Schrijven voor het web Aan teksten voor het web worden andere eisen gesteld dan aan papieren teksten. Denk alleen al aan de beperkte ruimte die het beeldscherm biedt. Doel van dit boekje is u een handleiding te bieden bij het maken van webteksten. Het eerste deel gaat over het doel van uw website en het schrijven voor een specifieke doelgroep. Vervolgens krijgt u een handreiking hoe u uw website en teksten kunt structureren en van inhoud kunt voorzien. Tot slot vindt u alle belangrijkste punten uit de verschillende hoofdstukken nog een keer op een rij. Doel van uw website Als u een tekst voor het web gaat schrijven is het belangrijk dat u de doelstelling van uw website duidelijk voor ogen heeft. Bij vrijwel elke site kunnen naast de hoofddoelen (zoals voorlichten, informeren, communiceren) ook concrete subdoelstellingen worden onderscheiden, bijvoorbeeld: -
nieuwe medewerkers werven afspraken kunnen maken via het web deelnemers werven voor seminars, trainingen
De door u geformuleerde doelen kunt u gebruiken bij de tekst die u wilt schrijven. De doelen geven antwoord op vragen als: welke informatie wil ik aanbieden, welke toon kies ik en hoe actueel moet de informatie zijn. Schrijven voor een doelgroep Het is de bezoeker die bepaalt welke informatie interessant is. Sommige organisaties zijn sterk intern gericht en publiceren allerlei voor bezoekers overbodige informatie. Vaak wordt informatie op het web gezet zonder dat men zich serieus heeft verdiept in bezoekersvragen. Het gaat dan vaak over informatie die gemakkelijk voorhanden is en dan klakkeloos op de site wordt geplaatst. Vraag uzelf vóór u gaat schrijven daarom altijd af of de informatie die u wilt aanbieden werkelijk van belang is voor bezoekers van uw site. Kortweg, wil men dit wel lezen? Verplaats u dus in de doelgroep van uw website. Wat moet de bezoeker kunnen doen op uw website? Kan hij alleen informatie vinden of ook andere zaken? Wat is de aard van de informatie: neutraal of juist wervend? Hoe zorgt u ervoor dat uw bezoeker de tekst vindt, leest en die begrijpelijk, relevant en overzichtelijk vindt? Is er een intro met de kern van de boodschap, zodat bezoekers kunnen beoordelen of de pagina interessante informatie biedt? Is direct duidelijk waar de site over gaat? Wordt de kern goed onder de aandacht gebracht? De doelgroep is vaak breed en diffuus. Zet daarom vóór u gaat schrijven de kenmerken van de potentiële lezer op een rijtje. Wie zijn de bezoekers van uw site? Zijn het patiënten, studenten, mogelijk nieuwe medewerkers of collega’s? Als u weet voor wie u schrijft, kunt u uw informatie daarop aanpassen en doseren. Moet u gedetailleerd schrijven of juist globaal. Ook kunt u op deze manier het gewenste niveau en de juiste toon kiezen: hoe spreekt u de bezoeker aan, met “u” of met “je”? Moet de tekst veel of juist geen medisch jargon bevatten, populair zijn of statig? Hoe leest de bezoeker? De bezoeker van een internetpagina leest op een andere manier dan de lezer van een papieren tekst. Een beeldschermlezer laat zich vooral leiden door de visuele prikkels van het beeldscherm en doorkruist of ‘scant’ met de ogen langs de opvallende elementen zoals hyperlinks, navigatieknoppen en tekstkoppen. De beeldschermlezer is ongeduldig, hij doet
doorgaans weinig moeite om relevante informatie te vinden. Vindt hij binnen een paar seconden op de startpagina van een site niet wat hij zoekt, dan is hij vertrokken. Bedenk of de informatie die u wilt aanbieden op uw site, interessant, relevant, begrijpelijk en concreet is voor de bezoeker. Vermijd overbodige informatie, ga uit van de informatiebehoefte van uw bezoeker.
Structuur van een webtekst Bepaal eerst, met behulp van de vijf ‘W-vragen’ (wie, wat, waar, waarom, wanneer), wat de belangrijkste informatie is en zet de kern van de informatie bovenaan. Kies het meest geschikte ordeningsprincipe voor de basistekst, bijvoorbeeld chronologisch of thematisch. Bepaal wat (ongeveer) de lengte wordt van de pagina. Uw bezoeker heeft weinig geduld. Zorg er daarom voor dat uw teksten zo zijn opgebouwd dat uw lezer snel een beeld heeft van de kern van de informatie die u aanbiedt en waar hij het onderwerp dat hij zoekt kan vinden. Kopieer nooit zonder meer brochureteksten naar het web. De structuur van de folder is niet zomaar geschikt als structuur voor de site. Natuurlijk kunt u uw brochures wel als basis gebruiken voor webteksten. Ook kunt u bestaande teksten voorzien van links die ervoor zorgen dat de tekst eenvoudig ‘doorbladerbaar’ is. (zie voorbeeld onder 'maak gebruik van een index') Kop en lead Als de structuur duidelijk is, kunt u beginnen met het schrijven van de tekst. Schrijf eerst de kop (titel) en de lead. De lead is een inleiding of samenvatting. Bij het schrijven van de lead kunt u ook gebruik maken van de vijf W-vragen. Zorg dat de lead opvalt, gebruik bij voorkeur vette letters. Tekstblokken Nadat de kop en de lead geschreven zijn, kunt u de rest van de structuur invullen. Zorg hierbij dat de tekst to the point is, schrijf kort en kernachtig. Zet de belangrijkste informatie bovenaan. Maak de tekstblokken niet te lang, vier tot zes zinnen per tekstblok is een goed gemiddelde. De eerste zin van elk tekstblokje moet de kern bevatten. Geef de belangrijkste tekstblokjes een duidelijke en informatieve tussenkop. Vermijd hierbij vage koppen als ‘algemeen’. Gebruik tekst met veel korte alinea’s, witregels en informatieve kopjes. Daarnaast helpt een aanklikbare inhoudsopgave bovenaan de pagina de bezoeker gemakkelijker informatie te vinden.
Voorbeeld structuur van een webtekst en gebruik tussenkopjes
Gebruik hyperlinks U kunt een interne link in de tekst aanbrengen, waarmee de bezoeker kan doorklikken naar een ander tekstdeel op dezelfde pagina. Hiervoor moet u een bladwijzer plaatsen op de plek waarnaar u wilt doorlinken. Met hyperlinks kunt u de lezer doorleiden naar die plaats of naar een andere pagina. Gebruik echter zo weinig mogelijk bladwijzers en hyperlinks in een tekst. Links kunnen ook afleiden en de bezoeker zal sneller naar een andere pagina ‘zappen’. Het komt nogal eens voor dat een hyperlink de bezoeker op een volslagen onvoorspelbare locatie brengt. Of dat de hyperlink Meer Informatie bezoekers niet op een pagina met informatie brengt, maar ongevraagd de e-mailapplicatie opent. Veel duidelijker is de hyperling Vraag meer informatie aan. Voorkom verrassingen en maak de bestemming van de hyperlink duidelijk. NB. Zorg ervoor dat externe links openen in een nieuw venster, anders raakt u uw bezoeker mogelijk kwijt. Maak een duidelijke index Met een goede en duidelijke index kan de bezoeker direct doorklikken naar het gewenste gedeelte of pagina.
Voorbeeld gebruik index
Scrollen Als uw lezer dieper in de site zit en blijkbaar toe is aan feitelijke informatie, mag u er van uitgaan dat scrollen niet bezwaarlijk is. Dat is vaak beter dan eindeloos doorklikken in opgeknipte webpagina’s vol korte, versnipperde informatie. Maak de pagina echter niet te lang, gebruik bij lange teksten een downloadbaar bestand als Word of pdf. Verwijzen Geef e-mailadressen en telefoonnummers van personen (of instanties) die nadere informatie kunnen geven. En bied eventueel goede, externe links naar gerenommeerde organisaties. Bedenk wel dat u een zekere verantwoordelijkheid heeft voor de informatie waarnaar u doorlinkt en voor de actualiteit van de links! Tip: Leg de webtekst voor aan iemand uit de doelgroep Controleer de tekst in de browser Via de browser kunt u eenvoudig testen of de tekst op het scherm komt zoals u in gedachten had. Ook kunt u dan zien of de hyperlinks allemaal goed werken. Publiceer het document op internet U kunt nu de tekst gaan publiceren op internet. Kijk ook na de publicatie of het resultaat goed is. Als u een nieuwe website maakt, is het handig vooraf een schets te maken van de structuur van de site. Hiermee kunt u gemakkelijker invulling geven aan de afzonderlijke pagina’s en de navigatie tussen de pagina’s. Houd het aantal lagen van pagina's in de structuur zo klein mogelijk, maximaal drie of vier. De bezoeker die informatie op uw website zoekt, heeft meestal vanaf de startpagina al twee pagina's achter de rug voordat hij de eerste informatie over het onderwerp op zijn beeldscherm ziet. Zet daarom belangrijke informatie bovenaan, maak samenvattingen op een hoger niveau en gedetailleerde informatie op een lager niveau en zorg ervoor dat de
bezoeker in elke laag zinvolle informatie krijgt: een pagina met alleen een link of een doorverwijzing is niet klantvriendelijk. Niet alleen de structuur binnen één webpagina is belangrijk, maar ook de samenhang tussen de webpagina’s. Gebruik om de structuur zichtbaar te maken beschrijvende titels die de lading dekken, tussenkopjes, witregels, cursiveringen en opsommingen.
Taalgebruik Als uw website bedoeld is voor algemeen publiek, moet de tekst voor alle bezoekers begrijpelijk zijn. Vermijd daarom alle woorden die niet tot het dagelijks taalgebruik van de gemiddelde Nederlander horen. Als het gebruik van een onalledaags woord echt niet te vermijden is, geef dan uitleg, zodat iedereen het kan begrijpen. Bijvoorbeeld radiotherapie (bestraling) of oncologie (kankergeneeskunde). Denk er hierbij wel aan dat niet iedereen op dezelfde manier een webpagina binnenkomt. Misschien komt iemand via een zoekmachine direct op die ene pagina terecht. U kunt er dus niet van uitgaan dat de uitleg van een woord op een andere pagina gezien of gelezen wordt. Daarom moet de informatie op alle pagina’s voor iedereen begrijpelijk zijn. Vermijd afkortingen, tenzij u op elke afzonderlijke pagina bij het eerste gebruik van de afkorting de uitleg vermeldt. Alleen als pagina’s uitsluitend voor mensen met een bepaalde voorkennis zijn, kan bijbehorend jargon worden gebruikt. Vermijd ambtelijk taalgebruik Woorden als ‘met betrekking tot’, ‘omtrent’ en ‘inzake’ kunt u beter vervangen door woorden als ‘voor’. Schrijf niet te statig of plechtig. Schrijf specifiek Zeg geen maaltijd als het om een lunch gaat, geen apparaat als u de koelkast bedoelt. Maak gebruik van de interactietoon Internet is bij uitstek geschikt voor interactie: de lezer van uw informatie kan reageren op uw tekst. Betrek de lezer daarom zoveel mogelijk bij uw tekst; spreek hem waar mogelijk aan met u. Dus niet: ‘Een folder kan aangevraagd worden bij het Patiënten Informatiecentrum’, maar: ‘U kunt een folder aanvragen bij het Patiënten Informatiecentrum’. Voorkom verouderde informatie of dode links en zorg dat er geen tik-, spel-, en grammaticafouten in de tekst staan. Vertrouw niet te veel op de spellingcontrole. Print de tekst eventueel om hem op dergelijke fouten te controleren of vraag een collega de tekst door te lezen.
Stijl Schrijf beknopt Het internet stelt specifieke eisen aan teksten, een beeldschermtekst leest gemiddeld 25 procent trager dan tekst op papier. Het lezen kost meer inspanning en concentratie en is vermoeiden. Probeer de tekst daarom zo kort, bondig en concreet mogelijk te houden en breng alinea’s aan. Hoe bondiger en meer to the point de tekst, de te meer informatie op het eerste scherm past.
Vermijd woorden met meer dan drie lettergrepen Beeldschermteksten zijn moeilijker leesbaar als ze veel lange woorden bevatten. Vermijd lange teksten en complexe zinnen Langere teksten worden zelden in hun geheel gelezen. Bezoekers zoeken in langere teksten naar de informatie die hen interesseert. Lange lappen tekst werken daarom niet, zeker niet op de beginpagina. Dieper in de tekststructuur kunnen de teksten wel wat langer zijn, mits ze goed gestructureerd worden met tussenkopjes en vetgedrukte woorden. Ook de schermgrootte is van invloed. Lange teksten passen niet op een scherm; voor een deel van de pagina zal de bezoeker moeten scrollen. Die moeite neemt een lezer niet altijd. Geef niet te veel voorbeelden. Eén voorbeeld is vaak voldoende. Gebruik een actieve stijl, vermijd lijdende vorm Schrijf direct, in de actieve vorm. Vermijd het werkwoord ‘worden’ Bijvoorbeeld: ‘U krijgt voor dit onderzoek contrastvloeistof toegediend’ en niet: ‘Voor dit onderzoek zal contrastvloeistof worden toegediend.’ Beperk het gebruik van de hulpwerkwoorden ‘zullen’ en ‘kunnen’. Korte paragrafen Tel de regels van de paragraaf. Zijn het er vijf of meer? Knip de paragraaf dan eventueel in tweeën en plak er een subtitel boven. Gebruik opsommingen Een opsomming leest veel gemakkelijker dan lopende tekst en de bezoeker neemt de informatie sneller op. Lange opsommingen werken echter niet goed. Bij meer dan vijf punten vallen de afzonderlijke punten minder op en worden ze sneller over het hoofd gezien. Voorkom samengestelde woorden Omschrijf ze liever, bijvoorbeeld: ‘complicaties die afhankelijk zijn van de aandoening’ in plaats van ‘aandoeningsafhankelijke complicaties’ Pas op met verwijswoorden Elke pagina in een website moet zelfstandig te begrijpen zijn. Op papier geldt die eis niet: in gedrukte tekst is het bijvoorbeeld heel normaal terug te verwijzen naar iets dat op een andere plaats in de tekst is behandeld, ook als de verwijzing over de paginagrens heen gaat. Op het web werkt deze manier van verwijzen niet: u weet immers niet of de lezer de vorige pagina ook heeft gelezen. Neem dus geen verwijzing in woorden op, maar gebruik een zo specifiek mogelijke hyperlink. Schrijf in de tegenwoordige tijd Vermijd deelwoordstijl, bijvoorbeeld: ‘gezien het feit dat’
Zinsbouw Vermijd samengestelde zinnen (zinnen met bijzinnen). Ze lezen minder makkelijk. Vermijd tangconstructies Zet delen van een zin die bij elkaar horen zo dicht mogelijk bij elkaar. Dus niet: ‘Het onderzoek vindt ’s ochtends, omdat u dan nuchter moet zijn, plaats.’ Maar: ‘Het onderzoek vindt ’s ochtend plaats, omdat u dan nuchter moet zijn.’
Vermijd lange regels Doordat bezoekers vaak dicht met hun ogen op het scherm zitten, moeten ze lange oogbewegingen maken om lange regels te lezen. Ook zijn beeldschermletters minder scherp dan gedrukte letters. Daardoor is het lastig om goed op de regel te blijven lezen. Ook omdat de interlinie (het wit tussen de regels) vaak klein is, lijkt een tekst met lange regels al snel een blok tekst. Ook slecht leesbaar: - Teksten in hoofdletters - Cursieve (schuine letters) teksten - Kleine letters - Weinig contrast tussen de tekst en de achtergrond
Actualiteit Houd geplaatste informatie up-to-date Verouderde informatie of 'dode' links beïnvloeden het beeld van de organisatie vaak negatief.
Meer informatie Wilt u meer informatie of heeft u ondersteuning nodig bij het maken van webteksten? Neem dan contact op met de webredactie van afdeling Communicatie of kijk op www.erasmusmc.nl/webinfo.
Tien basisregels voor het schrijven van een webtekst Verplaats u in de doelgroep. Is de informatie die u aanbiedt interessant, relevant, begrijpelijk en concreet voor de bezoeker? Maak gebruik van goede titels, tussenkopjes, witregels, cursiveringen en opsommingen om de structuur van de pagina zichtbaar te maken. Stem uw taalgebruik af op de doelgroep. Vermijd moeilijke woorden en jargon en wees specifiek. Gebruik de interactietoon. Betrek de lezer zoveel mogelijk bij uw tekst: spreek hem waar mogelijk aan met “u”. Schrijf beknopt. Houd de tekst kort, bondig en concreet. Zorg voor een goede zinsbouw. Schrijf direct, in de tegenwoordige tijd en vermijd de lijdende vorm. Maak korte paragrafen. Zet maximaal zes regels in een paragraaf en gebruik tussenkopjes. Zorg voor duidelijke hyperlinks. Voorkom verrassingen, wees duidelijk waar de hyperlink naar verwijst. Gebruik ze liever niet in een lopende tekst. Elke pagina in de website moet zelfstandig te begrijpen zijn. Verwijs niet naar iets dat op een andere pagina staat: u weet niet of de lezer die pagina gelezen heeft.
Let op spel- en taalfouten en voorkom verouderde informatie of dode links. Slordigheden beïnvloeden het beeld van de organisatie vaak negatief.
Bronvermelding Ben Vroom, Checklist voor goede websites, Kluwer, 2002 Eric Tiggeler en Rob Doeve, Webwijzer, Den Haag, Sdu, 2000 Willem Hendrikx, Schrijven voor het beeldscherm, Den Haag, Sdu, 2003
© Erasmus MC Afdeling Communicatie Oktober 2005
