SCHOPNOSTI STUDENTŮ PŘI ZPRACOVÁNÍ KVALIFIKAČNÍ PRÁCE NA POČÍTAČI STUDENTS' ABILITY TO PROCESSING THESIS ON A COMPUTER. Petr Simbartl, Petr Michalík

SCHOPNOSTI STUDENTŮ PŘI ZPRACOVÁNÍ KVALIFIKAČNÍ PRÁCE NA POČÍTAČI STUDENTS' ABILITY TO PROCESSING THESIS ON A COMPUTER Petr Simbartl, Petr Michalík Abstrakt Přestože se již na základní škole vyučuje práce s textovým procesorem a pokračuje se ve výuce i na střední škole, má mnoho studentů problémy s ovládáním tohoto programu. Nejedná se o základní dovednosti, ale o schopnost efektivně sestavit kompletní rozsáhlý dokument. Mnoho studentů neovládá rozšiřující funkce textového procesoru nebo nepoužívá funkce správným způsobem. Ve většině případů používají studenti aplikaci MS Word od verze 2007. Pro vysokoškolského studenta je tato znalost a dovednost důležitá, protože na závěr studia odevzdává kvalifikační práci, která musí splňovat vedle obsahové i formální úroveň. Zde jsou zmíněny nejčastější problémy při tvorbě rozsáhlejších dokumentů studentů předmětu „Zpracování diplomové práce na počítači“ na Fakultě pedagogické ZČU v Plzni. Klíčová slova: kvalifikační práce, MS Word, dovednosti Abstract Although in elementary school is working with a word processor and continued the learning on high school, many students have problems with this program. This is not basic skills, but the skill to compile a complete extensive document. Many students cannot used extended functions of a word processor or is not used correctly. The most used application among students is MS Word 2007 and higher. For university student is this knowledge and skill important because in the end must submit a thesis. Here are discussed the most common problems of students in the creation of extensive documents in the course "Computer Processing of Student Theses" at the Faculty of Education University of West Bohemia in Pilsen. Key words: theses, MS Word, skills

1

ÚVOD

V závěru bakalářského, magisterského či doktorského oboru odevzdávají a obhajují studenti kvalifikační práci. Většina studentů zvládá základní práci s textovým procesorem, kterým je nejčastěji MS Word od verze 2007 a vyšší. Mnoho z nich ovládá základní funkce úpravy textu. Nezvládají však rozšiřující funkce a také nepoužívají správně a efektivně ani ty základní. Součástí hodnocení a oponentního posudku kvalifikační práce je i formální úprava. Proto je nutné mít i tuto část práce ve výborné kvalitě tak, aby to zbytečně nesnižovalo úroveň celé práce. Dále uváděné poznatky pocházejí z dlouholeté výuky předmětu „Zpracování diplomové práce na počítači“na Fakultě pedagogické ZČU v Plzni. Předmět je určen pro studenty v posledním ročníku studia, kdy sepisují svoji kvalifikační práci. Předmět navštěvují studenti především neinformatických oborů. Součástí plnění předmětu jsou dvě praktické práce na úpravu nezformátovaného textu v aplikaci MS Word podle zadání.

- 2555 -

2

TÉMATA PŘEDMĚTU

Během celého semestru jsou probrána všechna témata týkající se tvorby kvalifikační práce jako rozsáhlejšího dokumentu. Jsou probírána postupně tak, aby student mohl zvládnout splnění jak dílčích kontrolních prací, tak začít sepisovat vlastní kvalifikační práci. Témata, která s kvalifikační prací a tvorbou rozsáhlejších dokumentů přímo nesouvisí, jako například hromadná korespondence, jsou vynechána. Postupně jsou probrána tato témata: • Formální stránka zpracování bakalářské, diplomové nebo jiné závěrečné práce. • Typografická stránka dokumentu. • Zásady zpracování textu v textovém procesoru. • Styly. • Oddíly. Formátování oddílů. Titulní list. Okraje stránek. Zalomení stránek. Odlišná záhlaví a zápatí. • Číslování stránek, obrázků, nadpisů kapitol. Titulky, vytvoření seznamu obrázků a obsahu. • Tabulky (formátování, titulky, seznamy), vzorce. • Vkládání a úpravy obrázků v textu. • Poznámky pod čarou. Vysvětlivky. Titulky. Vytvoření číslovaného obsahu, rejstříku, tabulek apod. • Citování, odkazy.

3

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY

Za roky 2012 (jeden semestr), 2013 (dva semestry) a 2014 (jeden semestr) byly opraveny kontrolní práce v tomto předmětu. Studenti obdrželi bodové hodnocení a na základě splnění získali část zápočtu. V následujícím grafu jsou zobrazeny nejčastěji se vyskytující chyby. Pokud se chyba opakovala nebo tam bylo více chyb ve stejné kategorii, byla započítána do grafu pouze jednou. Tudíž uvedené hodnoty jsou nižší, než by odpovídalo počtu studentů na předmětu. V grafu také samozřejmě nejsou viditelné výsledky těch studentů, kteří byli zcela úspěšní. Výsledky pocházejí celkem od 66 studentů. 3.1 První kontrolní práce První práce se skládala z úpravy neformátovaného dokumentu o cca 6 stranách. Šlo o použití a nastavení stylů na předem dané nadpisy (dle seznamu) a také text. Student musel prokázat schopnost vložení a očíslování obrázků, nastavení okrajů, očíslování stránek, vložení odrážkového seznamu. Na závěr měli studenti vložit obsah a seznam obrázků, součástí práce bylo také vytvoření jedné strany na šířku uprostřed dokumentu tak, aby se ověřila základní dovednost použití oddílu, vhodných např. pro číslování stránek. Celý úkol byl rozdělen na 16 dílčích úkolů.

- 2556 -

Graf 1 Nejčastější chyby 1. kontrolní práce (absolutní počty) Na grafu jsou vidět největší problémy spojené se splněním kontrolní práce podle jednotlivých kategorií. Tyto chyby se však projevovaly i při následném odevzdání kvalifikační práce ke kontrole z hlediska formátování. Kategorie styly zahrnuje jak použití stylů – aplikace na text – tak jejich nastavení formátu textu, na který byl styl aplikován. Jedná se o nastavení formátu písma, odstavce, číslování. Největší problém je následná úprava stylu dle zadání, co se týká nastavení odstavce. Studenti jsou zvyklí, jak nastavení nadpisu (velikost, barva) a zarovnání, nastavovat ručně. Během studia totiž nevytvářejí často žádný delší dokument a tak nejsou nuceni ani tuto možnost použít a vše zvládnou nastavit ručně během chvíle. Pokud už se naučili nastavit většinu možností pro styl, zapomínaly za pomocí stylu formátovat především styl odstavce (zarovnání textu) pro běžný text. Přestože je to zmiňováno, mnoho z nich si neuvědomuje následnou snadnost úpravy celého dokumentu, pokud potřebujeme provést změnu. V kategorii oddíly šlo o základní nastavení a použití oddílů. Ověření proběhlo za pomocí vložení jedné stránky na šířku, kdy právě pro toto nastavení musí být použity oddíly. Rozšířené nastavení oddílů se týká např. různého zápatí a záhlaví. Nastavení oddílů bývá pro studenty velmi problematické, protože nemohou pochopit to rozdělení dokumentu. Ještě složitější je zmíněná úprava záhlaví a zápatí. Do kategorie obsahu spadal problém samotného vytvoření obsahu. Nejčastěji však studenti zapomínají obsah aktualizovat tak, aby byl kompletní. Občasnou chybou byl fakt, kdy zvolili některý styl z nadpisů pro jinou položku, která se následně dostala do obsahu, a měli pak problém ji odstranit. Méně častým problémem bylo vytvoření seznamu obrázků a jejich očíslování. Vytvoření seznamu nedělalo tak velký problém jako správné přidání titulku k obrázku. Problém se vyskytl v nabídce přidání titulku, kdy místo dopsání textu k předdefinované kategorii obrázek jen nedopsali text, ale snažili se původní text kategorie smazat. Mnohdy však ještě klikali na „Nový titulek“. Jedná se však o novou kategorii, ne však titulek. Problém vznikl zřejmě při překladu a je třeba to odlišit. Ve verzi MS Word 2013 je již tento problém částečně odstraněn

- 2557 -

a je na tlačítku uvedeno „Nový popisek“. Tyto dva pojmy jsou zde již odlišeny a nemusí tak docházet k záměně. Samostatnou kategorii dostala i část „Prázdné odstavce“. Přestože v grafu nemá tato část velký počet, byla zařazena, protože činní studentům od začátku problém toto dodržet. Protože jsou často upozorňovány, nevyskytuje se chyba v takovém počtu. Jde o využívání „enteru“ tedy prázdného odstavce místo vložení konce stránky či oddílu nebo mezery před a za odstavci. Při nepoužívání těchto úprav mohou vzniknout v dlouhém dokumentu problémy ve formě posunu textu při dopsání nového. V kontrolní práci je to hodnoceno jako chyba při překročení limitu prázdných odstavců. Jako poslední chyba zůstává základní číslování stran (při nepoužití oddílů) a další ostatní chyby. Do tohoto patřili části jako zapomenutí odrážkového seznamu či vynechání např. jen jednoho titulku k obrázku. Student znalost a dovednost funkce prokázal, avšak opomenul to u jednoho prvku provést. Vše je proto zahrnuto v kategorii ostatní. 3.2 Druhá kontrolní práce V druhé kontrolní práci studenti zpracovávali obdobný dokument. Struktura i bodování zůstávala zachována a přibyly některé nové položky. Navíc oproti předchozí kontrolní práci zde bylo nutné vytvořit rejstřík, seznam tabulek (včetně vytvoření tabulek), víceúrovňové číslování nadpisů a různé číslování stran vytvořené s pomocí oddílů. Hlavní položky jako obsah a použití stylů zůstalo. Samozřejmě vyjmenované položky nejsou úplným výčtem rozdílů oproti předchozí kontrolní práci, u některých částí se dostalo dalších drobných změn., Například jako drobná změna je ještě vytvoření poznámek pod čarou. V článku se však snažíme zmínit zásadní položky.

Graf 2 Nejčastější chyby 2. kontrolní práce (absolutní počty)

- 2558 -

Jak vyplývá z grafu, uvedené změny měly značný vliv na rozložení chyb. Co zde není vidět, je skutečnost, že byla i menší úspěšnost oproti první kontrolní práci. Všechny části budou nyní diskutovány podrobněji. Kategorie styly je obdobná jako u předchozí části. Opět jsou zde chyby předně v nepoužití stylů a část byla vytvořena ručně. Hlavním důvodem nárůstu počtu chyb v grafu je nastavení číslování u nadpisů, které dělalo mnoho studentům problém, přestože je k dispozici přednastavené číslování, jež se váže na styly „Nadpis“. Kategorie oddíly byla spojená s vytvořením různého použití číslování stran v celém dokumentu, kdy některé první strany neměly obsahovat číslování, jak je u publikací někdy vyžadováno. V některých kontrolních pracích byly tyto strany započítávány, v dalších ne. To však nemá vliv na nastavení oddílů, které činili studentům potíže. Protože se zde musí zkombinovat vytvoření oddílů s rozpojením na sebe navazujícího záhlaví či zápatí, je nárůst chybovosti poměrně značný. Část obsah má poněkud menší zastoupení. Problémy vznikaly obdobné jako v první kontrolní práci a bylo to neaktualizování obsahu a vložení nežádoucích položek do obsahu. V některých případech byla využita automatická tabulka obsahu a zde pak nastával problém změny např. u slova „Obsah“ pro přizpůsobení celé podobě dokumentu. Velkým problémem je také vytvoření rejstříku. Prvním důvodem je celková neznalost vytvoření rejstříku a to hlavně kde rejstřík vložit a jak vložit jednotlivá slova. Když má uživatel alespoň základní povědomí, kde se má rejstřík nacházet, skončí jeho snaha často u vkládání jednotlivých slov. Pokud nevyužíváme dokument se slovy pro automatický rejstřík, je nutné slova vkládat ručně a to zápisem nebo označením v dokumentu. Zde nastává problém, že mnoho uživatelů je zvyklých tak, že pokud se zobrazí okno do popředí s nastavením, nelze vstupovat do dokumentu. Podobně se tváří okno pro vkládání rejstříkových slov, kdy ale právě máme kliknout do dokumentu a následně slovo označit. Jak se ukázalo, student je pak zmaten a rejstřík nakonec nedokončí. Rejstřík však v našich kvalifikačních pracích není povinnou položkou, ale do mnoha prací by jeho vytvoření bylo velmi vhodné. Seznam obrázků a seznam tabulek zůstává kvantitativně na nižších hodnotách a to především z důvodu jejich relativně snadnější realizace, ale také už předchozí znalosti z první kontrolního práce. Vyšší chybovost u seznamu tabulek byla způsobená nesprávným vložením titulku, ale také tím, že se při vkládání seznamu tabulek musí klikat na vložit seznam obrázků. Zde se pak jen vybere typ titulku. Pokud to student nemá tak nacvičené a vryté do paměti, marně hledá seznam tabulek. Kategorie ostatní zahrnuje zejména chybu „prázdné odstavce“, jež však netvořily podstatnou část. Dalšími chybami bylo nevložení poznámky pod čarou či různými drobnostmi jako např. chybějící obrázek, mírně „rozhozené“ formátování apod. Jako v předchozí části nemohly být tyto chyby počítány do hlavních kategorií, protože znalost byla prokázána.

4

ZÁVĚR

Tento předmět považuji jako důležitý pro všechny studenty, u kterých je znalost některého textového procesoru nízká. Protože kvalifikační práce je také završením studia a je archivována, měla by mít dostatečnou úroveň nejen obsahovou, ale také formální. Uvedené chyby nelze vyhodnotit jako výzkumně validní, protože vzorek studentů není dostatečně rozsáhlý a váže se pouze ke konkrétnímu předmětu. Zjištěné závěry lze však brát

- 2559 -

jako upozornění na etapy vytváření kvalifikačního dokumentu, které mohou v současnosti činit při tvorbě kvalifikační práce značné problémy. Přestože jsou studenti na záludnosti programu MS Word v předmětu upozorňováni, probíhá seznámení s úskalími tohoto programu, studenti vytvářejí „cvičné“ dokumenty, chyby se vyskytují, ale jejich četnost je zřejmě po absolvování předmětu nižší. Jako největší vyskytující se problém bychom mohli uvést správné použití stylů pro zjednodušení a zvýšení efektivity při psaní kvalifikační práce. Na druhém místě by bylo používání oddílů s číslováním stránek. Třetí příčku obsadily prázdné odstavce, které nedělají problém jen v kvalifikačních pracích, ale často i v kvalifikovaně vytvořených dokumentech typu formuláře, kde se vyskytuje odsazení vytvořené pomocí mezer a mezery mezi odstavci za pomocí „enterů“. V kontrolních pracích není prověřována ještě jedna důležitá součást formální úpravy kvalifikační práce, a to dodržení typografických pravidel. Ta však již nečiní takový problém jako je např. správné odkazování a citování zdrojů použitých v textu. Této důležité části je při výuce rovněž vyhrazen čas. Kontaktní údaje Mgr. Petr Simbartl Katedra matematiky, fyziky a technické výchovy Západočeská univerzita v Plzni, Fakulta pedagogická Univerzitní 2732/8, 306 14 Plzeň Tel: 377 636 280 email: [email protected] Ing. Petr Michalík, Ph.D. Katedra výpočetní a didaktické techniky Západočeská univerzita v Plzni, Fakulta pedagogická Univerzitní 2732/8, 306 14 Plzeň Tel: 377 636 443 email: [email protected]

- 2560 -