Technická univerzita v Liberci Hospodářská fakulta
Studijní program:
M6208 Ekonomika a management
Studijní obor:
Podniková ekonomika
VLIV NASTAVENÍ SAP NA PROFITABILITU VÝROBKU
SAP Setting Influence on Profitability Analysis
DP-PE-KFÚ-2008-32
Eliška Kotrčová
Vedoucí práce: Ing. Josef Horák, Ph.D., katedra financí a účetnictví Konzultant: Ing. Jiří Adamec, GRUPO ANTOLIN Turnov s.r.o.
Počet stran:
77
Datum odevzdání: 31.3.2009
…..zadání
-2-
Prohlášení Byla jsem seznámena s tím, že na mou diplomovou práci se plně vztahuje zákon č. 121/2000 Sb. o právu autorském, zejména § 60 – školní dílo.
Beru na vědomí, že Technická univerzita v Liberci (TUL) nezasahuje do mých autorských práv užitím mé diplomové práce pro vnitřní potřebu TUL.
Užiji-li diplomovou práci nebo poskytnu-li licenci k jejímu využití, jsem si vědoma povinnosti informovat o této skutečnosti TUL; v tomto případě má TUL právo ode mne požadovat úhradu nákladů, které vynaložila na vytvoření díla, až do jejich skutečné výše.
Diplomovou práci jsem vypracovala samostatně s použitím uvedené literatury a na základě konzultací s vedoucím diplomové práce a konzultantem.
V Liberci, 31.3.2009
-3-
Anotace Diplomová práce obsahuje analýzu současného stavu nastavení systému SAP ve společnosti Grupo Antolin Turnov s.r.o. Společnost se zabývá výrobou plastových automobilových komponentů jako jsou sloupky, dveřní výplně a odkládací plata. Tato práce se z pohledu controllera specializovala na vliv nastavení SAP na výkaz ziskovosti výrobku. Vnější i vnitřní podmínky vyspělého automobilového trhu nutí firmu k neustálému zlepšování a reorganizaci, aby si udržela svoji konkurenceschopnost. Vypovídací schopnost výkazů, které vychází ze SAP, je nezbytná. Společnost musí mít přehled o ziskovosti svých projektů, vědět kde má rezervy a kde jsou nutná nápravná opatření. Zavedení systému SAP ve firmě není jednoduchá záležitost, vyžaduje to mnoho organizačních opatření a zlepšení úrovně řízení celé firmy. Tím ale práce nekončí, bez neustálého sledování firemních procesů a aktualizace dat nemůže systém pracovat efektivně.
V této práci jsou analyzována vybraná slabá místa v nastavení systému a
navrhnuta řešení, jak je omezit.
Klíčová slova Data, informace, implementace, modul, profitabilita, reference, SAP, slabé místo.
-4-
Annotation This thesis analyzes the current settings of information system SAP in the company Grupo Antolin Turnov Ltd. This plant produces plastic parts for automobile industry such as pillars, door panels or package trays. This thesis is focused, from controller´s point of view, especially on impact of SAP setting on profitability analysis . Every company in automobile industry is permanently forced to develop and reorganize itself to keep competitiveness. So that SAP reports must give the correct analysis about company processes. Company needs to know the profitability of its production, know where reserves are and where corrections are required. The implementation of SAP is very complicated and requires lots of organizational proceedings and improvements in many areas. But to finish implementation does not mean to stop permanent checking of company processes and current data updating. This thesis analyses selected weaknesses of SAP setting and propose solution for their correction.
Keywords Data, Information, Implementation, Modul, Profitability, Reference, SAP, Weakness.
-5-
Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů
7
Seznam tabulek
8
Seznam obrázků
9
Úvod
11
1.
Vznik a vývoj SAP
13
2.
SAP v Grupo Antolin
18
2.1
Implementované moduly
22
2.2
Politika globálního spravování SAP
24
2.3
Spolehlivost a dostupnost systému
25
2.4
Politika uživatelských účtů
27
3.
Profitabilita výrobku
29
3.1
Měsíční závěrka
33
3.2
Výkaz ziskovosti
40
4.
Analýza propojení profitability s ostatními moduly SAP
42
4.1
Výroba
43
4.2
Řízení skladu a zásob
47
4.3
Prodej a odbyt
53
4.4
Účetnictví a majetek
57
4.5
Controlling
62
4.6
Personalistika
64
4.7
Souhrn slabých míst v nastavení systému a možnosti zlepšení
66
5.
Zhodnocení vlivu navrhovaných řešení
70
6.
Závěr
74
Literatura a zdroje
76
-6-
Seznam použitých zkratek a symbolů
ABAP
- Advanced Business Application Programming
APS/SCM - Advanced Planning Systém / Supply Chain Management a.s.
- akciová společnost
CRM
- Customer Relationship Management
č.
- číslo
DDU
- Delivered Duty Unpaid
EDI
- Electronic Data Interchange
EFT
- Electronic Funds Transfer
ERP
- Enterprise Resource Planning
event.
- eventuálně
EXW
- Ex-Works
GRC
- Governance, Risk and Compliance
I-ERP
- Integrated Enterprise Resource Planning
JIT
- Just in Time
Kč
- koruna česká
ks
- kus
MIS
- Management Information System
obr.
- obrázek
ref.
- reference
resp.
- respektive
SAP
- informační systém
SOA
- Service Oriented Architecture
STD
- standardní
tab.
- tabulka
tis.
- tisíc
tj.
- to je
VPN
- virtuální privátní síť
-7-
Seznam tabulek Tab. 1 Implementované moduly v Grupo Antolin .......................................................................... 23 Tab. 2 Seznam uživatelských profilů .............................................................................................. 28 Tab. 3 Výpočet hodinové sazby stroje ............................................................................................ 37 Tab. 4 Základní funkce výrobního modulu ..................................................................................... 44 Tab. 5 Umístění tržeb ve výsledovce .............................................................................................. 56 Tab. 6 Umístění tržeb ve výkazu profitability................................................................................. 56 Tab. 7 Rozdíly vykazování tržeb..................................................................................................... 56 Tab. 8 Souhrn slabých míst v nastavení SAP.................................................................................. 67 Tab. 9 Porovnání ziskovosti dvou skupin výrobků – originál ( v tis.CZK ) .................................... 70 Tab. 10 Porovnání ziskovosti dvou skupin výrobků – modifikováno ( v tis.CZK ) ........................ 71 Tab. 11 Analýza zpřesnění výkazu ziskovosti ................................................................................ 72
-8-
Seznam obrázků Obr. 1 Oblasti rozšíření systému SAP.............................................................................................. 13 Obr. 2 Integrace podnikových systémů dodavatelských řetězců a podniku..................................... 14 Obr. 3 Integrace dat v systému ERP ............................................................................................... 15 Obr. 4 Tržní podíl největších systémů ERP ..................................................................................... 17 Obr. 5 Výrobkové řady koncernu Grupo Antolin ............................................................................ 18 Obr. 6 Možnosti uplatnění systému SAP ......................................................................................... 22 Obr. 7 Skupiny nákladových středisek............................................................................................ 30 Obr. 8 Pomocná nákladová střediska výroby.................................................................................. 30 Obr. 9 Výrobní nákladová střediska................................................................................................ 31 Obr. 10 Nepřímá střediska .............................................................................................................. 31 Obr. 11 Administrativní střediska ................................................................................................... 32 Obr. 12 Zpracování profitability výrobku ....................................................................................... 33 Obr. 13 Technologické nastavení reference .................................................................................... 34 Obr. 14 Proces rozdělení přímých nákladů na výrobky .................................................................. 38 Obr. 15 Struktura výkazu ziskovosti ............................................................................................... 41 Obr. 16 Zásadní parametry pro profitabilitu výrobku ..................................................................... 42 Obr. 17 Střídání forem v teorii a praxi ............................................................................................ 45 Obr. 18 Návrh etikety při zavedení alternativních výrobních postupů ........................................... 45 Obr. 19 Chybně nastavený polotovar ............................................................................................... 48 Obr. 20 Schéma logistických procesů v modulu MM v SAP........................................................... 50 Obr. 21 Kontrolní sestava v SAP s chybějícími cenami materiálu .................................................. 51 Obr. 22 Chybně zadané datum v dodacím listu............................................................................... 52 Obr. 23 Schéma procesu v modulu SAP SD .................................................................................... 54 Obr. 24 Prodejní rámcová smlouva v SAP...................................................................................... 55 Obr. 25 Rozšíření možnosti zadání pro podmínky PR01 a PR03 ................................................... 57
-9-
Obr. 26 Chybová hláška při předčasném zahájení odpisů................................................................ 60 Obr. 27 Možnost volby data aktivace.............................................................................................. 61 Obr. 28 Porovnání výkazu finančního účetnictví a profitability ..................................................... 63 Obr. 29 Vliv špatného vykazování odpracovaných hodin na měsíci říjen ....................................... 66
- 10 -
Úvod S informačním systémem SAP pracuji ve společnosti Grupo Antolin Turnov od roku 2003. Na pozici controllera jsem nucena pracovat se všemi moduly, které SAP nabízí a získávat tak aktuální komplexní přehled o datech a procesech v systému. Ze své zkušenosti vidím, že velmi záleží na způsobu jeho implementace ve společnosti, přizpůsobení interním procesům, způsobu výroby a prodeje. V nadnárodní společnosti se však těžko prosazují potřeby jednotlivých firem, ačkoliv jejich výrobní programy nejsou vždy stejné. Vyloučením opakujících se chyb či přenastavením některých parametrů by se přitom vypovídací schopnost systému významně zlepšila.
První část diplomové práce se zabývá společností SAP. Je zde stručně představen její vznik a vývoj až do současné podoby, kdy nemá na trhu významného konkurenta. Tato část také popisuje vývoj informačního systému SAP od počátečního účetního programu až po komplexní informační systém pro rozličné druhy podniků.
V části druhé jsou popsány důvody výběru nového informačního systému a následně způsob implementace SAP v koncernu Grupo Antolin. Nejprve se práce věnuje implementovaným modulům a důvodu pro jejich výběr. Dále přibližuje náhled nejvyššího managementu na oprávnění k přístupu do systému a možnosti úprav programových nastavení.
Následující oddíl diplomové práce popisuje proces tvorby výkazu ziskovosti výrobku jako hlavního nástroje řízení. Ukazuje metodu alokace nákladů a výnosů v rámci procesu měsíční uzávěrky, výpočet základních tarifů na stroj a přímou pracovní sílu. V této části je již poukázáno na první slabá místa ve zpracování dat. Na závěr podává přehled o podobě standardního výkazu, jak jej zpracovává SAP.
Následující oddíl se již plně věnuje závislosti modulu pro zpracování profitability na ostatních modulech. Jsou zde analyzovány nejčastější problémy v nastavení parametrů
- 11 -
vzhledem ke zpracování ziskovosti. Není zde opominut žádný ze souvisejících modulů, ať už jde o naprosto zásadní moduly výroby, logistiky, controllingu nebo zdánlivě méně důležitý modul pro majetek či personalistiku. Závěr této obsáhlé kapitoly obsahuje přehledné shrnutí slabých míst a návrhy možných řešení.
Kapitola týkající se zhodnocení navrhovaných řešení ukazuje jejich konkrétní přínosy v číslech, která přesvědčí svou významností. Uvedené výsledné analýzy jsou samozřejmě syntézou rozsáhlých souborů. Je však nutné podotknout, že všechny analýzy proběhly v MS Excelu na základě exportované báze dat ze SAP. Vyčíslené přínosy pro efektivnější nastavení systému by teoreticky mohly přesvědčit správce SAP v mateřské společnosti k implementaci navrhovaných řešení, která by za použití specializovaných IT nástrojů nemusela být vždy složitá.
Závěr shrnuje celou práci, tedy informační systém sám o sobě, způsob implementace v Grupo Antolin a prioritně způsob implementace jednotlivých modulů s ohledem na výkaz profitability, který je aktuálně jedním z nejdůležitějších zdrojů informací pro rozhodování lokálního i koncernového managementu.
- 12 -
1. Vznik a vývoj SAP Společnost SAP AG je největším světovým dodavatelem softwaru pro informační systémy podniků a organizací všech velikostí. V roce 2008 používá software společnosti SAP více než 47 800 zákazníků ve 120 zemích světa. Škála nabízených služeb je od dílčích softwarových produktů až po komplexní informační systémy v různých odvětvích průmyslu a služeb, jak ukazuje obr. 1.
Obr. 1 Oblasti rozšíření systému SAP Zdroj : SAP Business Software Solutions Applications and Services [online]. [cit.31.8.2008]. Dostupné z WWW:
Společnost SAP GmbH byla založena pěti bývalými zaměstnanci IBM v roce 1972 v Mannheimu v Německu s vizí vyvinout standardní software pro obchodní společnosti. Již v roce 1973 byl dokončen první účetní program, který sloužil také jako základna pro vývoj navazujících programových komponent pro další procesy ve firmách. Tento první softwarový komplet byl pojmenován SAP R/1.
- 13 -
Pokračující vývoj databáze a řídících prvků vedl k vytvoření nové generace SAP R/2, ta znamenala zásadní průlom v dalším vývoji společnosti. Tento nový komplexní informační systém již můžeme označit za systém ERP. Systémy ERP jsou v případě výrobních podniků složité a komplexní systémy pro plánování a rozvrhování výroby od dodání materiálu až po dokončení zakázky. Od těchto systémů lze očekávat, že v nich budou obsaženy
homogenní
transakční
databáze,
které
prohloubí
integraci
aktivit
mezipodnikových řetězců. Pomocí techniky elektronické výměny dat EDI je možné automaticky vést agendu objednávek a dodávek, snížit náklady na transakce a minimalizovat možnost vzniku chyb. Pomocí techniky EFT je možné provádět finanční transakce. Další etapou vývoje jsou tzv. systémy I-ERP, které integrují systémy ERP napříč celým dodavatelským řetězcem, kde si účastníci řetězce sdělují potřebné informace a optimalizují celkové disponibilní zdroje pro dosažení maximální spokojenosti spotřebitele.
Schematicky
princip
integrace
podnikových
systémů
a systémů
dodavatelských řetězců znázorňuje obr. 2.
Obr. 2 Integrace podnikových systémů dodavatelských řetězců a podniku Zdroj: FIALA, P. Integrace podniků do dodavatelských řetězců. Automa: odborný časopis pro automatizační techniku. Praha: 2001, roč. 2001, č. 9. [online]. [cit. 21. 11. 2008]. Dostupné z WWW:
- 14 -
Základní výhodou pojetí ERP je jedna společná databáze, která je schopna podporovat všechny procesy související s činnostmi podniku. To znamená, že různá oddělení používají stejná data, mohou je navzájem doplňovat dle svých potřeb a nevzniká tak zbytečná duplikace dat v systému. Systém ERP ukazuje obr. 3.
Obr. 3 Integrace dat v systému ERP Zdroj : Maassen A., aj : SAP R/3 Kompletní průvodce, 1. vyd. Brno: Computer Press, 2007. 733s. ISBN 978-80-251-1750-7.
Další výhodou SAP je, že již od počátku je vyvíjen pro multinárodní zákazníky, tedy v několika jazykových mutacích, s možností volby různých měn apod. Do konce 80. let tak společnost zakládá dceřinné společnosti v Rakousku, Itálii, Dánsku, Švédsku a USA a transformuje se na SAP AG.
V 90. letech přichází na trh již třetí generace SAP R/3 se zcela novou architekturou klientserver. Ta znamená pro zákazníky mimo jiné možnost přístupu k programu z různých počítačů, sjednocení grafického zpracování, možnost komunikace s jiným softwarem apod. Generace R/3 je používána ve firmách dosud.
V roce 2002 byl vyvinut SAP R/3 Enterprise, který je uživatelsky stejný jako SAP R/3, zásadně se však liší báze systému, kde byl klient – server systém nahrazen produktem SAP Web Application Server.
- 15 -
V dnešní době při naplňování velice různorodých a často i protichůdných potřeb podniku však není zcela beze zbytku možné používat k efektivnímu řízení jedno jediné softwarové řešení, proto se v této aplikační oblasti ustálili dvě dominantní kategorie softwarových produktů. Jsou to jednak integrované informační systémy, pro které se za dobu jejich nasazování od počátku 90. let postupně vžilo označení ERP. Za druhé se jedná o tzv. APS/SCM systémy (Advanced Planning System / Supply Chain Management). Ty se orientují na optimalizaci procesů nejen v rámci podniku, ale stále více ve vazbě s jeho dodavateli, partnery a zejména pak zákazníky. Lze zde pozorovat postupný a přitom trvalý přesun i ERP systémů z teritoria vlastního podniku do mezipodnikových vazeb a komunikací se zákazníkem. V podstatě ERP do sebe stále více pohlcují APS/SCM systémy. ERP sám o sobě nedokáže být řešením celého tohoto přerodu, avšak představuje v podniku určitý nezbytný zdroj, bez kterého podnikový informační systém a vlastně nyní ani podnik samotný nemůže dost dobře fungovat. Systém provází podnik cestou ebusinessu, vztahů k zákazníkovi (CRM - Customer Relationship Management) nebo dodavateli (SCM - Supply Chain Management) či k manažerským nadstavbám (MIS), které jsou implementovány pro usnadnění mnohých rozhodnutí a to nejen v rámci samotného řízení. V oblasti ERP dnes dominují dva základní směry dalšího rozvoje. Prvním z nich je funkční rozvoj směrem na tzv. pokročilé plánování a dále je to vliv různých kanálů na podnikovou a mimopodnikovou komunikaci.
Společnost SAP reaguje na veškeré výše uvedené moderní trendy jak zobrazuje i současná produktová struktura SAP, kterou lze rozděli následujícím způsobem -
SAP ERP, kde nedílnou součástí řešení je i technologická platforma SAP NetWeaver, která je základnou všech aplikací SAP. SAP NetWeaver může být na druhé straně používán jako samostatné technologické, vývojové a provozní prostředí pro budování vlastní aplikační infrastruktury, založené na principech SOA,
-
generické balíčky, které lze přirovnat k bývalým horizontálním řešením, a to jsou řešení odvětvově neutrální,
-
SAP CRM, řešení pro řízení vztahů se zákazníky v oblasti marketingu, prodeje a služeb, včetně analýz pro podporu rozhodování a strategií,
- 16 -
-
SAP GRC, sloužící pro oblast ovládání rizik,
-
SAP xApps –tzv. kompozitní aplikace, které vyvíjí společnost SAP spolu se svými partnery. Jedná se o cíleně navrhované aplikace, které jsou určeny k podpoře specializovaných podnikových procesů, a které svou funkcionalitou překračují rámec jednotlivých modulů či komponent standardního systému,
-
odvětvová řešení,
-
doplňkové aplikace, mezi které například patří podpora integrace CAD systémů se systémy SAP, nástroje pro centrální správu a testování instalací SAP. [21]
Lze objektivně prohlásit, že v současné době nemá SAP žádného významného konkurenta. V domácím Německu používá SAP přes 80% velkých firem. Celosvětový podíl na trhu ukazuje obr. 4. V České republice působí společnost SAP od roku 1992 a její softwarové aplikace dosud zakoupilo více než 750 českých zákazníků. [9] Systémy ERP v roce 2003 (tržní podíl v procentech) 30,00%
26,70%
25,00% 20,00% 15,00% 10,00%
6,90%
6,80%
Peoplesoft
Oracle
5,60%
5,10%
Sage
Microsoft
5,00% 0,00%
SAP
Obr. 4 Tržní podíl největších systémů ERP Zdroj : Maassen A., aj : SAP R/3 Kompletní průvodce, 1. vyd. Brno: Computer Press, 2007. 733s. ISBN 978-80-251-1750-7.
- 17 -
2. SAP v Grupo Antolin Společnost Grupo Antolin je významným celosvětovým výrobcem komponentů pro automobilový průmysl. Jedná se o španělskou nadnárodní společnost, která zaujímá čelní postavení v designu, vývoji, logistice a výrobě interiérových a modulárních dílů pro automobilový průmysl po celém světě.
Historie firmy začíná v padesátých letech v jedné španělské dílně v Burgosu, kde se podařilo vynalézt kulový čep z gumy a kovu. Vynález si rodina Antolin nechala patentovat a následnou úspěšnou komercionalizací dala pevný základ své společnosti a v roce 1959 zakládá první výrobní závod s širokou výrobkovou strategií. Společnost dále expanduje a tento rozvoj vrcholí až mezinárodní expanzí v devadesátých letech, kdy je výrobní strategie již zcela zaměřena na vývoj a výrobu interiérových dílů pro zákazníky v automobilové průmyslu. Šíři výrobkové diverzifikace koncernu ukazuje obr. 5.
Stropní systém Dveřní moduly
Stropní panely
Dveřní výplně
Sluneční clony
Ovladače oken
Sloupky (A,B,C)
(spouštěče)
Bezpečnostní prvky
Doplňky
Zvukové izolace
Akustické prvky
Funkce sedaček
Zařízení na ochranu proti slunci
Sedačky
Zadní odkládací plata
Rámy sedaček Potahy sedaček
Obr. 5 Výrobkové řady koncernu Grupo Antolin Zdroj : Interní materiály Grupo Antolin
- 18 -
Bezpečnostní prvky
Další metou se stává důraz na geografickou přítomnost výrobních závodů a technickoobchodních kanceláří po celém světě v bezprostřední blízkosti výrobců automobilů. V průběhu devadesátých let bylo dosaženo úctyhodného množství 46 závodů a 13 odborných kanceláří po celém světě. Během této expanze bylo postupně vstoupeno do následujících států: Německo, Velká Británie, Francie, Portugalsko, Spojené Státy Americké, Mexiko, Turecko, Česká republika, Slovensko, Brazílie, Argentina, Jihoafrická republika, Indie, Thajsko, Japonsko, Jižní Korea a Čína.
Po roce 2000 společnost změnila organizační strukturu z výrobkově účelové na teritoriální s třemi divizemi -
severoamerická divize,
-
divize Evropy a Jižní Ameriky.
-
divize Afriky, Asie a Pacifiku.
Dnes má zastoupení ve 23 zemích, 86 výrobních závodů a 20 technicko-obchodních kanceláří s více než 10 000 zaměstnanci.
Výše uvedená nastíněná velikost koncernu je náročná ve všech směrech na vedení, správu a kontrolu. Základem by měl být kvalitní informační systém, který zajistí včasné předávání informací o rozličných procesech. Od založení v 50. letech až do roku 1997 se volil pro každou novou společnost v rámci skupiny Grupo Antolin jiný informační systém, což ztěžovalo toky informací a znemožňovalo použití moderních nástrojů řízení na úrovni celého koncernu. Práce s informacemi pro každou firmu vždy byla a bude životně důležitá. Informace hýbou ekonomikou. I peníze jako atribut a ztělesnění tržního hospodářství jsou v podstatě informací - informací o tom, v jakém poměru se dají směnit různá zboží jedno za druhé, ale i o tom, jak je pro nás určité zboží či služba cenná. V tržní ekonomice má vše svou cenu a cena informací prudce stoupá. Stoupá proto, že si firmy stále více uvědomují a reálně ověřují význam informací pro jejich prosperitu a jsou ochotny tuto cenu platit. - 19 -
Informace se stávají významným nástrojem v konkurenčním boji. Informační systém firmy musí být postaven tak, aby dokázal potřebné informace získat, zpracovat a využít ve prospěch firmy. [14]
Způsobů nasazení informačních systémů ve velké nadnárodní korporaci se nabízí několik. První a asi rozhodující otázkou je zvolení cesty centrálního informačního systému nebo naopak využití systému postaveného na větším počtu více či méně nezávislých subsystémů. Obě tyto varianty mají své přednosti a nedostatky.
Decentralizovaná řešení těží ze své nezávislosti na centru, která mu umožňuje mnohem větší flexibilitu a volnost. Za toto je však třeba platit daň, kterou je složité zajištění konsistence dat v rámci dodavatelsko - odběratelského řetězce. To je v dnešní informační společnosti daň, která je však příliš vysoká, protože složité využití společných dat se, jak je zmiňováno výše, stává podstatou řízení veškerých činností v podniku.
Centralizované informační systémy mají své nesporné výhody v tom, že přinášejí možnosti jednoduché správy tohoto systému s využitím maximálního počtu sdílených prostředků nízkého počtu kvalitního personálu. Toto však nelze jednoduše interpretovat tak, že centralizovaný systém tkví v konsolidaci techniky, tj. snížení počtu počítačů – serverů, které tím pádem bude spravovat menší počet kvalitních a tím i nákladných zaměstnanců. Zde, aby mohly informační technologie plnit rostoucí nároky uživatelů, jde spíše o to, zajistit průběžný růst jejich výpočetního výkonu a umět ho řídit. S ohledem na velké množství počítačů, které byly dosud instalovány ve střediscích s centralizovanou architekturou (architektura klient-server), se zaměstnanci týmů spravujících tyto systémy snaží o neustálé zlepšování možností jejich kontroly. Pro řadu z nich je jistě koncepce konsolidace serverů lákavá. Pokud se podíváme na význam slova konsolidace podrobněji, zjistíme, že v první řadě jde o upevnění základů nějakého zařízení a teprve poté o snížení počtu zúčastněných komponent. Naopak se vychází z toho, že počet instalovaných serverů dále poroste. Skutečným úkolem je pak zajištění a umožnění stabilního růstu v těchto rozměrech. [18]
- 20 -
Tato interpretace nutně vede k závěru, že pro centralizaci musí být nejprve vytvořeny nebo rozšířeny stabilní, ne však rigidní podmínky, které dokážou zajistit životnost a soudržnost všech nutných dílčích subsystémů. Nestačí zajistit kvalitní infrastrukturu v centru IS, ale je i nutné postavit a udržet kvalitní spojení s tímto centrem a neméně kvalitní klientská zařízení u partnerů – klientů tohoto centrálního řešení.
S ohledem na výše uvedené důvody, své zákazníky a nutnost použití softwaru v mnoha zemích a v několika jazycích, byl pro Grupo Antolin vybrán informační systém SAP, jehož implementace začala v roce 1998 a byla ukončena v roce 2005.
Tento ERP systém je využíván ve společnosti Grupo Antolin celosvětově. V současné době používá SAP více než 50 závodů koncernu a implementace v ostatních závodech postupně pokračují. Platforma tohoto systému umožňuje jeho nasazení v podstatě na všech místech podniku. Funkčnost systému SAP R/3 je programována vlastním jazykem ABAP. Tento jazyk umožňuje vytvářet jednoduché, ale výkonné programy. Systém obsahuje také kompletní vývojové prostředí, které umožňuje vývojářům modifikovat existující programový kód SAP nebo vytvářet vlastní funkčnost, od reportů až po transakční systémy. To ve společnosti GA provádějí vlastní programátoři, toto je také důvodem k tomu, že v podstatě žádná z instalací systému SAP není stejná, protože si ji většina podniků upravuje podle svých potřeb. Jazyk ABAP komunikuje s databází pomocí SQL dotazů, které umožňují vybírat, měnit a mazat data. To se děje v systému R/3 v reálném čase a na třech systémových vrstvách, kterými jsou databáze, aplikační server a klient – uživatelské grafické rozhraní. Alternativou k tomuto je využití různých rozhraní a programů třetích stran, které poté předávají svá data systému SAP. Toto řešení je výhodné například pro jednoduché aplikace do výrobního procesu, kde jsou vyžadovány minimální nároky na obsluhu. Tak jak je popisováno výše, je v Grupo Antolin řešeno odvádění hotové výroby do skladové evidence.
- 21 -
Systém SAP se skutečně proplétá celou společností Grupo Antolin a svojí masivností a flexibilitou nabízí mnoho různých možností a to doslova. Od strategických plánů vlastníků a vrcholového managementu, až po evidenci každého jednotlivého výrobku či dílu. Obr. 6 zobrazuje místa možných nasazení tohoto IS.
Obr. 6 Možnosti uplatnění systému SAP Zdroj: Cross-industry business map [online]. [cit. 10. 12. 2008]. Dostupné z WWW:
2.1 Implementované moduly Produkt SAP R/3 nabízí velké množství modulů pro různá odvětví průmyslu a služeb. Z těch, které jsou zhotoveny pro automobilový průmysl, si Grupo Antolin vybralo jen ty odpovídající procesům v koncernu. Již od počátku se nejvyšší management rozhodl implementovat systém univerzálním způsobem ve všech svých závodech. Důvodem byla snaha sjednotit vykazování výsledků jednotlivých závodů a usnadnit tím jejich interpretaci. Slabým místem tohoto rozhodnutí je fakt, že koncern ve svých závodech nevyrábí shodnou produkci, nepoužívá stejné výrobní postupy a některé závody jsou dokonce pouze distribuční. Jednotlivé závody jsou pak nuceny používat nežádoucím způsobem kreativní metody ke splnění požadavku evidence všech procesů v SAP. V krajních
- 22 -
případech je systém ignorován a je nahrazován nástroji MS Office. V běžném procesu mohou tyto metody jistou dobu fungovat, samozřejmě za cenu ztráty důvěryhodnosti dat. Nepřekonatelný problém ale nastává v situaci, kdy je v SAP např. zavedena nová kontrola návaznosti operací. Příkladem může být zavedení platebního systému v SAP a současná nefunkčnost účtování zálohových faktur. Před implementací platebního systému byly faktury k platbě zadávány ručně do systému některé z firemních bank. Nebylo tedy důležité, jakým druhem dokladu je faktura v SAP zavedena a účetní si účtovala zálohové faktury interním dokladem, protože standardní účtování zálohových faktur není v SAP upraveno, resp. španělští kolegové neimplementovali českou metodu účtování zálohových faktur. Od roku 2003 je ale zaveden platební systém přímo v SAP a ten registruje pouze standardně zaúčtované faktury, nikoliv interní doklady. Nastalý problém je zřejmý – není možné zaplatit zálohovou fakturu.
Obvykle implementované moduly v závodech Grupo Antolin, používané s různým stupněm intenzity, zobrazuje tab. 1 . Shodná struktura implementace proběhla v závodě Grupo Antolin Turnov, ze kterého je čerpáno pro účely této práce. Tab. 1 Implementované moduly v Grupo Antolin MODUL
POPIS
FI
Finanční modul pro zpracování účetnictví
CO
Modul pro sledování nákladů a výnosů
AM
Modul pro účtování o majetku a odpisech
PA
Modul pro analýzu ziskovosti produkce
PS
Modul pro kontrolu řízení jednotlivých projektů
MM
Modul pro řízení zásob
WM
Modul pro řízení skladu
PP
Výrobní modul
SD
Modul pro distribuci a prodej.
HR
Modul pro personalistiku
Zdroj : vlastní zpracování
- 23 -
2.2 Politika globálního spravování SAP Systém SAP pracuje na aplikačním serveru v centrále Grupo Antolin, která se nachází ve španělském městě Burgos. Firemní politika je nastavena tak, že systém je spravován centrálou a výrobní závody se k serveru připojují pomocí pronajatých datových okruhů. Přičemž na cílových stanicích jsou pouze klientské aplikace, které přirozeně nejsou schopny pracovat nezávisle na serveru a k němu příslušejícím databázovým systémům a jejich úložištím. Zároveň lokální pracovníci spravující informační systémy závodů, nejsou oprávněni a ani jim není umožněna administrace zařízení v centrále. Pro odstraňování uživatelských problémů bylo v centrále Grupo Antolin zřízeno pracoviště, které zajišťuje službu HelpDesk. Na tomto pracovišti pracují odborníci, kteří jsou schopni řešit problémy týkající se informačních systémů a předně pak systému SAP. Obvyklý postup je takový, že pokud má uživatel problém, tak nejprve kontaktuje oddělení informatiky ve svém závodě, pracovník informatiky řeší problém v rámci svých možností a kompetencí a teprve pokud je zjištěno, že problém není možno řešit lokálně, je kontaktována služba HelpDesk nebo přímo jmenovitě některý pracovník centrály. Stejně tak se děje v mimopracovní době oddělení informatiky. Tento systém je značně nepružný. Správa systému je v odpovědnosti osob, které nemají na starost pouze SAP. Asi největším handicapem je znalost pouze španělské legislativy. Pokud si představíme neustálé změny v českých účetních standardech či daňových zákonech, jsme konfrontováni s problémem, jak vysvětlit české normy neznalé osobě, která má navíc těmto normám přizpůsobit systém. Výrazně efektivnějším řešením by mohla být technická podpora na regionální úrovni v rámci rozsáhlé sítě poboček společnosti SAP. Tito odborníci znají místní normy a mají připravená technická řešení, která tyto normy splňují. Nemusí je tedy vymýšlet až na požadavek zákazníka a celý proces změny nastavení parametrů je rychlejší. Bohužel management koncernu s výše navrhnutým řešením nesouhlasí. Důvodem jsou obavy z neoprávněných modifikací.
- 24 -
2.3 Spolehlivost a dostupnost systému Pokud jde o spolehlivost a dostupnost systému SAP, z podstaty systému se dá odvodit že jsou v zásadě tři možná místa vzniku problémů se systémem -
přímo v centrále Grupo Antolin,
-
datový okruh mezi závody,
-
informační systémy Grupo Antolin Turnov.
Problémy se systémem SAP na straně serveru, tj. ve španělském středisku, nejsou ojedinělé, avšak nedochází k dlouhodobějším výpadkům, které by mohly výrazněji ohrozit výrobu v Grupo Antolin Turnov. K těmto výpadkům zpravidla dochází během víkendu, kdy je na serverech a ostatních zařízeních prováděna údržba. Z tohoto vyplývá, že krátkodobé výpadky ohrožují maximálně mimořádné víkendové směny probíhající v našem závodě. Ostatní nedostupnost je velmi sporadická a procentuálně se blíží nule. Pro zajištění maximální dostupnosti klíčovým serverů, mezi které server systému SAP bezpochyby patří, bylo během roku 2008 vytvořeno záložní výpočetní centrum. Toto centrum se nachází v pobočce Grupo Antolin Aragusa ve Španělsku. V tomto novém centru pracují v zásadě stejné systémy jako v centrále v Burgosu, přičemž tyto systémy jsou schopny během krátké doby převzít práci hlavních systémů a tak zajistit plnou redundanci.
K propojení klientů a serverů je využíván datový okruh tzv. Frame Relay. Tento okruh si společnost Grupo Antolin Turnov pronajímá od společnosti Český telecom a.s., která je rovněž správcem této linky. Datový okruh má přenosovou kapacitu 2 Mbit/s a je hlavním propojením závodu s centrálou. Dále byl zřízen záložní okruh, který zajišťuje vytáčená digitální linka ISDN2, s přenosovou kapacitou 128kbit/s. Výpadky na lince jsou méně časté, než výpadky systémů v centrále, avšak mají výrazně delší prodlevy. Počátkem července 2005 byl zaznamenán první větší výpadek všech datových, ale i hlasových linek vedoucích do závodu v délce takřka tří pracovních dnů! Podle pracovníka, v té době ještě Českého telecomu, došlo k vniknutí vody do porušeného kabelu. K podobné závadě došlo
- 25 -
opět na podzim roku 2007. Bohužel největší český poskytovatel konektivity není schopen zabezpečit své linky natolik, aby si mohl dovolit za ně alespoň v rámci smluvní pokuty ručit. Tato prodleva významně ohrozila výrobu i ostatní nevýrobní procesy.
Problémy přímo se systémy v Grupo Antolin Turnov jsou řešeny nejpružněji a zpravidla i nejefektivněji, díky dobrému fungování oddělení informatiky v závodě. Jde zpravidla o problémy způsobené uživateli, např. zablokované heslo nebo problémy způsobené nefunkčností osobního počítače čí tenkého klienta terminálových služeb. I toto lze řešit velice snadno vysokou redundancí, protože systém SAP je téměř nezávislý na uživatelské platformě. Velmi výjimečně dochází k problémům ve vnitřní síti LAN závodu, avšak i tyto problémy jsou řešeny velice pružně a v žádném případě neohrožují produkci závodu. Z toho, co je uvedeno v této podkapitole je zřejmé, že podle závažnosti a míry ohrožení výrobního procesu je nejužším místem datová linka mezi závodem Grupo Antolin Turnov a centrálou ve španělském Burgosu. Na druhé místo lze zařadit problémy v centrále. Zcela jistě nejméně závod a zároveň i práci na projektu ohrožují potíže či poruchy vzniklé uvnitř závodu. I přes občasné potíže je dostupnost všech informačních systémů v závodě poměrně vysoká a průměrně se pohybuje těsně pod 100%.
Po zkušenostech z minulosti dále vznesl management společnosti požadavek na vytvoření pracoviště, které bude schopné pracovat se systémem SAP nezávisle na datových linkách Telefónica O2. Toto pracoviště je nutné pro tvorbu dodacích listů, které není možné vytvářet nezávisle na systému SAP z důvodu jejich vazby na účetní moduly. Nejjednodušší cestou se zdálo být použití bezdrátového připojení k internetu na lokálním osobním počítači a jeho následné propojení se systémem Grupo Antolin pomocí protokolu IPsec tzv. VPN tunelu. Byly tedy zvoleny dva počítače, jmenovitě notebook vedoucího výroby a vedoucího logistiky, z důvodu snadné dostupnosti a vysoké operativnosti těchto zaměstnanců a pomocí karet umožněno bezdrátové připojení k internetu za použití technologie GSM. Jako poskytoval připojení byla zvolena společnost T-Mobile Czech Republic a. s. Zde je však nutné podotknout, že pokud dojde k stejnému výpadku, jako na podzim roku 2007, kdy v podstatě nebylo dostupné datové spojení v celém regionu, pak
- 26 -
toto řešení nebude mít možnost fungovat. Toto řešení bylo se změnou poskytovatele mobilních datových i hlasových služeb v roce 2008 nahrazeno obdobným způsobem připojení poskytovaným Telefónicou O2. Toto připojení se vyznačuje výrazně vyšším dosahem signálu a tím i vyšším pokrytím, což může teoreticky umožnit připojení při výpadku sítí v bližší okruhu závodu GAT. Došlo tak ale k popření původní myšlenky o vytvoření zálohy nezávislé na společnosti Telefónica O2, je však zachován smysl v případném nahrazení bezdrátovým připojením. Bohužel v České republice není znám způsob datového připojení, které by bylo nezávislé na linkách Telefónica O2 a zároveň bylo ekonomicky akceptovatelné.
K bezpečnému propojení lokálního počítače s centrálou Grupo Antolin pomocí globální sítě se ve společnosti využívá software Nortel Contivity VPN Klient, který poskytuje šifrované bezpečnostní služby. Tyto služby dovolují autentizaci, celistvost, kontrolu přístupu a důvěryhodnost. Velmi zjednodušeně lze říci, že software postačí k tomu, abychom byly schopni se pomocí internetu kdykoliv a odkudkoliv připojit do korporátní sítě společnosti Grupo Antolin a pracovat v ní stejně, jako bychom byly fyzicky připojení v lokální počítačové síti a k propojení s centrálou využívaly standardní datový okruh. Jedinými omezeními je dostupnost internetu a přenosová rychlost zvoleného připojení.
2.4 Politika uživatelských účtů Přístup do SAP, neboli uživatelský účet je založen pro všechny technicko-hospodářské pracovníky, kteří potřebují pracovat s tímto programem. Uživatelská práva nejsou univerzální, dělí se podle zařazení zaměstnance na konkrétní pozici, respektive středisko. Pokud zaměstnanec potřebuje používat transakce určené pro jiné středisko, musí o ně požádat techniky ve Španělsku. Přidělení těchto práv schvaluje vedoucí střediska, ve kterém jsou transakce požadovány. Uživatelská práva na všechny transakce jsou přiděleny pouze generálnímu řediteli. Z povahy své práce mají vysoká oprávnění také zaměstnanci v oddělení controllingu. Seznam uživatelských profilů ukazuje tab. 2.
- 27 -
Tab. 2 Seznam uživatelských profilů PROFIL Logistika
ODPOVĚDNOST ZA UDÍLENÍ PRÁV Vedoucí logistiky
Výroba
Manager výroby
Kvalita
Vedoucí kvality
Technologie
Vedoucí technologie
Administrativa
Finanční manager
Personalistika
HR manager
Zdroj : vlastní zpracování
Samotný přístup do systému je řízen pomocí uživatelského jména a hesla, které se z bezpečnostních důvodů mění vždy po třech měsících. V současné době je však zaváděn systém přihlašování bez uživatelského jména a hesla pro SAP, který funguje na základě ověření přihlášení uživatele k firemní síti jako takové. Tato změna ale přináší komplikace pro uživatele, kteří pracují na více počítačích nebo se potřebují do SAP přihlašovat znemožněny,
v různých pokud
jazykových si
uživatel
mutacích.
Prakticky
v přihlašovacím
oknu
jsou
tyto
nezmění
přístupy parametry
přihlašování, kdy je po té krátkodobě možné přihlásit se do systému přes heslo do SAP na jakémkoliv počítači a volit uživatelský jazyk mezi angličtinou, češtinou a španělštinou. Uživatel si však musí své heslo pamatovat, což je v případě dlouhodobého přihlašování bez hesla obtížné, pokud předpokládáme uživatele, který používá obvyklé operace a jen v případě občasných problémů se např. potřebuje přihlásit v anglické mutaci, aby mohl poslat chybovou hlášku na centrum Helpdesk v Burgosu.
- 28 -
3. Profitabilita výrobku Profitabilita výrobku je důležitým nástrojem řízení pro každou společnost. Slouží pro přehled o zisku nebo ztrátě na konkrétním projektu, umožňuje porovnávat výrobní projekty mezi sebou, pomáhá odhalení anomálií v kalkulacích, resp. v nákladech. Je tedy zásadním podkladem pro rozhodování o procesech ve firmě. Protože analýzu profitability ovlivňují všechny pohyby provedené v SAP, je nezbytné správné nastavení systému a jeho permanentní kontrola a údržba .
Každý účetní případ provedený v SAP ve sledovaném období generuje účtování pro analýzu profitability, kde jsou náklady a výnosy alokovány na -
nákladová střediska,
-
sběrače nákladů,
-
vývojové zakázky,
-
zakázky pro nástroje zákazníků.
Výjimku tvoří vydané faktury, které jsou účtované přímo. Zde není důvod pro rozdělování příjmů na střediska, sběrače apod. Výše popsaný proces generování pohybů je spouštěn jednou za měsíc v rámci měsíční účetní uzávěrky. Z tohoto důvodu je také nejmenší časovou jednotkou pro profitabilitu měsíc.
Nákladová střediska Nákladové středisko lze obecně definovat jako jasně vymezenou část podniku, na které jsou jím způsobené náklady nejen zaznamenávány a vykazovány, ale jsou na ně i plánovány a následně kontrolovány. Nákladové středisko je objektem controllingu, proto se také jeho údržba provádí v modulu CO. Nákladové středisko se používá pro kontrolu přímých, nepřímých i režijních nákladů. Díky nákladovému středisku je možné vyhodnotit sazby různých přirážek nejen v rámci kalkulace výrobku, ale i při skutečném zaúčtování.
- 29 -
Nákladová střediska jsou přiřazena k hierarchické struktuře nákladových středisek. To znamená, že nákladová střediska jsou seskupována do větších celků na základě rozhodovací či řídící pravomoci a odpovědnosti. Při svém založení musí být každé nákladové středisko přiřazeno některému z uzlů této struktury. Každému nákladovému středisku musí být při jeho založení přiřazen klíč, resp. kód nebo název, pro jednoznačnou identifikaci. Dále se zadává jméno osoby odpovědné za dané středisko, organizační přiřazení do celé hierarchie, přiřazení k pracovišti a měna, ve které mají být náklady sledovány. Dle charakteru pracoviště je možné zadat maximální kapacity, druhy výkonu a tarify.
Nákladová střediska jsou v Grupo Antolin rozdělena do šesti skupin. Pět je aktivních pro procesy v SAP, šestá slouží pro aktuálně nepoužívaná střediska. Tato struktura umožňuje systému SAP podávat uživateli informace podle různých hledisek, jak ukazuje obr. 7.
Obr. 7 Skupiny nákladových středisek Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
AUXPRO_TRN je skupina sloužící pro náklady spojené s odpisy a údržbou výrobních zařízení, pro spotřebu energie a jiné přidružené náklady. Rozdělení zobrazuje obr. 8.
Obr. 8 Pomocná nákladová střediska výroby Zdroj : SAP ECC 6.0
[informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows.
Waldorf: SAP AG, 2008.
- 30 -
PRODUC_TRN je skupina zahrnující pracoviště, kde probíhá vlastní výroba. Obsahuje tedy přímé výrobní náklady. Struktura skupiny je tvořena dle konkrétního druhu výroby. V případě Grupo Antolin Turnov jde o montáž, řezání, lisování, vstřikování, jak ukazuje obr. 9. Na pracovištích je evidována zejména spotřeba přímého materiálu a odpracované hodiny operátorů a strojů. Z evidence hodin na pracovištích je kalkulován náklad na hodinu práce stroje a na hodinu práce operátora. Samotné přímé mzdové náklady jsou ale účtovány ve skupině MISCEL_TRN.
Obr. 9 Výrobní nákladová střediska Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
INDPRO_TRN zahrnuje středisko logistiky, technologie, kvality a nepřímé výroby, tzn. nepřímé mzdy, pronájem nepřímých pracovních sil, spotřebu materiálu na vzorky apod. Strukturu nepřímých středisek znázorňuje obr. 10.
Obr. 10 Nepřímá střediska Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
ESTRUC_TRN zahrnuje mzdy a jiné náklady administrativy, poplatky za služby mateřské společnosti, finanční náklady, odbytové náklady a licenční poplatky. Tato tzv. strukturální nákladová střediska přibližuje obr. 11.
- 31 -
Obr. 11 Administrativní střediska Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
MISCEL_TRN zahrnuje specifická střediska, která nejsou zahrnuta v předchozích skupinách. Je to středisko pro přímé mzdy, protože v rámci střediska PRODUC_TRN se nepoužívá hodnota přímých mezd, ale zkalkulovaná sazba na hodinu práce. Dále je zde středisko pro účtování nákladů vzniklých z materiálové odchylky a nakonec středisko pro ostatní náklady, obvykle mimořádného charakteru.
Sběrače nákladů Sběrač nákladů je specifické středisko neboli výrobní zakázka pro každý výrobek. Sběrač nákladů je tvoří hlavička, sekvence, operace a komponenty. V podstatě popisuje způsob provedení nějakého pracovního úkonu souvisejícího s výrobou daného materiálu. Operace jednotlivých sekvencí jsou převzaty z výrobních postupů, přičemž současně jsou těmto operacím přiřazena různá pracoviště, a tedy s nimi související data, např. kapacity. Kromě toho jsou jednotlivým operacím přiřazeny i potřebné komponenty kusovníků. Můžeme tedy říci, že sběrač nákladů sdružuje kmenová data operací, tj. pracovních postupů, kusovníků a pracovišť. Při vytváření sběrače je vždy kontrolováno období platnosti jak kusovníků, tak pracovních postupů. Celý popsaný mechanismus je možný díky propojení jednoznačným identifikačním kódem a tím je výrobková reference. Během měsíční účetní závěrky jsou veškeré náklady zaúčtované na nákladová střediska vyděleny počtem vyrobených kusů a na sběrač nákladů je proúčtována poměrná část těchto nákladů.
- 32 -
Vývojové zakázky a zakázky pro nástroje zákazníků Odpisy vývojových nákladů a nákladů na výrobu nástrojů nejsou účtovány na nákladová střediska. Důvodem je jejich jasná identifikace z hlediska přiřazení ke konkrétnímu výrobnímu projektu. Jsou tedy vytvořeny kódy zakázek dle projektů a náklady nashromážděné na tomto místě jsou během uzávěrky rozděleny pouze na vybrané reference.
3.1 Měsíční závěrka Úkolem měsíční závěrky je postupná alokace nákladů a výnosů na každý výrobek prodaný v uzavíraném měsíci, jak znázorňuje obr. 12. Správné provedení tohoto procesu poskytuje společnosti užitečný nástroj pro řízení a kontrolu. Ukazuje nejen ziskovost výrobků, ale také počítá aktuální sazby na hodinu lidské práce a stroje, stejně tak režijní přirážky.
Obr. 12 Zpracování profitability výrobku Zdroj: vlastní zpracování
- 33 -
Kontrola dat Před vlastním procesem měsíční závěrky je nutné zkontrolovat, že veškeré operace v systému jsou dokončeny a všechny výrobní hodiny jsou přiřazeny některému pracovišti, resp. výrobkové referenci. Dále je nutné zablokovat ta pracoviště, která nebyla ve sledovaném měsíci aktivní, tzn. na kterých neprobíhala výroba. Pokud by neaktivní pracoviště nebylo zablokováno, přijalo by během závěrkových operací režijní náklady, které mu nepřísluší. Výrobkové reference s nulovou produkcí by tak nelogicky nevykazovali náklady na materiál a práci, ale pouze nepřímé náklady.
Vysvětlením pro tento postup kontroly je technologické nastavení referencí a z něj vycházející pracovní postupy. Každé referenci je přiřazen jednoznačný kusovník a pracovní postup, jak ukazuje obr. 13.
VÝROBKOVÁ REFERENCE
PRACOVNÍ POSTUP udává -
dobu výroby
-
počet pracovníků
-
pracoviště
KUSOVNÍK udává -
komponenty výrobku
-
množství komponent
Obr. 13 Technologické nastavení reference Zdroj: vlastní zpracování
Kusovníkem se rozumí úplný a strukturovaný seznam říkající, z jakých dalších objektů se skládá daná reference. V případě hotového výrobku by kusovník obsahoval informace o surovinách, resp. základním materiálu, a o polotovarech, ze kterých se výrobek skládá. Na
- 34 -
základě kusovníků je vyhodnocováno množství jednotlivých komponent potřebných pro výrobu plánované výrobní dávky. Komponenty obsažené v kusovníku pak ovlivňují i plánování jednotlivých operací a řízení výroby. Mimo jiné je kusovník zdrojem dat pro kalkulaci výrobku. Pro účely této práce je uvažován pouze kusovník materiálu, ale je třeba doplnit, že v systému SAP můžeme vytvářet několik druhů kusovníků a to jsou -
kusovník materiálu,
-
kusovník dokumentu,
-
kusovníky vybavení,
-
kusovníky technického místa,
-
kusovníky zakázek,
-
kusovníky projektu.
Pracovní postup v podstatě popisuje všechny operace, které mají být během výroby nějakého produktu provedeny. Kromě toho definuje i všechny výkony a komponenty, které mají být během výroby spotřebovány. Přitom potřebné materiály jsou dány kusovníkem. Jednotlivým operacím pracovního postupu jsou přiřazena pracoviště, na nichž má být práce provedena. Postup standardizuje dobu výroby a počet pracovníků nutných pro výrobu jednoho kusu a pracoviště, na kterém výroba probíhá. Operace pracovního postupu a jejich detaily jsou základem pro vyhodnocení termínů, potřeb kapacit a analýzy nákladů či kalkulací ceny výrobku. Lze tedy říci, že pracovní postupy jsou základním prvkem plánování výroby polotovarů a hotových výrobků.
Pracovištěm se označuje konkrétně definovaný prostor na výrobní hale, na kterém je prováděna určitá výrobní operace. V případě systému SAP můžeme pracoviště rozdělit na několik typů -
stroj nebo skupina strojů
-
výrobní linka,
-
montážní pracoviště,
- 35 -
-
pracovník nebo skupina pracovníků.
Při zakládání nového pracoviště do SAP je nejprve zvolen typ pracoviště, podle kterého je po té zvolena skupina povinně doplňovaných kmenových dat. Součástí povinných dat jsou vždy následující údaje -
plocha pracoviště v m2,
-
příkon strojů na pracovišti v kWh,
-
pořizovací hodnota strojů na pracovišti v CZK,
-
počet hodin odhadované údržby za měsíc.
V závodě Grupo Antolin Turnov se předpokládá výroba konkrétní reference vždy na stejném pracovišti, neexistují alternativní pracoviště. Dělník při evidenci výroby zadává do SAP pouze informaci o referenci výrobku a počtu vyrobených kusů. Pracoviště si systém doplní sám dle zadaných pracovních postupů, není volitelné manuálně. Pokud bychom tedy nezablokovali neaktivní pracoviště a byly na něj alokovány režijní náklady, SAP by si našel, jaké reference se na pracovišti dle pracovních postupů vyrábí a přiřadil těmto nepřímé náklady.
Kalkulace a alokace přímých nákladů V rámci měsíční uzávěrky jsou kalkulovány dvě sazby přímých nákladů. Jsou to -
hodinová sazba na přímou pracovní sílu,
-
hodinová sazba na stroj.
Náklady v podobě přímých mezd jsou rozděleny na pracoviště dle počtu odpracovaných hodin. Jak již bylo řečeno v kapitole 4.1, pracoviště nepřijímají mzdové náklady ve výši konkrétních mezd zaměstnanců, ale pomocí zkalkulované sazby na hodinu práce, která je pro všechny stejná. Tato sazba se vypočítá dle vzorce :
- 36 -
∑ přímé mzdové náklady / ∑ odpracované hodiny
(3.1. 1)
Hodinová sazba na stroj je kalkulována z nákladů účtovaných během období na nákladová střediska skupiny AUXPRO_TRN, viz kapitola 4.1. Hodinová sazba na stroj je pro každé pracoviště jiná. Výpočet sazby je následující :
∑ náklady AUXPRO_TRN na pracovišti / ∑ odpracované hodiny na pracovišti
(3.1. 2)
Kde AUXPRO_TRN = energie + nepřímá výroba + údržba + ostatní spotřeba.
(3.1. 3)
Náklady skupiny AUXPRO_TRN nejsou na pracoviště účtovány přímo, ale dle koeficientů určených pro kalendářní rok. Pro každé dílčí nákladové středisko existuje jiná metoda výpočtu koeficientu, jak znázorňuje následující tab. 3. Tab. 3 Výpočet hodinové sazby stroje Nákladové
Základna
středisko
pro výpočet Koeficient
Energie
kWh
Nepřímá výroba
Údržba Ostatní spotřeba
2
m
hodina
hodina
∑
příkon
Vzorec rozdělení nákladů strojů
na
pracovišti ∑
plochy
∑ energie/ (∑ kWh* ∑ odpracované hodiny)* ( kWh*odpracované hodiny na pracovišti )
obsazené
∑ náklady n.výroby/ ∑ m2 *
pracovištěm
m2 na pracoviště
∑ počet hodin nutných
∑ náklady údržby/ ∑ hodiny údržby * počet
pro měsíční údržbu
hodin nutných pro měsíční údržbu pracoviště ∑ ostatní spotřeba/ ∑ odpracované hodiny *
---
odpracované hodiny na pracovišti
Zdroj : vlastní zpracování
- 37 -
Jakmile jsou vypočítány hodinové sazby, jsou připsány každé výrobkové referenci vyrobené ve sledovaném období, a to dle počtu vyrobených kusů. Celý proces znázorňuje obr. 14.
Obr. 14 Proces rozdělení přímých nákladů na výrobky Zdroj : vlastní zpracování
Kalkulace a alokace nepřímých nákladů Proces je stejně jako v případě přímých nákladů dvoukrokový. Nejprve je zkalkulována aktuální režijní přirážka, po té jsou náklady alokovány na výrobky. Režijní přirážky se kalkulují čtyři, ve struktuře dle skupiny nákladových středisek INDPRO_TRN. Jsou to -
přirážka za náklady logistiky,
-
přirážka za náklady nepřímé výroby,
-
přirážka za náklady kvality,
-
přirážka za náklady technologie.
Přirážky jsou kalkulovány v procentech z veškerých nepřímých nákladů. Jako koeficient rozdělení slouží výše přímých nákladů. Postup výpočtu ukazují následující vzorce :
logistická přirážka [%] = logistické náklady/ přímé náklady *100
- 38 -
(3.1.4)
přirážka nepřímé výroby [%] = náklady nepřímé výroby/ přímé náklady *100
(3.1.5)
přirážka technologie [%] = náklady technologie/ přímé náklady *100
(3.1.6)
přirážka na kvalitu [%] = náklady kvality/ přímé náklady *100.
(3.1.7)
Alokace na konkrétní reference výrobku probíhá dle vzorce :
přímé náklady ref. * logistická přirážka = logistické náklady ref.
(3.1.8)
přímé náklady ref. * přirážka nepřímé výroby = náklady nepřímé výroby na ref.
(3.1.9)
přímé náklady ref. * přirážka technologie = náklady technologie na ref.
(3.1.10)
přímé náklady ref. * přirážka na kvalitu = náklady kvality na ref.
(3.1.11)
Rozdělení odpisů výzkumu a vývoje a nástrojů zákazníka Odpisy výzkumu a vývoje, stejně tak odpisy nástrojů zákazníka jsou účtovány na zakázky dle konkrétního projektu, tzn. že každý výrobní projekt má svou vlastní zakázku. Náklady jsou pak jednoduše rozděleny mezi výrobkové reference dle počtu prodaných kusů v daném měsíci. Náklady výzkumu a vývoje a nástrojů mohou být přiřazeny pouze k hotové výrobě, nikoliv k referencím polotovarů nebo základního materiálu.
Rozdělení nákladů administrativy Náklady administrativy se v Grupo Antolin dělí do pěti nákladových středisek -
vlastní administrativa závodu,
-
služby poskytnuté mateřskou společností,
-
náklady spojené s finančními operacemi,
-
licenční poplatky,
-
náklady spojené s odbytem.
- 39 -
Jejich rozdělení mezi výrobky probíhá pomocí přirážek, tedy podobným způsobem jako u nepřímých nákladů. Jen se pro každé středisko používá rozdílný jmenovatel ve vzorci :
administrativa [%] = náklady administrativy/ přímé+nepřímé náklady *100
(3.1.12)
služby mat. společnosti [%] = náklady služeb/ přímé+nepřímé+administrativa*100 (3.1.13) finanční přirážka [%] = finanční náklad / přímé+nepřímé náklady *100
(3.1.14)
licenční přirážka [ absolutní ] = licenční náklady/ prodané kusy
(3.1.15)
odbytová přirážka [ absolutní ] = odbytové náklady/ prodané kusy
(3.1.16)
Následná alokace na reference probíhá stejným způsobem jako v případě nepřímých nákladů.
Rozdělení ostatních nákladů Mezi ostatními náklady obvykle figurují cenové rozdíly, které jsou snadno přiřaditelné k jednotlivým referencím. Dále mimořádné náklady, které se rozdělují prostým dělením mezi vyrobené kusy.
3.2 Výkaz ziskovosti Ukončením procesu měsíční závěrky je SAP připraven poskytnout analýzy ziskovosti ve struktuře, která odpovídá výše uvedeným závěrkovým operacím. Výkazy je možné generovat podle jednotlivých referencí, projektů, zákazníka, modelu auta a také v kombinaci předchozích parametrů ( např. reference a projekt ). Samozřejmě základním a nejjednodušším výkazem je profitabilita za závod celkem, která podává rychlý přehled o hospodářské situaci. Je značně využívaným výkazem, ačkoliv pro jakoukoliv analýzu je naprosto nedostačující, protože nedává uživateli detailnější informaci. Není neobvyklé, že některé výrobní projekty jsou pro společnost ztrátové. Děje se tak proto, že spolu se
- 40 -
ztrátovým projektem získá společnost od téhož zákazníka jiný výdělečný projekt. Je proto důležité znát minimálně ziskovost výrobku po projektech, event. po jednotlivých zákaznících.
Typickou strukturu výkazu ziskovosti zobrazuje obr. 15.
Obr. 15 Struktura výkazu ziskovosti Zdroj : vlastní zpracování
Struktura je obdobou výkazu z finančního účetnictví. Srovnání výkazů profitability a výsledovky z finančního účetnictví často ukazuje na rozdíly ve vykazování, které jsou způsobené mnoha důvody, jak popisuje tato práce. Prosté porovnání je tak často první indicií, že některý proces v systému nefunguje tak, jak by měl.
- 41 -
4. Analýza propojení profitability s ostatními moduly SAP Závislost profitability na ostatních modulech je zřejmá již z předchozí kapitoly. Jednotlivá nastavení parametrů, automatických procesů, zamezení chybovosti či přílišná univerzálnost v nastavení způsobují zkreslení výsledků ziskovosti. Management společnosti pak dostává pro své rozhodování velice špatný nástroj řízení, který pomáhá pouze k chybným rozhodnutím. Důležitost nastavení jednotlivých modulů ukazuje fakt, že lze pracovat pouze s výsledkem výkazu profitability v menším či větším detailu, nikoliv ale ve smyslu ovlivňování samotných čísel. Pokud chceme přesnější výsledek nebo jej korigovat, vždy se musíme vrátit ke kontrole nastavení modulů a práce s nimi. Je důležité, aby tento přístup k SAP zaujal nejen administrátor dat, ale také běžní uživatelé, kteří vkládají data v průběhu období. Zásadní parametry v nastavení ukazuje obr. 16.
Obr. 16 Zásadní parametry pro profitabilitu výrobku Zdroj : vlastní zpracování
- 42 -
Je třeba zdůraznit, že samotné přenastavení modulů nezajistí stoprocentní spolehlivost systému, protože zde působí i lidský faktor. Úkolem této práce však není řešení odpovědnosti zaměstnanců ke svým úkolům či problém s tokem informací ve firmě.
4.1 Výroba Modul plánování a řízení výroby je součástí mnoha dílčích procesů v SAP, které se vzájemně dotýkají a ovlivňují. Pro Grupo Antolin je pravděpodobně nejdůležitějším modulem. Všechny ostatní moduly na něj logicky navazují.
Základní funkcí výrobního modulu je podávat informaci o standardních výrobních postupech a spotřebě materiálu, a reálných postupech a spotřebě materiálu. V kusovnících polotovarů a hotových výrobků je jasně řečeno, z jakých materiálů a jejich množství sestávají. V průběhu výroby jsou na základě kusovníku tyto materiály odebírány ze skladu. Systém tedy snižuje jejich množství i hodnotu zásoby. Pracovní postupy definují na jakých pracovištích má výroba probíhat. Určují, co má být na pracovištích provedeno, aby byl výsledkem požadovaný hotový výrobek nebo polotovar. Plánování výrobních dávek vyžaduje dostupné kapacity pracovišť. Prostřednictvím pracovišť personalistiky je dále možné pracovním postupům přímo přiřadit jednotlivé pracovníky. Náklady na hotové výrobky jsou tvořeny mimo jiné materiálovými a výrobními náklady. Přitom výrobní náklady je možné vyhodnotit z tarifů jednotlivých výkonů těch nákladových středisek, na která jsou pracoviště přiřazena. Takto vypočítanými náklady je výrobní zakázka zatížena již v okamžiku vytvoření. Po provedení zpětného hlášení jsou pak z výrobní zakázky odečteny skutečné výrobní náklady. Modul výroba podává tedy informaci o teoretické i reálné výrobě, jak ukazuje tab. 4.
- 43 -
Tab. 4 Základní funkce výrobního modulu TEORETICKÉ INFORMACE
REÁLNÉ INFORMACE Počet vyrobených kusů výrobku Doba výroby produktu Odpracované hodiny dělníků
Standardní výrobní postup výrobku
Odpracované hodiny strojů
Standardní kusovník výrobku
Spotřeba komponent Zmetkovitost
Zdroj : vlastní zpracování
Teoretické informace vkládá do SAP pracovník technologie, mění je pouze pokud dojde ke změnám ve výrobním procesu. Pro správné vykázání výrobních dat, je nutná neustálá aktualizace. Pracovník technologie však aktivně nepracuje na výrobní lince, v případě změn, které sám nenavrhl, je tedy závislý na informacích ostatních spolupracovníků. Snadno pak nastane situace, kdy teoretické postupy a kusovníky neodpovídají skutečnosti.
Dalším slabým místem je globální předpoklad Grupo Antolin, že určitý výrobek se vyrábí pouze na jednom stroji, resp. pracovišti. Z tohoto důvodu je možné vytvořit v SAP pouze jeden pracovní postup, nelze zadat alternativní postup k jinému pracovišti. Skutečnost zobrazuje obr. 17. Produkty se lisují pomocí forem, které mohou být použity na více strojích. Dle aktuálního vytížení jsou pak formy optimálně přemísťovány tak, aby byl zajištěn plynulý výrobní proces.
- 44 -
Obr. 17 Střídání forem v teorii a praxi Zdroj : vlastní zpracování
Řešením
by
bylo
zavedení
alternativního
pracoviště
v rámci
zadávaného
technologického postupu v SAP, který je na tuto možnost připraven od výrobce. V Grupo Antolin Turnov by to znamenalo přidání čárového kódu pracoviště na etiketu výrobku, která se skenuje v rámci odvádění výroby na sklad. Názorně úpravu ukazuje červeně orámované pole na obr. 18. Pracovník IT by pak jen modifikoval formát pro čtení skenovaných dat systémem SAP a přesnost vykazování výroby na pracovištích by se významně zlepšila.
Obr. 18 Návrh etikety při zavedení alternativních výrobních postupů Zdroj : vlastní zpracování dle používaných etiket
- 45 -
Z dříve uvedeného vyplývá, že pracoviště = nákladové středisko = stroj. Pokud existuje pouze jeden pracovní postup, přiřazený jednomu pracovišti, generuje SAP nesprávné údaje o vytížení strojů a nekorektní je pak i sazba za hodinu stroje. V konečném důsledku jsou některé výrobky dražší a jiné levnější, než je realita.
Z reálných informací, které jsou uvedeny v tabulce č. 4 nemůže zaměstnanec výroby ovlivnit pouze spotřebu komponent. Zde je závislý na správně zadaném kusovníku technologem. Ostatní informace však mohou být snadno zkresleny ať už úmyslně nebo neúmyslně. Zaměstnanci ve výrobě jsou prémiovou složkou mzdy zainteresováni na tom, aby vyrobili co nejvíce výrobků za co nejkratší dobu. Pokud je v jejich odpovědnosti zadávat výrobní data do systému, lze jen odhadovat, nakolik zůstanou objektivní. Jako příklad může sloužit pravidelné porovnávání vykázaných hodin v SAP a v nezávislém docházkovém systému COMINFO. Prakticky každý měsíc je v docházkovém systému o 4 až 5% více vykázaných hodin než v SAP.
Na vykázání vyrobených kusů se používají v Grupo Antolin Turnov tři následující metody -
směnové protokoly,
-
vykázání pomocí scannerů,
-
pomocí výlepů JIT.
Směnové protokoly vyplňuje pracovník výroby po ukončení směny ručně, což zabírá část produktivního času. Nevýhodou je množství chyb při zadávání a nemožnost jiné kontroly než proti flipchartu, či jinému ručně pořízenému dokumentu a informace o výrobě až dlouho po ukončení směny.
Odvádění vyrobených kusů do SAP pomocí
scannerů provádí pracovník výroby
v průběhu směny. Kontrola dat po ukončení směny zabírá jen zlomek času v porovnání s ručním odváděním. Je tak větší prostor soustředit se na údaje jako jsou např. prostoje nebo odpracované hodiny. Tento systém eliminuje většinu chyb, odvádění výroby na sklad
- 46 -
je díky scannerům okamžité v průběhu směny. Pokud však chyba vznikne, její oprava je obvykle neřešitelná na úrovni výroby, je třeba ji předat na oddělení informatiky či controllingu.
Poslední možnost je v podstatě odvádění výroby samotným zákazníkem prostřednictvím JIT systému. Grupo Antolin jako dodavatel je však zcela závislý na spolehlivosti systému zákazníka. Pokud dojde k chybě ve vykazování, je velice složité její odstranění.
4.2 Řízení skladu a zásob K uskutečnění jednotlivých podnikových procesů jsou nezbytné různé materiály, například základní materiál, polotovary, obaly, pomocný materiál a podobně. Pojem materiálu je v systému SAP širší, za materiály jsou označovány nejen suroviny, ale i různé věcné prostředky, služby, majetek a hotové výrobky. Kromě fyzického vyjádření materiálového hospodářství je nezbytné jeho vyjádření finančně. Proces nákupu materiálu vyžaduje také založení dodavatelů a pro následné vyhodnocení dodavatelů je nezbytné vědět, které materiály dodavatel dodává. Dříve uvedené znamená, že objednání materiálu vyžaduje splnění určitých předpokladů, mezi které patří zadání kmenových dat jak daného materiálu, tak i příslušného dodavatele. Celý proces nákupu je tak rozdělen na založení a údržbu kmenových dat a samotný proces pořízení materiálu.
Kmenová data materiálu obsahují všechna data nezbytná pro popis daného materiálu. Tato data jsou pak využívána různými úseky podniku, jako je logistika, prodej, výroba, účtárna apod. Kmenová data materiálu jsou uspořádána do materiálových karet podle rozdílného účelu a pro potřeby rozdílných úseků v podniku. Samozřejmě kmenová data vždy zahrnují karty základních dat, kde jsou uvedeny nezbytné informace jako název materiálu, který může být uveden v několika jazykových mutacích, výkresové číslo, rozměry, hmotnosti či ke kterému výrobnímu projektu se materiál vztahuje. Pro účely vedení zásob obsahují materiálové karty data využívaná k účtování skladových pohybů, ať už manuálních nebo
- 47 -
automatických a k provádění inventur. Pro nákup materiálu jsou data v kartách využívána při zpracování objednávek a rámcových nákupních smluv, jsou to mimo jiné dodací lhůty, měrná jednotka, jméno odpovědného nákupčího, bezpečnostní zásoba. Výhodou integrace veškerých dat materiálu do jediného objektu v podobě materiálových karet je zabránění vzniku redundance dat, která by byla nutná v případě, kdy by si každé oddělení definovalo svá vlastní data zvlášť. Je naprosto zásadní, aby pracovníci materiálové karty vyplňovali s náležitou pečlivostí a data neustále aktualizovali. V opačném případě mají chybně zadané informace v materiálových kartách za následek nesprávné provedení procesů v SAP. Na příkladě ukazuje obr. 19 chybně zadaný medailon, který byl nastaven jako základní materiál, ačkoliv se v Grupo Antolin Turnov vyrábí a jde o polotovar.. To má za následek chybnou evidenci reference na skladě včetně nekorektního účtování při pohybu zásoby. Dále by bylo problematické takovou referenci nastavit pro výrobní proces.
Obr. 19 Chybně nastavený polotovar Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
Proces pořízení materiálu následně probíhá na základě údajů výše uvedených. V objednávce materiálu se propojí data z materiálových karet, data o dodavatelích a data z nákupních smluv. Při fyzické dodávce dochází k naskladnění materiálu ve skladu, který
- 48 -
musí být předem definovaný a v SAP založený. Jednomu závodu je možné přiřadit několik skladů dle kritérií výhodných pro podnik.
Materiálové hospodářství v Grupo Antolin zahrnuje dva moduly, jeden pro řízení skladu, druhý pro řízení zásob. Řízením zásob se rozumí nákup základního materiálu pro potřebu výroby produkce odvolávané zákazníkem. Řízení skladu obnáší samotný pohyb zásob v rámci závodu. Základními úkoly modulu pro materiálové hospodářství je v rámci SAP v Grupo Antolin následující -
zakládat a spravovat materiálové karty,
-
zakládat a spravovat nákupní smlouvy,
-
aktualizace nákupních cen,
-
přijímat požadavky zákazníků na výrobky - tzv. odvolávky,
-
plánování potřeb materiálu,
-
fyzicky určit a zajistit potřebný materiál k výrobě požadovaných výrobků,
-
nákup skladového materiálu,
-
příjem, přesun a výdej materiálu,
-
inventarizace materiálu,
-
logistická likvidace faktur,
-
controlling zásob,
-
integrace s ostatními moduly SAP.
Vše výše uvedené zaručuje zprůhlednění nákupu materiálu ve smyslu, kdo objednává, kdy a od koho. Umožňuje optimalizaci zásob a tím snížení zásob, které zaručí menší vázanost peněžních prostředků na skladech a úsporu nákladů za skladování. Centralizace nákupu při určitém přístupu zajistí množstevní slevy a tím šetří opět náklady.
- 49 -
Názorně procesy probíhající v modulu materiálového hospodářství zobrazuje obr. 20.
Obr. 20 Schéma logistických procesů v modulu MM v SAP Zdroj:ČD Telematika a.s. [online] [cit. 24.3.2009] Dostupné z WWW:
Hned první bod, tedy zakládání a spravování materiálových karet, je slabým místem modulu. Materiálové karty jsou společné pro celý koncern Grupo Antolin. Tento fakt nepřináší problém, pokud se na jednom projektu nepodílí více závodů skupiny. Bohužel, výrobní projekty jsou často sdíleny. Běžnou praxí je, že jeden závod vyrobí polotovar, druhý tento polotovar nakoupí, dokompletuje na hotový výrobek a prodá konečnému zákazníkovi. V takovém případě první závod potřebuje mít materiál nastavený jako polotovar nebo hotový výrobek, druhý jako základní materiál, protože tímto nastavením se řídí další automatické pohyby v SAP. Toto nastavení pro každý závod jinak ale není možné. Jednotlivé závody pak složitou cestou nastavují výjimky pro účtování těchto referencí nebo se zakládají dvě sady projektových referencí, což samozřejmě zbytečně zahlcuje systém a také ztěžuje kontrolu nad projektem. Kreativita v tvorbě výjimek již zcela zkresluje výsledky daného projektu. - 50 -
Zakládání a správa nákupních smluv je také problémovou záležitostí, v tomto případě však nikoliv technického rázu. Ve skupině Grupo Antolin je nákup centralizovaný.
Tento
způsob
organizace
nákupu
pravděpodobně
zajišťuje
množstevní slevy a tedy úspory pro celou skupinu. Bohužel ale jednotliví disponenti nákupu jsou izolovaní od běžného chodu firem a nechápou důležitost včasného zadání ceny a následně aktualizace cen v SAP. V situaci, kdy chybí ceny nakupovaného materiálu nebo ceny nejsou aktuální, dochází k dalšímu zkreslení materiálových nákladů a to odmýšlíme od povinnosti účtování materiálu s nějakou pořizovací cenou. Příkladovou sestavu materiálů s chybějícími cenami ukazuje obr. 21.
Obr. 21 Kontrolní sestava v SAP s chybějícími cenami materiálu Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
Odvolávky od zákazníků jsou přijímány automaticky za pomoci informačních systémů, jejichž cílem je výkaz požadované produkce v SAP. Tento systém funguje poměrně spolehlivě. Pro případ výpadků sítí či jiných problémů jsou vytvářeny zálohy dat, které je možné využít pro nápravu.
- 51 -
Odpovědností logistiky je také správa dodacích listů. Pro každou dodávku zákazníkovi vystavuje pracovník skladu dodací list vygenerovaný v SAP na základě prodejních rámcových smluv, zadaných do SAP oddělením prodeje. Tento proces funguje v zásadě správně. Vzniká však často chyba při zadávání data plánovaného výdeje materiálu, jak ukazuje obr. 22.
Obr. 22 Chybně zadané datum v dodacím listu Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
Pracovníci skladu si připravují dodací listy v SAP s předstihem několika dnů, pokud se dodávka zrealizuje až v následujícím měsíci, vznikají rozdíly v profitabilitě pro nesprávné umístění tržeb a nákladů. Shodná chyba vzniká i pouhým omylem, protože SAP při realizaci dodacího listu automaticky nabízí aktuální datum. Řešením by mohlo být omezení zadávání data plánovaného výdeje a jeho skutečné realizace na jeden kalendářní měsíc nebo automatické nabízení takového data realizace, které odpovídá datu plánovaného výdeje.
Naprosto zásadním úkolem oddělení logistiky je zajištění potřebného materiálu pro výrobu zákazníkem požadované produkce. Plnění této funkce zajišťuje modul materiálového
- 52 -
hospodářství. Z výkazu odvolávek zákazníků a technologických kusovníků produkce v SAP vyplývá jasná potřeba přímého materiálu a polotovarů.
4.3 Prodej a odbyt Modul SAP SD je primárně zaměřen na komplexní podporu podnikových odbytových a obchodních procesů. Je standardním modulem podnikového systému SAP s přímými vazbami na další moduly tohoto systému, zejména na materiálové hospodářství a finanční účetnictví.
Základní kmenová data organizačních odbytových struktur, zákazníků, zboží, služeb, materiálu a cenových podmínek umožňují segmentaci zákazníků a trhu s následným efektivním vyhodnocováním těchto segmentů, které realizují tržby společnosti. Zavedení modulu pro prodej a odbyt ve společnosti je zaměřeno na podporu řízení a automatizaci odbytových procesů ve společnosti dle podmínek a požadavků zákazníka. Výstupem je funkční informační systém zákazníka s plnohodnotnými kmenovými a transakčními daty, včetně reportingu, který umožní efektivní fungování ekonomicko-provozních útvarů společnosti a vytváří pro vedení společnosti dynamický nástroj pro podporu řízení.
Modul SAP SD podporuje následující procesy -
předprodejní činnosti,
-
zpracování zákaznické zakázky,
-
kompletní cenotvorba pro prodej zboží,
-
logistické činnosti spojené s disponibilitou zboží a materiálu a jeho distribucí,
-
činnosti spojené s expedicí, tedy s realizací dodávek zboží zákazníkovi,
-
fakturace – prodeje zboží, dobropisy, vrubopisy, storna, integrace na finanční účetnictví,
- 53 -
-
platby – příjem a účtování plateb na základě vydaných faktur ve finančním účetnictví,
-
reklamace zboží a služeb.
Názorně ukazuje procesy modulu SD následující obr. 23.
Obr. 23 Schéma procesu v modulu SAP SD Zdroj : ČD Telematika a.s. [online]. [cit. 24.3.2009]. Dostupné z WWW:
SD modul pro prodej a odbyt funguje v SAP na jednoduché základně ve formě prodejních smluv a ceníků. Rámcovou prodejní smlouvu ukazuje obr. 24. Tyto smlouvy zakládá pracovník prodeje, který má na starosti aktualizaci ceníků. Ceníky jsou přes číslo zákazníka a dodací podmínku provázané s prodejními smlouvami, takže každá aktualizace v seznamu cen se automaticky projeví i ve smlouvě a nemůže dojít k fakturaci za chybné ceny – samozřejmě je odmyšlena chyba lidského fakturu v případě zadání chybné ceny.
- 54 -
Obr. 24 Prodejní rámcová smlouva v SAP Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
Tyto smlouvy obsahují seznamy výrobkových referencí včetně prodejních cen, platebních a dodacích podmínek, místa dodání, způsobu balení. Ke každé dodávce zákazníkovi je následně v systému SAP vygenerován dodací list na základě údajů v prodejních smlouvách, který odchází spolu s dodávkou. Zároveň se v SAP nabízí dodací list k fakturaci v oddělení účtárny. Tato fakturace je značně automatizovaná, prakticky při tomto procesu není nutná účast kvalifikované účetní a bylo by možné ji přesunout na oddělení expedice.
Nastavení modulu předpokládá prodej pouze vlastních výrobků a v tomto případě funguje správně. V Grupo Antolin Turnov se však prodává i zboží nebo materiál ve významných objemech. U těchto prodejů je samozřejmě jiné účtování, které není problém volit. Problematické je umístění těchto prodejů ve výkazech výsledovky a profitability. Do výsledovky se zařazují tržby dle samotného účtování na analytické účty, jak ukazuje tab. 5.
- 55 -
Tab. 5 Umístění tržeb ve výsledovce ÚČET
ZAŘAZENÍ
601
Tržby
604
Tržby
641
Ostatní příjmy
Zdroj : vlastní zpracování
Do výkazu profitability se vykazují tržby dle druhu podmínky, viz tab. 6. Tab. 6 Umístění tržeb ve výkazu profitability DRUH PODMÍNKY
ZAŘAZENÍ
PR00
Tržby
PR01
Tržby
PR03
Ostatní příjmy
Zdroj : vlastní zpracování
Samotné přiřazení správného druhu podmínky by nebyl problém, pokud by nebylo nutné dodržet dodací podmínku, resp. incoterms. Ke druhu podmínky PR03 nelze připojit dodací podmínku, která je ve většině případů nutná, protože jsou odlišné ceny pro dodávky EXW a DDU. Závěrem vznikají rozdíly mezi výsledovkou a profitabilitou, jak ukazuje tab. 7. Tab. 7 Rozdíly vykazování tržeb UMÍSTĚNÍ TRŽEB Výsledovka
Profitabilita
Tržby za zboží
Tržby
Tržby
Tržby za výrobky
Tržby
Tržby
Tržby za materiál
Ostatní příjmy
Tržby
Zdroj : vlastní zpracování
- 56 -
Tím, že prodej materiálu se v rámci profitability vykazuje v běžných tržbách se uměle navyšuje ziskovost jednotlivých projektů. Řešením by mohlo být jednoduché rozšíření možnosti zadání incoterms u všech druhů podmínky tak, jak je to možné u PR00. Názorně změnu parametrů ukazuje obr. 25.
SOUČASNÉ ZADÁNÍ :
NAVRHOVANÉ ZADÁNÍ
:
Obr. 25 Rozšíření možnosti zadání pro podmínky PR01 a PR03 Zdroj : vlastní zpracování
4.4 Účetnictví a majetek Modul finančního účetnictví zpracovává všechny běžně využívané účetní a finanční operace ve společnosti v souladu s platnými právními předpisy a účetními standardy. Finanční účetnictví primárně zajišťuje fungování ostatních modulů z hlediska základního nastavení účetního systému. Ze souhrnu všech účetních dat vzniklých v celém systému umožňuje zpracovávat účetní závěrky, účetní deníky, státní výkazy, sledovat likviditu, splatnosti apod.
Konkrétně finanční účetnictví v systému SAP zahrnuje -
účetnictví dodavatelů,
-
účetnictví odběratelů,
- 57 -
-
účetnictví hlavní knihy.
Do účetnictví dodavatelů a odběratelů patří údržba kmenových dat a automatické aktualizace obratu na účtu v hlavní knize. Účetnictví hlavní knihy obsahuje kmenová data účtu hlavní knihy, účtování na účty hlavní knihy, účtování DPH, kursových rozdílů, platebních rozdílů. Nutnou součástí je sběr, zaznamenávání a kontrola všech účetních dat.
Modul účetnictví funguje v Grupo Antolin dostatečně pro splnění požadavků vyplývajících ze zákona o účetnictví a souvisejících předpisů. Společnosti jednotlivých zemí účtují v SAP dle místních zákonů, konsolidovaná účetní závěrka je zpracovávána na základě podkladů ze SAP v Microsoft Office Excelu. Fakt, že společnosti v SAP účtují dle místní legislativy, způsobuje naprostou uživatelskou nepřívětivost tohoto modulu. Jak již bylo popsáno ve druhé kapitole, SAP v Grupo Antolin je spravován pouze centrálně v mateřské firmě ve Španělsku, nejsou poptáváni lokální odborníci na SAP. Prakticky celá implementace SAP vyšla z báze nastavené dle španělských předpisů. V jednotlivých zemích se informační systém pouze přizpůsoboval tak, aby splnil místní požadavky. Tento přístup se negativně projevil především v modulu účetnictví, který sice v rámci možností funguje, avšak v některých případech je nutné dopracovat potřebné výstupy mimo SAP. Státní výkazy jako je rozvaha, výsledovka či cash flow jsou vždy vytvářeny v MS Excelu, výkaz DPH modifikován pomocí kalkulačky a výkaz pro intrastat je vypočítán kombinací obou předchozích postupů. Není chybou informačního systému, že SAP v Grupo Antolin výše uvedené výkazy nevygeneruje, problém je v přístupu k implementaci. Jiné závody v České republice používající SAP tento problém nemají, protože využívají všech výhod, které mezinárodně rozšířená firma SAP nabízí, a to jsou lokální odborníci nabízející customizing dle místních požadavků, pomocí již vyvinutých a ověřených řešení pro konkrétní zemi.
Modul pro evidenci a správu dlouhodobého majetku zajišťuje zpracování veškerých procesů spojených s životním cyklem dlouhodobého hmotného majetku a dlouhodobého nehmotného majetku ve společnosti. Zachycuje tedy pořízení, aktivace, odpisování, převody a vyřazení majetku a samozřejmě technické informace o příslušném majetku.
- 58 -
Základnou pro správnou funkci modulu správy majetku je odpisový plán. Na úrovni odpisového plánu se definují oblasti pro ocenění majetku v celém účtovém okruhu. Oblasti ocenění definují různé způsoby ocenění majetku, účetní i daňové a zahrnují řídící podmínky pro odpisování majetku ve vztahu k jeho pořizovací hodnotě. Odpisový plán musí vždy navazovat na platnou legislativu země.
Modul pro správu majetku je schopen zajišťovat následující funkce -
evidence investičního majetku,
-
komplexní řešení všech účetních případů v oblasti investičního majetku,
-
plánování investic,
-
sestavení rozpočtu investice,
-
sledování a vyhodnocování nedokončených investic,
-
simulace odpisů, výběr nejvhodnější metody odepisování.
Výše uvedené funkce SAP nabízí, ale je třeba zdůraznit, že jejich využití záleží na rozsahu implementace systému ve společnosti. Jako příklad může sloužit funkce sledování a vyhodnocování nedokončených investic, pro kterou je nutné vytváření nákupních objednávek v SAP. Ve skupině Grupo Antolin je však objednávkový systém oddělený od SAP, takže tato funkce nemůže být využita.
Modul pro správu majetku je v Grupo Antolin postižen stejným problémem jako účetnický modul. Specifika daňových a účetních odpisů v České republice se složitě vysvětlují španělským kolegům při každé změně zákona, dále následuje jejich snaha, jak vymyslet nový odpisový plán, kterému sami úplně nerozumí. I zde by byla velice efektivní pomoc lokálních odborníků ze společnosti SAP.
- 59 -
Pokud jde o souvislost mezi profitabilitou a odpisy majetku, nalézáme slabé místo v odpisech výzkumu a vývoje. Konkrétní chybovou hlášku přibližuje obr. 26.
Obr. 26 Chybová hláška při předčasném zahájení odpisů Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
Odpis výzkumu a vývoje je účtován měsíčně na konkrétní zakázku projektu, jak bylo popsáno v kapitole 3.1. V rámci profitability jsou náklady na výzkum a vývoj rozděleny rovnoměrně mezi prodané kusy výrobků na daném projektu. Pokud chceme v SAP odepisovat výzkum a vývoj na projektu, musíme současně prodávat výrobky tohoto projektu. Tato jednoduchá podmínka však není často splněna tehdy, když účetní aktivuje odpisy výzkumu a vývoje, ale prodaný není jediný kus. Při měsíční uzávěrce nastane nesoulad, protože částka odpisu se nemůže rozdělit na prodané reference.
Řešením by mohlo být podmínění data aktivace prodejem výrobků. Jak je vidět na obr. 27, vývoj na zakázce byl aktivován již k 31.12.2007. Výše uvedená chybová hláška je z měsíční uzávěrky za červenec 2008, to znamená že sedm měsíců po aktivaci se stále neprodal jediný kus. Respektování takto zavedené podmínky, ať už dané slovně či programově ošetřené přímo v SAP, by eliminovalo korektivní operace prováděné při měsíční závěrce. Za současné situace musí pracovník zpracovávající účetní závěrku manuálně přeúčtovat odpis výzkumu a vývoje na jiný projekt, kde se výrobky již
- 60 -
prodávají. Výsledkem je samozřejmě zkreslení nákladových přirážek na výzkum a vývoj. Manuální přeúčtování zamezí rozdílům mezi náklady v účetnictví a v profitabilitě jako celku. Výkaz ziskovosti za jednotlivé projekty však ztrácí svou přesnost.
Obr. 27 Možnost volby data aktivace Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
Dalším slabým místem je předpoklad, že společnost prodává pouze hotové výrobky. Odpisy výzkumu a vývoje jsou tedy v profitabilitě rozdělovány jen mezi hotové výrobky. Společnost Grupo Antolin Turnov však prodává i polotovary, které tvoří 10% celkových tržeb a mezi tyto prodané kusy polotovarů není rozdělen žádný výzkum a vývoj. Komplikací v možném přenastavení tohoto rozdělování je ještě skutečnost, že část polotovarů společnost prodává a část používá v další výrobě pro dokončení hotových výrobků. V současné době neexistuje žádné řešení tohoto problému. Teoreticky by mohla být vyvinuta transakce, která by v rámci měsíční uzávěrky zpracovala poměr prodaných a ve výrobě použitých polotovarů. Pravděpodobně by se musel přidat parametr do materiálové karty, kde by se označil polotovar používaný jak na prodej tak na další produkci. Problém je však ojedinělý, existuje pouze v závodě v Turnově. Mateřská společnost proto nemá zájem toto řešit.
- 61 -
4.5 Controlling Controlling slouží jako nástroj pro podporu rozhodování umožňující sledování nákladů a tržeb ve vazbě na realizované výkony a jejich ocenění. Cílem controllingu je plánovat náklady, tržby a výkony, vyhodnocovat odchylky plánovaných a skutečných hodnot, analyzovat příčiny odchylek a navrhovat opatření k jejich odstranění. Zavedení controllingu je náročným procesem, jehož výstupem je vytvoření efektivního nástroje k ekonomickému řízení firmy, který bude poskytovat ekonomická data ve vhodné struktuře, čase a formátu.
Nástrojem k pořizování a vyhodnocování ekonomických dat je modul controllingu v informačním systému SAP. Modul umožňuje integrované řešení ve vazbě na ostatní moduly a snadné pořizování dat z ostatních provozních aplikací.
Cílem zavedení controllingu v prostředí modulu SAP v konkrétní společnosti je nastavení a zprovoznění systému ekonomického řízení firmy. Výstupem je funkční systém, který poskytuje plnohodnotná ekonomická data ve vhodné struktuře odpovídající požadavkům ekonomických útvarů a managementu společnosti. Pro správnou funkci modulu je nutné nastavení -
nákladového okruhu,
-
nákladových středisek,
-
vnitropodnikových zakázek,
-
primárních a sekundárních nákladových a výnosových druhů,
-
profitcenter,
-
interního zúčtování,
-
rozhraní mezi modulem controllingu a ostatními moduly nebo aplikacemi,
-
standardních funkcí plánování,
-
standardního reportingu,
- 62 -
-
nastavení statistických ukazatelů, sazeb, výkazů ziskovosti.
Výše uvedená nastavení byla respektována i při implementaci informačního systému v závodech Grupo Antolin. Struktura nákladových středisek, vnitropodnikových zakázek a primárních či sekundárních nákladů byla představena v kapitole 3.
Slabým místem je využití nákladových středisek. Ta jsou pevně přiřazena a propojena s operacemi v modulech výroby, logistiky, prodeje a odbytu. Pokud jde ale o modul účetnictví, lze volit nákladové středisko při samotném účtování dokladů. Velice tedy záleží na zkušenostech a časových možnostech každé účetní, jaké nákladové středisko vybere. Analýza profitability vychází z pevných přiřazení nákladového střediska a typů operací. Po zpracování měsíční uzávěrky je tak velice častým jevem, že jsou náklady v profitabilitě identifikovány v jiné skupině než ve finančním účetnictví, respektive ve výsledovce. Porovnání skupin přibližuje obr. 28.
Obr. 28 Porovnání výkazu finančního účetnictví a profitability Zdroj : vlastní zpracování
- 63 -
Poměrně jednoduchým řešením by bylo pevné propojení nákladového střediska a nákladových účtů celé účetní osnovy tak, aby korespondovalo s pevným nastavením pro ostatní moduly v SAP. Zajistí se tak porovnatelnost mezi výkazem ziskovosti a výkazem zisku a ztrát, stejně tak se významně zlepší kontrola, zda byly všechny náklady za období identifikovány.
4.6 Personalistika Modul personalistika teoreticky umožňuje vést kompletní personální agendu splňující všechny požadavky moderního řízení lidských zdrojů a zpracování mezd podle platné legislativy, stejně tak svými daty podporuje ostatní moduly, především modul výroby.
Modul zahrnuje -
evidenci osobních údajů zaměstnanců,
-
evidenci znalostí, schopností a způsobilosti zaměstnance,
-
sledování školení,
-
sledování odpracovaných hodiny a absence,
-
zúčtování mezd,
-
tvrobu organizační struktury,
-
popis pracovních pozic,
-
generování velkého množství formulářů a sestav,
-
možnost vytváření vlastních výstupů.
Základem personálního systému je organizační struktura s možností zadávání organizací, sekcí, odborů a oddělení, v různé hierarchii a s možností kdekoliv ve struktuře zadávat pracovní pozice. Na pracovní pozice se pak přiřazují zaměstnanci. Na pracovní pozici je
- 64 -
možné zadávat předpokládané tarifní složky pro danou funkci. To umožní uživateli získat informaci o předpokládaných mzdových nákladech.
V Grupo Antolin Turnov je modul personalistiky jednoznačně nejméně používaným. Stejně jako moduly pro účetnictví a majetek si nese handicap implementace bez znalosti lokálních předpisů. Customizing pro zúčtování mezd nebyl nikdy proveden, proto jsou mzdy měsíčně zpracovány v nezávislém softwaru LCS Helios IQ od společnosti LCS International a.s. Do SAP je pouze ručně zaúčtován výsledný mzdový doklad. Program Helios respektuje strukturu nákladových středisek stejnou, jaká je používána v SAP. Problematické je ruční účtování několikastránkového dokladu, které znamená zaúčtování průměrně 200 položek bez logické vazby pro účetní, která operaci provádí. Účetní je pouze schopna zkontrolovat vyrovnanost obou stran dokladu. Je velice obtížné zaručit použití, respektive opsání správného účtu a nákladového střediska. Snadno tedy může vzniknout odchylka v rozvržení mzdových nákladů v SAP, která v konečném důsledku způsobí i větší či menší zkreslení výkazů, včetně výkazu profitability.
Dalším slabým místem je evidence odpracovaných hodin a absence v SAP. Jak již bylo zmíněno v kapitole 4, docházkový systém je nezávislý na SAP. V SAP jsou pouze vykazovány pracovní protokoly přímých dělníků a to ručně. Rozdíly mezi docházkovým systémem a SAP se řeší každý měsíc, protože jsou obvykle ve významné výši. Je ale těžké rozhodnout, který počet hodin je správný. Vzhledem k tomu, že jedním z hlavních ukazatelů je hodinová sazba na přímou pracovní sílu, je z popsaného problému jasné, že tento ukazatel nemusí být přesný a můžou být ovlivněny další analýzy, kde je hodinová sazba použita. Konkrétní vliv výše popsaného ukazuje obr. 29. Řádek pro sledování procenta odpracovaných hodin dle metody, tedy podle pracovních postupů. Po komplexní analýze říjnového ukazatele bylo zjištěno, že jediným důvodem odchylky od tehdejšího běžného průměru kolem 80% byly nedostatečně vykázané odpracované hodiny v SAP, resp. neúplné vykázání odpracovaných hodin v odvedených pracovních protokolech.
- 65 -
Obr. 29 Vliv špatného vykazování odpracovaných hodin na měsíci říjen Zdroj : SAP ECC 6.0 [informační systém]. Ver.7100.2.8.1039 for Windows. Waldorf: SAP AG, 2008.
4.7 Souhrn slabých míst v nastavení systému a možnosti zlepšení Celá kapitola 4 se věnovala propojení modulu profitability na ostatní moduly SAP. Byly popsány základní principy, na kterých moduly fungují, stejně tak slabá místa. Je zřejmé, že vliv lidské složky se všemi klady a zápory vstupuje do informačního systému na mnoha místech. Prvním z nich je strana vstupu dat, která systém zpracovává, dále je to pozice upravování dat, ale i systému samotného. Posledním a nejdůležitějším je schopnost a zkušenost při implementaci a využívání informačního systému.
V tab. 8 je uveden přehled slabých míst v nastavení systému, stejně tak je uvedeno, jakou oblast výkazu profitability daný faktor ovlivňuje. Pokud bylo v předchozím textu popsáno slabé místo, bylo obvykle navrženo i možné řešení, případně konstatováno, proč řešení není v současné době možné.
- 66 -
Tab. 8 Souhrn slabých míst v nastavení SAP MODUL
SLABÉ MÍSTO V NASTAVENÍ SAP
VLIV V PROFITABILITĚ
pouze jedno pracoviště v postupu výroby
náklady na stroje
pozdní aktualizace postupů a kusovníků
spotřeba materiálu a hodin
nastavení kmenových dat sdílených referencí
spotřeba materiálu
neoceněný nakupovaný materiál v nákupních smlouvách
materiálové náklady
MM
datum plánované a skutečné dodávky
tržby
SD
chybějící verze platebních a dodacích podmínek
tržby
aktivace výzkumu a vývoje bez souvislosti s tržbami
přirážky výzkum a vývoj
předpoklad prodeje pouze hotových výrobků
přirážky výzkum a vývoj
FI + AM
odpis výzkumu a vývoje jen u hotových výrobků
přirážky výzkum a vývoj
CO
nepropojení účtů a nákladových středisek
náklady
zúčtování mezd v programu HELIOS IQ
mzdové náklady,
evidence odpracovaných hodin
hodinová sazba
PP
HR
Zdroj : vlastní zpracování
Slabá místa v nastavení SAP v Grupo Antolin Turnov lze na základě předchozího textu rozdělit následujícím způsobem -
SAP je od výrobce připraven na popsaný problém, ale není implementováno v Grupo Antolin,
-
SAP není od výrobce připraven na popsaný problém a je nutný individuální customizing,
-
SAP je připraven popsaný problém řešit, ale nelze toto řešení uplatnit globálně ve skupině Grupo Antolin.
První problém, kdy SAP řešení obsahuje již od výrobce, ale řešení nebylo implementováno ve skupině Grupo Antolin, je asi nejčastějším slabým místem. V některých případech by dokonce stačilo prosadit, aby se daný postup začal používat a pak jen minimální modifikace číselníků či formátů problém vyřeší. Toto se týká
- 67 -
-
zavedení alternativních pracovišť výroby do technologických postupů,
-
rozšíření číselníku dodacích a platebních podmínek.
Řešení následující skupiny slabých míst, kdy SAP defaultně nenabízí řešení popsaného problému, je technicky různě náročné. Zavedení jednoduché podmínky, kdy jedna akce musí proběhnout s jinou předepsanou, by bylo poměrně jednoduché a vyřešilo tato slabá místa -
podmínění aktivace vývoje prodejem vyvíjeného výrobku,
-
striktní propojení účtů účetní osnovy a nákladových středisek,
-
nemožnost uložit nové reference do nákupní smlouvy bez zadání ceny,
-
povolení data plánované a skutečné dodávky v rozmezí jednoho kalendářního měsíce.
Bohužel podobně jednoduchým způsobem nelze modifikovat
možnost
odlišného
nastavení kmenových dat u referencí, které jsou sdílené v několika závodech Grupo Antolin. V současné době je jedinou možností sepsání metodiky, která bude platná v celé skupině Grupo Antolin a která stanoví, jak takové reference nastavit, aby byly funkční ve všech dotčených závodech.
Pravděpodobně nejtěžší na realizaci je vyřešení třetí skupiny slabých míst, kdy SAP řešení nabízí, ale není možné toto řešení použít v celé skupině Grupo Antolin. Sem patří -
nemožnost zúčtování mezd v SAP,
-
předpoklad prodeje pouze hotových výrobků,
-
odpis výzkumu a vývoje pouze u hotových výrobků.
V případě zúčtování mezd jde především o časově náročné řešení v rámci modulu personalistiky, které ale není možné realizovat bez pomoci lokálních specialistů SAP v České republice. Zde je nezbytná změna přístupu centrály k odmítání externích pracovníků. Pokud by však funkční implementace pro zpracování mezd v Grupo Antolin
- 68 -
Turnov proběhla, bezpochyby by to následně ušetřilo mnoho času s účtování mzdového dokladu, vyřešil by se komplikovaný export platebního příkazu na mzdy a v neposlední řadě by byly přesně, bez možnosti omylu, identifikovány mzdové náklady.
Další dvě slabá místa vychází z chybných předpokladů španělských kolegů a byla by řešitelná bez externí pomoci. V současné době ale prodává pouze hotové výrobky většina z více než 50 závodů Grupo Antolin, problém se týká pouze tří závodů, ačkoliv s významným obratem v rámci skupiny. Je tedy zřejmé, že řešení nejsou prioritní.
Obecně je třeba eliminovat vliv lidského faktoru, který má svůj podíl na nepřesnostech ve všech modulech, především v účetnictví. Použití klíče pevného přiřazení účtů a nákladových středisek i pro modul účetnictví by zabránilo kreativnímu účtování a výrazně zmenšilo rozdíly ve výkazech. Podobně zavedení jednoduchého postupu řízení změny technologických postupů a kusovníků do standardního změnového řízení, které probíhá týdně v Grupo Antolin, by zabránilo jejich pozdní aktualizaci v SAP. Obě řešení nevyvolávají žádné náklady na realizaci. Postupy již fungují, pouze by se rozšířila oblast jejich působení. Podobně by bylo žádoucí přehodnotit vykazování hodin v SAP tak, aby stejní lidé, kteří jsou zainteresováni na odměňování dle odpracovaných hodin, neprováděli zadávání těchto hodin do systému. SAP je schopný zpracovávat data na velice přesné informace, způsob implementace a celkový přístup zaměstnanců k systému ale data značně zkresluje.
- 69 -
5. Zhodnocení vlivu navrhovaných řešení V předchozím textu navrhovaná řešení jsou v této kapitole aplikována na skutečném průměrném výkazu ziskovosti, který byl sestaven na bázi dvanácti měsíců, respektive jednoho kalendářního roku. Samotný výkaz je pro uvedení v této práci příliš rozsáhlý, proto jsou dále uvedeny pouze výsledné srovnávací tabulky za společnost a za vybrané skupiny výrobků v případě slabého místa u odpisu a vývoje, protože toto nelze identifikovat v souhrnném výkazu. Důvodem je, že tyto odpisy se zmíněnou chybou pouze chybně alokují do výrobků, jako celek jsou v pořádku.
Následující tab. 9 ukazuje porovnání výkazů ziskovosti dvou výrobků do stupně provozního hospodářského výsledku tak, jak je vygeneroval SAP. V tabulce je červeně vyznačena hodnota výzkumu a vývoje za mylného předpokladu prodeje pouze hotových výrobků a odpisu a vývoje pouze u hotových výrobků. Podle těchto výkazů je výrobek A ztrátový, výrobek B ziskový. Tab. 9 Porovnání ziskovosti dvou skupin výrobků – originál ( v tis.CZK ) VÝROBEK A
VÝROBEK B
ČISTÉ TRŽBY
45 945
12 599
PRODANÉ KUSY
51 995
58 771
SPOTŘEBA MATERIÁLU
32 987
7 413
PŘÍMÉ MZDY
3 768
1 416
NÁKLADY NA STROJE
5 778
2 619
PŘÍMÉ VÝROBNÍ NÁKLADY
9 546
4 035
NEPŘÍMÉ NÁKLADY VÝROBY
2 226
959
0
0
2 708
0
VŠEOBECNÉ NÁKLADY VÝROBY
47 467
12 407
PROVOZNÍ HOSPODÁŘSKÝ VÝSLEDEK
- 1 522
192
NÁSTROJE VÝZKUM A VÝVOJ
Zdroj : vlastní zpracování
- 70 -
V tab. 10 byly výkazy modifikovány s ohledem na fakt, že výrobek A je hotový výrobek, výrobek B polotovar a byl přepočítán odpis výzkumu a vývoje dle dříve popsané metodiky. Odpis u výrobku A se zmenšil o 2 142 tis.CZK, tj. je 79% ! Nulový odpis u výrobku B byl zkalkulován na 640 tis.CZK. (Pro upřesnění, zbývající část odpisu výzkumu a vývoje byla rozpočítána mezi další prodávané polotovary.)
Tab. 10 Porovnání ziskovosti dvou skupin výrobků – modifikováno ( v tis.CZK ) VÝROBEK A
VÝROBEK B
ČISTÉ TRŽBY
45 945
12 599
PRODANÉ KUSY
51 995
58 771
SPOTŘEBA MATERIÁLU
32 987
7 413
PŘÍMÉ MZDY
3 768
1 416
NÁKLADY NA STROJE
5 778
2 619
PŘÍMÉ VÝROBNÍ NÁKLADY
9 546
4 035
NEPŘÍMÉ NÁKLADY VÝROBY
2 226
959
0
0
566
640
45 325
13 047
620
-448
NÁSTROJE VÝZKUM A VÝVOJ VŠEOBECNÉ NÁKLADY VÝROBY PROVOZNÍ HOSPODÁŘSKÝ VÝSLEDEK Zdroj : vlastní zpracování
Z výše uvedených výkazu je zřejmé, že nepřesnosti mohou být veliké. Výrobek A, který byl dle původního výkazu na úrovni provozního hospodářského výsledku ztrátový, je nyní v zisku. Výrobek B, který byl původně ziskový, je dle modifikované analýzy ztrátový.
Výsledek souhrnné analýzy výkazů za společnost jako celek ukazuje tab. 11. Zde jsou uvedeny hodnoty výkazu z modulu finančního účetnictví, výkazu profitability generovaného v SAP a se zřetelem na slabá místa modifikovaného výkazu profitability. Čisté tržby a prodané kusy jsou očištěny o vliv nedostatečného číselníku
- 71 -
platebních a dodacích podmínek, kdy je veškerý prodej vyráběné produkce i materiálu v profitabilitě chybně přiřazen do čistých tržeb. S tím souvisí i přepočet spotřeby materiálu, kdy při prodeji materiálu nejde o spotřebu na prodávané výrobky, ale jiné provozní náklady na prodávaný materiál.
Tab. 11 Analýza zpřesnění výkazu ziskovosti
Zdroj : vlastní zpracování
Přímé mzdy byly očištěny od chyby v přiřazení nákladového střediska, která vznikla při ručním účtování rozsáhlého mzdového dokladu. Náklady na stroje nebylo možné přepočítat, v současné době lze jen konstatovat, kde vzniká chyba, její vyčíslení však není možné za pomocí běžných nástrojů, jako je MS Office Excel. Odchylka 0,1% však může být považována za akceptovatelnou.
Nepřímé náklady výroby zahrnují několik odchylek, které se různě složitým způsobem identifikují. Zde byly očištěny o vliv kreativního účtování, resp. chybného přiřazení střediska v maximálně možném rozsahu, zcela určitě ne vyčerpávajícím způsobem. K množství dat, které je nutné analyzovat v této skupině nákladů, opět nestačí běžné
- 72 -
softwarové vybavení. Dále byly přepočteny nepřímé mzdové náklady, které souvisely s chybou v přímých nákladech na mzdy. Odpis výzkumu a vývoje je modifikován o chybu v účtování, zde nutno zdůraznit že v hodnotě výzkum a vývoj ve výkazu FI je sporně zařazen odpis nehmotného majetku.
Náklady administrativy jako celku jsou díky dlouhodobému procesu zkvalitňování účetních operací bez rozdílu. Pokud v této skupině rozdíly vznikají, je ještě v rámci procesu měsíční závěrky možné, chyby opravit. Hodnota ostatní náklady je kumulací velkého množství nezařaditelných operací, které přímo nesouvisí s hlavní činností společnosti. Mimo jiné sem patří prodej materiálu, který se sem v případě profitability přesouvá z čistých tržeb a spotřeby materiálu.
Celkový přínos analýzy je zřejmý. Hodnota běžného hospodářského výsledku se zpřesnila o 5,4% a to pouze za použití nápravných opatření, která jsou proveditelná pomocí běžných nástrojů používaných průměrným uživatelem počítače. Schopný specialista na SAP by s příslušnými oprávněními jistě překonal výslednou diferenci výsledku 1,1%.
- 73 -
6. Závěr Práce se pokusila podat komplexní přehled o způsobu implementace a nastavení informačního systému SAP v Grupo Antolin ve vztahu k finálním analýzám profitability výrobku. Je naprosto evidentní, že velmi záleží na způsobu implementace informačního systému ve společnosti, přizpůsobení interním procesům, způsobu výroby a prodeje. Avšak ve velikém koncernu, jakým je Grupo Antolin, je obtížné přizpůsobit systém individuálním potřebám jednotlivých závodů, které prosazují modifikace v SAP, ačkoliv pro to mají pádné důvody kvůli rozdílnosti svých výrobních programů. Situaci nezjednodušuje ani fakt, že zodpovědný management koncernu rozhodl implementovat SAP ve všech závodech stejně, bez ohledu na místní předpisy a používat k tomu výhradně španělské kolegy. Grupo Antolin se tak připravuje o možnost využití SAP jako celku, o možnost využívat lokální customizing pro konkrétní země a celkově možnost získat ze SAP informace, kterým může management věřit. Vyloučením opakujících se chyb či přenastavením některých parametrů by se přitom vypovídací schopnost systému významně zlepšila. Přihlédneme-li k faktu, že každý závod platí 5 000 EUR za jednoho uživatele ročně, je otázkou, zda to jsou efektivně vynaložené peníze.
První část diplomové práce se zabývá společností SAP. Je představen její vznik a vývoj až do současné podoby, kdy nemá na trhu významného konkurenta. Tato část také popisuje vývoj informačního systému SAP od počátečního účetního programu až po komplexní informační systém pro rozličné druhy podniků. Ukazuje, jaké možnosti SAP nabízí a jaká různá řešení firmám nabízí. Jak je zřejmé z následujících kapitol, koncern Grupo Antolin vždy nevyužívá všechna nabízená řešení. Důvodem je, že řešení buď pro svůj výrobní program nepotřebuje nebo je nepružně nastavený přístup k implementaci neumožňuje využít.
V části druhé jsou popsány důvody výběru nového informačního systému a následně způsob implementace SAP v koncernu Grupo Antolin. Práce věnuje implementovaným modulům a důvodu pro jejich výběr. Dále přibližuje náhled nejvyššího managementu na oprávnění k přístupu do systému a možnosti úprav programových nastavení. Důležitou
- 74 -
součástí každé implementace je také ohled na dostupnost a bezpečnost systému, kterou tato kapitola neopomíjí. Závěrem je věnována pozornost nastavení politiky uživatelských účtů, včetně aktuální novinky přihlašování bez hesel, která je jedním z důkazů, jak nelogicky jsou některé změny implementovány.
Následující oddíl diplomové práce popisuje proces tvorby výkazu ziskovosti výrobku jako hlavního nástroje řízení. Ukazuje metodu alokace nákladů a výnosů v rámci procesu měsíční uzávěrky, výpočet základních tarifů na stroj a přímou pracovní sílu. V této části je již poukázáno na první slabá místa ve zpracování dat. Na závěr podává přehled o podobě standardního výkazu, jak jej zpracovává SAP.
Následující oddíl se již plně věnuje závislosti modulu pro zpracování profitability na ostatních modulech. Jsou zde analyzovány nejčastější problémy v nastavení parametrů vzhledem ke zpracování ziskovosti. Není zde opominut žádný ze souvisejících modulů, ať už jde o naprosto zásadní moduly výroby, logistiky, controllingu nebo zdánlivě méně důležitý modul pro majetek či personalistiku. Závěr této obsáhlé kapitoly obsahuje přehledné shrnutí slabých míst a návrhy možných řešení.
Kapitola týkající se zhodnocení navrhovaných řešení ukazuje jejich konkrétní přínosy v číslech, která přesvědčí svou významností. Uvedené výsledné analýzy jsou samozřejmě syntézou rozsáhlých souborů. Je však nutné podotknout, že všechny analýzy proběhly v MS Excelu na základě exportované báze dat ze SAP. Vyčíslené přínosy pro efektivnější nastavení systému by teoreticky mohly přesvědčit správce SAP v mateřské společnosti k implementaci navrhovaných řešení, která by za použití specializovaných IT nástrojů nemusela být vždy složitá. Zpřesnění výkazu profitability o 5,4% nemusí být konečné. Pokud přihlédneme k faktu, že Grupo Antolin Turnov zaplatí ročně za užívaní SAP 200 000 EUR, měl by být považován mateřskou společností za důležitého interního zákazníka. Navíc není pochyb, že podobné částky mají ve svých nákladech i ostatní závody Grupo Antolin a vyjma těch španělských, budou mít podobné problémy s universální implementací SAP jako mají české závody.
- 75 -
Literatura a zdroje KNIHY [1]
BASEL, J., BLAŽÍČEK, R. Podnikové informační systémy. 2. vyd. Praha: Grada, 2007. 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5.
[2]
BAUER, E., SIEBERT, J. New General Ledger in SAP ERP Financial. Bonn: Galileo Press, 2008. 360 s. ISBN 978-1-59229-107-6.
[3]
FIŠEROVÁ, E., FIŠER, J. Soubor souvztažností k podvojnému účetnictví. 2. vyd. Praha: REFIS, 2002. 352 s. ISBN 80-901649-9-4.
[4]
GÁLA, L., POUR, J. a TOMAN, P. Podniková informatika. 1.vyd. Praha: Grada, 2005. 484 s. ISBN 80-247-1278-4.
[5]
INTERNATIONAL GROUP OF CONTROLLING. Slovník controllingu. 1.vyd. Praha: Management Press , 2003. 395 s. ISBN: 80-7261-085-6.
[6]
Interní dokumentace Grupo Antolin
[7]
KORKMAZ, A. Financial Reporting with SAP. Bonn: Galileo Press, 2008. 239 s. ISBN 978-1-59229-179-3.
[8]
KRÁL, B., aj. Manažerské účetnictví. Dotisk 2. rozšířené vyd. Praha: Management Press, 2008. 624 s. ISBN 978-80-7261-141-6.
[9]
MAASEN, A., aj. SAP R/3 Kompletní průvodce. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2007. 733 s. ISBN 978-80-251-1750-7.
[10] MURRAY, M. Understanding the SAP Logistic Information System. Bonn: Galileo Press, 2007. 320 s. ISBN 1-59229-108-3. [11] PATEL, M. Discover SAP ERP Financials. Bonn: Galileo Press, 2008. 422 s. ISBN 978-1-59229-184-7. [12] SCHEER, A.-W. ARIS – od podnikových procesů k aplikačním systémům. 1. vyd. Brno: Comsoft, 1999. 185 s. ISBN 80-238-4719-8. [13] SISFONTES-MONGE, M. Controlling-Profitability Analysis (CO-PA) with SAP. Bonn: Galileo Press, 2008. 390 s. ISBN 978-1-59229-137-3. [14] SIXTA, J., MAČÁT V. Logistika – teorie a praxe. 1. vyd. Brno: CP Books, 2005. 286 s. ISBN 80-251-0573-3.
- 76 -
[15] TVRDÍKOVÁ, M. Aplikace moderních informačních technologií v řízení firmy. 1. vyd. Praha: Grada 2008. 176 s. ISBN 978-80-247-2728-8. [16] VRÁNA, I., RICHTA K. Zásady a postupy zavádění podnikových informačních systémů. 1. vyd. Praha: Grada 2004. 188 s. ISBN 80-247-1103-6.
ODBORNÉ ČLÁNKY [17] FIALA, P. Integrace podniků do dodavatelských řetězců. Automa: odborný časopis pro automatizační techniku [online]. Praha: 2001, roč. 2001, č. 9.. [cit. 21. 3. 2009]. Dostupné
z
WWW:
<
http://www.odbornecasopisy.cz/index.php?id_document=33672 >. ISSN 1210-9592. [18] KELCH, J. Centralizovat decentralizované ?. Computerworld :Deník pro IT profesionály [online].Praha: 2000, č.33.. [cit. 21.3.2009]. Dostupné z WWW:
SBORNÍKY, STUDIE A KOLEKTIVNÍ DÍLA [19] BASL, J., POUR, J. Přístupy k inovacím podnikových informačních systémů. Centrum ekonomických studií VŠEM [online]. 2006. [cit. 21.3.2009]. Dostupné z WWW:
seminare/gf_BaslBrno.pdf >
OFICIÁLNÍ INFORMACE [20] SAP Česká republika [online]. Dostupné z [21] SAP Business Software Solutions Applications and Services [online]. Dostupné z [22] IDS SCHEER Česká republika [online]. Dostupné z [23] ČD TELEMATIKA a.s. [online]. Dostupné z
- 77 -
