RICHTLIJNEN ADMINISTRATIEVOERING PGB EN GRAFIMEDIAFONDSEN

RICHTLIJNEN ADMINISTRATIEVOERING PGB EN GRAFIMEDIAFONDSEN

Wegwijzer voor de administratievoering van de werkgever ten behoeve van PGB en de grafimediafondsen

oktober 2011

Deze richtlijn is uitgebracht namens het Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven (PGB) en de Grafimediafondsen: het Algemeen Sociaal Fonds voor de Grafische Bedrijven (ASF), het Spaarloonfonds voor de Grafische Bedrijven (SGB) en het Fonds Werktijdvermindering Oudere Werknemers in de Grafische Bedrijven (FWG)

Aansluiting en inschrijving

1 INLEIDING

3

2 AANSLUITING EN INSCHRIJVING

4

2.1 Verplichte aansluiting

4

2.1.1 Verplichte deelneming werknemers op grond van de cao 2.1.2 Vrijwillige deelneming werknemers

4 7

2.2 Vrijwillige aansluiting

7

2.3 Aanmeldings- en registratieprocedure

8

3 INDIVIDUELE REGELINGEN

9

3.1 PGB-(ouderdoms)Pensioen Plus

9

3.1.1 Een goed pensioen 3.1.2 Kenmerken Pensioensparen 3.1.3 PGB-partnerpensioen Plus

9 9 10

3.2 Anw-Plus

10

4 ADMINISTRATIEVOERING

12

4.1 Administratieve richtlijnen: mutaties op het werknemersbestand

12

4.2 Administratieve richtlijnen: mutaties op de werkgeversgegevens

14

4.3 Loontechnische richtlijnen: loongegevens

14

4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4

Loontijdvak(ken) Parttimepercentage Aantal loondagen Uitgangspunt berekening premie

4.4 Loontechnische richtlijnen: premieheffing en -afdracht 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5

Voorlopige premieheffing Jaarafrekening Correcties op de jaarafrekening Anw-plus-verzekering Extra spaarloon

15 15 16 16

19 19 20 21 22 22

4.5 De Pensioenwet en de werkgever

22

5 INSTRUCTIE OPLEVERING JAARGEGEVENS

24

5.1 Algemene aandachtspunten

24

5.2 Aanlevering jaaropgave via Mutatiesonline.nl

25

5.3 Bestandsaanlevering jaaropgave

25

5.4 Beschrijving bestand

25

5.4.1 Recordlay-out

26

6 CONTACT

30

7 BIJLAGEN

32

7.1 Bedrijfsuitoefening

32

7.2 Soorten arbeid

33

7.3 Adressen

34

7.3.1 Werkgeversorganisaties 7.3.2 Werknemersorganisaties 7.3.3 Overige adressen

Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen

34 35 36

2


1 Inleiding Richtlijn administratievoering PGB & Grafimediafondsen is van belang voor werkgevers die zijn aangesloten bij Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven (PGB) en/of de Grafimediafondsen. In de richtlijn wordt een uiteenzetting gegeven over de regelingen die worden uitgevoerd voor de grafimedia branche en de administratieve verwerking daarvan. In de richtlijn wordt ingegaan op de volgende onderdelen: 1 De aansluiting van de werkgever en de deelneming van de werknemer. Aan de orde komen de verplichte aansluiting, de vrijwillige aansluiting en de aanmeldings- en registratieprocedure. 2. De administratievoering. Om voor de fondsen een correcte administratie te kunnen voeren zijn een aantal richtlijnen opgesteld waaraan de loonadministratie van de werkgever moet voldoen. Het betreft administratieve en loontechnische richtlijnen. De administratieve richtlijnen hebben betrekking op het tijdig melden van wijzigingen in de werkgeversgegevens of het werknemersbestand. De loontechnische richtlijnen geven aan waarop de werkgever moet letten bij de loongegevens en premieheffing en premieafdracht. 3. De oplevering van de jaaropgave. Jaarlijks ontvangen de werkgevers een verzoek om de loongegevens van hun werknemers in te sturen. De jaaropgave kan worden aangeleverd via de internetsite mutatiesonline.nl of via ABzend (het vroegere Plato). Ook digitale aanlevering via CD-rom of diskette is mogelijk. Tussentijdse wijzigingen De cao-besprekingen kunnen tot wijzigingen in de regelingen leiden. Via circulaires en e-nieuws wordt u daarvan op de hoogte gebracht. Ook de van toepassing zijnde premiepercentages en maximumpremielonen vindt u daarin terug. Overigens kunt u deze informatie ook terugvinden op de websites. Momenteel gelden voor de grafimedia bedrijfstak de volgende cao's: – grafimedia cao; – cao voor het reprografisch bedrijf; – cao voor dagbladjournalisten; – cao voor de papiergroothandel. Nadere informatie Wij zijn graag bereid u verdere mondelinge of schriftelijke informatie te verstrekken. Voor vragen over uw aansluiting, administratie, deelneming, premieheffing, jaaropgave, brancheregelingen etc. kunt u contact opnemen met de afdeling Verzekeringsadministratie op telefoonnummer (020) - 5 418 137 of via e-mail [email protected] Vermeldt u bij uw correspondentie of telefonische contacten altijd het nummer waaronder u bij ons bent aangesloten.

Aan de inhoud van deze richtlijn kunnen geen rechten ontleend worden. Voor de exacte tekst over de deelneming kunt u de cao’s en de statuten en reglementen raadplegen. De teksten van de statuten en reglementen vindt u op de website onder de Infobalie. Onder deelnemers of werknemers verstaan wij mannen en vrouwen die verplicht of vrijwillig deelnemen aan één of meer van de fondsen. Waar u ‘hij’ aantreft kunt u dus ook ‘zij’ lezen. De voorbeelden zijn fictief.


3


2 Aansluiting en inschrijving De aansluiting van een werkgever vindt in het algemeen plaats op verplichte basis. Een werkgever kan zich ook op vrijwillige basis aansluiten. Zowel de verplichte als de vrijwillige aansluiting worden hierna behandeld. De aanmeldingsprocedure vindt u achterin dit hoofdstuk.

2.1 Verplichte aansluiting Werkgevers die een grafimediabedrijf uitoefenen en personeel in dienst hebben dat onder één van de grafische cao’s valt zijn in het algemeen op verplichte basis aangesloten. De verplichting is gebaseerd op (algemeen verbindend verklaarde) cao’s en de verplichtstellingsbeschikking voor deelname aan de pensioenregeling van PGB. De deelneming is daardoor veelal wettelijk geregeld ongeacht het georganiseerd of ongeorganiseerd zijn van de werkgever. In de cao's is bepaald aan welke fondsen de werkgever en zijn werknemer(s) deelnemen. Werkgevers die niet onder een (algemeen verbindend verklaarde) grafische cao vallen, kunnen zich met goedkeuring van de Raad voor Overleg in de Grafimedia Branche (ROGB) vrijwillig onder de grafimedia cao laten stellen. De verplichting vanuit de desbetreffende cao om aan de grafische fondsen deel te nemen, geldt dan eveneens voor deze werkgever en zijn werknemer(s), ongeacht of deze georganiseerd of ongeorganiseerd zijn. Cao's Op basis van de volgende cao’s worden de regelingen uitgevoerd – grafimedia cao, – cao voor het reprografisch bedrijf, – cao voor dagbladjournalisten, – cao voor de papiergroothandel.

2.1.1 Verplichte deelneming werknemers op grond van de cao In deze paragraaf worden alle genoemde cao's behandeld. Hierbij wordt aangegeven aan welke fondsen de werknemers deelnemen, aan welke fondsen de werkgever bijdraagt en welke werknemers uitgezonderd zijn van de verplichte deelneming. 1. grafimedia-cao Werknemers op wie de grafimedia cao van toepassing is, nemen verplicht deel aan het ASF/Gezondheidszorg, het FWG, het SGB en het PGB. Een uitzondering hierop vormen de werknemers in dienst van een dagbladbedrijf die vallen onder onderdeel B van de sectorbepalingen Dagbladbedrijf van de grafimedia cao. Deze werknemers nemen uitsluitend verplicht deel aan het FWG en het SGB. Werkgevers die zijn aangesloten bij het Koninklijk Verbond van Grafische Ondernemingen (KVGO) zijn verplicht bij te dragen aan de volgende ASF-fondsen: – Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt, – Rekening Vakbondsactiviteiten, – Fonds Zorgverlof. Werkgevers van wie de werknemers deelnemen aan het ASF, maar die niet zijn aangesloten bij het KVGO, zijn alleen verplicht bij te dragen aan het Garantiefonds. Werkgevers die zijn aangesloten bij de Vereniging Nederlandse Dagbladpers (NDP) zijn verplicht bij te dragen aan de volgende ASF-fondsen: – Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt, – Rekening Vakbondsactiviteiten, – Fonds Zorgverlof. Voor werkgevers die niet bij de NDP zijn aangesloten, geldt deze verplichting niet.


4


Uitgezonderd van de verplichte deelneming zijn: – directeuren, directeuren-hoofdredacteuren, adjunct-directeuren of onderdirecteuren; – bedrijfsleiders/managers (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier); – leden van het managementteam (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier); Om als bedrijfsleider/manager of lid van het managementteam in de zin van de cao te worden aangemerkt, moet worden voldaan aan bepaalde normen die cao-partijen hiervoor hebben vastgesteld. Deze normen hebben betrekking op bevoegdheden en arbeidsvoorwaarden. Voor meer informatie hierover kunt u contact met ons opnemen; – vertegenwoordigers/commercieel buitendienstpersoneel (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier), tenzij werkzaam in het signbedrijf; – thuiswerkers, indien de arbeidsverhouding niet als een reële dienstbetrekking kan worden aangemerkt; – personen die in het kader van een school- of vakopleiding stage volgen om vakbekwaamheid te verwerven, de zgn. stagiairs *; – scholieren en studenten die een opleiding of studie in het dagonderwijs volgen en die gedurende de periode van de reguliere vakantie van het betreffende dagonderwijs tijdelijk werkzaam zijn, de zgn. vakantiewerkers *; – bezorgers van dagbladen; – redactie-stenografen, correctoren, werknemers werkzaam in boeken tijdschriftenhandel. Uitzonderingen PGB: – werknemers van 65 jaar of ouder die hun pensioendatum uitstellen, bouwen in de huidige pensioenregeling geen pensioen op. 2. cao voor het reprografisch bedrijf Werknemers die technisch werkzaam zijn en op wie de cao voor het reprografisch bedrijf van toepassing is, nemen verplicht deel aan het ASF/Gezondheidszorg, het FWG, het SGB en het PGB. Chefs en administratief personeel nemen alleen verplicht deel aan het PGB. Werkgevers zijn verplicht om bij te dragen aan de volgende ASF-fondsen: – Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt, – Rekening Vakbondsactiviteiten, – Fonds Zorgverlof. Uitgezonderd van de verplichte deelneming zijn: – directeuren, adjunct-directeuren of onderdirecteuren; – bedrijfsleiders/managers (beoordeling door middel van functie-informatieformulier); Om als bedrijfsleider/manager in de zin van de statuten van de fondsen te worden aangemerkt, moet worden voldaan aan bepaalde normen die hiervoor vastgesteld zijn. Deze normen hebben betrekking op bevoegdheden en arbeidsvoorwaarden. Voor meer informatie hierover kunt u contact met ons opnemen; – vertegenwoordigers/commercieel buitendienstpersoneel (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier); – thuiswerkers, indien de arbeidsverhouding niet als een reële dienstbetrekking kan worden aangemerkt; – personen die in het kader van een school- of vakopleiding stage volgen om vakbekwaamheid te verwerven, de zgn. stagiairs*; – scholieren en studenten die een opleiding of studie in het dagonderwijs volgen en die gedurende de periode van de reguliere vakantie van het betreffende dagonderwijs tijdelijk werkzaam zijn, de zgn. vakantiewerkers *. Uitzonderingen PGB: – werknemers van 65 jaar of ouder die hun pensioendatum uitstellen, bouwen in de huidige pensioenregeling geen pensioen op.

* stagiairs en vakantiewerkers hoeven niet bij de grafische fondsen te worden aangemeld, omdat geen registratie plaatsvindt.


5


3. cao voor dagbladjournalisten Werknemers op wie de cao voor dagbladjournalisten van toepassing is, nemen deel aan het FWG (Vut-regeling voor dagbladjournalisten). Werkgevers die zijn aangesloten bij de Groep Nederlandse Dagbladpers behorend tot het Nederlands Uitgeversverbond zijn daarnaast verplicht om bij te dragen aan de volgende fondsen: – Rekening Vakbondsactiviteiten Dagbladjournalisten; – Rekening Pensioenkamer Dagbladsector; – Rekening Arboconvenant Uitgeverijbedrijf. Voor werkgevers die niet bij genoemde werkgeversorganisatie zijn aangesloten geldt deze verplichting niet. Uitgezonderd van verplichte deelneming zijn: – directeuren-hoofdredacteuren; – thuiswerkers als de arbeidsverhouding niet als een reële dienstbetrekking kan worden aangemerkt; – personen die in het kader van een school- of vakopleiding stage volgen om vakbekwaamheid te verwerven, de zgn. stagiairs *; – scholieren en studenten die een opleiding of studie in het dagonderwijs volgen en die gedurende de periode van de reguliere vakantie van het betreffende dagonderwijs tijdelijk werkzaam zijn, de zgn. vakantiewerkers*; – werknemers die afwisselend administratieve en journalistieke arbeid verrichten, tenzij zij hoofdzakelijk zijn belast met journalistieke arbeid; – laboranten; – stenografen, tenzij zij hoofdzakelijk belast zijn met journalistieke arbeid; – correctoren, tenzij zij hoofdzakelijk belast zijn met journalistieke arbeid. 4. cao voor de papiergroothandel Werknemers op wie de cao voor de papiergroothandel van toepassing is, nemen deel aan het ASF/Gezondheidszorg, het FWG en het SGB. Uitgezonderd van de verplichte deelneming zijn: – vertegenwoordigers/commercieel buitendienstpersoneel (beoordeling door middel van een functie-informatieformulier); – thuiswerkers indien de arbeidsverhouding niet als een reële dienstbetrekking kan worden aangemerkt; – personen die in het kader van een school- of vakopleiding stage volgen om vakbekwaamheid te verwerven, de zgn. stagiairs*; – scholieren en studenten die een opleiding of studie in het dagonderwijs volgen en die gedurende de periode van de reguliere vakantie van het betreffende dagonderwijs tijdelijk werkzaam zijn, de zgn. vakantiewerkers*; – administratief personeel; – werknemers werkzaam in een leidinggevende functie (anders dan voorman). Algemeen – Een werknemer die in dienst is van een werkgever met een grafimedia en een niet-grafimedia bedrijfsuitoefening en die afwisselend werkzaam is voor het grafimedia en voor het nietgrafimedia bedrijfsonderdeel, is deelnemingsplichtig als hij als regel 17 uur of meer per week voor het grafimedia bedrijfsgedeelte werkt. – Een werknemer die uitsluitend werkzaam is voor het grafimedia bedrijfsgedeelte, valt altijd onder de bepalingen van de grafische fondsen ook al werkt hij minder dan 17 uur per week. – Personen die in het kader van een leerovereenkomst bij een grafimedia werkgever in dienst zijn getreden, losse/tijdelijke hulpen en afroepkrachten (oproepkrachten) vallen ook onder de deelneming aan de grafische fondsen. Voor hen gelden dezelfde voorwaarden als voor het overige personeel dat bij de werkgever in dienstbetrekking werkt.

* stagiairs en vakantiewerkers hoeven niet bij de grafische fondsen te worden aangemeld, omdat geen registratie plaatsvindt.


6


2.1.2 Vrijwillige deelneming werknemers Voor werknemers die niet (meer) verplicht zijn aan de grafische fondsen deel te nemen, is onder bepaalde voorwaarden vrijwillige deelneming mogelijk. Er worden drie soorten vrijwillige deelneming onderscheiden: – op basis van een collectief contract; – op basis van een promotiecontract; – op basis van individuele voorzetting. Collectieve contracten Georganiseerde werkgevers hebben de mogelijkheid op vrijwillige basis aan de grafische fondsen deel te nemen voor al hun werknemers die niet onder de verplichte deelneming vallen. Onder georganiseerde werkgevers verstaan wij in dit verband werkgevers die zijn aangesloten bij het Koninklijk Verbond van Grafische Ondernemingen (KVGO), de Vereniging van Zeefdruk en Sign Ondernemingen (ZSO), de Vereniging Repro Nederland (VRN) of de Vereniging De Nederlandse Dagbladpers (NDP). De vrijwillige deelneming wordt vastgelegd in overeenkomsten tot collectieve vrijwillige deelneming. Op basis van de afgesloten overeenkomsten nemen alle huidige en/of toekomstige niet-deelnemingsplichtige werknemers van de werkgever deel aan de grafische fondsen. Overeenkomsten tot collectieve vrijwillige deelneming hebben een looptijd van 5 jaar en een opzegtermijn van 1 jaar. Promotiecontracten Voor georganiseerde werkgevers die geen collectieve vrijwillige deelneming hebben geregeld voor al hun niet-deelnemingsplichtige werknemers, bestaat de mogelijkheid op vrijwillige basis aan de fondsen deel te nemen voor alleen die werknemers van wie de deelneming als gevolg van promotie, functieverandering of verandering van werkgever binnen de grafische bedrijfstak is beëindigd. De promotiecontracten kunnen worden afgesloten op het moment dat één van de genoemde situaties zich voordoet en gelden vanaf dat moment voor alle toekomstige promotiegevallen. Overeenkomsten voor promotiegevallen hebben een looptijd van 5 jaar en een opzegtermijn van 1 jaar. Individuele voortzetting Ook individuele voortzetting PGB is op bepaalde voorwaarden mogelijk. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om werknemers die de bedrijfstak hebben verlaten maar die met de nieuwe (niet-grafische werkgever zonder pensioenvoorziening) hebben afgesproken aan de grafische pensioenregeling te blijven deelnemen. De nieuwe werkgever wordt dan aangesloten bij PGB. Voortzetting is voor maximaal drie jaar mogelijk. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Klantenservice op telefoonnummer (020) – 5418 200.

2.2 Vrijwillige aansluiting Uitgevers met personeel in dienst dat onder Boek- en Tijdschriftcao valt, kunnen op vrijwillige basis worden aangesloten. In overleg met werkgevers- en werknemersorganisaties is overeengekomen dat uitgevers hun pensioenregeling bij pensioenfonds PGB onder kunnen brengen. Als gevolg van de toenemende digitalisering en innovatie groeien de grafimedia- en uitgeverijbranche steeds meer naar elkaar toe. Om beter te kunnen aansluiten op deze ontwikkelingen en overlap te voorkomen, is de werkingssfeer van PGB uitgebreid. In het uitgeverijbedrijf vindt de uitvoering van pensioen op ondernemingsniveau plaats op basis van vrijwilligheid. Voor deze branche is een minimum cao-pensioenregeling van toepassing. PGB heeft voor uitgevers een model pensioenregeling ingericht waardoor bestaande regelingen kunnen worden overgenomen. Ook als men een (nieuwe) pensioenregeling wil invoeren, kan men bij PGB terecht.


7


Andere mogelijkheden voor vrijwillige aansluiting Voor vrijwillige aansluiting aan het pensioenfonds PGB gelden, op grond van de Pensioenwet, een aantal voorwaarden. Daarbij worden de volgende situaties onderscheiden: Vrijwillige aansluiting van een grafisch-verwant bedrijf U heeft een verwant bedrijf als u met uw bedrijf nagenoeg volledig werkzaam bent voor de grafimediabedrijfstak zonder zelf werkzaamheden te verrichten in de zin van de grafimedia cao. Aansluiting is mogelijk als de loonontwikkeling in uw bedrijf ten minste gelijk is aan die van de grafimedia bedrijfstak én de werkgever eveneens deelneemt aan de overige sociale fondsen. Werkgevers die voor de invoering van de Pensioenwet vrijwillig waren aangesloten maar niet voldoen aan het criterium ‘loonontwikkeling’ en ‘deelname aan de sociale fondsen’ kunnen hun vrijwillige aansluiting continueren. Vrijwillige aansluiting in concernverband Vrijwillige aansluiting van een niet-grafimedia bedrijf dat deel uitmaakt van een concern waartoe ook grafimedia bedrijven behoren, is mogelijk. Mocht het concernverband met een dergelijke vrijwillige aansluiter later worden verbroken dan kan de vrijwillige aansluiting, op grond van de historische band, blijven bestaan. Met toestemming van het ROGB Een werkgever, die niet tot het grafimedia bedrijf behoort, kan zich, met toestemming van het ROGB, vrijwillig onder de grafimedia cao plaatsen.

2.3 Aanmeldings- en registratieprocedure Schriftelijke aanmelding Na aanmelding door de werkgever wordt een aanmeldingsformulier en inschrijvingsformulieren voor het personeel toegestuurd. Door invulling en inzending van deze formulieren komt de formele aanmelding tot stand. Na ontvangst van de formulieren wordt beoordeeld of en zo ja, vanaf wanneer een aansluiting bij de diverse grafische fondsen tot stand moet of kan komen. De werkgever wordt schriftelijk in kennis gesteld van de beslissing en de gevolgen daarvan. Voor werkgevers die op vrijwillige basis willen worden aangesloten, geldt dezelfde schriftelijke aanmeldingsprocedure. Aansluitingsnummer werkgever Iedere werkgever die wordt ingeschreven, krijgt een aansluitingsnummer (5 cijfers). Onder dit nummer staat u geregistreerd. U kunt dit nummer terugvinden in de aansluitingsbrief, op de maandelijkse nota’s, de jaaropgave en op alle correspondentie. Wilt u bij telefonisch of schriftelijk contact het aansluitingsnummer vermelden? Dit vergemakkelijkt de afhandeling! Registratienummer werknemer Iedere werknemer die wordt ingeschreven krijgt een 11-cijferig registratienummer. Aan dit registratienummer worden alle aanspraken en rechten van de deelnemer gekoppeld. Het registratienummer bestaat uit de volledige geboortedatum in de volgorde geboortejaar, maand, dag en een volgnummer. 23 oktober 1966 en volgnummer 201 wordt dan: 19661023201 Het registratienummer kan onder andere teruggevonden worden op de jaaropgave. U kunt het registratienummer ook achterhalen door mutatiesonline.nl te raadplegen. Via deze website heeft u direct toegang tot de bedrijfs- en werknemersgegevens die wij met betrekking tot uw onderneming hebben geregistreerd. Wilt u bij telefonisch of schriftelijk contact over een werknemer het registratienummer vermelden? Dit vergemakkelijkt de afhandeling!


8

Individuele regelingen

3 Individuele regelingen Naast de collectieve producten zijn er ook mogelijkheden voor een individuele aanvulling. Zo kunnen deelnemers PGB er voor kiezen om extra nabestaandenpensioen te verzekeren (PGB Partnerpensioen Plus) of het gat dat ontstaan is door de invoering van de Algemene nabestaandenwet (Anw-plus) te dichten. Daarnaast zijn er mogelijkheden om het ouderdomspensioen (PGB Pensioen Plus) aan te vullen. Met PGB Pensioen Plus, Partnerpensioen Plus en Anw Plus verzekert de deelnemer zich van een aanvulling op het pensioen bij het Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven. Voor meer informatie belt u met de afdeling Klantenservice (020) 5 418 200.

3.1 PGB-(ouderdoms)Pensioen Plus Veel werknemers hebben te maken met een pensioentekort. In Nederland gaat men ervan uit dat een pensioen van 70% van het verdiende brutoloon voldoende is voor een onbezorgde oudedag. PGB-deelnemers met 40 of meer pensioenjaren kunnen in de regel een goed pensioen tegemoet zien. Er kunnen zich echter situaties voordoen waardoor de norm van 70% niet gehaald wordt. Als dat het geval is, heeft men pensioenachterstand opgelopen. Het pensioenfonds biedt met het fiscaal aantrekkelijke ‘Pensioen Plus’ de gelegenheid die achterstand in te lopen.

3.1.1 Een goed pensioen Het pensioen is in Nederland opgebouwd uit meerdere lagen. Voor het basispensioen zorgt de overheid met het AOW-pensioen. Daar bovenop komt het pensioen via de werkgever en tenslotte kunnen privé nog eens aanvullende regelingen getroffen worden. Norm pensioen De gangbare norm voor een goed pensioen is 70% van het brutoloon dat men verdiend heeft. Daar zit de AOW dan in. Wie 70% niet haalt, heeft een achterstand in zijn pensioen. Dat betekent dat men bij pensionering een lager inkomen heeft dan men gewend was. Een achterstand in het pensioen kan een gevolg zijn van één of meer van de volgende situaties: – – – – – –

ontbrekende pensioenjaren; salaris boven het maximum; carrière aan einde loopbaan; echtscheiding; pensioenbreuk; AOW–hiaat.

Fiscaal toegestaan kan via het PGB tot maximaal 100% van het laatst genoten brutoloon pensioen worden opgebouwd. Hoeveel pensioen de deelnemer extra kan verzekeren is afhankelijk van het aantal jaren dat (tot aan het moment van pensioneren) wordt deelgenomen aan de PGBregeling.

3.1.2 Kenmerken Pensioensparen Voor aanvulling van het ouderdomspensioen biedt PGB Pensioensparen aan. De deelnemer betaalt dan maandelijks een premie of een eenmalige koopsom. Met die premie of koopsom worden geen pensioenaanspraken ingekocht zoals in de basispensioenregeling het geval is. In plaats daarvan wordt de inleg gestort in het Pensioenfonds PGB. Er wordt voor de deelnemers een pensioenspaarrekening geopend en de inleg wordt belegd. De deelnemer deelt daardoor mee in het fondsrendement. De deelnemer deelt voor eigen rekening en risico mee in het fondsrendement. Ook een negatief rendement is niet uitgesloten. Op het rendement worden uitsluitend administratiekosten in mindering gebracht. De kosten bedragen in 2011 1%. De inleg kan aangroeien tot de deelnemer met pensioen gaat. Het gespaarde kapitaal wordt bij pensionering tegen de dan geldende tarieven bij PGB omgezet in pensioenaanspraken. Dat kan ouderdomspensioen zijn maar ook partnerpensioen of een gewenste combinatie. Na omzetting bij pensionering, volgt men weer de voorwaardelijke toeslagregeling van het PGB.


9


Wie 5 jaar of langer heeft deelgenomen, krijgt bij pensionering of overlijden minimaal de som van de stortingen in de vorm van periodieke uitkeringen uitbetaald. Deze inleggarantie geldt niet bij afkoop en waardeoverdracht. Tussentijds switchen Tussentijds kan 'de winst' veilig worden gesteld of het verlies worden beperkt. Op ieder moment kan opgebouwde pensioenkapitaal worden omgezet naar pensioenaanspraken. De garantieregeling is dan niet van toepassing. Bij de omzetting naar pensioenaanspraken loopt de deelnemer minder risico, maar heeft ook geen kans meer op een hoger rendement. In een uitzonderlijke situatie, als het op de financiële markten erg tegenzit, kan ook het omgezette pensioen worden verlaagd. Premiebetaling De maximale inleg voor extra pensioen is afhankelijk van leeftijd en inkomen. In de brochure PGB pensioen Plus zijn in een bijlage per leeftijdscategorie bij een oplopend inkomen de fiscale toegestane maximale bedragen weergegeven. Ook het formulier voor deelname is in de brochure opgenomen. De pensioenpremie of de koopsom wordt via de werkgever op het salaris ingehouden. Net als over de gewone pensioenpremie betaalt men er geen belasting en sociale verzekeringspremie over. Over de premie worden geen (sociale) verzekeringsrechten opgebouwd. De pensioenuitkering wordt te zijner tijd normaal belast.

3.1.3 PGB-partnerpensioen Plus Wanneer in de basispensioenregeling van de werkgever het partnerpensioen geheel of gedeeltelijk op risicobasis verzekerd is, kan de deelnemer ervoor kiezen om 35% of 70% van het ouderdomspensioen extra voor partnerpensioen op te bouwen. De premie voor verzekering van 35% van het ouderdomspensioen bedraagt 1,5% van de pensioengrondslag. PGB Partnerpensioen Plus wordt alleen aangeboden aan werknemers die deelnemen aan de basisregeling van hun werkgever. Aanmelding Werknemers die de bedrijfstak nieuw binnenkomen of een relatie aangaan kunnen zonder gezondheidswaarborgen een verzekering afsluiten als zij zich binnen drie maanden na entree of formele bevestiging van de relatie aanmelden. Werknemers die later een verzekering willen afsluiten ontvangen een medische vragenlijst. Deelnemers die een verzekering overwegen kunnen via http://www.mijnpgbpensioen.nl of telefonisch via de afdeling Klantenservice Pensioenen (020) 5418 200 informatie opvragen of een offerte aanvragen.

3.2 Anw-Plus De Anw-plus-verzekering kan gezien worden als een vangnet voor nabestaanden die geen recht of slechts gedeeltelijk recht hebben op een wettelijk nabestaandenpensioen (Anw-uitkering). Het verlies van een stuk sociale zekerheid dat door de invoering van de Anw is ontstaan kan met de Anw-Plus worden opgevangen. Want als er niets extra's geregeld is zullen veel nabestaanden een grote stap terug moeten doen. Anw-tekort? Er bestaat recht op een Anw-uitkering van de overheid als de partner van de overledene geboren is voor 1 januari 1950 of kinderen verzorgt die niet ouder zijn dan 18 jaar of in geval van arbeidsongeschiktheid. De uitkering wordt gekort als de partner zelf inkomen heeft. Voor meer informatie kan de website van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) worden geraadpleegd. De SVB voert de Anw voor de overheid uit. Als niet aan de voorwaarden voldaan wordt is het verstandig om na te gaan of een verzekering nodig is. Ook als de partner wel recht heeft maar door het eigen inkomen gekort wordt, is het goed even stil te staan bij de noodzaak van een verzekering


10


Anw-plus-verzekering Met de Anw-plus-verzekering kan een op de persoonlijke omstandigheden afgestemde uitkering worden verzekerd. Dat bedrag wordt alleen bij overlijden van de deelnemer vanaf een afgesproken moment aan de partner uitbetaald. Dat afgesproken moment kan direct na het overlijden van de verzekerde liggen (de direct ingaande uitkering), maar ook later wanneer er geen kinderen onder de 18 meer verzorgd worden (de uitgestelde uitkering). Zowel de direct ingaande als de uitgestelde uitkering worden uitbetaald tot het 65e jaar. Aanmelding Werknemers die de bedrijfstak nieuw binnenkomen of een relatie aangaan kunnen zonder gezondheidswaarborgen een verzekering afsluiten als zij zich binnen 3 maanden na entree of formele bevestiging van de relatie aanmelden. Werknemers die later een verzekering willen afsluiten ontvangen een medische vragenlijst. Deelnemers die een verzekering overwegen kunnen via http://www.mijnpgbpensioen.nl of telefonisch via de afdeling Klantenservice Pensioenen (020) 5418 200 informatie opvragen of een offerte aanvragen.


11

Administratievoering

4 Administratievoering De werkgever ontvangt jaarlijks van de belastingdienst een Handboek Loonheffing. Daarin wordt aangegeven over welk loon loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn. U bent verplicht voor iedere werknemer een loonstaat bij te houden. Daar waar mogelijk sluit de administratievoering ten behoeve van de fondsen aan bij de eisen van de belasting- en sociale verzekeringswetgeving. De administratieve richtlijnen zijn gebaseerd op wettelijke en reglementaire voorschriften en op de geldende cao’s. Om een volledige en correcte administratie te kunnen voeren zijn ook onze richtlijnen vaak dwingend van aard. Wij hopen dat u daar begrip voor heeft. Er zijn in hoofdlijnen twee administratieve werkzaamheden die wij van u of uw administratiekantoor vragen, namelijk het aan het eind van ieder boekjaar verstrekken van jaarloongegevens via een jaaropgave en het doorgeven van tussentijdse wijzigingen in het werknemersbestand of de werkgeversgegevens. Beide werkzaamheden zijn gericht op het in rekening brengen van de juiste premie voor deelname aan de fondsen en het bijschrijven van de juiste aanspraken en rechten voor uw deelnemend personeel. Daarnaast wordt op basis van uw informatie de verplichte communicatie op grond van de Pensioenwet verzorgd. Het betreft hier de communicatie bij de start en het einde van de deelname en de productie van het uniforme pensioenoverzicht en andere pensioenoverzichten. De Pensioenwet heeft de verantwoordelijkheid voor een deel ook bij de werkgever gelegd. Administratieve en loontechnische richtlijnen Om een correcte administratie voor de bedrijfstak te kunnen voeren zijn richtlijnen afgesproken. Er is onderscheidt tussen administratieve richtlijnen en loontechnische richtlijnen. De administratieve richtlijnen betreffen richtlijnen voor mutaties op uw werknemersbestand en mutaties op uw werkgeversgegevens. De loontechnische richtlijnen betreffen voorschriften voor de aanlevering van loongegevens en voor de premieheffing en premieafdracht. De richtlijnen worden in dit hoofdstuk verder uitgewerkt. Alle beschreven gegevens vormen bestanddelen voor de jaaropgave. In het hoofdstuk Instructie oplevering jaargegevens wordt daar verder op ingegaan.

4.1 Administratieve richtlijnen: mutaties op het werknemersbestand De uitvoeringsorganisatie registreert alle deelnemers aan de regelingen de zij uitvoert. De persoonsgegevens van de werknemers zijn noodzakelijk voor de opbouw van de aanspraken en het juist verstrekken van uitkeringen. Het is dan ook belangrijk wijzigingen in uw personeelsbestand zo snel mogelijk aan ons door te geven en niet te wachten tot de jaaropgave. De mutaties zijn ook van belang voor de verplichte start- en beëindigingscommunicatie van het pensioenfonds. Tussentijdse wijzigingen kunt u doorgeven via onze internetsite Mutatiesonline.nl of via e-mail [email protected] . Bij mutaties op het werknemersbestand gaat het om de volgende wijzigingen: 1. Indiensttreding Bij aanmelding van een nieuwe werknemer is het van belang welke functie de werknemer uitoefent, bij welk bedrijfsonderdeel hij de werkzaamheden verricht en op welke datum hij in dienst is getreden. Deze gegevens zijn bepalend voor de fondsdeelneming. Betreft het een werknemer die vrijwillig aan de fondsen deelneemt, dan volgt uit de contracten om welke fondsen het gaat. Indien u twijfelt over de deelneming van een werknemer, dan kunt u hoofdstuk Aansluiting en inschrijving van deze richtlijn raadplegen. Wanneer sprake is van deelname aan het pensioenfonds PGB, wordt een startbrief naar de werknemer verstuurd.


12


2. Beëindiging dienstverband Beëindiging van de dienstbetrekking heeft gevolgen voor de fondsdeelname en de aansprakenopbouw van de deelnemer. Werkgever en werknemer zijn tot de datum waarop de dienstbetrekking beëindigd wordt, premies verschuldigd. Beëindiging van een dienstverband vindt onder andere plaats bij: – ontslag met wederzijds goedvinden. – ontslag op staande voet. – ontslag van rechtswege (bijvoorbeeld bij een tijdelijk dienstverband). – ontbinding door de rechter. – overlijden. Bij overlijden kan er recht bestaan op partnerpensioen en/of wezenpensioen. Het is dus belangrijk om de datum van overlijden te vermelden en zo mogelijk ook naam en adres van de nabestaande(n). Wij registreren het overlijden en zenden eventuele nabestaanden aanvraagformulieren voor een nabestaandenpensioen. – ontslag met een ontslagvergunning van de Regionaal Directeur Arbeidsvoorziening (RDA). Indien het een ontslag tijdens arbeidsongeschiktheid betreft, dient u een kopie van de ontslagvergunning mee te sturen. Belangrijk: krachtens de grafimedia cao’s kan het dienstverband van een arbeidsongeschikte werknemer niet worden opgezegd, tenzij de arbeidsongeschiktheid: a. ten minste drie jaren heeft geduurd, of b. een aanvang heeft genomen nadat de ontslagvergunning is aangevraagd. Bij beëindiging van de deelname aan het pensioenfonds PGB anders dan door overlijden wordt de beëindigingcommunicatie naar de werknemer verstuurd. 3. Verandering van functie Een wijziging van functie kan leiden tot deelname aan andere fondsen of beëindiging van deelname aan fondsen. Vermeldt u daarom bij wijziging de nieuwe functie van de deelnemer en de ingangsdatum van de wijziging. 4. Echtscheiding/beëindiging ongehuwd samenwonen Echtscheiding of beëindiging van ongehuwd samenwonen heeft gevolgen voor een eventueel partnerpensioen. Wanneer de deelnemer op een later tijdstip komt te overlijden, kan er voor de gewezen partner recht bestaan op een bijzonder partnerpensioen. Indien de deelnemer hertrouwd was of opnieuw ongehuwd samenwoonde voor zijn overlijden, hebben zowel de partner als de gewezen partner recht op een partnerpensioen. De hoogte van dit pensioen is gerelateerd aan de periode waarin de deelnemer met de partner/gewezen partner was gehuwd. Belangrijk bij scheiding is de datum waarop de echtscheiding is uitgesproken of het ongehuwd samenwonen is beëindigd. 5. Arbeidsongeschiktheid Deelnemers aan wie een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WAO/WIA) is/wordt toegekend, hebben mogelijk recht op (gedeeltelijke) premievrije voortzetting van deelneming aan de fondsen naar de mate van arbeidsongeschiktheid. Hiervoor moet aan bepaalde voorwaarden worden voldaan. Meer informatie over premievrije deelneming bij arbeidsongeschiktheid vindt u op de websites http://www.pensioenfondspgb.nl en http://www.grafimediafondsen.nl . U kunt de afdeling Verzekeringsadministratie telefonisch of via e-mail informeren wanneer een werknemer een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WAO/WIA) ontvangt/gaat ontvangen. Over de WAO/WIA-uitkering zijn geen premies voor de grafische fondsen verschuldigd. Ontslag is over het algemeen pas na drie aaneengesloten ziektejaren aan de orde. 6. Adreswijziging Een adreswijziging van een werknemer hoeft u alleen door te geven, als de werknemer niet aan het PGB en/of het FWG deelneemt. Neemt de werknemer deel aan het PGB en/of het FWG, dan wordt de adreswijziging automatisch aan ons doorgegeven via de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA).


13


4.2 Administratieve richtlijnen: mutaties op de werkgeversgegevens Wijziging in uw bedrijfsuitoefening Wijzigingen in uw bedrijfsuitoefening kunnen gevolgen hebben voor de deelneming, de premieheffing en als gevolg daarvan voor de aanspraken/rechtenopbouw van uw werknemers. Alle onderstaande wijzigingen in de bedrijfsuitoefening dient u, zodra ze zich voordoen, schriftelijk te melden. De volgende situaties kunnen van toepassing zijn: 1. Beëindiging van de bedrijfsvoering Als u uw onderneming opheft of verkoopt, dient u dit te melden. Dit kan gevolgen hebben voor de premieheffing en de deelneming van uw personeel. 2. Reorganisatie Opsplitsing van het bedrijf, opheffing van bedrijfsdelen en wijziging van de rechtsvorm zijn ontwikkelingen die schriftelijk gemeld moeten worden. U vermeldt daarbij welke personeelsleden in welk bedrijfsonderdeel geplaatst worden. Eventuele ontslagen en gevolgen van de reorganisatie kunnen van invloed zijn op de premieheffing. 3. Fusie Bij een fusie worden, over het algemeen, verschillende ondernemingen samengevoegd tot één onderneming. U geeft door welke personeelsleden overgeplaatst worden, of één van de ondernemingen opgeheven wordt, eventuele gevolgen voor de premieheffing etc. 4. Rechtsvormwijziging Een rechtsvormwijziging kan gevolgen hebben voor de deelneming van werknemers. 5. Wijziging in de productietechnieken Een wijziging in de toegepaste productietechnieken kan tot gevolg hebben dat uw werknemers onder de werkingssfeer van een andere cao vallen. Hierdoor kan een gewijzigde deelneming aan de grafische fondsen aan de orde zijn. 6. Zonder personeel Indien u geen personeel meer in dienst heeft dat deelneemt aan de fondsen, meldt u dit via het formulier ‘kennisgeving van mutatie’. De premieheffing wordt stopgezet en de deelneming van uw uit dienst getreden personeelsleden wordt beëindigd. 7. Weer personeel Indien u enige tijd zonder personeel bent geweest en u heeft of neemt weer personeel in dienst, dan meldt u dit aan ons. U kunt dit doen via onze internetsite http://www.mutatiesonline.nl. De premieheffing zal weer beginnen. Overige relevante wijzigingen: – wijziging (correspondentie-)adresgegevens (zowel van werkgever als werknemer); – naamswijziging werkgever; – wijziging in aansluiting bij een werkgeversorganisatie; – wijziging in sectorindeling sociale verzekeringen; – wijziging in de van toepassing zijnde cao’s; – wijziging in bank- en/of gironummer.

4.3 Loontechnische richtlijnen: loongegevens Er worden voor een juiste aanlevering van loongegevens een aantal eisen aan uw loonadministratie gesteld. In deze paragraaf worden loontechnische richtlijnen uitgewerkt voor de loontijdvakken, het parttimepercentage, het aantal loondagen en het brutoloon. Verder wordt aandacht besteed aan een aantal aspecten die van belang zijn voor de loonberekening. Het gaat dan om de invloed van een WAO/WIA-uitkering, gemengde kostenvergoedingen en loon tijdens ziekte.


14


4.3.1 Loontijdvak(ken) Voor iedere deelnemer aan de fondsen, dient u per jaar de tijdvakken vast te leggen waarover hij loon heeft genoten. Bijvoorbeeld: 0101-3112. Een werknemer van wie de deelneming aan de fondsen in de loop van een jaar is gewijzigd, heeft meerdere loontijdvakken. Op de jaaropgave dient u per loontijdvak het loonbegrip, het loon, het parttimepercentage en het aantal loondagen op te geven. Wij berekenen dan voor de deelneming en rechtenopbouw per verzekeringstijdvak de premies en de rechten.

4.3.2 Parttimepercentage Voor alle parttimers die verplicht of vrijwillig aan het PGB deelnemen, dient een parttimepercentage te worden bepaald. Door middel van het parttimepercentage kan worden berekend, wat de juiste franchise is die ten aanzien van de parttimer moet worden toegepast. Met parttimers worden bedoeld alle werknemers die – om welke reden dan ook – minder uren werkzaam zijn dan in uw onderneming bij een volledig dienstverband gebruikelijk is. Parttimers zijn dus: – werknemers met een parttime dienstverband; – oproepkrachten; – invalkrachten; – werknemers die niet volledig werkzaam zijn, omdat zij gedurende een bepaalde periode gebruik maken van het recht op ouderschapsverlof; – werknemers die één of meer keren per jaar verlof voor eigen rekening opnemen; – werknemers die gedeeltelijk werkzaam zijn, omdat zij voor een deel gebruik hebben gemaakt van het recht om vervroegd uit te treden (deeltijdvutters); – werknemers die een gedeeltelijke WAO/WIA-uitkering ontvangen en daarnaast werkzaam zijn en hiervoor loon ontvangen. Vaststelling parttimepercentage Het parttimepercentage geeft de verhouding weer tussen het aantal uren dat een parttimer contractueel in een bepaald tijdvak werkt en het aantal arbeidsuren dat in uw onderneming voor datzelfde tijdvak gebruikelijk is voor werknemers met een volledig dienstverband. Voor de vaststelling van het parttimepercentage is het volgende van belang: – uitgegaan wordt van het aantal daadwerkelijk gewerkte uren, althans voor zover de normale fulltime arbeidstijd in het bedrijf niet wordt overschreden en met dien verstande dat niet meetellen de gewerkte uren die buiten de normale arbeidsduur in de onderneming vallen (overwerk); het parttimepercentage is maximaal 100% – bij ongelijke arbeidsduur per week geldt de gemiddelde arbeidsduur per week; – een werknemer die in ploegendienst werkzaam is en als gevolg daarvan gemiddeld minder uren werkt dan een werknemer in dagdienst, wordt niet als parttimer beschouwd. Arbeidsongeschikte werknemers Mogelijk hebt u een of meer werknemers in dienst die een WAO/WIA-uitkering genieten en op grond daarvan recht hebben op premievrije pensioenopbouw naar de mate van hun arbeidsongeschiktheid. Indien een dergelijke werknemer in het kader van zijn restcapaciteit tegen betaling van loon in uw onderneming werkzaam is in een deelnemingsplichtige functie, dan heeft hij over dit loon uit werken ook recht op pensioenopbouw. Over dit loon is daarom altijd pensioenpremie verschuldigd. Om de juiste premie te kunnen berekenen, dient eveneens aan de hand van het parttimepercentage te worden vastgesteld, welke franchise moet worden toegepast. Het parttimepercentage dient te worden gebaseerd op het aantal uren dat de werknemer daadwerkelijk in uw onderneming werkzaam is. Indien de werknemer procentueel meer uren werkt dan zijn mate van arbeidsgeschiktheid (restcapaciteit) aangeeft, kan het feit zich voordoen dat het parttimepercentage uit werken en het parttimepercentage van de premievrije pensioenopbouw tezamen meer bedragen dan 100%. Zonder nadere maatregelen zou dit ertoe leiden dat in totaal teveel franchise wordt toegepast, met als gevolg een onjuiste pensioenopbouw. U hoeft zich hierover echter geen zorgen te maken. In voorkomend geval zullen wij aan de kant van de premievrije pensioenopbouw een correctie aanbrengen, waardoor in totaal nooit meer franchise wordt toegepast dan de franchise die gold tijdens het dienstverband direct voorafgaande aan het intreden van de arbeidsongeschiktheid. Een eventueel surplus zal dus in mindering worden gebracht op de franchise die wordt


15


gehanteerd bij de premievrije pensioenopbouw. De werknemer kan er dus van verzekerd zijn dat hij in totaal de pensioenopbouw krijgt, waarop hij reglementair recht heeft. Met inachtneming van het voorgaande bepaalt u het parttimepercentage als volgt: contracturen in een tijdvak x 100% (afronden op hele procenten) normale werktijd (in uren) in volledig dienstverband Voor de jaaropgave berekent u, aan de hand van de parttimepercentages van de verschillende perioden, een gemiddeld parttimepercentage. Dit gemiddelde parttimepercentage dient u op hele procenten af te ronden en op de jaaropgave op te geven. Let op: het kan voorkomen dat een werknemer met meerdere tijdvakken op de jaaropgave vermeld staat. Dit gebeurt meestal als een werknemer een andere functie heeft gekregen waardoor zijn deelname aan de fondsen is veranderd. U dient dan per tijdvak een gemiddeld parttimepercentage bij te houden.

4.3.3 Aantal loondagen De grafische fondsen hanteren de loondagensystematiek. Bij de loondagensystematiek worden het maximumpremieloon en een eventuele premiefranchise bepaald aan de hand van het aantal loondagen. Maximale aantal loondagen Het aantal dagen waarover de werknemer gemiddeld per werkweek loon heeft genoten, wordt geacht niet meer dan vijf te bedragen. Iedere maand kent maximaal 21,75 loondagen en ieder jaar kent maximaal 261 loondagen. Bij indiensttreding of ontslag in de loop van een jaar wordt bij een gebroken maand uitgegaan van het aantal netto werkdagen. Indien de berekening hoger is dan 21,75 dagen dient te worden gemaximeerd op 21,75 dagen. Voor parttimers is het aantal loondagen gelijk aan het aantal loondagen van een fulltimer, ook wanneer die niet iedere dag werkt.

Rekenvoorbeelden Periode 01-01-2010 t/m 31-12-2010 = 261 dagen Periode 01-01-2010 t/m 31-03-2010 = 3 x 21,75 = 65,25 dagen

Periode 01-01-2010 t/m 15-04-2010 : 01-01 t/m 31-03 = 3 x 21,75 = 65,25 dagen + 01-04 t/m 15-04 =11 dagen, Totaal 76,25 dagen Periode 16-04-2010 t/m 28-09-2010: 16-04 t/m 30-04 =11 dagen + 01-05 t/m 31-08 =4 x 21,75 = 87 dagen + 01-09 t/m 28-09 =20 dagen, Totaal 118 dagen Periode 01-01-2010 t/m 30-03-2010 01-01 t/m 28-02 = 2 x 21,75 = 43,5 dagen 01-03 t/m 30-03 = 22 dagen, gemaximeerd 21,75 dagen Totaal 65,25 dagen

4.3.4 Uitgangspunt berekening premie Voor de berekening van de premies voor de grafische fondsen wordt als uitgangspunt genomen het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat. Wanneer via de werkgever een WAO/WIA, WGA, ZW- of WW-uitkering of de aanvulling Toeslagenwet wordt uitbetaald dient deze niet te worden meegerekend. Deze zit in kolom 6 maar dient te worden uitgeteld voor opgave.


16


LET OP: conform de verzamelloonstaat is spaarloon geen verlagende factor voor het brutoloon. Het brutoloon dient dus niet te worden uitgeteld. Indien het gaat om de premieberekening voor de fondsen voor dagbladjournalisten geldt als loon het jaarsalaris, gebaseerd op het vaste overeengekomen brutomaandsalaris per 1 januari van een jaar plus de inconveniëntentoeslagen en de managementtoeslag(en), vermeerderd met de in het betreffende jaar geldende vakantietoeslag. Bij de berekening van de premies wordt rekening gehouden met maximumdaglonen. Zie hiervoor de premietabel op http://www.pensioenfondspgb.nl

Berekening bij de werknemer in te houden PGB-premie De werkgever draagt de volledige pensioenpremie af. De pensioenpremie bestaat uit een werknemersen een werkgeversdeel. De totaal af te dragen premie wordt berekend over de pensioengrondslag. De bij de werknemer in te houden pensioenpremie wordt eveneens over de pensioengrondslag berekend. De pensioengrondslag wordt in het uitvoeringsreglement gedefinieerd als het loon verminderd met de franchise. Onder het loon wordt hier het brutoloon conform kolom 6 van de verzamellloonstaat verstaan. De franchise is een jaarfranchise. Deze jaarfranchise is tevens de maximumfranchise in een jaar. Om administratieve redenen hanteren wij echter een dagfranchise. De dagfranchise is de maximumjaarfranchise gedeeld door het maximale aantal loondagen á 261. Indien een medewerker niet het gehele jaar werkzaam is geweest, wordt de franchise evenredig toegepast, afhankelijk van het aantal dagen berekende loondagen. Indien een medewerker parttime werkzaam is geweest, wordt de franchise berekend door het maximale aantal loondagen in het betreffende tijdvak te vermenigvuldigen met de dagfranchise en het parttimepercentage. Rekenvoorbeelden: Fulltimer Loon Loondagen Dagfranchise Parttimepercentage Franchise tijdvak = €53,53 x 21,75 dagen x 100% = Pensioengrondslag = € 4000 - € 1164,28 = Parttimer Loon Loondagen Dagfranchise Parttimepercentage Franchise tijdvak = €53,53 x 21,75 dagen x 82% = Pensioengrondslag = € 4000 - € 954,71 = Gedeeltelijk arbeidsongeschikt Loon Loondagen Dagfranchise Parttimepercentage Franchise tijdvak = €53,53 x 21,75 dagen x 70% = Pensioengrondslag = € 3100 - € 814,99 =

€ 4000 21,75 € 53,53 100% € 1164,28 € 2835,72 € 4000 21,75 € 53,53 82% € 954,71 € 3045,29

€ 4000, waarvan € 900 WIA-uitkering 21,75 € 53,53 70% € 814,99 € 2285,01

Berekening bij de werknemer in te houden FWG-premie De werkgever draagt de volledige FWG-premie af. De FWG-premie bestaat uit een werknemersen een werkgeversdeel. De totale door de werkgever af te dragen premie wordt berekend over het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat (excl. WAO/WIA-uitkering).


17


In het geval van dagbladjournalisten wordt de totale door de werkgever af te dragen premie berekend over het jaarsalaris, gebaseerd op het vaste overeengekomen brutomaandsalaris per 1 januari van een jaar plus de inconveniëntentoeslagen en de managementtoeslag(en), vermeerderd met de in het betreffende jaar geldende vakantietoeslag. Deze grondslag geldt ook voor de berekening van het werknemersdeel in de premie.

WGA-hiaat Voor de verzekering van het WGA-hiaat zijn in de diverse cao’s afspraken vastgelegd. De door de werknemer te betalen premie is per cao geregeld. Houdt u er rekening mee dat de premie aftrekbaar is voor alle heffingen en daarom ook voor de premieheffing sociale verzekeringen. U bent hierover ingelicht door uw werkgeversorganisatie, uitvoeringsinstelling of verzekeringsmaatschappij. Voor informatie over de berekening van de premie inzake de collectieve grafische WGAhiaatverzekering verwijzen wij u naar Achmea Inkomensverzekeringen (AIV), Postbus 3078, 2130 KB Hoofddorp, tel. (023) 567 91 93.

Overige aandachtspunten loonberekening WAO/WIA-uitkering Over WAO/WIA-uitkeringen zijn geen premies voor de grafische fondsen verschuldigd. U dient de WAO/WIA-uitkering dus niet als loon op te geven. Dit in afwijking van het loonbegrip dat andere instanties, bijvoorbeeld de uitvoeringsinstelling, hanteren. Bij arbeidsongeschiktheid van een deelnemer wordt de spaarloonopbouw gedurende het derde ziektejaar premievrij voortgezet op voorwaarde dat de deelnemer een arbeidsongeschiktheidsuitkering ontvangt en het dienstverband doorloopt.

Loon tijdens ziekte Met ingang van 1 januari 2004 is in het Burgerlijk Wetboek geregeld dat de werknemer bij ziekte gedurende 104 weken recht heeft op doorbetaling van 70% van zijn loon, voor zover het loon niet meer bedraagt dan het bedrag, bedoeld in artikel 17, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen (Wfsv), het zgn. maximumdagloon. Dit is geregeld in artikel 7: 629 van het Burgerlijk Wetboek. In de grafische cao’s zijn aanvullende afspraken gemaakt. Afgesproken is dat de werkgever gedurende ten hoogste de eerste 52 weken van de ziekte (het eerste ziektejaar) een aanvulling verstrekt tot 100% van het laatstverdiende loon voor ingang arbeidsongeschiktheid, eveneens voor zover het loon niet meer bedraagt dan het maximumdagloon, als bedoeld in artikel 17, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen. Deze aanvulling geldt niet gedurende de daaropvolgende 52 weken van de ziekte (het tweede jaar), behalve als sprake is van een van de volgende situaties: 1. De werknemer is gedeeltelijk arbeidsongeschikt en daarnaast gedeeltelijk werkzaam naar loonwaarde of op arbeidstherapeutische basis op advies van de arboarts. In dat geval betaalt de werkgever het loon over het gewerkte deel voor 100% door tot het maximumdagloon. Over het resterende – niet werkzame - deel wordt niet aangevuld op de wettelijke loondoorbetalingsverplichting. 2. Op basis van een IVA-keuring is vastgesteld dat de werknemer geen enkel perspectief heeft op terugkeer op de arbeidsmarkt. In dat geval ontvangt de werknemer (zonodig met terugwerkende kracht) over het tweede ziektejaar 100% loondoorbetaling tot het maximumdagloon. Over het loon dat u tijdens de eerste twee ziektejaren doorbetaalt zijn de gebruikelijke premies voor de grafische fondsen verschuldigd. U dient dit loon dus altijd aan ons op te geven bij de jaaropgave. Pensioenopbouw tijdens de eerste twee ziektejaren Cao-partijen hebben afgesproken dat voor werknemers die onder de werkingssfeer van de grafimedia-cao en de cao voor het reprografisch bedrijf vallen, gedurende de eerste twee ziektejaren de pensioenopbouw wordt voortgezet. Daarbij wordt uitgegaan van een (fictief)


18


pensioengevend salaris gelijk aan 100%. Dit is dus ook het geval indien tijdens het tweede ziektejaar slechts 70% van het loon wordt doorbetaald. Over dat (fictief) pensioengevend salaris is de volledige pensioenpremie met de gebruikelijke verdeling werkgever/werknemer verschuldigd. Wij verzoeken u contact met ons op te nemen, indien bij uw werknemer(s) sprake is van het tweede ziektejaar. Wij zullen er dan voor zorgen dat de pensioenopbouw tijdens het tweede ziektejaar conform de cao-afspraken tot 100% wordt aangevuld. U ontvangt hiervoor een aanvullende nota.

4.4 Loontechnische richtlijnen: premieheffing en -afdracht Fondsen Afhankelijk van de van toepassing zijnde cao, het lidmaatschap van een werkgeversorganisatie of individuele afspraken, betalen zowel de werkgever als de werknemers premie voor de diverse fondsen. De verschuldigde premie wordt berekend over het totale premieplichtige loon van alle deelnemende werknemers per fonds. Het betreft één of meer van de volgende fondsen: PGB : Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven FWG : Fonds Werktijdvermindering Oudere Werknemers in de Grafische Bedrijven onderverdeeld in: – Vut-regeling grafimedia – Vut-regeling voor Dagbladjournalisten – Aanvullingskas Administratief Personeel Dagbladbedrijf (APD) ASF : Algemeen Sociaal Fonds voor de Grafische Bedrijven onderverdeeld in: – Gezondheidszorg – Garantiefonds en eventueel: SGB : het extra spaarloondeel. Daarnaast wordt een aantal fondsen geadministreerd waarvoor alleen de werkgever premie verschuldigd is. Afhankelijk van de van toepassing zijnde cao of het lidmaatschap van een werkgeversorganisatie betreft het één of meer van de volgende fondsen: SGB : Spaarloonfonds voor de Grafische Bedrijven (cao-bedrijfstakspaarloonregeling) ASF : Algemeen Sociaal Fonds voor de Grafische Bedrijven onderverdeeld in: − Rekening Vakbondsactiviteiten − Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt − Rekening Opleiding en Arbeidsmarkt ZSO − Fonds Zorgverlof − Rekening Pensioenkamer Dagbladjournalisten − Rekening Vakbondsactiviteiten Dagbladjournalisten − Rekening Arboconvenant Uitgeverijbedrijf Ook hier wordt de verschuldigde premie berekend over het totale premieplichtige loon van alle deelnemende werknemers. Voor meer informatie over deze fondsen kunt u de hoofdstukken over de grafische bedrijfstakregelingen in deze richtlijn raadplegen. De verschuldigde premies voor de diverse fondsen worden door cao-partijen vastgesteld. De premietabel wordt in januari van ieder jaar gepubliceerd op http://www.pensioenfondspgb.nl

Premieheffing Het systeem van premieheffing omvat een voorlopige premieheffing, een jaarafrekening en een eventuele correctie op de jaarafrekening. Deze onderdelen van de premieheffing worden in de volgende paragrafen uitgewerkt.

4.4.1 Voorlopige premieheffing Aan het begin van iedere maand ontvangt u een maandnota met bijbehorende specificatie die betrekking heeft op de voorlopige premieheffing van de voorgaande maand. Deze maandnota kan twee soorten premie bevatten die in één totaalbedrag geheven worden. Het betreft: – premies voor ASF-fondsen, SGB, PGB en FWG; – vaste premie voor individuele deelnamecontracten (PGB en/of SGB).


19


Om ongewenste papiermassa's te voorkomen, kan op verzoek van de werkgever het afdrukken van de individuele specificaties bij de maandnota’s worden onderdrukt (alleen de periodes 2 t/m 11). Vaststelling voorlopige premie Bij de aansluiting van een werkgever vragen wij de werkgever het brutoloon per werknemer op te geven. Deze bedragen worden omgerekend tot jaarloonbedragen per fonds. Er wordt een loonsom PGB, een loonsom ASF etc. vastgelegd. Op basis van die vastgelegde loonsommen wordt maandelijks een premienota uitgebracht, met bijbehorende specificatie, waarop de voorlopige premies over 1/12 deel van de betreffende jaarloonsommen in rekening worden gebracht. Individuele deelnamecontracten PGB en/of extra spaarlooncontracten SGB worden in rekening gebracht via vaste jaarpremies. Deze jaarpremies worden verdeeld in twaalf gelijke maandpremies. Deze maandpremies worden tegelijkertijd met de voorlopige premies in rekening gebracht op de maandnota. Bij de maandnota worden deze individuele contracten op een aparte specificatie getoond. Hierbij zijn de volgende opmerkingen te maken: – De vaste jaarpremie PGB staat los van de voorlopige premieheffing en is gebaseerd op de definitieve gegevens. Indien de twaalfde maandnota is betaald, is het jaar afgesloten. Er volgt voor deze premiecontracten geen jaarafrekening. Een eventuele correctie is uiteraard wel mogelijk. – Voor de extra spaarlooncontracten SGB volgt wel een jaarafrekening waarbij het contract mogelijk aangepast kan worden. Zie in dit verband paragraaf Jaarafrekening. Wijziging voorlopige premieheffing Als de aansluiting tot stand is gekomen, ontvangt u maandelijks nota’s inzake de voorlopige premieheffing die gebaseerd zijn op de loongegevens die u op het aanmeldingsformulier hebt verstrekt. Indien deze loongegevens in belangrijke mate wijzigen als gevolg van personeelsen/of salarismutaties, kunt u het formulier ‘Wijziging voorlopige premieheffing’ downloaden, waarmee u de wijzigingen kunt doorgeven. Gedurende een nog niet afgesloten boekjaar zijn de volgende wijzigingen mogelijk: –

aanpassing naar aanleiding van cao-afspraken Naar aanleiding van cao-afspraken, kan initiatief genomen worden om de voorlopige premieheffing aan te passen. U wordt hiervan op de hoogte gesteld. Indien de omstandigheden in uw bedrijf aanleiding geven tot een andere aanpassing van de voorlopige premieheffing, dan kunt u dit via het formulier ‘Wijziging voorlopige premieheffing’ aan ons melden.

–

aanpassing naar aanleiding van jaarafrekening Bij de jaarafrekening vindt een verrekening plaats van de voorlopige premieheffing over het af te rekenen jaar met de vastgestelde definitieve premie voor dat jaar. Wij stellen de definitieve premie vast aan de hand van uw jaaropgave. Indien wij constateren dat de definitief vastgestelde premie over het af te rekenen jaar (het jaar voorafgaand aan het lopende boekjaar) belangrijk hoger is dan de voorlopige premie die op dat moment in rekening wordt gebracht voor het lopende boekjaar, zullen wij de voorlopige premieheffing op de eerstvolgende maandnota verhogen.

–

aanpassing naar aanleiding van verzoek werkgever Indien de omstandigheden in uw bedrijf daartoe aanleiding geven (bijvoorbeeld bij een aantal personeelsmutaties), kunt u ons schriftelijk verzoeken de voorlopige premieheffing aan te passen. De beslissing over het wel of niet aanpassen van de voorlopige premieheffing ligt uiteindelijk bij de uitvoeringsorganisatie.

4.4.2 Jaarafrekening U bent als werkgever verplicht om voor uw werknemers die aan de fondsen deelnemen, jaarlijks een tijdige en juiste jaaropgave in te sturen. Op deze jaaropgave dient u onder meer aan te geven:


20


– – – –

per werknemer het loontijdvak van deelneming; het aantal loondagen per loontijdvak; het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat per loontijdvak; een parttimepercentage per loontijdvak.

Aan de hand van bovenstaande gegevens wordt een afrekeningsnota opgemaakt. Hierbij worden de reeds in rekening gebrachte voorlopige premies per fondsregeling verrekend met de definitieve premies. Indien u werknemers in dienst hebt die aan de extra spaarloonregeling SGB deelnemen, worden deze deelnemers ook op de afrekeningsspecificatie vermeld. Aangezien ten tijde van de jaarafrekening het juiste bedrag van de bedrijfstakspaarloonregeling bekend is, kan het voorkomen dat bij een aantal deelnemers het bedrag van het extra spaarloon is aangepast. Immers, het spaarloon op grond van de bedrijfstakregeling mag tezamen met het extra spaarloon het wettelijk toegestane maximumbedrag niet overschrijden. Bij overschrijding wordt het extra spaarloon ‘afgetopt’. Samen met de afrekeningsnota ontvangt u een bijbehorende specificatie waarop per werknemer per loontijdvak en per fondsregeling het (eventueel gemaximeerde) vastgestelde premieloon te zien is. Ter controle is tevens een totaalspecificatie toegevoegd. Hierop treft u aan het totale aantal verwerkte loondagen , het totaal van de door u opgegeven loonsommen alsmede per fonds het totale premieplichtige loon. Voortijdige jaarafrekening In bijzondere gevallen is het mogelijk dat met een werkgever voortijdig afgerekend wordt (bijvoorbeeld bij een faillissement). Voortijdige jaarafrekeningen worden bijna altijd voorafgegaan door een bezoek van een buitendienstmedewerker. Deze controleert de administratie en maakt de voortijdige jaaropgave op over de betreffende periode. De jaarafrekening over die periode wordt opgemaakt en ten slotte wordt de afrekeningnota toegestuurd. De administratieve afwikkeling is verder gelijk aan die van de gewone jaarafrekening.

4.4.3 Correcties op de jaarafrekening Elke werkgever die is aangesloten, krijgt periodiek controle van de loon- en financiële administratie. Deze controle wordt uitgevoerd door een buitendienstmedewerker. Voor het uitvoeren van de controle zal hij een afspraak met u maken. De buitendienstmedewerker controleert de van belang zijnde administratieve gegevens in uw loon- en financiële administratie. Hij gaat bijvoorbeeld na of alle betalingen aan uw werknemers juist zijn verantwoord, of er juiste tijdvakken zijn opgegeven en of al het personeel correct is opgegeven. Een correcte loonadministratie moet leiden tot een juiste premievaststelling en afdracht. De buitendienstmedewerker geeft zijn bevindingen door aan de administratie en dit kan leiden tot correcties. Als uit deze correcties blijkt dat u teveel of te weinig premie heeft betaald, ontvangt u een correctienota met een bijbehorende specificatie. Het is ook mogelijk dat de werkgever constateert dat er verschillen zijn ontstaan. Dit dient schriftelijk gemeld te worden. Als blijkt dat er teveel of te weinig premie is betaald, volgt er ook hier een correctienota met bijbehorende specificatie. Indien de correctie betrekking heeft op de loongegevens van een werknemer die tevens deelnemer is aan de extra spaarloonregeling SGB, kan de correctie mede gevolgen hebben voor de hoogte van het extra spaarloonbedrag. Immers, het spaarloon op grond van de bedrijfstakregeling en het extra spaarloon tezamen mogen niet meer bedragen dan het bij wet vastgestelde maximumbedrag. Bij overschrijding van dit maximumbedrag vindt aftopping plaats aan de kant van het extra spaarloon. Opdat u altijd zicht houdt op de laatste stand, worden daarom op de specificatie bij een correctienota altijd de verschillende spaarloonbedragen van de desbetreffende deelnemer getoond.


21


Verjaringstermijn voor correcties op de jaarafrekening Correcties op jaarafrekeningen kunnen plaatsvinden gedurende maximaal vijf kalenderjaren na afloop van het kalenderjaar waarover de premie verschuldigd was.

4.4.4 Anw-plus-verzekering Individuele deelnamecontracten aan de Anw-plus-verzekering worden betaald via vaste jaarpremies. Deze jaarpremies (verzekeringspremie inclusief de administratiekosten) worden verdeeld over twaalf gelijke maandpremies. De Anw-plus-premies worden aan het einde van iedere maand met een aparte nota in rekening gebracht. Deze nota heeft betrekking op de premieheffing van de volgende maand. Samen met de Anw-plus-nota ontvangt u een bijbehorende specificatie waarop per werknemer de totaal verschuldigde premie over de afgedrukte periode te zien is. Ook deze specificatie kan op uw verzoek onderdrukt worden. In de periode 2 t/m 11 ontvangt u dan alleen de wijzigingen op de specificatie. De premies staan los van de voorlopige premieheffing en zijn gebaseerd op definitieve gegevens. Indien de twaalfde periode is betaald, is het jaar afgesloten. Er volgt voor de individuele deelnamecontracten aan de Anw-plus-verzekering geen jaarafrekening.

4.4.5 Extra spaarloon Voor de administratieve verwerking van het extra spaarloon kunt u kiezen uit drie mogelijkheden: –

Een stortingssysteem waarbij u één totaalbedrag aan extra spaarloon overmaakt op een bankrekeningnummer van het SGB. Separaat ontvangt u van ons een (elektronisch) bestand met een overzicht van de aan de spaarregeling deelnemende werknemers. U kunt volstaan met het aangeven van het spaarbedrag en de spaarperiode waarop de storting betrekking heeft. De bedragen die op deze manier worden overgemaakt worden direct doorgestort naar de spaarrekening van uw werknemers. Uw werknemers worden maximaal 4x per jaar geïnformeerd.

–

Een stortingssysteem waarbij u per deelnemer een bedrag overmaakt op een bankrekeningnummer van het SGB onder vermelding van het betalingskenmerk. Dit kenmerk is in de meeste salarispakketten eenvoudig eenmalig in te voeren. De bedragen die op het bankrekeningnummer van het SGB binnenkomen worden direct bijgeschreven op de spaarrekening van uw werknemers. Uw werknemers worden maximaal 4x per jaar geïnformeerd.

–

De factureersystematiek die ook gehanteerd wordt voor het cao-spaarloon. Maandelijks wordt op voorschotbasis de deelname aan de regelingen in rekening gebracht. Pas nadat de definitieve afrekening heeft plaatsgevonden worden de bedrijfsspaargelden op de rekening van uw werknemers bijgeboekt. Uw werknemers worden 1x per jaar geïnformeerd.

De bedragen die op het bankrekeningnummer van het SGB binnenkomen, worden direct bijgeschreven op de spaarrekening van uw werknemers. Uw werknemers worden maximaal 4x per jaar geïnformeerd.

4.5 De Pensioenwet en de werkgever De overheid staat met de Pensioenwet een tweeledig doel voor ogen. Deelnemers en pensioengerechtigden moeten zekerheid hebben over de uitbetaling van hun pensioen en de pensioencommunicatie moet juist, tijdig en begrijpelijk worden aangeboden. De verantwoordelijkheden tussen werkgever, werknemer en pensioenuitvoerder zijn in dat kader vastgelegd. Er is sprake van een driehoeksverhouding. Schema 1: driehoeksverhouding deelnemer, werkgever en pensioenuitvoerder


22


Pensioenovereenkomst tussen werkgever en werknemer In de relatie tussen de werkgever en de werknemer moet binnen het arbeidscontract speciaal aandacht worden besteed aan pensioen. Werkgever en werknemer sluiten daarvoor bij binnenkomst een pensioenovereenkomst. U moet als werkgever nieuwe werknemers binnen één maand na indiensttreding schriftelijk laten weten of er sprake is van een pensioenregeling, wanneer deze regeling ingaat, wie de uitvoerder is en wat voor type regeling het is. Er zijn drie type regelingen: uitkeringsovereenkomsten, kapitaalovereenkomsten of premieoverkomsten. Bij een uitkeringsovereenkomst, zoals bij het bedrijfstakpensioenfonds PGB, worden pensioenrechten of uitkeringen toegezegd. In het geval van een premieoverkomst stelt de werkgever premie beschikbaar en bij de weinig voorkomende kapitaalovereenkomst bouwt de werknemer pensioen op via een kapitaalverzekering. Het PGB heeft voor grafimedia bedrijven en uitgeverijen voorbeeld pensioenovereenkomsten tussen werkgever en werknemer opgesteld. Deze kunt u vinden op de website http://www.pensioenfondspgb.nl . Hiermee kunt u uw nieuwe werknemers een pensioenaanbod doen. De werkgever wordt verder geacht om de werknemer te wijzen op de mogelijkheid van waardeoverdracht. Zowel bij entree en bij vertrek. Startcommunicatie verantwoordelijkheid werkgever De werkgever is er verantwoordelijk voor dat de pensioenuitvoerder de nieuwe werknemer binnen 3 maanden informeert over de inhoud van de pensioenregeling. De startcommunicatie zal binnen de toegestane tijd worden verstuurd als u de aanmelding tijdig verzorgt. De verantwoordelijkheid van de werkgever eindigt nadat de startbrief is verstuurd. Tussen werkgever en de pensioenuitvoerder zijn de afspraken vastgesteld in een uitvoeringsreglement f uitvoeringsovereenkomst. Tenslotte wordt de pensioenuitvoerder geacht de pensioencontacten met werknemers te onderhouden.


23

Instructie oplevering jaargegevens

5 Instructie oplevering jaargegevens Alle aangesloten werkgevers ontvangen jaarlijks na afloop van een lopend boekjaar het verzoek de jaaropgave in te sturen. De jaaropgave wordt opgemaakt om de voorlopige premie te verrekenen met de definitieve premie en om de juiste rechten van deelnemers te kunnen boeken. De jaaropgave kan op verschillende manieren worden aangeleverd: – via internet met de applicatie Mutatiesonline.nl – digitaal via cd-rom of diskette Wij ontvangen de jaaropgave met definitieve jaarloongegevens in verband met de administratieve verwerking graag zo snel mogelijk, maar in ieder geval vóór februari. Aanlevering op papier is niet meer mogelijk. Indien u vragen heeft kunt contact opnemen met de afdeling Verzekeringsadministratie op telefoonnummer (020) – 5418 137.

5.1 Algemene aandachtspunten Loongegevens Voor de berekening van de premies voor de grafische fondsen wordt als uitgangspunt genomen het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat in hele euro’s. Wanneer via de werkgever een WAO/WIA, WGA, ZW- of WW-uitkering of de aanvulling Toeslagenwet wordt uitbetaald dient deze niet te worden meegerekend. Deze zit in kolom 6 maar dient te worden uitgeteld voor opgave. U geeft het volledige niet gemaximeerde loon op. Er wordt voor de premieberekeningen rekening gehouden met de juiste franchises en maxima (zie: paragraaf Loontechnische richtlijnen: premieheffing en afdracht). Voor de juiste bedragen en percentages verwijzen wij u naar de premietabel op de website http://www.pensioenfondspgb.nl . - Pensioenopbouw tweede ziektejaar Voor medewerkers, vallend onder de grafimedia cao en de cao voor het reprografisch bedrijf, aan wie u in het tweede ziektejaar een gekort loon hebt doorbetaald, dient u bij de jaaropgave het werkelijk verloonde brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat te vermelden. Conform cao-afspraken wordt de pensioenopbouw gedurende het tweede ziektejaar voor 100% voortgezet. Wij verzoeken u de werknemers die dit betreft, bij onze afdeling Verzekeringsadministratie te signaleren. U ontvangt dan een aanvullende nota. - Dagbladjournalisten Bij de loongegevens wordt bij deelname aan de regelingen voor dagbladjournalisten het jaarsalaris vermeld, gebaseerd op het vaste overeengekomen bruto maandsalaris per 1 januari van een jaar plus de inconveniëntentoeslagen en de managementtoeslag(en), vermeerderd met de in het betreffende jaar geldende vakantietoeslag. - PERSGROEP NEDERLAND Bij de door PGB uitgevoerde pensioenregeling van PERSGROEP NEDERLAND wordt het pensioengevend salaris gevormd door het vaste salaris per datum van indiensttreding en vervolgens per 1 januari van enig jaar inclusief vakantietoeslag, vermeerderd met de vaste toeslagen, gerelateerd aan gewerkte periode en parttimepercentage. - WAO/WIA WAO/WIA-uitkeringen en eventuele aanvullingen daarop vormen geen premieloon voor de grafische fondsen. U hoeft deze uitkeringen dus niet op de jaaropgave te vermelden. Als er geen loon hoeft te worden verantwoord (bijvoorbeeld bij langdurige arbeidsongeschiktheid), vult u dit veld met nullen. Loondagen Voor de berekening van de premies en grondslagen voor de niet aan dagbladjournalisten gerelateerde regelingen wordt gebruik gemaakt van standaard loondagen per maand. Iedere maand kent maximaal 21,75 loondagen en ieder jaar kent maximaal 261 loondagen.


24


Parttimepercentage Hier geeft u aan wat het gemiddelde parttimepercentage in het betreffende loontijdvak is geweest voor de werknemer. Voor de berekeningswijze en uitleg van het begrip parttimepercentage kunt u paragraaf Parttimepercentage raadplegen.

5.2 Aanlevering jaaropgave via Mutatiesonline.nl Indien u een account heeft op Mutatiesonline.nl, kunt u de jaaropgave via deze internetapplicatie aanmaken en insturen. Indien u nog geen account heeft, kunt u dat eenvoudig aanvragen via de site http://www.mutatiesonline.nl Als u bij het aanmaken en invullen van de jaaropgave merkt dat de gegevens zoals die voor u op het scherm worden getoond, niet actueel zijn, kunt u voordat u met de jaaropgave start, eerst de laatste mutaties doorgeven. Ook hiervoor kunt u Mutatiesonline.nl gebruiken.

5.3 Bestandsaanlevering jaaropgave Wanneer u beschikt over een geautomatiseerde loonadministratie is het mogelijk de gegevens voor de jaarafrekening in de vorm van een bestand aan te leveren. Ook deze aanlevering kan met behulp van Mutatiesonline.nl. U importeert in dat geval het bestand. Aanlevering van hetzelfde bestand met behulp van cd-rom of diskette is ook mogelijk. Om de eenvoud en de uniformiteit te bevorderen, is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van gangbare richtlijnen. Wilt u uw cd-rom of diskette altijd voorzien van een sticker met daarop vermeld: – het desbetreffende boekjaar; – de aansluitingsnummers die de cd-rom of diskette bevat; – naam-, adres-, woonplaatsgegevens van de inzender; – telefoonnummer en naam contactpersoon van de inzender. Deze gegevens zijn van belang voor de verwerking van de digitale gegevens. CD-roms en diskettes worden niet teruggezonden. Wij wijzen u er nadrukkelijk op dat, wanneer u uw loonadministratie laat verzorgen door een derde, u zelf aansprakelijk blijft voor het tijdig verstrekken van volledige en correcte gegevens. Acceptatietest Als u of uw servicebureau voor de eerste keer de jaarloongegevens via een bestand aanlevert, dient u eerst een testbestand toe te sturen. In dat geval doet u er verstandig aan zo spoedig mogelijk contact met onze afdeling BPM op te nemen. Wanneer het testbestand voor november van het desbetreffende boekjaar gestuurd wordt, krijgt u tijdig, d.w.z. voor begin december van dat jaar bericht over de verwerkbaarheid van het bestand. Een testbestand is ook nodig wanneer de programma’s die het bestand aanmaken gewisseld of herschreven zijn en als de werkgever de informatie door een ander servicebureau laat verstrekken. Timeos afdeling BPM Postbus 7855 1008 CA Amsterdam

5.4 Beschrijving bestand Specificaties van het bestand Het bestand dient aan de volgende eisen te voldoen: – beschrijving in de code ASCII; – de lengte van alle records is standaard 160 posities; – het niet gebruikte deel blanc laten; – numerieke velden zijn rechts aangesloten en voorzien van voorloopnullen of blancs; – alfanumerieke velden zijn links aangesloten en aangevuld met blancs; – records worden zonder velden recordscheidingstekens opgegeven. Recordindeling Een bestand kan één of meer werkgevers bevatten. De indeling is als volgt:


25


a. één instelrecord ter identificatie van de inzender (recordcode Ji); b. per werkgever: – een werkgeversrecord (recordcode J0); – één of meerdere werknemersrecords (recordcode J1); – een totaalrecord (recordcode J2); c. één sluitrecord met totalen van het hele bestand (recordcode JS). Aandachtspunten – De recordcodering wijkt af van de coderingen die door het UWV Gak worden gehanteerd. – Binnen een instel- en sluitrecord van een inzender kunnen recordsets van meerdere werkgevers voorkomen. Schematische weergave Schematisch weergegeven ziet de cd-rom of diskette voor één werkgever er als volgt uit: INSTEL RECORD

WERKGEVERS RECORD

WERKNEMERS RECORD

WERKNEMERS RECORD

WERKNEMERS RECORD

TOTAAL RECORD

SLUIT RECORD

Indien meerdere werkgevers op één cd-rom of diskette worden opgegeven (bijvoorbeeld door een servicebureau) ziet de schematische weergave er als volgt uit: HERHALING VOOR ELKE WERKGEVER INSTEL RECORD

WERKGEVERS RECORD

WERKNEMERS RECORD

WERKNEMERS RECORD

WERKNEMERS RECORD

TOTAAL RECORD

SLUIT RECORD

5.4.1 Recordlay-out Algemeen Bij de invulling van de records gelden de volgende algemene richtlijnen: – Alle data worden volgens het formaat DDMMEEJJ geregistreerd. DD = dag, MM = maand, EE = eeuw en JJ = jaar. – Alle records beginnen met een indicatie van twee posities. Hierna volgt een beschrijving per record. Bij deze beschrijving geldt het volgende: – Indien er in de eerste kolom een ‘V’ staat, dient u deze rubriek verplicht in te vullen. – Het symbool X in de kolom karakterlengte betekent dat het betreffende veld alleen met alfanumerieke gegevens gevuld mag worden. Het cijfer tussen haakjes (02) geeft het aantal beschikbare posities aan. – Het symbool 9 in de kolom karakterlengte betekent dat het betreffende veld alleen met numerieke gegevens gevuld mag worden. Instelrecord verplicht (V) posities

Naam

karakterlengte inhoud/toelichting

V

001-002

recordcode

X(02)

Waarde is JI (J-ie).

V

003-047

Naam

X(45)

Naam van de inzender.

048-110 048-071 072-076 077-080 081-086 087-110

Adres Straat huisnummer huisnummertoevoeging postcode woonplaats

X(63) X(24) X(05) X(04) X(06) X(24)

Adres van de inzender.

V

111-112

mediumcode

9(02)

Waarde is 22.

V

113-113

schrijfdichtheid

9(01)

Waarde is 1.

V

114-121

aanmaakdatum

9(08)


26


verplicht (V) posities

Naam


V

reserve

X(39)

Naam


122-160

Werkgeversrecord verplicht (V) posities

Niet gebruiken.

V

001-002

recordcode

X(02)

Waarde is J0 (J-nul).

V

003-007

aansluitingsnummer

9(05)

Aan elke werkgever die onder één of meer van de grafische fondsen valt, wordt een aansluitingsnummer toegekend. Dit nummer beslaat 5 posities. Indien de eerste positie een nul is, maakt deze nul wel deel uit van het aansluitingsnummer. Het aansluitingsnummer kunt u o.a. vinden op de aan de werkgever gezonden nota’s.

V

008-052

Naam

X(45)

Naam van de werkgever.

053-115 053-076 077-081 082-085 086-091 092-115

Adres Straat huisnummer huisnummertoevoeging postcode woonplaats

X(63) X(24) X(05) X(04) X(06) X(24)

Adres van de werkgever.

V

116-119

Jaar

9(04)

V

120-160

reserve

X(41)

Premiejaar waarop de gegevens betrekking hebben. Niet gebruiken.

Naam


Werknemersrecord verplicht (V) posities V

001-002

recordcode

X(02)

Waarde is J1 (J-één).

V

003-007

aansluitingsnummer

9(05)

Werkgeversnummer (zie: werkgeversrecord).

V

008-015

geboortedatum

9(08)

De geboortedatum moet in de volgorde dag, maand, eeuw en jaar worden weergegeven. Voor elk van de bovengenoemde begrippen zijn twee posities beschikbaar.

V

016-018

volgnummer

9(03)

Het volgnummer bestaat uit de laatste drie posities van het registratienummer van een werknemer. Raadpleeg hiervoor de lijst met deelnemers. Indien het volgnummer bij u niet bekend is (i.v.m. onlangs in dienst getreden deelnemers), dan achter de geboortedatum ‘000’ vermelden (zie: hoofdstuk

V

019-059 019-043 044-053 054-059

Naam achternaam voorvoegsel(s) voorletter(s)

X(41) X(25) X(10) X(06)

Naam van de werknemer, bij gehuwde vrouwen eerst de naam van de echtgenoot vermelden gevolgd door de meisjesnaam. De voorletters dienen zonder onderbrekingen (spaties, punten e.d.) vermeld te worden.

V

060-060

geslacht

X(01)

Waarde is M = man; V = vrouw.

V

061-068

ingangsdatum

9(08)

De ingangsdatum van het loontijdvak


27


verplicht (V) posities

Naam

karakterlengte inhoud/toelichting moet in de volgorde dag, maand, eeuw en jaar weergegeven worden. De ingangsdatum kan betrekking hebben op: a. de werkelijke indiensttredingsdatum van een werknemer; b. de ingangsdatum van een tijdvak waarin een andere deelneming van toepassing is.

V

069-071

loondagen

9(03)

Bij SV loon te vullen met SV dagen. Bij overige loonbegrippen vullen met 000.

V

072-078

loon

9(07)

Loon in hele euro’s. WAO-uitkeringen en eventuele aanvullingen daarop vormen geen premieloon.

V

079-081

parttimepercentage

9(03)

Afronden op hele procenten. Standaard 100 bij fulltime werknemers.

082-096 082-086 087-090 091-096

adres huisnummer huisnummertoevoeging postcode

X(15) X(05) X(04) X(06)

Huisnummer en postcode van de werknemer.

V

097-105

sofinummer

9(09)

Sofinummer werknemer.

V

106-113

einddatum

9(08)

Een eventuele einddatum van het dienstverband moet in de volgorde dag, maand, eeuw en jaar weergegeven worden (zie paragraaf Administratieve richtlijnen: mutaties op het werknemersbestand: beëindiging dienstverband).

V

114-115

loonbegrip

X(02)

B0 brutoloonbegrip grafische fondsen B1 brutoloonbegrip dagbladjourn., B2 brutoloonbegrip PERSGROEP NEDERLAND, SV brutoloon sociale verzekeringen

V

116-160

reserve

X(55)

Niet gebruiken.

Totaalrecord verplicht (V) posities

Naam


V

001-002

recordcode

X(002)

Waarde is J2.

V

003-007

aansluitingsnummer

9(005)

Werkgeversnummer (zie: werkgeversrecord).

V

008-014

loontijdvakken

9(007)

Totale aantal werknemersrecords.

V

015-023

totaal loon

9(009)

Totaalbedrag loon

V

024-028

totale aantal

9(005)

Totale aantal personen, waarvoor jaarloongegevens zijn verantwoord.

V

029-160

reserve

X(132)

Niet gebruiken.

Sluitrecord verplicht (V) posities

Naam


V

001-002

recordcode

X(002)

Waarde is JS.

V

003-008

aantal werkgevers

9(006)

Totale aantal werkgevers die via het medium opgave doen.

V

009-014

aantal records

9(006)

Totale aantal records op het medium.

V

015-160

reserve

X(146)

Niet gebruiken.


28


Nadere informatie Met vragen over digitale aanlevering van de jaaropgave kunt u terecht bij de afdeling BPM (020) 541 82 17 / 541 83 64.


29

Contact

6 Contact Per (elektronische) post Contact is online en offline mogelijk. In beide gevallen wijzen wij op het belang van het aansluitingsnummer van de werkgever en het registratienummer van de werknemer. Zonder vermelding van het aansluitingsnummer en/of registratienummer is de afhandeling van uw brief, e-mail of fax voor ons (soms) lastig. Dit kan vertraging opleveren. Via website en elektronische nieuwsbrieven wordt u als werkgever op de hoogte gehouden van de grafimedia regelingen, relevante wetgeving en de daarmee samenhangende consequenties voor uw administratievoering. De nieuwsbrief is bedoeld voor u als werkgever maar ook voor uw medewerkers die de administratie verzorgen of voor de afdeling P&O. Via internet of telefoon Op de website http://www.pensioenfondspgb.nl en http://www.grafimediafondsen.nl vindt u actuele informatie over de brancheregelingen en de administratieve verwerking daarvan alsmede handige applicaties zoals de veelgebruikte bruto-nettoberekening. Voor vragen over uw aansluiting, administratie, deelneming, premieheffing, jaaropgave, grafimediaregelingen etc. kunt u contact opnemen met de afdeling Verzekeringsadministratie op telefoonnummer (020) – 5418 137 of via e-mail [email protected] . Bezoek Niet altijd kunnen de zaken telefonisch of schriftelijk afgehandeld worden. Zowel u als één van onze medewerkers kan om een persoonlijk onderhoud vragen, waarna een afspraak wordt gemaakt. Periodiek wordt u door een buitendienstmedewerker bezocht voor een controle van de door u opgeleverde jaarloongegevens. Bij deze medewerker kunt u terecht met vragen over de administratievoering. De meeste contacten tussen u en onze organisatie verlopen via de afdeling Klantenservice en de afdeling Verzekeringsadministratie. Klantenservice Bij de afdeling Klantenservice kunt u terecht voor informatie over de grafimedia regelingen en het aanvragen offertes e.d. Ook het relatiebeheer met werkgevers wordt vanuit deze afdeling verzorgd. Afdeling Verzekeringsadministratie De afdeling Verzekeringsadministratie, dat gezien kan worden als backoffice, verzorgt de administratievoering en coördineert alle ondersteunende processen die daarmee samenhangen. Het gaat dan onder meer om de registratie van werkgevers- en werknemergegevens, het rechtenbeheer voor de grafimedia regelingen, het verzorgen van de uitkeringen en het applicatiebeheer. Voor informatie over deze processen heeft u contact met de Verzekeringsadministratie. Voor vragen over uw administratie, deelneming premieheffing, jaaropgave etc. kunt u hier terecht. Ook de werkzaamheden van de ‘Buitendienst’ vallen onder deze afdeling.


30

Contact

Vermeldt u als u ons belt, uw aansluitingsnummer en het onderwerp waarover u iemand wilt spreken. Het liefst met vermelding van het registratienummer van uw werknemer.

Buitendienstmedewerkers J.H. Bouman Brammershoopstraat 21 7859 TG Eeserveen tel.: (0599) 287 159 mobiel: (06) 224 531 74 fax: (0599) 287 029 e-mail: [email protected]

Regio: Midden/Oost Nederland

C. Rijkelijkhuizen

Vriezekoop 19 2451 CP Leimuiden tel.: (0172) 532 174 mobiel: (06) 515 237 70 fax: 08-422 750 58 e-mail: [email protected]

Regio: Zuid-Holland/Zeeland/ West-Brabant

T. Swaving

Waterlelie 20 1991 GD Velserbroek tel.: (023) 539 71 29 mobiel: (06) 224 531 63 fax: 08-422 646 84 e-mail: [email protected]

Regio: Noord-Holland/ Oost-Brabant/Limburg

J. van der Zee

De Beugel 23 8332 JV Steenwijk tel.: (0521) 521 891 mobiel: (06) 224 531 61 fax: 08-422 663 11 e-mail: [email protected]

Regio: Noord-Nederland/Flevoland


31

Bijlagen

7 Bijlagen 7.1 Bedrijfsuitoefening Beheersmaatschappij Boekbinders/afwerkingsbedrijf Boeken/tijdschriftenuitgeverij Computerbureau/automatiseringsbedrijf Dagbladbedrijf (drukkerij en/of prepress) Dagbladbedrijf (uitgeverij) Diepdrukbedrijf Digitaal printen grafimedia DTP-bureau/uitwerkstudio/prepress (Elektronisch) vervaardigen, bewerken, of beheren van data Enveloppenbedrijf Etikettenvervaardiging Flockprint (Grafisch) nabewerkingsbedrijf Groothandel Hoogdrukbedrijf Huis aan huis/Nieuwsbladuitgeverij Kabelkrantbedrijf Kartonnage/flexibele verpakking Lamineerbedrijf (Litho)grafisch reproductiebedrijf Metaalindustrie Offsetbedrijf Papiergroothandel Persbureau Reclame/ontwerpbureau Reprografisch bedrijf grafimedia Reprografisch bedrijf VRN Rubberstempelvervaardiging Signbedrijf Tampondrukbedrijf Uitgeverij overig Winkel Zeefdrukbedrijf Zetterij


32

Bijlagen

7.2 Soorten arbeid Adjunct-directeur Administratieve functie Bedrijfsleider Buitendienstmedewerker Chef Directeur Journalist Manager, lid MT Redacteur Schoonmaker bedrijf Schoonmaker huishouding Statutair directeur Technische functie Vertegenwoordiger Winkelpersoneel


33

Bijlagen

7.3 Adressen 7.3.1 Werkgeversorganisaties Koninklijk Verbond van Grafische Ondernemingen (KVGO) Startbaan 10, 1185 XR Amstelveen Postbus 220, 1180 AE Amstelveen tel: (020) 543 56 78 fax: (020) 543 54 75 e-mail: [email protected] internet: www.kvgo.nl

Nederlands Uitgeversverbond NDP Nieuwsmedia Hogehil 6, 101 CC Amsterdam Postbus 12040, 1100 AA Amsterdam tel: (020) 430 91 50 fax: (020) 430 91 79 e-mail: [email protected] internet: www.nuv.nl Vereniging ZSO (Vereniging van Zeefdruk en Sign Ondernemingen) Startbaan 10, 1185 XR Amstelveen Postbus 220, 1180 AE Amstelveen tel: (020) 543 5678 fax: (020) 543 5475 e-mail: [email protected] Vereniging Repro Nederland (VRN) Apollolaan 179, 1077 AS Amsterdam tel: (020) 664 17 88 fax: (020) 679 62 35 e-mail: [email protected] internet: www.reproned.nl Vereniging van Papiergroothandelaren (VPG) Adriaan Goekooplaan 5, 2517 JX 's-Gravenhage Postbus 29822, 2502 LV 's-Gravenhage tel: (070) 338 46 64 fax: (070) 351 27 77 e-mail: [email protected] Vereniging van Nederlandse Fabrikanten van Kartonnages en Flexibele Verpakkingen (Kartoflex) Laan Copes van Cattenburch 79, 2585 EW ‘s-Gravenhage Postbus 85612, 2508 CH ‘s-Gravenhage tel: (070) 312 39 12 fax: (070) 363 63 48 e-mail: [email protected] internet: www.kartoflex.nl


34

Bijlagen

7.3.2 Werknemersorganisaties FNV KIEM Jan Tooropstraat 1, 1062 BK Amsterdam Postbus 9354, 1006 AJ Amsterdam tel: (020) 355 36 36 fax: (020) 355 37 37 e-mail: [email protected] internet: www.fnv-kiem.nl CNV Media Polarisavenue 175, 2132 JJ Hoofddorp Postbus 3135, 2130 KC Hoofddorp tel: (023) 565 10 52 fax: (023) 565 01 50 e-mail: [email protected] Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ) Johannes Vermeerstraat 22, 1071 DR Amsterdam Postbus 75997, 1070 AZ Amsterdam tel: (020) 676 67 71 fax: (020) 662 49 01 e-mail: [email protected] internet: www.villamedia.nl De Unie, vakbond voor industrie en dienstverlening Multatulilaan 12, 4103 NM Culemborg Postbus 400, 4100 AK Culemborg tel: (0345) 851 851 fax: (0345) 851 500 internet: www.unie.nl


35

Bijlagen

7.3.3 Overige adressen Raad voor Overleg in de Grafimedia Branche ROGB Startbaan 10, 1185 XR Amstelveen Postbus 220, 1180 AE Amstelveen tel: (020) 543 56 22 fax: (020) 543 54 75

GOC, kenniscentrum voor onderwijs, arbeidsmarkt en training en advies in de grafimediabranche De Schutterij 2, 3905 PL Veenendaal Postbus 347, 3900 AH Veenendaal tel: (0318) 53 91 11 fax: (0318) 52 99 69 e-mail: [email protected] internet: www.goc.nl Scholingscentrum Veenendaal p/a GOC Stichting Bijzondere Opleidingen Grafische Industrie (SBO) p/a GOC VPGI Kwaliteitscentrum voor de Communicatie-Industrie Startbaan 5D, 1185 XP Amstelveen tel: (020) 456 08 29 fax: (020) 456 07 85 e-mail: [email protected] internet: www.vpgi.nl


36

RICHTLIJNEN ADMINISTRATIEVOERING PGB EN GRAFIMEDIAFONDSEN

Recommend Documents