Bijlage 2
TKI projectplan CONTRaST
Het projectplan bestaat uit de volgende 6 delen: Samenvatting A. Motivatie en projectdoelstellingen B. Activiteiten/werkpakketten C. Consortium en projectorganisatie D. Evaluatie E. Valorisatie en implementatie Samenvatting De samenvatting is maximaal 1 A4 en zal voor communicatiedoeleinden gebruikt worden. Onder meer de volgende elementen: Motivatie en doelstellingen Activiteiten/werkpakketten Verwachte resultaten Innovativiteit Valorisatie strategie en implementatiestrategie A.
Motivatie en projectdoelstellingen
Motivatie (Deze sectie beschrijft de motivatie voor het initiëren van het project, de onderliggende actuele problemen van het project en de urgentie om de problemen te adresseren.) Het wettelijk kader in Europa voor douaneprocessen en het toezicht daarop gaat uit van een risico gebaseerd transactiegericht toezichtmodel. Dat leidt tot onnodig hoge administratieve toezichtlasten voor bedrijven en onvoorspelbaarheid in levertijden, en daarmee onnodig hoge voorraadkosten in de keten en onnodig hoge achterlandkosten (bijvoorbeeld ad-hoc wegvervoer in plaats van binnenvaart) in geval van vertragingen als gevolg van fysieke inspecties. Recente studies naar de regeldruk in importketens geven aan dat de kosten kunnen oplopen tot 1200 Euro per container. Uitgaande van 2% van de containers die een fysieke inspectie ondergaat komt dat voor zeevracht via Rotterdam overeen met € 168 miljoen. Eerdere studies geven aan dat de kosten van trade compliance tussen de 2% en 15% van de handelswaarde bedragen. Voor de gehele Nederlandse import/export praat je dan over €15-100 miljard, waarbinnen substantieel besparingspotentieel zit: een miljardenpropositie dus. In Nederland zetten douane en bedrijfsleven in op het tegelijkertijd reduceren van de toezichtlast voor compliancte bedrijven en het vergroten van de effectiviteit van het toezicht. In het vorige decennium is ingezet op horizontaal toezicht, waarbinnen een aantal convenanten is afgesloten met individuele bedrijven (vooral de grotere multinationale ondernemingen) en vertegenwoordigende koepelorganisaties. Douane heeft de laatste jaren een shift gemaakt naar een vernieuwd toezichtmodel gebaseerd op systeemtoezicht. Daarin zit nog wel een verticaal mechanisme om te beoordelen hoe effectief de interne beheersing van douanerisico’s bij bedrijven wordt vormgegeven, maar is het aan de bedrijven zelf om invulling te geven aan hun interne risicobeheersing. De AEO self assessment methodiek en het klantmanagement proces rond Individuele Behandelplannen vormen hiervoor een belangrijke basis, maar een duidelijk toezichtskader ontbreekt. Zo is een aantal aspecten, bijvoorbeeld omtrent het interactieprotocol douane-bedrijven, niet eenduidig geformuleerd. Het huidige verschil in ervaren toezichtslast tussen AEO en niet-AEO wordt eveneens als onvoldoende ervaren. Bovendien is het huidige interactieprotocol rond Individuele Behandelplannen voorbehouden aan een kleine groep multinationale bedrijven, terwijl er zo’n 1300 bedrijven ondertussen het AEO-certificaat bezitten. Een groot deel van deze bedrijven heeft moeite om hun interne beheersingsmaatregelen te monitoren. Hulp bieden bij het slim monitoren van de werking van de interne beheersing staat
dus centraal in dit project. De best practices rond risicobeheersing toegepast voor douanerisico’s zijn veelal ontwikkeld om of bieden potentie tot het beter beheersen van supply chain risico’s en als enabler voor supply chain synchronisatie en –optimalisatie. Daarbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan de instrumenten voor het monitoren van operationele performance en kwaliteit van multi-tier suppliers en hoe deze kunnen worden ingezet om tevens bepaalde douanerisico’s te beheersen. Dat is de uitdaging. De link tussen supply chain control, tax control en customs control wordt vaak gesuggereerd, maar concrete synergie is vooralsnog onvoldoende aantoonbaar bewezen. De vergelijkende analyse naar Tax & Food/Product Safety Control frameworks en Supply Chain controls zal deze potentie verder concretiseren en daarmee richting geven aan het toegepaste karakter van het wetenschappelijke onderzoekers in het NWO-ISCOM programma. De propositie voor het Nederlandse bedrijfsleven is dus duaal: 1.Maximaal benutten van de faciliteringsmogelijkheden die het wettelijk kader biedt voor een zo breed mogelijke groep trusted traders, vanzelfsprekend met behoud van de effectiviteit van het toezicht, en 2.De beheersingsinstrumenten voor trade compliance inzetten om supply chain optimisation te realiseren.
Relatie naar de doelstellingen in de Topsectorenagenda en ondersteuning aan de roadmaps van het TKI Logistiek Doelstellingen in Topsector Logistiek zijn om zorgen dat Nederland in 2020 een internationale toppositie heeft (1) in de afwikkeling van goederenstromen, (2) als ketenregisseur van (inter)nationale logistieke activiteiten, en (3) als land met een aantrekkelijk innovatie- en vestigingsklimaat voor het verladende en logistieke bedrijfsleven. De Uitvoeringsagenda voor de Topsector Logistiek bestaat uit zes innovatie-roadmaps, die deze ambitie moeten verwezenlijken. Een van die 6 roadmaps is de Roadmap Trade Compliance & Control (COIN, voorheen actielijn ‘douane’). In deze roadmap wordt beoogd om de handelsfacilitatie gebaseerd op een effectieve samenwerking tussen de douane en het bedrijfsleven in Nederland nog verder te ontwikkelen, en zodoende onze positie als gateway voor Europa uit te bouwen. In de roadmap COIN zijn drie innovatielijnen uitgewerkt waarlangs dit gerealiseerd moet worden: System based control, Coordinated Border Management en Pushing out the Border (douaneprocessen en toezicht integreren in de logistieke processen). Dit projectvoorstel legt de basis voor het realiseren van Systeemgericht Toezicht, de eerstgenoemde innovatielijn. De logische vervolgstappen hierop zijn het breed uitrollen van de best practices rond interne beheersing en het borgen van de systeemgerichte benadering in nationale, Europese (DG TAXUD) en internationale beleidscontext (WCO) en wetgevende kaders (UCC-IP/DP). Tezamen moeten die zorgen voor maximale valorisatie van deze innovatielijn in de roadmap. Daarmee wordt direct een bijdrage geleverd aan de doelstellingen 1 en 3 van de Topsector en bieden de monitoringsinstrumenten en visibility dashboards tevens mogelijkheden om doelstelling 2 te realiseren. Doelstellingen en doelen Projectdoelen: 1.Binnen 12 maanden eisen en uitgangspunten uitwerken van een systeemgericht toezichtkader dat a. Bijdraagt aan een betere interne beheersing van douane- en supply chain risico’s voor een grote groep AEO-bedrijven; Dit uit zich in een transitie van niveau 3 naar niveau 4 (AEO Self Assessment methode) op een aantal belangrijke douanerisico’s. Dit uit zich eveneens door de beperkte inspanning die bedrijven straks leveren om hun AEO-status te behouden. b. Bijdraagt aan een substantiele vermindering van de toezichtlast voor een groot deel van de nederlandse economische actoren; Een 25% reductie moet haalbaar zijn agv relatief zwaardere inzet van systeemtoezichtsinstrumenten (audits) en een reductie van transactiegerichte instrumenten (fysieke controles), waarbij het
handboek en de toolbox zorgen voor lagere kosten om systeemtoezicht te implementweren en te onderhouden. c. Bijdraagt aan de effectiviteit van de toezicht- en handhaving; Onderbouwing door douane (middels statement) d. Een breed draagvlak heeft van zowel douane als de economische actoren (bedrijfsleven), meetbaar door acceptatie van het Framework door het ODB e. Door het handboek ‘In Control’ en bijbehorende toolbox toegankelijk is voor een grote groep bedrijven en breed uitgerold kan worden. 2.Generaliseren en delen van best practises van effectieve beheersinstrumenten en generiek toepasbaar maken van deze kennis door middel van een handboek ‘in control’ en een bijbehorende toolbox. a. Enerzijds vindt de generalisatie plaats op basis van de ervaringen en best practices van een 14-tal ‘best-in-class’ bedrijven b. Anderzijds worden generieke best practices ontwikkeld vanuit de sectorkennis van experts die binnen de koepelorganisaties bnauw betrokken zijn bij trade compliance. 3. Bijdrage leveren aan de adoptie van onderliggende visie op Systeemgericht Toezicht in de Europese en internationale beleidscontext. De bijdrage aan de Topsector ambities is reeds beschreven in vorige sectie. Een meetbare indicator vormt de ontwikkeling van de Nederlandse score op de ‘douane’ dimensie in de Logistics Performance Index. Nederland is daarop gezakt van rank 1 in 2007 naar rank 4 in 2010 naar gedeelde rank 7 in 2012. Ook de absolute score is gedaald, in tegenstelling tot landen als Singapore, Hong Kong, Finland en België. De verwachting is dat gebruik van dit toezichtkader bijdraagt aan een stijging van Nederland op deze dimensie.
Verwachte resultaten Dit projectvoorstel legt de basis voor het realiseren van de Systeemgerichte Toezichtsvisie, zoals beschreven in de eerstgenoemde innovatielijn. Dat gebeurt door Best practices rond beheersing van douane risico’s en de inpassing van interne beheersimaatregelen in de reguliere bedrijfsprocessen te generaliseren. Een praktisch kader te bieden om de interne beheersing van douanerisico’s naar een hoger plan te trekken en de generieke best practices eenvoudig toe te passen in de eigen bedrijfsprocessen. Het reduceren van de beheerskosten van het ‘in control’ zijn en blijven. De logische vervolgstappen hierop zijn 1.Brede adoptie en implementatie van dit monitorings- en implementatiekader door de grote groep van AEO-vergunninghouders. Het te ontwikkelen handboek inclusief toolbox, plus de ervaringen van de koepelexperts over effectieve uitrol onder hun leden. 2.Het borgen van de systeemgerichte benadering in nationale, Europese (DG TAXUD) en internationale beleidscontext (WCO) en wetgevende kaders (UCC-IP). Tezamen moeten die zorgen voor maximale valorisatie van deze innovatielijn in de roadmap. Daarmee wordt direct een bijdrage geleverd aan de doelstellingen 1 en 3 van de Topsector en bieden de monitoringsinstrumenten en visibility dashboards tevens mogelijkheden om doelstelling 2 te realiseren. Dit monitorings- en implementatiekader biedt daarmee niet alleen de basis voor verminderen van de toezichtlast voor compliante traders en dienstverleners rond binnenkomende en uitgaande goederen, maar het collaboratieve samenwerkingsmodel met de Nederlandse Douane zal tevens de aantrekkingskracht versterken om niet alleen goederen via Nederland Europa in of uit te voeren (fysieke gateway) maar ook om douane-aangiftes in heel Europa centraal vanuit Nederland te besturen (Centralised Clearance). De potentie van het gebruik van Grensoverschrijdende vergunningen voor vereenvoudigde douaneprocedures wordt nog onvoldoende benut.
Het versterken van de fysieke Gateway functie uit zich in een verdere toename van de vestiging van bedrijfslocaties en EDC’s in Nederland en een groei in de overslag in onze mainports, met de daaraan gekoppelde TW activiteiten. Een mogelijke best practise voor multinationals met een complexe holding/business unitstructuur kan zijn om het customs compliance beleid gecentraliseerd vanuit Nederland te ontwikkelen en uit te voeren. Dit levert Nederland niet alleen hoogwaardige werkgelegenheid op (central compliance branches of multinationals), maar versterkt ook de propositie om synergie te creëren met supply chain control towers van dezelfde multinationals.
Relatie met overheidsbeleid Primair is Systeemgericht Toezicht erop gericht om de toezichtslast van compliante bedrijven de reduceren en de voorspelbaarheid en daarmee leverbetrouwbaarheid te vergroten van het in- en uitvoeren van goederen via Nederland (Nederland als Gateway-funcitie voor Europa). Daarmee draagt het direct bij aan de import- en exportgroei van Nederland en het gevoerde Mainportbeleid (Rotterdam en Schiphol). Douane is als projectpartner sterk gecommitteerd om zijn bijdrage te leveren aan de realisatie van deze Topsectoren agenda en levert een significante in-kind bijdrage van 750 experturen. Daarmee zijn de maatschappelijke topics rond veiligheid, antiterreurbestrijding, fraude, handelsfacilitering en ladingdiefstal automatisch goed ingebed. Het verbeteren van de interne risicobeheersing van bedrjiven wordt verondersteld ook ene bijdrage te leveren aan de beheersing van bovenstaande maatschappelijke risico’s.Het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB) fungeert als stuurgroep van de actielijn COIN, waaronder dit project kadert. Het ODB zal actief worden betrokken in de toetsing en validatie van het de concept- en eindresultaten. Daarmee zijn alle relevante koepelorganisaties in transport en logistiek automatisch betrokken.
Samenhang met andere initiatieven Dit project bouwt voort en vertoont samenhang met de onderzoeksagenda rond System Based Control in het EU FP7 project CASSANDRA. Daarin is op wetenschappelijke basis een analyse gemaakt van supply chain risico’s en de beheersingsmaatregelen die met name expediteurs hiervoor hebben ontwikkeld en de potentie tot hergebruik ervan voor douane- en security risico’s. Ook is daarin de basis gelegd voor de Europese beleidsinbedding van dit concept.Dat Europese beleid wordt momenteel ontleend aan het AEO-beleidskader en de ruimte die binnen de UCC wordt geboden aan self-assessment. Nederland vormt momenteel de state-of-the-art in Europa als het gaat om toepassen van Systeemgericht Toezicht en de Nederlandse werkwijze en Interactieprotocol worden in CASSANDRA voorgesteld als ‘best practise’. Zo wordt de Europese inbedding en beleidsadoptie automatisch goed geborgd. CASSANDRA stopt halverwege de looptijd van dit CONTRaST voorstel, maar het FP7 project CORE bouwt voort op heeft dezelfde System Based Approach. Ook bouwt CONTRaST voort op kennis- en implementatieprojecten die vooral gericht waren op het ondersteunen van het verkrijgen van het AEO-certificaat. Projecten als SAFEFFICIENT hebben daarvoor ook al tooling ontwikkeld. Ook koepelorganisaties bieden methodieken aan hun leden aan, zoals de “AEO In Control” methode van EVO en De Raadgevers Compagnie. Met de ontwikkelde Integrale Security Toolkit kunnen bedrijven in de logistieke keten door middel van een self-assessment eenvoudig checken of zij voldoende preventiemaatregelen treffen op het gebied van veiligheid en in welke mate zij voldoen aan wet- en regelgeving. De Toolkit is mede ontwikkeld met steun van onder andere EVO, FENEX, ACN en ORAM. De expertise van de koepelveregenwoordigers over reeds bestaande tooling wordt optimaal aangewend om te gebruiken wat reeds is ontwikkeld, deze kennis en het gebruik ervan beter te ontsluiten en om juist die kennis te ontwikkelen die complementair is aan wat reeds is ontwikkelsd, en die aanvullende kennis in toegepaste vorm te gieten.
B.
Activiteiten en Werkpakketten
Deze sectie beschrijft de aanpak, die voorgesteld wordt om de projectdoelstellingen te realiseren, in werkpakketten en activiteiten, inclusief mijlpalen. De relaties, coördinatie en samenwerking tussen de werkpakketten en activiteiten (bijvoorbeeld tussen verschillende parallel of sequentieel geplande activiteiten, werkpakketten, mogelijke verbanden met andere projecten, et cetera) worden duidelijk in detail beschreven, evenals de mijlpalen, projectresultaten en deliverables per werkpakket / activiteit en de beslispunten. De wetenschappelijke aanpak moet duidelijk beschreven worden. Beschrijf verder in detail wat de expliciete rollen, taken en activiteiten van de individuele partners is met welke achterliggende redenen. Fase 1 Project Activiteit 1.1: Project Management en coordinatie management Reguliere projectmanagement en –coordinatie activiteiten voor Duur: 12M toegepaste industriele onderzoeksprojecten D1.1: Management rapportages Deliverables/ M1: Kick-off (Maand 1) Mijlpalen: M5: Project einde (Maand 12) Activiteit 2.1: Inventarisatie bestaande beheersmaatregelen bij Fase 2 Inventarisatie bedrijven Activiteit 2.2: Inventarisatie bestaande toolsets voor security en Duur: 3M compliance Deliverables/ M2: Inventaris van beheersmaatregelen best-in-classbedrijven Mijlpalen: (Maand 3) Activiteit 3.1: Bottom-up analyse risicobeheersmaatregelen van de 14 Fase 3 Analyse best-in-class bedrijven Duur: 3M
Activiteit 3.2: Analyse van de Tax & Food safety controls Activiteit 3.3: Top-down analyse van risicobeheersmaatregelen
Deliverables/ Mijlpalen: Fase 4 Conceptresultaten:
M3: Analyseresultaten risicobeheersmaatregelen (Maand 6) Activiteit 4.1: Concept kader voor implementatie en monitoring van AEO
Duur: 3M
Activiteit 4.3: Best practices beheersmaatregelen
Deliverables/ Mijlpalen:
D4.1: Concept kader (Maand 8) D4.2: Concept handboek best practices (Maand 8)
Fase 5 Validatie
Activiteit 5.1: Validatie sessies
Duur: 2M
Activiteit 5.2: Validatieworkshop(s)
Deliverables/ Mijlpalen: Fase 6 Definitieve resultaten
D5.1: Validatieresultaten (M10) Activiteit 6.1: Definitief kader voor implementatie en monitoring van AEO
Duur: 2M
Activiteit 6.2: Best practice handboek
Deliverables/ Mijlpalen:
D6.1: Definitief kader (Maand 12) D6.2: Definitief Best practice handboek (Maand 12) M4 : Definitief framework + handboek (Maand 12)
Fase 7 Adoptie- en uitrolstrategie
Activiteit 7.1: Plan voor brede adoptie en verdere uitrol T7.2 Toepassingsgericht input en sturing geven aan NWO-ISCOM
Duur: 1M Deliverables/ Mijlpalen:
D7.1: Plan voor adoptie en uitrol (Maand 12)
GANTT Chart Fase
Activiteit
1. Project management
1.1: Project Management en coordinatie
M1
M2
M4
M5
M7
M8
M9
M10
M11
M12 D1.2: Eindraport age; M7: Project einde
M2: Inventaris beheersma atregelen best-inclass bedrijven
2.2: Inventarisatie bestaande toolsets voor security beheersing 3.1: Bottom-up analyse risicobeheersmaatregelen van de 14 best-in-class bedrijven 3.2: Analyse van de Tax & Food safety controls 3.3: Top-down analyse van risicobeheersmaatregelen 4.1: Concept kader voor implementatie en monitoring van AEO
4. Conceptresultaten 4.2: Best practices beheersmaatregelen
5.1: Validatie sessies 5. Validatie 5.2: Validatieworkshop(s) 6.1: Definitief kader voor implementatie en monitoring van AEO 6. Definitieve resultaten 6.2: Best practice handboek
7. Adoptie- en uitrolstrategie
M6
D1.1: Tussenrap ortage
M1: Kickoff
2.1: Inventarisatie bestaande beheersmaatregelen bij 2. Inventarisatie bedrijven
3. Analyse
M3
7.1: Plan voor brede adoptie en verdere uitrol 7.2: Input/sturing geven aan NWO-ISCOM Programma
Activiteit 1.1: Project Management en coordinatie Beschrijving: Project Management en coordinatie Planning: Maand 1- Maand 12 Werkverdeling: TNO: Projectmanagement en coordinatie Bedrijven: Participatie Coordinatiesessies
M3: Analyseres ultaten risicobehe ersmaatreg elen D4.1: Concept kader D4.2: Concept handboek best practices D5.1: Validatiere sultaten D6.1 &M4: Definitief kader D6.2 & M4: Definitief Best practice handboek D7.1: Plan voor adptie en uitrol
Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: D1.1 Tussenrappportage (Maand 6) en Eindrapportage (Maand 12) M1: Kick-off (Maand 1) M7: Project einde (Maand 12) Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 2.1: Inventarisatie bestaande beheersmaatregelen bedrijven Beschrijving: In deze taak worden de bestaande risicobeheersprogramma’s en de vastlegging van bijbehorende beheersmaatregelen en -instrumenten verzameld. Dit zal gebeuren middels dataverzameling en interviews. Bij bestaande risicobeheersprogramma’s wordt primair gedacht aan AEO, Known consignor en het Individueel Behandelplan, maar ook aan programma’s als TAPA, bepaalde ISO certificeringsprogramma’s (bijv 27000, 28000), Food- en product safety programma’s, etc. Het gaat in deze stap primair om de inventarisatie van de beheersmaatregelen, liefst al gekoppeld aan de specifieke risico’s, maar ook om een inventarisatie van de verschillende beheersprogramma’s. Planning: Maand 2- Maand 4 Werkverdeling: TNO: Ontwikkelen templates voor dataverzameling en uitzetten inventarisatie en interviews Bedrijven: Aanleveren data risicobeheersprogramma’s en beheersmaatregelen Douane: Participatie in interviews en suport in ontwikkelen jusite templates Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: M2: Inventaris van beheersmaatregelen partnerbedrijven (Maand 2) Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 2.2: Inventarisatie bestaande toolsets voor security en compliance Beschrijving. Er bestaan reeds diverse toolsets voor security en compliance ondersteuning. In deze taak wordt een inventarisatie daarvan gedaan en wordt een analyse gemaakt van het gebruik ervan. Daaruit volgen aanbevelingen voor verdere take up. Gedacht wordt onder meer aan o.a. de projectresultaten van SAFEFFICIENT, de Integrale Security Toolkit en de “AEO In Control” methode. Planning: Maand 2- Maand 3 Werkverdeling: TNO: Coordinatie, procesbegeleiding en kennisinbreng Koepelexperts: Inbreng expertise Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 3.1: Bottom-up analyse interne beheersmaatregelen best-in-class bedrjiven Beschrijving: Onderdeel van de AEO aanvraag is het uitvoeren van een AEO-Self Assessment, waarin bedrijven gestructureerd aangeven welke beheersmaatregelen ze hebben genomen voor een lijst douane en safety & security risico’s. Bedrijven worden geacht de self assessment jaarlijks te herhalen. Deze assessments vormen een belangrijke bron van input voor het ontwikkelen van het Control Framework voor Systeemgericht Toezicht. Na inventarisatie in stap 2.1 wordt hier vooral een analyse gemaakt van het soort beheersmaatregelen en de mate waarin bepaalde risico’s daarmee geborgd worden (maturity level). De analyse zal vooral ingaan op de niveau-4 maatregelen. In aanvulling op de AEO self assessment hebben veel van de grotere klanten van
douane een Individueel Behandelplan opgesteld met hun Klantcoordinator bij Douane, waarin net als in de AEO Self assessment de douane-risico’s benoemd worden en de daaraan gekoppelde beheersmaatregelen. Dit traject gaat echter verder, douane stelt op basis daarvan vast wat het zogenaamde ‘restrisico’ is bij de huidige beheersmaatregelen. Dat vormt vervolgens de basis om een bepaalde toezichtsmix daarop ‘los te laten, ofwel aanvullende beheersmaatregelen uit te voeren. Dit traject is een basisvorm van een Interactie Protocol tussen overheid/douane en bedrijfsleven, maar is onvoldoende gestandaardiseerd en geobjectiveerd (hangt af van interpretatie Klaco). De bedrijven zullen ook een terugkoppeling ontvangen op hun eigen interne beheersing. De experts uit het kern- en expertteam zullen de bedrijfscasussen bespreken en een vrijblijvende reflectie daarop geven in combinatie met eventuele vrijblijvende suggesties voor verdere verbetering. Planning: Maand 4- Maand 6 Werkverdeling: TNO: Uitvoeren analyses per bedrijf Bedrijven: Toelichting bij interpretaties Douane: Assisteren bij interpretatie mate van beheersing en generieke suggesties voor verbetering Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: M3: Analyseresultaten risicobeheersmaatregelen (Maand 5) Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 3.2: Analyse Tax- en Food Safety Control Frameworks Beschrijving: In deze stap wordt bij bedrijven gekeken naar het beheerskader voor Tax Compliance en/of voedsel/productveiligheidsbeheersing. Daarbij maken we een analyse over de mate van synergie en hergebruik van de maatregelen tbv douanerisico’s. Planning: Maand 4- Maand 6 Werkverdeling: TNO: Uitvoeren analyses per bedrijf Bedrijven: Toelichting bij interpretaties Douane: Assisteren bij interpretatie mate van beheersing en n generieke suggesties voor verbetering Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: M3: Analyseresultaten risicobeheersmaatregelen (Maand 5) Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 3.3: Top-down analyse van best practices van beheersmaatregelen Beschrijving: De expertise van de koepelveregenwoordigers wordt optimaal aangewend om juist die kennis te ontwikkelen die complementair is aan wat reeds is ontwikkeld, en die aanvullende kennis in toegepaste vorm te gieten. Daartoe vindt een top-down analyse plaats met experts van een aatal relevante koepelorganissitaties en van douane om generieke best practices van beheersmaatregelen te oontwikkelen. Planning: Maand 4- Maand 6 Werkverdeling: TNO: Coordinatie, procesbegeleiding en kennisinbreng tbv ontwikkelen generieke best practices Koepelexperts: Inbreng expertise tbv ontwikkelen generieke best practices
Douane: Inbreng expertise tbv ontwikkelen generieke best practices Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: M3: Analyseresultaten risicobeheersmaatregelen (Maand 5) Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 4.1: Concept kader voor implementatie en monitoring van AEO Beschrijving: In deze fase wordt het kader voor omplementatie en monitoring van AEO, inclusief bijbehorend interactieprotocol uitgewerkt en beschreven in een concept document. Dit conceptkader biedt tevens ideeen en suggesties voor de beleidsontwikkelagenda rond verdere implementatie van systeemgericht toezicht. Planning: Maand 6 – maand 8 Werkverdeling: Het kernteam heeft de lead in het opstellen van dit document. Input, review en toetsing vindt plaats door de leden van de expertgroep. Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: D4.1 Concept kader Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 4.2: Best practices beheersmaatregelen Beschrijving: Op basis van zowel de bottom-up analyse (3.1) als de top-down analyse (3.3) worden de best practices in generieke vorm beschreven. Het gaat daarbij zowel om best practices beheersmaatregelen die effectief zijn in de mate van beheersing (dus een 4 of een 5 scoren) als best practices om de interne beheersing zo efficient mogelijk in te bedden in de reguliere bedrijfsprocessen. Ook kan het illustratief zijn in het voorkomen van het dubbel afdichten van risico’s in de logistieke handelsketen. Planning: Maand 6 – maand 8 Werkverdeling: TNO: Coordinatie, procesbegeleiding en kennisinbreng Expertteam koepels: Inbreng expertise Douane: inbreng expertise Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: D4.2 Concept handboek best practices Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 5.1: Validatiesessies Beschrijving: De validatiesessies zullen in eerste instantie plaatsvinden met de leden van het kern- en expertteam en de betrokken bedrijven. Doel van deze sessies is om scherp te krijgen of er sprake is van interpretatieverschillen en of specifieke best practices op de juist manier zijn gegeneraliseerd en ook zo zijn beschreven. Planning: Maand 9- Maand 10 Werkverdeling: TNO: Coordinatie, procesbegeleiding en kennisinbreng Expertteam koepels: Inbreng expertise Douane: inbreng expertise
Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: D5.1 Validatieresultaten Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 5.2: Validatieworkshop(s) Beschrijving: Naast de validatiesessies zullen ook een of enkele validatieworkshops plaatsvinden, waarbij de gegeneraliseerde best practices ook in breder verband gedeeld worden. Planning: Maand 9- Maand 10 Werkverdeling: TNO: Coordinatie en orgainsatie Expertteam koepels: support Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: D5.1 Validatieresultaten Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 6.1: Definitief kader voor implementatie en monitoring van AEO Beschrijving: De resultaten van de validatiesessies en workshops worden verwerkt in het concept kader. Ook feedback uit het ODB wordt benut om het conceptkader aan te scherpen, resulterend in een definitief kader voor implementatie en monitoring van AEO, inclusief bijbehorend interactieprotocol. Ook de ideeen en suggesties voor de beleidsontwikkelagenda rond verdere implementatie van systeemgericht toezicht wordt aangescherpt op basis van de verkregen input en feedback. Planning: Maand 11- Maand 12 Werkverdeling: TNO: De lead in het verwerken van de validatieresultaten en overige feedback Expertteam koepels en douane: toetsing van de verwerkte resultaten Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: D6.1 Definitief kader Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 6.2: Best practice handboek Beschrijving: De feedback op de concept uitwerking van de genererieke best practices zal worden verwerkt in een definitief handboek, dat vooral ook een concretere uitwerking biedt van de procesmatige aanvliegroute om de best practices waar mogelijk te implementeren in de bedrijfsprocessen. Planning: Maand 11- Maand 12 Werkverdeling: TNO: De lead in het verwerken van de validatieresultaten en overige feedback Expertteam koepels en douane: toetsing van de verwerkte resultaten Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: D6.2 Definitiegf best practice handboek Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 7.1: Plan voor brede adoptie en verdere uitrol Beschrijving: In dit plan wordt beschreven hoe de grote groep bedrijven toegang krijgt tot de resultaten van dit project en deze resultaten ook actief zal gaan gebruiken. Ideen daartoe zijn om de resultaten via de koepelorganisaties breeed te ontsluiten en om gerichte kennisoverdracht te doen naar de consultants die actief zijn in de adviesmarkt rond monitoring van AEO en bredere advisering rond het verbeteren van de interne beheersing van douanerisico’s. Planning: Maand 12 Werkverdeling: TNO: Coordinatie en procesbegeleiding Expertteam koepels: Mobiliseren koepels voor verdere valorisatie Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: D7.1 Plan voor brede adoptie en uitrol Planning: Zie Gantt chart
Activiteit 7.2: Toepassingsgericht input/sturing geven aan NWO-ISCOM Beschrijving: Deze activiteit loopt als horizontale taak door het gehele project en is erop gericht om het meer wetenschappelijke ISCOM-programma vanuit de ervaringen en discussies opgedaan in dit project input en sturing mee te geven om de ISCOM-agenda een sterker toegepast karakter. Deze rol wordt door de expert van Douane, die ook in de ISCOM projecten zal participeren concreet ingevuld. Planning: Maand 1- Maand 12 Werkverdeling: Douane: Liaison naar ISCOM Verwachte resultaten/deliverables/mijlpalen: Nvt Planning: Zie Gantt chart
C.
Consortium and projectorganisatie
Onderzoeksteam Deze sectie beschrijft het onderzoeksteam, elke specifieke rol en input in het projecten (indien noodzakelijk per activiteit / werkpakket) en hun kwaliteiten / specifieke expertises. Korte CVs (max ½ page A4) van de wetenschappelijke onderzoekers moeten bijgesloten zijn als bijlagen, samen met een kort overzicht (titels en bronnen) van hun 5 meest relevante publicaties of relevante project ervaringen. Beschrijf ook de relevante prestaties van de andere consortium leden. Naam partner Rol en input Specifieke competenties
TNO
Projectcoordinator
Kennis douane- en compliance processen, Supply Chain risico kennis
Douane
EVO
FENEX
Air Cargo Netherlands (ACN)
FENEDEX EVO/FENEDEX-lid 1: … EVO/FENEDEX-lid 2: … EVO/FENEDEX-lid 3: … EVO/FENEDEX-lid 4: … EVO/FENEDEX-lid 5: … EVO/FENEDEX-lid 6: … FENEX-lid 1: .. FENEX-lid 2: .. FENEX-lid 3: .. FENEX-lid 4: .. FENEX-lid 5: .. FENEX-lid 6: .. Menzies (ACN-lid 1) Aviapartners (ACN-lid 2 )
Generieke Douane expertise Hulp bij inventarisatie en generaliseren best practices. Hulp bij opstellen concept framework Hulp bij inventarisatie en generaliseren best practices. Hulp bij opstellen concept framework Hulp bij inventarisatie en generaliseren best practices. Hulp bij opstellen concept framework Hulp bij inventarisatie en generaliseren best practices. Hulp bij opstellen concept framework Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s Inzicht geven in interne beheersing douanerisico’s
Kennis douane- en compliance processen Kennis douane- en compliance processen, Supply Chain risico kennis Kennis douane- en compliance processen, Supply Chain risico kennis Kennis douane- en compliance processen, Supply Chain risico kennis Kennis douane- en compliance processen, Supply Chain risico kennis Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen Kennis interne beheersing en bedrijfsprocessen
Project organisatie Deze sectie beschrijft de projectorganisatie; rollen, taken en verantwoordelijkheden, inclusief een organigram. Stuurgroep: De stuurgroep wordt gevormd door het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB) Projectcoordinatie: De projectcoordinatie is in handen van TNO. Gerwin Zomer van TNO zal als projectcoordinator het aanspreekpunt zijn.
Het kernteam: Het kernteam bestaat uit Gerwin Zomer (TNO), Jacqueline de Putter (TNO) en Ewoud Moolenburgh (TNO). Nina Waldhauer (TNO) zal Gerwin Zomer assisteren in projectmanagement taken. Han Bosch zal als expert van Douane actief participeren in het kernteam. Expertteam: Het expertteam dat zal assisteren bij de analyses en interpretaties bestaat naast de kernteamleden uit Godfried Smit/Dennis Heijnen (EVO), Dominique Willems (FENEX), Ben Radstaak (ACN) en Willemijn Gwanmesia (FENEDEX). Participerende bedrijven: De 14 bovengenoemde participerende bedrijven leveren hun trade/customs compliance experts om de benodigde inventarisatie van beheersmaatregelen te kunnen geven en van toelichting te kunnen voorzien. Indien nodig, wordt bredere expertise gemobiliseerd. Organigram
Project Coordinatie - Gerwin Zomer – TNO (Project coordinator) - Nina Waldhauer - TNO (project management)
Stuurgroep - Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB)
Kernteam Expert team - Gerwin Zomer - TNO - Han Bosch – douane - Godfried Smit – EVO - Dominique Willems – FENEX - Ben Radstaak – CAN - Willemijn Gwanmesia (FENEDEX)
D.
- Gerwin Zomer - TNO - Han Bosch – douane - Jacqueline de Putter – TNO - Ewoud Moolenbergh - TNO
Participerende bedrijven - 6 leden van EVO/FENEDEX (Tbd) - 6 leden van FENEX (Tbd) - 2 leden van ACN (Menzies en Aviapartners)
Evaluatie en monitoring
Evaluatie Evaluatie van de voortgang vindt maandelijks plaats met het kernteam en 4 keer per jaar met het expertteam. Ook vindt terugkoppeling via de stuurgroep ODB plaats op basis van behoefte (de verwachting is om tweemaal gedurende de looptijd een terugkoppeling over de voortgang en resultaten te geven). Voor het evaluatieproces worden de vaste templates gebruikt die TNO hanteert voor projectevaluatie. De uiteindelijke evaluatie van de projectresultaten vindt dus plaats door het ODB. E.
Valorisatie en implementatiestrategie
Valorisatie en kennisdisseminatie De actieve betrokkenheid van de koepelorganisaties maakt het mogelijk om optimaal gebruik te maken van relevante valorisatie- en disseminatie evenemetnten die zich in de looptijd van het project gaan voordoen. Voorzien is om in fase 7 met behulp van de koepelorganisaties een grootschalig event te organiseren aan het einde van de looptijd. Dit komt mogelijk qua planning mooi overeen met het Nationaal Douanecongres 2014. Ook zal in fase 7 een aparte workshop plaatsvinden met douane adviseurs die bedrijven assisteren met het verkrijgen en behouden van hun AEO certificaat. Deze bedrijven kunnen de projectresultaten ook inzetten in hun consulterende rol richting bedrijven en daarmee de adoptie versnellen. Implementatie Voor de implementatie wordt verwezen naar het projectplan. Bijgevoegd overzicht geeft een inidicatie van hoe de expertise van de participanten wordt ingezet. Daarbij dient te worden opgemerkt dat de inzet van douane buiten de TKI-begroting is gelaten. Fase
Activiteit
1. Project management
1.1: Project Management en coordinatie 2.1: Inventarisatie bestaande beheersmaatregelen bij 2. Inventarisatie bedrijven 2.2: Inventarisatie bestaande toolsets voor security beheersing 3.1: Bottom-up analyse risicobeheersmaatregelen van de 14 best-in-class bedrijven 3.2: Analyse van de Tax & 3. Analyse Food safety controls 3.3: Top-down analyse van risicobeheersmaatregelen
4. Conceptresultaten
5. Validatie
4.1: Concept kader voor implementatie en monitoring van AEO 4.2: Best practices beheersmaatregelen 5.1: Validatie sessies 5.2: Validatieworkshop(s)
6. Definitieve resultaten
7. Adoptie- en uitrolstrategie
TOTAAL
6.1: Definitief kader voor implementatie en monitoring van AEO 6.2: Best practice handboek 7.1: Plan voor brede adoptie en verdere uitrol 7.2: Toepassingsgericht input en richting geven aan het NWO-ISCOM programma
TNO
EVO
FENEX
ACN
FENEDEX
14 Bedrijven
Overige bedrijven
Douane
90
90
35
20
336
4
4
4
371
4
175
36
336
200
711
25
75
32
25
253
50
100
Totaal
32
32
32
50
8
8
8
8
100
182
50
16
16
16
16
25
139
75
8
8
8
8
25
132
75
8
8
8
8
25
590
50
8
8
8
8
25
107
50
8
8
8
8
25
107
50
8
8
8
8
25
107
870
100
100
100
100
250 750
250 3150
98
770
360
360
