SISTEM MANAJEMEN MUTU UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
SID
STANDAR IDENTIFIKASI DOKUMEN Nomor: FST-QMR.DDQC-STD-01 Revisi: 00 Tanggal: 01 September 2014
Standar Penomoran dan Identifikasi Dokumen Fungsi FST UIN Sunan Gunung Djati
Quality Management Representative FST UIN Sunan Gunung Djati
2014
KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi Hal
: 00 : 1/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN 1.
PENOMORAN DOKUMEN 1.1
QUALITY MANUAL (QM) Quality Manual diberi identitas nomor: FST-QM-01 FST = Fakultas Sains dan Teknologi QM = Quality Manual (Pedoman Mutu) 01 = Nomor Pedoman Mutu Contoh = FST-QM-01
1.2
STANDARD OF OPERATING PROCEDURE (SOP) Prosedur Mutu diberi identitas nomor: FST-FFF-SOP-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi FFF = Nama Fungsi SOP = Standard of Operating Procedure 00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-QMR.DDQC-SOP-01
1.3
INSTRUKSI KERJA (IK) Instruksi Kerja diberi identitas nomor: FST-FFF-IK-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi FFF = Nama Fungsi IK = Instruksi Kerja 00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-QMR.IA-IK-01
1.4 STANDARD (STD) Standar diberi identitas nomor: FST-FFF-STD-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi (FST) FFF = Nama Fungsi STD = Standard 00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-QMR.IA-STD-01 1.5
FORM (FR) Form diberi identitas nomor: FST- FFF-FR-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi (FST) FR = Form FFF = Nama Fungsi 00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-TU-AKM-FR-01
1.6
LAMPIRAN Lampiran diberi identitas nomor: FST-QM-L-00, di mana: FST = Fakultas Sains dan Teknologi (FST) L = Lampiran QM = Quality Manual (Pedoman Mutu) 00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = FST-QM-L-01
KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi Hal
: 00 : 2/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN 1.7
DOKUMEN EKSTERNAL Dokumen Eksternal diberi identitas nomor: INSTANSI TERKAIT-FFF-EKST-00, di mana: INSTANSI TERKAIT = Isi dengan Nama Instansi Terkait FFF = Nama Bidang/Fungsi EKST = Eksternal 00 = Nomor urut yang dimulai dari 01 Contoh = UIN-KTU-EKST-01
1.8 Setiap dokumen dibuat, diperiksa dan disahkan sebagai berikut : No Jenis Dokumen 1 Quality Manual 2 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Dekan 3 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki QMR
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Para Wakil Dekan dan Quality Management Kabag. TU Representative (QMR) Kabag. TU Para Wakil Dekan
Disahkan Oleh Dekan
Doc Control Quality Management Coordinator/ Internal Representative (QMR) Audit Coordinator/ QC Coordinator Kabag. TU Wadek Bidang Akademik
Dekan
Dekan
4 Prosedur (SOP), instruksi kerja, QMR dan form yang dimiliki Wadek Bidang Akademik 5 Prosedur (SOP), instruksi kerja, Kabag. TU Wadek Bidang QMR dan form yang dimiliki Wadek Administrasi Umum, Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Perencanaan dan Keuangan Keuangan 6 Prosedur (SOP), instruksi kerja, Kabag. TU Wadek Bidang QMR dan form yang dimiliki Wadek Kemahasiswaan , Bidang Kemahasiswaan, Alumni Alumni dan Kerjasama dan Kerjasama 7 Prosedur (SOP), instruksi kerja, Kabag. TU Wadek Bidang Adum QMR dan form yang dimiliki Kabag Tata Usaha 8 Prosedur (SOP), instruksi kerja, Kasubbag. Kabag. TU Wadek Bidang dan form yang dimiliki Kasubbag Administrasi Umum Administrasi Umum, Administrasi Umum dan dan Keuangan Perencanaan dan Keuangan Keuangan 9 Prosedur (SOP), instruksi kerja, Kasubbag Akademik, Kabag. TU Wadek Bidang dan form yang dimiliki Kasubbag Kemahasiswaan dan Akademik/ Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni Wadek Bidang Alumni Kemahasiswaan dan Alumni 10 Prosedur (SOP), instruksi kerja, Pelaksana Kasubbag. Akademik & Wadek Bidang dan form yang dimiliki Kemahasiswaan Akademik Perpustakaan 11 Prosedur (SOP), instruksi kerja, Pelaksana Kasubbag. Akademik & Wadek Bidang dan form yang dimiliki Unit Kemahasiswaan Akademik Tahsin dan Tahfidz Quran
KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi Hal
: 00 : 3/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN 12 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Laboratorium 13 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Kebun Terpadu Saintek 14 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Laboratorium Keahlian
2.
Ketua Laboratorium
QMR
Dekan
Pelaksana
Ketua Laboratorium
Dekan
Pelaksana (lab terkait)
Ketua Laboratorium
QMR
FORMAT DOKUMEN 2.1
KEPALA DAN KAKI DOKUMEN 2.1.1 Format portrait atau landscape kepala dokumen untuk Standard Operating Procedure (SOP), Instruksi Kerja, Form, dan surat internal adalah seperti di bawah ini, kecuali Quality Manual yang penggunaan kepala dokumen hanya pada Lembar Pengesahan, Riwayat Revisi Dokumen, dan Daftar Distribusi Dokumen: KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
JENIS DOKUMEN
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok Tgl. Terbit No. Revisi Hal
: : : :
JUDUL DOKUMEN
Jenis Dokumen
Judul Dokumen No. Dok. Tgl. Terbit No. Revisi Hal.
= Diisi dengan STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP), atau INSTRUKSI KERJA (IK), atau FORM (FR), STANDAR (STD), dan lain-lain = Diisi dengan judul dokumen yang bersangkutan = Diisi sesuai dengan poin 1, Penomoran Dokumen = Diisi dengan Tanggal Terbit Dokumen = Diisi dengan nomor revisi (dimulai dari nomor 00) = Diisi dengan ketentuan XX / YY, di mana: XX = nomor halaman dan YY = jumlah halaman)
2.1.2 Format portrait kepala dokumen untuk surat-surat eksternal adalah sebagai berikut: Nomor Lamp. Perihal :
: :
Tanggal No. Surat Lampiran Perihal
= = = =
Bandung, ……............(tanggal)
Diberi tanggal pada kolom sebelah kanan Diisi pada kolom sebelah kanan No. Surat (sesuai dengan urutan surat) Diisi pada kolom sebelah kanan Lampiran (sesuai dengan jumlah lampiran) Perihal/ringkasan isi surat
KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi Hal
: 00 : 4/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
2.1.3 Bila dokumen tidak memiliki kepala dokumen seperti pada 2.1.1, maka identitas dokumen diberikan pada kaki dokumen (footer), yaitu sebagai berikut: ---akhir halaman--No. Dok:
Rev:
No. Dok Rev Terbit Hal
2.2
Terbit:
Hal:
: Diisi sesuai ketentuan penomoran pada bagian pertama SID ini : Nomor revisi terakhir : Tanggal mulai berlakunya dokumen : Halaman dokumen. Diisi dengan halaman/jumlah halaman Contoh: Hal: 1/3
ISI DOKUMEN 2.2.1 Riwayat Revisi Dokumen diletakkan pada halaman setelah cover untuk setiap jenis dokumen. Pada Quality Manual, Standard Operating Procedure, Instruksi Kerja, dan Form, diletakkan pada halaman muka setelah cover. NO.
TANGGAL
CATATAN REVISI
KETERANGAN
2.2.2 Untuk Standard Operating Procedure (SOP), pada halaman berikutnya berisi : 1. Halaman muka = meliputi penjelasan: tujuan, ruang lingkup, referensi, istilah dan definisi, diagram alir, form dan instruksi kerja yang dibutuhkan, rekaman mutu dan dokumen lainnya yang terkait. 2. Diagram alir = Diagram alir suatu SOP dari mulai sampai selesai proses. 3. Dokumen = Dasar/acuan/kaitan dibuatnya SOP 4. Keterangan = Penjelasan proses suatu SOP 2.2.3 Untuk Instruksi Kerja, pada halaman berikutnya berisi : 1. Nama Kegiatan = Nama kegiatan yang dibuat IK-nya 2. Tujuan = Tujuan kegiatan 3. Ruang Lingkup = Cakupan pekerjaan 4. Penangg. Jawab = Penanggung jawab kegiatan 5. Langkah-langkah = Langkah-langkah kegiatan pekerjaan
KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi Hal
: 00 : 5/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN 3.
KODE FUNGSI DAN JABATAN Kode Bagian Fungsi dibuat dengan singkatan dua sampai sembilan huruf sebagai berikut : 01 DKNT = Dekanat 01.01 WDAKD = Wadek Bidang Akademik 01.02 WDUPK = Wadek Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan 01.03 WDKAK = Wadek Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama 02 QMR = Quality Management Representative (Wakil Manajemen Mutu) 02.01 DDQC = Document Data and Quality Control Coordinator (Pengendalian Dokumen & Data) 02.02 IA = Internal Audit Coordinator 03 TU = Bagian Tata Usaha 04 AKM = Subbag. Akademik dan Kemahasiswaan 04.01 AKM.AKD = Administrasi Akademik 04.02 AKM.MHS = Administrasi Kemahasiswaan 04.03 AKM.AL = Administrasi Alumni 05 AUK = Subbag. Administrasi Umum dan Keuangan 05.01 AUK.UM = Administrasi Umum 05.02 AUK.KEU = Administrasi Keuangan 05.03 AUK.KPG = Administrasi Kepegawaian 05.04 AUK.IBMN = Administrasi Inventaris Barang Milik Negara 06 JUR = Jurusan/Prodi 06.01 MAT = Jurusan/Prodi Matematika 06.02 BIO = Jurusan/Prodi Biologi 06.03 FIS = Jurusan/Prodi Fisika 06.04 KIM = Jurusan/Prodi Kimia 06.05 IF = Jurusan/Prodi Teknik Informatika 06.06 AGR = Jurusan/Prodi Agroteknologi 06.07 EL = Jurusan/Prodi Teknik Elektro 07 PERPUS = Perpustakaan 08 LAB = Laboratorium 08.01 LAB.MAT = Lab. Matematika 08.02 LAB.BIO = Lab. Biologi 08.03 LAB.FIS = Lab. Fisika 08.04 LAB.KIM = Lab. Kimia 08.05 LAB.IF = Lab. Teknik Informatika 08.06 LAB.AGR = Lab. Agroteknologi 08.07 LAB.EL = Lab. Teknik Elektro 09 KBN = Kebun 10 TTQ = Tahsin Tahfidz Quran
KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi Hal
: 00 : 6/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN 4.
STATUS DAN CAP DOKUMEN a. Dokumen Asli
= Dokumen acuan penggandaan yang dimiliki oleh Koord. PDD yang ditandai dengan cap dokumen yang dibubuhkan di balik halaman lembar pengesahan, dan dijadikan pula sebagai Dokumen Master, ditandai dengan cap dokumen sebagai berikut:
QMR Tgl: ………….………………….
ASLI Disahkan oleh: ………………..
b. Dok. Terkendali
= Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor distribusi, yang ditandatangani dengan cap dokumen: Copy No. :…………………….. Tgl :……………………..
DOK TERKENDALI Disahkan oleh: ………………..
c. Dok. Tidak Terkendali
= Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor distribusi, dan didistribusikan ke pihak eksternal, ditandai dengan cap dokumen: Copy No. :…………………….. Tgl :……………………..
DOK TDK TERKENDALI Disahkan oleh: ………………..
d. Dokumen Kadaluarsa
= Dokumen yang telah kadaluwarsa atau direvisi sehingga tidak digunakan lagi, ditandai dengan cap dokumen : Copy No. :…………………….. Tgl :……………………..
DOK KADALUARSA Disahkan oleh: ………………..
KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi Hal
: 00 : 7/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN e. Dok. Salinan Sesuai Asli = Dokumen salinan dari dokumen aslinya, baik dokumen maupun eksternal, ditandai dengan cap dokumen:
internal
Copy No. :…………………….. Tgl :……………………..
SALINAN SESUAI ASLINYA Disahkan oleh: ………………..
f. Dokumen Eksternal
= Dokumen yang berasal dari eksternal organisasi, Copy No. :…………………….. Tgl :……………………..
DOK. EKSTERNAL Disahkan oleh: ………………..
g. Dok. Jaminan Mutu (JM) = Validasi Laporan Analisis Data, ditandai dengan cap dokumen: Copy No. :…………………….. Tgl :……………………..
QC. DOC Disahkan oleh: ………………..
h. Dok. JM bersyarat
= Validasi Laporan Analisis Data dengan syarat-syarat tertentu ditandai dengan cap dokumen : Copy No. :…………………….. Tgl :……………………..
DOK. JAM MUTU BERSYARAT Disahkan oleh: ………………..
i. Dokumen dalam CD
= Dokumen Dalam CD (SOFT COPY), ditandai dengan cap dokumen: Copy No. :…………………….. Tgl :……………………..
DOK. DALAM SOFTWARE Disahkan oleh: ………………..
KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SUNAN GUNUNG DJATI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi Hal
: 00 : 8/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN 5.
REVISI DOKUMEN Setiap terjadi perubahan/revisi dokumen, maka : a. Kata/kalimat yang berubah dicetak miring dan diberi Nomor Urut Revisi Ke … b. Revisi Dokumen hanya sampai ke 5 kali, jika lebih dari 5 maka Revisi akan kembali ke Revisi 00, dan seterusnya c. Setiap Revisi Dokumen, maka tanggal terbit berubah d. Pengesahan dokumen yang direvisi diletakkan sebelum dokumen yang direvisinya
6.
BAHASA Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia kecuali bila atas permintaan tersendiri dan menjadi dokumen tak terkendali.
