Komponen dan sub komponen. Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen

Laporan Midterm 2011 sampai Juli 2013 PIU PHK-PKPD FK Nommensen

RINGKASAN EKSEKUTIF a.

Ringkasan Implementasi program dan hasil utama yang telah dicapai sampai dengan Juli 2013 Sejauh ini dari 3 komponen kegiatan yang dilaksanakan sejak tahun 2011 hingga pertengahan tahun 2013 dari 3 sub kegiatan yang ada yaitu: 1) Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen, 2) Kegiatan 2: Penyusunan Sistem Kepaniteraan klini, 3) Kegiatan 3.1 Pengembangan Sistem Database Terintegrasi, 4) Kegiatan 3.2.: Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu, telah sebagian terlaksana, yaitu sebagai berikut: Sub-aktivitas/ Mekanisme dan rancangan

Komponen dan sub komponen

Hasil Utama yang dicapai

“Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen” Pengembangan Non-Gelar Menata isi KBK agar konten yang terdapat di dalamnya sesuai bagi peningkatan kualitas lulusan yang dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan masyarakat

Staf draft yang berisikan, konten serta pelaksanaan KBK yang terstandar dan terimplementasi di FK UAJ

Lokakarya Penyempurnaan isi kurikulum beserta Penyempurnaan dengan rancangan pembelajaran pada tahun Desain dan Cetak biru 2011 dihasilkan perbaikan cetak biru KBK kurikulum berupa content dan sebaran bidang ilmu pada setiap blok yang telah disempurnakan Lokakarya Pembuatan Buku dan Modul ajar

Melalui lokakarya ini dihasilkan penyempurnaan terhadap Buku dan Modul Ajar di FK UHN

Melakukan Pengadaan Barang dan Terdapat 24 paket pengadaaan barang dan pengembangan Jasa jasa yang terdiri atas, 13 paket barang, 1 kebutuhan sumber daya paket pekerjaan sipil dan 10 paket pendukung kurikulum pengadaan jasa konsultan. 12 paket pengadaan barang telah diselesaikan proses pengadaannya, 1 paket pekerjaan sipil yaitu renovasi asrama balige sedang dalam tahap mengundang. Dari 10 paket pengadaan jasa konsultan, 2 diantaranya telah sampai pada tahapan kontrak, dan satu diantaranya telah selesai.

1


Pengambangan Bergelar

\Staf Sejak tahun 2011 - 2013 Fakultas Kedokteran UHN melalui dana PHKPKPD menngirimkan sebanyak 9 orang dosen untuk mengikuti pendidikan bergelar domestik S2, 6 orang di Fakultas Kedokteran USU, 1 orang di Fakultas Kedokteran UGM, dan 1 orang di Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia 1 orang staf pengajar pada program pendidikan S-3 dibatalkan

Pengembangan Non-Gelar

Implementasi Hibah Pengajaran Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran

2

Staf Telah dilaksanakan 9 kegiatan pengembangan staf non-gelar, yaitu berupa Pengembangan staf pengajar sebanyak 2 orang untuk Pembelajaran menggunakan media audio visual, 1 orang teknisi dalam hal teknik pengggunaan media audio visual, 1 orang analis dalam hal Teknik Penggunaan Alat Laboratorium Fisiologi, 1 orang analis dalam Teknik Pewarnaan Parasit, 1 orang analis dalam teknik pembuatan slide histopatologis dan 1 orang analis dalam teknik pengawetan mayat dan pembuatan sediaan anatomi, serta teknisi penyiapan dan perawatan peralatan skill lab dan praktikum Pada tahun 2011 telah dilaksanakan 2 grant hibah pengajaran. Ada tahun 2011, dari dua buah grant hibah pengajaran yang direncanakan akan dilakukan secara kompetisi murni, hanya terdapat 1 buah grant, sehingga dilakukan dengan penugasan. 1 buah grant hibah pengajaran tersebut berjudul: “Pembelajaran Metode Classroom Response System Teaching dengan Menggunakan Clicker pada Blok Urinary System” telah selesai dilaksanakan dan menunggu pelaksanaan seminar yang akan dikoordinasikan oleh CPCU. Pada tahun 2013 tedapat 2 buah grant hibah pengajaran yang sedang dalam pengerjaan.


Lokakarya Pengembangan Metode Pembelajaran E-learning

Peningkatan kemampuan staf pengajar dalam metode pembelajaran e-learning serta dihasilkannya draft metode belajar elearning.

Lokakarya Penyusunan dan Evaluasi Karya Tulis Ilmiah

Peningkatan kemampuan staf pengajar dalam melakukan pembimbingan KTI pada mahaiswa, serta dihasilkannya draft dosen pembimbing Karya Tulis Ilmiah Mahasiswa FK Nommesen

Lokakarya SCL

Metode pelaksanaan metode SCL yang baku dan standar serta peningkatan kemampuan staf pengajar dalam melaksanakan SCL

Menyempurnakan Lokakarya sistem evaluasi materi Assessment pembelajaran

Sistem Draft metode assessment yang baku dan standard.

Kegiatan 2: Penyusunan Sistem Kepaniteraan Klinis di FK Nommensen Pekerjaan Sipil

Pekerjaan Sipil

Untuk pengadaan civil work Renovasi asrama RS Balige sampai saat ini sedang dalam tahap mengundang kontraktor.

Pengembangan Pengembangan standard pelaksanaan Non-Gelar kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI, berupa pengembangan standar dan instrumen klinis

Staf staf yang dapat memberikan gambaran buku standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik kepada seluruh dokter (baik di FK Universitas HKBP Nommensen dan RS. Pendidikan), serta adanya draft buku standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik yang akan digunakan oleh seluruh mahasiswa/mahasiswi FK Universitas

3


HKBP Nommensen. Pengembangan pra Pengembangan orientasi kepaniteraan Non-Gelar klinis

Staf staf yang dapat mendata kasus-kasus dari setiap bagian yang akan dilalui oleh sistem kepaniteraan klinik sehingga dapat mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung, serta dapat mengembangkan draft sistem pelayanan Rumah Sakit yang lebih terpadu dan sederhana.

Lokakarya Perumusan Buku Standar Kepaniteraan Klinik

lokakarya ini menghasilkan draft standar kepaniteraan klinik dan memperbaiki standar kepaniteraan klinik yang telah dimiliki FK Universitas HKBP Nommensen selama ini sehingga standar kepaniteraan klinik menjadi baku.

Lokakarya Sosialisasi Standar Pelaksanaan Kepaniteraan Klinik

disosialisasikannya buku standar kepaniteraan klinik yang telah dirumuskan oleh pihak fakultas kepada seluruh dokter/dokter spesialis pendidik di rumah sakit

Kegiatan 3.1: Pengembangan Sistem Database Terintegrasi Perancangan dan penegmbangan sistem informasi akademik, Elearning, perpustakaan dan tugas akhir.

Tenaga Ahli Perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem

Policy Study Learning

Kegiatan ini telah telah menghasilkan laporan hasil analisa yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari permasalahannya serta rancangan logik sistem baru yang akan dibuat dan dikembangkan. E- Kegiatan ini berlangsung dari awal bulan Agustus sampai dengan akhir bulan Oktober, telah dihasilkan dokumen laporan hasil analisa dan dokumen laporan rancangan e-learning.

Policy Study Sistem Kegiatan ini menghasilkan akan Informasi Akademik menghasilkan rancangan sebuah sistem informasi akademik pendukung KBK yang akan terimplementasi di Fakultas Kedokteran UHN.

4


Tenaga Ahli Perancangan Sistem

Kegiatan ini belum dapat dilaksanakan pada tahun 2012 dan akan diluncurkan pada tahun 2013

Pengembangan Staf Non-Gelar Software Developer

Kegiatan ini menghasilkan staff yang telah mendapat pelatihan sehingga mampu menjadi administrator perangkat lunak sistem informasi akademik FK-UHN dalam kegiatan akademik sehari-hari. Administrator yang dimaksud diharapkan mampu mengelola, memelihara dan mengembangkan perangkat lunak yang ada sehingga tetap mampu memenuhi kebutuhan FK-UHN Kegiatan ini menghasilkan staff yang telah mendapat pelatihan sehingga mampu menjadi administrator perangkat lunak sistem informasi akademik FK-UHN dalam kegiatan akademik sehari-hari. Administrator yang dimaksud diharapkan mampu mengelola, memelihara dan mengembangkan perangkat lunak yang ada sehingga tetap mampu memenuhi kebutuhan FK-UHN

Pengembangan Syaf Non-Gelar Database Administrator.

Kegiatan 3.2: Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu

Pengembangan Staf Non-Gelar

Lokakarya Pengenalan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Adanya masukan dalam merancang penyusunan, kebijakan, standart, manual mutu dan audit mutu berbasis sistem penjaminan mutu perguruan tinggi (SPMPT) disosialisasikannya kebijakan, standart, manual mutu dan audit mutu yang telah disusun.

b. Ringkasan kemajuan Fisik, Pengadaan dan keuangan Kemajuan fisik pelaksanaan program: a. Pengembangan staf bergelar, secara keseluruhan kemajuan fisik untuk pendidikan bergelar sebesar 100 % 1) Pendidikan bergelar S2 dalam negeri yang telah berlangsung berupa pendidikan S2 untuk 9 orang staf pengajar 2) Pendidikan bergelar S3 dalam negeri, satu orang yang direncanakan untuk mengikuti program ini dibatalkan

5


b. Pengembangan staf tidak-bergelar dalam negeri, secara keseluruhan kemajuan fisik untuk pendidikan tidak bergelar sebesar 50,2 % c. Hibah pengajaran Teaching grant melalui proses penugasan, total terdapat 5 grant yang direncanakan selama 3 tahun, 3 grant telah selesai dilaksanakan, 2 grant sedang dalam tahap pelaksanaan, perolehan kemajuan fisik total sebesar 60 % d. Kemajuan fisik organisasi kepaniteraan klinis hingga saat ini di FK Universitas HKBP Nommensen sudah terbentuk. Telah berjalan kepaniteraan klinis sejak bulan Maret 2013. Susunan oraganisasi kepaniteraan klinik dengan telah terpilih dan berfungsinya ketua Tahapan Pendidikan Kedokteran, yang sampai saat ini telah menghasilkan Buku Panduan Kepaniteraan Klinik dan Buku Log untuk mahasiswa. e. Pengadaan barang, proses pengadaan yang telah selesai dilakukan hingga 31 Agustus 2013 berupa paket pengadaan, yaitu 12 paket pengadaan barang dan 1 paket pengadaan jasa konsultan. Sembilan paket pengadaan jasa konsultan dan 1 paket pekerjaan sipil sedang dalam tahap undangan.1 paket pengadaan barang sedang dalam tahap iklan pada rebidding. c. Ringkasan status indikator kinerja Indikator Kinerja Utama No

INDIKATOR KINERJA

Baseline (2010)

Capaian (tahun)

Target (tahun)

2011

2012

2013

Capaian s/d Juli 2013

Indikator Utama 1

Akreditasi PSPD

Belum

Pengisian Borang

Diajukan

Akreditasi Nilai C

Telah divisitasi asesor BAN-PT

2

Terlaksananya konten dari cetak biru kurikulum.

6 blok

15 blok

19 blok

20 blok

20 blok

3

Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis

-

Draft

Lengkap

Terlaksana

Terlaksana

4

Jumlah sistem informasi yang terintegrasi

-

-

-

3

-

5

Implementasi Penjaminan Mutu Akademik

-

50%

70%

90%

80%

6


Indikator Kinerja Tambahan No

INDIKATOR KINERJA

Baseline (2010)

Capaian (tahun)

Target (tahun)

Capaian s/d Agustus 2013

2011

2012

2013

0

Pengisian Borang

Pengajuan

Hasil Nilai C


6 blok

13 blok

19 blok

20 blok

20 blok

Indikator Tambahan 1.

Proses Akreditasi PSPD

2.

Terlaksananya konten dan modul dari rancangan pembelajaran

3.

Persentase ketersediaan penuntun/petunjuk praktikum dan skill lab.

27%

75%

100%

100%

100 %

4.

Persentase ketersediaan sumber daya FK Nommensen bagi kebutuhan keseluruhan blok

20%

30%

50%

70%

50%

5.

Persentase jumlah mahasiswa yang mengikuti remedial

82,8%

15%

20%

6.

Persentase rata-rata tingkat efektivitas kelulusan blok

93%

85%

100%

7.

Jumlah transaksi buku/bulan di perpustakaan

50

116

355

500

80

8.

Jumlah pengunjung/minggu di perpustakaan

-

37

160

200

170

9.

Metode evaluasi hasil belajar untuk seluruh blok

4

4

4

6

6

10. Persentase sarjana kedokteran lulusan FK Nommensen angkatan I

0

0

0

90%

82%

11. Penilaian pelaksanaan dari konten kurikulum dan modul dari rancangan pembelajaran sesuai dengan standar mitra

-

Cukup

cukup

Baik

Cukup

12. Tersedianya informasi tentang pelaksanaan pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RSU Jejaring.

-

-

50%

100%

100%

13. Tersedianya dokumen standard (panduan dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen

-

10%

60%

100%

80%

14. Tersedianya informasi data kasus/penyakit yang sesuai dengan standar SKDI pada RSPU maupun RSPA Jejaring.

-

-

50%

100%

70%

7


15. Adanya ikatan kerjasama dengan RS dan supervisor klinik RS Jejaring di diluar RSPU dan RSPA

-

-

4

4

6

16. Terlaksananya pendidikan kepaniteraan klinis per bagian

-

-

-

66%

60%

17. Tingkat kelulusan kepaniteraan klinis per bagian

-

-

-

80%

100%

18. Tingkat kepuasan pengguna IT

-

-

-

baik

-

19. Tingkat Kecepatan Akses

-

-

256 Kbps

512 Kbps

1,5 Mb

20. Jenis Layanan Yang Menggunakan IT

-

-

Data

Data

-

21. Tingkat Kepuasan Mahasiswa atas Pelayanan Berbasis IT

-

-

-

baik

baik

22. Kelengkapan Struktur Organisasi UPM

-

ada

lengkap

Lengkap

Lengkap

23. Tingkat pemahaman budaya mutu akademik (%)

-

40

75

100

80

24. Persentase pelaksanaan budaya mutu akademik sehari-hari

-

25

60

100

70%

25. Terlaksananya siklus Monev in per tahun

-

-

1 siklus

2

2 siklus

26. Terlaksananya siklus penjaminan mutu setiap tahun

-

-

1 siklus

1 siklus

1 siklus

d. Ringkasan analisis kekuatan dan kelemahan dalam implementasi program serta strategi perbaikan Kekuatan FK Universitas HKBP Nornmensen dalam implementasi program HPEQ project yaitu adanya : a) Dukungan dan komitmen dari Pimpinan Universitas dan Fakultas, baik secara moril maupun materil (dana komitmen dan non komitmen). b) Support dan Pendampingan maksimal dari institusi mitra, FK UAJ dalam perancanaan, pelaksanaan dan evaluasi program kegiatan HPEQ Project. Dalam implementasi PHK-PKPD di FK Universitas HKBP Nornmensen, pelaksana program (PIU) menghadapi beberapa kendala yaitu: 1. Kurangnya pengalaman PIU PHK-PKPD FK Nommensen dalam mengelola kegiatan PHK-PKPD 2. Kurangnya staf dosen tetap yang dapat melaksanakan kegiatan PHK-PKPD. Hal ini dirasakan lebih lagi terutama pada saat semakin banyak staf yang dikirimkan untuk Pengembangan Staf Bergelar S2.

8


BAB 1. PENDAHULUAN Laporan ini merupakan gambaran tentang pelaksanaan program, dan capaian, hambatan dan kekuatan yang ada dari implementasi program HPEQ projek FK Nommensen sampai dengan tengah tahun 2013 Aktivitas 1 : Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen A. Latar Belakang Program Pendidikan Kedokteran Universitas HKBP Nomensen menerapkan sistem Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) berdasarkan Standar Kompetensi Dokter Indonesia, Standar Pendidikan Profesi Dokter dan KIPDI III dengan strategi belajar SPICES (S=Student Centered, P= Problem Based Learning, I= Integrated, C= Commuity Oriented, E= Early Clinical Esposure, S= Systematic) dengan yang menggunakan pendekatan PBL (Problem Based Learning) dalam small group (kelompok kecil). Dari profil kurikulum (tabel A.10 – A.13 proposal awal) masih ditemui adanya perbedaan isi dari kurikulum yang diusulkan dalam proposal pendirian FK Nommensen. Hal ini disebabkan evaluasi dari MEU terhadap isi kurikulum pada proposal pendirian (yang disusun oleh task force pendirian FK Nommensen) dengan melihat keberadaan SDM, sarana dan prasarana yang mendukung pelaksanaan kurikulum tersebut. Selain itu, penjabaran isi kurikulum dalam Buku Rancangan Pembelajaran (BRP) semester masih dapat mengakibatkan perubahan isi kurikulum yang terdapat pada tabel tersebut, karena penyusunan dan pembakuan BRP dilakukan secara bertahap sehingga memungkinkan memasukkan kandungan terbaru kurikulum sesuai dengan keadaan teknologi kedokteran terkini. Pada tahun 2011 telah terlaksana kegiatan Assesment Pelaksanaan KBK di Institusi yang lebih maju dan Lokakarya Penyempurnaan Desain dan Cetak biru kurikulum yang menghasilkan draft cetak biru KBK FK Nommensen berupa content dan sebaran bidang ilmu pada setiap blok yang telah disempurnakan. Sampai dengan bulan Desember tahun 2012 telah terlaksana konten dan modul dari rancangan pembelajaran pada 19 blok dari 20 blok yang ada, terhadap ke 19 blok yang telah berjalan telah dilakukan penyempurnaan dalam konten dan modulnya, meliputi prosedur pembuatan, dari penentuan learning issue, penyusunan naskah skenario pemicu untuk tutorial. Pembelajaran sendiri telah dilakukan dengan berbagai variasi metode terutama pada perkuliahan tatap muka di kelas dengan 50 mahasiswa, yang dahulunya masih mengarah kepada Teacher centred learning (TCL), mulai mengarah ke metode Student Centred Learning (SCL) seperti metode Jigsaw dan Fishbowling. Pembuatan buku dan modul ajar telah berlangsung serta didukung oleh Fakultas dengan menyediakan dana dalam pembuatan buku ajar sebagai intensif yang akan merangsang para dosen dalam penyusunan buku ajar. Pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum pada tahun 2012 berlangsung melalui pengadaan sarana pendukung untuk kegiatan pembelajaran, seperti pengadaan peralatan kelas, peralatan ruang skill labs, tutorial, buku di perpustakaan, serta peralatan pendukung lainnya. Sumber daya manusia berupa staf pengajar dan teknisi telah ditingkatkan kompetensi keilmuannya dengan pelaksanaan pendidikan S2 (magister) kepada staf pengajar serta pelatihan bagi teknisi, serta dilaksanakannya hibah pengajaran untuk mengembangkan metode pembelajaran. Sampai dengan bulan Desember tahun 2012 pengadaan furniture, IT dan buku telah terlaksana, buku yang ada menunjang pelaksanaan pembelajaran pada FK Nommensen dan telah dimanfaatkan oleh mahasiswa dan dosen. Furniture, IT dan buku yang telah diadakan pada tahun 2012 mendukung pelaksanaan proses pembelajaran terutama dalam ruang tutorial, skill labs, praktikum biomedik dan ruang kelas kuliah besar. Pada tahun 2012 telah berlangsung lokakarya E-learning dan lokakarya Karya Tulis Ilmiah (KTI) yang meningkatkan kemampuan staf pengajar dalam pelaksanaan pembelajaran melalui 9


metode E-learning serta pembimbingan mahasiswa dalam penulisan KTI yang baru pertama sekali dilakukan untuk angkatan pertama mahasiswa FK Nommensen. Telah berjalan 1 buah hibah pengajaran yang berjudul ““Pembelajaran Metode Classroom Response System Teaching dengan Menggunakan Clicker pada Blok Urinary System” dimana dihasilkan satu pilihan metode pembelajaran yang baru di FK Nommensen yang diharapkan dapat memberikan real-time feedback bagi dosen terutama dalam perkuliahan di kelas besar. B. Rasional Permasalahan PBM yang belum memenuhi standar proses KBK blok harus diatasi dengan memperbaiki kurikulum dan menyesuaikan implementasinya sesuai standar yang seharusnya. Dengan adanya KBK yang terarah dan terintegrasi menuju satu fokus utama yaitu menghasilkan lulusan kedokteran yang profesional dengan kompetensi yang sesuai dengan standar, maka FK Nommensen akan dapat dengan efisien mengarahkan semua sumber daya yang ada untuk peningkatan kompetensi lulusan. Agar penyajian materi kurikulum yang telah diperbaiki tersebut lebih baik maka perlu dikembangkan integrasi dari ke-6 metode pembelajaran baik di perkuliahan, praktikum dan lab skills. Untuk itu dosen sebagai fasilitator dan motivator juga dituntut memiliki kompetensi, kemampuan dan inovasi dalam mengembangkan metode pembelajaran dan media pembelajaran guna meningkatkan interaksi pembelajaran di dalam kelas yang lebih berpusat kepada mahasiswa. Adanya mitra yang telah terukur kapasitas dan kapabilitasnya dalam melaksanakan KBK dalam aplikasi sehari-hari akan membantu dalam mengembangkan desain kurikulum FK Nommensen. C. Tujuan Meningkatkan kompetensi keilmuan mahasiswa dan kualitas lulusan FK agar sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan. D. Mekanisme dan Rancangan Mekanisme kegiatan ini dilaksanakan melalui : 1. Menata isi KBK agar konten yang terdapat di dalamnya sesuai bagi peningkatan kualitas lulusan yang dibutuhkan bagi pelayanan kesehatan masyarakat, melalui : - Penyempurnaan isi kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran melalui reposisi dan peningkatan konten dari sebagian blok dalam cetak biru kurikulum serta modul rancangan pembelajaran untuk seluruh blok telah berjalan dalam tahun 2011 untuk 13 blok dan akan dilanjutkan pada tahun 2012 sampai mencapai 19 blok. - Pada tahun 2013 dilakukan penyempurnaan kurikulum sampai keseluruhan blok pada pendidikan sarjana kedokteran 2. Melakukan pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum melalui - Peningkatan ketrampilan mahasiswa, keefektifan proses belajar mengajar dan pelayanan akademik dengan pemenuhan kecukupan rasio sarana pendukung dan mahasiswa. Pada tahun 2011 dan tahun 2012 telah dilakukan pemenuhan sarana pendukung ruang kelas, skill labs, praktikum, perpustakaan. Pada tahun 2013 dilanjutkan pemenuhan kebutuhan sarana pendukung untuk skill labs, laboratorium biomedik serta furniture ruangan 3. Implementasi Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran melalui - Pada tahun 2011dan 2012 telah dilakukan pengembangan berbagai pendekatan, metode dan teknik pembelajaran yang dapat mengembangkan pemahaman dan kreativitas belajar mahasiswa melalui Hibah Pengajaran dan berbagai Lokakarya. 10


Pada tahun 2013 akan dilakukan pelaksananaan 2 buah grant Hibah Pengajaran yang akan dilakukan secara kompetisi internal dan penetapan pemenang akan dilakukan oleh rektor Universitas HKBP Nommensen - Pada tahun 2011 dan 2012 telah dilakukan Peningkatan kompetensi SDM dalam mengembangkan strategi pembelajaran. Untuk itu akan dilakukan kegiatan pengembangan (lokakarya) Student Center Learning (SCL) pada tahun 2011, pengembangan metode belajar e-learning serta pengembangan sistem forum diskusi dosen dan mahasiswa berbasis komputer pada tahun 2012. Melalui kegiatan ini diharapkan akan meningkatkan keterampilan dosen dalam melaksanakan metode SCL serta mendorong mahasiswa untuk lebih aktif dalam proses belajar mandiri. 4. Menyempurnakan sistem evaluasi materi pembelajaran melalui : - Telah dilakukan penyempurnaan metode evaluasi terhadap perkuliahan (formatif/sumatif), tutorial, praktikum (OSPE), dan skills lab (OSCE) melalui lokakarya sistem assesment dalam KBK pada tahun 2011 dengan narasumber dari institusi mitra. - Menyusun metode evaluasi penyusunan tugas akhir (karya tulis ilmiah). Untuk itu akan dilakukan pengembangan (lokakarya) pembimbingan dan penulisan tugas akhir pada tahun 2012 dengan narasumber dari institusi mitra. Setelah pelaksanaan kegiatan ini akan disusun system dan mekanisme pembimbingan yang selanjutnya dimintakan pada dosen untuk diterapkan dalam membimbing dan mengevaluasi mahasiswa dalam penyusunan tugas akhir. - Peningkatan kesiapan lulusan dalam menghadapi Ujian Kompetensi Dokter Indonesia berbasis komputer. Untuk itu akan dikirimkan dosen melakukan assessment ke institusi mitra yang telah melaksankan sistem assessment berbasis computer (CBT) pada tahun 2013 telah didatangkan tenaga ahli bagi pengembangan standard pengujian berbasis komputer bagi materi-materi pada metode pengajaran dan dilakukan pengembangan sistem assesment berbasis komputer (CBT) pada tahun 2013 dengan harapan lulusan FK Nommensen mempunyai pengalaman dan pemahaman tentang topik yang akan diujikan dalam UKDI. Perubahan rencana implementasi pada tahun 2013 salah satunya berupa pengadaan IT untuk Computer Based Testing (CBT), dimana FK Nommensen mempersiapkan diri sebagai salah satu penyelenggara CBT Tenaga Kesehatan, sehingga nantinya mahasiswa FK akan memiliki fasilitas pelaksanaan CBT yang di akhir studinya nanti mahasiswa akan menghadapi UKDI yang diselenggarakan KBUKDI secara CBT, selain itu FK Nommensen berupaya ikut mendukung program Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan dalam pelaksanaan CBT nasional.

11


E. Sumber Daya yang dibutuhkan Sub Aktivitas/ Mekanisme dan Rancangan

Estimasi biaya & sumber pendanaan (Rp) Komponen dan sub komponen biaya PHK-PKPD (Loan) DRK

Menata Isi KBK Pendidikan Tidak Bergelar Pendidikan Bergelar Pengadaan alat skill lab dan lab

Melakukan Evaluasi dan pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung

Pengadaan Furniture Ruang Skill lab Pengadaan Furniture Ruang Lab Biomedik Pengadaan Furniture Riuang Tutorial Pengadaan Furniture Ruang CBT Pengadaan Buku

351.125.000 1.536.266.200 37.440.000 73.764.000 57.360.000 13.500.000 206.650.192

Implementasi Kurikulum beserta Hibah Pengajaran dengan rancangan pembelajaran

Menyempurnakan Sistem Evaluasi materi pembelajaran

45.000.000

Pengembangan Staf Tidak Bergelar Pengadaan Tenaga Ahli Pengembangan Sistem CBT Pengadaan CBT

150.000.000

7.550.000 27.500.000 60.000.000 267.090.000

Evaluasi pelaksanaan implementasi KBK Total

2.833.245.392

12

-


F. Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktivitas Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 3 Tahun Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Menata isi KBK agar konten yang terdapat di dalamnya sesuai bagi peningkatan kualitas lulusan yang dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan masyarakat melalui : - Mendapatkan gambaran konten dan pelaksanaan KBK - Penyempurnaan isi kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran

Melakukan evaluasi dan pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum : - Peningkatan ketrampilan mahasiswa, keefektifan proses belajar mengajar dan pelayanan akademik - Peningkatan kompetensi keilmuan SDM - Peningkatan kualitas dan kuantitas peminat FK Nommensen

Implementasi Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran : - Pengembangan berbagai pendekatan, metode dan teknik pembelajaran yang dapat mengembangkan pemahaman dan kreativitas belajar mahasiswa - Peningkatan kompetensi SDM dalam mengembangkan strategi pembelajaran

Menyempurnakan pembelajaran

sistem

evaluasi

materi

- Penyempurnaan metode evaluasi terhadap perkuliahan (formatif/sumatif), tutorial, praktikum (OSPE), dan skills lab (OSCE) yang telah dilaksanakan - Menyusun metode evaluasi penyusunan tugas akhir (karya tulis ilmiah) - Peningkatan kesiapan lulusan dalam menghadapi Ujian Kompetensi Dokter Indonesia berbasis komputer

Evaluasi pelaksanaan implementasi KBK : - Pemantauan dan pendampingan proses penyempurnaan dan implementasi kurikulum - Melakukan assesment terhadap pelaksanaan KBK secara menyeluruh

13


G. Indikator Keberhasilan Aktivitas Capaian INDIKATOR KINERJA

Target

Baseline (2009) s/d Des 2012


2011

s/d Juli 2012

n.a

Draft

Belum Terlaksana Lengkap Terlaksana lengkap

Pemetaan informasi pelaksanaan pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RSU Jejaring.

n.a

-

50%

50%

100%

100%

Penyusunan dokumen standard (panduan dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen.

n.a

10%

25%

60%

100%

80%

Pemetaan data kasus/penyakit yang sesuai dengan standar SKDI pada RSP maupun RSU Jejaring.

n.a

-

50%

50%

100%

100%

Adanya ikatan kerjasama dengan RS dan supervisor klinik RS jejaring diluar RSPU dan RSPA.

n.a

-

4

4

4

4

Terlaksananya pendidikan kepaniteraan klinis per bagian

-

-

-

-

66%

50%

Tingkat kelulusan kepaniteraan klinis per bagian

-

-

-

-

80%

100%

2013

Indikator Utama Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis Indikator Tambahan

H. Keberlanjutan Seluruh struktur dan isi KBK FK Nommensen akan tertuang pada materi-materi perkuliahan, tutorial, praktikum dan skills lab pada setiap blok yang telah direview, yang mana akan diimplementasikan dan dikelola dalam bentuk modul-modul oleh setiap Kepala Departemen di bawah koordinasi MEU. Aktivitas penajaman kurikulum akan menjadi bagian aktivitas yang rutin dilakukan FK Nommensen dan menggunakan sumber daya yang minimal sehingga akan dapat dilaksanakan secara berkelanjutan. Pada prinsipnya, peninjauan kurikulum secara berkala telah menjadi agenda/kebijakan yang ditetapkan Universitas HKBP Nommensen bagi setiap prodi. Relasi yang dibangun dengan mitra (FK UAJ) juga akan terus dikembangkan sebagai kegiatan rutin 14


di tingkat FK karena aktivitas ini dapat memberikan dampak yang panjang kepada peningkatan relevansi lulusan tanpa memerlukan tambahan sumber daya yang besar. Sementara itu untuk pemeliharaan peralatan akan menjadi bagian anggaran rutin. I. Penanggungjawab Aktivitas dr. Rudyn Reymond Panjaitan,MKed(KK),SpKK.

Aktivitas 2: Penyusunan Sistem Kepaniteraan Klinis A. Latar Belakang Pendidikan Kepaniteraan Klinis FK Nommensen akan dimulai pada semester ke delapan bagi mahasiswa angkatan I yaitu semester genap T.A. 2012/2013 (Tabel A.10 dan A.11 proposal awal). Saat ini sedang disusun kurikulum yang dapat mendukung pelaksanaan kepaniteraan klinis tersebut. Untuk itu telah disusun standar pelaksanaan kepaniteraan klinis. Dalam tahap persiapan pelaksanaan sistem kepaniteraan klinis ini, selain penyusunan kurikulum, juga dibutuhkan adanya persiapan sumber daya, instrumen dan tempat pelaksanaan. Tahap praktek klinik, disebut juga tahap clerkship (kepaniteraan klinik), dilaksanakan di rumah sakit pedidikan selama 3 semester (RS HKBP Balige, RSU Tarutung, RSU Lubuk Pakam dan RSU Sidikalang). FK Nommensen telah mengadakan MoU terhadap rumah sakit tersebut namun MoU tersebut perlu ditindaklanjuti dengan implementasi sistem kepaniteraan klinis dan metode assessment pada masing-masing rumah sakit. B. Rasional Tahap Kepaniteraan Klinik memberikan pengetahuan, pengalaman, keterampilan dan melatih sikap serta perilaku mahasiswa sebagai seorang dokter sehingga dapat memenuhi dan mencapai standar dokter umum sesuai dengan SKDI. Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis, sumber daya dan tempat bagi pelaksanaannya diharapkan akan memberikan landasan yang kuat bagi FK Nommensen dalam melaksanakan proses pendidikan kepaniteraan klinis nantinya. Melalui kelengkapan kurikulum, instrumen pendukung/pelaksanaan akan memberikan pengertian dan pemahaman yang jelas untuk masing-masing pihak (FK, mahasiswa dan RSP/RS jejaring) tentang hak dan tanggungjawabnya dalam pelaksanaan tahapan kepaniteraan klinis ini. Melalui pengembangan SDM juga diharapkan akan dapat memberikan pola pembimbingan yang sesuai dengan batasan kompetensi dokter umum yang tercantum dalam SKDI. Adanya mitra (FK UAJ) yang telah terukur kapasitas dan kapabilitasnya dalam pelaksanaan kepaniteraan klinis dalam aplikasi sehari-hari akan membantu dalam penyusunan sistem dan implementasi kepaniteraan klinis pada tahun 2013 di FK Nommensen.

C. Tujuan Mempersiapkan implementasi pendidikan klinik dalam menghasilkan dokter lulusan FK Nommensen dengan kualitas yang sesuai dengan SKDI. D. Mekanisme dan Rancangan Mekanisme dan rancangan dari kegiatan ini dilaksanakan melalui tahapan : 1. Pengembangan unit pelaksana kepaniteraan klinis - Pada tahun 2011, telah terbentuk unit pelaksanaan kepaniteraan klinis di FK Nommensen - Telah tersusunnya fungsi tugas unit pelaksanaan kepaniteraan klinis di FK Nommensen. 15


-

Terdapat kendala belum adanya penguatan keberadaan pelaksanaan kepaniteraan klinis melalui SK Rektor dan kurangnya sumber daya manusia yang akan dikaryakan pada unit pelaksanaan kepaniteraan klinis FK Nommensen, sehingga solusinya adalah perekrutan dosen tetap FK Nommensen. 2. Pengembangan standard pelaksanaan kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI - Terdapatnya gambaran kurikulum dan pelaksanaan kepaniteraan klinis di institusi mitra. Dan telah dilakukan pengiriman staf ke institusi mitra untuk memetakan keberadaan kurikulum, sumber daya pendukung dan implementasinya, yang akan menjadi masukan bagi penyusunan sistem kepaniteraan klinis FK Nommensen. Kegiatan ini telah dilakukan pada tahun 2011. - Fakultas Kedokteran Nommensen telah mempunyai draft standard pelaksanaan kepaniteraan klinis. - Pengembangan standard dan instrumen pendidikan klinis melalui lokakarya perumusan standar kepaniteraan klinis dan pendampingan penyusunan standar pelaksanaan kepaniteraan klinik oleh tenaga ahli dari institusi mitra pada tahun 2012. Dengan kegiatan ini diharapkan adanya kurikulum/standar bagi pelaksanaan kepaniteraan klinis yang sesuai dengan kebutuhan stake holder. - Telah dan masih berlangsungnya penjajakan rencana MoU antara RS Pendidikan Utama dan Jejaring dengan Fakultas Kedokteran Nommensen. Hingga saat ini, yang menjadi RS Pendidikan Utama FK Nommensen adalah RS Swadana daerah Tarutung (MoU antara yayasan dengan bupati dan MoU antara FK dan RSUD). - Yang direncanakan menjadi RS Pendidikan Jejaring adalah RSUD Balige, RSUD Dolok Sanggul, RSUD Porsea, RSUD dr. Hadrianus Sinaga Pangururan, RSUD Kabanjahe, RSUD Sidikalang, RSUD Perdaganganm RSUD Pematang Siantar dan RSUD Tebing Tinggi dan usulan kerjasama masih dalam proses. - Hingga sampai saat ini, masih berlangsungnya pendataan keberadaan kasus dari RS Pendidikan Utama dan Jejaring yang akan diambil dari profile Rumah Sakit. - Untuk itu akan dilakukan pengembangan sistem pendataan keberadaan kasus dan layanan rumah sakit di Sumatera Utara pada tahun 2012. Sedangkan pada tahun 2013 telah diadakan pengembangan sistem implementasi kepaniteraan klinik. Dengan kegiatan ini diharapkan adanya kesepahaman persepsi dan konsep pembimbingan sesuai SKDI serta adanya staf pengajar dan suvervisor klinik yang memiliki pengetahuan dan keterampilan sesuai SKDI. - Penyusunan standar sistem evaluasi kepaniteraan klinis. Untuk itu dilakukan kegiatan lokakarya dengan topik evaluasi dan penyusunan sistem assesment klinik pada tahun 2013 dengan narasumber dari institusi mitra. Melalui kegiatan ini diharapkan staf pengajar dan suvervisor dapat merancang dan menerapkan clinical assesment dalam kepaniteraan klinik. 3. Pengembangan pra orientasi kepaniteraan klinis melalui : - Pengenalan sistem kepaniteraan klinis, melalui kegiatan lokakarya sosialisasi standar pelaksanaan sistem kepaniteraan klinis bagi seluruh stakeholders pada tahun 2012. Dengan kegiatan ini seluruh pihak yang terkait akan memahami standar dan instrumen dari pelaksanaan kegiatan kepaniteraan klinik. - Pengenalan orientasi sistem pelayanan rumah sakit dan kebutuhan kasus per bagian untuk seluruh tahapan. Untuk itu akan dilakukan lokakarya pra orientasi dan clinical teaching pada kepaniteraan klinis pada tahun 2013 dengan narasumber dari institusi mitra.

16


4. Implementasi sistem kepaniteraan klinis - Pengembangan akses sumber belajar dalam implementasi kepaniteraan klinik. Untuk itu akan dilakukan renovasi asrama dan ruang diskusi bagi mahasiswa yang sedang menjalani koas di RS Balige sebagai RSPU. Dengan kegiatan ini diharapkan akan memberikan lingkungan dan suasana belajar yang aman dan nyaman bagi mahasiswa yang sedang koas sehingga akan lebih meningkatkan daya tangkap dan pemahaman dari mahasiswa terhadap materi kepaniteraan klinis - Pelaksanaan kepaniteraan klinik berbasis kompetensi dengan pendampingan tenaga ahli dari UAJ dilaksanakan pada tahun 2013. 5. Evaluasi kegiatan penyusunan sistem kepaniteraan klinis - Akan dilakukan assesment terhadap pelaksanaan sistem kepaniteraan klinis secara menyeluruh. Untuk itu institusi mitra akan datang mengevaluasi pelaksanaannya secara keseluruhan pada tahun 2013 dengan harapan implementasi sistem kepaniteraan klinis secara keseluruhan dapat terukur dan memberi masukan bagi kesinambungan pengembangannya di FK Nommensen. E. Sumberdaya yang dibutuhkan Estimasi biaya & sumber pendanaan (Rp) Sub Aktivitas/ Mekanisme dan Rancangan

Pengembangan unit pelaksana kepaniteraan klinis Pengembangan standar pelaksanaan kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI Pengembangan Pra Orientasi Kepaniteraan Klinis

Komponen dan sub komponen biaya

Pengadaan Barang Furniture Ruang UPT Klinis

PHK-PKPD (Loan)

DRK

8.646.000

Pengembangan Sistem

70.000.000

Lokakarya

19.468.750

900.000

Lokakarya

19.468.750

900.000

Pengadaan Tenaga Ahli

27.500.000

Implementasi sistem kepaniteraan Klinis Evaluasi kegiatan penyusunan kepaniteraan klinis Total Anggaran

145.083.500

17

1.800.000


F. Jadwal Pelaksanaan Tahun 2013 1 2 3

Rencana Aktivitas

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Pengembangan unit pelaksana kepaniteraan klinis : - Penguatan keberadaan unit pelaksana kepaniteraan klinis Pengembangan standard pelaksanaan kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI : - Membangun kerjasama dengan RSP dan RS Jejaring - Penyusunan standar sistem evaluasi kepaniteraan klinis Pengembangan pra orientasi kepaniteraan klinis - Pengenalan orientasi sistem pelayanan rumah sakit dan kebutuhan kasus per bagian untuk seluruh tahapan Implementasi sistem kepaniteraan klinis : - Pelaksanaan kepaniteraan klinik berbasis kompetensi Evaluasi penyusunan sistem kepaniteraan klinis

G. Indikator Keberhasilan Aktivitas Capaian INDIKATOR KINERJA

Target

Baseline (2009) s/d Des 2012


2011

s/d Juli 2012

n.a

Draft

Belum Terlaksana Lengkap Terlaksana lengkap

n.a

-

2013

Indikator Utama Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis Indikator Tambahan Pemetaan informasi pelaksanaan pendidikan klinis

18

50%

50%

100%

100%


selama ini di institusi mitra, RSP dan RSU Jejaring. Penyusunan dokumen standard (panduan dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen.

n.a

10%

25%

60%

100%

80%

Pemetaan data kasus/penyakit yang sesuai dengan standar SKDI pada RSP maupun RSU Jejaring.

n.a

-

50%

50%

100%

100%

Adanya ikatan kerjasama dengan RS dan supervisor klinik RS jejaring diluar RSPU dan RSPA.

n.a

-

4

4

4

4

Terlaksananya pendidikan kepaniteraan klinis per bagian

-

-

-

-

66%

50%

Tingkat kelulusan kepaniteraan klinis per bagian

-

-

-

-

80%

100%

H. Keberlanjutan Pada akhir program ini, kurikulum pendidikan klinik diharapkan dapat terintegrasi dengan baik melalui pelaksanaan kepaniteraan klinis mahasiswa. Seluruh struktur dan isi sistem kepaniteraan klinik akan tertuang pada panduan dan perangkat evaluasi, yang mana akan diimplementasikan dan dikelola dalam bentuk modul-modul pada setiap Rumah Sakit Pendidikan serta RS Jejaring dengan koordinasi WD I. Pada prinsipnya, tahap kepaniteraan klinis merupakan jenjang yang harus ditempuh oleh seorang mahasiswa FK untuk dapat menjadi seorang dokter umum, sehingga telah menjadi agenda/kebijakan yang ditetapkan FK Nommensen bagi setiap mahasiswa. Relasi yang dibangun dengan mitra dan institusi kesehatan juga akan terus dikembangkan sebagai kegiatan rutin di tingkat FK karena aktivitas ini dapat memberikan dampak yang panjang kepada peningkatan sistem kepaniteraan klinis tanpa memerlukan tambahan sumber daya yang besar. Aktivitas pengembangan sistem kepaniteraan klinik akan menjadi bagian aktivitas yang rutin dilakukan FK Nommensen dan menggunakan sumber daya yang minimal sehingga akan dapat dilaksanakan secara berkelanjutan. I. Penanggungjawab Aktivitas dr. Joice Sonya Panjaitan,Sp.KK

19


2.3.3. Aktivitas 3: Peningkatan Mutu Manajemen Fakultas Kedokteran Melalui Perbaikan Tata Kelola di Bidang Sistem Informasi dan Penjaminan Mutu 2.3.3.1 Aktivitas 3.1 : Pengembangan Sistem Database Terintegrasi A.Latar Belakang Dengan informasi sebuah lembaga, dalam hal ini perguruan tinggi, dapat mengetahui tingkat produktifitas dan kemajuan serta aktivitas yang terjadi pada perguruan tinggi tersebut. Oleh sebab itu dalam perguruan tinggi tersebut diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah data yang berhubungan dengan kegiatan akademik. Sistem informasi ini harus mampu memenuhi kebutuhan pihak-pihak yang berhubungan dengan proses akademik disemua tingkat. Berdasarkan Laporan Lengkap Evaluasi Diri (Bab 2. Hal. 14-15) tata kelola kegiatan akademis di FK Nommensen masih berdiri sendiri dan belum terintegrasi dengan MIS Universitas HKBP Nommensen sehingga sulit untuk memperoleh data yang valid FK pada tingkat universitas. Disamping itu penyajian informasi yang dibutuhkan belum didukung oleh SI yang terpadu. Akar masalah adalah : belum adanya standar baku system informasi yang terintegrasi antar unit di FK Nommensen. Dengan demikian diperlukan pengembangan system yang dapat menangani dan mengolah data-data yang berhubungan dengan kegiatan akademik. B. Rasional Melalui integrasi manajemen sistem informasi dan peningkatan kualitas infrastruktur jaringan pendukungnya disertai dengan kompetensi staf pengelola yang memadai, kemungkinan terjadinya beragamnya kesahihan data dapat dikurangi, disamping akan meningkatkan frekuensi akses informasi. Pada akhirnya kepuasan pengguna dalam memperoleh informasi untuk pengambilan keputusan dapat tercapai, sehingga dapat menunjang terciptanya suasana akademik yang lebih kondusif. C. Tujuan Adanya MIS FK Nommensen dengan suatu standar dan stabilitas DBMS yang akurat melalui keberagaman bentuk sistem informasi yang sesuai bagi kebutuhan user dan memberikan kemudahan akses serta akurasi data/informasi. D. Mekanisme dan Rancangan Mekanisme dan rancangan dari sub aktifitas ini akan dilaksanakan melalui : 1. Perancangan dan pengembangan sistem informasi akademik, E-learning, dan tugas akhir.  Kegiatan policy studi sistem informasi perpustakaan dan tugas akhir. Ditujukan untuk melakukan kajian tentang pengelolaan perpustakaan dan dokumentasi tugas akhir sehingga diperoleh sebuah sistem perpustakaan dan tugas akhir yang terstandar dan sesuai dengan sistem yang berjalan FK UHN.  Pengadaan tenaga ahli pembuatan aplikasi sistem informasi perpustakaan dan tugas akhir yang terintegrasi ke sistem informasi akademik FK UHN 2. Sosialisasi dan impelementasi sistem informasi yang dibangun. Untuk itu akan dilakukan kegiatan lokakarya implementasi sistem informasi pada tahun 2013 3. Perawatan DBMS dan evaluasi sistem informasi yang telah ada Peningkatan kompetensi staf dalam merawat, mengembangkan dan mengelola sistem yang ada. Untuk itu dilakukan pengembangan staff non gelar, yakni : Pendidikan tidak bergelar software developer teknical support.

20


E .Jadwal Pelaksanaan. Rencana Aktivitas 1 1. 2.

3

4

Tahun 2012 5 6 7 8

9

10

11 12

Pengadaan tenaga ahli, perumusan masalah dan pengumpulan kebutuhan data. Perancangan sistem dan DBMS.

3.

Pengembangan perangkat lunak pendukung sistem informasi akademik.

4. 5.

Pengembangan perangkat lunak

6.

Pengembangan staff non gelar, software developer . Pengembangan staff non gelar, database administrator.

7.

2

E-Learning. Sosialisasi dan implementasi sistem informasi yang telah dikembangkan.

Tahun 2013 Rencana Aktivitas 1

2 3

4

5

6

7 8

9

10 11 12

Perancangan dan Pengembangan Sistem informasi akademik Sosialisasi dan implementasi sistem informasi yang dibangun Perawatan DBMS dan Evaluasi sistem informasi yang telah ada

F.Indikator Keberhasilan. Indikator kinerja utama dan indikator kinerja pendukung yang dijadikan alat ukur keberhasilan pelaksanaan aktifitas pada saat yang akan datang diuraikan pada tabel berikut. INDIKATOR KINERJA Baseline Capaian Target Capaian (2010) s/d Juli 2011 s/d Juli s/d Des 2013 2013 2012 2012 Indikator Utama Jumlah Sistem Informasi Yang Terintegrasi 3 Indikator Tambahan Presentase terkumpulnya spesifikasi 5% 50% 100% kebutuhan data. Tingkat pemahaman staff terkait mengenai pengoperasian sistem informasi akademik dan elearning. Sistem program akademik dapat berjalan 90% dengan baik berdasarkan evaluasi atas user pengguna program tersebut. Persentase meningkatnya sistem tatakelola 100% kegiatan akademik. 21


Tingkat kepuasaan mahasiswa atas pelayanan berbasis IT Tingkat efektifitas program e-learning untuk mendukung proses pembelajaran berdasarkan evaluasi mahasiswa dan dosen. Staf akademik yang menggunakan program e-learning dalam proses pembelajaran. Kemandirian sumberdaya manusia internal mengelola dan merawat SIA baik itu perangkat keras maupun perangkat lunak.

-

-

-

baik

-

-

-

100%

-

-

4 dosen

15 dosen 60%

8 dosen

-

Sebagai hasil dari tersedianya, SI akademik dan elearnign maka keuntungan yang diperoleh tidak hanya dari segi ketersediaan data namun yang lebih penting adalah kinerja dari unit kerja yang terkait dengan Sistem Informasi yang telah ada akan lebih meningkat baik dari segi waktu kerja yang lebih singkat dan kualitas kerja yang semakin baik. Hal ini akan lebih terpenuhi dengan penerapan manajemen data dan sistem informasi dimana tata kelola pelaksanaan kegiatan sistem informasi mulai dari pelaksanaan entry data hingga pemeliharaan dilaksanakan dengan aturan yang jelas. H. Keberlanjutan Pada prinsipnya kegiatan ini akan terus berlanjut dengan kegiatan maintenance sistem informasi dan DBMS yang akan menjadi kegiatan rutin dari setiap unit/orang yang terkait dengan sistem ini. Kegitan ini meliputi: entry data, edit data, delete data. Kegiatan ini dapat memberikan dampak yang positif kepada peningkatan suasana akademik tanpa memerlukan sumber daya yang besar. Kegiatan maintenance seperti back-up sistem informasi dan DBMS juga akan dilakukan staf khusus yang telah menjalani pelatihan. Sementara itu untuk pemeliharaan peralatan akan menjadi bagian anggaran rutin. I. Penanggungjawab Aktivitas Sindak Hutauruk, SKom

Aktivitas 3.2 : Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu A. Latar Belakang Salah satu tugas dari manajemen perguruan tinggi adalah mendorong institusi untuk melaksanakan peningkatan mutu yang berkelanjutan. Salah satu upaya untuk itu adalah mengembangkan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) yang dilakukan atas dasar perijinan penyelenggaraan program, penjaminan mutu internal dan penjaminan mutu eksternal. Penjaminan mutu berfungsi untuk memastikan bahwa semua karakteristik dan kinerja sesuai dengan standar/harapan dan persyaratan melalui dokumen (dokumen akademik dan dukumen mutu), dan pelaksanaan audit/evaluasi. Sistem jaminan mutu merupakan sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan mutu. Dari evaluasi diri proposal awal (bab 2. Hal 17, 19-20), saat ini belum ada suatu sistem penjaminan mutu yang baku/terstandar di FK Nommensen. Hal ini terlihat dari tingkat remedial mahasiswa yang cukup tinggi dibarengi dengan bobot evaluasi yang berbeda untuk 22

-


jumlah dan jenis evaluasi yang sama diantara BRP dan Buku Panduan Prodi Kedokteran Nommensen. Selain itu proses monitoring hanya dilakukan oleh MEU sehingga cukup menambah beban kerja MEU dan kurang terarah. Begitu juga dengan pelaksanaan proses akademik yang berbeda antara FK dengan fakultas lainnya yang ada di Nommensen. Akar permasalahannya adalah : (1) belum adanya suatu Sistem Penjaminan Mutu di FK Nommensen, (2) minimnya paradigma civitas akademika FK Nommensen tentang posisi dan arti penting penjaminan mutu, (3) minimnya kemampuan sumber daya FK Nommensen tentang sistem jaminan mutu. (4) belum adanya dokumen akademik dan dokumen mutu, (5) belum adanya instrumen audit mutu akademik yang sesuai dengan standar mutu akademik FK Nommensen. Mengingat potensi kebutuhan, pengembangan dan pemanfaatannya di masa depan, maka dirasakan kebutuhan untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu di FK Nommensen. Adanya mitra (FK UAJ) yang telah berpengalaman dalam merancang dan menerapkan sistem jaminan mutu dalam aplikasi sehari-hari akan membantu dalam penyusunan dan implementasi sistem penjaminan mutu pada tahun 2013 di FK Nommensen. B. Rasional Adanya sistem penjaminan mutu akan memberikan kerangka kerja yang dapat diandalkan oleh FK Nommensen untuk merumuskan dan implementasi program mutu, serta mengukur/ mengaudit kinerja organisasi untuk perbaikan mutu tanpa akhir. Dengan Penjaminan Mutu ini diharapkan tumbuh budaya mutu mulai dari bagaimana menetapkan standar, melaksanakan standar, mengevaluasi pelaksanaan standar dan secara berkelanjutan berupaya meningkatkan standar. Oleh sebab itu perlu untuk memadukan semua unsur yang dibutuhkan organisasi untuk memperbaiki kepuasan pelanggan melalui produk, jasa dan proses yang lebih baik. Melalui penjaminan mutu ditetapkan standar akademik pada semua jenjang organisasi pelaksana akademik sehingga dapat memfilter variasi proses akademik pada subsistem pelaksana akademik yang berbeda-beda dimana pada akhirnya akan diperoleh gambaran yang akurat mengenai kinerja akademik. Gambaran akurat terhadap kinerja akademik akan menjadi panduan yang valid dalam kerangka peningkatan kinerja dan efisiensi proses pembelajaran. C. Tujuan  Membangun pemahaman system penjaminan mutu kepada seluruh civitas akademik FK Nomemsen dalam kegiatan akademik sehari-hari.  Terbangunnya kebijakan dan standard akademik serta dokumen mutu.  Melakukan standarisasi system penjaminan mutu FK Nommensen dengan standarisasi internasional yang berlaku. D. Mekanisme dan Rancangan Mekanisme dan rancangan dari sub aktifitas ini akan dilaksanakan melalui : 1. Mengembangkan Unit Penjaminan Mutu (UPM) FK Nommensen. - Pendirian unit penjaminan mutu (UPM) di FK Nommensen telah dilaksanakan dengan sudah terbentuknya struktur organisasi gugus penjamin mutu di fakultas Kedokteran. Dan ini telah diperkuat dengan adanya SK Rektor. - Penguatan keberadaan gugus penjaminan mutu. Untuk itu akan diadakan pemenuhan kebutuhan sarana pendukung tugas dan fungsi gugus penjamin mutu difakultas kedokteran agar dapat melaksanakan kegiatannya dengan lancar. 2. Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu. - Pada tahun 2012 telah dikirimkan staf ke institusi mitra untuk melihat dan mempelajari cara penyusunan instrumen audit mutu yang akan menjadi dasar bagi FK Nommensen dalam menyusun dan melaksanakan audit mutu. 23


-

Penetapan standard metode penyusunan dokumen mutu. Kegiatan ini akan dilakukan oleh UPT Penjaminan Mutu FK Nommensen dengan masukan dari staf yang telah mengikuti pelatihan di institusi mitra. Untuk mendukung kegiatan penyusunan ini akan dilakukan pendampingan oleh jasa konsultan sistem manajemen mutu (ISO) pada tahun 2011 dan 2012, untuk tahun 2011 kegiatan ini belum terlaksana dan akan dilaksanakan pada tahun 2012. Dengan kegiatan ini diharapkan adanya jaminan kualitas kepada para stakeholders melalui pengakuan standarisasi jaminan mutu dan dokumen mutu yang tersertifikasi oleh jasa Sertifikator ISO. Di akhir kegiatan ini dilakukan sosialisasi melalui lokakarya kepada stakeholder.

3. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Pengadaan CCTV yang semulanya direncanakan pada tahun 2013 dibatalkan. 4. Mengadakan audit berkala terhadap pelaksanaan sistem jaminan mutu - Menyusun dan mengevaluasi standar monitoring dan evaluasi internal serta audit mutu melalui pendampingan dari tenaga ahli pada tahun 2012 serta lokakarya evaluasi standar monitoring internal dan audit mutu pada tahun 2013. Dengan kegiatan ini akan ada suatu sistem monitoring dan evaluasi internal. - Melakukan audit mutu, melalui pendampingan dari tenaga ahli pada tahun 2013. Dengan kegiatan ini akan dilakukan audit pelaksanaan sistem jaminan mutu ½ siklus tahun 2012 dan 1 siklus tahun 2013, untuk mengetahui keefektifan pelaksanaan standar dan instrument yang telah dibangun serta keterbangunan budaya mutu dalam kegiatan akademik sehari-hari. 5. Evaluasi pelaksanaan SPM secara menyeluruh. - Melakukan assesment terhadap pelaksanaan system jaminan mutu secara menyeluruh. Untuk itu institusi mitra akan datang mengevaluasi pelaksanaan system jaminan mutu secara keseluruhan pada tahun 2013 dengan harapan implementasinya secara keseluruhan dapat terukur dan memberi masukan bagi kesinambungan pengembangannya di FK Nommensen.

E. Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktivitas 3 Tahun Mengembangkan Unit Penjaminan Mutu (UPM) FK Nommensen : - Penguatan keberadaan unit penjaminan mutu

1

Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu : - Mendapatkan gambaran dan pemahaman teknik penyusunan kebijakan, standar, manual dan audit mutu - Penetapan standard metode penyusunan dokumen mutu

24

2

3

4

Tahun 2012 5 6 7 8

9

10

11 12

Laporan Midterm 2011 sampai Juli 2013 PIU PHK-PKPD FK Nommensen Mengadakan audit berkala terhadap pelaksanaan sistem jaminan mutu : - Menyusun dan mengevaluasi standar monitoring dan evaluasi internal serta audit mutu

F. Indikator Keberhasilan Aktivitas INDIKATOR KINERJA

Baseline (2009)

Indikator Utama Implementasi Penjaminan Mutu Akademik Indikator Tambahan Kelengkapan Struktur Organisasi UPM -

Tingkat pemahaman budaya mutu akademik (%) Persentase pelaksanaan budaya mutu akademik sehari-hari Terlaksananya siklus Monev in per tahun Terlaksananya siklus penjaminan mutu setiap tahun

Capaian 2011

s/d Juli s/d 2012 2012

Target Des 2013


50%

50%

70%

90%

Ada

Ada, belum lengkap 75

lengkap

lengkap

100

75

60

100

60

1 siklus

2

2

1 siklus

1 siklus

1 siklus

-

40

-

25

-

-

Ada, belum lengkap Belum dianalisis Belum dianalisis 1 siklus

-

-

1 siklus

G. Keberlanjutan Aktivitas ini akan menjadi suatu budaya yang rutin dilakukan di FK Nommesen. Adanya kebijakan, standard dan dokumen mutu yang telah diimplementasikan secara bersama akan dapat mengarahkan seluruh proses pada rencana yang telah ditetapkan sehingga aktifitas akan berkelanjutan karena pada prinsipnya tidak memerlukan investasi major. H. Penanggungjawab Aktivitas : dr. Susi Sembiring, SpAn

25


Perubahan-perubahan program yang terjadi selama implementasi di tahun 2012 Perubahan komponen pembiayaan dari pengembangan sistem menjadi policy study dan tenaga ahli dengan rincian sebagai berikut: Nama Kegiatan Pengembangan Perangkat Lunak Pendukung Sistem Informasi

Aktivitas 3.1. Aktivitas 3.1. Modul E-Learning

Pengembangan Sistem Penetapan dan Aktivitas 3.2. Penyusunan Dokumen Mutu Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (Internal Quality Audit dan Audit Sistem )

Aktivitas 3.2. Aktivitas 3.2. Sertifikasi Sistem Penjaminan Mutu

Policy Study

Tenaga Ahli

Total

1

Paket

3 bulan

7.500.000

212.500.000

220.000.000

1

Paket

2 bulan

7.500.000

52.500.000

60.000.000

1

Paket

3 bulan

7.500.000

49.500.000

57.000.000

1

Paket

1 bulan

7.500.000

47.500.000

55.000.000

1

Paket

1 bulan

7.500.000

47.500.000

55.000.000

Pada awalnya kelima kegiatan tersebut masuk ke dalam komponen Pengembangan Sistem, namun setelah berdiskusi dan direview oleh reviewer, diubah menjadi Pengadaan Jasa tenaga ahli dan Policy Study

Penggabungan beberapa tenaga ahli sehingga pada tahun 2012 sehingga terdapat 6 pengadaan jasa konsultan, yaitu sebagai berikut: 1. TA Perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem 2. Perancangan Sistem Akademik 3. Pendampingan Penyusunan Buku Standar Kepaniteraan Klinik 4. Pengembangan Perangkat Lunak Pendukung Sistem Informasi 5. Pembuatan Modul E – Learning 6. Pendampingan Pembuatan Dokumen Mutu

Perubahan-perubahan program yang terjadi selama implementasi di tahun 2013: Pengadaan jasa tenaga ahli berupa konsultan direvisi sehingga total menjadi 10 pengadaan tenaga ahli yaitu: 1. TA Perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem 2. Perancangan Sistem Akademik-2012 3. Pendampingan Penyusunan Buku Standar Kepaniteraan Klinik-2012 4. Pengembangan Perangkat Lunak Pendukung Sistem Informasi-2012 5. Pembuatan Modul E - Learning-2012 6. Pendampingan Pembuatan Dokumen Mutu-2012 7. Pengembangan Standar Pengujian Materi-Materi Pada Metode Pengajaran Berbasis Komputer 8. Pendampingan Implementasi Sistem Kepaniteraan 9. Pengembangan dan Pendampingan Audit Monev 10. Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan dan Tugas Akhir

26


BAB 2. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM

PHK-PKPD Nommensen dijalankan oleh suatu organisasi pelaksana kegiatan dengan struktur seperti pada Gambar 2.1. Organisasi ini terdiri dari Penanggung Jawab Program (Rektor Nommensen), Ketua Pelaksana dijabat oleh Dekan FK Nommensen, Direktur Eksekutif ditambah Wakil Direktur Eksekutif (untuk membantu keseluruhan tugas pokok dan fungsi Direktur Eksekutif, Koordinator Program, Koordinator Administrasi dan Keuangan, Koordinator Pengadaan dan empat orang PIC serta Tim Monitoring dan Evaluasi (Monevin) serta staf pendukung lainnya. Seluruh Pejabat yang duduk dalam organisasi pelaksana kegiatan ini diupayakan berdasarkan kualifikasi UP2 yang ditentukan dan dilengkapi dengan uraian tugas yang jelas. Sementara Mitra adalah Universitas Atmajaya, memberikan pendampingan sejak penyusunan proposal lengkap dan pengajuan program kegiatan ke CPCU hingga implementasi program di FK Nommensen. PENANGGUNG JAWAB PROGRAM (Rektor)

KETUA PELAKSANA PROGRAM/ (Dekan)

Direktur Eksekutif/Wakil MITRA

MONEVIN

PENGAD AAN

PENGADAA N

Koordinator Adm dan Keuangan

Koordinator Program

Koordinator Pengadaan

AKTIVITAS AKTIVITAS AKTIVITAS

Gambar 2.1. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan PHK-PKPD Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen

Koordinasi pelaksanaan dilakukan melalui pertemuan-pertemuan yang diprakarsai oleh Ketua Pelaksana, ataupun Direktur Eksekutif. Pertemuan ini dijadwalkan minimal 1 bulan sekali untuk mengintegrasikan proses-proses pelaksanaan maupun untuk mendiskusikan hal-hal yang teknis terkait dengan aktivitas ataupun ada perubahan kegiatan yang timbul akibat ketentuan-ketentuan baru yang membutuhkan arahan dan keputusan strategis dari pimpinan Fakultas atau Universitas. 27


Uraian tugas dari seluruh pejabat dalam organisasi pelaksanaan kegiatan ini adalah : 1. Penanggung jawab Rektor bertanggung jawab terhadap keseluruhan program, termasuk kepada Dirjen Dikti, HPEQ Project dan sivitas akademika Nommensen maupun kepada publik atas pelaksanaan dan pelaporan PHK-PKPD. Memberikan arahan-arahan kebijakan terhadap materi pelaksanaan program. Rektor juga berperan dalam monitoring dan evaluasi melalui Tim Monevin. 2. Ketua Pelaksana (KP) Tugas Pokok Ketua Pelaksana (KP) adalah : mengarahkan dan mengawasi kegiatan dalam implementasi program. Ketua Pelaksana (KP) secara ex officio dirangkap oleh Dekan Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen. Ketua Pelaksana Pelaksana difungsikan untuk : 1. Mengkoordinasikan pelaksanaan program dan kegiatan PHK-PKPD. 2. Mengarahkan dan memonitor perkerjaan seluruh Tim PHK-PKPD. 3. Menambah dan menetapkan tim/staf bila diperlukan demi kelancaran pelaksanaan program dan kegiatan PHK-PKPD. 4. Menandatangani surat undangan rapat dan pengiriman dokumen bila dibutuhkan sesuai dengan kebutuhannya 5. Menandatangani dokumen-dokumen yang dianggap perlu memperoleh persetujuan dari ketua. 6. Melakukan presentasi pada saat pelaksanaan site visit oleh tim Reviewer DIKTI. 7. Melakukan teguran baik lisan maupun tertulis kepada seluruh pihak yang terkait dengan pelaksanaan PHK-PKPD. yang lalai menjalankan tugas. 8. Memberikan jawaban terhadap semua pertanyaan dari tim Penjamin Mutu, Monev Internal, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal yang disertai dengan bukti pendukungnya. 9. Bertanggungjawab kepada Penanggungjawab Program (Rektor Nommensen) 3. Direktur Eksekutif (DE) Tugas Pokok Direktur Eksekutif adalah sebagai perpanjangan Ketua Pelaksana dalam melaksanakan segala administrasi dan pelaporan kegiatan. Direktur Eksekutif (DE) dijabat oleh MEU Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen. Direktur Eksekutif difungsikan untuk : 1. Melakukan koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan oleh Bagian Unit Keuangan (BUK), Bagian Program, Bagian Unit Pengadaan (BUP), dan seluruh Penanggungjawab Kegiatan (PIC). 2. Melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan BUK, BUP dan seluruh kegiatan aktivitas. 3. Membuat ringkasan laporan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan para penanggungjawab kegiatan secara periodik, dan menyampaikannya kepada KP. 4. Membuat Laporan Program antara lain Laporan Kemajuan, RIP tahun berikutnya dan Laporan Tahunan pada setiap awal tahun berikutnya. 5. Membuat Laporan Keuangan 6. Melakukan presentasi kemajuan pelaksanaan pengadaan fisik pada saat diadakan site visit oleh Tim Penjamin Mutu maupun Reviewer DIKTI. 28


7. Membantu KP dalam menjawab semua pertanyaan dari tim Monevin, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal terkait dengan pelaksanaan program yang disertai dengan bukti pendukungnya. 4. Wakil Direktur Eksekutif (WDE) Tugas Pokok Wakil Direktur Eksekutif adalah membantu melaksanakan tugas pokok Direktur Eksekutif dan seluruh fungsi Direktur Eksekutif. Wakil Direktur Eksekutif dijabat oleh Dosen Tetap FK Nommensen. 5. Koordinator Program Tugas Pokok Koordinator Program adalah sebagai perpanjangan DE dalam melaksanakan segala administrasi dan pelaporan kegiatan.. Koordinator Program difungsikan untuk : 1. Membantu DE melakukan koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan oleh Bagian Unit Keuangan (BUK), Bagian Unit Pengadaan (BUP), dan seluruh Penanggungjawab Kegiatan (PIC). 2. Membantu DE melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan BUK, BUP dan seluruh kegiatan aktivitas. 3. Membuat ringkasan laporan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan para penanggungjawab kegiatan secara periodik, dan menyampaikannya kepada DE. 4. Membantu DE untuk membuat Laporan Program antara lain Laporan Kemajuan, RIP tahun berikutnya dan Laporan Tahunan pada setiap awal tahun berikutnya. 5. Membantu DE untuk membuat Laporan Keuangan 6. Membantu DE membuat Laporan Program antara lain Laporan Kemajuan, RIP tahun berikutnya dan Laporan Tahunan pada setiap awal tahun berikutnya. 7. Membuat DE membuat Laporan Keuangan 8. Melakukan presentasi kemajuan pelaksanaan pengadaan fisik pada saat diadakan site visit oleh Tim Penjamin Mutu maupun Reviewer DIKTI. 9. Membantu DE dalam menjawab semua pertanyaan dari tim Monevin, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal terkait dengan pelaksanaan program yang disertai dengan bukti pendukungnya. 6. Koordinator Administrasi dan Keuangan Tugas Pokok Koordinator Administrasi dan Keuangan adalah mengelola pendanaan dan membuat pertanggungjawaban penggunaan dana yang mengacu pada peraturan dan perundangan yang berlaku. Proses pengelolaan dan penyusunan laporan pertanggungjawaban dibantu oleh anggota tim dan dilaporkan kepada DE. Koordinator Administrasi dan Keuangan dijabat oleh Kepala Keuangan Universitas HKBP Nommensen. Koordinator Administrasi dan Keuangan difungsikan untuk : 1. Melakukan koordinasi, dan pengarahan terhadap pelaksanaan kegiatan para PIC dan BUP. 2. Melakukan proses pencairan dana untuk setiap kegiatan ataupun pengadaan barang dan jasa setelah mendapat persetujuan dari DE dan Ketua Pelaksana. 3. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap laporan keuangan PIC. 4. Membuat laporan keuangan bulanan dan menyampaikan kepada DE 29


5. Membuat laporan keuangantriwulanan (IFR) yang terdiri dari informasi kegiatan umum, informasi keuangan dan informasi pengadaan dan menyampaikannya kepada DE. 6. Melakukan presentasi laporan keuangan pada saat diadakan site visit oleh Tim Monevin maupun Reviewer DIKTI. 7. Menjawab semua pertanyaan dari tim Monevin, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal terkait dengan pengelolaan keuangan yang disertai dengan bukti pendukungnya 7. Koordinator Pengadaan Koordinator pengadaan dipilih sesuai dengan kualifikasi yang dipersyaratkan dalam Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 17 ayat 1 dan memiliki wewenang dan tugas pokok sebagaimana dituangkan dalam Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 17 ayat 2. Koordinator Pengadaan dipilih dari dosen tetap Fakultas Kedokteran. Fungsinya adalah : 1. Melaksanakan proses pengadaan secara efektif, efisien dan akuntabel. 2. Membuat laporan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku. 8. Penanggungjawab Kegiatan (PIC) Tugas Pokok Penanggungjawab Kegiatan (PIC) adalah : mengendalikan seluruh kegiatan, membuat laporan pertanggungjawaban dan bertanggungjawab atas pencapaian indikator kinerja. Fungsinya adalah: 1. Menyiapkan TOR dan dokumen yang diperlukan sesuai dengan TOR yang disetujui. 2. Menyiapkan TOR untuk kegiatan pada tahun berikutnya. 3. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan TOR yang disetujui. 4. Membuat laporan pertanggungajawaban kegiatan dan keuangan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan. 5. Menjawab semua pertanyaan tim monevin, monev eksternal, maupun tim auditor yang disertai bukti pendukungnya. 9. Tim Monitoring dan Evaluasi (Monev) Internal Tim Monev Internal bertugas untuk: untuk menjaga komitmen pimpinan terhadap pelaksanaan program, memonitor pelaksanaan program kegiatan sesuai prosedur operasional dan sistem internal manajemen yang telah digariskan dalam RIP PHK-PKPD 2011, memonitor dan mengevaluasi indikator yang digariskan dalam RIP. Tim Monev berasal dari anggota Lembaga Penjaminan Mutu Universitas yang telah berpengalaman dalam mengelola Program Hibah Kompetisi. Fungsinya : 1. Melaksanakan pendampingan pelaksanaan atas seluruh kegiatan. 2. Melaksanakan pemeriksaan kemajuan fisik dan pemeriksaan laporan keuangan (minimal dua kali setahun). 3. Melaksanakan pemeriksaan terhadap proses pengadaan. 4. Melaksanakan asesmen dan evaluasi terhadap pencapaian indikator aktivitas (minimal dua kali setahun). 5. Memberikan masukan untuk mengatasi hambatan pelaksanaan aktivitas. 30


6. Menyampaikan laporan tertulis hasil monevin kepada penanggung jawab PHK-PKPD atas pelaksanaan PHK-PKPD secara keseluruhan. 8. Staf Pendukung/Sekretariat berfungsi untuk mendukung kegiatan dalam proses administrasi keuangan, administrasi surat-menyurat dan pendokumentasi seluruh arsiparsip yang dibutuhkan oleh seluruh pihak yang terlibat dalam organisasi PHK PKPD. Mekanisme Pelaksanaan Mekanisme pelaksanaan PHK-PKPD, sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 2.1, dan uraian tugas bagi seluruh organisasasi yang terlibat dalam pelaksanaan PHK PKPD FK Nommensen. Usulan/permohonan pelaksanaan kegiatan disampaikan oleh setiap PIC dalam bentuk TOR yang sudah disetujui pihak CPCU yang ditujukan kepada Direktur Eksekutif (DE), kemudian DE meneruskan kepada Koordinator Program untuk melihat kelengkapan dokumen atas usulan tersebut. Apabila usulan PIC tersebut belum lengkap maka Koordinator Program mengembalikan kepada PIC pengusul untuk dilengkapi, dan bila dokumen usulan sudah lengkap maka Koordinator Program mengkonsolidasikan kepada DE. Selanjutnya DE meneruskan usulan tersebut ke Koordinator Administrasi Keuangan untuk diproses lebih lanjut, Koordinator Administrasi Keuangan memeriksa kelengkapan seluruh administrasi dan jadwal pembayaran apakah dana tersebut memang sudah saatnya segera digunakan dan besarnya sesuai dengan rincian anggaran PHK-PKPD. Jika sudah sesuai maka Koordinator Administrasi Keuangan meneruskan permohonan tersebut kepada DE dan Ketua Pelaksana, agar check ditandatangani, kemudian Koordinator Administrasi Keuangan membuat administrasi pencairan dana dalam bentuk panjar kepada PIC sebesar kebutuhan penggunaannya dengan penyerahan melalui check yang terlebih dahulu mendapat persetujuan dari DE dan Ketua Pelaksana. Kemudian PIC membuat pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dan keuangan dan melaporkannya kepada DE paling lambat 3 (tiga) hari setelah selesai kegiatan dilaksanakan atau 10 hari sebelum akhir bulan. Selanjutnya laporan kegiatan dan keuangan yang diterima oleh DE disampaikan kepada Koordinator Program untuk diperiksa dokumen-dokumen pendukung kegiatan tersebut termasuk pendukung laporan keuangan secara menyeluruh, di samping memeriksa dokumen pendukung, Koordinator Program wajib menyesuaikan dan mengukur pencapaian atas hasil yang diperoleh sesuai dengan tujuan yang dituangkan dalam TOR. Koordinator Program mencatat seluruh pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan PIC, baik hambatan dan kendala yang dihadapi dan best practices yang diperoleh. Selanjutnya Koordinator Program menyampaikan laporan ini kepada Koordinator Administrasi Keuangan untuk dibukukan. Dengan demikian Bagian Unit Keuangan dapat menyusun laporan keuangan setiap bulan (paling lambat 7 hari sebelum akhir bulan) dan setiap triwulan laporan kemajuan umum kegiatan, informasi keuangan dan informasi pengadaan dalam bentuk: Buku Kas Umum, Buku Bank, Buku Kas Tunai, Buku Pemungutan dan Penyetoran Pajak, penyusunan Neraca dan dilampiri Rekening Koran (mengikuti aturan World Bank). Laporan Pengelolaan Keuangan tersebut diteruskan kepada DE setelah diperiksa dan ditandatangani Koordinator Administrasi dan Keuangan. Bagian Unit Keuangan juga membuat rekap pengeluaran dana (tabel disbursement), dan menyusun laporan kemajuan (rasio antara disbursed terhadap allocated). Bagian Unit Keuangan menyusun laporan kemajuan (progress report) kegiatan setiap bulan dan setiap triwulan (IFR), setelah diperiksa oleh Koordinator Program dan ditandatangani DE. Pada akhir tahun, Ketua Pelaksana dan Direktur Eksekutif dibantu 31


Koordinator Program menyusun Laporan Tengah Tahunan (yang berisi kemajuan baik dari kemajuan kegiatan, fisik maupun kemajuan keuangan. Rekening yang digunakan untuk PHKPKPD ini menggunakan rekening giro tersendiri di bank pemerintah, dan tidak tercampur dengan dana fakultas, universitas maupun yayasan. Dalam setiap pencairan dana, cek harus ditandatangani oleh Direktur Eksekutif dan Ketua Pelaksana kemudian dicap dengan stempel PHK-PKPD. Proses Pengadaan pada PHK-PKPD ini dilaksanakan oleh Bagian Unit Pengadaan Barang dan Jasa yang dipusatkan di tingkat FK Nommensen dan berkoordinasi seluruh anggota Tim yang terkait. Tim Pengadaan terdiri dari sejumlah orang yang memiliki sertifikat keahlian, kecakapan dan pemahaman tentang karakteristik dan penggunaaan alat, serta berpengalaman dalam berbagai kegiatan kegiatan pengadaan. Mekanisme pengadaan barang dan jasa selalu mengikuti Bank Guidelines for Procurement of Goods and Services dan Perpres 54 Tahun 2010. Tim Pengadaan Barang dan Jasa ditetapkan oleh Rektor selaku KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) dan Direktur Eksekutif selaku PPK (Pejabat Pembuat Komitmen). Proses Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan secara elektronik (E-Procurement) melalui mass media dan pengumuman resmi melalui LPSE Universitas Negeri Medan, dengan tujuan agar masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Metode evaluasi penawaran pengadaan barang menggunakan sistem gugur. Proses Pengadaan Barang dimulai setelah usulan kegiatan pengadaan dan Standar Dokumen Pengadaan (Standard Bidding Document) mendapat NOL dari pihak CPCU. Proses pengadaan dilakukan Pemilihan Penyedia Barang dengan metode Pelelangan Umum dengan prakualifikasi metode dua sampul. Setelah proses pengadaan, maka barang yang diadakan akan diterima oleh Panitia Penerimaan Hasil Pekerjaan yang ditetapkan oleh Rektor sesuai dengan kualifikasinya. Selanjutnya hasil pekerjaan ini dilengkapi dengan Berita Acara Penerimaan untuk selanjutnya diserahkan kepada DE. Kemudian DE membuat berita acara penyerahan kepada universitas untuk dicatat sebagai inventarisasi universitas. Pada akhirnya barang tersebut diserahterimakan kepada end user untuk dimanfaatkan sebagaimana mestinya menurut program pengembangannya. Hal ini ditempuh untuk selalu menjamin adanya prisip transparansi dalam pengadaan. Monevin harus mengetahui aspek kemajuan fisik dan kemajuan keuangan. Penyusunan laporan kemajuan fisik dibuat oleh DE (berdasarkan laporan dari PIC) setiap triwulan, dan laporan pengelolaan keuangan dibuat oleh Bagian Unit Keuangan setiap bulan maupun triwulan. Laporan tersebut terlebih dahulu ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, kemudian disampaikan kepada Tim Monevin. Tim Monevin PHK-PKPD Nommensen yang melakukan review terhadap laporan-laporan tersebut setiap triwulan. Selain itu Tim Monevin melakukan site visit dan meminta pengelola PHK-PKPD untuk mempresentasikan mengenai pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD minimal dua kali dalam setahun. Dalam usaha menjamin adanya akuntabilitas maka selain Tim Monevin, juga diperlukan adanya pemeriksaan dari Reviewer Dikti, dan audit oleh Inspektorat dan BPKP. PHK PKPD adalah program pemerintah yang didanai atas pinjaman dari Word Bank (Loan). Kegiatannya mempedomani Peraturan Menteri Keuangan Tahun 2011 tentang Standar Biaya Umum (SBU), Perpres 54 Tahun 2010 dan Bank Guidelines for Procurement of Goods 32


and Services yang harus mendapat no objection letter (NOL) dari bank dunia. Pada saat ini Universitas HKBP Nommensen salah satu penerima Hibah dari PHK PKPD merupakan kegiatan pertama sekali mengelola dana yang berasal dari Bank Dunia, oleh kerena itu, prinsip kehatian-hatian untuk penggunaan dana sangat ditekankan baik dari unsur Pimpinan Universitas maupun pimpinan Fakultas Kedokteran, dengan tujuan agar seluruh kegiatan dapat berjalan secara efisien, efektif dan akuntabel. Hambatan dan kendala yang dihadapi adalah beberapa jadwal kegiatan yang berubah, hal ini terjadi karena beberapa usulan TOR membutuhkan waktu dalam poroses perbaikan hingga pernyataan no objection letter dari pihak CPCU diterima oleh PIU FK Nommensen. Begitu juga dalam proses usulan pengadaan barang dan jasa yang mengacu pada Perpres 54 Tahun 2010 dan Bank Guidelines for Procurement of Goods and Services membutuhkan waktu untuk mendapat no objection letter (NOL).

33


BAB 3. HASIL YANG DICAPAI a. Analisis ketercapaian indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan Indikator Kinerja Utama No

INDIKATOR KINERJA

Baseline (2010)

Capaian (tahun)

Target (tahun)

2011

2012

2013


Indikator Utama 1

Akreditasi PSPD

Belum

Pengisian Borang

Diajukan

Akreditasi Nilai C


2

Terlaksananya konten dari cetak biru kurikulum.

6 blok

15 blok

19 blok

20 blok

20 blok

3

Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis

-

Draft

Lengkap

Terlaksana

Terlaksana

4

Jumlah sistem informasi yang terintegrasi

-

-

-

3

-

5

Implementasi Penjaminan Mutu Akademik

-

50%

70%

90%

80%

Indikator Kinerja Tambahan No

INDIKATOR KINERJA

Baseline (2010)

Capaian (tahun)

Target (tahun)

Capaian s/d Agustus 2013

2011

2012

2013

0

Pengisian Borang

Pengajuan

Hasil Nilai C


6 blok

13 blok

19 blok

20 blok

20 blok

Indikator Tambahan 1.

Proses Akreditasi PSPD

2.

Terlaksananya konten dan modul dari rancangan pembelajaran

3.

Persentase ketersediaan penuntun/petunjuk praktikum dan skill lab.

27%

75%

100%

100%

100 %

4.

Persentase ketersediaan sumber daya FK Nommensen bagi kebutuhan keseluruhan blok

20%

30%

50%

70%

50%

5.

Persentase jumlah mahasiswa yang mengikuti remedial

82,8%

15%

34

20%


6.

Persentase rata-rata tingkat efektivitas kelulusan blok

93%

85%

7.

Jumlah transaksi buku/bulan di perpustakaan

50

116

355

500

80

8.

Jumlah pengunjung/minggu di perpustakaan

-

37

160

200

170

9.

Metode evaluasi hasil belajar untuk seluruh blok

4

4

4

6

6

10. Persentase sarjana kedokteran lulusan FK Nommensen angkatan I

0

0

0

90%

82%

11. Penilaian pelaksanaan dari konten kurikulum dan modul dari rancangan pembelajaran sesuai dengan standar mitra

-

Cukup

cukup

Baik

Cukup

12. Tersedianya informasi tentang pelaksanaan pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RSU Jejaring.

-

-

50%

100%

100%

13. Tersedianya dokumen standard (panduan dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen

-

10%

60%

100%

80%

14. Tersedianya informasi data kasus/penyakit yang sesuai dengan standar SKDI pada RSPU maupun RSPA Jejaring.

-

-

50%

100%

70%

15. Adanya ikatan kerjasama dengan RS dan supervisor klinik RS Jejaring di diluar RSPU dan RSPA

-

-

4

4

6

16. Terlaksananya pendidikan kepaniteraan klinis per bagian

-

-

-

66%

60%

17. Tingkat kelulusan kepaniteraan klinis per bagian

-

-

-

80%

100%

18. Tingkat kepuasan pengguna IT

-

-

-

baik

-

19. Tingkat Kecepatan Akses

-

-

256 Kbps

512 Kbps

1,5 Mb

20. Jenis Layanan Yang Menggunakan IT

-

-

Data

Data

-

21. Tingkat Kepuasan Mahasiswa atas Pelayanan Berbasis IT

-

-

-

baik

baik

22. Kelengkapan Struktur Organisasi UPM

-

ada

lengkap

Lengkap

Lengkap

23. Tingkat pemahaman budaya mutu akademik (%)

-

40

75

100

80

24. Persentase pelaksanaan budaya mutu akademik sehari-hari

-

25

60

100

70%

35

100%


25. Terlaksananya siklus Monev in per tahun

-

-

1 siklus

2

2 siklus

26. Terlaksananya siklus penjaminan mutu setiap tahun

-

-

1 siklus

1 siklus

1 siklus

Metode Pengukuran Indikator Kinerja No 1 2 3

4 5 1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11

12

13

14

Indikator Kinerja

Metode Pengukuran

Indikator Utama Akreditasi PSPD Nilai Akreditasi dari BAN PT Terlaksananya konten dari cetak biru Rekapitulasi Berita Acara Perkuliahan setiap kurikulum semester dan laporan audit mutu internal Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan Tersedianya Dokumen Standar Pelaksanaan klinis Kepaniteraan Klinis yang telah mendapat persetujuan bersama antara FK Nommensen, UAJ dan RSP. Jumlah sistem informasi yang terintegrasi Pemantauan Website Implemetasi Penjaminan Mutu Akademik Standar Mutu dan Dokumen Mutu Indikator Tambahan Proses Akreditasi PSPD Adanya dokumen pengajuan akreditasi Tersedianya dokumen keberadaan sumber Adanya dokumen pemetaan sumber daya daya FK Nommensen Persentase ketersediaan sumber daya FK Dokumen pemetaan sumber daya Nommensen Persentase rata-rata tingkat efektivitas Rata-rata jumlah mahasiswa yang lulus pada kelulusan blok setiap blok untuk setiap tahun Persentase jumlah mahasiswa yang Jumlah mahasiswa yang mengikuti remedial mengikuti remedial untuk setiap blok untuk setiap tahun Sistem evaluasi hasil belajar yang sama Dokumen penilaian dosen setiap semester untuk seluruh blok Tersedianya dokumen dan perangkat Laporan dari mEU evaluasi materi pembelajaran untuk seluruh blok Persentase ketersediaan penuntun/petunjuk Jumlah penuntun yanga ada di lab biomedik praktikum dan skills lab. dan skill lab Jumlah transaksi buku/bulan Daftar peminjaman buku di perpustakaan diperpustakaan Jumlah pengunjung/minggu di Daftar buku di perpustakaan perpustakaan Tersedianya dokumen standard (panduan Adanya Buku panduan Pendidikan Klinik dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen. Tersedianya informasi tentang pelaksanaan Adanya Dokumen Informasi pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RS rujukan. Tersedianya informasi data kasus/penyakit Adanya Dokumen Informasi yang sesuai dengan standar SKDI pada RSP maupun RSU rujukan. Tersedianya daftar RS rujukan dan Adanya Dokumen Daftar RS Rujukan suvervisor klinik RS rujukan diluar RSPU dan RSPA. 36


15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Terlaksananya pendidikan kepaniteraan klinis Persentase spesifikasi kebutuhan data Tingkat kepuasan pengguna IT Tingkat Kecepatan Akses Jenis Layanan Menggunakan IT Tingkat Kepuasan Mahasiswa atas Pelayanan Berbasis IT Kelengkapan struktur organisasi UPM Tingkat pemahaman budaya mutu akademik (%) Persentase pelaksanaan budaya mutu akademik sehari-hari Terlaksananya siklus Monev in per tahun

Daftar Koas Mahasiswa Variasi data Quesioner Kemampuan upload dan download Informasi yang diisi pada menu tampilan Questioner SK Rektor Kemampuan staf menjawab kuisoner sistem manajemen mutu yang diedarkan. Nilai kinerja staf di akhir tahun (skala 0-4)

Laporan pelaksanaan Monev in kepada manajemen Terlaksananya siklus penjaminan mutu Laporan pelaksanaan dan audit sistem setiap tahun penjaminan mutu FK kepada manajemen

b. Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya (lampiran 1) c. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas (lampiran 2) d. Analisis capaian kinerja program, pengadaan dan keuangan hingga tengah tahun 2013 Pencapaian kinerja program telah meningkat walaupun belum maksimal, program yang dirancang pada RIP 2013 telah dapat dilaksanakan sebaghagian besar. . e. Analisis capaian kualitatif untuk masing-masing aktivitas 1. Kegiatan 1: Penguatan keberadaan dan implementasi KBK di FK Nommensen, dengan subaktifitas. a. Pengembangan Staf Non-Gelar Pembelajaran Menggunakan Media/Audio Visual Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 17-20 Juli 2012 di FK UAJ, peserta pengembangan staf non-gelar dua orang staf pengajar tetap FK Nommensen yang terlibat dalam pelaksanaan kurikulum. Dalam pelatihan kedua orang staf dilatih dalam menggunakan media audiovisual terutama dalam pembuatan video yang nantinya akan dipakai sebagai dokumen pendukung dalam pelaksanaan OSCE (Objective Structure Clinical Examination). Output kegiatan berupa dimilikinya 2 orang dosen yang memiliki kemampuan penggunaan media audio visual sebagai media pembelajaran. b. Pengembangan Staf Non-Gelar Teknik Penggunaan Media/Audio Visual Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 17-20 Juli 2012 di FK UAJ, peserta pengembangan staf non-gelar ini satu orang teknisi pada fakultas kedokteran Universitas HKBP Nommensen, dimana peserta yang telah mengikuti kegiatan ini akan melakukan pembuatan secara teknis dari media audiovisual yang diusulkan oleh staf-staf pengajar di FK Nommensen. Output dari kegiatan ini berupa staf teknisi yang memiliki kemampuan penggunaan media audio visual sebagai media pembelajaran. c. Pengembangan Staf Non-Gelar Teknik Penggunaan Alat Laboratorium Fisiologi Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 10-13 September 2012 di FK UAJ, peserta pengembangan staf non-gelar ini satu orang analis pada laboratorium 37


biomedik di fakultas kedokteran Universitas HKBP Nommensen, dimana peserta yang telah mengikuti kegiatan ini akan melakukan pengembangan dalam pelaksanaan praktikum fisiologi. Output dari kegiatan ini berupa dihasilkannya tenaga analis (laboran) yang mampu menggunakan alat dalam laboratorium fisiologi. d. Pengembangan Staf Non-Gelar Teknik Pewarnaan Parasit Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 10-13 September 2012 di FK UAJ, peserta pengembangan staf non-gelar ini satu orang analis pada laboratorium biomedik di fakultas kedokteran Universitas HKBP Nommensen, dimana peserta yang telah mengikuti kegiatan ini akan melakukan pengembangan dalam pelaksanaan praktikum parasitologi Output dari kegiatan ini menghasilkan tenaga laboran yang mampu melakukan teknik pewarnaan dan pengawetan parasit. e. Pengembangan Staf Non-Gelar Laboratorium Histologi Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 21 Oktober- 26 Oktober 2012 di FK UAJ, peserta pengembangan staf non-gelar ini satu orang analis pada laboratorium biomedik histologi di fakultas kedokteran Universitas HKBP Nommensen, dimana peserta yang telah mengikuti kegiatan ini akan melakukan pengembangan dalam pelaksanaan praktikum histologi teutama dalam pembuatan slide (preparat) histopatologi f. Pengembangan staf tidak bergelar teknisi pengawetan mayat dan pembuatan sediaan anatomi Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 21 Oktober- 26 Oktober 2012 di FK UAJ, peserta pengembangan staf non-gelar ini satu orang analis pada laboratorium biomedik anatomi di fakultas kedokteran Universitas HKBP Nommensen, dimana peserta mendapat pelatihan mengenai perawatan kadaver, dan pembuatan preparat anatomi. Output dari kegiatan ini menghasilkan tenaga laboran yang mampu melakukan pengembangan dalam pelaksanaan laboratorium anatomi. g. Lokakarya Pengembangan Metode Pembelajaran E-Learning Kegiatan lokakarya ini telah berlangsung pada tanggal 9-10 Agustus 2012 di Lab Pusat Sistem Informasi Universitas HKBP Nommensen. Peserta lokakarya telah mendapat pelatihan dalam pembuatan berbagai metode pembelajaran E-learning dengan menggunakan berbagai perangkat elektonik yang ada. Pelatihan juga mencakup dalam peningkatan kemampuan staf pengajar dalam pembuatan Moodle yang sedang dalam pengembangan pada tingkat Universitas. Sehingga nantinya diharapkan FK kedokteran dapat mengisi conten tersebut pada website Universitas HKBP Nommensen. Output kegiatan ini secara langsung berupa Draft metode belajar e-learning dan peningkatan kemampuan staf pengajar dalam metode pembelajaran e-learning. h. Hibah Pengajaran Pada awalnya hibah pengajaran pada tahun 2012 direncanakan untuk dilaksanakan dengan metode kompetisi. Namun hanya terdapat satu proposal hibah pengjaran yang diajukan pada tahun 2012. Hibah pengajaran tersebut berjudul: “Pembelajaran Metode Classroom Response System Teaching dengan Menggunakan Clicker pada Blok Urinary System” yang telah selesai dilaksanakan 38


dan menunggu pelaksanaan seminar yang akan dikoordinasikan oleh CPCU. Dari pelaksanaan hibah pengajaran ini dihasilkan peningkatan pemahaman dan suatu pilihan baru bagi staf pengajaran dalam menyampaikan pembelajaran yang diharapkan dapat menningkatkan kualitas lulusan FK Nommensen. Pada tahun 2013 terdapat 2 buah grant hibah pengajaran yang sedang dalam tahap pengerjaan. i. Lokakarya Penyusunan dan Evaluasi KTI (Karya Tulis Ilmiah) Lokakarya ini telah berjalan pada tanggal 7-8 Desember 2012 di FK Nommensen dengan narasumber dari FK UAJ. Lokakarya ini meningkatkan kemampuan dosen dalam melakukan pembimbingan dalam pembuatan karya tulis mahasiswa dan dihasilkannya draft dosen pembimbing Karya Tulis Ilmiah Mahasiswa FK Nommesen. j. Policy Study CBT Kegiatan ini sedang dalam pelaksanaan, dimulai dengan penetapan tim oleh FK UHN, maka telah ditunjuk dan ditetapkan 3 orang staf pengajar pada tim policy study FK Nommensen. Dalam kurun waktu sampai dengan saat ini, tim yang tersebut diatas telah mengadakan beberapa kali pertemuan, dan berikut beberapa pekerjaan yang telah dilaksanakan yakni :  Pengumpulan bahan-bahan pendukung baik berupa dokumen yang tersedia, juga melalui media internet yang dapat dijadikan refrensi.  Studi dokumen dan studi lapangan. Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan data-data oleh tim dan juga studi lapangan (survey) melalui wawancara dan penyebaran kuesioner kepada mahasiswa dan dosen. Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui kebutuhan yang akan dituangkan dalam kebijakan CBT yang akan dikembangkan kemudian. Dari hasil tahapan ini, tim akan menentukan materi yang sesuai untuk dikembangkan di FK UHN.  Self assessment studi kajian pelaksanaan CBT pada Fakultas Kedokteran UNPAD, dilihat gambaran pelaksanaan CBT pada Fakultas Kedokteran UNPAD  Penyusunan draft Road Map CBT, Tim Policy Study CBT menyusun draft road map CBT pada FK Nommensen dengan berdasar pada studi ilapangan dan kajian pelaksanaan CBT pada FK Unpad  Lokakarya Penyusunan Soal MCQ CBT, pada tahapan ini akan dilakukan lokakarya untuk meningkatkan kemampuan dosen dalam pembuatan soal MCQ yang akan diujikan dengan metode CBT

2. Kegiatan 2: Pengembangan Sistem Kepaniteraan Klinis, dengan subaktivitas a. Pengembangan Staf Non-Gelar teknik penyusunan standar buku panduan dan Instrumen kepaniteraan klinik Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 23-26 Juli 2012 di FK UAJ, peserta penegmbangan staf non-gelar berupa anggota yang telibat dalam penyusunan sistem kepaniteraan klinik yang pertama kali akan dilaksanakan pada tahun 2013. 39


Output kegiatan ini berupa dipunyainya staf yang dapat memberikan gambaran tentang isi buku standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik kepada seluruh dokter (baik di FK Universitas HKBP Nommensen dan RS. Pendidikan). Peserta kegaitan berperan dalam penyusunan standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik. b. Pengembangan Staf Non-Gelar Pengenalan Orientasi Sistem Pelayanan RS dan kebutuhan kasus per bagian untuk Seluruh Tahapan Kepaniteran Klinis Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 23-26 Juli 2012, dengan peserta kegiatan dr. Rudyn Reymon Panjaitan,MKed(KK),SpKK. Kegiatan ini menghasilkan staf yang dapat mengembangkan draft sistem pelayanan Rumah Sakit yang lebih terpadu dan staf memiliki kemampuan dalam mendata kasus-kasus dari setiap bagian yang akan dilalui oleh sistem kepaniteraan klinik sehingga dapat mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung. c. Lokakarya perumusan buku standar kepaniteraan klinik Kegiatan lokakarya ini telah berlangsung pada tanggal 7-8 Desember 2012 di FK Universitas HKBP Nommensen. Peserta lokakarya telah mendapat pelatihan dalam pembuatan buku standar kepaniteraan yang akan disosialisasikan kepada seluruh rumah sakit pendidikan yang mempunyai MoU dengan FK Nommensen Output kegiatan ini secara langsung berupa dihasilkannya draft standar kepaniteraan klinik yang baku. d. Policy Study Sistem Implementasi Kepaniteraan Klinik Pada kegiatan ini berlangsung dengan urutan:  Pembentukan tim Policy Study Sistem Kepaniteraan Klinik oleh fakultas.  Studi dokumen dan studi lapangan. (need assessment)  Self assessment studi kajian pelaksanaan mikro kurikulum pada pendidikan prodesi Fakultas Kedokteran Universitas Padjadjaran (Unpad) 3. Kegiatan 3: Peningkatan Mutu Manajemen Fakultas Kedokteran Melalui Tata Kelola di Bidang Sistem Informasi dan Penjaminan Mutu

Kegiatan 3.2. Pengembangan Sistem Database Terintegrasi dengan subaktivitas a. Policy Study E-Learning Kegiatan ini dilaksanakan selama 2 bulan yakni pada bulan Agustus dan September. Dimulai dengan penetapan tim oleh FK UHN, maka telah ditunjuk dan ditetapkan 3 personil yang terdiri dari 1 orang dosen FK selaku ketua tim, 1 orang staff administrasi FK selaku anggota dan 1 orang lainnya staff Pusat Sistem Informasi Universitas selaku anggota.menjadi tim Policy Study E-learning. Dalam kurun waktu sampai dengan saat ini, tim yang tersebut diatas telah mengadakan beberapa kali pertemuan yang dimulai (start) pada tanggal 13 Agustus 2012. Dan berikut beberapa pekerjaan yang telah dilaksanakan yakni :  Pengumpulan bahan-bahan pendukung baik berupa dokumen yang tersedia, juga melalui media internet yang dapat dijadikan refrensi.  Melalukan wawancara langsung dengan para dosen maupun mahasiswa, guna mendapatkan masukan berkaitan dengan elearning.  Pembuatan kuisioner 40


Kegiatan ini berlangsung dari awal bulan Agustus sampai dengan akhir bulan Oktober dan telah telah dihasilkan dokumen laporan hasil analisa dan dokumen laporan rancangan e-learning. b. Tenaga Ahli Pembuatan E-Learning Pengadaan tenaga ahli pembuatan e-learning ini akan dilaksanakan selama 2 bulan, dimulai pada bulan September 2012. Dan hingga saat ini, telah dilakukan persiapan awal yakni pencarian beberapa calon tenaga ahli untuk selanjutnya akan diserahkan kepada bagian pengadaan barang dan jasa untuk dipilih dan ditetapkan sebagai tenaga ahli yang melaksanakan pembuatan E-Learning ini. Sampai dengan 31 Desember 2012 pengadaan tenaga ahli ini belum dapat dilakukan dan diluncurkan ke tahun 2012 c. Policy Study Sistem Informasi Akademik Kegiatan ini dilaksanakan selama 4 bulan yakni pada bulan Agustus s.d November 2012. Dimulai dengan penetapan tim oleh FK UHN, maka telah ditunjuk dan ditetapkan 3 personil yang terdiri dari 1 orang dosen FK selaku ketua tim, 1 orang staff administrasi FK selaku anggota dan 1 orang lainnya staff Pusat Sistem Informasi Universitas selaku anggota.menjadi tim Policy Study E-learning. Dalam kurun waktu sampai dengan saat ini, tim yang tersebut diatas telah mengadakan beberapa kali pertemuan yang dimulai (start) pada tanggal 08 Agustus 2012. Dan berikut beberapa pekerjaan yang telah dilaksanakan yakni :  Pengumpulan bahan-bahan pendukung baik berupa dokumen yang tersedia, juga melalui media internet yang dapat dijadikan refrensi. Kegiatan ini menghasilkan menghasilkan rancangan sebuah sistem informasi akademik pendukung KBK yang akan terimplementasi di Fakultas Kedokteran UHN. d. Tenaga Ahli Perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem. Kegiatan ini telah telah menghasilkan laporan hasil analisa yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari permasalahannya serta rancangan logik sistem baru yang akan dibuat dan dikembangkan. e. Tenaga Ahli Perancangan Sistem Kegiatan ini akan dilaksanakan pada minggu ke-2 September 2012. Hingga saat ini baru dilakukan persiapan awal yakni pencarian calon tenaga ahli. Sampai dengan 31 Desember 2012 pengadaan tenaga ahli ini belum dapat terealisasi dan diluncurkan ke tahun 2013. f. Tenaga Ahli Pembuatan perangkat lunak SI Akademik. Kegiatan ini akan diluncurkan ke tahun 2013. Hingga saat ini, NoL TOR untuk kegiatan ini belum diperoleh (dalam revisi). g. Pengembangan staf non-Gelar Software Developer Kegiatan ini dimulai dengan penetapan peserta oleh FK-UHN. Dan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya maka telah terpilih saudari Asnita, Amd 41


sebagai peserta kegiatan Non Degree Tranning Software Developer ini. Selanjutnya dilakukan juga penetapan institusi tempat penyelenggaraan NDT ini. Setelah melakukkan seleksi dari beberapa institusi yang kompeten maka ditetapkanlah Binus Trainning Center Medan sebagai tempat pelaksanaan. Dengan durasi 3 bulan yakni bulan Agustus, September dan Oktober 2012. Kegiatan ini menghasilkan staff yang telah mendapat pelatihan sehingga mampu menjadi administrator perangkat lunak sistem informasi akademik FK-UHN dalam kegiatan akademik sehari-hari. Administrator yang dimaksud diharapkan mampu mengelola, memelihara dan mengembangkan perangkat lunak yang ada sehingga tetap mampu memenuhi kebutuhan FK-UHN h. Non Degree Trainning Database Administrator. Kegiatan ini dimulai dengan penetapan peserta oleh FK-UHN. Dan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya maka telah terpilih saudari Sri M, Amd sebagai peserta kegiatan Non Degree Tranning Software Developer ini. Selanjutnya dilakukan juga penetapan institusi tempat penyelenggaraan NDT ini. Setelah melakukkan seleksi dari beberapa institusi yang kompeten maka ditetapkanlah Binus Trainning Center Medan sebagai tempat pelaksanaan. Dengan durasi 3 bulan yakni bulan Agustus, September dan Oktober 2012. Kegiatan ini menghasilkan staff yang telah mendapat pelatihan sehingga mampu menjadi administrator perangkat lunak sistem informasi akademik FK-UHN dalam kegiatan akademik sehari-hari. Administrator yang dimaksud diharapkan mampu mengelola, memelihara dan mengembangkan perangkat lunak yang ada sehingga tetap mampu memenuhi kebutuhan FK-UHN i. Lokakarya sosialisasi DBMS dan SI Akademik dan E Learning Terjadwal pada bulan Desember 2012 (belum terlaksana) Kegiatan 3.2. Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu a. Pengembangan staf non-gelar Auditor Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Kegiatan ini telah berlangsung pada tanggal 23-26 Juli 2012 di FK UAJ sebagai mitra dari FK UHN. Kegiatan ini menghasilkan masukan dalam merancang penyusunan, kebijakan, standart, manual mutu dan audit mutu berbasis sistem penjaminan mutu perguruan tinggi (SPMPT) kepada Gugus Jaminan Mutu tingkat Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen. b. Pengembangan staf Non-gelar Sistem Penjaminan Mutu di FK UAJ, didapatkan gamabaran mengenai pelaksanaan sistem penjaminan mutu di FK UAJ c. Lokakarya Pengenalan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Melalui lokakarya ini dilakukan sosialisasi dari sistem penjaminan mutu di Fakultas Keodkteran Nommensen

42


Pengadaan barang dan Jasa Hingga tanggal 31 Juli 2013 telah berjalan pengadaan Barang dan Jasa serta seleksi konsultan di FK Universitas HKBP Nommensen sebagai berikut: 1. Paket Pengadaan Bahan Pustaka (Library Collection) dengan No Kontrak 01/Dir-SPPP/PHK-PKPD/II/2012 tanggal 16 Februari 2012 untuk nilai kontrak sebesar Rp.130.644.000. Telah dilakukan amandemen kontrak dengan No Kontrak 093a/Dir/PHK-PKPD/2012 tanggal 2 April 2012 sehubungan adanya buku yang OOP (out of print) dan tidak merubah nilai kontrak. 2. Paket Pengadaan Bahan Pustaka (Library Collection) dengan No Kontrak 169/Dir /PHK-PKPD/II/2012 tanggal 16 Februari 2012 untuk nilai kontrak sebesar Rp. 193.310.500 3. Paket Pengadaan IT untuk proses pembelajaran (IT for Learning Process) dengan No Kontrak 03/Dir-SPPP/PHK-PKPD/II/2012 tanggal 20 Februari 2012 untuk nilai kontrak sebesar Rp.146.000.000. Telah dilakukan amandemen kontrak dengan No Kontrak 088a/Dir/PHK-PKPD/2012 tanggal 6 Maret 2012 sehubungan adanya buku yang diskontinu dan tidak merubah nilai kontrak. 4. Paket Pengadaan IT dengan No Kontrak 171/Dir /PHK-PKPD/2012 tanggal 6 September 2012 untuk nilai kontrak sebesar Rp. 104.330.000 5. Paket Pengadaan Furniture untuk skill lab dengan No Kontrak 05/DirSPPP/PHK-PKPD/II/2012 tanggal 20 Februari 2012 untuk nilai kontrak sebesar Rp.123.190.000. 6. Paket Pengadaan Furniture dengan No Kontrak 173/Dir /PHK-PKPD/2012 tanggal 6 September 2012 untuk nilai kontrak sebesar Rp. 174.900.000 7. Untuk paket pengadaan peralatan laboratorium tahun 2011 yang diluncurkan ke tahun 2012 telah disatukan dalam 1 paket pengadaan lab dan skill lab tahun 2012.Adapun untuk paket pengadaan ini telah sampai kepada proses iklan (27 Agustus 2012) dan pengambilan dokumen (27 Agustus 2012 – 25 September 2012). Penandatangan kontrak telah dilakukan dengan nilai Rp. 4.362.156.700. 8. Untuk paket Procurement of Library Collection 2013 telah selesai dilaksanakan dengan nilai kontrak sebesar Rp. 184.993.000 9. Untuk pengadaan Procurement of IT tahun 2013 telah selesai dilaksanakan dengan nilai kontrak sebesar Rp. 259.997.390 10. Untuk pengadaan Procurement of Furniture tahun 2013 telah dilaksanakan dengan nilai kontrak sebesar Rp. 189.650.000 11. Untuk pengadaan Procurement of Peralatan Pendukung Penelitian tahun 2013 telah selesai dilaksanakan dengan nilai kontrak sebesar Rp. 304.300.000

43


12. Untuk pengadaan Procurement of Audiovisual untuk Pembelajaran Skill Lab tahun 2013 telah selesai dilaksanakan dengan nilai kontrak sebesar Rp. 155.740.000 13. Untuk pengadaan tenaga ahli, telah selesai proses pengadaan tenaga ahli untuk Tenaga Ahli Perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem sebesar Rp. 22.920.000

14. Untuk pengadaan civil work sampai saat ini sedang pada tahap undangan kepada kontraktor 15. Untuk pengadaan Procurement of Lab. Equipment and Skill Lab. Tahun 2013 dengan nilai sebesar Rp. 1.536.266.200 sedang dalam tahap rebidding dikarenakan pada pelelangan pertama yang gagal.

44


BAB 4 RENCANA SELANJUTNYA

Rencana implementasi program, dan pengadaan yang diluncurkan ke tahun 2014

Jadwal pelaksanaan 2014 (bulan)

N o

Nama Kegiatan

1.

Lokakarya Sosialisasi DBMS dan SI

1

3.

Pendampingan Penyusunan Buku Standar Kepaniteraan Klinik-2012 Pengembangan Perangkat Lunak Pendukung Sistem Informasi-2012

4.

Pembuatan Modul E - Learning2012

5.

Pendampingan Pembuatan Dokumen Mutu-2012

6.

Pengembangan Standar Pengujian Materi-Materi Pada Metode Pengajaran Berbasis Komputer

7.

Pendampingan Implementasi Sistem Kepaniteraan

8.

Pengembangan dan Pendampingan Audit Monev

9.

Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan dan Tugas Akhir

10.

Pendampingan Penyusunan Buku Standar Kepaniteraan Klinik-2012

2.

45

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12


BAB 5 EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS

Analisis kekuatan dan kelemahan desain dan implementasi program Kekuatan FK Universitas HKBP Nornmensen dalam implementasi program HPEQ project yaitu adanya : a) Pimpinan Universitas dan Fakultas secara komitmen dan dukungan baik secara moril maupun materil (dana komitmen dan non komitmen). b) Support dan Pendampingan maksimal dari institusi mitra, FK UAJ dalam perancanaan, pelaksanaan dan evaluasi program kegiatan HPEQ Project. Dalam implementasi PHK-PKPD di FK Universitas HKBP Nornmensen, pelaksana program (PIU) menghadapi beberapa kendala yaitu: 1. Proses yang panjang mulai dari pengiriman TOR sampai dengan keluarnya NoL dari CPCU. 2. Tidak adanya tenaga administrasi yang bekerja secara penuh (full timer) di PHKPKPD FK Nommensen. 3. Kurangnya staf dosen tetap yang dapat melaksanakan kegiatan PHK-PKPD. Hal ini dirasakan lebih lagi terutama pada saat semakin banyak staf yang dikirimkan untuk Pengembangan Staf Bergelar S2.

46

Komponen dan sub komponen. Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen

Recommend Documents