RISALAH RAPAT KOMISI KELEMBAGAAN (K II) SENAT AKADEMIK INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

RISALAH RAPAT

KOMISI KELEMBAGAAN (K‐II) SENAT AKADEMIK – INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Rapat / Sidang Hari / Tanggal Waktu Tempat

Peserta

Rapat Komisi Kelembagaan (K‐II) Senat Akademik ITB No. : 11/RK2‐SA‐ITB/20150129 Rabu / 29 Januari 2015 pkl. 15.00 – 17.00 Ruang Rapat Senat Akademik Balai Pertemuan Ilmiah ITB Jalan Dipati Ukur No. 4 Bandung Hadir (8 orang):, Indratmo Soekarno, Intan Ahmad, Jann Hidayat Tjakraatmadja, Joko Siswanto, Mikrajuddin Abdullah, M. Salman AN, Reynaldo Zoro, Ricky Lukman Tawekal Tidak hadir (6 orang): Andi Isra Mahyuddin, B. Kombaitan, Dicky R. Munaf, Puti Fatida Marzuki, Tati Suryati Syamsudin, Tutus Gusdinar Kartawinata Undangan lain Hadir ( 1 orang): Richard K. Mengko Tidak hadir (2 orang): Emmy Suparka, Rochim Suratman

Agenda Rapat

1. Diskusi tentang organ dan pola hubungan kerja antar organ ITB PTN‐BH 2. Lain‐lain

Catatan Rapat

1. Diskusi tentang organ dan pola hubungan kerja antar organ ITB PTN‐BH Indratmo:  Pada pertemuan ini akan ditentukan langkah lanjut untuk pembuatan SK tentang organ dan pola hubungan kerja antar organ ITB PTN‐BH Intan:  Model yang lebih cocok dengan pola hubungan kerja pada Perguruan Tinggi adalah kolegial (collegiality) dan berbagi (shared government), meskipun memiliki kelemahan antara lain agak lambat dalam pengambilan keputusan. 1

RISALAH RAPAT


Richard:  MWA dan SA sebaiknya juga diikutkan oleh Rektor dalam pengambilan keputusan yang akan dijadikan SK Rektor. Joko:  Perlu ada konsensus di antara Rektor, Ketua SA, dan Ketua MWA untuk sering berdiskusi sehingga diharapkan tidak ada komplit.  Pada matriks organ kerja, perlu ditambahkan kolom untuk penanggungjawab. Jann:  MWA sdh memulai melakukan kajian tentang Pola Hubungan 3 Organ ITB (MWA‐SA‐Rektor), dengan hasil terakhir sebagaimana dalam lampiran.  MWA menilai bahwa untuk merancang pola hubungan 3 Organ ITB tidak hanya: a) fokus pada pembagian tugas; b) fokus pada pembagian kekuasaan; dan c) pola dan aturan kerja. Namun, perlu juga menggambarkan sistem pendukung agar hubungan kerja antar 3 Organ lebih "smart". Karena itu, MWA akan mengusulkan agar sistem yang mengatur pola hubungan 3 Organ ITB dilengkapi dengan 5 sistem nilai, yaitu: 1. Normatif, 2. Kebijakan dan stratejik 3. Kontrol/pengarahan 4. Operasional 5. Pusat pengetahuan (brain) Pusat Pengetahuan (Brain) – berfungsi untuk menyediakan dan mendistribusikan informasi/pengetahuan di antara 3 Organ ITB, untuk membahas, atau mencari solusi atas isu‐isu yang bersumber dari Sistem‐4. Sistem‐5 direalisasikan sebagai manajemen data/informasi, service provider internal, atau pusat pengetahuan dimana 3 Organ ITB mampu melakukan koordinasi (mengambil keputusan) dengan efisien dan efektif.  Jika saat ini ada pendapat bahwa hubungan 3 Organ ITB dalam bentuk segi‐3, dimana MWA ada dalam posisi tertinggi, memang didasarkan atas apa yang tersurat dalam Statuta. Diantaranya, ada pasal di statuta yang menyatakan bhw: a) MWA berhak mengangkat dan memberhentikan Rektor; b) MWA memberi mandat kepada SA dalam hal Kebijakan Akademik; c) MWA memberi mandat kepada Rektor dalam hal eksekusi Kebijakan,; d) MWA memonitor dan mengevaluasi kinerja SA dan Rektor. Namun, dalam draft Naskah 2

RISALAH RAPAT


Akademik dari MWA, sepanjang dalam tahap operasional, Pola Hubungan antara MWA‐SA‐Rektor dilaksanakan dengan pola shared governance. Richard:  MWA Shared governance terjadi setelah MWA memberi mandat kepada SA dan Rektor. Joko:  Untuk keputusan yang bersifat kebijakan, sebaiknya dibuat tidak kaku. Tapi kalau SOP harus dibuat rinci. Intan:  Keputusan di Perguruan Tinggi relatif lebih lambat karena pada hakekatnya pengambil keputusan bukanlah staf pekerja. Indratmo:  Perlu dibuat SWOT analysis terhadap pilihan organ ITB bersifat kolegial dan berbagi. Intan:  Apakah pendekatan MWA hanya sekedar agar ITB tetap jalan atau agar ITB berubah jadi lebih baik?  Perlu dukungan dari staf kepegawaian (back office). Zoro:  Sebaiknya ditekankan bahwa hubungan organ ITB yang dikembangkan sesuai dengan Statuta. Zoro:  Sebaiknya MWA yang menjelaskan tentang sifat hubungan organ ITB tsb agar tidak menimbulkan kesan SA mau mengambil alih. Indratmo:  Untuk menyempurnakan draf naskah akademik Pola Hubungan 3 Organ ITB diusulkan MWA membentuk tim kerja dengan anggotanya ada yang dari Komisi 2 SA dan Rektorat. Joko:  Perlu ada sosialisasi tentang Statuta ITB kepada civitas akademika. 3

RISALAH RAPAT


Kesimpulan: 1. Perlu dibuat mukadimah yang menyiratkan konsep pola hubungan antara 3 organ terbaik untuk ITB bersifat kolegial dan berbagi. 2. Perlu dibuat tim kerja dengan perwakilan dari MWA, SA, dan Rektorat untuk menuntaskan Pola Hubungan 3 Organ ITB

Lain‐lain Joko:  Renip perlu diperbaharui sesuai dengan statuta. Bandung, 29 Januari 2015 Komisi Kelembagaan SA‐ITB Sekretaris, (M. Salman A.N.)

Menyetujui Ketua Komisi Kelembagaan SA‐ITB

(Indratmo Soekarno)

4

RISALAH RAPAT


DRAFT NASKAH AKADEMIK POLA HUBUNGAN 3 ORGAN ITB (MWA – SA – REKTOR)

VERSI-1 23 AGUSTUS 2014

5

RISALAH RAPAT


DAFTAR ISI 1. Latar Belakang 2. Konsep Pola Hubungan 3 Organ ITB

3. Usulan Pola Hubungan 3 Organ ITB

6

RISALAH RAPAT


1. LATAR BELAKANG Pasal 5 ayat 1 dan 2 Statuta ITB menyatakan ketentuan umum tentang ITB, yaitu: a. ITB merupakan universitas penelitian yang mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, ilmu sosial serta ilmu humaniora dan yang diakui dunia untuk memajukan dan mewujudkan bangsa yang kuat, bersatu, berdaulat, bermartabat dan sejahtera. b. ITB mendidik intelektual untuk membangun kearifan dan kekuatan moral dalam mencari dan menemukan kebenaran serta mampu memimpin bangsa dan berpartisipasi aktif dalam pergaulan dunia. Dua ayat tentang ketentuan umum ITB tersebut di atas, merupakan penjabaran dari Visi dan Misi ITB, sebagai berikut: Visi ITB: Untuk memandu arah pengembangan ITB, Senat Akademik (SA) ITB melalui Surat Keputusan No.022/SK/K‐01‐SENAT/1999 menetapkan Visi ITB sebagai berikut: “ITB menjadi lembaga pendidikan tinggi dan pusat pengembangan sains, teknologi dan seni yang unggul, handal dan bermartabat di dunia yang bersama dengan lembaga terkemuka bangsa menghantarkan masyarakat Indonesia menjadi bangsa yang bersatu, berdaulat, dan sejahtera.” Misi ITB: Surat Keputusan Senat Akademik ITB No.023/SK/K‐01‐SENAT/1999, menetapkan Misi ITB, sebagai pernyataan akan pentingnya keberadaan ITB sebagai sebuah lembaga pendidikan tinggi, yaitu: ”Memandu perkembangan dan perubahan yang dilakukan masyarakat melalui kegiatan Tri Dharma perguruan tinggi yang inovatif, bermutu dan tanggap terhadap perkembangan global dan tantangan lokal”. Pernyataan Visi dan Misi ITB serta ketentuan umum tentang ITB tersebut di atas menggambarkan bahwa ITB ingin menjadi universitas penelitian yang diakui dunia, dan sekaligus mampu memberikan nilai dan manfaat bagi bangsa Indonesia. Disamping itu, ITB ingin menjadi lembaga yang memiliki kekuatan moral dan mampu membimbing pembangunan bangsa serta aktif dalam pergaulan dunia. Ketentuan ini, tidak mungkin bisa diraih jika organisasi ITB masih seperti yang ada sekarang. Arah dan bentuk ITB yang diinginkan tersebut akan sulit diwujudkan, jika keterampilan pengambilan keputusan serta perilaku para pejabat yang sedang memegang amanah untuk menjalankan 3 Organ ITB, tidak didukung oleh organisasi yang mampu memberikan informasi/pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan dengan akurat dan cepat. 7

RISALAH RAPAT KOMISI KELEMBAGAAN (K‐II) SENAT AKADEMIK – INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Untuk merealisasikan visi dan menjalankan misi, Statuta ITB pasal 19 ayat 1 menjelaskan lebih lanjut tentang peran dan fungsi 3 Organ ITB yang diberi kewenangan untuk mengendalikan sekaligus menjalankannya, yang terdiri atas MWA, SA dan Rektor, dimana masing‐masing organ tersebut, memiliki fungsi pokok sebagai berikut: a. Majelis Wali Amanat (MWA), adalah organ ITB yang diberi kewenangan dalam menyusun dan menetapkan kebijakan umum ITB. b. MWA mendelegasikan penyelenggaraan kegiatan Tridharma serta seluruh kegiatan penunjang dan pendukung lainnya kepada Rektor. Karena itu, Rektor adalah organ ITB yang memimpin penyelenggaraan dan pengelolaan Tridharma ITB, dan c. MWA mendelegasikan fungsi penetapan norma dan kebijakan akademik ITB serta pengawasan pelaksanaannya kepada SA. Karena itu SA, adalah organ ITB yang menjalankan fungsi menyusun, merumuskan, menetapkan kebijakan, memberikan pertimbangan, dan melakukan pengawasan di bidang akademik. Secara umum, peran utama MWA adalah mengarahkan (direct) agar “haluan kapal” ITB tetap menuju Visi ITB yang dicita‐citakan, serta menjaga (protect) agar “kapal” ITB tetap melaju sejalan dengan Misi yang diembannya. Agar MWA mampu melakukan direct dan protect, maka ketiga Organ ITB (MWA‐SA‐Rektor) harus connect. Dengan demikian, ada tiga syarat yang harus dipenuhi agar “kapal” ITB mampu melaju dengan arah yang benar, dengan melakukan program‐program kerja yang efektif dan efisien, yaitu: a. Adanya hubungan yang efektif antar MWA‐SA‐Rektor, dan efektifitas hubungan ini ditentukan oleh pemahaman yang baik tentang bagaimana mereka berhubungan satu dengan lainnya. b. Efektifitas hubungan tidak akan tergambar dalam struktur organisasi – tapi membutuhkan peta khusus untuk menjelaskan pola hubungan yang diharapkan (Peta Hubungan). c. Efektifitas hubungan sangat dipengaruhi oleh Model Organisasi yang dipilih ITB, dan untuk ini ITB sebaiknya menjalankan prinsip‐prinsip model organisasi Modern. Bagian selanjutnya dari naskah akademik ini, akan mengupas lebih rinci tentang konsep dan rencana aplikasi pola hubungan antara 3 organ ITB, dengan menggunakan konsep pola hubungan organisasi modern. 8

RISALAH RAPAT


2. KONSEP POLA HUBUNGAN 3 ORGAN ITB Sebagaimana diuaraikan di atas, bahwa untuk menggambarkan pola hubungan antara 3 organ ITB akan menggunakan konsep model organisasi modern. Namun untuk lebih jelasnya, mengapa konsep organisasi modern yang dipilih, kita bahas dulu apa beda antara konsep organisasi Mekanistik (Klasik) dengan Organismik (Modern), sebagaimana dapat dilihat pada tabel‐1. Tabel‐1: Karakteristik Paradigma Organisasi No

Paradigma Organisasi Klasik

Paradigma Organisasi Modern

1

Organisasi adalah kumpulan aktifitas. Informasi/pengetahuan /pengalaman, umumnya tidak mengalir atau dibawa orang.

Organisasi mampu menyimpan dan mengalirkan informasi /pengetahuan/ pengalaman diantara 3 Organ ITB

2

Organisasi alat untuk membagi kekuasaan (power allocation)

Organisasi seperti mahluk hidup – memiliki kecerdasan (mampu belajar), dimana setiap unit organisasi mampu memperbaiki dirinya dan membuat keputusan dengan cepat & akurat

3

Pola dan aturan kerja ditetapkan secara detail dan bersifat kaku

Organisasi memiliki iklim kerja yang kondusif untuk mandiri (self organization), bekerja lebih fleksibel dan cerdas.

Paradigma Organisasi Mekanistik (Klasik), yaitu organisasi yang bekerja seperti mesin/robot, yang hanya bekerja sesuai dengan aturan mekanistik, sehingga memiliki 3 karakteristik utama sebagai berikut: a. Fokus pada pembagian tugas; b. Fokus pada pembagian kekuasaan; c. Pola dan aturan kerja: detail dan kaku. 9


Pemerintah, Masyarakat, Alumni, Mahasiswa, D T

Identitas, Nilai, Visi & Misi; Renip, Renstra, Rka; Target Kinerja Kebijakan Umum;

MWA

Monitoring dan Evaluasi

Laporan Kinerja; Memberi Pertimbangan

SA

Identitas, Nilai2, Visi & Misi; Renip, Renstra, Rka; Target Kinerja, Kebijakan Umum Monitoring, Validasi Evaluasi Dan Feedback dan Arahan Laporan Kinerja Minta Pengarahan

Kebijakan Tri Dharma Pt.; Nilai2 Pertimbangan Renip, Renstra Dan Rka

Rektor

Laporan Kinerja Akademik Monitoring, Validasi

Gambar‐1: Pola Hubungan MWA‐SA‐Rektor Model Organisasi Klasik Gambar‐1 menjelaskan pola hubungan antara MWA‐SA dan Rektor ITB berdasarkan Statuta ITB, jika kita memilih Paradigma Organisasi ITB berdasarkan model Organisasi Klasik, tampak bahwa model Organisasi Klasik memiliki kelemahan, khususnya karena organisasi klasik tidak mampu memfasilitasi para pejabatnya untuk bisa menjawab beberapa pertanyaan berikut: a. Bagaimana agar MWA/SA dapat melakukan proses monitoring, validasi, evaluasi dan memberikan umpan balik kepada Rektor dengan cepat dan berkualitas? b. Bagaimana agar MWA/SA mampu memberikan arahan (atas permintaan Rektor yang mungkin datang) mendadak, dengan cepat dan berkualitas? c. Bagaimana agar organisasi ITB mampu beradapasi/belajar dengan cerdas: mampu belajar dari kesalahan, mampu menduplikasi best practices antar unit, mudah mencari informasi, mampu membuat keputusan dengan cepat dan berkualitas, mampu menyesuaikan rencana agar sesuai dengan perubahan kondisi? d. Bagaimana agar MWA/SA mampu memastikan bahwa aktivitas Rektorat telah sesuai dengan arahan MWA/SA? e. Bagaimana agar antara MWA‐SA‐Rektor mampu melakukan PROSES KOMUNIKASI/ KOORDINASI yang efektif untuk menghasilkan informasi/pengetahuan yang dibutuhkan dalam penetapan keputusan? Kelemahan lebih lanjut dari organisasi klasik, yaitu tidak memiliki daya tahan untuk menghadapi perubahan lingkungan yang cepat, makin kompleks dan bersifat tidak pasti. Organisasi masa kini membutuhkan organisasi yang memiliki daya tahan dan kecerdasan, karena: 10


a. Sebagai suatu sistem, organisasi akan berinteraksi dengan lingkungannya. b. Apabila ingin hidup dan bertahan, maka organisasi tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya. c. Kegagalan menyesuaikan diri terhadap lingkungan akan berakibat fatal, organisasi tersebut tidak akan memiliki masa depan. Mengingat adanya kelemahan organisasi klasik sebagaimana dijelaskan di atas, maka ITB harus memiliki organisasi yang selain memiliki kemampuan untuk bertahan terhadap perubahan lingkungan, juga harus cerdas agar mampu mewujudkan visi dan menjalankan misinya. Karena itu ITB membutuhkan organisasi yang memiliki kemampuan untuk mencapai performansi secara optimum dan sekaligus mampu untuk bertahan (survive) dalam jangka waktu yang panjang (to be viable). Organisasi yang sesuai dengan tujuan di atas adalah Organisasi Modern, yaitu organisasi yang secara umum memiliki karakteristik mampu menyimpan dan mendistribusikan informasi/pengetahuan dengan baik, mampu membuat keputusan dengan cepat dan akurat, mampu belajar, dan mampu mandiri. Model Organisasi Modern sangat cocok untuk diterapkan di ITB, karena memiliki 3 karakteristik sebagai berikut: a. Mampu menyediakan informasi/ pengetahuan/ yang dibutuhkan; b. Mampu belajar dan mampu membuat keputusan dengan cepat dan akurat; serta c. Memampukan para aparatnya untuk mandiri (self organization)

3. USULAN POLA HUBUNGAN 3 ORGAN ITB Pola hubungan antara MWA‐SA‐Rektor ITB dikembangkan dengan mengacu pada konsep Valuable System Model, yaitu sistem yang memandu kita untuk menjabarkan pola hubungan 3 organ ITB dengan menggunakan 5 Sistem Viable yang harus ada dan bekerja dengan efektif dalam organisasi ITB, dengan rincian sebagai berikut: a. Sistem‐1: Normatif – menjelaskan identitas, nilai‐nilai dan budaya ITB, serta visi dan misi ITB, yang menjelaskan tentang arah dan kondisi masa depan ITB yang diharapkan oleh Masyarakat Institut. b. Sistem‐2: Kebijakan dan Stratejik ‐ berfungsi sebagai Intelegent yang memonitor lingkungan sekitar dan menjelaskan pedoman perilaku serta langkah dan cara untuk mencapai visi/tujuan organisasi. Sistem‐2 dijabarkan dalam bentuk kebijakan serta rencana stratejik ITB. 11

RISALAH RAPAT


c. Sistem‐3: Kontrol/Pengarahan: berfungsi untuk mengendalikan program‐program kerja yang ada di sistem‐4, dengan melakukan monitoring, verifikasi serta evaluasi atas proses pengelolaan sumber daya yang dioperasikan oleh Sistem‐4. Sistem‐3 berperan untuk memastikan agar sistem‐4 melakukan fungsinya dengan baik dan sesuai kebijakan dan rencana stratejik ITB (Sistem‐2). d. Sistem‐4: Operasional: Merupakan unit operasional dari Tridharma ITB, yang menjelaskan proses eksekusi program‐program akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ITB.

e. Sistem‐5: Pusat Pengetahuan (Brain) – berfungsi untuk menyediakan dan mendistribusikan informasi/pengetahuan diantara 3 Organ ITB, untuk membahas, atau mencari solusi atas isu‐isu yang bersumber dari Sistem‐4. Sistem‐5 direalisasikan sebagai manajemen data/informasi, service provider internal, atau pusat pengetahuan dimana 3 Organ ITB mampu melakukan koordinasi (mengambil keputusan) dengan efisien dan efektif.

12


Tabel‐2: Peran dan Fungsi 5 Sistem Viable Organ ITB:

SISTEM

PERAN

FUNGSI

PERILAKU

INDIKATOR

S‐1 Normatif

Konstitusi (Arah dan kondisi masa depan)

Nilai dan Budaya

Budaya Kerja

Legitimasi

S‐2 Stratejik

Kebijakan dan strategi

Rencana Stratejik

Orientasi Program

Efektifitas

S‐3 Arahan

Struktur Organisasi dan Sistem Manajemen

Audit/Kontrol Realisasi

Orientasi Kinerja

Efektifitas

S‐4 Operatif

Sistem Operasi

Eksekusi

Solusi Masalah

Efisiensi

S‐5 Brain

Sumber Informasi /Pengetahuan

Koordinasi/Sha‐ ring Knowledge

Kooperatif (Sharing)

Cerdas (Learning)

Tabel‐2 menjelaskan peran dan fungsi 5 Sistem Viable diantara 3 Organ ITB. Mengacu pada Statuta ITB, khususnya pasal‐pasal yang mengatur peran dan fungsi ke 3 Organ ITB, dapat disusun pola hubungan 3 Organ ITB, sebagaimana dapat dilihat pada gambar‐2. Gambar‐2 menunjukkan bahwa model dasar dari pola hubungan antara MWA‐SA‐Rektor ITB dapat disebut MODEL‐1334, artinya Organisasi ITB memiliki model dasar: SATU organisasi ITB dengan TIGA Organ Pengendali (MWA‐SA‐REKTOR), mengendalikan TIGA tingkat kendali, berdasarkan pada EMPAT fungsi kendali.

1. ORGANISASI ITB

ARAHAN

K

K BRAIN

KEBIJAKAN AKADEMIK

K

S-5 (S-5) (BRAIN)

OPERASI

KENDALI NORMATIF (S-1)

RENIP, RENSTRA,

RKA

KENDALI STRATEJIK (S-2) KENDALI OPERASIONAL (S-3 dan S-4)

3 ORGAN PENGENDALI K = KOORDINASI;

BRAIN = PUSAT PENGETAHUAN

Gambar‐2: Model‐1334 sebagai Model Dasar Organisasi ITB 13

18

3 TINGKAT KENDALI

SUPERVISI

KEBIJAKAN UMUM S A

4 FUNGSI KENDALI

IDENTITAS NILAI VISI & MISI

REKTOR

MANDAT

MAJELIS WALI AMANAT

RISALAH RAPAT


Model Dasar Organisasi ITB (Model‐1334), dapat dijelaskan sebagai berikut: a. SATU Organisasi ITB, artinya: 3 Organ ITB sebagai satu kesatuan organisasi (ITB ONE); b. TIGA Organ Pengendali ITB, terdiri atas MWA‐SA‐Rektor, sesuai Statuta ITB dan masing‐ masing memiliki peran dalam mengarahkan, mengendalikan dan mengeksekusi unit organisasi ITB; c. TIGA Tingkat Kendali: Artinya MWA memiliki fungsi sebagai Pengendali Normatif; MWA dan SA memiliki fungsi sebagai Pengendali Stratejik; dan Rektor memiliki fungsi sebagai Pengendali Operasional; d. EMPAT Fungsi Kendali, dimana pembagian tugas‐fungsinya diatur oleh Statuta ITB sebagai berikut: fungsi Mandat (MWA mendapat mandat dari stakeholders), fungsi Supervisi (ditugaskan kepada MWA dan SA); fungsi Arahan (ditugaskan kepada MWA dan SA); serta fungsi Operasional (ditugaskan kepada Rektor). Mengacu pada tabel‐2 (peran dan fungsi 5 Sistem Viable ITB), serta gambar‐2 (Model Dasar Organisasi ITB – Model 1334) dan ketentuan pembagian tugas berdasarkan Statuta ITB, dapat dibuat pola hubungan diantara 3 Organ ITB (MWA‐SA‐Rektor) sebagaimana dapat dilihat pada Gambar‐3, sebagai penyempurnaan dari Gambar‐1. Pemerintah, Masyarakat, Alumni, Mahasiswa, Dosen, Tenaga Kependidikan

1

MWA

(Sistem-1, 2 & 3)

1, 2

2 3

3

4

4

Sistem-5 (Brain)

SA

(Sistem-2 dan 3)

2

Rektor

(Sistem-4)

4 3

Gambar‐3: Pola Hubungan Antara MWA‐SA‐Rektor ITB 14

RISALAH RAPAT


Pada akhirnya dapat dibuat tabel‐3 yang menjelaskan peran dan fungsi 5 Sistem Viable ITB. Hal yang menarik untuk dicatat yaitu peran dan fungsi Sistem‐5, yaitu sistem Brain (Pusat Pengetahuan) ITB, yang tidak tercantum dalam Statuta ITB dan harus dibangun karena berperan sentral sebagai Otak‐nya Organisasi ITB, yang memudahkan proses koordinasi dan kooperatif dari 3 Organ ITB (MWA‐SA‐Rektor).

15


1.1. A

Tabel‐3: Alokasi 5 Sistem Viable ITB diantara MWA‐SA‐Rektor ITB SISTEM‐1: KENDALI NORMATIF KENDALI NORMATIF DITETAPKAN MWA NORMATIF MWA SA

1

Norma dan Etik

a. Kode Etik ITB

2 3

5 6

b. Kode Etik Dosen c. Kode Etik Tenaga Kependidikan d. Kode Etik Mahasiswa e. Kode Etik Sivitas Akademika ITB Identitas ITB Lambang, Bendera, Mars & Hymne Nilai‐nilai Dasar Penyelenggaraan Tridharma ITB Prinsip ITB Perubahan Statuta

B

KEBIJAKAN UMUM

4

1 2 3

1.2. C

Kebijakan keuangan/anggaran Kebijakan SDM Kebijakan Sarana dan Prasarana

Menyusun & Menetapkan Menetapkan Menetapkan Menetapkan Menetapkan Menetapkan Menetapkan

REKTOR

Mengusulkan Mengusulkan Mengusulkan Mengusulkan

Mengusulkan Mengusulkan Melaksanakan Melaksanakan

Menetapkan

Mengusulkan

Melaksanakan

Menetapkan Menyetujui

Mengusulkan Mengusulkan

Melaksanakan Mengusulkan

MWA

SA

REKTOR

SA

REKTOR

Menetapkan Menetapkan Menetapkan

KENDALI NORMATIF YANG DIDELEGASIKAN KEPADA SA KEBIJAKAN TRI DHARMA MWA

1

Kebijakan akademik

2

Kebijakan Penelitian

3

Kebijakan Pengabdian Masyarakat

Merumuskan, Menetapkan Melaksanakan & Mengawasi Merumuskan, Menetapkan Melaksanakan & Mengawasi Merumuskan, Menetapkan Melaksanakan & Mengawasi

16


Lanjutan Tabel‐3

SISTEM‐2: KENDALI STRATEJIK 2.1. RENCANA STRATEJIK DITETAPKAN MWA A KENDALI STRATEJIK MWA 1 2 3 4

Menyusun Visi Menyusun Misi Menetapkan Tujuan ITB Rencana Jangka Panjang (RENIP)

Menetapkan Menetapkan Menetapkan Mengesahkan

5

Rencana Jangka Menengah (RENSTRA)

Mengesahkan

6 7 8 9

Rencana Kerja & Anggaran Tahunan (RKAT) Menyusun Tolok Ukur Kinerja Rektor Menyusun Tolok Ukur Kinerja SA Menyusun Tolok Ukur Kinerja MWA

Mengesahkan Menetapkan Menetapkan Menetapkan

SA

REKTOR

Mengusulkan Merumuskan Memberi Pertimbangan Memberi Pertimbangan Mengusulkan Mengusulkan

Melaksanakan Menyusun & Melaksanakan Menyusun & Melaksanakan Mengusulkan Mengusulkan

SA

REKTOR

Mengusulkan

Mengusulkan

Mengusulkan

Mengusulkan

Masukan

Masukan

2.2. KENDALI ORGANISASI DITETAPKAN MWA B KENDALI ORGANISASI MWA 1

4

Organisasi MWA Tata Cara Pengusulan dan Pemilihan Pengurus MWA Tata Cara Pemilihan, Pengangkatan dan Pemberhentian Anggota Kehormatan MWA Penyusunan Peraturan MWA dan Perubahannya

5

Mengangkat Ketua & Anggota KA

6

Pengambilan Keputusan Tertinggi Penyelesaian Masalah ITB

2 3

7 8

9 10 11 12 13

Menetapkan Merumuskan & Melaksanakan Merumuskan & Melaksanakan Merumuskan & Melaksanakan Memilih & Menetapkan Menyelesaikan

Organisasi SA Menetapkan Mengusulkan Ketentuan mengenai komposisi Anggota, Pemilihan, Pengangkatan, Merumuskan & Mengusulkan Pemberhentian, Penggantian, Kewajiban Menetapkan dan Hak anggota SA Ketentuan Mengenai Pemilihan, Merumuskan & Pengangkatan, Pemberhentian dan Menetapkan Melaksanakan Penggantian Ketua dan Sekretaris SA Organisasi ITB Menetapkan Mengusulkan Tata Cara Penjaringan, Pemilihan, Memilih & Mengusulkan Calon Pengangkatan & Pemberhentian Rektor Menetapkan Mengangkat WR Akademik Menyetujui Ikhtiar Pengembangan Aset & Kekayaan Merumuskan & serta Kesehatan Keuangan ITB Melaksanakan

2.3. KENDALI ORGANISASI YANG DIDELEGASIKAN KEPADA SA 17

Mengusulkan Memberikan Masukan


C

KENDALI SDM

MWA

1

Tata Cara Pengusulan dan Pemilihan MWA

2

Alat Kelengkapan, Hak Suara dan Tata Cara Pengambilan Keputusan SA

3 4 5

Ketentuan mengenai jenis, bentuk serta pemberian dan pencabutan Gelar dan Ijazah Pengangkatan Guru Besar Pemberian dan Pencabutan Gelar Kehormatan

SA

REKTOR

Merumuskan & melaksanakan Merumuskan, menetapkan & melaksanakan Merumuskan, menetapkan & mengawasi Pertimbangan Memberikan Rekomendasi

Melaksanakan Mengusulkan Mengusulkan & Melaksanakan

Lanjutan Tabel‐3

SISTEM‐3: KONTROL DAN PENGARAHAN 3.1: KONTROL DAN PENGARAHAN DITETAPKAN MWA PENGAWASAN, MONITORING & A MWA SA EVALUASI 1 2

7

Evaluasi Kinerja Rektor Evaluasi Kinerja SA Pengawasan Proses Internal & Eksternal Audit Pengawasan Pelaksanaan Kegiatan Tri Dharma Pengawasan Kegiatan non Akademik Mendapatkan Masukan dari Stake Holders Akuntabilitas ITB

8

Akuntabilitas MWA

3 4 5 6

B

Melakukan Melakukan

Melaporkan

Melaporkan Melaporkan

Melakukan

Melaporkan

Melakukan

Melakukan

Melaporkan

Melakukan

Melaporkan

Melakukan

Melaporkan

Melakukan

Melaporkan

Melaporkan

MWA

SA

REKTOR

ARAHAN TENTANG KERJASAMA

1

Mempengaruhi Kebijakan agar Mendukung ITB/Pendidikan

Merintis

2

Menggalang Dukungan Dana

Merintis

3

Menggalang Dukungan Kerja Sama

Merintis

4

Membina dan mengembangkan jejaring nasional & internasional

Merintis

5

Arah dan Kebijakan Kerjasama

Merintis

18

REKTOR

Masukan & Melaksanakan Masukan & Melaksanakan Masukan & Melaksanakan Masukan & Melaksanakan Masukan & Melaksanakan


Lanjutan Tabel‐3

SISTEM‐4: KENDALI OPERASIONAL 4.1. KENDALI ORGANISASI PELAKSANA YANG DIDELEGASIKAN KE ‐ REKTOR A ORGANISASI REKTORAT MWA SA REKTOR 1

Menetapkan

Merumuskan & Melaksanakan

3 4

Badan Pengelola Usaha dan Dana Lestari Penentuan jumlah, Nomenklatur Jabatan serta rincian tugas dan wewenang WR Hak, Kewajiban & Tanggung Jawab Mahasiswa ITB Organisasi Kemahasiswaan

5

Kealumnian ITB

Kebijakan dan pelaksanaan mutu Pendidikan Ketentuan mengenai biaya pendidikan dan 7 beasiswa serta persyaratannya 8 Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru 9 Pemberian Penghargaan 10 Penyusunan Tata Tertib Akademik

Merumuskan & Menetapkan Menasehati Menasehati & Mengembangkan Menetapkan & Melaksanakan

Menetapkan & Melaksanakan

Menetapkan & Melaksanakan Menetapkan & Melaksanakan Menetapkan & Melaksanakan

B

MWA

SA

REKTOR

MWA

SA

REKTOR









MWA

SA

REKTOR

Menetapkan & Melaksanakan Menetapkan & Melaksanakan

2

6

1

C 1 2 3 4 5 6 7 8

D 1 2

OPERASIONALISASI AKADEMIK Penjaringan mahasiswa, pelaksanaan pendidikan, dan wisuda

OPERASIONALISASI SDM Persyaratan WR serta pimpinan unsur pembantu Rektor Pengangkatan dan Pemberhentian WR, Pimpinan Unit dan Pegawai Sanksi Pelanggaran terhadap Norma dan Etika dan /atau Peraturan Akademik kpd Sivitas Akademika Sangsi Pelanggaran kepada Mahasiswa dan Tenaga Kependidikan Ketentuan Mengenai Pegawai Tetap dan Tidak Tetap Sistem Kepegawaian ITB Pengangkatan, penjenjangan, pengelolaan dan penegakan disiplin tenaga kependidikan Pengangkatan, penjenjangan, pengelolaan dan penegakan disiplin tenaga kerja asing

OPERASIONALISASI KEUANGAN Pengelolaan Kekayaan ITB Pengelolaan SUK dan SKD

19


3

Tata Cara Perolehan dan Penggunaan Kekayaan

4

Sistem Perencanaan & Pengelolaan Kekayaan ITB

E 1

OPERASIONALISASI SARANA‐PRASARANA Sistem Pengelolaan, Prosedur Pendayagunaan, Sistem Akutansi dan Pelaporan Sarana dan Prasarana ITB



MWA

SA

REKTOR


Lanjutan Tabel‐3

SISTEM‐5: KENDALI KOORDINASI 5.1. PUSAT PENGETAHUAN (BRAIN) 3 ORGAN ITB ‐ DITETAPKAN MWA ALAT KOORDINASI 3 A MWA SA ORGAN ITB 1

Sistem Pelaporan

2

Sistem Monitoring

3

Sistem Evaluasi

4 5 6 7

Melaporkan progres & kinerja Analisis kinerja Evaluasi kinerja Berbagi (sharing) informasi Koordinasi keputusan,umpan 8 balik, dan tindak lanjut. Capturing informasi/ 9 pengetahuan dari sumber internal/eksternal Manajemen penyimpanan 10 informasi 11 Manajemen distribusi informasi 12 Manajemen sekuriti informasi

Menetapkan & melakukan Menetapkan & melakukan Menetapkan & melakukan Melakukan Melakukan Melakukan Melakukan

Mengusulkan & melakukan Mengusulkan & melakukan Mengusulkan & melakukan Melakukan Melakukan Melakukan Melakukan

Mengusulkan & melakukan Mengusulkan & melakukan Mengusulkan & melakukan Melakukan Melakukan Melakukan Melakukan

Melakukan

Melakukan

Melakukan

Melakukan

Melakukan

Melakukan

Melakukan Melakukan Melakukan

20

REKTOR

RISALAH RAPAT KOMISI KELEMBAGAAN (K II) SENAT AKADEMIK INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Recommend Documents