RINGKASAN EKSEKUTIF. Komponen dan sub komponen. Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen. Lokakarya

Laporan Tengah Tahunan 2012 PIU PHK-PKPD FK Nommensen

RINGKASAN EKSEKUTIF a.

Ringkasan Implementasi program dan hasil utama yang telah dicapai sampai dengan 31 Juli 2012 Sejauh ini dari 3 komponen kegiatan yang dilaksanakan pada awal tahun 2012 hingga pertengahan tahun 2012 dari 3 sub kegiaatn yang ada yaitu: 1) Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen, 2) Kegiatan 2: Penyusunan Sistem Kepaniteraan klini, 3) Kegiatan 3.1 Pengembangan Sistem Database Terintegrasi, 4) Kegiatan 3.2.: Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu, telah sebagian terlaksana, yaitu sebagai berikut: Sub-aktivitas/ Mekanisme dan rancangan

Komponen dan sub komponen

Hasil Utama yang dicapai

“Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen” Melakukan Pengembangan Non-Gelar pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum

Staf dimilikinya 2 orang dosen dan 1 orang teknisi yang memiliki kemampuan penggunaan media audio visual sebagai media pembelajaran

Lokakarya Pengembangan Metode Pembelajaran E-learning

Peningkatan kemampuan staf pengajar dalam metode pembelajaran e-learning serta dihasilkannya draft metode belajar elearning.

Pengadaan Barang dan 3 paket pengadaan yang diluncurkan ke Jasa tahun 2012 yang telah diselesaikan proses pengadaannya dan kontraknya dan seluruh barang telah sampai di FK Universitas HKBP Nommensen. Untuk pengadaan civil work sampai saat ini sedang pada tahap pembuatan dokumen lelang. Untuk pengadaan tenaga ahli, TOR yang telah mendapatkan persetujuan CPCU yaitu TOR perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem. Pengambangan Bergelar

1

Staf Pada tahun 2012 sebanyak 3orang dari staf pengajar telah mengikuti ujian seleksi masuk dan telah lulus pada program pendidikan S-2, dan 1 orang staf pengajar pada program pendidikan S-3


Pengembangan Non-Gelar

Hibah Pengajaran Implementasi Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran

Staf 3 kegiatan, yaitu berupa Pengembangan staf pengajar sebanyak 2 orang untuk Pembelajaran menggunakan media audio visual dan 1 orang teknisi dalam hal teknik pengggunaan media audio visual

Dua buah grant hibah pengajaran sedang dilaksanakan sampai pada tahap Penetapan reviewer, dengan SK Dekan, penetapan 2 blok oleh Dekan pada hibah pengajaran, serta Penawaran/pengumuman hibah pengajaran kepada staf pengajar.

Kegiatan 2: Penyusunan Kepaniteraan Klinis di FK Nommensen Pengembangan Pengembangan standard pelaksanaan Non-Gelar kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI, berupa pengembangan standar dan instrumen klinis

Staf staf yang dapat memberikan gambaran buku standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik kepada seluruh dokter (baik di FK Universitas HKBP Nommensen dan RS. Pendidikan), serta adanya draft buku standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik yang akan digunakan oleh seluruh mahasiswa/mahasiswi FK Universitas HKBP Nommensen.

Pengembangan pra Pengembangan orientasi kepaniteraan Non-Gelar klinis

Staf staf yang dapat mendata kasus-kasus dari setiap bagian yang akan dilalui oleh sistem kepaniteraan klinik sehingga dapat mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung, serta dapat mengembangkan draft sistem pelayanan Rumah Sakit yang lebih terpadu dan sederhana.

Kegiatan 3.1: Pengembangan Sistem Database Terintegrasi Perancangan dan Policy Study penegmbangan sistem Learning informasi akademik, Elearning, perpustakaan dan tugas akhir. 2

E- Kegiatan ini berlangsung dari awal bulan agustus sampai dengan akhir bulan september. tahapan yang telah berjalan berupa penetapa tim pelaksana FK UHN, pengumpulan bahan-bahan pendukung, wawancara langsung dengan para dosen maupun mahasiswa untuk mendapatkan


masukan berkaitan dengan elearning serta pembuatan kuisioner.

Tenaga Ahli Kegiatan ini akan berlangsung selama 2 Pembuatan E-Learning bulan, mulai bulan September 2012. Hingga saat ini, telah dilakukan persiapan awal yakni pencarian beberapa calon tenaga ahli untuk selanjutnya akan diserahkan kepada bagian pengadaan barang dan jasa Policy Study Sistem Kegiatan ini dilaksanakan selama 4 bulan yakni pada bulan Agustus s.d November Informasi Akademik 2012. Hingga saat ini telah dilakukan pengumpulan bahan-bahan pendukung oleh tim FK UHN yang telah terbentuk. Tenaga Ahli Perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem.

Kegiatan ini telah telah sampai pada tahap penetapan tenaga ahli oleh bagian pengadaan barang dan jasa. Dan pelaksanaan kegiatan sendiri akan dilaksanakan selama 2 minggu (on site) dimulai pada tanggal 4 September 2012.

Tenaga Ahli Perancangan Sistem

Sesuai dengan terjadwal, kegiatan ini akan dilaksanakan pada minggu ke-2 September 2012. Hingga saat ini baru dilakukan persiapan awal yakni pencarian calon tenaga ahli. Kegiatan ini sedang berlangsung, durasi 3 bulan yakni bulan Agustus, September dan Oktober 2012, diharapkan setelah mengikuti kegiatan ini peserta dapat mengelola, memelihara dan mengembangkan perangkat lunak yang ada sehingga tetap mampu memenuhi kebutuhan FK-UHN

Pengembangan Staf Non-Gelar Software Developer

Pengembangan Syaf Non-Gelar Database Administrator.

3

Kegiatan ini sedang berlangsung, dengan durasi durasi 3 bulan yakni bulan Agustus, September dan Oktober 2012. Setelah kegiatan ini diharapkan peserta dapat menjadi administrator perangkat lunak sistem informasi akademik FK-UHN dalam


kegiatan akademik sehari-hari Kegiatan 3.2: Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu

Pengembangan Staf Non-Gelar

Adanya masukan dalam merancang penyusunan, kebijakan, standart, manual mutu dan audit mutu berbasis sistem penjaminan mutu perguruan tinggi (SPMPT)

b. Ringkasan kemajuan Fisik, Pengadaan dan keuangan Kemajuan fisik pelaksanaan program: a. Pengembangan staf, secara keseluruhan kemajuan fisik untuk pendidikaN bergelar sebesar 46,4% 1) Pendidikan bergelar S2 dalam negeri, perolehan kemajuan fisik sebesar 46,4% telah berlangsung proses seleksi dan pengumuman untuk 3 orang staf pengajar dari total 3 orang yang telah direncanakan 2) Pendidikan bergelar S3 dalam negeri, satu orang yang direncanakan untuk mengikuti program ini sedang menunggu proses pengumuman ujian masuk/seleksi b. Hibah pengajaran Teaching grant melalui proses seleksi, perolehan kemajuan fisik sebesar 10% pada kedua tim grant c. Kemajuan fisik organisasi kepaniteraan klinis hingga saat ini di FK Universitas HKBP Nommensen sudah mulai terbentuk. Telah terbentuk susunan oraganisasi kepaniteraan klinik dengan telah terpilih dan berfungsinya ketua Tahapan Pendidikan Kedokteran, yang sampai saat ini telah menghasilkan Buku Panduan Kepaniteraan Klinik dan Buku Log untuk mahasiswa. d. Pengadaan barang, proses pengadaan yang telah selesai dilakukan hingga Juli 2012 berupa 3 paket pengadaan yang diluncurkan dari tahun 2011 ke tahun 2012 yang telah diselesaikan proses pengadaannya dan kontraknya dan seluruh barang telah sampai di FK Universitas HKBP Nommensen c. Ringkasan status indikator kinerja No

INDIKATOR KINERJA

Baseline (2010)

2011

Target (tahun) 2012

2013

Capaian s/d Tengah tahun 2012

Indikator Utama

1

Akreditasi PSPD

Belum

2

Terlaksananya konten dari cetak biru kurikulum. Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis

6 blok

15 blok

19 blok

19 blok

-

Draft

Lengkap

Terlaksana

Jumlah sistem informasi yang

-

-

2

3

3

4

Sosialisasi Diajukan

4

Akreditasi Nilai C

Berkas akreditasi sudah masuk ke BAN-PT 17 blok Standar sudah ada, namun belum disyahkan -


5

No

1

2

3

4

5

6 7 8 9 10

11

12

13

14

terintegrasi Implementasi Penjaminan Mutu Akademik

INDIKATOR KINERJA Indikator Tambahan Proses Akreditasi PSPD

Terlaksananya konten dan modul dari rancangan pembelajaran Persentase ketersediaan penuntun/petunjuk praktikum dan skill lab. Persentase ketersediaan sumber daya FK Nommensen bagi kebutuhan keseluruhan blok Persentase jumlah mahasiswa yang mengikuti remedial Persentase rata-rata tingkat efektivitas kelulusan blok Jumlah transaksi buku/bulan di perpustakaan Jumlah pengunjung/minggu di perpustakaan Metode evaluasi hasil belajar untuk seluruh blok Persentase sarjana kedokteran lulusan FK Nommensen angkatan I Penilaian pelaksanaan dari konten kurikulum dan modul dari rancangan pembelajaran sesuai dengan standar mitra Tersedianya informasi tentang pelaksanaan pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RSU Jejaring. Tersedianya dokumen standard (panduan dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen Tersedianya informasi data kasus/penyakit yang sesuai

-

Baseline (2010) 0

6 blok

50%

2011

70%

Target (tahun) 2012

Disiminasi Pengajuan dan pengumpulan data 15 blok 19 blok

100%

2013

50%


Hasil Nilai C

Sedang pengajuan

19 blok

17 blok

27%

75%

90%

100%

75%

20%

30%

50%

70%

40%

82,8%

60%

40%

20%

belum dianalisis

93%

95%

97%

100%

belum dianalisis

50

200

350

500

154

-

100

150

200

75

4

4

4

6

4

0

0

60%

90%

0

-

Cukup

Baik

Baik

Cukup

-

-

50%

100%

50%

-

10%

60%

100%

50%

-

-

50%

100%

50%

5


15

16

17

18 19 20 21

22 23 24

25 26

dengan standar SKDI pada RSPU maupun RSPA Jejaring. Adanya ikatan kerjasama dengan RS dan supervisor klinik RS Jejaring di diluar RSPU dan RSPA Terlaksananya pendidikan kepaniteraan klinis per bagian Tingkat kelulusan kepaniteraan klinis per bagian Tingkat kepuasan pengguna IT Tingkat Kecepatan Akses Jenis Layanan Yang Menggunakan IT Tingkat Kepuasan Mahasiswa atas Pelayanan Berbasis IT Kelengkapan Struktur Organisasi UPM Tingkat pemahaman budaya mutu akademik (%) Persentase pelaksanaan budaya mutu akademik sehari-hari Terlaksananya siklus Monev in per tahun Terlaksananya siklus penjaminan mutu setiap tahun

-

-

2

4

4

-

-

-

66%

-

-

-

-

80%

-

-

50%

70%

90%

-

-

-

256 Kbps Data

256 Kbps Data

-

-

Cukup

Baik

Sangat Baik

-

-

ada

lengkap

Lengkap

-

40

80

100

Ada, belum lengkap 40

-

25

70

100

25

-

-

1

2

1 siklus

-

-

½ siklus

1 siklus

1 siklus

d. Ringkasan analisis kekuatan dan kelemahan dalam implementasi program serta strategi perbaikan Kekuatan FK Universitas HKBP Nornmensen dalam implementasi program HPEQ project yaitu adanya : a) Dukungan dan komitmen dari Pimpinan Universitas dan Fakultas, baik secara moril maupun materil (dana komitmen dan non komitmen). b) Support dan Pendampingan maksimal dari institusi mitra, FK UAJ dalam perancanaan, pelaksanaan dan evaluasi program kegiatan HPEQ Project. Dalam implementasi PHK-PKPD di FK Universitas HKBP Nornmensen, pelaksana program (PIU) menghadapi beberapa kendala yaitu: 1. Kurangnya pengalaman PIU PHK-PKPD FK Nommensen dalam mengelola kegiatan PHK-PKPD 2. Tidak adanya tenaga administrasi yang bekerja secara penuh (full timer) di PHKPKPD FK Nommensen.

6


3. Kurangnya staf dosen tetap yang dapat melaksanakan kegiatan PHK-PKPD. Hal ini dirasakan lebih lagi terutama pada saat semakin banyak staf yang dikirimkan untuk Pengembangan Staf Bergelar S2.

e. Rencana Implementasi aktivitas sampai dengan Desember 2012 Pada bulan September sampai dengan Desember 2012 telah direncanakan untuk pelaksanaan seluruh kegiatan yang belum dilaksanakan .

7


BAB 1. PENDAHULUAN Laporan ini merupakan gambaran tentang pelaksanaan program, dan capaian, hambatan dan kekuatan yang ada dari implementasi program HPEQ projek FK Nommensen sampai dengan tengah tahun 2012 Kegiatan 1 : Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen A. Latar Belakang Program Pendidikan Kedokteran Universitas HKBP Nomensen menerapkan sistem Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) berdasarkan Standar Kompetensi Dokter Indonesia, Standar Pendidikan Profesi Dokter dan KIPDI III dengan strategi belajar SPICES (S=Student Centered, P= Problem Based Learning, I= Integrated, C= Commuity Oriented, E= Early Clinical Esposure, S= Systematic) dengan yang menggunakan pendekatan PBL (Problem Based Learning) dalam small group (kelompok kecil). Dari profil kurikulum (tabel A.10 – A.13 proposal awal) masih ditemui adanya perbedaan isi dari kurikulum yang diusulkan dalam proposal pendirian FK Nommensen. Hal ini disebabkan evaluasi dari MEU terhadap isi kurikulum pada proposal pendirian (yang disusun oleh task force pendirian FK Nommensen) dengan melihat keberadaan SDM, sarana dan prasarana yang mendukung pelaksanaan kurikulum tersebut. Selain itu, penjabaran isi kurikulum dalam Buku Rancangan Pembelajaran (BRP) semester masih dapat mengakibatkan perubahan isi kurikulum yang terdapat pada tabel tersebut, karena penyusunan dan pembakuan BRP dilakukan secara bertahap sehingga memungkinkan memasukkan kandungan terbaru kurikulum sesuai dengan keadaan teknologi kedokteran terkini. Pada tahun 2011 telah terlaksana kegiatan Assesment Pelaksanaan KBK di Institusi yang lebih maju dan Lokakarya Penyempurnaan Desain dan Cetak biru kurikulum yang menghasilkan draft cetak biru KBK FK Nommensen berupa content dan sebaran bidang ilmu pada setiap blok yang telah disempurnakan. Seluruh kegiatan PBM didasarkan atas sistem Blok yang telah diimplementasikan dalam KBK FK Nommensen. Namun konten 21 blok terdahulu akan dipadatkan dan disebar ke dalam konten 20 blok. Hingga saat ini telah disusun dan dibukukan 13 buku Rancangan Pembelajaran (BRP) untuk 13 blok dari 20 blok yang direncanakan. Begitu juga dengan kegiatan belajar mandiri yang tidak terlaksana dengan baik. Hal ini terkait dengan inefisiensi pembelajaran di FK antara lain: (1) sebagian dosen terlihat terlalu monoton dalam menyampaikan pokok bahasan dan sebagian lagi terkesan terlalu terburu-buru dalam menyampaikan pokok bahasan dalam satu kali pertemuan, (2) Dalam penyampaiannya sebagian materi yang diberikan tidak mendukung integrasi dari mata kuliah tersebut pada blok dimaksud, (3) Kegiatan belajar mandiri yang tidak terlaksana dengan baik, (4) Sebagian metode pembelajaran khususnya perkuliahan lebih berpusat kepada dosen. Akar permasalahan dari kondisi tersebut adalah : (1) Penyusunan konten dari KBK yang belum optimal, (2) Ketersediaan sumber daya FK Nommensen yang belum memenuhi kecukupan rasio kebutuhan, (3) Belum dipahaminya integrasi antar mata kuliah dalam satu blok dan antar blok oleh mahasiswa dan sebagian dosen, (4) Belum dipahaminya metode pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa oleh sebagian dosen dan mahasiswa, (5) Tiadanya dasar kriteria bagi penentuan standar kelulusan evaluasi materi pembelajaran. Untuk itu akan diperlukan adanya evaluasi dan penajaman terhadap kompetensi dan relevansi kurikulum yang sedang dilaksanakan melalui bimbingan dan binaan dari institusi kedokteran yang lebih maju dalam menyusun dan mengembangkan isi dari KBK FK Nommensen serta pengembangan sumber daya pendukungnya agar sesuai dengan kebutuhan layanan kesehatan masyarakat dan teknologi kedokteran saat ini. 8


B. Rasional Permasalahan PBM yang belum memenuhi standar proses KBK blok harus diatasi dengan memperbaiki kurikulum dan menyesuaikan implementasinya sesuai standar yang seharusnya. Dengan adanya KBK yang terarah dan terintegrasi menuju satu fokus utama yaitu menghasilkan lulusan kedokteran yang profesional dengan kompetensi yang sesuai dengan standar, maka FK Nommensen akan dapat dengan efisien mengarahkan semua sumber daya yang ada untuk peningkatan kompetensi lulusan. Agar penyajian materi kurikulum yang telah diperbaiki tersebut lebih baik maka perlu dikembangkan integrasi dari ke-6 metode pembelajaran baik di perkuliahan, praktikum dan lab skills. Untuk itu dosen sebagai fasilitator dan motivator juga dituntut memiliki kompetensi, kemampuan dan inovasi dalam mengembangkan metode pembelajaran dan media pembelajaran guna meningkatkan interaksi pembelajaran di dalam kelas yang lebih berpusat kepada mahasiswa. Adanya mitra yang telah terukur kapasitas dan kapabilitasnya dalam melaksanakan KBK dalam aplikasi sehari-hari akan membantu dalam mengembangkan desain kurikulum FK Nommensen. C. Tujuan Meningkatkan kompetensi keilmuan mahasiswa dan kualitas lulusan FK agar sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan. D. Mekanisme dan Rancangan Mekanisme kegiatan ini dilaksanakan melalui : 1. Menata isi KBK agar konten yang terdapat di dalamnya sesuai bagi peningkatan kualitas lulusan yang dibutuhkan bagi pelayanan kesehatan masyarakat, melalui : - Penyempurnaan isi kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran melalui reposisi dan peningkatan konten dari sebagian blok dalam cetak biru kurikulum serta modul rancangan pembelajaran untuk seluruh blok telah berjalan dalam tahun 2011 untuk 13 blok dan akan dilanjutkan pada tahun 2012 sampai mencapai 19 blok. 2. Melakukan pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum melalui - Peningkatan ketrampilan mahasiswa, keefektifan proses belajar mengajar dan pelayanan akademik dengan pemenuhan kecukupan rasio sarana pendukung dan mahasiswa. Pada tahun 2011 pengadaan alat laboratorium biomedik dan skills lab, peralatan kelas, peralatan pendukung dan bahan pustaka belum dapat dilaksanakan sehingga diluncurkan ke tahun 2012 - Peningkatan kompetensi keilmuan SDM sesuai dengan kebutuhan implementasi kurikulum. Pada tahun 2011 mulai dilakukan pengembangan staf untuk studi lanjut S2 (Ilmu Pendidikan Kedoktera, Ilmu Biomedik Anatomi, Ilmu Biomedik Biokimia, Kedokteran Tropis) dan sedangkan S3 gagal untuk direalisasikan. Pengembangan staf non gelar pengelolaan perpustakaan, teknisi penyiapan dan perawatan peralatan skills lab, serta teknisi penyiapan dan perawatan peralatan laboratorium biomedik. Dengan tersedianya staf yang kompeten pada bidang yang dibutuhkan untuk implementasi KBK blok, maka kualitas proses pembelajaran akan optimal baik dalam perkuliahan, praktikum dan skills lab. - Peningkatan kualitas dan kuantitas peminat FK Nommensen. Kegiatan ini berdasarkan saran dari reviewer ditiadakan dengan alasan keluaran dan mekanisme kegiatan yang tidak jelas. 3. Implementasi Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran melalui - Pada tahun 2011 dilakukan pengembangan berbagai pendekatan, metode dan teknik pembelajaran yang dapat mengembangkan pemahaman dan kreativitas belajar mahasiswa melalui Hibah Pengajaran yang akan memberikan dorongan kepada dosen 9


untuk meningkatkan kemampuan profesionalnya dalam merencanakan dan melaksanakan proses pembelajaran. Kegiatan ini akan dilakukan dengan metode penugasan atau penunjukan langsung dari Dekan. Pada tahun 2011 terdapat 2 buah grant yang ditargetkan akan selesai. Pada tahun 2012 akan dilakuakan pelaksananaan 2 buah grant Hibah Pengajaran yang dilakukan secara kompetisi internal dan penetapan pemenang akan dilakuakan oleh rektor Universitas HKBP Nommensen - Peningkatan kompetensi SDM dalam mengembangkan strategi pembelajaran. Untuk itu akan dilakukan kegiatan pengembangan (lokakarya) Student Center Learning (SCL) pada tahun 2011, pengembangan metode belajar e-learning serta pengembangan sistem forum diskusi dosen dan mahasiswa berbasis komputer pada tahun 2012. Melalui kegiatan ini diharapkan akan meningkatkan keterampilan dosen dalam melaksanakan metode SCL serta mendorong mahasiswa untuk lebih aktif dalam proses belajar mandiri. 4. Menyempurnakan sistem evaluasi materi pembelajaran melalui : - Telah dilakukan penyempurnaan metode evaluasi terhadap perkuliahan (formatif/sumatif), tutorial, praktikum (OSPE), dan skills lab (OSCE) melalui lokakarya sistem assesment dalam KBK pada tahun 2011 dengan narasumber dari institusi mitra. - Menyusun metode evaluasi penyusunan tugas akhir (karya tulis ilmiah). Untuk itu akan dilakukan pengembangan (lokakarya) pembimbingan dan penulisan tugas akhir pada tahun 2012 dengan narasumber dari institusi mitra. Setelah pelaksanaan kegiatan ini akan disusun system dan mekanisme pembimbingan yang selanjutnya dimintakan pada dosen untuk diterapkan dalam membimbing dan mengevaluasi mahasiswa dalam penyusunan tugas akhir. - Peningkatan kesiapan lulusan dalam menghadapi Ujian Kompetensi Dokter Indonesia berbasis komputer. Untuk itu akan dikirimkan dosen melakukan assessment ke institusi mitra yang telah melaksankan sistem assessment berbasis computer (CBT) pada tahun 2013 dan didatangkan tenaga ahli bagi pengembangan standard pengujian berbasis komputer bagi materi-materi pada metode pengajaran dan dilakukan pengembangan sistem assesment berbasis komputer (CBT) pada tahun 2013 dengan harapan lulusan FK Nommensen mempunyai pengalaman dan pemahaman tentang topik yang akan diujikan dalam UKDI.

10


E. Sumber Daya yang dibutuhkan No

1 2

Tahun

Komponen Pembiayaan Pengembang Hibah Lokakarya & an Staf Pengajaran PS

Barang dan Jasa Tahun 2012

Menata isi KBK agar konten yang terdapat di dalamnya sesuai bagi peningkatan kualitas lulusan yang dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan masyarakat. Melakukan evaluasi dan pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum Peningkatan ketrampilan mahasiswa, keefektifan proses belajar mengajar dan pelayanan akademik dengan pemenuhan kecukupan rasio sarana pendukung dan mahasiswa • Peralatan Laboratorium luncuran 2011 • Peralatan Kelas (IT) luncuran tahun 2011 • Furniture luncuran tahun 2011 • Bahan Pustaka luncuran tahun 2011 • Pengadaan jasa konsultan domestic luncuran 2011 •Peralatan Laboratorium tahun 2012 • Peralatan Kelas (IT) luncuran tahun 2012

1,269,170,000 148,319,000 137,250,000 188,714,356 22,920,000 3,802,757,000 150,171,500

•Furniture tahun 2012 167,595,000 • Bahan Pustaka tahun 2012

3

4

219,843,096

Peningkatan kompetensi keilmuan SDM Pengembangan Staf bergelar • S2, IPK, FK UGM • S2, Biomedik Anatomi,FK USU • S2, Biomedik Biokimi, FK USU • S2, Mikrobiologi, FK UI • S2, Kedokteran Tropis, FK USU • S2, Farmakologi, FK UI • S2, Imunologi, FK UI • S2, Histologi, FK UI • S3, Ilmu Kedokteran, FK USU Pengembangan Staf Non-gelar • ATLS • ACLS • Teknik Pengawetan Mayat • Teknik Penggunaan Alat Laboratorium Fisiologi • Teknik Pewarnaan dan Pengawetan Parasit • Teknik Pembuatan Slide Histopatologis • Pembelajaran Menggunakan Media/Audio Visual • Pembelajaran Menggunakan Media/Audio Visual • Teknik Penggunaan Media/Audio Visual Implementasi Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran Pengembangan berbagai pendekatan, metode dan teknik pembelajaran yang dapat mengembangkan pemahaman dan kreativitas belajar mahasiswa • Hibah Pengajaran Peningkatan kompetensi SDM dalam mengembangkan strategi pembelajaran • Pengembangan sistem forum diskusi berbasis web • Lokakarya Pengembangan Metode Belajar E-learning

41,300,000 33,400,000 19,250,000 45,025,000 39,125,000 45,025,000 45,025,000 45,025,000 32,950,000 5,000,000 3,500,000 13,810,000 13,810,000 13,810,000 13,810,000 12,760,000 12,760,000 12,760,000

100,000

30,000,000 19,468,750

Menyempurnakan sistem evaluasi materi pembelajaran • Menyusun metode evaluasi penyusunan tugas akhir

19,468,750

11

Dana khusus

Total


F. Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktivitas Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 3 Tahun Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Menata isi KBK agar konten yang terdapat di dalamnya sesuai bagi peningkatan kualitas lulusan yang dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan masyarakat melalui : - Mendapatkan gambaran konten dan pelaksanaan KBK - Penyempurnaan isi kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran

Melakukan evaluasi dan pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum : - Peningkatan ketrampilan mahasiswa, keefektifan proses belajar mengajar dan pelayanan akademik - Peningkatan kompetensi keilmuan SDM - Peningkatan kualitas dan kuantitas peminat FK Nommensen

Implementasi Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran : - Pengembangan berbagai pendekatan, metode dan teknik pembelajaran yang dapat mengembangkan pemahaman dan kreativitas belajar mahasiswa - Peningkatan kompetensi SDM dalam mengembangkan strategi pembelajaran

Menyempurnakan pembelajaran

sistem

evaluasi

materi

- Penyempurnaan metode evaluasi terhadap perkuliahan (formatif/sumatif), tutorial, praktikum (OSPE), dan skills lab (OSCE) yang telah dilaksanakan - Menyusun metode evaluasi penyusunan tugas akhir (karya tulis ilmiah) - Peningkatan kesiapan lulusan dalam menghadapi Ujian Kompetensi Dokter Indonesia berbasis komputer

Evaluasi pelaksanaan implementasi KBK : - Pemantauan dan pendampingan proses penyempurnaan dan implementasi kurikulum - Melakukan assesment terhadap pelaksanaan KBK secara menyeluruh

12


G. Indikator Keberhasilan Aktivitas INDIKATOR KINERJA

Baseline (2010)

2011

Belum

Sosialisasi

Draft

Pengajuan dan Hasil Min C

6 blok

15 blok

19 blok

21 blok

6 blok

15 blok

19 blok

19 blok

6 Blok

15 Blok

21 Blok

21 Blok

27%

75%

100%

100%

20%

30%

50%

70%

93% 82,8

95 60

97 40

100 20

50 4 -

200 100 4 cukup

350 150 4 baik

500 200 6 baik

Indikator Utama Akreditasi PSPD Terlaksananya konten dari cetak biru kurikulum. Indikator Tambahan Adanya rancangan sumber daya FK Nommensen Terlaksananya konten dan modul dari rancangan pembelajaran. Persentase ketersediaan penuntun/petunjuk praktikum dan skills lab. Persentase ketersediaan sumber daya FK Nommensen bagi kebutuhan keseluruhan blok Persentase rata-rata tingkat efektivitas kelulusan blok Persentase jumlah mahasiswa yang mengikuti remedial Jumlah transaksi buku/bulan diperpustakaan Jumlah pengunjung/minggu di perpustakaan Metode evaluasi hasil belajar untuk seluruh blok Penilaian pelaksanaan dari konten kurikulum dan modul dari rancangan pembelajaran sesuai dengan standar mitra.

Target (tahun) 2012

2013

H. Keberlanjutan Seluruh struktur dan isi KBK FK Nommensen akan tertuang pada materi-materi perkuliahan, tutorial, praktikum dan skills lab pada setiap blok yang telah direview, yang mana akan diimplementasikan dan dikelola dalam bentuk modul-modul oleh setiap Kepala Departemen di bawah koordinasi MEU. Aktivitas penajaman kurikulum akan menjadi bagian aktivitas yang rutin dilakukan FK Nommensen dan menggunakan sumber daya yang minimal sehingga akan dapat dilaksanakan secara berkelanjutan. Pada prinsipnya, peninjauan kurikulum secara berkala telah menjadi agenda/kebijakan yang ditetapkan Universitas HKBP Nommensen bagi setiap prodi. Relasi yang dibangun dengan mitra (FK UAJ) juga akan terus dikembangkan sebagai kegiatan rutin di tingkat FK karena aktivitas ini dapat memberikan dampak yang panjang kepada peningkatan relevansi lulusan tanpa memerlukan tambahan sumber daya yang besar. Sementara itu untuk pemeliharaan peralatan akan menjadi bagian anggaran rutin. I. Penanggungjawab Aktivitas dr. Rudyn Reymond Panjaitan,MKed(KK),SpKK.

13


Kegiatan 2: Penyusunan Sistem Kepaniteraan Klinis A. Latar Belakang Pendidikan Kepaniteraan Klinis FK Nommensen akan dimulai pada semester ke delapan bagi mahasiswa angkatan I yaitu semester genap T.A. 2012/2013 (Tabel A.10 dan A.11 proposal awal). Sampai saat ini belum ada kurikulum yang dapat mendukung pelaksanaannya. Untuk itu perlu disusun standar pelaksanaan kepaniteraan klinis. Dalam tahap persiapan pelaksanaan sistem kepaniteraan klinis ini, selain penyusunan kurikulum, juga dibutuhkan adanya persiapan sumber daya, instrumen dan tempat pelaksanaan. Adapun keberadaan tempat pelaksanaan pendidikan klinis yang ada saat ini sangat terbatas, dimana selain RSPU (RSU Balige), FK Nommensen baru menjalin kemitraan (MOU) dengan 2 Rumah Sakit Umum sebagai Rumah Sakit Pendidikan Afiliasi (tabel A.41 proposal awal). Keberadaan RSPU dan ke 2 RSPA ini masih jauh dari cukup. Untuk RSPU, selain jarak yang cukup jauh (5 jam perjalanan), kelas pelayanan dari RS tersebut (kelas C) masih meliputi 8 bagian/departemen dengan jumlah kasus yang tidak merata antar bagian dan terbatasnya daya tampung menjadi hambatan utama dalam pelaksanaan kepaniteraan klinis. Namun dari sisi ketersediaan tempat tidur (172 TT) dan luas ruangan (9553 m2) dan jumlah kunjungan per tahun (41936) sudah setara dengan RS kelas B pemerintah. Sedangkan untuk RSPA, keberadaan RSPA (RSU H. Adam Malik) yang sudah merupakan RSPU bagi salah satu FK PTN yang ada di propinsi SUMUT dapat mengakibatkan terbatasnya daya tampung bagi mahasiswa FK Nommensen. Sedangkan keberadaan Gleni Hospital sebagai RSPA kurang memungkinkan dimana minimnya keberadaan kasus (kamar kelas 3 hampir tidak ada) dan adanya perubahan manajemen pengelola. Sebagai gantinya FK Nommensen telah menjalin kemitraan dengan RSU Tarutung (7 jam perjalanan) yang telah memenuhi syarat sebagai RSP kelas B dan telah memiliki pengalaman melaksanakan pendidikan kepaniteraan klinis bagi salah satu FK PTN yang ada di propinsi SUMUT. B. Rasional Tahap Kepaniteraan Klinik memberikan pengetahuan, pengalaman, keterampilan dan melatih sikap serta perilaku mahasiswa sebagai seorang dokter sehingga dapat memenuhi dan mencapai standar dokter umum sesuai dengan SKDI. Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis, sumber daya dan tempat bagi pelaksanaannya diharapkan akan memberikan landasan yang kuat bagi FK Nommensen dalam melaksanakan proses pendidikan kepaniteraan klinis nantinya. Melalui kelengkapan kurikulum, instrumen pendukung/pelaksanaan akan memberikan pengertian dan pemahaman yang jelas untuk masing-masing pihak (FK, mahasiswa dan RSP/RS jejaring) tentang hak dan tanggungjawabnya dalam pelaksanaan tahapan kepaniteraan klinis ini. Melalui pengembangan SDM juga diharapkan akan dapat memberikan pola pembimbingan yang sesuai dengan batasan kompetensi dokter umum yang tercantum dalam SKDI. Adanya mitra (FK UAJ) yang telah terukur kapasitas dan kapabilitasnya dalam pelaksanaan kepaniteraan klinis dalam aplikasi sehari-hari akan membantu dalam penyusunan sistem dan implementasi kepaniteraan klinis pada tahun 2013 di FK Nommensen.

C. Tujuan Mempersiapkan implementasi pendidikan klinik dalam menghasilkan dokter lulusan FK Nommensen dengan kualitas yang sesuai dengan SKDI. D. Mekanisme dan Rancangan Mekanisme dan rancangan dari kegiatan ini dilaksanakan melalui tahapan : 1. Pengembangan unit pelaksana kepaniteraan klinis 14


-

Pada tahun 2011, telah terbentuk unit pelaksanaan kepaniteraan klinis di FK Nommensen - Telah tersusunnya fungsi tugas unit pelaksanaan kepaniteraan klinis di FK Nommensen. - Terdapat kendala belum adanya penguatan keberadaan pelaksanaan kepaniteraan klinis melalui SK Rektor dan kurangnya sumber daya manusia yang akan dikaryakan pada unit pelaksanaan kepaniteraan klinis FK Nommensen, sehingga solusinya adalah perekrutan dosen tetap FK Nommensen. 2. Pengembangan standard pelaksanaan kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI - Terdapatnya gambaran kurikulum dan pelaksanaan kepaniteraan klinis di institusi mitra. Dan telah dilakukan pengiriman staf ke institusi mitra untuk memetakan keberadaan kurikulum, sumber daya pendukung dan implementasinya, yang akan menjadi masukan bagi penyusunan sistem kepaniteraan klinis FK Nommensen. Kegiatan ini telah dilakukan pada tahun 2011. - Fakultas Kedokteran Nommensen telah mempunyai draft standard pelaksanaan kepaniteraan klinis. - Pengembangan standard dan instrumen pendidikan klinis melalui lokakarya perumusan standar kepaniteraan klinis dan pendampingan penyusunan standar pelaksanaan kepaniteraan klinik oleh tenaga ahli dari institusi mitra pada tahun 2012. Dengan kegiatan ini diharapkan adanya kurikulum/standar bagi pelaksanaan kepaniteraan klinis yang sesuai dengan kebutuhan stake holder. - Telah dan masih berlangsungnya penjajakan rencana MoU antara RS Pendidikan Utama dan Jejaring dengan Fakultas Kedokteran Nommensen. Hingga saat ini, yang menjadi RS Pendidikan Utama FK Nommensen adalah RS Swadana daerah Tarutung (MoU antara yayasan dengan bupati dan MoU antara FK dan RSUD). - Yang direncanakan menjadi RS Pendidikan Jejaring adalah RSUD Balige, RSUD Dolok Sanggul, RSUD Porsea, RSUD dr. Hadrianus Sinaga Pangururan, RSUD Kabanjahe, RSUD Sidikalang, RSUD Perdaganganm RSUD Pematang Siantar dan RSUD Tebing Tinggi dan usulan kerjasama masih dalam proses. - Hingga sampai saat ini, masih berlangsungnya pendataan keberadaan kasus dari RS Pendidikan Utama dan Jejaring yang akan diambil dari profile Rumah Sakit. - Untuk itu akan dilakukan pengembangan sistem pendataan keberadaan kasus dan layanan rumah sakit di Sumatera Utara pada tahun 2012. Sedangkan pada tahun 2013 akan diadakan pengembangan sistem implementasi kepaniteraan klinik. Dengan kegiatan ini diharapkan adanya kesepahaman persepsi dan konsep pembimbingan sesuai SKDI serta adanya staf pengajar dan suvervisor klinik yang memiliki pengetahuan dan keterampilan sesuai SKDI. - Penyusunan standar sistem evaluasi kepaniteraan klinis. Untuk itu akan dilakukan kegiatan lokakarya dengan topik evaluasi dan penyusunan sistem assesment klinik pada tahun 2013 dengan narasumber dari institusi mitra. Melalui kegiatan ini diharapkan staf pengajar dan suvervisor dapat merancang dan menerapkan clinical assesment dalam kepaniteraan klinik. 3. Pengembangan pra orientasi kepaniteraan klinis melalui : - Pengenalan sistem kepaniteraan klinis, melalui kegiatan lokakarya sosialisasi standar pelaksanaan sistem kepaniteraan klinis bagi seluruh stakeholders pada tahun 2012. Dengan kegiatan ini seluruh pihak yang terkait akan memahami standar dan instrumen dari pelaksanaan kegiatan kepaniteraan klinik. - Pengenalan orientasi sistem pelayanan rumah sakit dan kebutuhan kasus per bagian untuk seluruh tahapan. Untuk itu akan dilakukan lokakarya pra orientasi 15


dan clinical teaching pada kepaniteraan klinis pada tahun 2013 dengan narasumber dari institusi mitra.

4. Implementasi sistem kepaniteraan klinis - Pengembangan akses sumber belajar dalam implementasi kepaniteraan klinik. Untuk itu akan dilakukan renovasi asrama dan ruang diskusi bagi mahasiswa yang sedang menjalani koas di RS Balige sebagai RSPU. Dengan kegiatan ini diharapkan akan memberikan lingkungan dan suasana belajar yang aman dan nyaman bagi mahasiswa yang sedang koas sehingga akan lebih meningkatkan daya tangkap dan pemahaman dari mahasiswa terhadap materi kepaniteraan klinis - Pelaksanaan kepaniteraan klinik berbasis kompetensi dengan pendampingan tenaga ahli dari UAJ dilaksanakan pada tahun 2013. 5. Evaluasi kegiatan penyusunan sistem kepaniteraan klinis - Akan dilakukan assesment terhadap pelaksanaan sistem kepaniteraan klinis secara menyeluruh. Untuk itu institusi mitra akan datang mengevaluasi pelaksanaannya secara keseluruhan pada tahun 2013 dengan harapan implementasi sistem kepaniteraan klinis secara keseluruhan dapat terukur dan memberi masukan bagi kesinambungan pengembangannya di FK Nommensen.

16


E. Sumberdaya yang dibutuhkan Komponen Pembiayaan (rupiah) No

Tahun

Barang dan Jasa

Pengembangan Staf

Civil work

Lokakarya & PS

Tahun 2012

Pengembangan 1 kepaniteraan klinis

unit

pelaksana

Penguatan keberadaan unit pelaksana kepaniteraan klinis Pengembangan standard pelaksanaan 2 kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI Pengembangan standard dan instrumen pendidikan klinis • Tenaga Ahli Pendampinan Penyusunan Standar Kepaniteraan Klinik • Teknik Penyusunan Standar dan dokumen Pendidikan Klinis • Lokakarya Perumusan Standar Kepaniteraan Klinik

27,500,000 12,760,000 19,468,750

Membangun kerjasama dengan RSP dan RS Jejaring • Pengembangan Sistem Pendataan keberadaan dan pelayanan RS di Sumut Pengembangan pra orientasi 3 kepaniteraan klinis :

60,000,000

Pengenalan sistem kepaniteraan klinis Pengenalan orientasi sistem pelayanan rumah sakit dan kebutuhan kasus per bagian untuk seluruh tahapan

12,760,000 4 Implementasi sistem kepaniteraan klinis Pengembangan akses sumber belajar dalam implementasi kepaniteraan klinik

• Renovasi Asrama 300,000,000 Evaluasi kegiatan 5 kepaniteraan klinis

penyusunan

sistem

17

Dana khusus

Total


F. Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktivitas Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 3 Tahun Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Pengembangan unit pelaksana kepaniteraan klinis : - Pendirian unit pelaksana kepaniteraan klinis di FK Nommensen - Penguatan keberadaan unit pelaksana kepaniteraan klinis Pengembangan standard pelaksanaan kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI : - Mendapatkan gambaran kurikulum dan pelaksanaan kepaniteraan klinis di institusi mitra - Pengembangan standard dan instrumen pendidikan klinis - Membangun kerjasama dengan RSP dan RS Jejaring - Penyusunan standar sistem evaluasi kepaniteraan klinis Pengembangan pra orientasi kepaniteraan klinis - Pengenalan sistem kepaniteraan klinis - Pengenalan orientasi sistem pelayanan rumah sakit dan kebutuhan kasus per bagian untuk seluruh tahapan Implementasi sistem kepaniteraan klinis : - Pengembangan akses sumber belajar dalam implementasi kepaniteraan klinik 18


- Pelaksanaan kepaniteraan klinik berbasis kompetensi Evaluasi penyusunan sistem kepaniteraan klinis

G. Indikator Keberhasilan Aktivitas INDIKATOR KINERJA Indikator Utama Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis Indikator Tambahan Pemetaan informasi pelaksanaan pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RSU Jejaring. Penyusunan dokumen standard (panduan dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen. Pemetaan data kasus/penyakit yang sesuai dengan standar SKDI pada RSP maupun RSU Jejaring. Adanya ikatan kerjasama dengan RS dan supervisor klinik RS jejaring diluar RSPU dan RSPA. Terlaksananya pendidikan kepaniteraan klinis per bagian Tingkat kelulusan kepaniteraan klinis per bagian

Baseline Target (tahun) (2009) 2011 2012

2013

n.a

Draft

Lengkap Terlaksana

n.a

50%

50%

100%

n.a

80%

60%

100%

n.a

-

50%

100%

n.a

-

2

4

-

-

-

66%

-

-

-

80%

H. Keberlanjutan Pada akhir program ini, kurikulum pendidikan klinik diharapkan dapat terintegrasi dengan baik melalui pelaksanaan kepaniteraan klinis mahasiswa. Seluruh struktur dan isi sistem kepaniteraan klinik akan tertuang pada panduan dan perangkat evaluasi, yang mana akan diimplementasikan dan dikelola dalam bentuk modul-modul pada setiap Rumah Sakit Pendidikan serta RS Jejaring dengan koordinasi WD I. Pada prinsipnya, tahap kepaniteraan klinis merupakan jenjang yang harus ditempuh oleh seorang mahasiswa FK untuk dapat menjadi seorang dokter umum, sehingga telah menjadi agenda/kebijakan yang ditetapkan FK Nommensen bagi setiap mahasiswa. Relasi yang dibangun dengan mitra dan institusi kesehatan juga akan terus dikembangkan sebagai kegiatan rutin di tingkat FK karena aktivitas ini dapat memberikan dampak yang panjang kepada peningkatan sistem kepaniteraan klinis tanpa memerlukan tambahan sumber daya yang besar. Aktivitas pengembangan sistem kepaniteraan klinik akan menjadi bagian aktivitas yang rutin dilakukan FK Nommensen dan menggunakan sumber daya yang minimal sehingga akan dapat dilaksanakan secara berkelanjutan. I. Penanggungjawab Aktivitas dr. Joice Sonya Panjaitan,Sp.KK 19


Kegiatan 3: Peningkatan Mutu Manajemen Fakultas Kedokteran Melalui Perbaikan Tata Kelola di Bidang Sistem Informasi dan Penjaminan Mutu Kegiatan 3.1 : Pengembangan Sistem Database Terintegrasi A.Latar Belakang Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kinerja suatu organisasi yang dalam hal ini adalah Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses akademik yang berlangsung menjadi lebih efisien, terukur, fleksibel. Berdasarkan Laporan Lengkap Evaluasi Diri (Bab 2. Hal. 14-15) tata kelola kegiatan akademik di FK Nommensen masih berdiri sendiri dan belum terintegrasi dengan sistem informasi di tingkat universitas. Disamping itu penyajian informasi-informasi yang dibutuhkan belum didukung oleh sebuah sistem yang terpadu. Hal ini menyebabkan proses pengolahan data membutuhkan waktu yang lebih lama sebelum disajikan dalam bentuk informasi. Akar masalah adalah : belum adanya standar baku sistem informasi yang terintegrasi antar unit di FK Nommensen. Dengan demikian diperlukan pengembangan sebuah sistem yang dapat menangani dan mengolah data-data yang berhubungan dengan kegiatan akademik sehingga mampu memenuhi kebutuhan pihak-pihak disemua tingkat dengan akurat dan aktual. Sebagaimana telah direncanakan sebelumnya, beberapa kegiatan yang semestinya dilaksanakan pada tahun 2011, ada yang mengalami penundaan (Pengadaan Tenaga Ahli Penetapan Bentuk dan Spesifikasi DBMS) dan sebagian lainnya dibatalkan (Pengembagan Staff Non Gelar). Hal ini disebabkan oleh kurangnya sumber daya baik dari segi kuantitas maupun kualitas, sehingga syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi guna terlaksananya kegiatan tersebut tidak dapat tercapai. B. Rasional Melalui integrasi manajemen sistem informasi dan peningkatan kualitas infrastruktur jaringan pendukungnya disertai dengan kompetensi staf pengelola yang memadai, proses pengolahan data sampai dapat tersaji kedalam bentuk informasi akan lebih efisien, akurat dan aktual. Hal ini akan meningkatkan kualitas layanan akademik dan kemudahan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Pada akhirnya dapat tercipta suasana akademik yang lebih kondusif. C. Tujuan Adanya MIS FK Nommensen dengan suatu standar dan stabilitas DBMS yang akurat melalui keberagaman bentuk sistem informasi yang sesuai bagi kebutuhan user dan memberikan kemudahan akses serta akurasi data/informasi. D. Mekanisme dan Rancangan Mekanisme dan rancangan dari sub aktifitas ini akan dilaksanakan melalui : 1. Pengadaan jasa tenaga ahli dalam perumusan masalah dan penetapan kebutuhan sistem. Guna memastikan semua kebutuhan data telah lengkap terkumpul dan terdokumentasi, mengevaluasi kekurang dari sistem yang ada dan memberi usulan perbaikan dari sistem tersebut sehingga dapat diperoleh sebuah standar baku operasional yang siap untuk dikembangkan. (LUNCURAN 2011) 2. Dengan telah diperolehnya sebuah standart baku operasional pada kegiatan sebelumnya, maka selanjutnya didatangkan tenaga ahli guna merancang konsep dan spesifikasi sistem yang akan dibangun secara detil (blueprint sistem). 20


3. Pengembangan perangkat lunak pendukung sistem informasi akademik. Untuk itu akan dilakukan kegiatan pengembangan perangkat lunak oleh lembaga konsultan. 4. Pengembangan perangkat lunak modul e-learning. Untuk itu akan dilakukan kegiatan pengembangan perangkat lunak oleh lembaga konsultan. 5. Sosialisasi sistem informasi yang telah dikembangkan, guna memperkenalkan sistem yang akan diimplementasikan dan memberikan suatu petunjuk teknis tentang pengoperasian sistem baru serta pendayagunaan tenaga pelaksana sistem yang kompeten dan berkualitas. Untuk itu akan dilakukan kegiatan lokakarya sosialisasi sistem informasi akademik dan e-learning. 6. Peningkatan kompetensi staf dalam merawat, mengembangkan dan mengelola sistem yang ada. Untuk itu diadakan pengembangan staff non gelar, yakni : a. Pendidikan non gelar software developer. b. Pendidikan non gelar database administrator. E.Sumberdaya yang dibutuhkan. Sub Komponen & Estimasibiaya & Aktivitas/Mekanisme Sub pendanaan dan rancangan KomponenBiaya PHK-PKPD DRK 1. Pengadaan tenaga ahli, Barang dan jasa 22,920,000 sistem analis. 2.Pengadaan tenaga ahli Barang dan Jasa perancangan dan pengembangan DBMS 3. Pengembangan Pengembangan

perangkat lunak pendukung sistem informasi akademik. 4. Pengembangan modul e-learning. 5. Sosialisasi dan implementasi sistem informasi yang telah dikembangkan.

sumber

22,920,000 220,000,000

sistem

Pengembangan sistem Lokakarya

60,000,000

Pengembangan Staff. 7.Pengembangan staff non Pengembangan gelar, database Staff.

10,100,000

19,468,750

6.Pengembangan staff non gelar, software developer .

900,000

10,100,000

administrator.

F.Jadwal Pelaksanaan. Rencana Aktivitas 1 1. 2.

Pengadaan tenaga ahli, perumusan masalah dan pengumpulan kebutuhan data. Perancangan sistem dan DBMS.

3.

Pengembangan perangkat lunak pendukung sistem informasi akademik.

4. 5.

Pengembangan perangkat lunak E-Learning.

Sosialisasi dan implementasi sistem informasi yang telah dikembangkan. 21

2

3

4

Tahun 2012 5 6 7 8

9

10 11 12

Laporan Tengah Tahunan 2012 PIU PHK-PKPD FK Nommensen 6. Pengembangan staff non gelar, software developer . 7. Pengembangan staff non gelar, database administrator.

G.Indikator Keberhasilan. Indikator kinerja utama dan indikator kinerja pendukung yang dijadikan alat ukur keberhasilan pelaksanaan aktifitas pada saat yang akan datang diuraikan pada tabel berikut. INDIKATOR KINERJA Indikator Utama Jumlah Sistem Informasi Yang Terintegrasi Indikator Tambahan Presentase terkumpulnya spesifikasi kebutuhan data. Tingkat pemahaman staff terkait mengenai pengoperasian sistem informasi akademik dan elearning. Sistem program akademik dapat berjalan dengan baik berdasarkan evaluasi atas user pengguna program tersebut. Persentase meningkatnya sistem tatakelola kegiatan akademik.

Tingkat kepuasaan mahasiswa atas pelayanan berbasis IT Tingkat efektifitas program e-learning untuk mendukung proses pembelajaran berdasarkan evaluasi mahasiswa dan dosen. Staf akademik yang menggunakan program elearning dalam proses pembelajaran. Kemandirian sumberdaya manusia internal mengelola dan merawat SIA baik itu perangkat keras maupun perangkat lunak.

Baseline (2010)

2011

Target (tahun) 2012

-

-

2

5

-

5% -

100% 100%

-

-

-

70%

90%

-

-

80%

100%

-

-

cukup

baik

50%

100%

8 dosen

20 dosen

40%

60%

2013

Sebagai hasil dari tersedianya, SI akademik dan elearnign maka keuntungan yang diperoleh tidak hanya dari segi ketersediaan data namun yang lebih penting adalah kinerja dari unit kerja yang terkait dengan Sistem Informasi yang telah ada akan lebih meningkat baik dari segi waktu kerja yang lebih singkat dan kualitas kerja yang semakin baik. Hal ini akan lebih terpenuhi dengan penerapan manajemen data dan sistem informasi dimana tata kelola pelaksanaan kegiatan sistem informasi mulai dari pelaksanaan entry data hingga pemeliharaan dilaksanakan dengan aturan yang jelas. H. Keberlanjutan Pada prinsipnya kegiatan ini akan terus berlanjut dengan kegiatan maintenance sistem informasi dan DBMS yang akan menjadi kegiatan rutin dari setiap unit/orang yang terkait dengan sistem ini. Kegitan ini meliputi: entry data, edit data, delete data. Kegiatan ini dapat memberikan dampak yang positif kepada peningkatan suasana akademik tanpa memerlukan sumber daya yang besar. Kegiatan maintenance seperti back-up sistem informasi dan DBMS juga akan dilakukan staf khusus yang telah menjalani pelatihan. Sementara itu untuk pemeliharaan peralatan akan menjadi bagian anggaran rutin. I. Penanggungjawab Aktivitas Sindak Hutauruk, SKom

22


Kegiatan 3.2 : Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu A. Latar Belakang Salah satu tugas dari manajemen perguruan tinggi adalah mendorong institusi untuk melaksanakan peningkatan mutu yang berkelanjutan. Salah satu upaya untuk itu adalah mengembangkan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) yang dilakukan atas dasar perijinan penyelenggaraan program, penjaminan mutu internal dan penjaminan mutu eksternal. Penjaminan mutu berfungsi untuk memastikan bahwa semua karakteristik dan kinerja sesuai dengan standar/harapan dan persyaratan melalui dokumen (dokumen akademik dan dukumen mutu), dan pelaksanaan audit/evaluasi. Sistem jaminan mutu merupakan sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan mutu. Dari evaluasi diri proposal awal (bab 2. Hal 17, 19-20), saat ini belum ada suatu sistem penjaminan mutu yang baku/terstandar di FK Nommensen. Hal ini terlihat dari tingkat remedial mahasiswa yang cukup tinggi dibarengi dengan bobot evaluasi yang berbeda untuk jumlah dan jenis evaluasi yang sama diantara BRP dan Buku Panduan Prodi Kedokteran Nommensen. Selain itu proses monitoring hanya dilakukan oleh MEU sehingga cukup menambah beban kerja MEU dan kurang terarah. Begitu juga dengan pelaksanaan proses akademik yang berbeda antara FK dengan fakultas lainnya yang ada di Nommensen. Akar permasalahannya adalah : (1) belum adanya suatu Sistem Penjaminan Mutu di FK Nommensen, (2) minimnya paradigma civitas akademika FK Nommensen tentang posisi dan arti penting penjaminan mutu, (3) minimnya kemampuan sumber daya FK Nommensen tentang sistem jaminan mutu. (4) belum adanya dokumen akademik dan dokumen mutu, (5) belum adanya instrumen audit mutu akademik yang sesuai dengan standar mutu akademik FK Nommensen. Mengingat potensi kebutuhan, pengembangan dan pemanfaatannya di masa depan, maka dirasakan kebutuhan untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu di FK Nommensen. Adanya mitra (FK UAJ) yang telah berpengalaman dalam merancang dan menerapkan sistem jaminan mutu dalam aplikasi sehari-hari akan membantu dalam penyusunan dan implementasi sistem penjaminan mutu pada tahun 2013 di FK Nommensen. B. Rasional Adanya sistem penjaminan mutu akan memberikan kerangka kerja yang dapat diandalkan oleh FK Nommensen untuk merumuskan dan implementasi program mutu, serta mengukur/ mengaudit kinerja organisasi untuk perbaikan mutu tanpa akhir. Dengan Penjaminan Mutu ini diharapkan tumbuh budaya mutu mulai dari bagaimana menetapkan standar, melaksanakan standar, mengevaluasi pelaksanaan standar dan secara berkelanjutan berupaya meningkatkan standar. Oleh sebab itu perlu untuk memadukan semua unsur yang dibutuhkan organisasi untuk memperbaiki kepuasan pelanggan melalui produk, jasa dan proses yang lebih baik. Melalui penjaminan mutu ditetapkan standar akademik pada semua jenjang organisasi pelaksana akademik sehingga dapat memfilter variasi proses akademik pada subsistem pelaksana akademik yang berbeda-beda dimana pada akhirnya akan diperoleh gambaran yang akurat mengenai kinerja akademik. Gambaran akurat terhadap kinerja akademik akan menjadi panduan yang valid dalam kerangka peningkatan kinerja dan efisiensi proses pembelajaran.

23


C. Tujuan  Membangun pemahaman system penjaminan mutu kepada seluruh civitas akademik FK Nomemsen dalam kegiatan akademik sehari-hari.  Terbangunnya kebijakan dan standard akademik serta dokumen mutu.  Melakukan standarisasi system penjaminan mutu FK Nommensen dengan standarisasi internasional yang berlaku. D. Mekanisme dan Rancangan Mekanisme dan rancangan dari sub aktifitas ini akan dilaksanakan melalui : 1. Mengembangkan Unit Penjaminan Mutu (UPM) FK Nommensen. - Pendirian unit penjaminan mutu (UPM) di FK Nommensen telah dilaksanakan dengan sudah terbentuknya struktur organisasi gugus penjamin mutu di fakultas Kedokteran. Dan ini telah diperkuat dengan adanya SK Rektor. - Penguatan keberadaan gugus penjaminan mutu. Untuk itu akan diadakan pemenuhan kebutuhan sarana pendukung tugas dan fungsi gugus penjamin mutu difakultas kedokteran agar dapat melaksanakan kegiatannya dengan lancar. 2. Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu. - Pada tahun 2012 akan dikirimkan staf ke institusi mitra untuk melihat dan mempelajari cara penyusunan instrumen audit mutu yang akan menjadi dasar bagi FK Nommensen dalam menyusun dan melaksanakan audit mutu. - Penetapan standard metode penyusunan dokumen mutu. Kegiatan ini akan dilakukan oleh UPT Penjaminan Mutu FK Nommensen dengan masukan dari staf yang telah mengikuti pelatihan di institusi mitra. Untuk mendukung kegiatan penyusunan ini akan dilakukan pendampingan oleh jasa konsultan sistem manajemen mutu (ISO) pada tahun 2011 dan 2012, untuk tahun 2011 kegiatan ini belum terlaksana dan akan dilaksanakan pada tahun 2012. Dengan kegiatan ini diharapkan adanya jaminan kualitas kepada para stakeholders melalui pengakuan standarisasi jaminan mutu dan dokumen mutu yang tersertifikasi oleh jasa Sertifikator ISO. Di akhir kegiatan ini dilakukan sosialisasi melalui lokakarya kepada stakeholder. 3.

Mengadakan audit berkala terhadap pelaksanaan sistem jaminan mutu - Menyusun dan mengevaluasi standar monitoring dan evaluasi internal serta audit mutu melalui pendampingan dari tenaga ahli pada tahun 2012 serta lokakarya evaluasi standar monitoring internal dan audit mutu pada tahun 2013. Dengan kegiatan ini akan ada suatu sistem monitoring dan evaluasi internal. - Melakukan audit mutu, melalui pendampingan dari tenaga ahli pada tahun 2013. Dengan kegiatan ini akan dilakukan audit pelaksanaan sistem jaminan mutu ½ siklus tahun 2012 dan 1 siklus tahun 2013, untuk mengetahui keefektifan pelaksanaan standar dan instrument yang telah dibangun serta keterbangunan budaya mutu dalam kegiatan akademik sehari-hari.

4. Evaluasi pelaksanaan SPM secara menyeluruh. Melakukan assesment terhadap pelaksanaan system jaminan mutu secara menyeluruh. Untuk itu institusi mitra akan datang mengevaluasi pelaksanaan system jaminan mutu secara keseluruhan pada tahun 2013 dengan harapan implementasinya secara keseluruhan dapat terukur dan memberi masukan bagi kesinambungan pengembangannya di FK Nommensen.

24


E. Sumberdaya yang dibutuhkan No

Tahun/

Komponen Pembiayaan (ribu rupiah) Total Barang Pengemb Hibah Lokakar Dana dan jasa angan Pengajaran ya & PS Khusus Staf Tahun 2012

1 Mengembangkan Unit Penjaminan Mutu (UPM) FK Nommensen 2 Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu : - Mendapatkan gambaran dan pemahaman teknik penyusunan kebijakan, standar, manual dan audit mutu yang berbasis SPMPT - Penetapan standard metode penyusunan dokumen mutu 3 Implementasi sistem penjaminan mutu - Mendapatkan gambaran visual pelaksanaan sistem penjaminan mutu 57,455 4 Mengadakan audit berkala terhadap pelaksanaan sistem jaminan mutu : - Menyusun dan mengevaluasi standar monitoring dan evaluasi 27,500 internal serta audit mutu 5 Evaluasi pelaksanaan SPM secara menyeluruh

12,760

12,760 167,00 0

167,000

57,455

27,500

F. Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktivitas 3 Tahun Mengembangkan Unit Penjaminan Mutu (UPM) FK Nommensen : - Penguatan keberadaan unit penjaminan mutu

1

Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu : - Mendapatkan gambaran dan pemahaman teknik penyusunan kebijakan, standar, manual dan audit mutu - Penetapan standard metode penyusunan dokumen mutu Mengadakan audit berkala terhadap pelaksanaan sistem jaminan mutu : - Menyusun dan mengevaluasi standar monitoring dan evaluasi internal serta audit mutu

25

2

3

4

Tahun 2012 5 6 7 8

9

10 11 12


G. Indikator Keberhasilan Aktivitas INDIKATOR KINERJA

Baseline (2009)

2011

-

50%

70%

90%

-

Ada 40 25 -

Lengkap 80 70 1 ½ siklus

lengkap 100 100 2 1 siklus

Indikator Utama Implementasi Penjaminan Mutu Akademik Indikator Tambahan Kelengkapan Struktur Organisasi UPM Tingkat pemahaman budaya mutu akademik (%) Persentase pelaksanaan budaya mutu akademik sehari-hari Terlaksananya siklus Monev in per tahun Terlaksananya siklus penjaminan mutu setiap tahun

Target (tahun) 2012

2013

H. Keberlanjutan Aktivitas ini akan menjadi suatu budaya yang rutin dilakukan di FK Nommesen. Adanya kebijakan, standard dan dokumen mutu yang telah diimplementasikan secara bersama akan dapat mengarahkan seluruh proses pada rencana yang telah ditetapkan sehingga aktifitas akan berkelanjutan karena pada prinsipnya tidak memerlukan investasi major. I. Penanggungjawab Aktivitas : dr. Susi Sembiring, SpAn

Perubahan-perubahan program yang terjadi selama implementasi di tahun 2012 Perubahan komponen pembiayaan dari pengembangan sistem menjadi policy study dan tenaga ahli dengan rincian sebagai berikut: Nama Kegiatan Pengembangan Perangkat Lunak Pendukung Sistem Informasi

Aktivitas 3.1. Aktivitas 3.1. Modul E-Learning

Pengembangan Sistem Penetapan dan Aktivitas 3.2. Penyusunan Dokumen Mutu Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (Internal Quality Audit dan Audit Sistem )

Aktivitas 3.2. Aktivitas 3.2. Sertifikasi Sistem Penjaminan Mutu

Policy Study

Tenaga Ahli

Total

1

Paket

3 bulan

7.500.000

212.500.000

220.000.000

1

Paket

2 bulan

7.500.000

52.500.000

60.000.000

1

Paket

3 bulan

7.500.000

49.500.000

57.000.000

1

Paket

1 bulan

7.500.000

47.500.000

55.000.000

1

Paket

1 bulan

7.500.000

47.500.000

55.000.000

Pada awalnya kelima kegiatan tersebut masuk ke dalam komponen Pengembangan Sistem, namun setelah berdiskusi dan direview oleh reviewer, diubah menjadi Pengadaan Jasa tenaga ahli dan Policy Study

26


BAB 2. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM

PHK-PKPD Nommensen dijalankan oleh suatu organisasi pelaksana kegiatan dengan struktur seperti pada Gambar 2.1. Organisasi ini terdiri dari Penanggung Jawab Program (Rektor Nommensen), Ketua Pelaksana dijabat oleh Dekan FK Nommensen, Direktur Eksekutif ditambah Wakil Direktur Eksekutif (untuk membantu keseluruhan tugas pokok dan fungsi Direktur Eksekutif, Koordinator Program, Koordinator Administrasi dan Keuangan, Koordinator Pengadaan dan empat orang PIC serta Tim Monitoring dan Evaluasi (Monevin) serta staf pendukung lainnya. Seluruh Pejabat yang duduk dalam organisasi pelaksana kegiatan ini diupayakan berdasarkan kualifikasi UP2 yang ditentukan dan dilengkapi dengan uraian tugas yang jelas. Sementara Mitra adalah Universitas Atmajaya, memberikan pendampingan sejak penyusunan proposal lengkap dan pengajuan program kegiatan ke CPCU hingga implementasi program di FK Nommensen. PENANGGUNG JAWAB PROGRAM (Rektor)

KETUA PELAKSANA PROGRAM/ (Dekan)

Direktur Eksekutif/Wakil MITRA

PENGAD AAN

MONEVIN

Koordinator Adm dan Keuangan

Koordinator Program

Koordinator Pengadaan

PENGADAA N

AKTIVITAS AKTIVITAS AKTIVITAS

Gambar 2.1. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan PHK-PKPD Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen

Koordinasi pelaksanaan dilakukan melalui pertemuan-pertemuan yang diprakarsai oleh Ketua Pelaksana, ataupun Direktur Eksekutif. Pertemuan ini dijadwalkan minimal 1 bulan sekali untuk mengintegrasikan proses-proses pelaksanaan maupun untuk mendiskusikan hal-hal yang teknis terkait dengan aktivitas ataupun ada perubahan kegiatan yang timbul akibat ketentuan-ketentuan baru yang membutuhkan arahan dan keputusan strategis dari pimpinan Fakultas atau Universitas. 27


Uraian tugas dari seluruh pejabat dalam organisasi pelaksanaan kegiatan ini adalah : 1. Penanggung jawab Rektor bertanggung jawab terhadap keseluruhan program, termasuk kepada Dirjen Dikti, HPEQ Project dan sivitas akademika Nommensen maupun kepada publik atas pelaksanaan dan pelaporan PHK-PKPD. Memberikan arahan-arahan kebijakan terhadap materi pelaksanaan program. Rektor juga berperan dalam monitoring dan evaluasi melalui Tim Monevin. 2. Ketua Pelaksana (KP) Tugas Pokok Ketua Pelaksana (KP) adalah : mengarahkan dan mengawasi kegiatan dalam implementasi program. Ketua Pelaksana (KP) secara ex officio dirangkap oleh Dekan Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen. Ketua Pelaksana Pelaksana difungsikan untuk : 1. Mengkoordinasikan pelaksanaan program dan kegiatan PHK-PKPD. 2. Mengarahkan dan memonitor perkerjaan seluruh Tim PHK-PKPD. 3. Menambah dan menetapkan tim/staf bila diperlukan demi kelancaran pelaksanaan program dan kegiatan PHK-PKPD. 4. Menandatangani surat undangan rapat dan pengiriman dokumen bila dibutuhkan sesuai dengan kebutuhannya 5. Menandatangani dokumen-dokumen yang dianggap perlu memperoleh persetujuan dari ketua. 6. Melakukan presentasi pada saat pelaksanaan site visit oleh tim Reviewer DIKTI. 7. Melakukan teguran baik lisan maupun tertulis kepada seluruh pihak yang terkait dengan pelaksanaan PHK-PKPD. yang lalai menjalankan tugas. 8. Memberikan jawaban terhadap semua pertanyaan dari tim Penjamin Mutu, Monev Internal, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal yang disertai dengan bukti pendukungnya. 9. Bertanggungjawab kepada Penanggungjawab Program (Rektor Nommensen) 3. Direktur Eksekutif (DE) Tugas Pokok Direktur Eksekutif adalah sebagai perpanjangan Ketua Pelaksana dalam melaksanakan segala administrasi dan pelaporan kegiatan. Direktur Eksekutif (DE) dijabat oleh MEU Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen. Direktur Eksekutif difungsikan untuk : 1. Melakukan koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan oleh Bagian Unit Keuangan (BUK), Bagian Program, Bagian Unit Pengadaan (BUP), dan seluruh Penanggungjawab Kegiatan (PIC). 2. Melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan BUK, BUP dan seluruh kegiatan aktivitas. 3. Membuat ringkasan laporan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan para penanggungjawab kegiatan secara periodik, dan menyampaikannya kepada KP. 4. Membuat Laporan Program antara lain Laporan Kemajuan, RIP tahun berikutnya dan Laporan Tahunan pada setiap awal tahun berikutnya. 5. Membuat Laporan Keuangan 6. Melakukan presentasi kemajuan pelaksanaan pengadaan fisik pada saat diadakan site visit oleh Tim Penjamin Mutu maupun Reviewer DIKTI. 28


7. Membantu KP dalam menjawab semua pertanyaan dari tim Monevin, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal terkait dengan pelaksanaan program yang disertai dengan bukti pendukungnya. 4. Wakil Direktur Eksekutif (WDE) Tugas Pokok Wakil Direktur Eksekutif adalah membantu melaksanakan tugas pokok Direktur Eksekutif dan seluruh fungsi Direktur Eksekutif. Wakil Direktur Eksekutif dijabat oleh Dosen Tetap FK Nommensen. 5. Koordinator Program Tugas Pokok Koordinator Program adalah sebagai perpanjangan DE dalam melaksanakan segala administrasi dan pelaporan kegiatan.. Koordinator Program difungsikan untuk : 1. Membantu DE melakukan koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan oleh Bagian Unit Keuangan (BUK), Bagian Unit Pengadaan (BUP), dan seluruh Penanggungjawab Kegiatan (PIC). 2. Membantu DE melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan BUK, BUP dan seluruh kegiatan aktivitas. 3. Membuat ringkasan laporan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan para penanggungjawab kegiatan secara periodik, dan menyampaikannya kepada DE. 4. Membantu DE untuk membuat Laporan Program antara lain Laporan Kemajuan, RIP tahun berikutnya dan Laporan Tahunan pada setiap awal tahun berikutnya. 5. Membantu DE untuk membuat Laporan Keuangan 6. Membantu DE membuat Laporan Program antara lain Laporan Kemajuan, RIP tahun berikutnya dan Laporan Tahunan pada setiap awal tahun berikutnya. 7. Membuat DE membuat Laporan Keuangan 8. Melakukan presentasi kemajuan pelaksanaan pengadaan fisik pada saat diadakan site visit oleh Tim Penjamin Mutu maupun Reviewer DIKTI. 9. Membantu DE dalam menjawab semua pertanyaan dari tim Monevin, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal terkait dengan pelaksanaan program yang disertai dengan bukti pendukungnya. 6. Koordinator Administrasi dan Keuangan Tugas Pokok Koordinator Administrasi dan Keuangan adalah mengelola pendanaan dan membuat pertanggungjawaban penggunaan dana yang mengacu pada peraturan dan perundangan yang berlaku. Proses pengelolaan dan penyusunan laporan pertanggungjawaban dibantu oleh anggota tim dan dilaporkan kepada DE. Koordinator Administrasi dan Keuangan dijabat oleh Kepala Keuangan Universitas HKBP Nommensen. Koordinator Administrasi dan Keuangan difungsikan untuk : 1. Melakukan koordinasi, dan pengarahan terhadap pelaksanaan kegiatan para PIC dan BUP. 2. Melakukan proses pencairan dana untuk setiap kegiatan ataupun pengadaan barang dan jasa setelah mendapat persetujuan dari DE dan Ketua Pelaksana. 3. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap laporan keuangan PIC. 4. Membuat laporan keuangan bulanan dan menyampaikan kepada DE 29


5. Membuat laporan keuangantriwulanan (IFR) yang terdiri dari informasi kegiatan umum, informasi keuangan dan informasi pengadaan dan menyampaikannya kepada DE. 6. Melakukan presentasi laporan keuangan pada saat diadakan site visit oleh Tim Monevin maupun Reviewer DIKTI. 7. Menjawab semua pertanyaan dari tim Monevin, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal terkait dengan pengelolaan keuangan yang disertai dengan bukti pendukungnya 7. Koordinator Pengadaan Koordinator pengadaan dipilih sesuai dengan kualifikasi yang dipersyaratkan dalam Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 17 ayat 1 dan memiliki wewenang dan tugas pokok sebagaimana dituangkan dalam Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 17 ayat 2. Koordinator Pengadaan dipilih dari dosen tetap Fakultas Kedokteran. Fungsinya adalah : 1. Melaksanakan proses pengadaan secara efektif, efisien dan akuntabel. 2. Membuat laporan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku. 8. Penanggungjawab Kegiatan (PIC) Tugas Pokok Penanggungjawab Kegiatan (PIC) adalah : mengendalikan seluruh kegiatan, membuat laporan pertanggungjawaban dan bertanggungjawab atas pencapaian indikator kinerja. Fungsinya adalah: 1. Menyiapkan TOR dan dokumen yang diperlukan sesuai dengan TOR yang disetujui. 2. Menyiapkan TOR untuk kegiatan pada tahun berikutnya. 3. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan TOR yang disetujui. 4. Membuat laporan pertanggungajawaban kegiatan dan keuangan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan. 5. Menjawab semua pertanyaan tim monevin, monev eksternal, maupun tim auditor yang disertai bukti pendukungnya. 9. Tim Monitoring dan Evaluasi (Monev) Internal Tim Monev Internal bertugas untuk: untuk menjaga komitmen pimpinan terhadap pelaksanaan program, memonitor pelaksanaan program kegiatan sesuai prosedur operasional dan sistem internal manajemen yang telah digariskan dalam RIP PHK-PKPD 2011, memonitor dan mengevaluasi indikator yang digariskan dalam RIP. Tim Monev berasal dari anggota Lembaga Penjaminan Mutu Universitas yang telah berpengalaman dalam mengelola Program Hibah Kompetisi. Fungsinya : 1. Melaksanakan pendampingan pelaksanaan atas seluruh kegiatan. 2. Melaksanakan pemeriksaan kemajuan fisik dan pemeriksaan laporan keuangan (minimal dua kali setahun). 3. Melaksanakan pemeriksaan terhadap proses pengadaan. 4. Melaksanakan asesmen dan evaluasi terhadap pencapaian indikator aktivitas (minimal dua kali setahun). 5. Memberikan masukan untuk mengatasi hambatan pelaksanaan aktivitas. 30


6. Menyampaikan laporan tertulis hasil monevin kepada penanggung jawab PHK-PKPD atas pelaksanaan PHK-PKPD secara keseluruhan. 8. Staf Pendukung/Sekretariat berfungsi untuk mendukung kegiatan dalam proses administrasi keuangan, administrasi surat-menyurat dan pendokumentasi seluruh arsiparsip yang dibutuhkan oleh seluruh pihak yang terlibat dalam organisasi PHK PKPD. Mekanisme Pelaksanaan Mekanisme pelaksanaan PHK-PKPD, sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 2.1, dan uraian tugas bagi seluruh organisasasi yang terlibat dalam pelaksanaan PHK PKPD FK Nommensen. Usulan/permohonan pelaksanaan kegiatan disampaikan oleh setiap PIC dalam bentuk TOR yang sudah disetujui pihak CPCU yang ditujukan kepada Direktur Eksekutif (DE), kemudian DE meneruskan kepada Koordinator Program untuk melihat kelengkapan dokumen atas usulan tersebut. Apabila usulan PIC tersebut belum lengkap maka Koordinator Program mengembalikan kepada PIC pengusul untuk dilengkapi, dan bila dokumen usulan sudah lengkap maka Koordinator Program mengkonsolidasikan kepada DE. Selanjutnya DE meneruskan usulan tersebut ke Koordinator Administrasi Keuangan untuk diproses lebih lanjut, Koordinator Administrasi Keuangan memeriksa kelengkapan seluruh administrasi dan jadwal pembayaran apakah dana tersebut memang sudah saatnya segera digunakan dan besarnya sesuai dengan rincian anggaran PHK-PKPD. Jika sudah sesuai maka Koordinator Administrasi Keuangan meneruskan permohonan tersebut kepada DE dan Ketua Pelaksana, agar check ditandatangani, kemudian Koordinator Administrasi Keuangan membuat administrasi pencairan dana dalam bentuk panjar kepada PIC sebesar kebutuhan penggunaannya dengan penyerahan melalui check yang terlebih dahulu mendapat persetujuan dari DE dan Ketua Pelaksana. Kemudian PIC membuat pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dan keuangan dan melaporkannya kepada DE paling lambat 3 (tiga) hari setelah selesai kegiatan dilaksanakan atau 10 hari sebelum akhir bulan. Selanjutnya laporan kegiatan dan keuangan yang diterima oleh DE disampaikan kepada Koordinator Program untuk diperiksa dokumen-dokumen pendukung kegiatan tersebut termasuk pendukung laporan keuangan secara menyeluruh, di samping memeriksa dokumen pendukung, Koordinator Program wajib menyesuaikan dan mengukur pencapaian atas hasil yang diperoleh sesuai dengan tujuan yang dituangkan dalam TOR. Koordinator Program mencatat seluruh pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan PIC, baik hambatan dan kendala yang dihadapi dan best practices yang diperoleh. Selanjutnya Koordinator Program menyampaikan laporan ini kepada Koordinator Administrasi Keuangan untuk dibukukan. Dengan demikian Bagian Unit Keuangan dapat menyusun laporan keuangan setiap bulan (paling lambat 7 hari sebelum akhir bulan) dan setiap triwulan laporan kemajuan umum kegiatan, informasi keuangan dan informasi pengadaan dalam bentuk: Buku Kas Umum, Buku Bank, Buku Kas Tunai, Buku Pemungutan dan Penyetoran Pajak, penyusunan Neraca dan dilampiri Rekening Koran (mengikuti aturan World Bank). Laporan Pengelolaan Keuangan tersebut diteruskan kepada DE setelah diperiksa dan ditandatangani Koordinator Administrasi dan Keuangan. Bagian Unit Keuangan juga membuat rekap pengeluaran dana (tabel disbursement), dan menyusun laporan kemajuan (rasio antara disbursed terhadap allocated). Bagian Unit Keuangan menyusun laporan kemajuan (progress report) kegiatan setiap bulan dan setiap triwulan (IFR), setelah diperiksa oleh Koordinator Program dan ditandatangani DE. Pada akhir tahun, Ketua Pelaksana dan Direktur Eksekutif dibantu 31


Koordinator Program menyusun Laporan Tengah Tahunan (yang berisi kemajuan baik dari kemajuan kegiatan, fisik maupun kemajuan keuangan. Rekening yang digunakan untuk PHKPKPD ini menggunakan rekening giro tersendiri di bank pemerintah, dan tidak tercampur dengan dana fakultas, universitas maupun yayasan. Dalam setiap pencairan dana, cek harus ditandatangani oleh Direktur Eksekutif dan Ketua Pelaksana kemudian dicap dengan stempel PHK-PKPD. Proses Pengadaan pada PHK-PKPD ini dilaksanakan oleh Bagian Unit Pengadaan Barang dan Jasa yang dipusatkan di tingkat FK Nommensen dan berkoordinasi seluruh anggota Tim yang terkait. Tim Pengadaan terdiri dari sejumlah orang yang memiliki sertifikat keahlian, kecakapan dan pemahaman tentang karakteristik dan penggunaaan alat, serta berpengalaman dalam berbagai kegiatan kegiatan pengadaan. Mekanisme pengadaan barang dan jasa selalu mengikuti Bank Guidelines for Procurement of Goods and Services dan Perpres 54 Tahun 2010. Tim Pengadaan Barang dan Jasa ditetapkan oleh Rektor selaku KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) dan Direktur Eksekutif selaku PPK (Pejabat Pembuat Komitmen). Proses Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan secara elektronik (E-Procurement) melalui mass media dan pengumuman resmi melalui LPSE Universitas Negeri Medan, dengan tujuan agar masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Metode evaluasi penawaran pengadaan barang menggunakan sistem gugur. Proses Pengadaan Barang dimulai setelah usulan kegiatan pengadaan dan Standar Dokumen Pengadaan (Standard Bidding Document) mendapat NOL dari pihak CPCU. Proses pengadaan dilakukan Pemilihan Penyedia Barang dengan metode Pelelangan Umum dengan prakualifikasi metode dua sampul. Setelah proses pengadaan, maka barang yang diadakan akan diterima oleh Panitia Penerimaan Hasil Pekerjaan yang ditetapkan oleh Rektor sesuai dengan kualifikasinya. Selanjutnya hasil pekerjaan ini dilengkapi dengan Berita Acara Penerimaan untuk selanjutnya diserahkan kepada DE. Kemudian DE membuat berita acara penyerahan kepada universitas untuk dicatat sebagai inventarisasi universitas. Pada akhirnya barang tersebut diserahterimakan kepada end user untuk dimanfaatkan sebagaimana mestinya menurut program pengembangannya. Hal ini ditempuh untuk selalu menjamin adanya prisip transparansi dalam pengadaan. Monevin harus mengetahui aspek kemajuan fisik dan kemajuan keuangan. Penyusunan laporan kemajuan fisik dibuat oleh DE (berdasarkan laporan dari PIC) setiap triwulan, dan laporan pengelolaan keuangan dibuat oleh Bagian Unit Keuangan setiap bulan maupun triwulan. Laporan tersebut terlebih dahulu ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, kemudian disampaikan kepada Tim Monevin. Tim Monevin PHK-PKPD Nommensen yang melakukan review terhadap laporan-laporan tersebut setiap triwulan. Selain itu Tim Monevin melakukan site visit dan meminta pengelola PHK-PKPD untuk mempresentasikan mengenai pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD minimal dua kali dalam setahun. Dalam usaha menjamin adanya akuntabilitas maka selain Tim Monevin, juga diperlukan adanya pemeriksaan dari Reviewer Dikti, dan audit oleh Inspektorat dan BPKP. PHK PKPD adalah program pemerintah yang didanai atas pinjaman dari Word Bank (Loan). Kegiatannya mempedomani Peraturan Menteri Keuangan Tahun 2011 tentang Standar Biaya Umum (SBU), Perpres 54 Tahun 2010 dan Bank Guidelines for Procurement of Goods 32


and Services yang harus mendapat no objection letter (NOL) dari bank dunia. Pada saat ini Universitas HKBP Nommensen salah satu penerima Hibah dari PHK PKPD merupakan kegiatan pertama sekali mengelola dana yang berasal dari Bank Dunia, oleh kerena itu, prinsip kehatian-hatian untuk penggunaan dana sangat ditekankan baik dari unsur Pimpinan Universitas maupun pimpinan Fakultas Kedokteran, dengan tujuan agar seluruh kegiatan dapat berjalan secara efisien, efektif dan akuntabel. Hambatan dan kendala yang dihadapi adalah beberapa jadwal kegiatan yang berubah, hal ini terjadi karena beberapa usulan TOR membutuhkan waktu dalam poroses perbaikan hingga pernyataan no objection letter dari pihak CPCU diterima oleh PIU FK Nommensen. Begitu juga dalam proses usulan pengadaan barang dan jasa yang mengacu pada Perpres 54 Tahun 2010 dan Bank Guidelines for Procurement of Goods and Services membutuhkan waktu untuk mendapat no objection letter (NOL).

33


BAB 3. HASIL YANG DICAPAI a. Analisis ketercapaian indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan No

INDIKATOR KINERJA

Baseline (2010)

2011

Target (tahun) 2012

2013


Indikator Utama

1

Akreditasi PSPD

Belum

2

Terlaksananya konten dari cetak biru kurikulum. Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis

6 blok

15 blok

19 blok

19 blok

-

Draft

Lengkap

Terlaksana

Jumlah sistem informasi yang terintegrasi Implementasi Penjaminan Mutu Akademik

-

-

2

3

Standar sudah ada, namun belum disyahkan -

-

50%

70%

100%

50%

3

4 5

No

1

2

3

4

5

6 7 8 9 10

INDIKATOR KINERJA Indikator Tambahan Proses Akreditasi PSPD

Terlaksananya konten dan modul dari rancangan pembelajaran Persentase ketersediaan penuntun/petunjuk praktikum dan skill lab. Persentase ketersediaan sumber daya FK Nommensen bagi kebutuhan keseluruhan blok Persentase jumlah mahasiswa yang mengikuti remedial Persentase rata-rata tingkat efektivitas kelulusan blok Jumlah transaksi buku/bulan di perpustakaan Jumlah pengunjung/minggu di perpustakaan Metode evaluasi hasil belajar untuk seluruh blok Persentase sarjana

Baseline (2010) 0

6 blok

Sosialisasi Diajukan

2011

Target (tahun) 2012

Disiminasi Pengajuan dan pengumpulan data 15 blok 19 blok

Akreditasi Nilai C

2013

Berkas akreditasi sudah masuk ke BAN-PT 17 blok


Hasil Nilai C

Sedang pengajuan

19 blok

17 blok

27%

75%

90%

100%

75%

20%

30%

50%

70%

40%

82,8%

60%

40%

20%

belum dianalisis

93%

95%

97%

100%

belum dianalisis

50

200

350

500

154

-

100

150

200

75

4

4

4

6

4

0

0

60%

90%

0

34


11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21

22 23 24

25 26

kedokteran lulusan FK Nommensen angkatan I Penilaian pelaksanaan dari konten kurikulum dan modul dari rancangan pembelajaran sesuai dengan standar mitra Tersedianya informasi tentang pelaksanaan pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RSU Jejaring. Tersedianya dokumen standard (panduan dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen Tersedianya informasi data kasus/penyakit yang sesuai dengan standar SKDI pada RSPU maupun RSPA Jejaring. Adanya ikatan kerjasama dengan RS dan supervisor klinik RS Jejaring di diluar RSPU dan RSPA Terlaksananya pendidikan kepaniteraan klinis per bagian Tingkat kelulusan kepaniteraan klinis per bagian Tingkat kepuasan pengguna IT Tingkat Kecepatan Akses Jenis Layanan Yang Menggunakan IT Tingkat Kepuasan Mahasiswa atas Pelayanan Berbasis IT Kelengkapan Struktur Organisasi UPM Tingkat pemahaman budaya mutu akademik (%) Persentase pelaksanaan budaya mutu akademik sehari-hari Terlaksananya siklus Monev in per tahun Terlaksananya siklus penjaminan mutu setiap tahun

-

Cukup

Baik

Baik

Cukup

-

-

50%

100%

50%

-

10%

60%

100%

50%

-

-

50%

100%

50%

-

-

2

4

4

-

-

-

66%

-

-

-

-

80%

-

-

50%

70%

90%

-

-

-

256 Kbps Data

256 Kbps Data

-

-

Cukup

Baik

Sangat Baik

-

-

ada

lengkap

Lengkap

-

40

80

100

Ada, belum lengkap 40

-

25

70

100

25

-

-

1

2

1 siklus

-

-

½ siklus

1 siklus

1 siklus

35


Metode Pengukuran Indikator Kinerja No 1 2 3

4 5 1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11

12

13

14

15 16 17 18 19 20

Indikator Kinerja

Metode Pengukuran

Indikator Utama Akreditasi PSPD Nilai Akreditasi dari BAN PT Terlaksananya konten dari cetak biru Rekapitulasi Berita Acara Perkuliahan setiap kurikulum semester dan laporan audit mutu internal Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan Tersedianya Dokumen Standar Pelaksanaan klinis Kepaniteraan Klinis yang telah mendapat persetujuan bersama antara FK Nommensen, UAJ dan RSP. Jumlah sistem informasi yang terintegrasi Pemantauan Website Implemetasi Penjaminan Mutu Akademik Standar Mutu dan Dokumen Mutu Indikator Tambahan Proses Akreditasi PSPD Adanya dokumen pengajuan akreditasi Tersedianya dokumen keberadaan sumber Adanya dokumen pemetaan sumber daya daya FK Nommensen Persentase ketersediaan sumber daya FK Dokumen pemetaan sumber daya Nommensen Persentase rata-rata tingkat efektivitas Rata-rata jumlah mahasiswa yang lulus pada kelulusan blok setiap blok untuk setiap tahun Persentase jumlah mahasiswa yang Jumlah mahasiswa yang mengikuti remedial mengikuti remedial untuk setiap blok untuk setiap tahun Sistem evaluasi hasil belajar yang sama Dokumen penilaian dosen setiap semester untuk seluruh blok Tersedianya dokumen dan perangkat Laporan dari mEU evaluasi materi pembelajaran untuk seluruh blok Persentase ketersediaan penuntun/petunjuk Jumlah penuntun yanga ada di lab biomedik praktikum dan skills lab. dan skill lab Jumlah transaksi buku/bulan Daftar peminjaman buku di perpustakaan diperpustakaan Jumlah pengunjung/minggu di Daftar buku di perpustakaan perpustakaan Tersedianya dokumen standard (panduan Adanya Buku panduan Pendidikan Klinik dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen. Tersedianya informasi tentang pelaksanaan Adanya Dokumen Informasi pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RS rujukan. Tersedianya informasi data kasus/penyakit Adanya Dokumen Informasi yang sesuai dengan standar SKDI pada RSP maupun RSU rujukan. Tersedianya daftar RS rujukan dan Adanya Dokumen Daftar RS Rujukan suvervisor klinik RS rujukan diluar RSPU dan RSPA. Terlaksananya pendidikan kepaniteraan Daftar Koas Mahasiswa klinis Persentase spesifikasi kebutuhan data Variasi data Tingkat kepuasan pengguna IT Quesioner Tingkat Kecepatan Akses Kemampuan upload dan download Jenis Layanan Menggunakan IT Informasi yang diisi pada menu tampilan Tingkat Kepuasan Mahasiswa atas Questioner Pelayanan Berbasis IT 36


21 22 23 24 25

Kelengkapan struktur organisasi UPM Tingkat pemahaman budaya mutu akademik (%) Persentase pelaksanaan budaya mutu akademik sehari-hari Terlaksananya siklus Monev in per tahun Terlaksananya siklus penjaminan mutu setiap tahun

SK Rektor Kemampuan staf menjawab kuisoner sistem manajemen mutu yang diedarkan. Nilai kinerja staf di akhir tahun (skala 0-4) Laporan pelaksanaan Monev in kepada manajemen Laporan pelaksanaan dan audit sistem penjaminan mutu FK kepada manajemen

b. Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya (lampiran 1) c. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas (lampiran 2) d. Analisis capaian kinerja program, pengadaan dan keuangan hingga tengah tahun 2012 Pencapaian kinerja program belum maksimal, program yang dirancang pada RIP 2012 untuk dilaksanakan pada Januari sampai 31 Juli 2012 belum dapat diimplementasikan dengan maksimal. . e. Analisis capaian kualitatif untuk masing-masing aktivitas 1. Kegiatan 1: Penguatan keberadaan dan implementasi KBK di FK Nommensen, dengan subaktifitas. a. Pengembangan Staf Non-Gelar Pembelajaran Menggunakan Media/Audio Visual Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 17-20 Juli 2012 di FK UAJ, peserta pengembangan staf non-gelar dua orang staf pengajar tetap FK Nommensen yang terlibat dalam pelaksanaan kurikulum. Dalam pelatihan kedua orang staf dilatih dalam menggunakan media audiovisual terutama dalam pembuatan video yang nantinya akan dipakai sebagai dokumen pendukung dalam pelaksanaan OSCE (Objective Structure Clinical Examination). Output kegiatan berupa dimilikinya 2 orang dosen yang memiliki kemampuan penggunaan media audio visual sebagai media pembelajaran. b. Pengembangan Staf Non-Gelar Teknik Penggunaan Media/Audio Visual Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 17-20 Juli 2012 di FK UAJ, peserta pengembangan staf non-gelar ini satu orang teknisi pada fakultas kedokteran Universitas HKBP Nommensen, dimana peserta yang telah mengikuti kegiatan ini akan melakukan pembuatan secara teknis dari media audiovisual yang diusulkan oleh staf-staf pengajar di FK Nommensen. Output dari kegiatan ini berupa staf teknisi yang memiliki kemampuan penggunaan media audio visual sebagai media pembelajaran. c. Lokakarya Pengembangan Metode Pembelajaran E-Learning Kegiatan lokakarya ini telah berlangsung pada tanggal 9-10 Agustus 2012 di Lab Pusat Sistem Informasi Universitas HKBP Nommensen. Peserta lokakarya telah mendapat pelatihan dalam pembuatan berbagai metode pembelajaran E-learning dengan menggunakan berbagai perangkat elektonik yang ada. Pelatihan juga mencakup dalam peningkatan kemampuan staf pengajar dalam pembuatan Moodle yang sedang dalam pengembangan pada tingkat Universitas. Sehingga nantinya diharapkan FK kedokteran dapat mengisi conten tersebut pada website Universitas HKBP Nommensen. 37


Output kegiatan ini secara langsung berupa Draft metode belajar e-learning dan peningkatan kemampuan staf pengajar dalam metode pembelajaran e-learning. d. Hibah Pengajaran Pelaksanaan hibah pengajaran pada tahun 2012 dilakukan dengan metode kompetisi. Tahapan yang telah dilakukan berupa pembentukan panitia hibah pengajaran yang telah dilakukan dengan surat keputusan yang ditandatangani oleh Dekan dan Direktur Eksekutif, penetapan reviewer dengan SK Dekan, serta penawaran/pengumuman hibah pengajaran

2. Kegiatan 2: Pengembangan Sistem Kepaniteraan Klinis, dengan subaktivitas a. Pengembangan Staf Non-Gelar teknik penyusunan standar buku panduan dan Instrumen kepaniteraan klinik Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 23-26 Juli 2012 di FK UAJ, peserta penegmbangan staf non-gelar berupa anggota yang telibat dalam penyusunan sistem kepaniteraan klinik yang pertama kali akan dilaksanakan pada tahun 2013. Output kegiatan ini berupa dipunyainya staf yang dapat memberikan gambaran tentang isi buku standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik kepada seluruh dokter (baik di FK Universitas HKBP Nommensen dan RS. Pendidikan). Peserta kegaitan berperan dalam penyusunan standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik. b. Pengembangan Staf Non-Gelar Pengenalan Orientasi Sistem Pelayanan RS dan kebutuhan kasus per bagian untuk Seluruh Tahapan Kepaniteran Klinis Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 23-26 Juli 2012, dengan peserta kegiatan dr. Rudyn Reymon Panjaitan,MKed(KK),SpKK. Kegiatan ini menghasilkan staf yang dapat mengembangkan draft sistem pelayanan Rumah Sakit yang lebih terpadu dan staf memiliki kemampuan dalam mendata kasus-kasus dari setiap bagian yang akan dilalui oleh sistem kepaniteraan klinik sehingga dapat mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung.

3. Kegiatan 3: Peningkatan Mutu Manajemen Fakultas Kedokteran Melalui Tata Kelola di Bidang Sistem Informasi dan Penjaminan Mutu

Kegiatan 3.2. Pengembangan Sistem Database Terintegrasi dengan subaktivitas a. Policy Study E-Learning Kegiatan ini dilaksanakan selama 2 bulan yakni pada bulan Agustus dan September. Dimulai dengan penetapan tim oleh FK UHN, maka telah ditunjuk dan ditetapkan 3 personil yang terdiri dari 1 orang dosen FK selaku ketua tim, 1 orang staff administrasi FK selaku anggota dan 1 orang lainnya staff Pusat Sistem Informasi Universitas selaku anggota.menjadi tim Policy Study E-learning. Dalam kurun waktu sampai dengan saat ini, tim yang tersebut diatas telah mengadakan beberapa kali pertemuan yang dimulai (start) pada tanggal 13 Agustus 2012. Dan berikut beberapa pekerjaan yang telah dilaksanakan yakni : 38


 Pengumpulan bahan-bahan pendukung baik berupa dokumen yang tersedia, juga melalui media internet yang dapat dijadikan refrensi.  Melalukan wawancara langsung dengan para dosen maupun mahasiswa, guna mendapatkan masukan berkaitan dengan elearning.  Pembuatan kuisioner Demikianlah kegiatan ini akan berjalan selanjutnya sampai akhir bulan September 2012 hingga menghasilkan sebuah laporan hasil kajian dan juga diharapkan tim ini akan dapat menjadi pendamping tenaga ahli dalam pembuatan modul elearning (Kegiatan terpisah). b. Tenaga Ahli Pembuatan E-Learning Pengadaan tenaga ahli pembuatan e-learning ini akan dilaksanakan selama 2 bulan, dimulai pada bulan September 2012. Dan hingga saat ini, telah dilakukan persiapan awal yakni pencarian beberapa calon tenaga ahli untuk selanjutnya akan diserahkan kepada bagian pengadaan barang dan jasa untuk dipilih dan ditetapkan sebagai tenaga ahli yang melaksanakan pembuatan E-Learning ini.

c. Policy Study Sistem Informasi Akademik Kegiatan ini dilaksanakan selama 4 bulan yakni pada bulan Agustus s.d November 2012. Dimulai dengan penetapan tim oleh FK UHN, maka telah ditunjuk dan ditetapkan 3 personil yang terdiri dari 1 orang dosen FK selaku ketua tim, 1 orang staff administrasi FK selaku anggota dan 1 orang lainnya staff Pusat Sistem Informasi Universitas selaku anggota.menjadi tim Policy Study E-learning. Dalam kurun waktu sampai dengan saat ini, tim yang tersebut diatas telah mengadakan beberapa kali pertemuan yang dimulai (start) pada tanggal 08 Agustus 2012. Dan berikut beberapa pekerjaan yang telah dilaksanakan yakni :  Pengumpulan bahan-bahan pendukung baik berupa dokumen yang tersedia, juga melalui media internet yang dapat dijadikan refrensi. Kegiatan ini akan berjalan selanjutnya sampai akhir bulan November 2012 hingga menghasilkan sebuah laporan hasil kajian dan juga diharapkan tim ini akan dapat menjadi pendamping Tenaga Ahli Perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem (Kegiatan terpisah), Tenaga Ahli Perancangan Sistem (KegiatanTerpisah), Tenaga Ahli Pembuatan perangkat lunak SI Akademik(Kegitan Terpisah). d. Tenaga Ahli Perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem. Kegiatan ini telah pada tahap penetapan tenaga ahli oleh bagian pengadaan barang dan jasa. Dan pelaksanaan kegiatan sendiri akan dilaksanakan selama 2 minggu (on site) dimulai pada tanggal 4 September 2012. e. Tenaga Ahli Perancangan Sistem Kegiatan ini akan dilaksanakan pada minggu ke-2 September 2012. Hingga saat ini baru dilakukan persiapan awal yakni pencarian calon tenaga ahli.

f. Tenaga Ahli Pembuatan perangkat lunak SI Akademik. 39


Kegiatan ini akan dilaksanakan pada bulan selama 3 bulan yakni bulan Oktober, November, Desember 2012. Hingga saat ini, NoL TOR untuk kegiatan ini belum diperoleh. g. Pengembangan staf non-Gelar Software Developer Kegiatan ini dimulai dengan penetapan peserta oleh FK-UHN. Dan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya maka telah terpilih saudari Asnita, Amd sebagai peserta kegiatan Non Degree Tranning Software Developer ini. Selanjutnya dilakukan juga penetapan institusi tempat penyelenggaraan NDT ini. Setelah melakukkan seleksi dari beberapa institusi yang kompeten maka ditetapkanlah Binus Trainning Center Medan sebagai tempat pelaksanaan. Dengan durasi 3 bulan yakni bulan Agustus, September dan Oktober 2012. (Kegiatan sedang berjalan) h. Non Degree Trainning Database Administrator. Kegiatan ini dimulai dengan penetapan peserta oleh FK-UHN. Dan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya maka telah terpilih saudari Sri M, Amd sebagai peserta kegiatan Non Degree Tranning Software Developer ini. Selanjutnya dilakukan juga penetapan institusi tempat penyelenggaraan NDT ini. Setelah melakukkan seleksi dari beberapa institusi yang kompeten maka ditetapkanlah Binus Trainning Center Medan sebagai tempat pelaksanaan. Dengan durasi 3 bulan yakni bulan Agustus, September dan Oktober 2012. (Kegiatan sedang berjalan) i.

Lokakarya sosialisasi DBMS dan SI Akademik dan E Learning Terjadwal pada bulan Desember 2012 (belum terlaksana)

Kegiatan 3.2. Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Pengembangan staf non-gelar Auditor Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 23-26 Juli 2012 di FK UAJ sebagai mitra dari FK UHN. Kegiatan ini menghasilkan masukan dalam merancang penyusunan, kebijakan, standart, manual mutu dan audit mutu berbasis sistem penjaminan mutu perguruan tinggi (SPMPT) kepada Gugus Jaminan Mutu tingkat Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen.

Pengadaan barang dan Jasa Pengadaan yang telah dilakukan hingga Juli 2012 terdapat 3 paket pengadaan yang diluncurkan ke tahun 2012 yang telah diselesaikan proses pengadaannya dan kontraknya dan seluruh barang telah sampai di FK Universitas HKBP Nommensen Adapun 3 paket pengadaan tersebut yaitu: 1. Paket Pengadaan Bahan Pustaka (Library Collection) dengan No Kontrak 01/Dir-SPPP/PHK-PKPD/II/2012 tanggal 16 Februari 2012 untuk nilai kontrak sebesar Rp.130.644.000. Telah dilakukan amandemen kontrak dengan No

40


Kontrak 093a/Dir/PHK-PKPD/2012 tanggal 2 April 2012 sehubungan adanya buku yang OOP (out of print) dan tidak merubah nilai kontrak. 2. Paket Pengadaan IT untuk proses pembelajaran (IT for Learning Process) dengan No Kontrak 03/Dir-SPPP/PHK-PKPD/II/2012 tanggal 20 Februari 2012 untuk nilai kontrak sebesar Rp.146.000.000. Telah dilakukan amandemen kontrak dengan No Kontrak 088a/Dir/PHK-PKPD/2012 tanggal 6 Maret 2012 sehubungan adanya buku yang diskontinu dan tidak merubah nilai kontrak. 3. Paket Pengadaan untuk proses pembelajaran (IT for Learning Process) dengan No Kontrak 05/Dir-SPPP/PHK-PKPD/II/2012 tanggal 20 Februari 2012 untuk nilai kontrak sebesar Rp.123.190.000. 4. Untuk paket pengadaan peralatan laboratorium tahun 2011 yang diluncurkan ke tahun 2012 telah disatukan dalam 1 paket pengadaan lab dan skill lab tahun 2012.Adapun untuk paket pengadaan ini telah sampai kepada proses iklan (27 Agustus 2012) dan pengambilan dokumen (27 Agustus 2012 – 25 September 2012). 5. Untuk pengadaan civil work sampai saat ini sedang pada tahap pembuatan dokumen lelang. 6. Untuk pengadaan tenaga ahli, TOR yang telah mendapatkan persetujuan CPCU yaitu TOR perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem. Saat ini prosesnya telah mengundang beberapa tenaga ahli untuk menyampaikan CVnya yang kemudian akan dilakukan evaluasi terhadap tenaga ahli. Untuk 8 TOR tenaga ahli lainnya sampai saat ini bagian pengadaan belum mendapatkan kabar mengenai persetujuan TOR dari bagian program

BAB 4 RENCANA SELANJUTNYA

Rencana implementasi program, dan pengadaan Desember 2012

untuk periode September hingga

Rencana implementasi program yang akan dilaksanakan September s/d Desember tahun 2012 41


No

Jadwal pelaksanaan 2012 (bulan)

Nama Kegiatan

9

10

11

12

PROGRAM 1 : Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen 1. 2.

Pengembangan staf non-gelar ATLS Pengembangan staf non-gelar ACLS

3.

Pengembangan staf non-gelar Teknik pengawetan Mayat (Laboran Anatomi)

4.

Pengembangan staf non-gelar Teknik Penggunaan Alat (EKG , Spirometri) Laboran Fisiologi

5.

Pengembangan staf non-gelar Teknik Pewarnaan dan Pengawetan Parasit (Laboran Parasitologi)

6.

Pengembangan staf non-gelar Teknik Pembuatan slide Histopatologi

7.

Hibah Pengajaran

8. 9.

Lokakarya Penyusunan dan Evaluasi Karya Tulis Ilmiah Pengembangan Sistem Forum Diskusi Berbasis Web PROGRAM 2 : Pengembangan Sistem Kepaniteraan Klinis

1. 2. 3

Perumusan Buku Standar Kepaniteraan Klinik Sosialisasi Standar Pelaksanaan Sistem Kepaniteraan Klinik Civil work Renovasi Asrama PSPD RS Balige

4

Pengembangan Sistem Pendataan keberadaan Kasus dan Pelayanan Rumah Sakit di SUMUT

5

Tenaga ahli Pendampingan Penyusunan Buku Standar Kepaniteraan Klinik

1. 2. 3.

PROGRAM 3: Peningkatan Mutu Manajemen Fakultas Kedokteran Melalui Perbaikan Tata Kelola di Bidang Sistem Informasi dan Penjaminan Mutu Lokakarya Sosialisasi DBMS dan SI Policy Study Sistem Informasi Akademik Tenaga Ahli Pembuatan perangkat lunak SI Akademik. 42


4. 5.

Policy Studi E-Learning Tenaga Ahli Pembuatan E-learning.

6.

Pengembangan Sistem Penetapan dan Penyusunan Dokumen Mutu

7.

Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (Internal Quality Audit dan Audit Sistem)

8.

Tenaga ahli perumusan masalah dan penetapan kebutuhan sistem

9. 10 .

Tenaga Ahli Perancangan Sistem. Pengembangan dan pendampingan audit dan monev interal ke 1

43


BAB 5 EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS

Analisis kekuatan dan kelemahan desain dan implementasi program Kekuatan FK Universitas HKBP Nornmensen dalam implementasi program HPEQ project yaitu adanya : a) Pimpinan Universitas dan Fakultas secara komitmen dan dukungan baik secara moril maupun materil (dana komitmen dan non komitmen). b) Support dan Pendampingan maksimal dari institusi mitra, FK UAJ dalam perancanaan, pelaksanaan dan evaluasi program kegiatan HPEQ Project. Dalam implementasi PHK-PKPD di FK Universitas HKBP Nornmensen, pelaksana program (PIU) menghadapi beberapa kendala yaitu: 1. Proses yang panjang mulai dari pengiriman TOR sampai dengan keluarnya NoL dari CPCU. 2. Tidak adanya tenaga administrasi yang bekerja secara penuh (full timer) di PHKPKPD FK Nommensen. 3. Kurangnya staf dosen tetap yang dapat melaksanakan kegiatan PHK-PKPD. Hal ini dirasakan lebih lagi terutama pada saat semakin banyak staf yang dikirimkan untuk Pengembangan Staf Bergelar S2.

44

RINGKASAN EKSEKUTIF. Komponen dan sub komponen. Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen. Lokakarya

Recommend Documents