Doctoraatsbeurzen van strategisch basisonderzoek. Reglement en handleiding juni DOEL VAN DE DOCTORAATSBEURS... 3

Doctoraatsbeurzen van strategisch basisonderzoek Reglement en handleiding 2014.1

juni 2014

1 DOEL VAN DE DOCTORAATSBEURS .............................................................. 3 2 KENMERKEN VAN DE DOCTORAATSBEURS .............................................. 3 2.1 DE OVEREENKOMST ...................................................................................................... 3 2.2 STARTDATUM EN DUUR VAN DE DOCTORAATSBEURS .................................................... 4 2.3 VERSLAGGEVING........................................................................................................... 4 2.4 TOEGELATEN ACTIVITEITEN NAAST HET DOCTORAATSONDERZOEK ............................... 5 2.5 BEDRAG EN UITBETALING VAN DE DOCTORAATSBEURS. ................................................ 5 2.6 SOCIALE ZEKERHEID...................................................................................................... 5 2.7 FISCALITEIT ................................................................................................................... 6 2.8 VERBLIJVEN IN HET BUITENLAND .................................................................................. 6 2.9 WERKLOOSHEIDSREGELING........................................................................................... 7 2.10 PENSIOENREGELING .................................................................................................... 8 2.11 DE VAKANTIEREGELING .............................................................................................. 8 2.12 DE GEZINSBIJSLAGEN .................................................................................................. 8 2.13 DE VERZEKERING BIJ ONGEVALLEN ............................................................................. 9 2.14 ONDERBREKING VAN DE BEURS ................................................................................. 10 2.15 DE DOCTORAATSPREMIE ............................................................................................ 12 2.16 EINDE VAN DE BEURS OF VOORTIJDIGE STOPZETTING VAN DE BEURS ......................... 13 3 DE KANDIDAATSVOORWAARDEN VOOR EEN BEURSAANVRAAG .............................................................................................................................................. 14 3.1 KANDIDAATSVOORWAARDEN VOOR EEN AANVRAAG EERSTE TERMIJN........................ 14 3.2 KANDIDAATSVOORWAARDEN VOOR DE AANVRAAG TWEEDE TERMIJN ........................ 15 4 DE PROJECTGEBONDEN VOORWAARDEN VOOR EEN BEURSAANVRAAG ..................................................................................................... 15 4.1 HET WETENSCHAPPELIJK PROMOTORSCHAP................................................................. 15 4.2 PLAATS VAN HET ONDERZOEK ..................................................................................... 16 5 DE AANVRAAG EN BEHANDELING ............................................................... 17 Ellipsgebouw Koning II-laan 35 bus 16 B-1030 Brussel

Tel: +32 (0)2 432.42.00 Fax: +32 (0)2 432.43.99

E-mail:[email protected] Web: www.iwt.be

5.1 DE BEURSAANVRAAG 1STE TERMIJN ............................................................................. 17 5.2 DE BEURSAANVRAAG 2DE TERMIJN .............................................................................. 21 6 REGELING M.B.T. DEELNAME AAN PATIËNTENSTUDIES OF DIERPROEVEN ............................................................................................................. 24 7 DE PROJECTKOSTENVERGOEDING OF BENCH-FEE. .......................... 24 7.1 WAT IS DE PROJECTKOSTENVERGOEDING OF BENCH-FEE VAN HET IWT? .................... 24 7.2 BEPALING VAN HET JAARLIJKS BEDRAG VAN DE BENCH-FEE........................................ 24 7.3 UITBETALING VAN DE BENCH-FEE. .............................................................................. 24 7.4. WAARVOOR/WANNEER KAN DE BENCH-FEE WORDEN AANGEWEND? .......................... 25 7.5 AUTORISATIE, BEWIJSSTUKKEN EN VERIFICATIE DOOR HET IWT ................................. 25 8. SAMENGEVAT: WAT STAAT U TE DOEN BIJ… ..................................... 26 9. NUTTIGE COÖRDINATEN................................................................................. 28 BIJLAGE 1: OVERZICHT VAN DE STRATEGISCHE CLUSTERS EN PRIORITEITEN (VRWI, 2006) ........................................................................... 30 BIJLAGE 2: BIJLAGE M.B.T. UW BELASTINGSAANGIFTE................... 31

strategische onderzoeksbeurzen : reglement juni 2014.1

-2-

1 Doel van de doctoraatsbeurs Een IWT-doctoraatsbeurs van strategisch basisonderzoek is bedoeld om een doctorandus bestaansmiddelen te geven die hem toelaten aan één van de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap een doctoraatsproefschrift voor te bereiden. Het onderwerp van dit proefschrift situeert zich binnen het strategisch basisonderzoek met een economische finaliteit. Strategisch basisonderzoek voor een doctoraat wordt gedefinieerd als kwalitatief hoogwaardig generisch onderzoek, dat vernieuwend is en voldoende intellectuele uitdagingen biedt aan de doctorandus. Het beoogt wetenschappelijke of technologische capaciteit op te bouwen als basis voor economische toepassingen, die bij de aanvang van het onderzoek nog niet duidelijk zijn gedefinieerd, en/of slechts effectief kunnen ontwikkeld worden door middel van vervolgonderzoek. De economische finaliteit van het doctoraatsvoorstel uit zich in een potentieel voor toepassingen voor specifieke bedrijven, voor een collectief van bedrijven of een sector, of uit een ruime aansluiting bij de zes strategische VRWIclusters (zie overzicht, Bijlage 1)1. Het doctoraatsonderzoek gebeurt onder de wetenschappelijke begeleiding van een onderzoeker verbonden aan een Vlaamse universiteit die instaat voor een kwalitatieve en continue begeleiding van de doctorandus tijdens de volledige beursperiode.

In publicaties (dankwoord of Acknowledgments) wordt het IWT als verlener van uw beurs steeds als volgt vermeld: “Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie” of “Agency for Innovation by Science and Technology in Flanders (IWT)”. Deze bepaling is van toepassing op alle publicaties én het doctoraatsproefschrift (u wordt trouwens aangemoedigd om het IWT-logo op de voorpagina van uw proefschrift te gebruiken).

2 Kenmerken van de doctoraatsbeurs 2.1 De overeenkomst Het IWT sluit met de bursaal, met zijn wetenschappelijke promotor en de universiteit, een overeenkomst af waarin de voorwaarden betreffende de toekenning en het behoud van de doctoraatsbeurs zijn vastgelegd, volgens het model vastgesteld door de Raad van Bestuur. Met de ondertekening van de overeenkomst verbindt de bursaal er zich toe ononderbroken en continu doctoraatsonderzoek uit te voeren. De IWT-overeenkomst bestaat uit twee delen: (1) een standaardgedeelte met de algemeen geldende bepalingen van de overeenkomst. Dit onderdeel is beschikbaar op de website van het IWT (www.iwt.be/subsidies/sb, zie onder “Documenten”). (2) Het specifiek gedeelte met informatie over de bursaal en het project. Dit gedeelte wordt aan de bursaal toegestuurd in 4 exemplaren nl. voor de bursaal, de promotor, het rectoraat en het IWT. De promotor is de enige begeleider van de IWT-bursaal die de overeenkomst ondertekent. De eventuele co-promotor(en) heeft/hebben geen formele 1 Smits, E., Ratinckx, E., Thoen, V. o.l.v. Debackere, K., Monard, E. & Raspoet, D. (2006). Technologie en innovatie in Vlaanderen. Prioriteiten. Proces van prioriteitsstelling en resultaten. Studiereeks 18. Vlaamse Raad voor Wetenschapsbeleid, 309 pp. strategische onderzoeksbeurzen : reglement juni 2014.1

-3-

betrokkenheid tegenover doctoraatsonderzoek.

het

IWT,

maar

is/zijn

uiteraard

betrokken

bij

het

De bursaal is verantwoordelijk voor de correctheid van de gegevens in het specifieke deel van de overeenkomst, de tijdige afwerking van de ondertekeningsprocedure en de verdeling van de verschillende exemplaren onder de partijen. Alle pagina’s worden door de betrokken partijen geparafeerd.

2.2 Startdatum en duur van de doctoraatsbeurs De doctoraatsbeurs gaat in op 1 oktober, 1 november, 1 december, 1 januari. Een startdatum ná 1 januari van hetzelfde academiejaar kan door het IWT enkel worden toegestaan in geval van overmacht (d.i. tijdelijke medische arbeidsongeschiktheid van meer dan 30 dagen, zwangerschapsverlof…). Voor reservekandidaten gerecruteerd na 1 januari van hetzelfde academiejaar van de beursaanvraag, geldt een uiterste startdatum van 1 april van dit academiejaar, mits toestemming van het IWT.

De doctoraatsbeurs van elke individuele bursaal neemt een aanvang op de datum die in het aanvraagdossier werd aangegeven. Tijdens de selectieprocedure (van 15 september tot 15 december) kan de startdatum nog gewijzigd worden. U kan dit via e-mail aan het IWT melden ([email protected]).

2.3 Verslaggeving Naast de standaardrapportering, die hieronder wordt besproken, rapporteert de bursaal over de stand van zaken van het onderzoeksproject telkens wanneer het IWT er om vraagt. Het verslag met de resultaten die werden behaald in de 1e termijn is onderdeel van het aanvraagdossier voor de 2de termijn. Voor de opmaak van dit rapport dienen de richtlijnen gevolgd te worden, die voor het aanvraagdossier 2 de termijn van toepassing zijn (zie verder). Binnen de 6 maanden na het beëindigen van het tweede jaar van de 2de termijn (4de beursjaar) dient het doctoraatsproefschrift of – indien het doctoraat nog niet werd behaald - het eindverslag aan het IWT te worden voorgelegd. Indien het doctoraatsproefschrift tijdig werd behaald heeft de bursaal recht op een doctoraatspremie (informatie mbt de aanvraag van deze premie zie verder). Het eindverslag (enkel bij niet tijdig doctoreren) beschrijft op gedetailleerde en overzichtelijke wijze de resultaten behaald tijdens de 1ste en 2de termijn. Deze documenten worden via email aan het IWT opgestuurd ([email protected]). De bursaal die op eigen initiatief zijn werkzaamheden staakt, dient een eindverslag in te dienen met een gedetailleerde beschrijving van de resultaten behaald tijdens de ganse periode waarin hij/zij gerechtigde was van de doctoraatsbeurs.


-4-

2.4 Toegelaten activiteiten naast het doctoraatsonderzoek Met de ondertekening van de overeenkomst verbindt de bursaal er zich toe ononderbroken en continu doctoraatsonderzoek uit te voeren, behalve in geval van overmacht. De doctoraatsbeurs mag bijgevolg niet worden gecumuleerd met een andere toelage, bezoldiging of vergoeding die voortvloeit uit een beroepsactiviteit. De onderzoeksactiviteiten kan hij/zij slechts combineren met de doctoraatsopleiding en max. 4 uur/week assistentie bij praktische oefeningen,seminaries, wachtdiensten voor artsen specialisten. Dit alles op voorwaarde dat deze opdrachten de voorbereiding van het doctoraatsproefschrift binnen de duur van het mandaat niet beletten en dat ze niet vergoed worden. Deze opdrachten beschouwt het IWT als nietdoctoraatsactiviteiten binnen de universiteit. Het volgen van een opleiding met het oog op het behalen van een bijkomend diploma (bvb. lerarenopleiding) is niet toegestaan.

2.5 Bedrag en uitbetaling van de doctoraatsbeurs. De doctoraatsbeurs wordt maandelijks uitbetaald. Het bedrag wordt jaarlijks bij beslissing van de raad van bestuur van het IWT aangepast aan de globale evolutie van het indexcijfer en in functie van de globale evolutie van de salarisschalen van het assisterend academisch personeel. Het meest recent vastgelegde netto beursbedrag voor het lopende academiejaar is vermeld in een afzonderlijke Bijlage (zie Reglement SB Bijlage, www.iwt.be/subsidies/sb, onder Documenten). Een IWT bursaal heeft eveneens recht op vakantiegeld eindejaarspremie en een vergoeding voor woon-werkverkeer. In het maandelijks beursbedrag zit tevens 1/12e van het vakantiegeld en van de eindejaarstoelage vervat alsook een forfaitaire vergoeding voor woon-werkverkeer. Elke maand wordt netto € 24,79 ingehouden. Het gecumuleerde bedrag van deze inhoudingen vormt de doctoraats-premie die aan de bursaal wordt uitbetaald indien hij/zij zijn/haar doctoraatsproefschrift verdedigt uiterlijk zes maanden na het einde van de tweede termijn. De premie bedraagt 1189,92 euro bij een beursperiode van 48 maanden. Samen met de doctoraatsbeurs kent het IWT een projectkostenvergoeding of benchfee toe (zie verder).

2.6 Sociale zekerheid De IWT-bursaal is een volwaardig sociaal verzekerde. Het IWT houdt immers een persoonlijke RSZ-bijdrage (ca. 13,07% van brutobeursbedrag) in op het uitbetaalde brutobeursbedrag en betaalt hier bovenop nog eens ongeveer 30,75% als patronale RSZ-bijdrage als gelijkgesteld werkgever. Daarnaast wordt ook een bijzondere inhouding op het nettobeursbedrag uitgevoerd. Indien de bursaal (nog) niet persoonlijk is aangesloten bij een ziekenfonds naar keuze, dient hij/zij daarvoor documenten aan te vragen bij het ziekenfonds. Deze documenten zullen worden ingevuld door het IWT. Hierdoor kan de bursaal in het kader van de ziekte- en invaliditeitsverzekering via een ziekenfonds aanspraak maken op (i) de tussenkomst in de kosten van de geneeskundige verzorging (kosten


-5-

van farmaceutica, honoraria van geneesheren, medische verzorging en hospitalisatie) en (ii) een ziekenfondsuitkering bij arbeidsongeschiktheid. Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid (vanaf de 31ste dag) kan de beurs tijdelijk worden opgeschort (zie verder onder onderbreking van de beurs). De Sociale Zekerheid omvat ook het recht op kinderbijslagen, werkloosheidsuitkeringen en het wettelijk pensioen (zie verder). Door de RSZ-stortingen wordt de bursaal geregistreerd in de Kruispunt-databank. Elk ziekenfonds kan bijgevolg on-line vaststellen of het IWT en de bursaal in regel zijn met de Sociale Zekerheid. Indien de Kruispuntdatabank niet toegankelijk is vanuit het ziekenfonds van de bursaal, dient hij/zij het "attest van ziekenfonds en invaliditeitsverzekering" bij het ziekenfonds aan te vragen en ter vervollediging aan het IWT te bezorgen. De ouders of voogd van de bursaal ontvangen niet langer kinderbijslag. Bij ziekte dienen medische attesten altijd aan het IWT te worden bezorgd, ook bij korte afwezigheden.

2.7 Fiscaliteit De beurs wordt fiscaal gelijkgesteld met een studiebeurs en is vrijgesteld van inkomstenbelastingen ingevolge het Koninklijk Besluit van 28 maart 1994. De bursaal ontvangt van het IWT bijgevolg ook geen fiscale fiche 281.10. In verband met de belastingsaangifte kunnen de drie volgende hoofdgevallen onderscheiden worden: (1) ongehuwd en inwonend bij ouders: de bursaal blijft ten laste van de ouders indien hij op 1 januari van het aanslagjaar (= jaar volgend op inkomstenjaar) bij zijn ouders verbleef. Hier geldt geen leeftijdsgrens. (2) alleenstaand: de bursaal stuurt het aanslagbiljet terug met enkel de vermelding "IWT-beurs, vrijgesteld van inkomstenbelastingen, cfr. Koninklijk Besluit van 28 maart 1994 (B.S. 19/4/1994, zie ook Ci: RH.331/494.131) ". (3) gehuwd/wettelijk samenwonend met een verdienende partner: de bursaal kan nooit ten laste zijn/haar van zijn partner. Hij/zij vermeldt wel dat hij/zij gehuwd/samenwonend is, maar duidt zich dus niet aan als "kind ten laste". Sinds 2004 is de manier waarop echtgenoten belast worden, grondig gewijzigd. De afzonderlijke belasting van de inkomens geldt als algemene regel maar de aanslag blijft gemeenschappelijk, waardoor de echtgenoten zowel het huwelijksquotiënt als de andere mogelijkheden tot inkomstentoekenning of vrijstelling tussen echtgenoten kunnen blijven genieten. Een andere fundamentele wijziging is de gelijkstelling van wettelijk samenwonenden met echtgenoten. Onder rubriek 11250 (of bij gehuwden/formeel samenwonenden: 12250) en volgende in het aanslagbiljet Directe Belastingen wordt dus “0” (nul) ingevuld. Het is raadzaam aan het aanslagbiljet tevens het document te voegen dat als bijlage aan dit reglement is toegevoegd. Hierin staan immers de essentiële verwijzingen naar de relevante wetgeving in dit verband.

2.8 Verblijven in het buitenland Elk verblijf in het buitenland van > 1 kalenderweek dient expliciet schriftelijk en tenminste 2 weken vóór de geplande vertrekdatum aan het IWT te worden strategische onderzoeksbeurzen : reglement juni 2014.1

-6-

gemeld; verblijven van  6 maanden worden bij voorkeur minstens één maand voor vertrek aangemeld. In dit schrijven dient eenduidig de bestemming (land, lokaliteit, instelling incl. adres!), de tijdsperiode, het doel en de geplande activiteiten van de bursaal vermeld te worden. De bursaal dient tevens te vermelden of hij over niet-IWT-fondsen beschikt (FWO reisbeurs, Marie Curie fellowship, ...). Verblijven van  2 maanden vereisen daarnaast een gemotiveerd voorstel van de bursaal en zijn promotor. Dit voorstel omvat (i) een argumentatie van het doel van het verblijf, (ii) een werkprogramma en (iii) een tijdsschema met milestones. Voor verblijven van  6 maanden is bovendien de voorafgaande goedkeuring van het IWT van dit gemotiveerde voorstel noodzakelijk. Elk verzoek dient door de bursaal én zijn promotor ondertekend te worden en het dossiernummer te vermelden. Indien er tijdens het verblijf in het buitenland geen cumulatie van de beurs met andere inkomsten, vergoedingen of toelagen optreedt, wordt de beurs verder uitbetaald. Kosten die verbonden zijn aan het verblijf in het buitenland mogen worden verrekend op de bench-fee van de bursaal. Overige reisfondsen zijn toegelaten en vallen niet onder het cumulatieverbod. Bij verblijf in het buitenland, is men onderworpen aan het stelsel van Sociale Zekerheid van dat land. Door internationale overeenkomsten tussen België met een aantal andere landen wordt evenwel van dit principe afgeweken en behoudt de Belg in het buitenland zijn status van Belgische sociaal verzekerde. In lidstaten van de Europese Economische Ruimte geldt het formulier E101, waarvan de bursaal van het IWT een kopij ontvangt bij verblijf in het buitenland. In geval van ziekte en medische verzorging dient de bursaal formaliteiten na te komen tegenover zijn ziekenfonds maar niet tegenover het IWT. In geval van arbeidsongevallen in het buitenland, blijft de Belgische regeling (met Ethias) van kracht. Het polisnummer van het IWT bij Ethias is in dit geval: 45.015.159. Een rapportering over de uitgevoerde activiteiten aan het IWT is bij terugkeer niet vereist.

2.9 Werkloosheidsregeling De onderstaande regelgeving is enkel van toepassing op bursalen, die bij het einde van de beurs nog geen bezoldigde job hebben gevonden en die een tewerkstelling van minstens 312 arbeidsdagen (of 360 kalenderdagen) kunnen voorleggen (te bewijzen over een periode van 1.5 jaar vóór de aanvraagdatum). Een ex-bursaal heeft dus geen recht op een tewerkstellingsuitkering indien (i) minder dan 312 arbeidsdagen werden gepresteerd vóór de aanvraag, of (ii) hijzelf zijn beurs opzegde wegens nietprojectgebonden redenen. Bij het einde van de beurs wordt een C4-formulier opgestuurd (indien de bursaal niets ontvangt dient hij/zij het formulier aan te vragen bij het IWT). Met dit formulier biedt hij/zij zich aan bij het lokaal kantoor van de VDAB (of BGDA in het Brusselse Gewest). Deze instelling zal hem/haar voor uitbetaling van de werkloosheidsvergoeding doorverwijzen naar een betalingsinstelling van één van de grote vakbonden, of een publieke uitbetalingsinstelling (HVW). De werkloosheidsuitkering dient uiterlijk 8 dagen na het einde van de beursperiode te worden aangevraagd, eventueel zonder C4-formulier. Zo niet, ontvangt de ex-bursaal pas uitkeringen vanaf de datum van de laattijdige aanvraag. strategische onderzoeksbeurzen : reglement juni 2014.1

-7-

Het bedrag van de werkloosheidsuitkering is afhankelijk van de burgerlijke staat en het laatste brutobeursbedrag. Voor de berekening van uw individuele werkloosheidsuitkering, zie http://www.rva.be/.

2.10 Pensioenregeling Tijdens de IWT-beurs betaalt de bursaal (persoonlijke RSZ-bijdrage) en het IWT (patronale RSZ-bijdrage) voor de financiering van het pensioenstelsel van werknemers. Voor de bepaling van de pensioenloopbaan komen niet alleen de arbeidsdagen tijdens uw IWT-beursperiode in aanmerking, maar ook de hiermee gelijkgestelde dagen (bv. periodes van langdurige ziekte).

Voor bursalen geldt de pensioenregeling van de private sector. Meer informatie is te vinden op (http://www.onprvp.fgov.be).

2.11 De vakantieregeling Tijdens de beursperiode betaalt het IWT het beursbedrag ook tijdens de toegestane verlofdagen uit. De bursaal heeft recht op vakantiegeld. Dit wordt niet éénmaal per jaar gestort maar wel maandelijks verrekend in het beursbedrag. De bursaal kan jaarlijkse vakantie opnemen volgens de regels voor bursalen van de gastinstelling. Het is ook de gastinstelling die controleert of de bursaal de vigerende regels correct opvolgt. Er is geen verantwoording vereist tegenover het IWT, tenzij het IWT hierom verzoekt. Niet-opgenomen vakantiedagen zijn niet overdraagbaar naar een volgende werkgever. Na het beëindigen van de IWT-doctoraatsbeurs dient de bursaal aan de nieuwe werkgever een vakantieattest voor te leggen voor de berekening van het vakantiegeld. Dit vakantieattest kan aangevraagd worden bij het IWT. Bij stopzetting van de beurs op 30 september, geniet de bursaal in de resterende periode van het jaar geen vakantiedagen noch vakantiegeld bij de nieuwe werkgever. Vanaf het tweede jaar na indiensttreding bij de nieuwe werkgever komt de ex-bursaal pas in aanmerking voor een volledige vakantieperiode met overeenkomstig dubbel vakantiegeld. Het staat de nieuwe werkgever uiteraard vrij op deze wettelijke minimumnormen uitzonderingen toe te staan.

2.12 De gezinsbijslagen Onder gezinsbijslagen worden de kinderbijslag en de geboortepremie (kraamgeld) begrepen. Eventuele kinderbijslagen die de bursaal zelf voordien als student ontving, vervallen vanaf de start van de IWT-beurs wegens het feit dat hij/zij voortaan als een volwaardig sociaal verzekerde wordt beschouwd. Voor de aanvraag van gezinsbijslagen richt de bursaal zich rechtstreeks tot het kinderbijslagfonds naar keuze. Slechts één van de partners kan gezinsbijslagen aanvragen. Onderstaande tabellen geven een overzicht van de basisbedragen van de gezinsbijslagen. Voor meer en meer gedetailleerde informatie, zie onderstaande websites.


-8-

Kinderbijslagen (op 01/02/2012) a. Gewone kinderbijslag 1ste kind (of eerste rang) 2de kind 3de kind en volgende kinderen Geboortepremie (op 01/09/2010) eerste geboorte tweede geboorte en elk der volgende Elk kind uit een meerlingenzwangerschap

per maand € 88,51 € 163,77 € 244,52

€ 1.199,10 € 902,17 €1.199,10

Het IWT is aangesloten bij het kinderbijslagfonds Horizon Het Gezin. Gistelsesteenweg 238-240 B-8200 Brugge Tel 050/44.93.02 Fax 050/33.02.21 www.horizonhetgezin.be [email protected] aansluitingsnummer:7689. Relevante websites: http://rkw.fgov.be en http://www.kids.partena.be/content/default.asp?pageID=39.

2.13 de verzekering bij ongevallen Arbeidsongevallen Alle ongevallen die plaatsvinden tijdens de doctoraatsactiviteiten van de bursaal, het traject tussen zijn gebruikelijke verblijfplaats en de plaats van het onderzoek of andere verplaatsingen in verband met de doctoraats-activiteiten worden beschouwd als arbeidsongevallen. Het tijdstip of de dag van het ongeval is dus van ondergeschikt belang. Ongevallen die niet aan deze criteria voldoen, vallen onder de normale ongevallenregeling (zie verder). Het IWT sloot bij Ethias een collectieve arbeidsongevallenverzekering af m.b.t. haar bursalen. Deze verzekering staat in voor de kosten van de medische verzorging, de hospitalisatie en de arbeidsongeschiktheidsvergoeding. Gelieve dus alle originele bewijsstukken van uw kosten (medicatie, raadpleging geneesheer, hospitalisatie, ...) nauwgezet bij te houden en tijdig aan Ethias toe te sturen, die u de kosten integraal terugbetaalt. In geval van arbeidsongeschiktheid van meer dan 30 dagen, neemt Ethias de betaling vanaf de 31ste dag over van het IWT. De vergoeding bedraagt 90% van het bruto- én nettobeursbedrag. De bursaal beschikt over 4 formulieren i.v.m. de aangifte van een arbeidsongeval (te downloaden van de webpagina doctoraatsbeurzen). (1) eigenlijk aangifteformulier (2) attest voor medische kosten i.v.m. honoraria en hospitalisatie (3) medisch attest "Arbeidsongeschiktheid" (voor Ethias) (4) idem als (3)(voor IWT) Een arbeidsongeval wordt d.m.v. formulieren (1), (3) en (4) zo snel mogelijk en ten laatste 10 dagen na het ongeval gemeld aan het IWT, dat vervolgens Ethias, de Arbeidsgeneeskundige Dienst van de Universiteit en de bevoegde Technische Inspectie van het Ministerie van Tewerkstelling hierover inlicht. Na melding brengt Ethias u op


-9-

de hoogte van uw ongevalsdossiernummer. Vanaf dat correspondentie rechtstreeks tussen Ethias en de bursaal.

moment

gebeurt

alle

Let wel : het blijft belangrijk het IWT op de hoogte te houden van elke verlenging van uw arbeidsongeschiktheid. Het polisnummer van de arbeidsongevallenverzekering bij Ethias is: 6.550.813. Relevante website: http://www.ethias.be.

Overige ongevallen Ongevallen die niet als arbeidsongevallen worden beschouwd, vallen onder de normale ongevallenverzekering. Hiervoor sluit het IWT voor haar bursalen een bijkomende verzekeringspolis af bij Ethias. Hierdoor zijn ook ongevallen gedekt die door eigen fout van de bursaal werden veroorzaakt. De bursaal die materiële schade ondervindt door toedoen van een ander, moet hiervoor worden vergoed. Aangifte van de schade gebeurt op een ongevalsaangifteformulier van de universiteit/instelling indien ze werd veroorzaakt door een werknemer van die instelling of een student, of op een aangifteformulier van de autoverzekering, indien het een auto-ongeval betreft. Voor ongevallen met verwondingen die niet als arbeidsongevallen kunnen worden beschouwd, geldt de ziekte- en invaliditeitsverzekering waarop de bursaal recht heeft wegens de persoonlijke RSZ-bijdrage (zie RSZ en Ziekteverzekering). Het polisnummer van de ongevallenverzekering bij Ethias is: 4.567.715. Relevante website: http://www.ethias.be. De bursaal die materiële schade veroorzaakt aan derden kan beroep doen op de verzekering bij het IWT in een aantal gevallen De waarborg van de polis is algemeen en strekt zich uit tot alle activiteiten van de verzekerden evenals tot alle activiteiten, werkzaamheden en bijkomende en aanvullende prestaties die rechtstreeks of onrechtstreeks in verband staan met de verzekerde activiteiten. In casu gaat het dus om schade aan derden die nietopzettelijk wordt veroorzaakt door de bursaal of de onderzoeker in het kader van zijn gebruikelijke werkzaamheden binnen het door het IWT gesteunde onderzoek en in zoverre de schade niet wordt afgedekt door een andere verzekering. polis WD/28.963.565/0100

2.14 Onderbreking van de beurs De beurzen kunnen onderbroken.

enkel

om

een

aantal

wel

omschreven

redenen

Onderbreking bij het verwerven van een Marie-Curie beurs De beurs wordt opgeschort voor de duur van de Marie-Curie beurs.

Langdurige arbeidsongeschiktheid na ongeval of ziekte


- 10 -

worden

Bij een arbeidsongeschiktheid van max. 30 dagen wordt de bursaal normaal doorbetaald door het IWT. Vanaf de 31ste dag ontvangt hij/zij van het ziekenfonds 60% van het brutobeursbedrag (= 69% van het netto-beursbedrag) voor een periode van max. één jaar. Gelijktijdig wordt ook de IWT-beurs tijdelijk opgeschort en de einddatum van de beurs aangepast overeenkomstig de duur van de inactiviteit (vanaf de 31ste dag). Het is dus van groot belang bij een langdurige arbeidsongeschiktheid alle medische attesten bij te houden ter staving van de periode van inactiviteit en het IWT en het ziekenfonds zo snel mogelijk op de hoogte te brengen. Procedure:Indien de periode van arbeidsongeschiktheid de dertig dagen overschrijdt meldt de bursaal dit aan bij het ziekenfonds en stuurt hij/zij het inlichtingenblad uitkeringen naar het IWT om ingevuld te worden. Sommige ziekenfondsen regelen dit zelf rechtstreeks. Alle verlengingen moeten onmiddellijk aan het IWT worden gemeld. Bij werkhervatting bezorgt de bursaal het bewijs van arbeidshervatting aan het IWT, met een bevestiging van de promotor dat de bursaal terug aan het werk is. Voor een deeltijdse werkhervatting is een medisch attest nodig. Het IWT geeft in dat geval maandelijks aan het ziekenfonds door hoeveel er werd uitbetaald. De bursaal bezorgt het IWT de formulieren voor deeltijdse arbeidsongeschiktheid. Hij/zij bekomt deze bij zijn/haar ziekenfonds. Alles via [email protected]

Zwangerschapsverlof

De beurs wordt tevens tijdelijk opgeschort voor zwangerschapsverlof, dat max. 15 weken in beslag neemt. De verlofperiode vóór de bevalling (prenataal) neemt min. 1 week en max. 6 weken in beslag, de verlofperiode die op de bevalling volgt (postnataal) min. 9 weken. De wettelijke regelgeving omtrent een mogelijke verlenging van het zwangerschapsverlof (meerlingen, langer verblijf van de baby in het ziekenhuis) is ook voor de IWT-bursaal van toepassing. Het ziekenfonds neemt vanaf de 1ste dag van het zwangerschapsverlof de betalingen op zich. Tijdens de eerste 30 dagen bedragen die 82% van het brutobeursbedrag (= ca. 94% van het nettobeursbedrag). Daarna verminderen die tot 75% (= ca. 86% van het nettobeursbedrag). De IWT-bursaal heeft ook recht op kraamgeld (of geboortepremie), dat bij het kinderbijslagfonds kan aangevraagd worden vanaf de 6de maand van de zwangerschap. Procedure: De bursaal meldt aan het IWT de zwangerschap. Zodra het verlof van start gaat meldt de bursaal dit aan bij het ziekenfonds en stuurt zij het inlichtingenblad uitkeringen naar het IWT om ingevuld te worden. Sommige ziekenfondsen regelen dit zelf rechtstreeks. Bij werkhervatting bezorgt de bursaal het bewijs van arbeidshervatting aan het IWT, met een bevestiging van de promotor dat de bursaal terug aan het werk is. Alles via [email protected]

Borstvoedingsverlof Borstvoedingsverlof met medisch attest (tot max. 5 maanden na de bevalling) kan aangevraagd worden indien een (arbeids)geneesheer vaststelt dat de werkzaamheden na de geboorte niet kunnen worden hervat zonder risico's voor de gezondheid van de bursaal of haar kind. De uitkering bedraagt 78,237 % van uw laatst verdiende brutoloon. Deze uitkering is echter wel beperkt tot een maximum. Procedure: Het verlof wordt aangevraagd bij het ziekenfonds met het voorleggen van het medische attest. Het ziekenfonds bezorgt de bursaal een getuigschrift dat door het IWT wordt ingevuld. Dit getuigschrift dient samen met het attest van de arbeidsgeneesheer aan het ziekenfonds te worden bezorgd.


- 11 -

Bij werkhervatting bezorgt de bursaal het bewijs van arbeidshervatting aan het IWT, met een bevestiging van de promotor dat de bursaal terug aan het werk is. Alles via [email protected] Borstvoedingsverlof zonder medisch attest behoort eveneens tot de mogelijkheden. De beurs wordt opgeschort, maar er wordt geen alternatieve uitkering voorzien Het verlof wordt toegekend voor een periode van maximum 3 maanden. Het verlof moet in één keer worden opgenomen. Er is geen attest van de geneesheer vereist. Procedure: De aanvraag (er is geen standaardformulier) moet onmiddellijk (binnen de 2 weken) na de geboorte worden aangevraagd bij het IWT (schriftelijk of in pdfbestand; [email protected]). De promotor dient deze aanvraag voor kennisname te ondertekenen.

Verlof om voor een ziek familielid te zorgen: De doctoraatswerkzaamheden kunnen onderbroken worden voor de verzorging van een ziek familielid. Het verlof duurt maximaal 3 maanden en kan in schijven van 1 tot 3 maanden worden opgenomen. Een medisch attest is vereist. Tijdens de onderbreking wordt geen alternatieve uitkering voorzien. Procedure: De aanvraag dient vooraf bij het IWT (er is geen standaardformulier) te worden ingediend en is voor kennisname ondertekend door de promotor (schriftelijk of in pdf-bestand; [email protected]).

Palliatief verlof

Met het oog op medische en/of psychische bijstand en de administratieve aspecten ervoor van een ziek familielid, kan palliatief verlof worden verkregen. De doctoraatswerkzaamheden kunnen onderbroken worden gedurende 1 maand, verlengbaar met 1 maand. Een medisch attest is vereist. Tijdens de onderbreking wordt geen alternatieve uitkering voorzien. Procedure: De aanvraag (er is geen standaardformulier) dient voor kennisname ondertekend te worden door de promotor en dient vooraf bij het IWT te worden ingediend (schriftelijk of in pdf-bestand; [email protected]).

Ouderschapsverlof

Ouderschapsverlof voor moeders of vaders behoort alsnog niét tot de mogelijkheden van de IWT-bursaal.

2.15 de doctoraatspremie Indien het doctoraatsproefschrift werd behaald binnen de 6 maanden na het beëindigen van de beurs, heeft de bursaal recht op een doctoraatspremie. Elke maand wordt namelijk netto € 24,79 ingehouden van het beursbedrag. Het gecumuleerde bedrag van deze inhoudingen vormt de doctoraatspremie. De premie bedraagt 1189,92 euro bij een beursperiode van 48 maanden. De periodes waarin de beurs werd opgeschort worden meegerekend. Bijvoorbeeld indien een beurscontract werd opgeschort voor 2 maanden omwille van ziekte, heeft de bursaal recht op een premie indien het doctoraat werd behaald na 4jaar +2maanden +6maanden. Als een bursaal zijn/haar beurscontract zelf voortijdig stopzet, maar toch binnen de 4 jaar en 6 maanden doctoreert, heeft zij/hij eveneens recht op een doctoraatspremie. Het spreekt voor zich dat het premiebedrag in dat geval lager zal liggen gezien het wordt berekend op het totaal aantal uitbetaalde maanden dat de beurs effectief heeft gelopen.


- 12 -

Procedure: aan het IWT wordt schriftelijk of in pdf-bestand ([email protected]) bezorgd:  het doctoraatsproefschrift of een expliciete verwijzing naar een universitaire website  een kopij/getuigschrift van het doctoraatsdiploma  een publicatielijst  een overzicht van de uitgevoerde niet-doctoraatsactiviteiten.

2.16 Einde van de beurs of voortijdige stopzetting van de beurs Bij een normaal verloop eindigt de beurs na (2 x 2 =) 4 jaar. Indien de bursaal zijn/haar doctoraatsproefschrift verdedigt vóór het einde van de termijn, behoudt hij de doctoraatsbeurs tot het einde van de termijn. In andere gevallen eindigt de beurs ofwel voortijdig ofwel later door defasering.

Normaal beurseinde De laatste actie die IWT hierbij onderneemt, is de uitbetaling van het beursbedrag voor de 48ste beursmaand. De bursaal ontvangt geen bevestiging van het automatische einde van de beurs. Van de bursaal wordt verwacht dat hij/zij uiterlijk 6 maanden na het beurseinde de eindrapportering verzorgt met een eindverslag of een doctoraatsproefschrift (zie onder verslaggeving) Indien de ex-bursaal niet over een job beschikt op het einde van de beurs, dient hij zich te melden bij de plaatselijke VDAB met het oog op het bekomen van een werkloosheidsuitkering. Hij dient er zich aan te melden met een C4-formulier, dat hij ontvangt van het IWT. Voor ex-bursalen met een job op het einde van de IWT-beurs, wordt de IWTbeursperiode in rekening gebracht voor de bepaling van de anciënniteit. Dit kan het beste worden gestaafd aan de hand van een tewerkstellingsattest, dat bij het IWT kan worden opgevraagd. M.b.t. de toe te kennen vakantie, kan de nieuwe werkgever ook een vakantieattest vereisen, dat eveneens bij het IWT kan worden bekomen.

Voortijdig beurseinde Aan de IWT-beurs kan voortijdig een einde komen door toedoen van het IWT of de bursaal zelf. Zie de Standaardovereenkomst voor informatie over de omstandigheden waaronder het IWT de beurs eenzijdig kan stopzetten. De bursaal zelf kan de beurs éénzijdig stopzetten om persoonlijke, nietprojectgebonden redenen, projectgebonden redenen of de aanvaarding van een andere job. De bursaal licht het IWT hierover voorafgaandelijk en schriftelijk in. In dit schrijven wordt de volgende informatie expliciet vermeld: (i) reden (ev. naam nieuwe werkgever) en (ii) datum van voortijdige stopzetting; (iii) toekomstperspectieven voor het gestarte project. Dit schrijven wordt mede-ondertekend door de promotor. Een periode van vooropzeg is niet van toepassing. Dit schrijven wordt tevens vergezeld van een bondig eindverslag, afh. van het specifieke tijdstip van stopzetting t.o.v. de periodieke verslaggeving. Na ontvangst en goedkeuring van deze informatie, gaat het IWT over tot de uitbetaling van het laatste beursbedrag. In geval van een nieuwe job, beschikt de IWT-bursaal het beste over een tewerkstellings- en vakantieattest. In de andere gevallen maakt het IWT een C4-formulier op, wat de ex-bursaal evenwel geen onmiddellijk recht verschaft op een werkloosheidsuitkering (daar hijzelf besliste de IWT-overeenkomst te beëindigen).


- 13 -

Bij het beurseinde vervalt ook onmiddellijk de mogelijkheid tot bestedingen op de bench-fee. Verificatie van de uitgaven door het IWT volgt uiterlijk 3 maanden na ontvangst van het overzichtsborderel door de financiële dienst van de universiteit.

3 De kandidaatsvoorwaarden voor een beursaanvraag 3.1 Kandidaatsvoorwaarden voor een aanvraag eerste termijn Diplomavereiste De kandidaatstelling is mogelijk voor de persoon die, uiterlijk op 1 oktober van het jaar van de kandidatuurstelling, voldoet aan één van de volgende diplomavereisten : a) houder is van een 2de cyclusdiploma of volwaardig Masterdiploma (ManaBa) van een Vlaamse universiteit of Vlaamse hogeschool. Houders van een 2de cyclus- of volwaardig Masterdiploma van een Vlaamse hogeschool komen eveneens enkel in aanmerking voor een beursaanvraag bij het IWT indien ze bij de beursaanvraag door de gastfaculteit tot het doctoraatsonderzoek worden toegelaten. De aanvrager dient hiervan zelf geen bewijs te leveren. Op verzoek van het IWT levert de rector van de betrokken universiteit de vereiste bevestigingen. b) houder is van een buitenlands diploma dat als gelijkwaardig wordt erkend met één van de diploma’s vermeld sub a) of van een universiteit of hogeschool uit de Franstalige gemeenschap in België (zie 5.1.3.B);

Graadvereiste De kandidaat moet het bovengenoemde basisdiploma of een Masterdiploma (ev. ManaMa) dat het meest aansluit bij het doctoraatsonderzoek hebben behaald met tenminste de vermelding "onderscheiding" of met een gelijkwaardige vermelding. Een bijkomende master in een gebied dat niet aansluit bij het doctoraat wordt hierbij evenwel niet meegerekend.

Maximum periode na het behalen van het 2de cyclusdiploma Een kandidaat kan ten laatste 5 jaar na het behalen van het 2de cyclusdiploma een beursaanvraag indienen. Indien een kandidaat over meer dan één 2 de cyclusdiploma beschikt, is deze regel enkel van toepassing op de diploma’s uit hetzelfde studiegebied als het doctoraatsvoorstel. Het 1ste 2de cyclusdiploma dient in dit geval maximaal 10 jaar vóór de beursaanvraag behaald te zijn.

Nationaliteitsvereiste De kandidaat dient onderdaan te zijn van een lidstaat van de Europese Economische ruimte (d.i. EU + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) of Zwitserland.


- 14 -

Bijzondere ontvankelijkheidsvereisten Kandidaten mogen niet meer dan 18 maanden bezoldigde wetenschappelijke (onderzoeks)ervaring hebben bij de aanvang van de doctoraatsbeurs 1e termijn. Onder voorafgaande wetenschappelijke (onderzoeks)ervaring wordt verstaan: wetenschappelijk onderzoek of wetenschappelijke activiteiten die worden vergoed (equivalent van loon). Hieronder worden alle soorten wetenschappelijke activiteiten verstaan ook als ze inhoudelijk niet aansluiten bij het doctoraatsvoorstel of als het activiteiten betreft die niet omschreven kunnen worden als doctoraatswaardig onderzoek (bvb te toepassings- of beleidsgericht, dienstbetoon…). Er wordt eveneens geen rekening gehouden met het tewerkstellingspercentage of met het feit dat slechts een deel van de taken vallen onder de gehanteerde definitie. Aanstellingen bij universiteiten of hogescholen worden steeds meegerekend (Tetra, BOF, IWT projecten, SBO, assistentenmandaten…), tenzij de kandidaat is aangesteld in een niet onderzoeksgerelateerd statuut (bijvoorbeeld als administratief of technisch personeel of via het Leonardo da Vinci programma…). Indien de kandidaat werkzaam is in een bedrijf, wordt gekeken naar de functieomschrijving. Voor kandidaten met meer dan één diploma, worden de maanden gefinancierde wetenschappelijke onderzoekservaring enkel meegerekend vanaf de datum van het behalen van het masterdiploma (minimum 60 studiepunten) dat tot hetzelfde studiegebied behoort als het beoogde doctoraat. Eén kopij van alle contracten dient verplicht aan het dossier toegevoegd te worden teneinde het IWT in staat te stellen na te gaan of aan de bovenstaande voorwaarde werd voldaan.

Herindieningen Kandidaten waarvan de aanvraag voor een eerste termijn door het IWT werd geweigerd, kunnen slechts één maal een nieuwe aanvraag indienen bij een volgende oproep. Zij moeten nog steeds voldoen aan alle voorwaarden, vermeld onder 3.1.

3.2 Kandidaatsvoorwaarden voor de aanvraag tweede termijn De tweede termijn (beursverlenging) dient zonder onderbreking aan te sluiten op de eerste termijn en kan niet als enige termijn worden toegekend. Kandidaten kunnen derhalve slechts één maal een aanvraag voor een tweede termijn indienen.

4 De projectgebonden beursaanvraag

voorwaarden

voor

een

4.1 Het wetenschappelijk promotorschap Het onderzoeksproject moet worden uitgevoerd onder de wetenschappelijke begeleiding van een lid van het Zelfstandig Academisch Personeel (ZAP) van een Vlaamse universiteit, of een onderzoeksdirecteur van het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen (FWO-Vlaanderen). Tevens komen andere onderzoekers verbonden aan één van de Vlaamse universiteiten in aanmerking, op voorwaarde dat de universitaire overheid hiermee instemt en de kwaliteit en strategische onderzoeksbeurzen : reglement juni 2014.1

- 15 -

continuïteit van de begeleiding van de IWT-bursaal tijdens de volledige beursperiode kan verzekeren. Deze informatie wordt opgevraagd door het IWT aan het rectoraat. Onder een "Vlaamse universiteit" wordt elke instelling verstaan, die als dusdanig wordt erkend in het decreet van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger onderwijs in Vlaanderen (Afdeling 3, art. 4).

4.2 Plaats van het onderzoek Het doctoraatsonderzoek vindt in principe plaats aan een Vlaamse universiteit. Overige plaatsen van onderzoek vereisen de uitdrukkelijke instemming van de wetenschappelijke promotor en de goedkeuring van het IWT. Het doctoraatsonderzoek kan ook uitgevoerd worden in een openbare of semiopenbare onderzoeksinstelling, een collectief onderzoekscentrum, een Vlaamse hogeschool, een federale wetenschappelijke of onderzoeksinstelling of een wetenschappelijke of onderzoeksinstelling van het Brussels Gewest. Onder "openbare of semi-openbare onderzoeksinstelling of collectief onderzoekscentrum" worden de instellingen begrepen die geen universiteiten zijn, maar door de Vlaamse Gemeenschap of één van haar instellingen gefinancierd worden voor hun wetenschappelijk onderzoek of voor acties die overeenstemmen met het onderwerp van het doctoraat. Onderzoeksinstellingen of centra die rechtstreeks of onrechtstreeks worden meebestuurd door één of meerdere vertegenwoordigers of onder toezicht staan van de Gemeenschap of een instelling ervan, vallen eveneens onder dit begrip. Het IWT wil de internationale mobiliteit van onderzoekers stimuleren. Elke bursaal kan voor de uivoering van zijn/haar project een aantal maanden doorbrengen in een buitenlandse onderzoeksgroep (zie ook onder hoofdstuk verblijven in het buitenland) Een deel van het onderzoek kan tevens in een Vlaams bedrijf uitgevoerd worden, op voorwaarde dat (i) deze samenwerking significant bijdraagt tot het doctoraatsproject, (ii) ze de haalbaarheid van het project en de doctoraatsmogelijkheden geenszins in het gedrang brengt, en (iii) duidelijke schriftelijke afspraken omtrent IPR, exploitatierechten en publiceerbaarheid van resultaten worden gemaakt tussen de bursaal, zijn promotor (universiteit) en het bedrijf. Bij een dergelijke samenwerking met een bedrijf blijft de onderzoeksorganisatie eigenaar van de IPR en dient elke transfer naar het bedrijf op marktconforme wijze te gebeuren. Bij transfer dienen de inkomsten bovendien opnieuw in de primaire activiteiten van de onderzoeksorganisatie geïnvesteerd te worden. De periode van activiteiten wordt beperkt tot max. 12 maanden per beurstermijn van 2 jaar. Vanaf een gepland verblijf van min. 1 maand dient deze informatie te worden opgenomen in een samenwerkingsovereenkomst die door de drie partijen wordt ondertekend. Dit document maakt onderdeel uit van het aanvraagdossier en wordt bij toekenning van de doctoraatsbeurs als addendum aan de overeenkomst toegevoegd. Het kan uiterlijk 3 weken na 15 september aan het IWT bezorgd worden (zie 5.1.3.B). Dezelfde voorwaarden blijven van toepassing indien de bursaal in de loop van zijn doctoraatsbeurs beslist onderzoeksactiviteiten uit te voeren in een Vlaams bedrijf. In dit geval dient het hogergenoemde document als onderdeel van een verzoekschrift aan het IWT te worden voorgelegd. Bovenstaande afspraken tussen bursaal, promotor en bedrijf dienen steeds te worden gemaakt in afstemming met de bevoegde universitaire instanties.


- 16 -

5 De aanvraag en behandeling 5.1 De beursaanvraag 1ste termijn 5.1.1 Tijdstip en adres van de aanvraag Een volledige beursaanvraag voor de 1ste termijn wordt ingediend wanneer de oproep opengesteld wordt. Beursaanvragen die niet tijdig worden ingediend, worden niet-ontvankelijk verklaard (de exacte datum per academiejaar is terug te vinden op de website www.iwt.be/subsidies/sb en in het document Reglement SB Bijlage). Documenten die bij indiening verplicht onderdeel uitmaken van de beursaanvraag worden vermeld onder 5.1.3.A. Aanvraagdossiers waarin één of meerdere van deze documenten ontbreken, worden niet-ontvankelijk verklaard. Documenten waarover de kandidaat bij het sluiten van de oproep nog niet kan beschikken (vermeld onder 5.1.3.B) kunnen tot 6 oktober aan de beursaanvraag toegevoegd worden. In functie van een optimalisering van de procedure kunnen deze datums eventueel worden aangepast (zie Reglement SB Bijlage, www.iwt.be/subsidies/sb). De in het Nederlands of Engels opgestelde aanvraag wordt ingediend bij de Dienst doctoraatsbeurzen voor Strategisch Basisonderzoek van het Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie (IWT), Koning Albert II-laan 35 bus 16, 1030 Brussel.

5.1.2 De online registratie De registratie van de beursaanvraag gebeurt online op de website van het IWT (http://www.iwt.be). Hiervoor wordt een interactieve module geactiveerd bij het openstellen van de oproep (in principe einde juni begin juli). Ze stelt de aanvrager in staat relevante persoonlijke gegevens en informatie over zijn/haar wetenschappelijk curriculum en doctoraatsproject in te voeren. Deze gegevens vormen de basis voor drie standaardformulieren: de persoonlijke steekkaart, de informatieformulieren en het advies van de promotor. Deze formulieren vormen een verplicht onderdeel van het aanvraagdossier. Een samenvatting van het doctoraatsproject, een samenvatting van elke eindverhandeling van een 2de en/of 3de cyclusopleiding en een verslag van voorafgaande wetenschappelijke activiteiten maken tevens deel uit van de informatie-formulieren. Pas na het finaliseren van de gegevensinvoer wordt een dossiernummer aan de aanvrager toegekend. De persoonlijke steekkaart en de informatieformulieren dienen een dergelijk dossiernummer te dragen; zonder dossiernummer kunnen deze documenten niet als geldig worden beschouwd. Daarentegen vereist een geldige afdruk van het advies van de promotor niet noodzakelijk de finalisatie van de aanvraag.

5.1.3 Het aanvraagdossier 5.1.3.A Het in te dienen aanvraagdossier voor een 1ste termijn dient volgende stukken te bevatten :

On-line af te drukken documenten :


- 17 -



Persoonlijke steekkaart: 1 exemplaar. Maakt onderdeel uit van de standaard registratiedocumenten.



Informatieformulieren over de kandidaat: 6 exemplaren. Maakt onderdeel uit van de standaard registratiedocumenten en wordt ondertekend door de kandidaat. Deze formulieren omvatten o.a.:  Samenvatting van het doctoraatsproject: max. 1 pagina  Samenvatting van de eindverhandeling van 2de en 3de cyclusopleidingen: max. 1 pagina (excl. referenties). Van elke eindverhandeling die in het kader van een 2de of 3de cyclusopleiding werd opgemaakt, dient een samenvatting te worden voorzien. Elke samenvatting dient beknopt de initiële doelstelling, de gebruikte methodologie en de bekomen resultaten te omvatten.  Activiteitenverslag: max. 1-2 pagina’s (excl. referenties). Enkel van toepassing voor kandidaten van wie de periode tussen het behalen van een (eerste) diploma van de 2de cyclus en de beursaanvraag  6 maanden bedraagt én die bezoldiging ontvingen voor de uitgevoerde activiteiten.



Advies van de promotor: 2 exemplaren (origineel + kopij). Dit document omvat de instemming van de promotor met het project en de plaats van uitvoering, en een beoordeling van de kandidaat m.b.t. zijn geschiktheid wetenschappelijk onderzoek uit te voeren. Dit advies is een onderdeel van de standaard registratiedocumenten, en kan eventueel vóór het finaliseren worden afgedrukt, maar steeds nadat de relevante informatie over kandidaat en promotor werd ingevoerd. Het dient verplicht door de promotor te worden ondertekend.

Gedetailleerde beschrijving van het onderzoeksproject: 6 exemplaren. De volgende rubrieken moeten achtereenvolgens worden behandeld: 1. probleemstelling: situering van het probleem dat zal worden aangepakt, inclusief een beschrijving van de internationale stand van zaken, met verwijzing naar de wetenschappelijke literatuur (max. 1 pagina); 2. strategische doelstelling: korte en heldere formulering van de concrete technisch-wetenschappelijke doelstelling(en) van het project met uitdrukkelijke vermelding van de innovatieve aspecten en een duidelijke kadering in de strategische onderzoeksactiviteiten van de onderzoekseenheid (max. 1 pagina); 3. projectbeschrijving: gedetailleerde beschrijving van de experimenten/activiteiten die zullen worden uitgevoerd, de motivatie van hun uitvoering en de wijze waarop de relatie tussen de experimenten/activiteiten leidt tot de te realiseren doelstellingen (max. 10 pagina's, inclusief figuren en tabellen en exclusief referenties); 4. planning: situering van de mijlpalen in het project en een grafische voorstelling van het geplande verloop van de activiteiten in functie van de 4 beursjaren (max. 2 pagina's); 5. toepassingsmogelijkheden (max. 2 pagina’s), met de volgende onderdelen: Omschrijving van de mogelijke economische toepassingen, bij voorkeur zowel kwalitatief als kwantitatief; Duid aan waarom de gekozen onderzoeksaanpak (in geval van succes) de beste is om de beoogde toepassing te bereiken. Omschrijf het strategisch belang van de potentiële toepassingen voor mogelijke gebruikers (de impact). Omschrijf de aansluiting van het projectvoorstel bij een ruimere strategische ambitie van de onderzoeksgroep (niet louter de trackrecord van de onderzoeks-groep wordt hiermee bedoeld). Omschrijf de specifieke vormings/begeleidings-component van de bursaal mbt het maken van strategische keuzes bij het uitdenken en uitvoeren van het


- 18 -

onderzoeksproject)(hoe kan het projectvoorstel bijdragen tot het strategisch denken van de bursaal met het oog op economische toepassingen op termijn?) 6. referenties. Definieer het project zodanig dat het principieel kan leiden tot de afwerking van een doctoraat in maximum vier jaar. De klemtoon bij de beschrijving van het project mag op de eerste termijn van twee jaar liggen, waarbij echter wel duidelijk moet zijn hoe de later in de tijd gesitueerde doelstellingen zullen worden gerealiseerd. De omvang van de gedetailleerde beschrijving is functie van de complexiteit van het project en het aantal deeltaken maar mag in geen geval 15 pagina's (inclusief ev. titelblad en/of inhoudstafel; exclusief referenties) overschrijden. Gelieve bij de opmaak van dit document lettergrootte 12 te hanteren.

Bewijsstukken: 

Nationaliteit : Een duidelijke kopij van de identiteitskaart (voor en achterzijde) of paspoort, waarop de nodige informatie (naam, geboortedatum en –plaats, nationaliteit, geldigheid ) goed zichtbaar is.



Diploma: 1 kopij van het afstudeergetuigschrift of 1 kopij van het 2de cyclusdiploma of volwaardige Masteropleiding (zie 3.1a), en van elke bijkomende opleiding van de 2de en 3de cyclus. Houders van een buitenlands diploma dienen een verklaring bij te voegen m.b.t. het diploma, de behaalde graden en de toelating tot het doctoraatsonderzoek (zie 5.1.3.B) van de Decaan van de universiteit (of evenwaardig en minstens faculteitsniveau) en voor akkoord ondertekend door de Rector van de universiteit. Kandidaten die het einddiploma van de 2de cyclus tijdens de 2de zittijd zullen behalen, bezorgen onmiddellijk na het behalen van het diploma en uiterlijk op 6 oktober het bewijs van diploma aan het IWT (zie 5.1.3.B).



Voorgaande arbeidscontracten: 1 kopij van elk arbeidscontract (incl. beurzen) van de vorige en/of huidige werkgever(s)dient toegevoegd te worden als bewijs voor de aard van de uitgevoerde activiteiten en de duur van de overeenkomst.

5.1.3.B De volgende stukken kunnen uiterlijk tot 6 oktober aan het dossier worden toegevoegd: 

Diploma (enkel 2dezitters): 1 afstudeergetuigschrift of 1 kopij van het volwaardig Masterdiploma (zie 3.1a, b).



Verklaring m.b.t. diploma en behaalde graden en toelating tot het doctoraatsonderzoek (enkel niet-Vlaamse universitairen en diploma’s): een kandidaat met een niet-Vlaams universitair diploma dient één bijkomend document van de universiteit bij te voegen, ondertekend door een gemachtigde van de universiteit (minstens niveau decaan of een gemachtigde van de decaan) en voor akkoord ondertekend door de Rector van de universiteit. Uit dit document blijkt dat de kandidaat voldoet aan de diplomavoorwaarden en graadvereisten zoals vermeld onder 3.1. Dit document laat de kandidaat tevens toe tot de faculteit voor het uitvoeren van zijn doctoraatsonderzoek. Enkel het standaard invulformulier dat op de IWT-website beschikbaar is (zie Attest universiteiten m.b.t. diploma- en graadvereiste, www.iwt.be/subsidies/sb), kan hiervoor worden gebruikt.


- 19 -



Voor projecten die gedeeltelijk plaatsvinden in een Vlaams bedrijf: 2 exemplaren van de samenwerkingsovereenkomst die de elementen bevat zoals beschreven onder 4.2.



Reactie op expliciete vragen vanwege het IWT om verduidelijking of indiening van bijkomende documenten. Documenten vermeld onder 5.1.3.A die ontbreken of niet-geldig blijken bij initiële indiening kunnen later evenwel niet meer bijgevoegd worden.

5.1.4 De behandelingsprocedure 5.1.4.1 De volledigheids- en ontvankelijkheidsanalyse Elke kandidaat wordt zo snel mogelijk na indiening van de beursaanvraag op de hoogte gebracht van het resultaat van de volledigheidsanalyse. Vervolgens beslist het IWT over de ontvankelijkheid van de beursaanvraag. Alle kandidaten met een ontvankelijke beursaanvraag worden uitgenodigd hun projectvoorstel te verdedigen voor een college van deskundigen. Kandidaten die niet aan alle toelatingsvoorwaarden voldoen, niet tijdig en/of een niet-volledig of niet-correct aanvraagdossier indienden, ontvangen een niet-ontvankelijkheidsverklaring.

5.1.4.2 Analyse van de aanvraag door deskundigen Elke ontvankelijke aanvraag wordt opgestuurd naar minstens drie deskundigen, extern aan het IWT, die door het IWT worden aangewezen volgens de modaliteiten hierna beschreven. Elke kandidaat legt in de taal van zijn aanvraag een mondelinge proef af voor een college van deskundigen die zijn/haar aanvraag heeft geanalyseerd. Het college van deskundigen zal op grond van de lectuur van de aanvraag en het interview met de kandidaat een beoordeling uitbrengen die vooral gebaseerd is op de volgende criteria (zie ook scorerooster op de website):  kandidaat: de algemene wetenschappelijke vakkennis (basiskennis, kennis in het onderzoeksdomein, literatuurkennis, ....) en potentiële bekwaamheid van de kandidaat tot het zelfstandig beoefenen van wetenschappelijk onderzoek (redeneringsvermogen, kritische instelling, ....);  project: de wetenschappelijke kwaliteit van het project (strategische aard, originaliteit, moeilijkheidsgraad, wetenschappelijke strategie en relevantie, ...), en de realiseerbaarheid van het onderzoeksproject binnen een periode van vier jaar;  toepassingsmogelijkheden: de mogelijk toepassingen op termijn (economische finaliteit) Bij toekenning van een kritische score (nulscore) op één van de drie evaluatiecriteria wordt de aanvraag automatisch uitgesloten van beurstoekenning. Beursaanvragen voor een 1ste termijn worden beoordeeld door hoger genoemde colleges in de periode begin november–begin december.

5.1.4.3 Samenstelling van de colleges van deskundigen Na groepering van de kandidaten per onderzoeksdomein, zal het IWT, afhankelijk van het aantal kandidaturen in een domein, één of meerdere ad hoc colleges bestaande uit minstens drie deskundigen samenstellen volgens volgende regels: 

elk college zal ten hoogste 15 kandidaten beoordelen;


- 20 -

  

   

elk college zal ten minste 3 kandidaten beoordelen, behoudens colleges die plaatsgrijpen buiten de normale sessies; de deskundigen zijn actief in het onderzoeksdomein van de kandidaten of een aanverwant onderzoeksdomein; het IWT zal, in de mate dat dit verenigbaar is met de eisen van deskundigheid, ervoor zorgen dat niet meer dan één academische deskundige in een college tot dezelfde universiteit behoort; de deskundigen bezitten een jarenlange wetenschappelijke ervaring; voor elk college wordt minstens één deskundige met ervaring in onderzoek en ontwikkeling in het bedrijfsleven aangewezen; over alle colleges heen is ten minste een derde van de deskundigen betrokken bij onderzoek en ontwikkeling in het bedrijfsleven; de samenstelling van de colleges wordt regelmatig gewijzigd, waarbij jaarlijks minimaal een derde van de samenstellende leden van elk college wordt vernieuwd.

5.1.4.4 De beslissing tot toekenning van de doctoraatsbeurs De Raad van Bestuur van het IWT beslist over de toekenning van een beurs op basis van het aanvraagdossier, de beoordelingen uitgebracht door de colleges van deskundigen en eventuele richtlijnen vastgelegd door de Raad van Bestuur van het IWT of de Vlaamse regering. Traditioneel neemt de Raad van Bestuur een beslissing omtrent de toekenning van beurzen op haar vergadering van december.

5.1.4.5 Kennisgeving Alle kandidaten en hun promotoren worden in principe onmiddellijk en uiterlijk binnen de vijf werkdagen na de beslissing van de Raad van Bestuur van het IWT per e-mail op de hoogte gebracht van de eindbeslissing van hun kandidatuurstelling. Dit bericht geldt als enige kennisgeving. Terzelfdertijd wordt ook een lijst van nieuwe bursalen op de website van het IWT gepubliceerd (voor exacte datum, zie Reglement SB Bijlage, www.iwt.be/subsidies/sb).

5.2 De beursaanvraag 2de termijn 5.2.1 Tijdstip en adres van de aanvraag Volledige kandidaturen voor de tweede termijn moeten worden ingediend tussen begin maart en mid-april van het 2de beursjaar (de exacte datum per academiejaar is terug te vinden op de website www.iwt.be/subsidies/sb en in het document Reglement SB Bijlage). Via e-mail worden de betrokken bursalen uitgenodigd hun kandidatuur tweede termijn in te dienen. De projectaanvraag wordt in het Nederlands of het Engels opgesteld.

5.2.2 het advies van de promotor De promotor vult per kandidaat een advies on-line aan. Bij finalisering wordt per advies een pdf-bestand gegenereerd dat na ondertekening door de promotor aan het aanvraagdossier wordt toegevoegd (en dus niet afzonderlijk aan het IWT wordt toegestuurd). Via e-mail wordt elke promotor uitgenodigd zijn/haar advies uit te brengen

5.2.3 Het aanvraagdossier 2de termijn


- 21 -

Het aanvraagdossier voor een tweede termijn bestaan uit 3 onderdelen:

1. Advies van de promotor: 1 exemplaar. Dit document omvat een beoordeling

van de doctoraatsvaardigheden van de kandidaat, een voorstel tot de al dan niet verlenging van het doctoraatsonderzoek tijdens een 2 de termijn alsook de bijhorende argumentatie. Bij gunstig advies stemt de promotor tevens in met het project en met de plaats van uitvoering, en verzekert de voortzetting van het doctoraatsproject door de bursaal in de 2de termijn. Na vervollediging en autorisatie door de promotor, wordt dit document aan het schriftelijke aanvraagdossier toegevoegd.

2. Gedetailleerde beschrijving van het onderzoeksproject: 1 exemplaar. Globaal dezelfde opbouw wordt gevolgd als voor de aanvraag van de 1ste termijn: o probleemstelling (max. 1 pagina); o doelstelling (max. 1 pagina – een ev. heroriëntering van het onderzoeksproject dient hier expliciet toegelicht te worden); o resultaten behaald tijdens de 1ste termijn (max. 10 pagina's, inclusief tabellen en figuren); o projectbeschrijving voor de 2de termijn (max. 5 pagina's, inclusief tabellen en figuren); o planning (planning 1ste termijn overnemen + ev. aanpassingen; max. 2 pagina's); o toepassingsmogelijkheden, inclusief situering op traject naar toepassingen (max. 1 pagina); o referenties. De gedetailleerde beschrijving van het onderzoeksproject voor de tweede termijn mag in geen geval meer dan 20 pagina's (inclusief ev. titelblad en/of inhoudstafel; exclusief referenties) omvatten. Gelieve bij de opmaak van dit document lettergrootte 12 te hanteren. 3. Overzicht niet-doctoraatsactiviteiten binnen de universiteit: 1 exemplaar (omschrijving, zie elders in dit document). Ook indien dergelijke activiteiten ontbreken, dient dit expliciet te worden vermeld.

5.2.4 De behandelingsprocedure 5.2.4.1 Ontvankelijkheidsanalyse Aanvragen 2de termijn worden per definitie tijdig, volledig én correct ingediend. Aanvraagdossiers die hieraan niet voldoen, worden niet-ontvankelijk verklaard.

5.2.4.2 Evaluatie van de beursaanvraag De evaluatie van een beursaanvraag 2de termijn steunt op de volgende principes:  De verlenging van de doctoraatsbeurs wordt in eerste instantie bepaald door het advies van de promotor, zonder bijkomende systematische evaluatie en/of controles door het IWT.  Wanneer de aanvrager niet akkoord gaat met het advies van de promotor, kan de kandidaat het IWT verzoeken om zijn beursaanvraag mondeling te verdedigen voor een college van deskundigen. De Raad van Bestuur beslist over de aanvaarding van dit verzoek. Bij aanvaarding ervan is de organisatie en werking van het strategische onderzoeksbeurzen : reglement juni 2014.1

- 22 -

evaluatiecollege termijnaanvraag

grotendeels

overeenkomstig

de

procedure

voor

een

1e

 Daarnaast behoudt het IWT het recht de bursaal en zijn promotor op te vorderen in geval van twijfel over de correcte gang van het onderzoek. Eventueel kan de kandidaat in een dergelijk geval tevens voor een bovenvermeld college van deskundigen verschijnen.  Beursaanvragen voor een 2de termijn worden behandeld in de periode mei – begin juni.

5.2.4.3 De beslissing tot toekenning van de doctoraatsbeurs De Raad van Bestuur van het IWT beslist over de toekenning van een doctoraatsbeurs op basis van het advies van de promotor en eventuele richtlijnen vastgelegd door de Raad van Bestuur van het IWT of de Vlaamse regering. In geval van een ad-hoc mondeling college worden tevens de beoordelingen van het college van deskundigen in rekening gebracht. Bij beslissing heeft het oordeel van het college steeds voorrang op het advies van de promotor. Traditioneel neemt de Raad van Bestuur een beslissing omtrent de toekenning van beurzen op haar vergadering (3de donderdag van de maand juni).

5.2.4.4 Kennisgeving Alle kandidaten en hun promotor worden in principe onmiddellijk en uiterlijk binnen de vijf werkdagen na de beslissing van de Raad van Bestuur van het IWT per e-mail op de hoogte gebracht van de eindbeslissing van hun kandidatuurstelling.

5.3. Beroepsprocedure op niet-ontvankelijkheid Binnen de 30 werkdagen vanaf verzendingsdatum van de brief van het IWT met de niet-ontvankelijkheidmelding, kan aangetekend een vraag tot herziening van de beslissing ingediend worden. De vraag tot herziening dient gebaseerd te zijn op duidelijke en verifieerbare elementen. Dit zijn ofwel concrete elementen die niet correct werden geapprecieerd of omvat relevante aanvullende informatie. De Raad van Bestuur neemt een beslissing 30 werkdagen na ontvangst van de vraag tot herziening. Bij ontevredenheid over de wijze van behandelen door het IWT kan ten allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht worden ingediend. Deze klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. Klachten kunnen slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening werd ingediend en behandeld. Indien de Raad van Bestuur de beslissing van niet-ontvankelijkheid van de aanvraag heeft herzien, zal onder de voorwaarden van het jaar waarop de herziening betrekking heeft, de beursaanvraag behandeld worden bij de daaropvolgende oproep.


- 23 -

6 Regeling m.b.t. deelname aan patiëntenstudies of dierproeven In geval van medewerking door de bursaal aan patiëntenstudies of dierproeven dienen alle vereiste verzekeringen en alle vereiste goedkeuringen vanwege de ethische commissies en regelgevende overheden met betrekking tot patiëntenstudies en/of dierproeven toegekend te zijn voor de uitvoering van de patiëntenstudies en/of dierproeven.

7 De projectkostenvergoeding of bench-fee. 7.1 Wat is de projectkostenvergoeding of bench-fee van het IWT? De projectkostenvergoeding of bench-fee is een jaarlijks vastgesteld vast bedrag dat aan de IWT-bursaal ter beschikking wordt gesteld voor het dekken van kosten die in het kader van het doctoraatsonderzoek worden gemaakt. De projectkostenvergoeding wordt steeds samen met de doctoraatsbeurs voor een termijn van twee jaar toegekend.

7.2 Bepaling van het jaarlijks bedrag van de bench-fee. Het bedrag van de bench-fee wordt door de Raad van Bestuur van het IWT uniform voor alle bursalen vastgesteld. Het is in functie van de financiële middelen die de Vlaamse regering ter beschikking stelt van het IWT volgens de begroting van dat jaar. Het bedrag wordt vermeld in het document Bijlage bij het SB reglement (website).

7.3 Uitbetaling van de bench-fee. De bench-fee wordt simultaan met het beursbedrag in maandelijkse schijven uitbetaald op één van de volgende centrale universitaire bankrekeningen van de universiteit waaraan de bursaal is verbonden en de plaats waar hij/zij doctoreert. Universiteit KULeuven UHasselt UA UGent VUB

Rekeningnummer (IBAN) BE637340 1934 1708 BE77 0010 1870 7942 BE90 7350 0799 7232 BE59 3900 9658 0026 BE51 0010 6864 5562

Rekeningnummer (BIC) KRED BE BB GEBA BE BB KRED BE BB BBRU BE BB GEBA BE BB

De financiële dienst van elke universiteit voorziet per bursaal een specifieke kredietcode waarmee de stand van de rekening kan worden bijgehouden. De bursaal beslist samen met de promotor over de aard en planning van uitgaven op de bench-fees in de loop van de twee termijnen. Bench-feebedragen die tijdens de eerste termijn niet volledig werden opgebruikt, kunnen overgedragen worden naar de tweede termijn. Ná het verstrijken van de tweede termijn zijn deze financiële middelen evenwel niet langer beschikbaar. Bij voortijdige stopzetting van de doctoraatsactiviteiten van de bursaal eindigt ook de uitbetaling van de bench-fee. In het geval de bursaal zelf dit initiatief neemt, valt de stopzetting samen met de einddatum van de beursbetalingen. In geval het IWT een einde maakt aan de beurs, eindigt het recht op de bench-fee voor de universiteit op strategische onderzoeksbeurzen : reglement juni 2014.1

- 24 -

het einde van de maand, waarin het IWT zijn beslissing meedeelde aan de bursaal en de universiteit. Wanneer de beurs tijdelijk wordt onderbroken wegens ziekte of ongeval bv. wordt de bench-fee eveneens tijdelijk opgeschort.

7.4. Waarvoor/wanneer kan de bench-fee worden aangewend? De bench-fee kan worden gebruikt voor de aankoop en financiering van alle materiële en niet-materiële items die in rechtstreeks verband staan met de doctoraatsactiviteiten van de bursaal. Hiertoe behoren: 

      

aankoopkosten voor items met blijvende waarde nuttig voor het doctoraatsonderzoek (apparatuur, computers, boeken, ...); bij het beëindigen van de beurs worden deze items eigendom van de universiteit; kosten van verbruiksitems (reagentia, proefdieren- of planten, chemicaliën, ...); verbruiksuitgaven (op basis van factuur of interne nota of afrekeningsstaat) voor fotokopies, opzoekingen en dataverkeer (post/fax/internet); verplaatsingskosten in binnen- en buitenland (niet woon-werkverkeer) kosten voor het verblijf in het buitenland in direct verband met het doctoraatsonderzoek; deelname aan congressen, workshops en symposia (verplaatsings-, verblijfs- en registratiekosten); publicatiekosten voor artikels met de bursaal als eerste auteur (of als mede-auteur op basis van een redelijke kostendeling); drukkosten van het doctoraatsproefschrift van de bursaal.

Ze kan niet worden aangesproken voor:       

kosten voor de inschrijving op de universitaire rol of als regulier student; kosten voor inschrijving als doctoraatsstudent en voor de doctoraatsopleiding; strikt persoonlijke uitgaven van de bursaal of zijn promotor; de verrekening door de vakgroep/het departement of de universitaire instelling van centrale beheerskosten en/of algemene exploitatiekosten; uitgaven die reeds van een andere financiering genoten; kosten van derden (andere bursalen, doctorandi, personeelsleden, jobstudenten …); kosten verbonden met het woon-werkverkeer (bv. abonnementskosten openbaar vervoer) .

7.5 Autorisatie, bewijsstukken en verificatie door het IWT De bursaal ondertekent samen met de promotor elke originele factuur of interne verrekeningsnota en bezorgt deze stukken aan de centrale financiële dienst van de universiteit. De universiteit kan er ook voor opteren enkel de overzichtslijst van uitgaven op het einde van de beurs door bursaal en promotor te laten autoriseren. De universiteit kan geen aandeel verrekenen van centrale beheerskosten en algemene exploitatiekosten op de bench-fee. Er kunnen ook geen uitgaven worden aangerekend, die reeds met andere middelen werden gefinancierd. Hierbij dient rekening gehouden te worden met het volgende:  de projectkostenvergoeding wordt niet verhoogd als reële uitgaven die overschrijden. Het is dus in het belang van het doctoraatsproject deze middelen correct te beheren;  de universiteit kan alleen eventuele kosten aanrekenen die door de specifieke uitvoering van het project werden veroorzaakt, en voor zover de bursaal en zijn promotor akkoord gaan met de aanrekening.


- 25 -

De persoon die door de universiteit aangesteld werd voor het financieel beheer van de projectkostenrekeningen verantwoordt de stand van het beschikbaar saldo op de rekening en de aard van de op de rekening aangerekende kosten tegenover het IWT na het (voortijdig) einde van de beurs. Hiervoor werd een regeling uitgewerkt tussen het IWT en de universiteiten:  In geval van volledige beurzen van 4 jaar beëindigd tussen 30 september en 31 december, stuurt de verantwoordelijke van de betrokken universitaire dienst de borderellen automatisch en uiterlijk tegen eind maart van het daarop volgende kalenderjaar naar het IWT;  In alle overige gevallen van een beursstopzetting, nl. (i) gedefaseerde beurzen door zwangerschap of langdurige ziekte, (ii) voortijdige, spontane stopzettingen en (iii) niet-verlengingen, stuurt het IWT, dat immers doorgaans eerst op de hoogte wordt gebracht door kandidaat en/of promotor, de financiële verantwoordelijke van de universiteit maandelijks een overzicht van de voortijdig stopgezette beurzen. In januari van het daarop volgende kalenderjaar bezorgt de universitaire instelling in een eenmalige oplevering alle eindborderellen van deze beurzen tegen een door IWT vooropgestelde deadline. De volledige afrekening gebeurt voor elk project op een apart borderel, en wordt getekend door de bursaal en zijn promotor; het borderel bevat daartoe in elk geval minstens volgende gegevens:        

de naam en voornaam van de bursaal de naam en voornaam van de promotor het dossiernummer van het IWT (ev. twee in geval van verlenging) de subrekening van de eenheid, de dienst, het lab of de afdeling waar het project loopt de duur van het project (met start- en einddatum) het totale saldo van toegekende bench-fees tot het (voortijdig) beurseinde het eindsaldo bij het einde van de beursperiode de omschrijving van de aard van elke in rekening gebrachte imputatie, en de verwijzing naar het nummer van de verrichting in het dagboek.

De originele bewijsstukken en rekeningstaten blijven in de universiteit voor het steekproefgewijze nazicht ter plaatse overeenkomstig de bepalingen van het besluit. Niet-bestede middelen en door het IWT verworpen uitgaven dienen integraal door de universiteit aan het IWT teruggestort te worden.

8. Samengevat: wat staat u te doen bij… Bij elke vorm van communicatie met het IWT vermeldt de bursaal zijn dossiernummer, teneinde een efficiënte verwerking van de aanvraag door het IWT mogelijk te maken. De bursaal brengt het IWT tijdig op de hoogte van alle wijzigingen m.b.t. zijn persoonlijke gegevens en zijn doctoraatsproject. Correspondentie die geen handtekening vereist kan via een emailbericht gebeuren. Alle andere contacten tussen de bursaal en het IWT gebeuren schriftelijk of als pdfbestand via een emailbericht. (1)Wijziging burgerlijke staat strategische onderzoeksbeurzen : reglement juni 2014.1

- 26 -

Aard van berichtgeving: emailbericht naar [email protected] Informatie: datum van invoegetreding; in geval van huwelijk/wettelijk samenwonen: voornaam en naam, geboortedatum en beroep partner. (2)Wijziging promotor Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected] Informatie: (i) reden van wijziging; (ii) datum van invoegetreding; (iii) impact op onderzoek Ondertekend door: bursaal, ex-promotor én nieuwe promotor (3)Heroriëntering doctoraatsonderzoek Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected] Informatie: (i) reden en aard van wijziging; (ii) impact op onderzoeksproject + ev. nieuwe planning; (iii) datum van invoegetreding Ondertekend door: bursaal en promotor (4)Wetenschappelijk verblijf in buitenland (zie ook verder in dit document) Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand [email protected] Informatie: afh. van tijdsduur; voor richtlijnen Ondertekend door: bursaal en promotor

in

emailbericht

naar

sb-

(5)Zwangerschap (zie ook verder in dit document) Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected] (zo tijdig mogelijk) Informatie: minstens 3 fasen m.b.t. berichtgeving naar het IWT én het ziekenfonds:  Vaststelling zwangerschap: medisch attest met vermelding van vermoedelijke bevallingsdatum  Start van zwangerschapsverlof: document van ziekenfonds + begeleidend schrijven met expliciet vermelding van startdatum  Einde van zwangerschapsverlof: arbeidhervattingskaart + begeleidend schrijven met expliciete vermelding van startdatum onderzoeksactiviteiten Ondertekend door: bursaal en promotor (althans begeleidend schrijven) (6)[Voortijdige] Stopzetting IWT-beurs (zie ook verder in dit document) Aard van berichtgeving: schriftelijk of [email protected] (tijdig!) Informatie: zie eerder in dit document Ondertekend door: bursaal en promotor

pdf-bestand

in

emailbericht

naar

sb-

(7)Ziekte (zie ook verder onder sociale zekerheid en onderbreking beurs) Aard van berichtgeving :Medisch attest; ALTIJD, ook bij korte afwezigheden schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected] Vanaf dag 31: inlichtingenblad uitkeringen van ziekenfonds laten invullen door IWT Bewijs van werkhervatting : met begeleidend schrijven van promotor aan IWT bezorgen IWT stuurt alle documenten door naar het ziekenfonds (8)Arbeidsongeval (zie ook verder onder verzekering bij ongevallen en onderbreking beurs) Aard van de berichtgeving :De documenten op de website invullen en aan IWT bezorgen schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected] strategische onderzoeksbeurzen : reglement juni 2014.1

- 27 -

IWT doet de initiële aangifte bij Ethias. De verdere behandeling van het dossier loopt rechtstreeks tussen de bursaal en Ethias. Let wel : medische attesten dienen aan Ethias te worden bezorgd met kopie aan IWT (9)Aanvraag doctoraatspremie (zie ook verder in dit document) Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected] Informatie: het doctoraatsproefschrift of een verwijzing ernaar op een universitaire website, een kopij van het doctorsdiploma of getuigschrift, een publicatielijst en een overzicht van deelnames aan wetenschappelijke manifestaties, een overzicht van de niet-doctoraatsactiviteiten.

9. Nuttige coördinaten (1) Sociale zekerheid geregeld via aansluiting van IWT bij: Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Victor Hortaplein 11 B-1060 Brussel Telnr.: 02/509.31.11 Faxnr.: 02/509.30.19 Email: [email protected] http://www.onssrszlss.fgov.be/nl/home.html IWT-aansluitingsnummer: 096/0829037.65 (2) Kinderbijslagfonds Horizon Het Gezin Gistelsesteenweg 238-240 B-8200 Brugge Telnr.: 050/44.93.02 Faxnr.: 050/33.02.21 http://www.horizonhetgezin.be [email protected] aansluitingsnummer:7689. (3) Uw pensioenfonds: Rijksdienst voor Pensioenen Zuidertoren 1060 Brussel Telnr. : 0800 502 46 http://www.onprvp.fgov.be (4) Ongevallen- en arbeidsongevallenpolis: Ethias Prins Bisschopssingel 73 B-3500 Hasselt Telnr.: 011/28.21.11 Faxnr.: 011/28.20.87 Email: [email protected] http://www.ethias.be IWT-aansluitingsnummer voor arbeidsongevallen: IWT/Ethias 6.550.813 Voor meer informatie omtrent uw statuut en aanverwante thema’s kunt u steeds contact opnemen met:


- 28 -

Michele Oleo Beurscoördinator Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35 bus 16 B-1030 Brussel telnr.: (0032) 02/432.42.31 faxnr.: (0032) 02/432.43.99 emailadres: [email protected] of [email protected] web site: http://www.iwt.be/subsidies/sb Gelieve hierbij steeds uw dossiernummer te vermelden!!!


- 29 -

Bijlage 1: Overzicht van de strategische clusters en prioriteiten (VRWI, 2006) Strategische cluster 1 - Transport – Logistiek – Diensten – Supply Chain Management Prioriteiten: Intermodaal verkeer; intelligent supply chain management; intelligente vervoerssystemen; virtueel ontwerp en productie Strategische cluster 2 – ICT en diensten voor de Gezondheidszorg Prioriteiten: E-health met klemtoon op het elektronisch medisch dossier en de integratie van de verschillende zorginformatiesystemen; innovatieve zorgdiensten en producten op het vlak van (thuis)zorg; medische beeldvorming en – verwerking; multidisciplinariteit, informatica ten dienste van de biotechnologie, chemie en neurowetenschappen (grootschalige gegevensverzameling en systeembiologie – bioinformatica – chemoinformatica - neuroinformatica) Strategische cluster 3 – Gezondheidszorg: Preventie en Behandeling - Voeding Prioriteiten: [Gezondheidszorg: Preventie en Behandeling] moleculaire diagnostiek en biomerkers; preventieve en therapeutische vaccins; celtherapie; moleculair biologisch onderzoek voor gerichte diagnose en therapie; translationele geneeskunde; interdisciplinariteit met toepassingen in de gezondheidszorg; [Voeding en Landbouw] relatie tussen voeding en gezondheid; agrarische biotechnologie; industriële biotechnologie Strategische cluster 4 – Nieuwe Materialen – Nanotechnologie – Verwerkende Industrie Prioriteiten: gestructureerde micro- en nanomaterialen; materialen voor de nanoelektronica, micro-optica, fotonica, micro-mechanica, …; materialen met en unieke samenstelling; materialen en materiaalsystemen die interageren met de omgeving; enabling technologies Strategische cluster 5 – ICT voor Socio-Economische Innovatie Prioriteiten: Geavanceerde netwerken: breedband – mobiel – draadloos; eigenschappen/criteria van geavanceerde netwerken: gebruiksvriendelijkheid en “ambient intelligence”, “context awareness”, veiligheid; convergerende technologieën en applicatieontwikkeling; E-toepassingen: e-health en e-society Strategische cluster 6 –Energie en Milieu voor Diensten en Verwerkende Industrie Prioriteiten: efficiënt energiegebruik in de industrie en gebouwen; smart grids; energiegeneratie (zonne-energie; biomassa; efficiënt gebruik van fossiele brandstoffen; kernenergie; brandstofcellen); duurzaamheid van productieprocessen en producten (milieuvriendelijke productieprocessen (“closed loop”); industriële biotechnologie; agrarische biotechnologie; water-, lucht- en bodemsanering


- 30 -

Bijlage 2: bijlage m.b.t. uw belastingsaangifte Deze nota omvat alle relevante informatie omtrent de fiscale aspecten van uw statuut als houder van een IWT-doctoraatsbeurs. Gelieve dit document, indien wenselijk, bij uw belastingsaangifte te voegen.

FISCALITEIT m.b.t. de IWT-doctoraatsbeurs Studenten die bij hun ouder(s) inwonen, zijn fiscaal altijd van hen ten laste. Zolang u studeerde, was er een belastingsvoordeel dat groter werd naargelang van het aantal personen ten laste in het aanslagjaar (voor dit begrip zie 1). De toekenning van een IWT-doctoraatsbeurs verandert hieraan in principe niets. Hieronder wordt de mogelijke impact op de drie volgende situaties toegelicht:  de aangifte van uw ouder(s);  uw eigen fiscale aangifte als IWT-bursaal of als alleenstaande;  de fiscale situatie van uw eigen gezin, als u gehuwd bent. Deze hiernavolgende informatie werd gecommuniceerd in de fiscale circulaire Ci:RH/241/471.969 en in een brief van het hoofdbestuur van het ministerie van financiën dd. 11 sept. 1997 (ref. Directie II/3-Ci:RH.331/494.131). 1.

Fiscale impact voor het ouderlijk gezin

Indien u bij uw ouders blijft inwonen, blijft u fiscaal ten laste. In dit geval vermeldt u uw beursbedragen niet (als bestaansmiddelen). Om ten laste te zijn of te blijven mag u volgens het Wetboek Inkomstenbelasting 1992 geen eigen bestaansmiddelen hebben verworven die een bedrag overschrijden, dat het wetboek zelf bepaalt. Fiscaal wordt de IWT-doctoraatsbeurs gelijkgesteld aan een studiebeurs en daar de studiebeurzen niet worden beschouwd als belastbaar inkomen, geniet u dus geen loon en blijft u dus ten laste. Indien u verkeerdelijk niet als ten laste op de vorige belastingsaangifte van uw ouders was aangeduid, kunt u vooralsnog een bezwaar indienen bij de gewestelijke directeur der belastingen. In dit bezwaarschrift vermeldt u expliciet uw naam, adres, artikelnummer van de rol, het betrokken aanslagjaar (evt kopie van het aanslagbiljet) en vraagt u een wijziging of vernietiging van het belastingbedrag met vermelding van de precieze redenen. Dit bezwaarschrift moet uiterlijk op 30 april van het jaar na het jaar waarin de aanslag werd gevestigd (d.i. het jaar van de datum van uitvoerbaarverklaring van het kohier, vermeld op het aanslagbiljet) ingestuurd worden. Verwijs in uw dossier tevens naar het referentienummer [Directie II/3 Ci. RH331/494.136] van de brief van het Hoofdbestuur der Directe Belastingen hieromtrent. Het aanslagjaar is het kalenderjaar dat volgt op het jaar waarop de inkomsten werden verworven (= inkomstenjaar). Uw fiscale situatie voor het inkomstenjaar wordt steeds vastgesteld op 1 januari van het aanslagjaar. Indien u dus op 1 januari van jaar X +1 woonachtig was bij uw ouders (belastingsplichtige), wordt u voor het volledige inkomstenjaar, als ten laste beschouwd. 2.

Fiscale impact op uw eigen fiscale aangifte (als alleenstaande)


- 31 -

Uw inkomsten als bursaal zijn vrijgesteld van alle inkomstenbelastingen door een Koninklijk Besluit2, dat het IWT toevoegt aan een reeks van instellingen van cultureeleducatieve aard die dergelijke beurzen kunnen toekennen.

De vrijstelling betekent dat het IWT u geen fiscale fiche 281.10 zal bezorgen m.b.t. uw inkomsten als bursaal. Een dergelijke fiche zou voor de belastingsadministratie immers betekenen dat u als loontrekkende belastbare inkomsten ontving. Indien u per vergissing toch een dergelijk formulier van het sociaal secretariaat (SD) zou ontvangen dient u dit dringend te melden aan het IWT. Let wel: de fiscale fiche 281.10 is niet identiek aan uw individuele rekening. Op uw ev. Aanslagbiljet vult u niets in bij “inkomsten” (zie hoger). Stuur het terug met de volgende vermelding “IWT-beurs, vrijgesteld van alle inkomstenbelastingen ingevolge het Koninklijk Besluit van 28 maart (B.S. : 19/04/1994; zie ook Ci:RH.331/494.131).” Bij inkomsten vult u derhalve niets in. 3.

Fiscaal ten laste

Indien u als ongehuwde bursaal inwoont bij uw ouders, bent u ten laste van hen. Als gehuwde bursaal met een verdienende partner wordt u nooit ten laste van uw echtgenoot beschouwd. In uw gezamenlijke aanslagbiljet geeft u dus “gehuwd” aan maar duidt u zich niet aan als “kind ten laste”. Uw gezin geniet op deze manier van het zogenaamde huwelijksquotiënt, waarbij het inkomen van de verdienende partner wordt opgesplitst ten belope van 30% van zijn inkomen, en wordt toebedeeld aan de niet-fiscaal verdienende bursaal. Derhalve zal de belastingsaanslag aanzienlijk lager zijn dan indien het inkomen voor één persoon werd berekend.

2 Koninklijk Besluit van 28/3/1994 tot wijziging van het KB/WIB92. Op het stuk van belastingsvrijstelling van prijzen en subsid ies, betaald of toegekend aan geleerden, schrijvers of kunstenaars (Belg. Staatsblad van 19/4/1994, blz. 10429).


- 32 -

Doctoraatsbeurzen van strategisch basisonderzoek. Reglement en handleiding juni DOEL VAN DE DOCTORAATSBEURS... 3

Recommend Documents