Handleiding Strategisch Basisonderzoek (SBO) Oproep voor projecten met een primaire maatschappelijke finaliteit. Versie januari 2016

Handleiding Strategisch Basisonderzoek (SBO) Oproep voor projecten met een primaire maatschappelijke finaliteit

Versie januari 2016

Opmaak en indiening van een projectaanvraag: zie SBO-oproepdocument en aanvraagtemplate (http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/)

HANDLEIDING

STRATEGISCH BASISONDERZOEK

PROJECTFICHE Basiskenmerken strategisch basisonderzoek 1. de nadruk op risicovol, inventief en vernieuwend onderzoek; 2. het strategisch belang en de omvang van de lange termijn valorisatieperspectieven in Vlaanderen.

Belangrijke data zie oproepdocument

Documentenoverzicht beschikbaar op http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/

2/16

HANDLEIDING


INHOUD

1. SITUERING 1.1. Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal 1.2. De keuze tussen het economisch en maatschappelijk programmadeel 1.3. Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire maatschappelijke finaliteit 1.3.1. Begeleidingscommissie 1.3.2. Interacties met gebruikers voor, tijdens en na het SBO-project 2. PROGRAMMAKENMERKEN 2.1. Projectindieners (consortium) en gebruikers 2.1.1. Projectindieners 2.1.2. Niet Vlaamse partners 2.2. Steunbare activiteiten 2.3. Projectbegroting en steun 2.3.1. Projectduur en projectbegroting 2.3.2. Steun 2.3.3. Kostenmodel 2.4. Gebruik van de resultaten - eigendomsproblematiek 3. BEHANDELING PROJECTAANVRAAG 3.1. Verloop van het evaluatieproces 3.2. Beoordelingskader 3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse 3.2.2. De evaluatie 3.3. Na de beslissing 3.4. Rechten en plichten 3.4.1. Overeenkomst 3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst 3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun

4 4 4 5 5 6 8 8 8 8 8 9 9 9 9 10 12 12 12 12 13 15 16 16 16 16

3/16

HANDLEIDING

1.

SITUERING

1.1.

Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal


Het SBO (strategisch basisonderzoek)-financieringskanaal betreft vernieuwend onderzoek dat in geval van wetenschappelijk succes een vooruitzicht biedt voor latere economische of maatschappelijke toepassingen. Het staat open voor alle disciplines en toepassingsdomeinen. Het SBO-programma is opgedeeld in twee finaliteitsdelen: een economisch programmadeel voor projecten met een primaire economische finaliteit en een maatschappelijk programmadeel voor projecten met een primaire maatschappelijke finaliteit. Voorliggende handleiding richt zich tot aanvragers van projecten in het maatschappelijk programmadeel. Voor het economisch programmadeel is een andere handleiding beschikbaar op de website. Een SBO-project wordt uitgevoerd door één of meerdere onderzoekscentra, waarbij de resultaten nadien via verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten vertaald kunnen worden naar concrete toepassingen bij maatschappelijke actoren. Het doel is om op termijn bij te dragen aan het oplossen van maatschappelijke problemen of aan het creëren van nieuwe opportuniteiten met maatschappelijke meerwaarde voor Vlaanderen. SBO beoogt niet louter kennisdisseminatie, maar wel de opbouw van nieuwe kennis in dialoog tussen de onderzoekscentra die het onderzoek uitvoeren en de maatschappelijke actoren die de resultaten verder kunnen vertalen naar concrete toepassingen. Vanuit deze dialoog kunnen valorisatietrajecten gestart worden (bijv. bilaterale projecten met een aantal maatschappelijke actoren). Van de projectuitvoerders van een SBO-project wordt verwacht dat zij een duidelijke visie hebben over het potentieel voor valorisatie en dat zij inspanningen leveren met het oog op de effectieve benutting van de resultaten bij maatschappelijke actoren. 1.2.

De keuze tussen het economisch en maatschappelijk programmadeel De eerste basiskeuze die de projectindieners moeten maken is de keuze tussen het economisch of maatschappelijk SBO-programmadeel. De primaire finaliteit van het projectvoorstel wordt bepaald door de primaire aard van de actoren die de beoogde onderzoeksresultaten in een verder stadium zullen benutten: - Indien de voorziene verdere benutting van de onderzoeksresultaten primair zal verlopen via economische actoren (zoals bedrijven) met het oog op economische waardecreatie kadert het SBOprojectvoorstel binnen het economisch finaliteitsdeel. - Indien de benutting daarentegen primair gericht is op maatschappelijke actoren (overheidsdepartementen, maatschappelijke organisaties, social profit sector,....) en op maatschappelijke waardecreatie hoort een SBO-projectvoorstel binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. Ter verduidelijking worden hieronder volgende voorbeelden gegeven: - Een SBO-project op basis waarvan bedrijven via vervolg-O&O projecten nieuwe medicijnen ontwikkelen met het oog op economische waardecreatie kadert binnen het economisch finaliteitsdeel. Dat de aanwending van deze medicijnen maatschappelijk relevant is, is hierbij niet bepalend voor de aanduiding van de primaire finaliteit. - Een (macro)economisch SBO-project op basis waarvan overheidsactoren of sociale partners nieuwe beleidsvisies en -strategieën ontwikkelen kadert binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. De onderzoeksdiscipline op zich is niet bepalend voor de aanduiding van de primaire finaliteit.

4/16

HANDLEIDING


- Een SBO-project dat gericht is op duurzame ontwikkeling hoort niet a priori thuis binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. Indien de verdere absorptie en benutting van de onderzoeksresultaten primair verloopt via bedrijven, valt het project binnen het economisch finaliteitsdeel. Er kunnen ook mengvormen voorkomen, waarbij de resultaten van een project in het economisch finaliteitsdeel in bijkomende orde ook benut kunnen worden door maatschappelijke actoren. Hetzelfde geldt voor een project in het maatschappelijk finaliteitsdeel dat in bijkomende orde ook door bedrijven benut kan worden. Essentieel is te vermelden waar het zwaartepunt ligt inzake valorisatie, zodat geopteerd kan worden voor de meest relevante finaliteit. De evaluatie door FWO zal gebeuren binnen de finaliteit die de projectindiener heeft vermeld bij indiening. Projectvoorstellen die geen duidelijke keuze maken, zullen als onontvankelijk worden beschouwd. 1.3.

Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire maatschappelijke finaliteit Het valorisatiepotentieel bestaat uit de bijdrage die het project kan leveren aan het oplossen van bepaalde maatschappelijke problemen (vraaggedrevenheid vanuit de maatschappij) of aan het creëren van nieuwe opportuniteiten met een perspectief voor maatschappelijke waardecreatie (aanbodgedrevenheid vanuit de onderzoekscentra). Het is hierbij belangrijk om een goed mix te bekomen tussen de aanbodgedrevenheid vanuit de onderzoekscentra en de vraaggedrevenheid vanuit maatschappelijke actoren in Vlaanderen. Met maatschappelijke actoren worden zowel “social profit” organisaties en beroepsgroepen bedoeld evenals overheidsdepartementen en –entiteiten. Om maatschappelijke valorisatie te bekomen, is een brede transfer van de onderzoeksresultaten naar maatschappelijke actoren vereist. Daarom wordt de installatie van een begeleidingscommissie (waarin mogelijke gebruikers zetelen) tijdens de projectuitvoering verplicht.

1.3.1. Begeleidingscommissie Voor de begeleidingscommissie gelden volgende principes: o o o

o

o

o

Er dient expliciet aangegeven te worden welke organisaties in de commissie participeren; De begeleidingscommissie staat open voor alle geïnteresseerde maatschappelijke actoren, ook voor organisaties gevestigd buiten het Vlaams gewest. Indien een organisatie wenst toe te treden tot de begeleidingscommissie vereist dit een engagement tot een inhoudelijke inbreng en een tijdsinvestering om deel te nemen aan bilaterale overlegmomenten met de projectuitvoerders en/of bijeenkomsten van de begeleidingscommissie. De engagementen van de organisaties dienen gestaafd te worden aan de hand van gemotiveerde intentieverklaringen (te bezorgen aan de SBO-projectpromotor voorafgaand aan de limietdatum voor de indiening van deze intentieverklaringen: zie oproepdocument). Deze verklaringen vormen een integraal deel van een SBO-projectvoorstel (maar ze worden niet overgemaakt aan de externe experten). Essentieel is dat de verklaringen goed gemotiveerd zijn en niet beperkt blijven tot vrijblijvende algemene interessebetuigingen. Er dient uitdrukkelijk aangegeven te worden wat de specifieke meerwaarde van de verwachte projectresultaten is voor de desbetreffende organisatie en welke verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten haalbaar zijn. De intentieverklaring voor het lidmaatschap van de begeleidingscommissie dient te worden ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de organisatie. Dit staaft het intern draagvlak binnen de organisatie voor het engagement in de begeleidingscommissie. De samenstelling van de begeleidingscommissie is bij voorkeur zo volledig mogelijk op het ogenblik van de projectindiening, inclusief gemotiveerde intentieverklaringen. Eventueel kunnen een aantal ontbrekende verklaringen toegevoegd worden na de indiening van de projectaanvraag; de uiterste deadline voor de indiening van deze ontbrekende verklaringen wordt vermeld in het oproepdocument (ca 1 maand na de deadline voor de indiening van de projectaanvraag). Tijdens de evaluatie van de

5/16

HANDLEIDING

o


projecten zal enkel rekening gehouden worden met de intentieverklaringen (correct ondertekend en gemotiveerd) die op het ogenblik van deze laatste deadline in het bezit van FWO zijn. In geval van intellectuele eigendomsrechten: bij een begeleidingscommissie hebben de leden niet automatisch recht op de exploitatie van de resultaten. De uitvoerder is eigenaar en latere transfer gebeurt steeds tegen gangbare marktconforme condities. De transfer van resultaten van onderzoekscentra staat open voor alle organisaties in de Europese Unie, ook als deze geen lid zijn van de begeleidingscommissie (zie 2.4). Het is belangrijk om reeds vóór de projectindiening afspraken te maken over de wijze waarop omgegaan zal worden met o.a. de verwachtingen van de leden van de begeleidingscommissie m.b.t. intellectuele eigendomsrechten en om een visie te ontwikkelen met betrekking tot een mogelijke transfer van projectresultaten naar gebruikers. Tijdens de projectevaluatie wordt veel aandacht besteed aan de haalbaarheid van de toepassingsmogelijkheden, en deze haalbaarheid is onder meer afhankelijk van een goede verstandhouding tussen de gebruikers onderling.

1.3.2. Interacties met gebruikers voor, tijdens en na het SBO-project Het is belangrijk om voldoende interacties te voorzien tussen de onderzoekscentra en de potentiële gebruikers van de projectresultaten, zowel tijdens het voortraject van het SBO-project, de uitvoeringsfase van het SBO-project, en het natraject van het SBO-project (zie ook handleiding participatie gebruikers op de website: http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/). SBO-voortraject Bij de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel kunnen onderzoekers maatschappelijke organisaties/gebruikers contacteren voor een bilateraal overleg of voor een voorbereidende brainstorming tezamen met andere gebruikers. Maatschappelijke organisaties kunnen ook op eigen initiatief contact opnemen met onderzoekers over knelpunten of opportuniteiten waarvoor strategisch onderzoek een meerwaarde zou kunnen bieden. Bij de beoordeling van SBO-projectvoorstellen wordt veel nadruk gelegd op de actieve participatie van maatschappelijke organisaties/gebruikers vanaf de prille fase van de totstandkoming van een projectvoorstel. Door in een vroege fase te interageren met geïnteresseerde gebruikers, kan het projectvoorstel immers afgestemd worden op de reële noden van deze organisaties en kunnen de kansen op toekomstige benutting van de resultaten gemaximaliseerd worden. De indieners van een SBO-project dienen het uitgevoerde voortraject aan te tonen door in hun projectvoorstel een verslag van het uitgevoerde voortraject en de impact hiervan op het project toe te voegen (cfr. aanvraagtemplate). SBO-projectuitvoering Tijdens de projectuitvoering blijft een tweerichtingsdialoog tussen de onderzoekers en het betrokken gebruikersveld essentieel om de beoogde kennistransfer van wetenschappelijk onderzoek naar concrete toepassingen te kunnen realiseren. Daartoe kunnen maatschappelijke gebruikers participeren als lid van de begeleidingscommissie. Maatschappelijke gebruikers kunnen niet als gesubsidieerde partner deelnemen aan het onderzoeksconsortium. Wel kunnen ze beslissen om zonder FWO-subsidiëring samen te werken met het SBO-consortium:  door de uitvoering tijdens de SBO-projectperiode (vanaf het derde jaar) van toepassingsgerichte activiteiten die de brug slaan tussen de SBO-resultaten en hun operationele toepassingen in het maatschappelijk werkveld. Het is hierbij belangrijk dat het SBO-project vernieuwend en uitdagend basisonderzoek blijft.  door de uitvoering van parallelle O&O activiteiten die gerelateerd zijn aan het onderwerp en het maatschappelijk toepassingsgebied van het SBO-project, maar niet behoren tot de maatschappelijke vertaling van de SBO-resultaten.

6/16

HANDLEIDING


In beide bovenstaande gevallen maken de O&O activiteiten geen onderdeel uit van de SBOprojectuitvoering. Bij de beoordeling van de projectvoorstellen kunnen dergelijke samenwerkingen resulteren in een selectievoordeel. Ze moeten hiervoor verifieerbaar zijn en overlappen met de voorziene uitvoeringsfase van het SBO-project. Verder is het van belang dat de SBO-projectuitvoerders alle overige leden van de begeleidingscommissie informeren over deze samenwerking(en). Dergelijke samenwerkingen geven de betrokken maatschappelijke gebruikers geen automatische rechten op de SBO-projectresultaten. De onderzoekscentra blijven eigenaar van de door hen behaalde resultaten en de gangbare normen voor marktconforme transfer blijven van toepassing (zie 2.4). SBO-natraject Na een geslaagd SBO-project zijn verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten van de resultaten aan de orde. Het zwaartepunt verschuift hierbij naar de maatschappelijke gebruikers. Deze verdere trajecten zijn niet steunbaar binnen het SBO-financieringskanaal. Het is belangrijk om in de projectaanvraag reeds concreet aan te geven welke mogelijke vervolgtrajecten bij maatschappelijke actoren beoogd worden.

7/16

HANDLEIDING

2.

PROGRAMMAKENMERKEN

2.1.

Projectindieners (consortium) en gebruikers


2.1.1. Projectindieners Een SBO-projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaams onderzoekscentrum. Een Vlaams onderzoekscentrum wordt hierbij gedefinieerd als een Vlaamse universiteit (zoals vermeld in artikel II.2 van de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 20131), een Vlaamse hogeschool (zoals vermeld in artikel II.3 van de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 20131) of elk onderzoekscentrum dat gevestigd is in het Vlaamse Gewest. Een onderzoekscentrum wordt gedefinieerd als een entiteit (zoals universiteiten of onderzoeksinstellingen, agentschappen voor technologieoverdracht, innovatieintermediairs, entiteiten voor fysieke of virtuele onderzoeksgerichte samenwerking), ongeacht haar rechtsvorm (publiek- of privaatrechtelijke organisatie) of financieringswijze, die zich in hoofdzaak bezighoudt met het onafhankelijk verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling, en met het breed verspreiden van de resultaten van die activiteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht. Wanneer dit soort entiteit ook economische activiteiten uitoefent, moet met betrekking tot de financiering, de kosten en de inkomsten van die economische activiteiten een gescheiden boekhouding worden gevoerd. Ondernemingen die een beslissende invloed over dit soort entiteit kunnen uitoefenen in hun hoedanigheid van bijvoorbeeld aandeelhouder of lid van de organisatie, mogen geen preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit van deze entiteit of tot de door haar verkregen onderzoeksresultaten genieten. Meerdere onderzoekscentra kunnen ook samen een consortium vormen. In dergelijk geval wordt één van de Vlaamse onderzoekscentra als projectcoördinator aangeduid. Verder gelden volgende specifieke randvoorwaarden: - Het Interuniversitair Instituut voor Micro-Electronica, de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek, het Vlaams Interuniversitair Instituut voor Biotechnologie, iMinds, het Vlaams Instituut voor de Zee, Flanders’ Make en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen met een dotatie van de Vlaamse overheid, dienen een SBO-projectvoorstel in te dienen in samenwerking met minstens één andere Vlaams onderzoekscentrum. - Een Vlaamse hogeschool dient altijd een SBO-projectvoorstel in, in samenwerking met of minstens na advies van de universiteit binnen de associatie waarmee ze verbonden is. Dit advies omvat een document waarin de universiteit zich akkoord verklaart met de indiening van de projectaanvraag door de hogeschool. Vlaamse hogescholen dienen steeds een projectvoorstel in te dienen in samenwerking met minstens één ander Vlaams onderzoekscentrum. 2.1.2. Niet Vlaamse partners Een Vlaams onderzoekscentrum kan ook een projectvoorstel indienen met één of meerdere niet-Vlaamse onderzoekscentra. In het projectvoorstel moet dan wel worden aangetoond dat de inbreng noodzakelijk is voor het uitvoeren van het onderzoek en het bereiken van de valorisatieperspectieven in Vlaanderen. De deelbegroting van de niet-Vlaamse onderzoekscentra die deel uitmaken van het consortium of die als derden specifieke deeltaken uitvoeren, kan cumulatief niet meer dan 20% van de voorgestelde projectbegroting bedragen. 2.2.

Steunbare activiteiten De steunbare activiteiten voor de onderzoekscentra omvatten het uitvoeren van het strategisch basisonderzoek als dusdanig en daarnaast ook alle activiteiten die verbonden zijn met de beoogde valorisatieaanpak (vergaderingen met de begeleidingscommissie, verkenningen van bilaterale

1

http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14650 8/16

HANDLEIDING


vervolgprojecten met maatschappelijke actoren,…). Dit impliceert dat ook de inzet van personen met een valorisatietaak wordt opgenomen in een SBO-project2. 2.3.

Projectbegroting en steun

2.3.1. Projectduur en projectbegroting De projectduur van een SBO-project bedraagt in principe vier jaar. Het project kan ook een kortere looptijd hebben, waarbij een projectduur van twee jaar als een minimum dient te worden gehanteerd. De projectbegroting is a priori vastgelegd op maximaal 500.000 € per jaar. Indien het project in consortiumverband wordt uitgevoerd, kan de projectbegroting worden verhoogd tot een maximum van 500.000 € per jaar vermenigvuldigd met het aantal rechtspersonen die als projectaanvrager optreden op voorwaarde dat de deelprojectbegroting van deze projectaanvragers minimaal 15% van de totale projectbegroting bedraagt. Dit betekent niet dat een onderzoekspartner binnen een consortium 15% van de projectbegroting moet opnemen. De modaliteit van “minimum 15%” slaat enkel op het consortiumvoordeel dat er in bestaat dat bij het bereiken van dit minimum het globale projectbudget telkens met maximum 500.000 euro/jaar kan verhoogd worden. De deelbegroting van de niet-Vlaamse actoren die deel uitmaken van een consortium of die als derden specifieke deeltaken uitvoeren, kan cumulatief niet meer dan 20% van de projectbegroting bedragen. Als richtlijn voor de grootte-orde van een SBO-projectbudget wordt ca 2 miljoen euro vooropgesteld. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk mits grondige motivering. 2.3.2. Steun Het steunpercentage bedraagt 100% van de aanvaardbare kosten, mits de onderzoekscentra volledig beantwoorden aan volgende definitie: een entiteit (zoals universiteiten of onderzoeksinstellingen, agentschappen voor technologieoverdracht, innovatie-intermediairs, entiteiten voor fysieke of virtuele onderzoeksgerichte samenwerking), ongeacht haar rechtsvorm (publiek- of privaatrechtelijke organisatie) of financieringswijze, die zich in hoofdzaak bezighoudt met het onafhankelijk verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling, en met het breed verspreiden van de resultaten van die activiteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht. Wanneer dit soort entiteit ook economische activiteiten uitoefent, moet met betrekking tot de financiering, de kosten en de inkomsten van die economische activiteiten een gescheiden boekhouding worden gevoerd. Ondernemingen die een beslissende invloed over dit soort entiteit kunnen uitoefenen in hun hoedanigheid van bijvoorbeeld aandeelhouder of lid van de organisatie, mogen geen preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit van deze entiteit of tot de door haar verkregen onderzoeksresultaten genieten. 2.3.3. Kostenmodel De manier waarop de projectbegroting wordt opgebouwd en welke kosten aanvaardbaar zijn, wordt in detail uitgelegd in het kostenmodel (zie http://www.fwo.be/nl/mandatenfinanciering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/). Er is op deze site eveneens een Excel-template beschikbaar om de begroting op te maken. Het gebruik ervan is verplicht.

2

Het gaat hierbij om personen die rechtstreeks geïntegreerd worden in de betrokken onderzoeksploegen van het SBOprojectconsortium, en dus niet om personen die tewerkgesteld zijn in de interfacediensten of diensten voor onderzoekscoördinatie en waarvoor reeds een andere financieringsvorm voorhanden is (cfr. interfacebesluit: besluit van de Vlaamse Regering van 29 mei 2009 betreffende de ondersteuning van de Industriële Onderzoeksfondsen en de interfaceactiviteiten van de associaties in de Vlaamse Gemeenschap) 9/16

HANDLEIDING


Personeelskosten De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis van de begroting. Enkel personeelsleden die onderzoeksactiviteiten of valorisatie-voorbereidende activiteiten uitvoeren in het kader van het project, kunnen op de projectbegroting ingebracht worden. Universiteiten en hogescholen dienen te werken met reële lonen, alle andere organisaties werken met een systeem van forfaits waarvan de details in het kostenmodel terug te vinden zijn. Overige kosten Bij aanvraag wordt een realistische inschatting van de kosten opgegeven. Het niveau van detail dat gevraagd wordt voor de motivatie van de directe overige kosten beperkt zich voor een SBO-project tot een oplijsting van de grote categorieën en hun gerelateerde kost (bv. materialen/grondstoffen, IT-kosten, reis/verblijfkosten, afschrijvingen onderzoeksapparatuur, onderaannemingen, enz.). Het aandeel onderaanneming (< 8.500 EUR) in de overige directe kosten dient duidelijk gespecifieerd te worden. Onderaanneming Vanaf 8.500 EUR moet een onderaanneming afgezonderd worden uit de overige kosten en moet de noodzaak van de onderaanneming gemotiveerd worden. De uitbestede taken en kostendrijvers dienen gedocumenteerd te worden. Grote kost In uitzonderlijke gevallen kan voor een SBO-project toegestaan worden dat een bijzondere grote kost uit de overige kosten gelicht wordt en ondergebracht wordt in een aparte rubriek. Dit gebeurt steeds na overleg met FWO. Deze grote kost moet noodzakelijk zijn voor het project en mag op geen enkele andere manier verwerkt kunnen worden. Specifieke aandachtspunten voor het SBO-programma - De totale kostprijs van de taken die worden voorgesteld om aan onderaannemers toe te vertrouwen, kan niet meer dan 30% van de voorgestelde SBO-projectbegroting bedragen. - Er wordt van uitgegaan dat in veruit de meeste gevallen de som van de overige kosten en de (eventuele) onderaannemingen begrensd kan worden tot het maximumbedrag van 40.000 euro per mensjaar. Bij afwijkingen is een expliciete verantwoording vereist. Dergelijke afwijkingen zullen slechts uitzonderlijk worden aanvaard. 2.4.

Gebruik van de resultaten - eigendomsproblematiek Eigenaar van de resultaten De projectaanvragers/uitvoerders zijn de eigenaars van de projectresultaten. Bij een consortium is elke uitvoerder eigenaar van de eigen resultaten zonder recht te hebben op de resultaten van de partners. Ten aanzien van een onderzoeksgroep behorend tot een universiteit of een hogeschool gelden de bepalingen van art. IV 48 van de Codex Hoger Onderwijs.3 Transfer van de resultaten naar gebruikers Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruiksrechten die voortvloeien uit onderzoeksresultaten door een onderzoekscentrum naar een bedrijf/organisatie met het oog op verdere valorisatie van de resultaten gelden volgende bepalingen: - de onderzoeksresultaten zijn op gelijke en niet discriminerende basis beschikbaar voor alle organisaties/bedrijven in de EU; - er is een marktconforme vergoeding vereist die gelijk is voor alle organisaties/bedrijven in de EU, inclusief leden van de begeleidingscommissie en organisaties die deelnemen aan de projectuitvoering (als niet-gesubsidieerde partner of onderaannemer). Eventuele bijdragen van de

3

Gecoördineerde decreten betreffende het hoger onderwijs (citeeropschrift: "Codex Hoger Onderwijs") van 11 oktober 2013. 10/16

HANDLEIDING


-

organisaties in de kosten van de onderzoekscentra om tot de resultaten te komen kunnen in mindering gebracht worden; de inkomsten uit transfer worden opnieuw in de primaire activiteiten van het onderzoekscentrum geïnvesteerd.

11/16

HANDLEIDING


3.

BEHANDELING PROJECTAANVRAAG

3.1.

Verloop van het evaluatieproces De deadline voor indiening van een SBO-projectvoorstel wordt vermeld in het SBO-oproepdocument, beschikbaar op de website. De indiening van de projectvoorstellen gebeurt op basis van de aanvraagtemplate beschikbaar op de website. Het initieel ingediende projectvoorstel blijft het basisdocument voor de ganse selectieprocedure. Dit impliceert dat het projectvoorstel van bij de aanvang volwaardig uitgewerkt moet zijn. De SBO-selectieprocedure biedt wel de mogelijkheid om een schriftelijke feedback aan te leveren op de expertenadviezen. Het SBO-evaluatieproces bestaat uit één selectieronde: o

Elk projectvoorstel wordt aan minimaal vier internationale experten voorgelegd. Voor een sterk multidisciplinaire projectaanvraag kan een hoger aantal experten worden ingeschakeld. De evaluatie door de internationale experten gebeurt op basis van het beoordelingskader vermeld in 3.2.2. en omvat zowel de wetenschappelijke aspecten als de valorisatie-aspecten. Om mogelijke belangenconflicten te vermijden, kunnen de indieners een short list van maximaal 5 te mijden experten voorleggen aan het FWO. Dit is vooral bedoeld voor industriële experten en eventueel voor experten uit onderzoekscentra die een beduidende affiliatie hebben met een competitief bedrijf of spin-off ontwikkeling. Het overmaken van een dergelijke short list dient te gebeuren uiterlijk bij de projectindiening in een aparte annex zoals voorzien in de aanvraagtemplate. De short list moet specifiek zijn op naam van de te wraken expert of bedrijf. De schriftelijke expertadviezen worden anoniem en onverkort overgemaakt aan de indieners, evenals mogelijke extra vragen van FWO-medewerkers omtrent de valorisatie. De aanvragers kunnen hierop een schriftelijke respons van maximaal 7 A4 pagina’s formuleren. Deze schriftelijke respons wordt als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag.

3.2.

o

Op basis van de expertadviezen en de schriftelijke feedback van de aanvragers bereiden de FWO-medewerkers de verslaggeving voor ten behoeve van de SBO overkoepelende commissie. Deze commissie maakt een rangschikking binnen de budgettaire mogelijkheden (zie 3.2.2.) en legt deze ter bekrachtiging voor aan de raad van bestuur van FWO.

o

Tijdens het evaluatieproces wordt FWO ondersteund door medewerkers van het Agentschap Innoveren en Ondernemen.

Beoordelingskader

3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse De volgende ontvankelijkheidscriteria zijn van toepassing: O1. Het projectvoorstel wordt ingediend uiterlijk op de resp. vastgestelde limietdatum en is volledig en conform de vereisten van de aanvraagtemplate. - Het projectvoorstel wordt ingediend tegen de limietdatum voor de indiening zoals vermeld in het oproepdocument. - Dit projectvoorstel wordt elektronisch ingediend conform de specificaties van de aanvraagtemplate. - De delen van het projectvoorstel bestemd voor de experten (d.i. delen 1-4 cfr. aanvraagtemplate) worden in het Engels opgesteld. De projectsamenvatting (zoals aangegeven in de aanvraagtemplate) wordt daarnaast ook in het Nederlands opgesteld. - Het maximum aantal bladzijden van een projectvoorstel zoals omschreven in de aanvraagtemplate wordt niet overschreden. De bijlagen zijn conform de specificaties van de aanvraagtemplate. - In het projectvoorstel is een begeleidingscommissie voorzien. 12/16

HANDLEIDING


O2. De aard van de primaire finaliteit van het project (d.i. economisch of maatschappelijk) wordt expliciet vermeld. - De indieners dienen expliciet aan te geven of in het projectvoorstel primair een economische dan wel een maatschappelijke finaliteit wordt nagestreefd. Ook in het geval van eventuele mengvormen is de indiener verplicht om de door hem gekozen primaire finaliteit expliciet aan te geven.

O3. Het onderzoeksconsortium is samengesteld uit actoren van de doelgroep. - Het projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaams onderzoekscentrum. - IMEC, VITO, VIB, iMinds, Flanders’ Make, VLIZ, Vlaamse wetenschappelijke instellingen met dotatie, en hogescholen werken samen met minstens één ander Vlaams onderzoekscentrum.

O4. Het projectvoorstel is voorzien van de nodige verklaringen van de aanvrager(s) en de deelnemende partner(s) van het consortium. Het bevat tevens een rechtsgeldig ondertekende afsprakennota tussen de deelnemende consortiumpartners. - De administratieve verklaringen van de projectuitvoerders zijn toegevoegd op het ogenblik van de indiening van de projectaanvraag. - Het projectvoorstel bevat een afsprakennota (“term sheet”) tussen de deelnemende consortiumpartners met minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het beheer en de verdeling van de IPR. Deze nota werd ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De deadline voor indiening van de afsprakennota wordt vermeld in het oproepdocument.

O5. Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van het voldoen aan overheidsverplichtingen of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen. De raad van bestuur van het FWO kan een negatieve beslissing nemen of bijkomende voorwaarden stellen op basis van volgende elementen: 1) indien een projectaanvrager niet voldoet aan alle verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid; 2) indien een projectaanvrager blijk heeft gegeven van niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen, onder meer inzake informatieverstrekking, inhoudelijke of financiële verplichtingen of verslaggeving.

Deze ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. De projectvoorstellen die onontvankelijk worden bevonden, komen niet in aanmerking voor steun en nemen niet deel aan de verdere selectie. 3.2.2. De evaluatie Het beoordelingskader voor een SBO-projectaanvraag is als volgt: Eerste dimensie: wetenschappelijke waarde W W1. Het strategisch karakter van het onderzoek en de bijdrage tot de uitbouw van een ruim kennisplatform met brede mogelijkheden voor verdere onderzoeksactiviteiten -

W1.1. Het project biedt een duidelijke wetenschappelijke meerwaarde ten aanzien van de internationale stateof-the-art (stand van de kennis en van het lopend onderzoek). W1.2. Het uit te voeren onderzoek is kwalitatief hoogwaardig op het niveau van strategisch basisonderzoek, met name op vlak van hoge risico's, uitdagingen en inventiviteit. W1.3. De intrinsieke wetenschappelijke haalbaarheid van de projectdoelstellingen binnen het project kan als realistisch worden aanzien (onder de aanname dat het project degelijk wordt aangepakt en uitgevoerd).

W2. De doelmatigheid en de kwaliteit van de onderzoeksaanpak, de projectplanning (incl. de wijze waarop de coördinatie wordt verzekerd voor projectvoorstellen die in consortiumverband worden uitgevoerd), het werkprogramma en het voorziene projectbeheer -

W2.1. De onderzoeksaanpak is duidelijk uitgewerkt en onderbouwd en goed afgestemd op het bereiken van de strategische projectdoelstellingen. - W2.2. De projectplanning en het projectbeheer zijn duidelijk en professioneel uitgewerkt. Aandachtspunten zijn onder meer: - De onderlinge toewijzing van onderzoekstaken en de onderlinge interacties tussen de partners in het consortium zijn goed gebalanceerd in functie van het bereiken van de projectdoelstellingen. - Het projectvoorstel bevat duidelijke doelstellingen, prestaties, mijlpalen en leverbaarheden aan de hand waarvan de voortgang van het strategisch basisonderzoek kan gemonitord worden.

W3. De “value for money” en de uitvoerbaarheid of haalbaarheid van het voorgestelde onderzoek met de voorziene menskracht en middelen

13/16

HANDLEIDING


-

W3.1. Er is een goede balans tussen de onderzoeksbelasting en de voorziene inzet van menskracht en middelen (geen onderschatting, geen overschatting). Aandachtspunt: de eventueel bijkomend aangevraagde zware onderzoeksuitrustingen of belangrijke onderaannemingen worden goed gemotiveerd en zijn essentieel voor de doelmatige uitvoering van het project.

W4. De aanwezige competentie, infrastructuur en potentieel van de projectaanvragers om het voorgestelde onderzoek uit te voeren -

W4.1. De deelnemende partners aan het consortium hebben een duidelijke O&O-capaciteit en competentie in het beschouwde domein en dit op het niveau van strategisch basisonderzoek. De vereiste basisinfrastructuur is grotendeels voorhanden. Er is een duidelijke en afdoende synergie tussen de partners in het consortium met het oog op het uitbouwen van een strategisch kennisplatform (d.i. het geheel is meer dan de som van de afzonderlijke delen). De deelnemende partners hebben een goede track record op het vlak van O&O-samenwerkingsverbanden. Een selectiepluspunt is een consortium met een zeer goede competentie en synergie met een zinvolle en nodige instellingsoverschrijdende samenwerking.

Tweede dimensie: Valorisatie- of utiliteitsperspectieven U U1. Het belang en de omvang van het verwachte maatschappelijk valorisatiepotentieel in Vlaanderen -

U1.1. Het project biedt een potentieel voor een breed spectrum aan verdere toepassingsmogelijkheden of/en het project getuigt van een duidelijke probleemgedrevenheid vanuit maatschappelijke behoeften. U1.2. De onderzoeksaanpak is strategisch relevant om de beoogde toepassingen te kunnen bereiken. U1.3. Qua positionering vertoont het project een duidelijk verschil met fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek en meer punctueel beleidsondersteunend onderzoek op de kortere termijn. U1.4. De beoogde valorisatie in Vlaanderen is omvangrijk, realistisch en intrinsiek haalbaar. Er is een duidelijke link tussen de projectresultaten en de strategische belangen en opportuniteiten voor maatschappelijke actoren in Vlaanderen (absorptiecapaciteit).

U2. De kwaliteit van de voorgestelde strategie en de aanpak ter ondersteuning van de verdere maatschappelijke benutting van onderzoeksresultaten (kennistransfer) -

-

-

U2.1. Het projectvoorstel bevat een degelijk en goed uitgewerkt valorisatieplan gericht op de actieve transfer van de resultaten naar de maatschappelijke actoren aan de vraagzijde (d.i. extern aan het academisch milieu en de kenniscentra aan de aanbodzijde). Potentiële risicofactoren of bijzondere randvoorwaarden (bv. IPR, wetgeving etc..) ten aanzien van de valorisatieopportuniteiten in Vlaanderen worden onderkend en aangepakt. U2.2. De haalbaarheid van de valorisatieaanpak is goed. De valorisatieaanpak verloopt via degelijke en betekenisvolle interactieprocessen met representatieve gebruikers in Vlaanderen (d.i. actoren die een actieve bijdrage kunnen leveren in het valorisatietraject). Er wordt hierbij een adequate bestaffing van gekwalificeerde personen voorzien om deze valorisatiegerichte taken uit te voeren. U2.3. Aan de indiening van het SBO-projectvoorstel is een professioneel voortraject voorafgegaan met degelijke voorafgaande interacties met gebruikers. Dit wordt terdege aangetoond in het projectvoorstel en eventuele bijlagen.

U3. De aanwezige competentie op vlak van het beheer van onderzoeksresultaten en de transfer ervan naar maatschappelijke actoren -

U3.1. De deelnemende partners hebben in het verleden actief bijgedragen tot de transfer van onderzoeksresultaten naar maatschappelijke en/of overheidsactoren. Een aandachtspunt is: voorgaande of lopende SBO-projecten hebben geleid tot een betekenisvolle interactie en samenwerking met maatschappelijke actoren en een doelgerichte oriëntatie naar toepassingen en transfer.

U4. De meerwaarde van het project op vlak van duurzame ontwikkeling (DO) indien van toepassing -

U4.1. Aan een projectvoorstel kan een score “uitmuntend” op het criterium U4.1. worden toegekend indien het een hoog ambitieniveau vertoont naar een betere integratie van duurzaamheid in het overheidsbeleid of bij maatschappelijke organisaties en/of indien het een hoog ambitieniveau vertoont naar een duurzaamheidsgerichte transitie waarbij de milieudimensie centraal staat. Dit dient grondig onderbouwd te zijn in de projectaanvraag.

Mogelijke scoremogelijkheden die per (sub)criterium kunnen toegekend worden, zijn: o Quasi geen informatie (indien de informatie in de projectaanvraag ontoereikend is om het criterium te beoordelen) o Onaanvaardbaar o Zwak o Redelijk o Positief

14/16

HANDLEIDING


o

Uitmuntend

Voor meer info omtrent de scoringscriteria: zie het SBO-scorerooster (http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/).

op de

website

Het beslissingsmodel voor de globale score en de differentiëring van de projectvoorstellen is als volgt: 1. Volgende projecten komen niet in aanmerking voor steun en worden niet gerangschikt:  Projecten die op minstens één subcriterium "Onaanvaardbaar” of "Quasi geen informatie" scoren.  Projecten die op minstens 1 van de hoofdcriteria (W1-W4, U1-U4) globaal lager dan “redelijk goed” scoren.  Projecten die op minstens één van beide beoordelingsassen (wetenschappelijke as of utilisatieas) een globale delta-score < -2 hebben, waarbij deze score als volgt bepaald wordt: o De scores "Uitmuntend", "Positief", "Redelijk" en "Zwak" op een criterium worden vertaald naar resp. +1 , 0 , -1, -2 punten. Een dubbel gewicht wordt toegekend aan de criteria W1.1 (delta ten opzichte van state-of-the-art) en W1.2. (uitdagend, risicovol en inventief karakter van het onderzoek) gezien het belang van beide aspecten voor een SBO-project. De globale deltascore is de som van deze punten op de criteria. 2. Projecten die aan de minimale vereisten voor steunverlening voldoen (minstens “redelijk goed” op beide beoordelingsassen) worden gerangschikt op basis van volgende regels:  De projecten worden gerangschikt op basis van een gelijk gewicht aan de scores op de wetenschappelijke kwaliteit W en de utilisatieperspectieven U en van de nodige diversiteit inzake toepassingsdomeinen bij gelijkwaardige scores.  Een bonus (+1 op de delta score) wordt toegekend aan projecten met een betekenisvolle samenwerking met relevante maatschappelijke actoren m.b.t. toepassingsgerichte activiteiten die een brug slaan tussen de SBO-resultaten en hun toepassingen in het werkveld (zie 1.3.2.). Op basis van de budgettaire mogelijkheden worden de hoogst gerangschikte projectvoorstellen gesteund. 3.3.

Na de beslissing De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de hoofdaanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. De aanvragers kunnen een nabespreking aanvragen ([email protected]). Bij een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen FWO en de projectaanvragers. Bij een negatieve beslissing kan een verzoek tot herziening van de beslissing bij FWO ingediend worden. De vraag tot herziening moet binnen een termijn van 30 werkdagen na melding van de beslissing van de raad van bestuur gevraagd worden en moet gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare argumenten, zoals bijvoorbeeld concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd. Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door FWO kan daarover te allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht ingediend worden. Klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. Klachten over een negatieve beoordeling van een projectaanvraag door de raad van bestuur van FWO kunnen echter slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening van de beslissing ingediend werd en behandeld werd door de raad van bestuur.

15/16

HANDLEIDING

3.4.


Rechten en plichten

3.4.1. Overeenkomst Bij een positieve beslissing door de raad van bestuur, wordt een subsidieovereenkomst opgesteld waarin de contractuele modaliteiten van het project tussen FWO en de projectaanvragers (begunstigde) beschreven worden. De overeenkomst wordt door FWO opgemaakt. De hoofdverbintenis van de begunstigde is een middelenverbintenis: de begunstigde zal de nodige inspanningen leveren om met de overeengekomen middelen via onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten de beschreven projectdoelstellingen te bereiken en aan te wenden voor utilisatie in Vlaanderen. 3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst Aandachtspunten: Als onderdeel van het projectvoorstel wordt een afsprakennota (“term sheet” of voorlopige samenwerkingsovereenkomst) gevraagd tussen de deelnemende consortiumpartners (bij meerdere rechtspersonen in het consortium) met minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het beheer en de verdeling van de IPR. Deze nota wordt opgesteld in goede voorafgaande interactie met de TTO afdelingen en wordt ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De limietdatum voor het bezorgen van de afsprakennota (indicatief 1 A4 p.) wordt vermeld in het SBO-oproepdocument. De definitieve rechtsgeldig ondertekende samenwerkingsovereenkomst dient aan FWO te worden overgemaakt binnen de vier maanden volgend op de ontvangstdatum van de steunbeslissing van de raad van bestuur. Deze finale samenwerkingsovereenkomst dient minimaal volgende aspecten te regelen:  aanduiding van een coördinator en een projectleider;  aanduiding van de te leveren onderzoeksactiviteiten;  afspraken op het vlak van eigendoms- en gebruiksrechten m.b.t. gebruik van achtergrondkennis en projectresultaten nodig voor uitvoering van het valorisatieplan;  wijze van regeling van onderlinge geschillen;  verslaggevingsverplichtingen. De samenwerkingsovereenkomst dient in overeenstemming te zijn met de FWO-overeenkomst, en in het bijzonder met de bepalingen op vlak van utilisatie/valorisatie van de projectresultaten. 3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun Indien het project goedgekeurd wordt, zal de begunstigde regelmatig verslag dienen uit te brengen over de goede voortgang van het project. Omtrent dit aspect zal een afzonderlijke handleiding ter beschikking gesteld worden (http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/). Voor goedgekeurde projecten met een looptijd van meer dan twee jaar, wordt een tussentijdse herevaluatie voorzien na twee jaar. Bij een negatieve herevaluatie na twee jaar wordt de overeenkomst beëindigd.

16/16

Handleiding Strategisch Basisonderzoek (SBO) Oproep voor projecten met een primaire maatschappelijke finaliteit. Versie januari 2016

Recommend Documents