1 Management samenvatting Rauwkost. Globaal ontwerp

Universiteit Utrecht Adres

Telefoon

Aan

Operational Steering Committee PROBE initiatief

Van

Projectgroep Rauwkost

Kopie

Fax

Datum

17 mei 2002

Ref.

…

Globaal ontwerp

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................................1 1 Management samenvatting Rauwkost .......................................................................1 2 Inleiding .....................................................................................................................2 3 Organisatorische Blauwdruk......................................................................................3 4 Uitgangspunten per organisatorisch niveau ...............................................................4 5 Techniek..................................................................................................................... 7 6 Kritieke prestatie indicatoren .....................................................................................7 7 Communicatie en inbedding in de UU organisatie ....................................................8 8 Detail uitgangspunten ................................................................................................9 9 Quick Wins ..............................................................................................................11 10 Beheer en onderhoud van het model....................................................................11 11 (korte) functionele specificatie van de tool..........................................................12

1 Management samenvatting Rauwkost Doel is te komen tot een uniform model van (integrale) kostprijsberekening van derde geldstroom projecten. Binnen de Universiteit Utrecht worden globaal op drie lagen kosten gemaakt: Op centraal niveau, op facultair niveau en daarnaast zijn er de directe kosten van een product (derde geldstroom project). De kunst bestaat erin om de eerste twee kostenlagen te verdelen naar eindproducten. Hiertoe hebben we een drie lagen model gemaakt die een aanzet biedt tot die doorverdeling. De kosten van de centrale diensten worden eerst verdeeld naar de

Globaal ontwerp Projectgroep Rauwkost 17mei 2002

onderdelen. (eerste laag) Daarna worden deze kosten, tezamen met de algemene kosten van het onderdeel verder doorverdeeld naar de verschillende producten. (tweede laag) Als afsluiting wordt voor een product (derde geldstroom projecten) de directe kosten ingevoerd. De totaalsom is een integrale kostprijs voor de derde geldstroom projecten. Om de uiteindelijke berekening te helpen zal een programma in MS Access ontwikkeld worden die de eindgebruiker op eenvoudige wijze tot een kostprijs leidt. Dit betekent wel enig voorwerk op centraal niveau en door de controllers van de diverse onderdelen. Omdat binnen de Universiteit Utrecht op dit moment divers wordt gedacht over de kostenproblematiek zal er een dag worden georganiseerd waar dit thema centraal zal staan. Op deze Dag van de kosten, toegankelijk voor financiële mensen maar zeker ook de directeuren zal door een spreker van naam een professionaliseringsslag kunnen worden gemaakt. Het model zal zo algemeen worden ontwikkeld dat op een later moment het ook toepasbaar is voor andere eindproducten, bijvoorbeeld diensten.

2 Inleiding Achtergrond Als onderdeel van het project PROBE (Professionalisering Bedrijfsvoering Universiteit Utrecht) is de projectgroep Rauwkost bezig een uniforme kostprijsmethodiek te ontwikkelen voor de derde geldstroomprojecten (in eerste instantie). Doelstelling Dit document beoogt weer te geven hoe het globale ontwerp voor de kostprijsmethodiek eruit komt te zien. Hierbij wordt aandacht besteed aan het organisatorische aspect, rekenkundige uitgangspunten en (IT) techniek. Voor de totstandkoming van dit ontwerp is gebruik gemaakt van de best practices die uit de inventarisatieronde naar voren zijn gekomen. Status De eerste versie van dit document is 9 april vervaardig en overgelegd aan het Expert Team. De terugkoppeling die hieruit naar voren is gekomen is verwerkt in deze versie. Dit document weerspiegelt de huidige gedachte van de projectgroep Rauwkost en is naar aanleiding van verdere discussie en voortschrijdend inzicht aan verandering onderhevig.

2


3 Organisatorische Blauwdruk Het eindproduct van plateau 1 van dit project is een voor- en nacalculatieroutine voor 3de geldstroomprojecten binnen de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen. Om het model bruikbaar te maken voor andere faculteiten en andere universiteitsonderdelen, zal het model dat hiervoor wordt ontwikkeld, in 3 lagen worden opgezet: 1

In de eerst laag van het model wordt de universitaire overhead verdeeld over de verschillende universiteitsonderdelen. Tevens worden de kosten (basisfinanciering) van de centrale diensten verdeeld op basis van eenvoudig te achterhalen sleutels. Deze laag wordt centraal beheerd.

2

In de tweede laag worden de directe en indirecte eigen kosten (binnen de eigen exploitatierekening) van het desbetreffende universiteitsonderdeel ingevuld en worden allocatiesleutels (drivers) en tarieven bepaald voor het eigen onderdeel. Deze laag wordt beheerd door de lokale controller.

3

De derde laag bestaat uit een gebruikersvriendelijke interface die wetenschappers, financiële medewerkers (eindgebruikers) in staat stelt voor 3de geldstroomprojecten de geldende allocatiesleutels (drivers) alsmede specifieke directe kosten in te vullen, waarmee voor- en nacalculatorische kosten kunnen worden bepaald.

De hierboven beschreven blauwdruk wordt weergegeven in onderstaand schema:

3


CTA-TT: technisch beheer (centrale beheerders) Verdeling centrale UU kosten over universiteitsonderdelen Beheer model CTA-staf: content beheer 1 Invullen loonlasten per schaal/trede Inrichting functieniveaus Centrale overhead-module Toewijzing schaal/trede

Controller/fin. medew. (decentrale beheerder)

Controller/ wetenschapper (eindgebruiker)

2 Decentrale overheaden tariefstelling module

3 Kostendrager module

Invullen totale driver-totalen (fte’s/functieniveau & schaal/trede m2) Berekening tarieven middelen (autom.) Categorisering directe lasten

Invullen voor 3de geldstroomproj: Mandagen/functieniveau, directe kosten, overige drivers (werkplekken, m2) Invullen overige directe kosten

In plateau 1 van het Rauwkost project worden alle drie de lagen van het model ontwikkeld, waarbij de inhoud van de tweede en derde laag specifiek zal worden gevuld voor de pilot, te weten Ruimtelijke Wetenschappen. In de daaropvolgende plateau’s zal de roll-out van het model naar andere universiteitsonderdelen plaatsvinden. Hierbij zal de derde laag van het model mogelijkerwijs worden aangepast naar de specifieke behoeften van de desbetreffende universiteitsonderdelen, alsmede gegevens in de tweede laag. De opzet van de eerste en tweede laag, alsmede de inhoud van de eerste laag zal voor alle universiteitsonderdelen echter uniform zijn.

4 Uitgangspunten per organisatorisch niveau Eerste laag De kosten die hierin meegenomen worden zijn de kosten die niet worden doorbelast aan de universiteitsonderdelen maar die wel onderdeel uit maken van de totale exploitatierekening van de universiteit. Dit zijn in feite de UU-baten (“basisfinanciering”) van de diensten ná decentralisatie huisvestingsgelden. De gedachte hierachter is dat sommige kosten van de (centrale) diensten reeds worden doorbelast aan andere universiteitsonderdelen of derde partijen (door verrekeningen tussen onderdelen of verdeling van bijvoorbeeld de huisvestingslasten).

4


Alleen het gedeelte van de kosten dat niet wordt “terugverdiend” moet worden meegenomen als centrale lasten. Vanuit de exploitatierekening van de centrale diensten geredeneerd zijn dit de UU-baten.

K o s t e n

Externe partijen

Intercompany

Basisfinanciering

De hiernaast afgebeelde figuur geeft schematisch de redenering weer die is gevolgd bij deze benadering. Bij een neutraal exploitatieresultaat zijn de “opbrengsten” van een dienst even hoog als de kosten. De uiteindelijke doelstelling is dat alle niet gedekte kosten alsnog doorbelast worden aan de faculteiten. De gefactureerde kosten aan derde partijen en de doorbelastingen aan intercompany partijen zijn per definitie reeds gedekt. Het aandeel niet gedekte kosten wat dan overblijft is daarom de “basisfinanciering”, ofwel de UU-baten.

Anders gesteld worden de universitaire gelden op dit moment verdeeld tussen centrale diensten en onderdelen. Aangezien de kosten uiteindelijk met eindproducten terugverdiend dienen te worden, en deze eindproducten voornamelijk in de faculteiten en sommige onderdelen te vinden zijn zullen niet direct aan eindproducten toe te rekenen kosten (basisfinanciering) moeten worden verdeeld naar onderdelen met eindproducten. Dit nu is de bedoeling van de eerste laag. Voor de doorbelasting van de kosten aan de universiteitsonderdelen met derde geldstroom projecten is reeds in het detailplan gesteld dat hier eenvoud nagestreefd zal worden. Hierbij dient eventueel rekening gehouden te worden met de scheiding tussen onderwijs en onderzoek (zie: Error! Reference source not found.). Omwille van de eenvoudigheid zal er per centrale dienst gezocht worden naar één driver waarmee de lasten verdeeld worden over de universiteitsonderdelen. Deze driver hoeft overigens niet dezelfde te zijn als de driver waarmee diezelfde lasten binnen een universiteitsonderdeel verder worden doorbelast over projecten e.d. (in laag 2). Tevens worden centraal de gemiddelde loonkosten per PEFIS-functie categorieën (de voorganger van SAP/HR) per faculteit ingevoerd in het model zodat ieder universiteitsonderdeel een reële en ondubbelzinnige kostprijs heeft per functie categorieën. Daarnaast zullen de loonsommen uit de “loonkostenflop van Lukassen” in het model verwerkt worden, zodat er in laag 3 de mogelijkheid bestaat om uit een functie categorieën of een specifieke schaal + trede te kiezen. Tweede laag

5


De kosten die worden toegevoegd in laag 2 zijn de kosten die deel uitmaken van de exploitatierekening van het desbetreffende universiteitsonderdeel, maar niet direct toegerekend kunnen worden aan projecten. Dit zijn in feite de facultaire overheadskosten. Daarnaast worden in laag 2 de gebruikte kostprijs bepaald voor de personele lasten. Deze wordt afgeleid van de eerder beschreven loonsommen, maar is een tevens functie van aantallen fte’s, werkbare uren, productiviteit, etc. Deze variabelen worden decentraal toegevoegd waarmee de te gebruiken kostprijs tot stand komt. Voor de centrale overhead die doorbelast is (zoals beschreven onder laag 1) wordt in laag 2 de totale driver-hoeveelheid alsmede beschrijving van de driver aangegeven. Hiermee kan een tarief bepaald worden en kunnen de kosten worden doorbelast aan projecten. Bijvoorbeeld voor huisvesting kiest de controller / decentrale beheerder ervoor om werkplekken te gebruiken als driver: de controller voert dan het totale aantal werkplekken in (plus beschrijving) zodat het tarief per werkplek bekend is. In laag 3 kan dan het aantal werkplekken voor het desbetreffende project ingevuld worden en is de doorbelasting bekend. Overige kosten, zoals apparatuur worden ook in laag 2 zichtbaar gemaakt. Tevens wordt de wijze van doorbelasting (bijvoorbeeld ineens of op afschrijvingen basis en gebruikspercentage) bepaald in laag 2. De drivers waarmee in beginsel gewerkt zal worden zijn: vierkante meter (m2), werkplekken (wpl), uren, of fte’s. Daarnaast zal het mogelijk zijn absolute bedragen door te belasten of als opslagen op kostencategorieën of omzet. Tevens worden in laag 2 de indelingen ingegeven (categorisering) van de kostensoorten. Dit maakt het voor de controller mogelijk een op maat gemaakte indeling van kostensoorten te gebruiken voor zijn / haar interne rapportage doeleinden of rapportage naar subsidiegevers. Actor in de tweede laag is de controller van het betreffende onderdeel. Deze zal aangeven welke drivers daar worden gebruikt voor welke kosten. Dit betekent dat de inrichting per onderdeel enigszins kan verschillen. Dit is gezien de verschillen tussen de onderdelen noodzakelijk en zelfs wenselijk. Op die manier kan maatwerk met een uniforme methodiek worden bereikt. Wel zullen de gekozen drivers bij de pilot implementatie en de daaropvolgende implementaties worden vastgelegd in functionele documentatie. Tijdens de trainingen aan nieuwe gebruikers zullen de “best practices”, zoals de drivers die men het best kan gebruiken, aan de komen. Deze maatregelen zullen de uniformiteit bevorderen. Derde laag

6


In deze laag voert de eindgebruiker / controller voor specifieke projecten de driver hoeveelheden in. Dit zijn aantallen FTE’s per functie categorieën of schaal + trede en de door de controller in laag 2 vastgestelde noodzakelijk in te vullen drivers. Tevens worden hier overige directe kosten aangegeven die voor het project van toepassing zijn. Dit kunnen kosten zijn waar de controller in laag 2 reeds rekening mee hield of extra, onvoorziene kosten waarvoor geen driver bekend is. Presentatie eindresultaat Bij de inventarisatie is naar voren gekomen dat een aantal universiteitsonderdelen integrale kostprijzen hanteren voor functie categorieën. Bij andere onderdelen zijn alleen de loonkosten (met wat opslagen) gekoppeld aan functie categorieën, en zijn de integrale kosten pas zichtbaar op project-niveau. Hierbij speelt de doelstelling van de kostprijzen een belangrijke rol: enerzijds moet het mogelijk zijn bepaalde kostencomponenten (bijvoorbeeld alle kosten uit de eerste laag bij NWO projecten) te onderscheiden en eventueel niet mee te nemen in de tariefstelling, anderzijds moet het mogelijk zijn vuistregels te verschaffen waarmee bij onderhandelingen snel ruwe schattingen gemaakt kunnen worden. Dit leidt op dit moment tot een hybride presentatievorm waarin enerzijds een “factuur”-achtige opsomming van de kostencomponenten per project beschikbaar is en anderzijds per functie categorieën een integrale kostprijs opbouw wordt geboden.

5 Techniek Voor de blauwdruk is ervoor gekozen om deze in Excel te bouwen. Nadat de blauwdruk definitief is (na de pilot), zal het model in Access gebouwd worden en zal deze via intranet toepassingen beschikbaar gemaakt worden. Mogelijkerwijs kan dit verspreid worden via de intranet toepassing die voor het PROBE project gemaakt wordt.

6 Kritieke prestatie indicatoren Essentieel voor het succes van dit project is de mate waarin het eindproduct ook daadwerkelijk gebruikt gaat worden. Dit omdat een eventueel gebruik tot nader order op vrijwillige basis geschiedt. Aangezien eerdere initiatieven gestrand zijn lijkt het gewaagd om een getal te noemen waarin dit gebruik voorspeld wordt. Wel hebben we eerdere initiatieven geanalyseerd en lijkt het ons zinvol om zeer veel aandacht te besteden aan communicatie en inbedding in de UU organisatie. Hiertoe hebben we reeds een afstemmingssessie van het globaal ontwerp gehad met alle controllers van de Universiteit Utrecht.

7


7 Communicatie en inbedding in de UU organisatie Huidige situatie Binnen de UU wordt momenteel voor 3de geldstroomprojecten gebruik gemaakt van het handboek contractactiviteiten. Op dit moment is een nieuwe versie van het handboek in de besluitvormingsfase. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de financiële paragraaf hierin niet inhoudelijk is vernieuwd. Als onderdeel van het project is een inventarisatieronde uitgevoerd binnen de UU naar bestaande kostprijsmethodieken. Hierbij is een verscheidenheid aan methodieken en uitgangspunten aangetroffen, die allen in meer of mindere mate gebruik maakten van de uitgangspunten en tarieven uit het handboek. Een ander bron waaruit geput wordt is de "loonkostenflop van Lukkassen". Gewenste situatie De projectgroep Rauwkost ziet het handboek contractactiviteiten als een goed medium voor de verspreiding van de uniforme kostenmethodiek die binnen het project wordt ontwikkeld. Daarnaast zullen uiteraard andere media gebruikt worden. Om goed aan te sluiten bij de inhoud van het handboek is afgesproken dat de projectgroep Rauwkost de "financiële" paragraaf invult in de nieuwe druk van het handboek. De planning is dat dan eind juli / begin augustus de inhoud hiervan wordt aangeleverd aan de redactie van het handboek (Anna van Gelderen). Om tegemoet te kunnen komen aan het feit dat er momenteel geen kopieën meer beschikbaar zijn van de oude druk, wordt het concept handboek in de huidige vorm binnenkort op het internet geplaatst, waarbij de financiële paragraaf wordt weggelaten omdat deze onder constructie is en informatie voor uitsluitend intern gebruik bevat. De verspreiding van de papieren versie zal pas geschieden na de invulling van de financiële paragraaf door Rauwkost. Om het gebruik van het model te stimuleren, zal het model worden gepositioneerd als "modelbegroting" binnen het handboek contractactiviteiten, die klaar voor gebruik is voor gebruikers van het handboek. De juridische beschouwingen en materiaal voor inrichten van contracten vallen buiten de scope van dit project, en nemen we verder ongewijzigd aan. De door de projectgroep te schrijven financiële paragraaf dient daarom aan te sluiten bij de overige uitgangspunten in het handboek. Essentieel voor het succes van het project is het verkrijgen van acceptatie en commitment onder de doelgroep. Hiertoe wordt op verschillende niveaus de inhoud afgestemd:

8


Afstemming met de geïnterviewden tijdens de inventarisatieronde in individuele terugkoppeling. Afstemming met de controllers en administrateurs in een plenaire sessie (16 april 2002). Intensieve afstemming met de betrokkenen binnen de pilot-faculteit. Periodieke afstemming met de overige PROBE deelprojecten en projectmanagement. Bijdrage aan de nieuwsbrief en overige communicatiemiddelen die door de projectleiding van PROBE geïnitieerd worden.

8 Detail uitgangspunten BTW: Uitgangspunt voor het model is om eenvoudig om te gaan met de BTW. Als onderdeel van de tariefstelling zal het mogelijk zijn aan te geven of er wel of niet sprake is van BTW. Om het beslissen hier te faciliteren, moet er verwezen worden naar het handboek contractactiviteiten, al dan niet op het internet. De projectgroep rauwkost zal geen eigen beleid t.a.v. B.T.W. bepaling ontwikkelen, maar volledig inhaken op het in het handboek contractactiviteiten gestelde. Kostenberekening in stadia van het project: mogelijkerwijs zouden de in het handboek genoemde stadia opgenomen kunnen worden, waarbij de stadia eventueel aangepast kunnen worden (of aangevuld) zodat in ieder geval inzet per stadium en functieniveau ingevuld kan worden. Schaalclusters / Functiecategorieën De schaalclusters uit het handboek worden niet overgenomen: in de blauwdruk wordt met functiecategorieën gewerkt (dit spreekt meer aan bij de opdrachtgever en maakt het invullen makkelijker) of kan voor individuele schalen + treden gekozen worden; dit wordt gefaciliteerd doordat de gegevens uit de loonkostenflop in het model verwerkt worden; dit sluit overigens aan bij het alternatief dat in het handboek wordt geboden ("...gedifferentieerder rekenen..."). De huidige gegevens voor functiecategorieën komen uit PEFIS; dit pakket blijft naar verwachting nog 2-3 jaar in de lucht; wel zal gemigreerd worden naar SAP Payroll, dit zal ook in het model verwerkt moeten worden. Dit is voor plateau 1 in ieder geval geen issue. Binnen PEFIS is het mogelijk middels een query op de database de gemiddelde werkgeverslasten (1 bedrag) per functiecategorie op te leveren. De functiecategorieën die hierbij gehanteerd worden zijn binnen de UU vastgesteld en uniform over de universiteitsonderdelen. Er zal in het uiteindelijke model per faculteit een query worden uitgevoerd, waarna de resultaten in

9


laag 2 zullen worden ingevoerd. Deze query zal centraal worden uitgevoerd. Naast deze gegevens worden ook de specifieke werkgeverslasten (1 bedrag) per schaal en trede ingevoerd, zodat invulling op individueel niveau mogelijk is. Kostensoorten huisvesting (kapitaallasten, onderhoud, schoonmaakkosten, etc...): Deze kostensoorten zouden idealiter meegenomen moeten worden in het model. Echter, hierin wacht de projectgroep af wat er aan informatie beschikbaar is. Als deze scheiding gemakkelijk te maken is op centraal en decentraal niveau, wordt dit nagestreefd. Kosten centrale diensten: Het uitgangspunt is dat de centrale diensten een begrote exploitatierekening hebben die "quitte" spelen. Er wordt in het model geen rekening gehouden met een eventueel te verdelen exploitatie resultaat van een centrale dienst. (kosten = baten, anders wordt het te ingewikkeld) Dit betekent dat de batenkant van een centrale dienst bestaat uit drie delen: basisfinanciering, doorbelastingen aan andere onderdelen en doorbelastingen aan externen. Doel is dat je kosten gaat toerekenen aan eindproducten. Dit betekent dat je de basisfinanciering moet gaan verdelen over de andere onderdelen, want de doorbelasting aan andere onderdelen vindt door die doorbelasting vanzelf zijn weg naar de eindproducten. Het OSC moet zich ervan bewust zijn dat op deze manier een model voor de doorbelasting van de kosten van de centrale diensten zal worden vervaardigd. Het moet zich daarbij realiseren dat dit alleen ten behoeve van kostprijscalculaties wordt ontwikkeld. Het zal niet helemaal te vermijden zijn dat er discussies ontstaan naar aanleiding van keuzes in de doorbelasting. Deze discussie kan een steviger karakter krijgen als sommige partijen dit gaan zien als toekomstmuziek voor een eventuele werkelijke verdeling van kosten. Dit zal vanaf het begin moeten worden bestreden. Uitgaande van het bovenstaande, zullen de mee te nemen kosten van de centrale diensten worden geclusterd naar een aantal kostensoorten. Voor deze kostensoorten zal een eenvoudige driver worden gebruikt om deze kosten toe te wijzen aan universiteitsonderdelen, zoals aangegeven in onderstaande tabel. Eén onderdeel valt altijd in zijn geheel binnen één kostensoort. Hierbij geldt tevens de opmerking dat in een later stadium, wanneer de roll-out bij de diensten plaatsvindt, het model verder verfijnd wordt.

Communicatie Huisvesting Informatisering Organisatie & beleid Proefdiervoorzieningen Studentenvoorzieningen

# medewerkers + ingeschreven studenten vierkante meters # werkplekken # FTE Moeilijk…. # ingeschreven studenten

10


Voor de acceptatie en eenvoud van het model wordt voorlopig bovenstaand standpunt gehanteerd. Op termijn, wanneer de roll-out naar de diensten plaatsvindt, zal onderzocht worden of het zinvol is om de integrale exploitatierekening van de diensten mee te nemen, zodat de wijze van doorbelasting van de verschillende kosten uniform en transparanter wordt. Wanneer dit gebeurd, kan het model ook tijdens de begrotingsronde gebruikt worden om de begrote doorbelastingen te bepalen.

9 Quick Wins Het ontwikkelen van kostenbesef en bewustzijn m.b.t. integrale kostprijzen bij het financiële personeel van de verschillende universiteitsonderdelen. Het blijkt dat de gemiddelde eindgebruiker van de huidige methodiek niet geheel doordrongen is van (de hoogte van) een integrale kostprijs. Om te bevorderen dat de kostprijsmethodiek van de projectgroep veilig land zou een verbeterd kosten besef belangrijk zijn. Dit kan bereikt worden door een te organiseren Dag van de kosten. Deze dag heeft als doelgroep de financiële mensen van de Universiteit Utrecht tezamen met de directeuren. Tijdens deze dag zal een uitleg geven worden van de diverse zaken die spelen rond kostenproblematiek. Diverse soorten van kosten berekening, de verschillen tussen tarieven en kosten, het hoe en waarom van integrale kostprijsberekening etc. De cursus zal gegeven worden door een nog te vinden spreker van naam. Hij/Zij zal natuurlijk spreken in lijn met ons kostenmodel, en het model zal worden uitgelegd, maar het wordt geen presentatie van het model. De dag zal omstreeks september 2002 plaatsvinden.

10 Beheer en onderhoud van het model. Functioneel Beheer Het model zal inhoudelijk centraal moeten worden onderhouden. Concreet betekent dit dat periodiek de volgende zaken moeten gebeuren: Invoeren loonkosten gegevens per schaal/trede Per faculteit een excerpt maken uit Pefis voor de gemiddelde salarislast per functiecategorie. Invoeren van de basisfinancieringsbedragen, en beheer van het verdeelmodel van de eerste laag. Begeleiden van de controllers die de tweede laag moeten vormgeven. Inhoudelijke verbeteringen van het model initiëren en begeleiden.

11


Opleiding van nieuwe gebruikers. Gezien de aard van de werkzaamheden lijkt het ons wenselijk dit organisatorisch bij het Bureau controller neer te leggen. Technisch Beheer Daarnaast zal het model technisch beheert dienen te worden Typische taken die moeten worden geadresseerd zijn: Zorgdragen voor de foutloze werking van het programma. Beheren van een methode van verspreiding van het programma. Beantwoorden van technische vragen van eindgebruikers. Het programma zal ontwikkeld worden door een externe partij. Afhankelijk van de personele invulling zal moeten worden bekeken of het feitelijk programmeren tijdens onderhoud intern of extern geschiedt . Het lijkt zinvol dit onder te brengen bij technisch beheer van CTA.

11 (korte) functionele specificatie van de tool. Alhoewel het prototype van de tool nu in ontwikkeling is, vallen al wel de volgende opmerkingen te maken over de functionele specificaties van de tool: De tool zal ontwikkeld worden in MS-access. De tool zal functioneel niet te wijzigen zijn door de eindgebruiker. (dus geen spreadsheets die een eigen leven gaan leiden) Op de eerste laag zullen de te verdelen centrale kosten moeten worden ingevoerd, alsmede de drivers en drivertotalen voor de verdeling over de onderdelen. In de eerste laag zullen de salaris bedragen per schaal/trede moeten worden ingevoerd. In de eerste laag moeten de gemiddelde salarislasten binnen een faculteit per functiecategorie moeten worden ingevuld.

12


In de tweede laag zal men de facultaire (overhead) kostencomponenten moeten benoemen, en hier zullen drivers aan moeten worden gekoppeld alsmede drivertotalen ingevuld. Tevens zullen de door de eerste laag toebedeelde kosten moeten worden doorverdeeld. In de derde laag zal men de directe kosten moeten invoeren, alsmede de door de tweede laag bepaalde drivers. Deze laag zal zich moeten kenmerken door eenvoud, aangezien deze door een non-financial toegankelijk behoort te zijn. Er zal een gebruikers afscherming per laag moeten plaatsvinden. (derde laag gebruikers mogen geen toegang krijgen tot eerste en tweede laag, tweede laag gebruikers mogen geen toegang krijgen tot eerste laag. Er zijn dus functioneel drie gebruikers van het model. Er zal periodiek een distributie moeten zijn van de tool vanuit een centraal punt (actuele jaarcijfers eerste laag) naar de tweede laag. Om de discussie rond een webserver niet verder te belasten gaan we er vooralsnog van uit dat dit per floppie gebeurt. De verspreiding vanaf de tweede laag naar de derde laag is de verantwoording van de faculteit. Dit zal echter minder problematisch zijn omdat er meestal wel een facultair computernetwerk bestaat.

13


14

1 Management samenvatting Rauwkost. Globaal ontwerp

Recommend Documents