Salah satu fungsi manajemen produksi yang penting adalah fungsi

http://www.mb.ipb.ac.id

11. TINJAUAN PUSTAKA

Salah satu fungsi manajemen produksi yang penting adalah fungsi pengendalian, baik pengendalian terhadap masukan yang dapat berupa bahan baku (input), maupun pengendalian terhadap hasil produksi (output) atau barang yang dihasilkan. (Reksohadiprodjo, 1993). Pengendalian produksi adalah fungsi untuk mengarahkan atau mengatur arus barang-barang melalui keseluruhan siklus operasi (produksi), yang dimulai sejak proses permintaan bahan baku sampai pada pengiriman produk jadi, dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan konsumen, investasi persediaan minimum, dan efisiensi produksi yang maksimum (Siswanto, 1985).

A.

PENCENDALIAN PERSEDIAAN

Pengendalian persediaan merupakan teknik

yang

mengatur

penyimpananlpenyediaan barang dalam jumlahltingkat yang memadai, baik dalam bentuk bahan baku, barang dalam proses pengerjaan, maupun produk akhir (Moore & Hendrick, 1989). Menurut Handoko (1992), pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena dengan kebijakan untuk mengadakan persediaan dalam bentuk fisik barang, berarti akan melibatkan investasi rupiah terbesar dalam aktiva


lancar. Bila perusahaan menanamkan dananya dalam bentuk persediaan terlalu besar akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai Nopportunify cost" yaitu kehilangan kesempatan untuk memperoleh hasil dari dana yang ditanamkan dalam bentuk investasi lain yang lebih menguntungkan. Demikian pula bila perusahaan tidak rnempunyai persediaan yang rnencukupi, dapat mengakibatkan biaya sebagai akibat dari terjadinya kekurangan atau kehabisan persediaan. Biaya-biaya tersebut antara lain adalah biaya kehilangan penjualan, biaya kehilangan pelanggan, biaya pernesanan khusus, biaya ganti rugi, dan sebagainya. Selanjutnya Handoko (1992) menyatakan bahwa sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan.

Sistem

tersebut

bertujuan

menetapkan

dan

menjamin

tersedianya sumberdaya yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan pada waktu yang tepat. Klasifikasi sistem pengendalian persediaan disajikan pada Gambar 1. Gambar 1 tersebut mernperlihatkan bahwa perbedaan dalam sistem perrnintaan rnengharuskan penggunaan metoda yang berbeda. Dilain pihak persoalan yang ingin diselesaikan dalam pengendalian persediaan dapat


diwujudkan dalam dua pertanyaan, yaitu (1) Berapa banyak persediaan yang harus dibeli, dan (2) kapan kegiatan pembelian tersebut dilakukan. Sistem Pengendalian

Sistem Permintaan lndependen

Sistem Review

Sistem Jumlah

Gambar 1 : Klasifikasi Sistem Pengendalian Persediaan (Waters, 1992).

Yang dimaksud dengan persediaan (inventory),'adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu, dapat berupa sejumlah barang atau seluruh sumberdayal kekayaan yang digunakan dalam organisasi (Chase & Aquilano, 1992). Diperlukan adanya suatu kebijakan yang tepat dalam sistem pengendalian persediaan, yang meliputi pengawasan tingkat persediaan yang harus dipelihara, kapan persediaan tersebut

harus

ditambah, dan berapa besarnya pesanan yang harus dilakukan. Menurut Assauri (1993), persediaan merupakan sejumlah bahanbahan atau

komponen-komponen yang disediakan, bahan-bahan dalam

proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-


barang produk jadi yang disediakan untuk rnernenuhi perrnintaan dari pelanggan setiap waktu. Selanjutnya dinyatakan, bahwa fungsi atau kegunaan diadakan persediaan antara lain adalah : rnenghindari resiko keterlarnbatan datangnya pesanan barang atau bahan baku yang dibutuhkan untuk operasi perusahaan, rnenghilangkan atau rnenghindari dari resiko pengernbalikan barang yang di pesan (rejeck) akibat cacat ataupun kualitas yang tidak baik, rnenjarnin kelancaran produksi/operasi perusahaan, rnernberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya dirnana perrnintaan pelanggan selalu dapat dipenuhi dengan baik dan tepat waktu, untuk rnenyirnpan barang-barang yang dipengaruhi oleh rnusirn sehingga dapat digunakan pada saat barang tersebut tidak ada di pasaran. Dengan

dernikian,

dapat

disirnpulkan

bahwa

pengendalian

persediaan adalah rnerupakan perancangan atau teknik untuk rnernperoleh tingkat

persediaan

yang

optimal.

Hal

ini

dilakukan

dengan

rnernpertirnbangkan dan rnernbandingkan antara biaya yang timbul karena persediaan yang terlalu besar dengan biaya yang harus ditanggung karena kehabisan persediaan (persediaan yang terlalu sedikit). Fungsi utarna pengendalian persediaan adalah untuk rnernpertahankan kelancaran dan


kesinambungan dari suatu proses produksi, yang pada gilirannya akan 'menyangkut reputasi dari suatu perusahaan, khususnya dalam memenuhi permintaan konsumenl pelanggan secara berkesinambungan.

B. KEBIJAKAN PERSEDIAAN (INVENTORY POLICY)

Kebijakan persediaan (inventory policy) adalah prosedur pembelian atau pengadaan bahan yang mengikuti suatu kebijakan tertentu (Waters, 1992). Selanjutnya menurut Waters,

bahwa dalam sistem pengendalian

persediaan dikenal empat kebijakan persediaan, yaitu (1) Fixed Lot SizeReorder Point Policy, (2) Fixed Time Interval Order Schedulling Policy, (3) Kombinasi Fixed Lot & Fixed Time, serta (4) Optional Replenishment Policy. 1. Fixed Lot Size-Reorder Point Policy

Kebijakan ini disebut juga kebijakan Wilson atau EOQ (Economic Order Quantity). Dalam kebijakan ini pengendalian dilakukan secara terus menerus (continuous review). Selain itu juga ditentukan titik pemesanan kembali (R), yaitu suatu batas jumlah inventory dimana apabila barang yang ada di gudang (on-hand inventory) mencapai nilai tersebut (R), maka manajemen harus melakukan pemesanan kembali.


2. Fixed Time Interval Order Schedulling Policy

Pada kebijakan jenis ini, review dilakukan secara periodik (T), misalnya dilakukan setiap mingguan, atau bulanan. Dalam kebijakan jenis ini ditentukan juga tingkat persediaan maksimum (S). Besarnya pemesanan (Q) pada setiap periode review adalah selisih antara S dengan persediaan yang dipunyai saat itu (X), sehingga Q

3.

=

S-X.

Kombinasi Kebijakan Persediaan (1) dan (2)

Dalam kebijakan persediaan ini, pemesanan bahan dilakukan pada saat persediaan yang dipunyai mencapai R atau pada saat periode review (T). Akan tetapi volume atau besarnya pemesanan yang diadakan pada saat pemesanan adalah Q

=

S-X.

4. Optional Replenishment Policy (s,S)

Pada kebijakan persediaan jenis ini, review dilakukan secara periodik (T). Beberapa parameter kebijakan ditentukan, yaitu S=tingkat persediaan

maksimum,

dan

s=tingkat

persediaan

minimum.

Pemesanan bahan dilakukan apabila pada saat periode review (T) persediaan yang dimiliki (X) sama atau lebih rendah daripada (s). Jumlah bahan yang harus dipesan (Q), mengikuti kriteria Pesan Q X (jika X

< s),

dan

Pesan Q

- 0 (jika X > s).

- S-


C. BIAYA-BIAYA PERSEDIAAN

Menurut Chase & Aquilano (1992), dalam pembuatan setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, maka biaya-biaya variabel yang harus dipertimbangkan adalah (1) Biaya Penyirnpanan (Holding or carrying costs), (2) Biaya Pemesanan (Ordering costs), (3) Biaya Penyiapan (Setup or production change costs), (4) Biaya Kehabisan atau Kekurangan Bahan (Shortage costs).

I. Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung

dengan

jumlah

persediaan

(biaya

variabel).

Biaya

penyimpanan per periode akan semakin besar apabila jumlah bahan yang disimpan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi (biaya tetap tidak ikut diperhitungkan). Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan, antara lain adalah : Biaya fasilitas penyimpanan (bisa berupa opportunity cost), Biaya modal (opportunity cost of capital), Biaya kerusakan dalam periode penyimpanan, Biaya pengawasan dan perhitungan fisik persediaan, Biaya pajak dan asuransi persediaan, Biaya penanganan persediaan, dan sebagainya.


2.

Biaya Pemesanan Biaya pemesanan (order cost atau procurement cost) adalah biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan pernesanan suatu bahan atau barang. Secara normal, biaya per pesanan tersebut tidak akan naik rneskipun jurnlah atau kuantitas pesanan bertarnbah. Yang terrnasuk dalam biaya-biaya pernesanan antara lain adalah : Biaya pernbuatanlpernrosesan pesanan dan biaya pengiriman, Biaya tenaga kerja yang rnenangani proses pemesanan (handling cost), Biaya telefone dan fax, Biaya untuk keperluan surat-rnenyurat, Biaya perneriksaan penerimaan, Biaya pengangkutan ke gudang, dan sebagainya.

3.

Biaya Penyiapan Bila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik, perusahaan rnenghadapi biaya penyiapan (setup cost) untuk rnernproduksi kornponen tertentu. Biaya-biaya tersebut terdiri dari antara lain : Biaya mesin-mesin menganggur,


Biaya persiapan tenaga kerja langsung, Biaya penjadwalan, Biaya ekspedisi, dan sebagainya.

4.

Biaya Kehabisan

Biaya kehabisan (shortage costs) rnerupakan biaya yang paling sulit diperkirakan. Biaya tersebut timbul bilamana persediaan tidak rnencukupi adanya perrnintaan. Biaya-biaya yang terrnasuk dalam biaya kekurangan bahan antara lain adalah : Kehilangan kesempatan penjualan, Kehilangan pelanggan, Biaya pemesanan khusus, Biaya tenaga kerja langsung, Terganggunya kegiatan produksiloperasi, Biaya ganti rugi karena tuntutan pelanggan, dan sebagainya. Dalarn praktek, biaya kekurangan bahan sulit diukur, terutama karena kenyataan bahwa biaya ini sering merupakan opportunity costs, yang sulit diperkirakan secara obyektif.


D. MODEL-MODEL PERSEDIAAN Model persediaan merupakan suatu model matematika tentang biaya total sistem pengendalian persediaan sebagai fungsi parameter-parameter yang dapat dikendalikan, dengan tujuan dapat meminimal-kan biaya total sistem pengendalian persediaan. Model-model tersebut diperlukan untuk mernecahkan persoalan yang timbul dalam pengendalian persediaan Waters, 1992). Model-model persediaan dapat dipisahkan menjadi dua golongan utama yaitu model deterministik dan model probabilistik, seperti yang terlihat pada Cambar 2.

(

Model-Model Persediaan

1

* * [T) (

Model-Model Biaya ~ i n i m u m )

Deterministik

Probabilistik

Quantity Discount

Safety Stock Simulasi Marginal Analisis

I

1

Gambar 2. : Klasifikasi Model persediaan (Heizer & Render, 1996)


1. MODEL DETERMlNlSTlK

Model Deterrninistik rnerupakan suatu model dirnana sernua parameter-parameter yang ada, dianggap telah diketahui dengan pasti. Dalam model deterrninistik tersebut diasumsikan bahwa permintaan (demand) dan periode datangnya pesanan (lead time) dapat diketahui secara pasti.

1 . l . Economic Order Quantity (EOQ) Basic Model

Model EOQ digunakan untuk rnenentukan jurnlah pesanan persediaan yang paling ekonornis dengan biaya yang paling efisien (minimum biaya). EOQ dasar rnerupakan salah satu model persediaan yang akan rnernbantu rnanajemen dalam pengarnbilan keputusan tentang berapa besar unit yang harus dipesan agar tidak terjadi

investasi berlebihan yang ditanarnkan dalarn

persediaan, serta rnenghindarkan dari resiko kehabisan persediaan yang akan berakibat pada terhentinya produksi, kekecewaan pelanggan karena terlambatnya pesanan, kehilangan kesernpatanl keuntungan, kehilangan pelanggan, dan lain sebagainya. Model EOQ tersebut dapat diterapkan apabila rnernenuhi anggapananggapan sebagai-berikut: Tingkat pemakaian dan perrnintaan akan produk dapat diketahui secara pasti,


Periode datangnya pesanan (Lead time) selalu tetap, Biaya setiap kali melakukan pemesanan adalah tetap, Biaya penyimpanan per unit per tahun adalah konstan.

Keterangan : jumlah pesanan yang optimal (EOQ), Q* D permintaan setahun dalam unit, S = biaya pemesanan setiap kali pesan, H = biaya penyimpanan per unit per tahun.

-

1.2. Quantity Discount

Pada model dasar EOQ seperti tersebut diatas tidak memperhatikan

kemungkinan

adanya

potongan

kuantitas

(quantity discount). Pada kenyataannya, pembelian bahan atau barang persediaan dalam jumlah yang besar atau jumlah tertentu, sangat rnemungkinkan untuk diberikan harga per unit yang lebih rendah. (pembelian sampai jumlah tertentu akan diberikan discount tertentu). Dalarn model ini hubungan antara jumlah pembelian (kuantitas), harga per unit, dan biaya pemesanan total harus di pertimbangkan dengan baik. Bila jumlah yang dibeli setiap


pernbelian adalah sedikit, rnaka biaya pernesanan total dan harga beli akan tinggi, sedang biaya penyirnpanan rnungkin akan menjadi rendah. Sebaliknya bila jumlah pernbelian besar, rnaka biaya pesanan total dan harga beli akan rendah, sedang biaya penyirnpanan mungkin akan menjadi tinggi karena jumlah yang disirnpan banyak.

Keterangan : jumlah pesanan optimal (EOQ), D = bermintaan setahun dalam unit, S = biaya pernesanan setiap kali pesan, 1 = biaya penyirnpanan setahun (prosentase dari harga), P harga.

Q*

-

-

1.3. Economic Production Quantity (EPQ)

Salah satu karakteristik dari model EOQ adalah kedatangan persediaan yang serentak atau sekaligus. Model EPQ rnerupakan suatu model persediaan dirnana tingkat kedatangan dari barang yang dipesan telah dijadwalkan atau diatur secara bertahap. Berarti bahwa persediaan bahanharang akan rnempunyai tingkat kedatangan yang teratur atau tetap.


Dengan demikian pada model EPQ tersebut terdapat tingkat pemakaian bahan yang teraturltetap, dan di lain pihak akan terjadi penambahan barang (persediaan) dalam jumlah yang teratur dan tetap pula. Oleh karena itu jumlah atau besarnya kedatangan barang (persediaan) yang telah dijadwalkan tersebut harus lebih besar dari jumlah produksi (pemakaian bahan), ha1 tersebut untuk menghindari terjadinya kemacetan produksi sebagai akibat dari kehabisan persediaan (stock out). Anggapan-anggapan dari model EPQ yang berbeda dengan model dasar EOQ, adalah sebagai berikut (Handoko, 1992) : jumlah barang yang di pesan tidak datangldipenuhi sekaligus pada saat yang bersamaan, tetapi secara bertahap sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan, Permintaanldemand adalah relatif seimbang dengan tingkat produksi, Selama proses produksi, tingkat pemenuhan persediaan adalah sama dengan tingkat produksi dikurangi tingkat permintaan.


Keterangan: Q* = jumlah pesanan optimal (EOQ), D = bermintaan setahun dalam unit, = biaya pemesanan setiap kali pesan, S = biaya penyimpanan per unit per tahun, H d tingkat permintaan harian, P = tingkat produksi harian.

-

1.4. Material Requirements Planning (MRP)

MRP adalah metode untuk merencanakan kebutuhan barang yang bersifat dependent, yaitu permintaan (demand) untuk suatu item berhubungan atau akan berpengaruh terhadap permintaan item lainnya. Teknik ini disebut MRP bila digunakan di lingkungan produksi, sedangkan apabila digunakan di lingkungan distribusi disebut, distribution resources planning (DRP). Beberapa ha1 yang perlu diperhatikan dalam penggunaan model dependent secara efektif adalah (Waters, 1992) : Master Production Schedule (MPS), yang menyatakan apa yang harus dibuat dan kapan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa MPS adalah pernyataan produksi, bukan sebagai ramalan atas permintaan. Bill of Material (BOM), yang merupakan daftar jumlah komponen atau bahan yang diperlukan untuk membuat sebuah produk.


Ketersediaan inventory. Apa yang sedang di pesan. Lead-time (berapa lama waktu yang di perlukan untuk mendapatkan berbagai komponen).

2.

MODEL PROBABlLlSTlK

Pada model probabilistik lingkungan yang membentuk parameterparameter tidak dapat dianggap deterimistik sepenuhnya atau tidak dapat ditentukan secara pasti, melainkan lebih bersifat probabilistik. Lead time atau periode datangnya pesanan seringkali tidak dapat dipastikan. Beberapa hambatan seperti masalah pengangkutan, tidak tersedianya bahan baku, dan lain sebagainya merupakan penyebab dari kelambatan atau penundaan dalam pengiriman yang tidak dapat dihindarkan oleh pemasok. Dengan demikian, resiko dan ketidak pastian harus di pertimbangkan dalam melakukan pengendalian persediaan. Suatu model persediaan probabilistik atau simulasi merupakan metode yang cukup valid dalam penentuan EOQ (Siswanto, 1985). 2.1. Safety Stock

Dalam melakukan analisis dengan pendekatan model probabilistik, maka ha1 penting yang harus diperhatikan adalah pada perilaku parameter persediaan selama periode lead time


atau periode datangnya pesanan. Beberapa kondisi yang rnungkin dapat terjadi, seperti kernungkinan terjadinya kelebihan atau kehabisan persediaan,

perlu diantisipasi dan diperhitungkan

dengan sebaik-baiknya. Untuk menghadapi kondisi tersebut, perusahaan biasanya rnelakukan antisipasi dengan rnengadakan tingkat persediaan tertentu sebagai pengarnan yang disebut cadangan persediaan (safety stock). Safety stock rnerupakan kontingensi untuk rnenghadapi laju perrnintaan yang lebih besar dari yang di perkirakan dan pengirirnan barang yang di pesan datang terlarnbat. Untuk itu perlu dilakukan perencanaan terhadap persediaan, dirnana pada saat persediaan rnencapai titik tertentu maka harus dilakukan pernesanan kernbali (Reorder pointltitik pernesanan kembali). Yang harus diperhitungkan dalam melakukan safety stock adalah biaya

sirnpan

karena

terjadinya

kelebihan

persediaan,

dibandingkan dengan biaya yang tirnbul sebagai akibat dari kehabisan persediaan. Tujuan

model

probabilistik

tersebut

adalah

untuk

rnenentukan besarnya persediaan pengaman (safety stock) serta untuk merninimumkan biaya kehabisan bahan dan biaya penyimpanan persediaan pengarnan. Persediaan pengarnan tersebut dapat diperbesar jurnlahnya dengan mernpertimbang- kan


bahwa, biaya akibat kehabisan stock besar, biaya penyimpanan rendah, dan waktu ancang panjang.

Formulasi :

I

Safety sfock = Zo ROP = dxL + safety stock

I

Keterangan : d tingkat permintaan harian, L = Lead time (jumlah hari pengiriman pesanan), Z = nilai yang distandarisasi dibawah kurva normal, standar deviasi. o

-

-

2.2.

Simulasi Untuk merencanakan jumlah atau tingkat persediaan bahan baku dengan keterbatasan informasi maupun kendalakendala yang rnungkin timbul, maka model simulasi (simulasi Monte Carlo) cukup efektif untuk diterapkan. Teknik atau model analisis simulasi Monte Carlo tersebut telah terbukti bermanfaat dalam studi mengenai masalah inventori dan penelitian-penelitian lain yang memerlukan suatu sekuens hasil acak. Teknik simulasi ini telah berkembang dalam bidang ilrnu pengetahuan dan sudah banyak digunakan dalam dunia bisnis (Walpole, 1993).


2.3. Marginal Analysis

Kebijakan persediaan optimal dapat ditentukan melalui model

marginal

analisis,

yaitu

suatu

analisis

yang

mempertimbangkan antara tingkat inventori dengan marginal profit dan marginal loss. Tambahan inventori pada suatu tingkatan tertentu dapat dilakukan, apabila tarnbahan tersebut sama dengan tambahan profit yang diharapkan atau lebih tinggi dari marginal loss

Formulasi :

m p

>

ML 1 MP + ML

Keterangan = probability, P MP = marginal profit, ML = marginal loss.

Dari model-model persediaan tersebut diatas,

maka model

Probabilistik dengan pendekatan EOQ dan safety stock merupakan model yang digunakan dalam analisa, dengan pertimbangan : Waktu atau periode datangnya pesanan (Lead time) selama ini tidak mudah dipastikan (bersifat probabilistik). Adanya kemungkinan kehabisan persediaan (stock out) yang dapat disebabkan oleh naiknya tingkat pemakaian persediaan yang tidak


diharapkan, ataupun waktu penerimaan barang yang lebih lama dari Lead time yang diharapkan. Dampak yang ditimbulkan dari kekuranganlkehabisan persediaan (stock out) akan lebih besar biayanya bila dibandingkan dengan biaya yang timbul karena diadakannya persediaan pengaman (safety stock). Perlu diadakan persediaan pengaman untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang dapat terjadi, seperti keterlambatan datangnya pesanan (lead time), tidak tersedianya bahan di pasaran karena pengaruh rnusim, dan sebagainya. Kondisi-kondisi tersebut diatas sesuai dengan permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan, khususnya dalarn pengendalian persediaan bahan baku kayu.


Ill. KERANCKA PEMlKlRAN

Analisis terhadap kesinarnbungan pengadaan bahan baku yang ditunjang dengan sistern persediaan yang baik, rnerupakan ha1 rnutlak yang harus diperhatikan oleh perusahaan guna rnenjarnin kelancaran proses produksi. Hal tersebut pada akhirnya juga akan berpengaruh terhadap kelangsungan hidup suatu perusahaan. Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalarn

upaya rnenjarnin

kontinuitas tersedianya bahan baku (khususnya kayu), secara garis besar dapat digambarkan sebagairnana terlihat dalarn Gambar 3. Langkah-langkah tersebut disajikan dibawah ini. 1. Menetapkan dan rnenjadwalkan rencana produksi yang akan dikerjakan,

dengan berpedornan pada besarnya pesanan atau rencana ekspor yang diterirna (Order tetap) dari kelornpok usahanya,

yaitu PT. Astra

International Indonesia. 2.

Dari penetapan rencana produksi tersebut, rnaka dapat dihitung besarnya kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk satu periode.

3.

Setelah diketahui besarnya kebutuhan bahan baku, rnaka perusahaan dapat rnelakukan analisa apakah kebutuhan bahan baku tersebut dapat dipenuhi oleh pernasok yang ada, baik dari segi kuantitas, kualitas, rnaupun kelancaran dan ketepatan waktunya. Bilarnana kebutuhan tersebut telah


dapat dijamin oleh pemasok (kapan diperlukan dan berapa besarnya, pemasok selalu siap), maka perusahaan dapat menerapkan sistem Just in Time ()IT) dalam inventory. 4.

Apabila dari hasil analisa, ternyata pemasok yang ada dinilai belum mampu, maka perusahaan harus mencari terobosan baru, antara lain dengan membuat perencanaan persediaan bahan baku dengan rnemilih dan menerapkan salah satu model persediaan yang paling aman dan sesuai dengan kebutuhanlkarakteristik usaha.

5.

Model persediaan yang akan dijadikan acuan, harus disesuaikan dengan perilaku yang ada. Baik ditinjau dari cara pengadaannya, jenis bahan bakunya, lead time, biaya-biaya yang terjadi, dan lain sebagainya.

6.

Dari perilaku yang ada,

selanjutnya dilakukan pengkajian model

Deterministik dengan pendekatan EOQ, EPQ, dan lain sebagainya, atau pengkajian model Probabilistik dengan pendekatan Safety Stock, Simulasi dan sebagainya. Selanjutnya dipilih model dengan pendekatan EOQ dan Safety Stock. 7.

Dengan pemilihan model tersebut,

diharapkan pengendalian persediaan

bahan baku yang baik akan terwujud, dan kontinuitas serta kelancaran usaha dapat terjamin. Dari hasil wawancara

dengan pihak manajemen perusahaan serta

pengamatan langsung di lapangan, maka dalam kasus yang terjadi pada KD. Plant Division, metode yang paling tepat untuk digunakan adalah model


Probabilistik dengan pendekatan EOQ dan safety stock. Pendekatan EOQ dan Safety Stock tersebut dipilih dengan pertimbangan, bahwa sering terjadi keterlambatan dalam penerimaan bahan dari pemasok (lead time tidak tetap) yang berakibat pada terjadinya kekuranganlkehabisan persediaan. Seringnya terjadi penolakan barang (reject) karena mutu atau ukuran yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan pesanan, serta kendala-kendala lainnya. Resiko atau dampak karena kehabisan bahan baku cukup besar, karena selain perusahaan harus menanggung biaya keterlambatan, juga berpengaruh pada kelancaran produksi di negara tujuan, jadwal pengapalan, kepercayaan pelanggan, serta reputasi perusahaan yang tidak dapat diukur dengan uang. Dengan demikian peranan persediaan pengaman (safety stock) dari model probabilistik tersebut menjadi sangat penting. Bagan Kerangka Pemikiran tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.


Order Tetap

(

-

Kebutuhan Bahan Baku

[

I

'1

Pemasok Bahan Baku

Perencanaan Persediaan

Pemilihan Model Analisa

r Model Deterministik

(

Model Probabilistik

Pengendalian Persediaan

)

Cambar 3. Bagan Kerangka Pemikiran Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kayu


IV. METODOLOCI

A. METODE PENELlTlAN

Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus yang dilakukan pada perusahaan KD. Plant Division, khususnya dibidang pengendalian persediaan bahan baku kayu. Selain itu dilakukan analisis pemecahan masalah dan penyusunan forrnulasi strategi pemecahannya.

B. TEMPAT D A N WAKTU CELADIKARYA

Geladi

Karya dilakukan di KD.

Plant Division,

PT. Astra

International Indonesia yang berlokasi di Jalan Pahlawan Km.1,5 Citeureup Bogor. Celadi Karya dilakukan selama 2 (dua) bulan, yaitu pada bulan Januari dan Februari 1997.

C. SUMBER D A N PENCUMPULAN DATA

Pengumpulan data dilakukan melalui observasi atau pengarnatan langsung, yaitu dengan mengikuti kegiatan mulai dari pengadaan bahan baku, sistern persediaan, sampai pada proses produksi. Data juga diperoleh melalui wawancara langsung dengan pihak manjemen dan karyawan KD.


Plant Division, antara lain dengan General Manajer, Manajer produksi, Manajer Teknik, Manajer Adrninistrasi, Kepala bagian, Staf dan karyawan yang bertugas langsung di bagian pengadaan maupun proses produksi, yang selanjutnya disebut sebagai data primer. Data sekunder diperoleh dari laporan-laporan yang pernah dibuat oleh perusahaan. Data yang dikurnpulkan semuanya adalah bersurnber dari dalarn perusahaan, baik data yang bersifat kuantitatif rnaupun data yang bersifat kualitatif. 1.

Data kuantitatif, antara lain : Jurnlah perrnintaan (pesanan) dari PT. Astra International, selama tahun 1996 (realisasi) dan rencana pesanan tahun 1997, Realisasi pernakaian bahan baku kayu, selarna tahun 1996, Harga bahan baku kayu per meter kubik (M3), Rata-rata waktu tunggu (lead time) atau larnanya waktu yang diperlukan sejak perrnintaan pesanan dilakukan sampai pada diterirnanya bahan di gudang perusahaan (dalarn hari), Data rnengenai biaya-biaya yang tirnbul akibat kekurangan atau kehabisan persediaan, dan lain sebagainya.

2.

Data kualitatif antara lain : Penilaian terhadap kualitas, kemampuan dan keterarnpilan pegawai yang bertanggung jawab dalarn rnelakukan monitoring terhadap


persediaan, dalarn arti apakah sering rnelakukan kesalahan dalarn perhitungan persediaan, sering terjadi kesalahan antara catatan dengan fisik barang, dan sebagainya, Penilaian terhadap sistern pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan saat ini, Sistern atau prosedur pembelian bahan, yang dimulai dari keputusan untuk rnelakukan pernbelian sarnpai diterimanya bahan tersebut, Sistern atau prosedur penerirnaan bahan, yang dirnulai sejak bahan diterima oleh perusahaan sarnpai pada sistern penyimpanannya di gudang. Sistern pengawasan/kontrol, baik saat bahan diterirna dari pernasok, sampai pada pendistribusian atau keluar rnasuknya bahan dari gudang.

D. ANALISIS DATA Data yang diperoleh selanjutnya dikelompokan dan dilakukan analisis dengan rnenggunakan pendekatan kuantitatif dan pendekatan kualitatif yang bersifat deskriptif. Pendekatan kuantitif dirnaksudkan untuk rnendapatkan jurnlah pemesanan yang ekonomis, kapan perusahaan harus rnelakukan pesanan, berapa persediaan yang harus dijaga, besarnya biaya


yang tirnbul dari pengendalian persediaan, serta kebutuhan bahan selarna waktu tunggu (lead time). Pendekatan kualitatif dimaksudkan untuk rnernperoleh garnbaran tentang sistern atau prosedur yang dirniliki perusahaan, bagairnana pelaksanaannya, bagaimana kernarnpuan pegawai (SDM) dalam melaksanakan sistern tersebut, dan sebagainya. Langkah-langkah yang dikerjakan dalarn rnelakukan analisis data tersebut adalah sebagai berikut : 1. Melakukan analisa dan

rnenghitung prakiraan pernakaian atau

kebutuhan bahan baku kayu selarna setahun serta pernakaian bulanan dan harian untuk tahun 1997. Perhitungan didasarkan pada perrnintaan dari pelanggan (PT. Astra International Indonesia), yaitu dengan rnenghitung berapa unit rnobil yang akan di ekspor setiap bulannya dan berapa lot pengkernasan yang diperlukan (lot adalah satuan yang digunakan dalam pengkemasan CKD mobil).

2.

Menentukan jurnlah pernbelian bahan baku kayu yang paling optimal untuk tahun 1997, dengan menggunakan rnetode EOQ.

Forrnulasi :

rn EOQ =

VZDS IH


Keterangan : D

=

S

=

H

=

Jumlah kebutuhan bahan per tahun, Biaya pemesanan setiap kali melakukan pesanan, Biaya penyimpanan per unit per tahun.

3. Menghitung besarnya frekuensi pembelianlpesanan dan interval waktu

pembelian yang sebaiknya dilakukan

perusahaan.

Perhitungan

dilakukan dengan membandingkan jumlah kebutuhan bahan baku setahun dengan pembelian yang optimal. Formulasi : Frekuensi Pembelian

:

Interval Waktu

Keterangan: D Jumlah kebutuhan bahan per tahun (dalam lot), EOQ = Jumlah pembelian yang paling optimal, = Hasil frekuensi yang diperoleh (berapa kali), N T = Hasil interval waktu (dalam bulanlhari).

-

4. Melakukan perhitungan terhadap total biaya persediaan, yaitu biaya

pemesanan ditambah dengan biaya penyimpanan

Formulasi :

TC = H (Ql2)

+

S (DIQ)

Keterangan: TC Total biaya persediaan, H Biaya penyi'mpanan per unit per tahun, Q Jumlah pembelian per periode yang optimal, S Biaya pemesanan setiap kali pesan, D Jumlah kebutuhan bahan per tahun

---


5. Menetapkan persediaan pengaman (safety stock) yang paling ekonomis.

Formulasi :

6.

Safety Stock = Zo

Melakukan analisa kapan waktu yang tepat untuk pemesanan kembali

Forrnulasi

:

ROP = dxl

Keterangan : d = tingkat kebutuhan per hari, L = waktu tunggu (lead time), Z = tingkat faktor keamanan, o = standar deviasi.

+ safety stock


V. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN

A. SEJARAH PERUSAHAAN

Tahun 1988 merupakan titik awal dari kegiatan ekspor mobil di PT. Astra International Indonesia (PT. Astra Mobil Group). Bermula dari hanya mengekspor sebanyak 15 unit mobil Daihatsu Zebra Hijet 1000 ke Labuan, Malaysia kini ekspor PT. Astra Mobil mulai merambah ke manca negara dengan jenis yang semakin beragam (Daihatsu, lsuzu, Nissan, dan sebagainya) serta organisasi yang lebih profesional. Strategi pemasaran dengan orientasi ekspor tersebut merupakan suatu kebijakan yang sangat tepat untuk membuat Astra Mobil tetap bertahan, setelah kondisi pasar dalam negeri dirasakan semakin ketat akibat masuknya beberapa pemain baru dalam industri mobil, termasuk mobil nasional Timor. Selama lebih kurang tujuh tahun terakhir ini aktivitas ekspor mobil dari

Astra

Mobil

terus

mengalami

peningkatan

yang

cukup

menggembirakan. Jika semula baru satu negara tujuan yakni Malaysia, kini telah meluas sampai ke Brunei Darussalam, Vietnam, China, Taiwan, Philipina, dan beberapa negara lainnya. Perkembangan ekspor mobil dari tahun 1994 sampai dengan tahun 1996 dan rencana ekspor tahun 1997, dapat dili hat pada Tabel Lampiran 1.


Tuntutan ekspor yang sernakin rneningkat, mengharuskan pihak rnanajemen Astra Mobil untuk lebih serius dan profesional dalarn rnenangani kegiatan ekspornya. Salah satu

langkah nyata adalah

rnemisahkan aktivitas pengkernasan (packing) yang selarna ini ditangani langsung oleh departernenldivisi ekspor, rnaka sejak awal tahun 1996 dibentuk divisi baru yang diberi narna KD (Knock Down) Plant Division. Sebelurn dibentuk divisi tersendiri yang khusus menangani rnasalah pengkernasan

(packing) untuk rnenunjang kelancaran pernasaran ekspor,

rnaka kegiatan pengkemasan ditangani oleh KD. Packing yang berada dibawah departemen ekspor PT. Astra Daihatsu Motor (ADM). Keberadaan KD. Packing tersebut adalah untuk rnelayani kegiatan ekspor Daihatsu Zebra (X-450) dengan tujuan Malaysia. Dengan sernakin meningkatnya volume ekspor dengan berbagai jenis tipe dan keragarnannya, menuntut pihak rnanajernen PT. Astra untuk rnernbentuk suatu divisi tersendiri yang marnpu rnenangani bidang pengkernasan secara profesional. Pada awal tahun 1996 dibentuk suatu divisi tersendiri dengan narna Packing Center yang khusus rnenangani bidang pengkemasan untuk

keperluan ekspor rnobil dalam bentuk terurai atau CKD (Completely Knock Down) yang berada dibawah bendera Astra International. Pada tangal 10 Juni 1996, Packing Center diubah narnanya rnenjadi KD. Plant, dengan pertirnbangan bahwa narna packing center memberikan konotasi hanya sebagai tempat pengkemasan saja. Pada kenyataannya aktivitas yang


ditangani bukan hanya rnelakukan pengkernasan, rnelainkan juga harus bertanggung jawab terhadap rnasalah kualitas, kebenaran, dan keutuhan dari barang yang akan diekspor. Dengan dernikian bidang pengkernasan tersebut adalah merupakan salah satu mata rantai yang ikut andil dalam keberhasilan kegiatan ekspor. KD. Plant Division dapat dikatakan sebagai benteng atau terminal terakhir dari sistern pengirirnan barang-barang yang akan diekspor, yang juga harus bertanggung

jawab

terhadap

kebenaran

jurnlah

dan

kualitas

baranglkornponen sesuai dengan perrnintaan ekspor. KD. Plant Division sernula berlokasi di daerah Sunter Jakarta (rnenjadi satu lokasi dengan Caya Motor), namun sejak bulan Februari 1996 pindah ke ternpat yang baru di JL. Pahlawan Krn. 1,5 Citeureup

-

Bogor.

Bangunan seluas 4.032 meter persegi yang berdiri diatas tanah seluas 6.048 meter persegi tersebut adalah mernanfaatkan bangunan pabrik bekas

PT. Amalgam (sebuah perusahaan Karoseri rnilik PT. Astra), yang sudah tidak digunakan lagi. Bangunan tersebut kemudian di renovasi yang disesuaikan dengan karakteristik untuk kegiatan pengkernasan, yang antara lain terdiri dari trial area, transit area, production line, anti rust spray room, employee facility, dan sebagainya dengan kapasitas listrik terpasang berkekuatan 865 KVA. Produk yang dilakukan pengkernasannya di KD. Plant berasal dari banyak surnber. Misalnya untuk produk Daihatsu, bagian terbesar adalah


berasal dari ADM. Stamping Plant dan ADM. Engine Plant. Untuk produk Isuzu, selain berasal dari PT. Gaya Motor (assembling plant), juga dipenuhi dari Inti Pantja Press lndustri (IPPI) Pondok Ungu, Bekasi. Produk-produk lainnya dengan ukuran yang kecil-kecil (mur, klep karet, dan lain-lain) akan dipasok oleh store ADM dan para vendor yang jumlahnya cukup banyak. Pemilihan lokasi di daerah Citeurup tersebut sebenarnya bukan merupakan pilihan yang terbaik. Lokasi yang paling ideal seharusnya berada di dekat pabrik-pabrik pemasok produk yang akan diekspor. Beberapa alternatif lokasi untuk KD. Plant sebenarnya sudah di pertimbangkan, namun untuk membangun pada lokasi yang paling ideal memerlukan waktu yang cukup lama dan dana yang tidak sedikit. Dilain pihak tuntutan untuk segera berproduksi sudah tidak mungkin ditundatunda lagi, mengingat permintaan ekspor yang terus meningkat. Berdasarkan analisa dan dengan berbagai pertimbangan logis, maka pemanfaatan pabrik eks Amalgam di Citeurup merupakan pemilihan yang cukup baik. Dana yang ditanamkan dalam investasi tidak terlalu besar, dan kalau dibandingkan dengan biaya atau ongkos angkut (transpor) dari tempat penghasil produk yang akan diekspor (sebagian besar dari Sunter - Jakarta) ke Citeurup, masih jauh lebih kecil dibandingkan bila harus membangun pabrik baru. Diharapkan KD. Plant Division tersebut dapat berkembang menjadi salah

satu

anak

perusahaan dari

PT.

Astra

International yang


rnengkhususkan diri pada bidang usaha jasa pengkernasan mobil, baik dalam bentuk CBU (Completely Built Up), SKD (Semi Knock Down), rnaupun dalam bentuk teruraiICKD (Completely Knock Down). Tidak hanya melayani kebutuhan group usahanya saja, tetapi akan meluaskan jangkauan pernasarannya kepada para eksportir rnobil maupun perusahaan di luar kelompok usahanya yang memerlukan jasa pengkernasan untuk keperluan ekspor mobil. Sejalan dengan upaya untuk dapat rneningkatkan

rnenjadi

perusahaan yang berdiri sendiri (anak perusahaan PT. Astra), rnaka KD. Plant Division telah rnenetapkan rnisinya yaitu To be a profesional Packing Company in the world dengan visi To be a main partner in the export bussiness.

Menurut pihak manajemen perusahaan, KD. Plant saat ini

adalah rnerupakan satu-satunya usaha jasa pengkernasan mobil yang ada di Indonesia. KD. Plant Division sebagai salah satu turnpuan kegiatan ekspor diharapkan

mampu

rnendukung visi

kedua Astra

Mobil,

yakni

rnengembangkan fasilitas produksi di berbagai negara untuk rnemperoleh competitive advantage. Dengan rnengkombinasikan penggunaan fasilitasfasilitas yang ada secara efektif, keberadaan KD. Plant di rnasa yang akan datang akan sernakin penting dan strategis.


6. ORCANISASI PERUSAHAAN

Organisasi adalah rnerupakan salah satu alat yang sangat penting untuk rnencapai tujuan atau rnisi yang telah digariskan oleh suatu perusahaan. Hubungan antar pekerjaan, antar surnberdaya rnanusia, dan faktor-faktor fisik lainnya yang ada dalarn perusahaan biasanya tergarnbar dalarn suatu bentuk struktur organisasi. Pentingnya dibentuk suatu struktur organisasi yang efisien dan dinarnis dalarn suatu perusahaan, adalah berkaitan dengan pernbagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas dari masing-masing unit yang ada, guna rnenunjang keberhasilan suatu organisasi/perusahaan. Sebagai organisasi yang baru dibentuk sekitar setahun lalu, rnaka pihak rnanajernen KD.

Plant Division rnasih terus rnencari dan

rnengernbangkan bentukl struktur organisasi yang paling ideal. Struktur organisasi yang ada

sekarang adalah

rnerupakan

perbaikan dan

pengernbangan dari struktur lama yang telah rnengalarni beberapa kali perubahan. Secara lengkap, bagan struktur organisasi KD. Plant Division dapat dilihat pada Garnbar Larnpiran 11. Struktur organisasi tersebut terbagi rnenjadi beberapa golongan, yang diperinci dibawah ini :


1. General Manager

General Manager adalah jabatan tertinggi atau pucuk pimpinan yang ada di KD. Plant Division, yang langsung bertanggung jawab kepada direktur PT. Astra. Saat ini jabatan General Manager dipegang oleh lr. Nyornan Darka, SE. 2. Manager

KD. Plant Division memiliki 3 (tiga) departemen yaitu departemen Administrasi, Departernen Produksi, dan Departemen Teknik. Masingmasing departemen dipimpin oleh seorang manajer, yang bertanggung jawab langsung ke General Manager. 3. Pemimpin Bagian (Pemimpin Seksi)

Terdapat 7 Pemimpin Bagian atau kepala seksi yang berada dibawah para rnanajer, yaitu Pemimpin Bagian FinanciallAccounting dan Pemimpin Bagian Personal General Affair berada dibawah Manajer Departemen Administrasi. Pernirnpin Bagian Packing dan Pemirnpin Bagian KD. Supply berada dibawah Manajer Departemen Produksi. Pemimpin Bagian Quality Control, Pemimpin Bagian Engineering, dan Pemimpin Bagian Production Planning and Control1 yang berada dibawah Manajer Departemen Teknik.


4. Pemimpin Kelompok (Group Leader)

~ i b a w a h 'kepala bagian terdapat 13 (tiga belas) pernirnpin kelompok,

dan pernirnpin kelornpok tersebut membawahi para

pelaksana/operator sesuai dengan bidangnya rnasing-rnasing. 5. Staf keamanan (Security)

Unit keamanan (security) terdiri dari 12 orang satparn yang dikepalai oleh seorang kepala Satpam, dan langsung berada dibawah General Manager. Disarnping security juga dibentuk unit P2K3 (Panitya Pelaksana Keselarnatan dan Kesehatan Kerja),

merupakan peraturan

pernerintah yang rnengharuskan pihak rnanajernen perusahaan untuk rnernberikan perhatian dan jarninan keselarnatan kerja pada para karyawannya

(rnenyangkut peralatan

kerja,

tempat

kerja,

dan

sebagainya). Secara keseluruhan jumlah karyawan yang ada di KD. Plant Division berjumlah 155 orang, yang dapat dirinci seperti pada Tabel 1. Tabel 1. Jumlah Karyawan KD. Plant Division. JABATAN General Manager Manager Pemimoin Seksi Pemimoin Kelomook Staf Administrasi ~oeratod~elakkna Keamanan I Total I Sumber :Admin. Departement KD. Plant Division

JUMLAH (ORANG) 1 3 7 13 4 115 12 155

I


Dengan skala usaha saat ini, maka struktur organisasi yang ada telah cukup dinamis dalam rnendukung kelancaran dan keberhasilan perusahaan. Secara garis besar tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masingrnasing unit dijelaskan sebagai berikut. 1. General Manager

General Manager bertugas memimpin dan membawa perusahaan untuk lebih maju dan berkembang menjadi perusahaan yang mandiri (anak perusahaan PT. Astra). Merumuskan misi dan visi perusahaan, mengkoordinasikan para manajer dan unit-unit yang ada dalam perusahaan, serta bertanggung jawab atas seluruh aktivitas yang berkaitan dengan perusahaan, baik eksternal maupun internal. 2. Departemen Produksi (Production Department)

Departemen produksi bertanggung jawab atas pelaksanaan dan kualitas produksi pengkernasan untuk seluruh komponen-komponen rnobil yang akan diekspor. Pada departemen produksi tersebut terdiri dua bagian, yaitu bagian pengkemasan dan bagian pemasokan. 2.1. Bagian Pengkemasan (Packing Section)

Bagian

pengkemasan

bertugas

melakukan

pengkemasan

komponen-komponen rnobil yang telah disiapkan di lini produksi, serta bertanggung jawab atas kebenaran, kekuatan dan kualitas pengkemasan seperti yang telah ditetapkan.


2.2,Bagian Penyiapan (KD. Suplly Section)

KD. Supply bertugas untuk menyiapkan komponen-komponen

yang akan dikemas pada lini-lini produksi sesuai dengan jenis dan tipenya, serta bertanggung jawab atas kebenaran (tipe, jenis, dan jumlahnya) dari kornponen-komponen yang akan diekspor tersebut. 3. Departemen Teknik (Technical Departmen0

Departemen teknik adalah bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan seluruh persiapan produksi, baik yang menyangkut kualitas komponen-komponen yang diterima dari para vendorlpabrik, kualitas bahan

baku

pengkemasan,

bentuklmodel

pengkemasan,

jadwal

produksi, dan sebagainya. Departemen teknik tersebut terdiri dari Quality Control1Section, Engineering Section, dan PPC Section. 3.1.Bagian Pengendalian Mutu (Quality Control1Section).

Quality Inspection merupakan salah satu unit dari bagian Quality Control1 Section yang bertugas untuk rnelakukan perneriksaanl pengawasan terhadap mutu produk,. Melakukan (secara sampling) kebenaran isi peti yang akan diekspor, melakukan pengawasan terhadap kebenaran cara pengkemasan (cara memaku, jumlah paku, kesesuaian kemasan dengan model, dan sebagainya).


Unit SMR (Shortage and Mispacking Report) yang juga berada dibawah bagian Quality Controll, bertugas dan bertanggung jawab dalarn penyelesaian bila terjadi klaim dari para pelanggan. 3.2. Bagian Teknik (Engineering Section)

Bagian Engineering tersebut terdiri dari dua unit, yaitu unit Packing Engineering dan unit Maintenance. Packing Engineering bertugas untuk rnenciptakan suatu rnodelibentuk pengkernasan yang paling efisien (rnelalui uji-coba), membuat sistern pengkernasan, dan bertanggung jawab atas kualitas kernasan. Unit Maintenance adalah unit yang berfungsi untuk rnenjaga dan memelihara

kebersihan dan perbaikan rnesin-mesin, bangunan,

peralatan, dan sebagainya. Pemeliharaan dimaksudkan untuk dapat mernberikan kesehatan, keselamatan, dan kenyarnanan dalarn bekerja guna menunjang dan meningkatkan produktivitas kerja. 3.3. Bagian Perencanaan dan Pengendalian Produksi (PPC Section)

Production

Planning

and

Controll

(PPC)

bertugas

dan

bertanggung jawab atas kebenaran kornponen-kornponen rnobil yang diterirna dari para pabrik Astra Mobil dan para vendor. Menyiapkan

material

untuk

kebutuhan

pengkernasan,

serta

bertanggung jawab' atas kebenaran dan kualitas bahan baku untuk


pengkemasan yang diterima dari para pemasok, menentukan jadwal produksi, dan sebagainya. Bagian PPC. tersebut membawahi tiga unit kerja, masing-masing adalah PurchasinglLogistic (bagian pembelian material untuk pengkemasan), Production Plan (Perencanaan Produksi) dan Case Production. Bagian atau unit pembelian (purchasing) bertugas untuk melakukan pengadaan bahan bakulmaterial untuk keperluan pengkemasan seperti kayu, tripleks, plastik, dos karton, paku, dan lain-lain. Unit production plan berfungsi untuk melakukan perencanaan dan jadwal produksi pengkemasan untuk komponen-komponen yang akan diekspor (waktu, jumlah, dan jenis). Menghubungi pabrik dan para vendor, bila sampai batas waktu yang telah disepakati, ternyata baranglkomponen belum diterima. Bagian atau unit case production, adalah unit yang memproduksi pengkemasan sesuai dengan modelhentuk, ukuran, dan jumlah sesuai dengan yang telah ditentukan dan dijadwalkan oleh production plan. 4. Departemen Administrasi

Departemen Administrasi adalah bagian yang bertugas dan bertanggung jawab dibidang administrasi pembukuan,

keuangan,


sumberdaya manusia, dan lain-lain yang berkaitan dengan fungsi penunjang perusahaan. Departemen administrasi tersebut membawahi bagian atau seksi FinanciallAccounting (FIA) dan seksi Personal General Affair (PGA). 4.1. Bagian Keuangan dan Akuntansi (FIA Section).

F/A berfungsi sebagai unit yang bertanggung jawab untuk

melakukan pencatatan atau administrasi pembukuan atas seluruh kegiatan yang ada di perusahaan, serta seluruh kegiatan yang menyangkut kebutuhan finansiallkeuangan perusahaan. Misalnya menyusun anggaran, penyusunan laporan keuangan (Neraca, RIL), serta laporan-laporan lainnya yang diperlukan oleh

perusahaan

danlatau untuk kepentingan PT. Astra secara benar dan teratur. 4.2. Bagian Umum dan Personalia (PCA Section).

Unit PCA. berfungsi sebagai unit yang mengatur administrasi atas segala kegiatan yang berhubungan dengan masalah sumberdaya manusia, dan kegiatan penunjang perusahaan lainnya (misalnya pengadaan kebutuhan kantor, seragam karyawan, pembayaran listrik, dan sebagainya).


C. PROSES PRODUKSl

Proses kegiatan produksi di KD. Plant Division rnenuntut suatu pengalaman dan keterarnpilan khusus, bukan hanya sekedar rnelakukan pengkernasan. Dengan ratusan item kornponen rnobil yang harus dikernas serta rnelibatkan cukup banyak pabrik dan vendor sebagai penghasil produk/komponen tersebut, rnaka penanganan yang profesional rnutlak diperlukan. Saat ini rnobil yang dikernas untuk tujuan ekspor harnpir seluruhnya dalam bentuk CKD. Setiap negara tujuan ekspor berbeda-beda dalarn tipe dan jurnlah item yang harus dikirirn. Dengan dernikian untuk kegiatan pengkernasan tersebut dituntut adanya ketelitian,

kecerrnatan, dan

keterampilan dalarn penanganannya. Jadi bukan hanya sekedar rnelakukan pengkernasan. Tipe, item, jurnlah, dan kualitas komponen yang akan diekspor harus persis sama dengan yang diminta, tidak boleh terjadi keterlambatan waktu pengirirnan, cacat, rnaupun shortage (tidak terkirirn ataupun salah kirim). Untuk rnenunjang kelancaran proses produksi tersebut rnaka kornunikasi yang efektif menjadi penting artinya, terutama yang terkait dengan kelancaran dan ketepatan waktu kedatangan komponen-kornponen yang akan diekspor, baik dari kelornpok usaha maupun dari para vendor. Keterlarnbatan jadwal pengiriman kornponen oleh vendor beberapa jam


saja,

akan sangat rnengganggu jadwal

produksi. Selanjutnya akan

berpengaruh pada jadwal pengiriman barang (pengapalan), yang pada gil irannya akan mengganggu kelancaran produksi di negara tujuan. Kegiatan produksi pengkernasan pada KD. Plant Division diawali dengan adanya rapat koordinasi setiap bulannya pada tanggal 20, antara KD. Plant Division dengan pihak Astra Mobil group untuk rnernbahas, rnengevaluasi dan menentukan unit rnobil (jenis dan jurnlahnya) yang pasti akan diekspor pada bulan depan, serta merencanakan unit rnobil yang akan diekspor pada dua bulan yang akan datang. Rapat tersebut dirnaksudkan untuk rnernadukan antara kernampuan (kapasitas) Astra Mobil Group dalam rnenghasilkan komponen-kornponen yang akan diekspor dikaitkan dengan kesanggupan (kapasitas) KD. Plant Division dalarn rnelakukan pengkernasannya. Pada tanggal 22 setiap bulannya dilakukan rapat koordinasi antara KD. Plant Division dengan Departernen Ekspor PT. Astra Mobil untuk rnenentukan rencana kongkrit (pelaksanaan eksport), yang rnenyangkut kapan barang harus berangkat dari Indonesia, tanggal berapa masuk kontainer, tanggal berapa harus rnasuk produksi pengkemasan, dan sebagainya. Atas dasar perternuan pada tanggal 22 tersebut, rnaka pihak KD. Plant Division (unit production plan) rnulai

rnernbuat jadwal

dan

perencanaan

produksi

kornponen-kornponen rnobil yang akan diekspor.

pengkernasan untuk


Proses produksi untuk pertama kalinya dan untuk setiap jenisltipe mobil yang baru pertama kali akan diekspor, terlebih dahulu harus dilakukan uji coba (trial and error) pada trial area yang dilakukan oleh unit packing engineering. Tujuan dari uji coba tersebut disamping untuk menghitung kebutuhan bahan baku pengkemasan, juga untuk menghasilkan model atau bentuk dan ukuran pengkemasan yang paling efisien untuk setiap Lot (Lot adalah istilah yang digunakan dalam ekspor CKD, misalnya lot ke 7

=

20 unit mobil tipe x, terdiri dari 11 peti, dan seterusnya).

Penempatan kornponen dalam peti kemas juga harus benar-benar diperhitungkan, isinya diatur sedemikian rupa agar efisien (dilakukan melalui uji coba). Selanjutnya berapa ukuran pengkemasan yang paling ideal untuk dapat masuk kontainer, sehingga tidak terjadi ruang kosong didalam kontainer. Kesalahan dalam mendisain peti

kemas akan

mengakibatkan efisiensi tidak tercapai. Misalnya yang seharusnya cukup dengan dua kontainer, karena kesalahan disain menjadi tiga kontainer. Setelah proses uji coba selesai, yang berarti telah ditemukan model, bentuk, ukuran, dan kualitas dari pengkemasan yang paling efisien dan ideal untuk masing-masing jenisltipe,

maka mass production siap

dikerjakan. Langkah-langkah dalam kegiatan produksi pengkemasan tersebut, dipaparkan sebagai berikut :


1. Persiapan bahan baku

Dari jadwal perencanaan produksi yang dibuat oleh unit production plan, rnaka bagian atau unit purchasingllogistic rnulai rnenyiapkan kebutuhan bahan baku untuk pengkernasan. Pesanan pernbelian atau istilah dalarn perusahaan disebut dengan PO (Purchases Order) diterbitkan oleh bagian pernbelian, dan dikirirnkan kepada para pernasok untuk rnenyiapkan dan rnengirirnkan material atau bahan baku sesuai dengan jenis, ukuran,

jurnlah, dan waktu pengirirnan sesuai

dengan yang telah ditetapkan dalarn PO. Bahan baku yang digunakan dalarn kegiatan pengkernasan kornponen-kornponen rnobil untuk tujuan ekspor tersebut antara lain adalah kayu, plastik, dan bahan lainnya. 1.1.Kayu

Sebagian besar jenis kayu yang digunakan oleh perusahaan untuk bahan baku pengkernasan adalah kayu pinus (Pinus rnerkusii) dan kayu

sobsi

(Paracerianthes

fakataria).

Kayu

Borneo

(Shorealdipterocarpus) yang harganya relatif lebih rnahal, digunakan sebagai alternatif bila tidak ada kayu pinus atau sopsi. Bahan baku kayu tersebut digunakan sebagai kerangka dari pengkernasan. Kerangka tersebut harus benar-benar kuat untuk rnelindungi baranglkornponen yang ada didalarnnya dari goncangan atau benturan.


1.2. Plastik

Jenis plastik yang digunakan ada dua rnacarn, yaitu plastik putih biasa dan plastik anti karat yang digunakan sebagai pernbungkus dari kornponen-kornponen yang akan diekspor. Kegunaan plastik biasa tersebut adalah untuk rnenjaga atau menghindari dari rernbesan air, yang dapat rnengakibatkan kornponen rnenjadi berkarat. Beberapa negara tujuan

tertentu tidak bersedia rnenerirna

kornponen-kornponen yang rawan terhadap karat, disernporot dengan anti karat, dengan alasan kesulitan dalarn rnernbersihkannya dan kadang-kadang dapat rnerusak warna.

Untuk rnengatasi

kernungkinan kornponen rnenjadi berkarat,

rnaka perusahaan

menggunakan pembungkus plastik anti karat. Plastik anti karat tersebut (yang harus diirnpor dari Jepang) tetap rnerniliki resiko, bila penanganannya tidak dilakukan secara hati-hati. Adanya lubang sekecil apapun yang dapat menyebabkan udara luar rnasuk, akan rnenirnbulkan karat pada kornponen-kornponen yang ada didalarnnya tetap terjadi. 1.3. Bahan baku lainnya

Selain kayu dan plastik, bahan lain yang digunakan oleh perusahaan dalarn kegiatan pengkernasan adalah tripleks. Tripleks berfungsi sebagai pernbatas atau untuk rnernbentuk pegangan dari


kornponen-kornponen yang ada dalarn kemasan agar lebih kuat berdiri, disamping sebagai penutup luar kemasan agar barang yang dikernas tidak terlihat. Dos atau kotak yang terbuat dari karton berfungsi sebagai ternpat untuk barang atau kornponen yang kecil-kecil, sebelurn dimasukan dalam peti kernas. Dernikian juga paku, rnerupakan bahan penting dalam pengernasan khususnya sebagai penguatlperekat pada pernbuatan peti kernas. Styrofoam juga rnerupakan salah satu bahan penting yang digunakan dalarn pengkemasan, terutama untuk rnenahan barang dari benturan akibat goncangan (urnumnya digunakan untuk kemasan barang electronic). 2. Proses penerimaan komponen yang akan dikemas

Sesuai jadwal yang telah disepakati pada rapat koordinasi, rnaka pabrik dan para vendor akan mengirirnkan baranglkornponen yang akan diekspor ke KD. Plant Division untuk dilakukan pengkernasan. Bila terjadi

keterlarnbatan, rnaka unit production plan akan segera

rnenghubungi pabrik atau vendor, untuk rnerninta kejelasan dan rnemohon untuk segera rnengirirnkan barangnya yang akan dikernas. Barang'Komponen

dari Astra Mobil dan para Vendor yang

jurnlahnya rnencapai ratusan item tersebut, diterima oleh bagian Quality Control untuk dilakukan perneriksaan terhadap kebenaran jurnlah,


kualitas, keutuhan barangltidak ada yang cacat, dan sebagainya sesuai dengan CPL (Component Part List). Setelah dilakukan kontrol, untuk kornponen-komponen yang rnernpunyai resiko berkarat (rnisalnya body press),

dilakukan

penyernprotan anti karat (anti rust spray room). Kecuali tipe-tipe untuk negara tujuan tertentu tidak perlu dilakukan penyernprotan anti karat, karena akan dibungkus dengan plastik anti karat. Setelah itu seluruh kornponen diterima dan rnasuk dalarn ruang KD. Supply. Bagian KD. Supply mengatur dan rnenyiapkan semua kornponenkornponen rnobil yang akan diekspor sesuai dengan jadwal dan lot pengirimannya. Kornponen yang kecil-kecil dikemas terlebih dahulu dalarn kardos atau kotak yang terbuat dari karton dan diberi daftar nama jenis dan jurnlahnya sebelum dirnasukan dalarn peti kernas. Seluruh kornponen-komponen yang akan diekspor tersebut disiapkan pada linilini produksi sesuai dengan jenis, tipe, jumlah, jadwal, dan urutan lot yang akan dikirim. Selanjutnya kegiatan pengkemasan siap dikerjakan. 3. Proses Produksi Pengkemasan

Secara garis besar proses produksi pengkernasan pada KD. Plan division dirnulai dengan bagian produksi menyiapkan kernasan, yaitu dengan mernbuat rangka kernasan. Peti kernas dibuat dari kayu dengan model, ukuran dan jurnlah sesuai dengan lot yang akan dikemas.


Komponen-komponen mobil yang telah disiapkan oleh KD. Supply di lini-lini produksi tersebut, dimasukan dalam peti kemas sesuai dengan letak-letaknya yang telah diukur secara efisien (model, ukuran, jumlah peti, serta letak komponen dalam peti telah dilakukan uji coba pada pengkemasan pertama). Proses pengkemasan dipisahkan antara big part (komponen yang besa-besar seperti pintu, atap mobil, engine, dan sebaginya) dengan small part (komponen yang kecil-kecil seperti spion, mur, baut, ring karet, kabel busi, dan sebagainya). Seperti telah diuraikan diatas, komponen yang kecil-kecil tersebut terlebih dahulu telah dimasukan dalam kemasan dos oleh unit KD. Supply, sedang Komponen yang besarbesar langsung disiapkan pada lini-lini produksi (lini produksi lsuzu tipe A, lini produksi Daihatsu tipe X-450, dan seterusnya).

Sistem produksi pengkemasan dilakukan secara ban berjalan, walaupun belum secara otomatis (masih manual). Peti kemas digerakan dengan

mengunakan

forklift

atau

kereta

dorong

dari

proses

pengangkutan peti kemas kosong ke lini-lini produksi, selanjutnya ke proses pemasukan komponen kedalam peti kemas, berjalan ke proses pembungkusan dengan plastik, penutupan peti, sampai pada proses pengangkutan peti kemas untuk dimasukan ke dalam kontainer. Peti kemas yang telah disiapkan, masuk ke lini produksi sesuai dengan urutan yang akan dikerjakan. Proses pemgkemasan dimulai


dengan memasukan komponen kedalarn peti kemas, misalnya dirnulai rnemasukan pintu pada lini lsuzu tipe A, dan seterusnya. Urutan, jurnlah, dan jenis komponen yang akan dimasukan dalam peti kemas telah ditentukan oleh bagian packing enginering. Setelah dirnasukan dalarn peti (peti hanya tertutup pada bagian dasarnya), komponen-kornponen tersebut dibungkus dengan plastik putih untuk menghindari dari kemungkinan rembesan air. Untuk komponen-kornponen tertentu yang tidak dilakukan penyernprotan anti karat, dibungkus dengan plastik anti karat. Pengerjaan pembungkusan dengan plastik anti karat dilakukan secara hati-hati, agar tidak menirnbulkan lubang atau sobek. Hal tersebut dimaksudkan untuk rnenghindari masuknya udara dari luar yang dapat rnengakibatkan karat pada komponen- komponen didalarnnya. Setelah komponen-komponen tersebut terbungkus plastik, rnaka berjalan lagi ke proses selanjutnya, yaitu peti ditutup seluruh sisinya dengan rnenggunakan tripleks. Masing-masing sisi yang telah tertutup dengan tripleks tersebut, kernudian dikunci dengan menggunakan kayu silang atau sejajar disesuaikan dengan kekuatan dan daya tahan yang dikehendaki. Pada peti-peti kernas yang telah selesai dikerjakan tersebut, ditempelkan catatan yang berisi keterangan tentang tipe, jumlah, serta keterangan-keterangan lain tentang isi peti yang disebut, content list.


Selanjutnya peti kemas yang telah siap dikirim tersebut ditempatkan pada bufer area, yaitu ruang tunggu untuk komponen-kornponen yang telah selesai dikemas untuk masuk ke kontainer. Sesuai dengan tanggal yang telah ditetapkan, maka divisi ekspor akan mengirim kontainer untuk mengangkut peti-peti kemas tersebut, dan dikirim ke negara tujuan melalui pelabuan Tanjung Priok - Jakarta.


VI. MANAJEMEN PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU

A. MEKANISME PENGADAAN BAHAN BAKU KAYU

Pengadaan bahan baku kayu dilakukan dengan sistem pesanan secara periodik, yaitu bulanan. Pernesanan bahan baku kayu yang dilakukan oleh bagian Production Planning and Control1 (PPC) adalah didasarkan pada rapat koordinasi tanggal 20 setiap bulannya,

yang

rnenetapkan jurnlah dan jadwal dari unit mobil (CKD) yang akan diekspor untuk satu bulan kedepan. Berdasarkan penetapan unit mobil (CKD) yang akan diekspor tersebut, maka bagian production planning and control1 (ppc) akan melakukan perhitungan berapa kebutuhan kayu yang diperlukan untuk masing-masing jenisltipe pada satu bulan yang akan datang (kebutuhan untuk satu bulan). Selanjutnya bagian PPC rnenerbitkan surat pesanan yang dinamakan Purchases Order (PO), yang berisi tentang jumlah/volurne kayu yang diperlukan,

model dan ukurannya,

serta penetapan tanggal

kedatangan (kapan harus sudah diterima oleh perusahaan).

Kayu yang

dipesan tersebut adalah dalam bentuk jadi (siap pakai), sehingga perusahaan hanya rnelakukan perakitan untuk menjadi bentuk kernasan sesuai dengan model yang telah ditetapkan.


Purchases Order (PO) yang telah disiapkan oleh bagian PPC tersebut selanjutnya diinforrnasikan secepatnya ke pernasok rnelalui faxcirnile, dan lernbar ke dua atau salinan PO dikirirn langsung ke pernasok rnelalui Pos ataupun jasa pengirirnan lainnya. Pengirirnan PO tersebut diikuti dengan penegasan per telepon, untuk rnernastikan bahwa PO telah diterirna dan dirnengerti oleh pernasok. Juga untuk rnengetahui bagairnana kesanggupan dan kesiapan pernasok dalarn rnenyiapkan bahan baku kayu yang dipesan tersebut sesuai dengan jumlah dan jadwal yang telah ditetapkan. Dalam

pengadaan

bahan

baku

kayu

tersebut

perusahaan

rnenerapkan sistem just in time (/IT), dirnana pernasok dituntut untuk dapat rnernasok bahan baku kayu yang diperlukan oleh perusahaan tepat dalarn jurnlah, kualitas, bentuk, ukuran, dan waktu yang telah ditetapkan dalarn purchases order (PO). Pada kenyataannya sistem JIT tersebut seringkali rnengalarni harnbatan, baik dalarn ha1 kualitas rnaupun ketepatan kedatangan barang. Apabila bahan baku kayu yang dipesan tersebut datang, rnaka terlebih dahulu dilakukan perneriksaan (kontrol) oleh bagian PPC terhadap kebenaran kualitas, jurnlah, ukuran, bentuk, dan sebagainya seperti yang telah ditetapkan dalarn PO. Bahan baku kayu terlebih dahulu diturunkan dari kendaraan pengangkut (truck) dengan rnenggunakan forklift rnilik perusahaan, yang selanjutnya diangkut ke gudang penyimpanan bahan baku. Bila ternyata ada kayu yang tidak sesuai dengan perrnintaaan,


khususnya yang rnenyangkut rnasalah kualitas (rnisalnya kadar air), rnaka kayu tersebut dikembalikan ke pemasok (rejeck) dan pernasok harus segera mengganti kayu tersebut dengan kualitas yang sesuai. Demikian pula bila terjadi kekurangan dalarn jurnlah yang dikirirn, rnaka pernasok harus segera rnernenuhi kekurangannya. Setelah dilakukan perneriksaan terhadap kebenaran atau kesesuaian bahan baku kayu dengan permintaan (PO), maka bahan baku kayu tersebut rnasuk dan dicatat oleh bagian gudang. Bukti penerirnaan barang ditandatangani oleh bagian pernbelian dan dikernbalikan ke pernasok dengan beberapa catatatan bila diperlukan. Bagian gudang rnenerirna bahan baku kayu tersebut dan bertanggung jawab terhadap masuk/keluarnya barang, serta kesesuaian jurnlah antara catatan dengan fisik barang yang ada di gudang. Dari rnekanisrne tersebut diatas terlihat bahwa dalarn mernenuhi kebutuhan akan bahan baku kayu, perusahaan hanya rnelakukan sekali pesanan rnelalui fax. untuk kebutuhan satu bulan, yang selanjutnya diikuti dengan pengirirnan purchases order (PO) ke pemasok dan pembicaraan per telepon untuk setiap jadwal pengirirnan yang telah ditetapkan dalarn surat pesanan (PO).


B. BIAYA-BIAYA PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU

Biaya-biaya yang timbul sebagai akibat dari kegiatan pengadaan bahan baku, belum seluruhnya dihitung dan dicatat oleh perusahaan sebagai beban biaya persediaan, khususnya biaya telepon, fax, biaya gudang, biaya modal, dan sebagainya. Dari hasil pengamatan di lapangan (KD. Plant Division) selama kurang lebih dua bulan, maka dapat diketahui

komponen-komponen biaya persediaan yang ada di perusahaan, khususnya yang menyangkut biaya persediaan bahan baku kayu. Biaya-biaya tersebut dapat dikelompokan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. 1. Biaya Pemesanan

Biaya-biaya yang terjadi sebagai akibat dari kegiatan pemesanan bahan baku kayu, adalah biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali melakukan pemesanan. Dimulai dari penyiapan atau pemrosesan pesanan, biaya pengiriman pesanan, biaya pemeriksaan, sarnpai pada biaya pengiriman barang ke gudang. Biaya-biaya pemesanan yang harus ditanggung oleh perusahaan KD. Plant Division setiap kali melakukan pesanan dapat dikelompokan menjadi 4 (empat) komponen yaitu biaya pemrosesan (handling cost), Biaya surat menyurat, biaya pulsa untuk telefon dan fax, serta biaya pengangkutan ke gudang.


1.1. Biaya Pemrosesan (handling cost)

Biaya pemrosesan adalah biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan dalam melakukan pesanan bahan baku, yang dimulai dari pembuatan surat, melakukan pengiriman, fax, menelpon, dan melakukan kegiatan pemeriksaan pada saat barang diterima dari pemasok. Dari hasil pengamatan di lapangan, kegiatan penyiapan dan pembuatan surat pesanan (PO) memerlukan waktu rata-rata 15 (lima belas) menit, dihitung sejak pegawai menyiapkan formulir pesanan, melakukan pengetikan di komputer, sampai pada pencetakan hasilnya. Penanganan faxcimile memerlukan waktu rata-rata 20 (dua puluh) menit. Perhitungan waktu dalam kegiatan fax. tersebut dimulai dari menyiapkan surat pesanan di pesawat, menyambung ke nomor yang dituju, mengulangi kembali bila belum tersambung, sampai pada selesai melakukan fax (terkirim). Demikian pula untuk memastikan dan mengingatkan pemasok akan pesanan yang sudah dikirim,

maka perusahaan akan

menghubungi pemasok melalui telepon yang memerlukan waktu rata-rata 15 (lima belas menit). Perhitungan waktu tersebut adalah termasuk waktu memutar ulang nomor yang dikehendaki beberapa kali bila belum tersambung.


Selanjutnya setelah barang atau bahan baku kayu yang dipesan tersebut datang, maka pegawai bagian PPC akan melakukan pemeriksaan secara cermat terhadap kebenaran barang yang diterima dari pemasok. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk melakukan pemeriksaan adalah 60 (enam puluh) menit, tergantung dari jumlah barang yang datang. Total waktu yang diperlukan untuk menangani pemrosesan pesanan tersebut, rata-rata adalah 110 (seratus sepuluh) menit. Dengan upah pegawai perusahaan yang menangani pemrosesan (staf PPC) sebesar Rp. 3000,- per jam, maka biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk melakukan proses pemesanan setiap kali pesan adalah sebesar Rp. 5.500,- (lima ribu lima ratus rupiah).

1.2. Biaya Surat Menyurat

Biaya yang berhubungan dengan surat menyurat (pembuatan surat pesanan), yang harus ditanggung oleh perusahaan setiap kali melakukan pesanan terdiri dari kertas formulir pesanan, biaya cetak, biaya pengiriman (perangko),dan sebagainya. Biaya-biaya tersebut besarnya diperkirakan Rp.3.500,satu kali melakukan pemesanan.

(tiga ribu lima ratus rupiah) per


1.3. Biaya Pulsa

Pemasok dorninan untuk bahan baku kayu KD. Plant Division, seluruhnya berlokasi di Jakarta. Kegiatan pengirirnan rnelalui fax ataupun pernbicaraan rnelalui telepon dilakukan pada hari kerja (Senin s/d. Jum'at) dan rata-rata dilakukan pada jam sibuk, yaitu antara jam 09.00 sarnpai dengan jam 15.00. Lokasi pemasok di Jakartaterrnasuk ke dalarn Zone I, dengan tarif pulsa sebesar Rp. 1.I 87,50 per rnenit. Kegiatan pernbicaraan per telepon rata-rata rnenghabiskan waktu 10 (sepuluh) rnenit, sedang pengiriman surat pesanan melalui fax rnemerlukan waktu rata-rata 15 (lima belas) rnenit. Dengan dernikian biaya pulsa yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali melakukan pemesanan adalah sebesar Rp. 29.687,50 (dua puluh sernbilan ribu enarn ratus delapan puluh tujuh rupiah lirna puluh sen).

1.4. Biaya Bongkar Dan Pengangkutan Ke Cudang.

Biaya bongkar dan pengangkutan ke gudang yang harus ditanggung oleh

perusahaan

untuk

setiap

kali

rnelakukan

pernesanan, adalah ongkos angkut untuk menurunkan bahan baku kayu dari kendaraan (truck) yang dikirirn oleh' pernasok sampai ke gudang perusahaan. Sarana atau peralatan yang digunakan oleh


perusahaan untuk kegiatan pernbongkaran dan pengangkutan tersebut adalah forklift rnilik perusahaan. Waktu yang diperlukan untuk rnelakukan pengangkutan rata-rata selarna 1 (satu) jam. Bila dihitung dengan sewa forklift, rnaka biaya pengangkutan yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan pernesanan tersebut adalah sama dengan sewa forklift per jam, yaitu sebesar Rp. 25.000,- (dua puluh lirna ribu rupiah). Dari beberapa perhitungan diatas, maka total biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan pemesanan bahan baku kayu adalah Rp. 63.687,50 (enarn puluh tiga ribu enarn ratus delapan puluh tujuh ribu lirna puluh sen). Secara terperinci total biaya pernesanan tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Biaya-biaya Pemesanan Bahan Baku Kayu jenis Biaya

BiayaIPesanan (Rp.)

Biava Pemrosesan

5.500,OO

Biava Surat Menyurat

3.500,OO

Biaya Pulsa Telepon & Fax.

29.687,50

Biava Bongkar

25.000,OO

Total Biava

63.687,50


2. Biaya Penyimpanan

Untuk biaya penyimpanan selama ini tidak pernah dilakukan perhitungan, karena dengan sistem just in time, perusahaan hampir tidak pernah mengadakan persediaan dalam jumlah besar dengan waktu penyimpanan yang cukup lama. Dengan adanya rencana perusahan untuk melakukan pengadaan persediaan, maka biaya penyimpanan yang harus ditanggung oleh perusahaan dapat dikelompokan menjadi 3 (tiga) komponen biaya, yaitu biaya modal, biaya kerusakan, dan biaya gudang.

2.1. Biaya Modal

Biaya modal merupakan salah satu komponen biaya penyimpanan yang memperhitungkan biaya dari modal atau uang yang ditanamkan dalam persediaan (opportunity cost). Modal yang ditanamkan dalam persediaan tersebut sebenarnya juga memiliki alternatif untuk ditanamkan pada investasi lain yang memberikan nilai tertentu,

dan nilai inilah yang harus ditanggung oleh

perusahaan. Dalam menghitung opportunity cost atau biaya modal yang harus ditanggung oleh perusahaan, maka penulis melakukan perhitungan yang didasarkan pada tingkat suku bunga deposit0 yang


berlaku di Bank Pemerintah saat ini, yaitu 14 (empat belas) persen setahun. Harga bahan baku kayu saat ini yang digunakan oleh perusahan, rata-rata adalah sebesar Rp. 360.000,OO (tiga ratus enam puluh ribu rupiah) per meter kubik. Dengan tingkat suku bunga deposit0 sebesar 14% (Bank BNI), maka biaya modal yang harus ditanggung oleh perusahaan per meter kubik adalah sebesar Rp. 50.400,OO (lima puluh ribu empat ratus rupiah) per tahun.

2.2. Biaya Kerusakan

Bahan baku kayu yang dipesan dari pemasok adalah dalam bentuk kayu jadi, artinya pemasok telah menyiapkan dalam bentuk, ukuran, kualitas, dan sebagainya sesuai dengan yang diperlukan oleh perusahaan. Dengan sistem pengawasan atau pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian PPC. perusahaan, maka kerusakan yang terjadi rata-rata hanya sekitar 0.5 persen per tahunnya. Dengan harga bahan baku kayu sebesar Rp. 360.000,OO (tiga ratus enam puluh ribu rupiah) per meter kubik, maka biaya kerusakan yang harus ditanggung oleh perusahaan per meter kubiknya adalah sebesar Rp. 1.800,00 (seribu delapan ratus rupiah) per tahun.


2.3. Biaya Cudang

Beban biaya gudang yang harus ditanggung oleh perusahaan memiliki perlakuan yang sama dengan biaya modal. Ruangan atau gudang yang digunakan untuk penyimpanan persediaan juga memiliki

kesempatan

untuk

disewakan

(opportunity

cost).

Perusahaan selama ini hanya melakukan perhitungan pada biaya tetap gudang seperti penyusutan, perawatan, dan sebagainya. Dari hasil wawancara dengan General Manager perusahaan KD. Plant Division, diperoleh informasi bahwa gudang milik perusahaan seluas 600 meter persegi yang berlokasi di daerah Ciutereup tersebut I

seandainya disewakan, memiliki harga sewa sebesar USD. 1 atau i

j

sekitar Rp. 2.500,00 (dua ribu lima ratus rupiah) per meter persegi

I

iI i

per bulannya. Ruangan gudang seluas 600 meter persegi tersebut memiliki kapasitas sebesar 1200 meter kubik. Dengan perhitungan bahwa hanya 80 persen dari luas gudang yang dapat digunakan sebagai tempat penyimpanan barang (20% untuk fasilitas jalan), dengan ketinggian barang maksirnum 2,5 meter. Dengan demikian biaya gudang yang

harus ditanggung oleh

perusahaan per kubiknya adalah sebesar Rp. 15.000,OO (lima belas ribu rupiah) per tahun. Angka tersebut diperoleh dari perhitungan luas gudang 600 meter persegi dikalikan harga sewa sebesar Rp.


2,500,- (dua ribu lima ratus rupiah) per meter persegi per bulannya dikalikan 12 bulan (setahun), kemudian dibagi dengan kapasitas gudang sebesar 1200 meter kubik. Dari perhitungan-perhitungan tersebut diatas, maka total biaya penyimpanan yang harus ditanggung oleh perusahaan setiap meter kubiknya adalah sebesar Rp. 67.200,OO (enam puluh tujuh ribu dua ratus rupiah) per tahun. Secara terperinci total biaya penyimpanan dapat dilihat padaTabel 3.

Tabel 3. Biaya-biaya Penyimpanan Bahan Baku Kayu. jenis Biaya

Biaya Per TahunlM3 (Rp.) 50.400,OO

Biava Modal (14%) Biaya Kerusakan (0.5

1.800,OO

Oh)

Biaya Cudang (Per M3)

15.000,OO

Total Biaya

67.200,OO

C. PENCENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU Pengendalian

persediaan

dirnaksudkan

untuk

menentukan

kebijakanaan yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan, berapa tingkat persediaan yang paling ekonomis agar perusahaan selalu dapat memenuhi permintaan pelanggan, berapa biaya yang paling minimum harus dikeluarkan sebagai akibat dari adanya pengendalian persediaan, dan


sebagainya. Dernikian pula faktor-faktor lain yang akan rnernpengaruhi dalarn pengendalian persediaan harus benar-benar diperhatikan seperti biaya pemesanan, biaya penyirnpanan, kerugian akibat kekuranganl kehabisan persediaan, waktu tunggu, dan lain sebagainya. KD. Plant Division dalarn pengelolaannya belurn melakukan sistern pengendalian persediaan untuk bahan baku kayu. Dengan sistern just in time yang diterapkan dalarn pengadaan bahan baku kayu, maka perusahaan tidak perlu rnengadakan persediaan sehingga tidak perlu rnenanggung resiko dan biaya persediaan. Dengan demikian dalarn rnernenuhi kebutuhan akan bahan baku kayu, perusahaan lebih mengandalkan kernarnpuan dari pernasok. Dalarn pengadaan bahan baku kayu ternyata sistern just in time UIT) belurn sepenuhnya dapat diterapkan oleh perusahaan. Kendala atau hambatan yang rnenyebabkan sistern just in time tersebut belurn dapat diterapkan oleh perusahaan secara baik antara lain adalah kernarnpuan atau dukungan dari pemasok untuk mernenuhi kebutuhan perusahaan belurn dapat diandalkan sepenuhnya, pengirirnan kayu,

seringnya terjadi kelarnbatan dalarn

kualitas kayu yang kurang baik sehingga harus

dikembalikan (reject), dan lain sebagainya. Kendala lain yang juga berpengaruh terhadap pelaksanaan sistern just in time di perusahaan adalah keberadaan pemasok titipan dari pihak yang berpengaruh di PT. Astra. Adanya pemasok yang ternyata tidak


memiliki usaha dibidang perkayuan (penggergajian kayu), dalam arti hanya sebagai perantara. Dilain pihak perusahaan sering mengalami kesulitan dalam mencari dan membina pemasok baru yang dapat diandalkan. Kesulitan dalam memperoleh kayu dengan kualitas (kadar air) yang baik pada bulan-bulan tertentu, khususnya saat musim hujan, dan lain sebagainya. Dari kendala-kendala tersebut diatas perusahaan dihadapkan pada resiko dan kerugian yang harus ditanggung. Kerugian yang selama ini belum pernah diperhitungkan dan dicatat oleh perusahaan sebagai akibat dari penerapan sistem just in time yang tidak berjalan dengan baik, antara lain adalah biaya lembur karyawan untuk mengejar target waktu pengiriman, sedang dilain pihak gaji karyawan harus tetap dibayar walaupun tidak produktip sebagai akibat dari tidak tersediaanya bahan baku kayu. Kerugian lain yang harus ditanggung oleh perusahaan bila terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang, adalah adanya tuntutan ganti rugi atau klaim dari pelanggan di luar negeri. Tercatat tuntutan ganti rugilklaim untuk tahun 1996 mencapai nilai sekitar Rp. 1 milyar, walaupun tidak seluruhnya diakibatkan oleh keterlambatan dalam pengiriman. Namun dari nilai klaim tersebut cukup menggambarkan besarnya resiko yang harus ditanggung oleh perusahaan jika terjadi keterlambatan dalam pengiriman, sebagai akibat dari tidak tersedianya bahan baku kayu.


Selain dari resiko-resiko tersebut diatas, perusahaan juga harus menanggung resiko lain yang tidak dapat diukur dengan uang namun sangat penting artinya untuk kelangsungan hidup perusahaan. Resiko tersebut antra lain adalah yang menyangkut reputasi dan nama baik perusahaan, hilangnya kepercayaan dari pelanggan (PT. Astra) terhadap manajemen

perusahaan,

penilaian

yang

negatif terhadap

kinerja

perusahaan, dan lain sebagainya. Melihat besarnya resiko yang harus ditanggung oleh perusahaan sebagai akibat dari tidak tersedianya bahan baku kayu, maka pihak manajemen memandang perlu untuk segera melakukan kajian terhadap pengendalian persediaan. Diharapkan dengan pengendalian persediaan yang baik, sederhana dan mudah diterapkan akan dapat menjarnin kelancaran dan kontinuitas usahanya dibidang jasa pengkemasan. Dalam melakukan pengirimanlekspor CKD. digunakan perhitungan yang dinamakan Lot. Jumlah unit atau kornponen mobil untuk masingmasing lot berbeda-beda. Ada yang berisi 20 unit mobil dalam satu lotnya, ada yang berisi 25 unit, 30 unit, dan seterusnya sesuai dengan jenisltipe yang akan dikemas. Berdasarkan rencana bulanan ekspor mobil dalam bentuk CKD. untuk tahun 1997 (Lampiran 2), serta realisasi penggunaan bahan baku kayu selama tahun 1996 (Lampiran 3), maka dilakukan perhitungan besarnya jumlah bahan baku kayu yang dibutuhkan dalam tahun 1997,


untuk keperluan pengkemasan masing-masing jenisltipe kendaraan yang akan di ekspor. Dari rencana ekspor tahun 1997 sebesar 47.240 unit mobil dalam bentuk CKD. yang pengirimannya akan terbagi menjadi 1.261 Lot, maka total kebutuhan bahan baku kayu untuk tahun 1997 adalah sebesar 20812 (dua puluh ribu delapan ratus dua belas) meter kubik. Secara terperinci kebutuhan bahan kayu dalam tahun 1997 untuk masing-masing jenisltipe dapat dilihat pada Tabel 4, sedangkan kebutuhan bahan baku kayu setiap bulannya untuk masing-masing jenisltipe dalam tahun 1997, dapat dilihat pada Tabel 5. Untuk tipe S89R-LPR dengan kebutuhan bahan baku kayu sebesar 1200 meter kubik untuk tahun 1997, setelah dilakukan perhitungan dengan menggunakan metode EOQ dihasilkan pembelian atau pesanan yang optimal untuk sekali pesan adalah sebesar 48 meter kubik. Frekuensi pembelianlpesanan yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan adalah sebanyak 25 kali dalam setahun, dengan interval atau jarak pemesanan antara 12 hari sampai 13 hari kerja (1 tahun diasumsikan

- 320 hari kerja).

Untuk serie X-450 tipe S89L-LPR, dengan kebutuhan kayu sebesar 540 meter kubik untuk tahun 1977, dihasilkan jumlah pembelian yang optimal untuk setiap kali melakukan pemesanan adalah sebesar 32 meter kubik. Frekuensi pemesanan sebanyak 17 kali, dengan interval atau jarak waktu pemesanan antara 18 hari sampai dengan 19 hari kerja.


Tabel 4. Perhitungan Kebutuhan Kayu Tahun 1997


Tabel 5. Perhitungan Kebutuhan Kayu Tahun 1997 Per Bulan


Dernikian selanjutnya untuk seri dan tipe-tipe lainnya, secara terperinci dan berurutan dapat dilihat pada Tabel 6. Diterapkannya pengendalian persediaan bahan baku kayu rnelalui pendekatan EOQ, akan rnernberikan darnpak pada frekuensi pemesanan yang cukup tinggi, berbeda dengan sistern pernesanan yang selarna ini dilakukan oleh perusahaan yaitu sebulan sekali. lrnplikasi lain dari penerapan model EOQ dalarn pengendalian persediaan, mengharuskan perusahaan untuk rnenanggung biaya persediaan, yang selarna ini belurn pernah dilakukan perhitungan oleh perusahaan. Dari perhitungan biaya persediaan yang telah dilakukan dengan rnenggunakan rumus TC

=

H(QI2)+S(DlQ,

dihasilkan nilai total biaya

persediaan yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk tahun 1997 adalah sebesar Rp. 42.290.408,29

(Empat puluh dua juta dua ratus

sernbilan puluh ribu ernpat ratus delapan rupiah dua puluh sernbilan sen). Secara lebih terperinci total biaya persediaan selarna tahun 1997 untuk masing-masing jenisltipe dapat dilihat pada Tabel 7. Sebagai contoh untuk seri X-450 tipe S89R-LPR kebutuhan kayu per tahun (D) adalah sebesar 1200 meter kubik, dengan pernbelianlpernesanan optimal per periode (Q) adalah sebesar 48 meter kubik. Biaya setiap kali melakukan pesanan (S) adalah sebesar Rp. 63.687,50 dan biaya penyirnpanan kayu per tahun (H) sebesar Rp. 67.200,OO per meter kubik. Dihasilkan total biaya persediaan

mC) yang minimum adalah sebesar Rp. 3.204.987,50


Tabel 6. Perhitungan EOQ, Frekuensi Pernbelian 8 Interval Waktu


(tiga juta dua ratus ernpat ribu sernbilan ratus delapan puluh tujuh ribu lirna puluh sen) per tahun (untuk tahun 1997). Untuk rnengantisipasi kekurangan atau kernungkinan kehabisan bahan baku kayu, rnaka perusahaan dapat rnelakukan kebijakan dengan pengadaan persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengarnan tersebut rnerniliki arti yang sangat penting bila dikaitkan dengan besarnya resiko yang harus ditanggung oleh perusahaan jika terjadi kehabisan persediaan, kernungkinan terjadi keterlambatan datangnya pesanan bahan baku kayu, sulitnya rnernperoleh kayu yang berkualitas pada bulan atau musim-musirn tertentu, dan sebagainya. Dalam rnenetapkan berapa besar cadangan persediaan yang paling arnan dan ekonornis, rnaka perlu adanya keputusan rnanajernen untuk rnenentukan berapa persen kernungkinan kehabisan persediaan yang diinginkan. Dihitung berapa besar kebutuhan bahan baku kayu yang akan digunakan setiap harinya dan larnanya waktu kedatangan pesanan (lead time). Dari hasil wawancara, diperoleh inforrnasi bahwa pihak manajernen KD. Plant Division rnenginginkan agar tingkat kernungkinan terjadinya kehabisan persediaan adalah No1 persen. Dengan tingkat kernungkinan kehabisan persediaan no1 persen tersebut, rnaka nilai faktor kearnanannya (Z) adalah sebesar 3.61 (Tabel Faktor Keamanan pada Larnpiran 4).


Tabel 7. Perhitungan Total Biaya Persediaan Tahun 1997 (Dalam Rp)


Waktu tunggu atau lead time datangnya pesanan bahan baku kayu, yang dirnulai sejak dari perrnintaan pesanan sarnpai barang diterirna oleh perusahaan, rata-rata adalah selarna 3,5 hari. Angka 3,5 hari tersebut bersumber dari tanggal yang tertera pada nota atau salinan forrnulir pesanan, yang dihitung dari tanggal perusahaan rnelakukan perrnintaan pesanan (rnelalui fax atau telepon) sarnpai tanggal penerirnaan bahan baku kayu yang pertarnakali masuk (tanggal tanda terirna barang). Kebutuhan bahan baku kayu per hari, dihitung dari rata-rata waktu yang diperlukan untuk rnenyelesaikan setiap Lot pengkernasan dari rnasingrnasing jenisltipe rnobil yang akan diekspor. Waktu yang diperlukan untuk pengkemasan seri X-450 tipe S89R-LPR adalah 1 (satu) Lot per hari, yang berarti sarna dengan 8 (delapan) meter kubik setiap harinya. Pengkernasan untuk seri X-450 tipe S89L-LPR adalah 1 (satu) lot per 2 (dua) hari, atau sarna dengan 9 (sernbilan) meter kubik per harinya. Dernikian seterusnya, yang secara terperinci untuk masing-masing tipe dapat dilihat pada Tabel 8. Cadangan persediaan atau persediaan pengarnan (safety stock) dihitung dari kebutuhan kayu per hari dikalikan dengan nilai faktor kearnanan yang dikehendaki. Dengan dernikian cadangan persediaan untuk seri X-450 tipe S89R-LPR adalah sebesar 29 (dua puluh sernbilan) meter kubik. Cadangan persediaan untuk seri X-450 tipe S89L-LPR


Tabel 8. Perhitungan Kebutuhan Per Hari


adalah sebesar 32 (tiga puluh dua) meter kubik, lzusu tipe A sebesar 43 (empat puluh tiga) meter kubik. Selanjutnya perhitungan secara terperinci untuk masing-masing seri dan tipenya, dapat dilihat pada Tabel 9. Dengan pengaman,

diadakannya cadangan

persediaan atau

persediaan

maka perusahaan harus menanggung tambahan

biaya

penyimpanan sebagai akibat dari adanya tambahan persediaan pengaman sebesar 456 meter kubik (total safety stock). Jika diperhitungkan dengan biaya penyimpanan sebesar Rp. 67.200,OO per merter kubik per tahun, maka tambahan biaya persediaan pengaman tersebut adalah sebesar Rp. 30.643.200,OO (tiga puluh juta enam ratus empat puluh tiga ribu dua ratus rupiah) setahun untuk tahun 1997. Dengan adanya kebijakan perusahaan dibidang pengendalian persediaan melalui pendekatan EOQ dan pengadaan persediaan pengaman (safety stock), maka jumlah keseluruhan biaya persediaan yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk tahun 1997

adalah sebesar Rp.

73.133.608,29 (tujuh puluh tiga juta seratus tiga puluh tiga ribu enam ratus delapan rupiah dua puluh sembilan sen). Selanjutnya dalam melakukan pengendalian persediaan dilakukan analisa atau perhitungan, kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan kembali. Titik pemesanan kembali atau yang lebih dikenal dengan Re Order Point (ROP), merupakan suatu batas atau suatu titik dimana perusahaan harus segera melakukan pemesanan kembali pada saat


tingkat persediaan bahan baku kayu yang ada di gudang mencapai batas atau titik tersebut. Dari perhitungan kebutuhan kayu per hari, dan dengan diketahuinya waktu tunggu (lead time) serta besarnya tingkat persediaan pengaman, maka akan dapat dilakukan perhitungan dan diketahui batas persediaan dimana harus dilakukan pemesanan kembali sebesar Q optimal. Cara perhitungannya adalah menambahkan persediaan pengaman tersebut dengan kebutuhan kayu selama waktu tunggu (kebutuhan per hari dikalikan lead time). Waktu pemesanan kembali untuk seri X-450 tipe S89R-LPR adalah pada saat persediaan mencapai 5 7 meter kubik, yaitu kebutuhan bahan baku kayu selama waktu tunggu sebesar 28 meter kubik ditambah dengan persediaan pengaman sebesar 29 meter kubik dengan jumlah pesanan sebesar 48 meter kubik. Untuk seri X-450 tipe S89L-LPR, pemesanan kernbali harus dilakukan pada saat persediaan bahan baku kayu di gudang mencapai 64 meter kubik dan besarnya pesanan adalah 32 meter kubik. Demikian seterusnya untuk masing-masing seri dan tipenya, secara terperinci dapat dilihat Tabel 9.


Tabel 9. Perhitungan Cadangan Persediaan Dan Titik Pemesanan Kembali (Dalam M3)


D. PELAKSANAAN PENCENDALIAN PERSEDlAAN BAHAN BAKU KAYU Agar pengendalian persediaan bahan baku kayu tersebut dapat berjalan dengan lancar, rnaka perusahaan harus memperhatikan beberapa faktor

pendukung antara

lain

adalah

sistern

penyirnpanan

dan

penggunaannya serta sistern pencatatan dan pengawasan. 1. Sistern Penyimpanan dan Penggunaan

Salah

satu

pengendalian

faktor

penting

untuk

persediaan,

adalah

sistem

menunjang

kelancaran

penyimpanan.

Sistern

penyirnpanan yang baik akan sangat rnemudahkan dalarn rnelakukan pengawasan

(kontrol),

rnernudahkan

dalarn

pengambilan

atau

pengangkutan keluar masuknya barang. Pengaturan yang baik juga akan rnernberikan situasi atau lingkungan kerja yang rnenyenangkan bagi karyawan,

serta rnernbantu rnernperkecil kerusakan barang yang

disirnpan. Sistern pernakaian atau penggunaan persediaan bahan baku kayu dari gudang juga harus ditangani sebaik rnungkin. Penilaian persediaan yang akan didistribusikan (rnisalnya ke bagian produksi), sebaiknya didasarkan pada rnetode FIFO, yaitu penggunaan barang atau bahan baku kayu didasarkan pada barangkayu pertarna yang rnasuk akan rnenjadi barangkayu pertarna yang keluar untuk masing-masing jenis.


Metode FIFO tersebut dirnaksudkan untuk rnenghindari terjadinya kerusakan, karena penyirnpanan yang terlalu lama di gudang. 2. Sistem Pencatatan dan Pengawasan

Pengendalian persediaan akan dapat berjalan secara efektif bila didukung dengan sistern pencatatan yang baik dan benar. Untuk rnenetapkan kapan harus dilakukan pemesanan kernbali dan berapa jumlah yang harus dipesan, rnaka pencatatan yang akurat akan rnenjadi sangat penting peranannya. Pencatatan secara teratur (kontinyu) dan benar atas persediaan (bahan baku kayu), merupakan salah satu alat pengendalian yang cukup efektif. Oleh karena itu perusahaan harus rnencari sistern yang paling sesuai dan rnudah dilaksanakan, serta rnenernpatkan karyawan yang benar-benar dapat diandalkan untuk menangani tugas tersebut. Salah satu sistern pencatatan yang cukup mudah untuk dilaksanakan adalah dengan sistern pencatatan kartu. Untuk setiap barang persediaan dibuatkan kartu persediaan atau kartu pengawasan, selanjutnya setiap penerimaan dan pengeluaran barang harus dicatat dalarn kartu persediaan tersebut. Kartu persediaan tersebut mernuat inforrnasi nornor kartu, tanggal, narna barang, jurnlah barang masuk, jumlah barang keluar, sisa barang di gudang, dan inforrnasi lainnya yang dianggap perlu. Dengan pencatatan


yang teratur dan benar, rnaka kartu pengawasan persediaan tersebut akan sangat bermanfaat untuk rnelakukan pengawasan (monitoring). Keluar rnasuknya barang dari gudang harus dicatat dalarn kartu pengawasan persediaaan, dan harus disahkan (paraf atau tanda-tangan) unit-unit yang terkait. Misalnya dalarn ha1 penerimaan barang, kartu disahkan oleh bagian PPC dan bagian gudang. Dernikian pula sebaliknya untuk pengeluaran barang, maka kartu akan disahkan oleh bagian gudang dan bagian produksi. Selanjutnya secara periodik harus dilakukan kontrol oleh bagian Quality lnspection terhadap kebenaran catatan jurnlah barang yang ada pada kartu persediaan dengan fisik barang yang ada di gudang. Dengan sistern pencatatan tersebut diharapkan pengendalian akan berjalan secara efektif, perusahaan tidak perlu lagi kuatir akan kekurangan atau kehabisan persediaan bahan baku. Kapan waktu yang tepat untuk rnelakukan pesanan kernbaliuntuk masing-masing jenis persediaan, dan berapa jurnlah yang harus dipesan akan dapat terkontrol dengan mudah.

Masalah lingkungan pada beberapa tahun terakhir ini telah rnenjadi rnasalah global yang harus selalu diperhatikan oleh dunia usaha, khususnya


yang terkait dengan perdagangan internasional. Dunia usaha tidak lagi bebas dari perrnasalahan lingkungan, yang berarti setiap usaha dalarn bentuk apapun akan selalu dipengaruhi oleh pertimbangan lingkungan. Ekoefisiensi rnerupakan suatu manajernen bisnis yang bertujuan untuk rnenaikan efisiensi ekonorni dan efisiensi ekologi (Soemarwoto, 1994) Dengan dernikian setiap perusahaan akan selalu berupaya untuk meningkatkan efisiensi dengan rnernperkecil lirnbah yang dihasilkan melalui proses produksi atau teknologi bersih lingkungan. Terjadi

pergeseran dalam

rnasyarakat

bisnis,

yang

sernula

rnenanggulangi lirnbah setelah rnenghasilkan, maka sekarang dititik beratkan ke arah pernbangunan teknologi dan proses produksi yang rnencegah terjadinya lirnbah (Setiono, 1994). Dengan efisiensi tersebut rnaka akan dicapai dua tujuan sekaligus yaitu biaya produksi akan turun, dan juga akan rnenurunkan jurnlah lirnbah yang dihasilkan. Lirnbah yang berasal dari usaha jasa pengkemasan KD. Plant Division khususnya yang terkait dengan pengadaan bahan baku kayu, harnpir seluruhnya berupa limbah padat, yakni dalarn bentuk potonganpotongan kayu rnaupun serbuk penggergajian kayu. Lirnbah yang dihasilkan tersebut dapat dimanfaatkan untuk bahan bakar, ataupun diolah rnenjadi papan partikel, dan lain sebagainya. Pengolahan

lirnbah

dengan

pernbuatan

instalasi

ataupun

pernbangunan pabrik baru rnernerlukan studi kelayakan, waktu, dan biaya


yang cukup besar. Dengan ekoefisiensi maka akan terjadi penghematan dalam pengadaan bahan baku dan pengurangan limbah. Hal yang dapat ditempuh oleh perusahaan dalam menerapkan ekoefisiensi adalah dengan melakukan pembinaan terhadap pemasok bahan baku kayu. Pemasok harus mampu memasok kayu sesuai jenis, ukuran, kualitas, serta model yang diinginkan oleh perusahaan. Sehingga kayu yang diperlukan dan akan digunakan untuk bahan baku pengkemasan diterima dari pemasok dalam bentuk jadi, perusahaan tidak perlu lagi melakukan proses pemotonganlpenggergajianataupun proses penghalusan kayu, tetapi kayu dari pemasok langsung dapat dirakit menjadi bentuk kemasan tanpa menghasilkan limbah. Dengan ekoefisiensi tersebut maka perusahaan tidak perlu lagi menghadapi rnasalah limbah, khususnya limbah yang dihasilkan dari kayu kemasan. Pengolahan limbah akan me4adi tanggung jawab pemasok selaku perusahaan penggergajian kayu. Dan dengan pembinaan yang baik kepada para pemasok, maka efisiensi dibidang pengadaan bahan baku kayu untuk kemasan dapat terwujud.


VII.

A.

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

Sistem just in time yang diterapkan oleh perusahaan dalam pengadaan bahan baku kayu belum berjalan secara efektif. Keberadaan pemasok yang kurang profesional, belum adanya standar bahan baku untuk mutu kayu yang diinginkan perusahaan, serta sering terjadinya kesulitan dalam memperoleh bahan baku kayu untuk jenis tertentu secara berkesinambungan,

merupakan

faktor-fartor

penghambat

dalam

pelaksanaan sistem just in time tersebut. Dihadapkan pada berbagai macam resiko dan kerugian, baik yang dapat diukur secara materiil maupun tidak, sebagai akibat dari penerapan sistem just in time tersebut, maka manajemen perusahaan memandang perlu untuk mengadakan persediaan. Selanjutnya diharapkan dapat dilakukan analisis terhadap kemungkinan penggunaan sistem persediaan untuk bahan baku kayu yang relatif mudah dan efisien untuk diterapkan oleh perusahaan. Melalui sistem pengendalian persediaan dengan menggunakan pendekatan Economic Order Quantity (EOQ) dan persediaan pengaman (Safety Stock) untuk bahan baku kayu, maka didapatkan hasil untuk jumlah pesanan kayu yang paling ekonomis setiap kali melakukan pemesananl


pembelian untuk seri X-450 masing-masing tipe adalah 48 meter kubik (S89R-LPR), 32 meter kubik (S89L-LPR), dan 17 meter kubik (S91LV-ZMRS). Untuk seri X-472 masing-masing tipe adalah 97 meter kubik (S91RVZMDSWDLX), 60 meter kubik (S91RV-ZMRSMSTD), 21 meter kubik (S91RV-ZMLSMIBLV), dan 74 meter kubik (S92RV-ZMDSM). Pemesanan atau pembelian optimal untuk seri X-477 adalah sebesar 63 meter kubik (S91LV-ZMRSMISTD), sedang untuk seri lsuzu masing-masing tipe adalah 74 meter kubik (tipe A), 64 meter kubik (tipe B), dan 47 meter kubik (tipe C). Selanjutnya untuk seri nisan pemesanan optimal adalah sebesar 37

meter kubik (tipe A-620). Tingkat persediaan pengaman (safety stock) untuk seri X-450 masingmasing tipe adalah 29 meter kubik (S89R-LPR), 32 meter kubik (S89L-LPR), 32 meter kubik (S91LV-ZMRS). Untuk Seri X-472 adalah 72 meter kubik (S91RV-ZMDSWDLX), 43 meter kubik (S91RV-ZMRSMSTD), 18 meter kubik (S91RV-ZMLSWBLV), dan 72 meter kubik (S92RV-ZMDSM). Seri X477 tipe S91 LV-ZMRSM (STD) sebanyak 36 meter kubik. Sedang persediaan pengaman untuk seri lsuzu adalah 43 meter kubik (tipe A), 25 meter kubik (tipe B), dan 22 meter kubik (tipe C). Seri Nissan sebanyak 32 meter kubik (tipe A-620). Tingkat persediaan pengaman tersebut adalah didasarkan pada kebijakan manajemen perusahaan yang menetapkan tingkat kemungkinan kehabisan persediaan adalah No1 persen.


Pelaksanaan atau waktu

pemesanan kembali

(ROP)

adalah

didasarkan pada pengendaliaan persediaan, yaitu pada saat jumlah persediaan di gudang mencapai batas persediaan pengaman ditambah dengan kebutuhan bahan baku kayu selama waktu tunggu. Dari hasil perhitungan, maka untuk masing-masing jenis atau tipe harus dilakukan pemesanan kembali sebesar EOQ pada saat persediaan digudang mencapai 57 meter kubik (S89R-LPR), 64 meter kubik (S89L-LPR), 64 meter kubik (S91LV-ZMRS), 142 meter kubik (S91RV-ZMDSM/DLX), 85 meter kubik (S91RV-ZMRSMISTD), 36 meter kubik (S91RV-ZMLSMIBLV), 142 meter kubik (S92RV-ZMDSM), 71 meter kubik (S91LV-ZMRSMISTD), 85 meter kubik (Isuzu tipe A), 50 meter kubik (Isuzu tipe B), 43 meter kubik (Isuzu tipe C), dan 64 meter kubik (Nissan A-620). Konsekuensi dengan diadakannya sistem persediaan dan persediaan pengaman, maka perusahaan harus menanggung biaya-biaya yang timbul. Dari hasil analisa menunjukan bahwa total biaya persediaan yang paling ekonomis dengan pendekatan EOQ adalah sebesar Rp. 42.490.408,29 (empat puluh dua juta empat ratus sembilan puluh ribu empat ratus delapan rupiah dua puluh sembilan sen) setahun. Biaya yang timbul sebagai akibat diadakannya persediaan pengaman (safety stock) adalah sebesar Rp. 30.643.200,OO (tiga puluh juta enam ratus empat puluh tiga ribu dua ratus rupia) setahun. Dengan demikian total keseluruhan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk tahun


1997 adalah sebesar Rp. 73.133.608,29 (tujuh puluh tiga juta seratus tiga puluh tiga ribu enam ratus delapan rupiah dua puluh sembilan sen). Dengan sistem pengendalian persediaan melalui pendekatan EOQ dan Safety Stock tersebut diharapkan kontinuitas dan kelancaran bahan baku kayu untuk produksi pengkemasan dapat terjamin. Demikian pula resiko kerugian yang selalu terjadi sebagai akibat dari kekurangan atau kehabisan persediaan, dapat di hindarkan.

B. SARAN-SARAN 1. Disarankan agar perusahaan rnengeterapkan sistem pengendalian

persediaan dalam bahan baku kayu dengan pendekatan EOQ dan 'Safety Stock, mengingat sistem tersebut relatif cukup mudah dan sesuai dengan kondisi perusahaan dalam menunjang kontinuitas usahanya.

2.

Dalam pelaksanaan atau pengeterapan sistem pengendalian persediaan melalui pendekatan EOQ dan Safety Stock tersebut, manajemen perusahaan harus benar-benar memperhatikan faktor-faktor penunjang seperti sistern penyimpanan, sistem pencatatan, sistem pengawasan, sistem penerimaan bahan baku dan pendistribusiannya, kemampuan SDM, serta faktor-faktor lainnya yang sangat mempengaruhi terhadap sistem pengendalian tersebut.


3.

Sistem lust in time dalarn pengadaan bahan baku kayu tetap dapat diterapkan, narnun sebaiknya rnerupakan sasaran jangka panjang perusahaan. Disarankan agar penilaian dan pernbinaan kepada para pemasok secara kontinyu harus tetap dijalankan, agar dapat dihasilkan pernasok yang benar-benar dapat diandalkan dalarn rnendukung sistern just in time pada waktunya nanti. Alternatif lain yang dapat disarankan untuk menunjang sistern just in time dalarn pengadaan bahan baku kayu,

adalah dengan rnernbangun sendiri pabrik atau

usaha

penggergajian kayu. Untuk itu perlu dilakukan analisa atau studi kelayakan terhadap kernungkinan pendirian usaha tersebut.


DAFTAR PUSTAKA

Assauri, S. 1993. Manajemen Produksi Dan Operasi, Edisi ke Empat. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta. Chase, B. Richard and A.J. Nicholas. 1992. Production & Operations Management (A Life Cycle Approach). Sixth Edition. Irwin Homewood, Boston. Dilworth, J.B. 1993. Production and Operation Management. Manufacturing and Services. Fifth Edition. Schaum Division Mc Graw-Hill, Inc. New York. Handoko, T.H. 1991. Dasardasar Manajemen produksi dan Operasi. Edisi Pertama. Penerbit BPFE Yogyakarta. Heizer, J. and H. Render. 1996. Production & Operations Management, Fourth Edition. Prentice-Hall, Inc. A Simon & Schuster Company, Upper Saddle River, New Jersey07458. Moore, G. and H.E. Thomas. 1989. Manajemen Produksi dan Operasi. Penerjemah Diana Permadi. Remaja Karya, Bandung. Ogawa, E. 1984. Manajemen Produksi Modern. Penerjemah Ravianto. Lembaga Penerbit FEU1 dan Lembaga SIUP, Jakarta. Reksohadiprodjo, S. dan G.S. Indriyo. 1993. Manajemen Produksi. Penerbit BPFE-Yogyakarta. Setiono, Y. 1994. Eko-Efisiensi;Mencai-i Titik Temu Dua Kepentingan. Majalah Usahawan No. 6 TH. XXIII-JUNI 1994. Siswanto, 1985. Persediaan, Model dan Analisis, Edisi Pertama. Andi Offset, Yogyakarta dan Pusat Pengembangan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Atmajaya Yokyakarta. Soemarwoto, 0. 1994. Ekoefisiensi : Strategi Peningkatan Daya Saing Di Pasar Global. Majalah Usahawan No. 6 TH.XXIII-JUNI 1994.


Waters, C. 1992. inventory Control and Management. john Wiley & Sons, Chichester, New York. Walpole, R.E. 1995. Pengantar Statistika. Penerjemah Bambang Sumantri. Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.


Lampiran 1. Realisasi Ekspor Mobil Tahun 1994-1996 & Rencana Tahun 1997 (UNIT)


Lampiran 2. Rencana Ekspor Mobil (CKD) Per Bulan Tahun 1997


Lampiran 3. Realisasi Penggunaan Kayu Tahun 1996

!


Lampiran 4. Tabel Faktor Keamanan


Lampiran 5 ORGANEATION STRUCTURE

0 GENERALMANAGER

PRODUCTION DEPARTMENT

I"""1 DEPARTMENT

DEPARTMENT

m PRODUCTION


FLOW PROCESS PACKING

;\

ADM PLANT 1

,:

TRANSIT AREA

-

QUALITY CONTROL

DELIVERY GAYA MOTOR

INCOMING

PACKING PROCESS

ADM ENGINE PLANT

/ II

VENDORS IPPI

OTHERS

FINISH CASE .. . . TRANSIT . I STUFFING

.:


n\

KD P L A N T D I V I S I O N

C ONTAINEI 'LATFORI

&

ZONTAINE? 'LATFOR.

..........

........ GENERAL PART

FINISHED CASE ARE& .

------

1 FINISHED CASE I

AREA

!

I

ISUZU PRODUCTION LINE ' ; : I

s 8

'.;I

! ;

I :

::

. I : /

i. : :. ;

-SMALL PART AREA

. ..

.

.! . .;

. .. . . . .. .. .. ... .: i : I . , ., ; : ! ; . . , ,

I

X-450

I

BODY PART AREA

".. , : I >

L .

"

.

;;

I: :;

7

'

I

BODY PART AREA

SHALL PART AREA

1I

SREA PALLET KOSONG

,

I

.. HATERlU STWAGE

I

I

INCOMING NSPECTION

.........

ZONE

---_I

LEGEND CANSTEIN

-WALL P L A N N I N G

I I

II

!j

1

GVNTRY

-ROAD


FOTO-FOTO KECIATAN CELADIKARYA


Komponen-komponen mo b i 1 d i bangkak dart d iangkut dengar menggunakan f o r k l i f t . .~,.~

...

..

,

., -..*-::,---..:., -,:,: ,"*...*.:>. , , .. , . -+ . <. .~

--, . ..-P ?*;

,..

,


.. .~,..

Proses penyemprotan a n t i room.

. .

. . .:.

,

. . .. .. ~.....

karat d i ' a k f i : r u s t s p r a y


Kom~rlen-kompur~endj tempatkan pada l in i -1 im$.~g@~du,ksi siap untuk dilakukan pengkemasan.

.,.

Komponen-komponc.. dengan ditempatkan d i ruang KD. Sup11


Kayu-kayu yang t e l a h dibentuk sesuai model dan ukuran j en3 s komponen yang akan c j i kemas, tersusun rapi d i gudang.

d a r i m a s i ng-masing



I

1

Fenu I I s... seaan9 : mempra.Kt eLan ,penggunaan Forlf3;lft (Gambar atas'), . dan pebyelesq!a~'akbi:r-pet.i :kerns un.~Glc .... . sj,ap d4 ekspor C G ~ bsiwahJ ~ ~ - . .~. . . ..' . . . . . . . .

Salah satu fungsi manajemen produksi yang penting adalah fungsi

Recommend Documents