REPORTING v 7. RP Zpracování průběžných zpráv projektů 7.RP pro Evropskou komisi

„REPORTING v 7. RP“ Zpracování průběžných zpráv projektů 7.RP pro Evropskou komisi březen 2009, ČVUT Lenka Lepičová [email protected] NCP pro finanční a právní záležitosti, TC AV ČR

NICER III – horizontální agenda

1

Požadavky Evropské komise pro předkládání zpráv


2

Různé požadavky na reportování podle typu projektu


3

Různé průvodce reportováním Projekty CP, NoE a CSA Guidance Notes on Project Reporting: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project_reporting_en.pdf

Marie Cure Actions Zatím pouze dva průvodce ITN: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/itn_reporting_guidlines.pdf IAPP: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/iapp_reporting_guidlines.pdf

ERC Vlastní průvodce: http://erc.europa.eu

JTIs zatím žádné závazné průvodce pro reportování


4

Projekty CP, NoE a CSA - Co se předkládá? V průběhu projektu Deliverables (identifikované v Annex I) Průběžná zpráva (Periodic report) Do 60ti dní od ukončení každého vykazovaného období (včetně posledního) Vykazované období (reporting period) def. v čl. 4

Na konci projektu Závěrečná zpráva (Final report) Do 60ti dní od ukončení projektu publishable summary report, conclusions, socio-economic impact, report on wider societal implications of the project (questionnaire including gender equality, ethical issues, …), plan for the use and dissemination of foreground

Po obdržení finální platby (do 30ti dní) Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu NICER III – horizontální agenda

5

Projekty CP, NoE a CSA - Jak se předkládá? Konsorcium předkládá zprávy a deliverables Komisi prostřednictvím koordinátora a to elektronicky V tištěné podobě poštou originály: Formulář C (podepsaný statutárním zástupcem instiutce) Osvědčení o finančních výkazech a metodologii (podepsané auditorem) Prohlášení (podepsané koordinátorem)

Jako „jeden balík“ (včetně neskenovaných originálů) – v PDF NOVÉ!!!: Online nástroj - Form C Editor (FORCE/SESAM) http://webgate.ec.europa.eu/sesam/index.do Pro DG RTD Pozor: DG INFSO = NEF!!!

Jazyk zpráv – čl. 4 Šablona Komise pro průběžné a závěrečné zprávy NICER III – horizontální agenda

6

Průběžné zprávy v 6.RP a 7.RP - zjednodušení


7

Průběžné zprávy: 6.RP x 7.RP


8

Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů


9

Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů Povinnosti koordinátora Shromáždit finanční výkazy (formuláře C) a případné Osvědčení o finančních výkazech od všech partnerů Vyplnit svůj finanční výkaz Napsat průběžnou technickou zprávu na základě odvedené práce a informací od ostatních partnerů Předložit (submit) průběžnou zprávu Evropské komisi Odpovídat na otázky PO a poskytovat vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (hl. finančních aspektů) Soužit jako prostředním mezi PO a ostatními partnery konsorcia

Povinnosti účastníka (ostatních partnerů) Vyplnit své finanční výkazy (formuláře C), Podepsat formulář C a zaslat jej koordinátorovi Poskytnout osvědčení o finančních výkazech – kde je potřeba NICER III – horizontální agenda

10

Z čeho se skládá průběžná zpráva


11

Šablona pro průběžné zprávy Úvodní stránka Prohlášení koordinátora (self declaration by the coordinator) – NOVÉ Publikovatelný souhrn (Publishable summary) Cíle projektu (Project objectives) Pokrok a dosažené výsledky (Progress of work and achievements) Deliverables and milestones tables Project Management Informace o čerpání zdrojů (Explanation of the use of the resources) Formuláře C (Financial statements - Forms C and Summary financial report) Osvědčení (Certificates) – pokud je nutné NICER III – horizontální agenda

12

Úvodní stránka


13

Self Declaration by the coordinator Podepisuje kontaktní osoba z instituce koordinátora uvedená v čl. 8.1 (scientific representative!)


14

Publishable summary V takovém stavu, aby mohlo být beze změn publikováno EK Max. 4 stránky Odkaz na webovou stránku projektu – tam kde je relevantní Souhrnný popis cílů projektu, práce vykonaná od začátku projektu, očekávané konečné výsledky, potenciální dopad a využití Vhodně doplnit grafy, fotografiemi a logem projektu Obnovováno po skončení každého období


15

Project objectives for the period Přehled cílů projektu relevantních pro dané období podle Annexu I Shrnutí doporučení z předchozích období a jak byly vzaty v úvahu


16

Deliverables and milestones tables


17

Work progress and achievements Přehled průběhu práce – podle struktury v Annex I Pro každý pracovní balíček (work package) Mimo WP mamagenemt Souhrn jak bylo dosaženo cílů a úkolů Zdůraznit významné výsledky Vysvětlit důvody pro odchylky od Annexu I Důvody proč nebyly dosaženy některé cíle a časový harmonogram Použití zdrojů (hl. plnění člověkoměsíců) Návrh případných opatření a řešení co-ordination activities – komunikace mezi partnery NICER III – horizontální agenda

18

Užití zdrojů Vysvětlení k osobním nákladům, subdodávkám a dalším „major direct costs“ vynaloženým účastníky (např. investice, cestovné, materiál…) ve spojitosti s WP Př.:


19

Osvědčení o finančních výkazech či metodologii Osvědčení o finančních výkazech (Formulář D) - Annex VII když kumulovaný příspěvek EK o kterém ještě nebylo vydáno osvědčení ≥ 375 tis. €

Osvědčení o metodologii (Formulář E) - Annex VII musí být předem schváleno auditorem i EK subjekty, které měly v 6. RP min. 8 projektů s příspěvkem EK ≥ 375.000 € a pod pro 7.RP NICER III – horizontální agenda

20

Formulář C (1) Annex VI GA = finanční výkaz tři části: Finanční výkaz, který je vyplňován samostatně každým účastníkem projektu Finanční výkaz, který je vyplňován třetí stranou (jen pokud je použita speciální doložka ke GA č. 10) Souhrnný finanční výkaz, který je vyplňován koordinátorem

Každý z účastníků vyplní samostatně relevantní část Formuláře C (online přes NEF/SESAM či excell sheet), koordinátor na základě toho vyplní „souhrnný finanční výkaz“ (online přes NEF/SESAM) a zašle i s ostatními výkazy a zprávami EK ta schvaluje a zasílá platbu na účet koordinátora. NICER III – horizontální agenda

21


22

Formulář C (3) Část Formuláře C, která je vyplňována jednotlivými účastníky: přímé a nepřímé uznatelné náklady vynaložené na projekt v daném vykazovaném období členěné podle typu činnosti v projektu a z nich odvozený maximální příspěvek EK a požadovaný příspěvek EK Přímé náklady: osobní náklady, subdodávky, ostatní (dlouhodobý majetek, cestovní náhrady, materiál atd.)


23

Formulář C (4) Osobní náklady (personnel cost)

zaměstnanec účastníka projektu dle národního práva pracuje pod přímým technickým dozorem a zodpovědností účastníka finančně ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka celkové osobní náklady = náklady zaměstnavatele na pracovníka (hrubá mzda a odvody) propláceny jsou pouze skutečně odpracované a vykázané hodiny

Subdodávky (subcontracts)

příjemce je zadá za úplatu třetí straně za komerčních podmínek definované v Annexu I k ceně subdodávky (přímý náklad) nepřísluší nepřímé náklady výběrové řízení


24

Formulář C (5) Cestovní náhrady (travel) doprava, ubytování, stravné, kapesné...- vypočítávají se dle zákonů dané země

Spotřební materiál (consumables) Dlouhodobý majetek (durable equipment) částka odvozená z celkových nákladů investice (bez DPH) dle účetních odpisů, po dobu užívání majetku na projekt a pouze adekvátní díl stanovený podle využití majetku na projekt

Nepřímé náklady a limity refundace automaticky (již zaneseny v online nástroji FORCE/NEF) podle dat zaregistrovaných v URF!!! pokud nejsou správné – nutné kontaktovat LEARa NICER III – horizontální agenda

25

Formulář C (6) příjmy projektu případné úroky vygenerované zálohovou platbou (vykazuje pouze koordinátor) Osvědčení o metodologii (pokud jej organizace má) Osvědčení o finančních výkazech (pouze pokud je třeba) čestné prohlášení účastníka (beneficiary´s declaration on its honour) Podepsán osobou autorizovanou v organizaci k podpisu (jde o osobu, která byla identifikována při negociacích ve formulářích GPF) Pokud je formulář vyplněn špatně, v příštím vykazovaném období se opraví pomocí „Adjustment“ - o chybu se upraví i požadovaná částka.


26

Formulář C (7) Část formuláře C, která je vyplňována koordinátorem = Souhrnný finanční výkaz koordinátor sem vkládá výsledné údaje zaslané jednotlivými partnery Sloupeček „If 3rd Party Linked to Beneficiary“ se vyplňuje pouze v případě, že je používána speciální doložka GA č. 10


27


28

Představení on-line nástrojů pro podávání finančních výkazů - NEF a FORCE/ SESAM


29

FORCE Nový online nástroj pro podávání formulářů C pro DG RTD, DG ENTERPRISE, agentury (REA and ERC) Pro vyplnění, vytištění, elektronické odeslání EK a úpravu formulářů C v projektech 6.RP (dobrovolné) a 7.RP (povinné) Do aplikace FORCE se uživatel dostane pomocí SESAM Postup: zaregistrovat se jako nový uživatel FORCE/SESAM → vyžádat si přístup ke konkrétnímu projektu → Projektový úředník EK potvrdí přístup (email) → editace formuláře C (vybrat příslušné období, vyplnit a uložit a vytisknout) a jeho odeslání (submit) EK → pokud PO požaduje změny, nutné provést ve FORCE a opět odseslat (submit) → PO uzamkne období a jsou uvolněny meníze V současné době získá přístup do FORCE/SESAM pouze koordinátor V budoucnu by měli získat vlastní přístup i všichni ostatní partneři (pouze k vyplnění a vytištění svého formuláře C) Více informací na: http://webgate.ec.europa.eu/sesam NICER III – horizontální agenda

30

NEF online nástroj pro podávání formulářů C pro DG INFSO Pouze pro 7.RP Postup: Koordinátor obdrží e-mial s dvěma hesly – první je pouze pro koordinátora (právo „submit“), druhé je pro všechny ostatní partnery → koordinátor i partneři zanesou potřebné informace (vyplní tabulku formuláře C, ostatní zprávy a osvědčení se uploadují) → koordinátor zkontroluje a odešle (submit) Komisi → Koordinátor obdrží informační email, zhodnotí zprávu a schválí ji či odmítne → informuje o tom emailem koordinátora – „payment processing“ může začít → email obsahuje PDF formuláře C, které musí partneři vytisknout, podepsat a prostřednictvím koordinátora zaslat (poštou) na EK → PO může odmítnout část nákladů (pro nedostatek dokumentů či z technických nedostatků) → EK uvolní platbu a informuje o tom koordinátora Více informací na: http://212.68.215.215/display/iKnowextern/FP7+Periodic+Report NICER III – horizontální agenda

31

NEF – DG INFSO


32

Zaslání finančních prostředků na účet koordinátora


33

Doba obdržení platby Během 105 dní od přijetí průběžné zprávy a deliverables („submit“ koordinátorem) vyplatí EK odpovídající částku Pozor - možnost přerušení této lhůty (suspension)!!! → lhůta začíná opět běžet po dalším „submission“ Podepsané originály formuláře C musí Komise obdržet před odesláním platby (jinak dojde opět k přerušení lhůty) Pokud EK termín nedodrží → automaticky úroky z prodlení (neplatí pro veřejné subjekty) – sazba ECB + 3,5 procentního bodu


34

Děkuji za pozornost Technologické centrum AV ČR Rozvojová 135, 165 02 Praha 6

www.tc.cz


35

REPORTING v 7. RP Zpracování průběžných zpráv projektů 7.RP pro Evropskou komisi

Recommend Documents