Nota richtlijnen organisatie evenementen gemeente Maasdriel 2010-2013
Inhoudsopgave 1. Inleiding en doelstellingen 1.1 inleiding 1.2 doelstellingen 1.3 toelichting evenementenbeleid
4 4 4 4
2. Wettelijk kader 2.1 algemeen 2.2 evenementenvergunning 2.3 andere vergunningen rondom het organiseren van evenementen 2.4 termijnen en rechtsbescherming
4 4 4 5 5
3. Belasting voor de omgeving 3.1 Inleiding 3.2 Vergunningsvrij evenement 3.3 Kleinschalig evenement 3.4 Grote evenementen 3.5 Bijzondere locaties 3.6 Jaarlijks terugkerende evenementen
5 5 5 5 6 6 6
4. Voorwaarden 4.1. Inleiding 4.2 Algemene voorwaarden 4.2.1. Begintijden 4.2.2. Eindtijden 4.2.3. Geluid 4.2.4 Veiligheid 4.3 Bijzondere voorwaarden
7 7 7 7 7 7 8 8
5. Handhaving 5.1 Inleiding 5.2 Handhaving bij niet of te laat aangevraagde evenementen 5.3 Handhaving bij vergunde evenementen 5.4 Klachtbehandeling en klachtafhandeling
8 8 8 8 9
6. Communicatie
9
7. Evaluatie 7.1 Looptijd 7.2 Evaluatie 7.3 Tussentijdse aanpassing
9 9 9 9
8. Vaststelling, inwerkingtreding, overgangsbepaling en citeertitel 8.1 Vaststelling 8.2 Inwerkingtreding 8.3 Overgangsbepaling 8.4 Citeertitel
9 9 9 9 9
Toelichting 1. Inleiding en doelstellingen
10 10
2. Wettelijk kader 2.1 algemeen 2.2 evenementenvergunning 2.3 andere vergunningen rondom het organiseren van evenementen 2.4 termijnen en rechtsbescherming
10 10 10 11 11
3. Belasting voor de omgeving 3.1 Inleiding 3.2 Vergunningsvrij evenement 3.3 Kleinschalig evenement 3.4 Grote evenementen 3.5 Bijzondere locaties 3.6 Jaarlijks terugkerende evenementen
11 11 11 12 12 13 13
4. Voorwaarden 4.1. Inleiding 4.2 Algemene voorwaarden 4.2.1. Begintijden 4.2.2. Eindtijden 4.2.3. Geluid 4.2.4 Veiligheid 4.3 Bijzondere voorwaarden
13 13 13 13 14 14 14 14
-2-
5. Handhaving 5.1 Inleiding 5.2 Handhaving bij niet of te laat vergunde evenementen 5.3 Handhaving bij vergunde evenementen 5.3 Klachtbehandeling en klachtafhandeling
14 14 14 15 15
6. Communicatie
15
7. Evaluatie
16
8. Vaststelling, inwerkingtreding, overgangsbepaling en citeertitel 8.3 Overgangsbepaling
16 16
-3-
1. Inleiding en doelstellingen 1.1 Inleiding In de gemeente Maasdriel vinden jaarlijks vele evenementen plaats. Grootschalige, zoals Alempop in Alem, de Paardenmarkt in Hedel en jaarmarkt Op d'n Delkant in Kerkdriel, maar ook vele kleinschalige, zoals buurtfeesten en tentfeesten. Evenementen verhogen de aantrekkelijkheid van de gemeente en dragen bij aan de leefbaarheid van de verschillende kernen. Maar het is ook zaak om de overlast voor o.a. omwonenden van een evenementenlocatie te beperken en de veiligheid van de bezoekers en deelnemers te garanderen. Deze beleidsnota is een handvat om bij de vergunningverlening de balans tussen de diverse belangen te vinden. 1.2 Doelstellingen De doelstellingen van het evenementenbeleid kunnen als volgt worden beschreven: • het actualiseren van het bestaande beleid; • integratie van de regionale handreiking evenementen; • structurering van het beleid; • overlast voor de omgeving zoveel mogelijk beperken; • openbare orde en veiligheid (zoveel mogelijk) waarborgen; • flexibiliteit, zodat vernieuwingen niet vooraf worden uitgesloten; • aandacht voor handhaafbaarheid van de regels. De gemeente zal telkens een afweging maken of de belangen van de organisator van het evenement nog in balans zijn met de last voor de omgeving. Daar waar de bewegingsruimte van de ene partij begint, kan die van de andere partij immers ernstig beperkt worden. Daarnaast zal de gemeente in alle gevallen moeten zorgen dat de openbare orde en veiligheid zoveel als mogelijk wordt gewaarborgd. 1.3 Toelichting evenementenbeleid Voor de keuzes die geleid hebben tot dit evenementenbeleid, evenals de samenvatting van de uitkomsten van het interactieve beleidsproces wordt verwezen naar de toelichting die bij deze nota hoort.
2. Wettelijk kader 2.1 Algemeen Aan de vergunningverlening rond evenementen ligt een aantal wetten en regels ten grondslag. Het voert in het kader van deze beleidsnota te ver een uitgebreide beschrijving van dit juridische kader te schetsen. Daarom wordt deze regelgeving slechts kort benoemd. 2.2 Evenementenvergunning De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) vormt het wettelijk kader voor de evenementenvergunning. Artikel 2.2.2 lid 2 APV benoemt de weigeringsgronden voor een evenementenvergunning, te weten: a. de openbare orde; b. het voorkomen of beperken van overlast; c. de verkeersveiligheid of veiligheid van personen of goederen; d. de zedelijkheid of gezondheid. Deze weigeringsgronden dienen als toetsingskader voor de vergunningverlening. Mondt een aanvraag uit in een weigering van de vergunning dan zal deze altijd zeer goed gemotiveerd moeten zijn. In het kader van het "project vermindering regelgeving" kent artikel 2.2.2 APV inmiddels een aantal 1 categorieën evenementen die is vrijgesteld van de vergunningplicht .
1
Hiermee wordt beoogd de klant beter van dienst te zijn en de administratieve lasten voor de burgers te verminderen.
-4-
2.3 Andere vergunningen rondom het organiseren van evenementen Naast een evenementenvergunning kunnen ook andere vergunning of ontheffingen nodig zijn voor het organiseren van een evenement. Afhankelijk van de plannen van een organisator kan onder andere gedacht worden aan: • gebruiksvergunning tijdelijk bouwwerk (bv. voor het gebruik van een feesttent); • tijdelijke verkeersmaatregel; • ontheffing op grond van artikel 35 Drank- en Horecawet; • loterijvergunning. 2.4 Termijnen en rechtsbescherming Uiteraard is op de vergunningverlening ook de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing als het gaat om termijnen en rechtsbescherming. Deze moeten door de vergunningverleners worden nageleefd. Vergunningaanvragers worden in genomen besluiten standaard uitdrukkelijk over het regime van rechtsbescherming ingelicht. Naast de termijnen van de Awb wordt ook voor het aanvragen van een evenementenvergunning een termijn gesteld. Aanvragen voor grote evenementen moeten 12 weken voorafgaande aan het evenement compleet zijn ingediend. Voor kleinschalige evenementen geldt een termijn van 8 weken. Deze termijnen zijn nodig voor een goede voorbereiding van het besluit (bijvoorbeeld het inwinnen van adviezen van derden). Deze termijn staat los van het feit dat organisatoren voor aanmelding op de regionale evenementenkalender standaard gevraagd wordt vóór 1 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaats zal vinden, het evenement bij de gemeente aan te melden.
3. Belasting voor de omgeving 3.1 Inleiding Dit hoofdstuk vormt het toetsingskader om invulling te geven aan artikel 2.2.2 lid 2 sub a en b APV. In dit artikel is bepaald dat onder andere in het belang van de openbare orde en het voorkomen en beperken van overlast een evenementenvergunning kan worden geweigerd. Vooral een hoge geluidproductie gekoppeld aan een lange duur of hoge frequentie op één locatie kan voor omwonenden aanzienlijke overlast veroorzaken. (Geluids)overlast als gevolg van evenementen is niet te voorkomen. Beperken van deze overlast is voor de gemeente een must. Met name de grote (buiten) evenementen worden door de omgeving als belastend ervaren. Voor de duur, spreiding, frequentie en geluidproductie van grote evenementen moeten dan ook duidelijke regels gelden. 3.2 Vergunning vrij evenement Het betreft hier kleine evenementen als buurtfeesten e.d. Besloten is de verantwoordelijkheid hiervoor geheel bij de organisatoren te laten. De voorwaarden waaraan een dergelijk evenement moet voldoen zijn opgenomen in artikel 2.2.2 lid 7 APV. 3.3 Kleinschalig evenement In de Handreiking Evenementenbeleid Gelderland-Zuid is een checklist opgenomen die binnen de Veiligheidsregio wordt gebruikt om te bepalen of een evenement al dan niet als belastend moet 2 worden aangemerkt . In de gemeente Maasdriel kunnen als kleinschalig evenement worden aangemerkt die evenementen die op basis van de checklist van de veiligheidsregio Gelderland-Zuid als minder belastend worden gezien. Deze evenementen worden niet opgenomen op de regionale evenementenkalender en hebben vaak een lokaal karakter. Voor deze evenementen is wel een vergunning nodig, maar zij behoeven geen extra aandacht in het kader van openbare orde en veiligheid. Te denken valt aan kindervakantieweken en activiteiten die met Koninginnedag voor kinderen worden georganiseerd. Deze kleinschalige evenementen kunnen, met een minimale rustperiode van twee weken per locatie, onbeperkt worden georganiseerd.
2
Zie Handreiking Evenementenbeleid Gelderland-Zuid
-5-
Een vergunningaanvraag voor een kleinschalig evenement kan middels het 'aanvraagformulier kleinschalig evenement' worden gedaan. Middels een stromenschema op de website kan een organisator eenvoudig zelf bepalen of er sprake is van een kleinschalig evenement. Er hoeft geen veiligheidsoverleg plaats te vinden, ook hoeven deze aanvragen niet voor advies aan politie en brandweer te worden voorgelegd. Uiteraard krijgen deze instanties wel een afschrift van de verleende vergunning toegezonden. 3.4 Grote evenementen De evenementen die op basis van de eerder genoemde checklist van de veiligheidsregio GelderlandZuid als belastend of zwaar belastend worden gezien kunnen worden aangemerkt als grote evenementen. Deze evenementen worden ook benoemd op de regionale evenementenkalender. Bij het maken van een afweging of een bepaalde activiteit toelaatbaar is dient niet alleen naar het evenement in kwestie te worden gekeken, maar ook naar de totale belasting die op langere termijn (bijvoorbeeld een kalenderjaar) op die locatie te verwachten is. In het kader van openbare orde en het beperken van overlast voor de omwonenden, maar ook in het belang van de organisatoren zelf, moet zoveel mogelijk voorkomen worden dat (gelijksoortige) evenementen op hetzelfde moment of in kort tijdsbestek in dezelfde of de omliggende kern plaatsvinden. Aan de hand van bekende en veelal jaarlijks terugkerende grote evenementen kan de belasting per kern in kaart gebracht worden. Deze inventarisatie kan gebruikt worden om te bepalen of aanvragen voor nieuwe grote evenementen gehonoreerd kunnen worden. Elke kern heeft een drie- of vierdaagse kermis. Naast deze kermis is het toegestaan om maximaal vier (buiten)evenementen met maximaal drie feestavonden in iedere kern te organiseren. In de dorpskernen duurt een evenement nooit langer dan drie aaneengesloten dagen. Wordt het evenement aan de rand van een kern georganiseerd dan kan de totale duur langer zijn dan drie dagen, het maximale aantal feestavonden blijft dan wel drie. Tussen alle evenementen dient minimaal twee weken rust in acht te worden genomen. Ook grote evenementen kunnen worden aangevraagd middels een 'aanvraagformulier evenementen'. Door de vergunningverlener wordt advies aangevraagd bij politie, brandweer en andere betrokken instanties. Ook wordt er een veiligheidsoverleg georganiseerd waarbij organisatoren, hulpdiensten en gemeente betrokken zijn. Naast dit veiligheidsoverleg wordt ook aan de organisatoren gevraagd een calamiteitenplan te overleggen. Naast de organisator krijgen ook alle betrokken instanties een afschrift van de verleende vergunning. 3.5 Bijzondere locaties Sport- en manifestatiehal De Kreek heeft binnen de gemeente Maasdriel een unieke functie. Het karakter van dit centrum brengt mee dat hier met grotere regelmaat evenementen worden gehouden. Dit is ook noodzakelijk om het bestaansrecht van dit centrum te garanderen. Deze locatie dient dan ook als evenementenlocatie aangewezen te worden. Hier mogen onbeperkt kleinschalige evenementen worden georganiseerd. Voor grotere en belastende evenementen geldt dat deze elkaar mogen opvolgen met een minimale tussentijd van twee weken. Sportcomplexen: Sportverenigingen, vooral voetbalverenigingen, organiseren soms toernooien die een week duren waarbij in het begin- en eindweekend feestavonden worden georganiseerd. Als regel wordt gehanteerd dat maximaal twee evenementen per jaar van maximaal 9 dagen, met een minimale rustperiode van twee weken op elk sportcomplex mag worden georganiseerd. Waarbij per evenement op maximaal drie avonden c.q. nachten versterkt geluid geproduceerd mag worden. 3.6 Jaarlijks terugkerende evenementen Wanneer een evenement elk jaar opnieuw wordt georganiseerd kan een vereenvoudigde aanvraagprocedure worden gevolgd. Wanneer organisatoren op het daarvoor bestemde formulier aangeven dat alles gelijk blijft aan het voorgaande jaar, dan kunnen de stukken van het voorgaande jaar voor de beoordeling worden gebruikt. Voor de vergunningverlening zal wel op de gebruikelijke wijze advies bij brandweer en politie worden ingewonnen. In overleg met alle partijen zal bekeken worden of een veiligheidsoverleg al dan niet noodzakelijk is. Ook zal uit de evaluatie van het voorgaande jaar of er knelpunten zijn met betrekking tot de vergunningverlening voor het komende jaar.
-6-
4. Voorwaarden 4.1. Inleiding De in een vergunning opgenomen voorwaarden dienen ter beperking van overlast en het beschermen van openbare orde, veiligheid van personen en goederen, verkeersveiligheid en zedelijkheid/gezondheid. Het doel van alle opgenomen voorwaarden is de openbare orde en veiligheid zoveel als mogelijk te waarborgen. De algemene voorwaarden zijn altijd van toepassing, tenzij in de vergunning uitdrukkelijk anders aangegeven. Deze voorwaarden zijn opgenomen op een lijst die als bijlage bij de evenementenvergunning wordt gevoegd. De bijzondere voorwaarden zijn voorwaarden die op het specifieke evenement van toepassing zijn, deze worden in de evenementenvergunning zelf opgenomen. 4.2 Algemene voorwaarden 4.2.1. Begintijden Bij het bepalen van een begintijdstip van een evenement moet rekening worden gehouden met wat maatschappelijk aanvaardbaar is. Dit zal mede afhangen van de aard en inhoud van de geplande activiteiten. Uitgangspunt is dat: op maandag tot en met zaterdag ligt het begintijdstip niet voor 09.00 uur; op zondag en met zondag gelijkgestelde feestdagen ligt het begintijdstip niet voor 13.00 uur. Van bovenstaand uitgangspunt kan gemotiveerd worden afgeweken, wel moeten de bepalingen uit de Zondagswet worden nageleefd. 4.2.2. Eindtijden Voor buitenevenementen en evenementen die in een feesttent plaatsvinden, gelden de volgende eindtijden: Sluitingstijd: Eindtijd muziek: van zondag tot en met donderdag: 24.00 uur 23.00 uur vrijdag, zaterdag en (zon)dagen voorafgaand aan een feestdag: 02.00 uur 01.00 uur
Voor evenementen die in een gebouw plaatsvinden, gelden de sluitingstijden zoals die op grond van artikel 2.3.1.4 APV ook gelden voor de horecagelegenheden: Sluitingstijd: Eindtijd muziek: van zondag tot en met donderdag 01.00 uur 00.30 uur vrijdag, zaterdag en (zon)dagen voorafgaand aan een feestdag 02.00 uur 01.30 uur Voor sport- en manifestatiehal De Kreek en evenementen gehouden in gebouwen gelegen aan of nabij het Mgr. Zwijsenplein te Kerkdriel gelden op vrijdag, zaterdag en (zon)dagen voorafgaand aan een feestdag de sluitingstijden zoals afgesproken in het Convenant veilig uitgaan. 4.2.3. Geluid Zoals in de toelichting bij paragraaf 3.4 aangegeven is er voor gekozen het hinderscore beleid als zodanig los te laten. De werkwijze zoals vastgelegd in dit beleid zal wel grotendeels blijven bestaan. Aangezien geluidsnormen bij grote (buiten) evenementen heel moeilijk te controleren en te handhaven zijn wordt er, net als bij het hinderscore beleid, voor gekozen deze normen op zich niet te controleren. Bij een evenement waar muziek ten gehore wordt gebracht, is er altijd wel sprake van geluidsoverlast. Hieraan doelvoorschriften verbinden is vrijwel onmogelijk. Wel kunnen om geluidshinder te beperken beter handhaafbare middelvoorschriften worden opgelegd.
-7-
4.2.4 Veiligheid Algemene voorwaarden zullen voornamelijk betrekking hebben op veiligheid in ruime zin. Het zoveel mogelijk waarborgen van de veiligheid is immers het belangrijkste doel van de gemeente bij het verlenen van een evenementenvergunning. 4.3 Bijzondere voorwaarden Deze voorwaarden zijn specifiek op het vergunde evenement van toepassing. Deze voorwaarden worden in de vergunning zelf opgenomen. Als er strijdigheid bestaat tussen bijzondere en algemene voorwaarden, prevaleren de bijzondere voorwaarden.
5. Handhaving 5.1 Inleiding De organisator is als vergunninghouder primair verantwoordelijk voor de naleving van de vergunningvoorwaarden. Als het gaat om controle of voorschriften worden nageleefd is een rol weggelegd voor de toezichthouders van de gemeente en de brandweer. Als het gaat om openbare orde en veiligheid is de politie een belangrijke partner van de gemeente zowel voor signalering van overtredingen als het optreden bij klachten. De hinderbeleving als gevolg van een evenement zal lager en de belastbaarheid van omwonenden hoger zijn, als zij over een te houden evenement tijdig en goed geïnformeerd zijn en weten waar ze aan toe zijn. Hier ligt een taak voor de organisatoren in samenwerking met de gemeente. Het handhaven van de gemaakte afspraken door de gemeente is daarbij een belangrijke factor. 5.2 Handhaving bij niet of te laat aangevraagde evenementen Het in deze nota beschreven beleid is er mede op gericht de last met betrekking tot de aanvraag van een evenementenvergunning voor de organisatoren zo beperkt mogelijk te houden. Een aantal evenementen is vergunningsvrij, een aantal evenementen kan middels een vereenvoudigde procedure worden aangevraagd en voor jaarlijks terugkerende evenementen wordt de administratieve last sterk teruggebracht. Van de organisatoren wordt wel verwacht dat zij de benodigde formulieren tijdig indienen. Dit is essentieel om de procedure rond het verlenen van een evenementenvergunning zorgvuldig uit te voeren. Worden de termijnen zoals vastgesteld in dit beleid door de organisator van een evenement niet nageleefd, dan zal de aanvraag mogelijk niet in behandeling worden genomen. Gevolg is dan dat het betreffende evenement geen doorgang kan vinden. 5.3 Handhaving bij vergunde evenementen Handhaving van evenementen is geen eenvoudige zaak. Het afgelasten of beëindigen van een evenement is vaak praktisch onmogelijk. Wanneer overtredingen van vergunningvoorwaarden of ernstige veiligheidsgebreken vlak voor de start van een evenement aan het licht komen is het vaak te laat om nog op te treden. Het is dan ook van wezenlijk belang dat toezicht en handhaving tijdig plaatsvinden. Het controleren van ieder evenement vooraf, tijdens en na het evenement zou veel te tijdrovend zijn, dit is dan ook niet aan de orde. Evenementen waarbij in het verleden klachten zijn geweest moeten gecontroleerd worden. Daarnaast moeten nieuwe grote evenementen en elk jaar steekproef gewijs een aantal bestaande evenementen gecontroleerd worden. Ook de politie zal, wanneer de openbare orde in het geding is, een rol spelen bij de handhaving. De politie kan indien noodzakelijk eigenhandig de overtreding beëindigen. Schat zij in dat optreden een negatief effect heeft, kan ondanks het laten voortbestaan van de overtreding alsnog een procesverbaal worden opgemaakt. Dit kan vervolgens meegewogen worden bij aanvragen in de toekomst. Wanneer in de aanloop naar een evenement niet tot een goede oplossing gekomen kan worden of als er tijdens het evenement overtredingen worden geconstateerd, dan kunnen deze worden gesanctioneerd door middel van bestuursdwang of het opleggen van een dwangsom. De keuze
-8-
tussen dwangsom of bestuursdwang hangt af van de vraag met welk middel de overtreding het meest doeltreffend kan worden bestreden. De gemeentelijk toezichthouder maakt, ook al wordt er niet opgetreden, van elke controle een rapport waarin geconstateerde overtredingen worden vastgelegd. Afhankelijk van de aard en aantal van de overtredingen kan de burgemeester besluiten om aan volgende vergunningen nadere voorwaarden te verbinden of de vergunning te weigeren als niet expliciet maatregelen (kunnen) worden getroffen om herhaling van de overtreding te voorkomen. 5.4 Klachtbehandeling en klachtafhandeling Zoals eerder in deze nota aangegeven zijn evenementen hindergevoelig. Het is dan ook begrijpelijk dat burgers klagen. Vaak blijkt de soort muziek en de frequentie een bron van ergernis. Daarnaast is het informeren van omwonenden van grote invloed op de acceptatiegrens. Alle klachten die binnen komen worden geregistreerd. Waar mogelijk wordt direct actie ondernomen op de klacht. In andere gevallen krijgt de klager zo snel mogelijk bericht over de afhandeling van de ingediende klacht. De klachtregistratie wordt gebruikt om toekomstige aanvragen voor hetzelfde evenement of evenementen op de betreffende locatie te beoordelen.
6. Communicatie Om de vergunningaanvraag goed te laten verlopen wordt gebruik gemaakt van de moderne media. Via de website van de gemeente Maasdriel zal de organisator van een evenement makkelijk de voor zijn evenement van toepassing zijnde regelgeving weten te vinden. Ook kan hij op die manier de juiste formulieren eenvoudig downloaden.
7. Evaluatie 7.1 Looptijd Het gemeentelijk evenementenbeleid geldt voor de periode 2010-2013. 7.2 Evaluatie In het najaar van 2013 wordt het beleid geëvalueerd en indien nodig aangepast. 7.3 Tussentijdse aanpassing Het beleid kan in de navolgende gevallen voor eind 2013 worden aangepast: 1. bij wijziging van wet- of regelgeving; 2. indien het beleid en de daaruit voortvloeiende richtlijnen of voorwaarden in de praktijk niet (meer) werken of niet (meer) toepasbaar zijn.
8. Vaststelling, inwerkingtreding, overgangsbepaling en citeertitel 8.1 Vaststelling Deze nota is door de burgemeester en het college vastgesteld op 3 november2009. 8.2 Inwerkingtreding Het beleid treedt (na publicatie) in werking op 1 januari 2010. 8.3 Overgangsbepaling Het beleid is van toepassing op alle evenementen die na (datum inwerking treden) plaatsvinden en waarvoor nog geen besluit is genomen. 8.4 Citeertitel Deze nota kan worden aangehaald als "Nota richtlijnen evenementen gemeente Maasdriel 20102013".
-9-
Toelichting 1. Inleiding en doelstellingen Het beleid zoals vastgelegd in deze nota dient in eerste instantie als toetsingkader voor de vergunningverleners. De vergunningverlener vraagt tijdens de behandeling van een vergunningaanvraag verscheidene partijen (denk aan o.a. politie, brandweer, GHOR, (beleids)medewerkers van de gemeente) om de aanvraag vanuit hun eigen expertise te beoordelen en een advies hierover aan de burgemeester uit te brengen. Deze diverse expertise is niet in de beleidsnota, noch in deze toelichting opgenomen. Wel is met politie, brandweer en collega's van betrokken afdelingen overleg gevoerd om hun advisering in lijn te brengen met het in deze nota vastgelegde toetsingskader. In het Veiligheidscollege van 27 maart 2008 is, door het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Hulpverlening & Veiligheid Gelderland-Zuid, de regionale handreiking evenementenbeleid vastgesteld. De regionale handreiking bevat afspraken die tot stand zijn gekomen na intensief overleg met de 18 gemeenten in de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid en de hulpverleningsdiensten brandweer, politie en GHOR. Een exemplaar van deze handreiking is te downloaden op www.rbgz.nl. De in de handreiking gemaakte afspraken zijn op onderdelen vastgelegd in dit beleid. Deze beleidsregels vormen het kader waarmee de organisatoren van evenementen, de vergunningverleners en de handhavers rekening dienen te houden. De beleidsregels bevatten onder meer normen voor openbare orde en veiligheid en (geluids)overlast. Bij het opstellen van het evenementenbeleid zijn diverse partijen betrokken. Alle organisatoren zijn middels een schriftelijke vragenlijst bevraagd, ook raadsleden is gevraagd knelpunten en tips vanuit het veld aan te dragen. Daarnaast heeft op 3 juni 2009 een rondetafelgesprek plaatsgevonden met een kleinere groep organisatoren. Met de uitkomsten van deze informatierondes is in deze nota rekening gehouden.
2. Wettelijk kader 2.1 Algemeen Het wettelijk kader wordt in dit hoofdstuk weergegeven. Een uitgebreide beschrijving van bestaande juridische regels hoort niet thuis in een beleidsnota, er is dan ook voor gekozen om voor een globale weergave te kiezen. De relevante artikelen uit de APV zijn als bijlage bij deze nota gevoegd. 2.2 Evenementenvergunning Op grond van artikel 2.2.1 APV is de definitie van een evenement is: 'elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak'. Vervolgens wordt in dit zelfde artikel een aantal evenementen opgesomd dat niet onder de werking van bepalingen over evenementen van de APV valt. Het betreft de volgende categorieën: a. bioscoopvoorstellingen; b. warenmarkten; c. speelhallen of kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. dansen in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen; f. dienstverlening en straatartiesten. Ook een herdenkingsplechtigheid wordt als evenement beschouwd, omdat deze niet als verrichting van vermaak kan worden aangemerkt wordt ze als enige expliciet genoemd. 3
De definitie van een evenement houdt in dat voor besloten feesten geen evenementenvergunning 4 noodzakelijk is . De beoordeling of een evenement in besloten kring plaatsvindt, gebeurt aan de hand van door de organisator te verstrekken informatie. Bij de beoordeling worden de aard van het 3
Een besloten feest is een privéfeest dat slechts toegankelijk is voor een gericht uitgenodigde groep personen. Voor een besloten feest wordt geen entree geheven of een vergoeding voor drank dan wel voedsel gevraagd. 4 Andere vergunningen of ontheffingen kunnen wel noodzakelijk zijn.
- 10 -
evenement, de omstandigheden waaronder het evenement plaatsvindt en het gezelschap dat het evenement gaat bijwonen betrokken. In het kader van het "project vermindering regelgeving" is een aantal categorieën evenementen niet langer vergunningsplichtig. Voorbeelden zijn o.a. toneelvoorstellingen, muziekoptreden van fanfare of harmonie, buurtfeest en kleinschalige evenementen met maximaal 100 bezoekers. Indien aan de in de APV opgenomen voorwaarden wordt voldaan kunnen deze evenementen zonder vergunning van of mededeling aan de gemeente georganiseerd worden. 2.3 Andere vergunningen rondom het organiseren van evenementen Naast een evenementvergunning kunnen ook nog andere vergunningen of ontheffingen noodzakelijk zijn. Dit kan voor elk individueel evenement verschillen, in deze nota is dan ook slechts een klein aantal als voorbeeld opgenomen. Aan de hand van het in te vullen "formulier aanvraag evenementenvergunning" kunnen de vergunningverleners beoordelen welke vergunningen of ontheffingen voor dat specifieke evenement noodzakelijk zijn. 2.4 Termijnen en rechtsbescherming Met een termijn van 12 weken voor aanvang van een groot evenement een volledige aanvraag indienen wordt een redelijke termijn voor het indienen van bezwaar en het aanvragen van een voorlopige voorziening gewaarborgd. Bij een afhandelingstermijn van zes weken hebben belanghebbenden na publicatie nog zes weken tot de start van het evenement om gebruik te maken van hun rechtsbeschermingsmogelijkheden. Een afhandelingstermijn van zes weken is voor grote evenementen noodzakelijk omdat advies bij externe partijen moet worden ingewonnen en in veel gevallen een veiligheidsoverleg moet worden georganiseerd. Bij kleinschalige evenementen kan worden volstaan met een termijn van 8 weken voor aanvang van het evenement. Twee weken afhandelingstermijn volstaat, omdat hier veelal alleen intern advies noodzakelijk is.
3 Belasting voor de omgeving 3.1 Inleiding Frequentie, spreiding, duur en geluidproductie kunnen gezien worden als de hoofdlijnen van het evenementenbeleid. Deze items vormen ook de aspecten waarop de hinder voor de omgeving gemeten kan worden. Op het moment dat over deze items duidelijk afspraken zijn gemaakt die worden nageleefd, wordt de overlast voor de omgeving van evenementenlocaties al grotendeels ondervangen. 3.2 Vergunningsvrij evenement In artikel 2.2.2 lid 7 APV wordt bepaald dat evenementen die aan de in dat artikel opgenomen voorwaarden voldoen vergunningsvrij zonder voorafgaande melding georganiseerd mogen worden. Deze voorwaarden zijn: a. er niet meer dan 100 personen - bezoekers, deelnemers dan wel organisatoren aanwezig zijn bij het evenement; b. er geen belemmeringen voor verkeersdeelnemers zijn; c. er EHBO aanwezig is volgens de volgende norm: • van 1 tot 750 personen (bezoekers, deelnemers danwel organisatoren): 1 EHBO-er; • van 750 tot 1500 personen: 2 EHBO-ers; • van 1500 tot 2250 personen: 3 EHBO-ers enz. d. de activiteiten zich beperken tot de periode gelegen tussen 07.00 uur en 21.00 uur; e. de geluidsbelasting op de gevel van het dichtstbijgelegen pand of op 100 meter afstand van het evenement niet meer bedraagt dan 70 dB(A); f. het evenement niet langer duurt dan één dag; g. er tenminste veertien dagen voorafgaand aan én nadien geen ander evenement ter plekke plaatsvindt; h. het terrein de dag na het evenement om 12.00 uur schoon en ongeschonden wordt opgeleverd.
- 11 -
In de praktijk is gebleken dat met het opnemen van een maximum van 100 personen aan het doel van de regeling, namelijk vermindering regelgeving, voorbij wordt geschoten. Voorstel is dan ook om voor het organiseren van een vergunningsvrij evenement een maximum van 250 bezoekers c.q. deelnemende personen aan te houden. De APV kan hier bij een volgende herziening op worden aangepast. 3.3 Kleinschalig evenement Op grond van checklist zoals aangeleverd bij de Regionale handreiking evenementenbeleid van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid kan een evenement worden gezien als minder belastend, en dus kleinschalig, als maximaal één van onderstaande vragen met 'ja' wordt beantwoord: 1. Zijn er meer dan 5.000 personen tegelijkertijd aanwezig? 2. Kan er sprake zijn van verkeerstremming? bv. parkeerproblemen, problemen met afsluiten doorgangsroutes e.d. 3. Betreft het een evenement waarbij gebruik gemaakt wordt van tijdelijke bouwwerken? bv. tenten, podia, toiletwagens e.d. 4. Is het evenement (mede) gericht op niet of verminderd zelfredzame personen? 5. Zijn er risico's met betrekking tot overlast? bv. geluid, risicodoelgroepen, drugs en drank gebruik e.d. 6. Zijn er beperkingen voor de locatie? bv. onverharde ondergrond, bereikbaarheid voor hulpverleningsdiensten, ligging t.o.v. bedrijven e.d. Het betreft hier evenementen waar weliswaar een vergunning voor aangevraagd moet worden, maar waarvan de impact op de omgeving als gering kan worden aangemerkt. Voor het verlenen van de vergunning is dan ook geen veiligheidsoverleg noodzakelijk. Advies van brandweer en politie hoeft niet ingewonnen te worden. Wel krijgen deze instanties een afschrift van de vergunning om een volledig beeld van activiteiten in de gemeente te behouden. Ook voor de carnavalsoptochten geldt dat deze als kleinschalig kunnen worden aangemerkt. Neemt niet weg dat hier, mede gezien de ervaringen van de laatste jaren, extra aandacht voor moet zijn. Hiervoor kan het gebruikelijke overleg met de organiserende verenigingen worden gebruikt. Op de afspraken die hier gemaakt worden zal vervolgens ook gecontroleerd moeten worden (zie hoofdstuk 5 Handhaving). 3.4 Grote evenementen Grootschalige evenementen kunnen aanzienlijke consequenties hebben voor de openbare orde en veiligheid. Daarom is het, ook voor de hulpverleningsdiensten, belangrijk een overzicht te hebben van de te houden evenementen, zodat een totaalbeeld ontstaat over de drukte in de regio op bepaalde momenten. Hiertoe is in de regio de evenementenkalender ingesteld. Door gebruik te maken van deze evenementenkalender die door iedereen (dus ook organisatoren van evenementen) geraadpleegd kan worden, is het mogelijk om tot een goede spreiding van evenementen over kernen en locaties te komen. Wanneer jaarlijks een inventarisatie wordt gemaakt van de belasting door grote evenementen per kern, kan deze inventarisatie als uitgangspunt dienen voor aanvragen van nieuwe evenementen. Aan de hand van deze lijst kan dan gekeken worden of er nog ruimte is om op de betreffende locatie op dat tijdstip een evenement te organiseren. Centra of dorpskernen zijn bij uitstek geschikt om evenementen te organiseren, ook omdat hier vaak een concentratie van horecagelegenheden aanwezig is. Wanneer men in zo'n centrum gaat wonen is dit ook iets waar rekening mee gehouden moet worden. Neemt niet weg dat de belasting voor omwonenden niet te groot mag zijn. Uitgaande van de huidige belasting is één kermis en vier andere evenementen per kern als uitgangspunt genomen. Op die manier kunnen alle terugkerende grote evenementen zonder problemen plaatsvinden en blijft er nog ruimte om nieuwe initiatieven te honoreren. Een minimale rustperiode van 14 dagen na een groot evenement is ingebouwd om de belasting van omwonenden te verminderen.
- 12 -
Met het vastleggen van een vast aantal grote evenementen per kern wordt de regionale nota geluidhinder (hinderscores) zoals deze in 2004 is ingevoerd niet langer toegepast. In de afgelopen jaren is het hinderscore beleid niet verder uitgekristalliseerd. Een jaarnorm per locatie is nooit vastgesteld en overschrijding van dagscores is nooit een grond voor weigering van de vergunning geweest. Daarom is in het nieuwe beleid gekozen om een duidelijke norm aan grote evenementen per kern te verbinden, waarbij bekend is dat op die dagen (geluids)hinder voor omwonenden zal optreden. Door de vergunningverlener wordt bij grote evenementen altijd advies gevraagd aan politie en brandweer, daarnaast kan advies gevraagd worden aan andere instanties zoals GHOR en provincie. Het is aan de vergunningverlener deze afweging te maken. Tijdens het veiligheidsoverleg worden de plannen doorgesproken met de organisatie. Naast de organisator nemen hier politie, brandweer, vergunningverlener en ambtenaar Integrale Veiligheid aan deel. De organisator is als eerste verantwoordelijk voor de veiligheid op het evenemententerrein. Voor bestrijding van kleine incidenten moet de organisatie zelf zorg dragen. In een calamiteitenplan beschrijft de organisatie hoe diverse voorzienbare incidenten worden bestreden. 3.5 Bijzondere locaties Voor sport- en manifestatiehal De Kreek wordt uitdrukkelijk een ander beleid gehanteerd. Reden hiervoor is dat deze locatie als multifunctionele voorzieningen bestemd is om evenementen te kunnen organiseren. Om bestaansrecht te hebben moet aan een dergelijke locatie dan ook de mogelijkheid geboden worden deze functie uit te oefenen. Sportcomplexen: Sportverenigingen, in het bijzonder voetbalverenigingen, organiseren vaak toernooien die een week duren waarbij in het begin- en eindweekend feestavonden worden georganiseerd. Dit is de reden waarom op sportcomplexen het evenement over meer dagen verspreid mag worden. Om de overlast te beperken wordt wel aangesloten bij de beleidslijn dat op slechts drie dagen c.q. avonden tijdens een evenement versterkte muziek dan wel live muziek ten gehore mag worden gebracht. 3.6 Jaarlijks terugkerende evenementen Door voor jaarlijks terugkerende evenementen de aanvraagprocedure aanzienlijk te vereenvoudigen wordt voorkomen dat organisatoren onnodig veel administratieve handelingen moeten verrichten. Wel zal voor de grote evenementen jaarlijks bekeken moeten worden of het betreffende evenement geen risico's voor openbare orde of veiligheid oplevert. Ook moet zorgvuldig bezien worden of er in het voorgaande jaar geen klachten of problemen rond het evenement zijn geweest die vergunningverlening in het opvolgende jaar in de weg staan. Hiervoor is een goede klachtenregistratie van groot belang (zie hoofdstuk 5).
4. Voorwaarden 4.1. Inleiding Bij verstoring van de openbare orde of bij ernstige vrees daarvoor is de burgemeester op grond van artikel 172 lid 3 Gemeentewet bevoegd bevelen te geven die hij/zij noodzakelijk acht voor de handhaving van de openbare orde. Om de veiligheid van bezoekers en omwonenden zoveel als mogelijk te waarborgen neemt de burgemeester voorwaarden in de evenementenvergunning op. De algemene voorwaarden worden opgenomen in een lijst die wordt bijgevoegd bij de vergunning. Deze is, tenzij specifiek anders bepaald, altijd van toepassing. Bijzondere voorwaarden worden in de vergunning zelf opgenomen. 4.2 Algemene voorwaarden 4.2.1. Begintijden Uitgangspunt is dat een evenement niet begint voor 09.00 uur en op zon- en feestdagen niet voor 13.00 uur. Met de bepaling dat op zondag voor 13.00 uur geen evenementen mogen worden gehouden, wordt aangesloten bij de Zondagswet. De burgemeester heeft op grond van deze wet de bevoegdheid ontheffing te verlenen van deze bepaling. Wanneer evenementen in de buurt van kerken worden gehouden dient terughoudend met deze bevoegdheid om te worden gegaan.
- 13 -
4.2.2. Eindtijden Op zondag tot en met donderdag is het eindtijdstip van een buitenevenement of een evenement dat wordt gehouden in een feesttent vastgesteld op 24.00 uur. Dit om de overlast voor omwonenden zoveel mogelijk te beperken en een goede nachtrust op werkdagen te bevorderen. Op vrijdag, zaterdag en (zon)dagen voorafgaand aan een feestdag wordt de sluitingstijd gelijk getrokken met de sluitingstijden zoals deze gelden voor de reguliere horeca in Maasdriel. Als feestdag worden beschouwd Nieuwjaarsdag, eerste en tweede Paasdag, Koninginnedag, Hemelvaartsdag, eerste en tweede pinksterdag en eerste en tweede Kerstdag. Voor eindtijd muziek wordt bij buitenevenementen een uur voorafgaand aan de sluitingstijd gehanteerd, voor binnenevenementen een half uur voor sluitingstijd. Dit gebeurt ten eerste om de geluidsoverlast te verminderen en ten tweede om een meer gelijdelijk vertrek van bezoekers te bevorderen. Voor sport- en manifestatiehal De Kreek en evenementen gehouden in gebouwen gelegen aan of nabij het Mgr. Zwijsenplein in Kerkdriel is het convenant veilig uitgaan dat is afgesloten tussen de desbetreffende horecaondernemers, politie en gemeente van toepassing. In het convenant veilig uitgaan is afgesproken dat op vrijdag, zaterdag en (zon)dagen voorafgaand aan een feestdag de sluitingstijd ruimer wordt toegepast om geleidelijke uitstroom van bezoekers te bevorderen. De volgende afspraak is dan van toepassing: - vanaf 01.30 uur worden geen bezoekers meer toegelaten - vanaf 02.45 uur wordt de drankverstrekking gestaakt - om uiterlijk 03.00 uur zijn alle bezoekers vertrokken en is de inrichting gesloten. 4.2.3 Geluid Evenals bij het hinderscore beleid wordt gekozen om het geluid niet op dB(A) norm te controleren. Daarom worden ook geen doelvoorschriften aan de vergunning verbonden. Wat wel kan is het opnemen van beter handhaafbare middelvoorschriften aan de vergunning. Te denken valt dan aan het gebruik van een aluminium tent, het uitfilteren van bastonen of het op een bepaalde manier richten van boxen. 4.2.4 Veiligheid Deze voorwaarden hebben specifiek betrekking op veiligheid van personen en goederen en verkeersveiligheid. 4.3 Bijzondere voorwaarden Bijzondere voorwaarden zijn voor een specifiek evenement van toepassing en hebben dan ook betrekking op de aard van het evenement. Te denken valt aan bijzondere voorwaarden voor een autocross. Bij strijdigheid tussen algemene en bijzondere voorwaarden, gaat de bijzondere voorwaarde voor. Dit dient altijd goed gemotiveerd te worden.
5. Handhaving 5.1 Inleiding Het sluitstuk van het evenementenbeleid is de handhaving. Wanneer het beleid voor vergunningverlening helder is en een groot (politiek) draagvlak kent, wordt het eenvoudiger op de vastgestelde regels te handhaven. De organisatoren fungeren als aanspreekpunt voor de hulpdiensten (politie, brandweer en gezondheidsdiensten) en andere betrokkenen. De gemeente is verantwoordelijk voor de afstemming met andere overheden (bijvoorbeeld Voedsel- en Warenautoriteit en provincie) die mede verantwoordelijk zijn voor de handhaving. 5.2 Handhaving bij niet of te laat aangevraagde evenementen In deze nota is, omdat uit reacties van organisatoren bleek dat de aanvraag als belastend werd ervaren, een aantal kaders opgenomen die er voor zorgen dat de administratieve last voor de organisatoren sterk wordt verminderd. In het verleden werd de vergunningverlener vaak geconfronteerd met evenementen die niet of te laat werden aangevraagd. Consequentie hiervan is dat er geen zicht is op de veiligheid van een
- 14 -
evenement en de genomen maatregelen in dat kader. Ook is het zo dat op het moment dat vaak ad hoc vergunningen verleent moeten worden, tijdig aangevraagde vergunningen niet binnen de afgesproken termijn kunnen worden afgehandeld. Hierdoor worden organisatoren die zich aan de regels houden benadeeld. Met het invoeren nieuwe beleid, waarin de aanvraagprocedure voor veel evenementen aanzienlijk vereenvoudigd is, wordt niet meer getornd aan de aanvraagtermijnen. Is een evenement niet of niet tijdig aangevraagd dan kan het geen doorgang vinden. Hierop zal door de gemeentelijk toezichthouder ook actief moeten worden gehandhaafd. 5.3 Handhaving bij vergunde evenementen Zoals aangegeven is het beëindigen van een evenement vlak voor of na aanvang van het evenement praktisch vaak onmogelijk. Dit zou voor openbare orde risico's (bijvoorbeeld ontstaan van mensenmassa's) kunnen zorgen. Niet minder belangrijk is dat in een dergelijk geval ook conflicterende financiële, imago en politieke belangen een rol spelen. Dit maakt dat het noodzakelijk is al tijdens de opbouw van een evenement toezicht uit te oefenen. Het is onmogelijk om alle (grote) evenementen in de gemeente te controleren. Door een steekproef gewijze controle (bijvoorbeeld één per kwartaal) ontstaat toch een duidelijk beeld van knelpunten en problemen rond overlast en openbare orde bij evenementen. Bij onregelmatigheden tijdens een evenement zal de politie ter plaatse worden geroepen. Zij kan strafrechtelijk optreden indien er overtredingen plaatsvinden. Afhankelijk van de situatie zal de politie een inschatting maken van de te nemen stappen. Om eventuele overtredingen bij een nieuwe aanvraag goed in beeld te hebben is het noodzakelijk dat de gemeente door de politie geïnformeerd wordt over dergelijke voorvallen. Zowel bij het gebruik van bestuursdwang of dwangsom wordt aan de overtreder een last opgelegd waarin wordt omschreven op welke wijze de overtreding beëindigd dient te worden. Wanneer aan deze last niet wordt voldaan zal de overtreding op kosten van de overtreder worden beëindigd (bestuursdwang) of zal de overtreder telkens een bedrag (hoog genoeg om afschrikkende werking te hebben) verbeuren per tijdseenheid die de overtreding voorduurt (dwangsom). Bij de keuze tussen bestuursdwang of dwangsom spelen onder andere de kosten en risico's van handhaving een belangrijke rol. Van elke overtreding van vergunningvoorschriften wordt door de toezichthouder, indien een controle heeft plaatsgevonden, rapport opgemaakt, ook al leiden zij niet tot handhavend optreden of tot het opmaken van een proces-verbaal door de politie. Bij herhaling van dezelfde overtreding in opeenvolgende jaren of een zo groot aantal overtredingen dat aan de kwaliteit van de organisatie moet worden getwijfeld, kan worden besloten de vergunning te weigeren totdat de organisatie ondubbelzinnig kan aantonen aan de gestelde eisen te voldoen. 5.4 Klachtbehandeling en klachtafhandeling Klachten kunnen worden ingediend bij de gemeente. Dit kan telefonisch bij de bel- en herstellijn of rechtstreeks bij een ambtenaar, ook kunnen klachten schriftelijk worden ingediend. Belangrijk bij een ingediende klacht is te achterhalen wat een klager beweegt juist nu de klacht in te dienen. Vaak zijn dat andere factoren dan alleen geluid die een grote rol spelen om juist op dat moment over te gaan tot het indienen van een klacht. Een goede klachtregistratie is essentieel om ingediende klachten en de uitkomsten daarvan te kunnen betrekken bij de aanvragen in de toekomst. 6. Communicatie Aangezien verscheidene evenementen op verschillende manieren aangevraagd kunnen worden is ervoor gekozen hier op de website uitgebreid ruimte voor in te ruimen. Wanneer men zoekt op 'evenementen' of 'aanvraag evenement' wordt men via een stromenschema geleidt naar het van toepassing zijnde formulier.
- 15 -
7. Evaluatie Bij de evaluatie zullen in ieder geval vastgestelde overtredingen, binnen gekomen klachten, in de praktijk gebleken knelpunten en voortschrijdend inzicht betreffende het evenementenbeleid worden betrokken.
8. Vaststelling, inwerkingtreding, overgangsbepaling en citeertitel 8.3 Overgangsbepaling Het beleid is dus van toepassing op alle lopende aanvragen voor evenementen die na (datum inwerkingtreding) plaatsvinden. Mocht deze situatie zich voordoen dan wordt de overgangsregeling goed naar de aanvrager gecommuniceerd.
- 16 -
