuan, pengetahuan ketrampilan dan pertimbangan dari seluruh pegawai pada perusahaan), sumber daya organisasi (sistem dan prosedur, struktur, budaya, pengelolaan pembelian/material, operasi dan produksi, kemampuan keuangan, sistem pemasaran, sistem informasi, sistem kontrol dan riset serta pengembangan) dan sumber daya fisik (peralatan, geografi dari lokasi, akses terhadap sumber bahan, jaringan distribusi, dan teknologi yang dikuasai). Untuk menghasilakn kinerja yang optimal ketiga sumber daya tersebut harus terjalin sedemikian rupa untuk menjadikan perusahaan unggul dalam persaingan yang berkelanjutan. Keunggulan bersaing secara berkelanjutan adalah suatu strategi yang yang akan menghasilkan imbal hasil keuangan yang relatif tinggi dan perusahaan pesaing tidak mudah melakukan duplikasi. Analisis SWOT juga merupakan alat bagi manajemen untuk menentukan jenis usaha yang akan dijalankan. Berdasarkan kelemahan dan kekuatan yang dimiliki perusahaan, manajemen melakukan penilaian terhadap peluang dan tantangan dari lingkungan serta menentukan pilihan terhadap salah satu dari tiga strategi bersaing: bersaing dalam satu jenis usaha atau industri, bersaing dalam berbagai jenis usaha atau industri yang masih berhubungan, atau bersaing dalam berbagai jenis usaha atau industri yang tidak berhubungan. Masingmasing jenis persaingan mempunyai keuntungan dan kerugian yang harus diperhitungkan dengan baik dengan memakai analisis SWOT. Perusahaan yang menetapkan pilihan bersaing pada satu jenis indutri tertentu, mempunyai kentungan dapat mengkonsentrasikan peningkatan kemampuan dan pengetahuan terbatas pada keperluan industri yang dipilih. Pengetahuan dan kemampuan tersebut membuat perusahaan dapat menghasilkan produksi atau jasa dengan kualitas yang lebih baik serta mampu beroperasi lebih efisien. Tetapi pilihan untuk bersaing pada satu jenis industri juga mempunyai kelemahan menghadapi siklus usaha. Sekali terjadi penurunan, misalnya karena

12


turunnya permintaan terhadap produk jenis industri tersebut, persaingan menjadi sangat ketat dan memungkinkan penurunan kinerja perusahaan. Perusahaan yang bersaing pada beberapa jenis indutri yang berhubungan juga mempunyai manfaat dan kerugian. Manfaat pertama adalah perbaikan produksi dan efisiensi dalam operasi memungkinkan pengalihan dari satu jenis industri ke jenis industri yang lain. Tetapi perusahaan yang bersaing pada beberapa industri yang berhubungan juga ancaman yang sama dengan perusahaan yang hanya bersaing pada satu industri tertentu. Menyusutnya permintaan konsumen serta persaingan harga yang ketat sangat mempengaruhi semua jenis usaha dari perusahaan. Hanya saja resiko yang dihadapi telah didiversifikasikan. Sehingga jika terjadi penyusutan permintaan atau persaingan harga yang ketat pada satu jenis industri tidak mengakibatkan terhadap kinerja seluruh perusahaan. Penurunan kinerja pada satu jenis industri masih mungkin ditutupi oleh peningkatan kinerja pada jenis industri lain. Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Organisasi Penentu Keberhasilan Kompetisi Sumber Daya Fisik

Sumber Daya Fisik Gambar 1-2 Penentu Keberhasilan dalam Persaingan


13

Beroperasi pada beberapa jenis industri yang tidak berhubungan bukanlah pilihan yang tidak akan mendapat kendala. Mengelola perusahaan yang besar dan menggurita akan menghadapi masalah yang lebih rumit. Tidak ada pilihan yang hanya berhadapan dengan keuntungan. Menentukan pilihan usaha bersaing dari perusahaan dapat dilakukan dengan memakai analisis SWOT. Dengan analisis ini dapat dibandingkan kekuatan dan kelemahan dari perusahaan dibandingkan dengan pesaing lain.

Aspek-aspek Perilaku dalam Manajemen Strategis Setiap strategi hanyalah alat yang tergantung pada pelakunya. Sebaikbaiknya strategi secara konsepsi tidak mempunyai makna jika dilaksanakan dengan penyimpangan, baik itu disadari maupun tidak disadari. Strategi yang handal hanya akan bermanfaat jika dilaksanakan dengan baik. Strategi yang baik memerlukan organisasi serta manusia yang akan melaksanakannya. Terutama sekali menjadi penting untuk pemimpin puncak organisasi atau perusahaan dengan pimpinan lainnya untuk menggerakkan seluruh anggota organisasi dalam menterjemahkan strategi perusahaan menjadi kenyataan secara efektif. Terdapat tiga perangkat lunak yang harus diberdayakan untuk dapat mengimplimentasikan strategi yang telah disepakati, yaitu kepemimpinan dari setiap tingkatan manajemen (pengelola), kekuasaan yang dipunyai dan budaya organisasi. Kepemimpinan serta kekuasaan yang ada harus mampu mempengaruhi perilaku anggota organisasi, sehingga semua usaha yang dilakukan individu menuju sasaran yang tepat. Semua organisasi mempunyai budaya. Pemimpin puncak serta pengelola lainnya harus mengetahui budaya perusahaan dan mampu mengelolanya sedemikian rupa menjadi fasilitator yang baik bagi pelaksanaan strategi organisasi atau perusahaan.

Kepemimpinan Sering ada persepsi yang salah dengan pengertian kepemimpinan didalam konteks perusahaan. Sering sekali diartikan kepemimpinan identik dengan kemampuan pengelolaan. Padahal kepemimpinan dan kemampuan mengelola walaupun mempunyai perpotongan jelas tidak sama. Kepemimpinan hanya salah satu bagian dari peran manajemen (pengelola). Disamping sebagai pengelola sumber daya yang mengelola penentuan dan distribusi sumberdaya dari perusahaan, misalnya modal,waktu dan peralatan, manajemen uga melakukan tugas

14


pemantauan, menerima informasi dan melakukan analisis yang berhubungan dengan operasional kedalam perusahaan. Manajemen juga harus mampu sebagai disseminator, menyampaikan informasi yang diperoleh dari lingkungan luar kepada anggota organisasi untuk dilaksanakan. Manajer memerlukan kemampuan memimpin untuk dapat menjalankan ketiga peran yang disebutkan diatas. Untuk dapat mengimplimentasikan strategi perusahaan diperlukan kemampuan kepemimpinan bersifat strategis. Yaitu kepemimpinan yang berhubungan dengan pengoperasian kedalam perusahaan dikaitkan dengan perubahan dari lingkungan luar. Kepemimpinan strategis pada perusahaan atau organisasi saat ini lebih diperlukan dibanding dengan sepuluh atau dua pulau tahun yang lalu, dan akan menjadi sangat penting dimasa mendatang. Dimasa mendatang diperkirakan perubahan lingkungan dan pertumbuhan kerumitan organisasi akan semakin cepat. Gambar I.3 memperlihatkan perubahan lingkungan luar dan peningkatan kerumitan internal organisasi yang akan menjadi tantangan bagi pengelola puncak. Pada diri seseorang melekat secara bersamaan kepemimpinan transformasional dan transaksional dengan tingkat yang berbeda-beda. Kepemimpinan transaksional adalah tipe yang lebih menekankan penggunaan wewenang yang dipunyai. Sedangkan kepemimpinan transformasional, lebih memberikan inspirasi keterlibatan bawahan, memberikan kepada bawahan ‘kebersamaan’ dan cita-cita untuk dicapai bersama. Pemimpin transformasional memotivasi bawahannya untuk memberikan hasil kerja yang lebih tinggi serta mampu menjadikan misi dari organisasi juga sebagai misi dari dirinya sendiri. Tichy dan Devana (1986) mengajukan tiga tahap proses kepemimpinan transformasional, yaitu: Mengetahui Keperluan Berubah Pemimpin transformasional menerima keperluan untuk berubah serta mampu meyakinkan manajer pada tingkatan yang lebih bawah akan perlunya perubahan. Biasanya usulan perubahan akan mengalami hambatan pada keadaan perubahan lingkungan yang perlahan namun kinerja organisasi masih sesuai target.


15

Perubahan Lingkungan

Perubahan Organisasi

- Kompetisi internasional - Deregulasi - Kematangan pasar - Perkembangan teknologi yang terus meningkat

- Pertumbuhan erusahaan - Diversifikasi produk - Ekspansi internasional - Peningkatan enggunaan teknologi baru

Meningkatnya intensitas kompetisi dalam industri

Meningkatnya kompleksitas suatu perusahaan

Peningkatan kebutuhan untuk berubah: kearah performa yang lebih baik (misal lebih produktif, lebih banyak inovasi baru)

Meningkatnya kesulitan dalam membuat perubahan yang efektif dan efisien

Jiwa kepemimpinan semakin dibutuhkan dalam berbagai jenis pekerjaan

Kesulitan dalam menyediakan bentuk kepemimpinan yang efektif terus meningkat

Faktor kepemimpinan menjadi signifikandan penting

Gambar 1-3 Perubahan Lingkungan dan Perubahan Organisasi

Dalam keadaan seperti yang dijelaskan tersebut, Tichy & Devana mengusulkan agar kinerja perusahaan tidak hanya diukur dari kinerja yang lalu, tetapi juga terhadap kinerja dari pesaing. Lebih jauh tolok ukur kinerja tidak lagi cukup hanya dengan indikator ekonomi, seperti pendapatan per saham, pangsa pasar dan imbal hasil investasi. Pengukuran kinerja harus diperluas seperti kepuasan pelanggan, kualitas produksi dibandingkan dengan

16


pesaing, penemuan penemuan produk baru dan lain sebagainya yang bersifat kualitatif. Pada organisasi yang bermasalah perlunya suatu perubahan lebih mudah dapat diterima. Pada tingkat yang sangat diperlukan, perubahan terkadang harus memasukkan unsur baru dari luar. Masuknya manajer baru dari luar penilaian yang belum dipengaruhi oleh lingkungan barunya dan mempunyai pemikiran yang lebih jernih. Konsekuensinya, akan terdapat penilaian yang tidak menguntungkan sumberdaya lama dimana manager baru memerlukan waktu untuk melakukan penyesuaian. Pembentukan visi bersama. Apabila keperluan untuk berubah telah dapat diterima, pemimpin harus dapat mengkomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi tentang visi organisasi yang menjadi tanggung jawab seluruh anggota. Visi tersebut adalah pengembangan evolusi dari visi pendiri organisasi organisasi. Pengembangan visi tersebut dilakukan secara bertahap dan partisipatif, meliputi pemimpin puncak, manager tingkat menengah dan bawah serta seluruh anggota secara proporsional. Hal yang terpenting dari penerimaan visi oleh adalah dorongan untuk menghasilkan kinerja yang lebih tinggi serta standarisasi. Secara terus menerus pemimpin hargus mampu mengajak seluruh anggota mengeluarkan usaha dan kemampuannya. Pemimpin trasformasional harus bisa menjadi contoh untuk semua keinginan yang diharapkan dari anggota organisasi. Dan yang terpenting bahwa pemimpin harus mampu mengkomunikasikan visi secara jelas dan utuh, sehingga tidak terdapat bias penafsiran. Kejelasan visi akan menghasilkan usaha yang fokus. Sebaliknya ketidakjelasan serta bias penafsiran visi akan menurunkan efektifitas kerja. Konsepsi dasar kepemimpinan transformasional adalah dinamisme, sedangkan unsur karisma hanyalah sebagai pendukung. Melembagakan Perubahan Pada akhirnya pemimpin tranformasional harus melembagakan perubahan yang telah diciptakan. Harus terdapat keyakinan bahwa perubahan yang telah direncanakan telah berjalan. Seringkali terjadi perubahan yang telah diperintahkan tidak berjalan hanya


17

karena tidak terdapat mekanisme umpan balik. Mekanisme umpan balik biasanya berjalan dengan baik pada keadaan normal, tetapi menjadi tidak berfungsi pada saat periode perubahaan yang cepat. Manajemen sejak awal harus mengantisipasi dengan membangun sistem umpan balik dan mempunyai kepekaan yang tinggi. Umpan balik diberbagai tingkatan menjadi perlu karena program perubahan yang berhasil juga sering membawa dampak yang kadang kala menimbulkan masalah.

Kekuasaan Mengimplementasikan strategi yang efektif membutuhkan kemampuan pimpinan puncak untuk mempengaruhi perilaku bawahannya secara formal maupun tidak. Dalam hal pimpinan puncak mempengaruhi perilaku bawahannya dengan pendekatan yang tidak formal, pimpinan tersebut membutuhkan kekuasaan atas individuindividu yang dia butuhkan. Kekuasaan disini mengacu pada kemampuannya --di luar pengaruh secara formal atau kontrol yang dimilikinya atas sumber daya dan gaji-- untuk mempengaruhi perilaku orang lain. Pada Gambar I.5 diilustrasikan bagaimana pimpinan puncak dapat menggunakan kekuasaannya dalam beberapa hal. Pengaruh tidak langsung

Kontrol terhadap informasi

Pimpinan Puncak

Kemahiran

Karisma

Penanganan terhadap Ketidakpastian

Pertukaran

Gambar 1-4 Teknil Penggunaan Kekuasaan

Kemahiran Sumber utama kekuasaan dari banyak pimpinan puncak adalah kemahiran. Umumnya manajer memperoleh kekuasaan ini dari pencapaiannya yang terlihat jelas. Semakin banyak pencapaiannya

18


maka semakin besar kekuasaan yang dapat diakumulasikan oleh manajer tersebut. Kemahiran mengacu kepada kemampuan seorang manajer untuk mempengaruhi perilaku orang lain karena setiap individu yang dipengaruhi ini percaya bahwa manajernya memiliki pengetahuan yang lebih mengenai masalah yang ditangani, memiliki kesempatan, ataupun pengetahuan tambahan lebih daripada mereka. Seorang manajer yang mencapai posisi pimpinan puncak dengan melalui tahapan-tahapan tertentu akan dipandang sebagai seorang yang sangat mahir. Kontrol Terhadap Informasi Kontrol terhadap informasi mengacu pada akses manajer terhadap informasi penting dan pengawasan terhadap penyebaran informasi tersebut. Penelitian Henry Mintzberg (1983) menunjukkan indikasi bahwa pimpinan puncak adalah satu-satunya bagian dari perusahaan yang diberi informasi yang paling baik. Pimpinan tersebut berhubungan dengan semua manajer kunci perusahaan. Karena tiap manajer ini adalah para spesialis dibidangnya masing-masing, sehingga pimpinan puncak adalah orang terbaik yang dapat melihat organisasi secara menyeluruh dan paling mengetahui kegiatan internalnya. Pimpinan tersebut juga memiliki beberapa kontak eksternal –- melalui perusahaan lain atau agen-- yang dapat menjadi sumber informasi yang dibutuhkannya. Meskipun pimpinan puncak tidak mengetahui segalanya, ia mengetahui lebih banyak dari orang lain. Karena pimpinan puncak memiliki informasi lebih banyak daripada orang lain, ia dapat menginterpretasikan informasi tersebut dalam rangka mempengaruhi persepsi dan sikap orang lain. Jika informasi yang dimiliki pimpinan lebih lengkap daripada yang dimiliki orang lain, maka tidak akan ada yang dapat mempertanyakan keputusannya tersebut. Pertukaran Kegunaan pertukaran sebagai alat pembangkit kekuasaan. Dalam suatu pertukaran, seorang pemimpin melakukan sesuatu untuk orang lain dan dapat mengharapkan orang tersebut untuk bertanggung jawab terhadap pimpinannya. Oleh sebab itu, ketika pimpinannya mengeluarkan perintah khusus pada orang tersebut,


19

maka orang tersebut biasanya akan bertanggung jawab untuk mengerjakan perintah yang diberikan kepadanya. Pimpinan puncak juga dapat menjalin hubungan pertemanan dengan orang lain yang dimaksudkan untuk pertukaran, karena dalam pertemanan terdapat di dalamnya beberapa tanggung jawab. Dalam membangun hubungan timbal-balik dengan sesama anggota organisasi dibutuhkan kemampuan untuk mengendalikan ego. Mereka yang mampu mengesampingkan status dan kekuasaan akan lebih dipandang menyenangkan oleh mereka, baik yang berada di bawah maupun di atasnya, dalam hirarki keorganisasian. Manajer seperti itu lebih dapat menjamin dan memelihara semangat kerjasama satu sama lain. Pengaruh Tidak Langsung Pimpinan puncak seringkali dapat membuat orang untuk mengimplementasikan strategi organisasi melalu pengaruh tidak langsung, yaitu dengan cara memodifikasi lingkungan tempat kerja seseorang. Salah satu variasi dari teknik ini mencakup membuat perubahan permanen dalam sistem imbalan formal organisasi tersebut. Dalam kasus ini, hanya orang yang berhasil mengimplementasikan strategi organisasi dengan benar yang akan memperoleh bonus, kenaikan gaji, maupun promosi. Karisma Satu lagi dasar kekuasaan yang efektif digunakan untuk mempengaruhi perilaku orang lain adalah karisma. Karisma mengacu pada kemampuan pemimpin untuk mempengaruhi perilaku orang lain melalui daya magnetis, antusias, dan keyakinan. Seringkali seorang pemimpin mampu mengkomunikasikan keyakinan dan visi mereka tentang masa depan dengan cara yang dramatik dan persuasif. Pemimpin yang karismatik cenderung menciptakan gambaran tentang kesuksesan dengan cara yang meyakinkan. Aura kesuksesan dan daya magnetis personal membuat mereka menjadi panutan bagi karyawannya. Semakin para karyawan mengagumi dan mengidentifikasikan diri mereka kepada pimpinannya, semakin mudah pula mereka menerima nilainilai dan kepercayaan sang pimpinan. Sikap menerima ini memudahkan pemimpin karismatik memasukkan perilaku yang diinginkan ke dalam perilaku karyawannya.

20


Semakin sukses seorang pemimpin karismatik, semakin kuat pula pengaruhnya. Kombinasi dari karisma dan kemahiran akan menjadi potensi yang mengagumkan untuk mempengaruhi perilaku orang lain. Oleh sebab itu, pemimpin yang karismatik yang membuat standar yang tinggi namun realistis akan memiliki banyak karyawan yang termotivasi dan loyal. Penanganan Terhadap Ketidakpastian Setiap organisasi menghadapi ketidakpastian lingkungan. Hal ini disebabkan berbagai macam perkembangan yang terjadi, seperti kompetisi, peraturan pemerintah atau hukum, tekanan biaya, teknologi baru, dan sebagainya. Kepentingan relatif dari berbagai ketidakpastian ini akan berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Tetapi ketika sebuah perkembangan memiliki dampak yang besar terhadap satu organisasi, hal ini dapat dikategorikan sebagai ketidakpastian kritis. Sebagai contoh, dalam industri dengan persaingan tinggi dan situasi keuangan yang berubah dengan cepat, ketidakpastian kritis akan mengembangkan produk keuangan yang baru. Perusahaan yang lebih efektif dalam mengantisipasi dan mengetahui keinginan pasar akan menjadi perusahaan yang paling mendapatkan untung. Maka manajer pada perusahaan yang mampu mengembangkan produk finansial baru akan dapat mengumpulkan sejumlah kekuatan yang signifikan untuk mempengaruhi keputusan organisasi. Sama halnya pada industri yang ketidakpastian kritisnya terletak pada efisiensi/kontrol biaya -–seperti pada industri kapal terbang-- manajer yang mampu menurunkan biaya struktur organisasi dapat mengumpulkan sejumlah kekuatan.

Budaya Organisasi Budaya organisasi mengacu pada nilai dan pola kepercayaan dan perilaku yang diterima dan diterapkan oleh anggota suatu organisasi tertentu. Karena setiap organisasi mengembangkan kebudayaannya sendiri yang unik, bahkan organisasi dalam industri yang sama dan pada kota yang sama akan menunjukkan cara yang berbeda dalam beroperasi.


21

Evolusi Kebudayaan Pada dasarnya budaya organisasi dimaksudkan agar perusahaan atau organisasi dapat menyesuaikan dengan perubahan lingkungan, dan pada saat yang sama dapat mengintegrasikan semua unsur yang ada pada perusahaan dalam proses operasi perusahaan. Pertanyaan yang sering timbul adalah nilai, perilaku dan kepercayaan bersama yang bagaimana yang harus dikembangkan agar perusahaan dapat mencapai kedua tujuan diatas. Pada banyak organisasi, pendirilah yang pertama dan dominan yang mempengaruhi budaya perusahaan. Secara umum, kita dapat menyatakan bahwa dasar dari sebuah kebudayaan dalam organisasi merefleksikan nilai-nilai dan kepercayaan pendirinya. Tetapi budaya organisasi atau perusahaan tersebut dimodifikasi oleh waktu sejalan dengan perkembangan dan perubahan lingkungan. Perubahan lingkungan menyebabkan beberapa dari kebudayaan organisasi berubah, bahkan tidak berjalan lagi. Elemen baru perlu ditambahkan seiring dengan tidak berfungsinya lagi kebudayaan lama agar organisasi tersebut dapat tetap berjalan. Gambar I.6 akan memberikan ilustrasi bahwa kebudayaan yang telah ada juga dapat berubah karena pengaruh yang kuat dari pemimpin, selain pendiri.

Kepercayaan, nilai, dan asumsi pendiri

Pengaruh Pimpinan

Adaptasi terhadap

Kebudayaan organisasi saat ini

Gambar 1-5 Evolusi Kebudayaan Organisasi

22


Pengaruh Kebudayaan Terhadap Strategi Budaya organisasi dapat memfasilitasi atau menghalangi kegiatan strategi organisasi. Penelitian terakhir menunjukkan bahwa perusahaan dengan budaya organisasi yang secara strategis cocok akan lebih unggul daripada perusahaan lain yang kurang memiliki budaya organisasi yang cocok. Perusahaan yang sukses tersebut mengalami keuntungan rata-rata yang meningkat sebesar 682 persen (dibandingkan 166 persen yang dialami oleh perusahaan lain), harga saham mereka meningkat sebesar 901 persen (dibanding 74 persen kenaikan saham perusahaan lain), dan dalam segi pertumbuhan, pendapatan bersih mereka jauh melebihi perusahaan lain dengan perbandingan 756 persen berbanding 1 persen. Perusahaan-perusahaan sukses ini telah mengembangkan kebudayaan yang mengutamakan pada tiga grup utama –konsumen, pemegang saham, dan karyawan. Perhatikan bahwa intinya bukan karena perusahaan ini memiliki kebudayaan yang kuat, karena banyak perusahaan yang kurang berhasil pun memiliki kebudayaan yang kuat. Intinya adalah bahwa kebudayaan dari perusahaan yang sukses harus cocok dan mendukung strategi perusahaan. Lebih jauh lagi, kebudayaan tersebut harus mengandung nilai-nilai yang dapat membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan. Karena kebudayaan mencerminkan masa lalu, periode perubahan lingkungan sering kali membutuhkan modifikasi signifikan dari kebudayaan organisasi. Sangatlah penting bahwa perubahan dalam strategi diikuti oleh perubahan yang sama pada kebudayaan organisasi. Jika tidak, maka strategi organisasi kemungkinan akan mengalami kegagalan.

Manajemen Strategis dan Tuntutan Perubahan Perusahaan di masa mendatang untuk dapat bertahan tidak cukup hanya mampu menjabarkan tujuan secara terinci serta kemampuannya untuk dapat mengalokasi sumber sumber daya secara efisien. Manajemen dimasa mendatang berhadapan dengan perubahan lingkungan yang sangat cepat. Untuk itu Diperlukan suatu kemampuan mengarahkan perusahaan atau organisasi secara dinamis pada lingkungan yang berubah secara cepat dengan melakukan proses transformasi secara strategis. Pengarahan secara strategis


23

meliputi upaya untuk mengenali peluang dan ancaman dari luar serta menganalisisnya secara tepat terhadap kelemahan dan kekuatan dari sumberdaya internal. Secara bersamaan, harus pula diperhitungkan dan dikembangkan keterlibatan dari stakeholder, termasuk diantaranya pemasok, pelanggan, pemodal dan masyarakat. Untuk dapat bertahan dalam lingkungan yang sangat bersaing, perusahaan atau organisasi harus dapat membangun model manajemen strategis yang sesuai dengan skala yang di hadapi, mengikuti model dasar seperti pada Gambar I.6 dibawah ini.

Pengumpulan data Lingkungan

Formulasi Strategi

Implementasi Strategi

Kontrol dan Evaluasi

Gambar 1-6 Tahapan Penyusunan Strategi

Strategi dalam sebuah manajemen mengalami sejarah perkembangan yang pesat sesuai dengan beranekaragamnya tantangan dan kendala yang ada dalam lingkungan perusahaan atau organisasi. Berikut ini beberapa teori dalam sejarah perkembangan manajemen strategis.

Teori Evolusi dan Revolusi Teori evolusi yang paling dikenal adalah teori evolusi spesies biologi dari Charles Darwin. Menurut Darwin, perubahan lingkungan akan memaksa setiap spesies berkembang secara berkesinambungan berubah dan bertransformasi. Bersamaan dengan perubahan itu, mahluk hidup harus beradaptasi dengan lingkungannya untuk tetap bertahan. Spesies yang tidak mampu beradaptasi dengan lingkungan akan punah dan tersingkir. Kerangka berpikir perubahan evolusi seperti yang diketengahkan Darwin, mempengaruhi para ahli bidang manajemen, diantaranya Gioia D. A. dan Pitre E. (1990). Mereka juga sampai pada kesimpulan bahwa organisasi juga dipengaruhi oleh lingkungan. Lingkungan berubah secara perlahan bertahap, yang sesuai dengan teori evolusi

24


Darwin yang mengharuskan organisasi berubah dan menyesuaikan dengan lingkungannya agar tidak punah. Organisasi yang tidak mampu mengikuti perubahan lingkungan akan kalah bersaing dan keluar dari entitas kegiatan usaha. Schumpeter J. memberikan pandangan yang berbeda tentang perubahan evolusi lingkungan luar organisasi. Menurutnya, lingkungan tidak berubah secara perlahan tetapi secara revolusioner dan mendadak. Menurutnya entitas atau spesies dapat bertahan tanpa ada perubahan pada waktu yang cukup lama. Akibat perubahan yang cepat dan mendadak entitas lama akan punah dan timbul entitas/spesies baru. Entitas/spesies baru ini dapat bertahan lebih lama dibanding sebelumnya sampai timbul perubahan yang cepat dan mendadak lagi. Demikian seterusnya silih berganti terbentuk entitas/spesies baru yang hidup dan bertahan dengan waktu yang lebih lama sampai dengan munculnya perubahan cepat dan mendadak berikutnya. Menurut Schumpeter lingkungan ekonomi mempunyai karakteristik yang secara relatif mempunyai periode yang lama dan stabil dengan disela periode pendek terputus serta perubahan yang cepat. Perubahan cepat tersebut diantaranya diakibatkan adanya penemuan metode kewirausawan baru dengan menggunakan teknologi yang lebih maju. Industri baru tercipta dan menyingkirkan industri yang ada sebelumnya karena telah usang dan tersingkir.

Teori Organisasi Industri Organisasi industri, suatu cabang dari mikroekonomi, menekankan pengaruh dari lingkungan industri terhadap perusahaan. Secara implisit, teori organisasi industri dibangun oleh perubahan secara evolusioner. Untuk dapat bertahan dan mampu memberikan nilai tambah, suatu perusahaan harus dapat beradaptasi pada tekanan lingkungan industri dari perusahaan tersebut. Industri dengan struktur atau kekuatan yang kondusif akan memberikan kesempatan untuk mendapatkan imbal hasil yang lebih tinggi, sementara sebaliknya perusahaan akan mengalami hambatan terhadap kelangsungan hidupnya manakala lingkungan dari perusahaan tersebut tidak kondusif. Teori organisasi industri bersifat deterministik karena mengasumsikan bahwa keberhasilan suatu organisasi untuk bertahan tergantung pada kemampuannya untuk beradaptasi terhadap tekanan


25

lingkungan industrinya. Strategi serta sumber daya dan kompetensi dari perusahaan adalah refleksi dari lingkungan industri. Organisasi atau perusahaan dalam suatu lingkungan industri dianggap memiliki strategi, kekuatan, dan kompetensi yang sama. Karena itu, perusahaan yang berkompetisi dalam suatu lingkungan industri beroperasi dalam cara yang relatif homogen. Jika suatu perusahaan mengembangkan strategi yang lebih baik atau beroperasi dengan lebih baik, maka perusahaan yang kurang berhasil dapat meniru perusahaan yang lebih baik tersebut dengan cara membeli sumber daya atau kemampuan manajemen yang telah membuat perusahaan yang lebih baik tersebut menghasilkan imbal hasil yang lebih tinggi. Teori-teori mengenai revolusi dan evolusi dan teori organisasi industri mengembangkan pemahaman kepada kita tentang bagaimana kekuatan lingkungan dapat mempengaruhi organisasi. Teori berikut memerlukan perspektif yang agak berbeda dengan melihat tidak hanya pada lingkungan tetapi juga pada tingkat kemampuan bersaing dari perusahaan.

Teori Ekonomi Chamberlin Seorang ahli ekonomi Edward Chamberlin, mewakili cabang lain dari mikroekonomi, mengungkapkan idenya dalam konteks perubahan lingkungan secara evolusioner. Ia menyatakan bahwa satu perusahaan dapat membedakan dirinya dari kompetitor yang lain: [A] general class of product is differentiated if any significant basis exist for distinguishing the goods (or services) of one seller from those of another. Where such differentiation exist, even though it might be slight, buyers will be paired with sellers, not by chance…but according to their preferences. (E.H. Chamberlin, The Theory of Monopolistic Competiton, Cambridge, Massacussets, Harvard University Press, 1956, p. 231) Perbedaan dapat muncul untuk suatu waktu tertentu karena adanya proteksi hukum seperti merek dagang atau paten atau karena perusahaan tersebut menerapkan strategi tersendiri, kompetensi, dan sumber daya yang tidak dapat dengan mudah diperoleh kompetitor lain.

26


Perusahaan harus mempunyai suatu komitmen bahwa pembeli dan penjual adalah pasangan yang saling memerlukan satu sama lain. Harus disadari bahwa pembeli mempunyai kebebasan untuk menentukan pilihan untuk berhubungan dengan penjual yang disukainya. Hal ini mengakibatkan kebutuhan bagi perusahaan untuk menyusun kehandalan tingkat bersaingnya (menganalisis kekuatan dan kekurangan relatif terhadap perusahaan kompetitor) serta selalu mengamati peluang dan tantangan yang ada di lingkungannya. Penekanan keseimbangan kedudukan antara perusahaan dan lingkungannya lebih jauh dikembangkan pada teori kontingensi.

Teori Kontingensi Teori kontingensi juga masih dalam konteks perubahan evolusioner lingkungan. Dasar pemikiran dari teori kontingensi ini adalah bahwa imbal hasil keuangan yang tinggi hanya akan diperoleh oleh perusahaan yang dapat memberikan kontribusi kepada lingkungan. Lado A (1992) berpendapat tidak seperti teori-teori terdahulu mengenai perubahan evolusioner dan revolusioner dan organisasi industri yang mempunyai kerangka landasan sangat abstrak, teori kontingensi dapat dipergunakan mengamati interaksi lingkungan dengan organisasi pada setiap tingkatan analisis, misalnya tingkatan industri, kelompok strategis atau satu entitas perusahaan. Jika teori-teori sebelumnya adalah berdasarkan pendekatan secara deterministik, teori kontigensi menganggap kinerja perusahaan adalah suatu gabungan hasil dari tekanan lingkungan dan tindakan strategis yang dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan akan menjadi proaktif dengan melakukan pilihan jenis kegiatan dalam lingkungan dimana kesempatan dan ancaman sesuai dengan kekuatan dan kelemahan dari perusahaan. Jika terjadi perubahan lingkungan industri yang tidak menguntungkan, perusahaan harus dapat meninggalkan jenis industri yang sudah tidak menguntungkan tersebut dan memindahkan sumber daya kompetensi yang dipunyai ke jenis industri yang mempunyai harapan lebih baik. Pada dasarnya teori Chamberlin dan teori kontigensi memandang organisasi sebagai perusahaan yang heterogen yang dapat memilih lingkungan untuk melakukan kegiatan. Kinerja perusahaan ditentukan oleh kesesuaian tantangan serta ancaman dari lingkungan dan kekuatan serta kelemahan dari perusahaan.


27

Teori Resource Based Teori resource based memberikan penekanan yang mengharuskan perusahaan untuk melakukan pilihan secara proaktif. Dalam teori ini, walaupun kesempatan dan tantangan dari lingkungan merupakan pertimbangan yang penting, tetapi sumber daya dan kompetensi yang unik yang dimiliki perusahaan dapat dijadikan strategi keunggulan bersaing yang berkelanjutan. Pengertian sumber daya meliputi semua asset perusahaan baik itu tangible maupun intangible, seperti modal keuangan, peralatan, sumber daya manusia, teknologi dan informasi. Teori ini lebih berfokus kepada individu perusahaan atau organisasi daripada lingkungan berkompetisi. Jika perusahaan bermaksud memanfaatkan sumberdayanya untuk suatu keunggulan bersaing secara berkelanjutan, sumberdaya-sumberdaya tadi harus unggul, unik atau langka. Kecil kemungkinan keberhasilan untuk diduplikasi dan tidak dapat digantikan dengan sumberdaya lain. Sumberdaya dikatakan unggul jika mampu memberikan hasil yang besar kepada perusahaan dengan efisien dan efektif. Sumberdaya langka adalah sumberdaya yang dimiliki sedikit pesaing. Teori resourced based dapat dikerangkakan pada keadaan perubahan evolusioner mapun perubahan revolusioner. Perusahaan yang mempunyai keunggulan yang khas didalam lingkungan yang berubah secara evolusi dapat meneruskan persaingan secara efektif dengan melakukan pertambahan perbaikan terhadap sumberdaya. Sumberdaya yang mampu membuat perusahaan mempunyai keunggulan bersaing didalam suatu lingkungan revolusioner juga niscaya tidak akan menjadi irrelevan pada lingkungan industri pilihan baru.

Tingkatan Manajemen dan Bentuk-Bentuk Informasi Secara konseptual, organisasi sebagai suatu wadah di mana orang-orang berkumpul merupakan dasar dari terbentuknya suatu sistem. Organisasi muncul karena berbagai macam alasan seperti karena kesamaan tujuan, keterbatasan, pengetahuan (keahlian) dan lain-lain. Gambaran ini menunjukkan bahwa bergabungnya orang-orang dalam suatu organisasi tidak semata-mata dengan tujuan utama yang sama. Mereka

28


memiliki tujuan, pengetahuan, keterbatasan dan ciri lainnya dengan tingkatan yang berbeda. Beberapa contoh organisasi yang memiliki tujuan yang sama namun memiliki pengetahuan dan keterbatasan yang berbeda, misalnya organisasi partai politik, organisasi perjuangan kemerdekaan dan lain-lain. Sedangkan contoh organisasi yang terbentuk karena kesamaan pengetahuan misalkan organisasi profesi seperti ikatan sarjana ekonomi Indonesia (ISEI), ikatan dokter Indonesia (IDI) dan lain-lain. Dalam kenyataannya sering terjadi suatu organisasi terbentuk tidak didasarkan atas tujuan dan pengetahuan yang sama, tapi sering atas dasar keterbatasan. Misalkan seorang yang tidak dapat bermain golf dan ingin memenangkan tender tertentu menggunakan organisasi olahraga golf, yang tujuan organisasinya sebagai tempat berkumpul orang-orang yang gemar berolahraga golf. Tujuan orang tersebut agar dapat dekat dengan pejabat tertentu yang memiliki hobi bermain golf dan sebagai penentu dalam tender. Suatu organisasi menurut Stoner merupakan gabungan dua orang atau lebih dengan berbagai macam tingkat keahlian yang bekerja sama dengan cara tertentu untuk mencapai satu tujuan, dimana untuk mencapai tujuan tersebut dilakukan koordinasi melalui struktur organisasi yang formal, sistem dan prosedur operasi. Struktur organisasi disusun dalam bentuk piramid yang menunjukkan wewenang dan tanggung jawab. Piramid tingkat atas berisi para manajer puncak dan profesional, pada bagian tengah berisi para manajer pengendali, sedangkan pada bagian bawah berisi tenaga operasional.


29

Gambar 1-7 Manajer Pada Tingkatan dan Bagian dalam Organisasi

Manajemen ada di mana-mana, di berbagai tingkatan dan fungsi bisnis (organisasi). Sistem informasi manajemen harus mampu memberikan informasi yang diperlukan oleh manajemen tersebut di berbagai tingkatan dan fungsi bisinis tersebut secara umum. Secara umum dapat diartikan bahwa informasi yang diterima oleh manajemen adalah informasi-informasi yang umum diperlukan oleh manajemen sesuai dengan posisinya. Bila kebutuhan umum informasi manajemen tidak dapat ditentukan, kebutuhan informasi tersebut biasanya didasarkan kepada kebutuhan manajemen tertentu sehingga kalau terjadi perubahan kebutuhan manajemen umumnya sistem informasi tersebut sulit untuk dapat terus beroperasi. Gambar 1.7 memperlihatkan bagaimana para manajer dapat dikelompokkan menurut tingkatan dan bidang fungsional dalam suatu perusahan atau organisasi. Walau tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkatan manajemen dan bidang fungsional, semua manajer melaksanakan fungsi yang sama dan memainkan peranan yang sama. Suatu organisasi menampung orang-orang dengan berbagai macam tingkat keahlian. Orang-orang yang ada dalam suatu organisasi dipimpin oleh seorang pemimpin atau manajer yang bertanggung jawab dalam membawa orangorang yang ada dalam organisasi tersebut mencapai suatu tujuan. Tingkatan sosial dan keahlian yang berbeda dalam suatu organisasi mengakibatkan adanya perbedaan kepentingan dan pandangan. Di dalam suatu organisai,

30


pandangan-pandangan yang muncul ke permukaan seringkali menimbulkan konflik. Konflik merupakan alasan munculnya kebijaksanaan dalam organisasi. Jadi sistem informasi hadir ke dalam suatu organisasi dalam kondisi adanya perbedaan pandangan, konflik kepentingan, kompromi dan kesepakatan yang secara alamiah merupakan bagian dari organisasi. Bagi para manajer selain dihadapkan kepada masalah konflik di atas juga dihadapkan kepada masalah yang bersumber dari lingkungan. Untuk merespon tantangan tersebut para manajer menyusun strategi dengan mengalokasikan semua sumber daya yang dimilikinya untuk melaksanakan strategi tersebut dan untuk melakukan koordinasi. Jadi aktivitas manajemen yang dilakukan oleh seorang manajer suatu organisasi adalah merumuskan tindakan apa yang harus dilaksanakan untuk menghadapi permasalahan baik yang berasal dari internal maupun eksternal perusahaan. Setiap perusahaan memiliki budaya tertentu yang berisi asumsi dasar, nilai, cara melakukan sesuatu yang diterima oleh kebanyakan anggota organisasi tersebut. Karena itu, seorang manajer dalam merumuskan tindakan apa yang harus dilaksanakan tidak boleh melupakan faktor budaya perusahaan tersebut. Hal penting lainnya yang perlu dicatat adalah peran dan keputusan yang dilakukan oleh manajer berbeda pada tingkat dan fungsi organisasinya. Manajer tingkat atas (manajemen tingkat strategis) berperan dalam menentukan tujuan organisasi, strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan, dan struktur organisasi yang diperlukan untuk menerapkan strategi. Manajemen puncak juga menyusun kebijaksanaan dan menentukan kebutuhan yang berkaitan dengan masalah keuangan, sumber daya manusia, informasi, dan modal yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Keputusan yang dibuat berkaitan juga dengan arah organisasi ke depan dalam jangka panjang termasuk produk dan jasa baru yang akan dihasilkan, pasar, teknologi yang digunakan, operasi internal serta lingkungan. Manajer jangka menengah (pengendalian manajemen secara taktis) meliputi aktivitas pengendalian pengadaan dan penggunaan sumber daya untuk melaksanakan tujuan dan kebijaksanaan yang telah diterapkan oleh manajemen puncak. Manajemen pada tingkat ini merencanakan aktivitas yang harus dilaksanakan oleh unit-unit operasional seperti penjualan dan produksi untuk membawa perusahaan mencapai tujuannya. Manajemen tingkat menengah memerlukan laporan ringkas tentang operasi perusahaan untuk


31

membuat berbagai keputusan yang taktis dalam penerapan kebijaksanaan yang dibuat oleh manajemen puncak. Manajemen tingkat paling bawah (manajemen operasional) memiliki aktivitas yang menyangkut pemilihan cara yang paling efektif dan efisien dalam menjalankan tugas dari manajemen tingkat atas dan mengevaluasi hasilnya.

Gambar 1-8 Sumber dan Bentuk Informasi Berdasarkan Tingkatan Manajemen

Secara keseluruhan, setiap manajer di berbagai tingkatan manajemen diharapkan dapat secara kreatif mencari solusi untuk memecahkan setiap permasalahan yang dihadapinya sesuai dengan wewenang yang diterimanya. Dari uraian tersebut di atas dapat dilihat bahwa setiap manajer di berbagai tingkatan dan bagian suatu organisasi memiliki peran yang berbeda satu sama lainnya. Karena itu, manajemen suatu organisasi di berbagai tingkatan dan bagian membutuhkan informasi dan sistem informasi yang berbeda. Gambar 1.8 diatas menunjukkan bahwa tingkatan manajemen dapat mempengaruhi sumber dan bentuk informasi yang dibuat dan dibutuhkan. Informasi manajemen yang diperlukan oleh manajemen tingakat atas sifatnya kurang formal, kurang detail dan merupakan kumpulan dari berbagai perkiraan atau proyeksi ke depan. Sedangkan informasi manajemen yang diperlukan oleh manajemen tingkat menengah disajikan dalam bentuk

32


ringkasan laporan operasi yang diperlukan untuk membuat keputusankeputusan taktis yang berkaitan dengan kebijaksanaan dan keputusan yang diambil oleh manajemen puncak. Pada tingkat operasional, supervisor memerlukan informasi detail yang berkaitan dengan aktivitas operasi perusahaan sehari-hari.

Rangkuman Suatu organisasi memiliki sebuah tujuan yang dicapai dengan menggunakan komponen-komponen atau elemen-elemen organisasi tersebut yang saling berinteraksi satu dengan yang lain. Dalam mencapai tujuan sebuah organisasi diperlukan rencana strategis dan manajemen sumber daya organisasi yang tepat. Sumber daya sebuah organisasi terdiri atas manusia, material, mesin (termasuk fasilitas dan energi), uang, dan informasi. Untuk mencapai tujuan utama organisasi diperlukan manajemen sumber daya strategis dan, perencanaan strategis. Dalam perencanaan strategis yang perlu mendapat perhatian adalah perencanaan strategis fungsional, perencanaan strategis sumber daya informasi, perencanaan strategis dengan pendekatan SPIL dan pengumpulan informasi. Untuk mencapai tujuan yang tertera dalam perencanaan strategis dilakukan manajemen strategis yang memperhitungkan proses mencapai rencana strategis dengan menggunaa analisis aspek teknologi, aspek perkembangan teknologi dan analisis SWOT. Selain hal tersebut perlu diperhatikan aspek perilaku untuk mendapatkan perilaku yang jelas dalam sistem yang sudah lama. Hal lain yang perlu mendapat perhatian dalam mengatur sumber daya informasi adalah jenis informasi yang diberikan kepada tingkat manajemen tertentu. Untuk manajemen tingkat atas informasi yang diberikan berguna untuk membantu menentukan tujuan strategis perusahaan, untuk tingkat manajemen menengah informasi diberikan untuk pengendalian manajemen sedangkan tingkat manajemen rendah digunakan untuk pengendalian operasional.

wvivw


33

BAB 2 DAMPAK PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA ORGANISASI Pendahuluan Sebuah informasi dapat menentukan arah kebijakkan jangkat pendek, menengah dan panjang yang diambil sebuah organisasi. Dalam proses manajemen, informasi memegang peranan penting dalam pengambilan keputusan yang dapat mempengaruhi kelangsungan hidup dari organisasi tersebut. Bab 2 pada bagian awal akan menjelaskan sejauh mana kepentingan informasi dalam proses manajemen sumber daya organisasi. Setelah pentingknya informasi dalam kegiatan manajemen dijabarkan, Bab 2 kemudian membahas bagaimana hubungan antara teknologi dan manusia, kemungkinan dampak positif dan negatif dalam komunikasi atau penerapan sistem informasi dengan para pekerja dan di bagian akhir dijabarkan ketergantungan sistem informasi kepada para penggunanya.

Pentingnya Informasi dalam Manajemen Informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi, apapun jenis organisasi tersebut. Tanpa informasi, tidak akan ada organisasi. Informasi melalui komunikasi menjadi perekat bagi suatu organisasi sehingga organisasi tersebut menjadi satu bagian yang utuh. Melihat peranannya yang begitu penting bagi suatu organisasi, maka informasi sebagaimana sumber daya lainnya, harus dikelola dengan baik. Bentuk dan kemampuan mengelola informasi bagi suatu organisasi selain akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan di dalam organisasi tersebut juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi di antara komponen-komponennya. Karena setiap keputusan berdasarkan kepada informasi, maka kualitas informasi yang dihasilkan di dalam suatu organisasi akan sangat berpengaruh terhadap setiap keputusan yang diambil baik oleh manajemen organisasi tersebut atau oleh pelaku organisasi lainnya. Pada suatu organisasi di manapun


35

dan bagi siapapun, informasi berperan sebagai media yang menjembatani semua peristiwa yang terjadi di dunia nyata dengan umat manusia melalui indra yang dimilikinya. Karena informasi, orang-orang di dalam suatu organisasi memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Informasi membawa pesan, informasi menjadi penuntun bagi siapa pun saat melaksanakan suatu aktivitas. Dengan informasi yang kurang berkualitas maka peristiwa yang terjadi di dunia nyata tidak akan sampai pada penerima informasi sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya. Seperti diketahui, suatu organisasi berisi orang-orang dengan berbagai macam tujuan pribadi dan latar belakang yang berbeda. Orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut bekerja sama satu sama lain sesuai bidang keahliannya melalui komunikasi untuk mencapai satu tujuan organisasi. Komunikasi yang terjadi di antara komponen-komponen suatu organisasi pada dasarnya merupakan komunikasi antar orang-orang dalam organisasi tersebut yang menghasilkan hubungan timbal balik di antara mereka sebagai pelaku organisasi. Karena itu, kualitas informasi yang digunakan oleh suatu organisasi akan mempengaruhi kualitas komunikasi/hubungan di antara orangorang yang ada dalam organisasi. Saat ini dan di masa mendatang perhatian terhadap informasi akan terus meningkat, hal ini disebabkan karena: •

Semakin meningkatnya aktivitas bisnis maka akan menyebabkan semakin kompleksnya permasalahan dan komunikasi yang dihadapi oleh suatu organisasi perusahaan sebagai pelaku bisnis.

•

Semakin tingginya kemampuan komputer yang melahirkan berbagai kemungkinan aplikasi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi suatu organisasi. Beberapa faktor yang memberi sumbangan terhadap kompleksitas aktivitas bisnis adalah: (a)

Berubahnya landasan ekonomi dunia dari ekonomi yang berlandaskan kepada industri ke ekonomi yang berlandaskan kepada informasi.

(b)

Pengaruh ekonomi internasional. Semua perusahaan di seluruh dunia sangat dipengaruhi oleh masalah ekonomi.

36

Bab 2 : Dampak Penerapan Sistem Informasi pada Organisasi

Pengaruh ekonomi terhadap perusahaan tersebut dapat dilihat dengan adanya perbedaan nilai mata uang antar negara di dunia. Misalnya bangsa Amerika akan lebih suka membeli mobil buatan Jepang atau berlibur ke Indonesia dan membeli produk buatan Indonesia daripada ke Hawai dan membeli produk buatan negaranya sendiri. Karena perbedaan nilai mata uang, menyebabkan harga barang buatan Indonesia dan Jepang menjadi sangat murah. Meningkatnya permintaan terhadap barang-barang buatan Indonesia dan Jepang tersebut tentu akan mempengaruhi perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia, Jepang dan Amerika Serikat. (c)

Persaingan global. Dengan adanya globalisasi ekonomi, suatu perusahaan tidak hanya bersaing dengan perusahaan sejenis yang ada di dalam negeri, tetapi perusahaan tersebut juga bersaing dengan perusahaan lain yang ada di luar negeri. Adanya persaingan ini dapat dilihat dengan masuknya impor dari negara lain. Banyaknya perusahaan mobil Jepang yang berproduksi di Indonesia, Malaysia dan Thailand menunjukkan bahwa walaupun nilai mata uang negara tersebut rendah dibandingkan dengan dollar Amerika namun karena tidak dapat bersaing dengan biaya tenaga kerja maka perusahaan mobil Jepang tersebut lebih memilih memindahkan industrinya ke negara lain.

(d)

Meningkatnya kompleksitas teknologi. Kita melihat digunakannya teknologi dalam aktivitas bisnis sehari-hari seperti penggunaan scanner di supermarket, pemesanan tiket pesawat berbasis komputer, pengambilan uang melalui automated teller machine, dan yang mulai marak di Indonesia adalah penghitungan parkir berbasis komputer.

(e)

Menyempitnya ruang waktu. Aktivitas bisnis saat ini bisa berlangsung begitu cepat dibandingkan dengan waktu sebelumnya. Salesman dapat menghubungi pelanggan melalui handphone dimanapun dia berada. Memasarkan, memesan dan membayar suatu produk yang dibeli dari negara lain saat ini dapat dilakukan melalui Internet. Keadaan ini menunjukkan kepada kita semakin


menyempitnya ruang dan waktu berkembangnya teknologi informasi.

37 dengan

semakin

(f)

Masalah sosial. Seperti kita ketahui bahwa semua keputusan bisnis harus didasarkan kepada faktor-faktor ekonomi, akan tetapi juga jangan dilupakan dampaknya terhadap biaya sosial dan dampaknya terhadap lingkungan yang harus dibayar. Sedangkan beberapa dampak perkembangan komputer bagi organisasi perusahaan adalah: Semakin banyaknya alternatif pemecahan masalah. Hal ini menyebabkan semakin meningkatnya waktu dan biaya yang harus dikeluarkan agar penggunaan komputer dapat tepat guna. Pemahaman yang kurang terhadap perkembangan teknologi komputer dapat mengakibatkan tidak efektif dan efisiennya penggunaan komputer tersebut. Meningkatnya persaingan. persaingan dalam pengembangan sistem informasi yang dapat mendukung aktivitas organisasi perusahaan sehari-hari. Bagi perusahaan yang tidak mampu membangun suatu sistem informasi yang tepat guna bagi organisasi perusahaannya maka perusahaan tersebut tidak akan mampu bersaing dengan perusahaan lainnya yang ditunjang dengan sistem informasi berbasis komputer yang baik. Meningkatkan disiplin. Dalam hal ini adalah disiplin dalam penggunaan sistem operasi dan prosedur suatu organisasi perusahaan. Sistem informasi yang dibangun dengan berbasis komputer tidak dapat mendukung aktivitas operasi perusahaan di luar yang telah disepakati bersama dalam bentuk sistem operasi dan prosedur serta uraian tugas yang diberikan. Hal ini mendorong karyawan

38


perusahaan hanya melakukan segala sesuatu yang telah ditentukan. Meningkatkan komunikasi data atau informasi secara digital. Kondisi ini telah mendorong menurunnya penggunaan komunikasi data atau informasi secara manual melalui manusia sebagai pengolah dan penyebar informasi. Menurunnya bentuk komunikasi ini akan mengurangi Korupsi Kolusi dan Nepotisme (KKN) dan meningkatkan kecepatan dan keakurasian informasi sehingga dapat meningkatkan efektivitas operasi suatu organisasi perusahaan.

Teknologi dan Manusia Dengan perkembangan teknologi dan tekanan bisnis, perusahaan yang mampu bertahan dalam persaingan bisnis adalah perusahaan atau organisasi yang memiliki sebuah sistem informasi untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan daya saingnya. Memperkenalkan teknologi baru sering memiliki dampak negatif dan positif yang kemudian jauh berkembang dari menjadi masalah baru yang harus pecahkan oleh teknologi tersebut. Dampak perubahan dalam melakukan kegiatan rutin yang diakibatkan oleh implementasi teknologi baru sering sulit dipisahkan antara yang baik dan buruk, masalah akan bertambah apabila dampak tersebut tidak diantisipasi. Secara umum pengguna dari sistem dapat berpartisipasi sebagai pemakai sistem, memberikan data kepada sistem bahkan dimonitor oleh sistem. Dari ketiga bentuk partisipasi pengguna ini tentu saja diperlukan pendekatan yang berbeda untuk meredam resistansi yang muncul saat implementasi sistem berjalan. Dengan pertimbangan ini sebuah implementasi sistem informasi yang baik bukan hanya proses penerapan teknologi kepada proses bisnis organisasi tetapi bagaimana hubungan teknologi tersebut dengan proses bisnis dan para pengguna dari teknologi tersebut. Hubungan antara teknologi dan manusia dapat diamati dengan memperhatikan sifat dan karakteristik dari teknologi yang diterapkan. Dalam hal ini karakteristik sistem tersebut dapat dibedakan menjadi fokus dari teknologi aplikasi dan kemudahan penggunaan aplikasi.


39

Fokus pada Mesin dan Fokus pada Manusia Dalam meningkatkan unjuk kerja organisasi diperlukan analisis perbedaan pekerjaan antara manusia dan mesin. Para pengembang sistem membutuhkan pengertian yang dalam tentang kekuatan dan kelemahan dari manusia dan mesin agar dapat menerapkan teknologi yang tepat dan memberikan keahlian yang dibutuhkan kepada para pengguna untuk menggunakan sistem tersebut. Secara umum manusia memiliki kekuatan dalam kegiatan yang meliputi pengertian, imajinasi dan melihat keadaan dan situasi secara utuh. Mesin dalam sisi yang lain mempunyai kemampuan yang cepat dalam melakukan pekerjaan yang berulang dengan tingkat keakuratan yang tinggi. Tabel 2.1 berikut memerlihatkan kekuatan dan kelebihan antara mesin dan manusia. Karakteristik

Manusia

Mesin

Ketahanan

• Mudah lelah dan bosan • Butuh pergantian suasana • Butuh istirahat dan makan

Konsistensi

• Kadang tidak konsistem

Kecepatan

• Lambat dalam mencari, memanipulasi dan mencatat data • Tidak teratur, dapat lupa • Waktu untuk mengingat tidak dapat ditentukan • Dapat menghasilkan ingatan melalui koneksi data tanpa instruksi terdahulu

• Tidak lelah dan bosan • Dapat bekerja monoton • Butuh waktu untuk perbaikan • Selalu konsisten dengan instruksi yang diberikan • Pencarian, manipulasi dan mencatat data cepat • Proses mencari dan mencatat dapat diprediksi dengan pasti • Dalam sebagian besar kasus hanya dapat menghasilkan data sesuai instruktsi program • Hanya dapat

Ingatan

Kemampuan

• Dapat melakukan

40


Karakteristik

Manusia

melakukan kegiatan •

Pengertian

•

Imajinasi

• •

Kemampuan melihat masalah secara keseluruhan

kegiatan dari yang sangat terstruktur hingga tidak terstruktur/ Memiliki kemungkinan bosan dan merasa tidak dihargai Mampu dan berkeinginan untuk mengerti tentang kegiatan yang dilakukang Dapat menemukan ide baru Dapat mengambil kesimpulan dari data yang ada tanpa formula tertentu

• Dapat mengenal persoalan secara menyeluruh

Mesin

•

• •

•

melakukan kegiatan yang sangat terstruktur dan telah diinstruksikan terlebih dahulu. Tidak mampu memiliki pengertian dan hanya mengikuti instruksi Tidak dapat menemukan ide Dapat mengambil kesimpulan secara terbatas sesuai dengan instruksi yang diberikan Mengenali detil persoalan sesuai dengan instruksi yang diberikan

Tabel 2.1 Manusia dan Mesin

Pengertian mendasar tentang rancangan proses bisnis yang berfokus kepada manusia atau fokus kepada mesin memberikan bantuan yang berguna dalam merancang proses bisnis dan penerapan teknologi pada sebuah bisnis proses. Tantangan pengembang adalah memberikan teknologi yang tepat hingga proses kegiatan bisnis menggunakan keuntungan positif dari mesin dan manusia serta menghilangkan dampak negatif. Pada organisasi yang mempunyai fokus kepada mesin, proses bisnis dan teknologi yang ada dalam organisasi dirancang agar mesin secara mudah dapat melaksanakan kegiatan tersebut. Para pengguna diharuskan untuk beradaptasi terhadap kelemahan dan keterbatasan mesin. Dalam organisasi yang berfokus kepada manusia, teknologi dan


41

proses bisnis dirancang agar para pengguna sistem informasi dapat bekerja secara efektif dan efisien. Aplikasi yang berfokus terhadap manusia adalah sebuah solusi yang sulit untuk diimplementasikan. Teknologi yang digunakan untuk menggunakan kelebihan manusia secara maksimal amat mahal dan sulit untuk diterapkan karena secara alami manusia memiliki pola kerja yang tidak terstruktur. Teknologi dengan fokus kepada mesin adalah tradisi yang hampir selalu terjadi dalam proses implementasi teknologi informasi. Paradigma yang sering terjadi adalah resistansi dari pengguna dianggap kelalaian dari pengguna dalam menggunakan sistem karena tidak membaca manual yang diberikan. Para pengembang mempuyai asumsi bahwa para pengguna akan membaca dan mengerti operasi dari sistem informasi kemudian dengan mudah mengikuti tahapan dan prosedur dalam manual tersebut. Hal ini dapat dengan mudah terlihat dari pandangan pihak pengembang yang hampir dapat dipastikan berbeda dengan para pekerja yang menggunakan sistem informasi. Sistem informasi yang baik dapat meminimalisasi resistansi pengguna dengan mencari solusi terbaik dalam menerapkan teknolog dalam proses bisnis organiasi. Sebuah kompromi atau jalan tengah perlu dicari untuk mencapatkan keuntungan dari sistem yang fokus kepada mesin dan menekan resistansi dari para pengguna.

Tingkat Mudah Digunakan ( User Friendly ) Dalam pendekatan teknologi dan proses bisnis yang berfokus kepada manusia, kemudahan digunakan adalah karakteristik yang harus dimiliki oleh sistem informasi yang diterapkan. Teknologi dikatakan mudah digunakan jika sebagian pengguna dapat menggunakan teknologi tersebut dengan mudah dan cepat dipahami. Hal penting dalam sebuah sistem informasi yang mudah digunakan adalah sistem tersebut memiliki fitur-fitur yang memang berguna kepada pengguna dari sistem informasi tersebut.Teknologi yang mudah digunakan akan dapat meningkatkan unjuk kerja karena perngguna hanya memerlukan waktu dan usaha yang sedikit untuk menggunakan teknologi teresbut. Salah satu kendala dan hambatan dari implementasi teknologi informasi adalah sulit digunakan. Beberapa teknologi sulit digunakan dan pengguna memerlukan waktu dan usaha yang banyak untuk menggunakan teknologi

42


tersebut. Sebuah aplikasi perangkat lunak sistem operasi yang hanya menggunakan command line sangat mepersulit pengguna dalam menggunakan aplikasi tersebut. Para pengembang mengatasi masalah ini dengan membangun sebuah aplikasi dengan interfais berbentuk grafis yang mepermudah pengguna dalam menggunakannya. Karakteristik sebuah sistem informasi dapat dirancang agar aplikasi yang digunakan dapat dengan mudah digunakan. Secara umum, pengguna yang dapat dengan mudah menggunakan teknologi informasi akan lebih fokus kepada kegiatan proses bisnisnya yang dibantu oleh teknologi tersebut daripada menggunakan teknologi informasi itu sendiri. Aspek dari kemudahan digunakan terhubung dengan beberapa sifat yang akan dijabarkan berikut. Keahlian Baru yang Perlu Dipelajari dan Diingat. Teknologi atau aplikasi yang mudah digunakan dapat langsung digunakan oleh pengguna dengan menggunakan keahlian atau istilah yang mudah dimengerti. Pengguna tidak perlu belajar tentang hal yang tidak berhubungan atau tidak relevan dengan sistem informasi tersebut. Pengguna memang harus memahami beberapa hal mendasar tapi tidak harus hapal ejaan setiap perintah untuk menggunakan aplikasi tersebut. Toleransi Kesalahan dan Fleksibilitas dari Aplikasi Teknologi yang mudah digunakan memberikan kemudahan dalam mengakses pekerjaan yang telah dijalankan dan menggunakan kembali pekerjaan yang telah dikerjakan oleh pengguna lain. Teknologi memiliki fleksibilitas tinggi hingga pengguna dapat mengerjakan sebuah kegiatan dengan cara yang dianggap paling mudah. Kesalahan pengguna dapat ditekan secara maksimal dan jika kesalahan terjadi, teknologi memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Sifat dari Hubungan Antar Muka. Sebuah sistem yang mudah digunakan memiliki interfais penggunaan yang dapat dibuat sesuai dengan keinginan pengguna. Untuk pengguna pada tahap awal interfais akan menampilkan fitur dasar, untuk pengguna yang ahli akan ditampilkan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan dari pengguna tersebut.


43

Pengaruh Teknologi Komputer pada Manusia Saat ini di mana hampir setiap aspek kehidupan berhubungan dengan teknologi informasi seringkali terdengar perkataan, komputer mengetahui umur dari klien, komputer memilih jalan terbaik dalam sebuah permaian catur, komputer mengetahui perbedaan antara harga normal dan harga diskon dan lain sebagainya. Bahkan kata ”mengetahui” dan ”mengerti” memiliki persamaan arti yang dihubungkan dengan komputer. Dalam dunia organisasi para pengguna yang sudah sangat bergantung kepada sistem informasi mengangap komputer sebagai sebuah entitas yang dapat bertindak sendiri hingga dapat dipersalahkan. Saat terjadi kesalahan para pengguna lebih cenderung menyalahkan komputer daripada melakukan analisis di mana kesalahan tersebut terjadi, apakah kesalahan dilakukan oleh pengguna atau kesalahan terjadi karena proses bisnis organisasi. Hal tersebut terjadi jika para pengguna sudah dapat menggunakan sistem informasi dalam pekerjaan sehari-hari. Namun terdapat ketidakpercayaan terhadap sistem karena terjadi perubahan dalam mengerjakan kegiatan bisnis rutin. Lebih mudah untuk menyalahkan sistem yang secara transparan dan abstrak memberikan hasil pekerjaan daripada melakukan evaluasi tentang sejauh mana prosedur kerja diikuti oleh pemakai sistem.

Dampak Positif dan Negatif Sistem Informasi kepada Pekerja Dampak yang diperoleh pekerja atas implementasi sebuah sistem informasi sangat beragam. Dengan penerapan sebuah sistem informasi pekerja dapat memperoleh keuntungan secara profesional atau personal, pekerja dapat merasa diabaikan dan frustasi, kegiatan bekerja dapat dirasakan lebih mudah atau lebih sulit. Pekerjaan ideal dapat disebut sebagai pekerjaan yang memberikan kepuasan kepada pekerjanya. Secara umum karakteristik pekerjaan ideal akan dijabarkan di Tabel 2.2 berikut.

44


Karakteristik Pekerjaan

Makna bagi Pekerja

Keahlian Bermakna Otonomi Hubungan Sosial Tuntutat Psikologis

Hak Pribadi Hubungan dengan lingkungan luar

Pekerja dapat menggunakan dan meningkatkan keahliannya Pekerja mengerti kepentingan dan makna pekerjaan tersebut bagi pekerja dan organisasi Pekerja dapat mengatur pekerjaannya dan tidak merasa dilecehkan dengan pengawasan yang ada Pekerja bekerja-sama dengan teman sekerja dan membentuk hubungan sosial Pekerja mempunyai tuntutan pekerjaan rutin dan tuntutan pekerjaan baru yang masuk akal. Pekerja dapat mengatur bagaimana memenuhi tuntutan tersebut Pekerja memiliki hak pribadi dan memberikan masukkan atau tuntutan Pekerjaan tidak mengganggu dengan kehidupan keluarga pekerja

Tabel 2.2 Karakteristik Pekerjaan Ideal

Kesehatan dan Keamanan Peneliti di Amerika Serikat menemukan hubungan antara kebahagiaan psikologis dan kesehatan fisikal. Sistem informasi memiliki dampak terhadap kesehatan pengguna karena sistem informasi adalah bagian dan lingkungan pekerjaan di organisasi. Dampak dari lingkungan kerja fisikal terhadap pekerja dipelajari dalam bidang studi ergonomi. Bidang ini mempelajari posisi badan yang paling ideal dari pekerja pada saat menggunakan komputer. Pada sustu penelitian di Amerika, pekerja dengan posisi ergonomi yang tidak baik seringkali mengeluh sakit pada leher, pergelangan tangan, punggung dan mata. Walaupun terlihat tidak terlalu signifikan posisi tubuh pengguna komputer perlu diperhatikan. Posisi tubuh yang tidak tepat dapat menyebabkan keluhan yang secara tidak langsung atau tidak sadar dapat meningkatkan keengganan menggunakan sistem informasi.


45

Otonomi Otonomi dalam sebuah pekerjaan adalah derajat kebebasan individu atau sekelompok dalam mengatur dan mengerjakan pekerjaan mereka. Kekuatan (wewenang) seperti yang telah dijabarkan pada Bab I adalah kemampuan untuk membuat orang lain mengerjakan kegiatan tertentu. Penerapan sistem informasi dapat meningkatkan atau menurunkan tingkat otonomi dan wewenang individu atau kelompok dalam sebuah organisasi. Salah satu dampak positif di mana sistem informasi dapat meningkatkan tingkat wewenang seseorang adalah wewenang seseorang dalam mengatur penggunaan aplikasi-aplikasi tertentu. Seorang analis sistem dapat mendapatkan wewenang untuk mengakses informasi hasil analisis seorang manajer yang dikeluarkan oleh sistem informasi. Contoh lain adalah para pengacara yang dapat menghimpun data dari sistem informasi tanpa bantuan dari pekerja lain. Sebelum implementasi sistem informasi untuk memperoleh data tersebut pengguna sistem informasi memerlukan kolabolasi dengan pihak-pihak lain. Secara umum sistem informasi dirancang untuk menurunkan tingkat otonomi. Para praktisi bisnis sering mendukung keterbatasan otonomi dalam sebuah sistem yang melakukan transaksi dan pencatatan transaksi. Sistem informasi yang melakukan dan mencatat transaksi dirancang agar para pengguna memakai sistem informasi dengan cara yang berulang dan terbatas. Hal ini untuk menghindari kekacauan yang terjadi jika tiap pengguna informasi memiliki wewenang untuk melakukan transaksi sesuai dengan keinginan masing-masing. Implementasi yang tidak tepat terhadap sistem informasi yang mengurangi tingkat wewenang dan membantu para supervisi melakukan pengawasan dapat menyebabkan resistansi dan ketidakpuasan dalam bekerja di lingkungan yang baru. Contohnya sistem informasi dapat melakukan pengawasan detil terhadap unjuk kerja dari pekerja yang menggunakan sistem informasi tersebut. Tentu saja tujuan dari kegiatan ini adalah meningkatkan unjuk kerja dari organisasi tersebut. Kemampuan untuk melakukan pengawasan yang ketat dan detil ini harus dijelaskan dengan tepat oleh para manajer yang berwenang. Selain itu diperlukan kebijakan organisasi yang jelas

46


terhadap proses pengawasan tersebut dan bagaimana penggunaan data hasil pengawasan tersebut. Perubahan wewenang oleh implementasi sebuah sistem informasi dapat terjadi dengan distribusi informasi yang sebelumnya sulit didapat, peruban tanggung jawab hingga merubah keseimbangan wewenang dalam sebuah organisasi. Sistem informasi tidak hanya mengurangi wewenang dari pekerja tetapi juga manajer tingkat menengah. Manajer tingkat atas dapat menggunakan aplikasi Executive Information System (EIS) dan Management Information System (MIS) untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkannya tanpa perantara manajer tingkat menengah. Dalam hal komunikasi hal ini juga dapat terjadi di mana para manajer tingkat atas dapat langsung menghubungi piak yang terkait dengan isu tertentu tanpa perantara manajer tingkat menengah.

Penggunaan Keahlian Sistem informasi dapat memberikan dampak positif dan negatif terhadap keahlian pekerja. Dampak positif diberikan kepada para manajer yang menggunakan aplikasi EIS dan Decision Support System (DSS). Manajer yang menggunakan aplikasi ini akan mendapatkan data yang berdasarkan fakta untuk mengambil keputusan. Keahlian dalam menyusun informasi berdasarkan data yang ada dan mengambil keputusan berdasarkan informasi tersebut akan meningkat. Penerapan sistem informasi dapat memiliki dampak yang berlawanan terutama jika sistem melakukan otomatisasi pengambilan keputusan dalam tingkat manajerial tertentu. Sistem informasi akan menggantikan kemampuan dan keahlian dalam bidang tertentu dengan aplikasi yang secara otomatis dapat menjalankan kegiatan tersebut. Dengan demikian pekerja yang tidak memiliki keahlian dalam kegiatan tersebut dapat melakukan proses bisnis yang bersangkutan, hal ini akan mengurangi nilai dari keahlian dari pekerja yang digantikan oleh sistem informasi. Dari sisi tertentu sistem informasi dapat mengharuskan pekerja untuk mempelajari keahlian tertentu. Hal in dapat menjadi positif jika para pekerja memiliki antutiasme dalam mempelajari hal-hal baru atau keahlian baru dalam melakukan proses bisnis yang berubah dengan penerapan sistem. Dampak negatif terjadi jika pekerja enggan untuk menerima perubahan dan secara perlahan menolak implementasi


47

sistem informasi tersebut. Peran para supervisi dan manajer sangat besar dalam hal ini, manajer dan supervisi dibantu dengan pihak pengembang harus dapat meredam resistansi pekerja dan merubah efek negatif tersebut menjadi positif.

Pekerjaan yang Bermakna Sistem informasi dapat mengembangkan atau menekan variasi, jangkauan dan signifikansi pekerjaan dari pegawai di sebuah organisasi. Pekerja akan memiliki komitmen yang tinggi terhadap pekerjaannya jika merasa kegiatan kerjanya memliki makna dalam kegiatan bisnis perusahaan. Dari sisi lain kegiatan bisnis pekerja yang dilakukan dengan komputer dapat mempengaruhi situasi dan kondisi pekerja dalam melakukan kegiatan kerjanya. Makna sebuah pekerjaan kepada pegawai organisasi sangat sulit diidentifikasikan dengan kaku namun secara umum dengan implementasi sistem informasi para pegawai akan merasa perubahaan makna dari pekerjaannya. Variasi dan Ruang Lingkup Pekerjaan Variasi dari pekerjaan adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dilakukan pekerja sedangkan ruang lingkup adalah besar dan tingkat kontribusi pekerjaan tersebut terhadap tujuan utama organisasi. Pada umumnya pekerja mengganggap pekerjaannya berarti jika mempunyai beberapa variasi untuk menghindari kejenuhan tetapi berada pada ruang lingkup yang luas dengan memberikan kontribusi yang besar kepada tujuan organisasi. Sistem informasi dapat mengurangi variasi dari pekerjaan dengan menerapkan sistem yang mempunyai fokus pada bagian kecil dari kegiatan bisnis organisasi. Penerapan sebuah sistem informasi dapat mengurangi kegiatan administrasi dan secara langsung mengurangi jenis variasi dari pekerjaan. Ruang lingkup pekerjaan dapat bertambah jika sistem informasi yang dihasilkan menghubungkan beberapa proses bisnis dari organisasi. Pada sisi yang lain sistem informasi yang fokus pada bagian kecil proses bisnis tertentu akan mengurangi variasi pekerjaan sekaligus memperkecil ruang lingkup dari kegiatan pekerja. Sebuah organisasi yang menerapkan sistem informasi yang tepat akan meningkatkan unjuk kerja organisasi tersebut. Sistem

48


informasi akan menghilangkan banyak kegiatan administrasi dan mengerjakan beberapa proses bisnis secara otomatis. Hal ini diharapkan akan membantu para pekerja dalam menjalankan kegiatannya. Tetapi dengan berkurangnya jumlah dan variasi serta ruang lingkup pekerjaan, pegawai dari organisasi sering merasakan arti pekerjaannya berkurang. Seorang manajer yang ingin mendapatkan hasil analisis penjualan barang tidak perlu lagi melakukan pengolahan data untuk mendapatkan laporan yang dibutuhkannya. Sistem informasi mengolah data tersebut dan menghasilkan laporan yang diinginkan manajer tersebut. Dari sisi variasi pekerjaan setelah implementasi sistem informasi, manajer tersebut menjadi lebih sering memasukkan data yang monoton daripada mengolah data menjadi laporan yang membutuh beberapa tahapan variasi pekerjaan. Dalam jangka panjang manajer tersebut dapat merakan arti dari pekerjaannya berkurang karena keahlian yang dimilikinya tidakdigunakan maksimal. Sifat dari Penggunaan Komputer Fakta di mana pekerjaan diselesaikan melalui komputer dapat mempengaruhi arti dari pekerjaan tersebut ke pekerja. Dengan sistem informasi pekerjaan tidak dilakukan secara manual dengan kontak fisik tetapi melalui komputer. Hal ini sering menjadi masalah karena para pekerja harus membiasakan diri dengan mengguna komputer untuk menyelesaikan pekerjaannya. Pekerjaan yang dilakukan dengan komputer dapat dijabarkan dalam berikut ini. (g)

Produksi Barang Para pekerja memasukkan instruksi ke dalam komputer melalui terminal yang terhubung dengan mesin untuk memproduksi barang tertentu. Para pekerja tidak secara langsung terhubung dengan proses produksi barang tetapi menggunakan mesin yang bekerja sesuai dengan instruksi yang dimasukkan. Pekerja akan bekerja seperti programmer daripada pekerja produksi.

(h)

Pekerjaan adminsitrasi atau pencatat


49

Pekerja menggunakan komputer dibandingkan menulis di kertas secara manual. Dengan sistem informasi tidak diperlukan proses pencatatan manual lalu menyimpan hasil catatan dalam lemari tertentu. Komputer menjadi satusatunya kontak fisik dengan pekerjaan. (i)

Pekerjaan Analisis Pekerja menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam membuat ide, melakukan analisis dan kegiatan intelektual lainnya. Setelah sistem informasi selesai dibangun, pekerja hanya mengenal satu cara dalam melakukan kegiatan analisis dan intelektual, pekerja harus membiasakan diri dengan cara melakukan kegiatan tersebut.

(j)

Pengerjaan Pengawasan Supervisi mengawasi pekerja melalui layar monitor tanpa berhubungan langsung dengan pekerja yang bersangkutan. Pengawasan dilakukan melalui masukkan dari komputer dan hasil evaluasi diberikan melalui layar monitor.

Hubungan Sosial Interaksi sosial di pekerjaan adalah bagian terpenting dalam kehidupan manusia yang dipengaruhi oleh implementasi sistem informasi. Dalam hal tertentu sistem informasi memberikan cara baru dalam berinteraksi dengan teman di lingkungan kerja. Tetapi efek ini dapat juga berdampak negatif di mana sistem informasi hampir mengerjakan seluruh kegiatan pekerjaan dan para pekerja hanya dapat berinteraksi dengan menggunakan komputer tanpa kontak fisik secara langsung.

Ketergantungan Kesuksesan Sistem kepada Pegawai Sistem informasi sangat dibutuhkan untuk melakukan kegiatan bisnis organisasi, para pengambil keputusan harus berpikir tentang ketergantungan teknologi yang digunakan kepada pengguna dan bagaimana teknologi tersebut dapat mempengaruhi pengguna. Ketergantungan sistem informasi kepada pengguna dimulai pada saat proses sistem informasi dirancang, diimplementasikan dan terus berkembang saat sistem tersebut digunakan. Dengan penggunaan sistsem informasi yang baru akan muncul berbagai

50


macam keahlian yang dibutuhkan untuk menggunakan sistem informasi tersebut secara efektif. Sebuah sistem yang dibangun dengan inovatif dan menggunakan teknologi paling baru tidak akan ada gunanya kecuali para pekerja menerima dan menggunakan sistem informasi tersebut. Banyak contoh di mana sistem tidak berjalan karena para pekerja mengadakan resistansi yang tinggi. Dalam pembahasan berikut akan dibahas ketergantungan sistem informasi kepada pegawai agar sistem dapat digunakan secara maksimal.

Keahlian dan Pengetahuan Pengguna Sistem informasi membutuhkan para pengguna yang memiliki keahlian dan pengetahuan spesifik yang cukup untuk dapat beroperasi secara maksimal. Sistem informasi harus dirancang sedemikian rupa sehingga keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan oleh pengguna dapat ditekan hingga minimal. Contoh penerapan sistem informasi yang sangat memberikan kemudahan bagi pengguna adalah sistem informasi McDonald. Sistem informasi yang diterapkan sangat mudah digunakan hingga pekerja yang belum berpengalaman dapat dengan mudah bekerja di McDonald.

Komitmen dan Keikutsertaan Pengguna Meningkatkan unjuk kerja organisasi dengan implementasi sistem informasi berarti merubah proses bisnis organisasi dan pandangan lama para pekera di organisasi tersebut. Mempertahankan kebiasaan organisasi dalam melakukan kegiatan rutin sebelum implementasi sistem adalah hal yang paling sulit dilakukan dalam implementasi sistem. Salah satu kebutuhan utama dalam mengembangkan sistem informasi adalah keikutsertaan dan komitmen dari pada para pengguna sistem. Pekerja yang diikutsertakan dalam proses penggalian user requirement akan merasa terlibat dalam proses pengembangan sistem informasi tersebut hingga dapat melihat keuntungan yang diperoleh dari penerapan teknologi informasi dalam kegiatan kerja rutinnya. Hal ini akan menimbulkan komitmen dari pekerja yang merasakan telah memberikan kontribusi dalam pengembangan sistem informasi tersebut.


51

Dampak Penerapan Sistem Informasi Dalam sebuah organisasi yang mapan, sistem kerja dan standar proses kerja telah baku didefinisikan. Sistem informasi mempunyai sifat seperti kaca pembesar, di mana akan membesarkan keadaan sistem yang saat ini telah berjalan. Jika sistem dan prosedur kerja yang telah berjalan tidak sesuai dengan keadaan lingkungan kerja sistem maka kekurangan-kekurangan organisasi akan lebih terlihat dengan penerapan sistem informasi. Dengan demikian penerapan sistsem informasi akan membawa dampak negatif. Sebaliknya penerapan sistem informasi dalam sebuah sistem kerja di organisasi yang telah terdefinisi dengan baik akan memperlihatkan peningkatan unjuk kerja, efisiensi dan efeiktivitas dari organisasi tersebut. Dampak yang paling besar dalam implementasi sebuah sistem informasi pada sebiah organisasi adalah perubahan. Perubahan terjadi dalam proses bisnis, kebijakan dan kekuatan bisnis yang kemudian akan berimbas kepada cara kerja dari para pekerja dalam melakukan kegiatannya sehari-hari. Hal ini dapat mengakibatkan resistansi dan keengganan dalam menghadapi perubahaan tersebut. Jenis-jenis masalah yang dapat terjadi telah dijelaskan dalam uraian sebelumnya. Para pengambil keputusan memegang peranan yang sangat besar dalam implementasi sebuah sistem informasi. Dengan pendekatan yang tepat resistansi dan keengganan pekerja dapat menjadi komitmen dan keikutsertaan yang tinggi dalam implementasi sistem informasi tersebut. Hal ini diperoleh secara maksimal dan secara bersamaan meminimalkan efek-efek negatif dalam implementasi sebuah sistem informasi.

Rangkuman Penerapan sistem informasi pada organisasi akan mempengaruhi proses bisnis organisasi, cara bekerja dan lingkungan bisnis organisasi. Hal ini dapat mempengaruhi unjuk kerja organisasi bahkan kelangsungan hidup dari organisasi tersebut. Dengan tingginya kepentingan sistem informasi di saat mengatur sebuah kebijakkan strategis, maka strategi implementasi teknologi yang tepat sangat diperlukan. Imlementasi teknologi informasi yang tepat mempertimbangkan karakteristik dari para pengguna, teknologi dan bagaimana menjamin kelancaran implementasi tersebut. Hubungan antarnologi a teknologi dan manusia dapat dibagi menjadi 2 bagian, pertama adalah fokus pengembangan teknologi kepada manusia dan

52


mesin. Kedua adalah sejauh mana teknologi tersebut dapat dengan mudah digunakan oleh manusia. Teknologi yang berfokus kepada manusia sulit dibuat karena harus mengakomodasikan kemampuan intelektual manusia ke dalam aplikasi. Teknologi yang berfokus kepda mesin adalah aplikasi yang ada dalam kehidupan sehari-hari. Pada teknologi yang berfokus kepada mesin pengguna harus melakukan adaptasi agar dapat menggunakan aplikasi dengan efisien dan efektif. Kemudahan penggunaan teknologi dapat dijabarkan dengan tingkat keahlian baru yang perlu dipelajari dan diingat, toleransi dan fleksibilitas teknologi terhadap pengguna dan bagaimana hubungan antar muka aplikasi dengan pengguna. Dampak positif dan negatif terhadap implementasi sistem operasi sulit dipisahkan. Dalam mencari dampak positif dan negatif sering digunakan karakteristik dari sebuah pekerjaan yang ideal. Karakteristik yang dibahas dalam Bab 2 adalah keamanan kerja dan kesehatan, otonomi pekerja, makna pekerjaan bagi pekerja dan penggunaan keahlian oleh pekerja;. Setiap keberhasilan sistem informasi bergantung kepada pegawai yang menggunakan sistem informasi tersebut. Ketergantungan sistem informasi terhadap pegawai organisasi dapat dilihat dari sisi keahliah yang harus dimiliki pengguna, komitmen dan keikutsertaan dari –pekerja dalam menggunakan sistem informasi tersebut.

wvivw

BAB 3 KONSEP SISTEM DAN INFORMASI Pendahuluan Untuk memahami tentang pengertian “sistem informasi: dengan lebih mendalam, Bab 3 akan membahas pengertian sistem informasi secara detil. Pada bagian awal bab ini membahas tentang pengertian sistem, kemudian dilanjutkan dengan membahas pengertian informasi. Pada bagian akhir akan dibahas pengertian sistem informasi sebagai sebuah kesatuan dan bagaimana sistem informasi berbasis komputer dapat diterapkan dalam lingkungan organisasi.

Pengertian Sistem Sistem Informasi adalah sebuah frase yang sangat sering disebut dalam percakapan sehari-hari. Untuk mendapatkan pengertian yang mendalam tentang sistem informasi sebagai sebuah frase teknis, Pada bagian awal akan dibahas konsep dasar pengertian sistem, karakteristik dari sistem dan klasisifikasi dari sistem-sistem yang ada dalam lingkungan masyarakat. Bagian selanjutnya akan membahas informasi secara mendetil, bagaimana hubungan data, informasi dan pengetahuan, kualitas informasi, nilai informasi dan siklus sebuah informasi. Pendekatan konsep sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. (Cushing, 1974, hal 8). Pendekatan pengertian ini mempermudah dalam mempelajari pengertian suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan sebuah sistem. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem harus memiliki pengertian komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut. Salah satu contoh adalah dalam sistem akuntansi yang memiliki beberapa subsistem. Dalam masing-masing subsistem kemungkinan terdapat subsistem yang lebih kecil atau elemen-elemen atau komponen-komponen dari subsistem tersebut. Komponen-komponen dari sistem akuntansi manual dapat terdiri dari

54

Bab 3 : Konsep Sistem dan Informasi

dokumen-dokumen dasar sebagai komponen masukan, catatan-catatan seperti misalnya buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo serta komponen keluaran lainnya yang merupakan komponen pengolah dan laporan-laporan keuangan misalnya neraca, laporan laba/rugi, laporan laba di tahan, serta laporan-laporan lain. Selain elemen-elemen dari sistem tersebut harus berinteraksi, sistem akuntansi sebagai subsistem dari sistem bisnis harus dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya. Integrasi ini dapat dilakukan dengan diterapkan prosedur-prosedur. Sebagai ilustrasi, dokumen dasar yang berisi data transaksi merupakan komponen masukan untuk sistem akuntansi. Dokumen dasar tersebut umumnya berasal dari subsistem lainnya dalam sistem bisnis, dapat dari subsistem penjualan, subsistem produksi, subsistem personalia dan lain sebagainya. Arus dokumen dari subsistem yang lain ke subsistem akuntansi melalui suatu prosedur sehingga didapatkan integrasi dengan subsistem-subsistem yang lainnya. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Tujuan (goal) dari suatu sistem dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas, sedangkan sasaran (objectives) dari suatu sistem dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan sistem utama, seperti sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana sistem tersebut dipandang. Sering kali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

Karakteristik dan Klasifikasi Sistem Analis sistem atau perancang sistem yang baik memiliki pemahaman tentang karakteristik dan sifat atau klasifikasi dari sistem yang ada. Untuk memperdalam pengertian tentang sebuah sistem akan dijabarkan tentang karakteristik dan klasifikasi dari sebuah sistem.

Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan


55

sasaran (objectives) atau tujuan (goal). Penjelasan dari karakteristik sistem tersebut adalah : Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem, betapapun kecilnya, selalu mengandung komponenkomponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supersistem. Misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan dengan supersistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supersistem dan industri adalah super dari supersistem. Batas Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem, betapapun kecilnya, selalu mengandung komponenkomponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supersistem. Misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan dengan supersistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supersistem dan industri adalah super dari supersistem.

56


Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. Penghubung Sistem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan. Masukkan Sistem Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil dari sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.


57

Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Apabila suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tersebut tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

58


Boundary

Lingkungan Luar sub sistem

sub sistem

Interface sub sistem

sub sistem

Boundary

Boundary input

proses

output

Gambar 3-1 Karakteristik Sistem

Klasfikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut: a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik


59

merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya. b. Sistem Natural dan Sistem Buatan Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau man-machine system. Sistem informasi merupakan man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. c. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. d. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benarbenar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan pengaruh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem ini sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka sistem tersebut harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa sehingga

60


secara relatif tertutup, karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Sistem, Subsistem, dan Supersistem Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu bidang fungsional cocok dengan definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar diperlihatkan dalam Gambar 3.2. Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya dari elemen input, melalui elemen transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyalsinyal umpan balik ke sasaran dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.

Gambar 3-2 Bagian-bagian komponen dari suatu sistem yang dapat mengendalikan operasinya sendiri (closed loop system)

Jika pengaturan elemen ini digunakan untuk menjelaskan suatu sistem pemanas, misalnya, input merupakan bahan bakar, seperti gas atau batu bara. Proses pemanasan mengubah bahan bakar menjadi panas –output. Mekanisme pengendaliannya adalah pengatur suhu (thermostat), lingkaran umpan


61

baliknya adalah kawat yang menghubungkan pengatur suhu dengan pemanas, dan tujuannya adalah temperatur yang tertera pada pengatur suhu. Jika elemen sistem menggambarkan suatu perusahaan, sumber daya input adalah bahan mentah, yang diubah menjadi barang jadi atau jasa melalui proses manufaktur. Mekanisme pengendaliannya adalah manajemen perusahaan, tujuannya adalah sasaran-sasaran yang ingin dicapai perusahaan, dan lingkaran umpan baliknya adalah arus informasi ke dan dari manajemen. Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka (open-loop system). Gambar 2.1 menggambarkan suatu sistem lingkaran terbuka. Contoh sistem seperti ini adalah pemanas ruangan listrik yang kecil, yang ditancapkan, menyala, dan terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara untuk mengendalikan output-nya. Suatu sistem dengan tiga elemen pengendalian (tujuan, mekanisme pengendalian, dan lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup (closed-loop system). Gambar 3.3 menggambarkan suatu sistem lingkaran tertutup.

Gambar 3-3 Sistem lingkaran terbuka (open loop system)

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka (open system). Sebuah sistem pemanas, contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan lsitrik, dan menyediakan panasnya bagi gedung atau ruangan yang dipanasinya. Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup (closed system). Sistem tertutup hanya terdapat dalam laboratorium yang dikontrol ketat, dan bukan merupakan perhatian kita disini. Kita hanya berminat pada sistem terbuka karena jenis itulah yang paling tepat menggambarkan perusahaan dan operasinya.

62


Subsistem maupun Supersistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga subsistem dari pemerintahan nasional. Contoh lainnya seperti mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil, dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar, dan seterusnya. Sistem-sistem ini dapat dibagi lagi menjadi sistem tingkat yang lebih rendah atau bagian-bagian elemen. Bagian dari suatu sistem karenanya dapat berupa sistem tingkat yang lebih rendah atau bagian-bagian elemen. Gambar 3.4 memperlihatkan hubungan ini.

Gambar 3-4 Sistem, Subsistem, dan Supersistem

Pengertian Informasi Informasi diperoleh dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti. Data adalah fakta, gambar, atau suara yang dapat atau tidak dapat memberikan kontribusi kegunaan dalam sebuah pekerjaan. Untuk memahami bagaimana informasi yang tepat diberikan kepada pengguna yang memerlukannya diperlukan pengertian tentang “informasi” yang lebih mendalam.


63

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. (Anthony, 1980, hal125-126) Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadiankejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalkan penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul ada dan terjadi.

Siklus, Kualitas dan Nilai Informasi Siklus informasi adalah bagaimana perputaran sebuah data menjadi informasi yang lebih berguna kemudian bagaimana informasi tersebut dapat menjadi bahan dalam pengambilan keputusan. Kualitas informasi menjelaskan informasi mana yang memiliki kualitas yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistem informasi. Nilai informasi membahas seberapa sumber daya yang harus dikeluarkan untuk meperoleh informasi dengan tingkat kualitas yang dibutuhkan.

Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Di dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktur-faktur yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu.

64


Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat bercerita banyak kepada manajemen. Untuk keperluan pengambilan keputusan, maka faktur-faktur tersebut perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Setelah data transaksi penjualan diolah, beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya, misalnya : 1. 2. 3.

Informasi berupa laporan penjualan tiap salesman, berguna bagi manajemen untuk menetapkan besarnya komisi dan bonus. Informasi berupa laporan penjualan tiap daerah, berguna bagi manajemen untuk pelaksanaan promosi dan periklanan. Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap jenis barang, berguna bagi manajemen untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.

Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Misalnya data temperatur ruangan yang didapat adalah dalam satuan derajad fahrenreit dan data ini masih dalam bentuk yang kurang berarti bagi penerimanya yang terbiasa dengan satuan derajad celcius. Supaya dapat lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi, maka perlu diolah dengan melalui suatu model tertentu. Dalam hal ini dipergunakan model matematik yang berupa rumus konversi dari satuan derajad fahrenheit menjadi satuan derajad celcius. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan.Yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle) (Burch, 1986, hal 5). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).


65 Proses (model)

Input (data)

Output (informasi)

Dasar Data

Data (ditangkap)

Penerima

Hasil tindakan

Keputusan tindakan

Gambar 3-5 Siklus Informasi

Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeless) dan relevan (relevance) . John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.

Kualitas Informasi

Akurat

Tepat waktu

Relevan

66


Gambar 3-6 Kualitas Informasi

Penjelasan dari Gambar 3.6 akan dijelaskan dalam penjabaran berikut. Akurat Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Tepat waktu Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka akan dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut di dapat, sehingga diperlukan tekhnologitekhnologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya. Relevan Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab musabab kerusakan mesin produksi kepada Akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.

Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan


67

beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan sesuatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir nilai efektivitasnya terhadap organisasi. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. Kesulitan dalam mengukur nilai informasi yang diperoleh dari sebuah sistem informasi memerlukan pendekatan khusus untuk menghitung keuntungan atau manfaat dari informasi tersebut. Salah satu metode untuk menghitung nilai informasi adalah Information Economics. Melalui analisis Information Economics dapat diperoleh nilai dari informasi yang dihasilkan dari implementasi sistem informasi. Information Ecomomics melakukan perhitungan tangible (nyata) melalui cost saving dan cost avoidance dalam mengukur cost effectiveness atau cost benefit dari sebuah implementasi sistem informasi. Setelah itu metode ini akan menghitung keuntungan intangible (tak nyata) dari sebuah penerapan sistem informasi. Keuntungan tak nyata dihitung berdasarkan kuantifikasi beberapa pendekatan yang antara lain adalah, sejauh mana informasi tersebut membantu organisasi dalam mencapai tujuan jangka pendek, menengah atau jangka panjang. Pendekatan selanjutnya adalah sejauh mana informasi tersebut meningkatkan unjuk kerja dari para pengguna sistem informasi. Pendekatan terakhir adalah sejauh mana sistem informasi menghasilkan informasi yang membantu para pengambil keputusan (manajemen tingkat atas dan menengah) dalam menentukan arah kebijakkan organisasi tersebut.

Data, Informasi dan Pengetahuan ( Knowledge ) Mengetahui perbedaan data, informasi dan pengetahuan sangat penting dalam mencari pengertian tentang apa yang akan dilakukan oleh sebuah sistem informasi dan mengapa implementasi sebuah sistem informasi sering mengurasi efisiensi kerja. Data seperti yang telah dijabarkan adalah fakta, gambar, atau suara yang dapat atau tidak dapat memberikan kontribusi kegunaan dalam sebuah pekerjaan. Informasi adalah data yang bentuknya telah diubah

68


dan diolah hingga menghasilkan bantuan yang lebih besar dalam sebuah proses. Pengetahuan adalah kombinasi dari insting, ide, aturan dan prosedure yang memberikan arahan dalam mengambil sebuah tindakan atau keputusan. Informasi akan memberikan kontribusi yang besar untuk membantu pengguna sistem informasi dalam menggunakan pengetahuannya untuk mengambil sebuah keputusan atau tindakan. Dalam proses bisnis data dapat berupa seluruh angka tentang jumlah, penjualan, harga, dan tanggal. Sistem informasi akan mengolah data tersebut menjadi sebuah tabel yang memberikan laporan penjualan pada rentang waktu tertentu sehingga pengguna dapat menggunakan pengetahuannya dibantu oleh informasi tersebut untuk mengambil kebijakan perusahaan.

Pengertian dan Komponen Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing system atau information generating systems. Menurut Wilkinson, definisi sistem informasi adalah: “Suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia,komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.”(Wilkinson, 1982, hal 12). John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya istilah Blok bangunan (building block), yaitu terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (ouput block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan kendali (controls block) sebagai suatu sistem. Keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Berikut penjelasan masing-masing blok: 1. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.


69

2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dalam basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Misalnya teknisi adalah operator komputer, pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi, analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya. 5. Blok Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems). 6. Blok Kendali Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi baik yang disebabkan oleh alam maupun ulah manusia itu sendiri, seperti bencana alam, kebakaran, badai, debu, ketidakefisienan, kesalahan dan kecurangan, tindakan sabotase/perusakan yang disengaja,

70


kegagalan sistem itu sendiri, dan lain sebagainya. Beberapa tahap dan langkah pengendalian perlu dirancang dan terapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah, ataupun bila terjadi kondisi tersebut dapat langsung cepat diatasi.

Sistem Informasi Berbasis Komputer Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Konsep Sistem Informasi Berbasis Komputer Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya.

1. Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub-sistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. 2. Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computerbased” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. 3. Sistem Informasi Berbasis Komputer Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi


71

disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer sebagai pengolah informasi terdiri dari bidang aplikasi berbasis komputer –seperti SIM, SIA, DSS, kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan. Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS. Untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer Gambar 1.9. dibawah ini menunjukkan model CBIS. Semua subsistem CBIS menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.

Kontribusi Sistem Informasi Berbasis Komputer Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah: § penghematan waktu (time saving) § penghematan biaya (cost saving) § peningkatan efektivitas (effectiveness) § pengembangan teknologi (technology development) § pengembangan personel akuntansi (accounting staff development) Selama tahun-tahun awal komputer, perusahaan mempunyai pilihan untuk menggunakan alat elektronik tersebut atau tidak. Para manajer di sejumlah perusahaan yang pada awalnya menggunakan komputer adalah orang-orang yang berpandangan jauh ke depan, yang menyadari bahwa komputer memberi mereka sejumlah keunggulan atas pesaing mereka. Seiring menurunnnya biaya perangkat keras dan perangkat lunak, berbagai aplikasi dirintis sejumlah perusahaan

72


perintis tersebut telah tersedia bagi hampir semua perusahaan –bahkan yang terkecil. Saat ini manajer benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Pertanyaannya bukan lagi soal menggunakannya atau tidak, tetapi seberapa efektif menggunakannya. Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.

Peranan CBIS Terhadap Peningkatan Nilai dan Kualitas Informasi Apakah benar bahwa sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information Systems) akan meningkatkan nilai dan kualitas informasi yang dihasilkan? Berikut dibawah ini penjelasan bagaimana CBIS menjawab pertanyaan tersebut. Manusia Versus Komputer Pada awalnya dalam konsep sistem informasi tradisional, manusia merupakan komponen utama dalam mengolah data menjadi informasi. Gambar berikut menunjukkan model dasar sistem tradisional, dimana manusia sebagai pengolah informasi.

Gambar Model dasar manusia sebagai pengolah informasi Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran adalah terbatas. Dunia menyediakan lebih banyak masukan daripada yang dapat diterima oleh sistem pengolah manusia. Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah yang dapat diatasi melalui suatu proses penyaringan atau seleksi.


73

Digunakannya komputer dalam sebuah Sistem Informasi menutupi kekurangan-kekurangan manusia dalam melakukan pengelolaan data menjadi informasi. Pemakaian komputer memiliki beberapa keunggulan seperti berikut di bawah ini. (b)

Proses pengolahan yang cepat Mengingat informasi merupakan landasan bagi suatu pengambilan keputusan, maka datangnya tidak boleh terlambat. Jika sebuah informasi terlambat diterima, sudah barang tentu manfaatnya akan lebih rendah dibandingkan dengan jika informasi tersebut dating tepat pada waktunya. Dengan pengolahan data berbasis komputer dalam sistem informasi akuntansi, masalah kecepatan dalam menghasilkan informasi dapat lebih teratasi. Komputer memang sudah teruji tingkat kecepatan prosesnya. Dari komputer generasi pertama yang hanya berkemampuan memproses ribuan operasi per detik sekarang sudah memiliki kemampuan milyaran operasi atau bahkan triliun operasi dalam setiap detiknya. Dengan kemampuan mempersingkat waktu pekerjaan tersebut membuat manusia tidak perlu mempersulit diri dan menghabiskan waktunya untuk satu pekerjaan saja serta dapat memanfaatkan waktu untuk jugamengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang lain.

(c)

Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi Akurat, berarti bahwa infornasi yang dihasilkan tepat sesuai dengan tujuan pengolahan data. Sebuah informasi harus akurat mengingat proses jalannya informasi dari sumber informasi sampai ke penerima banyak terdapat noise atau gangguan-gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Manusia dalam bekerja mengenal batas waktu dan tenaga tetapi tidak demikian halnya dengan sistem yang berbasis komputer. Karena komputer tidak memiliki mental dan tidak mengenal lelah, maka komputer memiliki tingkat ketepatan yang sama dalam melakukan suatu proses tidak terbatas oleh waktu dan tenaga.

(d)

Efisiensi Sumber Daya Manusia

74


Coba hitung berapa personil yang perusahaan butuhkan jika sistem informasi pada perusahaan Anda masih Tradisional. Sebut saja pada sistem pembuatan laporan keuangan. Ada petugas Jurnal, Internal Audit, Petugas Ledger, Petugas Adjustment sampai pada petugas pembuat Rugi Laba dan Neraca. Di dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, personil-personil tersebut bisa diefiensikan dan didaya-gunakan untuk tugas-tugas yang lain yang tentunya lebih perlu, karena mulai dari proses input jurnal transaksi, posting data sampai pembuatan rugi laba dan neraca sudah dikerjakan oleh komputer, dan hanya memerlukan seorang operator saja untuk menjalankannya. Pada sistem akuntansi yang berbasis komputer, manusia sebagai operator sistem tinggal melakukan pemasukan data-data awal ke dalam komputer saja. Dalam hitungan detik setelah data-data dimasukkan, informasi akuntansi yang dibutuhkan dapat langsung ditampilkan dan dimanfaatkan untuk kegiatan selanjutnya. (e)

Kemudahan Berinteraksi Dengan Penggunanya “Sistem Komputer Interaktif” menunjuk pada kemudahan dalam menjalankan aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer. Komputer dirancang sedemikian rupa baik dari sisi perangkat keras maupun lunaknya untuk membuat manusia betah mengoperasikannya. Penggunaan simbolsimbol atau tanda-tanda tertentu dalam pengoperasian program dapat dengan mudah dipahami oleh operatornya. Masalah bahasapun sudah bukan menjadi kendala lagi, mengingat sekarang sudah banyak program-program dibuat dengan menggunakan berbagai macam bahasa.

Peningkatan Nilai Informasi Peningkatan nilai informasi dengan adanya pemakaian komputer, bisa diamati dari grafik hubungan antara biaya dan volume pemrosesan seperti pada gambar di bawah ini. Biaya rata-

Manual

A B

Mesin

Komputer


75

Gambar 3-7 Hubungan Biaya dan Volume Proses

Pada grafik tersebut bisa dilihat bahwa biaya tenaga kerja manusia dalam pemrosesan data secara manual ternyata kurang efektif jika ditinjau dari sisi volume dan biaya pemrosesan. Pemrosesan secara manual, memiliki biaya yang stabil pada angka yang cukup tinggi. Sementara jika menggunakan mesin, meski investasi awal lebih besar biayanya, namun pada perkembangannya akan dapat mengurangi biaya-biaya pemrosesan dengan tetap menjaga tingkat volume pemrosesan. Yang paling menonjol adalah proses pengolahan data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Penggunaan komputer tersebut akan dapat terus mengurangi biaya-biaya pada posisi yang paling rendah dibandingkan dengan metode pengolahan yang lain. Grafik lain yang dapat membuktikan peningkatan nilai sebuah informasi adalah grafik hubungan Nilai Informasi, Biaya, dengan Waktu pengolahan data menjadi informasi seperti pada gambar di bawah ini. Biaya/Nilai Informasi

Manfaat Informasi

Biaya Informasi Nilai Informasi

76


Waktu Gambar 3-8 Hubungan Biaya, Nilai dan Waktu

Dari grafik tersebut terlihat bahwa dengan bantuan komputer, kita bisa mengatur sedemikian rupa sehingga informasi dapat disajikan dengan tepat waktu dan dengan biaya yang masih berada dibawah manfaat informasi itu sendiri. Dengan kata lain, kita bisa mengatur pengolahan data sehingga manfaat ekonomis sebuah informasi dapat diperoleh secara maksimal.

Rangkuman Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk encapai suatu sasaran (objectives). Goal ini biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar system (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). Sistem dapat diklasifikasikan menjadi sistem terbuka dan sistem tertutup, sistem buatan dan sistem alami, sistem abstrak dan sistem fisik, sistem tertentu dan sistem tak tentu. Salah satu definisi data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan yang nyata. Definisi lain adalah data sebagai fakta, gambar, atau suara yang dapat memberikan kontribusi kegunaan dalam sebuah pekerjaan. Informasi adalah data yang bentuknya telah diubah dan diolah hingga menghasilkan bantuan yang lebih besar dalam sebuah kegiatan. Sebuah informasi yang berkualitas tinggi adalah akurat, relevan dan tepat waktu. Nilai sebuah sistem informasi dapat diperoleh dari kegunaan informasi tersebut kepada pengguna dibandingkan dengan biaya yang diperlukan untuk memperoleh informasi tesebut. Sistem informasi adalah sebuah sistem yang memiliki komponen seperti teknologi informasi, sumber daya manusia, proses bisnis dan dokumen kerja, kegiatan kerja yang saling bekerja sama untuk memberikan sebuah informasi


77

dengan kualitas tinggi. Informasi ini akan digunakan pengguna dalam mengabil keputusan dan tindakan-tindakan bisnis dalam organisasi. Sistem informasi berbasis komputer menggunakan alat bantu komputer dan perangkat lainnya untuk mencapai tujuannya. Para pengguna dalam sistem informasi ini adalah administrator, administrator jaringan, programmer, basis data, programmer dan pekerja yang menggunakan infrastruktur dari sistem informasi tersebut. Sistem informasi berbasis komputer memberikan keuntungan: § penghematan waktu (time saving.) § penghematan biaya (cost saving). § peningkatan efektivitas (effectiveness). § pengembangan teknologi (technology development). § pengembangan personel akuntansi (accounting staff development). Sistem informasi berbasis komputer memiliki keunggulan, proses pengolahan data cepat, data yang diberikan akurat, efisiensi penggunaan sumber daya manusia dan interaksi antar komponen sistem yang lebih mudah.

wvivw

BAB 4 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Pendahuluan Salah satu pengertian umum sistem informasi manajemen (SIM) adalah kegiatan mengatur sumber daya informasi dalam memenuhi tuntutan bisnis sebuah organiasi. SIM mengatur seluruh sumber daya informasi organisasi yang mencakup perangkat lunak, perangkat keras, kebijakan dan peraturan organisasi dan pemakai sistem informasi tersebut. Bab 4 dimulai dengan menjelaskan posisi dari teknologi informasi dan sistem informasi dalam sebuah organisasi. Dengan posisi dari sistem informasi yang jelas selanjutkan akan dijabarkan bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan keunggulan bersaing. Bab ini juga akan membahas bagimana proses pengaturan sumber daya informasi munculnya End User Computing, awal perkembangan SIM, SIM untuk manajerial dan diakhiri dengan e-goverment.

Posisi Sistem Informasi Dalam Organisasi Istilah sistem informasi harus terdefinisi dengan jelas dan diletakkan pada poisi yang tepat dalam sebuah organisasi dan lingkungan bisnis di sekitarnya. Gambar berikut ini memberikan gambaran posisi dari sistem informasi dan teknologi informasi dalam sebuah organisasi. 1. Teknologi Informasi adalah teknologi yang digunakan dalam menyajikan informasi dan merupakan salah satu komponen utama dalam sebuah sistem informasi. Sebuah sistem informasi yang tidak menggunakan teknologi informasi akan sulit untuk mencapai tujuan dari sistem informasi tersebut dengan efisien dan efektif. 2. Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang bertujuan untuk memberikan informasi dengan kualitas yang tinggi. Sistem informasi menggunakan teknologi informasi untuk mengolah data menjadi informasi yang memilki kualitas tinggi.


79

3. Proses Bisnis adalah kegiatan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Sistem informasi adalah salah satu infrastruktur organisasi untuk menjalankan proses bisnisnya secara efektif dan efisien. Sebuah sistem informasi yang tidak mengakomodasi proses bisnis perusahaan dapat mengurangi unjuk kerja dari sebuah organisasi, karena pengguna enggan untuk memakai aplikasi tersebut. 4. Organisasi adalah wadah yang memiliki banyak proses bisnis dalam menjalankan kegiatannya. Organisasi dituntut untuk tetap mempertahankan unjuk kerjanya bahkan diharapkan dapat terus meningkatkan kualitas dan kuantitas unjuk kerja organisasi tersebut. Sistem informasi adalah sebuah infrastruktur yang dapat mengintegrasikan proses-proses bisnis hingga berjalan dengan lebih efisien dan efektif. 5. Lingkungan bisnis adalah lingkungan atau tekanan bisnis kepada organisasi. Organisasi dituntut agar dapat selalu memberikan tanggapan yang cepat atas perubahan lingkungan bisnis disekitarnya. Sebuah sistem informasi dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat akan meningkatkan unjuk kerja proses bisnis organisasi tersebut dan memberikan keuntungan dalam berkompentisi dengan para pesaing.

Lingkungan Bisnis Organisasi Proses Bisnis Sistem Informasi Teknologi Informasi

Gambar 4-1 Posisi Sistem Informasi dalam Lingkungan Bisnis

80

Bab 4 : Sistem Informasi Manajemen

Penggunaan Teknologi Informasi dan Keunggulan Bersaing Menggunakan teknologi informasi dalam dunia bisnis dan untuk menghadapi globalisasi sering menghasilkan sistem informasi yang dapat membantu perusahaan unggul dalam bersaing di pasar. Sistem informasi strategis ini menggunakan teknologi informasi untuk menghasilkan produk, jasa, proses dan kemampuan yang membuat perusahaan unggul dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan bukan hanya harus berhadapan dengan pesaing akan tetapi perusahaan juga dihadapkan permasalahan yang berkaitan dengan pelanggan, pemasok, investor potensial yang akan berinvestasi untuk produk yang sama, dan perusahaan yang memberikan produk serta layanan yang bisa menjadi alternatif pengganti. Sistem informasi dengan informasi yang digunakannya dapat berperan sangat besar dalam menerapkan berbagai macam strategi seperti : 1. Strategi biaya, dengan menggunakan teknologi informasi perusahaan dapat memproduksi dengan biaya lebih murah, menurunkan biaya yang dikeluarkan oleh pelanggan saat akan membeli produk dan menurunkan biaya yang harus dikeluarkan oleh pemasok saat menjual barang. 2. Strategi diferensiasi (membuat produk yang unik), Membangun cara bagaimana menggunakan teknologi informasi untuk mendiferensiasi produk dan jasa dari produk dan jasa yang dihasilkan oleh pesaing, sehingga konsumen akan mempersepsikan bahwa produk dan jasa yang dihasilkan memiliki bentuk dan keuntungan tersendiri. Misalnya memberikan layanan kepada konsumen dengan cepat dan lengkap melalui situs Internet. 3. Strategi inovasi, memperkenalkan produk dan jasa yang unik atau belum ada sebelumnya dengan melibatkan unsur teknologi informasi. Misalkan menggunakan teknologi informasi untuk merubah secara radikal proses bisnis sehingga terjadi perubahan mendasar dalam cara berbisnis, seperti konsumen dapat mendesain sendiri produk yang dipesannya melalui internet. Untuk mencapai suatu keberhasilan para manajer sangat menyadari pengaruh dari lingkungan perusahaan. Perusahaan dihubungkan dengan elemen–elemen dalam lingkungannya melalui arus sumber daya fisik maupun konseptual. Perusahaan berusaha memperoleh keunggulan komperitif dalam mengelola arus sumber daya, termasuk informasi. Penjelasan tentang infomasi


81

keunggulan kompetitif yang paling lengkap berfokus pada arus masuk dari pemasok dan arus luar dari saluran distribusi ke pelanggan. Sumber daya informasi perusahaan mencangkup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencangkup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan para pengguna informasi. Manajer pada semua tingkatan terlibat dalam perencanaan, tetapi rencana para manajer tingkat tertinggi menjangkau jauh ke masa depan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan bagaimana tujuan-tujuan tersebut akan dicapai. Setelah para eksekutif mempersiapkan rencana strategis bagi perusahaan, rencana-rencana serupa dibuat untuk tiap bidang fungsional. Rencana strategis fungsional menggambarkan bagaimana tiap bidang fungsional akan memberikan konstribusi pada tercapainya tujuantujuan perusahaan. Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan, mendasarkan sumber daya tersebut dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara strategis (strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi (information services) memainkan peranan penting. Jabatan CIO (chief information officer) menjadi semakin populer untuk menggambarkan manajer jasa informasi. Dari semua informasi terbaru dalam penggunaan komputer tidak ada yang dampaknya sebesar end-user computing. Para pemakai sekarang mengembangkan banyak aplikasi mereka sendiri. Kecenderungan ini akan berlanjut, dan akan menghasilkan manfaat keseluruhan bagi perusahaan, namun bukannya tanpa sejumlah risiko serius. Risiko tersebut dapat diperkecil dengan manajemen yang tepat. Ketika manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis, menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumber daya tersebut secara strategis, dan menindaklanjuti guna meyakinkan bahwa kebijakan tersebut dijalankan. Aktivitas itu disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management) atau IRM. IRM adalah konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain seperti CIO, SPIR, dan end-user computing. Dengan demikian IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan kerja komputer yang efektif.


82 1.

Perusahaan dalam Lingkungannya Kita telah melihat bahwa perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah itu kepada lingkungannya. Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan pertama adanya perusahaan. Pemilik melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan tertentu, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat melaksanakan aktivitas ini. Lingkungan kemudian menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa. Delapan Elemen Lingkungan Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan perusahaan lain. Bank memiliki lingkungan yang berbeda dengan toko alat-alat olahraga dan gereja. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam sistem yang lebih luas, yang disebut masyarakat. 1. Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa. Barang dan jasa ini dipasarkan kepada para pelanggan perusahaan, yang mencangkup pemakai saat ini dan calon pemakai. 2. Serikat pekerja adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tidak terampil. 3. Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.


83

Contohnya meliputi bank dan lembaga peminjam lainnya, serta perusahaan-perusahaan investasi. 4. Pemegang saham atau Pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. 5. Pesaing mencangkup semua organisasi yang bersaing denga perusahaan di pasar. 6. Pemerintah pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana. 7. Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukan tanggung jawabnya pada masyarakat global dengan memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk dan jasa yang meningkatkan kualitas hidup, dan beroperasi secara etis. 8. Arus sumber daya menghubungkan perusahaan dengan elemenelemen sumber daya ini. Telah disebutkan bahwa sumber daya tersebut mencangkup orang, material, mesin, uang dan informasi. Sumber daya mengalir ke perusahaan dari elemen-elemen melewati perusahaan dan kembali kepada elemen-elemen tersebut. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan. Sebagian sumber daya mengalir lebih sering dari yang lain. Arus yang sangat sering mencakup arus informasi dari pelanggan, arus material kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus pekerja dari serikat pekerja. Arus yang agak jarang meliputi arus uang dari pemerintah (untuk penelitia), arus material kepada pemasok (pengembalian barang dagang), dan arus pekerja kepada pesaing (pegawai yang “dibajak” oleh perusahaan lain). Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Contohnya, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, uang tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak boleh mengalir kepada serikat pekerja. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adala informasi.


84 2.

Keunggulan Kompetitif Istilah yang berkaitan dengan lingkungan yang muncul selama akhir 1980-an adalah keunggulan kompetitif (competitive advantage). Keunggulan kompetitf dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan peringkat (leverage) di pasar. Idenya adalah perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat persaingan. Sebaliknya, sumber daya konseptual yang unggul data dan informasi dapat digunakan sama baiknya. Manajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

3.

Rantai Nilai Porter Profesor Michael E. Porter dari Harvard adalah orang yang paling sering diidentifikasikan berkaitan dengan topik keunggulan kompetitif. Buku dan artikelnya memberikan panduan dan strategi untuk perusahaan-perusahaan yang mencoba memperoleh keunggulan dari para pesaing mereka. Pusat teori Porter adalah konsep marjin. Marjin adalah nilai produk dan jasa perusahaan, seperti yang diyakini oleh pelanggan perusahaan itu, dikurangi biayanya. Perusahaan menciptakan nilai dengan melaksanakan aktivitas, yang diliput Porter dengan aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terbagi dua menjadi dua kategori besar yaitu utama dan pendukung. Aktivitas nilai utama (primary value activities) adalah aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan daripada yang dilakukan pesaing. Nilai dapat dihasilkan dengan menyerahkan produk dan jasa ke pelanggan serta dengan menyediakan dukungan setelah penjualan. Aktivitas manufaktur dan penjualan adalah contoh yang baik. Aktifitas nilai pendukung (support value activities) menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas pertama berlangsung. Departemen stockholder relation, market research, dan accounting merupakan contoh unit organisasional yang melaksanakan aktivitas pendukung.


85

Aktivitas nilai utama dan pendukung diintegrasikan oleh beberapa penghubung untuk membentuk rantai nilai (value chain). Aktivitas-aktivitas utama tampak di lapisan bawah dan mencakup persediaan masuk (inbound logistic) yang memperoleh bahan baku dan pasokan dari pemasok, operasi perusahaan itu yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi. Persediaan keluar (outbond logistic) yang menyangkut kegiatan pengiriman barang ke pelanggan, operasi pemasaran dan penjualan yang mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan pesanan, serta kegiatan pelayanan dalam rangka memelihara hubungan baik dengan pelanggan setelah penjualan. Aktivitas nilai pendukung tampak pada lapisan atas dan mencakup infrastruktur perusahaan, berupa pengaturan organisasional yang mempengaruhi semua aktivitas utama secara umum. Selain itu ada tiga aktivitas yang dapat mempengaruhi aktivitas utama secara sendiri-sendiri atau dalam kombinasi tertentu. Manajemen sumber daya menusia terdiri dari semua aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan personil perusahaan, termasuk fungsi-fungsi yang dilaksanakan para manajer dan peran yang mereka mainkan. Pengembangan teknologi mencangkup semua aktivitas yang melibatkan teknologi, termasuk penerapan teknologi tersebut secara efektif. Pengembangan sistem informasi berbasis komputer adalah contohnya. Perolehan (procurement) berhubungan dengan aktivitas mendapatkan seperti sumber daya seperti material dan mesin yang digunakan oleh aktivitas-aktivitas utama. Departemen pembelian perusahaan banyak melaksanakan aktivitas perolehan ini. Tiap aktivitas nilai, baik utama atau pendukung, memiliki tiga unsur penting, yakni input yang dibeli, sumber daya manusia, dan teknologi. Pada setiap aktivitas tersebut menggunakan dan menciptakan informasi. Sebagai contoh, spesialis informasi dalam unit jasa informasi mengkombinasikan database komersial yang dibeli, dan peralatan komputer yang disewa dan program yang dikembangkan sendiri digunakan untuk menghasilkan informasi pendukung keputusan bagi para eksekutif perusahaan. 4.

Sistem Nilai Sepuluh atau dua puluh tahun yang lalu, mungkin merupakan waktu yang cukup bagi manajemen untuk berkonsentrasi


86

menciptakan rantai nilai perusahaan. Namun saat ini manajemen menyadari keunggulan tambahan yang dapat dicapai dengan menghubungkan rantai nilai perusahaan dengan rantai nilai organisasi lain. Kaitan rantai nilai beberapa perusahaan disebut sistem nilai (value system). Sebuah perusahaan dapat menghubungkan rantai nilainya dengan rantai nilai pemasoknya dengan menerapkan sistem yang yang membuat sumber daya input tersedia saat dibutuhkan. Contohnya adalah persetujuan just-in-time (JIT) dengan pemasok untuk mengirimkan bahan baku sehingga pengiriman barang tiba hanya beberapa jam sebelum bahan tersebut digunakan dalam proses produksi, dimana hal ini meminimalkan biaya penyimpanan. Perusahaan juga dapat menghubungkan rantai nilainya dengan rantai nilai para anggota saluran distribusinya. Contohnya adalah perusahaan penerbangan yang mengijinkan biro-biro perjalan wisata mengakses sistem pemesanan terkomputerisasi perusahaan penerbangan tersebut untuk memudahkan mereka memesan tempat di penerbangan tersebut bagi para penumpang. Bila para pembeli produk perusahaan itu juga merupakan organisasi, rantai nilai mereka juga dapat dikaitkan dengan rantai nilai perusahaan dan para anggota salurannya. Contohnya, produsen obat-obatan dapat menempelkan label harga eceran pada produknya sebelum pengiriman, sehingga para pengecer tidak perlu mengeluarkan biaya untuk label harga. 5.

Sumber Daya Informasi Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database (database management systems), atau DBMS pada tahun 1970-an dan 1980-an. Perusahaan beralasan bahwa jika mereka mengelola data dengan menerapkan DBMS yang berbasis komputer, berarti mereka juga akan mengelola informasi yang mereka miliki. Pandangan bahwa data dan informasi adalah sumber daya yang perlu dikelola seperti sumber daya lain merupakan hal yang lazim dan positif berkaitan dengan penggunaan komputer. Namun, telah muncul pandangan tambahan lain, yaitu pandangan bahwa manajemen dapat mengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi. Dengan kata


87

lain, perhatian manajemen tidak hanya dilakukan terhadap input (data) dan output (informasi), namun juga diberikan kepada pengelolah informasi (information processor) yang mengubah input menjadi output. Pengelola ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan sistem. Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya tersebut. Jenis-jenis Sumber Daya Informasi Karena itu sumber daya informasi terdiri dari : 1. Perangkat keras komputer 2. Perangkat lunak komputer 3. Spesialis informasi 4. Pemakai 5. Fasilitas 6. Database 7. Informasi Ketika para manajer perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi. Contohnya, manajer harus mengerti bahwa pegawai yang mampu menerapkan komputer untuk pemasalahan bisnisadalah sumber yang berharga, demikian pula dengan cara pemakai dilingkungannya. Lalu, perusahaan haru mengelola sumber daya tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan. Pengelola Sumber Daya Informasi Sejumlah perusahaan yang pertama menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi di tangan suatu unit khusus yang terdiri dari para spesialis informasi. Unit ini, yang kita sebut jasa informasi, dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur. Praktek yang umum terjadi sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusankeputusan penting perusahaan.

88


Pada sepuluh tahun pertama era computer, semua sumber daya informasi ditempatkan terpusat di dalam unit jasa informasi perusahaan. Berawal dari pemasangan terminal keyboard pada pemakai pada pertengahan tahun 1960-an, dan berlanjut pada pertengahan komputer mikro di tahun 1980-an, semakin banyak perangkat keras yang ditempatkan diluar unit jasa informasi. Ketika perusahaan semakin banyak memperoleh sumber daya informasi, dan sumber daya tersebut tersebar di seluruh perusahaan, tugas manajemen menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi semua manajer dalam perusahaan tersebut.


89

Chief Information Officer Istilah CEO (chief executive officer) telah lama dikenal dalam kosa kata bisnis; setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang paling memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Istilah seperti CFO, yaitu chief financial officer, dan COO, yaitu chief operating officer, juga telah dikenal. Pda tahun 1980-an diciptakan ustilah yang serupa untuk manajer jasa informasi. Istilah itu ialah CIO, yaitu chief information officer. Pengertian CIO memiliki pengertian lebih dari sekedar gelar. Istilah memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dikerjakan oleh manajer jasa informasi tingkat puncak. Seperti dimaksudkan oleh konsep tersebut, chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dalam operasional perusahaan. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut: • • • • • •

Sediakan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya. Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini; jangan menunggu hingga diundang. Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis. Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis. Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang diandalkan. Jangan bersifat defensif.

Manajemen Sumber Daya Informasi Memandang informasi sebagai suatu sumber daya bukanlah hal yang baru. Yang terjadi pada dekade yang lalu adalah kesadaran bahwa sumber daya informasi jauh melampaui informasi itu sendiri. Topiktopik yang didiskusikan membentuk dasar untuk mengelola semua sumber daya informasi. Manajemen Sumberdaya Informasi (information resources management) atau IRM adalah aktivitas yang


90

dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang Diperlukan Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekkan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal yang harus diikuti setiap orang. Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM perlu ada serangkaian kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi: (a)

Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul. Para eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas pesaingnya dengan mengelola arus informasi.

(b)

Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu bidang fungsional utama. Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan dan pemasaran.

(c)

Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan, pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksklusif.

(d)

Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan ketika membuat perencanaan strategis. Ketika para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.

(e)

Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu


91

harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi. (f)

Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencana strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai akhir, namun tetap mempertahankan pengendalian atas sumber daya tersebut.

IRM mencerminkan pemahaman mengenai nilai informasi dan sumber daya yang menghasilkan informasi. Manajer di semua tingkatan memang memberikan kontribusi pada IRM, tetapi sikap eksekutif puncak, seperti CEO dan anggota komite eksekutif lain, adalah kuncinya. Jika para pemimpin ini tidak memahami bahwa sumber daya konseptual sama pentingnya dengan sumber daya fisik, IRM tidak akan pernah terjadi.

Model IRM Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah tetapi bekerjasama secara terkoordinasi. Hal-hal dibawah ini menjelaskan kondisi tersebut. a. Lingkungan perusahaan. Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber daya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif. b. Eksekutif perusahaan. CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perencanaan strategis. c. Bidang fungsional. Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana strategis sumber daya informasi,


92

yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lain. d. Sumber daya informasi. Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian sumber daya ini dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan di seluruh perusahaan dalam area pemakai. e. Pemakai. Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam end-user computing. Lingkungan membentuk supersistem perusahaan dimana peran seorang manajer perusahaan pada tingkat puncak merencanakan strategi yang memampukan perusahaan sebagai suatu sistem untuk mencapai tujuannya. Bidang-bidang fungsional menggambarkan subsistem perusahaan, dan rencana-rencana strategis mereka mendukung rencana strategis perusahaan. Semua rencana strategis fungsional menjelaskan bagaimana sumber daya informasi disediakan bagi pemakai pada semua tingkatan.

End-User Computing (EUC) Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka. 1. Pemakai Akhir Tingkat Menu (menu-level end-user). Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak berbasis Windows dan Mac. 2. Pemakai Akhir Tingkat Perintah (command level end-user). Sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakai akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data. Contohnya, pemakai Microsoft Excel dapat


93

menggunakan perintah-perintah khusus untuk menyelesaikan proses yang tidak mungkin dilakukan melalui penggunaan menu. 3. Pemakai Akhir Tingkat Programer (end-user programmers). Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC atau C++, dan mereka dapat mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri. 4. Personil Pendukung Fungsional (functional support personnel). Di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional, bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti yang sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka. Dua unsur penting menjadi ciri pada empat tingkatan kemampuan dari pemakai akhir. Pertama, semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan berbagai aplikasi, dan kedua, tidak seorang pun yang merupakan anggota dari organisasi jasa informasi. Sejauh ini, EUC telah memberi dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tingkat yang beragam. Sebagian besar aplikasi enduser computing telah dibatasi pada: Ÿ Ÿ

Sistem pendukung keputusan (decision support systems-DSS) yang relatif mudah Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan: 1. Aplikasi SIM dan SIA 2. DSS yang rumit 3. Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasional 4. Sistem berbasis pengetahuan

Selama keragaman dalam dampak EUC berlanjut, yang memang seharusnya, akan selalu ada kebutuhan akan spesialis informasi.


94

Manfaat End-User Computing EUC memberi manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama, yaitu EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi. §

Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan. Pemindahan beban kerja dan pengembangan sistem ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang rumit dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area bidang tersebut. Para spesialis juga dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara sistem yang ada --suatu bidang tanggung jawab yang lebih penting.

§

Mengurangi kesenjangan komunikasi. Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah menganggu pengembangan sistem sejak masa awal adanya komputer. Pemakai memahami bidang permasalahan dengan lebih baik daripada teknologi komputer. Sebaliknya, spesialis adalah pakar dalam teknologi tetapi tidak menguasai bidang permasalahan. Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak diperlukan komunikasi. Demikian pula, ketika pemakai mengembangkan sebagian sistem mereka, kesenjangan ini berkurang.

Kedua manfaat ini menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik dibandingkan jika spesialis informasi berusaha mengerjakan sebagian besar pekerjaan itu sendiri. 1. Risiko End-User Computing Manfaat EUC bukannya tanpa biaya. Ketika para pemakai mengembangkan sistem mereka sendiri, perusahaan dihadapkan pada sejumlah resiko, seperti: a. Sistem yang buruk sasarannya. Pemakai akhir mungkin menggunakan komputer untuk aplikasi yang seharusnya dilakukan dengan cara lain, misalnya secara manual.


95

b. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya. Pemakai akhir, walau memiliki pengetahuan yang tinggi tentang komputer, tidak dapat menandingi profesionalisme spesialis informasi dalam hal merancang sistem. Selain itu, karena ketergesaan dalam menjalankan sistem, pemakai akhir cenderung mengabaikan perlunya mendokumentasikan rancangan mereka agar sistem ini dapat dipelihara. c. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien. Apabila tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan perangkat keras dan perangkat lunak yang berlebihan. Misalnya, berbagai merek PC yang dibeli tidak dapat dihubungkan untuk membentuk jaringan, dan beberapa copy perangkat lunak dibeli padahal satu copy saja sebenarnya dapat digunakan bersama. Selain itu, pemakai akhir mungkin mengembangkan sistem yang telah dikembangkan sebelumnya oleh sistem pengembang. d. Hilangnya integritas data. Pemakai akhir mungkin kurang berhati-hati dalam memasukkan data ke dalan database perusahaan. Pemakai lain mungkin menggunakan data yang salah, namun mengira bahwa data tersebut tepat. Hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer membuat keputusan yang keliru. e. Hilangnya keamanan. Dengan cara yang sama, pemakai akhir mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya. Disket dibiarkan tergeletak di meja, hasil cetakan dibuang di keranjang sampah, pintu ke ruang komputer dibiarkan tidak terkunci dan seterusnya. Kriminal komputer dapat mengakses sistem dan membahayakan perusahaan dengan berbagai cara. f. Hilangnya pengendalian. Para pemakai mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan pada rencana yang memastikan dukungan komputer bagi perusahaan. Resiko-resiko di atas berkurang jika jasa informasi yang mengembangkan sistem, karena adanya pengendalian terpusat.

96


2. Menempatkan End-User Computing dalam Perspektif End-user computing adalah suatu fenomena yang tidak akan hilang. Sebaliknya, pengaruhnya akan semakin meningkat. Karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC untuk tumbuh dan berkembang. Mengenai resiko, jenis pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa informasi harus diterapkan pada area pemakai.

Awal Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (management informations systems) atau disingkat MIS merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informai yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (Sistem Informasi Manajemen) didefinisikan oleh George M. Scott sebagai berikut : “SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan Manajerial maupun kebutuhan operasi.” (Scott, 1986, hal 66) Secara teori, komputer tidak harus digunakan dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non komputer dan elemen komputer. Menurut Gordon B. Davis, elemen non komputer adalah sistem manusia dan elemen komputer adalah sistem mesin. Davis juga menegaskan bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (Computer based information processing). SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. MIS tergantung dari besar-kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut ini: 1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya.


97

3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems). 4. Sistem informasi personalia (personnel information systems). 5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems). 6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems). 7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems). 8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems). 9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems). 10. Sistem informasi teknik (engineering information systems). Akuntasi merupakan bahasa dari bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan keuangan. Laporan keuangan adalah merupakan suatu informasi. Sistem informasi akuntasi berbasis komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi atau SIA (accounting information system atau AIS), Menurut Robert G. Murdick, Thomas C. Fuller dan Joel E. Ross SIA adalah: “kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan keuangan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham,pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya.” (Murdick, 1978, hal 14). SIA hanya terbatas pada data yang bersifat keuangan saja, sehingga informasi yang dihasilkan SIA hanya informasi keuangan saja. SIM menangani semua data yang masuk di dalam suatu organisasi dan menghasilkan semua informasi yang dibutuhkan oleh semua tingaktan manajemen. Informasi yang dihasilkan oleh SIM dapat berupa informasi keuangan dan informasi yang dihasilkan dari pengolahan data transaksi yang bukan bersifat keuangan. Pada organisasi kecil


98

yang hanya mengolah data keuangan saja, SIA (Sistem Informasi Akuntansi) hampir mewakili semua SIM (Sistem Informasi Manajemen), atau dengan kata lain SIA adalah SIM dan SIM adalah SIA. Pada organisasi yang besar, SIA merupakan subsistem dari SIM. SIA merupakan subsistem terbesar dari SIM.

Sistem Informasi Pendukung Manajerial Sistem Informasi pendukung manajerial dirancang untuk memberikan dukungan kepada manajer, sekelompok manajer di bidang tertentu. Dukungan yang diberikan berupa aplikasi untuk membantu para manajer mengambil keputusan bisnis dan tindakan-tindak bisnis tertentu dalam organisasinya. Sistem informasi dalam bentuk ini khusus dibentuk dengan tujuan memberikan informasi khusus untuk membantu para pengambil keputusan dalam menentukan tindakan dan rencana strategis dari sebuah organisasi. Sistem informasi ini akan menganalisis data yang telah dicatat pada manajemen tingkat bawah (low level management) dan digabungkan dengan informasi eksternal yang dapat mempengaruhi arah kebijakan oraganisasi dalam lingkungan bisnisnya. Dalam implementasinya aplikasi dalam sistem informasi pendukung manajerial terbagi atas beberapa kelompok, Decision Support System (DSS), Data Mining dan Executive Information System. Implementasi seluruh aplikasi ini menggunakan teknologi informasi Data Warehouse. Teknologi data warehouse adalah teknologi informasi dalam bidang basis data yang melakukan analisis terhadap data yang telah ada dari aplikasi transaksi dalam organisasi. Data warehouse mengolah basis data yang digunakan oleh aplikasi transaksi di tingkat manajerial bawah dan memberikan informasi khusus yang tepat untuk tingkat manajerial menengah dan atas. Basis data yang dihasilkan oleh teknologi ini berbeda dengan basis data yang digunakan oleh aplikasi transaksi sehari-hari oleh operator. Basis data dari data warehouse lebih fokus kepada hasil agregat dari analisis data transaksi organisasi dan diolah menjadi sebuah informasi yang menggambarkan beberapa aspek tertentu dari organisasi Proses pembangunan data warehouse membutuhkan biaya dan waktu yang tinggi. Perancangan data warehouse membutuhkan setidaknya 3 buah aplikasi perangkat lunak. Pertama adalah aplikasi untuk membangun data warehouse, aplikasi kedua untuk


99

mengoperasikan data warehouse dan aplikasi terakhir untuk penghubung dengan para pengguna. Hal yang sangat mendasar dalam proses perancangan data warehouse adalah basis data transaksi organisasi harus mencerminkan data dengan kualitas yang tinggi sehingga informasi yang dihasilkan oleh aplikasi data warehouse juga memiliki kualitas yang tinggi. Komponen sistem informasi pendukung manajerial secara garis besar terdiri dari basis data internal dan eksternal, manajemen data, model manajemen, interfais pengguna dan sistem penghubung. Gambar 4.2 memerlihatkan bagaimana komponen-komponen tersebut berinteraksi. Sistem Lainnya

Sistem Informasi Pendukung Manajerial

Basis data Internal

Basis data Eksternal

Manajemen Data (Data warehouse)

Model Manajemen

Interfais Pengguna

Pengguna

Gambar 4-2 . Sistem informasi Pendukung Manajerial

Basis data internal dan data warehouse bekerja sama untuk memberikan informasi internal yang diperlukan oleh aplikasi sistem informasi pendukung


100

manajerial. Basis data eksternal dan sistem lain adalah data yang berasal dari luar sistem, hal ini diperlukan dalam memberikan informasi situasi lingkungan bisnis di sekitar organisasi. Model manajemen adalah model atau bentuk informasi yang akan dihasilkan aplikasi pendukung manajerial yang sesuai dengan proses bisnis organisasi tersebut. Interfais adalah bentuk penghubung antara sistem aplikasi dengan pengguna yang memberikan kemudahan kepada pengguna dalam menggunakan sistem aplikasi pendukung manajerial. Sebuah hal yang menarik dalam sistem informasi ini adalah proses mencari nilai informasi menjadi lebih sulit. Hal ini disebabkan karena informasi dan keuntungan yang dihasilkan sering bersifat tidak nyata sehingga sulit dilakukan kuantifikasi keuntungan yang diperoleh dengan mengeluarkan biaya tertentu dalam memperoleh informasi tersebut. Decision Support System (DSS) Sebuah aplikasi DSS adalah aplikasi dengan sistem interaktif yang dirancang untuk membantu seorang manajer tingkat menengah dalam mengambil keputusan. Aplikasi DSS memberikan data analisis atau prediksi dan model-model yang membantu para pengambil keputusan memecahkan persoalan terutama persoalanpersoalan yang tidak terstruktur. DSS menghasilkan informasi yang diperoleh dari sistem pencatatan transaksi (sistem yang dipakai organisasi sehari-hari) digabung dengan data dari data warehouse dan basis data eksternal. DSS mengolah data tersebut menjadi bentuk-bentuk informasi untuk tingkat manajerial yang lebih tinggi. Informasi yang dihasilkan kadang sederhana, misalnya model keuntungan dan kerugian sebuah perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Informasi ini akan membantu para manajer tingkat menengah untuk mengambil keputusan taktis tentang besar penjualan atau konsentrasi penggunaan dana. Data Mining Data mining menggunakan berbagai macam teknologi untuk mencari atau ”menggali” sebuah data warehouse yang besar dan mengolahnya menjadi informasi yang fokus kepada aspek tertentu. Informasi yang diberikan data mining berasal dari penggalan data di data warehouse yang diperuntukkan untuk pengguna tertentu dan dengan kebutuhan tertentu.


101

Data Mining sering disebut sebagai bagian dari sebuah DSS karena informasi yang diberikan menggunakan model yang sama dengan DSS. Hal yang berbeda dengan DSS adalah informasi dari data mining lebih detil dan fokus terhadap aspek tertentu. Contoh penggunaan data mining adalah informasi karakteristik pembeli yang membeli sebuah produk dari perusahaan. Informasi ini mengidentifikasikan persamaan karakteristik para pembeli yang menggunakan produk tertentu dari perusahaan. Executive Information System (EIS) Konsep utama dari EIS adalah memberikan informasi agregat terbaru dan langsung tentang keadaan bisnis internal perusahaan. EIS memberikan informasi untuk para manajer tingkat atas dengan demikian aplikasi EIS harus dapat dengan mudah digunakan oleh para manajer senior. EIS menggunakan interfais gambar yang sangat mudah di mengerti tetapi memberikan hasil informasi yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan pengguna. Hal ini perlu dilakukan karena konsep utama dari EIS adalah para manajer tingkat atas menggunakan aplikasi ini untuk mencari informasi yang berkualitas tinggi tanpa bantuan orang lain. Informasi yang dihasilkan EIS lebih fokus kepada agregat dari data yang diperloleh dari basis data internal, data warehouse dan lingkungan bisnis sekitar organisasi. Saat ini EIS dapat digunakan pada tiap tingkat manajemen, tentu saja dengan bentuk informasi yang sesuai dengan tingkat manajemen dari pengguna.

Rangkuman SIM akan melakukan manajemen sumbe daya informasi agar dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. Sistem informasi akan mendukung proses bisnis dengan meningkatkan unjuk kerja organisasi dan meningkatkan keunggulan bersaing orgaisasi dalam lingkungan bisnis. SIM sebagai keunggulan kompetitif dapat menerapkan strategi biaya, strategi diferensiasi dan strategi inovasi. Ketiga strategi tersebut dapat dicapai dengan menggunakan manajemen sumber daya informasi, implementasi CIO dan end user computing (EUC). Manajemen sumber daya informasi akan menghasilkan rencana strategis dalam menggunakan sumber daya informasi.


102

Agar departemen sistem informasi dapat bergerak dengan bebas dalam sebuah organisasi salah satu caranya menerapkan Chief Information Officer (CIO) yang akan bertanggung jawab terhadap perkebangan sistem informasi di organisasi. Dari pihak pengguna sistem informasi akan diterapkan EUC, dimana para pekerja diberdayakan maksimal dengan menggunakan teknologi informasi sehingga tidak terlalu bergantung kepada para teknisi teknologi informasi dalam menggunakan sistem informasi. Perkembangan SIM telah melewati beberapa tahapan, pada awal perkembangan SIM digunakan untuk melakukan proses perhitungan akutansi organisasi, Aplikasi saat ini SIM telah diterapkan untuk mendukung keputusan pada manajer tingkat atas melalui DSS dan EIS. Dalam bidang perintahan SIM dapat diterapkan dengan menggunakan pendekatan E-Goverment. DSS dan EIS adalah aplikasi yang memberikan informasi kepada para pengambil keputusan untuk membantu manajer tingkat menengah dan atas dalam menentukan arah kebijakan organisasi. E-Goverment adalah aplikasi berbasis WEB untuk menerapkan birokrasi dalam lingkungan pemerintahan.

wvivw

BAB 5 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Pendahuluan Pengambangan sistem informasi dalam sebuah organisasi membutuhkan strategi yang tepat dengan pendekatan yang sesuai dengan karakteristik dari organisasi tersebut. Karena karakter setiap organisasi berbeda-beda maka implementasi sistem informasi harus disesuaikan dengan karakter organisasi tersebut hingga mendapatkan hasil yang maksimal dari sistem informasi tersebut. Bab 5 akan menjabarkan apa saja yang perlu diperhatikan dalam merancang sebuah sistem informasi. Pengembangan sistem informasi dimulai dengan merancang input, output dan basis data dari sistem. Selain hal tersebut harus digunakan metode pengembangan yang sesuai dengan karakter dari organisasi. Selain metode yang akan digunakan dalam pengembangan sistem, bab ini juga menerangkan pelaku dari proses pengembangan sistem informasi tersebut. Pada bagian tengah bab dibahas metode pengembangan aplikasi, dua metode yang diperkenalkan dalam bab ini adalah sofware developement live cycle dan prototipe. Pada bagian akhir dari bab dijelaskan alat bantu yang dapat digunakan dalam melakukan analisis proses bisnis organisasi, bab ini memperkenalkan data flow diagram dan unified modelling language.

Perancangan Sistem Informasi Secara umum perancangan suatu sistem terbagi atas tiga macam kegiatan, yaitu perancangan sistem keluaran (output system design), perancangan sistem masukan (input system), dan perancangan sistem basis data (database system design).

Perancangan Sistem Keluaran Perancangan suatu sistem dimulai dari output, karena output merupakan komponen pengendali rancangan sistem. Komponen lain dikembangkan untuk menghasilkan output yang berguna. Tidak masuk akal bila mengimplementasikan sebuah sistem yang menghasilkan

Bab 5 : Pengembangan Sistem Informasi

104

banyak cetakan tetapi tidak berguna bagi siapapun. Output harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemakai akhir, jika sebaliknya, berarti proyek sistem tersebut gagal. Rancangan output yang dihasilkan pada tahap rancangan sistem secara umum biasanya bersifat konseptual dan tidak dibentuk secara tepat. Selain itu, beberapa alternatif rancangan output umum juga disajikan untuk evaluasi dan seleksi. Pada tahap ini, kita mengetahui rancangan output yang mana yang dipilih, sehingga kita siap untuk merancangnya secara rinci, termasuk membentuk dan mengumpulkan semua rincian yang berkaitan, serta untuk mengkonversikan output ke bentuk akhir yang akan digunakan oleh pemakai akhir dalam lingkungan operasi. Bentuk laporan yang dapat menyingkat data untuk tingkat manajemen yang berbeda yaitu Laporan Hierarki (hierarchi Report). Laporan Hierarki adalah laporan yang menyingkat, mengumpulkan dan menyesuaikan data untuk berbagai tingkatan manajemen. Para manajer pada semua tingkatan menerima informasi yang memenuhi kebutuhan khusus mereka, tanpa harus menyortirnya melalui rincian yang tidak relevan. Data perlu dikurangi menjadi angka dan citra yang memiliki arti. Eksekutif mencari kecenderungan dan pola yang semuanya mungkin menjadi tidak mudah dipahami karena terlalu rinci. Para eksekutif misalnya, biasanya tidak ingin tahu berapa banyak sebuah departemen menggunakan penjepit kertas dan disket tetapi mereka ingin tahu apakah departemen itu memenuhi sasaran organisasi atau tidak.

Perancangan Sistem Masukan Input memulai arus data melalui sebuah sistem. Seperti perancangan sistem lainnya, rancangan input harus direncanakan dan dilaksanakan dengan hati-hati dalam hal mengkonversikan data mentah (input) menjadi informasi yang dapat digunakan (output). Kegiatan berikut ini berlaku untuk data mentah dan data input: 1. Menyisipkan ke dalam, menghapus dari, atau memperbaharui database, yang akan digunakan untuk menghasilkan output. 2. Menggabungkan data dari database untuk menghasilkan output. 3. Memasukkan dan mengolah data secara langsung ke output tanpa menggabungkan dengan data lain. 4. Memulai sebuah tindakan atau melaksanakan sebuah tugas.


105

Perancangan Sistem Basis Data Merupakan proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem. Rancangan basis data terjadi pada dua tingkat, kecuali jika kebutuhan pemakai luar biasa sederhana. Pada tingkat pertama, perencanaan sistem, analisis, dan rancangan sistem untuk menetapkan kebutuhan pemakai. Tingkat rancangan basis data ini melibatkan tahap front-end, bebas dari rancangan basis data tertentu atau DBMS. Pada tingkat kedua, rancangan umum, seperti diagram entitas relasi tingkat tinggi, ditransformasikan dikomposisikan ke dalam rancangan rinci basis data untuk sebuah DBMS tertentu yang akan digunakan untuk mengimplementasikan sistem total. Berikut ini tiga model basis data yang secara umum banyak digunakan: 1. Model Hierarki 2. Model Jaringan 3. Model Relasional Ketiga macam kegiatan ini adalah kegiatan yang biasa dilakukan dalam pengembangan sebuah sistem informasi. Dalam praktek pengembangan sistem sehari-hari ketiga kegiatan tersebut dilakukan sejalan dengan penerapan metode pengembangan sistem informasi.

Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi adalah kesatuan metode, prosedur, konsep pekerjaan, aturan dan postulat yang akan digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin yang lainnya. Sedang metode adalah suatu cara, teknik yang sistematis untuk mengerjakan sesuatu. Dengan demikian metodologi pengembangan sistem merupakan metode, prosedur, konsep pekerjaan, aturan dan postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem. Dalam pengembangan sistem informasi, perlu digunakan suatu metodologi yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan ini. Dengan mengikuti metode atau prosedur-prosedur yang diberikan oleh suatu metodologi, maka pengembangan sistem informasi diharapkan akan dapat diselesaikan dan berhasil. Urutanurutan prosedur untuk pemecahan masalah ini dikenal dengan istilah algoritma (algorithm).


106

Pada pertengahan tahun 1960 sampai dengan tahun 1970 banyak dikembangkan sistem-sistem besar. Sistem-sistem yang dikembangkan ini banyak yang dipandang tidak efisien, kurang berhasil dan bahkan banyak yang gagal. Kegagalan ini disebabkan karena tidak tersedianya teknik pengembangan sistem yang baik. Baru pada awal tahun 1970-an mulai muncul metodologi pengembangan sistem informasi yang cukup baik. Sejak itu banyak usulan-usulan metodologi dibuat. Walaupun sebagian besar dari metodologi yang dibuat dimaksudkan hanya untuk tahap desain sistem saja, akan tetapi banyak juga yang dapat digunakan untuk tahap analisis sistem. Metodologi analisis dan desain sistem terstruktur (structured systems analysis and design) dipilih untuk digunakan pada pengembangan sistem. Metodologi ini dapat digunakan pada tahap analisis dan tahap desain, dan metodologi ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem terstruktur. Metodologi pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh para penulis buku, peneliti, systems house, konsultan atau pabrik perangkat lunak. Metodologi yang dibuat oleh system house dan pabrik perangkat lunak umumnya tersedia secara komersial dalam bentuk paket program. Metodologi ini diklasifikasikan sebagai prescriptive methodologies. Lebih lanjut klasifikasi dari metodologi yang ada dapat diklasifikasikan ke dalam tiga kelompok, yaitu metodologi pemecahan fungsional (functional decomposition methodologies), metodologi orientasi data (data oriented methodologies) dan prescriptive methodologies. Ketiga kelompok ini akan dijelaskan oleh Aktas, 1987, hal 15-17, sebagai berikut: 1. Functional decomposition methodologies. Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan diterapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah:

• • •

HIPO (Hierarchy plus input Process-Output) Stepwise refinement (SR) atau Iterative stepwise refinement (ISR). Information Hiding.

2. Data-oriented methodologies. Metodologi ini menekankan pada karakteristik data yang akan diproses dan dapat dikelompokan kembali ke dalam dua kelas, yaitu:


107

a. Data Flow oriented methodologies Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem ke dalam modul-modul yang didasarkan pada tipe elemen data dan tingkah laku logika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya merupakan bagian modul-modul sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah:

• SADT (Structured Analysis and Design Techniques) • Composite Design • Structured Systems Analysis and Design (SSAD) b. Data Structure Oriented methodologies Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output yang ada dalam sistem. Struktur ini kemudian digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya. Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian menjelaskan struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah:

• SD (Jackson’s systems development) • W/O (Warnier/Orr) 3. Prespective Methodologies Yang termasuk dalam metodologi ini adalah:

• ISDOS (Information System Design and Optimization System) • PLEXSYS • PRIDE • SDM/70 • SPECTRUM • SRES dan SREM dan sebagainya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa gambar atau diagram atau grafik. Penggunaan diagram atau gambar ini dipandang lebih mengena dan lebih mudah dimengerti. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakannya juga ada yang berupa grafik seperti data dictionary, structured english, pseudocode dan sebagainya.

Analisis Sistem Dan Pemrograman Analis sistem (systems analyst) adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari masalah-masalah yang timbul dan

108


menentukan kebutuhan pemakai sistem dengan tujuan untuk mengidentifikasi pemecahan yang beralasan. Sebutan lain untuk analis sistem adalah analis sistem informasi (information analyst), analis bisnis (business analyst), perancang sistem (system designer), konsultan sistem (systems consultant) dan ahli teknik sistem (system engineer). Pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Akan tetapi ada juga analis sistem yang melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem.

Tugas dan tanggung jawab Pemrogram dan Analis Sistem Pemrogram: 1. Tanggung jawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer. 2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilities dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. 3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. 4. Pekerjaan pemrogram tidak berhubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi ) programnya. Analis Sistem: 1. Tanggung jawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan. 2. Pengetahuan analis sistem harus luas tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. 3. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar. 4. Pekerjaan analis sistem harus melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas sesama analis sistem, pemrogram, tetapi juga sistem dan manajer.


109

Pengetahuan dan keahlian yang diperlukan Analis Sistem Ada beberapa pengetahuan yang harus dimiliki oleh seorang analis sistem yang baik, seperti: 1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemrograman komputer. 2. Pengetahuan dan bisnis secara umum. 3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif. 4. Keahlian pemecahan masalah. 5. Keahlian komunikasi antar personil dan membina hubungan antar personil.

Langkah-langkah Analisis Sistem Langkah-langkah dalam analisis sistem sama dengan langkahlangkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan pada tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang lingkup tugasnya. Pada analisis sistem penelitian yang dilakukan analis sistem merupakan penelitian yang rinci, sedang pada perencanaan hanya berupa penelitian pendahuluan. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain. Tahap analisis merupakan tahapan yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan pada dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap berikutnya. Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh analisis sistem adalah: 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan. Masalah ini yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Tugas yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi penyebab masalah, identifikasi keputusan dan identifikasi personil-personil kunci. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Memahami kerja sistem yang ada adalah dengan mempelajari secara rinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk


110

mempelajarinya dengan melakukan penelitian pendahuluan atau survei sistem. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian yang dilakukan maka perlu dianalisis kelemahan sistem, analisis pengukuran sistem, analisis kebutuhan informasi, analisis keandalan sistem melalui data flow diagram (DFD) misalnya. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. 5. Design, yaitu kegiatan perancangan Sistem.

Terdistribusi dan Terpusat Secara arsitektur, teknologi informasi memiliki 3 jenis arsitektur. Terpusat, terdistribusi dan kombinasi antara keduanya. Arsitektur teknologi informasi (terpusat atau terdistribusi) merupakan struktur bagaimana sistem aplikasi akan diterapkan pada sebuah organisasi. Hal ini penting karena arsitektur teknologi informasi ini menentukan proses distribusi data, alur data dan proses penyimpanan data. 1.

Terpusat Dalam arsitektur terpusat, hanya ada satu basis data dan server aplikasi yang diakses oleh seluruh pengguna di seluruh daerah. Para pengguna aplikasi akan terhubung secara langsung ke server pusat melalui teknologi komunikasi data. Kelebihan dari arsitektur ini adalah kemudahan dalam pemeliharaan aplikasi. Karena hanya terdiri dari satu aplikasi dan server, dalam melakukan pembaruan dari aplikasi cukup dilakukan di server pusat dan seluruh pengguna aplikasi otomatis akan merasakan perubahan tersebut. Biaya pemeliharaan aplikasi dapat ditekan karena biaya transportasi teknisi untuk melakukan pemeliharaan sistem dapat ditiadakan. Keuntungan yang paling besar adalah para pengguna di daerah lain tidak memerlukan sumber daya manusia untuk memelihara aplikasi dan basis data. Biaya pengadaan sumber daya manusia dan infrastruktur teknologi informasi dapat ditekan karena pemeliharaan hanya perlu dilakukan di kantor pusat. Kelemahan aplikasi ini adalah biaya komunikasi data yang harus selalu tersedia pada saat pengguna menggunakan aplikasi.


111

Dalam organisasi yang pertama kali menggunakan arsitektur ini biaya komunikasi data terlihat tinggi karena harus menyediakan jalur komunikasi setiap saat. Kekurangan lain adalah setiap pengguna bergantung kepada jalur komunikasi yang bersangkutan untuk menggunakan sistem. Jika jalur komunikasi data terputus maka pengguna tidak dapat menggunakan sistem karena tidak ada server aplikasi secara fisik di lingkungan pengguna. Kelemahan yang lain adalah jika server di kantor pusat tidak berfungsi maka seluruh pengguna di seluruh daerah tidak dapat menggunakan aplikasi. 2.

Terdistribusi. Arsitektur terdistribusi menerapkan beberapa server basis data dan aplikkasi di daerah-daerah tertentu untuk pengguna yang tidak berada di wilayah kantor pusat. Basis data dan aplikasi disebar ke beberapa daerah hingga pengguna aplikasi tidak perlu mengakses server di kantor pusat tetapi mengakses server aplikasi yang paling dekat dengan lokasinya. Secara berkala server di daerah akan melakukan koordinasi data dengan server di kantor pusat untuk menggandakan datanya. Kelebihan dari arsitektur ini adalah redudansi data yang tersebar keseluruh daerah hingga setiap daerah memiliki basis data sendiri yang terpisah dari kantor pusat. Hal ini mengurangi biaya komunikasi pengguna ke kantor pusat. Keuntungan lain adalah jika server di kantor pusat atau daerah tertentu tidak dapat digunakan, para pengguna di daerah lain masih dapat menggunakan aplikasi. Arsitektur ini juga memiliki redudansi data karena memiliki beberapa basis data yang terpisah untuk tiap daerah. Kelemahan dari aplikasi ini adalah proses pembaruan dari aplikasi. Karena terdapat beberapa servef aplikasi dan basis data yang terus melakukan update data, diperlukan sinkonrikasi antara server di kantor pusat dan kantor di daerah. Selain itu biaya awal pengadaan infrastruktur arisitektur ini cukup tinggi karena harus menerapkan server aplikasi dan basis data di tiap wilayah organisasi di luar kantor pusat. Kelemahan yang cukup besar dari arsitektur ini adalah kebutuhan sumber daya manusia di tiap-tiap daerah untuk melakukan pemeliharaan server aplikasi dan basis data. Selain itu biaya transportasi teknisi teknologi dari kantor pusat harus diadakan jika sumber daya

112


manusia di daerah tidak dapat melakukan perbaikan server yang tidak berfungsi. Proses pemilihan arsitektur terpusat dan terdistribusi harus melalui tahap analisis tepat agar organisasi mengimplementasikan arsitektur yang tepat untuk sistem aplikasinya. Secara umum organisasi yang memiliki sumber daya manusia dan dana terbatas akan lebih cenderung menggunakan arsitektur terpusat. Sedangkan organisasi yang memerlukan sistem yang tangguh dan aplikasi selalu tersedia lebih disarankan menggunakan arsitektur terdistribusi.

Siklus Hidup Sistem dan Sistem Informasi Berbasis Komputer Dalam proses pengembangannya, setiap subsistem dalam sistem informasi berbasis komputer (computer based information systems –CBIS) mempunyai siklus yang menyerupai siklus mahluk hidup –seperti lahir, tumbuh, menjadi matang, berfungsi, dan akhirnya mati. Proses evolusi pengembangan sistem ini disebut siklus hidup sistem (system life cycle –SLC) atau dapat juga disebut siklus hidup sistem (system development life cycle –SDLC). Ide dari systems life cycle adalah sederhana dan masuk akal. Dalam SLC/SDLC, setiap bagian dari pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa tahapan kerja. Tiap-tiap tahapan ini mempunyai karakteristik tersendiri. Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat terdiri dari tahapan perencanaan sistem (systems planning), analisis sistem (systems analysis), dan desain sistem (systems design), seleksi sistem (systems selection), implementasi sistem (systems iplementation), dan perawatan sistem (systems maintenance). Tahapantahapan seperti ini sebenarnya merupakan tahapan dalam pengembangan sistem teknik (engineering systems). Pengembangan konstruksi dari gedung, jaringan transmisi tenaga listrik, mesin-mesin dan pabrik-pabrik kimia merupakan contoh dari pengembangan engineering systems. Tampak bahwa daur hidup dari sistem teknik dan sistem informasi dapat sama atau mirip. Hal ini tidak kebetulan, karena proses pengembangan sistem informasi adalah proses teknik dan proses semacam ini harus mengikuti langkah-langkah yang sama serta prinsip-prinsip umum dari sistem teknik. Istilah software engineering merupakan proses pengembangan perangkat lunak yang merupakan subsistem dari pengembangan sistem informasi. Jika ditinjau kembali siklus pengembangan sistem sejak tahun 1970 yang diusulkan oleh beberapa penulis, maka akan didapatkan kesamaan dengan siklus di sistem teknik. (Aktas, 1987, hal 13-18).


113

Gambar 5-1 Siklus Kehidupan Pembangunan Aplikasi

Dalam kenyataannya, siklus hidup suatu sistem berbasis komputer dapat hanya berlangsung beberapa bulan, namun juga dapat berlangsung selama beberapa tahun. Gambar 3.4 menggambarkan bagaimana tahap-tahap siklus hidup membentuk suatu pola lingkaran. Ketika suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus hidup baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan. ). Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Berikut dibawah ini SLC/SDLC menurut Wilkinson: 1. Perencanaan sistems (systems planning) 2. Analisis sistem (systems analysis). a. Penelitian terhadap sistem yang ada (survey of present systems). b. Analisis dan temuan penelitian (analysis of survey findings). c. Identifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi (identification of information needs). d. Identifikasi kebutuhan sistem (identification of systems trequirements) e. Penyerahan laporan analisis sistem (submission of system analysis report).


114

3. Desain sistem (system design). a. Evaluasi dari alternatif desain (evaluation of design alternatives). b. Persiapan rancang bangun desain (preparation of design specifications) c. Penyerahan laporan desain sistem (submission of system design report) 4. Justifikasi dan seleksi sistem (systems justification dan selection). a. Penentuan kelayakan desain (determination of design feasibility). b. Permintaan usulan pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak (solicitation of hardware and software proposals). c. Evaluasi usulan-usulan sistem (evaluation of system proposal). d. Penyeleksian perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem (selection of system hardware and software). 5. Implementasi sistem (systems implementation) a. Penerapan rencana dan pengendalian untuk implementasi (establishment of implementation plans and controls). b. Eksekusi dari kegiatan-kegiatan implementasi (execution of implementation activities). c. Pengawasan dan penilaian dari sistem baru (follow up and evaluation of new system). 6. Operasi dan penilaian sistem (systems operation and evaluation).

Prototipe Metode tradisional SDLC dirancang dengan anggapan bahwa proses pengembangan sistem aplikasi memakan waktu yang dan biaya yang tinggi. Dengan demikian spesifikasi kebutuhan pengguna harus didefinisikan dengan tepat dan pasti sebelum fase konstruksi aplikasi dimulai. Dalam tahap ini diharapkan perubahan-perubahan pada kebutuhan pengguna dapat diminimalisasikan dan akan menekan biaya dan waktu yang dibutuhkan. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi alat bantu dalam mengembangkan sebuah sistem aplikasi memberikan fasiltas pembuatan aplikasi yang cepat dan effort yang diperlukan untuk melakukan perubahan-perubahan aplikasi cukup kecil. Hal ini menjadi landasan pengembangan metode pengembangan prototipe.


115

Konsep metode pengembangan ini kebutuhan pengguna didefinisikan sejalan dengan perkembangan aplikasi. Pada awal perancangan aplikasi pengembang memberikan contoh dari aplikasi yang akan dibuat, pengguna mencoba memakai contoh aplikasi tersebut dan memberikan masukkan tentang kebutuhan, perubahan, dan penambahan dari aplikasi tersebut. Dengan teknologi yang ada saat ini pengembang secara bertahap dapat dengan mudah merubah contoh aplikasi tersebut sesuai dengan kebutuhan dari pengguna. Tahap-tahap pengembangan sistem aplikasi dengan menggunakan metode ini adalah: 1. Identifikasi kebutuhan dasar sistem aplikasi. Kebutuhan pengguna yang dicari bukan kebutuhan secara keseluruhan tetapi merupakan titik awal atau kebutuhan secara global. 2. Mengembangkan prototipe awal. Pengembang kemudian membuat sebuah contoh aplikasi (prototipe) yang memenuhi kebutuhan dasar udan global dari pengguna. 3. Menggali kebutuhan pengguna dengan prototipe awal. Prototipe aplikasi ini akan digunakan oleh pengguna sebagai alat bantu dalam menggali kebutuhan dari pengguna. Pengguna memakai aplikasi awal ini untuk mendapatkan pengalaman secara langsung bagaimana pengguna akan menggunakan aplikasi tersebut. 4. Merubah prototipe aplikasi. Setelah kebutuhan pengguna diperoleh pengembang merubah contoh aplikasi sesuai dengan keinginan dan kebutuhan dari pengguna. Tahap 3 dan tahap 4 dilakukan secara berulang hingga diperoleh sebuah aplikasi yang dapat mengakomodasi kebutuhan dan keinginan pengguna. 5. Evaluasi aplikasi terbaru menjadi aplikasi operasional. Pada tahap ini sistem aplikasi dapat disebut sebagai prototipe terakhir yang akan dipakai oleh pengguna dalam melakukan kegiatan bisnisnya. Implemenasi awal aplikasi ke dalam proses bisnis organisasi mulai dilakukan pada tahap ini. 6. Modifikasi terakhir dari aplikasi. Tahap ini aplikasi dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna yang paling baru. Pada tahap ini fungsi-fungsi pengendalian, backup dan prosedur recovery mulai dilakukan. 7. Instalasi dan perawatan. Tahapan ini mirip dengan tahap instalasi di metode SDLC. Tetapi proses implementasi jauh lebih mudah dibandingkan dengan metode SDLC karena pengguna telah menggunakan aplikasi tersebut pada tahap 5 dan 6, resistansi


116

pengguna terhadap implementasi sebuah aplikasi sistem informasi dapat diminimalisasikan. Tahap 1: Identifikasi kebutuhan dasar pengguna

Tahap 2: Membangun prototipe awal

Tahap 3: Mencari kebutuhan pengguna dengan prototipe awal

Tahap 4: Merubah prototipe sesuai kebutuhan pengguna

Tahap 5: Evaluasi protipe sebagai aplikasi opersional

Tahap 6: Membangun prototipe awal

Tahap 7: Instalasi dari perawatan aplikasi

Gambar 5-2 Tahapan Metode Prototipe

Alat Bantu dalam Melakukan Analisis Sistem Setelah pengembang dapat mendefinisikan kebutuhan pengguna dengan tepat, langkah selanjutnya adalah membuat model dari proses bisnis organisasi tersebut. Ada banyak alat bantu yang dapat digunakan dalam menangkap bentuk proses bisnis dalam sebuah organisasi tetapi yang sering dilakukan dalam pengembangan sebuah sistem informasi adalah Data Flow Diagram (DFD) untuk aliran data dan . Unified Modelling Language (UML).


117

Pemodelan (modeling) adalah proses merancang piranti lunak sebelum melakukan pengkodean (coding). Model piranti lunak dapat dianalogikan seperti pembuatan blueprint pada pembangunan gedung. Membuat model dari sebuah sistem yang kompleks sangatl penting karena kita tidak dapat memahami sistem semacam itu secara menyeluruh. Semakin komplek sebuah sistem, semakin penting pula penggunaan teknik pemodelan yang baik. Dengan menggunakan model, diharapkan pengembangan piranti lunak dapat memenuhi semua kebutuhan pengguna dengan lengkap dan tepat, termasuk faktor-faktor seperti scalability, robustness, security, dan sebagainya. Kesuksesan suatu pemodelan piranti lunak ditentukan oleh tiga unsur, yang kemudian terkenal dengan sebuan segitiga sukses (the triangle for success). Ketiga unsur tersebut adalah metode pemodelan (notation), proses (process) dan tool yang digunakan.

Gambar 5-3 Ketiga Unsur Kesuksesan Model Perangkat Lunak

DFD adalah alat bantu manual yang digunakan untuk menjabarkan alur data dalam sebuah organisasi. Hasil dari analisis dengan menggunakan DFD adalah dokumen yang menggambarkan model proses-proses dalam sebuah organisasi dan data yang mengalir di dalamnya. DFD sering digunakan oleh para analis sistem untuk memberikan model proses bisnis kepada klien atau pengguna karena DFD lebih memberikan bird view dari sistem dibandingkan UML. UML sering digunakan untuk menerjemahkan proses bisnis organisasi ke model yang dipakai oleh programmer. UML akan diberikan kepada programmer dan sekilas dijabarkan kepada pengguna untuk memberikan pemahaman global tentang aplikasi yang akan digunakan.


118

Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah alat bantu yang mendeskripsikan sebuah sistem berdasarkan alur data antar proses. Seorang analis sistem dapat menjabarkan urutan proses bisnis dalam sebuah organisasi dan data yang dimasukkan atau dikeluarkan dalam sebuah proses dengan menggunakan DFD. DFD mempunyai beberapa simbol yang digunakan dalam menggambarkan proses bisnis dan aliran data. Simbol-simbol tersebut dijabarkan dalam gambar berikut ini.

Gambar 5-4 Simbol-simbol DFD

Simbol External Entity digunakan untuk menggambarkan entitas di luar dari sistem yang berinteraksi dari sistem. Contoh dari External Entity dalam sistem informasi DJPLN adalah Penyerah Piutang atau Debitur. Simbol Data Flow adalah simbol yang digunakan untuk menggambarkan alur data dari dan ke sebuah proses, data store atau External Entity. Contoh dari data flow dalam sistem informasi DJPLN adalah Pengumuman Lelang yang diberukan kepada publik (External Entity). Data Store adalah tempat seluruh data dan informasi dalam sistem inforamsi disimpan. Contoh data store dalam sistem informasi DJPLN adalah Basis Data SIMPLE.


119

Proses adalah tempat kegiatan proses bisnis dalam organisasi. Contoh dalam sistem informasi DJPLN adalah Proses Penilaian yang mendapat masukkan data (menggunakan simbol Data Flow) barang jaminan dan mengeluarkan data berupa hasil penilaian (juga menggunakan simbol Data Flow). Hasil Penilaian dapat disimpan ke data store (dengan menggunakan panah data flow yang mengarah ke simbol data store) atau diberikan kepada proses pengurusan Piutang Negara (menggunakan panah data flow dengan arah ke simbol Proses Piutang Negara).

Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasabahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C# atau VB.NET. Walaupun demikian, UML tetap dapat digunakan untuk modeling aplikasi prosedural dalam VB atau C. Konsep Dasar UML Dari berbagai penjelasan rumit yang terdapat di dokumen dan buku-buku UML. Sebenarnya konseps dasar UML dapat kita rangkumkan dalam Gambar V.3 berikut ini.

120


Gambar 5-5 Konsep Dasar UML

Abstraksi konsep dasar UML yang terdiri dari structural classification, dynamic behavior, dan model management, bisa kita pahami dengan mudah apabila kita melihat gambar diatas dari Diagrams. Main concepts bisa kita pandang sebagai term yang akan muncul pada saat kita membuat diagram. Dan view adalah kategori dari diagaram tersebut. Untuk menguasai UML, sebenarnya cukup dua hal yang harus kita perhatikan: Menguasai pembuatan diagram UML dan Menguasai langkah-langkah dalam analisa dan pengembangan dengan UML Seperti juga tercantum pada gambar diatas UML mendefinisikan diagram-diagram sebagai berikut:


(a)

use case diagram

(b)

class diagram

(c)

statechart diagram

(d)

activity diagram

(e)

sequence diagram

(f)

collaboration diagram

(g)

component diagram

(h)

deployment diagram

121

Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, melakukan kegiatan create sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Seorang / aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaanpekerjaan tertentu. Use case diagram dapat sangat membantu bila kita sedang menyusun requirement sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien atau pengguna dan merancang test case untuk semua feature yang ada pada sistem. Sebuah use case dapat memasukkan fungsionalitas use case lain sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Secara umum diasumsikan bahwa use case yang dimasukkan akan dipanggil setiap kali use case yang menginclude dieksekusi secara normal. Sebuah use case dapat dimasukkanoleh lebih dari satu use case lain, sehingga duplikasi fungsionalitas dapat dihindari dengan cara menarik keluar fungsionalitas yang common. Sebuah use case juga dapat mempengaruhi use case lain dengan behaviour yang dimilikinya. Sementara hubungan generalisasi antar use case


122

menunjukkan bahwa use case yang satu merupakan spesialisasi dari yang lain.

Gambar 5-6 Contoh Use Case Diagram

Class Diagram Class adalah sebuah spesifikasi yang jika dijalankan akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class memiliki tiga area pokok :


§

Nama (dan stereotype)

§

Atribut

§

Metoda

123

Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut : a. Private, tidak dapat dipanggil dari luar class yang bersangkutan b. Protected, hanya dapat dipanggil oleh class bersangkutan dan anak-anak yang mewarisinya c.

yang

Public, dapat dipanggil oleh siapa saja

Gambar 5-7 Cointoh Sebuah Class

Class dapat merupakan implementasi dari sebuah interface, yaitu class abstrak yang hanya memiliki metoda. Interface tidak dapat langsung diinstansiasikan, tetapi harus diimplementasikan dahulu menjadi sebuah class. Dengan demikian interface mendukung resolusi metoda pada saat run-time. Hubungan Antar Class dapat didefinisikan sebagai berikut: a. Asosiasi, yaitu hubungan statis antar class. Umumnya menggambarkan class yang memiliki atribut berupa class lain, atau class yang harus mengetahui eksistensi class lain. Panah navigability menunjukkan arah query antar class.


124

b. Agregasi, yaitu hubungan yang menyatakan bagian (“terdiri atas..”). c. Pewarisan, yaitu hubungan hirarkis antar class. Class dapat diturunkan dari class lain dan mewarisi semua atribut dan metoda class asalnya dan menambahkan fungsionalitas baru, sehingga ia disebut anak dari class yang diwarisinya. Kebalikan dari pewarisan adalah generalisasi. d. Hubungan dinamis, yaitu rangkaian pesan (message) yang di-passing dari satu class kepada class lain. Hubungan dinamis dapat digambarkan dengan menggunakan sequence diagram yang akan dijelaskan kemudian.

Gambar 5-8 Contoh Class Diagram

Statechart Diagram Statechart diagram menggambarkan transisi dan perubahan keadaan (dari satu state ke state lainnya) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang diterima. Pada umumnya


125

statechart diagram menggambarkan class tertentu (satu class dapat memiliki lebih dari satu statechart diagram). Dalam UML, state digambarkan berbentuk segiempat dengan sudut membulat dan memiliki nama sesuai kondisinya saat itu. Transisi antar state umumnya memiliki kondisi guard yang merupakan syarat terjadinya transisi yang bersangkutan, dituliskan dalam kurung siku. Action yang dilakukan sebagai akibat dari event tertentu dituliskan dengan diawali garis miring. Titik awal dan akhir digambarkan berbentuk lingkaran berwarna penuh dan berwarna setengah.

Gambar 5-9 Contoh Statechart Diagram

Activity Diagram Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses

126


paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi terkena trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalurjalur aktivitas dari level atas secara umum. Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas. Sama seperti state, standar UML menggunakan segiempat dengan sudut membulat untuk menggambarkan aktivitas. Decision digunakan untuk menggambarkan behaviour pada kondisi tertentu. Untuk mengilustrasikan proses-proses paralel (fork dan join) digunakan titik sinkronisasi yang dapat berupa titik, garis horizontal atau vertikal. Activity diagram dapat dibagi menjadi beberapa object swimlane untuk menggambarkan objek mana yang bertanggung jawab untuk aktivitas tertentu.


127

Gambar 5-10 Activity Diagram

Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkahlangkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang menjadi trigger aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan.

128


Masing-masing objek, termasuk aktor, memiliki lifeline vertikal. Message digambarkan sebagai garis berpanah dari satu objek ke objek lainnya. Pada fase desain berikutnya, message akan dipetakan menjadi operasi/metoda dari class. Activation bar menunjukkan lamanya eksekusi sebuah proses, biasanya diawali dengan diterimanya sebuah message.

Gambar 5-11 Contoh Sequence Diagram


129

Collaboration Diagram Collaboration diagram juga menggambarkan interaksi antar objek seperti sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada peran masing-masing objek dan bukan pada waktu penyampaian message. Setiap message memiliki sequence number, di mana message dari level tertinggi memiliki nomor 1. Messages dari level yang sama memiliki prefiks yang sama.

Gambar 5-12 Contoh Colaboration Diagram

Component Diagram Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) di antaranya. Komponen piranti lunak adalah modul berisi code, baik berisi source code maupun binary code, baik


130

library maupun executable, baik yang muncul pada compile time, link time, maupun run time. Umumnya komponen terbentuk dari beberapa class dan/atau package, tapi dapat juga dari komponenkomponen yang lebih kecil. Komponen dapat juga berupa interface, yaitu kumpulan layanan yang disediakan sebuah komponen untuk komponen lain.

Gambar 5-13 Contoh Component Diagram

Deployment Diagram Deployment/physical diagram menggambarkan detail bagaimana komponen di-deploy dalam infrastruktur sistem, di mana komponen akan terletak (pada mesin, server atau piranti


131

keras apa), bagaimana kemampuan jaringan pada lokasi tersebut, spesifikasi server, dan hal-hal lain yang bersifat fisikal Sebuah node adalah server, workstation, atau piranti keras lain yang digunakan untuk men-deploy komponen dalam lingkungan sebenarnya. Hubungan antar node (misalnya TCP/IP) dan requirement dapat juga didefinisikan dalam diagram ini.

Gambar V.12 Contoh Deployment Diagram

Langkah-Langkah Penggunaan UML Berikut ini adalah tips pengembangan piranti lunak dengan menggunakan UML: i.

Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.


132 ii.

Petakan use case untuk tiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsionalitas yang harus disediakan oleh sistem. Kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatancatatan lain.

iii.

Buatlah deployment diagram secara mendefinisikan arsitektur fisik sistem.

iv.

Definisikan requirement lain (non-fungsional, security dan sebagainya) yang juga harus disediakan oleh sistem.

v.

Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.

vi.

Definisikan objek-objek level atas (package atau domain) dan buatlah sequence dan/atau collaboration diagram untuk tiap alir pekerjaan. Jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buatlah satu diagram untuk masingmasing alir.

vii.

Buarlah rancangan user interface model yang menyediakan antarmuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.

viii.

Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodanya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.

ix.

Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokan class menjadi komponenkomponen. Karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan tes integrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia berinteraksi dengan baik.

x.

Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan, dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.

kasar

untuk


xi.

133

Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan : 1. Pendekatan use case, dengan meng-assign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit code yang lengkap dengan tes. 2. Pendekatan komponen, yaitu meng-assign komponen kepada tim pengembang tertentu.

setiap

xii. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki model berserta codenya. Model harus selalu sesuai dengan code yang aktual. xiii. Piranti lunak siap dirilis.

Membeli Aplikasi atau Mengembangkan Manual? Sebuah Organisasi dapat mengembangkan sistem informasi dengan tiga buah pendekatan. Pendekatan pertama, pengembang dapat membeli paket-paket aplikasi yang kemudian diimplementasikan dalam proses bisnisnya, hal yang perlu diperhatikan adalah kebutuhan organisasi tersebut harus dapat didefinisi dengan jelas. Alternatif lain pengembang dapat membangun aplikasi secara manual. Hal ini sangat bergantung kepada sumber daya manusia dari organisasi tersebut. Pilihan yang sering digunakan adalah gabungan kedua metode tersebut, pengembang membangun sendiri aplikasi inti untuk proses bisnis utama organisasi dan membeli paket-paket aplikasi untuk aplikasiaplikasi pendukung. Dalam mengambil keputusan untuk melakukan pengembangan sistem aplikasi manual atau membeli paket aplikasi, para manajer dari organisasi dan para suber daya manusia divisi sistem informasi harus melakukan tahap analisis yang sangat rinci. Para manajer dari memberikan informasi tentang proses bisnis apa saja yang dapat diimplementasikan sistem aplikasi sedangkan para manajer divisi sistem informasi memberikan masukkan teknis tentang penerapan paket aplikasi di proses bisnis perusahaan. Keuntungan utama dari pembelian paket aplikasi adalah kecepatan dalam implementasi sistem, karena sistem aplikasi tidak dibuat dari

134


awal maka aplikasi hanya dimodfikasi untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis organisasi. Hal ini sangat mengurangi waktu implementasi. Keuntungan penting lainnya dari pembelian paket aplikasi adalah biaya pembelian aplikasi lebih murah daripada membangun aplikasi dari awal. Keuntungan ini ditambah dengan kualitas aplikasi yang lebih terjamin karena aplikasi dibuat oleh vendor yang cukup ahli dalam pengembangan aplikasi. Faktor negatif dari pembelian paket aplikasi adalah perubahan proses bisnis untuk mengikuti alur kerja aplikasi. Hal ini sering terjadi saat aplikasi tidak dapat dimodifikasi untuk memenuhi proses bisnis dari organisasi, biaya untuk merubah proses bisnis organisasi tidak sedikit. Masalah lain yang sering timbul adalah resistansi yang cukup tinggi dari pengguna sistem informasi tersebut. Secara garis besar organisasi yang memerlukan implementasi aplikasi sistem informasi dengan cepat dan tidak memiliki sumber daya manusia yang cukup lebih baik membeli paket aplikasi daripada membangun aplikasi dari awal. Organisasi yang memilih pendekatan untuk membeli paket aplikasi harus dapat dengan tepat dan jelas mendefinisikan kebutuhan organisasinya akan sistem informasi. Dengan demikian pihak penjual dapat melakukan penyesuaian pada aplikasi yang dijual agar sesuai dengan kebutuhan dari pihak pengembang. Sebagai metode dalam manajemen pembelian paket aplikasi dapat digunakan modifikasi dari metode system developement live cycle (SDLC). Dengan menggunakan metode ini manajemen proses pembelian paket aplikasi dapat diatur dengan tepat hingga memberikan hasil yang maksimal. Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Sesuai dengan penekanan kita pada manajer sebagai pemakai, tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer. Yang menjadi manajer dari unit organisasional dimana aplikasi tersebut diterapkan dan mereka dapat ditempatkan dimana saja dalam perusahaan itu.


135

Gambar 5-14 Peran Manajer dan Spesialis Informasi selama Sistem Siklus Hidup berlangsung

Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjsama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan basis data, dan menjaga kemutakhiran sistem. Ketika manajer memilih untuk mengikuti bentuk paling murni dari end-user computing, manajer melaksanakan semua tugas tersebut.

Rangkuman Pengambangan sistem informasi dalam sebuah organisasi membutuhkan perencanaan yang strategis dan tepat. Proses pengembangan secara umum memiliki 3 buah metode, metode input yang digunakan untuk mendapatkan data-data yang dimasukkan ke dalam sistem, kemudian metode output digunakan untuk mengukur sejaih mana proses masukkan. Selain memilih metode yang cocok dengan karakteristik organisasi perlu diperhatikan alat bantu apa yang digunakan dalam membangun sistem informasi tersebut. Dalam bab ini dijabarkan dua buah alat bantu pengembangan sistem informasi, DFD dan Prototipe. DFD memiiki kekuatan pada keteraturan dan alur dokumentasi sedangkan prototipe jika didukung oleh perangkat keras yang cukup akan meningkatkan kecepatan dalam menangkap keinginan dan kebutuhan pengguna.


136

Setelah memilih metode pengembangan yang sesuai, selanjutnya akan dipilih alat bantu yang cocok dengan keahlian dari analis sistem. Bab ini memperkenalkan ramping DFD dan UML. DFD sering digunakan untuk mendeskripsikan proses secara garis besar atau bird view. Sedangkan UML adalah model untuk memperoleh gambaran bagaimana aplikasi akan dibuat secara rinci. Hal yang cukup penting adalah memilih arsitektur yang sesuai dengan karakteristik alur data dari organisasi. Arsitektur ada yang terpusat dan ada yang terdistribusi. Arsitektur terpusat memiliki keunggulan dalam biaya infrastruktur dan sumber daya manusia tetapi sangat bergantung kepada komunikasi data antar pengguna dan kantor pusat. Arsitektur terdistribusi menggunakan biaya yang lebih tinggi dalam pengadaan infrastruktur dan menuntut sumber daya manusia yang lebih baik. Kelebihan utama dari arsitektur ini adalah sistem informasi yang lebih tangguh dan selalu tersedia.

wvivw

BAB 6 PENGOLAHAN DATA Pendahuluan Selama era sistem manual murni, semua aktifitas organisasi dilakukan oleh karyawan bagian klerk. Ketika muncul metode pemrosesan data secara mekanis melalui penggunaan mesin kartu berlubang yang dibarengi dengan munculnya komputer generasi pertama, sebagian besar aktifitas tersebut dilakukan oleh mesin. Sekarang, ketika perusahaan mengorganisasi datanya menjadi sumber data terpadu maka diperlukan suatau metode untuk mengelola sumber data tersebut. Pada Bab ini akan dijelaskan tentang bagaimana langkah-langkah dalam mengolah data sehingga dapat menjadi informasi yang dapat memberikan konstribusi untuk organisasi.

Data Versus Informasi Selama sepuluh tahun pertama pada era komputer atau sekitar masa itu, perusahaan hanya menerapkan komputer untuk aplikasi akuntansi mereka. Aktivitas ini disebut pengolahan data. Sejak penggunaan komputer menjadi lebih canggih, ada aplikasi lain yang disertakan, yaitu MIS, DSS, office aoutomation, dan expert system. Namun demikian, pengolahan data masih merupakan aplikasi yang populer, yang mengkonsumsi waktu pengolahan paling banyak dari yang diberikan oleh komputer untuk bisnis. Yang paling dipentingkan adalah bahwa pengolahan data dapat memberikan data kepada gudang data sehingga dapat digunakan oleh bagian lain, hal ini merupakan aplikasi yang berorientasi informasi. Saat ini informasi sudah dianggap sebagai aset bagi perusahaan, sebagaimana aset-aset yang lain, data juga perlu diolah dan pelihara. Sekarang hampir setiap perusahaan mempunyai manager informasi yang bertugas untuk pengolahan data. Jadi memang data dan informasi ini mempunyai peranan penting Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada

138

Bab 6 : Pengolahan Data

akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik, masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata fact and entity adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai : a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus. b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan. c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual. Jadi konsep dasar informasi Terdapat beberapa definisi, antara lain : a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (data is the description of things and events that we face). b.Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces).


139

c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Pengolahan Data Pengolahan data adalah pengubahan atau transformasi simbol-simbol, seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya. Tugas pengolahan data meliputi pengumpulan data yang menggamabarkan aktivitas perusahaan, pengubahan data menjadi bentuk yang dapat digunakan, penyimpanan data sampai ia diperlukan, pembuatan dokumen yang akan digunakan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan. Kumpulan data

Eksternal data

Informasi feedback

Input data

Data Base

Edit / update data

Mempersiap kan laporan

Laporan operasi

Laporan taktis

Laporan keuangan

Permintaan manajemen

Pengendalian Operasi dan Proses pengambilan keputusan

Hasil Keputusan Operasi

Gambar 6-1 Skema Pengolahan Data

Gambar 6.1 menunjukkan bagaimana data dikumpulkan dari bagian input, transformasi, dan output dari sistem fisik perusahaan dan bagaimana ia


140

disimpan dalam basis data (database). Gambar tersebut juga menunjukkan bagaimana dokumen output dapat digunakan secara internal dalam perusahaan dan juga digunakan untuk elemen di lingkungan perusahaan. Baik manajer maupun yang bukan manajer menggunakan dokumen dalam aktivitas kesehariannya, dan elemen di lingkungan menggunakan dokumen dalam urusan atau transaksi dengan perusahaan tersebut. Sistem pengolahan data mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan dokumen bagi setiap elemen lingkungan, kecuali kepada pesaing. Baik yang ada di dalam maupun di luar perusahaan, yang menerima dokumen, menganggap bahwa dokumen tersebut berisis informasi. Dokumen menggambarkan beberapa situasi atau aktivitas yang mempunyai daya tarik khusus. Namun demikian, karena volume dokumen begitu besar, maka perusahaan menganggapnya sebagai data isian.

Sistem Pengolahan Data Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah sistem pengolahan data. Dalam pandangan kita, sistem pengolahan data adalah sama dengan sistem akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya komputer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi, dan penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP. Sebelumnya telah kita ketahui mengapa kita mempunyai pandangan seperti itu, yaitu bahwa pengolahan data dapat melibatkan aktivitas non-akuntansi, seperti penggunaan daftar pengiriman dalam bentuk surat, pembuatan tabel statistik, dan sebagainya. Selama beberapa tahun, telah digunakan empat jenis sitem pengolahan data” • Sistem manual. Sistem pertama adalah manual. Sistem ini hanya terdiri atas orang, pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk pembuatan entry. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan. • Mesin keydriven. Penemuan mesin keydriven, seperti cash register, mesin ketik, dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar. Mesin tersebut memberikan kemampuan untuk membukukan aktivitas perusahaan ke buku besar dengan lebih cepat dan akurat daripada yang dapat dilakukan oleh sistem manual. • Mesin punched card. Dengan cara yang sama, sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin punched card untuk melakukan pemeliharaan dan pengolahan file yang penting. Lubang


•

141

pada kartu menggambarkan status perusahaan. Secara praktis, semua mesin punched card telah digantikan oleh komputer. Komputer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

Semua sistem pengolahan data perusahaan tidak mungkin dilakukan semuanya oleh komputer. volume data yang diolah oleh berbagai sistem adalah kecil, atau aktivitasnya hanya terjaddi tidak terus menerus. Oleh karenanya, organisasi bisnis modern mengolah datanya dengan menggunakan kombinasi metode komputer, keydriven, dan manual.

Tujuan dan Tugas Pengolahan Data Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date. Tidak seperti halnya aplikasi komputer utama, yaitu MIS, DSS, OA, dan expert system, perusahaan tidak memutuskan apakah ia akan menjalankan pengolahan data. Perusahaan telah diberi ketentuan untuk memlihara record aktivitasnya. Elemen yang ada dalam lingkungan, seperti Pemerintah, pemegang saham, dan lembaga keuangan menghendaki agar perusahaan melakukan pengolahan data. Namun, walaupun lingkungan tidak menghendakinya, manajemen perusahaan tetap saja akan melakukan sistem pengolahan data sebagai cara untuk mengontrol aktivitas perusahaan. Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data berupa manual, keydriven, komputer, atau kombinasi, ada empat dasar tugas yang harus dilakukan.

1. Pengumpulan Data Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa kepada lingkungannya, tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi. Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap tindakan internal perusahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.

142


2. Pengubahan Data Diperlukan untuk mengubah data untuk mentransformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup: 3. Pengklasifikasian Elemen data dimasukkan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record. Dalam komputerisasi, kode adalah satu karakter atau lebih yang digunakan untuk tujuan pengidentifikasian. Sebagai contoh, record penggajian diberi kode yang mengidentifikasi karyawan (nomor karyawan), departemen atau bagian karyawan (nomor bagian), dan klasifikasi gaji karyawan (kelas gaji). a. Penyortiran Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikian rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal. b. Pengkalkulasian Operasi aritmetika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam sistem penggajian, biaya perjam dikalikan jumlah jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor. c. Pengkapitulasian Ada banyak data yang perlu disintesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal. Manajer, khususnya manajer tingkat atas, selalu bekerja dengan data yang diringkas tersebut daripada mempelajari data yang detail. Ringkasan data ini memberikan kemampun manajer untuk dapat “melihat hutan daripada melihat pohon-pohonnya.” d. Penyimpanan Data Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya, sedangkan di perusahaan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal komputer atau printer Epson.Tiap transaksi dijelaskan dengan


143

beberapa elemen data. Sebagai contoh, record penjualan mengidentifikasi siapa yang melakukan pembelian (nomor pelanggan), apa yang dibeli (nomor item), berapa banyak yang dibeli (kuantitas), kapan pembeliannya (tanggal penjualan), dan otorisasi pelanggan (pelanggan membeli nomor pesanan) Semua data ini harus didimpan di suatu tempat sampai ia diperlukan, dan inilah tujuan daripada penyimpanan data. Seperti dijelaskan pada Bab 7, data dapat disimpan dalam berbagai media magnetis, seperti tape dan disk, dan file seperti itu biasanya disebut database. Sebagian besar data yang ada dalam database dihasilkan oleh sistem pengolahan data. 4. Pembuatan Dokumen Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada di dalam atau di luar perusahaan. Output tersebut diadakan dengan dua cara: • Dengan suatu tindakan. Output dihasilkan ketika sesuatu terjadi. Sebagai contoh adalah rekening atau tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan dipenuhi. • Dengan penjualan waktu. Output yang dihasilkan pada waktu tertentu. Sebagai contoh adalah cek gaji yang disiapkan tiap minggu. Menurut Jonathan Sarwono, pada tulisannya untuk Riset Kebutuhan Peta Jalan Bandung Raya, 2002, kegiatan pengolahan data meliputi : a. Editing Data Proses editing merupakan proses dimana peneliti melakukan klarifikasi, keterbacaan, konsisitensi dan kelengkapan data yang sudah terkumpul. Proses klarifikasi menyangkut memberikan penjelasan mengenai apakah data yang sudah terkumpul akan menciptakan masalah konseptual atau teknis pada saat peneliti melakukan analisa data. Dengan adanya klarifikasi ini diharapkan masalah teknis atau konseptual tersebut tidak mengganggu proses analisa sehingga dapat menimbulkan bias penafsiran hasil analisa. Keterbacaan berkaitan dengan apakah data yang sudah terkumpul secara logis dapat digunakan sebagai justifikasi penafsiran terhadap hasil analisa. Konsistensi mencakup keajegan jenis data berkaitan dengan skala pengukuran yang akan digunakan. Kelengkapan mengacu pada terkumpulannya data secara lengkap sehingga dapat


144

digunakan untuk menjawab masalah yang sudah dirumuskan dalam penelitian tersebut. b. Pengembangan Variabel Yang dimaksud dengan pengembangan variable ialah spesifikasi semua variable yang diperlukan oleh peneliti yang tercakup dalam data yang sudah terkumpul atau dengan kata lain apakah semua variable yang diperlukan sudah termasuk dalam data. Jika belum ini berarti data yang terkumpul belum lengkap atau belum mencakup semua variable yang sedang diteliti. c. Pengkodean Data Pemberian kode pada data dimaksudkan untuk menterjemahkan data kedalam kode-kode yang biasanya dalam bentuk angka. Tujuannya ialah untuk dapat dipindahkan kedalam sarana penyimpanan, misalnya komputer dan analisa berikutnya. Dengan data sudah diubah dalam bentuk angka-angka, maka peneliti akan lebih mudah mentransfer kedalam komputer dan mencari program perangkat lunak yang sesuai dengan data untuk digunakan sebagai sarana analisa. d. Memeriksa Kesalahan: Peneliti melakukan pengecekan kesalahan sebelum dimasukkan kedalam komputer untuk melihat apakah langkah-langkah sebelumnya sudah diselesikan tanpa kesalahan yang serius. e. Membuat Struktur Data Peneliti membat struktur data yang mencakup semua data yang dibutuhkan untuk analisa kemudian dipindahkan kedalam komputer. Penyimpanan data kedalam komputer mempertimbangkan 1) apakah data disimpan dengan cara yang sesuai dan konisten dengan penggunaan sebenarnya? 2)apakah ada data yang hilang/rusak dan belum dihitung? 3) bagaimana caranya mengatasi data yang hilang atau rusak? 4) sudahkan pemindahan data dilakukan secara lengkap? f. Cek Preanalisa Komputer struktur data yang sudah final kemudian dipersiapkan untuk analisa komputer dan sebelumnya harus dilakukan pengecekan preanalisa komputer agar diketahui konsistensi dan kelengkapan data. g. Tabulasi


145

Tabulasi merupakan kegiatan menggambarkan jawaban responden dengan cara tertentu. Tabulasi juga dapat digunakan untuk menciptakan statistik deskriptif variable-variable yang diteliti atau yang variable yang akan di tabulasi silang. Di bawah ini diberikan contoh membuat tabulalsi frekuensi dan tabulasi silang: Tabulasi Frekuensi: untuk pertanyaan “Berapa pengeluaran biaya telepon responden per bulan” Pengeluaran (dalam ribuan) Frekuensi Persentase 25.000 – 50.000 66 22% >50.000 – 75.000 95 32% >75.000 – 100.000 79 26% > 100.000 60 20% Total 309 100% Tabel 6-1 Tabulasi Responden telpon

Tabulasi Silang: Bidang Usaha di tabulasi silang dengan Kesediaan Memasang Promosi di Peta Jalan Bandung Raya Bidang Usaha

Bersedia Promosi

Tidak Bersedia

Frekuensi

Air minum 2 1 2 Asuransi 3 2 3 ATK 2 1 Biro jasa 3 2 Jasa siaran 3 2 Fotokopi 3 Fastfood 3 Tabel 6-2 Tabulasi Silang Memasang Promosi

Sifat Pengolahan Data Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi komputer lain. Sistem pengolahan data: Ÿ Menjalankan tugas yang penting. Seperti dijelaskan di atas, perusahaan tidak memilih apakah ia melakukan pengolahan data atau tidak. Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan. Ÿ Mengikuti prosedur standard secara relatif. Peraturan dan latihan yang diterima menguraikan atau menerangkan cara pengolahan data yang akan dilakukan. Organisasi dari segala jenis pada dasarnya mengolah datanya dengan cara yang sama. Perusahaan akuntansi, seperti Arthur Andersen dan Price Waterhouse melakukan audit buku


146

Ÿ

Ÿ

Ÿ

besar perusahaannya secara berkala untuk memastikan apakah mereka telah mengikuti prosedur yang tepat. Mendapatkan data yang lengkap. Karena record pengolahan data menggambarkan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan menjadi alat untuk merekonstruksi kembali tindakan dan transaksi tersebut secara urut suatu saat jika record tersebut diperlukan. Kronologi semacam itu disebut dengan audit trail. Mempunyai fokus historis yang paling utama. Data yang dikumpulkan oleh sistem pengolahan data biasanya mengambarkan apa yang telah terjadi di masa lalu. Hal inilah yang terjadi pada suatu perusahaan yang menggunakan pengolahan batch. Dalam beberapa kasus, manajemen merasa bahwa kebutuhan record akuntansi dengan batasan menit tidak bisa menjamin iritnya pengeluaran pada sistem online. Namun demikian, sepanjang harga hardware terus turun, akan lebih banyak perusahaan yang menerapkan sistem pengolaan data untuk merefleksikan aktivitas pada saat itu maupun aktivitas yang telah lalu. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal. Sistem pengolahan data menghasilkan beberapa output informasi untuk manajer perusahaan. Laporan akuntansi standard, seperti income statement dan balance sheet merupakan contohnya. Namun demikian output informasi bukanlah merupakan tujuan utama dari sistem pengolahan data, tidak seperti halnya dengan area aplikasi yang lain.

Mengingat garis yang memisahkan dengan aplikasi lain bersifat tidak jelas, maka pengolahan data dapat dibedakan dengan adanya sifat di atas tersebut.

Peranan Pengolahan Data Dalam Pemecahan Masalah Karena pengolahan data banyak dilakukan oleh volume data yang lebih besar daripada volume informasinya, maka ada anggapan bahwa ia hanya memberikan sumbangan yang sedikt terhadap pemecahan masalah. Hal ini tidak benar, karena ada dua alasan. Yang pertama, sistem pengolahan data benar-benar menghasilkan output informasi, yang biasanya dalam bentuk laporan kegiatan sesuai departemen/divisinya seperti laporan akunting standard. Laporan ini khususnya berguna bagi masalah keuangan perusahaan dan pada manajemen tingkat puncak. Yang kedua, dan yang paling penting, sistem


147

pengolahan data memberikan kekayaan pada database yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database memberikan input untuk laporan berkala, untuk laporan khusus yang dibuat untuk memenuhi permintaan dari manajemen, untuk model matematis, dan untuk expert system. Dimungkinkan pula untuk menghubungan isi dari database dengan komunikasi otomatisasi kantor, seperti dokumen yang dibuat dengan word processing, atau pengiriman elektronik. Pengolahan data merupakan fondasi atau dasar untuk pembuatan sistem pemecahan masalah yang lain, khususnya MIS dan DSS. Langkah pertama dalam memberikan dukungan komputer bagi manajer untuk memecahkan masalah adalah dengan mengimplementasikan sistem pengolahan data.

Rangkuman Data merupakan bahan baku dari informasi yang perlu diolah dan diperlihara oleh organisasi, hal ini dikarenakan dengan informasi yang benar, Up to date dan akurat akan mempermudah bagi para pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang tepat. Sistem pengolahan data memelihara atau mengurus record operasi organisasi secara lengkap dan menghasilkan dokumen yang menjelaskan operasi tersebut. Dokumen tersebut digunakan oleh manajer dan non manajer dalam organisasi dan oleh semua elemen lingkungan kecuali pesaing. Sistem dari sebagian besar organisasi atau organisasi modern terdiri atas kombinasi antara metode komputer, manual, dan mesin keydriven. Tidak seperti halnya area aplikasi komputer utama, organisasi tidak mempunyai pilihan mengenai pengolahan data ini. Aplikasi organisasi ini harus dijalankan agar dapat memberikan dasar untuk mengontrol operasi organisasi oleh manajemen dan elemen yang ada dalam lingkungan. Pengolahan data terdiri atas empat tugas dasar, yaitu pengumpulan data, pengubahan data, penyimpanan data, dan pembuatan dokumen. Pengubahan data meliputi pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasian, dan perekapitulasian. Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan area aplikasi yang lain. Pengolahan data menjalankan tugas yang penting, mengikuti prosedur standard secara relatif, menghimpun data yang detail atau


148

lengkap, mempunyai fokus historis yang utama, dan memberikan informasi pemecahan masalah minimal. Pengolahan data memberikan sumbangan terhadap pemecahan masalah dengan dua cara. Ia menghasilkan laporan standard yang merekapitulasi kondisi keuangan organisasi, dan ia memberikan database dari data internal yang digunakan oleh subsitem CBIS yang lain.

wvivw

BAB 7 BASIS DATA DAN MANAJEMEN BASIS DATA Pendahuluan Pada sebuah organisasi biasanya mempunyai beberapa divisi seperti kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan lain-lain dimana masing-masing divisi mempunyai spesifikasi kegiatan yang berbeda dengan kegiatan yang berbeda itu tentunya data dan informasi yang dihasilkan juga berbeda. Timbul sebuah pertanyaan bagaimana caranya agar semua data dan informasi yang berasal dari divisi-divisi tersebut dapat saling berhubungan sehingga dapat memberikan informasi yang lebih komprehensif baik untuk divisi itu sendiri maupun untuk kebutuhan para pimpinan yang biasanya merupakan informasi gabungan dari sebagian maupun seluruh divisi. Hampir semua organisasi modern sudah menggunakan teknologi komputer dalam menjalankan aktifitas organisasinya baik itu hanya untuk word processing sampai dengan pengolahan basis datanya. semakin besar suatu organisasi maka akan semakin kompleks juga aktifitas data yang harus di kelola dan di kontrol. berbicara basis data tentunya tidak telepas dari teknologi komputer karena memang basis data ini merupakan metode yang sejak awal dikenal seiring dengan ditemukannya teknologi komputer. Metode basis data memang merupakan metode untuk mempermudah pengelolaan data sehingga dapat memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Namun demikian dalam pembuatan maupun pengeloaan basis data tidaklah sembarangan, karena harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang ada sehingga didapatkan basis data yang baik. Pada bab ini akan dijelaskan prinsip-prinsip basis data , langkah-langkah bagaimana membuat sebuah basis data yang baik dan efisien, bagaimana membentuk basis data relasional sampai dengan tahapan-tahapan dalam membuat sebuah basis data yang mengikuti kaidah yang benar. Selain dari pada itu pada bab ini juga diperkenalkan dua metode penyimpanan data yaitu penyimpanan berurutan Sequential dan metode penyimpanan tidak berurutan Direct Access Storage Device tergantung kepada kebutuhan akan data yang akan disimpan dan dikelola.

150

Bab 7 : Basis Data dan Manajemen Basis Data

Basis Data Basis Data dalam arti umum merupakan kumpulan data atau informasi, yang disusun dalam urutan tertentu. Kondisi seperti ini sering dijumpai dalam kegiatan sehari-hari, contoh: Buku telpon, yang berisi informasi nomor telpon, alamat dan nama yang disusun secara alfabetis. Penggunaan Basis Data dalam komputer memang sudah ada sejak pertamakali komputer ditemukan, sejalan dengan itu perkembangan penggunaan Basis Data menjadi lebih pesat sesuai dengan kebutuhan informasi dan data yang semakin kompleks. Dalam perancangan aplikasi Basis Data, selain harus mengatur rutin program agar kinerjanya maksimum, juga harus memperhatikan letak penyimpanan data, baik secara fisik maupun logis. Perancangan Basis Data yang baik memberikan waktu pencarian minimum dalam menemukan lokasi rekord tertentu. Perancangan Basis Data juga harus memberikan kemudahan untuk pengembangan-pengembangan baru. Dengan semakin kompleknya kebutuhan akan informasi dari Basis Data maka diperlukan metode untuk mempercepat dan mempermudah dalam mendapatkan data-data yang diperlukan. Data Base Management System(DBMS) merupakan sebuah program komputer yang di desain untuk dapat mengatur sebuah Basis Data, DBMS dibuat agar suatu kumpulan struktur data yang besar dan digunakan oleh banyak pengguna dalam sebuah perusahaan dapat dimanfaatkan secara bersama-sama, seperti misalnya Basis Data yang digunakan untuk divisi kepegawaian, keuangan, akuntansi dan lain sebagainya. Organisiasi atau Perusahaan biasanya telah menyusun datanya ke dalam file-file. File adalah kumpulan catatan data yang mempunyai hubungan dengan subyek tertentu. Sebagai contoh, ada file piutang yang menerangkan faktur yang dikirim perusahaan kepada pelanggannya, file pesanan pembelian yang menerangkan pesanan pembelian yang dikirim perusahaan kepada pemasoknya, dan sebagainya. Record atau catatan terdiri atas semua elemen data yang berkaitan dengan submit dalam file. Sebagai contoh, tiap catatan pada file penggajian berhubungan dengan tiap-tiap karyawan. Elemen data adalah unit data terkecil, sehingga ia tidak dapat dipisahkan. Dalam catatan penggajian, anda akan menjumpai elemen data seperti; nama, nomor karyawan, nomor keamanan sosial, biaya pembayaran per jam, dan nomor tanggungan


151

Oleh karenanya, data berada dalam hirariki seperti terlihat pada tabel berikut ini : Unsur Database

Tabel/File

Record/Row

Field/Coloum Element data

Deskripsi Sekelompok tabel data berisi informasi yang berhubungan. Data base dapat juga hanya terdiri dari satu tabel Sekelompok rekord data, masing-masing berisi informasi yang sejenis. Contoh : isi buku telpon Satu baris informasi dalam tabel contoh dalam buku telpon adalah satu baris informasi nama, alamat , nomor telpon dsb. Kumpulan dari data sejenis dari tabel Contoh : nomor telpon dari buku telpon Satuan terkencil dari tabel/file yang merupakan salah satu data dari bagian record ataupun field. Contoh : satu nomor telpon dari buku telpon.


152

BASIS DATA

file

file

file

file File Buku telpon

field

Field

field

field

Nama field

No Record 1 Pelangga nRecord 3 Record Record n

1 2 3 … N

Nama Amin Budi Tuti

Alamat Jl perjuangan Jl pertarungan Jl pertempuran

Telpon 021-9878768 021-9876453 021-7898764

Zainudin Jl kemenangan

021-7778987

Element data

Sistem Manajemen Basis Data Sistem Manajemen Basis Data (Data Base Management System) berisi satu koleksi data dan satu set program untuk mengkases data tersebut, jadi DBMS terdiri dari Basis Data dan set program untuk menambah data, manghapus data, mengedit data, mengambil dan membaca data. Set program pengelola merupakan suatu paket program yang dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau


153

perekam informasi dan pengambilan atau pembacaan informasi kedalam basis data. Jadi lingkungan DBMS terdiri dari : • • •

Komponen perangkat lunak yang membentuk sistem manajemen basis data Perangkat lunak sistem yang berinteraksi dengan sistem manajemen basis data Utilitas, baik loading dan backup, reorganisasi file, report generation, maupun performance monitoring.

Paket bahasa dalam DBMS dibagi menjadi beberapa definisi, yaitu : Data Definition Language (DDL) : DDL merupakan satu paket bahasa DBMS yang berguna untuk melakukan spesifikasi terhadap skema basis data. Hasil kompilasi dari DDL adalah satu set tabel yang disimpan dalam file khusus yang disebut Data Directory/Dictionery. Contoh perintah DDL misalnya, Create Table, Create Index, Alter, Drop. Contoh data difinition Language: Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat (dapat berupa angka atau huruf), cara relasi data, validasi data dan lainnya. Contoh: CREATE TABLE ( (<panjang_data>) [UNIQUE] [NOT NUL] [PRIMARY KEY] [DEFAULT] [referential_constraint_defenition>] [CHECK], (<panjang_data>) [UNIQUE] [NOT NULL] [PRIMARY KEY] [DEFAULT] [referential_constraint_defenition>] [CHECK], ); Contoh : CREATE TABLE Pegawai ( NIP CHAR(10), Nama CHAR(20), Tgl_Lahir DATE, Golongan CHAR(4) ); Data Manipulation Language (DML) :


154

DML merupakan satu paket DBMS yang memperbolehkan pemakai untuk mengakses atau memanipulasi data sebagaimana yang telah diorganisasikan sebelumnya dalam model data yang tepat, dengan DML dapat dilakukan • • •

Mengambil informasi yang tersimpan dalam basis data. Menyisipkan informasi baru dalam basis data. Menghapus informasi dari tabel.

Terdapat dua tipe DML yaitu prosedural dan non prosedural. Prosedural DML membutuhkan pemakai untuk mensfesifikasikan data apa yang dibutuhkan dan bagaimana cara mendapatkannya, sedang non prosedural DML membutuhkan pemakai untuk mensfesifikasikan data apa yang dibutuhkan tanpa tahu bagaimana cara mendapatkannya. Contoh paket bahasa prosedural adalah dBase III, FoxBase, sedangkan non prosedural adalah SQL (Structured Query Language) atau Query By Example (QBE). Contoh Data Manipulation Language: Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa pengerjaan, seperti memanggil, mengubah, menambah, menghapus, menyimpan dan melakukan proses query, dan lain sebagainya. Contoh : INSERT INTO Pegawai VALUES (‘060087654’,’Membhi’,’17-Agustus-1980,IIIa’); INSERT INTO Pegawai VALUES (‘060087655’,’Agung’,’17-September-1977,IIIb’); INSERT INTO Pegawai VALUES (‘060087656’,’Gede’,’17-Oktober-1975,IIIc’); Contoh Data Control : Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dsb Contoh : GRANT SELECT, ALTER ON pegawai TO khailany;


155

Semua operasi input dan output yang berhubungan dengan Basis Data harus menggunakan DBMS. Bila pemakai akan mengakses Basis Data, DBMS menyediakan penghubung (interface) antara pemakai dengan Basis Data. Hubungan pemakai dengan Basis Data dapat dilakukan dengan dua cara : 1. Secara interaktif language).

menggunakan

bahasa

pertanyaan

(query

2. Dengan menggunakan program aplikasi.

Gambar 7.1 Skema DBMS

Beberapa Software Basis Data : Dbase, Foxbase, Foxpro, Microsoft Access, File Maker Pro, DB2, Postgres/Ingres, Microsoft SQL Server, Oracle, Power Builder, Sybase, MySQL, dsb. SQL SQL (dibaca "ess-que-el") singkatan dari Structured Query Language. SQL adalah bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi dengan Basis Data. Menurut ANSI (American National Standards Institute), bahasa ini merupakan standard untuk Relational Basis Data Management Systems (RDBMS). Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas seperti: update data pada Basis Data, atau menampilkan data dari Basis Data. Beberapa software RDBMS yang dapat menggunakan SQL adalah: MySQL, Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Ingres, dsb. Setiap software Basis Data mempunyai bahasa perintah/sintaks yang berbeda,

156


namun pada prinsipnya mempunyai arti dan fungsi yang sama. Perintah-perintah tsb antara lain: "Select", "Insert", "Update", "Delete", "Create", dan "Drop", yang dapat digunakan untuk mengerjakan hampir semua kebutuhan untuk memanipulasi sebuah Basis Data.

Sistem Manajemen Data Relasional Sebuah Basis Data relasional terdiri atas kumpulan tabel yang dapat menyimpan secara khusus satu set data. Penemuan dari sistem Basis Data ini telah menjadi standar untuk penyimpanan dan pemrosesan data. Konsep dari Basis Data terelasi ini berasal dari prinsip relasi aljabar. Sebuah relasi merupakan unit utama dari sistem penyimpanan dalam Basis Data relasional, dimana terdapat tabel dua dimensi. Sebuah Basis Data relasional dapat terdiri dari satu atau lebih tabel. Masing-masing tabel berisi sebuah satuan baris dan kolom. Satu record tunggal disimpan dalam tabel sebagai baris(row), atribut dari data dinamakan kolom atau field pada tabel. Tabel-tabel dalam Basis Data relasional dapat saling berhubungan satu sama lainnya, dengan suatu sarat dimana terdapat kesamaan karakteristik/tipe data pada tabel-tabel tersebut. Tabel tabel saling dihubungkan dengan menggunakan field kunci. Field kunci adalah field yang secara unik mengidentifikasikan record. Field kunci dapat berupa field dengan data yang berarti atau field yang dibuat secara khusus untuk menyediakan pengidentifikasian unik pada record. Kriteria utama untuk field kunci adalah ia harus unik, sebagai contoh untuk record data diri pegawai yang terdiri atas nip, nama , alamat , umur, dsb, field kuncinya adalah nip karena dari seluruh pegawai tidak ada yang mempunyai nip yang sama. Dalam kasus antara dua tabel untuk saling berhubungan satu sama lainnya itu diperlukan karekateristik field kunci yang sama pada kedua tabel. Dimana pada salah satu tabel disebut dengan primary key dan pada tabel satunya dinamakan foreign key. Prinsip ini akan diterangkan pada sub bab hubungan antar tabel. Dapat disimpulkan bahwa Basis Data relasional merupakan sekumpulan data yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling


157

berhubungan. RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk memanipulasi Basis Data.

Mengorganisir Data Kedalam Tabel Tabel/file adalah kumpulan informasi yang berhubungan dengan topik tertentu. Dengan menentukan topik tabel maka dapat disusun field-field yang berkaitan dengan topik tersebut. Hal ini juga dapat mempermudah dalam penetapan apakah informasi tertentu itu memang milik suatu tabel atau tidak. Sebagai contoh jika kita ingin mengetahui informasi tentang karyawan dengan pelanggan, ada kemungkinan kita meletakkan informasi tersebut dalam satu tabel dengan alasan masih berhubungan dengan informasi personal. Tidak salah memang namun kapasitas Basis Data menjadi boros, hal itu dikarenakan kedua informasi tersebut mempunyai perbedaan kepentingan. Contohnya kalau pegawai mungkin field yang berhubungan adalah nama, nomor identitas, gaji, nomor telpon, alamat, sedangkan untuk pelanggan field yang diperlukan adalah nama, nomor kartu, nomor telpon dan alamat pelanggan.

Fi7-3el d

kosong

Sebaiknya tabel ini dibuat menjadi dua tabel saja seperti di bawah ini :


158

Aturan-aturan penentuan tabel Meskipun tidak ada aturan yang mutlak untuk menentukan data apa saja yang masuk ke dalam suatu tabel, terdapat beberapa aturan main yang dijadikan petunjuk umum dalam perancangan Basis Data yang efisien sebagai berikut: 1. 2.

3.

4.

5.

Tentukan suatu topik untuk setiap tabel dan pastikan bahwa semua data pada tabel berhubungan dengan topiknya Bila sejumlah record pada tabel memiliki field yang sengaja dikosongkan, bagilah tabel menjadi dua tabel yang serupa(seperti contoh di atas). Bila terdapat informasi yang diulang-ulang dalam beberapa record, pindahkan informasi tersebut ke dalam tabel lain dan tentukan hubungan antar tabel (normalisasi) Field-field yang berulang menunjukkan adanya kebutuhan terhadap tabel anak. Sebagai contoh bila anda memiliki item1, item2, item3, dan seterusnya pada suatu tabel, pindahkan item-item tersebut ke tabel anak yang dihubungkan kembali ke tabel orang tua. Gunakan tabel perincian untuk mengurangi volume data dan meningkatkan akurasi pemasukan data.

Normalisasi


159

Adalah proses mengeliminasi data yang berlebihan pada suatu Basis Data dengan menormalisir data akan menghasilkan infomasi yang hanya muncul sekali dalam tabel. 1. Normal Pertama (1st Normal Form) Aturan : • Mendefinisikan atribut kunci • Tidak adanya group berulang • Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci 2. Normalisasi Kedua (2nd Normal Form) Aturan : • Sudah memenuhi dalam bentuk normal kesatu • Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci. 3. Normalisasi Ketiga (3rd Normal Form) Aturan : • Sudah berada dalam bentuk normal kedua • Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya). Catatan: Normal seharusnya berada dalam bentuk normal tertinggi dan bergerak dari bentuk normal satu dan seterusnya untuk setiap kali membatasi hanya satu jenis redudansi. Keseluruhannya cuma ada lima bentuk normal. Tiga bentuk normal pertama menekankan redudansi yang muncul dari Function Dependencies sedangkan bentuk keempat dan kelima menekankan redudansi yang muncul dari kasus Multi Valued Dependencies. Contoh : Kode Proyek 101 102

Nama proyek

NIP pembuat 060098987 SIMPLE 060098777 060089890 EIS 060087898

Nama Pembuat AMIN BUDI ANTO SITI

Jabatan Analyst Programmer PM PM

Gaji per bulan 10 juta 7 juta 15 juta 15 juta


160 060087686 060088768 Normalisasi tingkat pertama :

FRANS FULAN

Analyst Programmer

10 juta 7 juta

Dari tabel tersebut diatas dapat dilihat bahwa terdapat field yang berulang seperti NIP pembuat, nama pembuat,jabatan dan gaji perbulan. Solusinya hilangkan duplikasi dengan mencari ketergantungan parsial; menjadikan field-field menjadi tergantung pada satu atau beberapa field, bukan seluruhnya. Karena yang dapat dijadikan kunci adalah kode proyek dan nip pembuat, maka langkah selanjutnya adalah mencari field-field yang tergantung pada kode proyek dan nip pembuat (kode proyek dan nip pembuat menjadi primary key) menjadi : Kode proyek 101 101 101 102 102 102

Nama proyek SIMPLE SIMPLE SIMPLE EIS EIS EIS

NIP pembuat 060098987 060098777 060089890 060089890 060087686 060088768

Nama Pembuat AMIN BUDI ANTO ANTO FRANS FULAN

Jabatan Analyst Programmer PM PM Analyst Programmer

Gaji per bulan 10 juta 7 juta 15 juta 15 juta 10 juta 7 juta

Pada normalisasi tingkat pertama masih ada kemungkinan adanya kesalahan kerena masih banyak terdapat pengulangan pengisian field. Normalisasi tingkat kedua : Field-field yang tergantung pada satu field haruslah dipisah dengan tepat, misalnya kode proyek menjelaskan nama proyek dan nip pembuat menjelaskan nama pembuat,jabatan dan gaji perbulan. Untuk membuat hubungan antara dua tabel tersebut, dibuat suatu tabel yang berisi key-key dari tabel yang lain menjadi tabel : Tabel kode_proyek&nip Kode proyek 101 101 101 102 102

Nip pembuat 060098987 060098777 060089890 060089890 060087686


102

161

060088768

Tabel pekerja Nip pembuat 060098987 060098777 060089890 060087686 060088768

Nama Pembuat AMIN BUDI ANTO FRANS FULAN

Jabatan Analyst Programmer PM Analyst Programmer

Gaji per bulan 10 juta 7 juta 15 juta 10 juta 7 juta

Tabel proyek Kode Nama proyek proyek 101 SIMPLE 102 EIS Pada tabel Proyek dapat dilihat bahwa nama proyek hanya disimpan sekali. Secara jelas bahwa pada tabel pekerja mengisi data yang berulang-ulang. Tapi paling tidak lebih efisien dan mengurangi resiko kesalahan dalam penulisan data yang panjang. Basis Data di atas masih belum sempurna. Masih ada anomali. Normalisasi Ketiga : Mencari hubungan transitif (transitive relation) dimana field nonkey tergantung pada field non-key lainnya. Artinya kita harus memisahkan fielfd non-kunci jabatan yang tadinya tergantung secara parsial kepada field kunci nip pembuat, untuk menghilangkan anomali penulisan data pada field gaji perbulan. Tabel kode_proyek&nip Kode Nip proyek pembuat 101 060098987 101 060098777 101 060089890 102 060089890 102 060087686 102 060088768


162

Tabel pekerja Nip pembuat 060098987 060098777 060089890 060087686 060088768



Tabel gaji Jabatan

Gaji per bulan Analyst 10 juta Programmer 7 juta PM 15 juta

Tabel proyek Kode Nama proyek proyek 101 SIMPLE 102 EIS Dari hasil proses normalisasi maka kasus diatas dapat dipecahken kedalam empat tabel dan siap untuk diimplementasikan ke dalam Basis Data.

Menetapkan Hubungan Antar Tabel Bila data sudah dinormalisasi dan informasi dipindahkan dari satu tabel ke tabel lain, harus ada cara untuk menghubungkan kedua tabel tersebut, yaitu dengan menggunakan kunci-kunci data. Kunci data biasanya dikelompokkan menjadi kunci utama(primary key) dan kunci asing (foreign key). Primary key merupakan key unik yang mengindentifikasikan suatu record pada tabel. Sedangkan foreign key


163

adalah key yang digunakan untuk menghubungkan satu record pada suatu tabel ke record tertentu yada tabel yang lain. Sebagai contoh : Tabel kode_proyek&nip Kode proyek 101 101 101 102 102 102

Nip pembuat 060098987 060098777 060089890 060089890 060087686 060088768

Tabel Pekerja NIP pembuat 060098987 060098777 060089890 060087686 060088768



Kode proyek dan nip pembuat pada tabel kode_proyek&nip adalah primary key sedangkan nip pembuat pada tabel pekerja adalah foreign key. Beberapa Jenis Tipe Hubungan Antar Table : • Satu ke satu (One to one) misalnya dalam suatu perusahaan mempunyai aturan satu supir hanya boleh menangani satu kendaraan karena alasan tertentu.

• Satu ke banyak (one to many) misalnya suatu sekolah selalu mempunyai asumsi bahwa satu kelas terdiri dari banyak siswa tetapi tidak sebaliknya, yaitu satu siswa tidak dapat belajar pada kelas yang berbeda.


164

• Banyak ke banyak (many to many) misalnya antara pelanggan dan barang, dimana setiap pelanggan boleh membeli banyak barang, dan setiap barang boleh di beli oleh banyak pelanggan M Pelanggan

M membeli

Barang

Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. Dan dengan ERD kita mencoba menjawab pertanyaan seperti; data apa yang kita perlukan? bagaimana data yang satu berhubungan dengan yang lain? ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu : 1. Entiti, adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Sebagai contoh pelanggan, pekerja dan lain-lain. Seandainya A adalah seorang pekerja maka A adalah isi dari pekerja, sedangkan jika B adalah seorang pelanggan maka B adalah isi dari pelanggan. Karena itu harus dibedakan antara entiti sebagai bentuk umum dari deskripsi tertentu dan isi


165

entiti seperti A dan B dalam contoh di atas. Entiti digambarkan dalam bentuk persegi empat. Pekerja

2. Atribut. Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entiti. Misalnya atribut nama pekerja dari entiti pekerja. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut. Entiti digambarkan dalam bentuk ellips. nip nip

Pekerja

nama jabatan

3. Hubungan, Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri. Misalnya dalam kasus hubungan antara entiti pekerja dan entiti proyek adalah mengikuti, sedangkan isi hubungannya dapat berupa gaji. Relationship digambarkan dalam bentuk intan / diamonds

nip

proyek

mengerjakan

Pekerja

Kode proyek nama

jabatan

nip Kode proyek gaji

Nama proyek


166

Tempat Penyimpanan Data Penyimpanan sekunder Kita ketahui bahwa semua komputer menyertakan beberapa jenis penyimpanan sekunder untuk mendukung penyimpanan primer. Lebih jauh lagi kita mengetahui bahwa penyimpanan sekunder selalu berisi unit tape magnetis dan disk magnetis.Walaupun sekarang ini media tersebut termasuk teknologi yang paling terkenal, namun bukanlah merupakan dua jenis utama penyimpanan sekunder. Dua jenis utama penyimpanan sekunder adalah akses berurutan dan akses langsung. Akses langsung dapat memanggil secara cepat catatan perorangan, namun penyimpanan berurutan (sequential) tidak dapat. 1.

Penyimpanan Berurutan (Sequential) Penyimpanan sequential adalah media penyimpanan untuk mengisikan catatan yang diatur dalam susunan tertentu. Catatan pertama harus diproses pertama kali, catatan kedua diproses pada urutan yang kedua, dan seterusnya sampai file tersebut penuh. Mekanisme yang digunakan untuk membaca dan menulis hanya dapat mengakses catatan berikutnya; ia tidak dapat melangkahi ataupun kembali lagi secara tidak urut untuk mengakses catatan (record) lain. File kartu berlubang dan file tape magnetis yang digunakan oleh komputer awal bersifat sequential (berurutan). Karena file kartu berlubang secara praktis tidak digunakan lagi, maka tape magnetis menjadi satu-satunya media penyimpanan yang banyak digunakan sekarang ini, dan ia harus digunakan untuk penyimpanan sequential. Sebagian besar sistem komputer mainframe masih menyertakan satu atau lebih unit tape atau tape drive, yaitu unit yang membaca dan menulis data tape. Data ditulis ke dalam tape dan dibaca darinya dengan cara yang sama seperti suara yang direkam ke dalam tape kaset dan dapat didengarkan darinya. Pada kenyataannya, cassete player, melakukan fungsi yang sama seperti unit tape magnetis. Tape komputer lebih luas, namun dibuat dari bahan plastik yang sama lapisan ferrous oxide coklat yang memudahkan perekaman bintik magnetis, yang disebut bit.


167

Beberapa bit, biasanya 8 atau 9 tergantung dari kode yang digunakan, membentuk byte. 2.

Record Tape Magnetis Semua elemen data yang merupakan record direkam atau dicatat secara bergantian sepanjang luas tape, Nama field digunakan untuk menerangkan ruang dalam record tempat elemen data disimpan

3.

Memperbaharui File Tape Magnetis File yang memberikan gambaran konseptual dari perusahaan disebut file master. Ada file inventory master, file customer master, file employee master, dan sebagainya. Setiap file master berisi data mengenai subyeknya sendiri. File master diperbaharui dengan file data dari file transaksi. File transaksi berisi data yang menjelaskan aktivitas perusahaan, seperti prnjualan, pembelian, dan jam kerja karyawan. Proses pembaharuan file disebut pemeliharaan file (file maintenance). Ia mencakup penambahan record baru, penghapusan record, dan pembuatan perubahan pada record. Ketika file master tape magnetis dipelihara, tidak dimungkinkan menulis kembali record yang diperbaharui ke dalam area yang sama pada tape dari tempat terbacanya record. Record yang diperbaharui harus ditulis ke dalam tape yang lain. Oleh karenanya, pemeliharaan file tape magnetis akan menghasilkan tape yang diperbaharui kedua. File asli disebut file master lama, dan file master yang diperbaharui disebut file master baru. Ketika melakukan pemeliharaan file ada file master yang berurutan, record di dalam file transaksi harus berada dalam urutan yang sama seperti yang berada dalam file master.

4.

Penggunaan Tape Magnetis Tape magnetis memberikan semua penyimpanan sekunder dalam konfigurasi komputer awal, namun sekarang fungsinya telah dilakukan oleh disk magnetis. Sekarang, tape magnetis lebih tepat digunakan sebagai media penyimpanan historis. Perusahaan dapat menyimpan data accounting-nya pada tape dan menyimpan tape pada kotak penyimpanan sebagai audit trail, atau catatan aktivitas bisnis. Tape magnetis cocok untuk penggunaan ini, karena lebih


168

dari 140 juta byte dapat dicatat atau direkam pada kumparan foot tunggal 2400. Penggunaan yang sama dari tape magnetis ini adalah sebagai file backup untuk file master pada peralatan penyimpanan akses langsung. Jika sesuatu terjadi tehadap file master, maka file backup dapat digunakan. Tape magnetis dapat juga berfungsi sebagai media input. Unit key-to-tape offline dapat digunakan untuk merekam data transaksi ke dalam kumparan tape magnetis atau kaset, yang kemudian dapat diproses oleh komputer. hal ini terjadi pada toko pengecer, tempat cash register selalu menggunakan unit tape magnetis untuk mencatat/ merekam data selagi terjadi transaksi. Setelah toko tutup, komputer sentral, yang mungkin berada di kota lain, secara otomatis memanggil data dari tape tersebut. Yang terakhir, tape magnetis dapat digunakan sebagai media komunikasi yang dapat dikirimkan. Perusahaan besar diharapkan mengirim data pajaknya kepada IRS dengan cara sepert ini.

Penyimpanan Akses Langsung Jenis utama dari penyimpanan sekunder adalah akases langsung. Peralatan penyimpanan akses langsung, yang disebut DASD (Direct Access Storage Device), memungkinkan mekanisme baca/ tulis dapat diarahkan ke record tertentu tanpa pencarian secara urut. Walaupun banyak teknologi DASD yang telah digunakan, yang paling terkenal adalah disk magnetis. Disk ini terbuat dari metal atau logam yang dilapisi dengan bahan perekaman yang dapat digunakan pada tape magnetis. Disket Magnetis DADS dari mikrokomputer seringkali terdiri atas satu atau dua disket drive yang memproses data yang terekam pada disket atau floppy plastik kecil. Disket 5 ¼ inci dari PC IBM dan dari PC kompatibel mempunyai kapasitas 360.000 byte. Disket 3 ½ inci dari IBM personal System/2 yang baru mempunyai kapasitas 720.000 byte. Bila kapasitas online tambahan diperlukan, hard disk dapat digunakan. Hard disk terbuat dari logam dan dapat menyimpan 20 megabyte atau lebih. Megabyte (MB) adalah sejuta byte.


169

Memperbaharui File DASD Karena mekanisme akses dapat diarahkan ke sembarang record untuk proses baca dan tulis pada lokasi tersebut, maka tidak perlu untuk menciptakan file kedua seperti yang dilakukan tape magnetis. Record yang diperbaharui ditulis kembali dalam lokasi aslinya. Data transaksi dapat pula dalam bentuk disk magnetis atau file tape. Lebih dari itu, data transaksi tidak perlu berada dalam urutan tertentu pula. Pada hal ini, kita harus mengetahui bahwa DASD dapat digunakan sebagai penyimpanan sequential (berurutan). Dalam hal ini, record DASD dibaca dan ditulis dengan cara yang sama seperti pada tape magnetis, yaitu record harus dibaca atau ditulis secara urut. Penggunaan DASD DASD dapat digunakan sebagai media file master secara sempurna. File tersebut dapat diperbaharui selagi transaksi terjadi, dengan memberikan record aktivitas perusahaan pada saat itu. Pemakai dapat memperoleh akases yang cepat terhadap data ini dari terminal. Kekurangan trail audit otomatis yang dilakukan oleh file master lama akan menyebabkan pemekai DASD untuk secara berkala mengkopi file DASD ke dalam tape magnetis. Hal ini disebut dumping the file. Tape berfungsi sebagai file backup, seperti yang dijelaskan di muka. Selagi transaksi yang berurutan diproses menuju file master DASD, record file master yang telah diubah dikopi ke dalam file tape magnetis yang kedua, yang disebut fie audit atau log transaksi. Jika file master menjadi tidak dapat digunakan lagi karena alasan tertentu, ia dapat disusun kembali dengan memproses kembali file audit menuju file backup. Penggunaan DASD lain yang terkenal adalah sebagai media penyimpanan intermediate untuk mengisi datayang semi terproses. Sebagai contoh, data dapat ditransfer dari satu program ke program yang lain dalam bentuk disk. DASD dapat juga digunakan sebagai media input dengan cara yang sama seperti pada tape magnetis. DASD tidak baik untuk penyimpanan historis karena disk stack sangat lebih mahal daripada kumparan tape. Teknologi DASD Yang Lain Selama tiga puluh tahun lebih dalam era komputer, penggunaan disk magnetis telah terbukti tak dapat dikalahkan dalam hal penampilan dan biayanya. Teknologi lain telah dicoba, yaitu drum magnetis, bin dari


170

simpul tape magnetis, kartu magnetis, gelembung magnetis, dan chip silikon, namun semuanya tak terkenal. Perbaikan disk dan disket yang terus menerus menunjukkan bahwa mereka mungkin akan digunakan dalam periode waktu yang lama. Teknologi yang muncul tersebut besar kemungkinannya akan mengganti disk magnetis dengan disk optis. Disk Optis, yang juga disebut laser disk dan CD ROM (singkatan dari Compact Disc -Read Only Memory), adalah disk yang menampilkan data dengan kombinasi pit tipis (atau blemish) yang diciptakan pada permukaan sinar laser. Sinar yang mempunyai daya digunakan untuk membaca pit atau blemsih. Kelebihan utama dari disk optis ini adalah besarnya kapasitas. Satu disk dapat berisi sebanyak data pada lima belas kumparan tape magnetis. Edangkan kelemahannya adalah ketidakmampuannya menghapus data yang tercatat. Disk tersebut hanya mempunyai kemampuan untuk menulis sekali, yang diistilahkan dengan WORM (write once, read many). Laser disk sekarang mulai muncul di pasaran. Ia dapat dihapus dan ditulis kembali dengan jumlah yang tak terbatas, sehingga disebut mempunyai kemampuan write many, read many.

Rangkuman Dengan semakin kompleknya kebutuhan akan informasi maka diperlukan suatu metode untuk dapat menjawab permasalahan tersebut. Metode tersebut adalah basis data, basis data dapat mempercepat dan mempermudah dalam mendapatkan data-data yang diperlukan. Dalam perkembangannya ditemukan software yang dinamakan Sistem Manajemen Basis Data (Data Base Management System(DBMS)), merupakan sebuah program kompter yang di desain untuk dapat mengatur sebuah basis data, DBMS dibuat agar suatu kumpulan struktur data yang besar dan komplek dapat terelasi sehingga akan mempermudah dalam pencarian data yang diinginkan. Penggunaan Basis data dalam sebuah perusahaan harus dapat menampung data-data pada beberapa divisi dalam perusahaan seperti misalnya untuk divisi kepegawaian, keuangan, akuntansi dan lain sebagainya. Untuk mendapatkan tingkat efisiensi dalam penggunaan RDBMS tidak bisa hanya sekedar memenuhi tabel-tabel dengan record, mungkin bisa saja basis data digunakan namun tidak menjamin bahwa proses yang berjalan merupakan proses yang efisien. Untuk mendapatkan fungsi penggunaan basis data yang efisien harus memenuhi prinsip normalisasi. Dengan normalisasi maka proses akan


171

dijamin berjalan dengan efisien hal ini akan sangat mempengaruhi terhadap kecepatan akses data dan kapasitas penyimpanan data. Selain daripada itu perlu juga diperhitungkan besarkecilnya data yang akan disimpan dan seberapa sering data akan di up date hal ini diperlukan untuk menentukan tipe tempat penyimpanan data yang mana yang akan digunakan apakah yang tape magnetik atau DASD.

BAB 8 KOMUNIKASI DATA 8.1 Pendahuluan Komunikasi secara ilmiah dapat juga berarti proses penyampaian pesan atau informasi dari pengirim (komunikator/Sender)kepada penerima (komunikan/receiver) dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung (menggunakan media) untuk mendapatkan umpan balik (feedback). Sebelum ditemukannya siyal listrik komunikasi jarak jauh dilakukan dengan menggukanan antra lain bunyi-bunyian seperti kentongan, genderang, kepulan asap, merpati,kurir dan lain sebagainya. Namun pada saat ini teknologi komunikasi maju sedemikan pesatnya sehingga dalam berkomunikasi sudah tidak ada lagi batasan geografis, atau dengan arti kata lain kapan pun kita bisa mengirimkan atau menerima informasi secara real time walau terpisah jarak ribuan kilometer. Berkaitan dengan skala operasi bisnis yang bertambah luas, maka diperlukan tools atau alat untuk mengumpulkan data dan menyebarkan keputusan dalam area yang lebih luas. Hardware atau software komunikasi data pada saat ini sangat memungkinkan untuk melakukan tugas tersebut. Model dasar yang menggambarkan komunikasi antara manusia dapat digunakan sebagai titik awal untuk mempelajari komunikasi data. Bab ini akan mejelaskan mengenai konsep komunikasi secara umum, komunikasi data, bentuk-bentuk komunikasi data, serta peralatan dan software yang digunakan dalam jaringan komunikasi data. Termasuk akan dijelaskan salah satu konfigurasi yang paling terkenal, yaitu local area network (jaringan area lokal) atau LAN dan Internet .

8.2 Konsep Komunikasi Bentuk komunikasi yang paling umum adalah ketika seseorang berbicara dengan orang lain. Proses ini dapat dilukiskan pada gambar dibawah ini:


Pengirim

173

Penerima

Gambar 8.1 Konsep Komunikasi

Diagram tersebut adalah model komunikasi dasar, dan dua elemen yang paling penting adalah sender (pengirim) dan receiver (penerima). Ketika sesorang berbicara dengan orang lain, pengirim menggunakan pikiran dan suaranya sebagai coder untuk mengatakan komunikasi atau message (pesan) dalam bentuk yang dapat ditransmisikan. Pesan tersebut harus melewati beberapa jenis pathway (jalan), yang disebut channel (saluran), untuk mencapai penerima. Pesan verbal yang dikomunikasikan dalam pembicaraan face-to-face berjalan dalam bentuk gelombang suara melalui udara untuk mencapai penerima. Udara adalah saluran. Ketika pean telah sampai pada penerima, ia harus dikode. Telinga dan otak penerima berfungsi sebagai decoder. Ketika seseorang berbicara dengan orang lain melalui telepon, telepon pengirim terlibat dalam proses pengkodean, dan jalur telepon berfungsi sebagai saluran, dan telepon penerima terlibat dalam pengkodean. Komunikasi telepon ini sesuai dengan model pada gambar di atas, tempat pembicara menggunakan sistem alamat umum sebagai coder untuk menuju kelompok yang besar. Beberapa Bentuk komunikasi dari pengirim ke satu penerima atau lebih, yang dikenal adalah : (a)

Komunikasi suara (radio, telpon)

(b)

Komunikasi berita dan gambar (telegraf, facimile, televisi)

(c)

Komunikasi data (komputer)

8.3 Teknologi Komunikasi Kemajuan teknologi komunikasi saat ini memang menjadi bukti nyata bahwa jarak dan wilayah geografis bukanlah sesuatu halangan untuk mendapatkan informasi, karena dimanapun informasi dapat diambil dan dikirim secara up to date. Memang hal tersebut tetaplah harus didukung dengan perangkat komunikasi yang canggih seperti

174

Bab 8 : Komunikasi Data

satelit dan lain-lain. Dengan perlatan tersebut saat ini tidak asing jika kita mendengar adanya mobile phone, internet , teleconfrence dan lain sebagainya. Satelit komunikasi telah menunjukkan kemampuannya sejak tiga dasa warsa yang lalu. Misi satelit komunikasi dalam tahun 60-an adalah sebagai alternatif transmisi dari titik ke titik antar kontinen, karena kemampuannya melihat kira-kira sepertiga permukaan bumi dari tempat ketinggian orbit geostasioner tepat di atas katulistiwa. Komunikasi internasional menjadi ajang yang subur bagi sistem ini. Satu dasa warsa sesudah itu, ditunjang oleh kemajuan teknologi antena dan HPA, sistem ini mempunyai cakupan pensil yang lebih kecil, yang memungkinkan stasiun bumi dengan diameter sekitar 10 meter, berkomunikasi satu dengan lainnya. Bangsa kita wajib berbangga karena founding fathers kita dengan sangat bijaksana memutuskan Palapa A sebagai infrastruktur tulang punggung telekomunikasi, di samping sistem terestrial, pada Agustus 1976. Tradisi ini masih berlanjut sampai hari ini, dan terbukti bahwa sistem komsat (komunikasi satelit) domestik kita merupakan salah satu yang armada stasiun bumi ukuran sedangnya terbanyak dengan jumlah transponder 37 buah. Teknologi komsat terus berkembang, di mana pada tahun 80an tumbuh VSAT, atau Very Small Aperture Terminal, stasiun bumi dengan diameter kurang dari 2,5 meter. Hal ini disebabkan karena kematangan teknologi antena dan semakin besarnya kemampuan daya satelit. Alur perkembangan ini semakin berlanjut: pada tahun-tahun 90an ini akan segera muncul stasiun bumi sebesar terminal cordless atau sering disebut teknologi handheld atau telepon genggam. Kini, di akhir tahun 90-an perkembangan satelit komunikasi sangat fenomenal, tak terkecuali di daerah Asia Pacific. Bukan hanya negara-negara di kawasan ini seakan berlomba memiliki komsat, juga perusahaanperusahaan swasta maupun konsorsium yang bersifat internasional merencanakan bisnis lewat komsat. Kemajuan teknologi satelit juga mendukung berkembangnya teknologi komunikasi telpon yang salah satunya adalah ISDN. ISDN adalah singkatan dari Integrated Services Digital Network, dan ia merupakan hasil usaha yang panjang dalam memenuhi kebutuhan teknologi jaringan tunggal yang dapat menjalankan komunikasi suara, data, teks, dan tampilan. Lebih dari itu, ia memberikan transmisi yang berkecepatan tinggi, yaitu 1,5 juta bit detik di Amerika Utara dan 2 juta di Eropa. Sebagai contoh bagaimana ISDN dapat digunakan dalam


175

bisnis ialah, kita misalkan ada sebuah perusahaan yang menggunakan jaringan ISDN untuk membeli stok tambahan dari pemasoknya. Petugas di bagian pembelian menelepon bagian pemesanan ke perusahaan pemasok dan menerangkan apa yang dibutuhkan. Tenaga penjual dari perusahaan pemasok meneliti daftar harga dan pengiriman dari database, dan data mengenai tenaga penjual dan pembeli secara serentak muncul di layar. Kedua orang tersebut dapat melihat tampilan, sementara mereka melakukan transaksi. Variasi dari jenis skenario ini adalah konferensi komputer antara dua orang yang berada berjauhan di antara negara, yang keduanya menerapkan CNIS baru. Selagi anggota proyek tersebut membahas perkembangan transaksinya, mereka dapat melihat laporan status tabulasi grafik pada layar mereka masingmasing. Negara di berbagai belahan dunia saat ini telah menggunakan ISDN. Teknologi komunikasi yang paling akhir dimana saat ini masih hangat dibicarakan adalah teknologi bluetooth yang merupakan sebuah teknologi komunikasi wireless (tanpa kabel) yang beroperasi dalam pita frekuensi 2,4 GHz unlicensed ISM (Industrial, Scientific and Medical) dengan menggunakan sebuah frequency hopping tranceiver yang mampu menyediakan layanan komunikasi data dan suara secara real-time antara host-host bluetooth dengan jarak jangkauan layanan yang terbatas (sekitar 10 meter). Bluetooth sendiri dapat berupa card yang bentuk dan fungsinya hampir sama dengan card yang digunakan untuk wireless local area network (WLAN) dimana menggunakan frekuensi radio standar IEEE 802.11, hanya saja pada bluetooth mempunyai jangkauan jarak layanan yang lebih pendek dan kemampuan transfer data yang lebih rendah. Pada dasarnya bluetooth diciptakan bukan hanya untuk menggantikan atau menghilangkan penggunaan kabel didalam melakukan pertukaran informasi, tetapi juga mampu menawarkan fitur yang baik untuk teknologi mobile wireless dengan biaya yang relatif rendah, konsumsi daya yang rendah, interoperability yang menjanjikan, mudah dalam pengoperasian dan mampu menyediakan layanan yang bermacam-macam. Untuk memberi gambaran yang lebih jelas mengenai teknologi bluetooth yang relatif baru ini kepada pembaca, berikut diuraikan tentang sejarah munculnya bluetooth dan perkembangannya, teknologi yang digunakan pada sistem bluetooth dan aspek layanan yang mampu disediakan, serta sedikit uraian tentang perbandingan metode modulasi spread spectrum FHSS (Frequency


176

Hopping Spread Spectrum) yang digunakan oleh bluetooth dibandingkan dengan metode spread spectrum DSSS (Direct Sequence Spread Spectrum). Produk bluetooth dapat berupa PC card atau USB adapter yang dimasukkan ke dalam perangkat. Perangkat-perangkat yang dapat diintegerasikan dengan teknologi bluetooth antara lain : mobile PC, mobile phone, PDA (Personal Digital Assistant), headset, kamera, printer, router dan sebagainya. Aplikasi-aplikasi yang dapat disediakan oleh layanan bluetooth ini antara lain : PC to PC file transfer, PC to PC file synch ( notebook to desktop), PC to mobile phone, PC to PDA, wireless headset, LAN connection via ethernet access point dan sebagainya. Sedikit kita mendapatkan gambaran bahwa teknologi bluetooth mampu menawarkan solusi yang cukup efektif dan efisien di dalam memberikan layanan kepada user untuk melakukan transfer data dengan kecepatan kurang dari 1 Mbit/s dan jangkauan yang relatif pendek. Teknologi bluetooth masih memungkinkan untuk terus berkembang menuju kematangan baik dari sisi standarisasi maupun aplikasi yang dapat diterapkan. Dengan pertimbangan bahwasannya bluetooth mampu menyediakan berbagai macam aplikasi dan layanan dan dengan biaya yang relatif murah, mudah dalam pengoperasian, interoperability yang menjanjikan serta didukung oleh berbagai vendor besar di bidang telekomunikasi maupun komputer, dan lebih dari 1800 perusahaan telah bergabung sebagai adopter teknologi ini, maka tidak mustahil teknologi bluetooth suatu saat akan menjadi salah satu primadona untuk digunakan baik untuk keperluan rumah tangga atau perkantoran/bisnis

8.4 Komunikasi Data Sejak dulu sampai dengan saat ini peranan komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia karena manusia selalu terlibat didalamnya seperti: • • • • •

Percakapan Mengirim dan/atau menerima surat Percakapan melalui telpon Melihat televisi Mendengarkan radio dan lain-lain.

Komunikasi secara ilmiah dapat juga berarti proses penyampaian pesan atau informasi dari pengirim (komunikator/Sender)kepada


177

penerima (komunikan/receiver) dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung (menggunakan media) untuk mendapatkan umpan balik (feedback). Sebelum ditemukannya siyal listrik komunikasi jarak jauh dilakukan dengan menggukanan antra lain bunyi-bunyian seperti kentongan, genderang, kepulan asap, merpati,kurir dan lain sebagainya. Namun pada saat ini teknologi komunikasi maju sedemikan pesatnya sehingga dalam berkomunikasi sudah tidak ada lagi batasan geografis, atau dengan arti kata lain kapan pun kita bisa mengirimkan atau menerima informasi secara real time walau terpisah jarak ribuan kilometer. Berkaitan dengan skala operasi bisnis bertambah luas, maka diperlukan tools atau alat untuk mengumpulkan data dan menyebarkan keputusan dalam area yang lebih luas. Hardware atau software komunikasi data pada saat ini sangat memungkinkan untuk melakukan tugas tersebut. Model dasar yang menggambarkan komunikasi antara manusia dapat digunakan sebagai titik awal untuk mempelajari komunikasi data. Bab ini akan mengenalkan anda mengenai peralatan dan software yang digunakan dalam jaringan komunikasi data bisnis. Konfigurasi jaringan ini terdiri atas berbagai jenis, dan akan dijelaskan salah satu konfigurasi yang paling terkenal, yaitu local area network (jaringan area lokal) atau LAN. Kami akan memberi perhatian pada topik protokol komunikasi data, yaitu mengenai mengapa ia diperlukan dan bagaimana ia diperoleh melalui arsitektur jaringan standar. Komunikasi data merupakan salah satu jenis komunikasi yang mempunyai bentuk khusus dari komunikasi pada umumnya. Dalam komunikasi data, sebuah informasi dapat disebut data atau berita. Berita ini mempunyai beberapa bentuk antara lain fomula, gambar, teks dan lain sebagainya. Dalam dunia elektronik dikenal dua jenis sinyal listrik yaitu analog dan digital. Sinyal listrik analog adalah sinyal yang sifatnya seperti gelombang, jadi dapat dikatakan sinyalnya selalu sambung menyambung atau tidak ada perubahan tiba-tiba antara bagian-bagian sinyal tersebut, yang secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut:

178


Sedangkan sinyal digital adalah sinyal yang sifatnya seperti pulsa, jadi dapat dikatakan sinyal tersebut terputus-putus atau terjadi perubahan yang tiba-tiba antar bagian sinyal tersebut, yang secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 8-2 Sinyal Digital

Komunikasi data berkaitan dengan komunikasi antar mesin sebagai media pengirim dan penerima, seperti komunikasi data antar komputer. Komputer dalam menerima, memproses dan mengirim data menggunakan sinyal digital. Jika media media perantaranya menggunakan sinyal analog maka diperlukan perangkat yang mampu merubahn data digital menjadi analog atau sebaliknya. Hal ini sama halnya ketika jika kita melakukan penjelajahan di Internet dengan menggunakan media komunikasi data melalui pesawat telepon, maka diperlukan modem sebagai alat untuk merubah sinyal analog ke digital atau sebaliknya. Secara umum komunikasi data dapat dikatakan sebagai proses pengiriman informasi (data) yang telah diubah ke dalam suatu bentuk kode tertentu yang telah disepakati melalui media listrik atau serat optik dari satu titik ke titik yang lain. Apabila titik-titik yang saling berhubungan tersebut cukup banyak, maka akan terbentuklah suatu jaringan komunikasi data. Jaringan ini dapat kita kategorikan berdasarkan luas cakupannya dari yang bersifat lokal, nasional hingga internasional.


179

Komponen Sistem Komunikasi Data Komunikasi data yang dilakukan paling sedikit memerlukan tiga komponen utama yaitu: pemancar (transmitter), (receiver), dan media penghubung untuk keduanya (communication media). 1.

Pemancar (sumber pengirim) Jika kita berbicara tentang komputer maka perangkat pemancarnya adalah komputer, sedangkan sistem komputer melakukan pengaturan pengiriman datanya. Sinyal pada perangkat pemancar ini berlangsung dua arah secara timbal balik. Perangkat ini semacam ini dikatakan sebagai perangkat penerima sekaligus pengirim.

2.

Media transmisi Merupakan sarana data atau informasi dari sumber data disalurkan ke suatu tempat/tujuan tertentu. Komponen media transmisi ini secara garis besar dapat terdiri dari kabel (coaxial, twisted pair, dsb), udara (gelombang radio/elektromagnetis , gelombang satelit), fiber optic, dan lain sebagainya.

3.

Penerima Merupakan alat penerima data atau informasi yang dikirim. Sama halnya dengan pengirim, apabila komunikasi data pada perangkat ini terjadi dua arah, maka perangkat penerima ini juga berlaku sebagai perangkat pengirim.

Bentuk Sistem Komunikasi Data Suatu sistem komunikasi data dapat berbentuk offline communication system atau online communication system. Sistem komunikasi data dapat dimulai dengan sistem yang sederhana, seperti misalnya jaringan akses terminal, yaitu jaringan yang memungkinkan seorang operator mendapatkan akses ke fasilitas yang tersedia dalam jaringan tersebut. Operator daapat mengakses komputer guna memperoleh fasilitas tertentu seperti menjalankan program aplikasi, mengakses data, dan melakukan komunikasi dengan operator lain. Dalam lingkungan yang ideal, semua fasilitas ini harus tampak seakanakan dalam terminalnya, walaupun sesungguhnya secara fisik berada pada lokasi yang terpisah.


180 1.

Sistem Komunikasi Secara Offline (Offline Communication System) Adalah suatu sistem pengiriman data melalui fasilitas telekomunikasi dari satu lokasi tertentu ke pusat pengolahan data. Pada sistem ini data yang dikirim tidak langsung diproses oleh CPU (Central Processing Unit). Seperti tampak pada Gambar VII.3, data yang akan diproses dibaca oleh terminal, kemudian dengan menggunakan modem data tersebut dikirim melalui media telekomunikasi. Selanjutnya data di tempat tujuan juga diterima oleh modem, yang oleh terminal data tersebut kemudian disimpan ke alamat perekam seperti pada disket, magnetic tape, harddisk, atau media penyimpanan lainnya. Dari alat perekam ini, data tersebut akan dapat diproses oleh komputer menjadi suatu informasi tertentu.

TERMINAL

MODEM

MODEM

TERMINAL

SISTEM KOMPUTER

Gambar 8-3 Sistem Komunikasi Via Modem

Peralatan-peralatan yang diperlukan communication system, antara lain: (a)

dalam

offline

Terminal Terminal adalah suatu perangkat input-output yang digunakan untuk mengirim data dan menerima data jarak jauh dengan menggunakan fasilitas telekomunikasi. Peralatan terminal ini bermacam-macam, seperti magnetic tape unit, disk drive, paper tape, dan lain-lain.

(b)

Jalur komunikasi Jalur komunikasi adalah fasilitas telekomunikasi yang sering digunakan, seperti : telepon, telegraf, telex, dan dapat juga dengan fasilitas lainnya.

(c)

Modem Modem adalah singkatan dari Modulator/Demodulator, yaitu suatu alat yang mengalihkan data dari sistem kode digital ke dalam sistem kode analog atau sebaliknya.


2.

181

Sistem Komunikasi Secara On Line (Online Communication System) Berbeda dengan sistem komunikasi offline, pada sistem ini data yang dikirim melalui terminal dapat langsung diolah oleh pusat komputer, dalam hal ini CPU. Online communication system dapat berbentuk: (a)

RJE (Remote Job Entry) system Data yang akan dikirim dikumpulkan terlebih dahulu dan secara bersama-sama dikirimkan ke komputer pusat untuk diproses. Karena data dikumpulkan (batch) terlebih dulu dalam satu periode, maka cara pengolahan sistem ini disebut dengan batch processing system. Hasil dari pengolahan data umumnya ada di komputer pusat dan tidak dapat langsung seketika dihasilkannya, karena komputer pusat harus sekaligus memproses sekumpulan data yang cukup besar. Pada gambar 8.4 dapat dilihat bentuk kerja sistem ini.

KUMPULAN DATA PUNCH CARD

CARD READER

MODEM MODEM

KOMPUTER

PRINT OUT

Gambar 8-4 Batch Processing System

(b)

Realtime system Suatu realtime system memungkinkan untuk mengirimkan data ke pusat komputer, diproses di pusat komputer seketika pada saat data diterima dan mengirimkan kembali hasil pengolahannya ke pengirim saat itu juga. American Airlines merupakan perusahaan yang pertama kali mempelopori sistem ini. Dengan realtime system penumpang pesawat terbang dari suatu bandara atau agen tertentu dapat memesan tiket untuk suatu penerbangan tertentu dan mendapatkan hasilnya kurang dari 15 detik hanya untuk


182

mengetahui apakah ketersediaan tempat duduk di pesawat atau tidak. Sistem realtime ini juga memungkinkan penghapusan waktu yang diperlukan untuk pengumpulan data dan distribusi data. Dalam hal ini berlaku komunikasi dua arah, yaitu pengiriman dan penerimaan respon dari pusat komputer dalam waktu yang relatif cepat. Sebagai ilustrasi dapat dilihat gambar VII.5 dibawah ini. TERMINAL

CPU DISK

MODEM

MODEM

MODEM

MODEM

TERMINAL

TERMINAL

TERMINAL

Gambar 8-5 Real time System

Penggunaan sistem ini memerlukan suatu teknik desain dan pemrograman yang cukup rumit. Hal ini disebabkan karena pada pusat komputer dibutuhkan suatu bank data atau basis data yang siap untuk setiap kebutuhan. Biasanya peralatan yang digunakan untuk menyimpan basis data adalah magnetic disk storage, karena dapat menyimpan data dalam jumlah yang sangat besar serta dapat mengolah datanya secara langsung. Dalam sistem ini menggunakan kemampuan multiprogramming untuk melayani berbagai macam keperluan dalam satu waktu secara bersamaan. (c)

Time sharing system Time sharing system adalah suatu teknik penggunaan online system oleh beberapa pemakai secara bergantian menurut waktu yang diperlukan pemakai (Gambar 8.6).


183

Disebabkan waktu perkembangan proses CPU semakin cepat, sedangkan alat Input/Output tidak dapat mengimbangi kecepatan CPU, maka kecepatan CPU dapat digunakan secara efisien dengan melayani beberapa alat I/O secara bergantian. Christopher Strachy pada tahun 1959 telah memberikan ide mengenai pembagian waktu yang dilakukan oleh CPU. Baru pada tahun 1961, pertama kali sistem yang benar-benar berbentuk time sharing system dilakukan di MIT (Massachusetts Institute of Technology) dan diberi nama CTSS (Compatible Time Sharing System) yang bisa melayani sebanyak 8 pemakai dengan menggunakan komputer IBM 7090. CPU DISK

TERMINAL

TERMINAL

TERMINAL

Gambar 8-6 Time Sharing System

Salah satu contoh penggunaan time sharing system ini dapat dilihat pada terminal kasir pada suatu bank. Bilamana seorang nasabah datang ke bank tersebut untuk menyimpan uang atau mengambil uang, maka buku tabungannya ditempatkan pada terminal, dan oleh operator pada terminal tersebut dicatat melalui papan ketik (keyboard), untuk selanjutnya data tersebut dikirim secara langsung ke pusat komputer, memprosesnya, menghitung jumlah uang seperti yang dikehendaki, dan mencetaknya pada buku tabungan tersebut untuk transaksi yang baru saja dilakukan. (d)

Distributed data processing system Distributed data processing (DDP) system merupakan bentuk yang saat ini merupakan bentuk sistem yang paling sering digunakan sebagai perkembangan dari time sharing


184

system. Bila beberapa sistem komputer tersebar yang masingmasing dapat memproses data sendiri dan dihubungkan dengan jaringan telekomunikasi, maka istilah time sharing sudah tidak tepat lagi. DDP system dapat didefinisikan sebagai suatu sistem komputer interaktif yang terpencar secara geografis dan dihubungkan dengan jalur telekomunikasi, dimana setiap komputer mampu memproses data secara mandiri dan mempunyai kemampuan berhubungan dengan komputer lain dalam satu sistem. Setiap lokasi menggunakan komputer yang lebih kecil (PC client) dari komputer pusat dan memiliki ruang penyimpanan dan pengolahan data masing-masing. Pekerjaan yang terlalu besar yang tidak dapat diolah di tempat sendiri dapat dilakukan oleh komputer pusat (server). Gambar dibawah ini menunjukkan mekanisme kerja sistem dimaksud.

KOMPUTER PUSAT

KOMPUTER

KOMPUTER

DISK

KOMPUTER

TERMINAL

DISK

TERMINAL

TERMINAL

Gambar 8-7 Distribute Data Processing System

DISK


185

8.5 Local Area Network (LAN) Jaringan Komunikasi data Komunikasi data cepat atau lambat akan menuju ke arah jaringan atau network. Hubungan komunikasi paling sederhana adalah titik ke titik secara langsung antara pengirim dan penerima. Apabila hubungan tersebut kemudian dikembangkan menjadi lebih luas dimana masingmasing titik dihubungkan kembali dengan penerima atau pengirim yang lain maka mulailah komunikasi data tersebut menjadi suatu hubungan jaringan. Pada dasarnya jaringan komunikasi data dapat merupakan kumpulan sejumlah terminal, saluran komunikasi dan komputer atau sistem komputer yang lebih kompleks terdiri dari puluhan bahkan ratusan terminal dan komputer yang terpasang di berbagai lokasi yang terpisah secara geografis. Jaringan juga merupakan dasar dari konsep distributed processing yang memungkinkan pengolahan data tidak hanya dilakukan pada sebuah sistem komputer tetapi pada berbagai sistem komputer yang tidak terletak pada satu lokasi yang sama. Dengan jaringan komunikasi data ini konsep distributed processing dapat digunakan oleh pemakai aplikasi dengan mendapatkan kontrol dan hubungan ke semua titik melalui saluran komunikasi. Berikut ini beberapa alasan mengapa jaringan komunikasi data perlu dibentuk: 1. Memungkinkan beberapa sistem komputer bisa berbagi (sharing) sumber daya secara bersama, contohnya pemakaian bersama printer, tempat penyimpanan, dan sebagainya. Ini menguntungkan karena dapat lebih efisien dalam penggunaan sumberdaya. 2. Dengan adanya jaringan komputer dapat menggantikan fungsi surat-menyurat yang ada dalam suatu organisasi, karena fungsi tersebut sudah bisa digantikan dengan komputer yang terhubung ke jaringan. 3. Memungkinkan berbagai macam merk komputer untuk dapat saling berhubungan, dengan demikian pemakai tidak tergantung pada satu vendor saja. 4. Mempermudah pengembangan sistem komputer menjadi lebih fleksibel.


186

5. Dengan metode distributed processing setiap proses pengolahan data dapat disebar di beberapa komputer tidak harus terpusat. 6. Memungkinkan mengintegrasikan berbagai macam aplikasi yang dijalankan pada berbagai macam sistem komputer.

Pengertian dan Prinsip Kerja LAN LAN dapat definisikan sebagai network atau jaringan sejumlah sistem komputer yang lokasinya terbatas dalam suatu lokasi tertentu seperti pada satu gedung, satu kompleks gedung, atau suatu kampus dan tidak menggunakan media fasilitas komunikasi umum seperti telepon, melainkan pemilik dan pengelola media komunikasinya adalah pemilik LAN itu sendiri. Dari definisi di atas dapat kita ketahui bahwa sebuah LAN dibatasi oleh lokasi secara fisik. Sebenarnya bentuk atau tipe jaringan ini dapat dibagi menjadi tiga bagian yaitu: •

LAN (Local Area Network)

•

MAN (Metropolitan Area Network )

•

WAN (Wide Area Network).

MAN dan WAN dapat terdiri dari dua atau lebih LAN. Melalui LAN semua komputer akan terhubung dalam jaringan dan dapat bertukar data dan informasi. Kerjasama ini semakin berkembang dari hanya pertukaran data hingga penggunaan peralatan secara bersama. 1.

Komponen-komponen Dasar LAN Beberapa komponen dasar yang membentuk LAN adalah sebagai berikut:

(a)

Workstation Merupakan node atau host berupa suatu sistem komputer. Sistem komputer ini dapat berupa PC atau dapat pula berupa suatu komputer yang besar seperti sistem minicomputer, bahkan suatu mainframe. Workstation dapat bekerja sendiri (stand-alone) dan dapat pula menggunakan jaringan untuk bertukar data dengan workstation atau user lain.


(b)

187

Server Merupakan perangkat keras (hardware) yang berfungsi untuk melayani jaringan dan workstation yang terhubung pada jaringan tersebut. Dalam sistem jaringan sumber daya (resources) pada umumnya digunakan secara bersama oleh para pemakai. Berdasarkan jenis pelayanannya dikenal disk server, file server, print server, dan suatu server juga dapat mempunyai beberapa fungsi pelayanan sekaligus.

(c)

Link (hubungan) Workstation dan server tidak dapat berfungsi apabila peralatan tersebut secara fisik tidak terhubung. Hubungan dalam LAN dikenal sebagai media transmisi yang umumnya berupa kabel. Adapun beberapa contoh dari link adalah :

1. Kabel Twisted Pair

gambar 8-8 twisted pair

• Kabel ini terbagi dua, yaitu Shielded Twisted Pair dan Unshielded Twisted Pair(UTP) • Lebih banyak dikenal karena merupakan kabel telpon • Relatif murah • Jarak yang pendek • Mudah terpengaruh oleh gangguan • Kecepatan data yang dapat didukung terbatas, 10-16 Mbps

2. Kabel Coaxial • Umumnya digunakan pada televisi • Jarak yang relatif lebih jauh • Kecepatan pengiriman data lebih tinggi di banding Twisted Pair, 30 Mbps • Harga yang relatif tidak mahal Gambar 8-9 coaxial • Ukurannya lebih besar dari Twisted Pair


188

3. Kabel Fiber Optic

• • • • •

Gambar 8-10 Fiber Optic

•

Jarak yang jauh Kecepatan data yang tinggi, 100 Mbps Ukuran yang relatif kecil Sulit dipengaruhi gangguan Harga yang relatif masih mahal Instalasi yang relatif sulit

Disamping semua tersebut di atas juga harus diperhatikan bahwa komunikasi data dengan menggunakan media transmisi itu juga mempunyai perbedaan kualitas data, kerena masing-masing media trasmisi mempuyai keunggulan dan kelemahan. Misalnya untuk media transmisi kabel biasanya lebih rentan akan gangguan transmisi yang diakibatkan dari fisik kabel tersebut maupun oleh kondisi sekitar namun jika dilihat dari sisi biaya lebih murah, namun media transmisi fiber optik merupakan media transmisi yang saat ini mempunyai kualitas pengiriman yang paling baik kerena dari kecepatan, gangguan dan lain-lain lebih unggul dibanding dengan media trasmisi yang lain, memang kalau dilihat dari harganya relatif lebih mahal. (d)

Network Interface Card (NIC) Suatu workstation tidak dihubungkan secara langsung dengan kabel jaringan ataupun tranceiver cable, tetapi melalui suatu rangkaian elektronika yang dirancang khusus untuk menangani network protocol yang dikenal dengan Network Interface Card (NIC).


Gambar 8-11. NIC

189

• Network Software

Tanpa adanya perankat lunak jaringan maka jaringan tersebut tidak akan bekerja sebagaimana yang dikehendaki. Perangkat lunak ini juga yang memungkinkan sistem komputer yang satu berkomunikasi dengan sistem komputer yang lain.

(e)

Hub Secara sederhana, hub adalah perangkat penghubung. Pada jaringan bertopologi star, hub adalah perangkat dengan banyak port yang memungkinkan beberapa titik (dalam Gambar 8-12 HUB hal ini komputer yang sudah memasang NIC) bergabung menjadi satu jaringan. Pada jaringan sederhana, salah satu port pada hub terhubung ke komputer server. Bisa juga hub tak langsung terhubung ke server tetapi juga ke hub lain, ini terutama terjadi pada jaringan yang cukup besar. Hub memiliki 4–24 port ditambah 1 port untuk ke server atau hub lain. Sebagian hub, terutama generasi terbaru, dapat bisa ditumpuk (stackable) untuk mendukung jumlah port yang lebih banyak. Jumlah tumpukan maksimal bergantung dari merek hub, rata-rata mencapai 5 sampai 8 tumpuk. Hub yang bisa ditumpuk biasanya pada bagian belakangnya terdapat 2 port untuk menghubungkan antar hub.

(f)

Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak koneksi langsung biasanya seperti LapLink dari Traveling Software, pcAnywhere dari Symantec, dan fasilitas Direct Cable Connection dalam Windows 95 atau windows 98. Sedang jaringan LAN menggunakan perangkat lunak Windows NT, Novell Netware, Macintosh System, Unix atau Linux. Perangkat


190

lunak yang jelas dibutuhkan adalah sistem operasi yang mendukung jaringan.

(g)

Peralatan Pendukung LAN Jack RJ-45 Jack RJ-45 ini dipasang pada tiap ujung kabel UTP (biasanya Katergori 5) digunakan untuk menghubungkan komputer dengan komputer atau dari komputer ke hub. Kualitas RJ-45 sangat menentukan kestabilan jaringan.

Gambar 8-13. RJ-45 Jack

Tang Krimping (Crimping Tools) Crimping tools adalah tang khusus untuk memasang jack RJ-45 pada kabel UTP. Pada pemasangan kabel pada RJ-45 harus berhatihati dan harus pas dan sesuai dengan urutan. Gambar 8-14. Tang Krimping

2.

Topologi LAN Pengertian topologi Jaringan adalah susunan lintasan aliran data di dalam jaringan yang secara fisik menghubungkan simpul yang satu dengan simpul lainnya. Berikut ini adalah beberapa topologi jaringan yang ada dan dipakai hingga saat ini, yaitu: (a)

Topologi Star Beberapa simpul/node dihubungkan dengan simpul pusat/host, yang membentuk jaringan fisik seperti bintang, semua komunikasi ditangani langsung dan dikelola oleh host berupa mainframe komputer.


191

server

client Gambar 8-15. Topologi Star

(b)

Topologi Hierarkis Berbentuk seperti pohon bercabang yang terdiri dari komputer induk (host) dihubungkan dengan simpul/node lain secara berjenjang. Jenjang yang lebih tinggi berfungsi sebagai pengatur kerja jenjang dibawahnya.

server

server pc

server pc

client Gambar 8-16. Topologi Hirarki

(c)

Topologi Bus Beberapa simpul/node dihubungkan dengan jalur data (bus). Masing2-masing node dapat melakukan tugas dan operasi yang berbeda namun semua mempunyai hierarki yang sama.


192

backbone

client Gambar 8-17. Topologi Bus

(d)

Topologi Loop Merupakan hubungan antar simpul/node secara serial dalam bentuk suatu lingkaran tertutup. Dalam bentuk ini tak ada central node/host, semua mempunyai hierarki yang sama.

<== lingkaran

Gambar 8-18. Topologi Loop

(e)

Topologi Ring Bentuk ini merupakan gabungan bentuk topologi loop dan bus, jika salah satu simpul/node rusak, maka tidak akan mempengaruhi komunikasi node yang lain karena terpisah dari jalur data.


193

<< bus

<
Gambar 8-19. Topologi Ring

(f)

Topologi Web Merupakan bentuk topologi yang masing-masing simpul/node dalam jaringan dapat saling berhubungan dengan node lainnya melalui beberapa link. Suatu bentuk webnetwork dengan n node, akan menggunakan link sebanyak n(n-1)/2.

Gambar 8-20. Topologi Web

Dengan menggunakan segala kelebihan dan kekurangan masing-masing konfigurasi, memungkinkan dikembangkannya suatu konfigurasi baru yang menggabungkan beberapa topologi disertai teknologi baru agar kondisi ideal suatu sistem jaringan dapat terpenuhi.


194

Tabel dibawah ini menggabungkan topologi, kecepatan, media dan tingkatan LAN yang menentukan dalam mendesain suatu jaringan. Bus Star Token Ring

Topologi Ring

Token Bus Mesh Jenis LAN

Menengah (beberapa s/d 20 Mbps) Kecepatan

Tinggi (100 s/d ratusan Mbps) Ultra (lebih dari 1 Gbps)

Media transmisi

Tingkatan LAN

Kabel (wireline) Gelombang radio (wireless) Utama (backbone LAN) Biasa (floor LAN)

Tabel 8-1 Faktor-faktor yang menentukan dalam mendesain LAN

8.6 Internet Istilah Internet berasal dari bahasa Latin inter, yang berarti “antara”. Secara kata per kata Internet berarti jaringan antara atau penghubung. Memang itulah fungsinya, Internet menghubungkan berbagai jaringan yang tidak saling bergantung pada satu sama lain sedemikian rupa, sehingga mereka dapat berkomunikasi. Sistem apa yang digunakan pada masing-masing jaringan tidak menjadi masalah, apakah sistem DOS atau UNIX. Sementara jaringan lokal biasanya terdiri atas komputer sejenis (misalnya DOS atau UNIX), Internet mengatasi perbedaan berbagai sistem operasi dengan menggunakan “bahasa” yang sama oleh semua jaringan dalam pengiriman data. Pada dasarnya inilah yang menyebabkan besarnya dimensi Internet.


195

Dengan demikian, definisi Internet ialah “jaringannya jaringan”, dengan menciptakan kemungkinan komunikasi antar jaringan di seluruh dunia tanpa bergantung kepada jenis komputernya. Secara umum Internet dapat dikatakan merupakan hubungan antar berbagai jenis komputer dan jaringan di dunia yang berbeda sistem operasi maupun aplikasinya, dimana hubungan tersebut memanfaatkan kemajuan media komunikasi (telepon dan satelit) yang menggunakan protokol standar dalam berkomunikasi yaitu protokol TCP/IP. Fungsi Internet merupakan media komunikasi dan informasi modern.

Gambar 8-21 Skema Internet

Sejarah Internet Banyak hal di Internet hanya dapat dimengerti dengan mengetahui latar-belakang perkembangannya.


196 1.

ARPANet Pada tahun 1969 ARPA (Advanced Research Project Agency), sebuah bagian dalam kementerian Pertahana Amerika Serikat memulai sebuah proyek, yang di satu sisi menciptakan jalur komunikasi yang tak dapat dihancurkan dan disisi lain memudahkan kerjasama antar badan riset diseluruh negeri, seperti juga industri senjata. Maka terbentuklah ARPANet. Bila pada awalnya komputer sejenis yang melakukan pertukaran data, bertambahnya komputer dengan berbagai sistem operasi lain menuntut solusi baru komunikasi yang tak terbatas antar semua badan yang tergabung dalam jaringan.

2.

Internetting Project Untuk itu dibuat Internetting Project, yang mengembangkan lebih lanjut hasil yang telah dicapai dalam ARPANet, agar media komunikasi baru ini juga dapat dimanfaatkan oleh berbagai sistem komputer yang tergabung. Kemudian vendor-vendor komputer meramaikan lalu lintas jaringa tersebut untuk berbagai kebutuhan sehingga terciptalah Internet.

Protokol Internet : TCP/IP Seperti telah disebutkan di atas, Internet terbentuk dari jaringankomputer yang tersebar di seluruh dunia. Masing-masing jaringankomputer terdiri dari tipe-tipe komputer yang berbeda dengan jaringan yang lainnya. Maka diperlukan sebuah protokol yang mampu mengintegrasikan seluruh jaringan komputer tersebut. Solusinya adalah sebuah protokol pengiriman data yang tak bergantung pada jenis komputer dan digunakan oleh semua komputer untuk saling bertukar data. Agar data tidak hanya dapat dikirim dan diterima, melainkan juga dapat dimanfaatkan oleh setiap komputer, diperlukan program standar yang mengolah data tersebut pada sistem yang berkaitan. Protokol pengiriman merupakan sebuah konvensi (kesepakatan) yang menetapkan dengan cara apa data dikirimkan dan bagaimana kesalahan yang terjadi dikenali serta dipecahkan. Secara sederhana prose pengiriman data terdiri atas dua langkah.


197

Pertama, data yang akan dikrimkan (misalnya sebuah file teks) dibagi ke dalam paket data berukuran data berukuran sama (paket), kemudian dikirimkan satu per satu. Di Internet, protokol ini disebut IP (Internet Protocol). Kedua, harus dijamin setiap paket data sampai ke alamat yang benar dan semuanya benar diterima. Untuk itu diperlukan protokol lainnya, yaitu Transmission Control Protocol (TCP) mengaitkan sebuah blok data pada paket data IP, yang antara lain mengandung informasi mengenai alamat, jumlah total paket data dan urutan setiap paket yang membentuk paket tersebut. Hanya secara bersamaan kedua protokol membentuk kesatuan yang berfungsi, karena itu biasanya disebut TCP/IP. Dengan adanya TCP/IP ini, Internet memiliki 3 keuntungan : Memberi kesempatan Internet menggunakan jalur komunikasi yang sama untuk pemakai yang berbeda pada saat yang sama. Karena paketpaket data tidak perlu dikirimkan bersama-sama, jalur komunikasi dapat membawa segala tipe paket data sementara mereka dikirimkan dari tempat yang satu ke tempat yang lain. Sebagai contoh, bayangkan sebuah jalan raya di mana mobil bergerak sepanjang jalan yang sama walaupun mereka menuju ke tempat-tempat yang berbeda-beda. Memberi Internet fleksibilitas. Sementara paket-paket data bergerak, mereka bergerak dari satu host ke host lain sampai mencapai tujuan akhir. Jika sebuah jalur komunikasi tidak berfungsi, sistem yang mengontrol aliran data dapat menggunakan jalur alternatif. Maka, paket-paket data dapat bergerak melalui jalur-jalur yang berbeda-beda. Meningkatkan kecepatan transmisi data. Sebagai contoh, jika terjadi kesalahan, TCP meminta host asal mengirm kembali hanya paket-paket data yang mengandung kesalahan, bukan semua paket data. Ini berarti meningkatkan kecepatan transmisi data.

Metode Akses Ke Internet 3.

Sambungan langsung ke Network Anda dapat menggunakan sebuah komputer yang secara langsung mempunyai hubungan ke Internet. Sebagai contoh, Anda mungkin menggunakan sebuah PC yang merupakan bagian dari sebuah jaringan komputer yang mempunyai hubungan ke Internet.


198

Dalam kasus ini, sistem Anda menjadi host Internet penuh, yaitu mempunyai alamat elektronik tersendiri. 4.

Sambungan dengan menggunakan SLIP/PPP Untuk menggunakan hubungan dial-up telepon, Anda memerlukan sebuah alat untuk mengkonversi sinyal komputer (digital) menjadi sinyal telepon (analog), dan sebaliknya. Alat untuk mengkonversi sinyal digital ke sinyal analog disebut modulator. Sedang, alat untuk mengkonversikan sinyal analog ke sinyal digital disebut demodulator. Untuk mengakses ke Internet melalui hubungan telepon, Anda memerlukan sebuah modem (modulator-demodulator). Selain itu diperlukan juga TCP/IP dan software SLIP atau PPP seperti Linux, Warp, dll.

5.

Sambungan langsung ke On-line Service seperti BBS, Compuserve. Untuk menjadi sebuah host Internet tanpa harus memiliki hubungan full-time ke Internet (yang umumnya sangat mahal), ada sebuah cara mensetup sebuah host Internet melalui hubungan telepon. Untuk melakukan hal tersebut, Anda perlu mengadakan perjanjian dengan sebuah host Internet yang lain yang bertindak sebagai titik hubungan. Selanjutnya, diperlukan sejumlah program yang disebut sebagai PPP (Point to Point Protocol) dan SLIP (Serial Line Internet Protocol) dalam workstation. Setelah workstation menghubungi host Internet melalui jalur telepon, PPP menyediakan kemampuan TCP/IP untuk workstation tersebut.

Sistem Penamaan Domain Tentunya juga harus ada sebuah metode yang memungkinkan pengiriman kepada masing-masing komputer di Internet. Pada awalnya disusun sebuah daftar yang memuat nama semua jaringan yang tergabung dalam Internet. Dengan tingkat pertumbuhan Internet yang sangat tinggi tidak mungkin lagi menjaga daftar-daftar tetap aktual. Karena Internet menggunakan sebuah sistem alamat yang dapat diolah oleh komputer khusus (disebut Router), yang terdapat antara masingmasing jaringan.


6.

199

Alamat IP Sebuah alamat IP terdiri atas sebuah angka biner 32-bit, yang menggambarkan lokasi jaringan hingga komputer dalam jaringan tersebut yang harus dicapai. Dari sanalah Router memilih jalur yang paling menguntungkan. Artinya, Internet menentukan sendiri jalan “melalui” banyak jaringan yang tergabung antara dua tempat, sehingga hampir tak mungkin merusak media komunikasi ini. Bila misalnya sebuah kabel penghubung rusak oleh pekerjaan galian tanah, Internet mengalihkan pengiriman paket ke jalur lain. Hal ini disebut Dynamic Rerouting.

7.

Alamat DNS Karena angka biner tidak mudah diingat, maka dikembangkan sistem Domain Name System (DNS). Disini alamat disusun dalam sebuah hierarki berbagai wilayah (domain = wilayah), yang mewakili sebuah kelompok host tertentu. Host adalah komputer dalam jaringan lokal (LAN) atau Wide Area Network (WAN), yang diakses oleh komputer lain dalam jaringan tersebut. Agar penyampaian otomatis oleh Router tetap berfungsi, angka biner tetap digunakan. Bila Anda memberikan sebuah alamat DNS, pertama-tama data dikirimkan ke sebuah Server dan diubah menjadi alamat Ip yang dapat dibaca oleh Komputer. Contoh berikut ini akan menjelaskan sistem alamat DNS. Seperti pada alamat IP, alamat tersebut juga mengandung informasi yang dibutuhkan untuk identifikasi komputer yang diingikan. Setiap bagian alamat DNS harus dipisahkan dengan sebuah titik. Domain diatas mewakili sebuah wilayah geografis, singkatan “id” berarti Indonesia. Selain itu terdapat pula berbagai domain tematik, yang dikenali pada singakatan paling kanan dalam alamat DNS.

Singkatan com edu gov mil net

Jenis Domain perusahaan komersial badan pendidikan (misalnya universitas atau institut) lembaga pemerintahan non-militer militer jaringan


200 org int ac

organisasi lainnya organisasi internasional badan pendidikan Dengan demikian username@domain

alamat

Internet

standar

adalah:

djpln.depkeu.go.id djpln adalah nama sebuah komputer dalam jaringan “depkeu” dalam domain “id”, yang berarti Indonesia. Seperti Anda lihat pada contoh di atas, mula-mula ditulis nama host yang diinginkan, disusul oleh bagian-bagian yang semakin besar hingga tingkat tertinggi, yaitu domain. Untuk mencapai komputer tersebut, alamat dibaca dari kanan ke kiri. Mula-mula jaringan tempat Anda mengakses Internet menciptakan hubungan dengan Router tertinggi yang mengelola semua alamat dalam domain “id”.

Beberapa Jenis Layanan Internet 8.

Electronic Mail (E-mail) Berfungsi untuk mengirim atau menerima surat ke/dari seluruh penjuru dunia. Sebagai pemakai Internet, Anda dapat mengirim dan menerima pesan dari pemakai Internet lain dari berbagai penjuru dunia. Namum selain pesan-pesan pribadi, dengan E-mail dapat juga mengirim dan menerima file binary. Maka secara virtual Anda dapat mengirim dan menerima segala tipe data. Sistem mail Internet adalah tulang punggung (dan motivasi awal) dari Internet itu sendiri. Untuk dapat menerima surat elektronik, Anda harus memiliki kotak pos (mailbox) untuk menampung surat-surat yang masuk sebelum Anda sempat menbacanya. Sebuah kotak pos elektronik (electronic mailbox) sama dengan kotak pos dikantor pos. Siapapun bisa mengirim surat ke kotak pos, tetapi hanya pemiliknya yang bisa meneliti dan membuang isi kotak surat tersebut. Alamat kotak pos untuk surat elektronik disebut E-mail address. Sebagai contoh :


201

budi @indo.net.id budi : nama user indo : nama provider net : network/provider id : nama domain geografis, yaitu Indonesia Surat menyurat di Internet dilakukan dengan menggunakan program surat elektronik. Cara penggunaannya sangat mudah bila program dijalankan dibawah user interface grafis seperti Windows. Saat pengiriman hanya perlu diisikan alamat penerima dan subjek (topik) surat, kemudian isi surat langsung dapat diketik untuk dikirim. Jika perlu Anda dapat menyertakan file tertentu untuk dikirim bersama-sama dengan surat tersebut (Attachments). Program surat elektronik yang popular digunakan adalah Eudora Mail. Eudora Mail menggunakan protokol yang disebut POP (Post Office Protocol) dan dibuat oleh Qualcomm Inc. 9.

File Tranfer Protocol (FTP) Berfungsi untuk mengirim dan menerima file antar host dari seluruh penjuru dunia. Anonymous FTP memungkinkan pengaksesan ke server FTP dengan login anonymous tanpa memerlukan password. Anonymous FTP adalah salah satu dari pelayanan dalam Internet yang cukup penting. Dengan akses ke berbagai anonymous FTP, Anda dapat memperoleh file-file secara grafis. Anda dapat menemukan program-program, gambar-gambar, majalah elektronik, artikelartikel dalam kelompok diskusi tertentu. Salah satu program FTP adalah WS_FTP.

10.

Tele Networking (TelNet) Berfungsi untuk mengakses komputer (host/server) dari jauh/Remote login. Telnet adalah program yang memungkinkan komputer kita menjadi terminal dari komputer lain di Internet. Telnet memungkinkan kita untuk masuk (log in) sebagai pemakai komputer jarak jauh dan menjalankan program komputer layanan yang ada dikomputer tersebut.


202 11.

User’s Network (UseNet) UseNet adalah sistem kelompok diskusi di mana artikel-artikel didistribusikan ke seluruh dunia. UseNet memiliki ribuan kelompok diskusi, sehingga tidak heran jika UseNet meliputi segala macam topik yang mungkin Anda inginkan.

12.

World Wide Web (WWW) Sering disebut “the WEB”/”W3”, merupakan sistem dalam internet yang memiliki fasilitas pencarian dan pemberian informasi yang cepat dengan menggunakan teknologi hypertext. Sebutan World Wide Web (Web=jaring laba-laba) sangat tepat untuk menggambarkan struktur data pada jaringan Internet. Berbeda dengan misalnya susunan data logis berstruktur pohon yang dikenal dari DOS. WWW memungkinkan penanganan atau akses yang jauh lebih fleksibel pada file yang dikelola. WWW adalah layanan yang paling sering digunakan dan memiliki perkembangan yang sangat cepat karena dengan layanan ini kita bisa menerima informasi dalam berbagai format (multimedia). Untuk mengakses layanan WWW dari sebuah komputer (yang disebut WWW server atau web server) digunakan program web client yang disebut web browser atau browser saja. Jenis-jenis browser yang sering digunakan adalah: Netscape Navigator/Comunicator, Internet Explorer, NCSA Mosaic, Arena, Lynx, dan lain-lain.Gambar di bawah ini menjelaskan yang dimaksud dengan web browser. Tampilan Browser Mozila dan Fungsi Tools-nya refresh back

Address bar

Forward

Title bar

Gambar 8-22 Tampilan Browser


203

Isi page

Tile bar Address bar Back Forward Refresh Home Isi page

mencantumkan nama dari situs yang dibrowsing Alamat home page yang akan di tuju kembali ke halaman sebelumnya menuju ke halaman berikutnya mengulang kembali browsing yang gagal dengan alamat yang sama Halaman pertama dari page. Isi halaman biasanya setiap page ada link dengan page yang lain.

Di WWW, struktur sumber daya Internet dapat dibandingkan dengan jaring laba-laba. Bila dilihat polanya, jaringan ini terdiri atas lingkaran-lingkaran berbagai ukuran yang berpusat pada titik tengah yang sama. Dari titik tengah ini terbentuk garis-garis penghubung yang tegak lurus pada lingkaran, sehingga terdapat titik simpul. Bila pada struktur pohon percabangan merupakan jalur hubungan, pada Web semua garis merupakan penghubung setiap titik simpul yang mengandung data. Pemilihan disini dilakukan dengan item Hypertext. Pada titik simpul bisa terdapat sebuah komputer di Internet atau sebuah petunjuk untuk file tertentu pada sebuah komputer. Hal ini berarti, dengan memilih sebuah item Hypertext diciptakan hubungan dengan sebuah komputer pada suatu tempat di dunia, dimana Anda dapat melanjutkan perjalanan atau langsung ke sebuah file tertentu. “Bahasa” World Wide Web adalah HTML Untuk membuat Hypertext, dikembangkan sebuah bahasa pemrograman khusus yang memungkinkan pengikatan alamat WWW atau file dalam sebuah dokumen. Sesuai dengan fungsinya, bahasa pemrograman ini disebut Hypertext Mark up Language (HTML). File ini biasanya berextention *.html. Agar file yang berisi Hypertext ini bisa dikirimkan, diperlukan protokol pengiriman data yang spesifik yang disebut HyperText Transfer Protocol (HTTP). Untuk menemukan setiap hubungan Hypertext digunakan Uniform Resource Locator (URL). Karena itu, halaman


204 WWW juga disebut dokumen browser/search engine di Internet: Nama Yahoo! Alta Vista Lycos WebCrawler Inktomi DejaNews BimaSakti

13.

URL.

Beberapa

alamat

Alamat elektronik http://www.yahoo.com/ http://www.altavista.digital.com/ http://www.lycos.com/ http://www.webcrawler.com/ http://www.cs.berkeley.edu/ http://www.dejanews.com/ http://www.cs.utexas.edu/users/adison/cgi/bimasakti/

Internet Relay Chat (IRC) Internet Relay Chat/IRC merupakan fasilitas untuk komunikasi langsung dengan menggunakan keyboard. Anda dapat ambil bagian dalam komunikasi publik dengan sekelompok orang. Atau, jika Anda inginkan, Anda dapat menggunakan IRC untuk mengatur komunikasi pribadi dengan orang-orang tertentu, yaitu sejenis teleconference.

14.

Internet Phone/Conference Fasilitas untuk melakukan percakapan jarak jauh via INTERNET. Untuk itu diperlukan aplikasi khusus dan dukungan hardware multi media.

15.

WAIS Server WAIS (Wide Area Information Service) menyediakan cara lain untuk menemukan informasi yang tersebar dalam Internet. WAIS mampu mengakses segala database yang besar (seperti dokumen, file berisi gambar, video dan suara).

16.

Gopher Internet menyediakan banyak informasi yang dapat diakses penggunanya lewat sistem menu. Seorang pengguna Internet dihadapkan pada sebuah menu yang bercabang-cabang. Untuk menuju ke informasi atau data yang dituju, seorang pengguna menyeleksi pilihan-pilihan yang disediakan hingga masuk ke topik yang diinginkan. Fasilitas demikian disebut Gopher.


17.

205

Mailing List Kelompok diskusi - fasilitas ini dibangun menggunakan teknik yang sama dengan proses penyebaran surat elektronik. Dengan menggunakan fasilitas ini, sebuah berita/file dapat didistribusikan ke banyak pengguna sekaligus. Bahkan penggunanya dapat melakukan diskusi, seminar, ceramah, konferensi secara elektronik tanpa terikat dimensi ruang dan waktu. Diskusi dapat berlangsung setiap hari tanpa henti. Hasil yang diperoleh akan jauh lebih efektif daripada penyelenggaraan seminar/konferensi konvesional. Berikut ini contoh daftar alamat Mailing List dengan topik ekonomi. Mailing List Nacubo%[email protected] odak.edu [email protected] [email protected] m.mx [email protected] [email protected]

18.

Keterangan Bisnis,Keuangan, dan Administrasi Pro Perkembangan ekonomi Internasional Ekonomi di negara-negara kurang berkembang Ekonomi global Ekonomi politik

Internet Service Provider Dimulai pada dekade 90-an perkembangan Internet semakin berkembang pesat, di Indonesia sendiri bisnis Internet mulai dikenal sekitar tahun 95-an yang diawali dengan munculnya Internet Service Provider yang menyediakan akses ke Internet dengan bandwidth berkisar antara 14.4 kbps hingga 28.8 kbps. Hingga akhir tahun 1999 daftar ISP di Indonesia baik yang sudah beroperasi maupun belum beroperasi sekitar 55 ISP, tapi saat ini di tahun 2001 ini jumlah ISP secara keseluruhan yang tercatat di Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) sudah menginjak angka 155 ISP. Bisnis ISP memilik prospek yang bagus. Saat ini semua bisnis yang berbasis Internet tidak akan berkembang apabila infastruktur dan koneksi ke Internet tidak dibangun terlebih dahulu. Ada berbagai macam alternatif untuk dapat terhubung kedalam jaringan Internet. Di indonesia sudah banyak perusahaanperusahaan penyedia jasa internet yang sebut dengan Internet Service Provider (ISP), seperti telkom, Lintas Artha, Rad Net dan lain-lain. Dari ISP inilah kita bisa melakukan akses internet baik dirumah maupun di kantor. Jasa yang disediakan oleh operator ini


206

seperti transit internet, registrasi nama domain dan hosting, akses dial-up internet dll. Metode koneksi dari ISP ke kantor ataupun rumah ada dua macam yaitu melalui kabel dan gelombang radio.

8.7 Rangkuman Pada saat kita telah mengetahui bahwa kemajuan teknologi komunikasi yang mendukung teknologi informasi sangatlah pesat. Karena hampir semua kebutuhan teknologi informasi saat ini dapat diimbangi dengan kemajuan teknologi komunikasi. Implikasi positif dari hal tersebut adalah hampir semua kegiatan manusia dapat didukung dengan teknologi komunikasi dan teknologi informasi sehingga banyak sekali kemudahan-kemudahan yang dapat dilakukan manusia seperti efisiensi penggunaan perangkat, data yang realtime, akses data tak terbatas dan lain sebagainya. Dengan teknologi jaringan baik itu yang off line maupun on line dapat mendukung hal tersebut di atas. Karena dengan teknologi jaringan maka semua perangkat keras(komputer) dan pheriperalnya dapat dihubungkan baik dalam jangkauan satu ruangan, gedung, kota bahkan seluruh dunia. Dalam membangun sebuah jaringan komputer hal pertama yang harus dilakukan adalah pengecekan terhadap kesiapan perangkat pendukung untuk membangun sebuah jaringan, jika sudah maka langkah selanjutnya adalah mendesain jaringan sesuai yang kita perlukan. Apakah jaringan yang akan kita bangun akan berbentuk garis lurus (bus), bintang (star), lingkaran (ring), ataukah jaring (mesh) yang paling rumit? Juga apakah kecepatan transmisi jaringan kita merupakan jaringan rendah sampai menengah (beberapa M s/d 20Mbps), jaringan berkecepatan tinggi (ratusan Mbps) atau berkecepatan ultra tinggi (lebih dari 1Gbps)? Demikian pula media apa yang akan kita gunakan, apakai berbentuk jaringan kabel (wireline) atau memanfaatkan gelombang radio (wireless)? Yang terakhir, apakah jaringan kita untuk jaringan utama (backbone LAN) ataukah jaringan biasa (floor LAN) yang tentu saja memerlukan prasarana yang berbeda. Disamping semua tersebut di atas juga harus diperhatikan bahwa penggunaan media transmisi pada komunikasi data juga mempunyai


207

perbedaan kualitas data, kerena masing-masing media trasmisi mempuyai keunggulan dan kelemahan. Misalnya untuk media transmisi kabel biasanya lebih rentan akan gangguan transmisi yang diakibatkan dari fisik kabel tersebut maupun oleh kondisi sekitar namun jika dilihat dari sisi biaya lebih murah, sedangkan media transmisi fiber optik merupakan media transmisi yang saat ini mempunyai kualitas pengiriman yang paling baik kerena dari kecepatan, gangguan dan lain-lain lebih unggul dibanding dengan media trasmisi yang lain, memang kalau dilihat dari harganya relatif lebih mahal. Untuk jaringan on line kualitas data juga dipengaruhi oleh kualitas teknologi komunikasi yang ada, seperti halnya Internet kecepatan akses Internet selain dilihat dari kapasitas jaringan fisik yang ada juga melihat kapasitas kecepatan komunikasi data. Kesimpulannya untuk komunikasi data on line seperti Internet selain diperlukan jaringan yang bagus juga diperlukan komunikasi data yang baik sehingga dapat mengakses data dengan cepat.

BAB 9 KEAMANAN DATA 9.1 Pendahuluan Dalam beberapa tahun belakangan, perkembangan dan penggunaan teknologi Internet pesat sekali. Semakin banyak saja kalangan bisnis, organisasi, perkantoran, pendidikan, militer, hingga individu menggunakan jasa teknologi informasi ini yang lebih sering dikenal dengan "the Information Superhighway". Sejalan dengan laju pertumbuhan penggunaan Internet yang sangat cepat, maka semakin banyak pula aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan oleh pengguna, seperti pada aplikasi di dunia perdagangan bebas secara elektronik (electronic commerce). Namun, hal ini bukannya tanpa gangguan kejahatan sehingga aspek pengamanan jaringan komputer (computer network security) menjadi sangat populer dan penting serta merupakan suatu keharusan atau kebutuhan mutlak di masa depan. Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana pentingnya pengamanan data, beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengamankan data sekaligus langkahlangkah yang harus dilakukan dalam kaitan mencegah masuknya penyusup kedalam sistem kita.

9.2 Pentingnya Pengamanan Data Dalam beberapa tahun belakangan, perkembangan dan penggunaan teknologi Internet pesat sekali. Semakin banyak saja kalangan bisnis, organisasi, perkantoran, pendidikan, militer, hingga individu menggunakan jasa teknologi informasi ini yang lebih sering dikenal dengan "the Information Superhighway". Sejalan dengan laju pertumbuhan penggunaan Internet yang sangat cepat, maka semakin banyak pula aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan oleh pengguna, seperti pada aplikasi di dunia perdagangan bebas secara elektronik (electronic commerce). Namun, hal ini bukannya tanpa gangguan kejahatan sehingga aspek pengamanan jaringan komputer (computer network security) menjadi sangat populer dan penting serta merupakan suatu keharusan atau kebutuhan mutlak di masa depan. Masalah keamanan merupakan salah satu aspek penting dari sebuah sistem informasi. Sayang sekali masalah keamanan ini sering


209

kali kurang mendapat perhatian dari para pemilik dan pengelola sistem informasi. Seringkali masalah keamanan berada di urutan kedua, atau bahkan di urutan terakhir dalam daftar hal-hal yang dianggap penting. Apabila menggangu performansi dari sistem, seringkali keamanan dikurangi atau ditiadakan. Informasi saat ini sudah menjadi sebuah komoditi yang sangat penting. Bahkan ada yang mengatakan bahwa kita sudah berada di sebuah “information-based society”. Kemampuan untuk mengakses dan menyediakan informasi secara cepat dan akurat menjadi sangat esensial bagi sebuah organisasi, baik yang berupa organisasi komersial (perusahaan), perguruan tinggi, lembaga pemerintahan, maupun individual (pribadi). Hal ini dimungkinkan dengan perkembangan pesat di bidang teknologi komputer dan telekomunikasi. Dahulu, jumlah komputer sangat terbatas dan belum digunakan untuk menyimpan hal-hal yang sifatnya sensitif. Penggunaan komputer untuk menyimpan informasi yang sifatnya classified baru dilakukan di sekitar tahun 1950-an. Sangat pentingnya nilai sebuah informasi menyebabkan seringkali informasi diinginkan hanya boleh diakses oleh orang-orang tertentu. Jatuhnya informasi ke tangan pihak lain (misalnya pihak lawan bisnis) dapat menimbulkan kerugian bagi pemilik informasi. Sebagai contoh, banyak informasi dalam sebuah perusahaan yang hanya diperbolehkan diketahui oleh orang-orang tertentu di dalam perusahaan tersebut, seperti misalnya informasi tentang produk yang sedang dalam development, algoritma-algoritma dan teknik-teknik yang digunakan untuk menghasilkan produk tersebut. Untuk itu keamanan dari sistem informasi yang digunakan harus terjamin dalam batas yang dapat diterima. Semakin penting suatu informasi maka akan semakin menarik minat orang untuk sekedar melihat informasi tersebut ataupun yang memang secara sengaja menembus sistem dengan maksud tertentu. Secara umum memang tidak ada sistem yang kebal terhadap serangan, namun ada langkah-langkah untuk menambah tingkat keamanan dari sebuah sistem. Semangkin tinggi sistem maka tingkat keamanannyapun semakin tinggi. Komunitas sistem informasi memang banyak ragamnya ada yang mempunyai tujan negatif seperti yang dikenal dengan heaker, namun ada juga yang mempunyai tujuan positif seperti Internet Engineering

Bab 9 : Keamanan Data

210

Task Force (IETF) yang merupakan suatu komunitas yang bersifat terbuka (terdiri dari network designer, operator, vendor dan peneliti), peduli terhadap evolusi arsitektur Internet dan bagaimana agar Internet dapat beroperasi dengan baik. Keanggotaannya bersifat terbuka bagi individu. IETF terbagi dalam beberapa kelompok kerja, terorganisir berdasarkan topik yang mencakup beberapa area (seperti: routing, transport, security, dll). Semua pekerjaan dilakukan memanfaatkan fasilitas mailing list.

9.3 Meningkatnya Kejahatan Komputer Jumlah kejahatan komputer (computer crime), terutama yang berhubungan dengan sistem informasi, akan terus meningkat dikarenakan beberapa hal, antara lain: (a)

Aplikasi bisnis yang menggunakan (berbasis) teknologi informasi dan jaringan komputer semakin meningkat. Sebagai contoh saat ini mulai bermunculan aplikasi bisnis seperti on-line banking, electronic commerce (ecommerce), Electronic Data Interchange (EDI), dan masih banyak lainnya. Bahkan aplikasi e-commerce akan menjadi salah satu aplikasi pemacu di Indonesia (melalui “Telematika Indonesia” 1 dan Nusantara 2). Demikian pula di berbagai penjuru dunia aplikasi e-commerce terlihat mulai meningkat.

1)

Tim Koordinasi Telematika Indonesia, “Gambaran Umum Pembangunan Telematika Indonesia,” 1998

2)

J. Kriswanto, “Bidang Jaringan dan Electronic Commerce Nusantara21,” Yayasan Litbang Telekomunikasi Informatika (YLTI), Departemen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi, Maret, 1998.

(b)

Desentralisasi (dan distributed) server menyebabkan lebih banyak sistem yang harus ditangani. Hal ini membutuhkan lebih banyak operator dan administrator yang handal yang juga kemungkinan harus disebar di seluruh lokasi. Padahal mencari operator dan administrator yang handal adalah sangat sulit.


211

(c)

Transisi dari single vendor ke multi-vendor sehingga lebih banyak sistem atau perangkat yang harus dimengerti dan masalah interoperability antar vendor yang lebih sulit ditangani. Untuk memahami satu jenis perangkat dari satu vendor saja sudah susah, apalagi harus menangani berjenis-jenis perangkat.

(d)

Meningkatnya kemampuan pemakai di bidang komputer sehingga mulai banyak pemakai yang mencoba-coba bermain atau membongkar sistem yang digunakannya (atau sistem milik orang lain). Jika dahulu akses ke komputer sangat sukar, maka sekarang komputer sudah merupakanbarang yang mudah diperoleh dan banyak dipasang di sekolah serta rumah-rumah.

(e)

Mudahnya diperoleh software untuk menyerang komputer dan jaringan komputer. Banyak tempat di Internet yang menyediakan software yang langsung dapat diambil (download) dan langsung digunakan untukmenyerang dengan Graphical User Interface (GUI) yang mudah digunakan. Beberapa program, seperti SATAN, bahkan hanya membutuhkan sebuah web browser untuk menjalankannya. Sehingga, seseorang yang dapat menggunakan web browser dapat menjalankan program penyerang (attack).

(f)

Kesulitan dari penegak hukum untuk mengejar kemajuan dunia komputer dan telekomunikasi yang sangat cepat. Hukum yang berbasis ruang dan waktu akan mengalami kesulitan untuk mengatasi masalah yang justru terjadi pada sebuah sistem yang tidak memiliki ruang dan waktu.

(g)

Semakin kompleksnya sistem yang digunakan yang konsekuensinya adalah akan semakin besarnya program (source code) yang digunakan sehingga semakin besar probabilitas terjadinya lubang keamanan (yang disebabkan kesalahan pemrograman, bugs).

(h)

Semakin banyak perusahaan yang menghubungkan sistem informasinya dengan jaringan komputer yang global seperti Internet. Hal ini membuka akses dari seluruh


212

dunia. (Maksud dari akses ini adalah sebagai target dan juga sebagai penyerang.) Potensi sistem informasi yang dapat dijebol dari mana-mana menjadi lebih besar.

9.4 Klasifikasi Serangan Klasifikasi serangan terhadap keamanan menurut IETF: Serangan

Deskripsi

Passive

Serangan ini terdiri dari kegiatan analisis trafik, kegiatan monitoring terhadap komunikasi yang tidak terproteksi, melakukan dekripsi terhadap trafik yang ter-enkripsi secara lemah, dan penangkapan terhadap informasi otorisasi (contohnya: password). Serangan ini akan mengakibatkan terjadinya kebocoran informasi tanpa sepengetahuan pengguna. Contohnya: kebocoran informasi nomor kartu kredit.

Active

Serangan ini melakukan kegiatan penerobosan sekuritas dengan cara menyerang sistem sekuritas itu sendiri secara aktif, mengirimkan malicious code (program yang seolah-olah berguna tetapi sebenarnya mengirimkan informasi penting kepada pembuatnya atau secara sederhana dapat disebut sebagai program kejam), atau mencuri/memodifikasi informasi. Serangan ini biasanya dilakukan pada backbone jaringan, eksploitasi informasi pada saat transit, penetrasi elektronis terhadap enclave (sistem jaringan lokal) atau serangan pada pengguna yang memiliki otorisasi pada saat melakukan koneksi ke enclave (daerah kantong). Serangan ini akan mengakibatkan kebocoran informasi, DoS (Denial of Service), atau modifikasi data.

Close-in

Serangan ini dilakukan oleh individu yang secara fisik berada dekat dengan jaringan, sistem, atau fasilitas lainnya, bertujuan untuk memodifikasi, mengumpulkan, atau melakukan penolakan akses terhadap informasi.

Insider

Serangan ini dapat berbentuk malicious atau non malicious dan dilakukan oleh orang dalam sistem. Malicious insider cenderungmelakukan kegiatan melihat, mencuri atau merusak informasi, penggunaan informasi untuk pemalsuan, atau melakukan penolakan akses terhadap pengguna yang berhak. Non malicious biasanya terjadi karena kecerobohan, kurangnya pengetahuan, atau secara sengaja mengabaikan faktor sekuritas untuk alasan seperti “asal kerjaan selesai”.

Distribution

Serangan ini terfokus pada modifikasi hardware atau software pada pabrik atau selama distribusi. Serangan seperti ini dengan sengaja memasukkan malicious code yang berfungsi sebagai “pintu belakang” agar mendapatkan akses terhadap informasi atau sistem.

Tabel 9-1 Klasifikasi Serangan


213

Relasi klasisfikasi serangan terhadap kerangka kerja teknologi adalah sebagai berikut: Hardw ar e and So ftwa re Sup plie rs

Enclave Boundaries

Networks & Infrastructures

Clas s if ied Enc lav e

Local Computing Environment

Telec ommunic ations Serv ic e Pr ov ider s (TSPs )

P

V ia TS Ps A

R emo te U sers

Classified Networks

Priva te Ne tw orks

A

ConnectionstoOther Enclaves

Priv ate Enc lav e


P

V ia TS Ps

R emo te U s ers

A

Public Ne tw ork (Internet)

P

P

Publ ic Enc lav e


P

Re m ote Us ers

Remote Connec tions V ia TSPs

Inter net Ser vice Provider

Re m ote Us ers

Public Tele phone Ne tw ork

Re m ote Us ers

PBX

A

P

A P

Facility A P

Supporting Infrastructures: •

Detect & Respond • KMI /PKI C l a s s e s

Enclave Boundari es Boundary Protection (Gu ard, F ire w all, etc .) Remote Access Protection (C omm unic atio ns S ervers, E nc r yptio n, etc .)

o f

A t t a ck s

Ins ider Close -In

Pass ive Dis tr ibution

Active

P

A

iatf_1_7_0068

Gambar 9.1 Relasi Klasifikasi Serangan terhadap Teknologi

9.5 Aspek-Aspek Pengamanan Garfinke3 mengemukakan bahwa keamanan komputer (computer security) melingkupi empat aspek, yaitu privacy, integrity, authentication, dan availability. Selain keempat hal di atas, masih ada dua aspek lain yang juga sering dibahas dalam kaitannya dengan electronic commerce, yaitu access control dan non-repudiation.

Privacy / Confidentiality Inti utama aspek privacy atau confidentiality adalah usaha untuk menjaga informasi dari orang yang tidak berhak mengakses. Privacy lebih kearah data-data yang sifatnya privat sedangkan confidentiality biasanya berhubungan dengan data yang diberikan ke pihak lain untuk keperluan tertentu (misalnya sebagai bagian dari pendaftaran sebuah servis) dan hanya diperbolehkan untuk keperluan tertentu tersebut.

214


Contoh hal yang berhubungan dengan privacy adalah e-mail seorang pemakai (user) tidak boleh dibaca oleh administrator. Contoh confidential information adalah data-data yang sifatnya pribadi (seperti nama, tempat tanggal lahir, social security number, agama, status perkawinan, penyakit yang pernah diderita, nomor kartu kredit, dan sebagainya) merupakan data-data yang ingin diproteksi penggunaan dan penyebarannya. Contoh lain dari confidentiality adalah daftar pelanggan dari sebuah Internet Service Provider (ISP). Untuk mendapatkan kartu kredit, biasanya ditanyakan data-data pribadi. Jika saya mengetahui data-data pribadi anda, termasuk nama ibu anda, maka saya dapat melaporkan melalui telepon (dengan berpura-pura sebagai anda) bahwa kartu kredit anda hilang dan mohon penggunaannya diblokir. Institusi (bank) yang mengeluarkan kartu kredit anda akan percaya bahwa saya adalah anda dan akan menutup kartu kredit anda. Masih banyak lagi kekacauan yang dapat ditimbulkan bila data-data pribadi ini digunakan oleh orang yang tidak berhak. Serangan terhadap aspek privacy misalnya adalah usaha untuk melakukan penyadapan (dengan program sniffer). Usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk meningkatkan privacy dan confidentiality adalah dengan menggunakan teknologi kriptografi (dengan enkripsi dan dekripsi). 3)

Simson Garfinkel, “PGP: Pretty Good Privacy,” O’Reilly & Associates, Inc., 1995.

Ada beberapa masalah lain yang berhubungan dengan confidentiality. Apabila kita menduga seorang pemakai (sebut saja X) dari sebuah ISP (Z), maka dapatkah kita meminta ISP (Z) untuk membuka data-data tentang pemakai X tersebut? Di luar negeri, ISP Z akan menolak permintaan tersebut meskipun bukti-bukti bisa ditunjukkan bahwa pemakai X tersebut melakukan kejahatan. Biasanya ISP Z tersebut meminta kita untuk menunjukkan surat dari pihak penegak hukum (subpoena). Masalah privacy atau confidentiality ini sering digunakan sebagi pelindung oleh orang yang jahat/nakal. Informasi mengenai privacy yang lebih rinci dapat diperoleh dari situs Electronic Privacy Information Center (EPIC)1 dan Electronic Frontier Foundation (EFF)2. (Sumber : http://www.epic.org dan http://www.eff.org)


215

Integrity Aspek ini menekankan bahwa informasi tidak boleh diubah tanpa seijin pemilik informasi. Adanya virus, trojan horse, atau pemakai lain yang mengubah informasi tanpa ijin merupakan contoh masalah yang harus dihadapi. Sebuah e-mail dapat saja “ditangkap” (intercept) di tengah jalan, diubah isinya (altered, tampered, modified), kemudian diteruskan ke alamat yang dituju. Dengan kata lain, integritas dari informasi sudah tidak terjaga. Penggunaan enkripsi dan digital signature, misalnya, dapat mengatasi masalah ini. Salah satu contoh kasus trojan horse adalah distribusi paket program TCP Wrapper (yaitu program populer yang dapat digunakan untuk mengatur dan membatasi akses TCP/IP) yang dimodifikasi oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Jika anda memasang program yang berisi trojan horse tersebut, maka ketika anda merakit (compile) program tersebut, dia akan mengirimkan eMail kepada orang tertentu yang kemudian memperbolehkan dia masuk ke sistem anda. Informasi ini berasal dari CERT Advisory, “CA-99-01 Trojan-TCP-Wrappers” yang didistribusikan 21 Januari 1999.Contoh serangan lain adalah yang disebut “man in the middle attack” dimana seseorang menempatkan diri di tengah pembicaraan dan menyamar sebagai orang lain.

Authentication Aspek ini berhubungan dengan metoda untuk menyatakan bahwa informasi betul-betul asli, orang yang mengakses atau memberikan informasi adalah betul-betul orang yang dimaksud, atau server yang kita hubungi adalah betul-betul server yang asli. Masalah pertama, membuktikan keaslian dokumen, dapat dilakukan dengan teknologi watermarking dan digital signature. Watermarking juga dapat digunakan untuk menjaga “intelectual property”, yaitu dengan menandai dokumen atau hasil karya dengan “tanda tangan” pembuat. Masalah kedua biasanya berhubungan dengan access control, yaitu berkaitan dengan pembatasan orang yang dapat mengakses informasi. Dalam hal ini pengguna harus menunjukkan bukti bahwa memang dia adalah pengguna yang sah, misalnya dengan menggunakan password, biometric (ciri-ciri khas orang), dan sejenisnya. Ada tiga hal yang dapat ditanyakan kepada orang untuk menguji siapa dia: • What you have (misalnya kartu ATM) • What you know (misalnya PIN atau password)


216

• What you are (misalnya sidik jari, biometric) Penggunaan teknologi smart card, saat ini kelihatannya dapat meningkatkan keamanan aspek ini. Secara umum, proteksi authentication dapat menggunakan digital certificates. Authentication biasanya diarahkan kepada orang (pengguna), namun tidak pernah ditujukan kepada server atau mesin. Pernahkan kita bertanya bahwa mesin ATM yang sedang kita gunakan memang benar-benar milik bank yang bersangkutan? Bagaimana jika ada orang nakal yang membuat mesin seperti ATM sebuah bank dan meletakkannya di tempat umum? Dia dapat menyadap data-data (informasi yang ada di magnetic strip) dan PIN dari orang yang tertipu. Memang membuat mesin ATM palsu tidak mudah. Tapi, bisa anda bayangkan betapa mudahnya membuat web site palsu yang menyamar sebagai web site sebuah bank yang memberikan layanan Internet Banking. (Ini yang terjadi dengan kasus klikBCA.com.)

Availability Aspek availability atau ketersediaan berhubungan dengan ketersediaan informasi ketika dibutuhkan. Sistem informasi yang diserang atau dijebol dapat menghambat atau meniadakan akses ke informasi. Contoh hambatan adalah serangan yang sering disebut dengan “denial of service attack” (DoS attack), dimana server dikirimi permintaan (biasanya palsu) yang bertubitubi atau permintaan yang diluar perkiraan sehingga tidak dapat melayani permintaan lain atau bahkan sampai down, hang, crash. Contoh lain adalah adanya mailbomb, dimana seorang pemakai dikirimi e-mail bertubi-tubi (katakan ribuan e-mail) dengan ukuran yang besar sehingga sang pemakai tidak dapat membuka e-mailnya atau kesulitan mengakses e-mailnya (apalagi jika akses dilakukan melalui saluran telepon). Bayangkan apabila anda dikirimi 5000 email dan anda harus mengambil (download) email tersebut melalui telepon dari rumah.

Access Control Aspek ini berhubungan dengan cara pengaturan akses kepada informasi. Hal ini biasanya berhubungan dengan klasifikasi data (public, private, confidential, top secret) & user (guest, admin, top manager, dsb.), mekanisme authentication dan juga privacy.


217

Access control seringkali dilakukan dengan menggunakan kombinasi userid/password atau dengan menggunakan mekanisme lain (seperti kartu, biometrics).

Non-repudiation Aspek ini menjaga agar seseorang tidak dapat menyangkal telah melakukan sebuah transaksi. Sebagai contoh, seseorang yang mengirimkan email untuk memesan barang tidak dapat menyangkal bahwa dia telah mengirimkan email tersebut. Aspek ini sangat penting dalam hal electronic commerce. Penggunaan digital signature, certifiates, dan teknologi kriptografi secara umum dapat menjaga aspek ini. Akan tetapi hal ini masih harus didukung oleh hukum sehingga status dari digital signature itu jelas legal.

9.6 Keamanan Sistem Internet Untuk melihat keamanan sistem Internet perlu diketahui cara kerja sistem Internet. Antara lain, yang perlu diperhatikan adalah hubungan antara komputer di Internet, dan protokol yang digunakan. Internet merupakan jalan raya yang dapat digunakan oleh semua orang (public). Untuk mencapai server tujuan, paket informasi harus melalui beberapa sistem (router, gateway, hosts, atau perangkat-perangkat komunikasi lainnya) yang kemungkinan besar berada di luar kontrol dari kita. Setiap titik yang dilalui memiliki potensi untuk dibobol, disadap, dipalsukan 4. Kelemahan sebuah sistem terletak kepada komponen yang paling lemah. Asal usul Internet kurang memperhatikan masalah keamanan. Ini mungkin dikarenakan unsur kental dari perguruan tinggi dan lembaga penelitian yang membangun Internet. Sebagai contoh, IP versi 4 yang digunakan di Internet banyak memiliki kelemahan. Hal ini dicoba diperbaiki dengan IP Secure dan IP versi 6.

Hackers, Crackers, dan Etika Istilah hackers sendiri masih belum baku karena bagi sebagian orang hackers mempunyai konotasi positif, sedangkan bagi sebagian lain memiliki konotasi negatif. Bagi kelompok yang pertama (old school), untuk pelaku yang jahat biasanya disebut crackers. Batas antara hacker dan cracker sangat tipis. Batasan ini ditentukan oleh etika. moral, dan integritas dari pelaku sendiri. Untuk selanjutnya


218

dalam buku ini kami akan menggunakan kata hacker sebagai generalisir dari hacker dan cracker, kecuali bila diindikasikan secara eksplisit. Paul Taylor dalam disertasi PhDnya5 mengungkapkan adanya tiga kelompok, yaitu Computer Underground (CU), Computer Security Industry(CSI), dan kelompok akademis. Perbedaan antar kelompok ini kadangkadang tidak tegas.Untuk sistem yang berdomisili di Indonesia secara fisik (physical) maupun lojik (logical) ancaman keamanan dapat datang dari berbagai pihak. Berdasarkan sumbernya, acaman dapat dikategorikan yang berasal dari luar negeri dan yang berasal dari dalam negeri. Acaman yang berasal dari luar negeri contohnya adalah hackers Portugal yang mengobrak-abrik beberapa web site milik pemerintah Indonesia. 4)

Lawrie Brown, “Lecture Notes for Use with Network and Internetwork Security by William Stallings,” on-line document.

Berdasarkan motif dari para perusak, ada yang berbasis politik, eknomi, dan ada juga yang hanya ingin mencari ketenaran. Masalah politik nampaknya sering menjadi alasan untuk menyerang sebuah sistem (baik di dalam maupun di luar negeri). Beberapa contoh dari serangan yang menggunakan alasan politik antara lain: (a)

Serangan dari hackers Portugal yang mengubah isi beberapa web site milik pemerintah Indonesia dikarenakan hackers tersebut tidak setuju dengan apa yang dilakukan oleh pemerintah Indonesia di Timor Timur. Selain mengubah isi web site, mereka juga mencoba merusak sistem yang ada dengan enghapus seluruh disk (jika bisa).

(b)

Serangan dari hackers Cina dan Taiwan terhadap beberapa web site Indonesia atas kerusuhan di Jakarta (Mei 1998) yang menyebabkan etnis Cina di Indonesia mendapat perlakukan yang tidak adil. Hackers ini mengubah beberapa web site Indonesia untuk menyatakan ketidaksukaan mereka atas apa yang telah terjadi.


219

Interpretasi Etika Komputasi Salah satu hal yang membedakan antara crackers dan hackers, atau antara Computer Underground dan Computer Security Industry adalah masalah etika. Keduanya memiliki basis etika yang berbeda atau mungkin memiliki interpretasi yang berbeda terhadap suatu topik yang berhubungan dengan masalah computing. Kembali, Paul Taylor melihat hal ini yang menjadi basis pembeda keduanya. Selain masalah kelompok, kelihatannya umur juga membedakan pandangan (interpretasi) terhadap suatu topik. Salah satu contoh, Computer Security Industry beranggapan bahwa Computer Underground masih belum memahami bahwa “computing” tidak sekedar permainan dan mereka (maksudnya CU) harus melepaskan diri dari “playpen1” 5)

Paul Taylor, “Them and us”, electronic document (Chapter 6 of his PhD dissertation), 1997.

Perbedaan pendapat ini dapat muncul di berbagai topik. Sebagai contoh, bagaimana pendapat anda tentang memperkerjakan seorang hacker sebagai kepala keamanan sistem informasi anda? Ada yang berpendapat bahwa hal ini sama dengan memperkerjakan penjarah (gali, preman) sebagai kepala keamanan setempat. Jika analogi ini disepakati, maka akibat negatif yang ditimbulkan dapat dimengerti. Akan tetapi para computer underground berpendapat bahwa analogi tersebut kurang tepat. Para computer underground berpendapat bahwa hacking lebih mengarah ke kualitas intelektual dan jiwa pionir. Kalau dianalogikan, mungkin lebih ke arah permainan catur dan masa “wild west” (di Amerika jaman dahulu). Pembahasan yang lebih detail tentang hal ini dapat dibaca dalam disertasi dari Paul Taylor5. Perbedaan pendapat juga terjadi dalam masalah “probing”, yaitu mencari tahu kelemahan sebuah sistem. Computer security industry beranggapan bahwa probing merupakan kegiatan yang tidak etis. Sementara para computer underground menganggap bahwa mereka membantu dengan menunjukkan adanya kelemahan dalam sebuah sistem (meskipun sistem tersebut bukan dalam pengelolaannya). Kalau dianalogikan ke dalam kehidupan sehari-hari (jika anda setuju dengan analoginya), bagaimana pendapat anda terhadap seseorang (yang tidak diminta) yang mencoba-coba membuka-buka pintu atau jendela rumah anda dengan alasan untuk menguji keamanan rumah anda.


220

9.7 Strategi Pengamanan Department of Defense (DoD) Amerika Serikat telah mendefinisikan strategi yang disebut sebagai Defense-in-Depth agar dapat memberikan IA (Information Assurance) yang efektif. Konsepkonsep dalam standard ini dapat dipakai di seluruh sistem informasi atau jaringan tanpa memandang aspek organisasi. Pada prinsipnya, organisasi memenuhi kebutuhan IA dengan cara sumber daya manusia melakukan eksekusi Operasi dengan dukungan Technology. Prinsip ini ditunjukkan pada gambar sebagai berikut:

Successful Organization Functions Information Assurance

Defense In Depth Strategy Operations

Peo p le

T ec hn olog y

People Executing Operations Supported by Technology

Overlapping Approaches & Layers of Protection Defend the Network & Infrastructure

Defend the Enclave Boundary

Defend the Co mputing Enviro nment

Supporting Infrastructures KMI/PKI

Detect & Respond

iatf_1_8_0069

• SDM • Kebijakan dan prosedur

• Pelatihan dan kewaspadaan

• Keamanan fisik

• Teknologi • Area rangka kerja arsitektur IA

• Kriteria IA (sekuritas, interoperabilitas, dan PKI)

• Operasi • Kebijakan sekuritas • Sertifikasi dan akreditasi

• Penaksiran kesiapan • Manajemen


• Keamanan personel • Administrasi keamanan sistem

• Integrasi akuisisi dari produk

• Penaksiran resiko sistem

• Pengontrolan

221 sekuritas

• Manajemen Key • Deteksi serangan dan jawaban peringatan

fasilitas

• Pemulihan dan rekonstitusi Gambar 9.2 Strategi Pengamanan

Dari gambar tersebut terdapat beberapa lapisan yang harus dilindungi dari kemungkinan serangan. Lapisan-lapisan tersebut adalah: 1.

Network and Infrastructure Lapisan ini merupakan lapisan yang paling sulit untuk diproteksi. Hal ini disebabkan oleh penggunanya yang beragam karena jaringan dan infrastrukturnya merupakan milik publik. Akibatnya setiap individu berhak mengunakannya. Salah satu cara paling mudah untuk melindungi informasi yang lewat pada lapisan ini adalah dengan melakukan enkripsi informasi sehingga pengguna lain tidak mudah mengetahui informasi tersebut. Hal ini merupakan tanggung jawab pengembang sistem dan merupakan bagian dari proses pembangunan sistem.

2.

Enclave Boundary. Perlindungan lapisan ini disediakan oleh Provider. Perlindungan ini dilakukan dengan cara menggunakan teknologi Firewall.

3.

Computing Environment Perlindungan lapisan ini disediakan oleh Provider. Perlindungan ini dilakukan dengan cara menggunakan ruangan khusus dengan sistem keamanan yang khusus untuk membatasi akses secara fisik.

4.

Supporting Infrastructures Perlindungan lapisan ini berkaitan dengan teknologi enkripsi yang digunakan. Teknologi enkripsi terbagi menjadi dua, yaitu: enkripsi simetris dan enkripsi asimetris. Enkripsi simetris memiliki

222


ciri khas: penggunaan satu key (kunci) untuk melakukan enkripsi dan dekripsi. Enkripsi asimetris memiliki ciri khas: penggunaan public key untuk melakukan enkripsi dan private key untuk melakukan dekripsi. Untuk pemindahan data, enkripsi simetris memiliki keterbatasan dalam hal adanya satu key yang digunakan untuk enkripsi dan dekripsi data sehingga bila key ini jatuh ke pihak yang salah, pihak tersebut dapat melakukan dekripsi terhadap informasi. Bila menggunakan enkripsi asimetris, public key diberikan kepada pihak-pihak yang ingin mengirimkan informasi (melakukan enkripsi) dan private key digunakan oleh pihak yang berhak atas informasi (melakukan dekripsi). Informasi yang di-enkripsi dengan suatu public key hanya dapat di-dekripsi dengan menggunakan private key-nya. Kedua key ini disebut juga key pair. Pengembang dan Provider harus bekerja sama karena key di-issue-kan oleh pihak Provider dan agar aplikasi dapat menggunakannya, Pengembang harus melakukan penyesuaian dari sisi sistem agar sistem dapat menggunakannya. Selain dari hal tersebut di atas pengelolaan terhadap keamanan dapat dilihat dari sisi pengelolaan resiko(risk management). Lawrie Brown6 dalam menyarankan menggunakan “Risk Management Model” untuk menghadapi ancaman (managing threats). Ada tiga komponen yang memberikan kontribusi kepada Risk, yaitu Asset, Vulnerabilities, dan Threats.

Gambar 9.3 Kontribusi terhadap Risk


6)

223

Lawrie Brown, “Lecture Notes for Use with Network and Internetwork Security by William Stallings,” on-line document.

Gambar 9.4 Kontribusi terhadap Risk

Untuk menanggulangi resiko (Risk) tersebut dilakukan apa yang disebut “countermeasures” yang dapat berupa: usaha untuk mengurangi Threat usaha untuk mengurangi Vulnerability usaha untuk mengurangi impak (impact)


224

mendeteksi kejadian yang tidak bersahabat (hostile event) kembali (recover) dari kejadian

9.8 Rangkuman Risiko keamanan data bisa dikategorisasikan menjadi tiga kategori dasar, yaitu: (a)

Service Disruption, dimana suatu jaringan komputer tidak bekerja sebagaimana tujuan yang telah ditetapkan. Ini bisa disebabkan oleh adanya serangan "denial of service" dimana jaringan komputer Anda dibombardir dengan informasi yang salah atau bisa juga sampah sehingga jaringan harus melayani traffic tersebut dan menyebabkan koneksi dalam jaringan terganggu dan akhirnya tidak bisa bekerja sama sekali. Denial of service ini bisa juga terjadi akibat adanya suatu kelemahan di dalam sistem operasi yang ada pada komputer tersebut.

(b)

Theft of Service, dimana ini merupakan aktivitas ilegal oleh suatu user dimana ia bisa menggunakan bandwidth dari jaringan komputer untuk kepentingannya sendiri.

(c)

Privacy Violations, dimana ada informasi seseorang yang bisa dibaca dan diambil oleh pihak lain. Contohnya misalnya data kartu kredit Anda bisa disadap pada saat Anda melakukan transaksi yang memanfaatkan jaringan komputer. Ini berarti privacy Anda sudah dibaca oleh orang lain.

Dalam usaha mengamankan jaringan komputer, maka dibutuhkan pengamanan baik mengamankan infrastruktur dan juga mengamankan traffic dari jaringan tersebut. Mengamankan traffic, berarti memastikan bahwa semua informasi yang ada dalam suatu jaringan komputer hanya dapat dibaca oleh orang yang bersangkutan. Mengamankan


225

traffic di sini berarti juga mencegah serangan dari luar, seperti misalnya dengan memanfaatkan firewall, NAT dan lain sebagainya. Cara lainnya adalah dengan memanfaatkan metode enkripsi di dalam jaringan dan juga autentikasi. Mengamankan infrastruktur, berarti memastikan bahwa user tidak boleh sembarangan dalam mengakses jaringan komputer, maupun melakukan hacking ke dalam jaringan seperti merubah konfigurasi, membombardir jaringan dengan traffic yang tidak berguna dan lain sebagainya. Ini lebih kearah pengamanan secara fisik, seperti memanfaatkan kamera video untuk mengamati ruang server, hanya memberi hak akses yang benar kepada user untuk mengakses suatu aplikasi dan juga melakukan testing pada infrastruktur agar terbukti tahan terhadap percobaan hacking

226


BAB 10 PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGEMBANGAN SIM 10.1 Pendahuluan Dalam mengahadapi era globalisai peranan teknologi informasi sangatlah dominan. Hal ini bukan sekedar pernyataan karena pada kenyataanya saat ini disemua negara maju baik pemerintah, meliter, industri maupun kalangan bisnis Teknologi Informasi menjadi tulang punggung dari semua kegiatan tersebut. Sedang di Negara berkembang seperti Indonesia memang sudah mulai terjadi peralihan dari konvensional ke berbasis teknologi informasi. Walau belum semaju Negara lainnya namun perkembangan teknolgi informasi di Indonesia cukup pesat. Hal ini ditandai dengan adanya perhatian khusus pemerintah dengan dibentuknya kementrian Komunikasi dan Informasi. Pada bab ini akan dijelaskan penerapan teknologi informasi khususnya pada lingkungan pemerintah melalui E-Government yang disertai beberapa kajian penerapan teknologi informasi yang pada saat ini sedang trend yaitu teknologi berbasis web. Bab ini juga akan memberikan penambahan wawasan dalam penggunaan aplikasi non proprietary (open source) yang dapat dijadikan alternatif pilihan dalam pengembangan teknolgi informasi di lingkungan pemerintah.

10.2 Penerapan Pemerintah

e-Government

Di

Lingkungan

Instansi

Everyday, the people inside government use information to develop policies, make decisions, evaluate programs, and deliver services. This Web resource draws from real agency experiences to provide a practical resource for government professionals who use information to do their jobs. Every government function depends on information, and each function has a set of policies behind it (www.albany.edu)

Perkembangan sistem informasi telah banyak menggunakan komputer sebagai alat bantunya. Pemanfaatan teknologi komputer pada Sistem Informasi

Bab 10 : Penerapan Teknologi Informasi dalam Pengembangan SIM

228

juga terus mengalami perkembangan yang luar biasa, dari model mainframe, minicomputer, PC standalone sampai pada teknologi jaringan. Salah satu teknologi yang sudah mulai dirasakan manfaatnya saat ini adalah Internet, suatu jaringan global yang dapat menghubungan semua host (computer) di dunia ini. Seperti pada konsep jaringan lokal LAN, dengan terhubungnya setiap host pada jaringan global, memungkinkan untuk saling bertukar informasi, dokumen dan resources antar user maupun komputer. Jangan heran jika ternyata saat ini sedang mode untuk memanfaatkan teknologi Internet, terutama world wide web (www) dalam membangun sebuah Sistem Informasi baru. Penerapan dari suatu sistem informasi untuk saat ini tidak terlepas dari pemakaian Teknologi Informasi (TI), yaitu komputer dan networking, untuk mentransformasikan sumber data (data mentah) menjadi berbagai macam produk informasi. Pemanfaatan TI pada sistem informasi inilah yang disebut dengan computer-based information system (CBIS). CBIS itu sendiri tidak hanya dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan swasta, namun juga dimanfaatkan oleh organisasi-organisasi publik, seperti lembaga dan departemen di lingkungan instansi pemerintah. Jika sudah menyangkut TI, bayangan kita adalah semuanya akan menjadi serba canggih dan otomatisasi dapat terwujud. Memang pada abad saat ini, TI sudah menjadi suatu unsur yang sangat diperlukan dalam kebanyakan strategi organisasi, baik swasta maupun pemerintah, untuk pengimplementasian sistem informasinya. Rasanya hambar jika suatu sistem informasi tanpa adanya TI. Suatu keinginan yang hendak dicapai dengan pemanfaatan TI ini adalah untuk dapat menghadapi tantangan dalam lingkungan global organisasi yang tumbuh dengan cepat dan penuh persaingan.

Namun sebenarnya apa yang harus dicapai dengan penerapan TI ini pada sistem informasi? Hal utama yang perlu dimengerti dan dijadikan sebagai pedoman dasar menyangkut pentingnya pemanfaatan TI pada sistem informasi adalah dapat tercapainya suatu sistem informasi yang lebih efektif, tepat waktu, serta konsisten dalam mentransformasikan data menjadi produk-produk informasi. Selain itu perlu pula ditinjau bahwa sistem informasi yang dikembangkan nanti setidaknya dapat mendukung 3 (tiga) peran penting pada suatu organisasi, yaitu •

mendukung Operasional)

operasional

organisasi

(Sistem

Informasi


229

•

mendukung Sistem Informasi Manajemen (managerial decision making)

•

mendukung Sistem Informasi Strategis (managerial strategic : Decision Suport System, Executif Information System, Executive Summary)

Banyak segi dan bidang yang akan mempengaruhi dan dipengaruhi oleh pemanfaatan TI serta sistem informasi berbasiskan komputer pada suatu organisasi. Tapi marilah kita pusatkan perhatian kita pada tinjauan teknis daripada TI itu sendiri, terutama pemanfaatan teknologi jaringan global Internet untuk membangun suatu sistem informasi yang bersifat lebih global dan bebas platform. E-Government menjadi buzzword dalam diskusi di Internet maupun dalam media masa. Di Indonesia, topik ini menjadi populer setelah dihubungkan dengan otonomi daerah. Apa definisi dari e-government itu? Apakah pemerintah kita mampu menyediakan layanan dalam bentuk elektronis?. 1.

Definisi E-Goverment The World Bank Group mendefinisikan E-Government sebagai: E-Government refers to the use by government agencies of information technologies (such as Wide Area Networks, the Internet, and mobile computing) that have the ability to transform relations with citizens, businesses, and other arms of government. Definisi lain dari dari Badan Sensus di Inggris : Electronic government, or "e-government," is the process of transacting business between the public and government through the use ofautomated systems and the Internet network, more commonly referred to as the World Wide Web. Pada intinya E-Government adalah penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara Pemerintah dan pihak-pihak lain. Penggunaan teknologi informasi ini kemudian menghasilkan hubungan bentuk baru seperti: G2C (Government to Citizen), G2B (Government to Business Enterprises), dan G2G (inter-agency relationship).


230 2.

Implementasi E-Government E-Government ini dapat diimplementasikan dalam berbagai cara. Contoh-contohnya antara lain:

3.

(a)

Penyediaan sumber informasi, khususnya informasi yang sering dicari oleh masyarakat. Informasi ini dapat diperoleh langsung dari tempat kantor pemerintahan, dari kios info (info kiosk), ataupun dari Internet (yang dapat diakses oleh masyarakat dimana pun dia berada). Informasi ini dapat berupa informasi potensi daerah sehingga calon investor dapat mengetahui potensi tersebut. Tahukah anda berapa pendapatan daerah anda? Komoditas apa yang paling utama? Bagaimana kualitas Sumber Daya Manusia di daerah anda? Berapa jumlah perguruan tinggi di daerah anda? Di era otonomi daerah, fungsi penyedia sumber informasi ini dapat menjadi penentu keberhasilan.

(b)

Penyediaan mekanisme akses melalui kios informasi yang tersedia di kantor pemerintahan dan juga di tempat umum. Usaha penyediaan akses ini dilakukan untuk menjamin kesetaraan kesempatan untuk mendapatkan informasi.

(c)

E-procurement dimana pemerintah dapat melakukan tender secara on-line dan transparan.

Manfaat E-Government E-Government ini membawa banyak manfaat, antara lain: (a)

Pelayanan servis yang lebih baik kepada masyarakat. Informasi dapat disediakan 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu, tanpa harus menunggu dibukanya kantor. Informasi dapat dicari dari kantor, rumah, tanpa harus secara fisik datang ke kantor pemerintahan.

(b)

Peningkatan hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis, dan masyarakat umum. Adanya keterbukaan (transparansi) maka diharapkan hubungan antara berbagai pihak menjadi lebih baik. Keterbukaan ini menghilangkan saling curiga dan kekesalan dari kesemua pihak.


4.

231

(c)

Pemberdayaan masyarakat melalui informasi yang mudah diperoleh. Dengan adanya informasi yang mencukupi, masyarakat akan belajar untuk dapat menentukan pilihannya. Sebagai contoh, data-data tentang sekolahan (jumlah kelas, daya tampung murid, passing grade, dan sebagainya) dapat ditampilkan secara online dan digunakan oleh orang tua untuk memilihkan sekolah yang pas untuk anaknya.

(d)

Pelaksanaan pemerintahan yang lebih efisien. Sebagai contoh, koordinasi pemerintahan dapat dilakukan melalui email atau bahkan video conferencing. Bagi Indonesia yang luas areanya sangat besar, hal ini sangat membantu.

Hambatan dalam Implementasi E-Government Jika dilihat dari keteranan di atas, tentunya sangat diinginkan adanya E-Government di Indonesia. Ada beberapa hal yang menjadi hambatan atau tantangan dalam mengimplementasikan EGovernment di Indonesia. (a)

Kultur berbagi belum ada. Kultur berbagi (sharring) informasi dan mempermudah urusan belum merasuk di Indonesia. Bahkan ada pameo yang mengatakan: “Apabila bisa dipersulit mengapa dipermudah?”. Banyak oknum yang menggunakan kesempatan dengan mepersulit mendapatkan informasi ini.

(b)

Kultur mendokumentasi belum lazim. Salah satu kesulitan besar yang kita hadapi adalah kurangnya kebiasaan mendokumentasikan (apa saja). Padahal kemampuan mendokumentasi ini menjadi bagian dari ISO 9000 dan juga menjadi bagian dari standar software engineering.

(c)

Langkanya SDM yang handal. Teknologi informasi merupakan sebuah bidang yang baru. Pemerintah umumnya jarang yang memiliki SDM yang handal di bidang teknologi informasi. SDM yang handal ini biasanya ada di lingkungan bisnis / industri.


232 (d)

Infrastruktur yang belum memadai dan mahal. Infrastruktur telekomunikasi Indonesia memang masih belum tersebar secara merata. Di berbagai daerah di Indonesia masih belum tersedia saluran telepon, atau bahkan aliran listrik. Kalaupun semua fasilitas ada, harganya masih relatif mahal. Pemerintah juga belum menyiapkan pendanaan (budget) untuk keperluan ini.

(e)

Tempat akses yang terbatas. Sejalan dengan poin di atas, tempat akses informasi jumlahnya juga masih terbatas. Di beberapa tempat di luar negeri, pemerintah dan masyarakat bergotong royong untuk menciptakan access point yang terjangkau, misalnya di perpustakaan umum (public library). Di Indonesia hal ini dapat dilakukan di kantor pos, kantor pemerintahan, dan tempat-tempat umum lainnya.

Hambatan-hambatan di atas sebetulnya tidak hanya dihadapi oleh Pemerintah Indonesia (atau pemerintah daerah) saja. Di negara lain pun hal ini masih menjadi masalah. Bahkan di Amerika Serikat pun yang menjadi pionir di dunia Internet masalah E-Government pun merupakan hal yang baru bagi mereka. Namun mereka tidak segan dan tidak takut untuk melakukan eksperimen. 5.

Memulai E-Government Seringkali Pemerintah kebingungan ingin memulai dari mana dikarenakan minimnya sumber daya (manusia, finansial) yang dimiliki oleh Pemerintah. Berbagai hal pun dapat dijadikan alasan untuk tidak mulai melangkah. Namun sebetulnya langkah awal yang harus dimulai adalah memberikan komitmen kepada peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Pelayanan melalui media elektronik (seperti Internet) merupakan salah satu bentuk peningkatan pelayanan. Salah satu contoh inisiatif yang paling mudah adalah mengumpulkan dan menayangkan informasi tentang kemampuan (potensi) daerah setempat. Informasi yang disediakan dapat berupa (a)

Informasi umum seperti pemerintahan (siapa Gubernur, Walikota, alamat kantor pemerintahan, dan seterusnya)


233

(b)

informasi perniagaan (komoditas apa saja yang ada, bagaimana syarat untuk membuka usaha, penyuluhan, perpajakan, informasi bagi investor asing, statistik bisnis setempat),

(c)

informasi pendidikan (daftar perguruan tinggi, sekolah, tempat pelatihan dan kursus),

(d)

informasi tentang kultur (bahasa yang digunakan seharihari, kesenian tradisional, hal-hal yang tabu dalam kehidupan setempat)

(e)

dan bahkan informasi yang sederhana seperti tentang tempat rekreasi (dimana tempat memancing, snorkling).

Jenis-jenis informasi di atas masih harus diuji kembali kebutuhannya dan prioritasnya. (Informasi apa yang paling dicari oleh masyarakat? Jawabannya dapat dilihat dari daftar servis yang paling sering dikunjungi,) Mengimplementasikan hal ini tidak susah karena informasi sudah tersedia. Tinggal ada atau tidaknya kemauan untuk mengorganisir informasi ini secara online. Memang sebelum melakukan hal di atas, sebaiknya dilakukan kegiatan perencanaan (planning). Langkah selanjutnya bisa diteruskan dengan menyediakan fasilitas umpan balik (feedback) bagi masyarakat untuk bertanya dan mengirimkan kritik. Misalnya, masyarakat dapat melaporkan jalan yang rusak di tempat tertentu. Hal ini dapat pula ditanggapi oleh kelompok masyarakat yang lain yang dapat berbagi informasi atau pengalaman mereka dalam mengelola lingkungannya. Dengan demikian pemerintah memberdayakan masyarakat. Langkah-langkah ini dapat ditingkatkan kepada hal-hal yang lebih canggih seperti layanan transaksi (mendaftarkan perusahaan, membayar pajak) sampai ke layanan pemilihan umum secara online. Namun untuk mencapai hal ini harus dimulai dengan langkah kecil dahulu. E-government juga tidak hanya menjadi tanggung jawab dari pemerintah saja. Masyarakat umum dapat membantu pemerintah dalam hal mengumpulkan data dan mengorganisirnya (atau bahkan ikut serta dalam meng-online-kannya). Tenaga teknis yang handal dapat


234

membantu pemerintah setempat dalam setup server dan access point di berbagai tempat.

10.3 Trend Penggunaan Aplikasi Berbasis Web Pada Sistem Informasi (Kajian Umum) Beberapa Bentuk Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Telah kita ketahui bahwa hardware, network dan software merupakan komponen dari suatu sistem informasi berbasiskan komputer. Untuk saat ini kami mencoba mengulas dari komponen aplikasi (software) yang diterapkan pada sistem informasi. Terdapat beberapa bentuk pengimplementasian dari pada aplikasi sistem informasi, dan bentuk tersebut -bentuk tersebut telah banyak diterapkan diantaranya adalah : 1.

Penerapan pada PC Stand alone Pada implementasi bentuk ini, tiap komputer akan terinstall data dan program aplikasinya. Bentuk implementasi ini sekarang sangat jarang digunakan, kecuali jika TI hanya diterapkan pada satu bagian tertentu dan bagian ini tidak berhubungan dengan bagian lainnya.

2.

Penerapan pada LAN (Local Area Network) (a)

Aplikasi yang didistribusikan dan database yang terpusat Program aplikasi yang dibuat, diinstallkan pada setiap workstation yang terhubung pada server, dimana nanti program aplikasi ini akan diset untuk mengolah data (database) yang disimpan pada server tersebut.

(b)

Aplikasi dan Database yang terpusat (n-tier model) Sedikit berbeda dengan model di atas, pada bentuk ini program aplikasi dan database semuanya diinstall pada suatu server, dan nantinya, setiap workstation yang ingin menjalankan aplikasi tersebut harus login ke server baru kemudian dapat menjalankan program tersebut, tentu dengan


235

segala batasan-batasan user management yang telah diberikan untuk tiap usernya. (c)

Model Client/Server (2-tier model) Kedua teknik di atas, dalam implementasinya akan membutuhkan bandwidth data pada jaringan lokal yang cukup besar. Untuk dapat mengurangi besar dan sibuknya jalur pada jaringan lokal, dapat digunakan model Client/Server, dimana ada suatu server DBMS (misal : SQL Server, Oracle Server, dsb.) beserta databasenya diinstall pada server, sedangkan pada workstation hanya diinstall program aplikasi saja. Model ini akan mengurangi sibuknya jalur jaringan lokasi, oleh karena hanya data yang dibutuhkan saja yang akan ditransfer ke workstation yang meminta, berbeda dengan kedua teknik di atas, dimana sejumlah besar data akan langsung dikirim ke setiap workstation (sesaat setelah program aplikasi membuka database), walaupun workstation tersebut tidak membutuhkannya.

3.

Penerapan pada WAN (Wide Area Network) (a)

Model Client/Server Model Client/Server dapat diterapkan pula pada suatu jaringan yang menghubungkan antar LAN, dan model inilah yang nantinya akan dipergunakan pada program aplikasi WEB. Sulit bisa dibayangkan jika seandainya pada lingkungan WAN menerapkan teknik Aplikasi dan database pada sebuah server ataupun hanya databasenya saja yang ada pada server, seperti pada PC Stand Alone dan Local Area Network (LAN).

(b)

Teknik Replikasi Data Ada suatu teknik lain yang dapat diterapkan untuk suatu kondisi organisasi yang lokasinya terpisah-pisah secara geografis, yaikni teknik Replikasi, baik menggunakan koneksi internet maupun koneksi langsung dengan frame relay atau telepon. Teknik replikasi ini membantu untuk pendistribusian data yang tidak perlu setiap saat harus


236

koneksi ke server. Konsistensi data dapat dilakukan dengan cara melakukan sinkronisasi antara database hasil replikasi dengan database master.

Keuntungan Mengembangkan Aplikasi Web Mengembangan aplikasi dengan menggunakan teknologi Web akan lebih menguntungan daripada mengembangkan aplikasi sistem informasi tradisional dan end-user. Hal yang mendorong penggunaan Intranet adalah kebutuhan akan informasi. Berdasarkan survei yang dilakukan terhadap 103 eksekutif sistem informasi yang memiliki 500 pegawai. Mereka memprioritaskan penggunaan Intranet untuk menyebarkan manual, katalog, daftar barang, menyediakan human relation, dan informasi pekerjaan, menawarkan jasa email, dan mengadakan suatu revisi dokumen secara bersama-sama. Alasan tersebut ditambah beberapa alasan antara lain : 1. Komunikasi yang lebih baik antar pegawai 2. Biaya pengembangan dan perawatan yang lebih murah dibanding teknologi client server biasa. 3. Keinginan untuk menaikkan rasa kepemilikian data, dan tanggung jawab pengguna. 4. Keinginan untuk menggunakan protokol yang terbuka. 5. Mudah digunakan dan sederhana 6. Mudah mendistribusikan program aplikasi ke user. 7. Menaikkan akses dan distribusi informasi ke pengguna. Berikut ini kajian dari sudut pemakai (user) dan pengembang (developer) 4.

Sudut pandang pemakai Pemakai internal tentunya menginginkan kemudahan dalam akses informasi, sedangkan pemakai luar menginginkan menggunakan database dan aplikasi yang disediakan untuk diakses. Oleh karena itu anda harus dapat mengembangkan suatu aplikasi yang mudah digunakan, menarik serta handal bagi user anda. Berikut dibawah hanya beberapa keuntungan bagi pemakai :


5.

237

(a)

GUI (Graphical User Interfaces) yaitu tampilan yang berbentuk grafik akan lebih mudah dimengerti daripada tampilan yang berbentuk teks.

(b)

Aplikasi dan query language bagi user adalah abstrak. User hanya dihadapkan pada form saja. Di sini user tidak perlu memiliki pengetahuan tentang aplikasi ataupun parameter serta input yang valid, apalagi mengenai struktur tabel (record), user tidak perlu mengetahui hal tersebut. Form-input digunakan untuk mengkoleksi informasi yang diperlukan untuk sebuah query database yang disusun oleh aplikasi.

(c)

Aplikasi bisa dibuka tidak harus menggunakan satu browser misalnya internet explorer dari Microsoft, tapi juga bisa menggunakan browser dari netscape atau opera (browser customization)

(d)

Akses yang mudah dan cepat untuk informasi, database dan aplikasi. Suatu informasi akan tidak berguna jika pemakai tidak dapat membaca dan memanfaatkan informasi tersebut. Aplikasi Web menjembatani keadaan tersebut, dimana jika user tidak mengetahui harus bagaimana mengakses dokumen dan database yang tersedia.

Sudut pandang pengembang Dengan adanya teknologi Web ini, pengembang memperoleh beberapa keuntungan : (a)

Teknologi web merupakan teknologi standard. Aplikasi web dibangun berdasarkan pada protokol standard seperti TCP/IP dan HTTP. Dan di sini pengembang dapat berkonsentrasi pada pengembangan aplikasi, tidak perlu memikirkan bagaimana program koneksinya. Dalam membangun aplikasi web, tidak mungkin terlepas dari pemakaian HTML (Hipertext Markup Language). HTML bukanlah suatu bahasa seperti C/C++, Pascal, Basic. HTML hanyalah merupakan file text ASCII yang berisi dokumen dengan pemformatannya ditandai dengan suatu


238

tag-tag (penandaan). Pengembang dapat menggunakan HTML ini untuk menyatakan suatu aplikasi, image, dan menyediakan akses ke program (pada server) dengan menggunakan CGI (Common Gateway Interface) dan Web Server API5 ataupun Java. Selain itu, pada HTML dapat ditambahkan client-side scripting (menggunakan VBScript, JavaScript, Jscript misalnya) dan control ActiveX yang dapat membuat suatu halaman HTML menjadi lebih interaktif. (b)

Proses mempelajari lebih mudah dari tool development yang tradisional.

(c)

Compatible terhadap segala platform komputer. Pada computer pengguna/user hanya dibutuhkan aplikasi browser, tidak tergantung pada fratform sistem yang digunakan, sehingga sistem yang berbeda operasi (Win95,win98, Win NT, Win 2000, Mac, Linux, Unix dll) tetap dapat menggunakan aplikasi intenet.

(d)

Mudah untuk melakukan integrasi, oleh karena HTML menyediakan kemampuan untuk melakukan permintaan server-side program lewat CGI atau Web Server API. Pengembang hanya cukup mengetahui bagaimana bekerja di dalam lingkungan CGI atau Web Server API dalam rangka mengintegrasikan program CGI/API dengan aplikasi baru atau yang sudah ada seperti database atau utility graphics-generate.

(e)

Cepat dalam mengembangkan GUI. Hal ini jelas, dengan HTML anda dapat dengan segera menghasilkan suatu tampilan dokumen informasi yang sangat interaktif. Apalagi ditambah kemampuan dari Web server menangani banyak header MIME (Multipurpose Internet Mail Extention) dari berbagai macam dokumen dan aplikasi, demikian juga web browser.

Implementasi Teknologi Web Pada Sistem Informasi Dari uraian di atas, secara garis besar dalam penerapan suatu sistem informasi tidak mungkin terlepas dari peran Teknologi Informasi yang


239

saat ini lebih mengarah ke suatu teknologi jaringan komputer, baik yang bersifat lokal (LAN, Intranet, Extranet) maupun yang lebih bersifat global(Internet). Dalam pemanfaatan TI jaringan komputer itu sendiri terdapat beberapa alternatif yang dapat disesuaikan dengan keberadaan organisasi. Kecenderungannya adalah pada suatu organisasi yang hanya menempati satu lokasi saja, teknologi TI jaringan yang dapat dipakai adalah LAN atau Intranet. Bagaimana dengan bila lokasinya adalah terpisah-pisah secara geografis, misal organisasi XYZ memiliki beberapa gedung atau cabang. Cabang A di jalan ABC, dan cabang B di jalan DEF, dan memiliki cabang di kota G. Dilihat dari lokasi yang terpisah tersebut, jelas untuk membangun suatu sistem informasi terpadu untuk organisasi XYZ, TI yang tepat adalah dengan diterapkannya Extranet. Sedangkan pada tiap cabang dapat diterapkan TI Intranet. Seperti yang telah diuraikan sebelumnya, bahwa pengembangan aplikasi yang sesuai untuk Intranet, Extranet maupun Internet adalah teknologi Web dengan dilengkapi oleh aplikasi Web, yang dapat dibangun melalui SSI, CGI, API, atau Java. Kembali pada contoh organisasi XYZ, pada kantor pusat dapat dipasang sebuah server yang diinstall Web Server dan aplikasi Web yang mendukung sistem informasinya. Sedangkan dari cabang lain, dapat melakukan transaksi online ke gedung pusat lewat media telepon. Dengan menggunakan browser, seorang karyawan dari cabang manapun dapat melakukan transaksi dan pelaporan baik dari atau ke gedung pusat. Hal ini sangat dimungkinkan dan mudah dilakukan dengan adanya teknologi Web. Beberapa contoh aplikasi Web yang dapat diterapkan untuk mendukung sistem informasi berbasis web: (f)

Sistem informasi order barang pada suatu toko

(g)

Sistem informasi Penjadwalan organisasi

(h)

Sistem informasi Penerimaan Mahasiswa Baru pada universitas

(i)

Sistem informasi Registrasi, KHS maupun KRS (beserta modul kuliahnya)

240


Selain itu, dapat pula dikembangkan beragam aplikasi Web lain yang sifatnya adalah suatu alat bantu untuk kemudahan komunikasi, contohnya : • WebChatting • WebDiscussing • Mail Form dan lain lain

Dari segi keamanannya, dengan teknologi Web ini dapat dilakukan dengan cara membatasi akses ke Web Server, yaitu dengan menggunakan user authentication. Dengan user authentication ini setiap user yang terdaftar saja yang boleh mengakses aplikasi Web. Selain itu dapat pula diterapkan suatu metode enkripsi dan dekripsi terhadap data yang dilewatkan pada media komunikasi. Pada akhirnya, mudah-mudahan tulisan ini dapat memberikan suatu masukan kepada kita semua, bahwa dalam pengembangan sistem informasi saat ini telah mengarah pada suatu sistem informasi terpadu yang menggunakan teknologi jaringan komputer, baik LAN, intranet, extranet, maupun Internet. Salah satu teknologi yang menjadi harapan di masa mendatang adalah teknologi Web. Dengan segala kemudahan, baik untuk pemakai maupun untuk pengembang, menjadikan teknologi Web ini sebagai alternatif untuk pembangunan sistem informasi pada suatu organisasi.

10.4 Teknologi Informasi Berbasis Open Source Sejarah Perkembangan Open Source Perkembangan software open source muncul pada budaya hacker di laboratorium-labotorium ilmu komputer Amerika Serikat (seperti di Stanford, Berkely, Carnegie Mellon, dan MIT) pada tahun 1960-an dan 1970-an. Komunitas programmer komputer merupakan kelompok yang kecil dengan ikatan profesi yang erat. Kode program yang dihasilkan dipertukarkan diantara mereka, dan perkembangannya disampaikan kembali kepada komunitas. Menyimpan kode program yang dimiliki adalah menyalahi norma yang ada di komunitas. Namun demikian, pemilik kode program akan memperoleh keuntungan dari


241

komunitasnya bahwa program tersebut akan menjadi lebih baik dan berkembang. Itulah kondisi lingkungan Richard Stallman ketika memulai karirnya di bidang ilmu komputer pada tahun 1971. Ia adalah mahasiswa yang baru saja lulus, ia bekerja di laboratorium yang mengembang system kecerdasan buatan pada MIT (Massachusetts Institute of Technology). Stallman bekerja sepenuhnya di ITS, the Incompatible Timesharing System, suatu bagian di MIT yang menangani pengembangan system operasi yang dijalankan pada komputer DEC PDP-10. Dalam lingkungan kampusnya tersebut, Stallman dan rekannya membangun sejumlah besar software tools untuk mesin komputer tersebut. Pada awal tahun 1980-an, komunitas hacker mulai membongkar system komputerisasi di MIT dan universitas lainnya di Amerika Serikat. DEC menghentikan PDP-10. sebagai dampaknya, softwaresoftware yang dihasilkan ITS tidak lagi digunakan, sebab softwaresoftware tersebut hanya dapat digunakan pada arsitektur perangkat keras PDP-10. Ketika komputer PDP-10 dilakukan, sekalipun system operasinya adalah system yang mereka kembangkan sendiri, namun tidak satupun dari software aplikasi yang digunakan berupa free software (non-proprietary software), sehingga mereka tidak dapat menggunakannya lagi. Lebih lanjut, banyak dari para hacker disewa oleh perusahaanperusahaan komersial yang menjual system-sistem yang berlisensi (proprietary systems). Salah satu hacker yang memiliki reputasi terbaik bernama Brian Reed berasal dari Carnegie Mellon University. Pada tahun 1980, Reed menulis Scribe, sebuah program pengolah teks yang menggunakan manipulasi kata. Namun kemudian Reed berkata: “… merupakan hal yang mengejutkan semua orang dengan memilih menjual program tersebut kepada suatu perusahaan dibandingkan memberikannya kepada komunitas”. Perusahaan tersebut sangat ingin menguasai program tersebut dan menempatkan bug kedalam program tersebut. Seseorang yang dikenal Reedd menghabiskan banyak waktu memperbaiki mengapa program tersebut tidak dapat bekerja. Akhirnya Reed menyadari bahwa bug tersebut bertujuan hanya untuk memperoleh keuntungan semata. Reed sangat marah karena menghabiskan banyak waktu untuk membuat bug

242


tersebut. Dari pandangan komunitas software, segala sesuatu yang dibuat untuk menghentikan orang menjalankan program adalah bug yang disengaja. Permasalahan yang muncul bahwa tidak seorang pun mengkritik atau menghukum Reed atas apa yang dilakukannya. Ia meninggalkan bug didalam programnya. Dampak kejadian tersebut banyak orang tertarik mencoba cara yang dilakukan Reed. Beberapa tahun kemudian Reed menyatakan bahwa ia meyakini program yang dibuatnya tidak digemari karena keputusan yang dipilihnya, sebaliknya programnya akan menjadi popular dan memiliki pengaruh apabila ia tidak membuat bug ke dalamnya” (Bennhaum, 1996 dan King, 1999) Peristiwa menggemparkan lainnya terjadi pada tahun 1980, ketka itu dua perusahaan dibentuk untuk menjual teknologi dari Lisp Machine MIT. Richard Greenblatt, hacker senior proyek mesin Lips pada laboratorium kecerdasan buatan membentuk perusahaan yang disebut Lisp Machine, Inc (LMI). Kelompok hacker lainnya, termasuk David Moon, Howie Shrobe, dan Howard Cannon mendapat dukungan untuk mendirikan Simbolics. Antara kedua perusahaan ini, mereka mempekerjakan kebanyakan karyawan dari bagian kecerdasan buatan. Harapannya adalah semua kemajuan yang akan datang bagi system MIT Lisp dan MACSYMA (kecerdasan buatan berbasis perhitungan matematika di Lisp) berlisensi yang akan membuat marah Stallman. Selama setahun, ia mencoba mencocokan satu persatu kemajuan yang dicapai. Akhirnya ia menyerah, karena sebagai hacker yang dulunya berbakat dan berdedikasi, ia tidak dapat meneruskan dengan menggabungkan upaya tim yang memiliki bakat hacker yang seimbang. (Lemon, 1997 and Siska, 1997) “saya menghadapi sebuah pilihan. Pertama: bergabung dengan dunia perangkat lunak berlisensi, menandatangani perjanjian yang membatasi dan berjanji untuk tidak membantu rekan hacker saya. Kedua: meninggalkan bidang komputer. Atau ketiga, mencari cara bahwa seorang programmer dapat melakukan sesuatu yang baik. Saya bertanya pada diri sendiri, adakah sebuah program atau program yang saya dapat buat untuk membangun komunitas kembali?” (King, 1999)


243

Memutuskan untuk membangun kembali komunitas para hacker yang sangat digemarinya pada tahun 1970an, Stallman memusatkan perhatiannya untuk membangun software tidak berlisensi (free software). Berdasarkan Stallman, free software tersebut harus membolehkan setiap pengguna hak untuk: 1. 2. 3.

4.

Menggunakan program tersebut untuk tujuan apapun. Merubah program sesuai dengan kebutuhannya. (Untuk membuat kebebasan ini efektif dalam prakteknya Mereka harus mempunyai akses ke source code program). Mereka harus memiliki kebebasan untuk mendistribusikan salinannya tanpa biaya. Mendistribusikan program yang telah dimodifikasi, sehingga komunitas dapat memperoleh manfaat dari penyempurnaan/pengembangannya.

Januari 1984, Stallman mengundurkan diri dari MIT resigned from MIT dan universitas tidak dapat menuntut dari program-program yang dihasilkannya. (Stallman, 1999) Stallman mencurahkan seluruh upaya pertamanya pada system operasi. Sistem operasi yang paling umum digunakan dan memiliki kemampuan yang baik pada saat itu adalah UNIX system. Unix pertama kali dibangun oleh Ken Thompson dan Dennis Ritchie di laboratorium Bell. Ketika banyak software yang dibangun berbasis Unix, untuk membuat transisi dari software berlisensi ke tidak berlisensi menjadi lebih mudah. Tahun 1985, Stallman mendirikan Free Software Foundation, sebuah yayasan bebas pajak untuk mendukung pekerjaannya dan rekan-rekanya. Stallman secara pribadi mendirikan banyak lembaga yang mengkhususkan pada bidang perangkat lunak, seperti GCC (C compiler), GDB (debugger), Emacs (text editor), dan banyak tools perangkat lunak lainnya. Untuk lebih meyakinkan, upaya yang dilakukan Stallman bukanlah yang pertama kali atau hanya pengembang free software satu-satunya. Konsorsium X, membangun system window X. Perl, bahasa yang paling umum digunakan untuk membuat website dibangun oleh Larry Wall, dimana saat yang bersamaan ia bekerja pada proyek yang dibiayai pemerintah di Burroughs. Versi Unix tidak berlisensi dibangun oleh suatu kelompok bebrbasis di University of California di

244


Berkeley. Bagaimanapun, upaya-upaya yang dilakukan Free Software Foundation adalah yang terluas dan dan nyata. Untuk meyakinkan bahwa kode yang dimiliki pada setiap program yang dihasilkan dapat secara bebas dimodifikasi dan didistribusikan, Stallman mendirikan GNU General Public License (GPL). GPL menetapkan bahwa setiap pengguna (user) dapat melihat, merubah, atau menambahkan kode ke dalam source code, menyediakan pengguna yang membuat perubahan tersebut lisensi yang sama dengan kode aslinya. Stallman juga mendirikan Free Software Foundation pada tahun 1985 untuk mempromosikan pembangunan GNU dan pengembangan software GPL lainnya. Atas kreasinya membangun GNU system, lisensi GPLN, dan Free Software Foundation, Stallman mendapatkan anugrah MacArthur fellowship pada tahun 1990. Saat ini yang menjadi kelemahan pada system GNU adalah kernel, jantung dari system operasi. Pada tahun 1990, tim Stallman menangani HURD, sebuah system operasi berbasis MACH dengan arsitektur kernel mikro, yang pertama kali dibangun di Carnegie Mellon, namun proyek HURD ini tidak pernah terselesaikan sampai tahun 1991. (HURD = Hird of Unix-Replacing Daemons. HIRD = Hurd of Interfaces Representing Depth). Memasuki usia ke 21 tahun, mahasiswa tingkat dua University of Helsinki bernama named Linus Torvalds (Ghosh, 1998) menuliskan tentang sebuah system operasi serupa UNIX dengan kernel berbasis Minix, tiruan sederhana Unix yang digunakan sebagai pealatan mengajar. Torvalds menyerahkan kernel-nya, yang disebut LINUX (Linus + Unix) untuk dikaji di berbagai kelompok newsgroup dan milis. Beberapa progrmmer mulai melakukan modifikasi dan memperbaiki kelemahan kode yang dibuat Torvalds. Mereka mengirim kembali hasil perbaikannya kepada Torvalds untuk ditambahkan pada pelepasan kernel selanjutnya. Akhirnya Linux menjadi kernel yang secara de facto kernel digunakan pada system operasi GNU. Tahun 1997, Eric Raymond menerbitkan makalah berjudul The Cathedral and The Bazaar. Dalam makalah tersebut, Raymond menegaskan alasannya mengapa ia meyakini bahwa lisensi open source –sebuah lisensi yang mengijinkan setiap orang secara bebas melihat, merubah, dan mendistribusikan kode program— berdampak terhadap kualitas software yang lebih baik dan berbiaya rendah. Makalah tersebut tersebar dalam komunitas programmer.


245

Pada saat bersamaan, Netscape mengalami perjuangan berat menghadapi Microsoft untuk mengetahui browser siapa yang akan mendominasi penggunaannya pada komputer PC : Netscape Navigator atau Internet Explorer. Keputusan Microsoft untuk menyerahkan Internet Explorer, sebagai kesatuan dalam paket system operasi Microsoft Windows, menyebabkan penurunan pangsa pasar Netscape. Kekhawatiran Netscape bahwa dominasi Microsoft akan menggeser protocol Internet dari system terbuka (open) menjadi berlisensi (proprietary standards) yang pelayanannya hanya disediakan oleh Microsoft. Dipengaruhi oleh makalah yang disusun oleh Raymond, beberapa manager di Netscape meyakini bahwa cara terbaik menjaga agar protocol web tetap terbuka maka Netscape harus membuka kode program browsernya. Tanggal 22 Januari 1998, Netscape mengumumkan bahwa browsernya, Netscape Navigator 5.0 kode source-nya dibuka. Pengumuman mereka tersebut memberikan komunitas open source dorongan yang besar terhadap kredibilitasnya dimata komunitas bisnis. Tidak lama setelah itu, koalisi individu yang dipimpin oleh Eric Raymond, Bruce Perens, dan Tim O'Reilly, memutuskan bahwa komunitas free software membutuhkan pemasaran yang baik. Mereka membentuk Open Source Initiative untuk a) mempromosikan manfaat pragmatis open source pada mayarakat bisnis, dan b) menjamin lisensi free/open source memenuhi standar definisi Open Source. Berbagai tindakan menyogok penyebarluasan Open Source Iniative tentang free software merebak dan dilakukan oleh mereka yang merasa dirugikan dengan adanya free software tersebut. Mengikuti pengumuman yang dilakukan Netscape, beberapa perusahaan pemasok memberikan dukungan kepada Linux, seperti Oracle, IBM, dan Corel. Intel dan Netscape berinvestasi pada (Linux) Red Hat, distributor Linux berbahasa Inggris terbesar. (Raymond, 1999) Secara statistik kepopuleran Linux dan free/open source software memuncak pada tahun 1997. International Data Corporation (IDC) memperkirakan bahwa Linux menguasai 25% pangsa pasar komputer server, tempat kedua dikuasasi Windows NT dengan prosentase 38%. Dengan prosentase 4% dari seluruh pangsa pasar, Linux termasuk sistem operasi ketiga paling populer pada komputer PC setelah Apple. Lebih dari itu, IDC memperkirakan bahwa penggunaan Linux secara komersial akan mengalami pertumbuhan 25% setiap tahun dari tahun

246


1999 sampai 2003, dibandingkan dengan tingkat pertumbuhan 10-12% system operasi lainnya. (Catatan, however, that Linux's installed base was quite small--it's much easier to have high growth percentage rates when your starting absolute numbers are small.) Bulan Agustus 1999, Red Hat Linux memasyarakat. Harganya meningkat menjadi $72 dollars sehari setelah penerbitan sahamnya ditawarkan (Initial Public Offer), memberikan Red Hat kapitalisasi mencapai of $4.8 milyar –suatu jumlah yang sangat besar bagi sebuah perusahaan dengan kerugian net loss $5,787,945 dalam $33,031,682 juta penerimaan untuk tahun fiscal pada bulan Pebruar1 1999. VA Linux, pemasok perangkat keras berbasis OS Linux, pada hari pertama menghasilkan keuntungan bersih terbesar dalam sejarah IPO, dengan kapitalisasi $7 milyar dollar. Keberhasilan IPO dari Linux termasuk dialami oleh Cobalt Networks ($3.1 milyar) dan Andover.net ($712 milyar).(Scannell, 1999). Perusahaan lain yang mengalami sukses diantaranya : • IBM baru-baru ini mengumumkan bahwa perusahaan tersebut

bersedia menyediakan dukungan bagi Linux dengan anggaran hampir mencapai $1 milyar. (Burke, 2000) • Forrester Research memperkirakan bahwa lebih 55% dari 2.500 perusahaan besar di dunia menggunakan open source software, dengan hampir seperempat-nya menggunakan software tersbut dalam system produksinya (Connor, 2000) • Sun Microsystem baru-baru ini memperkenalkan Star Office, system perkantoran serupa Microsoft Office, dibawah lisensi GPL. (Proffitt, 2000) Untuk meyakinkan, free/open source software tetap menghadapi berbagai tantangan. Baik Red Hat dan VA Linux, dua perusahaan paling berpengaruh tersebut mengalami kerugian. Namun demikian keduanya masih membuat keuntungan, sulit bahwa VA Linux atau Red Hat akan menyesuaikan nilai IPOnya dalam kurun waktu 10 tahun yang akan datang. Hukum paten perangkat lunak mengancam para pengembang free/open source software melakukan tuntutan. Meskipun menghadapi banyak tantangan, pengaruh dan kepopuleran free/open source software nampaknya akan terus meningkat. Memang diakui penggunaan perangkat lunak open source masih memerlukan upaya yang lebih besar, terutama dari sisi


247

peningkatan kualitas dan pengetahuan SDM dibidang teknologi berbasis open source. Namun demikian dapat ada suatu posisi yang lebih menguntungkan jika hal ini dihubungkan dengan argumen bahwa daripada menghabiskan ribuan dollar untuk membeli dan bayar lisensi dan perawatan produk proprietary setiap tahunnya, maka alangkah lebih baik apabila hal tersebut digunakan untuk meningkatkan kualitas SDM di bidang IT, khususnya untuk menggali lebih jauh pengetahuan tentang perangkat lunak open source itu sendiri. Baik perangkat lunak non-proprietary maupun proprietary mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing, namun menurut Budi Raharjo dari PPAU Mikroelektronika ITB Maret 2002 kelebihan dan kekurangan open source dapat dijabarkan sebagai berikut:

KELEBIHAN OPEN SOURCE 1.

Banyaknya tenaga (SDM) untuk mengerjakan proyek Sumber daya manusia merupakan salah satu unsur pokok dalam software development. proyek open source biasanya menarik banyak developer. Sebagai contoh, pengembangan server web Apache1 menarik ribuan orang untuk ikutmengembangan dan memantau.

2.

Kesalahan (bugs, error) lebih cepat ditemukan dan diperbaiki Karena jumlah developernya sangat banyak dan tidak dibatasi, maka kemungkinan untuk mendeteksi bugs lebih besar. Visual inspection (eyeballing) merupakan salah satu metodologi pencarian bugs yang paling efektif. Selain itu, karena source code tersedia, maka setiap orang dapat mengusulkan perbaikan tanpa harus menunggu dari vendor.

3.

Kualitas hasil lebih terjamin Karena banyaknya orang yang melakukan evaluasi, kualitas perangkat lunak dapat lebih baik. Sebagai contoh, Apache merupakan web server open source yang paling banyak digunakan orang di dunia. Namun hal ini hanya berlaku untuk perangkat lunak open source yang ramai dikembangkan orang. Tidak selamanya perangkat lunak open source dikembangkan oleh banyak orang. Ada banyak perangkat


248

lunak open source yang dikembangkan oleh individual saja. 4.

Lebih aman Dikarenakan,sifatnya yang terbuka, maka perangkat lunak open source dapat dievaluasi oleh siapa pun. Public security merupakan salah satu komponen penting dalam bidang security. Secara umum memang open source memiliki potensi untuk lebih aman meskipun dia tidak terjadi secara otomatis. Hal ini tercapai bila security by obscurity bukan menjadi tujuan utamanya. (Lihat bagian Referensi, artikel Peter Neumann)

5.

Hemat biaya Sebagian besar developer ini tidak dibayar/digaji. Biaya dapat dihemat dan digunakan untuk pengeluaran yang tidak dapat ditunda, seperti misalnya membeli server untuk hosting web.

6.

Tidak mengulangi development Pengulangan (re-inventing the wheel) merupakan pemborosan. Adanya source code yang terbuka membuka jalan bagi seseorang programmer untuk melihat solusi-solusi yang pernah dikerjakan oleh orang lain. Namun pada kenyataannya tetap banyak pengulangan. Lihat situs Freshmeat.net untuk mengetahui banyaknya perangkat lunak yang memberikan solusi yang sarna.

KEKURANGAN OPEN SOURCE 1.

Kurangnya SDM yang dapat memanfaatkan open source Salah satu keuntungan utama dari gerakan open source adalah adanya ketersediaan SOIJrce code. Namun ketersediaan ini menjadi sia-sia apabila SDM yang ada tidak dapat menggunakannya, tidak dapat mengerti source code tersebut. SDM yang ada ternyata hanya mampu menggunakan perangkat lunak saja. Jika demikian, maka tidak ada bedanya perangkat lunak open source dan yang proprietary dan tertutup.

2.

Tidak adanya proteksi terhadap HaKI Kebanyakan orang masih menganggap bahwa source code merupkan aset yang harus dijaga kerahasiannya. Hal ini dikaitkan dengan besarnya usaha yang sudah dikeluarkan


249

untuk membuat perangkat lunak tersebut. Karena sifatnya yan§ terbuka, open source dapat di-abuse oleh orang-orang untuk mencuri ide dan karya orang lain. Tabel dibawah ini sedikit banyak menceritakan tentang kehandalan dan mayoritas penggunaan dari masing-masing produk perangkat lunak : •

Database Grafik dibawah menunjukan perbandingan kinerja RDBMS (Relational Database Manajemen System) antara: Oracle9i Enterprise Edition - IBM DB2 7.2 Fix Pack 5 - Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition Service Pack 2 - MySQL AB MySQL Server 4.0.1 Max - ASE 12.5.0.1. Dari hasil benchmark tersebut dapat dilihat bahwa MySQL dapat mengimbangi kinerja dari Oracle9i EE yang merupakan RDBMS terbaik saat ini. Dapat dilihat pula bahwa performa Microsoft SQL Server jauh dibawah MySQL Server.

Gambar 10-1 Perbandingan antara Oracle 9i dan MySQL

•

Web Server

250


Grafik diatas menunjukkan perbandingan penggunaan Web Server. Pacta urutan teratas adalah Apache, diikuti oleh Microsoft lIS, Sun iPlanet, NCSA, dan web server lainnya.

10.5 Rangkuman Untuk dapat bersaing dengan negara-negara lainnya dalam menuju era globalisasi ini pemerintah harus lebih serius dalam menggunakan dan mengembangkan pemanfaatan teknolgi informasi dalam mendukung semua kegiatannya. E-Government merupakan sebuah tuntutan yang mau tidak mau harus ada, kerena dengan E-Government diharapkan dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dengan pihak-pihak lain. Penggunaan teknologi informasi di lingkungan pemerintah ini kemudian akan menghasilkan hubungan bentuk baru berupa : G2C (Govearnment to Citizen), G2B (Government to Bussiness Enterprises) dan G2G (Inter- Agency Relationship). Perkembangan Teknologi Informasi yang pada saat ini sedang trend adalah teknologi berbasis web. Dengan teknologi berbasis web banyak dampak positif yang dapat digali baik dari sisi sudut pandang pemakai maupun sudut pandang pengembang. Teknologi Web ini memungkinkan penyebaran informasi dapat lebih cepat dan lebih luas jangkauannya. Sebagai alternatif solusi dalam menyiasati teknologi web yang pada saat ini di Indonesia masih tinggi biayanya mungkin perlu dipertimbangakan penggunaan perangkat aplikasi yang gratis atau non proprietary (open source). Cukup signifikan nilai rupiah yang bisa di simpan jika menggunakan aplikasi berbasis open source ini jika dibanding penggunaan aplikasi berbasis proprietary. Memang ada kelemahan dan kelebihannya namun paling tidak kita bisa mempertimbangkan bahwa masih ada alternatif lain yang bisa dilakukan jika ingin membangun suatu aplikasi tanpa harus membajak atau membayar mahal untuk lisensi dan maintenance.

BAB 11 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PIUTANG DAN LELANG 11.1 Pendahuluan Bentuk penerapan Sistem Informasi Manajemen(SIM) pada suatu organisasi tentunya mempunyai karakteristik yang bermacam-macam sesuai dengan fungsi tugasnya. Penerapan SIM akan menyesuaikan dengan kebutuhan informasi dari organisasi itu sendiri, dalam arti kata lain dua organisasi yang berbeda akan memiliki karakteristik SIM yang berbeda pula. Namun walaupun mempunyai karakteristik yang berbeda SIM pasti mempunyai target yang sama yaitu menyediakan informasi untuk keperluan manajemen dalam mengambil langkah-langkah strategis dalam organisasi. Pada bab ini akan dijelaskan aplikasi penerapan Sistem Informasi Manajemen pada organisasi yang mempunyai tugas dalam Pengurusan Piutang dan Lelang. Organisasi ini merupakan organisasi pemerintah yang cukup unik karena saat ini hanya satu-satunya ada di Indonesia. Juga dijelaskan bagaimana aktifitas dari bagian-bagian dari organisasi ini dan bagaimana keterkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya. Bab ini juga menjelaskan teknologi apa saja yang digunakan dalam membangun Sistem Informasi Manajemen Piutang dan Lelang.

11.2 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Pengurusan Piutang dan Lelang Tugas dan fungsi organisasi mempengaruhi jenis informasi yang harus dihasilkan oleh suatu sistem informasi manajemen. Dalam hal pengurusan piutang dan lelang, organisasi membutuhkan informasiinformasi yang berkaitan dengan permasalahan pengurusan piutang negara dan lelang. Sistem informasi manajemen diharapkan mampu menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Informasi-informasi ini meliputi informasi untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan operasional pengurusan piutang negara negara dan lelang. Informasi ini kemudian berkembang menjadi suatu

252

Bab 11 : Sistem Informasi Manajemen Piutang dan Lelang

informasi yang dibutuhkan oleh departemen/lembaga yang terkait dan masyarakat luas. Kebutuhan pengolahan data yang semakin kompleks dan informasi yang diperlukan semakin tinggi kecepatannya dan kualitasnya memerlukan penanganan sistem informasi yang terpadu, efektif dan efisien. Untuk mendukung kegiatan penyediaan informasi yang handal diperlukan data masukan yang cepat dan berkualitas, sumber daya manusia yang memadai, peralatan berupa software dan hardware yang dapat menjamin kemajuan teknologi. Secara umum tugas dan fungsi organisasi dalam hal pengurusan piutang dan lelang adalah : 1. Melakukan perencanaan pengurusan piutang negara dan lelang 2. Melaksanakan pengurusan piutang negara dan lelang 3. Melakukan pengawasan terhadap pengurusan piutang negara dan lelang 4. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengurusan piutang negara dan lelang Adapun tujuan organisasi yang akan dicapai secara umum adalah : 1. Mengoptimalkan pengurusan piutang negara dimana tingkat pengembalian piutang harus diupayakan mendekati jumlah nilai piutang yang ada. 2. Mengoptimalkan pelaksanaan lelang dimana nilai objek lelang diupayakan mendekati nilai pasar. Struktur organisasi adalah susunan subsistem-subsistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawabnya. Ada beberapa struktur organisasi yang biasa dipakai antara lain : struktur berdasarkan fungsi, struktur berdasarkan produk atau jasa, struktur berdasarkan hubungan lateral, dan struktur berdasarkan proyek.

Struktur Organisasi berdasarkan fungsi Struktur organisasi berdasarkan fungsi adalah struktur yang subsistem-subsistemnya dikelompokkan sesuai dengan fungsionalitasnya berdasarkan hirarki atau tingkatan manajemen dalam suatu organisasi. Manajemen puncak berada pada posisi paling atas dalam bagan, manajemen menengah berada pada posisi tengah dalam


253

bagan, dan manajemen bawah berada pada posisi palih bawah dalam bagan. Bagan struktur organisasi ini membentuk sebuah piramida karena manajemen puncak jumlahnya relatif lebih sedikit terhadap manajemen pada tingkatan di bawahnya. Contoh fungsionalitas subsistem dalam organisasi dalam hal ini adalah pengurusan piutang, pelayanan lelang, kesekretariatan, dan peraturan.

Gambar 11-1 Organisasi berdasarkan fungsi

1.

Spesialisasi Organisasi membagi pekerjaan atas tugas-tugas khusus sehingga menimbulkan spesialisasi perkerjaan. Penilai mengkhususkan pekerjaan melakukan penilaian terhadap suatu objek misalnya objek lelang. Pranata komputer mengkhususkan pekerjaan melakukan pekerjaan di bidang komputer. Pejabat lelang mengkhususkan pekerjaan melaksanakan lelang. Juru sita mengkhususkan pekerjaan penyitaan.


254 2.

Hubungan Lini dan Staf Lini atau garis utuh menggambarkan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi. Wewenang mengalir dari tingkat atas ke tingkat bawah. Staf atau garis putus-putus menggambarkan keterhubungan antar kegiatan-kegiatan pendukung seperti analisis dan konsultasi.

3.

Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang adalah hak untuk memberikan suatu perintah atau instruksi untuk melakukan suatu pekerjaan dalam organisasi. Wewenang dibuktikan melalui pengendalian atas sumber daya dan pelimpahan kuasa dalam pengambilan keputusan. Tanggung jawab umumnya diberikan dengan disertai suatu wewenang untuk mendukung tanggung jawab tersebut.

4.

Rentang Kendali Rentang kendali menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seorang atasan.

Struktur berdasarkan produk atau jasa Struktur organisasi dikelompokkan berdasarkan produk atau jasa yang dihasilkan. Setiap produk atau jasa akan memiliki fungsionalitasnya sendiri.

Gambar 11-2. Organisasi berdasarkan produk atau jasa


255

Struktur berdasarkan hubungan lateral Sruktur organisasi dikelompokkan dengan menggabungkan fungsionalitas dengan produk atau jasa melalui penggunaan hubungan lateral. Fungsionalitas dapat dipandang sebagai suatu arus kegiatan menurun. Produk atau jasa dipandang sebagai aliran mendatar.

Gambar 11-3. Organisasi berdasarkan hubungan lateral

Struktur berdasarkan proyek Struktur organisasi dikelompokkan berdasarkan proyek-proyek yang ditugaskan kepada pimpinan proyek. Sifat sementara dari proyek menyebabkan perlunya tanggapan keorganisasian khusus untuk membuat, mengkoordinasi, dan menugaskan sumber-sumber daya antara berbagai proyek yang berbeda.

256


Gambar 11-4. Organisasi berdasarkan proyek

11.3 Sistem Informasi Manajemen Pengurusan Piutang Dan Lelang Pengurusan piutang negara dan pelayanan lelang yang merupakan bagian penting dari pengelolaan keuangan negara kini mendapat perhatian yang besar dengan semakin meningkatnya tuntutan adanya transparansi, efektifitas, efisiensi dan peningkatan pelayanan pada masyarakat. Banyak masaIah yang dihadapi dalam pengurusan piutang negara dan pelayanan lelang di kantor operasional masalah-masalah tersebut adalah sebagai berikut: a. Rumitnya proses pengurusan piutang negara yang disebabkan panjangnya aIur kegiatan dimana untuk memproses satu berkas piutang negara harus melalui penerbitan surat sebagai produkproduk hukum, yaitu kurang lebih 32 jenis surat. b. Produk tersebut dikerjakan secara manual sehingga memerlukan waktu reIatif lama. c. Proses pengurusan setiap berkas sulit dipantau sehingga untuk melanjutkan proses pengurusannya kurang dapat memberi informasi yang cepat, tepat dan jelas. d. Penetapan harga lelang, penggalian potensi lelang, dan pemberian informasi tentang barang yang akan di lelang serta pemberian pelayanan administrasi kepada pengguna jasa lelang


257

masih belum optimal. Dengan adanya hambatan-hambatan tersebut di atas, hal ini berdampak terhadap percepatan penyelesaian berkas kasus dan pelayanan lelang. Banyaknya berkas kasus yang diurus tidak sebanding dengan jumlah berkas piutang negara yang diserahkan. Jumlah berkas pengurusan maupun berkas permohonan lelang yang masih harus ditangani oleh kantor operasional dari tahun ke tahun cenderung meningkat, sehingga pelayanan pengurusan piutang dan lelang di kantor operasional kepada masyarakat kurang optimal. Sebagai solusi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan pengurusan piutang negara dan lelang tersebut maka diperlukan suatu sistem informasi manajemen yang terpadu untuk mempercepat proses pengurusan piutang dan lelang negara dan memudahkan perolehan informasi tentang pengurusan piutang negara dan pelaksanaan lelang yang dilaksanakan. Sistem informsi manajemen pengurusan piutang negara dan lelang dapat dibagi dalam tiga kelompok besar, yaitu: 1. Kelompok Pertama yaitu kelompok informasi yang diperlukan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pemantauan dan evaluasi dibidang pengurusan piutang negara dan lelang; 2. Kelompok Kedua yaitu kelompok informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan pelaksanaan pengurusan piutang negara dan lelang yang meliputi bidang kepegawaian, keuangan, perlengkapan/inventaris, peraturan, pengelolaan dokumen (kearsipan) dan ketatausahaan; 3. Kelompok Ketiga yaitu kelompok informasi yang diperlukan untuk mendukung pelayanan di kantor operasional dan dapat menyajikan informasi untuk keperluan masyarakat yang bersifat umum dan bebas yaitu tentang pemasaran barang jaminan serta pelaksanaan lelang. Berdasarkan pengelompokan tersebut diatas, maka untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan tugas dan fungsi organisasi perlu ditetapkan sasaran sistem. Adapun sasaran sistem tersebut adalah: 1. Mendukung kelancaran kegiatan operasional pengurusan piutang negara dan lelang dan menjadikan sistem komputerisasi sebagai alat kerja.

258


2. Mengintegrasikan setiap kelompok informasi menjadi satu kesatuan kelompok yang terpadu guna mendukung perencanaan, pengambilan keputusan dan pemantauan bagi manajemen di semua tingkatan organisasi. Dalam pengembangan suatu sistem informasi yang berdasarkan kepada pengelompokan informasi, maka suatu SIMPLe yang baik harus disusun berdasarkan hasil analisis tentang: 1. Struktur organisasi. 2. Tugas dan fungsi dari masing-masing unit organisasi. 3. Target dan strategi organisasi. 4. Kebutuhan informasi semua strata manajemen di organisasi. 5. Kebutuhan penyajian informasi untuk unit organisasi serta organisasi atau instansi terkait. Setelah dilakukan penelitian terhadap aspek-apek tersebut diatas, maka penyusunan sistem informasi pengurusan piutang negara dan lelang dibagi dalam dua kelompok sistem: I. Kelompok Sistem Operasional Kelompok sistem ini dikembangkan atas dasar kebutuhan organisasi dalam hal kegiatan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta pelayananan di kantor operasional. Terdiri dari dua kelompok sistem: I.1. Kelompok Sistem Pengurusan Piutang Negara, terdiri atas: a. Subsistem Administrasi Piutang Negara (SbsAPN), adalah: Subsistem ini dikembangkan dengan tujuan untuk mendukung pelayanan di kantor operasional dan menghimpun data dalam rangka pembentukan bank data regional don nasional pengurusan piutang negara serta menyajikan informasi untuk mendukung perencanaan don pemantauan operasional pengurusan piutang negara di kantor operasional. Subsistem pengurusan piutang negara memproses input berupa berkas kasus penyerahan piutang macet dari


259

Penyerah Piutang perbankan dan non-perbankan. Pemrosesan berkas tersebut diolah oleh sistem komputerisasi sebagai alat kerja dengan produk yang dihasilkan sebagai berikut: a.1. Semua jenis produk hukum yang berkaitan dengan proses pengurusan piutang negara. a.2. Menghimpun data pengurusan piutang negara yang akan diolah lebih lanjut menjadi keluaran untuk: • Bank data pengurusan piutang negara regional dan nasional. • Menyajikan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi tentang proses pengurusan piutang negara. • Memadukan himpunan data pengurusan piutang negara dengan himpunan data hasil keluaran (output). b. Subsistem Bendaharawan Penerima (SbsBP), adalah: Merupakan subsistem yang mendukung pelayanan penerimaan pembayaran pengurusan piutang negara dari pihak debitur dan memberikan dukungan administrasi pembukuan penerimaan hasil pengurusan piutang negara yang berupa Hak Penyerah Piutang dan Hak Negara (hak PP dan Bea Administrasi). Subsistem ini memproses input berupa pembayaran basil pengurusan piutang negara. Pemrosesan berkas tersebut menggunakan sistem kompuierisasi sebagai alat kerja dengan produk yang dihasilkan sebagai berikut: b.1. Semua pengadministrasian penerimaan pembayaran dan penyetoran kepada Penyerah Piutang dan Kas Negara. b.2. Menyajikan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi tentang penerimaan negara bukan pajak dari hasil pengurusan piutang negara. b.3. Memadukan himpunan data penerimaan pembayaran dengan data hasil keluaran sistem informasi manajemen lainnya. c. Subsistem Informasi Barang Jaminan (SbsIBJ), adalah: Merupakan subsistem yang dikembangkan dengan tujuan untuk mendukung pelayanan penataan/penge!olaan

260


barang jaminan di kantor operasional. Menghimpun data barang jaminan dalam rangka pembentukan bank data barang jaminan regional don nasional serta menyajikan informasi untuk mendukung perencanaan, pemantauan penataan barang jaminan di kantor operasional. Subsistem ini memproses input berupa data barang jaminan, dengan memanfaatkan sistem komputerisasi sebagai alat keIja yang dikembangkan untuk mendukung pelayanan penataan/pengelolaan barang jaminan di kantor operasional maka produk yang dihasilkan oleh sistem ini sebagai berikut: c.1. Semua produk hukum yang berkenaan dengan pengadministrasian, pemeriksaan/penelitian, penetapan nilai, penyitaan, pelelangan/penjualan barang jaminan. c.2. Menyajikan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi tentang barang jaminan. c.3. Memadukan himpunan data barang jaminan dengan data hasil keluaran sistem barang jaminan. Kelompok sistem pengurusan piutang negara ini diintegrasikan dalam satu kesatuan sistem yang terpadu menjadi Sistem Administrasi dan Informasi Piutang Negara (SAIPN). Sistem tersebut dikembangkan juga untuk kebutuhan informasi di tingkat regional (kantor wilayah) dan Tingkat Nasional (kantor pusat). I.2. Kelompok Sistem Pelayanan Lelang, terdiri atas: a. Subsistem

Administrasi Lelang Negara (SbsALN),

adalah: Subsistem yang bermanfaat mendukung administrasi lelang mulai dari pendaftaran lelang sampai dengan pelaksanaan lelang di kantor operaional. b. Subsitem Bendaharawan Penerima (SbsBP), adalah: Subsistem yang dikembangkan untuk mendukung lelang dalam hal pencatatan dan pengadministrasian penerimaan hasil lelang. Subsistem ini pada prinsipnya menyerupai Subsistem Bendaharawan Penerima pada kelompok sistem pengurusan piutang negara.


261

c. Subsitem Informasi Harga Lelang (SbsIHL), adalah:

Subsistem yang dikembangkan untuk mendukung pengadministrasian dan pendataan harga lelang. d. Subsistem Risalah Lelang (SbsRL), adalah: Subsistem yang dkembangkan untuk mencetak Risalah Lelang. Kelompok sistem lelang diintegrasikan daIam satu kesatuan sistem yang terpadu menjadi Sistem Administrasi dan Informasi Lelang Negara (SAILN). Kelompok sistem ini juga dikembangkan untuk kebutuhan informasi di tingkat regional (kantor wilayah) dan Tingkat Nasional (kantor pusat). II. Kelompok Sistem Pendukung Kelompok sistem ini dikembangkan atas dasar kebutuhan organisasi dalam kegiatannya mendukung tugas dan fungsi organisasi, kelompok sistem ini meliputi: II.1. Kelompok Sistem Kesekretariatan (SSes), terdiri atas: a. Subsistem Kepegawaian (SbsKpg) b. Subsistem Perlengkapan (SbsPlp) c. Subsistem Keuangan (SbsKeu) d. Subsistem Ketatausahaan (SbsKtu)

Sampai dengan tahun 2005, baru sistem kepegawaian yang sudah dibangun, sedangkan ketiga sistem lainnya masih pada tahap perencanaan. II.2. Kelompok Sistem Peraturan dan Perundang-undangan

(Sperpu), adalah: Kelompok Sistem yang dikembangkan atas dasar kebutuhan organisasi dalam hal mendokumentasikan semua peraturan dan perundangan yang berkaitan dengan pengurusan piutang negara dan pelayanan lelang. Output yang dihasilkan pada kelompok sistem ini berupa informasi tentang peraturan dan perundangan yang dibutuhkan dalam menangani permasalahanpermasalahan hokum, baik secara statis maupun dinamis. Sampai dengan tahun 2005, sistem tersebut masih bersifat statis.

262


Kedua kelompok sistem tersebut, yakni kelompok sistem operasional dan kelompok sistem pendukung diintegrasikan dalam satu kesatuan sistem yang disebut Sistem Informasi Manajemen Pengurusan Piutang Negara dan Lelang.

11.4 Keterkaitan Subsistem Dan Perangkat Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Pengurusan Piutang Dan Lelang A. Keterkaitan Antar Komponen Sistem Yang telah di uraikan diatas memberikan gambaran kepada kita tentang sistem informasi manajemen pengurusan piutang negara dan lelang, dimana sistem tersebut terdiri dari beberapa subsistem yang saling terkait. Selanjutnya kita melihat bagaimana hubungan antar subsistem tersebut bekerja. 1. Hubungan antara Sistem Administrasi dan Informasi Piutang Negara (SAIPN) dengan Sistem Administrasi dan Informasi Lelang Negara (SAILN) Ditinjau dari fungsi dan tugas pokok KP2LN terdapat keterkaitan input dan output data dari masing-masing subsistem, seperti tergambar dalam diagram di atas bahwa Subsistem Piutang Negara (SbsAPN) menghasilkan data tentang berapa banyak Penanggung Hutang yang dieksekusi barang jaminannya dan Subsistem Informasi Barang Jaminan (SbsIBJ) menghasilkan data tentang berapa banyak barang jaminan yang dapat dieksekusi. Output data yang dihasilkan oleh kedua subsistem tersebut di atas merupakan masukan SAIPN untuk diproses, selanjutnya menghasilkan keluaran berupa berapa banyak barang jaminan yang akan dilelang. Proses selanjutnya data berupa barang jaminan yang akan dilelang tersebut ditangkap oleh SAILN, menghasilkan informasi tentang: • Barang Jaminan yang akan dilelang. • Nilai barang jaminan yang akan dilelang. Untuk lebih jelas dapat di lihat pada bagan di bawah ini.


263

SbsPN

SAIPN

DATA BKPN YG AKAN DILELANG

SAILN

DATA BJ & NILAI BJ YG AKAN DILELANG

SbsBJ Gambar 11-5 Hubungan SAIPN dengan SALIN

2. Hubungan antara SAILN dengan SAIPN Proses pelaksanaan lelang diolah Subsistem Administrasi Lelang Negara (SbsALN), Subsistem Informasi Hasil Lelang (SbsIHL) dan Subsistem Bendaharawan Penerima (SbsBP). Ketiga subsistem tersebut menghasilkan data Risalah Lelang, data administrasi barang yang dilelang dan data penerimaan hasil lelang. Untuk selanjutnya data-data tersebut menjadi data masukan bagi SAILN dan diolah lebih lanjut menjadi data Hasil Pelaksanaan Lelang. Data Hasil Pelaksanaan Lelang pada tahap berikutnya dapat menjadi masukan kembali bagi SAIPN yang diurai menjadi beberapa data masukan yang diolah oleh SbsAPN, SbsIBJ, dan SbsBP menghasilkan beberapa informasi tentang: • Outstanding Piutang Negara. • Hasil Penyelesaian Pengurusan piutang Negara. • Posisi Barang Jaminan yang masih dikuasai oleh Negara. Hubungan tersebut dapat dijelaskan pada bagan di bawah ini. SbsIHL PROSES PELAKS LELANG

SbsBP

SbsALN

DATA RL DATA PEN.HSL LELANG

DATA ADM. LELANG

SAILN

DATA HASIL LELA

SAIPN

DATA PNDT


264

Gambar 11-6 Hubungan antara SAILN dan SAIPN

3. Hubungan SAIPN dengan Sistem Masalah Hukum (SMH) Jika pada saat melaksanakan proses pengurusan piutang negara terdapat masalah hukum dari berkas piutang negara yang diurus, maka SbsAPN dan SbsIBJ akan memproses identif1kasi permasalahan hukum yang dihadapi sehingga menghasilkan data keluaran tentang identifikasi berkas piutang negara yang terdapat permasalahan hukumnya. Proses selanjutnya data keluaran tersebut menjadi data masukan bagi SAIPN dan akan diolah lebih lanjut dengan referensi SMH sehingga dapat menghasilkan informasi tentang penanganan permasalahan hukum yang terkait dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Untuk lebih jelasnya lihat bagan di bawah ini.

SbsAPN DATA MASALAH HUKUM

SAIPN

SbsIBJ PE11-7NANGA NAN MASALAH HUKUM

Gambar 11-8 SAIPN dengan Masalah Hukum

SMH


265

4. Hubungan SAILN dengan SMH Jika pada saat melaksanakan proses administrasi lelang terdapat permasalahan hukum, misalnya adanya gugatan terhadap barang-barang jaminan yang dilelang ataupun pelelangannya sendiri, maka pada SAILN diharapkan dapat memberikan dukungan terhadap masalah tersebut. Seperti terlihat pada diagram hubungan SAILN dengan SMH dapat diuraikan sebagai berikut. SbsALN akan menyajikan data tentang masalah hukum, data tersebut akan dijadikan input oleh SAILN. Dengan referensi SMH data tersebut diolah sehingga akan memberikan panduan tentang peraturan dan perundang-undangan yang terkait dengan masalah tersebut. Kejelasan hubungan antara SAILN dan SMH dapat di lihat pada bagan di bawah ini.

SAILN MASALAH HUKUM SbsIHL

SAILN

SDH

PENANGANAN MASALAH HUKUM Gambar 11-8 SAILN dengan SMH

5. Hubungan SAIPN dengan Sistem Kesekretariatan (Sses) SbsAPN dan SbsIBJ mengidentifikasi dan mengklasifikasi data berkas piutang negara, yang untuk selanjutnya menghasilkan data keluaran tentang kebutuhan biaya operasional dan Sumber Daya Manusia. Data tersebut diproses lebih lanjut sehingga menjadi data masukan bagi SSes, kemudian oleh sistem tersebut data diproses, sehingga menghasilkan informasi tentang kebutuhan biaya operasional


266

dan SDM dari masing-masing kantor operasional yang secara khusus menangani pengurusan piutang negara. Hubungan SAIPN dan SSes dapat di lihat pada bagan berikut di bawah ini.

SbsPN

DAT11-10A STANDARISASI BIAYA DATA KEBUTUHAN BIAYA OPERASI DATA KEBUTUHAN SDM YG SESUAI

SISTEM KE11-10 PEGAWAIAN

SSes

SISTEM KEUANGAN

SbsIBJ INFORMASI KEBUTUHAN BIAYA OPERASI DAN SDM

Gambar 11-11 SAILN dengan SSes

6. Hubungan SAILN Dengan SSes SbsALN dan SbsRL mengidentifikasi dan mengklasifikasi data berkas pelaksanaan lelang, yang untuk selanjutnya menghasilkan data keluaran tentang kebutuhan biaya operasional dan Sumber Daya Manusia. Data tersebut diproses lebih lanjut sehingga menjadi data masukan SSes, kemudian oleh Sistem oorsebut data diproses, sehingga


267

menghasilkan informasi tentang kebutuhan biaya operasional dan SDM dari masing-masing kantor operasional yang secara khusus menangani pelayanan lelang. Hubungan SAILN dan SSes dapat di lihat pada bagan di bawah ini.

SAILN

DATA KEBUTUHA N BIAYA OPERASI

DATA STANDARISA SI BIAYA

SISTEM KEPEGAWAI AN

SSes

SbsIHL

D11-12AT A KEBUTUHA N SDM YG SESUAI

INFORMASI KEBUTUAN BIAYA OPERASI DAN dengan SDM SSes Gambar 11-10 SAILN

SISTEM KEUANGAN

B. Perangkat Penyusunan SIM Piutang dan Lelang Penyusunan Sistem Informasi Manajemen Pengurusan Piutang Negara dan Lelang dapat dilakukan dengan pendekatan bottom up moduler berkembang, yaitu penyusunan sistem dilakukan secara bertahap berdasarkan modul-modul sistem yang dibutuhkan kantor-kantor operasional dan dikembangkan secara vertikal bertingkat dengan berpedoman kepada salah satu bidang kegiatan operasional yang dipandang prioritas dan sudah mempunyai standar prosedur operasionalnya untuk menuju kepada suatu sistem bank data yang terpadu di Kantor Pusat. Berikut dibawah ini dijelaskan tentang perangkat yang dibutuhkan dalam penyusunan sistem informasi manajemen pengurusan piutang negara dan lelang. Sistem informasi manajemen piutang dan lelang diarahkan untuk mendukung kebutuhan informasi dalam berbagai kegiatan operasional pada kantor-kantor operasional, seperti kegiatan pemantauan, pengendalian dan pengambilan keputusan bagi

268


manajemen, serta kegiatan pendukung tugas organisasi. Bertitik tolak pada kebutuhan sistem informasi tersebut maka pengembangan sistem informasi mempertimbangkan : • Lokasi-lokasi kantor operasional yang tersebar • Operasional masing-masing kantor di lingkungan orgnisasi • Hubungan dengan organisasi-organisasi lain yang terkait • Pelayanan informasi kepada masyarakat luas Teknologi perangkat keras saat ini berkembang dengan sangat pesat. Hal ini sering sulit untuk diantisipasi. Untuk itu diperlukan informasi yang memadai mengenai perkembangan teknologi perangkat keras. Sama halnya dengan perkembangan teknologi perangkat keras, teknologi perangkat lunak saat ini juga mengalami perkembangan yang sangat pesat. Namun demikian penggunaan teknologi perangkat lunak harus disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi. Oleh sebab itu pembangunan sistem informasi manajemen khususnya di pemerintahan saat ini cenderung pada teknologi yang berbasis open source (nonproprietary application) yang dimotori oleh Departemen Komunikasi dan Informasi melalui Indonesian Go Open Source (IGOS). Hal ini tidak hanya menyangkut pertimbangan efisiensi dan efektifitas anggaran, namun juga menyangkut peningkatan kualitas SDM di bidang IT. Jaringan komunikasi data untuk keperluan SIM piutang dan lelang dibagi dalam dua kategori, yakni: • Local Area Network (LAN), adalah suatu jaringan komputer yang ada di dalam suatu area tertentu, misalnya dalam suatu kantor. • Wide Area Network (WAN), adalah suatu jaringan komputer antara beberapa LAN. Oleh karena sistem informasi manajemen pengurusan piutang negara dan lelang menggunakan teknologi internet maka diperlukan jaringan komunikasi data, baik untuk komunikasi data internal maupun eksternal, yang menghubungkan antara kantor operasional, kantor wilayah, dan kantor pusat. Berikut metode komunikasi data yang diperlukan: a. Untuk kantor wilayah dan kantor operasional yang satu lokasi dengan kantor pusat, maka jaringan komunikasi


b.

c.

269

datanya disatukan dengan mempergunakan backbone yang sama. Untuk kantor operasional letaknya satu lokasi dengan kantor wilayah, maka jaringannya disatukan dengan memanfaatkan LAN, namun komunikasi data dengan Kantor Pusat menggunakan jasa penyedia layanan Internet. Untuk kantor operasional dan kantor wilayah yang terpisah, maka komunikasi data dengan Kantor Pusat masing-masing menggunakan jasa penyedia layanan Internet.

Peningkatan Sistem informasi Manajemen harus juga diiringi dengan peningkatan Sumber Daya Manusia, karena untuk pengembangan aplikasi dan perawatan Sistem Informasi tersebut dibutuhkan suatu spesifikasi keahlian yang baik. Untuk itu sebagai tindak lanjut hatl tersebut di atas di perlukan tenagatenaga dengan spesifikasi sebagai berikut: • Sistem Engineer, sebagai ahli yang menguasai hardware, software dan teknologi jaringan. • Database Administrator, sebagai ahli di bidang perancangan dan pemeliharaan database. • Ahli Jaringan, sebagai ahli di bidang perancangan jaringan dan komunikasl data. • Sistem Analis, sebagai ahli dalam perancangan sistem. • Programmer, sebagai ahli dalam membuat program dan memelihara program. Untuk mendukung sistem jaringan yang ada Teknologi dibutuhkan pula teknologi multimedia sebagai sarana pendukung teknologi informasi bagi keperluan manajemen untuk pengambilan keputusan, pemaparan ide-ide kepada staf maupun penyebaran informasi kepada masyarakat luas.

11.5 Penggunaan Aplikasi Berbasis Web Pada Sistem Informasi Pengurusan Piutang Negara Dan Lelang A. Kajian Dari Sisi Teknis 1. Beberapa Keuntungan sistem terpusat


270

a. Memudahkan dalam pengadaan dan pemeliharaan hardware •

Tidak perlu server di setiap kantor operasional. Salah satu kendala dalam implementasi Sistem informasi adalah terbatasnya dana pengadaan perangkat keras baik PC client maupun server. Sebuah server memiliki spesifikasi yang tinggi sehingga harga server lebih mahal. Akibatnya implementasi sistem informasi tadi dilakukan bertahap berdasarkan urutan prioritas. Dengan sistem terpusat pemilihan perangkat keras difokuskan pada ketangguhan server yang ada dipusat, sedangkan di kantor operasional cukup dengan spesifikasi standar. Dengan demikian dana yang harus disediakan untuk pembeliaan perangkat keras relatif lebih kecil dan memungkinkan diterapkan aplikasi secara serempak ke seluruh kantor cabang yang ada.

•

Penanganan hardware lebih cepat. Karena kantor operasional cukup memanfaatkan/mengoptimalkan komputer yang ada di kantornya, maka bila ada kerusakan pada hardware (server) tidak perlu menunggu ahli dari vendor server, namun cukup dengan memanfaatkan teknisi lokal. Dengan demikian kerusakan tadi akan relative cepat tertangani.

b. Memudahkan pemeliharaan (maintenance) dan pengembangan software (aplikasi) •

Tidak diperlukan keahlian khusus dibidang Teknologi Informasi (TI) untuk kantor operasional dan Kanwil. Keterbatasan SDM bidang TI di kantor operasional mengakibatkan database yang tersedia pada sistem tersebar tidak optimal dimanfaatkan. Dalam hal alasan keamanan data, maka tidak boleh sembarang orang bisa mengakses database apalagi sampai pada level struktur data. Semua informasi yang didapat user adalah hasil dari aplikasi. Namun demikian berarti harus dibuat dulu program aplikasi baru, untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan. Berdasarkan pengalaman, sangat sulit untuk membuat


271

aplikasi yang bisa menjawab seluruh permintaan yang timbul . Lain halnya dengan sistem terpusat, setiap pegawai di kantor operasional akan berfokus pada kegiatan pelayanan mereka, dan apabila ada permintaan data yang bersifat khusus, dapat mengajukan permohonan lewat email ke DBA yang ada di kantor pusat. DBA akan merespon permintaan tadi dengan segera membuat data yang diperlukan. •

Bentuk aplikasi yang standar. Dalam pengembangan suatu sistem informasi manajemen ternyata masingmasing kantor operasional memiliki inisiatif penambahan module sesuai karakteristik dan kebutuhan kantor masing-masing. Hal ini cukup menyulitkan Tim TI bila harus memenuhi seluruh permohonan yang beragam tadi. Disamping sulit untuk memenuhinya sebagai akibat keterbatasan jarak kantor juga bisa merusak integritas database. Adanya penambahan atribut yang tidak terkendali mengakibatkan database tidak konsisten lagi.

•

Back-up data terpusat. Data adalah hal krusial dalam pengelolaan informasi, sehingga ada kajian khusus dibidang teknologi informasi yaitu computer security. Salah satu bahasan dari computer security adalah pengamanan data baik secara fisik dari kejahatan yang disengaja (pencurian, sabotase dll) atau yang tidak disengaja (bencana alam, malapetaka/kelalaian). Dengan adanya berbagai acaman tersebut maka sistem terpusat akan lebih menguntungkan karena dari segi data dilakukan back-up secara teratur. Sedangkan dari segi pengamanan fisik juga diawasi petugas keamananan/ruangan cukup aman.

c. Mengintegrasikan setiap aplikasi yang ada Module aplikasi yang berlainan bisa diintegrasikan. Seperti telah disebutkan sebelumnya bahwa masingmasing kantor operasional memiliki inisiatif

272


pengembangan teknologi informasi pada masing-masing kantor. Aplikasi yang mereka kembangkan tidak terbatas pada pengelolaan piutang macet maupun lelang, namun module lain seperti halnya kepegawaian, pengelolaan keuangan dan lain-lain. Sebagai akibatnya akan terdapat berbagai aplikasi dengan flatform dan development tool yang berbeda. Bahkan mungkin dengan tipe-data yang berlainan pula. Hal diatas akan bermasalah pada saat harus dintegrasikan. Dengan sistem terpusat kasus seperti ini akan terhindar, karena Platform aplikasi yang sama, DBMS yang sama dan kalau perlu development tool disarankan sama. d. Meningkatkan fungsi analisis, statistik dan kontrol/ pengawasan Data untuk bahan analisa selalu tersedia. Manfaat terpenting dari sistem informasi adalah fungsi analisis dan statistik untuk pimpinan. Dengan demikian database harus ada dan bisa diakses kapan saja bila diperlukan. Sebagai contoh adalah hasil analisa kegiatan organisasi untuk bahan presentasi di tingkat Menteri ataupun para anggota Dewan Perwakilan Rakyat (DPR). Kasus lain adalah bila pimpinan menginginkan data yang spesifik seperti misalnya data kredit macet dari jenis kredit KPR untuk seluruh Indonesia. Dari contoh analisa kebutuhan pimpinan tadi maka sistem terpusat akan memiliki nilai lebih, karena informasi yang diperoleh tersaji dengan cepat. Tidak perlu menghubungi setiap kantor operasional untuk mengumpulkan data dari masing-masing kantor. Selain fungsi analis diatas ada aspek control dari pimpinan terhadap penggunaan sistem aplikasi bagi kantor operasional. Dengan adanya database terpusat akan mendorong kantor operasional untuk menggunakan aplikasi. Secara psikologis, pegawai dikantor operasional akan terpicu untuk memasukan data BKPN atau lelang sebagai wujud tanggung jawab dalam hal memberikan data terbaru bagi pimpinan yang ada dipusat.


273

e. Data real time (untuk EIS dan data resume) Dengan sistem terpusat maka segala perubahan yang terjadi pada database akan mengubah informasi. Dengan demikian kondisi pada sistem adalah kondisi terkini, yang merupakan sumber pengambilan keputusan. Dengan kata lain, bahwa pimpinan tidak perlu waktu untuk menunggu data terkumpul dari setiap kantor operasional. Penyajian informasi pada saat current position merupakan suatu prestasi bagi institusi pemerintah, dan akan merupakan kebanggaan tersendiri bagi organisasi.

Gambar 11-13 Data Warehouse

f. Bisa dibentuk information sharing untuk hal-hal tertentu (barang jaminan dan informasi lelang)


274

Salah satu keunggulan dengan sistem berbasis web adalah terbentuknya informasi tertentu yang dapat dipublikasikan ke masyarakat umum. Semakin maraknya penggunaan web dan komunikasi elektronik akhir-akhir ini secara umum menunjukan bahwa organisasi dapat mengambil keuntungan dari adanya webpage. Dengan desain yang interaktif, link yang berfungsi dan bermanfaat, file-file penting, suara, bahkan video yang ada pada suatu web, dapat menyediakan cara baru dan menarik untuk menginformasikan kegiatan organisasi pada masyarakat umum. Selain itu juga akan membentuk komunitas website (profile community) yang akan membawa manfaat diantaranya: • Menggambarkan resources komunitas organisasi • Merupakan bagian integral dari situs organisasi • Merupakan cara terbaik agar orang memandang organisasi untuk mempelajari layanan dan fasilitas yang tersedia dan ditawarkan • Adalah cara terbaik untuk mengkomunikasikan berita dan kegiatan • Dapat menjangkau jutaan orang, sehingga kegiatan organisasi dapat diketahui orang. Dari beberapa manfaat diatas maka akan terjadi arena baru dalam menggarap potensi publik/customer untuk keuntungan bisnis diantaranya: •

Daftar (Listing) barang Jaminan Dengan sistem terpusat berbasis web, barang jaminan yang ada dalam database memungkinkan untuk ditampilkan. Peminat barang tinggal mencari dan memilih barang sesuai dengan kriteria yang mereka kehendaki. Peminat barang melalui internet juga dapat melakukan pencarian barang dimana saja dan kapan saja. Bila barang tersebut telah sesuai dengan kebutuhan peminat dapat memiliki barang melalui mekanisma penebusan maupun lelang.


275

•

Informasi Lelang Lelang adalah salah satu metoda pemilikan barang. Karena lelang terbuka untuk umum, maka informasi mengenai kapan ada lelang, dimana tempat lelang dan barang apa saja yang akan dilelang menjadi informasi bagi masyarakat. Keuntungan dari informasi lelang tidak hanya karena masyarakat berhak tahu (fungsi publik) namun juga kemungkina akan mendorong jumlah peserta lelang/peminat barang yang menghadiri lelang tersebut. Dengan sistem terpusat berbasis web, akan terbentuk perpaduan antara penawaran barang juga pelelangan barang dimaksud.

•

Membangun e-goverment Perkembangan penggunaan teknologi Internet dan Web sedemikian cepat disertai dengan perkembangan inovasiinovasi teknologi internet dan komunikasi data. Seiring juga pada pembangunan aplikasi dan sistem informasi sudah berbasiskan kepada teknologi internet. Banyak hal yang dapat dilakukan dan kemudahan yang diperoleh melalui teknologi internet ini misalnya transaksi bisnis yaitu pembelian, penjualan, pembayaran dan lain-lain (e-commerce), aplikasi perbankan seperti transaksi transfer atau pemindahan buku, periksa saldo, pembayaran kartu kredit dan lain-lain (ebanking), pembelajaran jarak jauh (e-learning), pelayanan masyarakat (e-goverment) dan sebagainya. Perkembangan e-government masih belum banyak diimplementasikan di Indonesia. Dengan pembangunan sistem informasi manajemen diharapkan bahwa kegiatan pengelolaan teknologi informasi pada organisasi merupakan wujud keikutsertaan lembaga pemerintah dalam mendukung e-government.

2. Kerugian Penerapan Aplikasi berbasis Web a. Biaya akses internet Mengakses ke Internet berarti menghubungkan komputer kita dengan menggunakan media pengirim data ke jaringan Internet. Dan untuk mengakses Internet harus melalui yang

276


dinamakan Internet Service Provider atau penyedia layanan Internet. Untuk menjangkau penyedia layanan Internet diperlukan suatu media yang dapat dipakai untuk menghubungkan komputer kita ke penyedia layanan Internet. Misalnya, saluran telepon. Baik penyedia jaringan maupun penyedia layanan akses, pada dasarnya menentukan tarif yang dibebankan pada pengguna internet, sehingga timbul biaya akses internet. Biaya ini baik bagi individu maupun organisasi masih dianggap merupakan pengeluaran yang perlu diperhitungkan. Sayang sekali sebenarnya manfaat yang diperoleh dari akses internet kurang ditonjolkan. Sebenarnya ada berbagai cara untuk akses ke internet diantaranya melalui: 1. telepon dial-up 2. radio (packet radio 1200bps / 9600bps). 3. wavelan / microwave (kecepatan 2Mbps-11Mbps) 4. satelit (64Kbps-2Mbps) 5. leased line Telkom JAMUS (64-265Kbps). Dari pilihan teknologi diatas maka kantor operasional DJPLN dapat memilih cara mana yang paling sesuai dengan kondisi dilapangan dan relative paling murah. b. Akses data terputus Prinsip dasar aplikasi berbasis web memakai mekanisma request-response. Client mengirim request pada server, kemudian permintaan tadi diterjemahkan dalam server melalui respon yang diberikan. Sehingga pemakaian aplikasi berbasis web memerlukan hubungan yang terusmenerus dengan server yang ada dipusat. Oleh sebab itu koneksi jaringan memerlukan perhatian khusus.


277

Gambar 11-14 Mekanisme Request-Response

Namun masalah koneksi ke server ini bukan hanya permasalahan untuk sistem terpusat. Pada LAN juga sering terjadi akses yang terputus. Resiko terputusnya akses ini merupakan tanggungjawab penyedia jaringan dalam hal ini PT. Telkom. Namun demikian pada umumnya permasalah akses ke server pusat untuk sistem berbasis web menjadi perhatian yang serius agar pemakaian aplikasi berjalan lancar. c. Bandwidth dan kecepatan akses (access speed) Kecepatan mengakses data atau informasi di server masih dirasakan cukup lambat bila dibandingkan dengan akses pada LAN. Hal ini disebabkan karena jarak yang relatif jauh, kualitas jaringan, dan traffic pada jaringan tersebut. Tapi permasalahan ini makin lama makin baik, karena penyedia jaringan berlomba untuk meningkatkan bandwidth. Dimasa yang akan datang jasa ISP akan berkembang menjadi layanan total business solution, termasuk komunikasi, dan E-commerce. Dengan demikian pelanggan cukup tersambung dengan satu ISP yang memberikan semua layanan komunikasi: internet, telekomunikasi, Virtual Private Network (VPN), ECommerce, mobility, termasuk database. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, ISP bakal membutuhkan bandwidth atau jumlah data yang besar untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dan mampu bersaing di masa yang akan datang.

278


Di sisi yang lain, sambungan jaringan yang disewakan (Leased Line) dibutuhkan oleh pelanggan. Kebutuhan pada high capacity/reliability, competitive price, hingga penggunaan teknologi terkini, adalah yang menjadi perhatian pelanggan

B. Kajian Dari Sisi Non Teknis Berikut ini beberapa kemungkinan penyebab implementasi sistem informasi manajemen :

kegagalan

1. Implementasi yang parsial tidak serentak Implementasi yang parsial tidak hanya mengurangi trend dan nuansa pemanfaatan sistem informasi yang tidak bersifat menyeluruh secara nasional. Cara ini juga membuat rantai pemakaian sistem informasi menjadi panjang. Mungkin saja kantor operasional yang paling pertama memakai aplikasi akan menjadi usang peralatannya dibanding dengan kantor yang paling baru. Akibatnya harus ada penyesuaian teknologi lagi. 2. Kurang kesadaran penggunaan SI (lack of system information awarness) Kesadaran penggunaan sistem informasi bagi pegawai tidak terjadi dengan sendirinya. Perlu waktu dan juga perlu usaha dari berbagai elemen dalam organisasi untuk terus menggemakan pentingnya teknologi bagi kepentingan organisasi. Salah satu faktor yang mengakibatkan rendahnya kesadaran pemakaian sistem informasi adalah pengetahuan mengenai teknologi ini. Juga ada kalanya timbul salah pengertian pegawai bahwa porsi pekerjaan mereka akan diambil sistem sehingga mereka jadi kurang pekerjaan dan kurang berarti. Untuk menghilangkan faktor penghambat seperti tersebut diatas, maka perlu komunikasi yang intens antara penentu kebijakan dan pengguna aplilkasi.


279

3. Aplikasi yang tidak sesuai kebutuhan Pada umumnya program aplikasi dibuat berdasarkan ketentuan dan bisnis proses yang ada pada organisasi. Aplikasi juga akan dibatasi pemakaiannya sesuai otoritas yang ada pada pegawai tersebut. Jadi mungkin saja ada anggapan bahwa aplikasi yang dibuat terkesan kaku dan tidak fleksibel. Fleksibilitas aplikasi tidak ditunjukan pada menu yang ada namun dititikberatkan pada kebutuhan user untuk mengambil data. Dalam hal ini metoda yang dikembangkan antara pengguna dan administrator database (DBA) pusat diharapkan bisa terjalin baik, sehingga apa yang diminta oleh pengguna berdasarkan otoritasnya akan terjawab dengan cepat.

11.6 Kajian Tools Yang Digunakan Dalam SIM Piutang dan Lelang (Studi Kasus SIMPLe) A. Tools yang digunakan Aplikasi SIMPLE

• • • • •

Web server : Apache Programming languange : Java Server Page (JSP) Operating system : Linux Fedora Database : My SQL Web Client : Internet Eksproler, Mozilla dll

1. Sistem Operasi Linux Sistem operasi Linux sebagai sistem operasi turunan dari Unix merupakan pilihan yang strategik oleh karena disamping kemampuannya yang handal juga sifatnya yang menganut standar terbuka atau open source akan menghemat pengeluaran negara dan mengurangi ketergantungan pada vendor atau pada teknologi yang bersifat proprietary yang umumnya ada di pasaran. Trend peningkatan jumlah pengguna sistem operasi Linux dari waktu ke waktu di dunia maupun di Indonesia akan mempengaruhi penambahan jumlah komunitas pendukung Linux, sehingga dengan alasan ini pulalah dapat dipunahkan keraguan terhadap bakal tiadanya atau kurangnya support terhadap teknologi atau sistem operasi Linux.

280


2. Development Tools Java (JSP) Salah satu syarat untuk membuat aplikasi web yang dinamis diperlukan penguasaan bahasa pemrograman yang berjalan di sisi server (Server Side Scripting). Banyak bahasa pemrograman yang termasuk dalam katagori ini misalnya ASP,PHP, Perl, CGI dan lain-lain. Sesuai dengan namanya, Java Server Pages (JSP) disusun dari bahasa Java yang terkenal ketangguhannya. Jangkauan JSP makin luas ketika nantinya para produsen telepon seluler (Ponsel) ikut menyertakan dukungan pada Java dalam akses internet. Kendatipun tidak ada satu software yang unggul dalam seluruh aspek, akan tetapi ada beberapa kriteria yang dipertimbangkan dalam pemilihan JSP sebagai development tools, salah satunya yakni adanya kecocokan antara Database Management System (DBMS) Oracle dengan JSP. Sebagaimana lazimnya, DBMS Oracle hanya optimal dengan development tools tertentu yakni JSP seperti halnya MS-SQL dengan MS-Visual Basic, Interbase dengan Delphi, CA-OpenIngres dengan CA-OpenRoad. Permasalahan pada learning curve yang dibutuhkan untuk menguasai JSP, seyogyanya bukanlah dianggap merupakan kendala karena bahasa apapun yang digunakan sebagai implikasi dari pembaharuan aplikasi tetap memerlukan learning curve. 3. Database MySQL Database MySQL adalah database berbasis open source yang paling populer pada SQL sistem manajemen database. MySQL di kembangkan, didistribukan dan di dukung oleh MySQL AB yang merupakan perusahaan comersial yang didirikan oleh para pengembang MySQL. MySQL ini merupakan generasi kedua dari perusahaan open source yang menyatukan nilai-nilai open source dan metodologinya dengan model bisnis yang berhasil. Software database yang berbasis open source. MySQL adalah salah satu software database yang cukup terkenal tangguh, baik dari segi penanganan jumlah data, maupun jenis data grafis maupun spatial. Database ini memiliki model relational database management systems (RDBMS) yang merupakan arsitektur database yang cukup banyak digunakan.


281

4. Web Server Tomcat Web server tomcat merupakan web aplikasi berbasis Java dan di buat untuk dijalankan pada Servlet dan Java Server Page (JSP) yang berbasis web. Sebagai bagian dari proyek Jakarta apache open source, dalam waktu dekat web server tomcat menjadi standart referensi implementasi di industri untuk Servlet dan JSP API. B. Mekanisme Pemakaian Aplikasi

Sistem yang akan dikembangkan adalah sistem dengan arsitektur 3-tier. Sesuai dengan nama arsitekturnya, sistem ini terdiri dari tiga komponen, yaitu: • Database Server. Server ini memiliki fungsi utama sebagai penyedia/penyimpan data. Sifatnya adalah terpusat, sehingga di kantor pelayanan tidak diperlukan pengadaan server. • Aplication Server. Server ini memiliki fungsi utama sebagai pengolah data yang terdapat di server database. Server ini dapat dipandang sebagai sebuah aplikasi biasa yang diakses oleh banyak pengguna. • Client (dalam hal ini kantor pelayanan), Tidak diperlukan instalasi software tertentu karena penggunaan aplikasi hanya mengandalkan browser (salah satu contohnya adalah Internet Explorer) yang sudah terpasang pada sistem operasi modern, seperti Microsoft Windows. Ketiga komponen utama tersebut terhubung melalui sebuah jaringan komputer. Tipe jaringan yang digunakan antar komponen berbeda-beda. Database Server terhubung dengan Aplication Server menggunakan LAN (Local Area Network). Client terhubung dengan Aplication Server menggunakan jaringan telepon (singkatnya memanfaatkan jaringan Internet). Kantor pelayanan, untuk menggunakan aplikasi ini, harus terlebih dahulu terkoneksi ke jaringan Internet. Bila koneksi telah terbentuk, kantor pelayanan harus menjalankan browsernya, dan mengetikkan address tempat aplikasi diekspose pada jaringan internet (contohnya http://www.djpln.depkeu.go.id). Setelah itu browser akan menampilkan halaman depan dari aplikasi dan pengguna siap menggunakannya. Keuntungan dari arsitektur ini adalah:


282

1. Keamanan data lebih terjamin karena tidak ada hubungan langsung antara client dengan Database Server. Semua konektivitas harus melalui Aplication Server sehingga perubahan data secara manual tidak dapat dilakukan (harus melalui aplikasi). Ancaman dari para hacker dapat diatasi dengan membangun konektivitas diatas protokol HTTPS. Dengan protokol komunikasi ini setiap paket data yang akan dikirim melalui jaringan telepon akan mengalami proses enkripsi terlebih dahulu. 2. Proses pemeliharaan, tunning, dan disaster recovery server database dilakukan terpusat sehingga tidak dibutuhkan sumber daya yang besar (hanya satu server). Kerugian dari arsitektur ini adalah: 1. Adanya biaya untuk koneksi Internet selama aplikasi digunakan (diakses). 2. Faktor performansi (dalam hal ini respon aplikasi) sangat tergantung pada kondisi jaringan Internet sehingga sangat variabel. Dengan analisis volume data input/output yang telah dilakukan, kemungkinan terjadinya penurunan respon ini relatif kecil.

11.7 Rangkuman Sistem informasi manajemen piutang dan lelang diarahkan untuk mendukung kebutuhan informasi dalam berbagai kegiatan operasional pada kantor-kantor operasional, seperti kegiatan pemantauan, pengendalian dan pengambilan keputusan bagi manajemen, serta kegiatan pendukung tugas organisasi. Sistem informsi manajemen pengurusan piutang negara dan lelang dapat dibagi dalam tiga kelompok besar, yaitu: a. Kelompok Pertama yaitu kelompok informasi yang diperlukan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pemantauan dan evaluasi dibidang pengurusan piutang negara dan lelang; b. Kelompok Kedua yaitu kelompok informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan pelaksanaan pengurusan piutang negara dan lelang yang meliputi bidang kepegawaian, keuangan, perlengkapan/inventaris, peraturan, pengelolaan dokumen (kearsipan) dan ketatausahaan; c. Kelompok Ketiga yaitu kelompok informasi yang diperlukan


283

untuk mendukung pelayanan di kantor operasional dan dapat menyajikan informasi untuk keperluan masyarakat yang bersifat umum dan bebas yaitu tentang pemasaran barang jaminan serta pelaksanaan lelang. Bertitik tolak pada kebutuhan sistem informasi tersebut maka pengembangan Sistem Informasi Manajemen Piutang dan Lelang juga mempertimbangkan : 1. Lokasi-lokasi kantor operasional yang tersebar 2. Operasional masing-masing kantor di lingkungan organisasi 3. Hubungan dengan organisasi-organisasi lain yang terkait 4. Pelayanan informasi kepada masyarakat luas Oleh karena itu Sistem Informasi Manajemen Piutang dan Lelang menggunakan bentuk sistem terpusat berbasis teknologi Internet dan sebagai konsekuensinya diperlukan jaringan komunikasi data yang on line, baik untuk komunikasi data internal maupun eksternal, yang menghubungkan antara kantor operasional, kantor wilayah, dan kantor pusat.

SOAL-SOAL LATIHAN BAB 1 Perencanaan strategis menentukan arah-arah kebijakkan dan tujuan dari sebuah organisasi sedangkan manajemen strategis adalah proses manajemen sumber daya organisasi dalam mencapai tujuannya. Salah satu sumber daya organisasi yang penting adalah sumber daya informasi, sebuah sistem informasi yang memberikan informasi berkualitas kepada seluruh pekerja di organisasi bagaikan jantung yang mengatur aliran darah dalam organisasi. Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) sebagai organisasi pemerintah memiliki sumber daya informasi yang masih sangat terbatas. 1. Apakah pembaca setuju dengan pendapat tersebut? Selanjutnya jabarkan bagaimana sumber daya informasi di DJPLN dan bagaimana proses manajemen sumber daya tersebut dapat berjalan dengan tepat ? 2. Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca !

BAB 2 Penerapan sebuah teknologi informasi dalam sebuah sistem informasi di sebuah organisasi mempunyai dampak negatif dan positif. Sebagian pegawai organisasi menyambut baik penerapan tersebut tetapi ada pegawai yang enggan bahkan memiliki resistansi terhadap sistem baru tersebut. Jika diasumsikan Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) akan menerapkan sebuah sistem informasi yang akan menghubungkan seluruh kantor operasional, menurut pembaca bagaimana hubungan antara teknologi informasi tersebut dengan pegawai DJPLN? Perkirakan dampak positif dan negatif apa yang akan terjadi dengan penerapan sistem informasi tersebut. Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca !

BAB 3 Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) adalah sebuah sistem yang berbentuk organisasi pemerintahan. DJPLN memiliki banyak komponen yang bekerja sama untuk mencapai visi, misi dan tujuan dari

290

Soal-soal Latihan

DJPLN. Seperti direktorat di Depertemen Keuangan yang lain DJPLN juga memiliki sebuah sistem informasi dalam lingkungan kerjanya. 1. Tentukan karaktersistik “sistem informasi” di DJPLN ! 2. Tentukan jenis klasifikasi “sistem informasi” di DJPLN ! 3. Tentukan informasi mana yang memiliki kualitas tinggi (akurat, relevan dan tepat waktu) dalam “sistem informasi” di DJPLN ! Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) telah menerapkan sistem informasi berbasis komputer. Hampir tiap tahun DJPLN membeli komputer untuk menambah tingkat efisiens dan efektivitas kerja. Menurut pembaca sejauh mana kontribusi komputer terhadap penghematan waktu, biaya, efektivitas, perkembangan teknologi dan perkembangan sumber daya manusia di DJPLN? Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca !

BAB 4 Sistem informasi manajemen diterapkan ke dalam sebuah organisasi untuk meningkatkan kinerja organisasi tersebut dan kekuatan bersaing dalam lingkungan bisnisnya. Organisasi membutuhkan informasi berkualitas di mana informasi diberikan ke pihak yang tepat, akurat dan tepat waktu. Sistem informasi manajerial akan memberikan informasi yang dikhususkan ke tingkat manajemen tertentu. Jika pembaca adalah analis sistem untuk membangun sistem informasi eksekutif untuk pejabat Eselon VI, III, II dan I di lingkungan Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN), tentukanlah informasi mana yang diperuntukkan untuk pejabat Eselon IV, III, II dan I ! Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca !

BAB 5 Jika diasumsikan pembaca adalah analis sistem untuk membangun sistem informasi di seluruh kantor Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN), tentukan pendekatan (menggunakan SDLC atau Prototipe) dan arsitektur (terpusat atau terdistribusi) yang dipilih dalam membangun sistem tersebut !


291

Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca !

BAB 6 1. Jelaskan bagaimana bentuk pengolahan data yang ada di organisasi DJPLN ? 2. Jelaskan apa pentingnya pengolahan data untuk organisasi khususnya organisasi DJPLN?

BAB 7 1. Buatlah basis data sederhana yang terdiri dari minimal tiga buah tabel, tentukan tema basis data tersebut, lakukan prosedur normalisasi (jika diperlukan) dan buatlah masing-masing tabel dapat saling terhubung satu sama lainnya ! 2. Dari hasil basis data sederhana tersebut lakukanlah beberapa query yang hasilnya merupakan informasi dari gabungan data-data pada tabel yang ada !

BAB 8 1. Jelaskan menurut pendapat saudara untuk keadaan yang bagaimana pilihan topologi star, bus dan ring dilakukan, jelaskan kelemahan dan kelebihan masing-masing topologi ! 2. Jelaskan menurut pendapat Saudara bentuk komunikasi yang bagaimana yang paling ideal untuk organisasi DJPLN? Sebagai bahan pertimbangan bahwa kebijakan organisasi baik petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan cukup sering berubah dan mengingat organisasi ini mempunyai kantorkantor operasional yang tersebar di seluruh Indonesia sedangkan SDM di bidang IT sangat terbatas.

BAB 9

292

Soal-soal Latihan

1. Menurut anda jika organisasi DJPLN telah mempunyai aplikasi berbasis web, tindakan apasaja yang harus dilakukan untuk mencegah atau mengantisipasi pengamanan data. Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca ! 2. Menurut anda ada untuk pengamanan fisik hardware dan backup basis data apa saja yang harus dilakukan. Ambil studi kasus untuk aplikasi SIMPLE yang ada di organisasi DJPLN. Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca !

BAB 10 1. Apa nilai tambah E-Government bagi pemerintah secara umum dan organisasi DJPLN khususnya? Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca ! 2. Bagaimana pendapat anda mengenai penggunaan teknologi open source di lingkungan pemerintah? Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca !

BAB 11 1. Jelaskan menurut anda apa nilai tambah bagi organisasi DJPLN baik internal maupun eksternal, jika menerapkan teknologi informasi melalui aplikasi SIMPLE ? Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca ! 2. Jelaskan jika organisasi DJLN telah menerapkan pengguaan sistem dalam menjalankan atifitas operasionalnya (khususnya di kantor operasional) bagaimana peranan kanwil dan kantor pusat terhadap sistem yang ada ? Berikan argumen dan asumsi yang masuk akal untuk mendukung pendapat pembaca !

wvivw

Sebuah organisasi dapat disebut sebagai sebuah sistem yang mempunyai tujuan dan kegiatan-kegiatan yang dilakukannya untuk memperoleh tujuan tersebut

Recommend Documents