Samenloop voor Hoop Bronckhorst 2013 15 en 16 juni 2013 Sportpark “de Lankhorst” Wichmond
Postbus 75508 1070 AM Amsterdam Giro 26.000 T (020) 570 05 00 F (020) 675 03 02 www.kwfkankerbestrijding.nl
Wegwijzer voor teamaanvoerders
Wat is SamenLoop voor Hoop?
In zes stappen naar een succesvol team.
Tips om geld in te zamelen.
Wat is de SamenLoop voor Hoop? De SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding is een uniek evenement waarbij deelnemers de strijd aangaan tegen kanker. Met de SamenLoop zamelen we geld in, steken we (ex)kankerpatiënten een hart onder de riem en is er aandacht voor en informatie over uiteenlopende aspecten van kanker. Het feestelijke, braderie-achtige familie-evenement duurt 24 uur en wordt lokaal door vrijwilligers georganiseerd. De totale opbrengst van de SamenLoop voor Hoop komt ten goede aan het wetenschappelijk kankeronderzoek dat wij financieren. Achtergrond. De American Cancer Society is de grondlegger van het succesvolle evenement Relay for Life. In 1985 liep in Tacoma, Washington, één arts 24 uur lang rondjes om een sportveld. Hij haalde hiermee € 27.000 op voor de Amerikaanse Cancer Society. Het was het startsein voor een jaarlijks terugkerende happening in de Verenigde Staten en in een groot aantal andere landen: Canada, Australië, landen in Latijns Amerika en – dichterbij – in België, Italië, Portugal en Duitsland. KWF Kankerbestrijding introduceerde het evenement in Nederland onder de naam SamenLoop voor Hoop. In 2006 is de eerste Nederlandse SamenLoop voor Hoop georganiseerd in Borger in Drente, in 2008 was SamenLoop voor Hoop Bronckhorst de derde. Op www.kwfkankerbestrijding.nl vind je een actueel overzicht van locaties waar een SamenLoop voor Hoop is gepland. “Wat een groot succes was het. Complimenten aan alle mensen die hier aan meegewerkt hebben en een dikke pluim voor de organisatie. Het was helemaal top!” (reactie uit gastenboek 2008) Relay for Life is de grootste inzamelingsactie ter wereld ten bate van kankerbestrijding. Jaarlijks zijn er meer dan 4.000 Relays die samen 3 miljoen mensen mobiliseren. In 2004 is hiermee (wereldwijd) meer dan 300 miljoen euro ingezameld. Het evenement. Tijdens de SamenLoop voor Hoop Bronckhorst wandelen teams van 10 tot 15 deelnemers, 24 uur lang, rondjes om de sportvelden van Sportpark de Lankhorst te Wichmond. De SamenLoop is geen wedstrijd maar een continue wandeling waarbij de teamleden elkaar afwisselen. Er loopt altijd minstens een teamlid: als symbool voor voortdurende strijd tegen kanker. De teamleden betalen € 10,- inschrijfgeld p.p., jongeren < 18 jaar € 5,- en zamelen ieder, voorafgaand aan, en/of tijdens het evenement, geld in. Op het veld worden activiteiten georganiseerd door de verschillende teams. Bijvoorbeeld: sjoelen, bus gooien, schminken, pannenkoeken bakken, of eigengemaakte producten verkopen zoals koekjes/wafels en sieraden. Er zijn optredens van lokale artiesten, bandjes en kinderactiviteiten. De activiteiten verhogen de opbrengst van het team en dragen bij aan de feestelijke sfeer. De SamenLoop kent twee belangrijke, gezamenlijke momenten: de Ereronde voor survivors en de Kaarsenceremonie. De Ereronde is de inspirerende start van het evenement. Onder aanmoediging van teams en toeschouwers lopen (ex)kankerpatiënten samen met familie en vrienden de eerste ronde op het parcours. Survivors zijn de eregasten van het evenement. We vragen teamleden om zoveel mogelijk survivors uit hun omgeving mee te nemen.
Bij het aanbreken van de avond vindt de Kaarsenceremonie plaats. Voorafgaand aan de SamenLoop kunnen teams de zakken voor deze ceremonie (à € 5,-) verkopen – dit is een belangrijke bron van inkomsten voor het evenement. Langs de baan worden papieren zakken gezet gevuld met zand en een brandende kaars. Kopers van de kaarsenzakken kunnen op de zakken een persoonlijke boodschap schrijven. Als alle kaarsen branden staan we stil bij de mensen die de strijd tegen kanker hebben verloren, bij kankerpatiënten en bij exkankerpatiënten. Het is een indrukwekkend onderdeel van het evenement. “Ik heb op de Samenloop voor Hoop in Bronckhorst de kaarsenceremonie meegemaakt. Wat een warme en bemoedigende bijeenkomst. Ik zag de maan glimlachend aan de hemel staan. De wensballonnen maakten een verbinding tussen hemel en aarde.” (een reactie uit het gastenboek 2008) De missie. De overlevingskansen voor mensen met kanker zijn de laatste 50 jaar verdubbeld. Op deze weg willen we doorgaan om uiteindelijk de strijd tegen kanker te winnen. Daar is geld voor nodig, veel geld. Leef Mee Loop Mee: met de SamenLoop voor Hoop zamelen we geld in en vieren we de hoop. We vieren dat al zoveel mensen kanker overleven en dat we iets tegen de ziekte kunnen doen. Door wetenschappelijk onderzoek te financieren zorgen we samen voor een toekomst met minder risico op kanker, meer kans op genezing en een betere kwaliteit van leven voor (ex)kankerpatiënten. Dat is de missie van KWF Kankerbestrijding. Elke succesvolle SamenLoop voor Hoop draagt hier aan bij. Wegwijzer Teamaanvoerders. Het succes van een SamenLoop voor Hoop is afhankelijk van vrijwillige medewerking en sponsoring in natura. Iedereen met enthousiasme en inzet kan hieraan bijdragen. Als teamaanvoerder heb je een belangrijke rol bij de SamenLoop voor Hoop. We stellen je deelname enorm op prijs. Deze wegwijzer is bedoeld om jou als teamaanvoerder bij je taken te ondersteunen: met tips en trucs om geld in te zamelen maar vooral ook om meedoen met de SamenLoop voor jou nog leuker te maken. “Wat een geweldig evenement. Ik heb het als heel bijzonder ervaren. Natuurlijk heel fijn dat het zoveel geld heeft opgebracht. Maar wat een saamhorigheid. Prachtig dat dit mogelijk is in onze gemeente.” (een reactie uit het gastenboek 2008)
In zes stappen naar een succesvol team. Als teamaanvoerder heb je een belangrijke taak bij de invulling en het succesvolle verloop van de SamenLoop voor Hoop. Een enthousiast en gemotiveerd team zamelt meer geld in en kan beter bijdragen aan de feestelijke sfeer en een bijzondere invulling van het evenement. Met jouw inzet en enthousiasme kun je (samen met je team) een belangrijke promotor zijn van de SamenLoop. Als teamaanvoerder moet je een heleboel regelen maar maak vooral ook plezier. Geniet van het contact met je teamleden en geniet samen van het evenement! Stap 1: Stel een team samen van 10-15 personen. Iedereen is geschikt als teamlid: vrienden, familie, collega’s of leden van dezelfde vereniging. Vraag iedereen die je kent om mee te doen. Vertel waarom jij aan de SamenLoop meedoet en waarom je daar zo enthousiast over bent. Een enthousiast verhaal werkt aanstekelijk. Benader mensen uit verschillende kringen. Met variatie in de opbouw van je team trek je een groter publiek en zamel je meer geld in. Stap 2: Schrijf je team in. Om mee te kunnen doen aan de SamenLoop moet je bij voorkeur het inschrijfformulier op de site invullen en het inschrijfgeld inleveren bij de organisatiecommissie. Dit is de taak van de teamaanvoerder. Met het inschrijfgeld verbind je je, samen met je team, aan het evenement en kan de organisatiecommissie de kosten dekken. Inschrijfformulieren vind je op de site en achter in deze Wegwijzer. Stap 3: Informeer je team. Geef ieder teamlid de SamenLoop-wegwijzer voor teamleden en een KWF Jaarboekje. Stap 4: Zorg voor een goede teamgeest. Bedenk samen een thema voor jullie team en een naam. Misschien wil je meedoen ter ere van iemand die kanker heeft of heeft gehad. Kies een passende mascotte (soms geven teamleden de mascotte aan elkaar door tijdens de SamenLoop zoals een stokje bij een estafette). Organiseer een bijeenkomst met je team om samen manieren te bedenken om geld in te zamelen. Vraag je team om je te helpen om de SamenLoop te promoten, geld in te zamelen en nieuwe teams te werven. Stimuleer ook de verkoop van kaarsenzakken voor de Kaarsenceremonie; laat een voorbeeld van de kaars zien tijdens een bijeenkomst. Stimuleer en motiveer je team. Stel alles in het werk om je team enthousiast te maken en te houden voor de SamenLoop. Stap 5: Bepaal jullie doel. Bepaal het bedrag dat je met je team wilt ophalen. Zorg ervoor dat jullie streefbedrag een uitdaging is, maar blijf realistisch. Organiseer gedurende het hele jaar inzamelingsacties: gezamenlijke acties (bijvoorbeeld een feest organiseren, een loterij of auto’s wassen) maar teamleden kunnen ook individueel geld inzamelen en kaarsenzakken verkopen. Zo haal je het geld geleidelijk op en groeit jullie totaalbedrag gestaag. Zamel ook geld in tijdens de SamenLoop zelf. Bijvoorbeeld met een bingo, kinderactiviteiten of de verkoop van zelfgebakken koekjes. Zo draag je bij aan een gezellige SamenLoop en verhoog je de inkomsten van je team.
Stap 4: Hou contact. Woon de teamaanvoerdersvergaderingen bij. Zo ontmoet je de andere teamaanvoerders, blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en doe je ideeën op voor jou en je team. Deel al de ideeën, opmerkingen en suggesties van je team met de andere teamaanvoerders. Zo ontstaan de gezelligste en meest gevarieerde SamenLopen. Lever het ingezamelde geld in bij de organisatiecommissie. Dit kan tijdens de vergaderingen met teamaanvoerders of tijdens de inzamelingsavond. Op die manier is er op het evenement zelf zo min mogelijk geld in omloop. Hou contact met al je teamleden. Bel ze, schrijf ze, mail ze en organiseer bijeenkomsten. Inspireer, motiveer en help waar nodig. Betrek je teamleden bij de organisatie en informeer ze daarover (bijvoorbeeld een (e-mail)nieuwsbrief). Stap 5: Bereid je voor. Zorg goed voor je team tijdens de SamenLoop. Neem een geschikte tent mee, voldoende eten en drinken, een aansprekend thema en amusement. De organisatie zorgt op zondagochtend voor het ontbijt. Hou steeds bij hoeveel geld jullie hebben ingezameld: zowel als team als per teamlid. Vertel je team regelmatig hoe de stand is. Maak een loopschema of laat een van je teamleden dat doen. Houd rekening met de capaciteiten van je deelnemers. In een team dat bestaat uit jongeren en volwassenen kunnen de volwassen deelnemers het lopen ’s avonds en ’s nachts van de jonge teamleden overnemen.
Stap 6: Evalueer. Bespreek het evenement na afloop met de organisatiecommissie en met je team.
Tips om geld in te zamelen. Geld inzamelen voor de SamenLoop voor Hoop is een prima manier om een goede teamgeest te kweken. Begin zodra je je team hebt samengesteld en wees creatief. Het loont de moeite om niet alleen met het hele team geld in te zamelen maar je teamleden te vragen dat ook individueel te doen. Geld inzamelen voorafgaand aan de SamenLoop. De Kaarsenceremonie. De verkoop van de Kaarsenzakken voor de Kaarsenceremonie brengt veel geld op. Je kunt met je team proberen zoveel mogelijk kaarsenzakken te verkopen. Donatie-enveloppen en verkoopformulieren voor de Kaarsenzakken zijn verkrijgbaar op de teamaanvoerdersvergaderingen en via je contactpersoon bij de organisatiecommissie. Nodig iedereen die een kaars koopt uit voor de Kaarsenceremonie. Promotie. Promoot dit evenement samen met je teamleden bij familie, vrienden, bekenden en bedrijven. Vertel waarom je aan de SamenLoop meedoet en vraag om een bijdrage. Eten. Organiseer lunches op je werk, koffie-ochtenden in het buurthuis, barbecues in je tuin of een pasta-avond in een Italiaans restaurant. Hoe groter het gezelschap hoe beter. Verkoop het eten zelf of gebruik de gelegenheid om geld in te zamelen. Je kunt ook zelfgebakken koekjes of hapjes verkopen tijdens de SamenLoop. Feesten. Bedenk een thema en geef een feest. Je kunt het zo klein of zo groot maken als je wilt: een tuinfeest, een buurtfeest of een gala, alles is geschikt. Vraag entreegeld en ‘verkoop’ de SamenLoop voor Hoop bij je gasten. Verkopen of veilen. Ruim je zolder op, vraag je teamleden hetzelfde te doen en organiseer samen een rommelmarkt. Je kunt natuurlijk ook zelfgemaakte spulletjes verkopen zoals sieraden en kaarten. Je koopwaar kun je ook aanbieden op een braderie, tijdens een Koninginnedagmarkt of via internet (Marktplaats.nl). Organiseer een veiling met spullen die lokale bedrijven hebben gedoneerd. Bedenk een thema voor je verkoop of verkoop maar één soort product, zo voorkom je dat jullie rommelmarkt een rommel wordt. Geld inzamelen tijdens de SamenLoop. Door tijdens de SamenLoop activiteiten te organiseren, wordt het niet alleen een gezellige dag, je kunt er de opbrengst van je team ook flink mee verhogen. Wedstrijden. Iedereen wil graag winnen, dus met een wedstrijd zit je altijd goed. Wijnproeven, kaas proeven, ‘raad het gewicht van een baby’ en ‘tel de bonen in een pot’ zijn ideale manieren om mensen bij het evenement te betrekken. Kinderen. De SamenLoop is een familie-evenement. Met activiteiten voor kinderen trek je zeker publiek. Ballonfiguren maken, schminken of een wedstrijd zaklopen zijn leuk voor kleine en voor grotere kinderen.
Succesvol geld inzamelen. 1. Organiseer het hele jaar door activiteiten om geld in te zamelen. De SamenLoop voor Hoop is de afsluiting van dat jaar en hét moment om het geld in te leveren dat jij met je team bij elkaar hebt gebracht. 2. Zorg dat je altijd een donatie-envelop bij je hebt. Als je anderen spontaan vertelt over de SamenLoop dan kun je direct ook om een bijdrage vragen. 3. Zet op het inschrijfformulier je eigen gift bovenaan. Zorg dat eerste giften erg hoog zijn. Anderen willen dan vaak niet achterblijven. 4. Verplaats je in de gevers die je beoogt. Bedenk activiteiten die bij ze passen en die bij hun interesses aansluiten. 5. Maak gebruik van je lokale netwerk: vraag bedrijven in de buurt of zij je willen steunen bij je activiteiten door geld, spullen of advertentieruimte te doneren. 6. Bedrijven hebben vaak speciale regelingen voor goede doelen. Vraag ernaar: misschien wil je werkgever de opbrengst van jouw team wel verdubbelen. 7. Giften aan de SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding zijn aftrekbaar van de belasting. Informeer bij de Belastingdienst naar de richtlijnen over donaties en deel die informatie. 8. De vergaderingen met teamaanvoerders zijn een goed moment om de plannen van jouw team uit de doeken te doen, zodat er op de SamenLoop verschillende activiteiten zijn. 9. Als je een geweldig idee hebt om geld in te zamelen, vertel dat dan ook aan de andere teamaanvoerders. 10. Maak gebruik van de materialen die KWF Kankerbestrijding beschikbaar stelt zoals posters, collectebussen en folders. De organisatiecommissie kan je hier meer over vertellen. 11. Vergeet niet om iedereen te bedanken voor hun donatie. Schrijf bedankbrieven, vertel hoeveel jullie hebben opgehaald en waar het geld aan wordt besteed (informeer hier naar bij KWF Kankerbestrijding). Je kunt ook een nieuwsbrief maken, met verhalen en foto’s van het team en het evenement.
SamenLoop voor Hoop Bronckhorst inschrijfformulier voor toezichthouder jeugdteams Als toezichthouder van een jeugdteam stel je jongeren in staat om mee te doen met de SamenLoop voor Hoop. KWF kankerbestrijding stelt je deelname daarom enorm op prijs! Voor de veiligheid van jouw team vragen we een aantal dingen van je. Lees de regels voor toezichthouders voor jeugdteams in de Wegwijzer voor teamaanvoerders voor je je als toezichthouder aanmeldt. Stuur dit formulier ingevuld retour aan de lokale organisatiecommissie van de SamenLoop voor Hoop. Bij ondertekening ga je akkoord met de volgende voorwaarden: Ik neem deel aan de SamenLoop voor Hoop. Mijn deelname is voor eigen risico. KWF Kankerbestrijding is niet verantwoordelijk in geval van ongelukken of diefstal. Ik raadpleeg mijn huisarts als ik twijfel of mijn gezondheid het toelaat om mee te doen. Noteer hier eventueel medische gegevens waarmee tijdens de SamenLoop rekening moet worden gehouden: Ik ga akkoord met de regels over de SamenLoop voor Hoop uit de wegwijzer voor teamaanvoerders. Ik verplicht me om al het ingezamelde geld/donaties af te staan aan KWF Kankerbestrijding. Tijdens de SamenLoop voor Hoop worden foto’s en video-opnamen gemaakt. Ik ga ermee akkoord dat dit beeldmateriaal wordt gebruik om het evenement en het werk van KWF Kankerbestrijding te promoten. Informatie KWF Kankerbestrijding informeert je graag over haar evenementen en acties. Dit kan per post, per e-mail of per telefoon (sms). We besparen geld door je per e-mail te informeren. Als je daar geen prijs op stelt, vink dan dit vakje aan. We besparen geld door je per sms te informeren. Als je daar geen prijs op stelt, vink dan dit vakje aan. Wanneer je helemaal geen informatie van ons wilt ontvangen, vink dan dit vakje aan. Locatie SamenLoop voor Hoop: Sportpark “de Lankhorst” te Wichmond Datum: 15 en 16 juni 2013
Naam toezichthouder Jeugdteam: Geboortedatum: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoon: E-mailadres:
man/vrouw
Mobiel:
Naam SamenLoop-team: Naam teamaanvoerder:
Aantal teamleden: man/vrouw
Inleverdatum:
Handtekening:
SamenLoop voor Hoop Bronckhorst inschrijfformulier voor mediavrijwilligers Heeft u een speciale reden om mee te doen met de SamenLoop voor Hoop en wil je daar in de media over vertellen? Schrijf je dan in als mediavrijwilliger: jouw verhaal kan nieuwe deelnemers motiveren. Stuur dit formulier ingevuld retour aan de lokale organisatiecommissie van de SamenLoop voor Hoop. Locatie SamenLoop voor Hoop: Sportpark “de Lankhorst” te Wichmond Datum: 15 en 16 juni 2013
Naam: Geboortedatum: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoon: E-mailadres: Naam SamenLoop-team: Inleverdatum:
man/vrouw
Mobiel:
Handtekening:
Geef hieronder een korte samenvatting van jouw persoonlijke motief om aan de SamenLoop in Bronckhorst 2013 mee te doen:
