SBO economisch programmadeel Handleiding voor de participatie van bedrijven (versie januari 2016)
1.
Situering van deze handleiding Voorliggende handleiding is bedoeld voor bedrijven die wensen betrokken te zijn bij een SBO-project. Het doel is om hun rol in de levenscyclus van een SBO-project te verduidelijken. Naast deze aanvullende handleiding bestaat er ook een SBO-basishandleiding die primair bedoeld is voor de onderzoekscentra (zie http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/).
2.
Wat is het SBO-programma? Het SBO-programma beoogt het subsidiëren van vernieuwend onderzoek dat in geval van wetenschappelijk succes een vooruitzicht biedt voor latere economische toepassingen in Vlaanderen, zoals de generatie van nieuwe producten, processen of diensten in de bedrijfswereld. Er zijn twee mogelijke benaderingen om de SBOresultaten te vertalen naar economische toepassingen: (i) gebruik van de resultaten door bestaande bedrijven of (ii) de oprichting van een nieuw bedrijf. Voorliggende handleiding is bedoeld voor projecten waarin de eerste benadering gevolgd wordt. Een SBO-project wordt uitgevoerd door één onderzoekscentrum of door een consortium van onderzoekscentra. De onderzoekscentra kunnen hiervoor aan 100% gesubsidieerd worden door FWO. Gezien het SBO-programma gericht is op het realiseren van vervolgtrajecten bij bedrijven, is het belangrijk dat ook bedrijven betrokken worden bij de SBO-projecten. Dit kan door lid te worden van de begeleidingscommissie van een SBO-project en daarnaast ook door samenwerking met het SBOonderzoekconsortium waarbij de bedrijven, parallel aan de SBO-projectuitvoering, bepaalde O&O activiteiten uitvoeren die gerelateerd zijn aan het SBO-project. De bedrijven kunnen hiervoor geen FWO-subsidie ontvangen. Voor subsidiemogelijkheden voor O&O activiteiten door bedrijven wordt verwezen naar de website van het Agentschap Innoveren en Ondernemen (www.vlaio.be). Bij de beoordeling van een SBO-projectvoorstel hebben de wetenschappelijke kwaliteit en het verwachte potentieel voor economische toepassingsmogelijkheden een even zwaar gewicht. Het is bijgevolg erg belangrijk dat reeds bij de projectopzet aandacht wordt besteed aan concrete economische toepassingsmogelijkheden.
3.
Hoe verloopt een SBO-project? Er zijn 3 stadia in de levenscyclus van een SBO-project: o het stadium van de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel = SBO-voortraject; o het stadium van de uitvoering van een SBO-project (maximum 48 maanden); o het stadium van de vertaling van de SBO-projectresultaten naar concrete toepassingen bij bedrijven = SBO-natraject.
3.1.
SBO-voortraject Bij de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel kunnen onderzoekers bedrijven contacteren voor een bilateraal overleg of voor een voorbereidende brainstorming tezamen met andere bedrijven. Bedrijven kunnen ook op eigen initiatief contact opnemen met onderzoekers over knelpunten of opportuniteiten waarvoor strategisch onderzoek een meerwaarde zou kunnen bieden. Bij de beoordeling van SBO-projectvoorstellen wordt veel nadruk gelegd op de actieve participatie van bedrijven vanaf de prille fase van de totstandkoming van een projectvoorstel. Door in een vroege fase te
2
interageren met geïnteresseerde bedrijven, kan het projectvoorstel immers afgestemd worden op de reële noden van de bedrijven en kunnen de kansen op toekomstige benutting van de resultaten gemaximaliseerd worden. De primaire rol van bedrijven in het stadium van het voortraject is: het verduidelijken van de noden van de bedrijven en het preciseren van de wijze waarop strategisch basisonderzoek een toegevoegde waarde zou kunnen leveren voor deze bedrijven; het inbrengen van relevante expertise op vlak van de ontwikkeling van de beoogde nieuwe producten/processen/diensten; het mee nadenken en input leveren over hoe de SBO-resultaten tot effectieve toepassingen zouden kunnen leiden. In het voortraject dienen de bedrijven te beslissen over hun rol en inbreng tijdens het project. Wensen ze enkel lid te zijn van de begeleidingscommissie, of wensen ze daarnaast ook zelf actief O&O activiteiten uit te voeren die gerelateerd zijn aan het onderwerp van het SBO-project (zie hoofdstuk 4). Voor het uitvoeren van een SBO-voortraject is geen financiering mogelijk ten laste van het SBO-programma. 3.2.
SBO-projectuitvoering Tijdens de projectuitvoering blijft een tweerichtingsdialoog tussen de onderzoekers en het betrokken gebruikersveld essentieel om de beoogde kennistransfer van wetenschappelijk onderzoek naar concrete toepassingen te kunnen realiseren. De primaire rol van de bedrijven tijdens de uitvoering is: o het begeleiden van het onderzoek vanuit de economische finaliteit van het project; o het mee uitwerken en voorbereiden van de vertaalslag van de resultaten naar concrete economische toepassingen. Bedrijven kunnen aan de SBO-projectuitvoering bijdragen als lid van de begeleidingscommissie. Daarenboven kunnen ze beslissen om op eigen kosten parallelle O&O activiteiten uit te voeren die aan het onderwerp van het SBO-project gerelateerd zijn (zie hoofdstuk 4). Bij deze laatste optie maken de parallelle O&O activiteiten geen deel uit van het SBO-project. De bedrijven kunnen er eventueel wel voor opteren om hiervoor subsidie aan te vragen bij Agentschap Innoveren en Ondernemen (www.vlaio.be).
3.3.
SBO-natraject Na een geslaagd SBO-project zijn verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten van de resultaten aan de orde. Het zwaartepunt verschuift hierbij naar de bedrijven. Deze verdere trajecten zijn niet steunbaar binnen het SBO-financieringskanaal, maar kunnen mogelijk welk gesteund worden via subsidiekanalen bij het Agentschap Innoveren en Ondernemen (O&O bedrijfsprojecten, Baekelandmandaten,…).
4.
De betrokkenheid van bedrijven bij een SBO-project
4.1.
Bijdrage als lid van de begeleidingscommissie van een SBO-project
4.1.1. Taken Om een interactie met de bedrijfswereld tot stand te brengen, dienen de uitvoerders zich te omringen met een begeleidingscommissie waarin verschillende bedrijven zetelen die wensen op te treden als klankbord over de toepassingsmogelijkheden van de resultaten.
3
De leden van de begeleidingscommissie hebben geen sturende bevoegdheid op de uitvoering. Hun rol is om eigen expertise in te brengen, te fungeren als kritisch klankbord voor de resultaten van de onderzoekers en om het project te begeleiden zodat de kansen op effectieve toepassingen gemaximaliseerd worden. 4.1.2. Intellectuele eigendomsrechten Bedrijven die zetelen in de begeleidingscommissie hebben als eerste inzage in de resultaten van het SBOproject, maar hebben a priori geen specifiek of selectief recht op de exploitatie van de projectresultaten. Het zijn de projectuitvoerders die eigenaar zijn van de resultaten. Een latere transfer naar bedrijven van resultaten die bekomen werden door de onderzoekscentra dient steeds onder marktconforme voorwaarden te verlopen (met een betaling van een marktconforme vergoeding) en staat open voor alle bedrijven in de Europese Unie. Geïnteresseerde bedrijven kunnen van bij de aanvang van het project een “first right of negotiation” of “first right of refusal” onderhandelen met de uitvoerende onderzoekscentra. Om de dynamiek van de begeleidingscommissie niet te verstoren, is in dit geval een niet-exclusieve toegang tot de resultaten te verkiezen. In een aantal sectoren is dat evenwel niet haalbaar. Daarom wordt een exclusieve licentie of transfer a priori niet uitgesloten zolang dit de dynamiek van de begeleidingscommissie niet verstoort. Dit kan bijvoorbeeld in een situatie waarbij de leden in de begeleidingscommissie actief zijn in complementaire toepassingsgebieden, waarbij een bepaald bedrijf exclusiviteit verwerft in zijn eigen niche zonder exclusiviteit te vragen in andere toepassingsgebieden. Het is belangrijk om reeds vóór de projectindiening afspraken te maken over de wijze waarop omgegaan zal worden met intellectuele eigendomsrechten. Deze afspraken dienen ook opgenomen te worden in het projectvoorstel. Tijdens de projectevaluatie wordt immers veel aandacht besteed aan de waarschijnlijkheid van het bereiken van de toepassingsmogelijkheden, en deze haalbaarheid is in sterke mate afhankelijk van een goede verstandhouding tussen de aanvragers en de leden van de begeleidingscommissie en tussen de leden van de begeleidingscommissie onderling. 4.1.3. Praktische modaliteiten Het opstellen van een begeleidingscommissie is verplicht omdat het de betrokkenheid van de bedrijfswereld en de haalbaarheid van de beoogde toepassingen kan onderbouwen. De begeleidingscommissie staat open voor alle geïnteresseerde bedrijven, ook voor bedrijven gevestigd buiten het Vlaams gewest. Indien een bedrijf wenst toe te treden tot de begeleidingscommissie van een SBO-project vereist dit -tijdens de projectuitvoering- het volgende: - een beperkte financiële inbreng: alle leden van de begeleidingscommissie dienen een geldelijke bijdrage in te brengen van minimaal 250 euro/jaar voor een KMO-bedrijf of minimaal 1.000 euro/jaar voor een groot bedrijf of andere organisatie. Een aantoonbare equivalente inzet van menskracht en middelen ten behoeve van de projectuitvoering kan eveneens in aanmerking genomen worden. - een engagement tot een inhoudelijke inbreng en een tijdsinvestering om deel te nemen aan bilaterale overlegmomenten met de projectuitvoerders en/of bijeenkomsten van de begeleidingscommissie. Bedrijven die wensen te participeren aan de begeleidingscommissie van een SBO-project, dienen hun engagementen te staven aan de hand van een gemotiveerde intentieverklaring. Deze verklaringen vormen een integraal deel van een SBO-projectvoorstel (maar worden niet overgemaakt aan de externe experten). Essentieel is dat de verklaringen goed gemotiveerd zijn en zeker niet beperkt blijven tot een vrijblijvende algemene interessebetuiging. Er dient uitdrukkelijk aangegeven te worden wat de specifieke meerwaarde van de verwachte projectresultaten is voor het desbetreffende bedrijf en welke verdere ontwikkelings- en
4
implementatietrajecten haalbaar en realistisch zijn. Tevens dient hierin het engagement voor de verplichte bijdrage (financieel of in kind) opgenomen te worden. De intentieverklaring voor het lidmaatschap van de begeleidingscommissie dient te worden ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van het bedrijf. Dit staaft het intern draagvlak binnen het bedrijf voor het engagement in de begeleidingscommissie. De samenstelling van de begeleidingscommissie is bij voorkeur zo volledig mogelijk op het ogenblik van de projectindiening (inclusief gemotiveerde intentieverklaringen met engagement voor financiële of in kind bijdrage). Eventueel ontbrekende intentieverklaringen kunnen nog ingediend worden tot ca 1 maand na de indiening van de projectaanvragen (deadline voor de intentieverklaringen wordt vermeld in het oproepdocument). Tijdens de evaluatie zal enkel rekening gehouden worden met de intentieverklaringen die op deze laatste deadline in het bezit van FWO zijn. 4.1.4. Impact op de evaluatie Bij de evaluatie van een SBO-projectvoorstel wordt veel aandacht besteed aan de haalbaarheid van de beoogde economische toepassingen. Een belangrijk hulpmiddel om deze haalbaarheid te kunnen onderbouwen is het aantonen van een goede betrokkenheid van relevante bedrijven tijdens alle stadia van de levenscyclus van een SBO-project: dus zowel tijdens het SBO-voortraject en de SBO-projectuitvoering als tijdens het SBO-natraject. De interacties met de leden van de begeleidingscommissie tijdens deze verschillende stadia vormen dan ook een belangrijk onderdeel van de evaluatie van de SBO-projectvoorstellen. De kwaliteit van de begeleidingscommissie (relevantie van de betrokken bedrijven, dynamiek in de commissie) is veel belangrijker dan het aantal leden in de begeleidingscommissie. Hoewel het zeker aangewezen is om een toepasbaarheid bij meerdere bedrijven aan te tonen, is het niet de bedoeling om de begeleidingscommissies zo groot mogelijk te maken. Dit zou immers een goede dynamiek in de begeleidingscommissie kunnen verstoren, wat de kansen op economische toepassingen zou hypothekeren. Het is belangrijk dat voor elk bedrijf uit de begeleidingscommissie duidelijk is welke meerwaarde het bedrijf dankzij het SBO-project zou kunnen realiseren en op welke wijze deze meerwaarde zal nagestreefd worden. Indien een aantal leden van de begeleidingscommissie –tengevolge van een sterke interesse in het project– bereid zijn om meer dan de verplichte minimale bijdrage te leveren (zie hoger), dan kan dit in een selectievoordeel bij de evaluatie resulteren. 4.2.
Samenwerking onder de vorm van het uitvoeren van parallelle O&O activiteiten (niet gesubsidieerd door FWO) die gerelateerd zijn aan het onderwerp van het SBO-project
4.2.1. Taken Deze optie richt zich tot bedrijven die zelf O&O activiteiten willen uitvoeren die inhoudelijk gerelateerd zijn aan het onderwerp van het SBO-project. Het gaat hierbij over parallelle O&O activiteiten (al dan niet gesubsidieerd door Agentschap Innoveren en Ondernemen) die geen deel uitmaken van het SBO-project. 4.2.2. Intellectuele eigendomsrechten Gezien de parallelle O&O activiteiten geen deel uitmaken van het SBO-project, dienen afspraken rond de intellectuele eigendomsrechten op de resultaten van de parallelle O&O activiteiten in een afzonderlijke overeenkomst geregeld te worden. De mogelijke rechten op de SBO-resultaten maken hier logischerwijs geen deel van uit. In geval van transfer van de SBO-onderzoeksresultaten van de onderzoekscentra naar de bedrijfswereld worden bedrijven die parallelle O&O activiteiten uitvoeren op gelijke voet behandeld met de andere bedrijven uit de begeleidingscommissie (zie §4.1.2.).
5
4.2.3. Impact op de evaluatie Er wordt een selectievoordeel toegekend aan projecten met een betekenisvolle en relevante samenwerking met één of meerdere bedrijven tijdens de uitvoering van een SBO-project. Deze interactie verhoogt immers de waarschijnlijkheid om de beoogde toepassingen op termijn te kunnen realiseren. De samenwerkingen moeten hiervoor verifieerbaar zijn en overlappen met de voorziene uitvoeringsfase van het SBO-project. De samenwerkingen dienen toegelicht te worden in de gemotiveerde intentieverklaringen van de betrokken leden van de begeleidingscommissie. 4.3.
Bijdrage aan de projectuitvoering als onderaannemer Participatie van bedrijven bij de projectuitvoering is tenslotte ook mogelijk via een methodiek van onderaanneming. Dit kan een optie zijn wanneer een bepaalde organisatie over een noodzakelijke expertise beschikt die niet binnen de onderzoekscentra voorhanden is. Dit is evenwel beperkt tot situaties waar diensten geleverd worden als ondersteuning van de projectuitvoering, zonder dat er valorisatie-opportuniteiten zijn voor deze bedrijven.
6
