REPORTING v 7. RP Zpracování průběžných zpráv projektů 7.RP pro Evropskou komisi. Lenka Lepičová TC AV ČR. Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 1

„REPORTING v 7. RP“ Zpracování průběžných zpráv projektů 7.RP pro Evropskou komisi 7. října 2009, Praha Lenka Lepičová TC AV ČR

Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

1

OSNOVA 1. Požadavky Evropské komise pro předkládání zpráv 2. Průběžné zprávy v 6.RP a 7.RP – zjednodušení 3. Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů 4. Z čeho se skládá průběžná zpráva 5. Jak správně vyplnit Formulář C 6. Představení on-line nástrojů pro podávání finančních výkazů - NEF a FORCE 7. Zaslání finančních prostředků na účet koordinátora a audity Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

2

1

Požadavky Evropské komise pro předkládání zpráv


3

Různé požadavky na reportování podle typu projektu


4

2

Různé průvodce reportováním Projekty CP, NoE a CSA Guidance Notes on Project Reporting: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project_reporting_en.pdf

Marie Cure Actions Zatím pouze dva průvodce ITN: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/itn_reporting_guidlines.pdf IAPP: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/iapp_reporting_guidlines.pdf

ERC Vlastní průvodce: http://erc.europa.eu

JTIs zatím žádné závazné průvodce pro reportování


5

Projekty CP, NoE a CSA - Co se předkládá? V průběhu projektu Deliverables (identifikované v Annex I) Průběžná zpráva (Periodic report) Do 60ti dní od ukončení každého vykazovaného období (včetně posledního) Vykazované období (reporting period) def. v čl. 4

Na konci projektu Závěrečná zpráva (Final report) Do 60ti dní od ukončení projektu „publishable summary report, conclusions, socio-economic impact, report on wider societal implications of the project (questionnaire including gender equality, ethical issues, …), plan for the use and dissemination of foreground“

Po obdržení finální platby (do 30ti dní) Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

6

3

Projekty CP, NoE a CSA - Jak se předkládá? Konsorcium předkládá zprávy a „deliverables“ Komisi prostřednictvím koordinátora a to elektronicky V tištěné podobě poštou originály: Formulář C (podepsaný statutárním zástupcem instituce) Osvědčení o finančních výkazech a metodologii (podepsané auditorem) Prohlášení (podepsané koordinátorem)

Jako „jeden balík“ (včetně naskenovaných originálů) – v PDF NOVÉ!!!: Online nástroj - Form C Editor (FORCE/ECAS) Pro DG RTD Pozor: DG INFSO = NEF!!!

Jazyk zpráv – čl. 4 Šablona Komise pro průběžné a závěrečné zprávy Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

7

Průběžné zprávy v 6.RP a 7.RP - zjednodušení


8

4

Průběžné zprávy: 6.RP x 7.RP


9

Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů


10

5

Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů Povinnosti koordinátora „Shromáždit“ finanční výkazy (formuláře C) a případné Osvědčení o finančních výkazech od všech partnerů Vyplnit svůj finanční výkaz Napsat průběžnou technickou zprávu na základě odvedené práce a informací od ostatních partnerů Předložit (submit) průběžnou zprávu Evropské komisi Odpovídat na otázky PO a poskytovat vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (hl. finančních aspektů) Sloužit jako prostředník mezi PO a ostatními partnery konsorcia

Povinnosti účastníka (ostatních partnerů) Vyplnit své finanční výkazy (formuláře C) Podepsat formulář C a zaslat jej koordinátorovi Poskytnout osvědčení o finančních výkazech – kde je potřeba Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

11

Z čeho se skládá průběžná zpráva


12

6

Šablona pro průběžné zprávy

Úvodní stránka

Prohlášení koordinátora (self declaration by the coordinator) – NOVÉ Publikovatelný souhrn (Publishable summary) Cíle projektu (Project objectives) Pokrok a dosažené výsledky (Progress of work and achievements) Výstupy a milníky projektu (Deliverables and milestones tables) Project Management Informace o čerpání zdrojů (Explanation of the use of the resources) Osvědčení (Certificates) – pokud je nutné Formuláře C (Financial statements - Forms C)


13

Úvodní stránka


14

7

Prohlášení koordinátora Podepisuje kontaktní osoba z instituce koordinátora uvedená v čl. 8.1 („scientific representative“!)


15

Publikovatelný souhrn V takovém stavu, aby mohlo být beze změn publikováno EK Max. 4 stránky Odkaz na webovou stránku projektu – tam kde je relevantní Souhrnný popis cílů projektu, práce vykonaná od začátku projektu, očekávané konečné výsledky, potenciální dopad a využití Vhodně doplnit grafy, fotografiemi a logem projektu Obnovováno po skončení každého období


16

8

Cíle projektu Přehled cílů projektu relevantních pro dané období podle Annexu I Shrnutí doporučení z předchozích období a jak byly vzaty v úvahu


17

Pokrok a dosažené výsledky Přehled průběhu práce – podle struktury v Annex I Pro každý pracovní balíček (work package) Mimo WP management Souhrn jak bylo dosaženo cílů a úkolů Zdůraznit významné výsledky Vysvětlit důvody pro odchylky od Annexu I Důvody proč nebyly dosaženy některé cíle a časový harmonogram Použití zdrojů (hl. plnění člověkoměsíců) Návrh případných opatření a řešení co-ordination activities – komunikace mezi partnery Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

18

9

Výstupy a milníky


19

Informace o čerpání zdrojů Vysvětlení k osobním nákladům, subdodávkám a dalším „major direct costs“ vynaloženým účastníky (např. investice, cestovné, materiál…) ve spojitosti s WP Př.:


20

10

Osvědčení o finančních výkazech či metodologii Osvědčení o finančních výkazech (Formulář D) - Annex VII když kumulovaný příspěvek EK o kterém ještě nebylo vydáno osvědčení ≥ 375 tis. €

Osvědčení o metodologii (Formulář E) - Annex VII musí být předem schváleno auditorem i EK subjekty, které měly v 6. RP min. 8 projektů s příspěvkem EK ≥ 375.000 € apod. pro 7.RP Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

21

Formulář C Annex VI GA = finanční výkaz tři části: Finanční výkaz, který je vyplňován samostatně každým účastníkem projektu Finanční výkaz, který je vyplňován třetí stranou (jen pokud je použita speciální doložka ke GA č. 10) Souhrnný finanční výkaz automaticky vygenerovaný za celé konsorcium

Každý z účastníků vyplní samostatně relevantní část Formuláře C (online přes FORCE/NEF či excel sheet), koordinátor zkontroluje a zašle všechny výkazy i automaticky vyplněný „souhrnný finanční výkaz“ (online přes FORCE/NEF) a zprávy EK ta schvaluje a zasílá platbu na účet koordinátora. Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

22

11


23


24

12

Jak správně vyplnit Formulář C


25

Formulář C (1) Části Formuláře C, které jsou vyplňovány jednotlivými účastníky:

přímé a nepřímé uznatelné náklady vynaložené na projekt v daném vykazovaném období členěné podle typu činnosti v projektu a z nich odvozený maximální příspěvek ES a požadovaný příspěvek ES Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

26

13

Formulář C (2) - kategorie nákladů Osobní náklady (personnel cost) zaměstnanec účastníka projektu dle národního práva pracuje pod přímým technickým dozorem a zodpovědností účastníka finančně ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka celkové osobní náklady = náklady zaměstnavatele na pracovníka (hrubá mzda a odvody) propláceny jsou pouze skutečně odpracované a vykázané hodiny

Subdodávky (subcontracts)

příjemce je zadá za úplatu třetí straně za komerčních podmínek definované v Annexu I k ceně subdodávky (přímý náklad) nepřísluší nepřímé náklady výběrové řízení


27

Formulář C (3) - kategorie nákladů Cestovní náhrady (travel) doprava, ubytování, stravné, kapesné...- vypočítávají se dle zákonů dané země (novinka pro výzvy 7/2009 – flat rate)

Spotřební materiál (consumables) Dlouhodobý majetek (durable equipment) částka odvozená z celkových nákladů investice (bez DPH) dle účetních odpisů, po dobu užívání majetku na projekt a pouze adekvátní díl stanovený podle využití majetku na projekt

Nepřímé náklady automaticky (již zaneseny v online nástroji FORCE/NEF) podle dat zaregistrovaných v URF!!! pokud nejsou správné – nutné kontaktovat LEARa Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

28

14

!!! Pozor – nepřímé náklady u CSA projektů: instituce, které jinak běžně používají 60% pevnou sazbu pro režii, zde použijí 20% pevnou sazbu (protože 60% je využitelných jen v projektech s VaV činnostmi), bude však aplikován limit na příspěvek ES 7% Příklad projektu CSA (univerzita, která běžně používá 60% pevnou sazbu) Přímé náklady = 100 Nepřímé náklady = 20 Celkové náklady = 120 Příspěvek ES = 107


29

Formulář C (4) – činnosti v projektu Činnosti VaV (RTD activities) náklady vzniklé účastníkovi při výzkumných aktivitách vč. Koordinace VaV

Demonstrační činnosti (demonstration activities) náklady k prokázání realizovatelnosti nové technologie nezahrnuje činnosti komerčního charakteru

Manažerské činnosti (management activities) administrativní, finanční, právní a smluvní vedení konsorcia náklady na osvědčení o finančních výkazech (subdodávka)

Další činnosti (other activities) šíření výsledků (dissemination), ochrana duševního vlastnictví CSA projekty - koordinační a podpůrné aktivity – např. navazování kontaktů a organizace seminářů (networking)

Jeden pracovní balíček = jeden typ činnosti Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

30

15

Formulář C (5) - výpočet příspěvku ES Limity refundace podle činností v projektu automaticky (již zaneseny v online nástroji FORCE/NEF) podle dat zaregistrovaných v URF!!! pokud nejsou správné – nutné kontaktovat LEARa

Maximální příspěvek ES x požadovaný příspěvek ES Činnost Typ projektu Sítě excelence

Výzkum a technologický rozvoj (zahrnuje koordinaci vědeckých činností)

Demonstrační činnosti

50 %

100 %

(75 %) Projekty založené na spolupráci

50 % (75 %)

Management + další činnosti specifikované v příloze I GA

50 %

Koordinační a podpůrné akce Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

100 % 100 % (!limit 7 % na nepřímé náklady) 31

Formulář C (6)

příjmy projektu finanční nebo věcný příspěvek poskytnutý bezplatně na projekt 7.RP od třetí strany (např. sponzorský dar) či jakýkoliv příjem vzniklý z projektu (např. prodej aktiv nakoupených z projektu, výběr poplatků za konferenci pořádanou v rámci projektu) podmínka neziskovosti (na konci projektu)


32

16

Formulář C (7)

případné úroky vygenerované zálohovou platbou vykazuje pouze koordinátor pokud zálohová platba > 50 tis. €

„Multi-partner actions“ x „Mono-partner actions“ o úrok vygenerovaný ze zálohové platby bude snížena platba následující


33

Formulář C (8)

Osvědčení o metodologii (pokud jej organizace má)

Osvědčení o finančních výkazech (pouze pokud je třeba) Náklady na osvědčení je nutné zanést také do nákladové tabulky jako uznatelný náklad


34

17

Př: Náklady na audit ve formuláři C 1.

vykazované období (1.1.2008 – 31.12.2008) – osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 1000 € do účetnictví) v lednu 2009 nákladová tabulka č. 1 – NE informace o auditu v tabulce č. 5 – ANO (jméno auditora a částka 1000 €)

2.

vykazované období (1.1.2009 – 31.12.2009) – osvědčení NE nákladová tabulka č. 1 – 1000 € náklady na audit (činn. MGT, subdodávka) informace o auditu v tabulce č. 5 – NE

3.

vykazované období (1.1.2010 – 31.12.2010) – osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 1500 € do účetnictví) v lednu 2011 nákladová tabulka č. 1 – 1500 € náklady na audit (činn. MGT, subdodávka) informace o auditu v tabulce č. 5 – ANO (jméno auditora a částka 1500 €)


35

Př: náklady na audit ve formuláři C 1.

vykazované období (1.1.2008 – 31.12.2008) – osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 1000 € do účetnictví) v lednu 2009 nákladová tabulka č. 1 – NE informace o auditu v tabulce č. 5 – ANO (jméno auditora a částka 1000 €)

2.

vykazované období (1.1.2009 – 31.12.2009) – osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 2000 € do účetnictví) v lednu 2010 nákladová tabulka č. 1 – 1000 € náklady na 1. audit (činn. MGT, subdodávka) informace o auditu v tabulce č. 5 – ANO (jméno auditora a částka 2000 €)

3.

vykazované období (1.1.2010 – 31.12.2010) – osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 1500 € do účetnictví) v lednu 2011 nákladová tabulka č. 1 – 3500 € náklady na audit (činn. MGT, subdodávka) informace o auditu v tabulce č. 5 – ANO (jméno auditora a částka 1500 €) Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

36

18

Formulář C (9)

čestné prohlášení účastníka (beneficiary´s declaration on its honour) Podepsán osobou autorizovanou v organizaci k podpisu (identifikována 37 GPF)

Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi při negociacích ve formulářích

Formulář C (10) - směnný kurz

V grantové dohodě je příspěvek EK uveden v €, ve stejné měně je třeba náklady vykazovat ve formuláři C

Náklady vzniklé v jiných měnách než € musí být převedeny na € dle směnného kurzu platného v den vzniku skutečných nákladů nebo směnného kurzu platného první den v měsíci, který následuje po příslušném vykazovaném období Zvolená varianta musí být jednotná po celou dobu trvání projektu Pro různé projekty v jedné organizaci je možné zvolit různé varianty

Pro obě možnosti je třeba použít směnný kurz vyhlašovaný Evropskou centrální bankou (ECB) lze jej najít na: http://www.ecb.int/stats/eurofxref


38

19

Představení on-line nástrojů pro podávání finančních výkazů - NEF a FORCE


39

FORCE (1) = FORM C EDITOR Nový online nástroj pro podávání formulářů C pro DG RTD, DG ENTERPRISE, agentury (REA and ERC) Pro vyplnění, elektronické odeslání EK, vytištění, a úpravu formulářů C v projektech 6.RP (dobrovolné) a 7.RP (povinné) Do aplikace FORCE se uživatel dostane pomocí SESAM (pouze do konce roku 2009) https://webgate.ec.europa.eu/sesam ECAS (European Commission Authentication Service) – EK doporučuje používat už nyní https://webgate.ec.europa.eu/formC Přístup do SESAM je od 15.6.09 možný pouze přes ECAS

Přístup do FORCE má koordinátor i všichni ostatní partneři


40

20

FORCE (2) Postup: 1. zaregistrovat se jako nový uživatel ECAS (všichni partneři) 2. vyžádat si přístup ke konkrétnímu projektu (koordinátor od projektového úředníka EK, ostatní partneři od koordinátora) 3. editace formuláře C (vybrat příslušné období, vyplnit a uložit) a jeho odeslání (submit) (ostatní partneři koordinátorovi ke schválení a koordinátor EK) 4. vytisknout formuláře C, podepsat a originály zaslat EK 5. pokud PO požaduje změny, nutné provést ve FORCE a opět odeslat (submit) 6. PO uzamkne období a jsou uvolněny peníze Více informací na CORDIS: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/presentation-force_en.pdf Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

41

FORCE (3) 1. zaregistrovat se jako nový uživatel ECAS https://webgate.ec.europa.eu/cas/login Jako „external“ uživatel zadat kontaktní email, na který EK zašle webový odkaz, kde je nutné do 90 min. aktivovat heslo do ECAS

b.


a.

42

21

FORCE (4) 2. Vyžádat si přístup ke konkrétnímu projektu Nutné zadat číslo a typ projektu, vybrat o jakého účastníka se jedná


43

FORCE (5)

Přístupová práva k editaci formulářů C povoluje koordinátorovi – projektový úředník EK ostatním partnerům - koordinátor Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

44

22

FORCE (6) 3. Editace formulářů C a jejich odeslání EK

Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi Zdroj: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/presentation-force_en.pdf

45

NEF online nástroj pro podávání formulářů C pro DG INFSO Pouze pro 7.RP Postup: Koordinátor obdrží e-mail s dvěma hesly – první je pouze pro koordinátora (právo „submit“), druhé je pro všechny ostatní partnery → koordinátor i partneři v NEF zanesou potřebné informace (vyplní tabulku formuláře C, ostatní zprávy a osvědčení se uploadují) → koordinátor zkontroluje a odešle (submit) Komisi → PO obdrží informační email, zhodnotí zprávu a schválí ji či odmítne → informuje o tom emailem koordinátora – „payment processing“ může začít → email obsahuje PDF formuláře C, které musí partneři vytisknout, podepsat a prostřednictvím koordinátora zaslat (poštou) na EK → PO může odmítnout část nákladů (pro nedostatek dokumentů či z technických nedostatků) → EK uvolní platbu a informuje o tom koordinátora Více informací na CORDIS: http://212.68.215.215/display/iKnowextern/FP7+Periodic+Report Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

46

23

NEF – DG INFSO


47

Zdroj: http://212.68.215.215/display/iKnowextern/FP7+Periodic+Report

Zaslání finančních prostředků na účet koordinátora a audity


48

24

Doba obdržení platby Během 105 dní od přijetí průběžné zprávy a deliverables („submit“ koordinátorem) vyplatí EK odpovídající částku Pozor - možnost přerušení této lhůty (suspension)!!! → lhůta začíná opět běžet po dalším „submission“ Podepsané originály formuláře C musí Komise obdržet před odesláním platby (jinak dojde opět k přerušení lhůty) Pokud EK termín nedodrží → automaticky úroky z prodlení (neplatí pro veřejné subjekty) – sazba ECB + 3,5 procentního bodu


49

Audity Kdykoliv během trvání projektu a až do 5ti let od skončení projektu může být proveden Finanční audit Kontrola správnosti účetních záznamů a vykázaných nákladů v projektu (účastníka, ne projektu jako celku)

Technický audit Zhodnocení dosavadní činnosti v projektu za již uplynulé období na základě předložených zpráv a výsledků – tj. vědecké a technické hledisko


50

25

Děkuji za pozornost Lenka Lepičová [email protected] + 420 234 006 147 NCP pro finanční a právní záležitosti

Technologické centrum AV ČR www.tc.cz

© Technologické centrum AV ČR Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi

51

26

REPORTING v 7. RP Zpracování průběžných zpráv projektů 7.RP pro Evropskou komisi. Lenka Lepičová TC AV ČR. Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 1

Recommend Documents