1
Samenvatting workshops Marktontmoeting Ondernemend Aanbesteden 1 november 2012, AFAS Stadion (AZ) Alkmaar
In dit document vindt u de samenvatting van de workshops met tips voor in uw dagelijks werk. 1. Omgaan met beheer in tijden van bezuiniging! p2 2. Communicatie vóór de aanbesteding, wat kan er wel en wat niet? p7 3. Social return in crisistijd p8 4. Wat kan de markt van woningcorporaties verwachten? p 10 5. Succesvolle toepassing van EMVI p 13 6. Duurzaam inkopen / MVO - Innovatieve bruggenbouwers gezocht p 15 Alle overige informatie Alle overige informatie van de marktdag, met de projectgegevens van aankomende aanbestedingen, interessante achtergrondinformatie en presentaties van de workshop vindt u via deze link.
2 Omgaan met beheer in tijden van bezuiniging! Door: Jakob Brouwer, Gemeente Alkmaar Jan Kant, Gemeente Alkmaar Aad van IJperen, Gemeente Alkmaar Rob Karstens, Stadswerk
Stevig pakket bezuinigingen De gemeente Alkmaar staat voor een omvangrijk bezuinigingspakket (32 mio). De voornaamste reden van de bezuinigingen is het krimpen van het gemeentefonds. Er wordt wel geïnvesteerd in de openbare ruimte (grotendeels in fysieke projecten en ook in groenontwikkeling en bomen). De bezuinigingen moeten deels (9 mio) door reorganisatie van het gemeentelijk apparaat tot stand komen. Kenmerken van de nieuwe structuur: - sterke frontoffice - uitplaatsing en verzelfstandiging uitvoerende diensten - compactere centrale organisatie De bezuiniging moet d.m.v. efficiency-maatregelen gerealiseerd worden: - reduceren van beleidstaken - taakoverdracht = minder beleid -> meer uitvoering - slimmer combineren van beheertaken - schrappen overadministratie Sinds het uitbreken van de crisis zijn de budgetten voor onderhoud en beheer (incl. investeringen per jaar) gereduceerd met ± 20%. Deze teruglopende inkomsten zullen ook gevolgen hebben voor het uitbesteden van werk en treft dus ook de marktpartijen. Het is merkbaar dat er minder werk is. Bedrijven zijn aan het overleven met prijsstunten, gelegenheidskortingen en vechtcontracten. Een te lage prijs gaat vaak ten koste van de kwaliteit en tijdigheid. Goedkoop wordt op deze manier duurkoop.
Hoe komen we uit deze kramp? Gemeente Alkmaar zal meer gaan werken met een ander soorten aanbestedingen, te weten; Meervoudig onderhandse aanbesteding na selectie Openbare publicatie van het voornemen tot het doen uitvoeren van werk, iedereen kan inschrijven o.b.v. tevoren opgestelde criteria worden 3 tot 5 bouwondernemers geselecteerd die een prijsaanbieding mogen doen. Dit geeft meer zekerheid over kwaliteit en heeft mogelijk corrigerend effect op aangeboden prijzen. EMVI Prijs en gewenste kwaliteit worden meer evenwichtig gewogen o.b.v. vooraf vastgestelde criteria. Deze criteria moeten vooraf gepubliceerd worden, inclusief de toe te kennen wegingsfactor. In de nieuwe Aanbestedingswet staat dat gemeenten deze vorm van aanbesteden moeten gebruiken.
3 Bouwteam benadering Hierbij wordt een ontwerp in de markt gezet. Na een selectieproces volgt verdere verdieping met één bouwondernemer o.b.v. wat bij de aanbieding naar voren komt. Meer gebruik maken van kennis, creativiteit en innovatie van de bouwondernemer samen met de kennis van de gemeente. Vooraf afspraken maken over opleverdatum, oplossingen hoe het werk gemaakt wordt. Zo wordt de opdrachtnemer “medeplichtig” aan vaststellen opleverdatum en uitvoering van het werk. Sneller actie door grotere betrokkenheid. Dit moet leiden tot minder stagnatie en minder meerwerk. En door een meer ketengerichte benadering een goede samenwerking tussen hoofdaannemer en onderaannemers. Hierbij wordt uiteraard van de gemeente naast inzet van mensen met voldoende technische en financiële kennis ook vaardigheid in het samenwerken met de bouwondernemer verwacht.
Wat verwacht de gemeente Alkmaar in tijden van bezuinigingen aanvullend van de marktpartijen, anders dan tot nu toe het geval is? Geen kritiekloze uitvoerder maar een kritisch meedenker. Niet gefixeerd op de prijs maar betrokken bij het eindresultaat. Niet de focus op opdrachtverwerving maar focus op adequate uitvoering. Bij het maken van bestekken moet de overheid gebruik maken van kennis vanuit de markt. De markt kent de weg naar de innovaties en besparingen beter. Ook is gemeente Alkmaar voorstander van het stapsgewijs opbouwen van bestendige contracten met opdrachtnemers (1 x per 4 jaar te vernieuwen via een nieuwe marktverkenning). Bestendige relaties bieden kansen in het kunnen opbouwen van kennis, vertrouwen aanvoelen wat de klant wil, kostenreductie op meerjaren contracten. Ook wordt verwacht dat een opdrachtnemer oog heeft voor toekomstige beheersaspecten/nazorg.
Nieuw inkoop beleid gemeente Alkmaar (nog niet vastgesteld door B&W) Via
inkoop bijdragen aan: meer mogelijkheden voor lokale en regionale ondernemers versnelling gemeentelijke procedures en vermindering regeldruk bezuinigingen mensen aan werk helpen (social return) duurzaamheid.
Gemeente Alkmaar verhoogt (net als een aantal andere grote gemeenten) de drempelbedragen voor onderhandse aanbesteding van werken.
4 Stellingen: Stelling 1: Er ligt een taak voor de brancheorganisaties om in overleg met vertegenwoordiging van de institutionele opdrachtgevers (waaronder de overheid) te komen tot een regulering waarbij bouwondernemers niet meer gedwongen zijn elkaar kapot te concurreren. Enkele interessante reacties: De opdrachtnemer heeft een contract met de opdrachtgever voor de werkbesteding. In dit contract staat wat er moet gebeuren. Veranderingen moeten plaatsvinden op het niveau van opdrachtgever tot opdrachtnemer en niet op een hoger niveau. Een professionele opdrachtnemer gaat een overeenkomst aan op basis van vertrouwen en niet op basis van een juridische overeenkomst. Een opdrachtgever krijgt de opdrachtnemer die hij verdiend. Bij een opdracht is het van belang dat eerst de pijnpunten worden behandeld en dan pas verder gegaan wordt. Soms is voor bepaalde contracten een juridische of wettelijke vorm nodig. Het is dan te waarderen wanneer een opdrachtnemer zelf het initiatief neemt en de opdrachtgever benaderd als er onduidelijkheden zijn. Er zijn gemeenten die alleen maar naar het geld (lage prijs) kijken en het werk wordt er vaak niet beter op. Wanneer er goed werk geleverd is, zou je kunnen denken aan een bonussysteem. Een aantal gemeenten heeft al ervaring met past performance. Beloning op basis van prestatie. Alkmaar wil graag in overleg komen met de bouwondernemers over de aanbesteding. De sleutel ligt aan de voorkant van de processen. Betere inlichtingen = duidelijkheden = goede samenwerking. De creativiteit gebruiken van de bouwondernemer. Andere gemeenten herkennen de situaties. Door de regelgeving, bestuurlijk aanbesteden, controles, kan een simpel stuk asfaltering veel te veel tijd en ergernis kosten. Te veel beleidsregels: bij de nieuwe aanbestedingsregels moet men zoeken naar simpeler oplossingen.
5 Stelling 2: De opdrachtnemer kan niets los van de opdrachtgever. Is het mogelijk om vanuit de “vraag” (werk) tot de oplossing te komen d.m.v. een voorselectie waarbij het budget bekend wordt gemaakt en een raamwerk van wat het werk inhoud te bespreken met een aantal opdrachtnemers/aanbieders? Dit spreekt Alkmaar aan. Zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer wil verandering op de oude manier van aanbesteden. Goedkoop is vaak té goedkoop. Is het beter de middenprijs te gunnen of de 2e prijs? Bij het nieuwe inkoopbeleid zou je op basis van past performance pluspunten kunnen krijgen of degene die een oplossing heeft voor een probleem tijdens de besprekingen, een voorsprong geven. Er moeten alleen geen juridische procedures van komen (maatschappelijke acceptatie op basis van vertrouwen). De brancheorganisaties zouden daar in kunnen helpen. Enkele interessante reacties: Een professionele partij kiest voor tijd en geld. Inhoudelijke expertise en oplossingsmogelijkheden. Het bestekschrijven moet stoppen. Er moet overleg zijn tussen de projectontwikkelaar en de architect samen. Vanaf het begin samenwerken. Het is de brancheorganisatie die het erg juridisch maakt. We verzanden in procedures en regelgevingen. Hoe kunnen we dit overstijgen? De brancheorganisatie moet anders gaan denken, meer discussies, meer uitdagingen. Leverancier moet vanaf het begin betrokken worden bij het hele proces: dit is de begroting, dit is het programma van eisen, kom maar met de aanbieding! Er moet zo vroeg mogelijk worden samengewerkt, maar ook verantwoording vastleggen tot ver na de ontwikkeling. Exploitatiemogelijkheid. 10 jaar onderhoud vastleggen. Dit is bijvoorbeeld gebeurd bij de ijsbaan in Hoorn. Het gaat om het gemeenschappelijk belang: op basis van vertrouwen. Het delen van kennis maakt elkaar sterker. Gemeente Velsen heeft een bomenplan. Daarbij is er samenwerking tussen 3 bedrijven die het werk met elkaar afstemmen om zo effectief en kwalitatief te kunnen werken. Grond/riool, straatwerk en groen wordt met elkaar afgestemd. Als proces vanaf het begin moet worden gevolgd (voorwerk), heb je vaak te maken met een rekenvergoeding op voorhand. Men moet elkaar niet in de klem houden. Niet de één wel en de ander niet. Transparantie, openheid, helderheid en openbaarheid zijn van groot belang voor het nieuwe aanbesteden. Probleem is vaak dat er iets anders gevraagd wordt dan de opdrachtgever eigenlijk wil. Dit zorgt voor problemen. Het geeft niet dat er fouten gemaakt worden, daar leer je van, maar het moet wel opgelost worden. Stop te denken dat we allemaal hetzelfde zijn. Niet alleen de prijs, maar ook de kwaliteit en veiligheid moeten belangrijk zijn. Kwaliteit belonen?
6 Stelling 3: Gemeente Alkmaar is bezig met opzetten van relationele interactieve databank voor lokaleen regionale ondernemers, waarin zij zich kenbaar kunnen maken en profileren. Door innovatieve oplossingen of werkwijzen aan te dragen en goede kwaliteit te leveren kan met op een “groene lijst” komen en voor meervoudige aanbestedingen in aanmerking komen. Vraag: Expertise zit in de markt! Enkele interessante reacties: Kwaliteit verdwijnt door ontslagen (o.a. bij de gemeente). Gemeente moet mensen behouden die genoeg kennis hebben. Bestek in de markt laten maken door experts. Kleine onderhoudsopdrachten zouden niet via aanbestedingen moeten lopen. Openbare selectieprocedure, selectie a.d.h.v. van te voren opgegeven criteria, aanbesteding voor: design + build of design + build + maintain. Goede vraagspecificatie vooraf! Wat is de bedoeling, waar moet het aan voldoen. Ketensamenwerking – voor meerjaren onderhoudsplanning, meerdere expertises/bouwondernemers werken samen, vaste groep, na 5 eventueel nieuwe groep. Kennisuitwisseling is innovatie! Oproep: Werf uw eigen gesprekspartners!!
7 Communicatie vóór de aanbesteding, wat kan er wel en wat niet? Door: Teun van Reeuwijk, CROW Hans van Wijck, Stichting RIJK In de expertmeeting is de wijze van communiceren tussen aanbesteder en inschrijver besproken dat plaatsvindt tussen het moment van het verstrekken van inschrijvingsdocumenten en het gunnen/ sluiten van het contract. Hierin zijn diverse momenten benoemd.
Verstrekken inschrijvingsdocumenten Geef, als opdrachtgever, een presentatie van het aan te besteden werk. Neem de inschrijvers mee in de gedachtengang van het werk. De aanbesteder heeft een project lange tijd in voorbereiding en een inschrijver moet de materie in enkele weken tot zich nemen. Benoem de risico’s in het werk.
Inlichten (individueel) Bij het geven van individuele inlichtingen speelt het vertrouwen de hoofdrol. Opdrachtnemers geven aan dat ideeën van een inschrijver aan wie het werk niet gegund wordt, in de uitvoering toch worden gebruikt (cherry picking). Er wordt voorgesteld een lijst van opdrachtgevers op te stellen die zich hieraan schuldig maken. Opdrachtgevers geven aan dat het voor een aanbesteder moeilijk is om transparant te zijn zonder de inschrijver te bevoorrechten. Objectiviteit is een must!
Inschrijven Laat elke inschrijver een toelichting geven op zijn inschrijving. Bij deze toelichting is het raadzaam dat de aanbesteder ter zake kundige personen aanwezig heeft. Hier wordt echter tegen in gebracht dat een waarde hangen aan de toelichting van de inschrijver subjectiviteit tot gevolg heeft. Een goede mogelijkheid is om de (niet financiële) inschrijvingsdocumenten als aanbesteder eerst door te nemen en daarbij vragen te formuleren en die aan de inschrijver voor te leggen.
Openen inschrijvingssommen Bij het openen van EMVI inschrijvingen eerst de kwaliteit documenten openen en beoordelen en pas daarna de prijs. De uitslag van de kwaliteit ronde moet bekend gemaakt worden, zodat inschrijvers daarmee in toekomstige inschrijvingen beter kunnen reageren.
Bekendmaken uitslag Unaniem kwam de opmerking: maak de uitslagen in cijfers en rangorde bekend, de inschrijver leert hiervan en kan bij toekomstige inschrijvingen beter zijn niveau bepalen. Er is veel geld geïnvesteerd bij het maken van een aanbieding en men wil graag serieus genomen worden.
8 Social Return in crisistijd
Door: José Dohle, Bouwend Nederland
[email protected] Bert van Boggelen, De Normaalste Zaak
[email protected] Social Return on Investment (kortweg social return) staat momenteel hoog op de politieke agenda van overheden. Veel gemeenten en corporaties zijn of gaan ermee bezig. Dat betekent dat ze bij de opdrachten die ze verstrekken eisen dat daarin mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt worden opgenomen. Opdrachtgevers en –nemers zijn op zoek naar een praktische invulling van social return in crisistijd. In opdracht van de CAO-partijen in de bouw en infra heeft TNO een handleiding social return opgesteld, klik hier. Dit hulpmiddel maakt bedrijven in de bouw- en infrasector wegwijs in het onderwerp, maar is zeker ook voor opdrachtgevers interessant.
Social Return is een middel, geen doel Het is crisistijd, er is sprake van een ‘strijdmarkt’ – de laagste prijs krijgt de opdracht. Dit maakt de invulling van social return vaak lastig. Door het af te dwingen in het bestek bereikt de gemeente niet altijd de doelstelling. Social Return is een middel, geen doel op zich. Het is goed om te kijken naar de inspanningen die een bedrijf al doet en niet alleen naar het exacte bedrag dat ingezet wordt op het specifieke project. Door projectgebondenheid los te laten voorkom je draaideurconstructies. Als gemeente is het goed om een manier te vinden om de al bestaande inspanningen te waarderen van het bedrijf. Om er achter te komen wat een bedrijf al doet en wat de wensen en eisen zijn van de gemeente is het belangrijk om in dialoog te gaan. Goede communicatie, een duidelijk aanspreekpunt en een goede match zijn belangrijke voorwaarden voor het slagen van social return en zijn in het belang van alle partijen; gemeente, bedrijf én doelgroep. Gemeente en opdrachtnemer werken samen aan de juiste match, ook in het geval dat een bedrijf net afscheid heeft moeten nemen van personeel. Bedrijven doen er goed aan te laten zien wat zij al doen, vaak staat social return veel minder ver van ze af en is het simpeler dan gedacht wordt. Een aantal bedrijven beseft hun maatschappelijke verantwoordelijkheid “Het zal je zoon maar zijn”. We willen allemaal graag dat iedereen een kans krijgt. Ook kan je als bedrijf je positief onderscheiden, door op creatieve - niet projectgebonden - wijze een invulling te vinden.
Uniform beleid Per gemeente verschillen de eisen, er is geen uniform beleid. Dit maakt een goede invulling door bedrijven lastig en zeer tijdsintensief. Om deze reden is één duidelijk aanspreekpunt bij de gemeente van extra groot belang.
Duurzaam inzetbaar worden, vergt scholing Per sector verschillen de mogelijkheden voor social return. Om te werken in de bouw en infra is een vakopleiding nodig. Gemeenten kunnen per sector afspraken maken over onder andere opleiden. Door mensen een opleiding te bieden is de kans groot dat ze duurzaam uitstromen
9 uit een uitkeringssituatie en inzetbaar zijn bij bedrijven. De opleidingsbedrijven in de bouw en infra zijn dan ook een belangrijke partner. Daar wordt de praktijkopleiding gegeven en kunnen mensen uit de doelgroep van social return instromen. Voor ondernemers bestaan risico’s bij het aannemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt; je weet van tevoren niet zeker of zij kunnen waarmaken wat je verwacht en of ze 100% inzetbaar zijn. Vooral in deze crisistijd is dat lastig. Ook om die reden is het goed om samen te werken met het opleidingsbedrijf, waar de leerlingen in dienst zijn en waar vandaan ze uitgeleend worden, zodat het bedrijf geen risico loopt.
Vragen? Mail met José Dohle via
[email protected] of bel 06 – 127 45 913
10
Wat kan de markt van woningcorporaties verwachten? Door Pierre Sponselee, Stichting Woonwaard In
de workshop zijn de volgende zaken besproken: Enkele cijfers Ontwikkelingen Quiz Investeringsagenda: kracht door verbinding Ketensamenwerking en andere ideeën
Enkele cijfers Nederland kent ongeveer 400 corporaties. Door schaalvergroting daalt het aantal corporaties. In totaal hebben de corporaties in Nederland ongeveer 2,4 miljoen woningen, grofweg een derde van het aantal woningen in ons land. De uitgaven van corporaties aan onderhoud dalen licht: 2009: 3,5 mrd, 2010: 3,2 mrd, 2011: 3,4 mrd. De investeringen in bestaand bezit en nieuwbouw ontwikkelen zich als volgt: 2009: 8,8 mrd, 2010: 8,3 mrd, 2011: 9,1 mrd. Hier moet wel aan worden toegevoegd dat deze laatste post naar verwachting zal dalen. Het aantal nieuwbouwwoningen dat in totaal in Nederland wordt gerealiseerd daalt. Van 82.000 in 2009 naar 56.000 in 2010 naar 57.000 in 2011. Het procentuele aandeel dat corporaties van deze nieuwbouwproductie voor haar rekening nemen is de laatste jaren gestegen tot ongeveer 65% in 2011. Verwacht mag worden dat als gevolg van het regeerakkoord de nieuwbouwproductie van corporaties de komende jaren fors zal dalen.
Ontwikkelingen Corporaties krijgen te maken met de volgende ontwikkelingen: De overheid heeft de afgelopen jaren bepaald dat de jaarlijkse huurverhoging per woning maximaal op het inflatieniveau mag liggen. Omdat er ook woningen zijn met een huurverhoging minder dan inflatie, betekent dit dat de gemiddelde huurverhoging daar onder ligt. In het nieuwe regeerakkoord wordt voorgesteld de huurverhoging te relateren aan het inkomen van de huurder. De huurverhoging begint dan bij inflatie plus 1,5% en kan afhankelijk van het inkomen oplopen tot inflatie plus 6,5%. Corporaties zijn sinds 2008 verplicht vennootschapsbelasting te betalen. De verhuurdersheffing is geïntroduceerd. Deze bedroeg op Prinsjesdag nog 5 mln in 2013 en in 2014 en volgende jaren 800 mln. In het nieuwe regeerakkoord is de heffing in 2013 50 mln, in 2014 1,2 miljard en loopt de heffing op naar 2 miljard in 2017. De bijdrage vanuit de sector aan oplossing van de problemen rondom Vestia bedraagt 70 mln per jaar. Corporaties moeten bijdragen aan het Centraal Fonds Volkshuisvesting. Er is sprake van stagnatie van verkoop van bestaand bezit. Dit was in het verleden voor corporaties vaak een eenvoudige route om financiële of cash problemen op te lossen. De koopgarant regeling wordt beperkt. Door het huidige overheidsbeleid is er sprake van risico op zorg vastgoed. Al deze ontwikkelingen hebben een enorme impact op de financiële positie van corporaties.
11 Quiz Aan de hand van een aantal vragen wordt in dialoog met de zaal vastgesteld wat voor een corporatie de gemiddelde inkomsten en uitgaven per woning zijn. De gemiddelde huur van een sociale huurwoning bedraagt 441. Na aftrek van alle kosten (onderhoud, bijdrage aan leefbaarheid in wijken, netto bedrijfslasten corporatie, rente, aflossing schuld WSW) blijft 40 over. Dit is volstrekt onvoldoende om de financiële consequenties van de hiervoor geschetste ontwikkelingen op te vangen. De financiële slagkracht van corporaties wordt dus fors verminderd.
Investeringsagenda kracht door verbinding Vijf corporaties in Noord-Holland (Woonwaard, Wooncompagnie, Woonstad Den Helder, Kennemer Wonen, Intermaris Hoeksteen) hebben samen het initiatief ‘Kracht door verbinding’ gelanceerd. Het doel van dit initiatief is om investering te optimaliseren door regionaal goed af te stemmen en te laten aansluiten bij die zaken waar in het netwerk ‘Kracht door verbinding’ aandacht aan wordt geschonken. (www.krachtdoorverbinding.nl) Deze vijf corporaties verwachten de komende jaren het volgende te investeren: Planmatig onderhoud
Investeringen in bestaand bezit
Investeringen nieuwbouw
Aantal nieuwbouwwoningen
2013
€ 62,6 mln
€ 53 mln
€ 174,8 mln
835
2014
€ 61,5 mln
€ 47,6 mln
€ 172,4 mln
940
2015
€ 62,8 mln
€ 39,6 mln
€ 155,9 mln
767
€ 186,9 mln
€ 140,2 mln
€ 503,1 mln
2542
TOTAAL
N.B. Dit overzicht is gemaakt voor het regeerakkoord. Verwacht mag worden dat als gevolg van het regeerakkoord er minder geld voor onderhoud zal zijn en aanmerkelijk minder geïnvesteerd zal worden in nieuwbouw.
Ketensamenwerking Woonwaard gelooft sterk in ketensamenwerking en heeft al een aantal jaren ervaring daarmee opgedaan In ketensamenwerking gaat het om samenwerken, vertrouwen, transparantie en het opbouwen van een relatie. Zo streeft Woonwaard naar voordelen als: Goede kwaliteit Duurzaamheid Tevreden huurder Continuïteit bouwonderneming (niet onder kostprijs contracteren) Partnership en gezamenlijk bedenken en realiseren van oplossingen Van ketensamenwerking wordt de hoeveelheid werk niet groter, maar het schept wel duidelijkheid over de hoeveelheid werk die aanbieders de komende jaren kunnen uitvoeren. De corporatie heeft belang bij een vloeiende en continue stroom van onderhoud om de
12 woningvoorraad op niveau te houden. De corporatie heeft geen belang bij ieder jaar allerlei tijdrovende aanbestedingstrajecten te doorlopen. Voor aanbieders geldt hetzelfde. Ook zij hebben belang bij zicht op een werkstroom. Bovendien maakt de corporatie in de ketenaanpak veel beter gebruik van de kennis en het innovatieve vermogen van de markt dan bij de traditionele aanbesteding. Tenslotte reduceert ketensamenwerking de faalkosten. Geld dat beter gebruikt kan worden voor energiebeperkende maatregelen. Kortom ketensamenwerking is in de visie van Woonwaard een van de mogelijke oplossingen om de uitdagingen van de tijd aan te pakken.
Enkele interessante vragen en reacties
Is het een idee om energie in de huur te betrekken? Zo kunnen investeringen van corporaties in energiebesparing worden terug verdiend. Er is kritiek van een ingenieursbureau dat door ketensamenwerking zijn positie ziet wegvallen (er worden geen bestekken meer gemaakt). De vraag is echter of dit helemaal klopt. Ook ingenieurs kunnen een positie in de keten bemachtigen. De rol van de opdrachtgever verandert met ketensamenwerking wezenlijk. In ketensamenwerking maak je keuze voor partners. Hoe kunnen nieuwkomers en kans krijgen? Ook wordt de vraag gesteld hoe je bij een corporatie kunt binnenkomen. Wie is er leading in een keten? In een keten werk je samen. Wel is het zo dat een opdrachtgever een keten initieert met een vraag.
13 Van nieuwe Aanbestedingswet naar succesvolle toepassing van EMVI Door: Maurice Wielink, CROW Marco Visser, Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Joost Fijneman, Bouwend Nederland
Duidelijk kader voor aanbestedende dienst Met de nieuwe aanbestedingswet, de Gids Proportionaliteit en de andere ontwikkelingen, verandert er een hoop. De Gids Proportionaliteit zal hierin de grootste impact hebben. Eindelijk liggen duidelijke richtlijnen vast voor eisen die gesteld mogen worden aan inschrijvers. Maar ook de grens voor het toepassen van de onderhandse procedure (tot pakweg 1,5 miljoen Euro) is hierin geregeld. Voorts komt er een eind aan de grote hoeveelheid afwijkingen van UAV en UAV-gc zoals die nu vaak voorkomen: de UAV of UAVgc moet integraal worden toegepast. Gecombineerd met de bepalingen uit de wet zelf, moet dit leiden tot een duidelijker kader, dat voor elke aanbestedende dienst - en dus bij elke aanbesteding - hetzelfde is. Daarnaast zal het MKB profiteren van onder meer het clusterverbod. Een zwak punt (volgens een vragensteller) is de ‘ranking’ van bedrijven vooraf. Het is wel mogelijk om voorafgaand aan de aanbesteding klachten hierover voor te leggen aan een klachtencommissie.
Prijs of EMVI Het Hoogheemraadschap presenteerde twee aanbestedingen waar gunning op de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) was toegepast: de restauratie van een stoomgemaal en een ingenieursdienst. Bij een EMVI worden naast de prijs ook kwaliteitscriteria gesteld. In beide voorbeelden was echter toch de prijs doorslaggevend. Voor de restauratie was de uitkomst terecht, het prijsverschil woog niet op tegen het kwaliteitsverschil van de inschrijvers. Voor de ingenieursdienst was de ervaring van de winnende partij zeer gering, maar werd deze toch gegund vanwege de veel lagere prijs. Hier hadden minimum geschiktheidseisen gevraagd moeten worden. Het Hoogheemraadschap worstelt met de vraag hoe het beter kan. Aanbestedingen op basis van EMVI kost zowel de aanbestedende als de inschrijvende partij veel extra inspanning en (dus) kosten. Ook leidt het tot een gering(er) aantal inschrijvers. Een (hogere) vergoeding zou mogelijk een oplossing zijn. Wellicht wordt de uitvraag bij EMVI te globaal gesteld. Een van de aanwezigen doet nog de suggestie in te laten schrijven op een vast eindbedrag. De inschrijvers moeten zoveel mogelijk kwaliteit voor dit bedrag leveren. Onduidelijk is wat bij EMVI precies de criteria zijn. Gesteld werd dat er toch ook geïnterpreteerd moet worden welke onderdelen het zwaarst in de beoordeling tellen. Dit bevordert niet de transparantie. Het moet voor de opdrachtnemer duidelijker zijn wat de opdrachtgever eigenlijk wil. Om dit duidelijk te krijgen is een inlichtingenronde een belangrijk element.
14 EMVI is in het voortraject arbeidsintensiever en dus duurder. Het voordeel komt tot uiting in bij de uitvoering. Ondanks de nodige kanttekeningen en opmerkingen zijn zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers van mening dat EMVI wel een goede aanbestedingsvorm is. Maar het is voor alle partijen wennen en zoeken naar de beste vorm.
15 Duurzaam inkopen / MVO - Innovatieve bruggenbouwers gezocht Door: Henk Legger, Gemeente Purmerend Mark van Riel, Gemeente Purmerend Godard Croon, MVO Nederland Pieter van der Ploeg, MVO Nederland
11 aanbevelingen duurzaam inkopen In de zomer 2011 heeft MVO Nederland samen met VNO-NCW, MKB Nederland, NEVI en de Groene Zaak een advies opgesteld om het duurzaam inkoopbeleid van de overheid op een hoger plan te brengen. Toepassen van de 11 aanbevelingen moet leiden tot het stimuleren van innovatie en verduurzaming in de markt. Klik hier voor meer info. Het zijn richtlijnen voor de overheid om duurzaamheid, innovatie, kwaliteit en EMVI meer toe te passen tijdens aanbestedingstrajecten. Een aantal relevante aspecten zijn: Ga als inkoper niet veel eisen op tafel leggen. Weet wat er te halen is in de markt, en laat de creativiteit bij deze partijen. Innovatie stimuleren, sta open voor andere ideeën. Gunnen op basis van EMVI - Economisch Meest Voordeling Inschrijven is inmiddels vereist voor overheidsinkopers. Men mag alleen nog op laagste prijs gunnen als er zwaarwegende redenen voor zijn. Zorg voor een aanbestedingspaspoort. Dit is een vast format waar iedereen zijn informatie in kan vullen. Hierdoor blijft het overzichtelijk en is de administratieve druk minder hoog. TCO (Total Costs of Ownership), één die vaak vergeten wordt. Dit dwingt inkopers rekening te houden met kosten tijdens de levensduur van het product. Hoe is de service van een bedrijf en wat kost het mij?
Vervanging van 200 bruggen gemeente Purmerend Case: De bouw van bruggen werd veelal betaald uit de grondexploitatie. Er werd echter geen rekening gehouden met kosten voor het vervangen van deze bruggen. Er is inmiddels geld gereserveerd voor de 200 voornamelijk fiets- en wandelbruggen. De gemeente heeft bepaald dat de 200 bruggen op een duurzame manier vervangen moeten worden. Het huidige pakket van eisen is echter heel traditioneel opgesteld. De gemeente werkt momenteel aan een duurzaamheid visie. Tijdens de workshop kwam naar voren dat een dergelijke visie heel belangrijk is. Zonder deze visie is er geen duidelijk beeld wat de gemeente graag wil en duurzaam vindt. Zo kan ook geen goede duurzame aanbesteding worden uitgeschreven.
16 De gemeente Purmerend vraagt aan de aanwezigen: Hoe moeten 20 á 25 bruggen in de vier jaar aanbesteed worden? De reacties en tips vanuit de workshopdeelnemers zijn onderverdeeld in proces, aanbesteding en techniek: Proces Een dialoogronde inlassen. Handig zodat je bij de voordeur bedrijven jouw visie kan vertellen. Hierdoor worden de offertes ook beter te beoordelen. Samenwerking is belangrijk. Ga je met 1 partij aan tafel of meerdere? Denk aan leveranciers / slopers / bouwers. Ga altijd met elkaar aan tafel, de verschillende partijen om het gehele proces door te lopen en te bespreken. Gemeente is benieuwd hoe zij bij partijen aan tafel kunnen komen die dit op deze manier willen oppakken o Zorg voor een goede vraagstelling o Zorg voor een goede visie Wat er omheen gebeurt is ook belangrijk. Budget lijkt nu het meest belangrijke maar hoe zit het met kwaliteit en goedkeuring van bewoners etc.? Op welke manier worden de bewoners erbij betrokken? Hebben zij een keuze wat voor brug er in de wijk zou moeten komen? De markt verantwoordelijk stellen voor het meekrijgen van de bewoners. Dit kun je meegeven als opdracht, hierdoor betrek je de wijken ook meer. Het zou goed zijn om eens op de stoel van een ander te gaan zitten. Misschien moet de overheid eens op de stoel van de ondernemer gaan zitten. Hierdoor kun je het proces beter bekijken en aanpassen waar mogelijk. Waar zit ruimte? Belangrijk om te weten voor de ondernemers. Je moet elkaar ook kunnen versterken. Het ene bedrijf is beter in het ene dan de ander. Maak hier gebruik van. In de bouwkolom lijkt het tegenwoordig nog steeds heel moeilijk om samen te werken. Het lijkt erop alsof de gemeente zijn aanbestedingsbudget naar beneden wil brengen om hier partijen te zoeken. Is het mogelijk om de vraag eerder naar de markt uit te zetten? Gemerkt is dat er veel vragen zijn op voorhand. De gemeente kan het ook wijkgericht aanpakken, elke wijk heeft zijn eigen uitstraling en zijn ook in verschillende tijden gebouwd. Zo wordt de vraag ook concreter, i.p.v. 200 verschillende bruggen. Waarom nodigt de gemeente niet eerst de partijen uit waar zij al prettig mee hebben samen gewerkt. Zo beperk je je transitie kosten. Aanbesteding Vraagstelling is eigenlijk verkeerd, de aanbesteding is een verbinding van A naar B. Hierdoor hou je de aanbesteding nog meer open. Budget is eigenlijk het allerbelangrijkste. Je wensen kunnen heel hoog zijn maar die moeten ook reëel zijn. Wat is het meest innovatief voor de gemeente? Er is geld, geef dit prijs en vraag de markt hoe dit het meest innovatief en duurzaam besteed kan worden. Een goed idee moet beloond worden, als een bedrijf een innovatief idee heeft kopieert de buurman het een week later. Zorg ervoor dat het bedrijf beloond wordt en biedt
17
misschien wel voor langere tijd een contract aan om de bruggen te renoveren/ vervangen. Als je de aanbevelingen van het advies wat MVO Nederland heeft opgesteld met meerdere partijen bekijkt, past zo’n soort aanbesteding er prima in. (zie vorig punt) Beschikbaarheid is heel belangrijk. Het is natuurlijk de bedoeling dat omwoners zo min mogelijk last hebben van het plaatsen van een nieuwe brug. Dit is ook een belangrijk punt om mee te nemen in de criteria. Als er onderhoud moet plaats vinden is de brug ook niet beschikbaar. Hoe perk je dit zo veel mogelijk in. Als de brug voor 60 % beschikbaar is, is dit duurder dan dat de brug 80% beschikbaar is. Vraag vanuit de markt: Zou de gemeente het erg vinden als de opdracht naar 1 partij zou gaan? Nee, alleen de aanbestedingsregels maken dit lastig. Een aanbesteding voor 15 jaar is niet handig. Er verandert zoveel in dit tijdbestek. Er vindt zoveel innovatie plaats, misschien over 15 jaar is er wel een heel duurzaam materiaal ontwikkeld of wordt het plaatsen van de brug veel gemakkelijker. De gemeente moet de markt zijn werk laten doen. Kom met een lijst met harde eisen en de rest bedenkt de markt zelf. Laat partijen hun eigen expertise zien en gezamenlijk optrekken om de kwaliteit tot een hoger niveau te laten stijgen. Probeer de opdracht in stukken te knippen. Kijk welk budget er nu beschikbaar is en besteed dit aan. Besteed alles uit, ook het onderhoud. Dit valt vaak goedkoper uit dan dat dit opgeknipt wordt.
Techniek De gemeente vindt het belangrijk dat het goed in de omgeving past, waarom wordt er dan voor een duur van 100 jaar gekozen? Misschien is de omgeving dat wel heel anders. Houten bruggen vindt de gemeente niet duurzaam. Dit komt voornamelijk omdat zij vinden dat hout een uitputtende bron is. Schrijf het echter niet meteen af, anders is de discussie niet open genoeg. De lijst van eisen van de gemeente heeft niets te maken met innovatie. De meeste innovatie komt uit de markt. Gebruik dit ook! Het gat tussen de gemeente en bedrijfsleven is erg groot. Waarom bestaat de wens om allemaal verschillende bruggen te plaatsen? Een herkenbaar pijnpunt waar de markt mee zit: wie is er verantwoordelijk als er iets gebeurt met iemand op die brug? De gemeente geeft aan dat het niet duurzaam is als een brug om de 7 jaar geschilderd moet worden. Echter is dit een perfecte klus voor de sociale werkplaats. Deze mensen moeten toch ook aan het werk blijven? Goed onderzoeken welk deel van het proces het meeste energie verbruikt. Als dit bijvoorbeeld het plaatsen of slopen van de brug is, kijk hier goed naar voor de juiste oplossing. Je kunt wel een hele duurzame brug maken maar als het slopen van de oude en het plaatsen van de nieuwe 3x zoveel energie kost als een andere brug is de brug opeens niet meer zo duurzaam als je denkt.
