Samenvatting globaal ontwerp Basisregistraties Doelstellingen Doelstellingen uit plan van aanpak (plan van aanpak d.d.11 maart 2002): Het creëren van (keuze)mogelijkheden om het inzicht te vergroten in het primaire proces voor wat betreft: -
de opbrengsten onderwijs en onderzoek
-
de uitgaven onderwijs en onderzoek
Het aanleveren van aanzetten voor managementoverzichten op het gebied van onderwijs en onderzoek Verbeteren inzicht OW en OZ voor decaan maar ook voor departementshoofd (lager niveau) Afhankelijkheden met andere deelprojecten ICT:voor het inrichten van profit center accounting binnen FRW Planning & Control voor de opzet van de management rapportages Scope en doelstellingen niet gewijzigd
Aspect systemen Fase 1 wordt gerealiseerd met de inrichting van PCA voor onderwijs en onderzoek binnen SAP FI/CO. De interne orders worden in SAP toegewezen aan hetzij PCA onderwijs, hetzij PCA onderzoek. De personele kosten lopen via SAP HR naar IPA en worden vervolgens middels een automatische interface geboekt op interne ordernummers in SAP FI/CO. De interne orders met zowel onderwijs als onderzoekskosten en opbrengsten zullen middels een verdeelsleutel toegewezen worden aan hetzij onderwijs, hetzij onderzoek. Fase 2 vormt een vervolg op fase 1 en betreft de inrichting van SAP HR-OM (organisatiemanagement). In deze SAP module kunnen formatieplaatsen direct gekoppeld worden aan interne ordernummers van SAP FI/CO, zonder IPA te belasten. Taken kunnen aan formatieplaatsen worden gekoppeld. Hierdoor is een verdere detaillering mogelijk van onderwijs en onderzoekslasten omdat lasten per medewerker inzichtelijk gemaakt kan worden. Fase 1: SAP HR •Personeels gegevens •interne orders (PA)
Fase 2 salarissen Personeels-
SAP HR IPA
kosten
SAP FICO Kostensoort Interne order nummer
Personeels gegevens (PA) Interne order nummer (OM)
salarissen
IPA Personeelskosten
SAP FICO Kostensoort Interne order nummer
Aspect processen De belangrijkste proceskenmerken: Er worden vanuit centraal niveau richtlijnen opgesteld met betrekking tot de allocatie van kosten: -
Richtlijnen gericht op het openen en afsluiten van interne orders
-
Jaarlijkse bepaling en vastlegging van allocatiemethodiek van kosten en opbrengsten op faculteit en departementsniveau door de verantwoordelijke controller
-
Afstemming en toetsing van de allocatiemethodiek op centraal niveau (accordering) aan de hand van centrale richtlijnen en standaardregelgeving
-
Controle op geaccordeerde allocatie methodiek
-
Toewijzing van overheadkosten aan onderwijs en onderzoek vindt plaats op centraal niveau binnen de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen. De gemengde kosten binnen de departementen van de faculteit worden toegewezen aan onderwijs en onderzoek op departementsniveau
Aspect mensen Belangrijkste veranderingen: Nadere onderbouwing door CvB is nodig van de noodzaak tot het aanbrengen van de splitsing Onderwijs en Onderzoek en de wijze waarop die gegevens vervolgens in de bestuurlijke processen gebruikt worden. Acceptatie van de betrokkenen: -
Binnen de faculteit FRW: verkrijgen van draagvlak binnen het departement SGP: is reeds in gang gezet;
-
Andere faculteiten: afstemming met andere faculteiten vindt plaats door het informeren van P- en F-hoofden van andere faculteiten. Deze informatieronde is in gang gezet.
Aspect organisatie Gevolgen voor afnemers Voor een goede invulling van het allocatievraagstuk komt een praktische, heldere en eenduidige definiëring van onderzoek en onderwijs tot stand. Splitsing geschiedt op budgettair en actueel niveau (toekomst en heden). Op kwartaalniveau zullen overzichten met betrekking tot de kosten en opbrengsten voor onderwijs en onderzoek uitgegeven worden. De mogelijkheid tot consolidatie binnen een faculteit én binnen de gehele universiteit is gewaarborgd door adequate richtlijnen en standaarden (zie processen en procedures).
2
De mate van detail, voor de korte termijn globaal niveau genoemd, betreft de volgende niveaus: -
Binnen departementen op orderniveau;
-
Binnen faculteiten op departementsniveau;
-
Binnen de gehele universiteit op faculteitsniveau.
Resultaten Gerealiseerde financiële splitsing in administratie voor wat betreft onderwijs en onderzoek Boekingsinstructies: -
Boeken rijksbijdrage OW en OZ per departement (procedure)
-
Boeken overige kosten en opbrengsten
Procedure verdeling personeelslasten (mub matrix) -
Inzet medewerkers in onderwijs (inclusief normen);
-
Inzet medewerkers in onderzoek (inclusief normen);
-
Bestuurs en beheerstaken (inclusief normen zoals die gehanteerd worden voor FRW)
Opzet registratie MUB matrix in administratief systeem (bijv. SAP HR); Aanzet/input management overzicht OW en OZ; Document met beschrijving benodigde functionele aanpassingen IT (SAP).
Meetpunten De maatstaven voor het deelproject Basisregistraties Gerealiseerde splitsing onderwijs en onderzoek op drie niveaus: -
Op activiteit/ projectniveau
-
Op departementsniveau
-
Op faculteitsniveau
Risico’s De risico’s voor de korte termijn worden laag ingeschat. Wel zal de medewerking van het departement SGP niet enorm groot zijn, omdat de meest optimale oplossing (nog) niet wordt bereikt. Om binnen plateau 2 of 3 van het PROBE-programma tot een oplossing te komen voor de lange termijn is het van belang dat uiterlijk dit najaar besluiten genomen worden en/of oplossingen gevonden worden ten aanzien van de in paragraaf 6.4.1 (blz. 21) gemaakte opmerkingen met betrekking tot de uitgangspunten.
3
Capaciteit en planning Capaciteit De capaciteit in de projectgroep is het eerste half jaar van dit jaar niet optimaal geweest. Er is nog steeds geen projectlid van een derde faculteit betrokken, ook de projectleider is te veel belast geweest met andere zaken in of buiten de faculteit. De projectgroep verwacht de korte termijn oplossing met de geplande totale capaciteit te realiseren. Gezien het feit dat de inzet van de kant van de universiteit lager is dan gepland zal de inzet van KPMG navenant toenemen. Dit betreft ongeveer 20 dagen. Planning De planning zal conform het projectplan verlopen als ingestemd wordt met de korte termijn oplossing. De lange termijn oplossing vergt een nader onderzoek en zal niet per 1-1-2003 te realiseren zijn. Fase twee is niet haalbaar zijn vanwege de huidige knelpunten SAP HR en weinig draagvlak voor uitbreiding SAP HR op korte termijn. FRW voelt er echter toch wel voor om als pilot te fungeren (formatieplaats planning) als de opdrachtgever dan op korte termijn wenst. De UU moet dan echter wel besluiten om op korte termijn over te gaan op SAP HR OM (in stuurgroep SAP HR is besloten om voorlopig niet andere modules in gebruik te nemen). Het implementatietraject vergt goede voorbereiding.
4
Detailplanning
ID Task Name 1 Voorbereiding
24 Jun '02 1 Jul '02 8 Jul '02 15 Jul '02 22 Jul '02 29 Jul '02 5 Aug '02 12 Aug '02 19 Aug '02 26 Aug '022 Sep '02 9 Sep '02 16 Sep MTWTFSSMTWTFSSMTWTFSSMTWT FSSMTWT FSSMTWTFSSMTWTFSSMTWTFSSMTWT FSSMTWT FSSMTWTFSSMTWTFSSMTWTF
8 Globaal ontwerp splitsing administraties i 16Detail ontwerp splitsing administraties in 17 Rekeningsschema, kostenplaatsenstructuu 18 Boekingsinstructies 19 Opstellen functioneel ontwerp ivm. benodi 20 Accordering functioneel ontwerp 21Voorbereiding pilot implementatie departe 22 Communicatie met betrekking tot genomen 23 Opleiden medewerkers 24 Aanpassen/inrichten systemen 25 Acceptatie IT-aanpassingen 26Implementatie pilot departement SGP 30Voorbereiding pilot implementatie overige 35Implementatie overige departementen bin
Openstaande issues Besluitvorming De projectgroep Basisregistraties van het programma Professionalisering Bedrijfsvoering (PROBE) vraagt middels dit document een besluit ter accordering van de oplossing voor de korte termijn en een accordering voor nader onderzoek van de lange termijn oplossing. Openstaande issues Planning & control -
Afstemming met de werkgroep Planning & Control moet nog plaatsvinden. Deze werkgroep zal formats leveren ten aanzien van de verantwoording Onderwijs en Onderzoek. Tevens zal er overleg gevoerd moeten worden met deze projectgroep in verband met. het vereenvoudigen van het bekostigingsmodel en de prognose van parameters. Een punt hierbij is wel, dat deze vragen onderdeel uitmaken van plateau 3 (planning en control voor faculteiten). De producten en de scope van Planning & Control sluiten niet aan bij de eisen/wensen van Basisregistraties.
IT -
De IT werkgroep is benaderd in verband met de korte termijn oplossing. Een lid van de IT werkgroep is mee geweest op werkbezoek in Maastricht en heeft meegedacht aan de lange termijnoplossing, maar er is nog onvoldoende gestructureerde terugkoppeling vanuit de IT-werkgroep met de hele projectgroep basisadministratie.
IPA -
Omdat IPA waarschijnlijk op termijn vervangen zal worden door SAP-Payroll is een investering in IPA niet zinvol om te bezien of de splitsing van de personeelskosten aldaar gemaakt kan worden. De gevolgen van SAP-Payroll voor dit project zullen verder geanalyseerd moeten worden.
Metis/OZIS -
Metis/OZIS is een onderzoeksysteem van de Universiteit. De projectgroep ziet het systeem meer als een raadpleegsysteem indien men vanuit SAP (financieel of Personeel) vragen heeft over specifieke onderzoekstaken van een medewerker. De bron van de inzet voor onderwijs hoort volgens de projectgroep te liggen binnen SAP. Een eventueel benodigde uitdieping van de relatie SAP en Metis vanuit de projectgroep moet nog geschieden.
