ROC Leeuwenborgh Gedragscode computergebruik en gebruik van Sociale Media Documentstatus Datum:
Aard wijziging:
Door:
Toelichting:
26 februari 2013
Bert Wetzels
Instemming OR
Deze gedragscode geeft de wijze aan waarop in de organisatie wordt omgegaan met de ICT-faciliteiten van ROC Leeuwenborgh. Daarnaast bevat hij richtlijnen voor de omgang met sociale media zoals twitter en facebook. Het gaat om regels ten aanzien van verantwoord gebruik van de faciliteiten en over de wijze waarop controle op het gebruik mag plaatsvinden. Nieuwe technologieën bieden ons steeds meer mogelijkheden en gemak, waar we als deelnemer en medewerker van ROC Leeuwenborgh graag gebruik van maken, maar er zijn ook risico’s aan verbonden. Het is daarom in ieders belang, zowel voor medewerkers als deelnemers, dat we goede afspraken maken over het gebruik ervan. De volgende punten zijn overwogen bij het vaststellen van deze gedragscode: - De aangeboden computerfaciliteiten zijn bedoeld voor gebruik in het kader van de functie of studie. We hebben vaak te maken met bedrijfsgevoelige informatie en daar dient iedereen dus verantwoordelijk mee om te gaan. - Essentieel is dat, evenals in de “normale wereld” bij het gebruik van ITfaciliteiten en/of het gebruik van sociale media de fatsoensnormen in acht worden genomen. - Gebruik internet/e-mail is nodig om werk goed te kunnen doen. Onjuist hiermee omgaan kost tijd en capaciteit van mensen en apparatuur, en brengt diverse risico’s met zich mee. Zoals bijvoorbeeld extreme belasting van de server door een te hoog dataverkeer. Hierdoor ondervinden anderen overlast . - Het uitgangspunt is dat iedereen professioneel en integer handelt. Toch kan het voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van de faciliteiten en in dat geval heeft het ROC Leeuwenborgh een controle bevoegdheid en de bevoegdheid adequate maatregelen te nemen. - Om deze bevoegdheid te kunnen uitoefenen worden bepaalde gegevens geregistreerd en geïnventariseerd, Uiteraard zijn we hierbij aan regels gebonden en hanteren we uiterste zorgvuldigheid. In de volgende hoofdstukken is de gedragscode per onderdeel verder uitgewerkt.
2
1. Werkingssfeer 1.1.
1.2.
Deze gedragscode is van toepassing op alle medewerkers en deelnemers van ROC Leeuwenborgh alsmede personen die gebruik maken van de IT-faciliteiten van ROC Leeuwenborgh of in een bijzondere relatie staan met onze instelling. De in lid 1 vermelde personen worden in het vervolg van deze gedragscode vaak aangeduid als 'gebruiker'.
2. Gebruik algemeen 2.1.
2.2. 2.3.
2.4.
2.5.
De aan de gebruiker ter beschikking gestelde computerfaciliteiten zijn bedoeld voor gebruik in het kader van de taak/functie-uitoefening respectievelijk studie of opleiding. De gebruiker houdt zich aan de algemene instructies voor het gebruik van computerfaciliteiten. Het is niet toegestaan computerfaciliteiten van ROC Leeuwenborgh te gebruiken of te exploiteren voor commerciële doeleinden anders dan die welke voortvloeien uit hoofde van de taak/functievervulling of studie bij ROC Leeuwenborgh. Toegang tot computerfaciliteiten van ROC Leeuwenborgh wordt verleend op basis van een combinatie van gebruikersnaam (vierletter code of OV-nummer) en een persoonlijk wachtwoord of andere vergelijkbare identificatie- en authenticatiemiddelen. Deze zijn persoonlijk en niet overdraagbaar. De door ROC Leeuwenborgh ter beschikking gestelde programmatuur, hardware, gegevensbestanden of documentatie mogen niet ongeautoriseerd worden gekopieerd of ter beschikking worden gesteld aan derden.
3. Regels en voorwaarden voor het gebruik van e-mail en internet 3.1. 3.2.
Het gebruik van het aan de gebruiker op persoonlijke titel ter beschikking gestelde e-mailadres is strikt persoonlijk. Het is de gebruiker niet toegestaan om door middel van e-mail: a) een niet voor hem geldend e-mailadres te gebruiken. b) met behulp van de computerfaciliteiten van het ROC Leeuwenborgh spam te versturen. c) voor andere gebruikers bestemde e-mailberichten doelbewust ongeautoriseerd te lezen, kopiëren, wijzigen, door te sturen of te vernietigen. d) informatie te verzenden die strijdig is met de wet of de goede zeden. e) elektronische kettingbrieven of waarschuwingsberichten van virussen aan (groepen van) gebruikers te verzenden. f) auteursrechtelijk beschermd materiaal, waaronder programmatuur, teksten, beeldmateriaal of muziek, te kopiëren, te downloaden via de faciliteiten van ROC Leeuwenborgh, of 3
3.3.
3.4.
materiaal van ROC Leeuwenborgh of derden ter beschikking te stellen zonder toestemming van de rechthebbende. Bovendien moet bij het downloaden alles in het werk worden gesteld om het binnenhalen van bijv. virussen te voorkomen en de beschikbaarheid van de computerfaciliteiten voor anderen niet in gevaar te brengen. Een gebruiker mag informatie die op het intranet van ROC Leeuwenborgh is geplaatst niet kopiëren en op enigerlei wijze verspreiden over/op het internet. Een gebruiker mag zich op het internet niet ongeoorloofd toegang verschaffen tot niet-openbare bronnen of toegangsrechten van (gebruikers van) ROC Leeuwenborgh misbruiken en hierdoor deze bronnen aan derden ter beschikking stellen.
4. Gebruik van Sociale media 4.1.
De gebruikers van sociale media dienen rekening te houden met de goede naam van de school en van een ieder die betrokken is bij de school. 4.2. tijdens de onderwijsactiviteiten is het in de regel niet toegestaan actief te zijn op sociale media tenzij door de schoolleiding respectievelijk leraren hiervoor toestemming is gegeven. 4.3. Het is toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie betreft en andere betrokkenen niet schaadt. 4.4. De gebruiker is persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud welke hij of zij publiceert op de sociale media. 4.5. Wees ervan bewust dat de gepubliceerde teksten en uitlatingen voor onbepaalde tijd openbaar zullen zijn, ook na verwijdering van het bericht. 4.6. Het is voor gebruikers niet toegestaan om foto-, film- en geluidsopnamen van school gerelateerde situaties op de sociale media te zetten tenzij betrokkenen uitdrukkelijk toestemming voor plaatsing hebben gegeven. 4.7. Gebruikers nemen de fatsoensnormen in acht. Als fatsoensnormen worden overschreden (bijvoorbeeld: pesten, kwetsen, stalken, bedreigen, zwartmaken of anderszins beschadigen) dan heeft ROC Leeuwenborgh het recht passende maatregelen te nemen. 4.8. Medewerkers hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik van sociale media: privémeningen van medewerkers kunnen eenvoudig verward worden met de officiële standpunten van de onderwijsinstelling en het is aan de medewerker om dit te voorkomen.
5. Privacy, toezicht en controle 5.1.
Controle op het gebruik van computerfaciliteiten, waaronder e-mail en internet, vindt alleen plaats in het kader van deze gedragscode en het beheer van de computerfaciliteiten. 4
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
In het kader van technisch systeem- en netwerkbeheer vindt vastlegging van gebruikers- en verkeerinformatie (logging) plaats. Deze gegevens worden niet langer dan een periode van zes maanden bewaard. Ten behoeve van het beheer van de computerfaciliteiten wordt de op het netwerk aangesloten apparatuur en programmatuur regelmatig geïnventariseerd. De hieruit verzamelde gegevens worden door de beheerder vastgelegd en worden alleen ingezet voor het beheer van computerfaciliteiten en niet voor andere doeleinden gebruikt. Het hoofd van de Bedrijfsdienst van ROC Leeuwenborgh heeft het recht om in opdracht van het College van Bestuur na een gerezen verdenking van handelen in strijd met deze gedragscode, in het kader van een onderzoek voor een beperkte periode gerichte controle uit te laten voeren door de beheerder op e-mail-, netwerkverkeer of internetgebruik van individuele gebruikers. Van deze controle wordt een schriftelijke rapportage opgesteld, die met de gebruiker wordt besproken. Bij geconstateerde (beveiligings)incidenten heeft de beheerder het recht om gebruikers de toegang tot computers en/of netwerken (tijdelijk) te ontzeggen. Elektronische berichten van werknemers met een bijzondere vertrouwensfunctie zoals bedrijfsartsen en vertrouwenspersonen, zijn in beginsel uitgesloten van persoonlijke controle. Dit geldt niet voor de controle op de beveiliging van het berichtenverkeer. Indien hiertoe gedwongen of gesommeerd door een vertegenwoordiging van de rechterlijke macht, zal het College van Bestuur medewerking verlenen aan verstrekking van informatie aangaande gebruik van computerfaciliteiten door individuele gebruikers.
6. Sancties 6.1.
6.2.
Een medewerker die handelt in strijd met deze regeling maakt zich mogelijk schuldig aan plichtsverzuim. Een deelnemer maakt zich mogelijk schuldig aan wangedrag. Bij constatering van handelen in strijd met deze code, de algemene gedragsregels, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden kunnen afhankelijk van de aard ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen. Deze maatregelen kunnen inhouden: a) Het voor kortere of langere tijd geen, of strikt geclausuleerd, gebruik te mogen maken van de ROC Leeuwenborgh ITfaciliteiten. b) voor deelnemers een maatregel zoals bedoeld in artikel 10 en 11 van de Algemene Voorwaarden van de Onderwijsovereenkomst c) voor werknemers: kan het College van Bestuur een sanctie opleggen conform hetgeen hierover met betrekking tot disciplinaire maatregelen is vastgelegd in de vigerende CAO-BVE.
5
7. Overige bepalingen 7.1.
7.2.
7.3.
7.4. 7.5.
Deze gedragscode kan met inachtneming van de ter zake geldende voorschriften door het College van Bestuur worden aangevuld en gewijzigd. Het College van Bestuur zal wijzigingsvoorstellen ten aanzien van deze gedragscode aan de ondernemingsraad en de Deelnemersraad ter instemming voorleggen conform de Wet en/of het vigerende reglement. Het College van Bestuur informeert de gebruikers over de inhoud van deze code, waaronder hetgeen over toezicht en controle is opgenomen. In alle gevallen waarin deze gedragscode niet voorziet, beslist het College van Bestuur. Deze gedragscode is door het College van Bestuur vastgesteld op 26 februari 2013.
6
