boekingsprocedure voorrangsregeling jeugdgroepen hebben een onbeperkt voorrangsboekingsrecht. scholen, socio-economische en sportverenigingen kunnen ten vroegste drie maanden voor de geplande datum definitief boeken. privégebruikers en bedrijven kunnen ten vroegste twee maanden voor de geplande datum definitief boeken.
aanvraag je vult een formulier in via de website www.kortrijk.be/warande . als jouw boeking inpasbaar is krijg je via het secretariaat een geraamde huurprijs toegestuurd. is de gevraagde periode al bezet, kan je vragen om op de wachtlijst te komen. bij deze geraamde huurprijs ontvang je ook de vraag om een eerste voorschot te storten. dit voorschot bedraagt 50% van de geraamde huurprijs. je aanvraag valt minder dan 14 dagen voor de boekingsdatum? dan bedraagt het voorschot 100% van de geraamde huurprijs. Bij het versturen van de raming zetten wij jouw boeking in optie voor een periode van 14 dagen.
boeking wij ontvangen jouw storting van het eerste voorschot binnen de gestelde termijn. (14 dagen) jouw boeking is nu definitief. drie weken voor de aanvang van jouw verblijf ontvang je de vraag om het tweede voorschot te storten. dit tweede voorschot bedraagt opnieuw 50% van de geraamde huurprijs. bij dit tweede voorschot betaal je ook een waarborg. je stort deze waarborg samen met het tweede voorschot binnen de gestelde termijn. (7 dagen) als we dit tweede voorschot en/of de waarborg niet of niet tijdig ontvangen, schrappen wij jouw boeking en starten we de annuleringsprocedure op.
waarborg daggebruik als je boekt voor daggebruik bedraagt de waarborg 100% van de geraamde huurprijs met een maximum van €100,verblijf met overnachting voor jeugdgroepen bedraagt de waarborg 50% van de geraamde huurprijs, met een minimum van €100,voor andere groepen bedraagt de waarborg 75% van de geraamde huurprijs, met een minimum van €100,maximum waarborg we hebben het plafond van de waarborg voor jeugdgroepen die op kamp komen vastgelegd op €1500,-.
annuleringsprocedure als jouw boeking niet kan doorgaan, neem je schriftelijk contact met ons op. voor een annulering rekenen wij onderstaande kosten aan: kampgroepen = jeugdverblijfsgroepen vanaf 4 nachten we ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen twee jaar en drie maanden voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 25 procent van de geraamde kostprijs, met een minimum van €50,-. we ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen drie maanden en één maand voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 50 procent van de geraamde kostprijs. we ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één maand en één week voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 90 procent van de geraamde kostprijs. we ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één week en de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 100 procent van de geraamde kostprijs. andere groepen we ontvangen het bericht dat je wil annuleren meer dan één maand voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 25 procent van de geraamde kostprijs, met een minimum van €50,-. we ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één maand en twee weken voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 50 procent van de geraamde kostprijs. we ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen twee weken en één week voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 90 procent van de geraamde kostprijs. we ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één week en de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 100 procent van de geraamde kostprijs.
drankafname iedereen is verplicht drank af te nemen via de Warande. Je krijgt een lijst met het standaardassortiment meegestuurd met de geraamde huurprijs. Informeer bij het secretariaat naar de speciale regeling voor grote afnames. (huisgemaakte) aperitief, warme alcoholische dranken en borrels kan je tegen betaling van een schenkrecht meebrengen. Wat niet kan: andere wijnen, bieren en schuimwijnen, etc. die in het standaardassortiment voorkomen, zelf meebrengen. dit schenkrecht is afhankelijk van de grootte van het lokaal en van de hoeveelheid van verbruik van onze dranken. overnachtingsgroepen erkend jeugdwerk zijn vrijgesteld van deze regeling. ten laatste zeven dagen vooraf stuur je ons een lijst door met het geschatte verbruik. Wij nemen de niet verbruikte dranken terug, maar wees redelijk in jouw inschatting. Mocht er drank tekort zijn tijdens de activiteit, kunnen wij nog aanvullen vanuit onze reserve. bij de gevraagde dranken krijg je standaard de bijpassende glazen in een handige vaatwasbak, flesopeners en bierplateaus. Op aanvraag kan je ook de partytafels verkrijgen. na gebruik sorteer je de lege en volle flessen in de juiste bakken, mocht dit niet gebeuren, dan moeten wij de werkuren daaraan besteed aanrekenen.
factuur schade na het verblijf controleren wij de gebruikte accommodatie exhaustief (zeer grondig). we storten de waarborg, verminderd met de geleden schade, terug op het rekeningnummer van de aanvrager. Dit zal binnen een redelijke termijn gebeuren. als het bedrag van de waarborg ontoereikend blijkt, zullen we ook het saldo aanrekenen. drank na de telling van de verbruikte dranken en controle van de gebruikte materialen, ontvang je daarvoor een restfactuur. termijn je betaalt de ontvangen factuur binnen één maand na factuurdatum op het rekeningnummer IBAN BE33 4627 3186 0146 BIC KREDBEBB als we jouw betaling laattijdig ontvangen, rekenen we per maand een administratiekost van €10,extra aan.
prijzen alle huurprijzen zijn terug te vinden in de prijzenfolder, die opgesteld is door de raad van bestuur van vzw de Warande en jaarlijks door de gemeenteraad van stad Kortrijk wordt goedgekeurd.
huishoudelijk reglement de Warande omvat alle gebouwen en de terreinen, gelegen te Kortrijk, Heirweg 132.
de gebruiker de persoon die de boeking aanvraagt is verantwoordelijk voor de deelnemers, lokalen en activiteiten. Je moet je als een goede huisvader gedragen. als je de regels niet naleeft, kan het secretariaat of de conciërge het verblijf beëindigen en de gebruikers van de terreinen en uit gebouwen (laten) verwijderen. Je ontvangt daarvoor geen enkele vorm van schadevergoeding, en wij zullen alle geleden schade verhalen.
terrein de terreinen van de Warande zijn vrij toegankelijk tussen zonsopgang en zonsondergang. Verblijvende groepen krijgen permanent toegang tijdens hun verblijf. huisdieren moeten steeds aan de leiband gehouden zijn, behalve in de hondenloopweide, waar ze vrij rond kunnen lopen. auto’s en ander gemotoriseerd verkeer zijn niet toegelaten op het domein. Met specifieke toestemming en onder begeleiding van secretariaat of conciërge maken we een uitzondering voor leveringen. auto’s die de toestemming krijgen om te leveren, zijn verplicht op de verharding te blijven. je mag nergens vuur maken op onze terreinen. Enkel op de kampvuurkring kan dit, met uitdrukkelijke toestemming van secretariaat of conciërge en na het nemen van voldoende veiligheidsmaatregelen. de publieke barbecue kan iedereen gratis gebruiken, maar je moet wel reserveren en een waarborg voor het net terugbezorgen van roosters betalen. het oneigenlijk gebruik (of misbruik) van speeltoestellen is niet toegelaten. respecteer de planten en dieren op de Warande. de dierenparken zijn enkel onder begeleiding toegankelijk. Dieren voederen kan enkel met toestemming en onder begeleiding van het Warandepersoneel. Stad Kortrijk, vzw de Warande, noch het personeel kan aansprakelijk gesteld worden voor schade naar aanleiding van het gebruik van het terrein. Stad Kortrijk, zijn personeel, vzw de Warande worden ontslaan van elke aansprakelijkheid zowel ten opzichte van de gebruiker als ten opzichte van derden.
gebouwen in alle lokalen is het verboden te roken. huisdieren zijn niet toegelaten in de gebouwen. oneigenlijk gebruik van materialen en meubilair is niet toegelaten. vzw de Warande zal de geleden schade naar aanleiding hiervan aanrekenen. je krijgt van elk lokaal een sleutel bij aankomst. Sluit jouw lokalen steeds. Stad Kortrijk, zijn personeel, vzw de Warande zijn niet aansprakelijk voor diefstal en/of schade. je bent verplicht jouw afval te sorteren volgens onze richtlijnen. Bij slecht of niet sorteren zullen we de werkuren daarvoor aanrekenen en factureren. het poetsen van de lokalen doe je volgens de lokalenfiches die je in jouw map terugvindt. Als je niet of niet voldoende poetst, dan rekenen wij de werkuren hiervoor aan en factureren dit. in de map vind je ook de inventarissen terug. Je controleert deze en meldt tekorten aan het secretariaat of conciërge. Na het verblijf controleren wij de inventarissen, tekorten en/of gebroken materialen zullen wij integraal aanrekenen en factureren. in de slaapzalen beschik je over antiallergische matrassen, dekens en hoofdkussens. Bedlinnen moet je zelf meebrengen. Je kan bij ons ook lakenpakketten huren.
veiligheid bij brandalarm evacueer je via de aangegeven iconen. We verzamelen op het centrale plein. De verantwoordelijke van de groep telt de leden van de groep en meldt vermiste personen onmiddellijk aan het secretariaat of conciërge, die als aanspreekpunt voor de brandweer telt. toegangswegen (zowel gewone als nood) mogen nooit versperd worden. als je misbruik maakt van het branddetectiesysteem, zal je de volledige schade moeten vergoeden met een minimum van €50,-. (ook de factuur van de hulpdiensten) vzw de Warande behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in deze procedures. We garanderen wel dat de prijsvoorstellen van definitieve boekingen geldig blijven. Van andere wijzigingen brengen wij je binnen redelijke termijn op de hoogte.
