SAMENWERKEN TUSSEN GEMEENTE

SAMENWERKEN TUSSEN GEMEENTE EN OCMW OP VLAK VAN ONDERSTEUNENDE DIENSTEN

ICC Gent, 7 mei 2013

AGENDA 







 



9.30 Verwelkoming Wouter Van Dooren, Universiteit Antwerpen 9.35 De Vlaamse beleidsvisie op de samenwerking tussen gemeente en OCMW en de mogelijkheden in het actuele regelgevend kader Geert Bourgeois, viceminister-president van de Vlaamse regering 9.50 Samenwerking tussen gemeente en OCMW: waarom, op welke terreinen, wat behoort tot de mogelijkheden en wat niet? Bram Verschuere, Hogeschool Gent/Lieven Janssens, Universiteit Antwerpen 10.15 Organisatiemodellen voor de samenwerking tussen gemeente en OCMW Koen Verhoest, Universiteit Antwerpen 10.45 Samenwerking in de praktijk (workshops) 12.00 De heetste hangijzers op tafel Panelgesprek o.l.v. Filip De Rynck, Hogeschool Gent 12.45 Lessen voor toekomstige samenwerking Mark Suykens, algemeen directeur VVSG

WORKSHOPS WS 1 Samenwerken op vlak van personeel en organisatie  Mechelen, Lies De Caluwé, teamverantwoordelijke personeelsmanagement  Zoersel, Kristof Janssens, OCMW-secretaris > begeleiding: Wouter Van Dooren en Inger De Wilde, Universiteit Antwerpen WS 2 Samenwerken inzake financiën  Genk, Mia Aerts, financieel beheerder stad  Roeselare, Geert Bucket, financieel beheerder OCMW > begeleiding: Bram Verschuere, Hogeschool Gent/Universiteit Gent WS 3 Samenwerken op vlak van ICT  Bornem, Hugo De Pauw, stafmedewerker ICT > begeleiding: Pieter Sellenslagh, Hogeschool Gent WS 4 Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten  Antwerpen, Ludovic Van Bulck, centrale aankoopdienst stad en OCMW  Oostkamp, Jan Compernol, secretaris > begeleiding: Koen Verhoest en Lieven Janssens, Universiteit Antwerpen

TOESPRAAK DOOR GEERT BOURGEOIS, VICE-MINISTER-PRESIDENT VLAAMSE REGERING

ICC Gent, 7 mei 2013

SAMENWERKING TUSSEN GEMEENTE EN OCMW IN VERSCHILLENDE MANAGEMENTDOMEINEN Lieven Janssens & Bram Verschuere ICC Gent, 7 mei 2013

HET KADER 

-



-

Toespraak minister Bourgeois maakt beleidslijn van meer samenwerking duidelijk: Stimulansen in beleidsteksten en regelgevende kaders Maar ook steeds meer aanzetten vanuit lokale besturen zelf

Laatste tiental jaren is thema ‘samenwerking’ bestuurskundig opnieuw op de kaart gezet, door die evoluties in de omgeving: Organieke regelgeving Specifieke regelgeving (Normatieve) debatten

DE NORMATIVITEIT VAN HET DEBAT Beheersmatige samenwerking versus beleidsmatige samenwerking  De wenselijkheid van een apart bestuur voor lokaal sociaal beleid  De doelmatige organisatie van het lokaal bestuur in zijn geheel staat voorop  De vele mogelijke modaliteiten van samenwerking 

DE SPECIFIEKE LOKALE CONTEXT – ‘HÉT LOKAAL BESTUUR BESTAAT NIET’ De wenselijkheid/mogelijkheid van ‘samenwerking’ wordt verder gedetermineerd door de lokale context: -

-

Structuur: schaal / schaaleffecten / organisatie Lokaal sociaal beleid: veldbezetting / prestatiegraad / bestaande relatie ‘Cultuur’ ‘Momentum’ in het lokaal bestuur

ENKELE OVERKOEPELENDE CONCLUSIES UIT RECENT ONDERZOEK 



-

Recent veel onderzoek over het thema (aanleiding voor deze studiedag) Enkele overkoepelende conclusies: INHOUD: Samenwerking, ja. Maar op welk vlak? MODALITEIT: Samenwerking, ja. Maar hoe? AANLEIDING: Niet onder één noemer te vangen. PROCES: Opportuniteiten en knelpunten/valkuilen

FINANCIEEL MANAGEMENT

ICT - MANAGEMENT

ICT - MANAGEMENT 

-

Verklarende factoren: Verwachte schaalvoordelen Invloed centrale overheid Opvattingen van en relaties tussen politici / ambtenaren Bestaande structuren en systemen

PERSONEELS- EN ORGANISATIEMANAGEMENT Voordelen samenwerking  (Kosten)efficiëntie (procesmatig afstemmen taken, werfreserves, …)  Meer uniformiteit (gelijkvormige RPR)  Meer flexibiliteit (backup bij verlof, loopbaanonderbr.)  Kennisbundeling en – verbreding  Kwaliteitsverbetering & HR beleid (leeftijdsbewust beleid, talent management, interne vorming)

Nadelen samenwerking  Vrees voor meer politieke inmenging (OCMW)  Juridische onzekerheid/problemen (bijv. combinatie externe mobiliteit & ouderschapsverlof )  Verschillende locaties is hinderpaal (verhindert back-up & specialisatie)  Hoge transitiekost (aanpassing RPR, andere software)

PERSONEELS- EN ORGANISATIEMANAGEMENT 





Er zijn niet echt (veel) juridische belemmeringen om nauw samen te werken. Meerwaarde niet zozeer het uitsparen van personeel maar wel de kwaliteitsverbetering: meer HR-beleid (werken rond promotie, welzijn, ziekteverzuim, vorming, evaluatie, …) Een gelijkaardige RPR (afstemmen van verloven en vergoedingen enz.) en een niet te ‘a-typisch’ bestuur (OCMW zonder rusthuis en ziekenhuis bv.) zijn belangrijke randvoorwaarden.

AANKOOP EN OVERHEIDSOPDRACHTEN Voordelen samenwerking  Kostenbesparend (opdrachtencentrale, taakspecialisatie)  Schaalvoordelen (bv. hospitalisatieverzekering, nutsvoorzieningen)

Nadelen samenwerking  Andere cultuur en procedures  Andere strategie (bv. sociaal aanbesteden en MVO)  Schaalvergroting brengt niet noodzakelijk winsten mee (bv. grotere span of control). Bovendien is het soms minder effectief (bv. frisdranken school)

ENKELE OVERKOEPELENDE BELEIDSAANBEVELINGEN 

Voor de centrale overheid

-

Bied lokale autonomie, het samenwerkingsdebat wordt steeds meer ‘lokaal’ Neem obstakels in regelgeving weg Denk oplossingsgericht mee met de lokale besturen



Voor de lokale overheden

-

-

-

Durf het onderwerp van samenwerking te benoemen, en hanteer objectieve argumenten Erken dat elke discussie beheers- en beleidsmatige componenten omhelst Discussies gaan niet enkel over systemen en tools, maar ook over capaciteiten en ambities van mensen Ontwikkel een samenwerkings- en debatcultuur doorheen de organisatie * politiek – ambtelijk * pool deskundigheid in de ‘groep’ Vergelijk praktijken tussen gemeenten – leer van elkaar.

WELKE ORGANISATIEVORMEN

VOOR

DE SAMENWERKING TUSSEN GEMEENTE EN OCMW OP HET VLAK VAN ONDERSTEUNENDE DIENSTEN? Prof. Koen Verhoest Jan Boon & Inger De Wilde (Onderzoeksgroep Management & Bestuur, UA) ICC Gent, 7 mei 2013

STRUCTUUR

1. 2. 3. 4. 5.

6.

Inleiding Mogelijke organisatievormen Samenwerking binnen de gemeente en het OCMW Samenwerking via een afzonderlijk rechtspersoon Factoren ter afweging bij de keuze van een geschikte organisatievorm Conclusie

1. INLEIDING Meerdere manieren waarop gemeenten en OCMW’s kunnen samenwerken op vlak ondersteunende diensten  juridisch/bestuurskundige analyse: 

  

Hoe kan samenwerking worden gestructureerd? Welke organisatievormen zijn mogelijk/wenselijk? Juridische en bestuurlijke beperkingen/mogelijkheden en aandachtspunten?

2. MOGELIJKE ORGANISATIEVORMEN 

  

Meerdere formules

Geen beletsels in regelgeving ‘Lichtste’ vormen: geen onderscheid informeel/geformaliseerd Aanbeveling: beheersovereenkomst!

3. SAMENWERKING BINNEN GEMEENTE EN OCMW Geen afzonderlijke rechtspersoon  Artikel 271 Gemeentedecreet / Artikel 271 OCMW-decreet (beheersovereenkomst) 

 

Geen sturende regels

Meerdere mogelijkheden a. b. c. d.

Ad-hocsamenwerking Gestructureerde samenwerking zonder feitelijke integratie Feitelijke integratie van één of meerdere diensten Formele overdracht van één of meerdere diensten

3.1 AD-HOC SAMENWERKING GEMEENTE

OCMW

x

x

afname diensten    

Vb. Gemeentelijke info in informatieblad OCMW Al dan niet op basis geformaliseerde afspraken Aansturing en planning niet gecoördineerd Wanneer? Punctuele noden en vragen, lage frequentie, eerste stappen in prille samenwerking

3.2 GESTRUCTUREERDE SAMENWERKING ZONDER FEITELIJKE INTEGRATIE OCMW

GEMEENTE

x

    





Vb. Gespecialiseerde technische diensten

x

afname diensten

Gestructureerd & via geformaliseerde afspraken Gecoördineerde/geïntegreerde aansturing Zonder feitelijk samenbrengen personeel/middelen In principe geen overdracht/deling eigendom, juridisch werkgeverschap of werkgeversgezag Wanneer? Hogere frequentie, meer permanent, voldoende capaciteit en verwachte schaalvoordelen Juridische aandachtspunten

3.3 FEITELIJKE INTEGRATIE VAN EEN OF MEERDERE DIENSTEN

x

   



 

OCMW

GEMEENTE

(x)

Vb. Gemeenschappelijke personeelsdienst feitelijk geïntegreerde Gestructureerde samenwerking dienst met geïntegreerde aansturing Gecoördineerde/geïntegreerde aansturing Feitelijke samenbrenging personeel/middelen (oorspronkelijk bestuur blijft juridische werkgever) Wanneer? Permanente en structurele noden met een hoge frequentie (schaalvoordelen, professionalisering, leereffecten) Juridische aandachtspunten Geen officieel organogram mogelijk (wel uittekenen organisatiestructuur)

3.4 FORMELE OVERDRACHT VAN EEN OF MEERDERE DIENSTEN

GEMEENTE

x

 









Vb. Geïntegreerd wagenpark beheerd door 1 bestuur Overheveling ondersteunende dienst/functie naar één bestuur Overdracht eigendomstitel of wijziging juridische werkgever Wanneer? Continue samenwerkingsnoden: vermijden discussies aansturing Wijziging juridisch werkgeverschap op tijdelijke en permanente manieren Meerdere organisatievormen mogelijk

OCMW

x

4. SAMENWERKEN VIA EEN AFZONDERLIJKE RECHTSPERSOON





Via een extern verzelfstandigde dienst of ‘shared service center’ (ssc) Meerdere mogelijkheden a. b. c.

Extern verzelfstandigde ssc binnen territorium lokaal bestuur Externe interlokale/intergemeentelijke ssc Gezamenlijke uitbesteding aan en/of participatie in een private partner

4.1 SAMENWERKEN VIA EEN EXTERN VERZELFSTANDIGDE SSC BINNEN TERRITORIUM LOKAAL BESTUUR

GEMEENTE

OCMW

x

  



  

Publiekrechtelijke/privaatrechtelijke aard Opgericht door gemeente of OCMW Zonder private partners  Vb. Autonoom gemeentebedrijf Met private partners  Vb. Privaatrechtelijk vormgegeven agentschap levert ICT via deelname private partner Voordelen Nadelen Organisatievormen

x

Shared Service Center extern verzelfstandigde rechtspersoon

4.2 SAMENWERKEN VIA EEN EXTERNE INTERLOKALE/INTERGEMEENTELIJKE SSC GEMEENTE A

 

 

Vb. Digipolis (ICT-diensten) Verschillende organisatievormen mogelijk (Decreet Intergemeentelijke Samenwerking):  Interlokale vereniging  Projectvereniging  Dienstverlenende vereniging  Opdrachthoudende vereniging Voordeel Nadeel

OCMW A

x

x

GEMEENTE C

GEMEENTE B

x

x Shared Service Center shared service center dat meerdere gemeentelijke overheden bedient

4.3 SAMENWERKEN VIA EEN GEZAMENLIJKE UITBESTEDING AAN EN/OF PARTICIPATIE IN EEN PRIVATE PARTNER 

Mogelijke organisatievormen:  

Uitbesteding aan of samenwerking met private partner Participatie van beide besturen in een vereniging of vennootschap 

Vb. Loonberekening via gezamenlijke overheidsopdracht overgelaten aan privébedrijf

Voordeel  Nadeel 

5. FACTOREN TER AFWEGING VOOR DE KEUZE VAN DE GESCHIKTE ORGANISATIEVORM Potentiële baten

Potentiële kosten

Specialisatie / kennisverdieping / cumulatie van kennis / professionalisering

Toenemende formalisering / bureaucratisering / verlies responsiviteit

Kennisverbreding – meer gevarieerde kennis

Verlies veldkennis / nabijheid / betrokkenheid

Eenvormigheid – standaardisatie

Negatieve schaaleffecten

Coördinatie / betere benutting capaciteit

Hervormings- en oprichtingskosten

Flexibiliteit & slagkracht

Mogelijke verhoging coördinatiekosten / transactiekosten / sturingsproblemen

Aankoopkracht Verbreding dienstenaanbod Over kritische drempel: nieuwe investeringen mogelijk

6. CONCLUSIE 







Gemeente en OCMW-besturen hebben meerdere opties om samenwerking rond ondersteunende diensten te organiseren Deze vormen verschillen in mate van intensiteit, schaalgrootte, en afstand tot de eindgebruiker Een ideaaltypische organisatievorm bestaat niet Keuze voor organisatievorm is maatwerk en een denkoefening die moet gebeuren op het niveau van de lokale besturen

CONTACT Onderzoeksgroep Management & Bestuur (Research Group Public Administration & Management)

Universiteit Antwerpen

[email protected]  [email protected]

