SÁRMELLÉK ÉS SZENTGYÖRGYVÁR KÖZSÉGEK KÖRJEGYZŐSÉGE ÜGYRENDI SZABÁLYZAT 1. A Körjegyzőség szervezete /1/
a./ A Körjegyzőség szervezeti felépítése Vezetője a Körjegyzőség és azt létrehozó képviselőtestületek által határozatlan időre kinevezett körjegyző. Hivatal állománya: 8 fő ügyintéző, 2011. szeptember 19-től 9 fő ügyintéző (1 fő határozott időre) 1 fő ügyvitelt ellátó ezen belül: 3 fő, 2011. szeptember 19-től 4 fő (1 fő határozott időre) igazgatási ügyintéző: gazdálkodási ügyintéző: 4 fő 1 fő adó ügyintéző: ügyvitelt ellátó: 1 fő b./ A Hivatalon belül működik a költségvetési, pénzügyi és adócsoport, melybe az adó és gazdálkodási ügyintézők tartoznak. A csoport vezetője csoportvezetői feladatokat lát el, de nem vezetői megbízatással.
/2/
A körjegyzőt rövidebb ideig távolléte esetén a körjegyzőség igazgatási előadója helyettesíti.
/3/
A körjegyzőség alkalmazottainak munkaköri leírását az ügyrendi szabályzat melléklete tartalmazza.
2. Körjegyzőség munkarendje /1/
a./ A hivatali munkaidő minden munkanapon 07.30 órakor kezdődik, hétfőtől – csütörtökig 16.00 óráig, pénteken 13.30 óráig tart. b./ A Körjegyzőség dolgozói részére a rugalmas munkaidő szervezés vagy csúsztatható munkakezdés lehetősége biztosított. c./ A Körjegyzőség dolgozói továbbképzéséhez a munkaidő kedvezmény biztosított, amennyiben a tanultakat a munkahelyén kamatoztatni tudja.
/2/
Az ügyfélfogadás ideje: a./ Sármellék községben: hétfőtől – csütörtökig 08 - 16 óráig pénteken ügyfélfogadási szünet b./ Szentgyörgyvár községben: csütörtökön 08 – 10 óráig
2 A Körjegyzőség hivatalát rendkívüli esetben, a polgármesterek egyetértésével ügyfélfogadási időben be lehet zárni. A hivatal bezárásáról a lakosságot értesíteni kell. /3/
A körjegyző Szentgyörgyvár községben minden hónap 1. hét csütörtöki napján 08 – 10 óráig tart ügyfélfogadást. A körjegyzőt akadályoztatása esetén megbizottja helyettesíti az ügyfélfogadás idejében.
/4/
Házasságkötést a Munka Törvénykönyvében meghatározott munkaszüneti napok kivételével lehet lebonyolítani Munkaidőn kívűl, illetve a heti szabad és pihenőnapokon el lehet látni a következő szolgáltatásokat: • névadóünnepség • polgári temetés
/5/
Kiküldetés teljesítése csak a Körjegyzőség utasítása illetőleg engedélye alapján történhet.
/6/
A dolgozók kiküldetése során felmerülő költségek - utazási és szállásköltség, napidíj – elszámolása utólag történik. Utiszámlákat a körjegyző esetében a körjegyzőséget létrehozó települések polgármesterének valamelyike, a körjegyzőség más dolgozói esetében a körjegyző igazolása után lehet számfejteni.
3. Munkaértekezletek tartása /1/
A körjegyző szükség szerint, de évente legalább egy alkalommal hivatali munkaértekezletet tart a hivatal teljes állománya részére. A munkaértekezleten értékelni kell a hivatal tevékenységét, meg kell határozni a következő időszak fontosabb feladatait, tennivalóit.
/2/
A munkaértekezletre a körjegyzőséget létrehozó önkormányzatok polgármestereit meg kell hívni.
4. Pénzügyi, számviteli rend /1/
/2/
/3/
Az önkormányzatok által elfogadott költségvetésben meghatározott kötelezettségvállalásra az érintett önkormányzatok polgármesterei, vagy az általuk, illetve a költségvetési szervek vezető testületei által írásban megbízott személy jogosultak, mely kötelezettségvállalásokat a körjegyző távollétében az érintett önkormányzat gazdálkodási feladatait ellátó előadó ellenjegyzi. Az ellenjegyzés során vizsgálni kell, hogy a vállalt kötelezettség kiegyenlítésére van-e fedezet az önkormányzat számláján, a kötelezettségvállalás szabályszerűnek itélhető-e. A körjegyzőség gazdálkodási pénzeszközei terhére kötelezettséget a körjegyző, vagy az általa felhatalmazott személy vállalhat, amit a gazdálkodási előadó ellenjegyez. A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e.
3 /4/
Érvényesítést a gazdasági szervezet vezetője, illetve a körjegyző által írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó végezhet.
/5/
A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére érvényesített okmány alapján /a továbbiakban: utalványozás/ - törvényben meghatározott és a /6/ bekezdés szerinti kivétellel – az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, illetve önállóan működő költségvetési szerv vezetője vagy az általa, illetve a költségvetési szerv vezető testülete által írásban felhatalmazott személy jogosult.
/6/
A helyi önkormányzati hivatalnál utalványozásra a polgármester vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult. A körjegyzőség – mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv – esetében utalványozásra a körjegyző vagy az általa felhatalmazott személy jogosult.
/7/
Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel /a továbbiakban: utalvány/ lehet. Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból – számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján – befolyó bevétel beszedését.
/8/
Az utalvány ellenjegyzésére – törvényben meghatározott és a /9/ bekezdés szerinti kivétellel – a költségvetési szerv gazdasági vezetője, illetőleg az általa írásban kijelölt személy jogosult.
/9/
Helyi önkormányzati hivatalnál az utalvány ellenjegyzésére a körjegyző vagy az általa írásban felhatalmazott személy, körjegyzőség esetében pedig a pénzügyi, gazdasági ügyintéző jogosult.
/10/
Az utalvány ellenjegyzése során az /1/ bekezdésben az ellenjegyzésre vonatkozók értelemszerű alkalmazásával kell eljárni, továbbá meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént –e.
/11/
Az ellenjegyzésre jogosultnak az utalványt, ha nem ért vele egyet, akkor kell ellenjegyeznie, ha erre az utalványozó írásban utasítja. Ez esetben az okmányt „az utalványozás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal kell ellátni, s erről a /8/ bekezdés szerinti esetben központi költségvetési szerv esetén a felügyeleti szervet, egyéb költségvetési szerv esetén a pénzellátást végző költségvetési szervet, a /9/ bekezdés szerinti esetben a helyi önkormányzat képviselőtestületét 3 munkanapon belül értesítenie kell. A felügyeleti szerv és a pénzellátást végző költségvetési szerv a /10/ bekezdés szerinti jelentés kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül, a képviselőtestület pedig a soron következő ülésén köteles megvizsgálni a bejelentést, és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást.
/12/
A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző – ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan – azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel.
4 Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója /a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685.§-ának b./ pontja/, vagy a maga javára látná el. Kötelezettségvállalásra és utalványozásra a polgármesteri és az alpolgármesteri tisztség egyidejű betöltetlensége, illetve tartós akadályoztatásuk esetén a helyi önkormányzat szervezeti és működési szabályzatában a testület összehívására és vezetésére kijelölt testületi tag jogosult. /13/
A gazdálkodást, könyvelést végző előadó feladata a házi pénztári szabályzat, a bizonylati szabályzat, a leltározási szabályzat és a selejtezési szabályzat szerinti munkák elvégzése.
5. Ügyiratkezelés speciális szabályai /1/
A Körjegyzőség címére érkező küldeményeket a körjegyző bontja. Az iratot érkeztető bélyegzővel kell ellátni.
/2/
Felbontás nélkül a polgármesterhez kell tobábbitani az érintett képviselőtestületnek, illetve polgármesternek cimzett küldeményeket.
/3/
Felbontás nélkül a cimzettnek kell továbbitani a névreszóló küldeményeket, az érintett ügyintéző távollétében a névreszóló, de egyértelműen hivatali küldeményt a körjegyző bonthatja fel.
6. /1/
A felbontott hivatali küldeményeket a körjegyzőnek kell átadni, aki érkeztet és az érintett ügyintézőre szignálja a küldeményt.
/2/
A hivatalos küldeményeket a körjegyző irányításával az ügyiratkezelő iktatja, akit – távolléte esetén – a körjegyző által kijelölt dolgozó helyettesít.
/3/
Az iktatást végző dolgozó, az iktatott, tárgymutatózott ügyiratot az érintett ügyintézőnek átadja, mely átadással egyidejűleg gondoskodik annak előadói munkakönyvbe történő bejegyzéséről.
/4/
Amennyiben az ügyfél személyesen nyújtja be, vagy jegyzőkönyvbe mondja kérelmét, illetve a körjegyzőséghez tartozó más községből az ott ügyfélfogadást tartó hozza be az ügyiratot, úgy azt a körjegyzőnek kell átadni.
7. Kiadmányozás rendje /1/
Az egyedi ügyekben hozott határozatokat a felettes hatósághoz, és más társhatóságokhoz küldött ügyiratokat, átiratokat és jelentéseket, azok ügyintéző általi elkészítését követően a körjegyző kiadmányozza. Úgyszintén a körjegyző kiadmányozza az egyébb hatósági ügyiratokat is.
/2/
Adóügyi előadó jogosult az adóívek és különböző fizetési felszólítások aláírására.
5
8. Záró rendelkezések A körjegyzőség ügyrendje Sármellék és Szentgyörgyvár községek önkormányzatai szervezeti és működési szabályzataival egyidejűleg a képviselőtestületek jóváhagyása után lép hatályba.
Sármellék, 2011. szeptember 16.
Hetesi Krisztina körjegyző
