RINGKASAN EKSEKUTIF Alhamdulillahirobbil’alamin. Berkat rahmat ALLAH SWT, FK Unila berhasil mendapatkan bantuan dan sekaligus amanah yang harus dilaksanakan sebaikbaiknya, berupa bantuan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK PKPD). Program Hibah ini, Kami harapkan dapat memecahkan permasalahan permasalahan yang dihadapi Fakultas Kedokteran Unila. Untuk meningkatkan kualitas pendidikan dokter FK Unila, kami mengajukan beberapa program. Adapun program pengembangan yang kami usulkan dan kami yakini mampu memperbaiki FK Unila dengan; Pertama adalah meningkatkan mutu lulusan agar lulusan FK Unila berkompeten mampu bersaing dengan lulusan dari FK lain; Kedua adalah meningkatkan atmosfir akademik di FK Unila; ketiga adalah peningkatan kesehatan organisasi program studi pendidikan dokter FK Unila melalui peningkatan mutu tata kelola Medical Education Unit (MEU) dan peningkatan sistem penjaminan mutu. Setelah menjalankan PHK PPKPD sampai dengan 31 Desember 2011, banyak sekali kendala yang kami hadapi, baik kendala dari eksternal maupun kendala dari internal. Secara umum, Kemajuan fisik yang kami capai adalah telah dirampungkannya beberapa kegiatan, belum dilaksanakannya proses Pengadaan barang dan jasa, dan , tidak dapat dilaksanakannya dua kegiatan. Realisasi serapan keuangan sampai 31 Desember 2011 masih sedikit. Dari total anggaran PHK PKPD 2011 yang bersumber dari dana DIKTI dan dana komitmen universitas Lampung sebesar Rp.3.829.081.000 baru kami serap sebanyak Rp. 793.690.300 (20 %), terdiri dari Rp.483.874.300 dari dana Dikti, dan dana pendamping sebesar Rp.309.816.000 Indikator kinerja belum banyak mengalami perubahan, salah satu indikator kinerja utama yang sudah kami capai adalah meningkatnya status FK Unila yang pada awal program masih merupakan persiapan Fakultas dan sekarang sudah menjadi Fakultas Kedokteran, serta peningkatan angka kelulusan UKDI dan nilai rata rata UKDI. Kelemahan kami dalam menjalankan PHK PKPD ini adalah kurangnya kemampuan staf dalam menjalankan manajemen administrasi dan manajemen keuangan yang menyebabkan sulitnya pencairan dana dari KPPN, hal ini disebabkan staf keuangan kami masih baru dan belum berpengalaman dalam masalah keuangan. Selain itu adanya perubahan kepemimpinan di tingkat fakultas menyebabkan mundurnya kesepakatan kerjasama dengan beberapa pihak yang berkaitan dengan kegiatan program. Kedepan kami akan lebih meningkatkan kinerja administrasi dan kinerja keuangan serta akan memperbaiki kesepakatan kerjasama dengan pihak terkait sehingga kegiatan dan program dapat berjalan dengan lancar. Pada akhirnya setelah menerima hibah, keluaran yang kami harapkan adalah FK Unila akan menjadi institusi yang meningkat mutu dan kesehatan organisasinya sehingga bisa menghasilkan lulusan yang lebih kompeten. Semoga ALLAH SWT, selalu memberikan kepada kita semua , petunjuk dan kekuatan untuk senantiasa berupaya menjadikan keadaan kita pada hari ini lebih baik dari pada hari kemarin.
1
BAB I Pendahuluan
Pelaksanaan PHK PKPD di Universitas Lampung telah berjalan selama satu tahun. Banyak manfaat yang kami dapat dapatkan melalui program ini, dan banyak pula kendala yang kami hadapi dalam melaksanakan program ini. Penyusunan laporan ini ditujukan untuk meningkatkan kapasitas dan kualitas pelaksanaan PHK PKPD di Universitas Lampung melalui mekanisme evaluasi diri dan perencanaan perbaikan kinerja. Secara umum, program yang harus dilakukan oleh PIU PHK PKPD Unila untuk mengatasi berbagai permasalahan pokok di FK Unila adalah; Pertama, meningkatkan mutu (kompetensi) lulusan agar lulusan FK Unila mampu bersaing dengan lulusan dari FK lain; Kedua adalah meningkatkan atmosfir akademik di FK Unila; ketiga adalah peningkatan kesehatan organisasi medical education unit program studi pendidikan dokter FK Unila melalui peningkatan kesehatan organisasi untuk pengembangan pendidikan kedokteran. Sasaran pokok yang ingin dicapai melalui PHK PKPD ini adalah dihasilkannya institusi FK Unila yang meningkat mutu dan kesehatan organisasinya dan dihasilkannya lulusan dokter FK Unila yang lebih kompeten . Meningkatnya mutu dan kesehatan organisasi FK unila dapat dilihat dari beberapa indikator utama, yaitu ; peningkatan status FK Unila yang selama ini masih merupakan program studi di bawah FMIPA Unila, menjadi sebuah fakultas kedokteran Unila ; peningkatan proses belajar-mengajar yang dapat dilihat dari tersusunnya kurikulum KBK, yang pada tahun 2010 baru tersusun dan berjalan sampai blok 10 (semester 4) dan direncanakan tersusun sampai kurikulum blok klinik pada akhir program hibah di tahun 2013.; Dan terakhir indikator peningkatan mutu dan kesehatan Organisasi FK Unila, adalah, peningkatan akreditasi dan reputasi FK Unila, saat ini FK Unila masih mempunyai akreditasi B, dan diharapkan pada akhir program FK unila akan mempunyai akreditasi A, sedangkan reputasi unila diharapkan menjadi FK favorit di regio Indonesia bagian Barat, dapat dilihat dari urutan peminat ujian SNPTN.
2
Peningkatan mutu lulusan FK Unila dapat dilihat dari beberapa penanda yaitu; Meningkatnya persentase kelulusan dan nilai rata-rata peserta Ujian Kompetensi Dokter Indonesia (UKDI), karena, dua hal inilah parameter sederhana dapat digunakan untuk melihat sejauh mana mutu
dan kompetensi lulusan suatu
Fakultas Kedokteran; Indikator kedua adalah peningkatan nilai rata-rata Ujian Nasional mahasiswa baru FK Unila, karena hal ini mencerminkan mutu masukan (input) dari proses pembelajaran dalam sebuah FK, dan sangat berpengaruh terhadap kelancaran proses pembelajaran dan mutu lulusan yang dihasilkan dari proses tersebut (output); Dan yang ketiga adalah peningkatan IPK dan percepatan rerata masa studi lulusan FK Unila, yang menjadi salah satu hal yang menentukan nilai jual lulusan dalam dunia kerja. Dalam implementasi PHKPKPD sampai dengan 31 Desember 2011, ditemukan ketidak sesuaian program yang dirancang pada RIP 2011. Ketidaksesuaian itu adalah mundurnya pelaksanaan semua program kerja dan beberapa program kerja yang tidak dapat dilaksanakan, baik karena ketidak mampuan menjalankan program sesuai aturan, dan program tersebut tidak berkesuaian dengan skema hibah PIU PHK PKPD Unila.
3
BAB-2: Implementasi dan Pengelolaan Program a. Organisasi pelaksana kegiatan Program dan kegiatan yang didanai melalui hibah ini merupakan bagian dari kegiatan perguruan tinggi, sehingga dalam
pelaksanaannya ada
koordinasi antara pengelola di tingkat Fakultas dengan pengelola di tingkat universitas secara rutin. Pengelola PIU ditetapkan dan diangkat oleh Rektor. Rektor Unila menetapkan dan mengangkat Dekan Fakultas Kedokteran Unila sebagai penanggung jawab project implementation unit (PIU). Kegiatan sehari-hari proyek akan dikoordinir oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan FK Unila. Direktur Eksekutif dibantu oleh beberapa koordinator yang bertanggung jawab dalam bagian pengelolaan program, bagian monitoring dan evaluasi, bagian pengadaan barang dan jasa, bagian keuangan serta beberapa staf pendukung. Direktur
Eksekutif berkoordinasi dengan Dekan Fakultas dalam
menjalankan dan memutuskan kebijakan akademik yang terkait dengan implementasi program. Agar proyek bisa berjalan dengan baik, diperlukan adanya kendali internal. Tim monitoring dan evaluasi internal yang dibentuk oleh Rektor berfungsi untuk memonitor jalannya proyek dan melaporkan perkembangan proyek kepada Direktur. Selain itu Tim Monev internal juga berkoordinasi secara berkala dengan tim Monev UP3 (Unit Pusat Pelaksana Proyek/CPIU-Central Project Implementation Unit).
b. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan Organisasi PIU Penanggung jawab utama PHK PKPD ini adalah Rektor. Dalam implementasinya, program-program akademik dikoordinasikan oleh Pembantu Rektor Bidang Akademik, serta Pembantu Rektor Bidang
4
Sumberdaya/Keuangan sebagai Pejabat Pembuat Komitmen pada tingkat PIU, berdasarkan Surat Keputusan Rektor. Dekan bertindak selaku ketua pelaksana program yang dibantu oleh Direktur Eksekutif serta Koordinator Bagian Program, Koordinator Administrasi dan Keuangan, Koordinator Pengadaan, dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (PTN). Rektor mengeluarkan Surat Keputusan untuk melaksanakan kegiatan kepada semua pengelola UP2 termasuk staff pengelolaan keuangan seperti Bendahara Pengeluaran, Penguji Tagihan, Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)1, Penerbit SPM (Surat Perintah Membayar), dan Unit Akuntansi Instansi. Agar memudahkan pelaksanaan proyek, Rektor mengangkat BPP khusus untuk PHK-PKPD. Panitia pengadaan menyusun dokumen sistem prosedur dan proses pengadaan yang ditetapkan oleh dan disahkan oleh Rektor Tugas dan Tanggung Jawab PIU Tugas dan tanggung jawab PIU adalah sebagai berikut: 1. Mengimplementasikan PHK-PKPD di institusinya sesuai dengan proposal yang telah disetujui. 2. Melakukan koordinasi dengan UP3 dalam mengimplementasikan PHK-PKPD. 3. Menyampaikan laporan keuangan kepada UP3,setiap bulan, dengan menyertakan SP2D yang diterbitkan oleh KPKN, selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah akhir bulan yang bersangkutan dan laporan IFR setiap triwulanan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari setelah akhir triwulan yang bersangkutan. 4. Menyampaikan laporan kemajuan kegiatan proyek pada bulan ke-4 dan bulan ke-8 serta laporan akhir tahun kegiatan pada bulan ke-12. Laporan harus sudah disampaikan ke UP3 paling lambat pada akhir minggu ke-3 bulan yang bersangkutan.
5
5. Memastikan ketersediaan dana pendamping yang ditunjukkan dalam DIPA yang merupakan bagian dari kegiatan kegiatan PHK-PKPD yang bersumber dari PNBP 6. Menyiapkan laporan program, laporan keuangan, dan menyiapkan tertib administrasi kegiatan, pengadaan dan keuangan untuk keperluan audit Tugas Koordinator Program, Penanggung Jawab Kegiatan (PIC) , Koordinator Administrasi dan Keuangan, dan, Koordinator Pengadaan 1. Koordinator Program bertugas untuk Mengkoordinasikan PIC dalam merencanakan,menjalankan dan melaporkan kegiatan. 2. Penanggung Jawab Kegiatan (PIC) bertugas untuk: a. Melaksanakan seluruh kegiatan yang dijanjikan pd Proposal / RIP sesuai jadwal b. Menjamin tercapainya target indicator. c. Mencatat dan melaporkan pelaksanaan kegiatan (capaian, kendala, out-standing performance) d. Menjamin investasi sumberdaya relevan dgn kebutuhan & dimanfaatkan secara maksimal 3. Tugas Koordinator Pengadaan a. Mengkoordinir usulan sumberdaya dari masingmasing penanggung jawab kegiatan b. Menverifikasi keakuratan detail barang dan jasa yang akan diadakan c. Mengkoordinasikan proses pengadaan dengan unit pengadaan di tingkat universitas d. Memastikan pelaksanaan pengadaan dilakukan sesuai dengan jadwal 4.
Tugas Koordinator Administrasi dan Keuangan a. Menyusun Rencana penggunaan dan melaksanakan administrasi keuangan b. Menjamin realisasi keuangan sesuai dengan jadwal dan target
6
c. Melakukan koordinasi dengan Bendahara Keuangan Fakultas Kinerja manajemen keuangan PIU PHKPKPD Unila masih menjadi sorotan utama, karena masih belum berjalannya struktur, tugas dan fungsi manajemen keuangan PHKPKPD di tingkat Universitas dan Fakultas. Staf Keuangan tidak bekerja maksimal karena masih baru dan belum mengerti alur pencairan keuangan. Karena uang yang menjadi sumber dana kegiatan belum dapat dicairkan, menyebabkan mundurnya beberapa program kerja. Staff pengelolaan keuangan seperti Bendahara
Pengeluaran, Penguji Tagihan, Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)1, Penerbit SPM (Surat Perintah Membayar), dan Unit Akuntansi Instansi belum bekerja maksimal karena masih merangkap struktur yang ada di rektorat dan belum ada staf khusus untuk PHK PKPD .
c. Pengembangan kapasitas pengelola program Pengelola program telah mengikuti setiap workshop yang diadakan oleh CPCU PHK PKPD. Dengan mengikuti setiap workshop yang diadakan CPCU, pengelola program memperoleh banyak sekali pengetahuan mengenai masalah keuangan, program, dan pengadaan baran dan jasa. Permasalahan yang kami temui dapat kami diskusikan dengan reviewer yang ditunjuk oleh CPCU.
d. Sistem dan prosedur pengelolaan program Pengelolaan keuangan Pengelolaan keuangan melibatkan panitia pengelolaan keuangan yang dibentuk oleh Universitas lampung yang ditunjuk oleh rektor. Namun sayang sekali, tim pengelola keuangan PHK PKPD Unila seperti Bendahara Pengeluaran, Penguji Tagihan, Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)1, Penerbit SPM (Surat Perintah Membayar), dan Unit Akuntansi Instansi belum bekerja maksimal karena masih merangkap struktur yang ada di rektorat dan belum ada staf khusus untuk PHK PKPD.
7
Hal ini tentu menyulitkan kami sebagai pelaksana karena tim keuangan belum fokus mengurusi PHK PKPD ini.
Pengelolaan pengadaan Pengelolaan pengadaan barang dan jasa melibatkan panitia pengadaan yang dibentuk oleh Universitas lampung yang ditunjuk oleh rektor. Panitia tersebut terdiri dari orang orang yang telah berpengalaman dibidang pengadaan dan telah memiliki sertifikat. e. Hambatan dan kendala Banyak sekali hambatan dan kendala yang kami temui pada kegiatan hibah ini. Baik kendala eksternal yang berasal dari CPCU dan kendala internal yang berasal dari PIU. Kendala yang kami temui pada CPCU adalah lamanya proses konsultasi ToR , lamanya persetujuan pengadaan barang dan jasa dari world Bank dan proses administrasi dari CPCU misalnya surat menyurat yang sering terlambat dikirim atau terselip sehingga tidak sampai pada kami sebagai PIU. Kendala internal yang kami temui di tingkat PIU antara lain:
sulitnya mencairkan dana dari KPPN karena kurangnya pengalaman staf keuangan kami dalam pencairan dana hibah
ada program kerja yang sudah tercantum dalam RIP 2011 namun ternyata tidak sesuai dengan skema hibah yang kami ikuti.
ketidaksesuaian
pemahaman
RKAKL
yang
kami
buat
saat
berkonsultasi dengan reviewer CPCU dengan bagian keuangan rektorat Universitas
Belum disepakatinya mou kerjasama dengan pihak penyedia beberapa tenaga ahli dan tidak didapatkannya tenaga ahli yang mau mengikuti aturan administrasi PHK PKPD.
Kurangnya minat dan motivasi dosen terhadap beberapa program kegiatan, misalnya beasiswa luar negeri, dan non degree training luar negeri
8
Untuk memecahkan permasalahan tersebut maka kami melakukan evaluasi diri dan rutin melakukan rapat koordinasi internal maupun audiensi dengan pihak rektorat.
9
BAB 3. Hasil yang Dicapai Berikut ini akan kami paparkan hasil implementasi PHK-PKPD hingga 31Desember 2011, yang terdiri dari: a. Status indikator kinerja utama No
Indikator kinerja
Base line
Target 2012 capaian Akhir akhir tahun tahun 2011 2011 a. Meningkatnya mutu institusi dan kesehatan organisasinya
2013
1
Status
Persiapan Fakultas Kedokteran
Fakultas Kedokteran
Persiapan Fakultas Kedokteran
Fakultas Kedokteran
Fakultas Kedokteran
2
Kurikulum berbasis kompetensi
Penyusunan
Berfungsi (tersusun 21 blok pre klinik)
Berfungsi
Berjalan
Optimal
3
Reputasi Organisasi
Lokal
Lokal
Lokal
Lokal
Regional
4
Status Akreditasi
B
B
B
B
A
b. Peningkatan kualitas lulusan 1
Persentase kelulusan Ujian Kompetensi Dokter Indonesia (UKDI)
80,56%
84,21%
85%
87%
90%
2
Nilai ratarata UKDI
57,71
57,92
60,0
65,0
70,0
3
Nilai ratarata Ujian Nasional mahasiswa baru
7,0
8,6
7,3
7,7
8,0
4
Rata–rata lama studi
7 tahun
6,8 tahun
6,6 tahun
6,4 tahun
6 tahun
5
IPK
2,89
3,09
3,0
3,1
3,2
10
Salah satu hal yang sangat kami syukuri adalah telah berubahnya status persiapan Fakultas kedokteran Unila menjadi Fakultas kedokteran unila melalui Surat Keputusan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara pada Bulan Maret 2011. Berubahnya status tersebut membuat Fakultas Kedokteran Unila menjadi institusi yang lebih mandiri karena tidak lagi dibawah Fakultas MIPA Unila baik secara administrative maupun kebijakan. Selain itu, indikator kinerja utama yang meningkat adalah meningkatnya angka kelulusan alumni FK Unila dalam Ujian Kompetensi Dokter Indonesia (UKDI), dimana pada UKDI periode April 2011 angka kelulusan alumni FK Unila sebanyak
84,21% (meningkat dari 80,56%) dan nilai rata rata UKDI sedikit meningkat menjadi 57,92 (meningkat dari 57,71). Untuk indikator tambahan belum banyak perubahan dari pada awal program Indikator program 1
No
Indikator Keberhasilan
Awal
1
Jumlah buku ajar & Modul Panduan
1
Capaian Akhir tahun 2011 7
2
Skor TOEFL calon S.Ked
452
3
Akhir 2011
Akhir 2012
Akhir 2013
5
10
15
440
460
470
475
Kepuasan mahasiswa dalam clinical 2 skillabs (dalam skala likert) (kurang)
3 (cukup)
3 (cukup)
4 (puas)
4
Angka kepuasan mahasiswa terhadap ruang kuliah (skala likert)
2 (kurang)
3 (cukup)
5
Angka kepuasan mahasiswa terhadap ruangan laboratorium
2( kurang )
3 (cukup)
6
Kepuasan mahasiswa terhadap 2 ruangan clinical skillabs (dalam (kurang) skala likert) Rata-rata kunjungan perpustakaan 10 orang /hari Pengembangan materi kuliah dosen Belum di program e-learning ada
3 (cukup)
0 cabang ilmu
5 (sangat puas) 3 4 5 (cukup) (puas) (sangat puas) 3 4 5 (cukup) (puas) (sangat puas) 3 4 5 (cukup) (puas) (sangat puas) 15 25 35 orang orang/ orang/ /hari hari hari 5 10 15 cabang cabang cabang ilmu ilmu ilmu
Kelengkapan skillabs
13 blok
13 blok
16 blok
7
8
9
peralatan
clinical
10 blok
7 orang /hari
19 blok
11
10
Kepuasan mahasiswa dalam tutorial 2 (dalam skala likert) (kurang)
11 12
Jumlah dosen S2 Jumlah dosen S3
3 (cukup)
3 (cukup)
4 (puas)
27 1
25 1
29 1
24 1
5 (sangat puas) 35 5
indikator kinerja program 2
No 1 2
3
4
Indikator Keberhasilan
Awal
Jumlah penelitian dosen. 5/tahun Publikasi dosen di seminar- Belum seminar ilmiah baik regional ada maupun nasional. Seminar ilmiah berskala regional 0 atau nasional yang dilaksanakan FK Unila jumlah kegiatan pengabdian 2 kepada masyarakat pertahun
capaian akhir tahun 2011
Akhir 2011
Akhir 2012
Akhir 2013
57/tahun 17
10/tahun 3
15/tahun 6
18/tahun 9
Tidak dapat dilaksanakan
1
2
3
16 Pertahun
5 pertahun
8 pertahun
10 pertahun
indikator kinerja program 3
No
Indikator Keberhasilan
Peningkatan mutu tatakelola 1 Organisasi MEU
Awal
capaian Akhir tahun 2011
Target Akhir 2011
Akhir 2012
Akhir 2013
Tim KBK
BPK
MEU
MEU
MEU
2
SOP dan SPM MEU
Belum ada
Belum ada
Terbentuk
Berfungsi
berjalan
3
Tim audit internal MEU
Belum ada
Belum ada
Persiapan
Terbentuk
berfungsi
Peningkatan sistem penjaminan mutu pelaksanaan Belum 1 Kebijakan kegiatan SPM fakultas sempurna
Belum Terbentuk sempurna
Berfungsi
Berjalan
2
metode dan sistem monitoring Belum evaluasi sempurna
Belum Terbentuk sempurna
Berfungsi
Berjalan
3
Kelengkapan administrative
Belum Terbentuk sempurna
Berfungsi
Berjalan
Belum sempurna
12
b. Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya . Secara
umum,
Kemajuan
fisik
yang
kami
capai
adalah
telah
dirampungkannya beberapa kegiatan, belum dilaksanakannya proses Pengadaan barang dan jasa, dan , tidak dapat dilaksanakannya dua kegiatan. Kemajuan fisik yang paling banyak adalah dalam komponen biaya program development, domestic degree training,research grant dan teaching grant yaitu sebesar 100% .Untuk proses pengadaan barang dan jasa pencapaian fisik masih sangat rendah yaitu 15%, hal ini dikarenakan kami gagal dalam melakukan proses lelang barang dan jasa dan masih menunggu rebidding dari Word Bank sehingga proses pengadaan barang dan jasa diluncurkan pada tahun 2012. Untuk pengadaan jasa konsultan dalam kegiatan technical assistance tidak dapat kami laksanakan, karena kami tidak menemukan tenaga ahli yang mau mengikuti aturan kegiatan technical assistance yang mengharuskan tenaga ahli berada 14 hari di tempat kegiatan. Kegiatan yang capaian fisiknya juga sangat rendah adalah kegiatan seminar ilmiah nasional, karena kegiatan tersebut tidak bisa dilaksanakan. Hal yang menyebabkan kegiatan tersebut tidak dilaksanakan adalah ketidaksesuaian kegiatan dengan skema hibah yang kami dapatkan, dalam panduan pelaksanaan PHK PKPD disebutkan bahwa kegiatan seminar ilmiah nasional hanya boleh dilaksanakan oleh grantee yang mendapatkan hibah PHK PKPD skema A, sedangkan Unila mendapatkan hibah PHK PKPD skema C. Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya secara rinci dapat dilihat pada Lampiran 3
c. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas Realisasi serapan keuangan sampai 30 Desember 2011 sebesar 6,3%. Dari total anggaran PHK PKPD 2011 yang bersumber dari dana DIKTI dan komitmen universitas Lampung sebesar
Rp.3.829.081.000 baru kami serap
sebanyak Rp. 793.690.300 (20 %), terdiri dari Rp.483.874.300 dari dana Dikti, dan dana pendamping sebesar Rp.309.816.000
13
Komponen biaya yang penyerapan keuangannya sangat rendah adalah proses Pengadaan Barang dan Jasa, hal ini dikarenakan proses tersebut gagal dilaksanakan pada tahun 2011 dan anggarannya diluncurkan ke tahun 2012. Komponen biaya lain yang penyerapan keuangannya juga sangat rendah adalah komponen biaya degree training baik domestic maupun overseas , hal ini dikarenakan 14 staf yang sudah kita rencanakan untuk menerima beasiswa dari PHK PKPD 2011, sebanyak 7 orang memilih menerima beasiswa BPPS, 1 orang gagal dalam melakukan aplikasi pendidikan ke luar negeri, dan 5 orang belum melanjutkan studi. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas secara rinci dapat dilihat pada Lampiran 4 d. Analisis capaian kinerja program, pengadaan dan keuangan hingga 31 Desember 2011. Kinerja manajemen administrasi dan manajemen keuangan PIU PHKPKPD Unila masih menjadi sorotan utama, karena masih belum berjalannya struktur, tugas dan fungsi manajemen administrasi dan manajemen keuangan PHKPKPD di tingkat Universitas dan Fakultas Kedokteran Unila. Staf Keuangan belum bekerja maksimal karena masih baru dan belum mengerti alur pencairan keuangan. Karena uang yang menjadi sumber dana kegiatan belum dapat dicairkan, menyebabkan mundurnya beberapa program kerja. Staff pengelolaan
keuangan seperti Bendahara Pengeluaran, Penguji Tagihan, Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)1, Penerbit SPM (Surat Perintah Membayar), dan Unit Akuntansi Instansi belum bekerja maksimal karena masih merangkap struktur yang ada di rektorat dan belum ada staf khusus untuk PHK PKPD. Pada bagian pengadaan barang dan jasa, pengumuman pengadaan melalui iklan baru akan kami lakukan pada tanggal 12 Agustus 2011. Hal ini dikarenakan kami menunggu jawaban persetujuan dari perwakilan Bank Dunia, yang baru kami terima pada bulan Juli 2011. Proses seleksi dan lelang baru dilaksanakan pada awal September 2011. Namun proses
14
pengadaan barang tersebut gagal karena tidak ada penawaran yang masuk walaupun batas akhir pemasukan penawaran (16 september 2011) sudah berakhir. Langkah selanjutnya yang kami tempuh adalah mengajukan rebidding ke World Bank untuk merubah spesifikasi barang dan proses pengadaan barang diluncurkan pada tahun 2012.
Untuk pengadaan jasa
konsultan dalam kegiatan technical assistance tidak dapat kami laksanakan, karena kami tidak menemukan tenaga ahli yang mau mengikuti aturan kegiatan technical assistance yang mengharuskan tenaga ahli berada 14 hari di tempat kegiatan.
e. Analisis capaian kualitatif Untuk masing masing aktifitas, capaian kualitatif masih rendah terutama masalah manajemen dan budaya kerja. Banyak staf yang masih muda dan belum banyak pengalaman bekerja sebagai tim. Terkadang pekerjaan hanya dikerjakan sendirian dan bingung untuk membagi kerja dengan tim.
15
Bab 4. Rencana Selanjutnya a. Rencana pengeluaran anggaran tahun 2012 (Format 3). b. Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Januari hingga Desember 2011. Banyak program kerja pada enam bulan awal tahun 2011 yang terpaksa kami tunda pelaksanaannya. Penundaan tersebut berkaitan dengan belum dapat dicairkannya dana penunjang kegiatan dari PHK PKPD dari KPPN yang disebabkan oleh keterbatasan staf keuangan kami yang belum berpengalaman dan masih belum banyak tahu prosedur pencairan dana tersebut.
Program kerja yang belum sempat kami laksanakan sesuai
dengan jadwal kegiatan di pertengahan awal tahun 2011 dapat dilaksanakan mulai bulan Agustus 2011. Proses pengadaaan barang dan jasa mengalami kegagalan pada tahun 2011 karena proses lelang gagal dan persetujuan ulang belum didapat dari Bank Dunia, sehingga prose pengadaan barang dan jasa diluncurkan pada tahun 2012. Dalam penyerapan keuangan saat ini kami terus berusaha untuk memaksimalkan daya serap dan lebih memahami “bahasa keuangan” yang memang belum banyak kami kuasai. Pertemuan rutin dengan pihak rektorat akan lebih sering kami adakan untuk memperlancar manajemen keuangan PHK PKPD c. Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember 2012. Pada desember 2012 kami menargetkan pencapaian indikator kinerja utama yaitu meningkatnya mutu lulusan FK Unila yang dapat dilihat dari angka kelulusan UKDI 87% dengan nilai rata rata UKDI 65. Disamping itu kami juga menargetkan meningkatnya nilai rata rata ujian nasional mahasiswa baru yang pada tahun 2011 adalah 7,0 menjadi 7,5 pada Desember 2012 serta
16
adanya percepatan masa studi lulusan FK Unila dari 6,8 tahun menjadi 6,4 tahun dan meningkatnya rata rata IPK lulusan dari 3,09 menjadi 3,1 Selain indikator utama tersebut, ada target lain yang ingin kami capai dengan mengikuti kegiatan PHK PKPD ini yaitu meningkatnya jumlah buku ajar yang pada tahun 2011 hanya terdapat dua buku ajar menjadi lima buku ajar. Meningkatnya jumlah penilitian dosen serta publikasi ilmiah dosen dan terbentuknya MEU, yaitu suatu badan yang merupakan tulang punggung kurikulum pendidikan kedokteran di FK Unila,yang mempunyai standar operasional yang jelas dan manajemen yang baik.
17
Bab 5. Evaluasi terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas Dengan mengacu pada dokumen RIP dari awal proyek sampai dengan hasil pelaksanaan aktivitas sampai akhir tahun 2011, kami melakukan analisis terkait kekuatan dan kelemahan dalam desain dan implementasi program, dikorelasikan dengan capaian indikator. Berikut ini evaluasi kami tampilkan dalam bentuk tabel.
ELEMEN Kelembagaan , Jati diri, Visi, Misi
Struktur
Pendanaan
Tata Pamong
Staf dan Tenaga Pendukung
Sarana dan Prasarana
INTERNAL KEKUATAN KELEMAHAN 1. Organisasi dan tata kerja PIU PHK 1. PIU PHK PKPD Unila masih baru PKPD ini berdasarkan SK Rektor terbentuk sehingga belum banyak Unila No. 713/J26/PP/2010 pengalaman dalam menjalankan Hibah 2. Salah satu misi program PIU PHK PKPD Unila adalah meningkatkan mutu lulusan FK Unila dan meningkatkan kesehatan Organisasi FK Unila PIU PHK PKPD adalah badan yang Banyak dari struktur PIU PHK dibentuk yang bertanggung jawab PKPD yang masih merangkap kepada Dekan FK Unila dan jabatan lain sehingga kerjanya dibentuk melalui surat keputusan belum maksimal Rektor 1. Sumber dana dari project HPEQ Sistem tatakelola keuangan PIU PHK world Bank yang bekerjasam PKPD Unila belum baik sehingga dengan DIKTI dan dari dana system administrasi dan pencairan komitmen Unila. dana agak sulit. 1.
Struktur organisasi PIU PHK 1. Tidak semua Staf dan Personil PIU PKPD Unila sudah ada. PHK PKPD dapat melaksanakan 2. Telah terdapat sistem tugasnya dengan optimal mengingat kepemimpinan padatnya jadwal akademik dan 3. Rapat tingkat pimpinan dan rapat kewajiban tridarma perguruan tinggi gabungan seluruh staf dilakukan lainnya. secara rutin. 4. Pelatihan untuk meningkatkan kualitas SDM dilakukan secara terus menerus. Banyak staf yang berusia muda Banyak staf yang berusia muda yang masih mempunyai fisik yang belum banyak pengalaman kuat dan semangat tinggi untuk berorganisasi dan membangun team maju mengembangkan PIU PHK work PKPD Unila 1. Telah memiliki Ruang sendiri 2. Telah tersedia ruang dengan masing-masing ruang memiliki White board, OHP,
18
Sistem Monevin
Program
1. Telah terbentuk tim Monevin PHK PKPD Unila. 2. Evaluasi pelaksanaan Program Studi dilaksanakan setiap semester. Telah tersusun program kerja selam satu tahun dengan jadwal dan indikator yang harus dicapai
Pengadaan barang dan jasa
Telah dibentuk panitia pengadaan barang dan jasa yang dibentuk oleh Universitas lampung
Sistem keuangan
Telah dibentuk tim keuangan PHK PKPD oleh Universitas lampung
Belum melakukan monitoring secara berkesinambungan
Banyak program kerja yang terpaksa harus ditunda pelaksanaannya karena pencairan dana yang terlambat Proses pengadaan terhambat karena masalah administratif dan menunggu persetujuan dari World Bank Kinerja manajemen keuangan PIU PHKPKPD Unila masih menjadi sorotan utama, karena masih belum berjalannya struktur, tugas dan fungsi manajemen keuangan PHKPKPD di tingkat Universitas dan Fakultas Kedokteran Unila. Staf Keuangan tidak bekerja maksimal karena masih baru dan belum mengerti alur pencairan keuangan
19
