RICHTLIJNEN organisatie & deelname Paco- zwemfeesten

RICHTLIJNEN organisatie & deelname Paco-‐zwemfeesten

I. INLEIDING Een Paco-‐zwemfeest is een recreatieve wedstrijd georganiseerd door een Paco-‐club (Hoe een Paco-‐ club worden? Zie www.splashweb.be.) voor de doelgroep 6-‐ tot 12-‐jarigen uit de zwemschool. Deze wedstrijd moet letterlijk een ‘feest’ zijn voor onze jongste zwemmers en is een opstapje naar het echte wedstrijdzwemmen. Wij proberen met deze richtlijnenbundel jullie wegwijs te maken in de organisatie en deelname van deze recreatieve zwemwedstrijd. Bij de organisatie van een Paco-‐zwemfeest komt heel wat kijken. We geven jullie alvast een kort overzicht van de bepalingen en taken eigen aan deze wedstrijd en de aandachtspunten om van jullie Paco-‐zwemfeest een echt feest te maken met de nadruk op de speciale aanpak van deze doelgroep.

II. CONTACTPERSONEN

Paco-‐hoofdverantwoordelijke Gretl Vandamme, [email protected] Paco-‐medewerksters: Lydia Colijn, [email protected] (sporttechnisch) Sarah Sturtewagen, [email protected] (communicatie en website) Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102, 9820 Merelbeke Tel.: +32 9 220 53 87 Fax.: +32 9 220 40 92 Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

2

III. ORGANISEREN PACO-‐ZWEMFEEST III.1. Bepalingen Paco-‐zwemfeest Volgende regels zijn bepalend om het doel van een Paco-‐zwemfeest voor 6-‐ tot 12-‐jarigen te verwezenlijken: − Het moet een leuke en leerrijke ervaring zijn voor recreatieve zwemmers waar het spelelement centraal staat. Zo zullen de zwemfeesten deel uitmaken van het leer-‐ en trainingsproces van deze 6-‐ tot 12-‐jarigen. − Deelnemen moet belangrijker zijn dan winnen. Bezorg dus iedereen een aandenken. Het ijkpunt is niet de tegenstrever, maar wel de sport zelf. Begrippen zoals inzet, je best doen, fairplay, bewegingsvreugde gaan verder dan de prestatie op zich. − Organiseer korte, afzonderlijke zwemfeesten voor deze doelgroep. − Voorzie zwemnummers met een diversiteit aan zwemslagen en afstanden en een spelelement (estafette, zwemnummer met zwemmateriaal,…). − Geen te strenge beoordeling door de jury, wees wat toleranter met het zwemreglement en hou de ‘positieve beleving’ van het kind in het achterhoofd. − Het moet een stimulerende en verrijkende ervaring zijn waarbij iedereen betrokken wordt. (ouders, trainers, organiserende vereniging)

Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

3

III.2. Het opstellen van het wedstrijdprogramma Vooraleer je een Paco-‐zwemfeest kan organiseren, dient eerst een wedstrijdprogramma opgesteld te worden. Een wedstrijdprogramma omvat de volgorde van de zwemnummers die kunnen worden gezwommen per leeftijdsgroep en het spelelement ( estafette,…). Hou hierbij rekening met de richtlijnen die de federatie formuleert opdat het programma niet te zwaar is voor deze jonge doelgroep. a) Aandachtspunten VZF bij het opstellen zwemprogramma: Het Paco-‐zwemfeest moet je afzonderlijk organiseren. Het invoegen van de wedstrijdnummers van het Paco-‐zwemfeest tussen de wedstrijdnummers van competitiewedstrijden of recreatieve wedstrijdnummers voor ander leeftijdsgroepen is niet toegestaan De Paco-‐zwemfeesten zijn uitsluitend voor 6-‐12 jarigen niet-‐vergunninghouders. Uitzondering deelname CV voor 9-‐ en 10-‐jarigen • Enkel 9-‐ en 10-‐jarigen die in de loop van het Paco-‐sportseizoen (september-‐ augustus) overgaan van niet-‐vergunninghouder naar competitiehouder kunnen gedurende het lopende seizoen nog deelnemen aan de Paco-‐zwemfeesten. • Indien zij in het bezit zijn van een competitievergunning voor de aanvang van het nieuwe sportseizoen kunnen zij niet deelnemen aan Paco-‐zwemfeesten. • Het Paco-‐zwemfeest heeft een niet officieel wedstrijdkarakter. De gezwommen tijden worden dus ook niet erkend als officiële zwemtijden bij de 9-‐ of 10-‐jarige deelnemende competitiezwemmers. De organiserende club kan ’personen met een beperking’ tussen de 6 en de 12 jaar toelaten om deel te nemen aan het Paco-‐zwemfeest. Voorzie eventueel een apart zwemnummer voor deze doelgroep. De organiserende club kan leden van ‘NIET’-‐Paco-‐clubs en niet-‐leden van de VZF toelaten om deel te nemen aan het Paco-‐zwemfeest. Bijvoorbeeld: kinderen die niet via een VZF-‐ zwemclub inschrijven maar via ander recreatief zwemcircuit, via school,… mits vermelding voorprogramma. b) Richtlijnen voor het opstellen van het wedstrijdprogramma b.1) Algemeen i.v.m zwemnummers: -

Laat alle vier de zwemslagen aan bod komen. Biedt verschillende zwemafstanden aan, zowel korte als lange afstanden. Beperk het zwemfeest tot maximum 2,5 uur. Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

4

-

Respecteer de minimum (6 jaar) en maximum deelnameleeftijd ( 12 jaar). Voorzie tijdens het zwemfeest een spelelement (creatieve opwarming, zwemestafette met ouders, trainers, materiaal, randanimatie,…) b.2) Richtlijnen zwemnummers specifiek per leeftijdsjaar

6-‐jarigen

-‐

7-‐jarigen

-‐ -‐

8-‐jarigen

-‐ -‐ -‐ -‐

9-‐jarigen

-‐ -‐ -‐

10-‐jarigen 11-‐jarigen 12-‐jarigen

Enkel 25m en 50m nummers . ð Niet meer dan 2 zwemnummers per zwemfeest (tijdsbestek van half uur tussen de nummers) + 1 estafette. Enkel 25m, 50m en 200m nummers. Vlinderslag: maximaal 50m. ð Niet meer dan 2 zwemnummers per zwemfeest (tijdsbestek van half uur tussen de nummers)+ 1 estafette. ð We adviseren geen 100m afstanden: Bij het zwemmen van deze nummers wordt vooral beroep gedaan op het anaëroob energieleveringssysteem (weerstand). Deze capaciteit is op deze leeftijd nog niet of onvoldoende ontwikkeld waardoor dergelijke oefenvormen de fysieke ontwikkeling zelfs kunnen tegenwerken. Niet meer dan 1 nummer van 200m of 400m. Vlinderslag: maximaal 50m. Wisselslag: maximaal 200m. Vrije slag: maximaal 400m. ð Niet meer dan 2 zwemnummers per zwemfeest (tijdsbestek van half uur tussen de nummers) + 1 estafette. Vlinderslag: maximaal 50m. Wisselslag: maximaal 200m. Vrije slag: maximaal 400m. ð Niet meer dan 2 zwemnummers per dag waaronder niet meer dan 1 nummer van 200m of 400m + 1 estafette. Niet meer dan 2 zwemnummers per dag + 1 estafette

Bekijk ook de voorbeeldprogramma’s online. b.3) Spelelement

-‐

De plezierbeleving verdient bij een Paco-‐zwemfeest een stipnotering. M.a.w. zowel de ouders (toeschouwer), club (organisator) en trainer (begeleider/inschrijver) spelen een rol in ‘een positieve beleving van het wedstrijdzwemmen voor een kind’. Daarom is het belangrijk als organisator om een spelelement in het bouwen in het wedstrijdprogramma en hierbij eventueel de lesgever/trainer of ouder te betrekken. Dit kan onder de vorm van: Randanimatie zoals een half uurtje vrij zwemmen na het zwemfeest, een spel een partijtje miniwaterpolo,… Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

5

-‐

Estafettenummers die het groepsgebeuren bevorderen: estafette in één slag/verschillende slagen, estafettenummer met bijkomende opdracht zoals een voorwerp vervoeren/per twee zwemmen,…

Meer spelen of animatie kan je terugvinden in het ‘Paco’s spelenboek’. III.3. Organisatorische werkzaamheden voorafgaand het SPLASH-‐zwemfeest

-

-

-

a) Planning en datum Probeer tijdig een datum te bepalen (min. 3 maanden) voor de organisatie van een Paco-‐ zwemfeest. Hou hierbij rekening met de beschikbaarheid van het zwembad, verlofperioden, andere Paco-‐zwemfeesten in de buurt. (Paco-‐kalender). De organiserende club bepaald zelf het tijdstip van het Paco-‐zwemfeest, hierbij zijn verschillende mogelijkheden: • Als voorprogramma van een competitie-‐ of recreatieve wedstrijd. • Tijdens trainingsuur van clubs op zaterdag of tijdens de week. (woensdagnamiddag -‐ vrijdagavond) Probeer regionaal met de Paco-‐clubs in de buurt te overleggen (kalendervergadering). Het opstellen van een circuit, waarbij maandelijks één Paco-‐zwemfeest per regio (kring) wordt georganiseerd zou ideaal zijn.

-

In uitzonderlijke gevallen wordt toegestaan dat twee Paco-‐clubs samen een zwemfeest organiseren. Dit dient wel op voorhand te worden aangevraagd aan de federatie met vermelding van de reden van samenwerking. b) Zwembad bespreken Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

6

-

-

-

-

-

Door het niet-‐officieel karakter van de Paco-‐ zwemfeesten zijn de voorwaarden voor de accommodatie soepeler. Je mag organiseren in een al dan wel of niet gehomologeerd zwembad, met of zonder startblokken voorzien van een duidelijke baanafscheiding. Voorzie ook volgende ruimte: jurysecretariaat (resultatenverwerking), ruimte voor geluidsinstallatie, ruimte voor onthaal clubs en kleedcabines, zitplaatsen voor toeschouwers,… Voorziening van redders door sportdienst of voorzien door de club? c) Aanschrijven wedstrijdleiding, officials en medewerkers Voor elk Paco-‐zwemfeest dient een jury samengesteld te worden onder leiding van een wedstrijdleider. Vereisten ð Zorg voor één wedstrijdleider met een minimumfunctie van K2 of starter met TAK-‐ bevoegdheid. Taakbeschrijving: Deze persoon neemt de leiding over het zwemfeest. Deze kan ook de taak van starter op zich nemen. Deze persoon ziet toe op de reglementering, verzekert de aanwezigheid van de noodzakelijke officials en het goede verloop van het zwemfeest. De wedstrijdleider roept de officials een half uur voor de start van het zwemfeest bijeen voor een juryvergadering om de taken te overlopen. ð Zorg dat je voldoende officials hebt! Per baan moet er minstens 1 tijdopnemer voorzien worden. Dit kan een ouder, een lesgever of trainer zijn. Keerpuntrechters zijn niet noodzakelijk aangezien er niet kan worden uitgesloten. Taakbeschrijving: De tijdopnemer neemt de tijd op van de deelnemer die in de baan zwemt welke hem toegewezen is. Hij controleert voor de start of de naam van de zwemmer overeenstemt met de naam op zijn startkaart. De tijdopnemer noteert de gezwommen tijd zowel op het programma als op de startkaart + eventuele beoordeling over aankomst en keerpunten. ð Indien onvoldoende officials? Vraag de deelnemende clubs om één (of meerdere) tijdopnemer(s) mee te brengen. Vermeld dit duidelijk in de bijlage van het voorprogramma. Zorg voor 2 personen in het jurysecretariaat die instaan voor het verwerken van de uitslagen Daarnaast zijn nog losse medewerkers nodig voor verschillende taken zoals: het bemannen van het onthaal, de randanimatie, toezicht kleedkamers, opbouw/afbraak en opruimen zwembadruimte, speaker,… Voorzie ook een gediplomeerde redder (= persoon in het bezit van een reddersbrevet, voldaan aan de verplichte jaarlijkse bijscholing) en een EHBO post (verpleegster). Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

7

d) Opmaken voorprogramma Het voorprogramma is een officieel formulier noodzakelijk voor de bekendmaking van het zwemfeest dat je wil organiseren aan de Vlaamse Zwemfederatie en uitgenodigde clubs. Dit gebeurt op een standaarddocument opgemaakt door de VZF: voorprogramma Paco-‐zwemfeest . Richtlijnen invullen voorprogramma:

-

-

-

De benaming moet Paco-‐zwemfeest zijn. Je mag hier wel je clubnaam aan toevoegen. Organisator: club of meerdere clubs die de wedstrijd organise(ren)ert. Wedstrijdleiding: persoon die verantwoordelijk is voor het wedstrijdgebeuren. Open wedstrijd: wedstrijd voor iedere zwemclub VZF (indien ook niet VZF-‐clubs toegestaan zijn, noteer dit duidelijke in het voorprogramma en kom alle voorwaarden zoals verzekering, inschrijvingsmodaliteit hiervoor na). Wedstrijd op uitnodiging: inclusief de genodigde club ( regionaal). Locatie: een duidelijke plaatsvermelding is noodzakelijk, soms is het handig om een plan en routebeschrijving bij te steken. Aanvang inzwemmen-‐ zwemfeest: voorzie 15 min. tot max. 30min. inzwemmen voor deze doelgroep. Wedstrijdreglement: je kan de info (zie onder wedstrijdreglement) op de laatste alinea van het voorprogramma zetten of als bijlage toevoegen. Startgelden: bij voorkeur gratis, anderzijds democratisch 1-‐2 euro. Adres voor inschrijvingen: het adres (e-‐mailadres) waar de inschrijvingen heen moeten en de sluitingsdatum van de inschrijving. Zwemnummers: wedstrijdprogramma met nummering, deze zal je ook gebruiken bij het aanmaken van het softwareprogramma Topswim. Vrije tekst: eventueel items uit het wedstrijdreglement.

e) Opmaken van wedstrijdreglement Het wedstrijdreglement omvat bepaalde informatie die niet in het voorprogramma staat. Wat melden in het wedstrijdreglement? • Beperking deelname aantal zwemnummers per deelnemer. 2 starten (exclusief estafette) is ideaal, voor 1 start komt men liever niet naar een zwemfeest. • Beperking aantal deelnemers per deelnemende club voor een zwemnummer, dit om de duur van het zwemfeest te beperken. • Aantal tijdopnemers die elke deelnemende club dient mee te brengen. • Aangeven of de deelnemende kinderen/clubs al of niet lid moeten zijn bij de VZF. Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

8

• • • • •

• •

Vermelding indien inschrijvingen en wijzigingen op de dag van de wedstrijd nog worden aanvaard. Hoe inschrijven, verplichtend via Topswim? Hoe de prijsuitreiking zal gebeuren. Startgeld gratis of democratische bijdrage. Regels die de jury zal hanteren i.v.m. het starten, uitsluitingen,… Dit is handig om discussies te vermijden. Voorziene pauzes. ,…

Regels die kunnen gevolgd worden tijdens het zwemfeest

Voor deze doelgroep raden we aan niet al te streng te beoordelen tijdens het zwemfeest. Kinderen mogen niet ontmoedigd worden! Voorbeelden regels: • De toegepaste startregel: herstarten tot correcte start of een valse start toestaan. • Geen uitsluiting geven bij foutief keerpunt. • Definitieve uitsluiting bij ongehoorzaamheid en wangedrag tegenover official, deelnemers, clubafgevaardigde of toeschouwer. • Mogelijke uitsluiting bij: - Hinderen van een andere zwemmer of ploeg. - Niet gezwommen in de vermelde slag. - Niet volledig uitzwemmen van de afstand door de zwemmer. - Het gebruik maken van hulpmiddelen tijdens het zwemmen. • Ondanks iemand niet wordt uitgesloten, breng hen wel op de hoogte van hun fouten, eventueel via vermelding op de startkaart. • Eventuele uitsluitingen worden niet gemeld via de micro maar meegegeven aan de clubverantwoordelijke. Een duidelijke foutomschrijving is belangrijke informatie voor de clubafgevaardigde/trainer. f) Invullen wedstrijdprogramma in het Softwareprogramma Topswim -‐ verwerking inschrijving Het wedstrijdprogramma Topswim is een software pakket voor de verwerking van resultaten,… Een club, lid van de VZF, kan steeds gratis een installatie-‐CD opvragen. De zwemfeesten zijn in Topswim gedefinieerd als wedstrijden voor niet-‐ vergunninghouders. Enkele vuistregels: • Correcte gegevens bij inschrijving (juiste schrijfwijze naam, correctheid leeftijdjaar). Dit is belangrijk voor de verwerking van de deelnemers in het ledenbestand van de VZF i.f.v. postmailing. Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

9

Leden van een zwemclub van de VZF dienen onder de officiële clubnaam ingeschreven te worden. • Voor de leden die niet zijn aangesloten bij de VZF, kan je best volgende afkorting bij hun clubnaam gebruiken NLVZF (NIET LEDEN VLAAMSE ZWEMFEDERATIE) • Wijzigingen/afmeldingen na inschrijving kunnen nagestuurd worden mits toestemming van de organisator tot 24 uur voor de wedstrijd. Je kan deze best niet meer aanvaarden op de dag van het zwemfeest om organisatorische problemen te vermijden. g) Opmaken programma Hoe? • Controleer op voorhand de ingestuurde inschrijvingen of deze compleet zijn. • Maak een serie-‐indeling per zwemnummer. • Maak van elke serie een baanindeling. • Zorg voor volledige baanbezetting door: • Gemengd te laten zwemmen. • Het invoeren van volledige baanbezetting door twee leeftijdsjaren samen te laten zwemmen. • Beperk de duur van het zwemfeest door: Het aantal genodigde clubs te beperken -‐ het aantal deelnemers per club te beperken -‐ het aantal inschrijvingen per deelnemer te beperken -‐ beperking deelname leeftijdsjaren of zorg è Handig is een overzicht te maken van het aantal series per wedstrijdnummer en de daarvoor benodigde tijd inclusief de tijd nodig voor het inzwemmen, pauze, spelelement, prijsuitreiking,… Dit alles samen zal de duur van het zwemfeest bepalen. •

Inhoud programmaboekje: • • •

• • •

Op voorblad: vermelding van Paco-‐ of ‘PACO’-‐label en verwijzing naar: www.splashweb.be voor uitslag/verslag en foto’s. Overzicht van de deelnemende clubs. Zwemprogramma . - Vermeld de programmanummers, de te zwemmen afstand, geslacht en afstand. - Vervolgens serienummer. - Vervolgens baannummer, de naam van de zwemmer, club ( NLVZF). Sponsoring Bedanking Eventueel: extra blad voorzien met te late wijzigingen/afmeldingen.

Verspreiding: Voorzie minimum één gratis programmaboekje per club, vanaf tien zwemmers kan je opteren om 2 programmaboekjes te voorzien per club. Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

10

Je kan programmaboekjes voorzien voor de bezoekers aan democratische prijzen. Anderzijds kan je het zwemprogramma 24 uur op voorhand online plaatsen opdat de bezoekers deze kunnen raadplegen (afdrukken) en houd je geen verkoop. h) Voorbereiden prijsuitreiking Onder het motto, deelnemen is belangrijker dan winnen, moet iedere deelnemer een aandenken krijgen, voorzie liefst geen podiumplaatsen. Als organisator kan je één maal per Paco-‐seizoen een gratis bestelling Paco-‐medailles plaatsen. Het aanvraagformulier en de voorwaarden kan je vinden op www.splashweb.be en dient 10 dagen voor het zwemfeest bezorgt te worden aan de VZF. Wat zeker te vermelden: aantal/keuze medaille/af te halen of via post (mits betaling) + leveringsadres. bestelformulier medailles Als organisator bepaal je zelf of je naast de medaille nog een ander aandenken geeft aan de zwemmers. Je kunt voor een aandenken zorgen door er zelf één te kopen of via sponsoring. Enkele leuke ideeën: Een aandenken voor de ouders. Bijvoorbeeld een roosje bij Moederdag. Een aanmoedigingsprijs, een yell-‐ prijs (voor groep met de beste aanmoedigingkreet), de fanclub-‐prijs (voor de toeschouwer met de mooiste spandoek). Een stripboek, teddybeertje, sleutelhanger,… Een zelfgemaakt diploma. Andere Paco-‐gadgets te vinden onder www.splashweb.be.

i)

Afspraken i.v.m. startgelden, inkomgelden, verzekeringskost niet-‐leden VZF Startgelden Voor Paco-‐zwemfeesten vraagt de Vlaamse Zwemfederatie geen forfaitaire startgelden aan de organiserende clubs en rekent ook geen forfaits aan.


11

De organisator bepaalt het startgeld voor de deelnemende zwemmers aan het Paco-‐ zwemfeest. Wij raden aan dat de kinderen gratis kunnen deelnemen aan deze zwemnummers. Indien geen gratis deelname vragen wij democratische prijzen te hanteren, bijvoorbeeld 1-‐2 euro per deelnemer of per zwemnummer. Toegangsprijzen De organisator bepaalt de toegangsprijs van de bezoekers, de prijs voor een programma, een uitslag. Hanteer ook hiervoor democratische prijzen. Hoe duurder, hoe minder bezoekers. Een lagere inkomprijs maakt een hoger aantal bezoekers,het aantal bezoekers bepaalt ook de sfeer van het zwemfeest. Waarom geen kortingen geven als stimulans: Opa of oma komt mee. Het ganse gezin komt mee supporteren. Andere

j)

Indien startgeld gratis en/of toegangsprijzen gratis, probeer andere initiatieven te zoeken zoals bijvoorbeeld tombola, wafelbak om geld in de lade te krijgen voor de clubwerking. Verzekeringsaanvraag voor niet-‐leden VZF

Recreanten/niet-‐vergunninghouders die niet gekend of geregistreerd zijn bij de VZF en dus ook niet aangesloten, kunnen deelnemen aan zwemfeesten indien de organisator van de wedstrijd hen bijkomend verzekert bij verzekeringsmaatschappij N.V. Arena. Waarom externe zwemmers (niet-‐lid VZF) verzekeren? Indien er een ongeval gebeurt met een deelnemer die niet is aangesloten bij de VZF, zelfs al is deze persoon verzekerd via bijvoorbeeld een andere federatie, kan de VZF of club aangesloten bij de VZF toch aansprakelijk worden gesteld (volgens het decreet op de federaties). Dit kan leiden tot een zeer moeizaam proces tussen de betrokken verzekeringsinstellingen. Hoeveel kost dit? De organisator betaalt aan verzekeringsinstelling ARENA N.V. 0.25€ per deelnemer die niet aangesloten is bij de VZF Hoe kan je dit als organisator praktisch best aanpakken? 1. Noteer in het wedstrijdreglement het volgende: - Bij de inschrijvingen moeten deelnemende clubs aan de organisator een namenlijst bezorgen met de deelnemers die niet bij de VZF zijn aangesloten. - Voor iedere deelnemer (niet lid VZF) rekent de organisator 0,25 euro extra aan voor verzekering bij N.V. Arena. - Deze wordt betaald samen met het start-‐ of inschrijvingsgeld (indien gevraagd) - De organisator of Vlaamse Zwemfederatie kan niet aansprakelijk worden gesteld indien de club een onjuiste namenlijst doorstuurt. Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

12

1. Stuur vóór aanvang van het zwemfeest het formulier ‘verzekeringsaanvraag voor decretaal verplicht te verzekeren tijdelijk risico’s’ samen met een overzicht van alle deelnemers die niet verzekerd zijn bij de VZF door naar N.V. Arena, Jozef II straat 36-‐38 te 1000 Brussel, e-‐mail: arena@arena-‐nv.be. 2. Stuur een kopie van het verzekeringsformulier door naar de Vlaamse Zwemfederatie. 3. Indien er nog wijzigingen blijken te zijn kan steeds een aangepaste lijst binnen de 24u naar N.V. Arena worden gestuurd na afloop van het betreffende Paco-‐zwemfeest.

III.4. Bekendmaking van het Paco-‐zwemfeest

De uitnodiging wordt best minimum 1 maand voor het zwemfeest naar de clubs en de Vlaamse Zwemfederatie gestuurd. Documenten ter aankondiging Paco-‐zwemfeest -

Uitnodiging/begeleidende brief aan de clubs. Voorprogramma. Wedstrijdreglement als bijlage bij het voorprogramma. Inschrijvingsformulieren (Topswim of manueel) • Uit het softwareprogramma Topswim kan je ook een ‘voorprogramma’ exporteren. Dit kan je naar de effectief deelnemende clubs opsturen. Indien de deelnemende clubs ook met Topswim werken kunnen zij dit inladen en moeten zij dit niet meer over te typen met kleinere kans op fouten als gevolg. • Maak ook steeds een manueel inschrijvingsformulier op voor de clubs die niet met Topswim werken. Eventueel: een plan en routebeschrijving zwembad, link Paco-‐webpagina,…

Enkele richtlijnen: Om de deelname onder controle te houden zijn de zwemfeesten best op uitnodiging.


13

-

Probeer Paco-‐clubs of andere zwemclubs uit je kring uit te nodigen. Op deze manier beperk je de verplaatsing van de zwemmers, trainers, supporters. Dit verzekert alvast een grotere opkomst!

-

Zijn er andere zwemmers (bijvoorbeeld van een club niet aangesloten bij de VZF, scholen,… die wensen deel te nemen? Dit is mogelijk. Hou er dan rekening mee als organisator alles in orde te stellen met de verzekering voor niet-‐leden VZF en de vermelding NLVZF bij de inschrijving voor het voorprogramma ( gemakkelijker voor de verwerking uitslag in ledenbestand VZF).


14

III.5. Vóór het SPLASH-‐zwemfeest

Documenten digitaal aanleveren (zie III.4 bekendmaking Paco-‐zwemfeest) Wanneer: uiterst 1 maand vooraf De aankondiging van het Paco-‐ zwemfeest en andere meegestuurde documenten zal gepubliceerd worden op www.splashweb.be. Bij annulatie van de wedstrijd dient men dit door te geven aan de Vlaamse Zwemfederatie en moeten de reeds uitgenodigde clubs verwittigd worden. Bestelling medailles Wanneer: uiterst 10 dagen vooraf Per Paco-‐sportseizoen kan elke organiserende Paco-‐club een bestelling ‘Paco’-‐medailles voor 1 zwemfeest gratis ontvangen. (bestelformulier medailles)

Bestelling PACO-‐pak Je kan dit pak (bestaande uit een kostuumgedeelte en een aparte kop met ventilatieopening) huren bij de Vlaamse Zwemfederatie tegen een democratische prijs of bij een verhuurshop in je buurt.

Wanneer: uiterst 10 dagen vooraf

III.6. Organisatie Paco-‐zwemfeest

‘Aankleden’ van het Paco-‐zwemfeest Probeer het Paco-‐zwemfeest meer uitstraling te geven, het aankleden van het zwemfeest werkt absoluut sfeerbevorderend. Bad versieren: vlag van de club, leuke muziek (voor de doelgroep 6 tot 12 jaar) tijdens het inzwemmen, clown / paco = presentator. Prijsuitreiking verzorgen: fotograaf die foto neemt van de zwemmers per club samen met ‘PACO’-‐ mascotte, feestelijke muziek en afsluiten met een opmars,… Voorzie een taartenbak, wafelbak, appel,… Na het zwemmen hebben de kinderen veelal honger. Een mogelijkheid om geld in de clubkas te brengen. Voorzie zeker iemand die tijdens het zwemfeest fotografeert (Bijvoorbeeld: de spelanimatie, de aanwezige zwemmertjes per club,…). Plaats deze foto’s op de clubwebsite of stuur deze door naar de VZF voor op www.splashweb.be. Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

15

Zwemwedstrijd-‐ reglement Beperk het inzwemmen tot een half uur. Voor jongere zwemmers volstaan 10 à 15 minuten. Respecteer de zwemregels van het voorprogramma, informeer de wedstrijdleiding en tijdopnemers/officials hierover. Wees niet al te streng in de beoordeling is de leuze! Respecteer de wedstrijdduur. Om de wedstrijdduur te beperken indien het zwemfeest uitloopt: o Laat twee zwemmers toe in één baan. o Laat de volgende reeks starten wanneer de vorige nog zijn zwemnummer aan het zwemmen is op vb. bij 50m-‐zwemnummer 50 m laten starten als de voorganger op 30m is, hierbij moet je wel twee tijdopnemers voorzien. Na het Paco-‐zwemfeest: Sluit de zwemnamiddag af met de mogelijkheid om wat te spelen (matten, ballen, opblaasbaar materiaal,…) of andere randanimatie. De organiserende club zorgt voor de verspreiding van de uitslagboekjes. a. Inhoud: -

-

Op de voorpagina: vermelding van Paco of ‘PACO’-‐label en verwijzing naar: www.splashweb.be voor uitslag /verslag en foto’s overzicht van de deelnemende clubs. Uitslag: naam van de deelnemers en clubnaam per zwemnummer, naam, clubnaam en tijd van de deelnemers per zwemnummer . Sponsoring & bedanking.

b. Verspreiding -

Aan alle deelnemende clubs (clubverantwoordelijke). Aan de ouders en deelnemers (via verkoop aan de kassa…).

OF plaats de uitslag online op de clubwebsite (incl. foto’s). Vergeet dan niet de deelnemers, ouders trainers,… hierover te informeren waar ze dit kunnen terugvinden.

III.7. Nabeschouwing SPLASH-‐zwemfeest

Binnen de 5 dagen na het Paco-‐zwemfeest: Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

16

Uitslag De organiserende club stuurt een digitale versie, in pdf én csv, van de uitslag door aan de Vlaamse Zwemfederatie voor de www.splashweb.be . 1. Uitslag als Topswim csv-‐bestand (uitslag à diskette uitslag = csv). 2. Uitslag als document (uitslag à drukken uitslag = pdf). De organiserende club plaatst eventueel een digitale versie op de eigen clubwebsite. Foto’s. De organiserende club stuurt 5 digitale foto’s van het zwemfeest naar de Vlaamse Zwemfederatie, [email protected]. Verslag Schrijf een verslagje voor je eigen clubsite en publiceer alle foto’s. Bezorg deze link aan de Vlaamse Zwemfederatie. -‐ Indien je een leuke melding hebt in verband met je zwemfeest voor de ‘nieuws-‐rubriek’ van www.splashweb.be, twijfel dan niet om deze boodschap door te mailen ter publicatie naar [email protected].

IV. DEELNEMEN SPLASH-‐ZWEMFEEST

IV.1. Wie deelnemen aan de SPLASH-‐zwemfeesten

Paco-‐zwemfeest Alle recreatieve zwemmers (niet-‐vergunninghouders) tussen de 6 en 12 jaar van een Paco-‐club of andere zwemclub geregistreerd onder de VZF (uitgezonderd indien de club deelname niet-‐leden VZF toestaan, zie wedstrijdreglement voorprogramma) kunnen in clubverband of individueel deelnemen aan een Paco-‐zwemfeest of ander Paco-‐initiatief. Er geldt een uitzondering voor competitiehouders van 9 en 10 jaar: • Enkel 9-‐ en 10-‐jarigen die in de loop van het Paco-‐sportseizoen (september-‐ augustus) overgaan van niet-‐vergunninghouder naar competitiehouder kunnen gedurende het lopende seizoen nog deelnemen aan de Paco-‐zwemfeesten. • Indien zij in het bezit zijn van een competitievergunning voor de aanvang van het nieuwe sportseizoen kunnen zij niet deelnemen aan Paco-‐zwemfeesten. Speedo Paco-‐Familiedag /provincie Vlaamse Zwemfederatie vzw Burg. Maenhautstraat 100-‐102 9820 Merelbeke Tel. 09/220.53.87

17

Per provincie vindt jaarlijks een editie van de Speedo Paco-‐Familiedag plaats. Dit is een spelnamiddag voor de hele familie, naast de jonge deelnemers, mogen ook de oudere broers en zussen en ouders aantreden. Meer informatie over datum, plaats en inschrijvingsmogelijkheden kan je lezen onder de Speedo Paco-‐Familiedag.

IV.2. Hoe deelnemen Paco-‐zwemfeest

In clubverband Je Paco-‐club (trainerteam) kiest zelf een aantal kandidaat-‐organisators Paco-‐zwemfeesten in de buurt uit. Hierbij zal je een uitnodiging krijgen van je trainer om deel te nemen. Je dient enkel je interesse tot deelname mee te delen. De inschrijving gebeurt dan ook via club. Bij interesse om deel te nemen aan een Paco-‐zwemfeest, informeer dan eerst je trainer vooraleer zelf stappen te ondernemen om individueel in te schrijven. Individueel Elk individu kan deelnemen aan een Paco-‐zwemfeest, mits deze niet op uitnodiging is (zie vermelding voorprogramma . Je kunt de coördinaten voor je inschrijving terugvinden op het voorprogramma van het Paco-‐zwemfeest. Let op Gelieve de organisator te verwittigen bij eventuele afmeldingen (ziekte of andere reden) voor de aanvang van het zwemfeest opdat het zwemprogramma vlot kan afgewerkt worden.

IV.3. Paco-‐kalender

Alle Paco-‐zwemfeesten en andere Paco-‐initiatieven in het Vlaamse zwemlandschap kan je terugvinden op www.splashweb.be: Op de startpagina kan je de ‘kalender’ terugvinden waar per maand de datum, waarop een Paco-‐zwemfeest (of meerdere zwemfeesten) is (zijn) gepland, staat ingekleurd. Van hieruit kan je ‘doorklikken’ naar een webpagina waar alle informatie staat zoals: organiserende Paco-‐club -‐ plaats -‐ zwembad -‐ voorprogramma (uitslag, na het zwemfeest) Onder de rubriek ‘deelnemen zwemfeest’ kan je een overzicht van alle Paco-‐zwemfeesten en edities van de Speedo Paco-‐Familiedag terugvinden onder de noemer Paco-‐kalender.


18

RICHTLIJNEN organisatie & deelname Paco- zwemfeesten

Recommend Documents