DAFTAR ISI
5
HARMONI DAN PERSAHABATAN; BERCERMIN DARI GERAKAN NASIONAL SADAR TERTIB ARSIP
10
Rini Rusyeni :
BAHASA DIPLOMASI ALA KOLONIAL BELANDA PADA KOLEKSI ARSIP INLANDSCHE ZAKEN TAHUN 2828
Harmoni, persahabatan, dan solidaritas
Tsun Zu pernah berkata, “to know your
menjadi kalimat kunci untuk menggelorakan
enemy, you must become your enemy”
kearsipan dunia melalui kolaborasi dan
(kenalilah musuhmu dengan menjadi
berbagi pengetahuan untuk melindungi
musuhmu). Dengan kata lain, kamu
dan meningkatkan memori dunia, serta
harus menjadi bagian dari musuhmu, jika
meningkatkan komunikasi dengan tetap menghormati keragaman budaya.
kamu ingin memenangi perang dengan musuhmu itu. Bagaimana caranya untuk menjadi bagian dari musuhmu?
DARI REDAKSI Khazanah / Dharwis W.U. Yacob :
PASANG SURUT HUBUNGAN BILATERAL INDONESIATIONGKOK DALAM ARSIP Profil:
MENGGELORAKAN SEMANGAT DASASILA BANDUNG Daerah:
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP SULAWESI SELATAN Daerah:
TERAKREDITASI A DAN JADI YANG TERBAIK, BAPERSIP JATIM TERUS KEMBANGKAN DIRI Hukum / Rayi Darmagara
MEMBENTUK PERANGKAT DAERAH BIDANG KEARSIPAN YANG IDEAL
4 15
Teknologi / Prasetyo Utomo
PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL MENGGUNAKAN TEKNOLOGI CLOUD COMPUTING
JANGAN ABAIKAN ARSIP PRIBADI VARIA 2
21
23
KULIAH KERJA NYATA : UPAYA MEMBANGUN HARMONI, PERSAHABATAN, DAN SOLIDARITAS KEBANGSAAN VARIA 3
26
REKAM JEJAK SURAPATI DALAM ARSIP
Dini hari tanggal 17 Agustus 1945, terjadi peristiwa besar dalam sejarah Indonesia dengan dirumuskannya naskah proklamasi kemerdekaan Indonesia. Perumusan naskah proklamasi berlangsung di kediaman megah berarsitektur Eropa yang saat ini kita kenal sebagai Museum Naskah Proklamasi.
Cerita Kita / Ringga Arif WH
PERJALANAN MELINTASI JEJAK LIPUTAN
VARIA 1
19
30
13
Arif Rahman Bramantya :
MEMBUDAYAKAN JIWA TERTIB ARSIP PADA MAHASISWA MELALUI SISTEM PEMBELAJARAN BERBASIS CINTA ARSIP
41
44
34
36
39 KETERANGAN COVER Para delegasi negara anggota Konferensi Asia Afrika sedang berjalan dari Hotel Savoy Homann menuju Gedung Merdeka untuk mengikuti peringatan 60 Tahun Konferensi Asia Afrika di Bandung, 24 April 2015. Sumber: Media Centre Asian-African Conference Commemoration 2015
DARI REDAKSI Pembina: Kepala Arsip Nasional RI, Sekretaris Utama Arsip Nasional RI, Deputi Bidang Konservasi Arsip, Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, Deputi Bidang Informasi & Pengembangan Sistem Kearsipan Penanggung Jawab: Syaifuddin, SE, MM Pemimpin Redaksi: Gurandhyka, SIP Rapat Tim Redaksi
Wakil Pemimpin Redaksi: Dhani Sugiharto, M.Kom. Dewan Redaksi: Drs. Azmi, M.Si., Drs. Hilman Rosmana, M. Ihwan, S.Sos., M.Si., Drs. Bambang Parjono Widodo, M.Si,
H
armoni, persahabatan, dan solidaritas menjadi kalimat kunci untuk menggelorakan kearsipan dunia melalui kolaborasi dan berbagi pengetahuan untuk melindungi
Drs. Langgeng Sulistyo B,
dan meningkatkan memori dunia, serta meningkatkan komunikasi
Redaktur Pelaksana:
dengan tetap menghormati keragaman budaya. Harmoni dalam
Bambang Barlian, S.AP.,
konteks kearsipan merupakan keselarasan dan keserasian sikap,
Susanti, S.Sos., M.Hum., Editor: Tiara Kharisma, S.I.Kom., Rayi Darmagara, SH., R. Suryagung Sudibyo P., S.S, M.Hum., Achmad Dedi Faozi, S.Hum., Lufi Herawan, S.Kom.,
aksi, gagasan, dan minat dalam memajukan dunia kearsipan, yang diperoleh dari adanya interaksi dan relasi antarindividu dan antarbangsa yang telah teruji untuk tetap setia dan berkomitmen dalam memberikan kontribusi kepada masyarakat. Majalah ARSIP Edisi kali ini mengangkat tema “Arsip: Harmoni,
Annawaty Betawinda, S.Ikom
Persahabatan, dan Solidaritas. Bahasa diplomasi abad 18,
Fotografer:
rumusan naskah proklamasi dalam arsip privat puisi, hubungan
Hanif Aulia Rahman, A.Md.,
bilateral Indonesia-Tiongkok mengisi rubrik khazanah. pada rubrik
Muhamad Dullah, S.Sos
Profil mengangkat Museum Konferensi Asia Afrika. Sedangkan
Desain Grafis: Beny Oktavianto, A.Md Isanto, A.Md Sekretariat: Khoerun Nisa Fadillah, S.IP., Yuanita Utami, S.IP., Abdul Anas
rubrik Daerah mengupas lembaga kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan dan Jawa Timur. Pada bagian Hukum mengulas tentang bentuk perangkat daerah bidang kearsipan yang ideal. Cloud computing menjadi isu yang menarik untuk dibahas dalam konteks teknologi kearsipan. Kami juga menampilkan tulisan para pemenang lomba karya tulis kearsipan kategori umum. Tak lupa pula kami menyajikan Cerita
Majalah ARSIP menerima artikel dan berita tentang kegiatan kearsipan dan cerita-cerita menarik yang merupakan pengalaman pribadi atau orang lain.
Kita dan berita-berita kearsipan dalam Liputan. Akhirnya, semoga sajian informasi edisi kali ini, dapat
Jumlah halaman paling banyak tiga halaman atau
memberikan manfaat bagi Sahabat Arsip. Sekiranya terdapat
tidak lebih dari 500 kata. Redaksi berhak menyunting
berbagai kekurangan, kami sangat berharap memperoleh saran
tulisan tersebut, tanpa mengurangi maksud isinya.
dan kritik untuk perbaikan edisi selanjutnya. Selamat menikmati
Artikel sebaiknya dikirim dalam bentuk hard dan soft copy ke alamat Redaksi: Subbag. Publikasi dan
sajian kami.
Dokumentasi, Bagian Humas dan TU Pimpinan, Arsip Nasional Republik Indonesia, Jalan Ampera Raya No. 7 Cilandak, Jakarta 12560, Telp.: 021-
Redaksi
780 5851 Ext. 404, 261, 111, Fax.: 021-781 0280, website: www.anri.go.id, email:
[email protected]
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
4
LAPORAN UTAMA
Konferensi Asia Afrika ke-60 di Bandung, sumber: media center AACC 2015
HARMONI DAN PERSAHABATAN BANGSA; BERCERMIN DARI GERAKAN NASIONAL SADAR TERTIB ARSIP
A
rchives,
Harmony,
Friendship’, diusung
tema dalam
and
pengetahuan untuk melindungi dan
dan interaksi yang dilakukan manusia,
yang
meningkatkan memori dunia, serta
yang kemudian menciptakan sejarah,
meningkatkan
memastikan
Kongres
komunikasi
dengan
sensivitas
budaya
International Council on Archives (ICA)
tetap
2016 memiliki banyak makna, tidak
budaya.
hanya dalam konteks materi arsip
kearsipan
saja tetapi juga ingin memperlihatkan
dan keserasian sikap, aksi, gagasan,
rasa
kepada warga dunia akan keberadaan
dan minat dalam memajukan dunia
simpati yang diperlihatkan anggota
komunitas
kearsipan
dunia.
menghormati Harmoni
keragaman
dalam
merupakan
konteks
keselarasan
dan kerjasama dalam dunia global. Sementara
solidaritas
kearsipan
merupakan bentuk rasa kebersamaan, kesatuan
kepentingan,
kearsipan, yang diperoleh dari adanya
komunitas
Pertemuan para komunitas kearsipan
interaksi
persoalan
dunia di Seoul-Korea ini, mempunyai
dan antarbangsa yang telah teruji
perkembangan
komitmen bahwa komunitas kearsipan
untuk tetap setia dan berkomitmen
berimplikasi terhadap bentuk dan
dunia dapat rukun dan bersatu untuk
dalam memberikan kontribusi kepada
media arsip, serta dampak yang
memperbaharui
masyarakat.
ditimbulkan terhadap pengelolaan dan
‘harmony
in-unity’
dalam menyelesaikan permasalahan di bidang kearsipan dan melestarikan memori dunia.
dan
Komitmen
relasi
antarindividu
membangun
sahabatan-sahabat
arsip
peruntuk
kearsipan
rasa
kearsipan,
terhadap mulai
teknologi
dari yang
pemeliharaannya. Perbedaan
dan
bangsa
penghambat
ras
untuk
harmoni kehidupan bangsa ini beranjak
bukanlah
dan
dari adanya pengakuan bahwa tidak
merangkai kehidupan yang harmoni
kunci
dapat dipungkiri bahwa arsip adalah
dan persahabatan antarbangsa. Dalam
kearsipan
sumber informasi yang luar biasa,
komunitas kearsipan, permasalahan
dunia melalui kolaborasi dan berbagi
mereka tercipta dari adanya aktivitas
kearsipan yang berbeda dan muncul
Harmoni, solidaritas untuk
persahabatan,
menjadi
kalimat
menggelorakan
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
5
LAPORAN UTAMA
Konferensi Tingkat Tinggi Gerakan Non Blok di Kairo, Mesir pada tahun 1964 Sumber: ANRI
di
setiap
negara
pendorong
untuk
menjadi
yang mampu mensejajarkan dengan
memecahkan
bangsa lain. Bangsa Indonesia telah
persoalan kearsipan secara bersama-
mengambil peran sebagai bangsa
sama
yang
dalam
justru
sharing
knowledge
mempelopori
‘persahabatan
tentang kearsipan, baik itu dalam
antarbangsa’dengan memperjuangkan
bentuk lokakarya, poster, presentasi
kemerdekaan di wilayah Asia dan
ilmiah, maupun pameran kearsipan.
Afrika, memperkokoh sikap bangsa
Dalam sambutannya Presiden ICA Mr.
‘Non-Aligned
David Fricker berharap setiap bangsa
meraih hak-hak politik dan ekonomi
dan komunitas kearsipan dunia dapat
bagi negara-negara yang sedang
mempromosikan
berkembang.
peran
unik
dari
arsip dan berbagi pengalaman dalam
Perhelatan
melakukan inovasi penyelenggaraan mempromosikan
terlepas
pelestarian
‘bahwa
Kepala ANRI Mustari Irawan
BERCERMIN DARI ARSIP KAA DAN
Dalam
Konferensi
Asia
arsip
Afrika (KAA) dan Konferensi Tingkat
di Indonesia, cerminan kehidupan
Tinggi Gerakan Non Blok (KTT GNB)
yang
yang
harmoni
antarbangsa
6
dan dapat
Majalah ARSIP
konteks
persahabatan dilihat
Edisi 69
2016
dari
dari
preambule
kemerdekaan
segala bangsa dan penyelenggaraan
makna
bangsa Undang
Undang Dasar 1945 yang kita miliki,
dan akses arsip di seluruh dunia.
KTT GNB
besar
untuk
Indonesia tersebut, tentunya tidak
kearsipan. Ini sejalan dengan misi ICA untuk
Movement’
identik
dengan
keberadaan
dan keikutsertaan bangsa Indonesia
adalah
hak
oleh karena
itu penjajahan di atas dunia harus dihapuskan’. Semangat ini yang terus digelorakan Bung Karno dalam setiap orasi politik didepan bangsa-bangsa lain.
Menurut
Megawati-Presiden
Indonesia periode tahun 2001-2014,
peristiwa besar tersebut baik itu KAA dan KTT GNB merupakan sebuah konsolidasi, memotivasi konsolidasi antarbangsa untuk mendobrak alam penjajahan yang masih ada dan melahirkan
kesadaran
total
dari
bangsa-bangsa terjajah untuk dapat merebut kemerdekannya. Oleh karenanya, secara khusus Megawati dalam sambutannya pada acara Sosialisasi Arsip KAA dan Seminar Penominasian Arsip KTT GNB sebagai Memory Of the World dalam
rangka
Kemerdekaan
memeriahkan Republik
Hari
Indonesia
ke 71 yang diselenggarakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memberikan
apresiasi
kepada
ANRI yang terus gigih dan terus memperjuangkan semua dokumendokumen
yang
penyelenggaraan
terkait KAA
dengan dan
KTT
Presiden Republik Indonesia (2001-2014) Megawati Soekarnoputri saat memberikan sambutan pada acara Sosialisasi Arsip KAA dan Seminar Penominasian Arsip KTT GNB sebagai Memory Of the World
GNB untuk ditetapkan oleh UNESCO menjadi suatu ‘memory of the world’. Baginya,
ini
merupakan
suatu
peristiwa monumental bagi sejarah
Nasional Indonesia untuk UNESCO
selaku pihak yang mempunyai vocal
bangsa Indonesia maupun sejarah
(KNIU). Pihak yang terlibat dalam
point-nya diakui oleh UNESCO, imbuh
dunia. Setiap warga dunia harus
penetapan arsip KAA sebagai memory
Guru Besar dari Universitas Negara
tahu, bagaimanapun andil bangsa
of the world oleh UNESCO, tidak hanya
Jakarta ini.
Indonesia untuk membangun harmoni
ANRI saja, tetapi juga Kementerian
dan persahabatan antarbangsa bukan
Luar Negeri, LIPI, dan tentunya KNIU
sebatas retorika saja tetapi juga dalam
termasuk juga tokoh Profesor Dr. Ing.
bentuk aksi yang gigih, berani, dan
Wardiman Djojonegoro selaku tokoh
nyata. Pendapat senada disampaikan
yang aktif mendaftarkan beberapa
oleh Mustari Irawan-Kepala ANRI,
kebudayaan
masuknya arsip KAA sebagai memory
memory of the world. Peran KNIU
of the world tidak hanya mengharumkan
disini mencoba mengkoordinasikan
nama Indonesia ke dunia internasional
apa yang diusulkan oleh ANRI terkait
tetapi juga merupakan salah satu
dengan pengajuan arsip-arsip KAA
keberhasilan diplomasi kebudayaan
untuk
Indonesia.
kalangan peneliti untuk memperkuat
Proses panjang yang harus dilalui menjadikan arsip KAA dapat masuk kedalam internasional register memory of the world penuh liku dan melibatkan banyak pihak. Menurut Profesor Arief Rachman selaku Ketua Konferensi
kajian
Indonesia
selanjutnya ilmiahnya.
menjadi
dibahas KNIU
oleh sendiri
memberi endorsement dalam bentuk dukungan tetapi sesungguhnya yang menentukan adalah kesiapan dari ANRI, Kementerian Luar Negeri (ini terkait arsip yang dimilikinya), dan LIPI
Arief
Rachman
dalam
pen-
jelasannya, UNESCO sangat peduli tentang usulan program arsip masuk dalam memory of the world, karena arsip atau dokumen ini nantinya akan dimanfaatkan
dan
dipelajari
oleh
generasi yang akan datang. Arsiparsip itu perlu dilestarikan karena memiliki
momentum
kemanusiaan
yang luar biasa. Lebih lanjut, Profesor kelahiran kota Malang 19 Juni 1942 ini
mengemukakan,
ditetapkannya
arsip KAA merupakan momentum untuk mendongkrak manusia untuk mempunyai rasa kebangsaan dan identitas yang perlu dihormati oleh semua orang termasuk warga dunia, dan
itu
memenuhi
Majalah ARSIP
kriteria
Edisi 69
2016
bagi 7
LAPORAN UTAMA UNESCO untuk mengakuinya dalam suatu memory of the world. Sementara untuk penominasian arsip KTT GNB menjadi memory of the world, menurut Mustari Irawan membutuhkan
‘seni’
diplomasi
kebudayaan dalam bentuk skema joint nomination karena melibatkan 4 negara lain selain Indonesia, yaitu Serbia, Aljazair, Srilangka, dan India. Ke 4 negara tersebut merupakan tuan
rumah
penyelenggaraan
GNB antara tahun 1962 – 1992. Informasi yang terekam dalam arsip tersebut
menggambarkan
proses
perjalanan GNB sebagai gerakan yang
memiliki
peranan
penting
dalam usaha memelihara keamanan dan
perdamaian
dunia
ditengah
berkecamuknya perang dingin antara Blok Barat dan Blok Timur, ujar Kepala ANRI yang memperoleh gelar Doktor bidang
Ilmu
Administrasi
Ketua Harian Komisi Nasional Indonesia untuk UNESCO (KNIU) Arief Rachman
Negara
dari Universitas Indonesia. Adanya KTT GNB harus dapat memainkan
setiap
menyadari,
penyusutan arsip untuk selanjutnhya
peran yang strategis, menjadi mitra
bahwa arsip sebagai informasi yang
diserahkan ke lembaga kearsipan
negara.
ICA
luar biasa mengenai peristiwa masa
(ANRI) karena informasinya memiliki
perdamaian dunia, tambahnya. Arsip
lalu, demokrasi, identitas individu,
nilai kesejarahan, tidak hanya untuk
yang dihasilkan dari KTT GNB tentunya
dan masyarakat, serta hak asasi
kepentingan
Indonesia
tetapi
dunia.
global, dan memberi manfaat bagi
juga
semata
Kementerian
diharapkan mampu memperlihatkan
manusia merupakan saksi bisu yang
peran
sebagai
kondisi fisik arsipnya sangat rapuh
Luar Negeri selaku pencipta arsip
leader dalam mewujudkan perdamaian
dan rentan dari kerusakan. Melalui
mempunyai
dunia.
pertemuan rutin sesama komunitas
pentingnya pengelolaan arsip yang
bangsa
Indonesia
kesadaran
terhadap
informasinya kelak menjadi warisan
yang
kearsipan di penjuru dunia diharapkan
melibatkan beberapa negara ini kelak
mampu mencegah dan mengatisipasi
merupakan bukti nyata membangun
kerusakan fisik arsip sehingga akses
pengelolaan
harmoni
arsip bagi kepentingan warga dunia
langkah awal untuk menuju tertib
menghasilkan suatu memori dunia
terjamin sepanjang masa.
arsip
dan meningkatkan jalinan komunikasi
GERAKAN
dengan tetap mempertahankan dan
TERTIB ARSIP
Diplomasi
dan
menghormati
kebudayaan
persahabatan
keragaman
untuk
budaya
suatu bangsa. Ini sejalan dengan semangat yang dibangun oleh ICA, untuk melindungi dan melestarikan memori
dunia
melalui
pelestarian
terhadap arsip yang dimiliki oleh
8
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
dunia ini. Kesadaran akan pentingnya arsip
ini
dikalangan
merupakan
pemerintahan,
demikian papar Mustari Irawan dalam NASIONAL
Keberhasilan
SADAR
menjadikan
arsip
KAA dalam memory of the world merupakan
salah
pendokumentasian
satu
contoh
yang
dikelola
wawancara dengan media nasional. Menurut upaya
Kepala
ANRI
membangun
ini,
kesadaran
akan pentingnya arsip dikalangan pemerintahan dan birokrat diperlukan suatu
gerakan
secara tertib mulai sejak penciptaan,
mengarah
penggunaan dan pemeliharaan, serta
Gerakan
yang
kepada disini,
tersitematistertib
lebih
arsip.
mengarah
bangsanya, demikian penjelasan dari Kepala ANRI Mustari Irawan yang baru saja melepaskan jabatannya sebagai Chairman SARBICA, diganti oleh Kepala Arkib Negara Malaysia.
Penandatanganan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Asman Abnur didampingi oleh pimpinan eselon I ANRI
kepada aksi nyata yang terencana dan luas sehingga mampu membangun kesadaran terhadap upaya tertib arsip. Langkah awal diprioritaskan untuk kalangan birokrat, baik itu birokrasi yang berlangsung di kementerian, lembaga
negara,
pemerintahan
daerah BUMN/BUMD, dan perguruan tinggi negeri. Kedepannya, bisa saja gerakan tertib arsip ini ditujukan kepada kalangan
perusahaan,
organisasi
kemasyarakatan, ataupun organisasi politik, demikian ungkap Mustari yang mempunyai hobi menulis puisi. Pemikiran mengenai gerakan tertib arsip ini ternyata mendapat sambutan positif dari Azman Abnur-Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi pada Kabinet Kerja. Tepat tanggal 17 Agustus 2016 lalu Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) dicanangkan sebagai gerakan nasional di bidang kearsipan oleh Menteri. Dalam penjelasannya, GNSTA ini memiliki 3 tujuan. Pertama, membangun kesadaran pentingnya mengelola arsip, bahwa arsip itu penting karena melekat dengan kehidupan kita sebagai manusia, masyarakat ataupun
organisasi. Kedua, membangun penyelenggaraan tertib arsip di seluruh kementerian/lembaga, tertib dimulai dari penciptaan, pendistribusian, penggunaan, hingga penyusutan arsip. Ketiga, menyelamatkan arsip di kementerian/lembaga, sebagai bentuk upaya menyelamatkan arsiparsip yang memiliki nilai kesejarahan, paparnya penuh optimis. GNSTA akan berhasil bilamana tidak berhenti sebatas ‘jargon’ ataupun slogan saja tetapi juga harus diikuti dengan aksi nyata dengan melibatkan pelbagai pihak. Butuh keseriusan dan aksi nyata dalam bentuk program kegiatan yang langsung dirasakan manfaatnya bagi masyarakat ataupun instansi. Mendorong masyarakat dan instansi pemerintah sadar tetang pentingnya arsip, sadar untuk berbuat sesuatu sehingga arsipnya terbangun secara tertib. Tertib arsip ini nantinya akan mendukung dan membangun good governance, terjaganya memori kolektif bangsa, yang pada akhirnya kita sebagai bangsa tidak akan menjadi bangsa yang amnesia, tetapi justru bangga akan jati diri dan identitas
Bercermin dari arsip KAA dan arsip KTT GNB yang telah memperlihatkan kehidupan yang harmoni dan persahabatan antarbangsa, bahkan arsip KAA yang telah diakui sebagai memory of the world maka aksi GNSTA diharapkan menjadi cikal bakal terkelolanya arsip-arsip milik negara. Jika ini berhasil, maka ANRI dan komunitas kearsipan di Indonesia boleh berbangga dan kiranya dapat mentransformasikan aksinya kepada komunitas kearsipan dunia dalam forum ICA yang menurut rencana pada kongres mendatang berlangsung di Abu Dhabi-Uni Emirat Arab. Untuk itu, para stakeholder kearsipan di Indonesia perlu bersinergi untuk mendukung GNSTA. Jalin komunikasi yang intens dan interaksi yang mampu memberi jalan keluar terhadap persoalan kearsipan, antara pembina kearsipan dengan pencipta arsip, demi tercapainya tertib arsip dikalangan pemerintahan. Tertib arsip bukan hanya dari segi penataan fisik arsipnya saja tetapi juga menjamin bahwa arsip yang dikelolanya mampu diakses secara mudah, cepat dan aman oleh publik. Muara dari adanya tertib arsip ini adalah terselamatkannya arsip-arsip yang memiliki nilai kesejarahan, menjadi bukti pertanggungjawaban nasional dan pada akhirnya menjadi memori kolektif bangsa, dan menjadi bagian dari memory of the world. Dimana, informasinya mampu mencerahkan peradaban bangsa dan dunia karena menceritakan tentang semangat membangun harmoni, persahabatan, dan solidaritas suatu bangsa. (BPW).
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
9
KHAZANAH
Rini Rusyeni
Bahasa Diplomasi Ala Kolonial Belanda: Studi Kasus Surat Diplomasi Belanda pada Koleksi Arsip Inlandsche Zaken Tahun 1828
T
sun Zu pernah berkata, “to know your enemy, you must become your enemy” (kenalilah
musuhmu dengan menjadi musuhmu). Dengan kata lain, kamu harus menjadi bagian dari musuhmu, jika kamu ingin memenangi perang dengan musuhmu itu. Bagaimana caranya untuk menjadi bagian dari musuhmu? Kuasai bahasa yang
digunakan
oleh
musuhmu
dan kenali budaya mereka, dengan menguasai bahasa dan budaya mereka maka mereka akan mempercayaimu dan
kamu
mengetahui
akan
dengan
kelemahan
mudah mereka.
Lihatlah bangsa Inggris melalui the British Company berhasil menguasai India tidak hanya tanah namun bahasa Inggris juga ikut menjajah bangsa India dimana sebagian besar penduduknya menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa sehari-hari baik di kalangan elite, pemerintahan maupun khalayak umum. Bagaimana dengan pemerintah Kolonial Hindia Belanda di tanah air? Kebijakan
bahasa
pemerintah
Belanda pertama kali dikeluarkan pada tahun 1818 dengan tujuan dalam
rangka
mempertahankan
kekuasaan
atas
penduduk
di
Hindia
Belanda,
ambtenaar
(pejabat
maka
lokal para
pemerintah)
diwajibkan untuk menguasai bahasa dan budaya lokal seperti Melayu dan
10
Jawa.
Melalui
Majalah ARSIP
pengetahuan
Edisi 69
2016
Scan asli surat Leonard de Boer kepada Pangeran Ratoe Banjarmasin tahun 1828 (Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), December 1828, Inlandsche Zaken archives collection no. 24.39-40, Jakarta)
bahasa tersebut pemerintah Hindia
pendekatan dengan penduduk lokal
Belanda
adat
dan diplomasi dengan para penguasa
istiadat dan kebiasaan yang berlaku
lokal di wilayah nusantara. Diplomasi
di masyarakat lokal dan melakukan
di sini berarti membangun hubungan
dapat
mempelajari
kerja sama dengan kerajaan-kerajaan
de Boer, mengirimkan surat ini untuk
bahasa Melayu hasil terjemahan tertulis
lokal di beberapa wilayah nusantara
menekankan
pentingnya
“kita” yang memiliki arti “saya” dan tidak
yang belum mereka taklukan sebagai
implementasi perjanjian perdamaian
lagsung menggunakan kata “saya”.
wilayah jajahan.
yang telah dicapai oleh Pangeran
Kata “kita” secara harafiah digunakan
Ratoe dan Pangeran Mangoe Boemi
dalam bahasa melayu untuk menyapa
dan menyampaikan harapan mereka
seseorang yang memiliki kedudukan
agar perdamaian selalu terjaga di
tingkat tinggi. Penggunaan kata “kita”
kerajaan Banjarmasin.
di sini menunjukkan bahwa Schaap
Bagaimana
para
Ambtenaar
menggunakan kemampuan bahasa mereka untuk mendekatkan diri dengan para penduduk lokal dan berdiplomasi
kembali
dengan para penguasa lokal? Mari
Jika kita perhatikan teks berbahasa
kita lihat salah satu surat dari Leonard
Belanda pada kolom kiri, Leonard de
de Boer, Komisaris Jenderal Hindia
Boer beberapa kali menuliskan kata
Belanda kepada Pangeran Ratoe dari
“ik” yang berarti “saya” namun dalam
sebagai
penerjemah
memahami
budaya bangsa Melayu pada masa itu. Schaap paham betul bahwa kaum bangsawan
Melayu
menghendaki
Kerajaan Banjarmasin pada tahun 1828. Sebagai informasi, pada tahun
Teks Sumber
1828 Kerajaan Banjarmasin belum
Ik schrijf eerlijk dezen welmeenenden brief aan U Pangeran Ratoe om u te doen weten, dat ik onderrigt geweest zijnde van de oneenigheden welke tusschen U, en uwen oom den Pangeran Mankoe Boemie hebben bestaan, ik nu tot mijn bijzonder genoegen heb vernomen, dat dezelve zijn uit de weg geruimd,
bahwa kemudian daripada itu maka adalah kita berkirimi ini kepada paduka Pangeran Ratu akan menyatakan kepada paduka Pangeran yang dahulu kita sudah mendapat kabar dari pernyataan antara paduka Pangeran Ratu dengan Paduka Pangeran Mangkubumi untuk di belakang kali denga suka cita kita sudah dengar yang bermufakat satu dengan yang sekarang ini segala pernyataan itu sudah berhenti.
Ik kan derhalve niet voorbij gaan U te doen kennen, dat dit herstel dereensgezindheid de volkomene goedkeuring van het gouvernement weg draagt en het (…) vertrouwt dat daarin door U zelven en den Pangerang Mankoe Boemi zal worden volhard, waardoor zoo wel uw beider geluk als dat van uwen achtingwaardigen vorst en vader zijne Hoogheid den Sultan en de welvaart van het Banjermassingsche rijk grootelijks zal worden bevorderd.
Maka goveurnement Nederland banyak suka demikian itu serta adalah gouvernement perkataan hal itu dan lagi gouvernement ada harap bahwa Paduka Pangeran Ratu dengan pangeran Mangkubumi selamanya juga akan lainnya karena dengan jalan yang demikian itu bertambahlah kesentausaaan Paduka Pangeran Ratu dengan Paduka Pangeran Mangkubumi. Serta lagi kesentausaan Sri Paduka Sultan Bandjarmasin dan negerinya.
Ten blijke dat het gouvernement met welbehagen de ophouding der tusschen U bestaan hebbende twisten heeft vernomen, zend ik u bij deze ten geschenke een schoon Kadoesch paard waardoor u opnieuw een bewijs van genegenheid van het gouvernement wordt gegeven, stellende hetzelve ook een volkomen vertrouwen in u aan den dag gelegd voornemen, om deze eensgezindheid in alle opzichten te onderhouden, ten einde u de welwillendheid van het gouvernment meer en meer te verzekeren.
Itupun nanti beroleh kebijakan adanya adapun oleh sebab kita hendak menunjuk kepada Paduka Pangeran Ratu yang kita dengan suka cita sudah dengar hal berhentinya segala pernyataan yang tersebut itu. Maka adalah kita berkirim seekor kuda yang bagus asal kuda kepada Paduka Pangeran Ratu akan jadi tanda pengiyahan goveurnement Nederland kepada paduka Pangeran Ratu ini goveurnement itu diharap bahwa paduka pangeran selamanya akan akan memelihara akan hal sahabat antara paduka pangeran dengan paduka pangeran Mangkubumi supaya paduka pangeran lebih boleh harapkan pengiyakan goveurnement Nederland adanya sebagai lagi kita pohonkan kepada tuhan seru sekalian alam.
Wijders is deze verzeld van mijne beste wenschen voor uwe bestendige gezondheid en voortdurend welvaren.
Apalah kiranya mengaruniakan paduka Pangeran Ratu dengan sehat selamat sentausa
Geschreven te Buitenzorg den ..December 1828
Termaktub di dalam Istana Kita di negri Bogor kepada hari bulan Desember tahun 1828
berada di bawah jajahan pemerintah kolonial Hindia Belanda dan pihak Inggris pada saat itu juga sedang berusaha mendekati wilayah Borneo dan
sekitarnya
wilayah
untuk
tersebut
menjadikan
sebagai
wilayah
jajahan mereka. Surat ini awalnya berbahasa diterjemahkan
Belanda ke
kemudian
dalam
bahasa
melayu oleh J.D.G. Schaap, seorang ambtenaar di lembaga Inlandsche Zaken. Pada awal tahun 1828 kerajaan Banjarmasin perpecahan
sedang
mengalami
dikarenakan
adanya
pertentangan antara Putra mahkota Sultan Banjarmasin yaitu Pangeran Ratoe dengan Pangeran Mangkoe Boemi yang tak lain adalah paman dari Pangeran Ratoe. Namun pada bulan September 1828, pertentangan tersebut dapat diselesaikan dengan jalan perdamaian dengan dibantu oleh Pemerintah Belanda. Perdamaian ini merupakan jalan terbaik yang diinginkan oleh Belanda untuk mencegah Inggris ikut campur dan mencaplok kerajaan ini sebagai wilayah jajahan mereka. Segera setelah perdamaian tercapai,
Teks Melayu (hasil terjemahan)
pemerintah Belanda, melalui Leonard
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
11
KHAZANAH segala tata karma dan adat kesopanan
“istana kita” yang artinya adalah
seperti
yang berlaku seperti penggunaan kata
istana sang Komisaris Jenderal di
Belanda bahwa mereka juga memiliki
“kita”yang harus digunakan untuk
Bogor sebagai tempatnya bernaung.
kekuasaan di wilayah Hindia Belanda
menyapa para petinggi kerajaan dan
Penambahan frase “istana” di sini jelas
seperti halnya kerajaan Banjarmasin
kaum priyayi pada masa itu.
menunjukkan bahwa pihak Belanda
yang memiliki kuasa atas wilayah
memposisikan dirinya sejajar dengan
dan tanah di Banjarmasin. Dengan
sang Pangeran Banjarmasin, mereka
memiliki posisi yang sejajar tersebut
sama-sama memiliki istana. Dengan
maka Belanda dapat menekankan
memiliki posisi yang sejajar, maka
pengaruhnya kepada pangeran Ratoe
kedua belah pihak yaitu pemerintah
untuk mengikuti keinginan Belanda
Belanda dan kerajaan Banjarmasin
yaitu
dapat bekerja sama menjalankan
penyelesaian
pemerintahan
Pangeran
Frase “uwen oom” (paman anda) dan “vader zijne” (ayah anda) dalam teks Belanda tidak diterjemahkan “paman anda” dan “ayah anda” dalam bahasa Melayu. Penggunaan kedua frase ini oleh Leonard de Boer mungkin untuk lebih mendekatkan diri lagi kepada sang Pangeran Banjarmasin. Namun,
dalam
konteks
budaya
Melayu, panggilan “paman anda” dan “ayah anda” kepada anggota kerajaan
dan
mereka
dapat
Penggunaan
bahasa
diplomasi
oleh seorang asing Eropa seperti sang
Belanda
Komisaris Jenderal. Hal inilah yang
kesesuaian
nampaknya diketahui oleh Schaap
berlaku. Penggunaan “kita” sebagai
sehingga kemudian dia menghilangkan
“saya” dan penggantian frase “ paman
frase “paman anda” dan “ayah anda”
anda”
dan kemudian menggantinya dengan
secara
menyebut gelar sang paman dengan
gelar
sebutan
memperlihatkan
Mangkubumi”
perselisihan
Mangkoe
dengan
Boemi.
Bagi
diberikan dalam surat oleh Belanda
di atas menunjukkan betapa bangsa
“pangeran
perjanjian
hal urusan pemerintahan.
digunakan oleh semua orang, apalagi
dengan
mematuhi
Pangeran Ratoe, penekanan yang
dalam surat yang Leonard de Boer
dapat
untuk
kedudukan
saling membantu sama lainnya dalam
seenaknya
tidak
mengukuhkan
sangat
memperhatikan
dengan
dan
“ayah
budaya
anda”
langsung orang
yang
yang
dengan
menyebutkan bersangkutan,
beliau akan menerima hal tersebut dengan senang hati karena pihak Belanda menyampaikannya dengan sangat halus dan menggunakan gaya bahasa yang tepat dan sesuai dengan norma yang berlaku pada masa itu. Melihat bahasa diplomasi yang digunakan
Belanda
dalam
surat
di atas, kita dapat melihat bahwa
bahasa
bangsa Belanda tak hanya berusaha
dan sang ayah dengan sebutan
diplomasi yang digunakan oleh pihak
menguasai bahasa untuk berusaha
“Sri Paduka Sultan Badjarmasin”.
Belanda
“kenali
Bayangkan jika dalam surat tersebut
nilai dan norma adat istiadat yang
musuh” tapi mereka menggunakan
langsung menyebut “paman anda”
berlaku
bahasa untuk “kenali musuh, dekati
dan “ayah anda” pasti sang Pangeran
menggunakan
Banjarmasin akan merasa tersinggung
nilai tersebut sebagai senjata utama
kemudian kuasai musuh tanpa mereka
dan akan mempengaruhi hubungan
untuk meyakinkan pihak Banjarmasin
menyadarinya”. Apakah cara ini efektif?
baik antara pemerintah Hindia Belanda
bahwa pihak Belanda adalah partner
Tentu saja, hal ini jelas tergambar dari
dan kerajaan Banjarmasin.
kerja sama yang layak dipercaya. Tak
sejarah yang mencatat berapa lama
hanya terpecaya, pihak Belanda juga
Belanda menjajah nusantara, salah
memiliki posisi strategis yang sejajar
satu caranya tentu melalui metode
dengan pihak Banjarmasin, karena
bahasa diplomasi ini.
Frase “Geschreven te Buitenzorg” (ditulis di Buitenzorg-sekarang dikenal sebagai Bogor) dalam teks Belanda, diubah menjadi “Termaktub di dalam Istana Kita di negri Bogor. Hal yang menarik di sini adalah penekanan
12
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
bahwa
tidak memiliki esensi paksaan dan tentu
berdasarkan
di
pada
Banjarmasin. budaya
nilai-
Mereka
dan
nilai-
mereka memiliki kekuasaan yang ditunjukkan dengan kata “istana” di surat mereka. Kata “istana” tersebut
musuh,
musuh
dan
pengaruhi
mengalahkan
musuh,
untuk
Arif Rahman Bramantya
SEBUAH CATATAN: JEJAK PERUMUSAN NASKAH PROKLAMASI DALAM ARSIP PRIVAT PUISI LAKSAMANA MUDA TADASHI MAEDA
D
ini hari tanggal 17 Agustus 1945, terjadi peristiwa besar dalam
dengan
sejarah
Indonesia
dirumuskannya
naskah
proklamasi kemerdekaan Indonesia. Perumusan berlangsung
naskah di
proklamasi
kediaman
megah
berarsitektur Eropa yang saat ini kita kenal sebagai Museum Naskah Proklamasi. Peristiwa
perumusan
naskah
proklamasi kemerdekaan Indonesia di masa lalu akan menjadi memori kolektif. Sampai saat ini pun memori tentang
peristiwa
tersebut
telah
menjadi ingatan sejarah yang hanya dimiliki oleh bangsa Indonesia. Memori merupakan catatan sejarah yang
berisikan
informasi-informasi
mengenai penyelenggaraan kegiatan kehidupan di masa lampau yang terekam dalam berbagai bentuk dan media serta berfungsi sebagai ingatan
Puisi yang ditulis oleh Maeda seputar perundingan naskah proklamasi (Arsip Privat Shigetada Nishijima)
sejarah. Memori akan selalu dikaitkan membentuk
agar Jepang tidak dicap sebagai
dekaan Indonesia 17 Agustus 2015,
memori yang dipergunakan sebagai
penjahat perang. Dari sedikit arsip
pemberitaan mengenai anak Tadashi
gambaran ingatan.
yang tercipta pada masa Pendudukan
Maeda yang bernama Nishimura Toaji
Jepang, terdapat sebagian kecil arsip
Maeda menjadikan nama Tadashi
privat (private archives) yang jarang
Maeda lebih dikenal publik. Bersama
diakses. Salah satu arsip privat itu
dengan anak dari tokoh-tokoh yang
adalah arsip yang diciptakan oleh
terlibat dalam perumusan naskah
Laksamana Muda Tadashi Maeda,
proklamasi, Nishimura Toaji Maeda
yakni berupa puisi.
melakukan napak tilas. Pemberitaan
dengan
arsip.
Arsip
Tidak dapat dipungkiri bahwa arsiparsip pada masa pendudukan Jepang yang disimpan di Indonesia sangat terbatas. Sebelum sekutu mengambil alih, pemerintah pendudukan Jepang memiliki waktu satu bulan untuk memusnahkan semua dokumen resmi
tersebut Tepat di hari perayaan kemer-
mengingatkan
kita
pada
peristwa yang terjadi pada tanggal
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
13
KHAZANAH Changi, Singapura. Setelah itu, Maeda dipenjarakan
di
Strutjwijk
(Gang
Tengah) selama 1 tahun. Selama di penjara, dengan jiwa sastranya, Maeda menulis beberapa karya berbentuk puisi. Salah satu puisi yang ditulis oleh Maeda mengambil tema yang terkait dengan perundingan perumusan naskah proklamasi yang terjadi dini hari 17 Agustus 1945 di kediamannya. Puisi yang ditulis dalam Bahasa Jepang itu terdiri dari lima larik/baris. Secara harfiah, puisi tersebut dapat diterjemahkan sebagai berikut: Naskah Surat Shigetada Nishijima kepada Alm. Soetopo Soetanto mengenai terjemahan puisi dan beberapa hal mengenai Toaji Maeda (Arsip Privat Alm. Soetopo Soetanto)
(Proklamasi)
terjadi
setelah satu malam dengan debat dan argumentasi masing-masing. Sejarah terjadi
dunia
peristiwa
berubah di
ketika
rumah
Saya
(Maeda) 17 Agustus 1973. Pada saat itu,
Maeda
peringatan kemerdekaan Indonesia
Chuugaku
dihadiri oleh Tadasahi Maeda. Dari
Umum)
peristiwa itu, dapat diambil benang
menempuh pendidikan dasar dan
merah bahwa sosok Tadashi Maeda
menengah,
Maeda
telah menjadi bagian dalam sejarah
belajar
Kajiki
Indonesia.
(pendidikan tinggi). Pendidikan di
Maeda dilahirkan pada tanggal 3 Maret 1898 di kota Kajiki, salah satu kota yang termasuk dalam perfektur Kagoshima, Jepang. Maeda terlahir dari Ibu bernama Tei dan ayah bernama Jinzo yang bekerja sebagai guru SD sekaligus kepala sekolah. Maeda
memiliki
banyak
saudara
dan salah satu kakak laki-lakinya,
Kajiki
tamat
sekolah
(Pendidikan
dalam
ke Koto
4
Kajiki
Menengah
tahun.
Setelah
melanjutkan Koto
Gakkou
Gakkou
membuatnya
mengambil sebuah keputusan untuk berkarir
sebagai
prajurit
Wakil bangsa kurang lebih 30 orang berkumpul di rumah Saya (Maeda) Perasasan
yang
tidak
dapat
diungkapkan ketika negaranya hancur dapat didirikan negara baru. Malam ketika memasuki fajar, pada hari ini dan pada pagi ini sejarah dunia berubah secara besar-besaran.
dalam
dunia militer dibandingkan berkarir
17 Agustus
sebagai pegawai sipil dalam dunia
Tidaklah mengherankan apabila
pemerintahan. Maeda pun mengikuti
bentuk simpatinya terhadap Indonesia
jejak sang kakak dengan masuk
telah
Akademi Angkatan Laut pada usia 18
Indonesia
tahun dan tamat pada tahun 1919.
semakin
membuat dan erat
hubungan Jepang sampai
antara berjalan
detik
ini.
Minoru Maeda, bekerja di Angkatan
Di dalam Akademi Angkatan Laut
Persahabatan di antara kedua negara
Laut Jepang dengan pangkat Kaigun
itulah, Maeda mendalami banyak hal
menjadi bukti bahwa Indonesia akan
Chuujo
dan akhirnya ditempatkan di Kaigun
semakin maju dan menjadikan bangsa
karakter Maeda memang menarik
Bukanfu
ini mampu bersaing dengan negara-
sehingga membuat orang di sekitarnya
penghubung.
terpesona. Pergaulannya cukup luas
terhadap Indonesia terkait dengan
sehingga dia dikenal oleh banyak
persiapan
orang.
ditangkap Sekutu. Maeda dipenjarakan
(Laksamana).
Watak
dan
Jakarta
sebagai
Karena proklamasi,
kepala
simpatinya Maeda
di Glodok dan diinterogasi di penjara
14
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
negara lain dalam segala bidang.
Dharwis W.U. Yacob
Pasang Surut Hubungan Bilateral Indonesia-Tiongkok dalam Arsip
B
eberapa waktu yang lalu, Indonesia dan Tiongkok sempat bersitegang setelah terjadi insiden di Kepulauan Natuna. Pada saat itu, Angkatan Laut Republik Indonesia menangkap sebuah perahu motor Tiongkok yang melakukan penangkapan ikan ilegal di perairan Indonesia dan pada saat perahu motor Tiongkok itu akan ditarik menuju pelabuhan, tiba-tiba sebuah kapal penjaga pantai Tiongkok menabraknya untuk mencegah kapal itu ditarik ke pelabuhan Indonesia. Indonesia pun segera melayangkan nota protes. Indonesia menyampaikan protes keras terhadap kejadian itu. Peristiwa tersebut sempat mengusik hubungan bilateral antara IndonesiaTiongkok yang sudah lama terjalin. Tentunya peristiwa tersebut membuat kita ingin mempertanyakan kembali sejauh mana hubungan bilateral antara Indonesia-Tiongkok selama ini.
Hubungan bilateral antara Indonesia dan Tiongkok adalah satu hal yang amat penting, baik bagi Indonesia maupun untuk Tiongkok. Hubungan bilateral Indonesia-Tiongkok yang pernah membeku sepanjang pemerintahan Orde Baru, kini makin membaik, dan bahkan Tiongkok merupakan salah satu mitra yang penting bagi Indonesia. Secara geopolitik, posisi Indonesia sangat strategis di kawasan Asia Pasifik, Selat Malaka, dan Laut Cina Selatan. Sedangkan
Pedagang Tiongkok di Kalimantan Barat, [1930] Sumber: ANRI, KIT Kalimantan No. 0300/022
secara ekonomi, Indonesia adalah negara yang sangat kaya dengan sumberdaya alam dan mineral, baik di darat maupun di laut. Kekayaan alam Indonesia yang sangat luar biasa ini jelas sangat menggoda negara-negara industri yang sedang maju saat ini seperti Tiongkok untuk menguasainya, langsung ataupun tidak langsung. Disamping itu, dengan jumlah penduduk Indonesia yang menempati peringkat ke-4 di dunia, Indonesia adalah pasar potensial untuk daerah pemasaran produk-produk yang dihasilkan oleh Tiongkok Definisi hubungan bilateral adalah bentuk hubungan kerjasama
(diplomatis) antara satu negara dalam hal ini adalah Indonesia dengan negara atau blok negara lainnya. Kerjasama bilateral tersebut dapat dicontohkan seperti kerjasama bilateral antaraIndonesia dengan Tiongkok. Hal tersebut tentunya mengacu kepada tujuan kepentingan nasional yang tertuang dalam Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2005 mengenai Tiga Agenda Pembangunan Nasional yaitu mewujudkan masyarakat aman dan damai, adil dan demokratis, serta sejahtera. Hubungan bilateral tersebut dijalankan dalam kerangka politik luar negeri Indonesia yang bebas dan aktif berdasarkan prinsip-prinsip saling menghormati (mutual respect) dan hubungan yang saling menguntungkan Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
15
KHAZANAH (mutually beneficial relationship) baik melalui pendekatan secara kelompok maupun bilateral (group and bilateral approach). Indonesia dan Tiongkok telah melakukan hubungan bilateralsecara resmi sejak tanggal 13 April 1950. Hubungan kedua negara terus menunjukkan perkembangan positif, dengan kehadiran Perdana Menteri Tiongkok, Zhou En Lai, pada Konferensi Asia Afrika (KAA) pada 18-25 April 1955. Dalam konferensi di Bandung itu tercetus Lima Prinsip Hidup Berdampingan Secara Damai yang dikemukakan Tiongkok dan disponsori bersama Pemerintah India dan Myanmar dan mendapat dukungan dari para peserta. Indonesia dan Tiongkok pun sepakat untuk mempererat hubungan yang telah berjalan baik kala itu, ditandai dengan ditandatanganinya perjanjian persahabatan serta persetujuan kerja sama kebudayaan pada 1 April 1961. Dalam konteks hubungan luar negeri yang lebih luas, Indonesia amat penting bagi Tiongkok yang saat itu bukan anggota dari Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB). Tiongkok, bagi Indonesia, juga tak kalah penting, apalagi setelah Indonesia memutuskan untuk keluar dari PBB pada awal 1965. Keduanya menjalin suatu kemitraan dalam membangun solidaritas di antara negara-negara New Emerging Forces (NEFO). Pola interaksi saling menguntungkan ini terus berulang dalam evolusi hubungan bilateral keduanya. Namun, pada 30 Oktober 1967 kedua negara membekukan hubungan. Lalu 22 tahun kemudian, tepatnya pada 24 Februari 1989, ketika Presiden Soeharto bertemu Menteri Luar Negeri Tiongkok saat itu Qian Qichen, dalam upacara pemakaman Kaisar Hirohito di Tokyo, dibahaslah kemungkinan normalisasi hubungan kedua negara yang tengah membeku. Pembahasan dilanjutkan dalam pertemuan Menlu Ali Alatas 16
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Pemakaman orang Tiongkok di Burung Mandi, Kalimantan Barat, 1949 (Sumber: ANRI, NIGIS Nomor. A 2979)
dan Qian Qichen pada 4 Oktober 1989 di Tokyo. Hasilnya, pada 3 Juli 1990, kedua Menlu menandatangani Komunike Bersama The Resumption of The Diplomatic between The Two Countries di Beijing, diikuti kunjungan Perdana Menteri Li Peng ke Indonesia sekaligus menyaksikan penandatanganan nota kesepahaman Pemulihan Hubungan Diplomatik kedua negara pada 8 Agustus 1990. Konferensi Asia–Afrika (KAA) adalah sebuah konferensi antara negara-negara Asia dan Afrika, yang kebanyakan baru saja memperoleh kemerdekaan atau belum merdeka. KAA diselenggarakan oleh Indonesia, Myanmar (dahulu Burma), Srilanka (dahulu Ceylon), India dan Pakistan. Pertemuan ini berlangsung antara 18 April-24 April 1955, di Gedung Merdeka, Bandung,Indonesia dengan tujuan mempromosikan kerja sama ekonomi dan kebudayaan AsiaAfrika dan melawan kolonialisme atauneokolonialisme Amerika Serikat, Uni Soviet, atau negara imperialis lainnya. Sebanyak 29 negara yang mewakili lebih dari setengah total penduduk dunia pada saat itu mengirimkan wakilnya. Konferensi ini merefleksikan apa yang mereka pandang sebagai
ketidakinginan kekuatan-kekuatan Barat untuk mengkonsultasikan dengan mereka tentang keputusan-keputusan yang memengaruhi Asia pada masa Perang Dingin; kekhawatiran mereka mengenai ketegangan antara Republik Rakyat Tiongkok dan Amerika Serikat; keinginan mereka untuk membentangkan fondasi bagi hubungan yang damai antara Tiongkok dengan mereka dan pihak Barat; penentangan mereka terhadap kolonialisme, khususnya pengaruh Perancis di Afrika Utara dan kekuasaan kolonial perancis di Aljazair; dan keinginan Indonesia untuk mempromosikan hak mereka dalam pertentangan dengan Belanda mengenai Irian Barat. Perdana Menteri Zhou Enlai menyatakan dukungan tegas Tiongkok kepada penyelenggaraan Konferensi Asia Afrika. Mao Zedong, pemimpin partai politik pada masa itu, menyatakan harapan Tiongkok tentang penyelenggaraan konferensi itu kepada Perdana Menteri Myanmar yang tengah berkunjung di Tiongkok. Selama persiapan konferensi tersebut, Tiongkok dan Indonesia bertukar pandangan mengenai penyelenggaraan konferensi itu melalui jalur diplomatik.
Foto Perdana Menteri Tiongkok ,Zhou En Lai, mengikuti Konferensi Asia-Afrika, Bandung, 1955 Sumber: ANRI, Inventaris Arsip Kementerian Penerangan Jawa Barat 1950-1955 No. JB 5501/428 dan No. JB 5501/448
Konferensi ini akhirnya membawa kepada terbentuknya Gerakan NonBlok pada 1961.Gerakan Non-Blok (GNB) adalah merupakan suatu organisasi internasional yang terdiri dari lebih dari 100 negara-negara yang tidak menganggap dirinya beraliansi dengan atau terhadap blok kekuatan besar apapun. Tujuan dari organisasi ini, seperti yang tercantum dalam Deklarasi Havana tahun 1979, adalah untuk menjamin “kemerdekaan, kedaulatan, integritas teritorial, dan keamanan dari negara-negara nonblok” dalam perjuangan mereka menentang imperialisme, kolonialisme, neo-kolonialisme, apartheid, zionisme, rasisme dan segala bentuk agresi militer, pendudukan, dominasi, interferensi atau hegemoni dan menentang segala bentuk blok politik. Pada era Soeharto, normalisasi hubungan Indonesia-Tiongkok pada awal 1990-an amat bernilai bagi Tiongkok, yang saat itu tengah dikecam Barat setelah peristiwa Tiananmen. Presiden Soeharto pun melakukan kunjungan balasan pada 14-18 November 1990, dan menyaksikan penandatanganan pembentukan Komisi Bersama Bidang Ekonomi, Perdagangan, dan Kerja
Sama Teknik. Normalisasi hubungan tersebut kemudian secara bertahap membuka hubungan ASEAN dan Tiongkok, hingga akhirnya pada 1996, Tiongkok menjadi mitra dialog penuh ASEAN. Bagi Indonesia, dalam sektor ekonomi, hubungan dengan Tiongkok menjadi sangat penting, terutama setelah negara ini dihantam badai krisis finansial Asia pada 1997. Di lain pihak, era tersebut menjadi saksi perekonomian Tiongkok, pasca reformasi ekonomi yang dilakukan oleh Deng Xiaoping pada 1978, hingga tinggal landas dengan pertumbuhan ekonomi dua digit tiap tahun. Interaksi positif antara kedua negara pun dilanjutkan pada era Presiden Abdurrahman Wahid (Gus Dur). Di masanya, Imlek ditetapkan sebagai hari libur nasional, beragam atribut dan simbol berbau Tiongkok mulai bermunculan di Indonesia. Gus Dur yang menetapkan Tiongkok sebagai negara tujuan pertama lawatannya ke luar negeri setelah dilantik sebagai orang nomor Indonesia, bahkan mengusulkan pembentukan poros Jakarta-Beijing-New Delhi. Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bagian dari Pemerintah Indonesia juga memiliki peran dalam
menjaga hubungan bilateral antara Indonesia dan Tiongkok tersebut. Tentunya dengan perannya di dalam menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip statis terutama mengenai hubungan bilateral antara Indonesia dan Tiongkok. Dengan beragamnya arsip statis yang disimpan semakin tersimpan pula memori kolektif bangsa terutama mengenai hubungan bilateral Indonesia-Tiongkok. Adapun khazanah arsip statis yang mendeskripsikan mengenai hubungan bilateral antara Indonesia-Tiongkok antara lainInventaris Arsip Sekretariat Negara: Seri Pidato Presiden Soeharto 1966-1998 antara lain Nomor 101.1, Nomor 101.2, Nomor 226.1, Nomor 226.2, Nomor 250 yang berisi naskah pidato balasan atas penyerahan surat kepercayaan dari Duta Besar Tiongkok serta naskah pidato kenegaraan dalam rangka jamuan makan malam dalam menyambut kedatangan Perdana Menteri Tiongkok. Selain itu, Inventaris Dewan Pertimbangan Agung RI Tahun 1977-1999 Nomor 51 yang berisi persiapan guna normalisasi hubungan Indonesia-Tiongkok dan Inventaris Menko Hubra Tahun 1963-1966 Nomor 1203 yang berisi pernyataan bersama Indonesia-Tiongkok dalam
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
17
KHAZANAH
Laporan Walikota Malang M. Sardjono kepada Gubernur Kepala Daerah Provinsi Djawa Timur Tanggal 19 November 1952 tentang keberangkatan utusan dari Indonesia ke Tiongkok untuk mengikuti Konferensi Perdamaian Dunia di Peking pada tanggal 10 Oktober 1952 Sumber: ANRI, Inventaris Kabinet Presiden RI 1950-1959 Nomor 1852
kunjungan persahabatan Indonesia ke Tiongkok. Khazanah arsip media baru yang mendeskripsikan mengenai hubungan bilateral antara Indonesia-Tiongkok adalah pada Inventaris Arsip Produksi Film Negara (PFN) yaitu film yang berjudul Konferensi Asia-Afrika 1955 yang memperlihatkan Perdana Menteri Republik Indonesia pada waktu itu yaitu Ali Sastroamidjojo yang menyambut kedatangan Perdana Menteri Tiongkok Zhou En Lai. Selain itu pula, Inventaris Arsip Kementerian Penerangan Wilayah Jawa Barat 1950-1955 yang menyimpan arsip foto yaitu Nomor JB 5501/428, Nomor JB 5501/448, Nomor JB 5501/450, Nomor JB 5501/459, Nomor JB 5501/561, dan Nomor JB 5501/565.
18
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Dalam Inventaris ini memperlihatkan kegiatan Perdana Menteri Tiongkok Zhou En Lai yang melakukan kegiatan komunikasi dengan pejabat tinggi Indonesia sekaligus mengikuti Konferensi Asia-Afrika. Dari penjelasan diatas, hubungan bilateral antara Indonesia dan Tiongkok merupakan salah satu bentuk persahabatan antar dua negara yang perlu dipertahankan. Memang layaknya seorang sahabat tentunya tidak berjalan mulus, terkadang berbeda pendapat dan terkadang tidak satu tujuan. Namun tentunya diperlukan solusi-solusi yang bijaksana ketika hubungan bilateral ini mengalami ketegangan ataupun keretakan. Tentunya dengan bentuk komunikasi yang cepat dan tepat antar
dua negara mampu memecahkan permasalahan yang terjadi sehingga hubungan bilateral antar dua negara dapat terjaga dengan baik. Tantangan di masa depan dengan semakin ketatnya kompetisi antar negara menciptakan konflik-konflik baru antar negara. Tentunya dengan peran lembaga kearsipan nasional diharapkan akan mampu meredam konflik-konflik antar negara tersebut dengan penyediaan informasi yang tepat. Dengan adanya hubungan bilateral yang baik disertai peran lembaga kearsipan nasional yang besar pula akan mampu menjaga hubungan bilateral ke arah yang lebih baik di masa yang akan datang.
PROFIL MUSEUM KAA
MENGGELORAKAN SEMANGAT DASASILA BANDUNG
D
atang ke kota Bandung, jangan lupa untuk mampir ke Museum Konperensi Asia Afrika (KAA). Sejarah kota Bandung tidak terlepas dari peran para Diplomat Indonesia di dunia internasional dengan suksesnya penyelenggaraan Konferensi Asia Afrika. Rekaman pelaksanaan konferensi disajikan di museum ini dengan kemasan yang unik dan menarik. Pengunjung akan diingatkan dengan peristiwa bersejarah yang sangat fenomenal dalam mewujudkan perdamaian dan kemerdekaan dari kolonialisme di dua benua, Asia dan Afrika. Peristiwa itu dikenal dengan Konferensi Asia Afrika. Berakhirnya Perang Dunia II (Agustus 1945) tidak serta merta mengakhiri situasi permusuhan antar bangsa. Situasi dunia terus memanas akibat adanya “perang dingin” antara Blok Barat dan Blok Timur, serta masih adanya penjajahan, terutama di kawasan Asia dan Afrika. Pengembangan senjata nuklir juga
semakin menimbulkan kekhawatiran akan terjadinya perang dunia selanjutnya.
tanggal 24 April 1980 sebagai puncak acara Peringatan 25 Tahun Konperensi Asia Afrika.
Saat situasi dunia semakin tak menentu, berlangsunglah Konferensi Asia Afrika pada 18-24 April 1955. Konferensi ini berlangsung di Gedung Merdeka Bandung dengan diikuti oleh 29 negara. Konperensi Asia Afrika menghasilkan sepuluh prinsip dari Bandung atau lebih dikenal dengan Dasasila Bandung. Prinsip-prinsip ini kemudian menjadi pedoman bagi bangsa-bangsa Asia dan Afrika dalam menggalang solidaritas dan kerja sama internasional. Semangatnya telah menambah kekuatan moral bagi para pejuang kemerdekaan bangsabangsa tersebut.
Tujuan didirikannya Museum KAA antara lain sebagai upaya menyajikan peninggalan-peninggalan, informasi yang berkaitan dengan Konferensi Asia Afrika, termasuk latar belakang, perkembangan konferensi tersebut, sosial budaya, dan peran bangsabangsa Asia Afrika, khususnya bangsa Indonesia dalam percaturan politik dan kehidupan dunia. Kedua, mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan buku-buku, majalah, surat kabar, naskah, dokumen/arsip, dan penerbitan lainnya yang berisi uraian dan informasi mengenai kegiatan dan peranan bangsa-bangsa Asia Afrika dan negara-negara berkembang dalam percaturan politik dan kehidupan dunia serta tentang sosial budaya negaranegara tersebut.
Untuk mengenang peristiwa Konferensi Asia Afrika, maka dibangunlah Museum KAA yang berlokasi di Gedung Merdeka yang merupakan tempat berlangsungnya Konferensi Asia Afrika. Museum ini diresmikan oleh Presiden Republik Indonesia kedua, Soeharto, pada
Ketiga, melakukan penelitian tentang masalah-masalah Asia Afrika dan negara-negara berkembang guna menunjang kegiatan pendidikan dan
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
19
PROFIL penelitian ilmiah di kalangan pelajar, mahasiswa, dosen, dan pemuda Indonesia serta bangsa-bangsa Asia Afrika pada umumnya, dan memberi masukan bagi kebijakan pemerintah dalam kegiatan politik luar negeri. Keempat, menunjang upaya-upaya dalam rangka pengembangan kebudayaan nasional, pendidikan generasi muda, dan peningkatan kepariwisataan. Kelima, menunjang upaya-upaya untuk menciptakan saling pengertian dan kesatuan pendapat serta meningkatkan volume kerja sama di antara bangsa-bangsa Asia Afrika dan bangsa-bangsa lainnya di dunia. Di dalam museum, pengunjung dapat menikmati pameran tetap yang menampilkan koleksi berupa bendabenda tiga dimensi, arsip foto mengenai peristiwa yang melatabelakangi Konferensi Asia-Afrika, Pertemuan Tugu, Konferensi Kolombo, Konferensi Bogor, Konferensi Asia-Afrika 1955, dan dampak Konferensi Asia-Afrika bagi dunia internasional, serta profil negara-negara peserta Konferensi Asia-Afrika yang dimuat dalam sarana multimedia. Museum Konperensi Asia Afrika juga menyediakan perpustakaan yang berisi buku-buku sejarah, politik, sosial, dan budaya negara-negara Asia Afrika; arsip-arsip mengenai Konferensi Asia Afrika, konferensikonferensi terdahlu, KTT Asia Afrika 2005, serta majalah, surat kabar, dan “Braille Corner” untuk para tunanetra. Pengunjung museum juga dapat menikmati film-film dokumenter mengenai kondisi dunia hingga tahun 1950-an, Konferensi Asia-Afrika, konferensi-konferensi pendahulu, konferensi lanjutannya dan KTT Asia Afrika tahun 2005. Film-film tersebut ditayangkan di ruang audiovisual yang terdapat di dalam museum. Selain itu, ditayangkan pula pemutaran film dan diskusi film tematik secara berkala mengenai kehidupan sosial budaya bangsa-bangsa Asia-Afrika.
20
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Salah satu ruangan di Museum KAA
Pengelola Museum KAA terus melakukan sosialisasi nilai-nilai KAA ke seluruh lapisan masyarakat, mulai dari pelajar, komunitas-komunitas pecinta museum sampai dengan masyarakat umum. Salah satunya dengan menjalin kerja sama dengan sejumlah komunitas. Museum KAA menjadi semakin “hidup” berkat adanya kerja sama dengan sejumlah komunitas masyarakat yang dibentuk atau didukung oleh Museum Konferensi Asia-Afrika. Berbagai komunitas masyarakat ini di bentuk dengan tujuan untuk meningkatkan pengetahuan mengenai sejarah, politik internasional, wawasan kebangsaan mengingat tentang yang dihadapi dalam politik luar negeri Indonesia di masa yang akan datang, dalam diplomasipublik maupun diplomasi antar waraga (citizen diplomacy). Beberapa kegiatan yang diselenggarakan bekerjasama dengan komunitas diantaranya: Diskusi Buku, Diskusi Film, berbagai Festival, Klab Budaya, Pameran, dan lain-lain. Berbagai penghargaan telah diperoleh Museum KAA diantaranya
penghargaan Fun Museum (Museum Menyenangkan) pada acara Malam Anugerah Purwakalagraha. Museum KAA juga mampu meraih penghargaan untuk kategori Museum Bersahabat. Hal ini juga tidak lepas dari andil komunitas Sahabat Museum Konferensi Asia Afrika (SMKAA). Dengan adanya komunitas Sahabat Museum Konferensi Asia Afrika (SMKAA) yang terdiri dari 17 klub hobi dan kreasi sejak tahun 2011, Museum KAA telah pula menjadi museum yang mampu membuat serta menjalankan program yang melibatkan masyarakat (publik) secara luas. Melalui berbagai kegiatan yang dikelola oleh klub-klub tersebut, Museum KAA kini menjadi pusat kegiatan yang melibatkan tidak kurang dari 100 orang setiap minggunya. Dan pada awal tahun 2016 Museum KAA juga meraih penghargaan Anugerah Kawistara sebagai museum yang peduli terhadap bahasa. Penghargaan tersebut diberikan oleh Balai Bahasa Provinsi Jawa Barat. (sa)
Badan Perpustakaan dan Arsip SulAWESI SELATAN
Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sulawesi Selatan
B
ukanlah hal yang mudah bagi sebuah provinsi untuk mendapatkan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) dari Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia, penghargaan tersebut didapat secara berturut – turut selama 6 (enam) kali. Apalagi pemeriksaan yang dilakukan BPK tidak hanya laporan kinerja tetapi sudah mengarah kepada bukti fisik dan arsip yang tercipta dari setiap program yang telah dilaksanakan oleh lembaga tersebut. Provinsi Sulawesi Selatan telah membuktikan bahwa dengan pengelolaan arsip dinamis yang baik dapat memberikan kontribusi positif terhadap kinerja pemerintah daerah, terutama dalam hal mempertahankan opini WTP dari BPK setiap tahunnya. Sebagaimana disampaikan oleh Kepala Badan Perpustakaan, dan Arsip Provinsi Sulawesi Selatan, bahwa, Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sulawesi Selatan
melalui Instruksi Gubernur Nomor 3 Tahun 2011 Tentang Kewajiban Tertib Arsip Bagi Setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) se Provinsi Sulawesi Selatan yang berisi tentang kewajiban SKPD untuk melaksanakan tertib arsip, menganggarkan, dan mengkolsultasikan dengan tenaga teknis hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan arsip, telah memberikan pengaruh yang cukup besar bagi tertib arsip di SKPD se Provinsi Sulawesi Selatan. Tentunya kita berusaha agar arsip itu tidak hanya bicara masa lalu sebagai arsip statis, tetapi arsip juga mendukung kegiatan sekarang maupun masa yang akan datang, ujarnya. Lebih lanjut dikatakannya bahwa masyarakat Sulawesi Selatan memiliki tradisi tulis menulis dengan kata lain memiliki budaya pengarsipan yang cukup baik . Dalam hal ini dibuktikan dengan naskah-naskah lontaran
yang berisi tentang catatan peristiwa di Sulawesi Selatan yang menjadi karakteristik dan daya tarik dari Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sulawesi Selatan. Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sulawesi Selatan yang terletak di Jalan Perintis Kemerdekan Nomor 146 Km. 12 Tamalanrea, Makasar memiliki prestasi yang membanggakan terutama menjadi ujung tombak penyelenggaraan kearsipan di wilayah Indonesia Timur. Selain sebagai lembaga kearsipan terbaik, juga koleksi arsip daun lontarnya (la galigo) merupakan yang terpanjang di dunia. Terdapat 4200 naskah daun lontar yang sudah dimikro filmkan sehingga mendapatkan pengakuan dari UNESCO sebagai Memory of the World (MoW). Lembaga kearsipan ini juga memiliki berbagai koleksi arsip yang cukup membanggakan seperti
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
21
DAERAH Penyelenggaraan Kearsipan Arsip Di Provinsi Sulawesi Selatan yang tertuang dalam peraturan gubernur Sulawesi Selatan.
Publikasi kearsipan yang bersumber pada khazanah arsip yang tersimpan di Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sulawesi Selatan
arsip jaman pemerintahan Belanda, Arsip Republik Indonesia Serikat, Arsip Negara Indonesia Timur, Arsip Orde Baru, termasuk juga arsip perorangan. Untuk mengisi kekurangan arsip tentang penjajahan Jepang maka mereka melalukan wawancara sejaran lisan terhadap berbagai tokoh sejarah yang mengetahui peristiwa penjajahan Jepang tersebut. Melihat koleksi yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sulawesi Selatan tidak heran banyak pengunjung yang datang untuk melakukan penelitian dan memanfaatkan arsip. Biasanya peneliti mancanegara, dosen dan mahasiswa sejarah baik dari Sulawesi Selatan maupun dari berbagai perguruan tinggi lainnya yang ada di Indonesia, tutur H. Akhmad Saransi, Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sulawesi Selatan. “Selain dimanfaatkan oleh peneliti, dosen, mahasiswa baik dari dalam dan luar negeri dalam rangka mendukung penelitian dan study mereka, arsiparsip yang ada juga telah digunakan untuk menyelesaikan berbagai sengketa perbatasan seperti sengketa memperebutkan pulau Lare-Lare yang
22
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
diklaim oleh Kalimantan Timur, karena arsipnya ada maka sengketa pulau tersebut dapat dimenangkan oleh Provinsi Sulawesi Selatan. Terkadang kami menjadi saksi ahli dalam suatu sidang di pengadilan dalam sengketa kearsipan,” ujar pegawai yang sarat dengan pengalaman di bidang kearsipan ini. Lembaga Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan memang memiliki kedudukan yang kuat, selain mendapat sokongan dari pemerintah daerah terutama Gubernur Provinsi Sulawesi Selatan H. Syahrul Yasin Limpo, juga sejarah awalnya sebagai lembaga kearsipan yang pernah menjadi ANRI Wilayah, sebelum diserahkan oleh ANRI karena otonomi daerah memperkuat lembaga ini terutama terutama peralatan preservasi dan depo arsip statis yang sesuai dengan standar kearsipan. Dari segi kebijakan lembaga kearsipan ini telah memiliki 4 (empat) pilar/instrumen pengelolaan arsip yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan klasifikasi keamanana akses arsip, termasuk kebijakan tentang pengelolaan arsip statis. Semua regulasi tersebut merupakan penjabaran dari Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2010 Tentang
Merawat dan memajukan dunia kearsipan memang harus memiliki semangat dan dedikasi yang tinggi disamping konsisten dan kemauan yang kuat. Dalam hal memperkuat semangat ini pegawai Badan Perpustakaan dan Arsi Provinsi Sulawesi Selatan memiliki prinsip “kalau arsip tidak bisa dirubah maka dirubah saja menjadi dinas pemakaman saja.” Prinsip ini sebagai penyemangat agar para pegawai selalu bekerja keras dalam melaksanakan kegiatannya. Kalau tidak ada kemajuan mereka akan dikubur alias dibubarkan. Demikian juga sebagai lembaga yang memiliki 31 orang arsiparis dan 17 orang pejabat struktural ini mempunyai visi “terdepan dalam pembinaan dan pelayanan menuju Sulawesi Selatan Cerdas dan Budaya Tertib Arsip.” Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sulawesi Selatan menjadi salah satu lembaga kearsipan yang menjadi penerang ditengah lambanya perkembangan dunia kearsipan di Indonesia. Walaupun masih banyak hal yang harus dilengkapi menuju kesempurnaan penyelenggaraan kearsipan di Provinsi Sulawesi Selatan, namun semangat untuk mengatasi tantangan seperti semakin meningkatnya kebutuhan publik akan informasi arsip, keterbatasan sarana dan sarana, dan keterbatasan pembiayaan dan pendanaan, tidaklah membuat semangat bekerja menurun karena peluang kedepan sangat terbuka seperti besarnya komitmen pemerintah dan pemerintah daerah dalam peningkatan dan pengembangan peran Badan Perpustakaan dan Arsi Provinsi Sulawesi Selatan, adanya peraturan perundang-undangan yang mendukung dalam mewujudkan keberhasilan penyelenggaraan kearsipan, serta budaya masyarakat Sulawesi selatan yang memang terbiasa untuk mendokumentasikan setiap kegiatannya dalam bentuk tulisan. (MI)
Terakreditasi A dan Jadi yang Terbaik, Bapersip Jatim Terus Kembangkan Diri
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Kami lembaga kearsipan Republik Indonesia Penuh semangat dan berintegritas emban tugas penyelenggaraan kearsipan Tak kenal lelah kembangkan diri, terus berinovasi Melestarikan memori bangsa, wujud dharma bhakti pada negri ....... Kalimat-kalimat di atas merupakan harus konsisten dilaksanakan. bait pertama dalam lagu Mars Hal ini dapat dilihat, walau Kearsipan Indonesia yang telah resmi Bapersip Jatim telah memperoleh ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional akreditasi A dari ANRI sejak tahun Republik Indonesia (ANRI) pada 2013 silam serta menjadi Juara I bulan Agustus ini. Meskipun harmoni Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi lagu dan lirik dalam Mars Kearsipan Terbaik Wilayah II pada tahun 2015, Indonesia baru diresmikan, akan tetapi Bapersip Jatim terus memantapkan nilai-nilai yang terkandung di dalam dan membuat terobosan baru agar lagu dan lirik mars tersebut tampaknya penyelenggaraan kearsipan semakin sudah inheren bagi beberapa lembaga baik. Tak hanya itu inovasi pun dibuat kearsipan di Indonesia, seperti halnya agar penyebaran dan pemanfaatan Badan Perpustakaan dan Kearsipan arsip dapat menyentuh kepada (Bapersip) Provinsi Jawa Timur berbagai lapisan masyarakat, seperti (Jatim). halnya pelajar atau para santri. Bagi lembaga kearsipan yang Jalin Sinergi terletak di provinsi terluas di pulau Jawa ini, semangat peningkatan Memiliki visi “Jawa Timur Gemar kualitas penyelenggaraan kearsipan Membaca dan Tertib Kearsipan”, tak pernah surut. Walaupun sempat Bapersip Jatim memiliki berbagai berganti kepemimpinan lembaga desain rencana pelaksanaan kinerja kearsipan, namun pimpinan yang yang dapat menjadi rujukan bagi baru beserta seluruh jajaran pegawai seluruh jajaran Bapersip Jatim agar Bapersip Jatim tetap berkomitmen, visi tersebut tercapai. Jika melihat dari bahwa peningkatan kualitas sudut pandang visi bidang kearsipan, penyelenggaraan kearsipan tetap
melalui tertib kearsipan ini diharapkan dapat terwujudnya peningkatan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), dan tata pemerintahan yang bersih (clean government), serta profesionalisme pelayanan publik melalui peningkatan profesionalisme pengelolaan arsip pemerintah daerah yang tertib, rapi dan handal yang didukung dengan sistem kearsipan yang komprehensif. Visi Bapersip Jatim bidang kearsipan ini sangat mendukung dan sejalan dengan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip yang telah resmi dicanangkan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Asman Abnur (17/8) di Hotel Redtop saat penganugerahan ANRI Award 2016. “Tertib Kearsipan” menjadi fokus visi Bapersip Jatim sebagai upaya penjabaran rencana strategis bidang kearsipan. Tertib kearsipan tentunya tak hanya dilakukan di Bapersip Jatim, tetapi dilaksanakan di seluruh lingkungan pemerintah provinsi Jatim. Mewujudkan tertib kearsipan ini diharapkan dapat mengarah kepada peningkatan sistem administrasi
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
23
DAERAH kearsipan, Bapersip Jatim juga akan memberikan apresiasi atas kinerjanya. Apresiasi langsung akan dianugerahkan oleh Gubernur Jatim. Ini dapat dikatakan menjadi sebuah ciri bahwa Kepala Daerah turut mendukung dan memberi perhatian kepada penyelenggara pemerintahan daerah yang sudah berkomitmen melaksanakan peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan.
Depo Arsip Pemerintah Propinsi Jawa Timur
dan pengembangan sumber daya manusia (SDM) kearsipan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), peningkatan penyelamatan dan pelestarian arsip dan peningkatan pemahaman masyarakat sadar arsip. Berbagai cara dan inovasi disusun dan dimplementasikan Bapersip Jatim agar visi tersebut tercapai, termasuk juga bersinergi dengan berbagai pihak, seperti halnya sinergi bersama lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota, SKPD di lingkungan pemerintah provinsi Jatim, organisasi profesi/ komunitas, lembaga legistlatif daerah dalam hal ini Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Jatim ataupun para pemangku kepentingan lainnya. Beberapa program yang sudah dijalankan Bapersip Jatim dan terus mengalami penyempurnaan dari waktu ke waktu antara lain pengelolaan arsip aset, pembinaan kearsipan kepada SKPD di lingkungan provinsi Jatim, lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota se-Jatim yang kini berjumlah 38 lembaga, perbaikan dan peningkatan sistem administrasi dan tata kelola kearsipan. Selain itu, dilaksanakan pula akuisisi arsip bernilai guna, peningkatan layanan informasi kearsipan khususnya yang berbasis
24
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
teknologi, informasi dan komunikasi, penyusunan naskah sumber arsip yang sumber arsipnya tak hanya berkutat di lingkungan provinsi, namun juga menyentuh wilayah kabupaten/ kota. Tak hanya itu, Bapersip juga turut melaksanakan program pengembangan SDM kearsipan di provinsi Jatim yang dituangkan dalam beberapa program di antaranya pelatihan kepada arsiparis dan pengelola arsip, penilaian jabatan fungsional arsiparis dan lain-lain. Meski sudah dinilai sebagai lembaga kearsipan yang terakreditasi A, Bapersip Jatim tak berpuas diri, dalam waktu dekat lembaga yang dipimpin oleh Sudjono ini akan menjalin sinergi dengan Inspektorat provinsi Jatim untuk melakukan pengawasan kearsipan. Sebagaimana diketahui bahwa pengawasan kearsipan ini masih terbilang baru, namun memiliki peran yang sangat penting antara lain untuk melihat apakah penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan oleh pencipta arsip dan lembaga sesuai dengan standar, prinsip, dan kaidah penyelenggaraan kearsipan. Bagi SKPD binaan se-Jatim yang terus berkomitmen melakukan peningkatan kualitas penyelenggaraan
Tidak hanya bersinergi dengan pemangku kepentingan dari unsur pemerintahan, Bapersip Jatim yang sebelum era otonomi daerah merupakan ANRI wilayah Jatim, juga akur dengan unsur legislatif daerah. Hal ini terlihat salah satunya ketika proses penyusunan, uji publik serta sosialisasi Peraturan Daerah (Perda) Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Saat menyusun Perda, pihak Bapersip Jatim, DPRD dan pemangku kepentingan terkait lain secara intensif melakukan koordinasi termasuk juga konsultasi secara bersama-sama dengan ANRI. Pada dasarnya, Perda ini mengikuti dari pola aturan pemerintah pusat, yang mana sudah diinisiasikan oleh ANRI melalui undang-undang dan peraturan pemerintah bidang kearsipan. Ditemui di sela kesibukaannya oleh tim redaksi, Kepala Bapersip Jatim, Sudjono menyatakan bahwa Perda bidang kearsipan sudah disosialisasikan kepada SKPD seJatim, kabupaten/kota se-Jatim, bahkan sampai pondok pesantren serta perguruan tinggi. Sudjono pun berharap bahwa dengan adanya Perda ini semakin menguatkan pandangan bahwa arsip sebagai elemen penyelenggaraan pemerintahan daerah memiliki kedudukan peran yang sangat strategis. Perda bidang kearsipan juga bukan hanya milik lembaga kearsipan arsip provinsi, tetapi ini milik masyarakat Jawa Timur. Oleh karenanya, sosilisasi kearsipan juga tak hanya berorientasi pada penyelenggara/aparatur pemerntah namun juga seluruh elemen masyarakat, komunitas dan organisasi yang lahir di kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sebagai sebuah lembaga pemerintah yang bergerak di bidang kearsipan, Bapersip Jatim juga melahirkan sebuah komunitas yang tujuannya untuk penguatan
era digital, yang mana penyebaran informasi banyak dilakukan secara daring, pemanfaatan radio komunitas tetap masih memiliki keunggulan tersendiri, di antaranya membangun kedekatan dengan komunitas serta mobilitas radio lebih tinggi (dapat didengarkan melalui telepon seluler, saat berkendara di mobil ataupun sambil mengerjakan pekerjaan lain). Keberadaan radio komunitas ini juga dapat menjadi salah satu media pembelajaran bagi para pegawai di Bapersip mengenai bagaimana cara mengemas informasi seputar kearsipan agar lebih menarik dan sesuai dengan kebutuhan komunitas kearsipan dan perpustakaan. Pewujudan Diorama Bus wisata arsip Propinsi Jawa Timur
pemahaman dan kesadaran tentang arsip serta meningkatkan peran serta masyarakat di bidang kearsipan, komunitas tersebut adalah Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA). Forum ini beranggotakan mahasiswa perguruan tinggi negeri dan swasta se-Jatim. FKMSA dibentuk Bapersip Jatim pada 8 Mei 2014. FKMSA dapat menjadi kepanjangtanganan Bapersip Jatim dalam melakukan sosialisasi kearsipan kepada kalangan masyarakat, di antaranya melalui kegiatan arisan, pengajian, rapat atau kesempatankesempatan lainnya yang biasa dan membudaya di masyarakat. Setidaknya melalui kegiatan formal ataupun nonformal tersebut dapat membantu membumikan kearsipan di kalangan masyarakat. Wisata Arsip Peningkatan kesadaran tentang arsip bagi kalangan pelajar juga menjadi target Bapersip Jatim untuk meningkatkan peran serta masyarakat di bidang kearsipan. Agar lebi menarik pelajar, Bapersip Jatim melakukan pengemasan kegiatan dengan merilis kegiatan Wisata Arsip. Kegiatan tersebut resmi diluncurkan oleh Wakil Gubernur Jatim, Saifullah Yusuf bersama Ketua Pembina Kesejahteraan Keluarga Jatim Nina Sukarwo. Pelencuran ditandai dengan peresmian Bus Wisata Arsip yang berwarna jingga di halaman JX International Expo, Surabaya (11/11/2014).
Sebelum melakukan kunjungan ke situs sejarah atau napak tilas pergerakan pahlawan dalam mengusir penjajah di wilayah Jatim, para peserta Wisata Arsip yang terdiri dari siswa dan guru pendamping terlebih dahulu akan melihat display duplikasi arsip foto - foto bersejarah dan menyaksikan pemutaran film tentang sejarah perjuangan di ruang pamer di Bapersip Jatim. Selain itu, agar lebih akrab dengan kalangan siswa yang masih tergorolong kategori anak-anak, bis yang memiliki dekorasi khas anakanak ini dapat juga mengantarkan peserta Wisata Arsip mengunjungi wisata religi seperti makam-makam para wali yang ada di Jawa Timur. Radio Komunitas Perkembangan teknologi, komunikasi dan informasi yang begitu cepat dari waktu ke waktu juga menuntut Bapersip Jatim untuk memanfaatkannya dalam meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan, termasuk juga dalam peningkatan kualitas layanan kearsipan yang berbasis teknologi, informasi dan komunikasi. Dan penyebaran informasi seputar kearsipan melalu saluran media. Bapersip Jatim memiliki radio komunitas yang secara khusus memiliki orientasi penyiaran bidang kearsipan dan perpustakaan. Radio komunitas ini memiliki jangkauan sampai dengan 22 km dan dikelola secara mandiri oleh pegawai di jajaran Bapersip Jatim. Walaupun sekarang sudah memasuki
Sebagai wahana pembelajaran khazanah arsip kepada masyarakat, Bapersip juga memiliki ruang pamer berbentuk galeri. Bahkan galeri ini sudah ada di 38 lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota yang secara umum memamerkan khazanah arsip foto yang ada di tiap kabupaten/kota. Bapersip Jatim sendiri kini masih merawat dan melestarikan arsip zaman Hindia Belanda dengan periode tertua pada tahun 1816. Meskipun belum memiliki diorama secara permanen, tetapi Bapersip Jatim sudah memiliki rencana dan desain untuk membangun diorama. Pewujudan diorama ini diharapkan segera terealisasi agar masyarakat Jatim dapat mengetahui sejarah perkembangan Jatim dari masa ke masa dengan yang dikemas melalui visualisasi khazanah arsip yang dipadukan teknologi informasi. Melihat berbagai hal yang telah dilakukan Bapersip Jatim sebagai upaya peningkatan penyelenggaraan kearsipan dapat menjadi sebuah nilai tersendiri bahwa meskipun sudah terakreditasi A dan pernah menjadi yang terbaik namun segenap jajaran Bapersip Jatim terus berupaya melakukan pengembangan dan inovasi. Tidaklah berlebihan bahwa Bapersip Jatim pun dapat menjadi salah satu role model bagi lembaga kearsipan daerah lainnya. Sebagaimana diungkapkan Menteri PAN dan RB Asman Abnur saat mengesahkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip bahwa para finalis yang telah menjadi lembaga kearsipan terbaik dapat menjadi role model bagi lembaga lainnya. (red-tk)
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
25
HUKUM
Rayi Darmagara :
MEMBENTUK PERANGKAT DAERAH BIDANG KEARSIPAN YANG IDEAL (TINJAUAN PP PERANGKAT DAERAH PADA URUSAN PEMERINTAHAN BIDANG KEARSIPAN)
T
anggal 19 juni 2016 merupakan tonggak ditetapkannya Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah. Peraturan Pemerintah yang merupakan pengganti dari Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah memiliki tujuan dalam kerangka penataan kelembagaan pada pemerintahan daerah secara rasional, proporsional, efektif, dan efisien. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 ini adalah tindaklanjut dari amanat Pasal 232 ayat (1) UndangUndang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dengan pola perubahan pembagian urusan pemerintahan antara Pemerintah Pusat, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten dan Kota. Peraturan Pemerintah tentang Perangkat Daerah memuat dan mengatur ketentuan-ketentuan dalam pembentukan satuan kerja perangkat daerah, jenis, kriteria tipelogi, hingga pada kedudukan tugas dan fungsi Perangkat Daerah. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagai payung hukum Peraturan Pemerintah tentang Perangkat Daerah menyatakan dalam Pasal 12 ayat (2) bahwa kearsipan merupakan 26
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar. Jenis perangkat daerah dalam politik hukum Undang-Undang Pemerintahan Daerah terdiri atas Perangkat yang melaksanakan urusan pemerintahan daerah disebut dinas sebagai operating core, perangkat daerah yang memberikan dukungan teknis kepada seluruh prangkat daerah disebut badan sebagai techno structure, dan selain dinas dan badan dibentuk sekretariat daerah, sekretariat DPRD sebagai supporting. Hal ini akan berimplikasi pada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota menjadi Dinas. Peraturan Pemerintah Perangkat Daerah memberikan alur mekanisme terhadap jumlah perangkat daerah yang ditetapkan berdasarkan kriteria karakteristik daerah atau yang disebut dengan Variabel faktor umum dengan porsi 20%. variabel faktor umum ini terdiri dari variabel jumlah penduduk, luas wilayah, dan jumlah APBD. Sedangkan kriteria variabel lain adalah faktor teknis dengan porsi 80% yang meliputi unsur-unsur substansi masing-masing urusan, ketersediaan SDM, sarana prasarana penunjang tugas, luas cakupan tugas dan beban kerja.
Tahapan Pembentukan Peraturan Pemerintah tentang Perangkat Daerah Walaupun Peraturan Pemerintah tentang Perangkat Daerah merupakan amanat dari Undang-Undang Pemerintahan Daerah dengan kewenangan penuh dari Kementerian Dalam Negeri, melalui direktorat jenderal otonomi daerah, penyusunan tetap dilakukan koordinasi dengan kementerian dan lembaga sebagai pembantu presiden dalam masingmasing urusan pemerintahan yang menjadi fungsinya. Tahapan awal pembentukan peraturan pemerintah tentang perangkat daerah yaitu perumusan fungsi dasar / jenis produk atau layanan, dilanjutkan dengan perumusan indikator, pembobotan indikator, penentuan interval indikator, uji petik interval indikator dan validasi terhadap interval indikator yang telah ditetapkan. Sebagai lembaga yang mempunyai tugas dibidang kearsipan, ANRI melakukan proses pemetaan urusan untuk memotret beban kerja perangkat daerah bidang kearsipan/ lembaga kearsipan daerah dengan pembagian dua jenis layanan dasar yaitu pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip. Pembagian itu
tertuang dalam perhitungan variabel umum dan variabel teknis pemetaan intensitas urusan pemerintahan dan penentuan beban kerja perangkat daerah peraturan, pada lampiran X Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah. Untuk indikator dan kelas interval urusan pemerintahan bidang kearsipan bagi Pemerintahan Daerah Provinsi dalam rangka menentukan tipologi lembaga kearsipan daerah provinsi meliputi indikator jumlah Perangkat Daerah provinsi dan BUMD provinsi yang dibina dalam pengelolaan arsip dinamis dalam rangka akuntabilitas publik dengan bobot 30%, jumlah perusahaan swasta dan organisasi kemasyarakatan yang dibina dalam pengelolaan arsip dinamis dalam rangka akuntabilitas publik dengan bobot 10%, dan jumlah arsip yang harus dikelola per tahun berdasarkan jumlah Perangkat Daerah dan BUMD (satuan boks) dengan bobot 40%. Untuk indikator dan kelas interval urusan pemerintahan bidang kearsipan bagi Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota dalam rangka menentukan tipologi lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota meliputi indikator jumlah Perangkat Daerah kabupaten/ kota (termasuk kecamatan) dan BUMD kabupaten/kota yang dibina dalam pengelolaan arsip dinamis dalam rangka akuntabilitas publik dengan bobot 25%, jumlah desa/kelurahan yang dibina dalam pengelolaan arsip dinamis dalam rangka akuntabilitas publik dengan bobot 25% dan jumlah arsip yang harus dikelola berdasarkan jumlah Perangkat Daerah kabupaten/ kota, BUMD kabupaten/kota, dan Desa/Kelurahan dalam rangka penyelamatan dan pelestarian memori kolektif bangsa (dalam satuan boks per tahun) dengan bobot 40%. Untuk memberikan panduan pengisian interval indikator urusan pemerintahan bidang kearsipan bagi pemerintahan daerah provinsi, ANRI memberikan definisi operasional terhadap tata cara penghitungan variabel teknis yang dilaksanakan melalui jumlah Perangkat Daerah termasuk unit pelayanan teknis daerah dan jumlah BUMD dihitung berdasarkan
total jumlah seluruh perangkat daerah termasuk unit pelayanan teknis daerah dan BUMD yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan daerah provinsi, jumlah perusahaan swasta dihitung berdasarkan jumlah perusahaan swasta yang terdaftar pada lembaga yang memiliki fungsi urusan pemberian perizinan atau penanaman modal, jumlah organisasi kemasyarakatan dihitung berdasarkan jumlah organisasi kemasyarakatan yang terdaftar secara resmi pada lembaga yang memiliki fungsi urusan kesatuan bangsa dan politik, Jumlah arsip yang harus dikelola dihitung dengan rumus sebagai berikut: a. 50 boks x (dikalikan) jumlah Perangkat Daerah termasuk unit pelayanan teknis daerah; b. 50 boks x (dikalikan) jumlah BUMD; c. 5 boks x (dikalikan) perusahaan swasta;
jumlah
d. 5 boks x (dikalikan) jumlah organisasi kemasyarakatan; dan e. total keseluruhan dihitung berdasarkan penambahan hasil perhitungan sebagaimana dimaksud pada angka 1), angka 2), angka 3) dan angka 4) x (dikalikan) 15 % (lima belas perseratus). Bagi pemerintahan daerah Kabupaten/Kota panduan pengisian interval indikator sama halnya dengan penghitungan pada pemerintahan daerah provinsi, yang membedakan hanya pada kecamatan yang dimasukkan pada indikator perangkat daerah dan desa/kelurahan, dengan asumsi jumlah arsip yang dihasilkan desa/kelurahan adalah 5 boks pertahun, sedangkan perkalian 15% dari arsip yang tercipta berasal dari perhitungan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun 10 % ditambah arsip statis 5%. Perangkat Daerah Bidang Kearsipan yang Ideal Sejak era otonomi daerah bergulir melalui Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah
Daerah perangkat daerah bidang kearsipan merupakan kewenangan dari pemerintah daerah dengan keleluasaan untuk membentuk dan melaksanakan kebijakan berdasarkan prakarsa dari Kepala Daerah. Kran yang tadinya lembaga kearsipan daerah sebagai ANRI wilayah yang menjadi naungan pusat dilimpakan kewenangannya kepada pemerintah daerah. Hal ini pula yang akhirnya diadopsi oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dengan memunculkan Arsip Daerah Provinsi dan Arsip Daerah Kabupaten/ Kota. Usia otonomi daerah dengan memberikan kewenangan kekuasaan seluas-luasnya kepada pemerintah daerah termasuk pada urusan kearsipan yang mencapai 17 tahun, tidaklah memberikan hasil yang signifikan terhadap perkembangan kearsipan saat ini. Masih banyak baik itu ditingkatan penetapan kebijakan, pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan dan sarana/prasarana termasuk sumber daya manusia kearsipan didalamnya yang harus diakui terbengkalai oleh pemerintah daerah. Barangkali bagi pemerintah daerah urusan kearsipan bukan urusan yang “basah” sehingga tidak menjadi prioritas pembangunan. Padahal harus diakui bahwa arsiplah yang menjadi tameng bukti akuntabilitas kinerja pemerintah daerah, arsiplah menjadi rujukan penetapan kebijakan, arsiplah yang menjadi penyumbang pembentukan karakter masyarakat daerah. Arsiplah yang menjadikan sebuah daerah memiliki value dan nilai jual dari kearifan lokal daerah, tak pelak bahkan Bupati Purwakarta H. Dedi Mulyadi, SH mencari karakter masyarakat sunda dari arsip. Perangkat daerah yang nantinya akan dinamkan “dinas” dibentuk untuk melaksanakan urusan pemerintahan daerah. Dinas tipe A dibentuk untuk mewadahi urusan pemerintahan daerah dengan beban kerja yang besar jika total skor lebih dari 800, dinas tipe B dibentuk untuk mewadahi urusan pemerintahan daerah dengan beban kerja yang sedang jika total Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
27
HUKUM skor dari 601 sampai dengan 800 dan dinas tipe C dibentuk untuk mewadahi urusan pemerintahan daerah dengan beban kerja yang kecil jika total skor dari 401 sampai dengan 600, total skor lebih dari 300 sampai dengan 400, merupakan intensitas sangat kecil dan diwadahi dalam Perangkat Daerah setingkat bidang, dan total skor kurang dari atau sama dengan 300, merupakan intensitas sangat kecil dan diwadahi dalam Perangkat Daerah setingkat seksi/subbidang. Peraturan Pemerintah tentang Perangkat Daerah memberikan acuan bahwa pada prinsipnya setiap urusan pemerintahan dilaksanakan oleh satu dinas. Sehingga urusan kearsipan akan dilaksanakan oleh Dinas Arsip Daerah dengan tipologi berdasarkan hasil pemetaan dari indikator dan variabel yang telah ditetapkan, yang kemudian dituangkan dalam peraturan daerah masing-masing. Perangkat daerah bidang kearsipan yang ideal adalah lembaga kearsipan yang mandiri sehingga fokus pekerjaan bidang kearsipan dapat sepenuhnya dilaksanakan demi tercapainya pembangunan daerah. Hal ini sesuai dengan asas “pembagian habis tugas” pembentukan perangkat daerah, yang membagi habis tugas dan fungsi penyelenggaraan pemerintahan kepada Perangkat Daerah dan tidak terdapat suatu tugas dan fungsi yang dibebankan pada lebih dari satu Perangkat Daerah. Bagaimana dengan perumpunan urusan pemerintahan? Realitas empirik dilapangan yang banyak terjadi adalah perumpunan urusan kearsipan dengan perpustakaan sehingga ditingkat daerah banyak yang menggunakan Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah atau Kantor Perpusatakaan dan Kearsipan Daerah, padahal secara keilmuan kearsipan dan perpusatakaan sangat nyata perbedaannya. Untuk saat ini PP Perangkat Daerah tidak lagi mengenal perumpunan dinas dan badan, kecuali urusan yang sangat kecil sehingga beban tugasnya tidak masuk kategori tipe c. Hal ini tetap terbuka penggabungan urusan pemerintahan dengan kategori kedekatan karakteristik
28
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Diagram hasil pemetaan urusan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota bidang kearsipan.
Urusan Pemerintahan dan/atau keterkaitan antar penyelenggaraan Urusan Pemerintahan. Dan lagi-lagi Pasal 18 ayat (4) PP ini merumpunkan perpustakaan dan kearsipan. Perangkat daerah yang ideal tentu merupakan bentuk perangkat daerah yang mampu melaksanakan tugas dan kewajiban dalam bidang kearsipan yang tertuang secara atribusi dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan delegasi dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan berserta peraturan pelaksana lainnya baik dalam bentuk Peraturan Kepala ANRI, Peraturan Daerah atau Peraturan Kepala Daerah. Aspek regulasi dari perangkat daerah bidang kearsipan sejalan dengan teori institusional organisasi dengan penguatan bahwa struktur organisasi formal muncul dalam konteks yang dilembagakan. Proses pelembagaan perangkat daerah bidang kearsipan tercerimin dalam proses mewujudkan tugas dan tanggung jawab tersebut, sebagai institusi faktor eksistensinya tidak lepass dari proses
politik pada pembentukan peraturan daerah tentang organisasi perangkat daerah, kesadaran dan artikulasi dalam suatu struktur pekerjaan bidang kearsipan, dan aktivitas organisasi yang tidak dapat dipisahkan dari kebijakan dari pemerintah pusat (ANRI). Hasil Pemetaan dan Nomenklatur Perangkat Daerah Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan Dalam rangka Penyusunan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah khususnya terkait dengan pelaksanaan pemetaan urusan pemerintahan konkuren yang menjadi kewenangan daerah, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan Nomor 100/2948/ SJ Tanggal 8 Agustus 2016 tentang Rekomendasi Hasil Pemetaan Urusan Pemerintahan Konkuren di Daerah. Sebagai amanat Pasal 24 ayat (2) Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dan menindaklanjuti surat tersebut, Kepala ANRI menetapkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 29 Tahun 2016 tentang Hasil Pemetaan Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan. Data
kuantitatif terhadap hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada diagram hasil pemetaan urusan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota bidang kearsipan. Dari hasil pemetaan urusan kearsipan tersebut, terdapat variasi terhadap hasil dari beberapa kategori tipologi, dengan beban kerja sebagian besar mengarah ke tipe sedan dan tipe kecil. Berdasarkan hasil, guna menindaklanjuti ketentuan Pasal 109 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah, Kepala ANRI menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2016 tentang Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan. Ruang lingkup Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan terdiri atas kriteria perangkat daerah, tugas, fungsi dan nomenklatur perangkat daerah, dan susunan organisasi dan bagan perangkat daerah. Urusan pemerintahan bidang kearsipan nantinya akan diwadahi oleh Dinas Arsip Daerah Provinsi dan Kabupaten/ Kota. Konsistensi yang diperlukan adalah dalam hal penetapan peraturan daerah tentang perangkat daerah, dengan dasar berdasarkan hasil pemetaan yang telah dituangkan dalam Perka ANRI. Jangan dengan dalih faktor yang menginginkan terjadinya perampingan dan perumpunan, maka tujuan yang pertama dibidik adalah urusan kearsipan. Nomenkaltur juga dilaksanakan dalam rangka pembinaan dengan mengukur pola hubungan kegiatan berdasarkan program yang dilaksanakan antara pemerintahan pusat dan pemerintahan daerah, ini artinya Gubernur, Walikota dan Bupati melalui dinas arsip daerah, harus menetapkan program yang sesuai dengan program pusat yang dibuat oleh ANRI. Saat pembentukan PP perangkat daerah, terdapat beberapa kendala yang dihadapi diantaranya, yang
Nomenklatur dan bagan tipologi berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 29 Tahun 2016 tentang Hasil Pemetaan Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan
pertama interval dan indikator kearsipan yang telah dirumuskan mengalami perubahan dengan kenaikan nilai interval sehingga menurukan skor nilai yang telah didapatkan dari hasil uji petik dan ketentuan Pasal 107 ayat (4) dimana perkalian hasil perhitungan nilai variabel Urusan Pemerintahan Daerah provinsi dan Daerah kabupaten/kota dengan faktor kesulitan geografis tidak berlaku bagi Urusan Pemerintahan Daerah provinsi dan kabupaten/kota bidang kearsipan dan persandian, Urusan Pemerintahan Daerah kabupaten/ kota bidang kehutanan, serta bidang energi dan sumber daya mineral. Hal ini menambah porsi penurunan bagi pemetaan urusan kearsipan. Tetapi awan cerah tetaplah cerah, optimisme
perlu dibangun, kebersamaan dan keteguhan sikap perlu diperlihatkan bahwa ANRI mampu memberikan yang terbaik terhadap perkembangan dan pembentukan lembaga kearsipan daerah yang kuat. Melalui PP Perangkat Daerah, merupakan tonggak pembenahan lembaga kearsipan daerah sehingga kebijakan pembinaan kearsipan harus tertuju padanya, jangan lagi kehilangan momen bahwa pembenahan kearsipan ditingkat daerah secara besar-besaran berawal dari sini, dari PP ini, demi mencapai sinergi pembangunan pusat dan daerah mencapai tujuan nasional.
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
29
TEKNOLOGI
Prasetyo Utomo
Pengelolaan Arsip Digital menggunakan Teknologi Cloud Computing Definisi Cloud Computing
T
erminologi Cloud computing sebenarnya bukanlah hal yang baru. Cloud computing diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia menjadi “komputasi awan” mulai dikenal marak semenjak tahun 2010. Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai Cloud computing terlebih dahulu kita memahami definisi dari Cloud computing tersebut. Dibawah ini terdapat beberapa definisi Cloud computing yang dapat membantu kita dalam memahami apa itu Cloud computing. Menurut Peter Mell and Timothy Grance dalam “The NIST Definition of Cloud Computing” cloud computing adalah sebuah model yang memungkinkan kenyamanan akses jaringan sesuai yang dibutuhkan dalam mengkonfigurasi sumberdaya komputasi (jaringan, server, storage, aplikasi dan services). Terbagi atas 5 karakteristik esensial, 3 model layanan, dan 4 model jangkauan layanan. Cloud computing dapat diartikan sebagai model penggunaan layanan sesuai kebutuhan melalui internet.
maupun layanan berbasis komputasi lainnya melalui teknologi internet. Kerangka Kerja Cloud Computing Kerangka kerja cloud computing terbagi ke dalam empat hal yakni deployment model, service model, essential characteristict, dan common characteristict. National Institute of Standards and Technology (NIST) menggambarkan kerangka kerja Cloud computing sebagai mana gambar di bawah. On-Demand Self-Service Pengguna dapat mengakses layanan Cloud computing sesuai kebutuhan dan membayar hanya untuk yang mereka gunakan saja, kapanpun mereka inginkan. Misalkan sebuah sebuah internet service provider
menyediakan 5 macam pilihan atau paket-paket internet dan pengguna hanya mengambil 1 paket internet maka pengguna hanya membayar paket yang diambil saja. Broad Network Access Layanan Cloud computing tersedia lewat jaringan dan dapat diakses oleh berbagai jenis perangkat, seperti smartphone, tablet, laptop, workstation, dsb. Resource pooling Penyedia layanan Cloud computing memberikan layanan melalui sumber daya yang dikelompokkan di satu atau berbagai lokasi data center yang terdiri dari sejumlah server dengan mekanisme multi-tenant. Mekanisme multi-tenant ini memungkinkan
Sedangkan Min Chen, Shiwen Mao, Yin Zhang,Victor C.M. Leung, dalam “Big data Related Technologies, Challenges and Future Prospects” Springer (2014) Cloud computing dapat diartikan sebagai model penggunaan infrastruktur teknologi Informasi (TI) sesuai kebutuhan melalui internet. Dari beberapa definisi Cloud computing tersebut dapat diperoleh kesimpulan bahwa Cloud computing adalah layanan perangkat lunak, jaringan, server, storage, aplikasi 30
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Kerangka kerja cloud computing
sebagai cloud computing. Secara umum layanan cloud computing terbagi dalam 3 layanan. Software as a Service (SaaS)
ilustrasi layer komputasi
SaaS adalah layanan dari cloud computing dimana pengguna dapat menggunakan software (perangkat lunak) yang telah disediakan oleh penyedia jasa cloud computing. Contoh dari layanan SaaS antara lain Layanan produktivitas seperti Office365, GoogleDocs, Adobe Creative Cloud, dsb. ; Layanan email: Gmail, YahooMail, LiveMail, dsb. ; Layanan social network seperti Facebook, Twitter, Tagged, dsb. ; dan Layanan instant messaging seperti YahooMessenger, Skype, GTalk, dsb. Keuntungan dari SaaS ini adalah tidak perlu membeli lisensi software lagi karena dapat berlangganan ke penyedia jasa cloud computing dan membayar berdasarkan penggunaan. Platform as a Service (PaaS)
sejumlah sumber daya komputasi digunakan secara bersama-sama oleh sejumlah user, dimana sumber daya tersebut baik yang berbetuk fisik atau virtual, dapat dialokasikan secara dinamis untuk kebutuhan penggunasesuai permintaan. Dengan demikian pengguna tidak perlu tahu bagaimana dan darimana permintaan akan sumber daya komputasinya terpenuhi oleh penyedia layanan yang ada di Cloud computing. Yang penting setiap permintaan dapat dipenuhi. Sumber daya komputasi ini meliputi media penyimpanan, memory, processor, pita jaringan dan mesin virtual. Rapid Elasticity Cloud computing memungkinkan pengguna menambah atau mengurangi kapasitas layanan setiap saat dan sistem selalu bisa mengakomodasi perubahan tersebut. Misalkan pengguna berlangganan internet pada yang bandwidthnya 512 Kb/s lalu ingin menambahkan kecepatannya menjadi 1Mb/s kemudian pengguna menelpon costumer service meminta untuk
penambahan bandwitch lalu customer service merespon dengan mengubah bandwidth menjadi 1Mb/s. Measured Service Penyedia jasa layanan cloud computing secara otomatis memonitor dan mencatat sumber daya yang telah digunakan. Sumber daya cloud yang tersedia harus dapat diatur dan dioptimasi penggunaannya, dengan suatu sistem pengukuran yang dapat mengukur penggunaan dari setiap sumber daya komputasi yang digunakan (penyimpanan, memory, processor, lebar pita, aktivitas user, dan lainnya). Dengan demikian, jumlah sumber daya yang digunakan dapat secara transparan diukur yang akan menjadi dasar bagi pengguna untuk membayar biaya penggunaan layanan. 3 Model Layanan Terminologi “cloud” merujuk kepada suatu simbol model pada dunia IT yang menggambarkan jaringan internet. Tidak semua layanan pada internet yang dapat dikategorikan
PaaS adalah layanan dari Cloud Computing dimana pengguna dapat menyewa “rumah” berikut lingkungannya, untuk menjalankan aplikasi yang telah dibuat. Pengguna tidak perlu pusing untuk menyiapkan “rumah” dan memelihara “rumah” tersebut. Contoh penyedia layanan PaaS: Amazon Web Service, Windows Azure, dan GoogleApp Engine. Keuntungan dari PaaS bagi pengembang dapat fokus pada aplikasi yang sedang dikembangkan tanpa harus memikirkan “rumah” untuk aplikasi, dikarenakan hal tersebut sudah menjadi tanggung jawab penyedia jasa cloud computing. Infrastructure as a Service (IaaS) IaaS adalah layanan dari Cloud Computing dimana pengguna dapat “menyewa” infrastruktur IT (unit komputasi, storage, memory, network, dsb). Contoh penyedia layanan IaaS: Amazon EC2, Rackspace Cloud, Windows Azure, dsb. Keuntungan dari IaaS ini adalah pengguna tidak perlu membeli komputer fisik, dan konfigurasi komputer virtual tersebut
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
31
TEKNOLOGI dapat diubah (scale up/down) dengan mudah. 4 (Empat) Model Jangkauan Layanan Berdasarkan jangkauan layanan, cloud computing terbagi menjadi 4 model layanan. Pertama, model Public Cloud adalah layanan Cloud Computing yang disediakan untuk masyarakat umum. Pengguna bisa langsung mendaftar ataupun memakai layanan yang ada. Contoh Public Cloud yang gratis: GoogleMail, Facebook, Twitter, Live Mail, dsb. Contoh Public Cloud yang berbayar: Sales Force, Office365, GoogleApps, dsb. Keuntungan model Public Cloud yakni Pengguna tidak perlu berinvestasi untuk merawat serta membangun infrastruktur, platform, ataupun aplikasi. Sedangkan Kerugiannya sangat tergantung dengan kualitas layanan internet (koneksi) yang digunakan. Kedua, model Private Cloud Adalah layanan cloud computing yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan internal dari organisasi/perusahaan. Biasanya departemen TI akan berperan sebagai service provider (penyedia layanan) dan departemen lain menjadi service consumer. Contoh layanannya antara lain: SaaS: Web Application, Mail Server, Database Server sesuai dengan kebutuhan internal. PaaS: Sistem Operasi+Web Server+Framework+Database sesuai
dengan kebutuhan internal. IaaS: Virtual machine yang bisa di-request sesuai dengan kebutuhan internal. Keuntungan model private cloud yakni menghemat bandwidth internet ketika layanan itu hanya diakses dari jaringan internal. Proses bisnis tidak tergantung dengan koneksi internet, akan tetapi tetap saja tergantung dengan koneksi jaringan lokal (intranet). Sedangkan kerugiannya adalah Investasi besar, karena pengguna sendiri yang harus menyiapkan infrastrukturnya. Butuh tenaga TI untuk merawat dan menjamin layanan berjalan dengan baik. Ketiga, model Hybrid Cloud adalah gabungan dari layanan public cloud dan private cloud yang diimplementasikan oleh suatu organisasi/perusahaan. Contohnya, perusahaan B menyewa layanan dari Office365 (Public Cloud). Karena perusahaan B tersebut sudah mempunyai banyak pengguna yang tersimpan di Active Directory yang berjalan di atas Windows Server mereka (Private Cloud), akan lebih efektif kalau Active Directory tersebut dijadikan identity untuk login ke Office365. Keuntungan dari model hybrid cloud yakni keamanan data terjamin karena data dapat dikelola sendiri. Lebih leluasa untuk memilih mana proses bisnis yang harus tetap berjalan di private cloud dan mana proses bisnis yang bias dipindahkan ke public cloud dengan tetap menjamin integrasi dari keduanya. Kerugiannya adalah untuk
aplikasi yang membutuhkan integrasi antara public cloud dan private cloud, infrastruktur internet harus dipikirkan secara matang. Model keempat Community Cloud adalah layanan Cloud Computing yang dibangun eksklusif untuk komunitas tertentu, yang penggunanya berasal dari organisasi yang mempunyai perhatian yang sama atas sesuatu/ beberapa hal, misalnya saja standar keamanan, aturan, compliance, dsb. Keuntungan model community cloud dapat bekerja sama dengan organisasi lain dalam komunitas yang mempunyai kepentingan yang sama. Sedangkan kerugiannya adalah ketergantungan antar organisasi jika tiap-tiap organisasi tersebut saling berbagi sumber daya. Arsip Digital Di bidang ilmu kearsipan ada beberapa terminologi yang mirip dengan arsip digital yaitu arsip elektronik dan audio visual. Dalam tulisan ini saya lebih memilih menggunakan arsip digital bahwa saat ini adalah era digital sehingga terminologi arsip elektronik menjadi tidak relevan lagi. Menurut International Records Management Trust (IRMT) arsip digital adalah arsip dalam format kode numerik yang hanya bisa diakses melalui sistem komputer. Arsip digital terdiri dari arsip yang born digital (diciptakan dalam format elektronik) dan arsip hasil digitisasi yang berasal dari material analog (contohnya : kertas).
Perbedaan dalam pengelolaan arsip digital menggunakan teknologi cloud computing
32
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
lama, dan Mudah ditemukan. Dari tujuan pengelolaan arsip tersebut, terdapat beberapa alasan yang menjadikan cloud computing dapat digunakan sebagai pengelolaan arsip digital. Dilihat dari segi biaya dapat meningkatkan ekonomi penyedia jasa cloud computing. Ditinjau dari aspek Fleksibilitas penggunaan cloud dapat dilakukan pembayaran sesuai model pengunaan yang dibutuhkan dan dapat menambah atau menurunkan penggunaan secara mudah. Penggunaan cloud juga sebagai bentuk Investasi dengan biaya yang rendah, mengurangi pembelian infrastruktur TI, dan membayar sesuai kapasitas layanan yang digunakan. Penerapan cloud computing juga Lebih sedikit memerlukan kemampuan TI sehingga dapat lebih fokus kepada core bussines organisasi. Selain itu penerapan cloud juga bertujuan untuk memberikan kemudahan akses informasi dimanapun dan menghemat penggunaan sumber daya listrik
Arsitektur cloud archiving
Menurut Chad Thibodeau, Sebastian Zangaro dalam “Digital Data Archive and Preservation in the Cloud-What to do and What Not to Do” (2013) terdapat dua terminologi yang sangat erat berkaitan dengan arsip digital. Digital Archiving merupakan sebuah layanan ruang penyimpanan (storage repository) yang digunakan untuk melindungi, menjaga dan mengamankan data dan informasi digital dalam kurun waktu tertentu.
Digital Long Term Preservation
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan apabila memilih menggunakan teknologi untuk tujuan digital archiving antara lain system management, physical security, Data security, Data backups, Disaster recovery, ISO 9001 certification, Manifest verification, Virus check, Format verification, dan Fixity check
Mengapa menggunakan cloud?
Digital long term preservation menjamin keberlanjutan akses data (availability) dan informasi digital, khususnya dalam kurun waktu yang sangat lama. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan apabila memilih menggunakan teknologi untuk tujuan digital preservation diantaranya refresh, migration, Replication, Emulation, Metadata attachment, Sustainability, dan Timeless.
Sebelum menjawab pertanyaan diatas sebaiknya kita mengetahui dahulu tujuan dari pengelolaan arsip, antara lain melindungi dan menjaga informasi, mendukung efisiensi operasional, melindungi dan menjaga informasi kesejarahan, menjamin ketersediaan dalam kurun waktu yang
Terdapat perbedaan mencolok dalam pengelolaan arsip digital menggunakan teknologi cloud computing sebagaimana terlihat pada table mengenai cloud storage/digital archiving dan cloud archiving/digital preservation. Pemilihan teknologi cloud computing juga disesuaikan dengan kebutuhan, apakah untuk digital archiving atau digital long-term preservation. Kesimpulan Dari tulisan di atas ada beberapa hal yang dapat disimpulkan, antara lain: pertama layanan digital archiving dan preservation saat ini sudah lebih mudah diterapkan . Kedua, layanan pengelolaan arsip digital berbasis cloud menawarkan manfaat yang signifikan bagi organisasi, yaitu: mudah digunakan, hemat biaya, hemat sumberdaya listrik dan ketersediaan tinggi. Dan terakhir, pemilihan teknologi cloud computing disesuaikan dengan kebutuhan, digital archiving atau digital long-term preservation.
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
33
VARIA
Jangan Abaikan Arsip Pribadi
B
aru-baru ini saya pernah posting di Facebook foto boneka milik ibu saya lengkap dengan faktur pembelian bertahun 1939. Banyak orang memberikan like dan komen. Rata-rata memuji saya karena mampu menyimpan dokumen pribadi begitu rapi. Tak disangka, dari foto dan faktur berlanjut ke diskusi berbagai topik. Yang pertama tentang Toko Mampang di Mampangweg, Batavia-centrum. Ada yang berpendapat tempat tersebut berada di daerah Mampang seperti yang dikenal sekarang. Ada yang menyanggah, dulu daerah Mampang masih hutan belukar, jadi tidak mungkin di sana. Akhirnya terungkap Mampangweg sekarang berganti menjadi Jalan Teuku Cik Ditiro di kawasan Menteng. Begitu pula terhadap J.P. Coenweg yang ternyata Jalan Sultan Agung. Saat ini Toko Mampang sudah tidak ada lagi, entah digantikan apa. Meskipun faktur tersebut berukuran kecil dan bagi banyak orang dipandang tidak bermanfaat, bagi saya pribadi dan juga teman-teman di Facebook, jelas mengundang memori masa lalu yang mengasyikkan. Banyak unsur terselip di selembar surat kecil itu, antara lain sejarah Jakarta, konservasi kertas, dan jejak keluarga. Dokumen dan arsip ternyata beda-beda tipis. Dalam pengertian awam, arsip lebih mengarah kepada kertas. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dapat dibuka secara online, arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. 34
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Berdasarkan pengertian itu, memang tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi dua persyaratan. Pertama, surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga, baik untuk masa kini dan masa yang akan datang. Kedua, surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali. Bahasa Yunani Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani archivum yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu. Ada yang menganggap arsip dari kata archeon atau balai kota, tempat untuk menyimpan dokumen. Semula memang pengertian arsip lebih menunjukkan tempat atau gedung penyimpanan arsip. Tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat. Arsip sendiri terdiri atas berbagai jenis. Menurut fungsinya, ada yang menganggap tidak penting, misalnya surat undangan. Setelah dibaca biasanya surat undangan itu tercecer bahkan dibuang. Mungkin lain halnya jika surat undangan itu mencantumkan nama tokoh atau selebriti terkenal. Pasti menjadi benda-benda memorabilia. Di tangan kolektor memang benda-benda apa saja bernilai penting. Ada pula yang menganggap biasa saja, artinya arsip tersebut mempunyai nilai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, contohnya surat premi asuransi. Yang dianggap arsip penting adalah arsip yang mempunyai nilai kegunaan besar
untuk suatu organisasi dalam jangka waktu cukup lama, contohnya surat perjanjian kerja sama, surat tanah, dan surat kepemilikan bangunan. Ditinjau dari fisiknya atau bentuk wujudnya, ada arsip berbentuk lembaran, contohnya surat, memo, dan akta. Bentuk lain adalah arsip visual, yakni berupa gambar, lukisan, ukiran, dan peta. Ditinjau dari pemiliknya, arsip berasal dari lembaga pemerintahan dan swasta, termasuk pribadi. Sumber Informasi Sepintas arsip tak memiliki makna. Apalagi bila kertasnya sudah sobek, berwarna suram, rapuh, atau dimakan rayap/ngengat. Namun sesungguhnya kandungan di dalam
arsip sangat berarti. Arsip dinilai sangat penting, apalagi bila menyangkut pejabat atau pembesar daerah/negara. Di mata ilmuwan, arsip merupakan sumber sejarah, terutama arsip yang berasal dari masa kolonial Belanda. Jangan heran pemerintah kolonial Hindia Belanda mendirikan lembaga kearsipan di sini pada 1892. Lembaga inilah cikal bakal Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Banyak daerah juga sudah memiliki lembaga kearsipan, umumnya bergabung dengan lembaga perpustakaan di bawah nomenklatur Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. Sejak lama arsip menjadi pusat ingatan dan sumber informasi. Di negara-negara maju arsip banyak membantu untuk penelusuran silsilah keluarga dan masalah warisan. Keberadaan arsip juga membantu para ilmuwan, terutama sejarawan, untuk mencari berbagai informasi yang telah berlangsung puluhan atau bahkan ratusan tahun di belakang masa sekarang. Karena itu arsip sering digunakan sebagai referensi penelitian ilmiah mahasiswa atau dosen. Peranan arsip memang begitu besar. Sekadar gambaran, bangsa Inggris dapat menemukan benua Australia karena kepandaian mereka memanfaatkan arsip. Tentara Amerika pada Perang Dunia II menyita banyak sekali arsip bangsa Jerman. Ketika itu dalam hal teknologi, Amerika masih kalah kualitas dibandingkan dengan kemampuan Jerman. Karena menyontek, jadilah Amerika melewati Jerman. Ketika Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) menggeledah para tersangka, yang dilakukan adalah menyita arsip, baik arsip tercetak maupun arsip di komputer. Begitulah gambaran pentingnya arsip. Namun adanya arsip juga bisa digunakan untuk perbuatan ilegal atau negatif. Pasti kita tahu kalau di mancanegara arsip-arsip tentang Nusantara bukan main banyaknya. Nah, arsip-arsip tersebut banyak digunakan oleh para pemburu harta karun laut untuk menguras bendabenda kuno muatan kapal yang
tenggelam di perairan Nusantara. Sejak ratusan tahun lalu, catatan bangsa asing tentang pelayaran cukup lengkap, misalnya tentang keberangkatan kapal, negara tujuan, barang-barang bawaan, dan sebagainya. Kapal yang tidak kembali ke tempat asal juga tercatat dan inilah yang dicurigai sebagai kapal tenggelam. Konsep LAM Arsip jelas memiliki nilai penting. Jangan heran naskah asli Surat Perintah Sebelas Maret (Super Semar) masih menjadi perbincangan serius di kalangan ilmuwan. Di banyak negara, arsip begitu dilindungi. Terbukti sudah dibicarakan secara internasional. Menurut Dewan Museum Internasional atau ICOM di Copenhagen (1974), definisi museum mencakup juga lembagalembaga arsip dan perpustakaan. Saat ini museum merupakan lembaga penelitian dan pelestarian sekaligus tempat pameran. Lembaga perpustakaan, arsip, dan museum memang sama-sama menyimpan informasi tentang masa lalu. Hanya bedanya, museum menyimpan informasi tidak tertulis berupa artefak, sementara arsip dan perpustakaan menyimpan informasi tertulis dan bahkan terekam. Ketiganya merupakan pilar lembaga informasi negara. Di banyak negara konsep LAM (Library, Archive, dan Museum) benar-benar diterapkan. Di negara kita baru arsip dan perpustakaan yang sudah diperhatikan. Terlihat dari adanya nomenklatur Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI) yang bertanggung jawab kepada Presiden. Maklum keduanya merupakan lembaga pemerintah non-kementerian. Ini berbeda jauh dengan status Museum Nasional yang masih di bawah Direktorat Jenderal Kebudayaan, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Padahal di banyak negara ketiganya merupakan lembaga yang sejajar. Bahkan kedudukan museum lebih tinggi karena lebih
mudah diakses oleh publik. Museum Nasional, misalnya, telah dikunjungi oleh banyak orang, termasuk para wisatawan mancanegara dan pembesar negara sahabat. Sejak lama Museum Nasional memang telah menjadi ikon dalam brosur-brosur pariwisata nasional dan internasional. Arsip Pribadi Melihat faktur sederhana yang saya posting, harus dikatakan, “Jangan abaikan arsip pribadi”. Tidak dimungkiri banyak informasi penting terkandung di dalam arsip-arsip milik pribadi. Selama ini arsip-arsip yang disimpan lembaga pemerintah umumnya berkenaan dengan politik, sementara arsip pribadi mengandung informasi sosial dan ekonomi. Kita harus lihat apa yang dilakukan Scott Andrew Merrillees. Paling tidak ini merupakan contoh konkret yang patut ditiru. Kalau tidak ada sejarawan bule ini, mungkin kita sudah kehilangan banyak jejak masa lalu Jakarta. Merrillees menulis sejarah Jakarta masa 1950-1980 berdasarkan koleksi kartupos bergambar. Sudah tiga buku yang ia tulis dan banyak menjadi referensi masyarakat kita. Sekarang harus diupayakan agar masyarakat kita “melek arsip”. Jangan lagi peneliti-peneliti kita harus ke negeri orang karena arsip-arsip tentang Nusantara tersimpan di sana. Harus ada penyuluhan bahwa arsip itu penting. Biasakan masyarakat kita menyimpan dokumen dengan rapi. Kita harapkan mulai ada komunitas pencinta arsip yang peduli akan dokumen masa lalu. Arsip merupakan harta karun yang terlupakan bahkan terabaikan. Jangan sampai terulang kembali, misalnya disobek-sobek, dibuang ke tempat sampah atau dibakar.***
Penulis: Djulianto Susantio Juara I Lomba Karya Tulis Kearsipan Kategori Umum
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
35
VARIA
KULIAH KERJA NYATA: UPAYA MEMBANGUN HARMONI, PERSAHABATAN, DAN SOLIDARITAS KEBANGSAAN Setelah Indonesia merdeka 71 tahun yang lalu, upaya-upaya pelajar untuk mempertahankan kemerdekaan ditempuh dalam berbagai cara. Kondisi sosial dan politik pada masa revolusi kemerdekaan secara tidak langsung telah membuat sebagian pelajar membentuk kesatuankesatuan bersenjata. Selain itu, upaya lain yang ditempuh oleh para pelajar, yakni dengan pemerataan pendidikan di pelosok daerah sebagai manifestasi perjuangan. Tidak mengherankan jika corak perjuangan juga ditentukan oleh tantangan dan jamannya masing-masing sesuai dengan aspek situasionalnya.
bernama Koesnadi Hardjasoemantri. Pria kelahiran 9 Desember 1926 itu merupakan mantan Tentara Pelajar. Pengabdian dalam dunia pendidikan dilakoninya dengan totalitas tinggi. Perjalanan karirnya pun tidak jauh dari dunia pendidikan, diantaranya sebagai Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (1967-1969), Atase Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Den Haag (1974-1980), Sekretaris Menteri Negara Lingkungan Hidup (1980-1986), Guru Besar Universitas Gadjah Mada (1984-1991), dan Rektor Universitas Gadjah Mada (19861990). Melalui pengalamannya dalam Pengerahan Tenaga Mahasiswa (PTM),
ia berhasil merumuskan program Kuliah Kerja Nyata. Tidak berlebihan jika ia mendapat penghargaan dari pemerintah dan dijuluki sebagai Bapak Kuliah Kerja Nyata. Universitas Gadjah Mada sebagai universitas tertua di Indonesia telah mengawali program pengabdian kepada masyarakat melalui Pengerahan Tenaga Mahasiswa (PTM) di luar Jawa. Pengerahan Tenaga Mahasiswa (PTM) pada masa itu menjadi pilar utama dalam pemerataan pendidikan. Karena pada waktu itu, pendidikan merupakan dasar yang kuat dalam mempertahankan kemerdekaan Indonesia. Pengerahan
Sejarah mencatat bahwa manifestasi perjuangan dengan pemerataan pendidikan pada awalnya merupakan gagasan bersama antara Ikatan Pemuda Pelajar Indonesia (IPPI), Perhimpunan-perhimpunan Mahasiswa Indonesia (PPMI) dan Corps Mahasiswa (CM). Pada tanggal 30 Januari 1950, mereka mengajukan surat kepada menteri P.P dan K untuk pengerahan tenaga pelajar di luar Jawa. Alhasil, para pelajar/mahasiswa dikerahkan untuk menjadi pengajar, sebuah upaya membangun harmoni, persahabatan, dan solidaritas demi terwujudnya tujuan bersama untuk mencerdaskan kehidupan bangsa sesuai dengan amanat dalam Pembukaan Undang Undang Dasar 1945.
Pengerahan Tenaga Masyarakat (PTM): embrio Kuliah Kerja Nyata Perintis program pengabdian kepada masyarakat lewat Kuliah Kerja Nyata (KKN) tidak terlepas dari tokoh
36
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Pedoman Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata Tahun 1976 Khazanah Arsip Universitas Gadjah Mada (AS1/AM.KN/1)
Tenaga Mahasiswa (PTM) di era 50an juga memberikan pengalaman berharga dan sebagai perwujudan cinta tanah air. Sesuai dengan Surat Keputusan Kementerian P.P dan K tentang Peraturan Dasar Proyek Pengerahan Tenaga Mahasiswa, pada tahun 1951-1952 Pengerahan Tenaga Mahasiswa pertama dilakukan oleh enam mahasiswa dan dua mahasiswi Universitas Gadjah mada ke Sumatra, Kalimantan, Bali, Nusa Tenggara, dan Sulawesi. Pada tahun 1953, Universitas Indonesia mengirim dua orang mahasiswanya. Dalam kurun waktu 12 tahun, Pengerahan Tenaga Mahasiwa semakin bertambah banyak, mencapai 1359 mahasiswa dengan perincian: Sumatera 52 tempat, Kalimantan 10 tempat, Sulawesi 25 tempat, Maluku 3 tempat, Bali dan Nusa Tenggara 7 tempat. (Koesnadi: 2007). Realisasi falsafah pendidikan di Indonesia yang berdasarkan pada Undang Undang Dasar 1945 dan Undang Undang Perguruan Tinggi No. 2 tahun 1961 dalam pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi (pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan, pengabdian kepada masyarakat) telah diwujudkan dalam kegiatan lapangan mahasiswa. Kegiatan tersebut termasuk dalam rangka pengabdian kepada masyarakat yang pada awalnya bersifat sukarela dan terbatas. Pada tahun 1971 Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan menunjuk tiga universitas, yakni Universitas Hasanuddin, Universitas Gadjah Mada dan Universitas Andalas untuk ikut andil dalam perintisan proyek nasional “Pengabdian Mahasiswa kepada Masyarakat” yang diikuti oleh 40 mahasiswa. Perkembangan selanjutnya pada tahun 1973, kegiatan serupa diikuti oleh 13 Universitas. Tahun 1974 diikuti oleh 15 Universitas dan tahun 1976 diikuti oleh semua Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia.
Petunjuk Lokakarya Pengelolaan Kuliah Kerja Nyata Tahun 1978 Khazanah Arsip Universitas Gadjah Mada (AS/AM.KN/2)
Kuliah Kerja Nyata dalam Khazanah Arsip Belajar sejarah tidak akan terlepas dari keberadaan arsip. Undang Undang No. 43 Tahun 2009 mendefinisikan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Oleh karena itu, tidaklah berlebihan jika arsip yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, perusahaan, dan lain-lain
yang disebutkan dalam UU tersebut di atas dapat dijadikan sebagai “pusat atau laboratorium” kajian sejarah dan kearsipan. Keberadaan arsip tentunya tidak terlepas dari tertib arsip. Merujuk pada arsip yang berkaitan dengan kegiatan Kuliah Kerja Nyata (KKN), pada bulan Februari 1972 Presiden Republik Indonesia, Soeharto menganjurkan dan mendorong mahasiswa untuk dikirim ke pedesaan dalam jangka waktu tertentu. Pada tahun itu pula kegiatan KKN pun mulai meningkat. Mahasiswa dituntut agar dapat memecahkan persoalan (problem solver) dan menjadi inovator. Perkembangan selanjutnya, pada tanggal 22 Maret 1973, KKN tercantum dalam ketetapan MPR No. IV/ MPR/1973, dalam GBHN, Pendidikan
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
37
VARIA Ilmu Pengetahuan, Teknologi, dan Pembinaan Generasi Muda, Repelita II bab 22 mengenai pola dasar KKN dan pengertiannya. KKN sebagai intrakurikuler dilaksanakan dengan penempatan mahasiswa dari suatu tingkat studi tertentu dalam kesatuan-kesatuan antar disiplin ilmu pengetahuan (interdispliner) di daerah-daerah yang meliputi sejumlah desa untuk waktu tertentu (misalnya 6 bulan). Para mahasiswa disiapkan terlebih dahulu dalam berbagai bidang keterampilan, sehingga di samping keahliannya dalam jurusannya masing-masing, mereka dapat kemampuan untuk turut memecahkan problem yang dihadapi desa secara menyeluruh, di bawah koordinasi dari para dosen pembimbing. Para mahasiswa peserta KKN ini dapat membantu pembinaan para pemuda potensi desa di dalam pengembangan desa menuju kepada swadaya masyarakat desa. Dengan demikian proyek KKN dapat menjadi sarana pendidikan non-formil yang efektif dan efisien. Proyek-proyek perintis KKN, yang telah dimulai pada Repelita I, akan diluaskan dan dikembangkan dalam Repelita II menuju pada pelaksanaan KKN secara penuh di semua universitas negeri maupun swasta. Pada tanggal 17-25 November 1978 Universitas Gadjah Mada bekerja dengan Direktorat Pembinaan Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat Direktur Jenderal Dikti menyelenggarakan Lokakarya pengelola KKN yang diikuti oleh 23 Universitas dan Institut serta 3 kopertis (26 orang). Sebagai hasilnya, pada era 80-an kegiatan KKN di seluruh Indonesia mencapai puncak kejayaannya. Berbagai pengembangan dan model KKN dilakukan oleh perguruan tinggi dengan menyesuaikan paradigma serta tuntutan perkembangan yang ada. Ironisnya terdapat pula sebagian Perguruan Tinggi yang telah menghilangkan kegiatan KKN.
38
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 78-IX Tahun 1996 tentang Pembentukan Tim Konsorsium Pendayagunaan Kuliah Kerja Nyata (KKN) dan Teknologi Tepat Guna (TTG) dalam Rangka Menunjang Pembangunan Masyarakat Desa Khazanah Arsip Universitas Gadjah Mada (AS4/SC.PM/29)
Dalam menghadapi tantangan yang lebih kompleks dibanding dengan generasi-generasi sebelumnya, bentuk pengabdian kepada masyarakat melalui KKN merupakan kontribusi nyata sekaligus sebagai sarana penyambung lidah rakyat di pedesaan. Dari kegiatan KKN inilah “harmoni, persahabatan dan solidaritas kebangsaan” sengaja dibentuk. Rasa kebersamaan, rasa kesatuan, rasa simpati, diwujudkan dalam kegiatan KKN demi kepentingan bersama. Di samping itu, mahasiswa juga diajarkan untuk berpikir secara terbuka dan mampu untuk menerapkan hasil pemikirannya dalam segala bidang. Melalui KKN, para mahasiswa diajak mengenal dan memahami secara langsung kehidupannya secara lintas sektoral dan interdisipliner yang dapat
menyatukan mahasiswa dari seluruh Indonesia. Dalam perkembangan selanjutnya, kegiatan KKN juga diikuti oleh beberapa mahasiswa asing. Universitas Gadjah Mada misalnya, pada tahun 2015, melepas 95 mahasiswa asing dari perguruan tinggi di Jepang, Australia, Malaysia, Amerika dan Jerman untuk terjun langsung dalam kegiatan KKN. Tidaklah berlebihan jika KKN telah menjadi dasar untuk membangun harmoni, persahabatan, dan solidaritas, bahkan pada tingkat multilateral.
Penulis: Arif Rahman Bramantya Juara II Lomba Karya Tulis Kearsipan Kategori Umum
Membudayakan Jiwa Tertib Arsip pada Mahasiswa Melalui Sistem Pembelajaran Berbasis Cinta Arsip Mencintai Arsip sebagai Awal Tertib Arsip Membudayakan tertib arsip dalam setiap diri masyarakat memang suatu cita-cita luhur yang perlu diwujudkan bersama-sama, bukan hanya oleh para pemerhati arsip tetapi juga seluruh lapisan masyarakat. Tertib dalam menjaga arsip sangat erat kaitannya dengan usaha menjaga keutuhan memori bersama. Mulai dari tingkat paling kecil yaitu memori keluarga sampai dengan tingkat yang lebih besar yaitu memori Negara. Seluruh anggota keluarga merupakan pelaku tertib arsip yang akan menjaga keutuhan memori keluarga. Begitu juga pada skala Nasional, seluruh lapisan masyarakat adalah pelaku tertib arsip yang akan bertanggung jawab dalam menjaga keutuhan memori Negara. Tertib arsip bukanlah suatu hal yang sulit untuk dilakukan, hanya saja perlu modal untuk melakukannya. Modal tersebut tak lain adalah mencintai arsip. Mencintai arsip adalah embrio munculnya jiwa tertib arsip. Sebuah sifat dasar manusia bahwa jika tidak mencintai sesuatu, maka tidak akan rela untuk melakukan sesuatu. Begitu juga dengan perilaku manusia dalam tertib arsip, manusia tidak akan berusaha untuk tertib dalam menjaga arsip, jika mereka tidak mencintai arsip. Mencintai arsip dapat dikatakan sebagai rasa dalam diri manusia yang senantiasa menganggap bahwa arsip itu penting, bernilai, berharga, menarik, dekat dengan kepentingan dirinya, dan sesuatu yang harus dijaga. Sehingga dari rasa cinta itu seseorang berkeinginan untuk tertib dalam memperlakukan arsip sebagai sesuatu yang pantas untuk dijaga, mulai dari mencatat dalam daftar arsip, menyimpan pada tempat penyimpanan
Salah Satu Stand Mahasiswa Peserta Pameran Arsip Statis
yang aman, dan usaha-usaha lainnya untuk menjaga keutuhan arsip. Mahasiswa sebagai Pelaku Tertib Arsip Membudayakan jiwa tertib arsip sebaiknya dilakukan pada seluruh lapisan masyarakat, tak terkecuali pada mahasiswa. Mahasiswa adalah salah satu kaum akademis yang pada masanya selalu dihinggapi rasa ingin tahu yang tinggi, sehingga sangat mudah untuk dapat mempelajari suatu hal. Sebuah kesempatan besar untuk menanamkan jiwa tertib arsip pada diri mahasiswa, sehingga mereka dapat berperan serta dalam menjaga memori bersama baik untuk kepentingan pribadi, keluarga, masyarakat dan bangsa. Menanamkan rasa cinta arsip pada diri mahasiswa memang perlu pendekatan khusus. Mengingat saat ini mahasiswa digempur dengan arus globalisasi yang memberikan kebebasan bagi mereka untuk mengakses informasi dalam segala bidang. Kehadiran teknologi informasi seperti internet seolah-
olah merobohkan tembok pembatas disekitar mereka untuk mengetahui segala hal. Keadaan ini bisa jadi akan membuat mereka lengah terhadap keberadaan sumber-sumber arsip bangsa-nya sendiri. Mahasiswa sebagai pelaku tertib arsip dapat terwujud dengan menjadikan mereka sebagai agen perubahan pada masyarakat. Mereka nantinya tidak hanya berperan sebagai pelaku tertib arsip untuk dirinya sendiri, tetapi juga dapat menyebarkan virus cinta arsip pada masyarakat sekitarnya. Keberadaan mahasiswa disekitar masyarakat akan sangat bermanfaat untuk menularkan jiwa tertib arsip yang menjadi citacita Nasional dalam rangka menjaga keutuhan memori bersama. Menanamkan Jiwa Tertib Arsip pada Mahasiswa Melalui Sistem Pembelajaran Berbasis Cinta Arsip Ada banyak strategi pembelajaran yang dapat dilakukan untuk menanamkan jiwa tertib arsip pada mahasiswa. Hal utama yang wajib diperhatikan adalah menumbuhkan Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
39
VARIA rasa kesadaran pada mahasiswa bahwa arsip adalah sesuatu yang berharga bagi mereka pribadi, keluarga, masyarakat, dan bangsa. Sehingga mereka mempunyai kekuatan cinta yang utuh pada arsip yang merupakan embrio dari memori bersama. Beberapa strategi sistem pembelajaran berbasis cinta arsip yang dapat dilakukan sesuai dengan pengalaman penulis dalam mengajar materi perkuliahan adalah sebagai berikut. Penyelenggaraan Pameran Arsip Statis Daerah Asal Mahasiswa Keberagaman daerah asal mahasiswa menjadi dasar pemikiran untuk dilaksanakannya pameran arsip statis yang mengusung tema “Mencintai Indonesia Melalui Khasanah Arsip Statis”. Pada kegiatan ini mahasiswa diberikan tugas untuk mengumpulkan dan memilih ragam koleksi arsip statis dari daerah asal masing-masing, dan membuat display pada pergelaran pameran yang didakan secara serentak oleh seluruh mahasiswa. Mereka juga berperan sebagai pemandu yang bertugas menjelaskan sejarah arsip yang mereka display. Sajian pameran semakin menarik ketika mereka juga berpakaian adat dan mempertunjukkan beberapa kesenian daerah masingmasing. Kegiatan pameran ini bertujuan untuk menanamkan rasa cinta terhadap khasanah memori daerah asal mahasiswa, sekaligus memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat saling memperkenalkan koleksi arsip statis daerah masing-masing. Seperti diketahui bahwa melalui arsip statis, seseorang dapat bercerita tentang memori kejadian masa lampau yang penuh dengan makna dan filosofis. Sistem pembelajaran seperti ini mengajarkan kepada mahasiswa untuk berperan aktif dalam menjaga kelestarian informasi khasanah arsip yang ada. Lebih lanjut, mahasiswa juga mampu melakukan publikasi terhadap keberadaan khasanah arsip yang ada untuk dapat dikenal oleh masyarakat umum. 40
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Pemanfaatan Media Sosial dalam Rangka Publikasi Khasanah Memori Kita “Bangsa Indonesia” Kehadiran teknologi informasi di tengahtengah mahasiswa dapat memberikan dampak positif maupun negatif. Kearifan mahasiswa dalam memanfaatkan teknologi informasi menjadi kunci bagaimana teknologi tersebut dapat termanfaatkan secara positif dalam kegiatan belajar. Media sosial sebagai salah satu produk kemajuan teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk semakin menumbuhkan jiwa tertib arsip pada mahasiswa. Pada sistem pembelajaran berbasis cinta arsip ini, mahasiswa memanfaatkan media sosial untuk memuat koleksi-koleksi arsip statis dari kejadian-kejadian bersejarah yang merupakan memori kita bersama Bangsa Indonesia. Selanjutnya mereka melakukan pengolahan sederhana melalui penciptaan kode klasifikasi arsip statis dan pendeskripsian yang mereka siratkan pada hasil upload mereka di media sosial. Mahasiswa juga diberikan kesempatan untuk saling memberikan komentar pada arsip statis yang telah di upload oleh teman-temannya. Komentar mereka dapat berupa analisa dari keberadaan arsip tersebut ataupun sekedar rasa kagum terhadap arsip tersebut. Melalui kegiatan ini mereka dapat menularkan rasa cinta arsip kepada seluruh masyarakat tanpa ada batasan ruang dan waktu dengan memanfaatkan media sosial yang ada.
Aktifitas Mahasiswa Mengolah Arsip Keluarga
kelola antara lain akta kelahiran, kartu keluarga, ijasah, dan foto-foto keluarga mereka. Melalui kegiatan ini mahasiswa diharapkan lebih menghargai bahwa setiap arsip yang mereka berkaskan dan deskripsikan mengandung memori indah dan bermakna yang suatu saat akan bercerita melalui goresan tulisan mereka masing-masing. Pada kegiatan ini mahasiswa dilatih untuk mengelompokkan arsip sesuai kelompok-kelompok kejadian dalam keluarganya, dan selanjutnya mereka mendeskripsikan arsip-arsip tersebut sesuai dengan memori keluarga mereka masing-masing. Penutup
Pemberkaskan dan Pendeskripsikan Arsip Keluarga
Pada akhirnya penulis merasa bahwa menanamkan jiwa tertib arsip memang sangat terkait dengan upaya menjaga memori bersama. Melalui strategi pembelajaran berbasis cinta arsip ini, diharapkan mampu menamkan jiwa tertib arsip pada mahasiswa sehingga mereka mampu menularkan kepada lapisan masyarakat lainnya.
Kegiatan ini dilakukan sebagai dasar menumbuhkan rasa cinta mahasiswa terhadap memori keluarga, yang tersirat dari rekaman tertulis, rekaman foto, dan rekaman audio visual. Ragam arsip yang mereka
Penulis: Agus Santoso Juara III Lomba Karya Tulis Kearsipan Kategori Umum
CERITA KITA
Ringga Arif WH :
PERJALANAN MELINTASI JEJAK T
aktiktuk... taktiktuk... taktiktuk... Nada dering handphone Santi berbunyi, ada pesan masuk dari aplikasi whatsapp miliknya. Santi yang sedang tertidur lantas bangun meskipun dengan mata yang berat untuk dibuka. Dicarinya handphone yang ditaruh di meja samping ranjang. Ku tahu fajar telah mendahuluiku menyapamu Ku tahu ayam jago suaranya lebih nyaring dariku membangunkanmu Biarlah begitu, Ku tetap ingin menyapamu kesegaran udara pagi.
di
Membaca isi pesan berupa puisi yang dikirim membuat Santi tersenyum kecil. Dibalasnya pesan tersebut dari seorang lelaki yang terakhir berjumpa dengannya seminggu lalu. Sebelumnya, sebulan lalu, mereka juga pernah bertemu saat bersamasama ke Kantor Arsip Jawa Timur. “Hei Si, kau tahu apa yang membuat wanita itu tersenyum di depan layar handphonenya?” “Mana ku tahu, mungkin dia sedang membaca pesan dari seseorang yang disayangi,” jawab Meja pada Kursi yang ada di timur ranjang Santi. Wanita memang pandai menyembunyikan rasa sukanya, entahlah apa sebabnya, ataukah konstruksi sosial yang selama ini ada. ***
Rupanya pagi itu Kardi ingin mengajak Santi untuk berkeliling Mojokerto. Melihat peninggalan Majapahit yang begitu termahsyur. Tiga minggu yang lalu, Santi juga baru saja resign dari kantornya, dia tidak betah dengan bosnya yang serba ngatur dan berbagai aturan kantor yang dirasa aneh. Meskipun gajinya bisa dibilang besar, tapi kejengahan dan ketidaknyamanan membuat gaji ada di nomor belakang, yang penting ketenangan dan kenyamanan diri dalam bekerja, itu yang diinginkan oleh Santi. Pukul 8 pagi, Kardi sudah tiba di depan rumah Santi. Nampak Kartono, kakek Santi, sedang membaca koran di teras.
Kartono di telinga Kardi sebelum meninggalkan mereka berdua. “Apa yang terlintas dalam pikiran kamu ketika mendengar kata Majapahit?” tanya Kardi. “Majapahit itu kerajaan besar dengan kekuatan armada yang tangguh dan kepemimpinan yang kuat. Bahkan Patih Gajah Mada kala itu juga ingin menyatukan Nusantara dengan mengucap ikrar Sumpah Palapa,” jawab Santi sambil mempersilakan Kardi untuk menikmati kopi dan kue di meja. Mereka duduk saling berhadapan, sesekali Kardi mencuri pandang wajah Santi yang manis bagaikan gula jawa. Jika tersenyum gigi kelincinya nampak lucu sekali.
“Masuk saja Nak Kardi, pintu pagarnya tidak dikunci!” Kardi berjalan menuju teras, motornya ditaruh di bawah pohon mangga di pelataran rumah. Rumah itu memang teduh, banyak pepohonan yang tumbuh dengan subur.
“Mas, kenapa sih ngeliatin aku begitu?” tanya Santi.
“Ti... Nak Kardi sudah datang,” ucap Kartono sambil menghadapkan mukanya ke arah pintu di sampingnya. Selang 15 menit menunggu, Santi keluar dengan membawa dua cangkir kopi hitam, dan dua toples berisi kue kering dan kacang mete.
Usia Santi dan Kardi memang terpaut tujuh tahun, Santi seorang sarjana sosiologi yang sering membantu berbagai penelitian dosen semasa kuliah. Di kampus negeri yang terletak di Kota Surabaya, Santi dikenal pandai dan mudah bergaul dengan siapapun. Bahkan setelah lulus, dia masih sering membantu almamaternya dan tiap kali ada pelatihan pers mahasiswa, seringkali Santi menjadi pembicara dan berbagi ilmu yang dimilikinya.
“Kakek masuk dulu ya, kalian silakan ngobrol.” Kartono kemudian mendekatkan badannya ke Kardi. “Santi ini belum punya kekasih loh Nak Kardi,” bisik
“Ah.. gakpapa kok, ternyata kamu juga paham tentang sejarah ya, kupikir anak muda sekarang sudah lupa akan sejarah bangsanya,” jawab Kardi sambil tersenyum.
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
41
CERITA KITA *** “Kolamnya luas sekali ya, Dik?” “Namanya Kolam Segaran, konon dulu ini tempat rekreasi keluarga raja serta di sekelilingnya digunakan untuk jamuan tamu kenegaraan. Saat ditemukan, kolam tertimbun tanah, lalu dilakukan pemugaran. Luasnya mencapai 6,5 hektar.” “Kok, kamu tahu luasnya 6,5 hektar?” tanya Kardi. “Iya dari banyak baca dan mengunjungi situs-situs sejarah dan purbakala, Mas. Generasi muda harus tahu tentang sejarah dan budayanya, sehingga tidak gampang terlena oleh pengaruh asing yang bisa jadi merusak,” jelas Santi. Setelah berjalan-jalan di sekitar Kolam Segaran, mereka berdua juga tak lupa mengunjungi berbagai situs peninggalan Majapahit lainnya, ada Candi Brahu, Wringin Lawang, Candi Minak Djinggo, Candi Tikus, Bajangratu, Makam Putri Campa, Makam Troloyo. Kardi membayangkan sungguh indah dan megahnya Majapahit kala itu, dia juga sempat mendengar kisah cerita tentang kabut abadi Majapahit. Kaki mereka berlanjut melangkah memasuki Museum Majapahit atau yang selama ini dikenal dengan Museum Trowulan, rupanya ada beberapa pengunjung yang juga melihat koleksi peninggalan Majapahit. “Anak kecil itu lucu ya, Mas, bapak ibunya juga masih muda sepertinya seumuranku. Seneng ngeliatnya, anak kecil yang sejak dini sudah dikenalkan dengan warisan budaya bangsanya,” ujar Santi sambil menunjuk ke arahnya. Mereka disambut oleh pengelola museum. “Silakan mengisi buku tamu, Mas dan Mbak,” pinta seorang petugas yang berada di meja bagian informasi. “Terima kasih, Pak. Museum ini menyimpan koleksi peninggalan Majapahit apa saja?” tanya Kardi dengan penasaran. “Dari bahan pembuatnya dapat dikelompokkan dalam koleksi keramik, koleksi tanah liat, koleksi logam dan koleksi batu,” jawab petugas yang
42
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
bernama Sadiyo itu. Sadiyo meminta temannya, Parmin, untuk mengantar Kardi dan Santi memasuki ruangan di gedung penyimpanan koleksi itu. Kardi kagum dengan benda-benda tersebut, ruangan pamer juga ditata dengan sedemikian rupa sehingga pengunjung leluasa melihat dan membaca deskripsi benda tersebut. Sesampainya di pendapa belakang, ada arca yang menarik perhatian Kardi. “Arca Wisnu (Garuda Wisnu) menggambarkan sosok Airlangga, raja Kahuripan yang dipercaya sebagai titisan Dewa Wisnu,” terang Parmin. Rupa arca ini juga digunakan sebagai logo kampus tempat dimana Santi mengenyam pendidikan tinggi. Senja menggelayut di bumi Majapahit, Kardi masih memacu motornya melintasi jalanan, berpapasan dengan bus, mobil dan sepeda motor. Tiba di Alun-Alun, Kardi berhenti dan memarkirkan motornya di timur jalan. Mereka berdua lantas berjalan ke alun-alun dan duduk di bangku. “Sepertinya, kamu tahu banyak tentang Majapahit, kamu ini cucunya Hayam Wuruk ya?” Kardi tertawa kecil. “Aku sejak kecil sudah tinggal di Mojokerto, jarak Trowulan dan rumah juga lumayan dekat. Dulu waktu SD, aku bersepeda bareng teman-teman ke Candi Brahu dan Kolam Segaran itu, jadi ya banyak tahulah...” Santi bercerita banyak pada Kardi. *** Suasana dalam kereta sangat menyenangkan, melalui jendela kaca, pemandangan indah Nusantara dapat dilihat. Sawah yang hijau, bukit berbaris, gunung menjulang, sungai mengalir jernih airnya, petani yang sedang mencangkul, begitu memanjakan mata, anugerah tiada tara dari Tuhan bagi rakyat Indonesia. “Coba lihat itu, Mas! Kerbau yang dikendalikan Pak Tani itu sedang membajak sawah, meskipun modernitas merambah, masih ada yang tetap mempertahankan tradisi,” Santi menarik tangan Kardi. Mulut Santi daritadi tidak berhenti
mengunyah, bekal makanan kecil yang dibawa lumayan banyak, ada wafer, kacang, keripik singkong, kerupuk dan roti sobek. Minuman botol juga aneka macam, kopi, teh, susu dan air mineral. Justru tingkah Santi yang polos dan sedikit manja itu membuat Kardi semakin tertarik. Tiba di daerah Cirebon, Santi bercerita banyak tentang berbagai intrik dan konflik yang terjadi dalam Kerajaan Majapahit, seperti perebutan tahta kekuasaan. Pemberontakan oleh orang-orang lingkaran terdekat Raja juga terjadi. Mulutnya nyerocos kalau berbicara tentang Majapahit. Kardi melihat sosok pria bertubuh besar dengan rambut panjang yang digelung berdiri memandang kearahnya. Tampak gagah, berwibawa dan penuh kepercayaan diri, keris terselip di depan perut. Pria itu tidak berbicara apapun, hanya memandang tajam kearah Kardi. Ketika Kardi hendak mendekatinya, terdengar suara: “Mas.. Mas.. Mas Kardi.. Bangun.. Keretanya hampir tiba di Stasiun Pasar Senen.” Kardi pun terbangun dengan bingung. “Siapa pria yang ada di depanku tadi,” pikir Kardi dalam hati. *** Kardi memang sengaja mengajak Santi ke Jakarta untuk mengunjungi Perpustakaan Nasional. Ada sesuatu yang hendak diketahui oleh Kardi, khususnya mengenai Majapahit. Di Perpusnas itulah naskah kuno Kakawin Nagarakretagama karya Mpu Prapanca tersimpan. Bahkan Nagarakretagama juga mendapat pengakuan oleh UNESCO sebagai Memory of The World. Memasuki gedung Perpusnas, pertama kali bagi Kardi, membuat rasa penasarannya makin menggebu. “Sebentar lagi aku akan melihat manuskrip kuno Nagarakretagama yang memuat tentang Majapahit,” pikir Kardi. Mereka mengisi buku pengunjung, ada seorang pegawai, namanya Rani mempersilakannya. Kebetulan saat itu, mereka bertemu dengan kepala bagian perawatan naskah kuno, Mardi namanya. Mereka pun masuk ke dalam sebuah ruang, banyak meja dan kursi berjejer. Sebelumnya, berbagai prosedur agar bisa melihat koleksi Perpusnas telah
mereka penuhi. “Melalui pendokumentasian, sejarah peradaban bangsa akan bisa dipelajari oleh generasi selanjutnya, tentu akan menambah rasa cinta dan bangga akan negerinya ya, Dik,” kata Kardi. “Tentu saja, Mas, tapi banyak juga loh kekayaan bangsa yang belum terdokumentasikan, adapula yang diwariskan melalui lisan. Misalnya saja, dolanan anak yang ada ratusan ribu macam itu, kalau tidak dilestarikan dan dicatat secara baik, bukan tidak mungkin akan punah, mengingat budaya global yang kian masif. Dokumentasi dan pengarsipan sangat penting, mengingat warisan budaya itu bisa menjadi media bagi terciptanya harmoni, persahabatan dan solidaritas,” terang Santi. “Mas Kardi, ini naskah Nagarakretagama karya Mpu Prapanca (Dang Acarya Nadendra) era pemerintahan Hayam Wuruk (Sri Rajasanagara). Naskah ini tersusun dalam 98 pupuh, Mas, yang bersifat pujasastra menyanjung keagungan Majapahit. Kakawin Nagarakretagama juga menyebutkan wilayah Majapahit yang begitu luas, di dalamnya juga ada sejarah raja-raja Singasari dan Majapahit, berbagai peneliti juga menggunakan naskah ini untuk mendalami sejarah Majapahit,” tutur Mardi panjang lebar.1 Tak terasa sudah 3 jam mereka berada di gedung Perpusnas. Para petugas pun ramah-ramah, dengan senang hati mereka melayani pengunjung. Setelah mengucapkan terima kasih, Kardi dan Santi pamit. Di seberang jalan nampak warung yang menjajakan makanan. “Ayo, Mas, kita berburu makananaan..,” pinta Santi sambil menarik tangan Kardi. Tujuan Kardi ke Jakarta tidak hanya berhenti di Perpustakaan Nasional, melainkan ada perjalanan lain yang ingin dia lakukan. Perjalanan menelusuri peristiwa Agresi Militer II. Seperti janjinya saat berada di
Untuk selanjutnya, kandungan isi pupuh Kakawin Nagarakretagama bisa dilihat pada buku Geger Bumi Majapahit, 2014, Krisna Bayu Adji dan Sri Wintala Achmad, Yogyakarta, Araska
1
Kantor Arsip Jawa Timur, dia akan berkunjung ke Kantor Arsip Nasional RI menemukan serpihan-serpihan jejak Sang Kakek. *** Pagi hari setelah sarapan, Kardi dan Santi berjalan menuju halte Transjakarta yang tidak jauh dari lokasi penginapan di kawasan Salemba. Moda angkutan publik memang sangat dibutuhkan di kota sekelas Jakarta, seandainya saja warga bisa beralih menggunakannya, tentu kemacetan akan bisa dikurangi. Dengan catatan, pemerintah juga harus memperbaiki dan memperbanyak jumlah armada dan fasilitas publik, serta mengedukasi masyarakat secara berkelanjutan, dan yang penting pula para pejabat dan pemangku kebijakan memberi contoh nyata. Kardi dan Santi naik bus yang masih baru, interior dan fasilitas di dalamnya juga bagus. Dari Salemba Raya menuju Ampera Raya, membutuhkan waktu sekitar 25 menit, dan mereka pun tiba di Kantor ANRI. Langsung saja kaki mereka melangkah masuk ke dalam, mengisi buku tamu, dan menyampaikan maksud tujuan. Sunario, arsiparis ANRI yang rambutnya telah memutih, menemani Kardi dan Santi menuju ruang baca koleksi. Seperti halnya di Kantor Arsip Jawa Timur, alih media disini telah dilakukan, bahkan ANRI juga melakukan pembinaan terhadap kebijakan alih media di seluruh kantor Arsip se-Indonesia. “Silakan Mas Kardi mengetik kata kuncinya pada keyboard komputer ini,” kata Sunario. Kardi mengetik: Wiryo Utomo. Di layar muncul arsip yang memuat Wiryo Utomo serta berbagai artikel tentang Agresi Militer II, baik yang terjadi di Blitar maupun Jawa Timur umumnya. Bahkan ketika Kardi mengetik: Agresi Militer II, ada ratusan baris data yang muncul. Betapa senangnya hati Kardi, berkat dedikasi luar biasa arsiparis ANRI, jejak Sang Kakek dapat dirajutnya. Ada juga arsip berupa foto, kliping koran bahkan video yang memperlihatkan heroiknya perjuangan bangsa Indonesia melawan segala bentuk upaya penjajahan kembali. Disela Kardi mencari serpihan jejak itu,
Sunario berbicara banyak hal tentang Agresi Militer Belanda, arsiparis interaktif tentu sangat dibutuhkan masyarakat. Sebagai pelayan publik, sudah seharusnya publik mendapat pelayanan yang maksimal. Santi yang berada disampingnya, memandanginya, dia melihat nuansa kebahagiaan dari wajah Kardi. “Mas, coba ketik Majapahit,” pinta Santi.
juga
kata
“Waw...banyak juga data mengenai Majapahit. Ini bisa melengkapi rasa keingintahuanku pada sejarah Majapahit.” Nampaknya peribahasa sekali mendayung, dua tiga pulau terlampau, sedang dirasakan oleh Kardi dan Santi. Tak terasa waktu sudah menunjukkan pukul 2 sore, rasa keingintahuan Kardi terpenuhi dan pengetahuan mereka bertambah. Dari perjalanan ke Perpustakan Nasional RI maupun ANRI, banyak pelajaran berharga yang didapat. Karya masa lampau baik berupa karya sastra maupun arsip sangat penting bagi generasi penerus, dari sanalah paling tidak kita akan menemukan harmoni, persahabatan, perjuangan dan solidaritas. Harmoni kehidupan masa lampau antarmanusia yang sangat menghargai alam dan lingkungan, persahabatan yang ditandai dengan hubungan kerjasama antarkerajaan dan pertukaran pengetahuan, perjuangan dan solidaritas dalam membela dan mempertahankan kemerdekaan yang dibayar dengan jiwa raga. Generasi muda tidak boleh lupa akan sejarah bangsanya, tidak boleh tercerabut dari akar budayanya dan tetaplah berdiri gagah menyambut fajar mentari dalam mengarungi perjalanan bangsa ke depannya. Perjalanan menelusuri arsip apakah juga akan membawa sepasang manusia, Kardi dan Santi, melintasi jejak persahabatan meraih kebahagiaan dengan melangkah ke hubungan yang serius?
******
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
43
LIPUTAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DAN ARSIP NASIONAL TIMOR LESTE TANDA TANGANI DOKUMEN PROGRAM EKSEKUTIF Jakarta, ARSIP - Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Arsip Nasional Republik Demokratik Timor Leste tandatangani dokumen Program Eksekutif tentang Kerja Sama Kearsipan. Penandatanganan Program Eksekutif merupakan sebagai tindaklanjut Memorandum Saling Pengertian antara ANRI dan Arsip Nasional Republik Demokratik Timor Leste yang ditandatangani di Dili, Timor Leste pada tanggal 26 Januari 2016. Acara penandatanganan dilaksanakan oleh Sekretaris Utama ANRI Sumrahyadi dan perwakilan Arsip Nasional Republik Demokratik Timor Leste Direktur Jenderal Arsip Nasional Republik Demokratik Timor
Leste Señor Horacio do Santos Marques di gedung ANRI, Jalan Ampera Raya, Cilandak, Jakarta Selatan (25/05). Acara penandatanganan disaksikan langsung oleh Kepala ANRI Mustari Irawan dan Duta Besar Republik Demokratik Timor Leste untuk Indonesia Señor Alberto Carlos. Kerja sama kedua Arsip Nasional tersebut bertujuan untuk mempererat hubungan bilateral kedua negara dan pertukaran profesional dalam bidang pengelolaan dan preservasi arsip. Adapun ruang lingkup Program eksekutif meliputi pertukaran
Penandatanganan dokumen Program Eksekutif tentang Kerja Sama Kearsipan antara ANRI dengan Arsip Nasional Republik Demokratik Timor Leste
pengetahuan dan pengembangan kapasitas di bidang pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis dan pertukaran kopi bahan atau publikasi terkait dengan sejarah kedua negara. (sa)
Penganugerahan Pemenang Lomba Desain Logo ANRI dan Lomba Cipta Karya Lagu Kearsipan Nasional
Pemenang lomba desain logo ANRI atas nama Husni Mu’arif dan lomba cipta karya lagu kearsipan nasional atas nama L. Agus Wahyudi Winarko menerima penghargaan dari Kepala ANRI Mustari Irawan (25/05)
Jakarta, ARSIP - Bertempat di gedung Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Ampera Raya Cilandak Jakarta, Kepala ANRI menyerahkan piagam penghargaan kepada pemenang lomba desain logo ANRI atas nama Husni Mu’arif dan lomba cipta karya lagu kearsipan nasional atas nama L. Agus Wahyudi Winarko (25/05). Penyerahan piagam penghargaan dilaksanakan di selasela acara vlogo ANRI dan Mars
44
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Kearsipan Indonesia yang diciptakan oleh kedua pemenang lomba tersebut. Kepada kedua pemenang lomba tersebut berhak mendapatkan uang pembinaan masing-masing sejumlah Rp. 25.000.000,Dalam sambutannya Kepala ANRI, menyampaikan bahwa dengan adanya logo ANRI yang baru ada pesan semangat perubahan pada lembaga ke arah yang lebih baik. Sedangkan lagu Mars Kearsipan Indonesia diciptakan
agar dapat dijadikan sebagai sarana melalui budaya untuk mensinergikan antar lembaga kearsipan di seluruh Indonesia. Adapun total peserta lomba desain logo ANRI sebanyak 835 peserta dengan total logo sejumlah 1285 logo. Sedangkan peserta lomba cipta karya lagu kearsipan nasional berjumlah 54 peserta dengan total karya lagu sejumlah 54 lagu. (sa)
Kementerian Pertanian Serahkan Arsip Statis ke ANRI
Penyerahan arsip statis Kementerian Pertanian Republik Indonesia (Kementan RI) kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Arsip statis tersebut diserahkan oleh Sekretaris Jenderal (Sekjen) Kementerian Pertanian, Hari Priyono kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia yang dalam hal ini diwakili oleh Sekretaris Utama (Sestama) ANRI Sumrahyadi di Gedung Auditorium Kementan, Ragunan, Jakarta.
Jakarta,
ARSIP
-
Kementerian
di sela-sela acara Sosialisasi dengan
bahwa
Indonesia
akuntabilitas
ini
perlu
tema Pengawasan Kearsipan Guna
didukung oleh tata kelola dan kaidah-
(Kementan RI) menyerahkan arsip
Menunjang
kaidah
statisnya
Kementerian Pertanian (02/06).
Pertanian
Republik kepada
Arsip
Nasional
Republik Indonesia (ANRI). Arsip statis tersebut diserahkan oleh Sekretaris Jenderal
(Sekjen)
Kementerian
Pertanian, Hari Priyono kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia yang dalam hal ini diwakili oleh Sekretaris Utama (Sestama) ANRI Sumrahyadi di Gedung Auditorium Kementan, Ragunan, Jakarta. Acara
Pada
Akuntabilitas
kesempatan
Sumrahyadi kesempatan
Kinerja
implementasi itu,
mendapatkan untuk
yang berlaku dalam rangka
memaparkan
program
reformasi
birokrasi. Selain acara penyerahan arsip statis
dan
sosialisasi
mengenai penyelenggaraan kearsipan
dilaksanakan
nasional. Sumrahyadi menyampaikan
kepengurusan
mengenai pentingnya
Indonesia (AAI) wilayah Kementerian
pengawasan
di bidang kearsipan guna mendukung
Pertanian
oleh
akuntabilitas kinerja organisasi. Lebih
Kasman. (sa)
pula
kearsipan,
Asosiasi ketua
pelantikan Arsiparis AAI
Andi
lanjut Hari Priyono menambahkan
penyerahan arsip statis dilaksanakan
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
45
LIPUTAN
ANRI Serahkan Citra Daerah Kota Manado pada HUT ke-393
Kepala ANRI, Mustari Irawan menyerahkan Citra Daerah Kota Manado kepada Wali Kota Manado, GS Vicky Lumentut
Manado, ARSIP - Kepala ANRI, Mustari Irawan menyerahkan Citra Daerah Kota Manado kepada Wali Kota manado, GS Vicky Lumentut pada kegiatan "Serah Terima Citra Daerah dan Pameran Arsip 'Kota Manado Dalam Lintasan Sejarah'" yang bertampat di ruang rapat paripurna DPRD Kota Manado. Dalam penyerahan Citra Daerah tersebut disaksikan oleh Ketua DPRD Kota Manado Nortje Van Bone dan Wakil Ketua DPRD Manado Richard Sualang dan Danny Sondakh. Pada kesempatatan tersebut juga dilaksanakan melakukan pengguntingan pita sebagai tanda dibukanya Pameran Arsip 'Kota Manado Dalam Lintasan Sejarah'.
46
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Mustari Irawan saat penyerahaan Arsip Citra Daerah Kota Manado, kepada Walikota dan Wakil Walikota Manado, meminta apa yang sudah diraih dan dilakukan selama ini, dapat dijadikan warisan sejarah bagi generasi mendatang serta berpesan agar membangun depo kearsipan, yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip, mulai dari arsip statis dan juga arsip dinamis. "Depo kearsipan ini penting karena Kota Manado memiliki kekayaan kearifan lokal serta semua kultur menjadi satu di kota Manado.dan semua itu harus didokumentasikan untuk menjadi identitas dan juga karakter Mando, hal itu yang melandasi Kota Manado adalah kota
kedua setelah Kota Pekalongan yang mendapat Citra Daerah" ujar Mustari. “Zaman bergerak maju. Karena itu kita harus mampu menguasai dan memanfaatkan kemajuan teknologi, untuk melengkapi ingatan lisan dan tulisan yang ada sepanjang waktu,” tegas Walikota GS Vicky Lumentut. Dalam acara tersrbut hadir pula Deputi Bidang Konservasi Arsip, M Taufik, Direktur Layanan dan Pemanfaatan Arsip, Agus Santoso, Wakil Walikota Manado, Mor Bastian, Anggota DPRD, unsur Forkopimda beserta FKUB Manado, Kepala Dinas, Camat, dan Lurah se-Kota Manado.
Tindaklanjut Penyelenggaraan Kearsipan di Manado, Wawalkot Kunjungan Kerja ke ANRI
Wakil Wali Kota Manado Mor Dominus Bastian (kanan, kemeja abu-abu) melaksanakan kunjungan kerja (20/7) ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Jakarta,
ARSIP
Dalam
kerjanya Mor bersama pimpimnan
pembinaan
penye-
ANRI mendiskusikan berbagai hal
pemanfaatan arsip statis tentang Kota
lenggaraan kearsipan di Kota Manado,
tentang penyelenggaraan kearsipan
Manado yang selama ini khazanah
Wakil Wali Kota (Wawalkot) Manado
di lingkungan kabupaten/kota yang
arsipnya disimpan di ANRI.
Mor Dominus Bastian melaksanakan
di
kunjungan
digitalisasi arsip serta pemanfaatan
menindaklanjuti
kerja
-
kebijakan
(20/7)
ke
Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kunjungannya ini diterima langsung oleh Kepala ANRI Mustari Irawan, Sekretaris Utama Sumrahyadi, Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Andi Kasman dan Deputi Bidang Konservasi Arsip M. Taufik. Dalam kunjungan
antaranya
membahas
tentang
dan layanan arsip bagi masyarakat.
maupun
dalam
hal
Sementara itu, Mor juga melakukan kunjungan ke Ruang Baca sebagai tempat layanan akses arsip serta
Di sela-sela kunjungan, Mustari
Diorama Sejarah Perjalanan Bangsa.
mengungkapkan bahwa ANRI siap
Menutup kunjungan kerjanya, Mor
menjadi mitra bagi Kota Manado
menyampaikan kesan bahwa segala
untuk melaksanakan peyelenggaraan
hal yang disajikan ANRI sangat luar
kearsipan,
biasa. (tk)
baik
dalam
bentuk
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
47
LIPUTAN
Workshop JRA Substantif Pemerintah Daerah
Kepala ANRI Mustari Irawan memberikan sambutan pada acara Workshop Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota
Jakarta, ARSIP - Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan Workshop Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif Pemerintah Daerah Provinsi/ Kabupaten/Kota. Acara workshop dilaksanakan di hotel Amarosa, Jakarta (25/07). Dalam laporannya, Koordinator Panitia Workshop Asep Mukhtar Mawardi menyampaikan tujuan diselenggrakan workshop."Tujuan diselenggarakannya kegiatan ini, pertama, untuk memberikan pemahaman yang seragam kepada pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota mengenai tata cara penyusunan substantif. Kedua, untuk merumuskan tata cara pengusulan JRA kepada ANRI, baik secara
48
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
online",
aplikasi JRA Online dalam rangka mempercepat persetujuan JRA.
Lebih lanjut, Asep Mukhtar menambahkan workshop bertujuan untuk menyusun pemetaan mengenai daerah-daerah yang perlu didahulukan untuk mendapatkan bimbingan teknis penyusunan JRA.
Pada workshop ini, dilaksanakan pula diskusi panel mengenai Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan Nasional yang disampaikan oleh Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Andi Kasman. Pembicara berikutnya Direktur Kearsipan Daerah II Asep Mukhtar memaparkan mengenai Teknik Penyelesaian JRA secara Nasional. Selanjutnya Direktur Pengolahan Azmi menjelaskan perihal Tata Cara Retensi, Penilaian Penyusutan dan Penyusunan JRA Substantif. Sesi diskusi berikutnya Kepala Pusat Data dan Informasi Widarno mempresentasikan Mekanisme Pengajuan Persetujuan JRA Substantif Online.(sa)
konvensional ujarnya.
ataupun
Pada kesempatan ini, Kepala ANRI Mustari Irawan dalam sambutannya menyampaikan pentingnya penyusunan JRA."JRA merupakan tools yang dapat digunakan untuk penyusutan arsip", ujarnya. Mustari menambahkan bahwa dengan adanya JRA dapat diketahui arsip yang usul musnah dan arsip yang dapat diselamatkan. Lebih lanjut Mustari menyampaikan bahwa pada tahun ini, ANRI sedang mengembangkan
TINGKATKAN PROFESIONALITAS, ANRI SELENGGARAKAN SERTIFIKASI JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS DI MAKASSAR Makassar, ARSIP - Bertempat di Hotel Aston Makassar, Sulawesi Selatan, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis (27-29/07). Dalam laporan, Direktur Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan dan Sertifikasi Muhammad Sumitro menyampakaian tujuan diselenggarakannya acara sertifikasi. “Tujuan penyelenggaraan kegiatan ini adalah selain untuk mengukur kompetensi dan pengakuan formal bagi para Pejabat Fungsional Arsiparis dalam melaksanakan kegiatan kearsipan baik yang akan naik jenjang, alih jenjang, maupun dalam Bidang Teknis”, ujarnya. Lebih lanjut Sumitro menambahkan bahwa kegiatan sertifikasi juga untuk memberikan penguatan dan kewenangan kepada arsiparis dalam melaksanakan tugasnya dalam bidang kearsipan secara profesional, mandiri dan independen. Asisten IV Bidang Administrasi Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Ruslan Abu yang turut hadir pada acara pembukaan sertifikasi arsiparis ini menyambut baik adanya penyelenggaraan kegiatan tersebut dalam rangka meningkatkan profesionalisme Arsiparis. “Melalui uji kompetensi Arsiparis seperti ini yang dilakukan oleh ANRI adalah merupakan salah satu jawaban untuk menyiapkan PNS pada umumnya dan Pejabat Fungsional Arsiparis pada khususnya untuk menyiapkan dan mengantisipasi ketersediaan Pegawai Negeri Sipil profesional”, ungkap Ruslan.
Deputi Pembinaan Kearsipan Andi Kasman membuka acara Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis (27-29/07)
Acara sertifikasi dibuka oleh Deputi Pembinaan Kearsipan Andi Kasman. Andi Kasman berharap peningkatan profesionalisme melalui sertifikasi dapat mewujudkan pemerintahan yang modern. “Semoga kegiatan ini dapat menghasilkan pejabat-pejabat fungsional Arsiparis yang kompeten dalam fungsi dan tugasnya, profesional, mandiri dan independen serta dapat saling bersinergi satu dengan lainnya sehingga dapat mengangkat harkat dan martabat bangsa dan negara ini melalui profesionalitas penyelenggaraan kearsipan. Dan akan mewujudkan pemerintahan yang modern, efektif, bersih, dan bebas dari korupsi”, ucapnya.
Pengelolaan Arsip Dinamis sebanyak 7 orang Arsiparis. Kedua, Arsiparis Muda yang akan menduduki Jabatan Arsiparis Madya sebanyak 6 orang Arsiparis. Ketiga, Arsiparis Pertama yang akan menduduki Jabatan Arsiparis Muda sebanyak 6 orang Arsiparis.
Adapun Pejabat Fungsional Arsiparis yang mengikuti Uji Kompetensi ini berjumlah 42 orang dengan rincian sebagai berikut: Pertama, Arsiparis Madya yang mengikuti Ujin Kompetensi
Metode Uji Kompetensi yang dilaksanakan meliputi: Portofolio, Wawancara, Ujian Tertulis, Ujian Praktik dan atau Pembuatan Makalah/ Karya Tulis Kearsipan. (sa)
Keempat Arsiparis Penyelia yang akan menduduki Jabatan Arsiparis Muda sebanyak 7 orang Arsiparis. Kelima, Arsiparis Pelaksana Lanjutan yang akan menduduki Jabatan Arsiparis Pelaksana Penyelia sebanyak 9 orang Arsiparis. Terakhir, Arsiparis Pelaksana yang akan menduduki Jabatan Arsiparis Pelaksana Lanjutan sebanyak 6 orang Arsiparis.
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
49
LIPUTAN
Mantapkan Komitmen Kearsipan, Pelindo III Kerja Sama dengan ANRI
(10/8)
Kearsipan pada tahun 1996 dan 2006,
pedoman
Memorendum
dilaksanakan pembenahan arsip pada
berdasarkan peraturan perundang–
of Understanding (MoU) kearsipan
tahun 2004, dan penyerahan aplikasi
undangan
dilakukan
Surabaya,
ARSIP
Penandatanganan
-
kearsipan serta
dan
akan
SOP
menyusun
Nasional
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
jenjang karir yang berkelanjutan bagi
Republik Indonesia (ANRI) dengan
pada tahun 2010.Pada kesempatan
para SDM pengelola arsip.
PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).
ini kembali dimantapkan komitmen
Penandatangan
PT Pelindo III di bidang kearsipan
oleh
Arsip
tersebut
resmi
dilakukan oleh Direktur SDM dan
sebagaimana
Umum Pelindo III Toto Heliyanto
Nota Kesepahaman yang meliputi
dengan Kepala ANRI Mustari Irawan.
beberapa hal antara lain Pembuatan
Dilaksanakan pula penandatanganan
Pedoman
Perjanjian Kerja Sama oleh Direktur
Penyelenggaraan
SDM dan Umum Pelindo III Toto
pengembangan SDM Kearsipan dan
Heliyanto dengan Kepala Pusat Jasa
Sertifikasi, serta penyelamatan dan
Kearsipan Muhammad Imam M.
pelestarian arsip statis.
Kerja sama ini bukanlah yang
yang
termuat
Kearsipan,
pada
Pembinaan Kearsipan,
Usai penandatangan MoU, Toto
pertama kalinya dilaksanakan oleh
Heliyanto
ANRI dan PT Pelindo III, hal yang
ini kedepannya akan menjadi dasar
pernah
dilaksanakan
diantaranya
peningkatan
yaitu
Penyusunan
Pedoman
50
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
arsip,
menyampaikan kualitas
menyusun
dan
program
pengelolaan membarui
Mustari langkah
Irawan PT
disampaikan
mengapresiasi
Pelindo dalam
III
yang
sambutannya,
“Ada hal yang sangat menarik, Pelindo sudah
mempunyai
persepsi
yang
sama dengan kami, punya semangat yang sama, kami akan mendampingi untuk menjadikan Pelindo sebagai role model.” Dalam
penutupnya,
kembali
ditegaskan bahwa PT Pelindo III akan menjadi pelopor BUMN yang sadar arsip. (HR)
Kepala Arsip Nasional RI dan Menteri PANRB Anugerahkan ANRI Award 2016
Penganugerahan ANRI Award kepada unit kearsipan, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) dan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) terbaik serta arsiparis teladan tingkat nasional pada 17 Agustus 2016 di Hotel Red Top, jalan Pecenongan nomor 72, Jakarta Pusat.
Jakarta, ARSIP Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Asman Abnur dan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Dr. Mustari Irawan memberikan ANRI Award kepada unit kearsipan, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) dan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) terbaik serta arsiparis teladan tingkat nasional pada 17 Agustus 2016 di Hotel Red Top, jalan Pecenongan nomor 72, Jakarta Pusat. Kegiatan ini menjadi salah satu agenda rutin yang diselenggarakan ANRI dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun (HUT) ke-71 Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia. Berikut adalah pemenang ANRI Award Tahun 2016: Kategori LKD Provinsi Wilayah I:
Juara I Provinsi Kalimantan Timur / Badan Arsip, Juara II Provinsi Nusa Tenggara Barat / Badan Perpustakaan dan Arsip, Juara III Provinsi Kalimantan Barat/Badan Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi, Harapan I Provinsi Bali / Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah , Harapan II Provinsi Sulawesi Tengah / Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah, dan Harapan III Provinsi Nusa Tenggara Timur / Badan Arsip Daerah. Kategori LKD Wilayah I:
Kabupaten/Kota
Juara I Kabupaten Kotawaringin Barat/ Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, Juara II Kabupaten Pinrang/ Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, Juara III K o t a
Denpasar / Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, Harapan I Kabupaten Tidore Kepulauan/Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah , Harapan II Kota Bontang / Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, dan Harapan III Kabupaten Manggarai Barat / Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. Kategori LKD Provinsi Wilayah II Juara I Provinsi Jawa Barat/Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, Juara II Provinsi DI Yogyakarta / Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, Juara III P r o v i n s i DKI Jakarta/Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, Harapan I Provinsi Banten/Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, Harapan II P r o v i n s i Sumatera Selatan / Badan Arsip Daerah. Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
51
LIPUTAN Kategori Wilayah II
LKD
Kabupaten/Kota
Juara I Kabupaten Bogor /Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah, Juara II Kabupaten Jepara / Kantor Arsip Daerah, Juara III Kota Yogyakarta/Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah, Harapan I Kabupaten Probolinggo/Kantor Arsip Daerah Harapan II Kota Payakumbuh /Kantor Arsip dan Perpustakaan, dan Harapan III Kota Pangkalpinang/ Kantor Arsip dan Perpustakaan. Kategori Kementerian
Unit
Kearsipan
Juara I Unit Kearsipan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Juara II Unit Kearsipan Kementerian Pertanian, Juara III Unit Kearsipan Kementerian Kesehatan, Harapan I Unit Kearsipan Kementerian Luar Negeri, Harapan II Unit Kearsipan Kementerian Hukum dan HAM, dan Harapan III Unit Kearsipan Kementerian Perhubungan. Kategori Unit Kearsipan Lembaga Negara/Lembaga Pemerintah Non Kementerian Juara I Unit Kearsipan Bank Indonesia, Juara II U n i t Kearsipan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan, Juara III Unit Kearsipan Badan Informasi Geospasial, Harapan I Unit Kearsipan Mahkamah Konstitusi, Harapan II Unit Kearsipan Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional, Harapan III Unit Kearsipan Badan Tenaga Nuklir Nasional. Kategori Unit Kearsipan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Juara I Unit Kearsipan PT. Semen Padang, Juara II Unit Kearsipan PT. Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk, Juara III U n i t Kearsipan PT. Kereta Api Indonesia (Persero), Harapan I Unit Kearsipan PT. Taspen (Persero), Harapan II Unit Kearsipan PT. Badak Natural Gas Liquefaction, dan Harapan III Unit Kearsipan PT. Timah (Persero) Tbk. Kategori Lembaga Kearsipan
52
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
Perguruan Tinggi Negeri Juara I Lembaga Kearsipan Universitas Padjajaran, Juara II Lembaga Kearsipan Universitas Indonesia Juara III Lembaga Kearsipan Politeknik Negeri Jakarta, Harapan I Lembaga Kearsipan Universitas Jenderal Soedirman, Harapan II Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka, Harapan III Lembaga Kearsipan Universitas Negeri Semarang. Kategori Arsiparis PNS Kategori Keahlian Juara I Eni Sulistyowati, S.Sos, MAP Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Juara II Sri Sulasmi, SIP Kantor Keperpustakaan dan Arsip Kabupaten Karanganyar, Juara III Ir. Setyo Edy Santoso, S.Th.I Institut Pertanian Bogor, Juara IV Iwan Satyoprodjo, SH, MH. Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta, Juara V Siwi Kartikasari, A.Md, SAP Mahkamah Konstitusi RI. Kategori Arsiparis PNS Kategori Keterampilan Juara I Astoto Nugroho, A.Md Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Juara II Endah Heny Rahardianty Kementerian Luar Negeri, Juara III Marviana Dewi, A.Md. Kementerian Pertanian, Juara IV Catur Heni Priana, A.Md Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman, Juara V Rosa Delima N. W., S.ST.Ars Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo. Arsiparis Non PNS Kategori BUMN
Juara I Erna Purwatiningsih, ST PT. Kereta Api Indonesia (Persero), Juara II Adek Purnama Sari PT. Semen Padang, Juara III Ir. Setyo Edy Santoso, S.Th.I, PT. Pupuk Indonesia (Persero), Juara IV Muhammad Ali Murtadlo PT. Pembangkitan Jawa Bali , Juara V Romli PT. Bukin Asam (Persero) Tbk. Kegiatan pemilihan arsiparis dan pengelola arsip teladan tingkat
nasional ini merupakan salah satu wujud peran serta ANRI dalam memberikan pembinaan terhadap sumber daya manusia (SDM) di bidang kearsipan yang diharapkan dapat terus meningkatkan kualitas SDM kearsipan khususnya arsiparis yang kompeten, handal, berdedikasi dan berkinerja baik. Selain itu, kegiatan pemilihan arsiparis teladan pun menjadi salah satu ajang untuk memberikan apresiasi kepada arsiparis atas pengabdian dan jasanya terhadap bidang profesi kearsipan. Dengan demikian para arsiparis teladai dapat dijadikan contoh keteladanannya untuk meningkatkan pengelolaan arsip. Pada kategori pemilihan unit kearsipan, LKPT dan LKD terbaik dilakukan seleksi penilaian portofolio, verifikasi lapangan dan presentasi. Tim juri pemilihan unit kearsipan, LKPT dan LKD terbaik ini terdiri dari pejabat struktural ANRI dan pejabat fungsional Arsiparis Madya yang memiliki sertifikat kompetensi. Adapun bobot penilaian terdiri dari: - portofolio administratif dengan bobot penilaian sebesar 20 % - verifikasi lapangan dengan bobot penilaian sebesar 50 % - presentasi visi, misi dan program serta kinerja LKD Provinsi, LKD Kabupaten/Kota atau LKPTN selama 2 (dua) tahun terakhir dan 2 (dua) tahun kedepan dihadapan Tim Juri dengan bobot penilaian sebesar 30 %. Keseluruhan finalis Anugerah Kearsipan Tahun 2016 ini diharapkan dapat menjadi role model dan turut serta aktif sharing knowledge baik kepada arsiparis, unit kearsipan, LKPT serta LKD lainnya. Selain itu dilaksanakan juga penganugerah kepada para pemenang Lomba Karya Tulis Kearsipan Tahun 2016 (tk)
Pameran Layanan Publik Turut Meriahkan ANRI Award 2016 Jakarta, ARSIP - Sebagai salah satu wujud diseminasi informasi penyelenggaraan pelayanan publik di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Biro Perencanaan dan Humas melaksanakan Pameran Kelembagaan Layanan Publik. Pameran tersebut dilaksanakan beriringan dengan rangkaian kegiatan penganugerahan ANRI Award Tahun 2016 di Hotel Redtop, Pecenongan, Jakarta mulai 16 s.d 17 Agustus 2016. Para pengunjung yang terdiri dari peserta pemilihan arsiparis teladan tingkat nasional, finalis Lembaga Kearsipan Daerah provinsi/kabupaten, kota, Unit Kearsipan Kementerian/ Lembaga/BUMN dan Lembaga Keasripan Perguruan Tinggi ramai mengunjungi pameran ini. Adapun materi yang disajikan terdiri dari
Petugas pemandu pameran sedang menjelaskan kepada pengunjung mengenai layanan publik ANRI
ringkasan informasi 14 unit kerja yang memiliki kegiatan pelayanan publik. Selain itu, pengunjung pun disuguhkan dengan pemutaran berbagai film dokumenter yang disususn berdasar
khazanah arsip yang disimpan ANRI. Tak lupa, untuk menjaring masukan dan evaluasi, pengunjung juga mengisi kuisioner digital yang telah disediakan di komputer dan smartphone. (tk)
Menteri Asman Canangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip Jakarta, ARSIP Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Asman Abnur memiliki perhatian yang cukup serius terhadap penyelenggaraan kearsipan Indonesia. Menurutnya, negara maju itu pasti maju dan baik pula pengelolaan arsipnya. Hal tersebut disampaikan Menteri Asman saat memberikan penganugerahan ANRI Award Tahun 2016 (17/8) di Hotel Redtop, Pecenongan Jakarta. Guna meningkatkan komitmen seluruh aparatur negara dalam peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan, pada saat yang bersamaan, Menteri Asman menyerukan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip dan menandatangani komitmen tersebut
Pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip
di hadapan komunitas kearsipan dari berbagai instansi pusat dan daerah. Menteri Asman juga berharap para finalis ANRI Award baik di kategori
kementerian, lembaga negara, BUMN, perguruan tinggi, pemerintahan daerah dan maupun di bidang SDM kearsipan dapat menjadi role model bagi instansi lainnya. (tk) Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
53
LIPUTAN
Diklat Penyelenggaraan Kearsipan bagi Pimpinan Lembaga/Unit Kearsipan
Diklat kearsipan bagi unit kearsipan dan pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di Hotel Anvaya, Bali (23-26/08).
Bali, ARSIP - Undang-Undang Nomor
Diklat diselenggarakan sebagai
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal
upaya ANRI mengembangkan SDM
29 mengamanatkan bahwa lembaga
kearsipan
kearsipan dan unit kearsipan harus
tulang punggung penyelenggaraan
dipimpin oleh Sumber Daya Manusia
kearsipan
(SDM) kearsipan yg profesional dan
masing. Ketua Penyelenggara Yayan
memiliki
Daryan menyampaikan dalam laporan
kompetensi
yg
diperoleh
agar di
mampu
instansinya
menjadi masing-
melalui pendidikan formal dan atau
bahwa
tujuan
pendidikan dan pelatihan kearsipan.
diklat
adalah agar para peserta
Dalam rangka menjalankan amanat
mampu memahami penyelenggaraan
tersebut
kearsipan dan mengaplikasikannya
ANRI
menyelenggarakan
diklat kearsipan bagi unit kearsipan
di
dan pimpinan Lembaga Kearsipan
masing sehingga diharapkan dapat
Daerah (LKD) di Hotel Anvaya, Bali
memberikan
(23-26/08).
54
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
lingkungan
diselenggarakannya
kerja kontribusi
masingdalam
menciptakan tertib arsip di lingkungan kerjanya masing-masing. Lebih lanjut, Kepala ANRI Mustari Irawan
dalam
menambahkan
arahannya harapannya
juga terkait
dengan penyelenggaraan diklat ini. "peserta
diklat
diharapkan
dapat
memperoleh kompetensi manajerial, kompetensi
substansi
dalam
konteks kearsipan, kompetensi etik, kompetensi sosial, dan kompetensi berpikir strategis", ujar Mustari. (sa)
Indonesian Archives: Arsip Kemandirian Indonesia di Bidang Politik, Ekonomi dan Budaya Jakarta – Bertepatan dengan peringatan bulan kemerdekaan Republik Indonesia (RI), Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggandeng Sarinah Departemen Store melaksanakan kegiatan Pameran Indonesian Archives pada 23 s.d 31 Agustus 2016 di Loby Selatan Gedung Pusat Perbelanjaan Sarinah jl. M.H. Thamrin no.11, Jakarta Pusat. Pameran Indonesian Archives menampilkan khazanah arsip tekstual, foto dan audiovisual yang disimpan ANRI yang berkaitan dengan kemandirian bangsa Indonesia dalam bidang politik, ekonomi dan budaya. Pameran dibuka secara resmi oleh Presiden kelima RI, Megawati Soekarno Putri. Dalam sambutannya, Megawati menyampaikan bahwa pelaksanaan kegiatan pameran di Sarinah merupakan pemilihan yang tepat, karena mall ini memiliki nilai sejarah, yaitu sebagai mall pertama di Indonesia dan diresmikan Bung Karno. “Kita bisa melihat berbagai bukti keberhasilan bangsa yang disimpan dalam arsip. Dengan arsip dapat menumbuhkan dan menciptakan kecintaan terhadap bangsa,” paparnya. Pameran Indonesian Archives bertujuan untuk lebih mengenalkan dan mendekatkan khazanah arsip yang begitu kaya akan nilai-nilai cinta tanah air, nilai-nilai kepahlawanan, kesantunan dan kekayaan budaya bangsa Indonesia kepada masyarakat termasuk generasi muda penerus bangsa, terutama berbagai hal tentang kemandirian bangsa Indonesia dalam bidang politik, ekonomi dan budaya yang terekam dalam arsip.
Presiden kelima RI, Megawati Soekarno Putri mengunjungi Pameran Indonesian Archives yang menampilkan khazanah arsip tekstual, foto dan audiovisual yang disimpan ANRI
Selain pameran, dalam kegiatan Indonesian Archives juga dilaksanakan talkshow, pentas musik dan family games oleh Clevio. Talkshow dilaksanakan pada 24-25 Agustus 2016 yang mengusung tema “Batik di Negeri Kita” dan “Teh di Negeri Kita”. Pada kesempatan tersebut juga dilaksanakan peluncuran Buku Naskah Sumber Arsip: Khazanah Perkebunan Teh Priangan. Tidak hanya kegiatan untuk segmentasi usia dewasa, Indonesian Archives juga merangkul anak-anak untuk turut serta aktif. Bertujuan untuk mengenalkan dan mendekatkan arsip kepada anak-anak, dilaksanakan lomba mewarnai dan family games (28/8). Family games berupa kompetisi untuk keluarga terutama anak untuk membuat aplikasi dan games. Ini merupakan gerakan internasional
untuk melatih coding (pemrograman komputer) sejak usia dini. Pada kompetisi ini anak-anak membuat program/aplikasi komputer tentang sejarah Indonesia yang bersumber dari arsip yang dipamerkan. Selain itu, pentas beberapa grup musik dilaksanakan di sela-sela pelaksanaan pameran. Kegiatan Indonesian Archives yang dilaksanakan bertepatan dengan peringatan bulan kemerdekaan RI juga diharapkan menambah dan membangkitkan semangat nasionalisme bangsa Indonesia dengan meresapi nilai-nilai yang terkandung dalam khazanah arsip yang dipamerkan. Selain itu, kegiatan ini dikemas dengan cara yang lebih “kekinian”. (tk)
Majalah ARSIP
Edisi 69
2016
55
LIPUTAN
Komiten Selamatkan Memori, Dharma Wanita Persatuan Serahkan Arsip ke ANRI
Ketua Umum Dharma Wanita Persatuan (DWP), Wien Ritola Tasmaya menyerahkan arsip statis DWP secara simbolis kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Mustari Irawan saat pembukaan pameran Indonesian Archives di Sarinah (23/8).
Jakarta,
ARSIP
-
Ketua
Umum
jajaran pengurus DWP mengapresiasi
yang telah melaksanakan kewajiban
Dharma Wanita Persatuan (DWP),
langkah
untuk
Wien Ritola Tasmaya menyerahkan
menyimpan arsip yang dihasilkan DWP
guna sejarah kepada ANRI. Mustari
arsip statis DWP secara simbolis
yang memiliki nilai guna memori sejarah.
juga menyatakan bahwa ANRI siap
kepada Kepala Arsip Nasional Republik
Menurutnya, dengan diselamatkannya
membantu DWP melalui pembinaan
Indonesia (ANRI) Mustari Irawan saat
arsip tersebut rekaman kegiatan DWP
kearsipan agar arsip yang dikelola
pembukaan
sebagai organisasi perempuan yang
DWP dapat terkelola sesuai dengan
Archives di Sarinah (23/8). Arsip yang
turut
kaidanh dan peraturan yang berlaku.
diserahkan ini terdiri dari arsip kertas
pemerintahan
sejumlah 17 berkas dan arsip foto
dengan baik.
pameran
Indonesian
sejumla 88 lembar. Dalam
sambutannya,
Majalah ARSIP
untuk
membantu
membantu
penyelenggaraan
dapat
terpelihara
Dalam kesempatan yang sama Wien
mengungkapkan bahwa dirinya dan
56
ANRI
Edisi 69
2016
Mustari
juga
mengungkapkan
apresiasinya kepada jajaran DWP
(tk)
menyerakan
arsip
bernilai
