Samenwerking tussen organisaties in de bouwprocesketen Herziene versie

Samenwerking tussen organisaties in de bouwprocesketen Herziene versie

BouwBeter wordt gecoördineerd door

Samenwerking tussen organisaties in de bouwprocesketen Samenwerken doen alle bedrijven in de bouwprocesketen. Veelal op basis van een éénmalige inkooprelatie in de vorm van een contract. De laagste prijs is dan mee-stal het belangrijkste onderdeel van dit contract. Maar het kan ook anders. Duurzame samenwerking over meerdere projecten heen is daarbij een weg. Dat stelt eisen aan de betrokken organisatie en biedt ook kansen. Dit themablad is de weerslag van een bijeenkomst die BouwBeter heeft georganiseerd over duurzame samenwerking in de bouwprocesketen.

BouwBeter: Inspiratie voor vernieuwend ondernemen BouwBeter is hét innovatienetwerk waarin enthousiaste ondernemers uit de gehele bouwprocesketen met elkaar werken aan vernieuwing, innovatie en de tevredenheid van hun klanten. SBR coördineert dit project en stelt de resultaten beschikbaar aan de sector. De deelnemers van BouwBeter vormen de voorhoede van marktgericht ondernemen in de keten. BouwBeter wil de traditionele aanpak in de bouwketen doorbreken en biedt inspiratie voor vernieuwend ondernemen. Kenmerkend daarbij is de diversiteit aan doelgroepen uit de bouwprocesketen die met elkaar het gesprek aangaan. De leden van BouwBeter bepalen zelf hun thema’s van vernieuwing, gaan hierover intensief en gestructureerd met elkaar in gesprek en leren van elkaar bij het effectief in praktijk te brengen hiervan. Daarnaast treedt BouwBeter actief naar buiten met spraakmakende opinies, om ook anderen te stimuleren en motiveren bij hun vernieuwingsactiviteiten. www.BouwBeter.nl

Thema

Themamiddag ‘Samenwerking in de bouwprocesketen’ succesvol

Samenwerking kansrijk in de bouw Samenwerking tussen bouwbedrijven, opdrachtgevers en andere partners biedt kansen die beter kunnen worden benut. Langetermijnrelaties kunnen faalkosten verminderen, rendementen verhogen en de kwaliteit van bouwwerken verbeteren, maar bedrijven staan nog niet te springen om

Samenwerking bouwprocesketen thema in het kader van BouwBeter

inkooprelaties massaal in te ruilen voor samenwerkingsrelaties.

In één van de werkgroepen van BouwBeter is duurzame samenwerking het thema. Daarbij worden de

Samenwerking biedt waardevolle kansen, luidde de una-

succes- en faalfactoren bij samenwerking onder de

nieme conclusie tijdens de themamiddag Samenwerking

loep genomen. Van belang is dat zowel in de bouw

in de bouwprocesketen op 30 januari in Baarn. Tijdens de

als bij andere sectoren wordt gekeken. Dit themablad

drukbezochte bijeenkomst die werd georganiseerd door

is een resultaat met betrekking tot dit thema.

BouwBeter in het Bomencentrum in Baarn waren alle deel-

Voor nadere informatie over werkzaamheden op

nemers het eens over de kansen van samenwerking, maar

het gebied van samenwerking kunt u terecht bij de

evenzeer over het feit dat er nog barrières zijn die accepta-

projectmanagers van BouwBeter, (SBR),

tie door meer bedrijven in de sector in de weg staan.

telefoon 010 - 206 59 59.

Drie sprekers betoogden op overtuigende wijze dat de traditionele inkooprelatie tussen opdrachtgevers en bouwbedrijven, en gespecialiseerde bouwbedrijven onderling in veel gevallen niet de ideale samenwerkingsvorm is. Een langdurige samenwerkingsrelatie op basis van (meer) gelijkwaardigheid is te verkiezen, hoewel deze de nodige aanpassingen vergt, zowel qua technologie, procesaanpak als bedrijfscultuur. Edwin Kaats, adviseur van Twynstra Gudde, gaf kleur aan de discussie door het onderwerp samenwerking vanuit de theorie op toegankelijke wijze toe te lichten. Jack Vromans, directeur van de BVR Groep bewees met een presentatie van Inno Concept Bouwen dat innovatief samenwerken nu al in de praktijk gebracht kan worden. Gea Smid, Senior Legal Counsel van offshorebedrijf Allseas, liet zien hoe samenwerking in een geheel andere sector al bittere noodzaak is geworden. In vier workshops discussieerden de aanwezige architecten, aannemers, installateurs, consultants en andere professionals over alle voordelen, nadelen en barrières van samenwerking. Discussies die gekenmerkt werden door overeenstemming over de noodzaak van meer samenwerking en de nuchtere constatering dat er nog een lange weg is te gaan.

3

De visie >

De visie van Edwin Kaats

‘Je moet alleen bewust samenwerken’ Samenwerking is een trend, maar dat wil volgens adviseur Edwin Kaats van Twynstra Gudde niet zeggen dat het altijd en overal de oplossing is voor je problemen. Het is een effectief instrument, maar je moet het slechts inzetten als je zeker weet dat je er een doel mee kunt bereiken. En hoewel het effectief is, is het zeker geen perpetuum mobile; samenwerking vergt veel (bestuurlijke) energie zegt Kaats: “Meer dan vijftig procent van alle allianties mislukt!” Er zijn goede aanleidingen om samen te werken met andere partijen. Veelgenoemde strategische redenen zijn het beperken van faalkosten en kwaliteitsverbetering. Kaats benadrukt dat samenwerking meer, niet te onderschatten voordelen heeft: “Samenwerking biedt voor deelnemers een interessante werkomgeving. Jonge mensen vinden het leuk om actief samen te werken met collega’s en voor bestuurders biedt samenwerking de kans om van de grond af te ondernemen.” De belangrijkste succesfactor voor samenwerkingsrelaties

Leestip

is aandacht, stelt Kaats. Effectieve relaties groeien nu eenmaal niet vanzelf, ze vergen tijd en energie van alle betrokkenen. Een samenwerkingsrelatie managen is volgens hem misschien nog wel moeilijker dan het managen van je eigen

Organiseren tussen organisaties

organisatie omdat partners elkaar niet kunnen besturen, hooguit beïnvloeden. Dat beïnvloeden van partners vergt

Bijna geen enkele organisatie zit op een eiland.

subtiel mensenwerk, en veel energie, aldus Kaats: “Samen-

In deze tijd is dat vrijwel onmogelijk. Je hebt elkaar

werking loopt op menselijke energie, maar is bepaald niet

nodig, wil je nog wat betekenen. Maar hoe kun je

energiezuinig.”

gezamenlijk als groep, in een keten, met partners,

Een belangrijke sleutel tot succesvolle samenwerking is het

in een netwerk, in een alliantie, beter de individuele

loslaten van je eigen belangen. Je moet volgens Kaats be-

én gezamenlijke doelen bereiken dan ieder voor

reid zijn om collectieve belangen en/of de belangen van

zich? Dit boek van Edwin Kaats

een ander minstens even serieus te nemen als die van je-

en twee co-auteurs van

zelf. En dat loslaten vereist een groot vertrouwen in de

Twynstra Gudde bevat

ander; het vertrouwen dat de ander jouw belangen ook

praktische handvatten

serieus neemt. Kaats: “Je hoeft elkaar natuurlijk niet vanaf

voor het succesvol initiëren

dag één te vertrouwen. Maar als iedereen ermee begint

en onderhouden van

om zich betrouwbaar te gedragen, dan volgt het vertrou-

samenwerkingsrelaties.

wen vanzelf.”

Bestellen kan via Edwin Kaats, email: [email protected]

4

De opdrachtgever >

Naam: Jan Kammeyer > Bedrijf: Futura

“Een paar enthousiaste medewerkers kunnen wonderen doen” Ook opdrachtgevers hebben een taak om samenwerking

rekening kunt houden, zoals het hanteren van een open

te bevorderen, vindt Jan Kammeyer. Hij weet waarover

begroting, rekening houden met elkaars belangen, tijdig

hij spreekt: Kammeyer is directeur van Futura Wonen, een

starten met de voorbereidingen en het benoemen van

samenwerkingsverband van zes zelfstandige Brabantse

risico’s en het ‘prijzen’ van die risico’s.

woningcorporaties. Kammeyer merkt dat zijn corporaties

Kammeyer is gematigd optimistisch over de bereidheid van

steeds vaker samenwerken. Met elkaar, en met bedrijven

opdrachtgevers om samen te werken met andere partijen.

in de bouwsector; in de eerste plaats om de kwaliteit van

“Het is zeker een zaak van lange adem, maar ik zie wel

eindproducten te optimaliseren. Dat dit gebeurt is volgens

degelijk positieve ontwikkelingen. Zo merk ik bij renovatie

Kammeyer meestal geen beleid, het gebeurt niet zelden

dat corporaties steeds meer belang hechten aan kwaliteit

omdat individuele medewerkers het bevorderen: “Een

en daarom beter samenwerken met aannemers en anders-

paar enthousiaste medewerkers kunnen wonderen doen.

om.” Meer en intensievere samenwerking vereist dat ieder-

Het zijn niet zelden vertegenwoordigers van een nieuwe

een zich transparanter opstelt, Kammeyer: “We richten ons

generatie die openheid, kwaliteit en resultaatgerichtheid

teveel op dingen die er niet toe doen. We moeten meer,

hoog in het vaandel hebben en graag samenwerken, en

zoals de Engelsen zeggen: agree to disagree. Praten over

dan gaat het bijna vanzelf.”

dat wat ertoe doet, en geen tijd en energie verspillen aan

Het gaat ‘bijna’ vanzelf, maar niet helemaal. Er zijn volgens

dingen die er niet of minder toe doen.”

Kammeyer enkele succesfactoren waarmee je maar beter

Project Panhof. Foto: Frank Trommelen.

5

De visie >

De visie van Jack Vromans

‘Samenwerking is vaak georganiseerde chaos’ De manier waarop bouwbedrijven en andere partners in

belangrijke sleutel is tot meer succes in de sector. “De hui-

bouwprojecten samenwerken is volgens directeur Jack Vro-

dige aanpak is niet vol te houden, al was het maar omdat

mans van de BVR Groep vaak een ‘georganiseerde chaos’.

de faalkosten niet zelden tien tot vijftien procent bedra-

Kennis wordt niet centraal gedeeld en er is geen duide-

gen.” Het roer moet om, vindt Vromans. Met een vast aan-

lijke leiding; met tegenvallende bouwkwaliteit en hoge

tal partners enkele jaren constructief samenwerken in een

faalkosten als gevolg. Dat moet anders, en dat kan anders,

‘bouwteam’ is niet altijd makkelijk, erkent Vromans. “Het

vindt Vromans. Over de manier waarop bedrijven binnen

vergt veel inzet en vertrouwen. Mensen moeten leren om

en buiten de sector kunnen samenwerken, wordt al lang

open en transparant te opereren, en dat is wel eens wen-

gesproken, maar de BVR Groep brengt het al in de praktijk.

nen in een omgeving waarin de cultuur vrij gesloten is.”

Het Roosendaalse bedrijf (320 medewerkers, ruim 120 mil-

Maar het werkt, ervaart Vromans, en dat zou voor meer

joen euro omzet) ontwikkelde met Inno Concept Bouwen

bedrijven reden moeten zijn om hun huidige manier van

een samenwerkingsmethode die zijn nut inmiddels heeft

samenwerken te herzien.

bewezen. De BVR Groep, een ontwikkelende bouwer die vooral actief is in Zuid-West-Nederland, liep volgens Vromans altijd al voorop met IT-toepassingen. Zo was het bedrijf één van de eerste aannemers die AutoCAD en 3-D All Plan gebruikte. De technologisch innovatieve houding van het bedrijf en

Leestip

de overtuiging dat er intensievere en langduriger samenwerking zou moeten zijn tussen bouwpartners leidde begin 2007 tot de presentatie van Inno Concept Bouwen. Het concept heeft twee gezichten. Aan de ene kant is het een vooruitstrevend ICT-platform waarmee online informatie

Bouwen is teamwork!

uitgewisseld kan worden. In de praktijk betekent dit dat alle informatie over een project, en met name de tekeningen,

De publicatie Bouwen is teamwork! maakt duidelijk

centraal en online wordt bijgehouden. Het eindresultaat

wat samenwerking oplevert: soepel verlopende pro-

van een eerste fase is geen stapel tekeningen van bijvoor-

jecten, tijd- en dus geldwinst en meer werkplezier.

beeld tien verschillende partners, maar één 3D-tekening

Tegelijk worden allerlei misverstanden over samen-

waaraan alle partners hebben bijgedragen. Aan de andere

werking uit de weg geruimd.

kant is Inno Concept Bouwen een filosofie over samenwer-

Verder komen vernieuwers uit de

ken. Vromans: “Het uitgangspunt van veel bouwbedrijven

bouw aan het woord over hun

is nu louter financieel: zo weinig mogelijk uitgeven, zo veel

praktijkervaringen. Zij vertellen

mogelijk verdienen. Ons concept gaat echter uit van kwali-

over de voordelen, de succes-

teit, creativiteit en partnership. Het is onze overtuiging én

factoren, de valkuilen en de

onze ervaring dat door samen te werken en je te richten

leermomenten van nieuwe

op kwaliteit en creativiteit de revenuen vanzelf volgen. We

vormen van samenwerking.

hebben zoveel vertrouwen in het concept dat we zelfs vijf

De publicatie is gratis te

jaar garantie geven op projecten.”

downloaden en als pocket

Vromans twijfelt er niet aan dat meer samenwerking een

te bestellen via www.regieraadbouw.nl.

6

De aannemer >

Naam: Rob Compaan > Bedrijf: Mulder Obdam

“Intelligente processen besparen veel tijd en geld” Er is volgens directeur Rob Compaan van Mulder Obdam,

Samenwerken zit helaas niet in de bedrijfscultuur van de

een middelgrote ontwikkelende bouwer in Noord-Holland,

bouw, merkt Compaan. Wat niet wil zeggen dat mensen er

onnodig veel onbegrip tussen de verschillende ambachten

niet open voor staan; ze zijn het gewoon niet gewend. Re-

in de sector. Iedereen werkt langs elkaar heen. Niet bij Mul-

cent sprak Compaan een loodgieter die met leegloop van

der Obdam: de medewerkers praten steeds vaker in een

zijn personeel te maken had tijdens een project. Toen Com-

vroeg stadium met installateurs, architecten, constructeurs

paan suggereerde om samenwerking te zoeken met een

en andere partijen over een project. Compaan: “Zonder

andere onderaannemer op het project kwam de man direct

uitzondering is iedereen altijd erg enthousiast over elkaars

op het idee om dat te doen met het CV-installatiebedrijf

inbreng.” Naast enthousiasme levert de samenwerking tus-

omdat de werkzaamheden voor het personeel sterke over-

sen Mulder Obdam en andere marktpartijen ook praktische

eenkomsten hebben. Mulder Obdam probeert duidelijk

voordelen op. Compaan noemt tijdsbesparing één van de

en transparant te opereren in samenwerkingsverbanden,

meest in het oog springende voordelen. Deze tijdsbespa-

waarbij ‘uitknijpen’ tot het verleden behoort. Daar staat

ring is vooral te danken aan het kritisch beoordelen en aan-

tegenover dat Mulder Obdam wel verwacht dat toeleve-

passen van bedrijfsprocessen, binnen en buiten het bedrijf.

ranciers marktconforme prijzen rekenen. En dat mag vol-

De traditionele volgorde waarin tekeningen worden uitge-

gens Compaan geen probleem zijn aangezien alle partijen

wisseld, is bijvoorbeeld zelden de logische volgorde. Com-

uiteindelijk winst boeken dankzij de samenwerking –

paan: “Intelligente processen besparen veel tijd en geld.”

letterlijk en figuurlijk.

Foto: Mulder Obdam.

7

De visie >

De visie van Gea Smid

‘No guts, no glory; Opdrachtgevers die offshoreprojecten aanbesteden stel-

ken zijn, maar in staat om onafhankelijk te opereren.”

len zeer hoge eisen bij de oplevering van producten. “Sa-

Smid noemt een aantal factoren die een samenwerkingspro-

menwerking tussen alle betrokken bedrijven is daarom een

ces beïnvloeden. Het gebruik van redelijke contractsvoor-

must,” betoogt jurist Gea Smid van offshorebedrijf Allseas.

waarden en een passende contractsvorm zijn essentieel.

Wat kunnen bouwbedrijven qua samenwerking leren van

Een goed contract is volgens Smid in elk geval dienstbaar

offshorebedrijven?

aan de samenwerking, kent een heldere risicoverdeling, benoemt en bewaakt de kritische succesfactoren, en is

Allseas, opgericht in 1985 door Edward Heerema, is uitge-

duidelijk in prijs- en productomschrijving. Gebrek aan

groeid tot een toonaangevend offshorebedrijf dat is ge-

kennis van het project én gebrek aan inzicht in het (samen-

specialiseerd in het installeren van olie- en gaspijpleidin-

werkings) proces zijn volgens Smid bekende faalfactoren.

gen op zee. Het aanleggen van deze leidingen is logistiek

Smid heeft een eenvoudig advies aan de bouwsector voor

en technologisch hoogstaand werk. Er wordt bijvoorbeeld

zover het samenwerking betreft; samenwerken is volgens

vaak op grote dieptes gewerkt en de constructies zijn

haar in de eerste plaats een kwestie van doen: ‘No guts, no

complex. Om aan alle eisen te kunnen voldoen beschikt

glory’.

Allseas over gespecialiseerd personeel en geavanceerde schepen, waaronder het grootste pijplegschip ter wereld. Bij elk project staat veiligheid voorop, evenals kwaliteit en een effectieve planning. Maar zeker zo belangrijk is de mate waarin Allseas erin slaagt met alle betrokken partijen effectief samen te werken, aldus Senior Legal Counsel Gea Smid. Bij elk project, per definitie omvangrijk en kostbaar, heeft Allseas te maken met tal van partijen. Allseas krijgt niet alleen te maken met opdrachtgevers, maar ook met verschillende gespecialiseerde subcontractors zoals duiken baggerbedrijven, en met andere organisaties in verband met externe factoren zoals noodzakelijke vergunningen en kwaliteitseisen. Bij de ontwikkeling van vernieuwend materieel en nieuwe technieken wordt bijvoorbeeld samenwerking gezocht met toekomstig betrokken marktpartijen. Een project is succesvol volgens Gea Smid als alle partijen erin slagen constructief met elkaar samen te werken. Dat vereist volgens Smid in de eerste plaats vertrouwen. Smid: “Een contract is mooi, maar dat garandeert niet dat problemen moeiteloos worden opgelost. Samenwerken is mensenwerk en alle mensen moeten in een zo vroeg mogelijk stadium op één lijn zien te komen. Spreken we dezelfde taal? Wat zijn onze wensen, wat zijn jullie wensen? Hoe werken jullie, hoe werken wij?” Volgens Smid is het niet nodig dat alle partijen continu hand-in-hand samenwerken: “Samenwerkingspartners moeten betrok8

De toeleverancier >

Naam: Jan-Maarten Elias > Bedrijf: VBI

‘Wij zoeken partners met drive’ De meeste toeleveranciers komen elkaar hooguit tegen

op, aantrekkelijke rendementen en uitdagend werk voor

op de bouwplaats, maar de mensen van VBI, specialist in

(schaars) personeel. Maar Elias benadrukt dat de menselijke

geprefabriceerde betonproducten, zitten al in een vroeg

factor een cruciale rol speelt. “Je kunt samenwerking niet

stadium van het bouwproces met hun relaties aan tafel. VBI

afdwingen. Wij zoeken enthousiaste partners die de drive

ontwikkelt vloer- en wandsystemen waarin ruimtes voor

hebben om er iets van te maken. Onze beste concepten zijn

installaties zoals elektra-, ventilatie- en klimaatsystemen

niet ‘ontwikkeld’, maar zijn ontstaan omdat twee mensen

van andere toeleveranciers al zijn aangebracht. VBI werkt

spontaan met elkaar van gedachten wisselden.”

verder intensief samen met grote bouwers als BAM en

Je hebt geen keuze, vindt Elias, je moet volgens hem wel

Heijmans, maar ook met een bedrijf als Nijhuis Bouw waar-

samenwerken. De markt vraagt om nieuwe oplossingen en

bij via intensieve (digitale en persoonlijke) kennisuitwisse-

de enige manier om die oplossingen te kunnen bieden is

ling afstemming plaatsvindt over producten en processen.

door in te spelen op de wensen en belangen van alle be-

Technologische vooruitgang is volgens Jan-Maarten Elias,

trokken partijen. Elias: “Aannemers willen efficiënter wer-

productmanager FlexCasco en deelnemer aan BouwBeter,

ken, de overheid wil dat we klimaatvriendelijker bouwen,

een goede reden om samen te werken binnen de bouw-

consumenten willen betaalbaar wonen: dat lukt alleen als

kolom. Het levert kwalitatief hoogwaardige producten

we samenwerken.”

Foto: VBI.

9

De samenwerking >

Openheid stuikelblok bij samenwerking

‘Deel je belangen, maar dan echt Het Amersfoortse bureau Motion Consult is onder andere

Aannemers, constructeurs, architecten, toeleveranciers en

gespecialiseerd in het begeleiden van projectteams in de

andere mensen die open kaart spelen, luisteren en goede

bouw. Soms komen Ronald Jansen en zijn collega’s helpen

afspraken maken kunnen het succes van een bouwproces

bij de start van een bouwproces, soms in een later stadium

aanzienlijk vergroten, is de ervaring van Jansen. “In het

– als het proces is vastgelopen. Wie er ook aan het proces

ideale geval vertegenwoordigt iemand zijn bedrijf in het

deelnemen, wat het doel van het team ook is; het succes

team, en vertegenwoordigt hij het team binnen zijn be-

van de samenwerking is volgens Jansen in hoge mate af-

drijf.”

hankelijk van de mate waarin deelnemers zich aan de volgende drie spelregels houden. Open kaart spelen

Leestip

Samenwerken lukt alleen als alle deelnemers aan een team open kaart spelen. Iedereen moet volgens Jansen zijn verborgen agenda blootleggen. Creëer een klimaat waarin iedereen bereid is dat te doen. Dat kan door het project goed te starten met een goede Project Startup: “Hierbij moet je bereid zijn je belangen te delen, maar dan écht.” Pas als iedereen zijn kaarten op tafel heeft gelegd, ontstaat een cultuur waarin constructief samengewerkt kan worden. Luisteren Je kunt nog zoveel vergaderen, als niemand naar elkaar luistert, heeft het allemaal geen zin. Jansen moet gespreksdeelnemers vaak stimuleren om de eigen belangen even te vergeten en zich open te stellen voor het verhaal (en de belangen) van een ander. Afspraken maken Samenwerken in een bouwteam is geen vrijblijvende bezigheid. Alle afspraken moeten SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) worden vastgelegd. Afspraken zijn onmisbaar, maar nog geen garantie voor succes. Jansen: “Mensen moeten ook bereid zijn elkaar op die afspraken aan te spreken. Voor je het weet verwateren de afspraken en neemt niemand elkaar meer serieus.” De consultants van Motion Consult zorgen ervoor dat er goede afspraken worden gemaakt, ze monitoren of iedereen de afspraken serieus neemt en toetsen de afspraken aan de praktijk.

10

Projectpartnering in de bouw Een kennismaking De bouw zoekt naar andere wijzen van dienstverlening aan klanten en opdrachtgevers. U krijgt steeds vaker te maken met nieuwe vormen van samenwerking. Tussen partijen in de bouwkolom en tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Hoe gaat u hier mee om? De publicatie ‘Projectpartnering, een kennismaking’ biedt u de oplossing. U krijgt hiermee inzicht in het concept ‘partnering’. Het boekje gaat met behulp van voorbeelden in op de voordelen van projectpartnering, toepassingsgebieden en randvoorwaarden. Deze publicatie is te bestellen via www.sbr.nl

Projectpartnering in de bouw Een praktische handleiding e in d

ng

neri

art

g

idin

uw

bo

‘Projectpartnering in de bouw, een kennismaking’ geeft inzicht in het concept ‘partnering’. Als uw interesse is gewekt, is de uitgave ‘Projectpartnering in de bouw, een praktische handleiding’ een goed vervolg. Deze brochure gaat dieper in op de uitvoering van projectpartnering. Een stappenplan helpt u op weg in de aanpak, vragenlijsten bieden u inzicht in de status van uw eigen organisatie en een case inspireert u om aan de slag te gaan. De publicaties Projectpartnering in de bouw zijn ook als set verkrijgbaar. Deze publicatie is te bestellen via www.sbr.nl tp jec

Pro Een

he

tisc

prak

le hand

Tips & trucs >

Tips & trucs voor duurzame samenwerking De succes- en faalfactoren van duurzame samenwerking zijn bekend, maar in de praktijk lukt het lang niet altijd om samenwerking in de bouwprocesketen te

De werkgroep Duurzame samenwerking heeft onderzoek gedaan in bedrijven die succesvol en duurzaam samenwer-

realiseren. De werkgroep Duurzame samenwerking

ken. Volgens deze ondernemingen vormen vertrouwen tussen partners en een ‘persoonlijk klik’ essentiële ingre-

van BouwBeter ging op zoek naar een oplossing.

diënten voor succesvolle samenwerking. Daarnaast blijken ook technische en organisatorische maatregelen, zoals het werken met één systeem (Bouw Informatie Model), het fysiek delen van de werkplek en het uitwisselen van kennis van groot belang. In het overzicht op de volgende pagina’s staan tips en trucs op een zowel praktisch als abstract niveau beschreven om duurzame samenwerking te doen slagen. De lijst is niet uitputtend, maar het betreft wel punten die de deelnemers in de werkgroep van belang vinden. De tips en trucs zijn zo geordend dat ze makkelijker in de praktijk kunnen worden gebracht. De ordening heeft plaatsgevonden aan de hand van de volgende criteria: Mens- en teamkant: deze tips en trucs betreffen gedragsaspecten Samenwerkingsproces: deze tips en trucs betreffen stappen om tot duurzame samenwerking te komen Inhoud / business case: deze tips en trucs betreffen redenen om duurzame samenwerking aan te gaan

11

Tips & trucs >

Tips & trucs voor de mens- en teamkant

1

Kies voor een open en zakelijke houding • Zorg voor gedragsregels voor alle onderlinge

5

contacten.

Zorg voor gelijkwaardigheid, erken elkaars vakmanschap • Stel voorafgaand aan een project vast welke

• Deel alle informatie en kennis met elkaar.

mensen (met welk mandaat en bevoegdheid) in

• Ga het gesprek aan over geld: wat ben je bereid

het samenwerkingsverband zitten. Zorg ervoor

te investeren, hoeveel wil je eruit halen? Door

dat de beslissingsbevoegdheid van deelnemers

deze vraag te stellen ga je op zoek naar het

gelijk van aard is.

bedrijfsmatige (als er namelijk geen geld mee

• Zorg ervoor dat mensen een evenredige (in ver-

verdiend kan worden, zullen deelnemers vroeg

houding tot de opbrengsten en risico’s) inbreng

of laat afhaken).

hebben. • Laat deelnemers presentaties geven over hun

2

Zoek naar gemeenschappelijk belangen

bedrijf, kennis en ervaringen.

• Bespreek in een startsessie de belangen en be-

• Organiseer een kennismakingstournee langs de

hoeftes van elke samenwerkingspartner door

deelnemers aan het samenwerkingsverband.

deze te delen. Voer vervolgens het gesprek met elkaar over de gemeenschappelijke belangen en de verschillende of strijdige belangen. For-

6

muleer met elkaar hoe er wordt omgegaan met

Afspraak = afspraak • Spreek elkaar aan op fouten en complimenteer elkaar met positieve resultaten.

strijdige belangen (maak gedragsafspraken).

• Zorg voor time-outs en organiseer tussentijdse

• Betrek leidinggevenden van participerende

evaluaties waarin stil wordt gestaan bij wat er

samenwerkingspartners.

bereikt is (vier mijlpalen) en evalueer dan ook het proces.

3

Kies voor vertrouwen • Zodra de indruk ontstaat dat het vertrouwen afneemt, moet je dit bespreken. • Een open en kwetsbare opstelling is belangrijk om vertrouwen te scheppen en te behouden.

7

Zorg voor een passende werkvorm • Kies werkvormen waarbij mensen allemaal actief betrokken worden zodat mensen het leuk blijven vinden. • Maak gedragsregels zichtbaar binnen het

4

Zorg dat je elkaar leert kennen • Kom regelmatig samen. • Ontmoet elkaar ook aan het eind van de dag in een andere omgeving. • Werk samen op één plek en organiseer eens ‘pressure cooker sessies’ waarin echt gewerkt wordt, in plaats van louter te praten. • Organiseer teambuildingsessies. • Kies voor diversiteit in karakters, respecteer elkaars competenties en sta onbevooroordeeld ten opzichte van elkaar.

12

team.

Tips & trucs >

Tips & trucs voor het samenwerkingsproces

1

Zorg voor een goede start van het project • Organiseer een kick off met alle deelnemers in het project.

2

Stem processen op elkaar af • Zorg voor duidelijke en transparante processen en procedures door het opstellen van een plan van aanpak waarin is vastgelegd wie welke verantwoordelijkheden heeft, wanneer activiteiten gereed zullen zijn en hoe de onderlinge samenhang van activiteiten is.

3

Maak afspraken over de wijze van communiceren • Treed naar buiten gezamenlijk op, spreek als samenwerkingsverband met één mond richting andere partijen.

4

Zorg voor een goede samenwerkingsovereenkomst • Stel met de deelnemers een intentieverklaring tot samenwerking op in de vorm van één A4. Laat de deelnemers beschrijven en ondertekenen welke uitgangspunten en verplichtingen een partij heeft in de samenwerking, dat kan de vorm krijgen van een lijstje van functionele specificaties. Zorg voor een duidelijke afgrenzing van werkzaamheden die onder de samenwerking vallen. • Spreek van tevoren af dat tijdens de verschillende fasen van het proces dezelfde partijen en personen betrokken zijn opdat er sprake is van een stabiele teamsamenstelling.

13

Tips & trucs >

Tips & trucs voor inhoud / business case

1

Selecteer geschikte partijen • Maak een selectie op basis van kennis, kwaliteit en prijs. Welke partij biedt de meeste toegevoegde waarde, welke partij kan een groot aandeel in de oplossing hebben en welke partijen kunnen en willen duurzaam samenwerken? Neem ervaringen met opdrachtgevers, (onder) aannemers, leveranciers en adviseurs mee naar volgende projecten. • Betrek alle relevante belanghebbende partijen in de bouwprocesketen.

2

Creëer een win-win-situatie • Deel kansen en risico’s. • Is er sprake van een zogeheten ‘incentive split’, verdeel de winst (in bijvoorbeeld kennis, geld, PR, vervolgopdrachten) dan met de samenwerkende partijen. • Maak voordelen en einddoelen van en voor verschillende samenwerkende partijen zichtbaar.

3

Samenstelling Werkgroep duurzame samenwerking de heer K. Arts Wiegerinck Architecten de heer G.T. Bakker Infra Consult + Engineering, Ballast Nedam

Zorg voor toegevoegde waarde voor de opdrachtgever en eindgebruiker • Zorg voor toegevoegde waarde (in bijvoorbeeld kwaliteit, klantgerichtheid en bouwtijd) in het totale proces (direct in dit project en/of toekomstige projecten).

de heer R.P. van den Bergh ERA Bouw BV de heer J.M. Elias (VZ WG) VBI Ontwikkeling BV de heer R. van der Giessen Feenstra regio West de heer H. Hartveld SBR mevrouw E.P. Lastdrager-van der Woude Twijnstra Gudde de heer E. Makkinga Bouwfonds MAB Ontwikkeling Reg N-O de heer M. Pauw Bouwen met Staal

14

Colofon >

SBR: hét kenniscentrum voor de bouw Techniek verandert in razend tempo. Regels zijn lastig te doorgronden. SBR helpt. Wij bieden de B+U vakkennis aan. Kennis, die nodig is voor het dagelijks werk, die innovatie stimuleert. SBR beschikt over een grote hoeveelheid actuele vakkennis, biedt middelen aan om kennis over te dragen en geeft advies over het verspreiden van kennis. De kennis van SBR staat in overzichtelijke publicaties, handboeken en infobladen en wordt verspreid via studiebijeenkomsten en internet. Op basis van de vragen uit markt krijgt SBR opdracht voor het begeleiden en uitvoeren van projecten op een groot aantal terreinen: n Bouwkundig

detailleren gevels, daken n Renovatie en onderhoud n Milieu en gezondheid n Bouwproces en bedrijfsvoering n Bouwregelgeving n Water en bodem n Vloeren,

Het betreft onderzoeksprojecten, maar ook steeds meer projecten die draaien om kennisoverdracht, zowel naar het bedrijfsleven als naar het onderwijs. Meer informatie over de activiteiten van SBR vindt u op www.sbr.nl Uitsluiting aansprakelijkheid SBR en degenen die aan dit product hebben meegewerkt, hebben een zo groot mogelijke zorgvuldigheid betracht bij het samenstellen van deze publicatie. Toch kan niet worden uitgesloten dat de inhoud onjuistheden bevat. De gebruiker van dit product aanvaardt daarvoor het risico. SBR sluit, mede ten behoeve van de auteurs, iedere aansprakelijkheid uit voor schade die mocht voortvloeien uit het gebruik van informatie uit dit product.

© SBR Alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, getransformeerd tot software of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voorzover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b Auteurswet 1912 in verbinding met het Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 882, 1180 AW Amstelveen). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient u zich te richten tot: SBR, Postbus 1819, 3000 BV Rotterdam. No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm, stored in a database or retrieval system, or any other means without written permission from the SBR. oktober 2008 Colofon Rapporteur: Geerhard Bolte Vormgeving: Verhagen Communicatie, Den Haag Druk: Uleman de Residentie, Zoetermeer Artikelnummer: 591.08

BouwBeter/SBR Postbus 1819 3000 BV Rotterdam Telefoon: (010) 206 59 59 Fax: (010) 413 01 75 www.bouwbeter.nl www.sbr.nl [email protected]