RSI terug door laptopgebruik

4

Eerste (bedrijfs)hulp

Meedoen met marketing

8

Tegen wil en dank

16

Zorgeloos op vakantie

20

Uw organisatie is verplicht een be-

Als u marketing en pr hoort, betrekt

De meeste werknemers hebben geen

De zomermaanden staan voor de

drijfshulpverlener aan te wijzen. Maar

u dat niet direct op uzelf. Toch maakt

hekel aan veranderingen. Toch heb-

deur en uw collega’s maken hun

die moet natuurlijk wel goed opge-

ook u in uw werk promotie voor het

ben zij soms moeite om de nieuwe

vakantieplannen bekend. Voor een

leid worden. Een overzicht van basis-

bedrijf. Wat houden deze disciplines

situatie te accepteren. Veranderen is

goede bezetting is een overzicht han-

cursussen BHV en de kosten.

in en hoe gebruikt u ze?

namelijk niet alleen maar leuk.

dig. Zo maakt u een planning.

RSI terug door laptopgebruik

Briefpapier Uw briefpapier kan de helft goedkoper. Dat is althans het verschil in prijs tussen de door ons onderzochte drukkerijen. We vroegen offertes aan voor briefpapier. Daaruit blijkt dat tussen de duurste en goedkoopste leverancier een verschil van e 334 zit. Zo’n prijsvergelijking loont dus de moeite! In onze offerteaanvraag vroegen we om blanco 80 grams papier, maar desondanks kan er wel wat kwaliteitsverschil in het geboden papier bestaan. Het briefpapier lieten we bedrukken met een logo en

Grote kans dat u op uw werk met een pc werkt en dat uw stoel en bureau goed staan afgesteld. Maar gebruikt u een laptop, dan gaat het vaak mis. Juist thuis en onderweg heeft u een verkeerde werkhouding. U zit krom, soms zelfs met de laptop op schoot, en de afstand tussen beeldscherm, toetsenbord en uzelf is te groot of te klein. Het aantal RSI/CANS-klachten door laptopgebruik is zo sterk toegenomen dat deze maand een landelijke actie is gestart

om werknemers te waarschuwen voor de risico’s. Overbelasting van armen, nek en schouders kan leiden tot (langdurig) ziekteverzuim of zelfs tot arbeidsongeschiktheid!

Desktop RSI-klachten bij werknemers die met een vaste desktop werken zijn daarentegen juist afgenomen. Voorlichting en het invoeren van richtlijnen voor beeldschermwerk hebben daaraan bijgedragen. Ook voor laptopgebruikers moet

het vanzelfsprekend worden dat zij letten op hun houding. Voor een goede werkhouding is de afstand tussen beeldscherm, toetsenbord en gebruiker belangrijk. Met simpele en relatief goedkope hulpmiddelen kan uw manager dat bereiken. Vraag hem dus in ieder geval om een los toetsenbord en een laptopstandaard. Daarmee voorkomt hij hoge kosten door ziekteverzuim. Meer tips vindt u op de website van de actie rsi-alert.nl.

adresgegevens in zwart met steunkleur. De prijzen zijn afge-

IN DIT NUMMER

rond en exclusief btw.

Prijs voor 10.000 stuks

Bedrijf drukkerijplein.nl

e 240

4allprints.nl

e 279

drukkerij-best.nl

e 298

drukkerijfeikostevens.nl e 298 drukkerijbout.nl

e 305

drukkerijmulder.nl

e 319

kaasjager.nl

e 395

dekruijfgrafimedia.nl

e 432

nuances.nl

e 493

huis-stijl.nl

e 574

Lees verder op pagina 18

Nieuws 2, 13, 18, 24, 29 Marktanalyse Basiscursus BHV 4 Slimme Softwaretips 7 Werken voor marketing en pr 8 Besparen op loonkosten 10 Checklist vakantiewerk Muziek op het werk Vraag ’n Antwoord Omgaan met verandering Vakantieroosters maken Calamiteitenoefening Back-ups maken Vraag ’n Antwoord Vakantiedagen inleveren Luchtig

12 13 15 16 20 22 26 28 29 31

JURIDISCH ADMINISTRATIE

ARBO VEILIGHEID

Minder vaak aangifte doen levert helaas meer werk op In plaats van minder administratie krijgt u steeds meer op uw bordje. Nu weer omdat u aan de gegevenshonger van het Centraal Bureau voor de Statistiek moet voldoen.

Papierwinkel Bedrijven kunnen binnenkort per kwartaal btw-aangifte doen, om het leven makkelijker te maken. Maar helaas; het CBS moet die informatie maandelijks hebben. Voor-

heen kon het daar aankomen via de fiscus, omdat ze daar de gegevens van alle bedrijven hebben. Als uw bedrijf nu per kwartaal aangifte doet, heeft het CBS daar niets meer aan. Dus meldt het zich voortaan bij de bedrijven zelf, die dan weer iedere maand een hele papierwinkel moeten invullen. Gelukkig wordt het probleem wel onderkend, zodat men nu nadenkt over een oplossing.

Wie het kleine niet eert... van gemaakt. Maar waarom zou u niet in het eigen bedrijf vergaderen als er een geschikte plek voorhanden is? U bespaart de kosten voor het huren van een locatie, de kosten voor het reizen en in plaats van een uitgebreide catering op locatie kunt u een doos met broodjes halen en zelf de drankjes inkopen.

PERSONEEL VERZUIM

Nieuwe regels voor uitkering langdurig zieke werknemers

H

eeft uw bedrijf werknemers met een uitkering op grond van de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA), dan krijgt het te maken met een paar veranderingen. Sinds 1 mei 2009 hoeft uw manager geen ‘Loonuitvraagformulier’ meer in te vullen. Dat formulier is vervallen. Het Uitvoeringsinstituut Werk-

2

OFFICE RENDEMENT 6-2009

E

en ongeluk op kantoor kan vaak makkelijk voorkomen worden. Gewoon een kwestie van nadenken en goed opruimen. Zo is de wirwar van snoeren onder of naast uw bureau een mogelijke oorzaak van nare struikelpartijen. En ook die kunnen ervoor zorgen dat u of uw collega enige weken gedwongen thuis moet zitten. Om het risico op ongelukken te verkleinen, doet u er goed aan de kabels in goede banen te leiden.

Hangen

OFFICE VERGADEREN

Het is een open deur en u heeft er vast zelf al aan gedacht: binnenshuis vergaderen om kosten te besparen. Het is een simpele tip die echter wel effectief is. Bijna elk bedrijf beschikt wel over een ruimte die bestemd is voor presentaties, personeelsbijeenkomsten of vergaderingen. Er wordt echter niet altijd intensief gebruik

Losse eindjes even wegwerken voor veilige werkplek

nemersverzekeringen (UWV) beschikt al over de benodigde loongegevens. Ook is er nu één centrale postbus voor alle WIAzaken: UWV, Postbus 69254, 1060 CH Amsterdam. Werknemers kunnen voortaan zelf via de website uwv.nl de WIA-uitkering aanvragen, wijzigingen doorgeven en een toeslag aanvragen.

Daarvoor kunt u een kabelgoot gebruiken, die u onder uw bureau bevestigt. Daar kunt u de kabels in hangen die noodzakelijk zijn voor de

stroomvoorziening en voor dikke kabels naar monitor en printer. Voor de verbinding van muis en toetsenbord zijn draadloze oplossingen een goed idee. Ook kunt u vragen of de printer met een draadloze netwerkverbinding aangestuurd kan worden. Kijk ook eens naar de andere apparaten op uw werkplek zoals de netwerkkabel en het telefoonsnoer. Moeten deze doorgetrokken worden van de ene kantoorruimte naar de andere, leid de draden dan langs de wanden en nooit dwars over de vloer. Die zijn tegenwoordig redelijk betaalbaar en snel genoeg voor kleinere kantoortoepassingen.

!

PERSONEEL ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN

Tijdelijke werknemers meer risico op bedrijfsongeval Lopen er bij u in het bedrijf stagiaires en uitzendkrachten rond, dan moet u rekening houden met een bezoekje van de Arbeidsinspectie. Die maakte bekend dit jaar extra te gaan controleren op de arbeidsomstandigheden van deze groepen tijdelijke werknemers. Personeel dat is aangenomen op uitzendbasis of voor een stage raakt namelijk relatief vaker betrokken bij bedrijfsongevallen, soms met dodelijke afloop.

Ingewerkt Dat zou komen doordat deze werknemers minder ervaren zijn en vaak niet goed genoeg worden ingewerkt en

begeleid. De Arbeidsinspectie gaat door met controleren tot eind 2009 en wil ongeveer 500 bedrijven bezoeken. Daar kan dat van u dus ook bij zitten. Uw manager moet zorgen voor veilige werkomstandigheden, ook voor tijdelijke krachten. Daarnaast is een goede begeleiding van stagiaires gedurende de volledige stageperiode nodig en moet nieuw personeel goed ingewerkt worden. Laat ze dus niet na de eerste week aan hun lot over! De inspectie kijkt of bedrijven instructies geven over veilig werken en daar ook op toezien.

!

GEBOUWBEHEER FINANCIEEL

AUTOMATISERING SOFTWARE

Kosten van apparatuur in kaart Nu alles zuiniger moet, is het zeker een idee om eens na te gaan hoeveel energie uw kantoor eigenlijk gebruikt. Een goede investering – een euro of twintig – is de aanschaf van een energiemeter. Die kunt u tussen een apparaat en het stopcontact zetten. Als u eerst de kosten van een kilo-

wattuur in de meter zet (die vindt u op de elektriciteitsrekening), kunt u vervolgens meten wat bijvoorbeeld de printer aan energie verbruikt en op welke kosten dat uw bedrijf komt te staan. Zo krijgt u een aardige indicatie welke apparaten ware energieslurpers zijn.

PERSONEEL FRAUDE

Bestanden makkelijk te ontvreemden

V

ooral klantbestanden en bedrijfsinformatie zouden beter beschermd moeten worden. Een onderzoek van Securitas wijst uit dat juist deze bestanden vaak het doelwit zijn van (ex)medewerkers die zichzelf willen bevoordelen of uw bedrijf een hak willen zetten. Het zou al een behoorlijke verbetering kunnen zijn als bepaalde bestanden worden afgeschermd met een wachtwoord, zodat niet iedereen overal bij kan. Overigens is dit de digitale fraude waarmee uw bedrijf te maken krijgt. Maar ook op het gebied van kantoorartikelen verla-

ten bepaalde zaken vaak illegaal het pand. Zo worden kleine kantoorartikelen, zoals pennen en plakband, nog wel eens makkelijk meegenomen. Dat is vaak nog wel begrijpelijk.

Pakken Twijfelachtiger wordt het bij grotere zaken, zoals multomappen. Zoiets is beter te voorkomen door een centraal uitgiftepunt te regelen of door het bijhouden van een boekhouding. Als iedereen zelf mag pakken, verdwijnen er sneller ongezien spullen.

Windows XP nog verkrijgbaar Opnieuw heeft Microsoft de verkrijgbaarheid van Windows XP verlengd. Uw bedrijf kan dus nog steeds gebruikmaken van de mogelijkheid om terug te grijpen op de populaire voorganger bij de aanschaf van nieuwe pc’s. Dat kan via uw hardwareleverancier nog zeker tot een halfjaar na het uitkomen van Windows 7. Dus in ieder geval tot diep in de zomer van 2010.

Winkel De aanschaf van XP in plaats van Vista bij een nieuwe computer kan alleen nog via een OEM-licentie (‘original equipment manufacturer’), dus als het besturingssysteem, al dan niet voorgeïnstalleerd, met de pc is meegeleverd. ‘Los’ is Windows XP al enige tijd niet meer in de winkel verkrijgbaar. Microsoft ondersteunt XP officieel nog tot april 2014. Of uw bedrijf daarvoor moet betalen, hangt van het contract af.


Meest voorkomende fraudevormen Adressenlijst met klanten meenemen

31%

Concurrentiegevoelige informatie meenemen

27%

Bedrijfsgevoelige informatie kopiëren en publiceren of verkopen

19%

Spookboekhouding voeren vanaf de computer van een collega

10%

Kwetsende of gelogen e-mails sturen van een andere pc

6%

JURIDISCH FINANCIEEL

Lagere bankgarantie geeft lucht Uw bedrijf hoeft een minder hoge bankgarantie af te geven aan de douane als het met het buitenland handelt. Attendeer uw manager op dit besluit van staatssecretaris De Jager van Financiën. Hij wil bedrijven hiermee tijdens de economische crisis meer financiële speelruimte geven.

Het voordeel geldt vooral bij handel met niet-EU-landen op het gebied van invoerrechten en accijnzen. Wil uw bedrijf die op een later moment betalen, dan hoeft het een minder hoge bankgarantie af te geven, waardoor importeren goedkoper wordt. De douane gaat het besluit van de staatssecretaris nu verder uitwerken.

Meer mogelijk met Office 2007 Microsoft heeft in de nieuwste versie van de kantoorsoftware Office – Office 2007 – een paar interessante bestandsformaten toegevoegd. Voortaan kunt u er ook .odf-bestanden mee bewerken. Odf is een zogenaamde ‘open standaard’: door alle softwarefabrikanten gratis te gebruiken en dus niet specifiek voorbehouden aan één programma.

Versleutelen Onder andere OpenOffice en Google Docs werken ermee. Ook is het mogelijk geworden om op te slaan in pdf en – minder bekend maar hiermee vergelijkbaar – xps. Een derde belangrijke aanpassing is de mogelijkheid om documenten te versleutelen.


3

MARKTANALYSE

welke opleidingen zijn er voor de bedrijfshulpverleners?

Een reddende engel dankzij de cursus Bij een bedrijfsongeval is niet altijd sprake van grote rampen, zoals een explosie of ontsnapte giftige stoffen. Ook als een medewerker van de trap valt, een hartaanval krijgt of zich vertilt op de werkplek, spreken we van een bedrijfsongeval. Daarom moet er in ieder bedrijf altijd een bedrijfshulpverlener aanwezig zijn. Die verleent eerste hulp bij calamiteiten. Maar dan moet hij wel weten wat hij moet doen. Dat leert hij op een speciale opleiding voor bedrijfshulpverlener.

Z

Zoals u misschien wel weet, is in 2007 de Arbowet aangepast. Ook de bepalingen rond de BHV zijn veranderd. Voorheen was het zo dat binnen een bedrijf minimaal één BHV’er per vijftig werknemers aanwezig moest zijn. Tegenwoordig bestaat er geen eenduidig criterium meer. Volgens de nieuwe Arbowet moet de manier waarop uw manager de bedrijfshulpverlening inricht vooral aansluiten bij de risico’s in uw organisatie. Dat lijkt misschien een versoepeling van de wetgeving, maar het kan net zo goed betekenen dat u nu juist zelf méér moet organise-

ren om tot een goede invulling te komen. Concreet betekent de nieuwe wettelijke regeling dat het aantal BHV’ers afhangt van de uitkomsten van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Uw bedrijf moet voldoende BHV’ers hebben om alle risico’s te dekken, die uit deze RI&E naar voren zijn gekomen. Komen er in uw organisatie veel bezoekers over de vloer – denk bijvoorbeeld aan een winkel of theater – dan zijn er meer BHV’ers nodig om het gebouw efficiënt te ontruimen wanneer zich een calamiteit voordoet.

Alarm! Wat moet de BHV’er doen? Binnen een paar minuten na de melding van een incident moet een BHV’er: met het bestrijden van een beginnende brand beginnen; met het verlenen van eerste hulp beginnen; een ontruiming in goede banen weten te leiden;

4


afgesproken hebben wie externe hulpverleners alarmeert; de brandweer vertellen waar speciale goederen – zoals gevaarlijke stoffen – zich bevinden; weten waar niet-zelfredzame personen (zowel medewerkers als bezoekers) zich bevinden.

Het is dus zaak om op basis van de RI&E een plan van aanpak op te stellen. Daarin neemt u op wie de BHV’ers zijn en hoe de taakverdeling is. Geef hierin ook aan welke instanties bij dreigende calamiteiten moeten worden ingelicht (brandweer, politie en dergelijke). Tot slot moet uw organisatie beschikken over een intern en extern alarmeringsschema. Daarmee kunt u zowel medewerkers als bezoekers en andere gebruikers van het bedrijfsgebouw op tijd en adequaat waarschuwen. Bedenk bij het formeren van een BHVteam dat er altijd minimaal één BHV’er aanwezig moet zijn. Dit geldt ook als er in uw organisatie wordt gewerkt in ploegendiensten. Het is niet voldoende om een BHV’er telefonisch stand-by te hebben. Per telefoon kan een BHV’er immers geen eerste hulp verlenen of een brand blussen. U moet verder rekening houden met ziekte en verlof. Dit betekent in de praktijk dat uw manager altijd meerdere BHV’ers moet aanstellen en opleiden. Sommige organisaties leiden zelfs standaard alle werknemers die nachtdiensten draaien op tot bedrijfshulpverlener.

Receptionist Het is dus slim om ook de functie en het dienstverband van de werknemer een rol te laten spelen. Zo kan het bijvoorbeeld handig zijn om juist de receptionist tot BHV’er te benoemen. Hij moet misschien toch al de politie of de brandweer inlichten bij calamiteiten. Een tijdelijke kracht of uitzendkracht is minder geschikt, omdat de kans aanzienlijk is dat deze werknemer de organisatie op ter-

Basiscursussen Bedrijfshulpverlening (BHV) Naam instantie

Website

NIBHVkeurmerk1

Kosten

Locatie

Bijzonderheden

ROC Mondriaan

www.mon3aan.nl

X

e 235

Delft

Kunnen binnen twee weken starten

Opleidingsinstituut OPB

www.opb.cc

e 261

Arnhem, Eindhoven, Sittard

Alleen voor groepen van 12 personen

BOL Training & Advies

www.boladvies.nl

e 270

Roosendaal

P3transfer

www.p3transfer.nl

e 275

Bergen op Zoom, Breda, Etten-Leur, Roosendaal

Defibrillator2

Endurance

www.endurance.nl

e 280

Per regio

Lotus3

Adromi Groep

www.adromi.nl

X

e 285

Hendrik-Ido-Ambacht, Waalwijk

Advies op basis van noodplan en structuur bedrijf

ROC Midden Nederland

www.rocmiddennederland.nl

X

e 290

Amersfoort, Nieuwegein

Oproepsysteem herhalingscursus, één jaar verzekerd

Nova College

www.novacollege.nl

e 295

In de regio IJmond, Haarlem, Haarlemmermeer

Eigen toets, kan administratie overnemen

BHV.NL

www.bhv.nl

e 300

60 locaties

Landelijke dekking

Da Vinci College

www.davinci.nl

e 305

Dordrecht

Toegespitst op doelgroep

EVO

www.evo.nl

e 305

Venlo en Zoetermeer

Lotus3

Censor Trainingen

www.censor.nl

X

e 315

Tilburg

X

e 349

Haarlem

Ruimtes voor brandscenario (inpandig + trailer)

Medi-Select bedrijfshulpverlening www.medi-select.nl MKB Cursus & Training

www.mkbct.nl

e 349

Meerdere locaties

Incl. WA-verzekering, opvang na traumatische ervaring

SBK Advies & Training

www.sbkadvies.nl

e 360

Helmond, Nieuwegein, Rotterdam, Waddinxveen, Wezep

MOBHV-diploma, twee jaar geldig

Centrum Bedrijfsopleidingen Perspectief

www.perspektief.nl

e 395

11 locaties

Uitvoering door Stator

STODT

www.stodt.nl

e 395

11 locaties

Uitvoering door Stator

Gilde-BT

www.gildebt.nl

e 400

Venlo

Eigen toets, e 45 extra voor NIBHV-examen

CBT Trainingen

www.cbt-trainingen.com

e 435

Meerdere locaties

Defibrillator2

1

Het Keurmerk Opleidingsinstituten Bedrijfshulpverlening wordt verleend aan

2

Een defibrillator is een apparaat waarmee men door het toedienen van een

opleidingsinstituten bedrijfshulpverlening in Nederland die voldoen aan een

elektrische schok het hartritme van een patiënt met bepaalde hartritmestoor-

aantal eisen, waaronder het Examenreglement Basisopleiding Bedrijfshulpverle-

nissen kan herstellen.

ner. Zo heeft u extra zekerheid dat een opleidingsinstituut kwaliteit biedt.

3

mijn weer zal verlaten. En dat is zonde van de investering. Kies dus bij voorkeur medewerkers die fulltime werken en een vast dienstverband hebben. Zijn er parttimers BHV’ er, dan moet u zorgen voor een goed schema zodat altijd het benodigde aantal BHV’ers aanwezig is. Tot slot is de persoonlijkheid van de BHV’er belangrijk. Als een werknemer niet stressbestendig of doortastend genoeg is, kan uw manager beter iemand anders tot BHV’er opleiden. Uw manager moet er ook voor zorgen dat iedere BHV’er weet wat er van hem

Een Lotus is iemand die een slachtoffer naspeelt.

wordt verlangd. Bedrijfshulpverlener zijn is een grote verantwoordelijkheid die niet te licht moet worden opgevat. U moet er blindelings op kunnen vertrouwen dat BHV’ers bij een calamiteit de juiste actie ondernemen. Het is dan ook het beste als een medewerker er uit overtuiging voor kiest om BHV’er te worden en de functie op basis van vrijwilligheid bekleedt. Uw manager kan dus ook maar beter geen medewerkers aanwijzen als BHV’er. Overigens kan hij er wel voor kiezen om BHV’ers een vergoeding te betalen.

Is eenmaal duidelijk wie de bedrijfshulpverlening op zich neemt, dan moet die werknemer op cursus, anders kan hij zijn taken als BHV’er nooit goed vervullen. De werknemer moet in elk geval een basiscursus bedrijfshulpverlening volgen. Tijdens zo’n basiscursus leren BHV’ers om eerste hulp te verlenen, een beginnende brand te bestrijden en collega’s en gasten te alarmeren en te evacueren. Bij theorie alleen blijft het niet. Zo moeten ze hun blusvaardigheden ook daadwerkelijk demonstreren. Er zijn talloze aanbieders op het gebied


5

Verschil BHV’er en preventiemedewerker Met de komst van de nieuwe Arbowet is de preventietaak die de BHV’er in het verleden had, komen te vervallen. Dit betekent dat BHV’ers nu alleen nog in opdracht van hun werkgever hoeven mee te werken aan het vermijden van ongevallen. De werkgever is uiteindelijk verantwoordelijk. Uw organisatie moet in het kader van het preventiebeleid verder minimaal één werknemer aanwijzen als preventiemedewerker.

Ondersteunen De preventiemedewerker stelt (mede) de RI&E op en voert die uit. Daarnaast speelt hij een belangrijke rol bij de praktische uitvoering van het met de onderne-

van BHV-opleidingen. Office Rendement heeft alvast een voorselectie voor u gemaakt. De basisopleidingen die u in de tabel vindt, duren allemaal twee dagen. Bovendien zijn ze allemaal CEDEOerkend. Dit betekent dat meer dan 80% van de opdrachtgevers tevreden is over de dienstverlening, de samenwerking en de

“

Bij open inschrijving vaste cursusdagen

”

behaalde resultaten. De prijzen in de tabel zijn afgerond, op basis van open inschrijving, inclusief lesmaterialen en examen en exclusief btw.

Maatwerk Veel opleidingsinstituten trainen zowel op basis van open inschrijving als ‘in company’. In het eerste geval liggen de cursusdagen en -locaties vast en krijgen uw BHV’ers de cursus mogelijk samen met BHV’ers van andere organisaties. In het tweede geval komen de docenten naar u toe. In dat geval moet u wel uitgaan

6


mingsraad overeengekomen arbeidsomstandighedenbeleid van uw organisatie. Heeft uw organisatie maximaal 25 werknemers in dienst, dan mag de werkgever zelf de preventiemedewerker zijn. Als het niet mogelijk is om iemand binnen het bedrijf als preventiemedewerker aan te stellen, kan de werkgever zich gedeeltelijk of geheel laten ondersteunen door een externe arbodeskundige. De preventiemedewerker mag een cursus volgen, maar dit hoeft niet. Net als bij BHV’ers vormt de aanwezigheid van afdoende kennis en kunde het uitgangspunt: de preventiemedewerker moet over de kennis van arborisico’s beschikken die voor de organisatie relevant zijn.

van een hogere prijs. In ruil daarvoor mag u verwachten dat de trainers de cursussen op uw bedrijfssituatie toespitsen. U krijgt dan dus maatwerk en kunt ook zelf aangeven waar het zwaartepunt van de cursus komt te liggen. Is er in uw bedrijf bijvoorbeeld een hoog risico op brand, dan kunt u daaraan meer aandacht laten besteden. De hoeveelheid theorie en praktijk die cursisten krijgen, verschilt per opleidingsinstituut. Heeft uw manager BHV’ers aangesteld, die niet gewend zijn om kennis uit boeken op te doen, dan kan hij beter kiezen voor een opleiding met een hoog praktijkgehalte. Medewerkers die zich aanmelden voor BHV’ er moeten zich realiseren dat een cursus niet helemaal zonder boekenwijsheid kan. Sommige dingen moet je nu eenmaal uit je hoofd leren om ervoor te zorgen dat er parate kennis aanwezig is. Alleen het volgen van een cursus is natuurlijk niet voldoende. Uw manager moet regelmatig ontruimingsoefeningen houden. Alle werknemers moeten hieraan meewerken. Een goede richtlijn is één keer per jaar, al is dit niet wettelijk verplicht. Of de BHV’ers voldoende van de opleiding hebben opgestoken, blijkt uit het afsluitende examen. Hebben ze dat met goed gevolg afgelegd, dan krijgen ze een

certificaat. Vaak is het certificaat van een opleider één jaar geldig. Daarna moet de BHV’er dan weer op herhalingscursus. Deze herhaling duurt meestal één dag per jaar. Maar let op: het is niet verplicht om die herhalingscursus te volgen. Uw manager kan er ook voor kiezen om de BHV’ers bijvoorbeeld om de drie jaar gewoon weer een basiscursus te laten volgen. In dat geval zijn de BHV’ers eens in de drie jaar twee werkdagen niet beschikbaar (of meer als voor een andere cursusduur wordt gekozen). Als uw manager ze ieder jaar op herhalingscursus stuurt, missen ze ieder jaar een werkdag en het eerste jaar zelfs twee. Bovendien is deze laatste oplossing duurder. Aan de andere kant is het zo dat u wel mag verwachten dat de BHV’ers beter in staat zijn om calamiteiten te bestrijden als ze ieder jaar een opfriscursus volgen.

Opfrissen Gaan de BHV’ers inderdaad ieder jaar op cursus, let er dan op dat dit gebeurt binnen drie maanden na afloop van de geldigheidsduur van het certificaat. Opleiders kunnen anders de regel hanteren dat de BHV’ers alsnog hun kennis alleen mogen

“

Aanvullende cursus kan uitkomst bieden

”

opfrissen door de gehele basiscursus te volgen. En dan bent u helemaal duur uit. Uw manager kan zelf het beste inschatten of voor zijn organisatie een basisopleiding voldoende is. Als er bij u in het bedrijf bijvoorbeeld met gevaarlijke stoffen wordt gewerkt, zijn er bijzondere risico’s aanwezig. In dat geval kan een aanvullende cursus uitkomst bieden. Is uw organisatie erg groot, dan moeten de taken waarschijnlijk over meerdere BHV’ers worden verdeeld. Dat vraagt misschien om een aanvullende opleiding. Uw manager moet er dan bovendien voor zorgen dat voor elke taak voldoende BHV’ers aanwezig zijn.

OFFICE

WORD

Niets meer aan te doen! Wanneer een document eenmaal is afgerond, wilt u niet dat anderen er nog eens veranderingen in aanbrengen. In sommige gevallen kan dit zelfs een heleboel problemen veroorzaken. Het is dus beter om het document als het ware te ‘vergrendelen’. Hiervoor is een voorziening in Office, namelijk ‘Markeren als definitief’. Er

kan dan niets meer in veranderd worden. Om dit voor elkaar te krijgen, klikt u eerst op de Office-knop. Nu neemt u Voorbereiden en vervolgens Markeren als Definitief. Het laatste dat u nu moet doen, is bevestigen met Ja. Nu wordt het huidige document opgeslagen als alleenlezen.

EXCEL

Een logo op uw werkblad zetten Maakt u met Excel overzichten die het bedrijf moeten verlaten of die door buitenstaanders gezien worden – bijvoorbeeld bij een presentatie – dan kan het een idee zijn om uw bedrijfslogo erop aan te brengen. Het mooiste is om dit op de achtergrond te doen en dan de vorm watermerk te kiezen. Als u het logo namelijk volledig en gekleurd op de achtergrond toont, wordt de inhoud van de cellen een stuk lastiger zichtbaar. Hoe maakt u nu een achtergrond van uw logo? Kies hiervoor achter-

eenvolgens Opmaak, Blad en Achtergrond. In het dialoogvenster dat nu volgt, selecteert u het juiste bestand. Bevestig dit en het logo komt tevoorschijn op het (hele) werkblad.

Route Als het bij nader inzien toch niet zo bevalt, kunt u de achtergrond ook weer verwijderen. Dit kan via dezelfde route (Opmaak, Blad, Achtergrond) en dan selecteert u Achtergrond verwijderen.

ACCESS

Beschrijving bij object maken Wist u dat u in Access aan elk databaseobject een beschrijving kunt toevoegen? Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het object en vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu. Typ uw tekst in het vak Beschrijving. U heeft hier best wat

ruimte voor, maar houd het zo kort mogelijk. Als u wilt zien wat er al bij het object vermeld is, ga dan naar het menu Beeld en klik op Details. Nu krijgt u de beschrijving te zien. Deze staat naast de objectnaam in het databasevenster.

ACCESS

Kleiner is in dit geval beter Bij het opzetten van een database weet u niet altijd op voorhand hoe groot een veld maximaal moet zijn. U zult het dus liever te groot dan te klein opzetten. Toch is dit niet altijd verstandig; grote velden die niet geheel benut worden, nemen wel plaats

in. De database wordt dan groter dan nodig, wat vaak ten koste gaat van de snelheid. Kijk dus na verloop van tijd wat de maximale lengte van ingevoerde tekst of cijfers is en pas, indien nodig, het veld aan.

De snelste weg naar spelling Wanneer u in een document aan het werk bent, wilt u misschien snel een paar opties veranderen, die betrekking hebben op spelling en grammatica. Dit kunt u natuurlijk doen via de bekende weg Extra / Opties / Spelling en Grammatica. In Word is er echter een sneltoets ingebouwd, die u met twee muisklikken naar het betreffende tabblad brengt. U hoeft hiervoor alleen maar met uw rechtermuistoets te klikken op het icoontje van het boekje met het rode kruis erdoor. Dit staat in de witte balk onder het document waarin u aan het werk bent. U kunt hier meteen al een paar dingen aanpassen, maar als u het tabblad met instellingen wilt hebben, klikt u op Opties.

WORD

Verticaal centreren kan ook! Bij documenten die niet aangeleverd hoeven te worden als platte tekst, heeft u wat meer opmaakmogelijkheden. U wilt misschien bijvoorbeeld wat ‘spelen’ met de manier waarop de tekst over de pagina verdeeld wordt. U kunt bijvoorbeeld eens rechts uitlijnen of centreren. Dit is een aanpassing in het horizontale vlak. Maar u heeft ook mogelijkheden om iets in het verticale vlak te doen. U kunt daar bijvoorbeeld ook centreren, zodat de tekst precies tussen de bovenen ondermarges komt te staan. Ga hiervoor naar Bestand en kies Pagina-instelling. Hier krijgt u een tabblad, waarop u overigens ook nog een aantal andere dingen kunt aanpassen. U kiest het tabblad Indeling. Hier ziet u het item Verticaal uitlijnen. In het keuzeveld dat hierbij hoort, kiest u centreren. Klik op OK.


7

COMMUNICATIE

wat u moet weten als u met marketing te maken heeft

Doe aan marketing en verkoop mee! U bent van alle markten thuis, dus waarom niet van marketing? Zeker in kleinere organisaties zijn de pr- en marketingtaken verdeeld over verschillende afdelingen. Zo kan het dus voorkomen dat u moet assisteren bij de uitvoering van direct mail, advertenties moet plaatsen of de pers te woord moet staan. Dan is het handig als u weet wat pr is en waarom bedrijven aan marketing doen. Zo leert u de organisatie goed op de kaart te zetten.

S

Secretaressen zijn echte alleskunners. Overal moet u van af weten; financiën, personeelszaken, juridische zaken, public relations en marketing. Het hoort er allemaal bij, en afhankelijk van het soort organisatie waar u werkt, heeft u er in meer of mindere mate mee te maken. Maar wat is dat nu eigenlijk, public relations en marketing? En hoe kunt u als secretaresse uw bedrijf daarbij steunen?

Adem Pr en marketing worden vaak in één adem genoemd en ze kunnen ook niet zonder elkaar. Maar er zijn verschillen. Om de vraag ‘wat kan de secretaresse in haar bedrijf betekenen voor de pr en marketing?’ te beantwoorden, moeten die begrippen eerst worden afbakenend. De Wikipedia geeft daarvoor de volgende definities: Marketing is het proces van het creëren en leveren van waarde. Public relations (pr) is de managementfunctie die instaat voor het wederzijds begrip tussen een bedrijf en haar publieksgroepen.

8


Bij marketing gaat het om waarde. Traditioneel werd het dan ook omschreven als ‘het geheel van alle activiteiten die erop gericht zijn de ruil van producten of diensten te bevorderen’. Tegenwoordig wordt deze omschrijving als te beperkt beschouwd, omdat de behoefte van de consument in de loop der tijd het belangrijkste is geworden. Bij marketing is daarmee het identificeren van behoeften centraal komen te staan. Het steunt daarbij sterk op kennis ontwikkeld in vakgebieden als psychologie, sociologie, economie en sociale wetenschappen.

Trends Bij pr wordt interne en externe communicatie ingezet om een bepaald publiek te informeren of te beïnvloeden. Dit kan met behulp van persberichten, advertenties, een website, publiciteit, promoties en speciale evenementen. Maar pr heeft ook een signaalfunctie. Zo worden er trends en zaken die belangrijk zijn voor het bedrijf opgemerkt om op basis daarvan te handelen. Dit kan zowel

goed nieuws als slecht nieuws inhouden! Pr is geen verkoop. Het belangrijkste doel van pr is het bestendigen of scheppen van een goed imago. Dit gebeurt onder meer door het beïnvloeden van opinieleiders uit de doelgroep, of door direct contact met de doelgroep via eigen media of media van anderen. Maar welk raakvlak heeft het secretaressewerk nu met deze vakgebieden? Zo op het eerste oog lijkt het vakgebied pr dichter bij het secretaressewerk te staan dan marketing. Contacten met klanten verlopen immers vaak via de secretaresse. Denk aan het ophalen van gasten aan de balie, het afhandelen van klachten, het maken van afspraken. De eerste indruk is het belangrijkst en dus zult u

De P van marketing

als vanzelfsprekend het levende prbewijs van uw bedrijf zijn. Als u directiesecretaresse bent, is ‘uw product’ uw directeur. Zijn manier van werken en naar buiten treden, heeft ook invloed op uw functioneren en op de naam van uw bedrijf. Als uw bedrijf een prijs heeft gekregen voor het beste product van het jaar, dan straalt dat ook op u af. U kunt deze naamsbekendheid te gelde maken op een receptie of verjaardag; typisch een vorm van marketing. Maar als uw baas regelmatig afspraken met een klant afzegt, bent u meestal de eerste die daarmee iets zult moeten doen. Een pure vorm van pr, want hoe houdt u de schade beperkt en geeft u de klant het gevoel dat hij serieus genomen wordt?

Tiptop Het is dan ook niet zo gemakkelijk om te zeggen in welke secretariële pr- of marketingtaken een secretaresse zich kan specialiseren. Dit kunnen de traditionele, uitvoerende taken zijn om te zorgen dat een persbericht of een marketingrapport er tiptop uitziet en aankomt bij de juiste mensen. Niet onbelangrijk overigens, want pr wordt niet voor niets de organisatie van de communicatie genoemd.

In de jaren ‘60 van de vorige eeuw heeft Jerome McCarthy de vier P’s van marketing gedefinieerd. Dit zijn: Product. ‘Hoe kunnen wij het product zo goed mogelijk laten aansluiten bij de wensen en behoeften van de klant?’ Kort gezegd: hoe verkopen we het product zo goed mogelijk? Promotie. Het onder de aandacht brengen van het product of de dienst. Dit gebeurt vooral door adverteren, publiciteit en persoonlijke verkoop. Ook het creëren van een merkbekendheid valt hieronder. Prijs. De prijs staat voor het resultaat, namelijk een betaling, maar ook voor de eigenschappen die bij het product horen. Zo is de relatie hoge prijs – kwali-

Het juist communiceren van de boodschap is essentieel. De inhoud van het persbericht is wellicht niet van uw hand, maar de vormgeving en adressering aan de juiste personen zeker wel. Ook het zorgdragen voor een actuele website is een typische taak voor u. Evenals klanten te woord staan aan de telefoon of het beantwoorden van brieven en e-mails. De manier waarop u dit doet en hoe u dit vorm geeft, is van essentieel belang voor het imago van uw bedrijf.

Op een verjaardagsfeest hoort u mensen klagen over uw bedrijf. U vraagt eens door en dan blijkt dat de helpdesk telefonisch zeer slecht bereikbaar is. Een punt om intern snel aan te kaarten, want slecht nieuws verspreidt zich sneller dan goed nieuws.

“

Secretaresse ogen en oren van het bedrijf

Talent Als secretaresse bent u de ogen en oren van uw bedrijf. Daarbij is het belangrijk dat u het talent heeft om te signaleren wat belangrijk kan zijn voor het bedrijf. Enkele voorbeelden van situaties waarin u kunt optreden: Uw bedrijf gebruikt in haar promotie een afkorting van haar volledige naam. In de loop der jaren is dat een begrip geworden. In een tijdschrift merkt u dat een ander bedrijf diezelfde afkorting ook gebruikt. Dit kan verwarring geven bij de klant. U waarschuwt dus meteen de verantwoordelijke in uw bedrijf, zodat dit verder onderzocht wordt om zo nodig maatregelen te nemen.

teit voor veel mensen een vertrouwenwekkend gegeven. Maar ook kortingen op producten of diensten vallen in deze categorie. Plaats. Het betreft hier de Nederlandse vertaling van het woord ‘placement’. Het gaat onder andere om de locatie waar het product verkocht wordt, maar ook de distributiekanalen voor het betreffende product of dienst: jongeren, gezinnen met kinderen, vrouwen, 50-plussers enzovoort. Deze vier P’s worden de ‘marketingmix’ genoemd en vormen de belangrijkste bouwstenen voor een marketingplan. Critici menen dat deze mix goed werkt voor producten die in grotere hoeveelheden worden

”

In de boekhandel pakt u een boek dat uw bedrijf inbindt en bij meerdere exemplaren blijken de bladzijden los te zitten. U waarschuwt direct de betreffende productielijn en uw afdelingshoofd zodat er actie genomen kan worden en de fout hersteld kan worden. U ziet, op die manier bent u al bezig met marketing en pr. Of u het nu wilt of niet. Marian van Vliet is directeur van Profiel SELECT; organisatieadviesbureau, coaching en training voor secretariële ondersteuning. [email protected]

geproduceerd, zoals levensmiddelen of kleding, maar dat deze mix minder geschikt is voor producten die via een complex proces worden aangeschaft, zoals industriële producten, kunst of kapitaalgoederen. Daarom zijn er nog twee P’s aan toegevoegd door Booms en Bitner (1981): Personeel. De wijze waarop het product aan de man gebracht wordt, is belangrijk voor hoe het product beleefd wordt. De verkoper als visitekaartje van het bedrijf, de service, de benadering naar de klant; dit alles speelt mee. Proces. Deze P richt zich vooral op diensten en daarbij gaat het om het gehele traject van het moment van aankoop tot de levering van de dienst.


9

FINANCIEEL

hoe uw manager kan besparen op de loonkosten

Het kost u de kop niet! Dat de economie er slecht voor staat is iets waar bedrijven flink last van kunnen hebben. Als er minder geld binnenkomt, moet er bezuinigd worden. Maar ook als alles goed gaat, zijn de lonen een van de grootste kostenposten voor een bedrijf. Uw manager kan echter moeilijk het personeel naar huis sturen. Gelukkig zijn er wel manieren om hier toch te bezuinigen zonder dat de werknemers daarvan al te veel nadelige gevolgen ondervinden.

B

Besparen op loonkosten is van alle tijden. Werkgevers willen zoveel mogelijk de kosten beperken, maar tegelijkertijd ook een aantrekkelijke werkgever blijven. Wil uw manager besparen op de salarissen, dan hoeft u dus niet bang te zijn dat hij eenvoudigweg uw loon zal verlagen. Er zijn gelukkig andere manieren die hem en zijn werknemers voordeel kunnen opleveren. Welke zijn dat?

Ouderen Allereerst door subsidies en kortingen die hij via Belastingdienst en/of UWV kan aanvragen. In 2009 is de premiekorting ouderen ingevoerd. Deze subsidie wordt verstrekt in de vorm van een premiekorting op onder andere de WAO/WIA-premie die werkgevers aan de Belastingdienst moeten betalen. Deze subsidie bestaat uit twee delen: Deel 1 is een premiekorting voor het in dienst nemen van werknemers van 50 jaar of ouder, die uit een uitkeringssituatie komen. Het maakt hierbij niet uit wat voor soort uitkering

10


die werknemer ontving en hoelang hij deze uitkering kreeg. Deze premiekorting bedraagt I 6.500 per jaar per werknemer. De maximale termijn dat deze korting mag worden toegepast is drie jaar. Deel 2 van de premiekorting ouderen krijgen werkgevers als zij werknemers in dienst hebben die 62 jaar of ouder zijn. Deze premiekorting bedraagt voorlopig I 2.750 per jaar per werknemer. Uw manager kan niet tegelijk van beide premiekortingen gebruikmaken, en de eerste korting heeft voorrang op de tweede korting. Om de volledige premiekor-

ting te krijgen, moet de werknemer ten minste 36 uur per week werken. Werkt iemand 20 uur, dan wordt de korting naar rato toegepast. Beide kortingen worden verrekend met de af te dragen belasting en premies. Salarissoftwarepakketten berekenen de premiekorting automatisch. Voor de korting voor het in dienst houden of hebben van werknemers van 62 jaar of ouder hoeft uw manager meestal geen actie te ondernemen. Als het goed is, herkent de software aan de geboortedatum van de werknemer dat hij 62 jaar of ouder is.

Uitkering Voor het in dienst nemen van een persoon van 50 jaar of ouder, die uit een uitkering komt, is wel actie nodig. U zult zelf moeten aangeven dat uw bedrijf recht heeft op de premiekorting, want anders gebeurt er niets! Het kan dan ook geen kwaad om uw manager te informeren dat hij nieuwe werknemers boven de 50 standaard moet vragen of zij wellicht uit een uitkeringssituatie komen. Dat kan hem immers geld opleveren.

Een voorbeeld van het cafetariamodel De heer Jansen woont op 45 kilometer van zijn werk. Zijn werkgever vergoedt slechts de reiskosten tot 30 kilometer. Per dag mist Jansen dus over 2 x 15 kilometer (heen en terug) een vergoeding voor reiskosten. Uitgaande van 214 dagen mist Jansen een bedrag van afgerond e 1220.

Als Jansen per maand zijn salaris verlaagt of afziet van een bonus of dertiende maand in ruil voor een hogere reiskostenvergoeding, heeft Jansen, afhankelijk van het belastingtarief, een voordeel van 42% of 52% van e 1.220. Dat is een bedrag van e 512 of e 634 netto.

Verder bestaat er nog een loonkostensubsidie voor werknemers die jonger dan 50 jaar zijn en nieuw in dienst komen. Deze subsidie is maximaal 50% van het minimumloon. Ook hier moet de werknemer kunnen laten zien dat hij zich kwalificeert voor loonkostensubsidie. Dit is bijvoorbeeld het geval als hij langer dan een jaar een WW-uitkering heeft gehad of een WAO/WIA-uitkering heeft. De subsidie moet worden aangevraagd bij het UWV binnen drie maanden nadat de werknemer bij uw bedrijf is komen werken.

“

UWV neemt loonbetaling over bij ziekte

”

Ook bestaat er een zogenoemde ‘no-riskpolis’. Werken er binnen uw bedrijf werknemers die uit een WAO- of WIA-uitkering komen, dan neemt het UWV onder voorwaarden de loondoorbetaling bij ziekte over. Deze ziekte hoeft niet gerelateerd te zijn aan de ziekte waardoor de werknemer in de WAO/WIA terecht is gekomen. Zelfs voor een simpel griepje neemt UWV de loonbetaling bij ziekte over.

Reizen Uw manager heeft ook diverse mogelijkheden om werknemers een onbelaste of een fiscaal vriendelijke beloning te geven. Bijvoorbeeld door de reiskosten zo te vergoeden dat dit hem geen geld kost. Werkgevers mogen het reizen tussen de woning van de werknemer en de werkplek vergoeden. Tot een bedrag van I 0,19 per kilometer is dit belastingvrij. Veel werkgevers maken gebruik van deze regeling, maar geven boven een bepaalde afstand geen vergoeding meer. De redenatie is dan dat het de keus van de werknemer is om zo ver weg te wonen. Toch kan uw manager rustig alle kilometers vergoeden zonder extra kosten. Als hij het goed aanpakt, ontstaat er zowel voor hem als voor de medewerkers een voordeel.

Hij moet daarvoor gebruikmaken van het ‘cafetariamodel’. Daarbij wordt het brutoloon verlaagd of de werknemer ziet af van een incidentele beloning zoals een bonus of vakantiebijslag. In ruil daarvoor krijgt hij een hogere reiskostenvergoeding. Natuurlijk zijn er wel voorwaarden. Werkgever en werknemer moeten schriftelijk vastleggen dat het loon wordt verlaagd of dat wordt afgezien van de extra beloning en wat de gevolgen zijn. Let wel goed op want als werknemers hun loon verlagen dan bouwen ze ook over een lager loon vakantietoeslag op. Ook kan de grondslag voor het overwerk en pensioen veranderen. Het is mogelijk dat werkgever en werknemer het zo regelen dat deze grondslagen niet wijzigen. Bij het invoeren van de mogelijkheden om loon uit te ruilen voor andere beloningen is dan ook vaak een specialist nodig.

Spelregels Heel populair is ook de ‘fiets van de zaak’-regeling. Uw werkgever mag een werknemer een fiets geven. Dit kan eenmaal per drie jaar tot een bedrag van I 749. Geeft hij een duurdere fiets dan moet de werknemer alleen over het meerdere belasting betalen. Voorwaarde is wel dat de fiets gebruikt wordt voor woonwerkverkeer. De werknemer hoeft over dit voordeel geen belasting te betalen. Daarnaast mag uw werkgever ook de kosten van een gangbare fietsverzekering vergoeden en I 82 per jaar onbelast vergoeden voor met de fiets samenhangende zaken (een extra slot, een regenpak en dergelijke). Veel werkgevers denken dat er geen vergoeding meer mag worden gegeven voor woon-werkverkeer als er een ‘fiets van de zaak’-regeling is. Dit is zeker niet het geval. Als de fiets wordt vergoed of gegeven (de werknemer is dan dus eigenaar van de fiets) kan volgens de normale spelregels ook een vergoeding voor woon-werkverkeer worden gegeven.

Stoel Naast de ‘fiets van de zaak’-regeling maken steeds meer werkgevers gebruik van de mogelijkheid om een thuiswerk-

plek belastingvrij te vergoeden. Eenmaal per vijf jaar mag uw manager een bedrag van I 1.815 onbelast vergoeden voor een bureau en een stoel. De werknemer en werkgever moeten wel schriftelijk overeenkomen dat er minstens één volle dag per week thuis wordt gewerkt. Hiermee kan uw manager thuiswerken stimuleren, waardoor werknemers flexibeler met werktijden en werkplek kunnen omgaan. Voor

“

Aantrekkelijk lokkertje voor nieuwe werknemer

”

collega’s die werk en zorg combineren kan dit erg aantrekkelijk zijn. Als de werknemer toch nog 128 dagen naar het werk reist kan de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer ook gewoon gebaseerd blijven op 214 dagen per jaar. Bovendien kan het een aantrekkelijk lokkertje zijn voor nieuwe werknemers. Beide regelingen lenen zich er ook voor om in een cafetariaregeling te worden opgenomen. Dik van Leeuwerden is manager Kenniscentrum Wet- & Regelgeving bij ADP Nederland B.V.


11

Vakantiewerkers De zomervakantie komt alweer in zicht. Aan de ene kant leuk, maar het is ook een heel geregel om de boel gedurende die tijd draaiende te houden. Vooral tijdens de schoolvakanties kan het tekort aan personeel behoorlijk oplopen. Gelukkig kunt u dit vaak wel opvangen met vakantiekrachten. Meestal bent u dan aangewezen op scholieren en studenten. Waarop moet u letten als u gebruikmaakt van hun diensten? Vakantiekrachten zijn in principe ‘gewone’ werknemers. Uw bedrijf gaat immers een overeenkomst voor een bepaalde duur met hen aan, geeft opdrachten, en voor uitvoering van deze werkzaamheden ontvangen ze loon. Er is dus sprake van een dienstverband. Maar jonge vakantiekrachten zijn toch een aparte categorie, waarvoor soms andere voorwaarden gelden.

Loon Vakantiekrachten vanaf vijftien jaar krijgen in ieder geval het minimum(jeugd)loon dat hoort bij hun leeftijd. Controleer wel of het minimumloon op 1 juli 2009 nog verandert. Als uw bedrijf vakantiekrachten van dertien en veertien jaar wil inzetten, gelden de volgende punten: Voor die leeftijdsgroep is geen minimumloon vastgesteld. Uw bedrijf mag hen in principe dus naar eigen inzicht betalen. Veel organisaties lossen dit op door alle werknemers tot en met vijftien jaar het minimumloon van een vijftien jarige te geven.

12


Jongeren van die leeftijd hebben recht op aangepaste werktijden (zie hiervoor ook pagina 28). De ouders van vakantiekrachten tot en met vijftien jaar moeten de arbeidsovereenkomst mede ondertekenen!

Arbeidsvoorwaarden Vakantiekrachten moeten qua arbeidsvoorwaarden hetzelfde behandeld worden als ‘gewone’ werknemers. Vakantiekrachten hebben dus – net als iedere werknemer – recht op minimaal 8% vakantiegeld en opbouw van minimaal 20 vakantiedagen op jaarbasis bij een fulltime dienstverband. Omdat vakantiekrachten gewoonlijk maar kort in dienst zijn, hebben zij immers niet de gelegenheid om deze vakantiedagen op te nemen. Aan het uurloon kan dus een percentage toegevoegd worden voor afkoop van vakantiebijslag en vooruitbetaling van vakantiedagen. Is er bij cao een hoger percentage aan opbouw vakantiegeld en vakantiedagen geregeld, dan geldt dit ook voor vakantiekrachten. Uw bedrijf mag in principe geen onderscheid maken. In de wet staat echter ook dat dit wél mag, als daarvoor een goede reden bestaat. Dit moet wel een zogeheten ‘objectieve rechtvaardigingsgrond’ zijn. Zo is het toegestaan om de pensioenregeling waaraan ‘gewone’ werknemers deelnemen, niet in de arbeidsvoorwaarden van vakantiewerkers op te nemen. Zij

zijn maar kort bij uw organisatie en zouden dan dus maar een marginaal pensioen opbouwen. Voor uw bedrijf betekent het opnemen van vakantiekrachten echter veel administratieve en financiële rompslomp. Dat is een goede (objectief te rechtvaardigen) reden om onderscheid te maken.

Arbeidstijden Medewerkers van achttien jaar en ouder worden volgens de Arbeidstijdenwet als volwassen werknemers behandeld. In die wet staan, naast de regels voor volwassen werknemers, ook een aantal specifieke beschermende regels voor jeugdige werknemers. Dit betreft vooral de maximale werktijden en minimale rusttijden.

Arbeidsomstandigheden Jongeren zijn een kwetsbare groep. Uw organisatie moet dan ook extra voorzichtig zijn als ze jongeren aan de slag laat gaan. Zorg ervoor dat zij bij indiensttreding geïnformeerd zijn over de risico’s en hoe ze die tot het minimum kunnen beperken. Werknemers tot achttien jaar mogen ook niet alle werkzaamheden uitvoeren. Zo is het voor iedereen onder de achttien verboden om: te werken met gevaarlijke stoffen; te werken met bestrijdingsmiddelen; te werken onder overdruk (zoals duiken); zware apparaten of machines te bedienen; met geluid te werken dat harder is dan 90 dB.

FINANCIEEL BELASTINGEN

PERSONEEL VAKANTIEDAGEN

Bij hoge nood even uitstel van betaling aanvragen Ook al draait uw bedrijf goed, toch kan het zijn dat het tijdelijk gebrek heeft aan liquide middelen. Daardoor kan het moeilijk zijn om rekeningen op tijd te betalen. Ook als die van de Belastingdienst komen. Staatssecretaris De Jager van Financiën liet weten dat de fiscus zich in dat geval soepel zal opstellen. Uw manager kan in overleg met de Belastingdienst tijdelijk uitstel van betaling krijgen voor de belasting (bijvoorbeeld over het vakantiegeld of de eindejaarsuitkering). Hieraan zijn wel enkele voorwaarden verbonden. Het bedrijf moet gezond zijn. Het geldgebrek is tijdelijk en uw bedrijf kan de belastingschuld later gewoon voldoen. Uw manager kan concreet aangeven hoelang hij uitstel van betaling nodig heeft.

GEBOUWBEHEER VEILIGHEID

Maandelijks nieuwe normen voor veiligheid en kwaliteit

B

ent u betrokken bij de uitvoering van het arbobeleid of het maken van een kwaliteitshandboek, dan heeft u er wel eens mee te maken: de NEN-normen. Het Nederlands Normalisatie Instituut geeft elke maand wel een paar honderd nieuwe normen uit! In april was dat

bijvoorbeeld de norm NENISO 23601:2009. Hierin staan veiligheidsaanduidingen en tekens voor vluchtroutes en ontruiming van uw bedrijfspand. Op de website van het NEN, www.nen.nl kunt u normen zoeken en bestellen. NEN-normen zijn verplicht, maar niet gratis.

COMMUNICATIE INTERNE COMMUNICATIE

Ga op zoek naar de slimsten in uw bedrijf Deze tijd schreeuwt om bezuinigingen en in veel bedrijven zit het management te brainstormen om nieuwe besparingstips te bedenken. Waarom schakelt uw manager zijn medewerkers daar niet voor in? Werknemers hebben vaak heel goede ideeën, in de eerste plaats natuurlijk omdat zij ieder op hun eigen gebied deskundige zijn. Herstel dus de ideeënbus in ere en hang deze op een opvallende plek in het bedrijf. Stuur alle medewerkers een e-mail om hen op de bus te attenderen en schrijf een wedstrijd uit voor de meest originele tip om respons uit te lokken.

Vrije dagen te koop Heeft u ook al last van de recessieblues? Anders leest u er wel over in de krant: vergaderingen worden niet meer buitenshuis gehouden, de externen vliegen eruit, leasecontracten worden onder de loep genomen, er zijn vacaturestops, vruchtenthee wordt vervangen door gewone thee ... kortom: het is crisis. Zelfs uw vakantiedagen lijken niet veilig te zijn. Werkgevers halen alles uit de kast om te bezuinigen, maar het is de vraag of alles wel mag. Een nieuwe ster aan het bezuinigingsfirmament is de vakantie. Bedrijven waar het slecht gaat, hebben vaak te kampen met afnemende vraag. Een deel van het personeel zit dan duimen te draaien. Werkgevers proberen werknemers hun vakantiedagen zoveel mogelijk te laten opnemen of sturen er zelfs op aan om de werknemers extra vakantiedagen ten koste van hun vakantiegeld te laten kopen, zodat de werknemers verplicht een aantal dagen met onbetaald verlof gaan. Maar is dit alles wel geoorloofd?

Capriolen Laten we eerst eens naar de vakantiedagen kijken. Ook hiermee worden allerlei capriolen uitgehaald, die niet voldoen aan de wettelijke regels. Wat zijn deze wettelijke regels? U heeft recht op vier keer de afgesproken arbeidsduur per week. Dus als u een jaar fulltime 40 uur per week werkt, heeft u recht op 160 uur vakantie of 20 vakantiedagen. Daarnaast kunt u op grond van een cao of een afspraak in de arbeidsovereenkomst recht hebben op meer vakantiedagen, de zogenoemde bovenwettelijke vakantiedagen. Als u uw vakantiedagen opneemt, neemt u altijd eerst de oudste vakantiedagen op. Heeft u eenmaal vakantiedagen opgebouwd, dan verjaren deze pas vijf jaar na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan. Als u in januari 2009 nog vakantiedagen heeft opgebouwd en u treedt in februari van dat jaar uit dienst, dan verjaren de vakantiedagen pas op 31 december 2014. Het is daarom voor u mogelijk om een aantal vakantiedagen op te sparen om die op te nemen in een periode dat u arbeid met bijvoorbeeld zorg wilt combineren. In sommige cao’s staat dat de werknemer maar een maximumaantal vakantiedagen mag meenemen naar het volgende jaar en dat de rest komt te vervallen. Dit is niet rechtsgeldig. Dus als u nog tien vakantiedagen open heeft staan en in uw cao staat dat u er maar vijf mag meenemen, dan is dat niet juist. >>>


13

JURIDISCH BEWAARPLICHT

<<<

Een andere misser die werkgevers maken met vakantiedagen is de verrekening van vakantiedagen als de betreffende werknemer nog niet voldoende vakantiedagen heeft opgebouwd. Stel dat u in januari bij een bedrijf in dienst treedt en in februari op wintersportvakantie wilt. U heeft dan nog niet voldoende vakantiedagen opgebouwd, maar uw werkgever gaat ermee akkoord dat u op vakantie gaat. In maart ziet u een andere baan en u neemt ontslag. Mag uw werkgever deze vakantiedagen dan verrekenen? Nee, als de werkgever de vakantie toekent en u neemt ontslag, terwijl er niet voldoende dagen zijn opgebouwd, dan heeft uw werkgever geen recht om de teveel genoten dagen bij u terug te vorderen.

Onbetaald Dit kan hij op twee manieren voorkomen. De eerste manier is dat de verleende vakantiedagen moeten worden beschouwd als een voorschot op de nog op te bouwen vakantie. Manier twee houdt in dat in plaats van het toekennen van nog niet opgebouwde vakantiedagen wordt gekozen voor het geheel of gedeeltelijk toekennen van onbetaald verlof. Ook het aanpassen van roosters en werktijden, onder meer door het inleveren van vakantiedagen, is een manier om de gevolgen van de crisis op te vangen. Als een bedrijf de roosters en de werktijden wil aanpassen omdat er niet genoeg werk in het bedrijf is, dan kan dat alleen gebeuren als de ondernemingsraad (or) daarvoor toestemming heeft gegeven of als de regeling in een cao is vastgelegd, en er overleg is geweest met de vakbonden. Uw manager kan weliswaar ook eenzijdig een regeling aanpassen, maar dan moet hij wel kunnen aantonen dat die aanpassing absoluut noodzakelijk is voor het bedrijf en dat er geen andere mogelijkheden zijn om tot hetzelfde resultaat te komen.

Eieren Moet u als werknemer instemmen met een regeling die uw werkgever met de ondernemingsraad is overeengekomen? Eigenlijk hoeft dat niet. Het is een regeling tussen de or en uw werkgever en deze regeling werkt niet rechtstreeks door in een individuele arbeidsovereenkomst. Uit de jurisprudentie blijkt echter wel dat, als de nieuwe regeling een redelijk voorstel is van de werkgever, u geacht wordt dat te accepteren. Dat zou dus ook gelden voor de verplichte opname van vakantiedagen. Staat uw bedrijf er inderdaad slecht voor dan kiest u natuurlijk eieren voor uw geld. Want wat is er nu erger, minder vakantiedagen of uw baan kwijtraken?

14


Denk bij overstappen aan de oude boekhoudgegevens Als uw bedrijf overstapt naar een nieuwe versie van de boekhoudsoftware, vergeet dan niet om relevante oude gegevens veilig te stellen. De wettelijke bewaartermijn voor de administratie is zeven jaar. Boete Dat geldt dus ook voor gegevens die digitaal zijn opgeslagen. Bij een overstap naar een nieuwe versie van het huidige pakket of naar een ander boekhoudprogramma dreigen deze nogal eens vergeten te worden. Voert uw organisatie een onlineboekhouding, vraag uw leverancier dan of hij kan garanderen dat de gegevens lang genoeg beschikbaar blijven. Bedrijven die niet aan de wettelijke bewaarplicht voldoen, riskeren namelijk een boete. Voorkom dat gegevens vernietigd worden als u overstapt naar een andere leverancier of een ander boekhoudpakket gaat gebruiken. Bewaar niet alleen alle e-mails met digitale facturen van de laatste zeven jaar, maar ook de back-ups, de verouderde software en de gedateerde hardware om bij de ‘oude’ administratie te kunnen.

!


Laat eens wat anders zien met uw presentatie! Vindt u het moeilijk u te onderscheiden met uw presentatie in PowerPoint? De vormgeving van de meeste presentaties verschilt inderdaad weinig. Dat kan komen doordat u, net als veel andere gebruikers, uw presentatie maakt met de standaard meegeleverde sjablonen, modellen en thema’s.

Bewaren Dat hoeft niet want er zijn heel wat andere mogelijkheden. Zowel voor de oudere versies van PowerPoint als voor de nieuwe 2007 kunt u sjablonen, modellen of thema’s van internet downloaden. Zo biedt Microsoft via de website Office Online en op de ondernemerssite ontwerpen aan, die u vrij kunt gebruiken. Of google op PowerPointtemplates en kijk op websites als www.templateswise.com of www.poweredtemplates.com. Na uw eigen aanpassingen kunt u deze natuurlijk bewaren als sjabloon of thema voor toekomstige presentaties. Op die manier geeft u uw presentaties eenvoudig een eigen ‘look’.

Wat betekenen al die afkortingen? Ik ben onlangs begonnen als secretaresse bij een firma die goederen exporteert. Nu kom ik bij het uitwerken van contracten allerlei afkortingen tegen, die ik niet ken, bijvoorbeeld DAF. Omdat ik bij mijn sollicitatie gedaan heb of ik veel ervaring had, durf ik niet te vragen wat het allemaal betekent. Kunt u mij helpen? De termen waarop u doelt, hebben te maken met afspraken over de manier waarop de goederen worden afgeleverd. Net zoals u als particulier met een webwinkel zou kunnen afspreken dat u uw bestelling wilt komen ophalen, aan huis bezorgd wilt hebben of wilt afhalen bij een Kiala-punt, maken bedrijven hierover ook afspraken.

Vorkheftruck Deze zijn echter iets ‘zwaarder’; ze hebben niet alleen te maken met de manier van afleveren, maar ook met het vastleggen van de aansprakelijkheid. Dan is meteen duidelijk voor wie de schade is als er een pallet van de vorkheftruck valt. U kunt met de volgende afkortingen te maken krijgen: DDP (Delivered Duty Paid). De verkoper levert de goederen franco op de plaats van bestemming en betaalt in- en uitvoerrechten. De koper is verantwoordelijk voor het lossen van de lading. EXW (Ex Works). De koper haalt de goederen af in de fabriek of het magazijn van de verkoper en is vanaf dat moment zelf verantwoordelijk voor de schade. Hij betaalt ook zelf de uitvoerrechten.

CIP (Carriage and Insurance Paid). De verkoper regelt en betaalt een vervoerder die de goederen op een afgesproken plaats van bestemming aflevert. De vervoerder neemt echter de risico’s over op het moment dat hij de goederen aanpakt. De verkoper betaalt ook de uitvoerrechten en de verzekering (die hij zelf regelt). CPT (Carriage Paid to). Hetzelfde als CIP, maar de verzekering wordt niet door de verkoper geregeld. DAF (Delivered at Frontier). De verkoper levert franco voor eigen rekening en risico de goederen tot aan de grens en betaalt de uitvoerrechten. De koper betaalt de invoerrechten en is verantwoordelijk voor het lossen van de lading. Delivered Duty Unpaid (DDU). De verkoper levert de goederen franco op de plaats van bestemming en betaalt uitvoerrechten. De koper betaalt de invoerrechten en moet zelf de lading lossen voor eigen risico. FCA (Free Carrier). De verkoper levert én laadt de goederen voor zijn risico in zijn eigen pand op de auto die de koper heeft ingehuurd. De verkoper betaalt ook de uitvoerrechten.

Wat staat er in een aanstellingsbrief? We hebben een familiebedrijf en gaan nu voor het eerst ‘echt’ iemand aannemen. Maar we weten eigenlijk niet wat we nu precies in de aanstellingsbrief moeten opnemen en wat niet. Als u de knoop heeft doorgehakt en de keuze is bepaald, laat u dit natuurlijk weten aan de kandidaat. Dit mag per telefoon. Alles moet daarna nog wel schriftelijk bevestigd worden, en dit doet u met de aanstellingsbrief. Hierin moet u opnemen: datum van indiensttreding; termijn van het dienstverband (bepaald of onbepaald);

arbeidstijd (fulltime of parttime); omschrijving functie en werkzaamheden; duur van een eventuele proeftijd. Natuurlijk moet u ook nog iets zeggen over de arbeidsvoorwaarden. Die mag u natuurlijk kort noemen, maar een verwijzing naar een cao of personeelsreglement volstaat ook. Natuurlijk moet dit dan wel uitgereikt worden.


15

PERSONEEL

verlies en rouw bij een organisatieverandering

Veranderen moet leuk zijn, toch? In crisistijd kan het voorkomen dat uw manager moet reorganiseren. Dat gaat vaak gepaard met gedwongen ontslagen. Als u wel mag blijven, krijgt u al snel te horen dat u boft. Misschien zegt u dat zelf ook wel over collega’s die dit overkomt. Toch is er vaak geen sprake van blijdschap. Omgaan met zulke veranderingen kost moeite. U moet dus niet raar opkijken als het wel even duurt voordat u weer vrolijk naar uw werk gaat.

D

De meeste mensen denken bij de woorden ‘verlies’ en ‘rouw’ nu niet meteen aan het verlies van een baan of aan een verandering in het bedrijf. Vooral bij het woord ‘rouw’ denkt u in eerste instantie aan het

“

Afscheid nemen van werk of collega’s

”

overlijden van een dierbare. Dat is niet verwonderlijk. Toch kunnen mensen ook op veel andere gebieden verlies lijden. Bijvoorbeeld als zij door een reorganisatie afscheid moeten nemen van hun werk of collega’s. Hoe kunt u daarmee omgaan en wat kan uw manager doen? U hoort ze natuurlijk vaak genoeg op de werkvloer. Van die werknemers die moeite hebben met veranderingen. ‘Het zal allemaal wel’ verzuchten ze dan, of ‘Dit is al de zesde reorganisatie die ik meemaak. Oude wijn in nieuwe zakken. Er komt een

16


nieuw sectorhoofd en hup ... er moet weer veranderd worden.’ Dergelijke uitspraken doen vermoeden dat deze collega’s weinig vertrouwen hebben in de goede afloop. Sommige werknemers zijn het zo zat dat ze hun motivatie kwijtraken. ‘Ik geloof dat ik nu voor de vierde keer weer in teams moet gaan werken. Het zal mijn tijd wel duren.’

Klagen Het moeilijke van reorganisaties is dat er altijd een winnende en een verliezende partij lijkt te zijn. Teamleiders of afdelingshoofden die mogen blijven en de veranderingen moeten doorvoeren, staan daar soms heel anders in dan werknemers die tegen wil en dank heen en weer worden geschoven. Die moeten blij zijn dat ze hun baan nog hebben, maar zijn in wezen diepongelukkig met de veranderingen waarmee ze te maken krijgen. Dat kan zich uiten in klagen en cynisme, waardoor hun positie op de afdeling discutabel wordt. Uw manager zal een werknemer die zich zo opstelt wellicht het liefst willen over-

plaatsen. De weerstand die mensen laten zien bij veranderingen wordt door leidinggevenden opgevat als onwil of onvermogen om er nog iets van te maken. Toch is dat meestal niet het geval. Werknemers ervaren een verlies over datgene dat ze gedwongen moesten achterlaten. Het is de kunst voor uw manager om daar oog voor te hebben. Werknemers worden vaak geconfronteerd met veranderingen zonder dat hun wordt gevraagd wat ze ervan vinden. Door daarnaar te vragen kan uw manager laten zien dat zijn medewerkers er wel toe doen. Bovendien vergroot zo’n aanpak de betrokkenheid van de medewerker. Die voelt dat hij er nog toe doet en nog iets kan betekenen voor het bedrijf.

“

Mensen hechten zich ook aan hun baan

”

Een veranderende werknemer is eigenlijk net een rouwende werknemer. Mensen hechten zich in het leven niet alleen aan een partner of aan hun kinderen: ze hechten zich ook aan hun baan en de dingen die daarbij horen. Denk bijvoorbeeld aan vrijheid, toekomstperspectief, financiële mogelijkheden, de werkplek, en persoonlijke ontwikkeling. In dat hechten aan hun baan, de collega’s, het team en de gewoonten, tonen medewerkers hun loyaliteit. Als ze iets verliezen waaraan ze loyaal zijn geweest, is rouw een heel normale

Contact maken

’

en cht He

’

Zin gev en

’

Wat moet of kunt u nu doen als u merkt dat een collega rouwt? Daarover bestaan een heleboel fabeltjes. Een hardnekkige is bijvoorbeeld dat het maar beter is de ander met rust te laten.

n we u Ro

Ve r lie ze n

’

’

Herkenning

Hechtingscirkel naar Wibe Veenbaas e.a., Passepartout, Phoenix Opleidingen 2007.

reactie. Voor u als collega en ook voor uw manager is het belangrijk om te weten dat werknemers zich pas echt kunnen verbinden aan het nieuwe, als ze het oude ook een plek weten te geven.

Pijntjes Iedere medewerker rouwt op zijn eigen manier. En iedereen uit dat dus ook op zijn eigen manier. Dat maakt het ook zo lastig om te herkennen. Een collega die alsmaar klaagt over vage pijntjes kan iets onder de leden hebben, maar het kan ook een teken zijn dat hij onvrede heeft met de situatie. Waaraan kunt u zien dat iemand rouwt? De symptomen variëren van concrete fysieke klachten tot stemmingswisselingen. Enkele veel voorkomende symptomen zijn: concentratieproblemen; slapeloosheid of nachtmerries; chronische vermoeidheid; teruggetrokkenheid, afwezigheid; prikkelbaarheid, agressie; fysieke klachten: buikpijn, hoofdpijn. Het probleem is dat bepaald gedrag zoals klagen, zeuren en de moed opgeven doet vermoeden dat iemand niet loyaal is en op zijn werk is uitgekeken. Het tegendeel kan waar zijn. Als u bedenkt dat deze reacties heel normaal zijn voor een gezonde werknemer die (weer) met verlies wordt geconfronteerd, ontstaat een heel ander beeld.

Niets is minder waar. Denk maar aan vergelijkbare situaties, bijvoorbeeld als een collega een miskraam heeft gehad, haar partner of kind ernstig ziek is of zij op een andere manier met verdriet wordt geconfronteerd. Laten merken dat het bespreekbaar is, kan al helpen. Enkele concrete tips: Stap zelf op de medewerker af. Contact met collega’s is van groot belang tijdens de periode van organisatieverandering. Blijf dus in gesprek met elkaar. Vermijd dooddoeners als: ‘Aan het eind van de tunnel schijnt weer licht’ of: ‘Kop op, je moet de kansen ervan inzien’. Het is meestal goed bedoeld, maar komt vaak verkeerd aan. Vraag door naar gevoelens en wees niet bang om dichtbij te komen. Als een collega geen antwoord wil geven, zegt hij het echt wel. Spreek niet te snel over uw eigen ervaringen (‘O ja, dat herken ik zo, toen ik op mijn vorige werk ...’). Als een collega de ruimte heeft om zijn verhaal te doen (en meestal vaker dan één keer), luistert hij een volgende keer ook vast naar uw ervaringen. Veroordeel gevoelens niet, ook niet de lastige of heftige waarmee u zich geen raad weet.

Luister zonder meteen oplossingen aan te dragen en onthoud u van advies. Ga dus niet meteen zeggen wat iemand moet doen volgens u (‘wat jij zou moeten doen ...’). Volg de agenda van uw collega, ook als het verhaal u irriteert of juist herkenning oproept.

Sexy Maar wat kan uw manager hier nu mee? De rol van psycholoog op zich nemen of meehuilen? Hij zal toch vinden dat de werknemer natuurlijk verdrietig mag zijn, maar dat hij ook gewoon aan het werk moet gaan. Levert spreken over verlies en rouw de organisatie ook nog iets op? Praten over verlies is nu eenmaal niet sexy. Praten over de toekomst, kansen, mogelijkheden en succes is veel fijner. Als uw manager weet welke veranderingen zijn medewerkers eigenlijk hebben meegemaakt en wat voor invloed dat heeft op hun werk, heeft hij meer begrip voor eventuele ‘lastige’ gevoelens. Die zijn namelijk onderdeel van een natuurlijk proces dat afscheid nemen heet. Dat proces kent gelukkig ook een einde. Het is onzin te beweren dat mensen niet willen veranderen. Mensen veranderen voortdurend. Mensen willen alleen niet veranderd worden! Joost van Wielink werkt bij Bureau Zuidema en is co-auteur van ‘Over de rooie. Emoties en verlies bij verandering op het werk.’ [email protected]

Nog meer symptomen Er zijn veel symptomen die kunnen duiden op rouw. Kijk ook naar de omstandigheden en de persoonlijkheid van de werknemer. Het kan zich uiten door: vermindering van het geheugen flashbacks rusteloosheid verlies van eetlust, of neiging tot teveel eten absenteïsme lusteloosheid

workaholisme verminderde energie drugs- of alcoholmisbruik weerstand traagheid, lethargie hyperactiviteit depressiviteit, wanhoop verdoofdheid, gevoelsverlies zenuwachtigheid verwarring, desoriëntatie schaamte


17

FINANCIEEL INKOOP

COMMUNICATIE VAARDIGHEDEN

Grote prijsverschillen tussen drukkers briefpapier vraagt om vergelijken U bestelt waarschijnlijk ook al jaren uw briefpapier bij dezelfde drukker. Met een digitaal bestand van uw logo kunt u echter ook makkelijk terecht bij een andere partij. Onze vergelijking leert dat de verschillen in prijs groot zijn, zeker naarmate de oplage die u bestelt, toeneemt. Bij 100.000 stuks bent u bij de duurste drukker drie keer zoveel kwijt als bij de goedkoopste. Het loont dus de moeite om in ieder geval elk jaar offertes bij een paar andere drukkers aan te vragen. U hoeft niet meteen over te stappen, maar kunt wel opnieuw met uw huidige drukker over de prijs gaan praten. Bij het bepalen van de prijs spelen verschillende factoren mee: hoe levert u het logo aan, aantal stuks, gewicht van het papier (in gram), papiersoort, formaat en aantal kleuren. In ons bescheiden onderzoek hebben we geprobeerd om deze factoren zoveel mogelijk gelijk te trekken. De meeste drukkerijen leveren franco huis (op één adres in Nederland) in een levertijd van zes dagen.

Pallet Drukkerij Kaasjager zegt een betere kwaliteit papier te leveren dan de standaardbankpost. Huis-stijl liet weten een offerte te geven op basis van 90 grams papier, omdat ze dit type papier in grote hoeveel-

Bedrijf

18


Beter luisteren en spiegelen!

heden inkopen en dan scherper kunnen prijzen. Desondanks zijn ze de duurste van de door ons onderzochte drukkerijen. Hun uitgebreide offerte geeft wel aan dat het bedrijf service vooropstelt. Misschien krijgt u bij de goedkopere partijen minder begeleiding. Is dit voor uw bedrijf belangrijk, let hier dan op en vraag ernaar. Andere verschillen zitten in de kosten die een drukker vraagt voor deelleveringen. Sommigen brengen alleen verzendkosten in rekening, anderen rekenen een prijs per pallet uiteenlopend van e 10 tot e 100. Kijk dus goed of de prijs in- of exclusief transportkosten is en hoe deze zijn opgebouwd.

Afroep Als u meer briefpapier in één keer bestelt, stijgt natuurlijk de totaalprijs. Maar de prijs per stuk daalt. Veel drukkerijen leveren op afroep. Dit betekent dat u in één keer een grote bestelling plaatst, die u vervolgens in delen afneemt. De rest wordt opgeslagen bij de drukkerij. U profiteert dan van een voordelige prijs zonder dat u een enorme hoeveelheid in huis moet halen. In de tabellen ziet u wat er met de prijzen gebeurt als de oplage stijgt. Die gaan nog meer uiteenlopen. De prijzen zijn afgerond en exclusief btw.

Bedrijf


drukkerijplein.nl

e 610

drukkerijplein.nl

e 1040

drukkerijbout.nl

e 791

4allprints.nl

e 1295

4allprints.nl

e 861

drukkerijbout.nl

e 1462

drukkerijfeikostevens.nl

e 938

drukkerijfeikostevens.nl

e 1738

drukkerijbest.nl

e 998

drukkerijbest.nl

e 1824

kaasjager.nl

e 1075

kaasjager.nl

e 1995


e 1192


e 2142

drukkerijmulder.nl

e 1198

drukkerijmulder.nl

e 2296

nuances.nl

e 1566

nuances.nl

e 2598

huis-stijl.nl

e 1841

huis-stijl.nl

e 3492


G

esprekken voeren lijkt iedereen van nature te kunnen. Toch is niets minder waar; er ontstaan vaak genoeg misverstanden omdat mensen elkaar niet goed begrijpen. U zult u ook zeker situaties voor de geest kunnen halen waarin uw gesprekspartner iets heel anders uit uw woorden opmaakte dan u had bedoeld. Toch kunt u wel iets doen om misverstanden tot een minimum terug te brengen.

Samenvatten Ten eerste natuurlijk écht luisteren in plaats van in gedachten al bezig te zijn met uw antwoord. Een tweede techniek is het ‘spiegelen’. Dit is in eigen woorden samenvatten wat u zojuist gehoord heeft. Hiermee controleert u of u de boodschap goed begrepen heeft, terwijl de ander nog de kans heeft een eventuele verkeerde interpretatie van uw kant recht te zetten. FINANCIEEL AUTOKOSTEN

Oude wagens naar de sloop brengen U kon in het vorige nummer van Office Rendement al lezen dat de tijdelijke sloopregeling is ingevoerd. De ingangsdatum was toen nog onbekend maar inmiddels is deze vastgesteld op 29 mei 2009. Uw bedrijf kan voor een slooppremie in aanmerking komen als het een personen- of bestelauto inlevert en tegelijkertijd een jongere, schonere auto aanschaft bij een deelnemend autobedrijf. Of uw oude auto voor een slooppremie in aanmerking komt, kunt u snel zien met de kentekencheck op www.nationalesloopregeling.nl. De voorwaarden kunt u nog eens nalezen op www.nationalesloopregeling.nl. Denk eraan dat de APK van de sloopauto nog minimaal drie maanden geldig moet zijn op het moment dat uw bedrijf de bestelwagen of personenauto inlevert.

!

AUTOMATISERING HARDWARE

OFFICE ZAKENREIZEN

USB-sticks doen niet meer voor elkaar onder in kwaliteit Moet u nog een voorraadje USB-sticks inkopen, dan maakt het niet veel meer uit welk merk u aanschaft. Een onderzoek van de website Ars Technica wijst uit, dat er vrijwel geen verschillen meer zijn in prestaties. De opslagcapaciteit, de prijs en de snel-

heid van gegevensoverdracht is bij alle bekende merken ongeveer gelijk. U kunt dus het beste kijken naar andere, voor uw bedrijf belangrijke aspecten, zoals de constructie (kans op afbreken), de grootte (zoekraken) en de garantievoorwaarden.

PERSONEEL IN DIENST

eeft uw bedrijf een werknemer in dienst waarvan de identiteit niet is vastgesteld aan de hand van een voorgeschreven document, dan kan het een naheffing van de fiscus krijgen en riskeert het bovendien een boete. Uw manager is verplicht de identiteit van nieuwe werknemers zelf te controleren. Daarvoor moet hij het identiteitsbewijs zorgvuldig bekijken en nagaan of het wel echt is. Als u dit klusje voor uw rekening mag nemen, waar moet u dan eigenlijk op letten? Controleer of het ID-bewijs nog geldig is (en indien van toepassing: of de verblijfsvergunning nog geldig is).

Vergelijk het gezicht van de werknemer met de foto in het ID-bewijs. Maak altijd zelf een kopie, ook als de werknemer al een kopie voor u heeft meegenomen. Zorg dat de kopie goed leesbaar is. Ga na of de handtekening overeenkomt met die in het arbeidscontract. Accepteer geen ID-bewijs dat beschadigd, gevlekt, veranderd of niet meer leesbaar is. Voor identiteitsbewijzen van werknemers uit nietEU landen gelden andere eisen. Kijk voor geldige identificatiemogelijkheden op www.identiteitsdocumenten.nl.

!

PERSONEEL PRODUCTIVITEIT

nieuwe tarieven bekendgemaakt. De lijst is eigenlijk bedoeld voor rijksambtenaren, maar mag onder voorwaarden ook gebruikt worden voor werknemers uit het bedrijfsleven. U vindt de nieuwe Tarieflijst op de site van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Centraal adres voor klachten Sinds kort heeft de Arbeidsinspectie één centraal adres voor meldingen, tips en klachten. U hoeft zich niet meer tot een regiokantoor te wenden, maar kunt gebruikmaken van een gratis telefoonnummer (0800 270 00 00), een cen-

traal e-mailadres en van digitale formulieren op de website van de Arbeidsinspectie. Kijk voor de overige nieuwe gegevens van de Arbeidsinspectie op www.arbeidsinspectie.nl (klik op ‘digitale formulieren’).

ARBO VEILIGHEID

Glazen deur is hindernis In het streven alles licht te houden, worden veel kantoren voorzien van glazen deuren. Hierop zijn speciale arborichtlijnen van toepassing. U moet zorgen dat glas niet wordt aangezien voor open ruimte. Werknemers lopen dan

gewoon door, met alle gevolgen van dien. Zorg dus dat er op ooghoogte een markering aanwezig is. Een speciale strip met een leuk patroontje doet al wonderen. Ook moet het gebruikte glas veiligheidsglas zijn.

COMMUNICATIE TELEMARKETING

Onderonsje werkt beter Uw collega’s die graag een babbeltje maken met elkaar zijn productiever dan degenen die alleen via apparaten met elkaar in contact staan. Mail, telefoon en internet zijn dus geen goede vervangers voor

Uw manager kan zichzelf en anderen in het bedrijf, die op zakenreis naar het buitenland gaan, een onbelaste vergoeding per dag geven. Voor de hoogte van de bedragen kan hij als richtlijn de Tarieflijst logiesen overige kosten buitenlandse dienstreizen gebruiken. Per 1 april zijn hiervoor

ARBO ARBEIDSINSPECTIE

Zorg dat u zeker weet wie er bij u komt werken

H

Vergoeding per dag

gewoon persoonlijk contact. Dit laatste lijkt ertoe te leiden dat mensen sneller en efficiënter werken, vogelde de Universiteit van New York uit. Het is dus zinvol om onderling contact te stimuleren.

Bel-me-nietregister uitgesteld Belt uw bedrijf wel eens naar consumenten om een product of dienst aan te bieden, dan moet het in de toekomst eerst het nieuwe bel-me-nietregister raadplegen. Uw bedrijf mag consumenten die

daarin zijn geregistreerd niet lastigvallen met telemarketingacties. Aanvankelijk zou het register op 1 juli 2009 ingaan, maar dit is uitgesteld tot 1 oktober 2009. Het register is nog niet klaar.


19

OFFICE

maak zelf de vakantieplanning voor uw organisatie

Al vakantieplannen gemaakt? U bent natuurlijk al aan het plannen wanneer iedereen met vakantie wil of gaat. Een overzicht daarvan is dan erg handig, zodat u kunt zien hoe de bezetting in die periode zal zijn. Dat kan op verschillende manieren; er zijn zelfs speciale programma’s voor. Maar ook met enkele handigheidjes in Word of Excel, kunt u een goede vakantieplanning in elkaar zetten. Hang het resultaat op het prikbord in de hal of de kantine, of zet hem op de personeelspagina van uw website, en iedereen weet hoe het zit.

A

Als u toch al beschikt over de Officekantoorbundel van Microsoft, waarom dan nog investeren in andere planningspakketten? Gebruik de mogelijkheden in Word, Excel of desnoods in Outlook om de vakantieplanning van alle medewerkers vorm te geven. Dat laatste programma gaan we hier niet nader uitwerken, maar u krijgt wel voorbeelden van het maken van een planning in Excel en Word. Dan heeft u een goed idee hoe u zelf een en ander kunt aanpakken.

Kleurtjes In een programma als Word kunt u snel een fraai overzicht maken in een tabel waarin u de cellen voorziet van kleurtjes. Dat worden in aaneengesloten cellenreeksen balkjes, en dat geeft een soort projectmatige planning. In het volgende voorbeeld gaan we uit van een vakantieplanning voor vijf medewerkers in een organisatie. We beginnen met een planning in Word en daarna volgt er een in Excel.

20


Maak in Word een nieuw document en stel de paginaoriëntatie in als Liggend (menu Bestand, Pagina-instelling, in Word 2007 op tab Pagina-indeling). Voeg een tabel in met 51 kolommen en 7 rijen. Maak de kolommen 0,5 cm breed, de meest linkse mag natuurlijk wat breder zijn omdat daarin de namen komen. Regel de opmaak van de labels en de lijnen zoals in figuur 1. Maak daarvoor bijvoorbeeld gebruik van de knoppen op de werkbalk Tabellen en Randen (in 2007 tab Hulpmiddelen voor tabellen). Enkele daarvan vindt u ook op de reguliere werkbalken (of tabs). Met een speciale knop kunt u cellen Samenvoegen en centreren, zoals in de weeklabels.

Figuur 1 Vakantierooster met kleuren

Selecteer nu de cellen van de dagen dat een medewerker er niet is. Aaneengesloten selecties maakt u door te slepen, bij niet-aaneengesloten selecties moet u eerst de [Ctrl]-toets indrukken voor het toevoegen van cellen aan de gekozen selectie. Geef de selectie een (eigen) kleur via de knop Opvulling. Niet erg moeilijk toch? In de figuur ziet u dat zo iedere medewerker een eigen kleur kan krijgen. Zo zou u ook met de knop Opvulling de achtergrond van de weken 29, 30 en 31 grijs kunnen maken om bijvoorbeeld de bouwvak of uw bedrijfssluiting te markeren. Eventueel mag u zelfs in de cellen nog met een letter aangeven om wat voor soort afwezigheid het gaat: v voor vakantie, s voor snipperdag, c voor cursus enzovoort. We gebruiken dat verderop.

Grens Uitbreiding van deze tabel naar beneden, dus medewerkers toevoegen, is niet zo’n probleem, maar meer kolommen kan wel problematisch worden. Als u bijvoorbeeld ook de weekenden wilt meenemen in deze planning, loopt u voor de nu weergegeven tien weken al tegen de grens aan van maximaal 64 kolommen in een Word-tabel.

Figuur 2 Letters geven het soort verlof aan

Die beperking heeft u in Excel niet, want daar heeft u immers veel meer kolommen tot uw beschikking: in versie 2007 zelfs 16.384 per werkblad. In eerdere versies is dat ‘slechts’ 256, en dat betekent dat u ook daar niet een compleet jaar met alle dagen naast elkaar in beeld kunt plaatsen. Daarvoor moet u het model anders inrichten. Maar niet alleen de grens van 64 kolommen in een Word-tabel is een reden om met Excel te werken. De manier waarop Excel de achtergrond van de cellen kan kleuren, is via de voorwaardelijke opmaak op basis van de invoer in de cel automatisch te regelen. En dat scheelt veel handelingen. Voer de labels en randen van het model uit de Word-tabel hierboven nu in op een nieuw werkblad in Excel. Regel ook weer de kolombreedten. In figuur 2 ziet u dat het model er op zich nagenoeg hetzelfde kan uitzien als in de Word-tabel. Alleen is de kleur van de cellen nu niet ingesteld met een knop als Opvulkleur, maar geregeld op basis van wat u in de cel invoert. Selecteer de cellenreeks voor de eerste medewerker (Aad): B3 t/m AY3. Kies menu Opmaak, Voorwaardelijke opmaak (voor de werkwijze in 2007, zie hieronder). Stel via de keuzevakken als voorwaarde in dat de Celwaarde niet gelijk is aan “” (is dus niet leeg). Kies vervolgens via de knop [Opmaak] de gewenste opmaak op het tabblad Arcering, in ons voorbeeld een groene opvulkleur (zie figuur 3).

Er staat dus in het venster: als de celwaarde niet gelijk is aan ‘niets’, pas dan de ingestelde opmaak toe. Eventueel kunt u via [Opmaak] ook de kleur van het lettertype aanpassen (net als vele andere kenmerken trouwens). Zo zou u bij een donkere opvulkleur de tekstkleur wit kunnen maken (zie de gekleurde cellen achter collega Daniëlle). U kunt het lettertype ook dezelfde kleur geven als de opvulkleur, zodat u ze niet ziet in het planningsoverzicht. Dan lijkt het precies op het model in de Word-tabel. In Excel 2007 werkt de functie Voorwaardelijke opmaak iets anders. U start de functie met de knop op tab Start, groep Stijlen. Daar kiest u in het submenu Nieuwe regel, en vervolgens als type ‘Alleen cellen opmaken met..’. Onder in het venster verschijnen dan de instellingsmogelijkheden vergelijkbaar met het venster zoals in figuur 3.

Ziek Als eenmaal alle voorwaardelijke opmaak is geregeld, verschijnt achter iedere medewerker dus een gekleurde cel voor elke dag dat u de afwezigheid noteert met een letter. Die celkleur verdwijnt ook weer als u een cel leeg maakt. Probeer maar.

Een handige bijkomstigheid van uw planningsoverzicht in Excel is dat u over uitgebreide rekenmogelijkheden beschikt, die in Word ontbreken. Stel dat u wilt weten hoeveel mensen er aanen afwezig zijn in elke week; dat kunt u onderaan in de tabel laten uitrekenen. We hebben dat in figuur 2 alvast gedaan en meteen uitgerekend hoeveel ‘mensdagen’ er in elke week is gewerkt. Zulke getallen kunt u handig berekenen met een telfunctie: zo staat in figuur 2 in cel B9 de formule =AANTAL.LEGE.CELLEN(B3:B7). En dat resulteert in 5, dus geen afwezigheid. Daaronder berekent u de afwezigheid door de formule =5-B9. Kopieer beide formules naar rechts zodat onder alle kolommen de waarden worden berekend. Het totaal aantal gewerkte dagen eronder berekent u met dezelfde formule als in B9, waarin dan de geselecteerde reeks alle cellen van week 25 omvat, dus B3:F7. Dat komt uit op 23 van de 25, want Bea was twee dagen ziek.

Handigheidjes Uw fantasie is zoals gewoonlijk de enige beperking voor het ontwerpen van dergelijke planningsschema’s en u kunt met deze handigheidjes in Office behoorlijk complexe modellen maken. Die kunnen eventueel met slimme voorwaarden en formules zelfs uitgebouwd worden tot een soort informatiesysteem voor het management. Waardoor u weer langer met vakantie kunt want u heeft het goed geregeld. In ieder geval alvast prettige vakantie(planning)!

Geef uw collega’s een kleurtje In het Excel-voorbeeld is de kleur van de cellen afhankelijk gemaakt van de persoon: alle invoer leidt automatisch tot het toepassen van de opmaak, ook als u er andere letters of cijfers in zou typen. Dat komt omdat als voorwaarde geldt: als de cel maar niet leeg is. Eventueel zou u de kleur van de cel kunnen laten afhangen van de soort afwezig-

heid. Daarvoor selecteert u in het model alle dagen van alle medewerkers en stelt u meerdere voorwaarden in door steeds regels toe te voegen voor dezelfde selectie. Dus: als Celwaarde = “v”, dan opvulkleur geel, als Celwaarde = “z”, dan kleur is rood enzovoort. Als u dan in een cel een van die letters typt, verschijnt de bijbehorende kleur.

Figuur 3 Voorwaardelijke opmaak


21

ARBO

hoe u een goede calamiteitenoefening kunt houden

Even een brandje blussen U moet er natuurlijk niet aan denken dat zich in uw bedrijf een calamiteit voordoet. Maar ook bij u kan brand uitbreken of een bedrijfsongeval gebeuren. Dan heeft u maar een paar

tenoefening houdt, voldoet u aan de regelgeving. Daarnaast versterkt een oefening het veiligheidsbewustzijn van de medewerkers.

minuten de tijd om het pand te verlaten. En met u al uw collega’s en eventuele bezoekers die in het pand aanwezig zijn. Als u niet weet wat u moet doen, is het tijd om een calamiteitenoefening te houden. Daarmee voorkomt u dat een beginnende ramp alsnog een catastrofe wordt en beperkt u de schade. Snel en veel oefenen dus!

E

Een calamiteit is onvoorspelbaar. Ongeacht wat de calamiteit is – een bommelding, een uitslaande brand, een ongeval of een gaslek – er zijn te veel variabelen om exact te voorspellen wat u in zo’n geval moet doen. Juist daarom is oefenen zo belangrijk. De vraag is hoe u deze oefeningen aanpakt. Hoe zorgt uw manager ervoor dat de oefening ook daadwerkelijk zijn vruchten afwerpt? Met andere woorden: hoe kan regelmatig oefenen helpen het bewustzijn van de medewerkers te vergroten, zodat u niet alleen maar een kunstje opvoert, maar daadwerkelijk anders leert denken?

Oefening Er bestaan meningsverschillen over het verplichte karakter van een ontruimingsoefening. Volgens de letter van de wet is uw organisatie echter niet verplicht om een oefening te houden. De wet zegt alleen dat de leidinggevende of werkgever de deskundigheid van de werknemers op het gebied van bedrijfshulpverlening

22


(BHV) moet onderhouden. Het kan echter best zijn dat u alsnog verplicht bent om calamiteitenoefeningen te houden, bijvoorbeeld vanwege de eisen voor de gebruiksvergunning van uw gemeente, provinciale eisen (bijvoorbeeld voor zwembaden) of andere regelgeving, zoals keurmerken, kwaliteitsnormen – zoals een ISO-certificering – en zogenaamde ‘ministeriële regelingen’ (bijvoorbeeld voor scholen). Sterker nog, het merendeel van de bedrijven is door dit soort regels alsnog verplicht een oefening te houden. Als u een calamitei-

Verspilling Calamiteitenoefeningen zijn dus geen verspilling van tijd en geld. Niettemin is het belangrijk dat u deze oefeningen goed organiseert. Het heeft niet zoveel zin het ontruimingsalarm in te schakelen en te kijken hoelang het duurt tot iedereen het pand heeft verlaten. De waarde van zo’n oefening is erg betrekkelijk, omdat u onvoldoende zicht heeft op wat er gebeurt. Bovendien is dit in feite geen reële situatie. Aan een ontruiming gaat namelijk vaak een incident – zoals een brand – vooraf, dat een duidelijk invloed heeft op de ontruiming zelf. Om een goede oefening te organiseren moet u in de eerste plaats op tijd beginnen met de organisatie ervan. Op tijd betekent ongeveer drie maanden van tevoren. Maak verder altijd een goed draaiboek of huur een professionele partij in voor de organisatie van de calamitei-

Eerst denken, dan doen Ga, voordat u een rampenoefening gaat organiseren, eerst na wat u wilt. een totale of gedeeltelijke ontruiming werknemers extern of intern verzamelen een incidentgestuurde oefening of alleen een ontruimingsoefening

wel of geen enscenering van een ramp de oefening aankondigen of stilhouden de oefening extern of intern laten beoordelen de oefening zelf organiseren of uitbesteden hulpdiensten mee laten doen of niet

Slachtoffer gezocht! Bij een oefening kunt u gebruikmaken van zogenoemde LOTUS-slachtoffers. Dit zijn mensen die de Landelijke Opleiding Tot Uitbeelding van Slachtoffers hebben gevolgd. Zij hebben geleerd om zo realistisch mogelijk een slachtoffer van een ongeval uit te beelden. Tijdens oefeningen worden ze van schijnverwondingen voorzien. U kunt LOTUSslachtoffers inhuren via de Vereniging Lotus Nederland (www.lotus-nederland.org). Hieraan zijn wel kosten verbonden.

tenoefening. Ook moet u de oefening afstemmen op de specifieke behoefte van uw organisatie en de medewerkers. Als u vaker oefeningen houdt, moet u deze ook afstemmen op de opgaande lijn van de kwaliteit van de hulpverlening tijdens eerdere oefeningen.

“

Kondig eerste oefening van te voren maar aan

Kantoortijden

”

Wilt u ervoor zorgen dat een calamiteitenoefening zin heeft, dan moet u de oefening goed ensceneren. U stelt een scenario op voor de oefening en zorgt voor de juiste personen en materialen. Hierbij kunt u denken aan LOTUSslachtoffers en brand- en rooksimulatie. U kunt de omvang van uw oefening zelf bepalen of dit vaststellen in overleg met de partij die u inhuurt. Is dit uw allereerste oefening, dan is het vaak veiliger en rustiger om deze van tevoren aan te kondigen bij uw medewerkers – en bij de eventuele bezoekers van uw organisatie. Noem in dat geval alleen de dag en niet de tijd, want u wilt het ‘schoolbeleffect’ voorkomen. Hierbij zien medewerkers de ontruimingsoefening als het

moment bij uitstek voor een middagje thuis of een wandelingetje en steken er dus niets van op. Vraag u vooraf ook af wat u precies gaat ontruimen. Moet het gehele pand leeg of slechts een deel ervan? Zijn de oefeningen kleiner van opzet, maar wilt u wel alle BHV’ers aan het werk zien, kies dan voor meerdere gedeeltelijke ontruimingen. Wilt u een grotere uitdaging of heeft u minder tijd om oefeningen te herhalen, kies dan voor een totale ontruiming. Vaak zal de opzet van de oefening samenhangen met de aard van uw organisatie. Bij een volcontinu bedrijf moet u andere oefeningen organiseren dan bij een onderneming die vooral binnen kantoortijden bezet is.

Brandweer Als uw organisatie er klaar voor is, kunt u professionele hulpdiensten – zoals de brandweer of ambulance – bij de oefening betrekken. De BHV-organisatie in uw bedrijf moet dan wel voldoende professioneel zijn en de oefening moet ook een meerwaarde hebben voor de hulpdiensten zelf. Als u dit niet zeker weet, nodig brandweerkorpsen dan eens uit voor een rondleiding in uw pand. Ambulancediensten hebben andere belangen dan uw organisatie. Vaak zijn de ambulancediensten namelijk commerciële vervoerders. Zij komen dus niet gratis naar uw calamiteitenoefening. Maakt u gebruik van LOTUSslachtoffers, licht dan wel voor de aanvang van de oefening de ambulancepost in, ook als de ambulance geen medewerking verleent. Dit geldt ook voor de brandweer als uw pand is aangesloten op het Openbare MeldSysteem (OMS). Tijdens de oefening belast u een aantal personen met de waarneming: zij moeten vaststellen hoe de oefening verloopt. Deze waarnemers houden toezicht op de oefening en geven aan wanneer een situatie écht uit de hand loopt met een ‘no play’-procedure. Deze procedure bestaat uit afspraken over wat te doen als er écht iets fout gaat tijdens de oefening, gemaakt met diegenen die weten dat de oefening gaat plaatsvinden. Stelt

u zich bijvoorbeeld voor dat een BHV’er tijdens de oefening van de trap valt. In zo’n situatie kan er met een ‘no play’procedure snel en adequaat echte hulp worden verleend.

Frisse blik Als de oefening voorbij is, moet uw manager deze ook evalueren. Hij kan de beoordeling zelf doen, maar dit ook overlaten aan een onafhankelijke partij. Die kijkt met een frisse blik naar de situatie. Er zijn bedrijven die de organisatie van de oefening uit handen nemen en deze na afloop evalueren. Hieraan zijn natuurlijk kosten verbonden, maar hij heeft er dan geen omkijken meer naar. Zeker als uw bedrijf een grote oefening organiseert of als de risico’s in uw organisatie heel complex zijn, doet uw manager er goed aan een externe partij in te schakelen. Hij kan tenslotte niet alles overzien. Zorg er ook voor dat de oefening met alle deelnemers wordt geëvalueerd en de evaluatie na

“

Na afloop moet u de oefening evalueren

”

afloop wordt rondgestuurd. Na de oefening moet u verder zorgen voor een heldere verslaglegging van de oefening, zodat iedereen weet waarop hij een volgende keer moet letten. De verslaglegging kunt u aanvullen met foto’s en filmmateriaal uit de oefening. Een schriftelijke verslaglegging is een absolute must! U kunt zo andere partijen, zoals de brandweer, de Arbeidsinspectie en de gemeente, laten zien dat uw bedrijf heeft geoefend. Bespreek tot slot de oefening ook met de partij die uw BHVherhalingen verzorgt, zodat die op de verbeterpunten kan ingaan. Bauke Jonkmans, consultant en instructeur bij VMB security & solutions, organisator van ontruimingsoefeningen en BHV-opleidingen, www.vmbsecurity.nl.


23

OFFICE GEMAKSDIENSTEN

GEBOUWBEHEER BRANDVEILIGHEID

Gemak dient de werkende Door uw drukke werkzaamheden is het niet altijd mogelijk allerlei praktische zaken overdag te regelen. Dan is het een uitkomst als u ergens ook buiten kantooruren terecht kunt. Vlak voor een zakendiner nog even uw kleding bij de stomerij halen of bijvoorbeeld voor

een afspraak met een makelaar. De website www.afteroffice.nl biedt een overzicht van dienstverleners die buiten de reguliere werken winkeltijden om open zijn. Voorlopig beperkt de site zich tot de Randstad, maar de bedoeling is dat uitbreiding volgt.

JURIDISCH PRIVACY

Houd beelden uit camera voor beveiliging onder de pet

C

ameratoezicht in uw bedrijf valt onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Zo mogen videobeelden bijvoorbeeld niet langer dan noodzakelijk bewaard worden. Een richtlijn voor de bewaartermijn is 24 uur tot maximaal zeven dagen. Verwerking van de persoonsgegevens moet vooraf aan het College Bescherming Persoonsgegevens gemeld worden.

bepaalde voorwaarden. Die zijn onder meer dat er geen andere persoonsgegevens verwerkt mogen worden dan videoopnamen van de gebouwen en terreinen en eventueel aanwezige personen voor wie de beveiliging bedoeld is. Ook mag uw bedrijf geen andere gegevens verwerken dan gegevens die betrekking hebben op het tijdstip, de datum en de plaats waarop de video-opnamen zijn gemaakt.

Terreinen Voor cameratoezicht om personen, gebouwen en terreinen te beveiligen, geldt dat dit is vrijgesteld van de meldingsplicht, wanneer uw bedrijf voldoet aan

Als uw bedrijf niet voldoet aan de voorwaarden of zich niet aan de regels houdt, kan het een boete krijgen van het CBP.

!

COMMUNICATIE EXTERNE COMMUNICATIE

Relatie wil liever papier Om te bezuinigen is het natuurlijk goedkoper uw relaties voortaan een digitaal magazine te sturen in plaats van een papieren. Maar onderzoek wijst uit dat papieren magazines veel beter gelezen worden dan hun digitale evenknie. Van degenen die een bedrijfsblad lezen, doet

24


65% dat bij de gedrukte versie, en slechts 24% bij de digitale vorm. Vooral vrouwen pakken liever de gedrukte versie. Een bijkomend voordeel is dat uw relaties het ook kunnen doorgeven aan collega’s om te lezen. Zo krijgen nog meer mensen de naam van uw bedrijf onder ogen.

Zet geen spullen in de gangen!

E

r zijn allerlei normen en regels om de brandveiligheid van uw gebouw te regelen. Maar het blijft mensenwerk, want slordigheid en nonchalance kunnen toch een ramp veroorzaken in een in principe veilig gebouw. Denk bijvoorbeeld maar aan de beruchte gesloten nooduitgang. Loop dus eens kritisch door uw eigen gebouw en let in het bijzonder op de volgende punten. Dan kunt u uw manager tippen hieraan iets te doen. Zorg voor duidelijke mededelingen op de vluchtroute. Dus niet op de nooduitgang zetten ‘deur niet openen’, maar een instructie hoe te handelen bij brand. Nooduitgangen mogen nooit op slot zijn. Er bestaan deuren die alleen van binnenuit geopend kunnen worden. Geen brandbare materialen in de gangen, zoals nylon of papier.

Er mogen geen obstakels in de gangen staan die de doorgang belemmeren. Een watercooler lijkt onschuldig, maar als er twintig mensen tegelijk in paniek langs willen, wordt het een ander verhaal. Ramen en deuren naar een vluchtroute moeten dicht kunnen om rookverspreiding tegen te gaan. Daarin is voorzien door bijvoorbeeld deurdrangers, maar omdat het in het gewone gebruik zo onhandig is als de deur steeds dichtvalt, wordt er iets onder geschoven. Brand verspreidt zich dan razendsnel. Stekkerdozen hebben een maximale belastbaarheid. Controleer deze, want zes zware apparaten erin en door de overbelasting smelt de isolatie van de stekkerdoos. Brand door kortsluiting is het gevolg.

ARBO WERKDRUK

Gezonde stress moet ook binnen de perken blijven Last van werkstress hebben we allemaal wel eens. Ook als u er niet direct overspannen van raakt, kan het toch lastig zijn. Als het niet aan de werkdruk ligt, onderneem dan actie. Wat kunt u zelf doen? Ga singletasken Multitasken is vermoeiend en haalt u uit uw concentratie. Doe één ding tegelijk en rondt dat ook af. Maak keuzes U kunt niet alles, dus zeg minder vaak ‘ja’. Vindt u dat moeilijk, stem dan in, maar

stel wel uw eigen voorwaarden. U bepaalt bijvoorbeeld datum en tijd. Stel prioriteiten Werken, gezin en studeren; is de balans zoek? Investeer in een goede oppas en kijk of uw partner ook een dag thuis kan blijven. Leer accepteren Maak u niet druk om zaken waarop u geen invloed kunt uitoefenen. Ga niet stressen omdat u in de file staat of ooit uw studie niet heeft afgemaakt. Kijk naar wat u wél kunt doen.

AUTOMATISERING BEVEILIGING

OFFICE VERGADEREN

Zet ook uw stick goed op slot

E

en USB-stick in uw tas of broekzak is inmiddels net zo gewoon als uw huissleutels of de strippenkaart. Met dit belangrijke verschil dat de USB-stick vele malen meer diefstalgevoelig is. Een producent van digitale opslagmedia raadt daarom aan deze altijd te beveiligen met een wachtwoord. Daarmee beschermt u bedrijfsge-

voelige informatie niet alleen tegen kwaadwillende dieven, maar vermindert u ook het risico op misbruik na verlies. Een wachtwoord instellen kunt u doen met de bijgeleverde software. Verlies van het apparaatje beperkt u door het goed op te bergen, bijvoorbeeld in uw brillenkoker of in een afsluitbaar zakje in uw tas.

FINANCIEEL TARIEVEN

Prijzen van advocaten voortaan online

U

zult maar even een arbeidscontract nodig hebben of een andere overeenkomst willen laten opstellen. Of u dan 400 euro per uur of 120 euro per uur moet betalen voor een advocaat is zeker nu wel fijn om te weten. Tot voor kort moest u meestal de telefoon pakken en bellen voor een prijsopgave. Wilt u dan verschillende kantoren vergelijken, dan

bent u dus wel even bezig. Advocaten bieden hun tarieven nu eenmaal niet op een presenteerblaadje. Gelukkig verandert dat langzamerhand. Onlangs is de website advocatenoverzicht.nl gestart. Daar kunnen advocatenkantoren zich registreren en hun tarieven publiceren. U kunt onder meer zoeken op specialisme en vestigingsplaats.

Leg lastpakken het zwijgen op Vergaderen met lastige mensen is heel irritant. Hoe kunt u corrigerend optreden zonder te preken? Mensen die altijd overal tegen zijn, wilt u waarschijnlijk het liefst negeren. Vraag om positieve bijdragen en dwing ze hun punt positief te formuleren. Beloon negatieve aandacht niet. Wijs onderbrekers erop dat er iemand anders aan het woord is en dat zij daarna kunnen reageren. Elkaar laten uitspreken is wel zo beleefd. Herrieschoppers die steeds onderonsjes hebben, krijgt u stil door zelf een stilte te laten vallen. Begin uw verhaal en stop halverwege uw zin. Als de stilte lang genoeg duurt, krijgt u de aandacht weer.

Hierom een arbo-opleiding van Rendement: Les van arbo-specialisten Praktijkgericht dus direct toepasbaar Na aﬂoop contact met docent voor vragen Korting voor lezers van Rendement Op 4 plaatsen in Nederland, dus altijd j in de buurt

‘t Wordt veiliger op de werkplek...

10%

korting

Kijk op: www.arbodag.nl voor meer informatie!

...met de arbo-opleidingen van Rendement.

Op de hoogte blijven is een absolute ‘must’voor de arboprofessional. Daarom biedt Rendement u een aantal praktijkgerichte opleidingen. Op een manier zoals u van ons gewend bent: zonder bla-bla en direct toepasbaar in de praktijk van alledag. Of het nu gaat om het verlenen van eerste hulp, de identiﬁcatie van diverse gevaarlijke stoffen of het samenstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), met de arbo-opleidingen van Rendement maakt u het voor u en uw collega’s een stuk veiliger op de werkplek!


25

AUTOMATISERING

hoe kunt u zelf eenvoudig een back-up maken?

Gewoon doorwerken na de crash Voor elke organisatie zijn gegevens van levensbelang. Bedenk maar eens wat u gaat doen als u morgen op uw werk komt en alle data blijken van uw pc gewist te zijn omdat de harde schijf is gecrasht. U bent zo goed als onthand. Zeker als niet ergens een back-up ligt zodat u belangrijke data kunt terugplaatsen. Niet alleen in grote organisaties moeten back-ups gemaakt worden, maar ook in kleinere bedrijven waar niet altijd automatisch de juiste voorzieningen aanwezig zijn. Welke manieren zijn er om uw gegevens te back-uppen?

H

Het maken van back-ups is in de meeste grote organisaties goed geregeld. Iedereen ziet de noodzaak van het veiligstellen van cruciale gegevens wel in. Bovendien is er vaak een afdeling met professionele automatiseerders die ervoor zorgen dat alles netjes opgeslagen wordt. Bij kleinere organisaties ligt dat anders. Daar kan het voorkomen dat niet dagelijks een back-up wordt gemaakt. Of de kennis ontbreekt of de hoeveelheid gegevens

waarover het gaat is zo beperkt, dat uw manager misschien denkt dat de kosten niet opwegen tegen de risico’s.

Thuis Toch komt u ook in een klein bedrijf voor onaangename verrassingen te staan als de harde schijf crasht en er geen recente back-up beschikbaar is. Een goede backup maken hoeft niet veel geld te kosten,

u moet het alleen wel goed organiseren. Het blijkt dat pc-gebruikers hun eigen gegevens vaak niet in de netwerkomgeving opslaan. Zo kan het dat contacten of afspraken in een programma als Outlook of documenten die u maakt in Word niet worden geback-upt. Controleer maar eens wat er allemaal op de harde schijf staat in de map Mijn Documenten. Zijn die gegevens nog wel beschikbaar als u na een calamiteit een schone pc krijgt? Gelukkig zijn er genoeg ‘kleinschalige’ manieren om handig en snel een back-up te maken. De simpelste daarvan is een handmatige kopieeractie. Als u aan het eind van elke dag of week een kopie maakt van de map met uw belangrijkste bestanden op een extern geheugenmedium en die thuis bewaart – in ieder geval op een andere locatie dan waar uw pc staat – dan heeft u in principe aan alle basisvoorwaarden van een goede back-up voldaan. Voor een kleinschalige back-up kunt u de volgende opslagmedia gebruiken:

Vergeet mobiele apparatuur niet Meestal is de back-up van het netwerk wel goed geregeld. Maar de back-up van mobiele apparaten zoals laptops en personal digital assistants (PDA’s) laat nog wel eens te wensen over. En dat is vreemd, want ze bevatten vaak kostbare bedrijfsgegevens en vertrouwelijke informatie. Werknemers in uw organisatie die regelmatig buiten de deur zijn of thuis werken, zijn vaak niet opgenomen in de

26


back-upplanning. Denk daarbij niet alleen aan de buitendienstmedewerkers met hun laptop, maar ook aan uw manager en zijn PDA, of de thuiswerkers met hun pc op de zolderkamer. Hun gegevens staan vrijwel altijd allemaal op één plaats: de harde schijf van hun apparaat. Op de doorsneelaptop van tegenwoordig is een harde schijf van 80 GB of nog groter heel gewoon, waarvan een groot deel vol staat met

belangrijke gegevens. Een stroomstoot, een afgebroken handvat van de tas waardoor de laptop valt of diefstal betekenen verlies van belangrijke bedrijfsgegevens. Neem daarom de externe medewerkers op in de back-upplanning, door hen bijvoorbeeld regelmatig de belangrijkste zaken uit hun mobiele apparatuur te laten overhevelen naar het centrale netwerk. Zo worden de gegevens veiliggesteld.

Internet. U kunt ook kiezen voor online veiligstellen van uw gegevens, dus op internet, ook wel Remote Backup genoemd. Het belangrijkste voordeel daarvan is natuurlijk dat de gegevens per definitie op een andere plaats terechtkomen dan bij u op locatie. Er is dan wel een derde partij betrokken bij de beveiliging van uw bedrijfsgegevens, maar dat is contractueel meestal wel goed te regelen.

Pech Voor het selecteren van een geschikte dienstverlener voor onlineback-up moet u diverse zaken overwegen. Is het mogelijk een automatische backup te (laten) maken? Is een back-up van alleen de nieuwste gegegevens mogelijk? Kunt u te allen tijde bij uw gegevens? Zijn de gegevens gemakkelijk terug te halen (ook één enkel bestand)?

Diskette. Dit medium raakt zo langzamerhand in onbruik, maar op een oudere machine kan het nog handig zijn. Door de beperkte opslagcapaciteit kan er ook niet veel op worden bewaard. USB-stick. Dit is een veelgebruikt medium waarvan betaalbare varianten tot 16 GB te krijgen zijn. Groter is ook mogelijk maar daar hangt een ander prijskaartje aan. Er past veel op, ze zijn te beveiligen met software voor toegang en versleuteling van gegevens. Het belangrijkste minpunt is ook een groot voordeel: ze zijn fysiek klein, dus gemakkelijk mee te nemen maar raken daardoor ook gemakkelijk kwijt en worden snel gestolen. Cd/dvd. Hier past redelijk veel op, vooral op de dvd – op blu-ray zelfs 100 GB in vier lagen. Deze moet wel regelmatig worden herschreven en dat komt de kwaliteit niet ten goede (of u moet steeds nieuwe gebruiken). Na langere bewaartijd – zeg een jaar of vijf tot tien – kan de kwaliteit ook afnemen (‘cd-rot’).

Externe harde schijf. Dit is in feite een grote USB-stick, vooral de pocketvariant die geen externe voeding nodig heeft maar via USB van stroom wordt voorzien. De nieuwste variant is de externe solid state disk die geen bewegende delen heeft. Grote opslagcapaciteit, beveiliging en dergelijke, zijn allemaal mogelijk op externe schijven. Tapestreamer. Vanwege de lage kosten per MB zijn tapes nog altijd in gebruik in back-upsystemen. Maar tapeopslag heeft ook nogal wat nadelen: kapotte tapes, ingewikkelde software, trage herstelfunctie (zoals bij het terughalen van één bestand uit een heel grote back-up) en slechte uitwisselbaarheid tussen verschillende technologieën. De nieuwste versies van tapeapparaten ondervangen weliswaar veel van de genoemde nadelen, maar deze zijn relatief duur waardoor de kosten per MB oplopen. Dat maakt het naar verhouding minder aantrekkelijk.

“

Meerdere versies van de back-up bewaren

”

Gaan de data over een beveiligde verbinding, worden ze tijdens de overdracht versleuteld, wie kan er bij de provider eventueel nog in de data kijken of komen? Kunt u meerdere versies van uw backup bewaren (net als aparte tapes per dag/week/maand/jaar zou gebruiken)? Worden de data bij de dienstverlener op één locatie opgeslagen of verspreid? Wat is de prijs per MB, of is er sprake van een prijs per maand? Zorg ervoor dat alle gegevens op een of andere manier veiliggesteld worden. Dan heeft u de gegevens in geval van calamiteit of pech, storing of virus, aanval of diefstal weer snel terug. Vergeet ook niet te controleren of de data daadwerkelijk ongeschonden en volledig bruikbaar uit een back-up teruggehaald kunnen worden. Anders staat u nog met lege handen.


27

Waar heeft vakantiehulp recht op? Binnenkort gaan we voor het eerst een paar vakantiewerkers inzetten. Nu zitten we een beetje met de arbeidsvoorwaarden. Ze hebben schijnbaar wel recht op vakantiedagen en zo, maar die kunnen ze dan toch nauwelijks opnemen? Hoe lossen andere bedrijven dat op? Het zou inderdaad heel onpraktisch zijn om de opgebouwde vakantie-uren ook weer te laten opnemen. Veel organisaties kiezen er dan ook voor om een zogenaamd all-inuurloon uit te keren. Dit is een bedrag waarin niet alleen de opgebouwde vakantieuren omgezet zijn in geld, maar waarin ook het vakantiegeld is doorberekend. Door een all-inuurloon te betalen, voldoet uw bedrijf dus netjes aan alle verplichtingen.

Vooruitbetaling Maar hoe berekent u nu het eindbedrag waarop een vakantiekracht in dat geval recht heeft? Een voorbeeld. Stel: een vakantiekracht van negentien jaar werkt in de vakantie 40 uur per week voor uw organisatie. U betaalt hem het minimumloon dat hoort

bij zijn leeftijd. Dat is op dit moment (officieel tot 1 juli) e 4,18 bruto per uur. In uw organisatie krijgen alle werknemers 8% vakantiegeld en 23 vakantiedagen per jaar bij een fulltimedienstverband. U kiest ervoor om de vakantiekracht een all-inuurloon te betalen. U berekent het percentage voor vooruitbetaling van vakantiedagen dan als volgt: Opbouw van 23 vakantiedagen is (23 dagen x 8 uur =) 184 vakantie-uren per jaar. Dat zijn (184 uur / 52 weken =) 3,54 vakantie-uren per week, en dus een opbouw van (3,54 uur / 40 uur =) 0,09 vakantieuren per werkuur. De vakantiewerker heeft recht op een bruto-uurloon van e 4,18 + 8% afkoop vakantiegeld + 9% vooruitbetaling vakantiedagen = e 4,92 bruto per uur. In de tabel ziet u de regels voor de arbeidstijden.

Toegestane arbeid door jongeren

28

13 en 14 jaar

15 jaar

16 en 17 jaar

min. dagelijkse rust in aaneengesloten uren in elk geval tussen

14 uur 19.00 - 07.00

12 uur 19.00 - 07.00

12 uur 22.00 - 06.00 of 23.00 - 07.00

max. aantal werkdagen per week per jaar

5 15

5 24

5 -

max. arbeidstijd per schooldag niet-schooldag

2 uur 7 uur

2 uur 8 uur

9 uur, incl. schooltijd 9 uur

max. arbeidstijd per schoolweek vakantieweek

12 uur 35 uur

12 uur 40 uur

45 uur 45 uur (max. 160 uur per 4 weken)

max. aantal gewerkte vakantieweken per jaar waarvan maximaal aaneengesloten

4

6

-

3

4

-

zondagsarbeid

Nee

Nee, tenzij zaterdag Nee, tenzij zaterdag vrij vrij


COMMUNICATIE HUISSTIJL

JURIDISCH AUTEURSRECHT

Stem vormgeving website en e-mail netjes op elkaar af Het loont de moeite om de opmaak en navigatie van de website van uw bedrijf door te voeren in uw e-mail. Hiermee vergroot u het gemak voor gebruikers. Niet alleen is uw mail daardoor veel herkenbaarder, maar de ontvanger ziet ook sneller waar hij kan

klikken. En dat is toch uiteindelijk de bedoeling! Als u ook uw e-mailberichten opmaakt in de huisstijl van het bedrijf vergroot u de herkenbaarheid voor de ontvanger en krijgen uw berichten meteen een professionele uitstraling.

PERSONEEL ONTSLAG

Slecht nieuws brengen moet snel en persoonlijk

U

w manager doet er natuurlijk alles aan om ontslagen als gevolg van de crisis te voorkomen. Toch kan het gebeuren dat er collectief ontslag moet plaatsvinden. Om geruchten te voorkomen is het goed om al in een vroeg stadium duidelijkheid te scheppen. Als mensen ongerust worden en gaan speculeren, kan dat de sfeer aardig verzieken. In deze fase is het persoonlijk contact tussen leidinggevende en medewerkers erg belangrijk. Uw manager kan de mede-

werkers zelf inlichten of hij kan ervoor kiezen dit door een hogergeplaatste te laten doen.

Brief Het voordeel daarvan is dat deze emotioneel minder betrokken is en dat uw manager al zijn aandacht kan richten op de opvang van ontslagen. Wat hij zeker niet moet doen, is medewerkers alleen per brief op de hoogte stellen. Wel moet het ontslag nadat het is meegedeeld schriftelijk bevestigd worden.

Onlangs was het op het nieuws; een rechter had gezegd dat een bedrijf rechten aan Buma moest afdragen omdat een werknemer op zijn werk naar zijn iPod luisterde. Natuurlijk vroeg u zich ook meteen af of we nu niet een beetje doorslaan. Straks moet je ook al betalen als je alleen maar een liedje fluit! Gelukkig blijkt de zaak toch iets genuanceerder te liggen dan dat. U hoeft uw iPod niet thuis te laten. Een vonnis van de Rechtbank Zwolle zorgde een paar weken geleden onbedoeld voor nogal wat opwinding. De rechter deed uitspraak in een procedure die was aangespannen door muziekrechtenorganisatie Buma tegen het bedrijf Suplacon. Suplacon had geen Bumarechten afgedragen, terwijl er wel muziek in de bedrijfsruimte te horen was. Bij zijn uitspraak overwoog de rechter: ‘Uit het feit dat medewerkers van Suplacon tijdens werktijd naar muziek mogen luisteren, zelfs met een iPod of mobiele telefoon, volgt dat Suplacon een bedrijfsbelang heeft dat zijn medewerkers naar muziek kunnen luisteren.’

Protesten Zoals u zich kunt voorstellen, leidde dit ene zinnetje tot een stroom van protesten, en zelfs tot Kamervragen. Moeten bedrijven nu ook al Bumarechten gaan afdragen voor iedere werknemer die met oordopjes op naar een iPod >>>

Bijpraten over uw rechten

OFFICE PRIJSVRAAG

Prijs winnen met vernieuwing Uw bedrijf kan het ei van Columbus en een geldprijs van e 12.500 winnen. Wat het daarvoor moet doen? Een duurzaam en vernieuwend product bedenken. Een dienst mag uiteraard ook. De criteria voor beoordeling zijn de mate van vernieuwing en

Nu ook al voor iPod betalen?

de ecologische, economische en sociale gevolgen. Maar het belangrijkste is dat inzendingen ‘vernieuwend en verfrissend’ zijn. De prijsvraag gaat uit van het ministerie van VROM. U kunt uw inzending sturen tot 1 november 2009.

Als u door de bomen het bos niet meer ziet, wordt het tijd voor praktisch advies. De nieuwe online eYouGuide moet u informeren over de rechten die digitale muziekgebruikers hebben onder Europese wetgeving. Ook kunt u hier terecht voor informatie over internetdienstverleners, onlinewinkelen, muziekdownloads, socialnetworkingwebsites en de bescherming van persoonsgegevens op internet. Het is een initiatief van de Europese Commissie. Bovendien werkt de Commissie er hard aan om de wetgeving op dit gebied in heel Europa gelijk te trekken.


29

FINANCIEEL SUBSIDIE

Kennis inkopen met subsidie

<<<

luistert? Natuurlijk niet, liet Buma snel weten in een verklaring. En ook de Minister van Justitie antwoordde op de Kamervragen dat dit vonnis verkeerd was geïnterpreteerd. Hoe zit het dan wel? In veel bedrijfsruimten, zoals winkels en kantines, is muziek te horen. Het is al jaren standaardjurisprudentie dat een bedrijf in dat geval Bumarechten moet afdragen. De muziek wordt namelijk ten gehore gebracht buiten de ‘besloten kring’, en dan is er sprake van een auteursrechtelijke openbaarmaking. Het begrip besloten kring wordt beperkt uitgelegd, en omvat niet veel meer dan de echte privésfeer, zoals de huiskamer of de eigen auto. De Zwolse rechter had met zijn uitspraak dan ook zeker niet de bedoeling het begrip ‘besloten kring’ op te rekken.

Arbeidsvitaminen Maar een bedrijfsruimte is geen besloten kring. Het maakt niet uit of de muziek alleen te horen is voor werknemers, of ook voor klanten. In beide gevallen heeft het bedrijf een zeker belang bij het afspelen van muziek. Ook u heeft vast wel eens meegefloten met een deuntje dat u in de supermarkt hoorde. Supermarkten draaien muziek waarvan is vastgesteld dat klanten er vrolijk van worden. En vrolijke klanten kopen meer. Maar een bedrijf dat geen klanten ontvangt, heeft wel degelijk ook belang bij muziek op de werkvloer. Magazijn- en kantoormedewerkers en lunchende kantinebezoekers horen eveneens graag de dagelijkse dosis arbeidsvitaminen. Het maakt niet uit of die uit een geluidsinstallatie van de werkgever komt, of uit een radio van een werknemer.

O

ok dit jaar kan uw bedrijf weer kleine en grote innovatievouchers aanvragen. Die zijn bedoeld voor organisaties uit het mkb om kennis in te kopen bij publieke kennis- en onderwijsinstellingen of bij grote bedrijven die veel aan Research & Development doen. Nieuw dit jaar is dat u de aanvraag ook elektronisch kunt indienen. Dat kan via de Digitale Innovatievoucher Applicatie (DIVA) op de website van SenterNovem, de instantie die de aanvragen behandelt. Met de online tool kan de aanvraag van uw bedrijf meteen worden verwerkt en ontvangt u direct bericht over uw aanvraag. U moet hiervoor wel in het bezit zijn van DigiD voor Bedrijven.

Diederik Stols is partner bij advocatenkantoor Boekx Media & IP te Amsterdam, [email protected].

30


Proef Sinds 11 mei kunt u ook innovatievouchers aanvragen om te besteden bij particuliere kennisleveranciers, zoals een adviesbureau bij u om de hoek. Het gaat om een proef met 250 kleine vouchers (van e 2.500) en 250 grote vouchers (van e 7.500). Meer informatie hierover vindt u op: www.senternovem.nl/innovatievouchers.

OFFICE VAKANTIEPLANNING

Ook vakantiespreiding in EU De zomermaanden zijn in aantocht en dat betekent dat ook de zakenrelaties van uw bedrijf weer op vakantie gaan. Doet uw bedrijf internationaal zaken,

Ongelukkig De uitspraak van de rechter in Zwolle moet in dit licht gezien worden. Hij probeerde op een wat ongelukkige manier uit te leggen welk bedrijfsbelang Suplacon had bij het laten horen van muziek. Suplacon liet niet alleen muziek horen via de een geluidsinstallatie; het bedrijf liet zelfs toe dat werknemers de hele dag naar hun iPod luisterden. Onder die omstandigheden beschouwde de rechter beide vormen als openbaarmaking. Maar als alle werknemers de hele dag alleen maar naar hun eigen iPod luisteren, hoeft uw bedrijf dus niets aan de Buma af te dragen. Veel beslotener dan dat kan de besloten kring immers niet worden!

Voor 2009 is e 26,25 miljoen beschikbaar voor in totaal 3.500 grote en 3.500 kleine innovatievouchers. De waarde van een kleine voucher is e 2.500. De waarde van een grote voucher is e 7.500. Aan een grote voucher moet uw organisatie zelf e 2.500 meebetalen.

dan moet u ook rekening houden met vakantiespreiding in het buitenland. In de tabel vindt u de zomervakanties in de belangrijkste Europese landen.

Land

Aanvang zomervakantie

Eind zomervakantie

België Denemarken Duitsland Finland Frankrijk Griekenland Groot-Brittannië Ierland Italië Nederland Oostenrijk Portugal Spanje Zweden

30 juni 27 juni 25 juni 30 mei 2 juli 16 juni 17 juli 30 juni 6 juni 4 juli 4 juli 22 juni 30 juni 5 juni

1 september 18 augustus 14 september 12 augustus 1 september 10 september 2 september 1 september 10 augustus 6 september 5 september 15 september 15 september 31 augustus

COLOFON

Office Rendement is een nieuws- en adviesmagazine voor de secretaresse, office manager en management assistente Office Rendement is een uitgave van Rendement Uitgeverij BV Groot Handelsgebouw Unit D1.109 Conradstraat 38, Rotterdam Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel. (010) 243 39 33, fax (010) 243 90 28 www.officerendement.nl Uitgever Marnix Hoogerwerf Bladmanager Jacqueline Groebbé Hoofdredacteur Diny Basoski e-mail: [email protected] Redactie Jacco van den Boogaart, Leon van der Elsen, Marjolein Hendriks, Kim Linssen, Minka Mertens, Lotte van Rees, Peter Scharpff, Marianne Schiltmans-Verhoeven, Muriël Simons, Nicole Slagboom, Jeanine Tanis Medewerkers Bianca van Dalen, Bastiaan Geleijnse, Bauke Jonkmans, Dik van Leeuwerden, John Reid, Marjanne Rosier, Dineke Sepmeijer, Diederik Stols, Jean-Marc van Tol, Marian van Vliet, Joost van Wielink, Richard van Zijll de Jong Redactieraad Luc Muijser, Jan Schelling, Arne Westerhof Redactie-adres Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam Abonnementenadministratie Rendement Uitgeverij BV Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel. (010) 243 39 33, fax (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] Advertentie-exploitatie Rendement Uitgeverij BV - Niels Wink tel. (010) 243 39 33, fax (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] Basisontwerp Pino Design, Arnhem Druk Thieme Almere Abonnementen Office Rendement verschijnt maandelijks met een gecombineerd nummer in juli/augustus. Abonnementsprijs: e 239,00 voor 11 uitgaven, exclusief de bewaarband à e 18,90 die in januari wordt verzonden. Extra bewaarbanden kunt u nabestellen voor e 18,90 via www.officerendement.nl/bewaarband. Losse nummers: e 24. Alle prijzen zijn exclusief BTW en inclusief verzendkosten. Abonnementen kunnen ieder moment ingaan, doch slechts worden beëindigd indien uiterlijk twee maanden voor het einde van de abonnements-periode schriftelijk is opgezegd. Zonder of bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een periode van een jaar verlengd. © Rendement Uitgeverij BV 2009 ISSN 1566-7618 Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden auteur(s), redacteur(en) en uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

Ziekenhuis biedt bonus in natura Momenteel zal uw bedrijf weinig behoefte hebben aan nieuw personeel. En zoekt u toch iemand, dan kunt u kiezen uit talrijke kandidaten. Maar mocht u toevallig in een branche zitten waar kundig personeel een schaars goed is, zoals de gezondheidszorg, dan heeft u misschien iets aan de oplossing van een Praags ziekenhuis. Daar bood men toekomstige werknemers een bonus in natura: naar keuze een gratis borstvergroting, een liposuctie of een buikwandcorrectie. Als een van deze

ingrepen op een factuur zou verschijnen, ongeveer het equivalent van e 2.800. Volgens de manager van het ziekenhuis liep het dan ook storm en moesten tientallen kandidaten afgewezen worden. Een origineel idee, maar wel wat eenzijdig. Want wat heeft het ziekenhuis in de aanbieding voor de sollicitant die niet te kampen heeft met overgewicht en tevreden is met haar cupmaat? Die moet dan maar zo slim onderhandelen dat ze de bonus in contanten in de wacht sleept.

Braken voor breinontwikkeling Wij wensen u veel misselijkheid toe bij uw zwangerschap. Pardon? Ja, heus! Onderzoek zou nu namelijk uitwijzen dat vrouwen met ochtendmisselijkheid vaker kinderen krijgen met een relatief hoog IQ. En hoe heftiger de klachten van de moeder, hoe intelligenter het kind, zo stellen de

onderzoekers uit het Canadese Toronto. Zij vermoeden dat de hormonen die voor de misselijkheid zorgen, ook een beschermende en stimulerende rol spelen bij de ontwikkeling van de hersenen. Als ze dat hormoon nu eens in pilvorm beschikbaar stellen ...

Soms kijk je er echt gewoon overheen Het is een beetje vervelend, maar in het dorpje Webster in de Amerikaanse staat Massachusetts blijkt jarenlang een bord gestaan te hebben met een verkeerd gespelde naam. Tot voor kort had niemand dit gemerkt; de secretaresse die de gegevens aanleverde niet, de naambordendrukker niet, de pr-afdeling van de

gemeente niet en 90% van de inwoners ook niet. Het klinkt dom, maar het was eigenlijk niet écht verwonderlijk. Zeg nou zelf: zou u meteen gezien hebben dat je Lake Chargoggagoggmanchaoggagoggchaubunaguhgamaugg eigenlijk spelt als Lake Chargoggagoggmanchauggagoggchaubunagungamaugg?

Vette hap goed voor topprestatie Weg met alle fatsoensrakkers die u willen beperken tot een blaadje sla tussen de middag. Neemt u gerust nog een hamburger en een kroketje tijdens de lunch. Experimenten hebben namelijk aangetoond dat vet voedsel veel beter is voor het geheugen en dus voor de kwaliteit van uw werk. Dat heeft alles te maken met de evolutie; oorspronkelijk was het erg belangrijk om de vindplaats van voedzaam eten te onthouden. Natuurlijke vet-

ten waren sowieso schaars. Dus hoe vetter de prooi, hoe meer het geheugen gestimuleerd werd. U weet het dus voortaan: als u in de middaguren nog een belangrijke taak te vervullen heeft, waarbij uw hersencellen op volle toeren moeten werken, neem dan gerust een saucijzenbroodje. En een pizzapunt met veel kaas, een veel mayonaise op uw friet en tot slot een appelpunt. U zult tot ongekende hoogten stijgen!


31

Knapperd doet eerder goede zaken Het is natuurlijk niet écht nieuws, maar mensen met ‘looks’ hebben in het leven nu eenmaal een streepje voor. Ze bereiken vaker topposities en verdienen ook meer. Dat laatste werd in een onderzoek aangetoond door een vergelijking van de loonbriefjes en het IQ. Als testpersonen een gelijk IQ hadden, had degene met het knapste uiterlijk het hoogste loon. En u weet hoe het gaat: als het leven je toelacht, krijg je vanzelf meer zelfvertrouwen en werkt iedereen graag met je samen. Gelukkig kan professor Judge – leider van het onderzoek – één troost bieden. Uiteindelijk leidde een goed stel hersenen toch tot een hogere score, ongeacht het uiterlijk.

Hoofdbrekens door bijwerken Facebook Op de verkeerde momenten online zijn, kan u uw baan kosten. Want op internet kijkt iedereen mee en dat is helaas nog niet altijd voor alle websurfers duidelijk. Zeker niet voor de Zwitserse medewerkster van verzekeraar Nationale Suisse. Kreunend en steunend meldde ze zich bij haar baas met een fikse migraine. Ze liet weten naar huis te gaan. De flikkeringen van haar computerscherm verergerden de hoofdpijn alleen maar.

Een cupje meer voor hetzelfde geld Bent u het niet eens met de koers die uw bedrijf vaart? U weet uit ervaring dat u tegen uw manager aan kunt praten tot u een ons weegt, maar veranderen, ho maar. Gelukkig heeft een Britse vrouw bewezen dat u nog wel degelijk andere mogelijkheden heeft: koop een aandeel in uw bedrijf. Als vrouw die door de natuur bedeeld was met een flinke boezem was zij danig ontevreden met het prijsbeleid van Marks & Spencer. Grote bh’s kostten £ 2 meer dan gewone maten.

Ze kocht dus een aandeel in het bedrijf en bezocht de eerstvolgende aandeelhoudersvergadering.

Borst Daar tekende ze protest aan tegen dit prijsbeleid en ze startte ook meteen een beïnvloedingscampagne op internet. Met als gevolg dat Marks & Spencer snel tot inkeer kwam. Voortaan kosten alle bh’s hetzelfde. De vrouw kan zich op de borst kloppen met dit mooie resultaat.

Bedrijf draait beter door dagdromen Uw manager heeft voortaan niets meer te zeggen als hij u dagdromend aantreft achter uw pc. Hij denkt misschien wel dat u niet productief bent, maar daar zit hij dan mooi helemaal naast. U traint immers juist het probleemoplossende vermogen van uw hersenen. Dat is inmiddels zelfs wetenschappelijk bewezen door onderzoekers van de Canadese universiteit van British Columbia. De hersendelen die we gebruiken om problemen te lijf te gaan, worden

bij het dagdromen juist bijzonder actief, zo toonden ze aan met een experiment. Als uw manager dus weer eens wil uitvaren omdat hij denkt dat u doelloos uit het raam zit te staren, kunt u hem onmiddellijk van repliek dienen. U zit niet te niksen; met uw nieuw opgedane krachten bent u juist veel waardevoller voor het bedrijf dan degenen die de hele dag als een kip zonder kop heen en weer lopen tussen de printer en de pc.

Water aanpakken bij de bron Als uw bedrijf hecht aan milieuvriendelijkheid en duurzaamheid en als u zelf uw ecologische voetafdruk wilt verkleinen, stopt u met de aanschaf van watercoolers en flessen bronwater. Een liter water uit cooler of fles kost zo’n slordige 2.000 maal meer dan een litertje uit de kraan. Het verschil in prijs wordt vooral veroor-

zaakt door de hoeveelheid energie die nodig is om het water te behandelen, bottelen, etiketteren, verpakken, transporteren en te koelen. Wereldwijd moet er 200 miljard liter per jaar door deze molen. U kunt zich dus voorstellen hoeveel het al scheelt als dit gereduceerd wordt. Dus voortaan alleen nog kraanwater!

Slaapkamer Ze was dus van plan de rest van de dag in haar verduisterde slaapkamer door te brengen. Eenmaal thuis was haar eerste gang echter niet naar bed, maar naar haar computer om haar Facebookaccount bij te werken. Helaas voor de vrouw keek een collega van haar bedrijf toevallig ook op Facebook en zag dat ze online was. Haar laatste gang is nu naar het arbeidsbureau.

32


Zet de stretcher maar alvast klaar Als u voortaan een taak moet doen die een aanslag pleegt op uw geheugen, dan is het raadzaam om even een tukje te doen. Een slaaponderzoek aan de universiteit van Cambridge wees uit dat de hersenen tijdens die periode informatie opslaan en gereedmaken om geraadpleegd te worden. De opgedane kennis

wordt dan getransporteerd van het kortetermijn- naar het langetermijngeheugen. Dus moet u een vergadering opdiepen uit uw geheugen of heeft u net instructie gehad over het nieuwe computersysteem, trek u dan terug voor een hazenslaapje. Des te eerder maakt u zich de verworven kennis eigen.

RSI terug door laptopgebruik

Recommend Documents