Schatgraven naar inzicht

Schatgraven naar inzicht Het data-archief opnieuw verkennen InfoBrief van IDC, gefinancierd door Iron Mountain | Juni 2015

InfoBrief van IDC, gefinancierd door Iron Mountain

Schatgraven naar inzicht Het data-archief opnieuw verkennen

Onderzoeksmethodologie IDC heeft een enquête uitgevoerd onder 1011 senior en executive managers die betrokken waren bij data-archivering binnen organisaties met meer dan 500 werknemers, in uiteenlopende bedrijfstakken. De respondenten waren leidinggevenden bij IT-afdelingen en juridische/ compliance-afdelingen, evenals commerciële afdelingen. Doelstellingen: inzicht verwerven in eigentijdse archiveringsmethoden en -processen, de bedrijfswaarde van data-archieven en de mate van tevredenheid met de toegang tot gearchiveerde informatie.

9%

Afdeling

Juridische zaken en Compliance

37%

Management van commerciële afdelingen

Aantal werknemers

53%

IT-afdeling

19%

10.000 of meer

26%

500 tot 1.499

Regio’s

11% Australië

39%

Noord-Amerika

22%

5.000 tot 9.999

50%

33%

EMEA

1.500 tot 4.999

Home

pg 2



Definitie data-archief In dit onderzoek wordt een ‘data-archief’ gedefinieerd als ‘het bewaren van onveranderlijke gegevens voor de lange termijn’.

Mogelijke redenen voor het bewaren van data zijn naleving van wetten en regels, het voldoen aan e-discoveryverzoeken of toekomstig zakelijk hergebruik.

Bevat belangrijke gegevens die eventueel in de toekomst geraadpleegd moeten worden

Kan zowel actieve als inactieve data bevatten

Home

pg 3



Bedrijven archiveren data van uiteenlopende aard in meerdere elektronische archieven . . . Welke bedrijfsgegevens worden gearchiveerd?

Aantal afzonderlijke digitale archieven

21%

4% Eén

Meer dan tien

Gegevens

% dat deze archiveert

E-mail

75%

Bestanden/systeemdata

75%

Beveiligings- en incidentlogs

69%

Gestructureerde bestanden

68%

Gebruikersbestanden desktop/laptop 65%

39%

Twee tot vijf

36%

Zes tot tien

Beeldbestanden

64%

Videobestanden

58%

ECM/samenwerking

53%

Web 2.0 content

51%

Spraakbestanden

49%

Instant-messagingbestanden

45%

N=1011. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april 2015. Percentage respondenten.

Home

pg 4



. . . Bij de meeste bedrijven betekent archiveren echter chaos In plaats van ‘datameren’ – eenvoudig toegankelijke en betaalbare opslagplaatsen voor het bewaren van data – hebben deze bedrijven troebele ‘datamoerassen’ met nietconsistente, onoverzichtelijke en slecht geclassificeerde informatie. Algemene aanpak van data-archivering

12%

Beschikt over een procedure om te bepalen wat voor alle categorieën wordt gearchiveerd

42%

Archiveert alles/ geen procedure om te bepalen wat wel of niet wordt gearchiveerd

46%

Archiveert alles binnen enkele categorieën/beschikt over een procedure om te bepalen wat wel of niet voor andere categorieën wordt gearchiveerd N=1011. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april 2015. Percentage respondenten.

88%

van alle bedrijven archiveert niet op een consequente manier

40%

archiveert alles om te voorkomen dat vooraf tijd wordt besteed aan dataselectie Home

pg 5



Archiefinhoud is van aanzienlijke potentiële waarde Organisaties breiden historisch archiveren verder uit dan juridische zaken en bedrijfscontinuïteit; archivering wordt nu ook ingezet ten behoeve van IT-efficiëntie, risicoreductie en zakelijk inzicht. Toegevoegde waarde van data-archieven

70%

68%

66%

66%

63%

Juridische Verbeterde Lagere Lagere kosten Verbeterde onderbouwing klantenservice operationele vroegtijdige omzetmogein rechtszaken IT-kosten beoordeling lijkheden


63%

63%

Lagere juridische proceskosten

Besparing kosten bewaring IT-data

Home

pg 6



Bedrijven menen echter dat ze archieven beter benutten dan ze in werkelijkheid doen Menige organisatie verliest zicht op de kans om het archief te verzilveren. Wordt optimaal van archieven geprofiteerd?

24% Nee

76% Ja

Archiveringsstrategie

38%

Gebruikt archieven voor bedrijfsanalyse

16%

Minimale aandacht voor dataarchivering

76%

Meent dat de waarde van archieven optimaal wordt benut, toch Houdt archieven uitsluitend aan voor Juridische zaken/ gebruikt slechts 38% Compliance; worden niet de archieven voor ingezet voor bedrijfsanalyse bedrijfsanalyse

46%


Home

pg 7



Succesvolle inzet van archieven kan miljoenen dollars voordeel opleveren Succesvolle bedrijven realiseren niet alleen operationele besparingen dankzij data-archieven maar behalen ook substantiële omzetgroei. Gemiddeld financieel voordeel dankzij data-archieven in het afgelopen jaar

$ 11,4 miljoen

Risico-reductie/ vermijding van rechtszaken

$ 9,4 miljoen Lagere operationele of kapitaalkosten


$ 7,5 miljoen Extra omzet

Home

pg 8



Archieven kunnen echter aanzienlijk meer waarde opleveren De meeste bedrijven hebben geen oog voor het voordeel dat zij mislopen, maar 24% onderkent wel dat zij meer zouden kunnen doen. Hoeveel meer archiefwaarde zou uw bedrijf kunnen behalen?

5%

Meer dan tien maal de waarde

22%

Vijf tot tien maal de waarde

27%

Tot twee maal de waarde die we momenteel realiseren

46%

Twee tot vijf maal de waarde


Bijna driekwart van deze bedrijven meent dat zij hun huidige voordeel uit archivering ruimschoots kunnen verdubbelen Home

pg 9



Juridische zaken en Compliance leven op gespannen voet met IT en commerciële afdelingen

Hoewel zij sterk afhankelijk zijn van gearchiveerde data, zijn Juridische zaken en Compliance minder tevreden met het functioneren van IT op allerlei terreinen. Tevredenheid met het functioneren van IT 79%

65% 69%

74% 73%

73%

41%

66%

72% 49%

42%

20% Bepalen wat wel en wat niet wordt gearchiveerd

Voortdurend beheer dataarchieftechniek

Oplossingen voor data-archivering definiëren

n =1011 (top 2 van het afgebeelde vak tevredenheidscore). Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april 2015. Percentage respondenten.

Data-archieven toegankelijk op aanvraag

Home

n IT n Commerciële afdelingen n Juridische zaken

pg 10



Juridische zaken en Compliance schatten de bedrijfswaarde van data-archieven lager in dan commerciële afdelingen en IT Juridische zaken schat de waarde van archieven het laagst in bij zowel juridisch als zakelijk gebruik. Toegevoegde waarde van data-archieven 70%

70% 60%

38%

Verbeterde omzetmogelijkheden

72%

67%

39%

Lagere operationele IT-kosten

74%

69% 69%

63%

68% 51%

53%

Verbeterde klantenservice

Lagere juridische proceskosten

40%

Lagere kosten vroegtijdige beoordeling


Juridische zaken, IT en commerciële afdelingen hebben onderling verschillende doelstellingen: • Juridische zaken streefde naar risico-reductie en het beperken van toegang tot archieven • Commerciële afdelingen richtten zich op het delen van gearchiveerde informatie om optimaal van de data te profiteren • IT wilde voldoen aan de behoeften van commerciële afdelingen n IT n Commerciële afdelingen n Juridische zaken Home

pg 11



Bedrijven moeten gearchiveerde data toegankelijker maken

Bijna 80% van de afdelingen Juridische zaken en Compliance maakt gebruik van gearchiveerde data; minder dan de helft is tevreden met de toegankelijkheid. Juridische zaken en Compliance

79% 48%

Gebruikt gearchiveerde data voor juridische/ regulatorische/compliancegerelateerde doeleinden

Tevreden met de toegang tot gearchiveerde data

N = 91. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april 2015. Percentage respondenten.

Home

pg 12



Zowel Juridische zaken/Compliance als commerciële afdelingen gefrustreerd over samenwerking met IT bij verkrijging gegevens uit archief Grootste frustratie betreft samenwerking met IT

46%

43% 45% 34%

Indeling gearchiveerde data lastig te bewerken

Geen vastgelegde procedure voor het verkrijgen van gearchiveerde data

34%

40%

n C ommerciële afdelingen n Juridische zaken

IT kan de gegevens niet altijd vinden

N = 378 commerciële afdelingen, 93 Juridische zaken/Compliance. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april 2015. Percentage respondenten.

Home

pg 13



Vereiste begeleiding Chief data officer (CDO) aanstellen om een sluitende archiveringsstrategie te ontwikkelen

» C DO geeft leiding aan multidisciplinair team bestaande uit medewerkers van IT, commerciële afdelingen, Juridische zaken en Compliance

» D efinieert hulpmiddelen en processen ter waarborging doelmatig functioneren archief

» O ntwikkelt in samenwerking met de COO en de CIO bedrijfs- en datastrategieën voor de lange termijn

Informatieoverzichten ontwikkelen van alle databronnen en -locaties

» Indelen naar bedrijfsonderdeel, groep en bedrijfsproces

» Zowel de informatiesoorten als hun waarde in kaart brengen

Holistische en consequente archiveringsaanpak invoeren

» R ekening houden met dataretentieschema’s, gebruikstoepassingen, waarde, toegankelijkheid en archiefkosten

» Technologieverversing overwegen bij oude archieven op band of schijf die voor bedrijfsanalyse nodig zijn

» Verplaatsing overwegen naar externe locatie van statische diep opgeslagen archieven die niet voor bedrijfsanalyse nodig zijn

Samenwerking met externe partner overwegen voor optimale archiefoplossingen en benutting interne IT-capaciteit Home

pg 14

Schatgraven naar inzicht

Recommend Documents