Release 1.5 Attendant-handleiding

$YD\D6RIWFRQVROH Release 1.5 Attendant-handleiding

555-233-774NL Uitgave 1 Februari 2003

&RS\ ULJKWã $ YD\ D , QF $O OHUHFKW HQYRRUEHKRXGHQ * HGUXNWLQ GH9 6 2 SP HUNLQJ Er is veel moeite gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie in dit boek ten tijde van publicatie volledig en correct was. Desondanks kan Avaya niet verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele fouten. Wijzigingen en correcties in de informatie in dit document kunnen worden opgenomen in toekomstige versies van het boek. 8 Z YHUDQW ZRRUGHO LM NKHLG YRRUGHEHYHLOLJLQJ YDQ XZ V\ VW HHP Telefoonfraude betekent onbevoegd gebruik van uw telecommunicatiesysteem door een onbevoegde partij, dat wil zeggen: door anderen dan werknemers van uw bedrijf, agenten, onderaannemers of personen die namens uw bedrijf optreden. Houd rekening met het risico van telefoonfraude binnen uw telecommunicatiesysteem. Mocht een dergelijke fraude plaatsvinden, dan kan dit leiden tot aanzienlijke extra kosten voor telecommunicatiediensten. U en uw systeembeheerder zijn verantwoordelijk voor de beveiliging van uw systeem, zoals een dusdanige programmering en configuratie van uw apparatuur dat onbevoegd gebruik wordt voorkomen. De systeembeheerder is eveneens verantwoordelijk voor het lezen van alle documenten op het gebied van installatie, instructie en systeembeheer die bij dit product worden geleverd, zodat de functies die tot het risico van telefoonfraude kunnen leiden volledig worden begrepen en de noodzakelijke stappen kunnen worden genomen om dit risico tot een minimum te beperken. Avaya geeft geen garantie dat dit product is beschermd tegen onbevoegd gebruik van openbare telecommunicatiediensten of -faciliteiten die hiertoe toegang bieden of hiermee zijn verbonden, noch dat dit product dergelijk misbruik kan voorkomen. Avaya is niet aansprakelijk voor kosten die voortkomen uit dergelijk onbevoegd gebruik. 7XVVHQNRP VWYDQ $ YD\ D ELMIUDXGH Wanneer u vermoedt dat u het slachtoffer bent van telefoonfraude en u technische ondersteuning of hulp wenst, kunt u contact opnemen met de leverancier waarmee u uw servicecontract voor de geleverde apparatuur hebt afgesloten. (Als u zich in de VS bevindt, neemt u telefonisch contact op met de afdeling Toll Fraud Intervention van het Technical Service Center via nummer 1 800 643-2353.) Wanneer u een telefoonfraude wilt melden die verband houdt met een openbare telefooncel, neemt u contact op met de telefonieaanbieder in het desbetreffende land. * DUDQW LH Avaya biedt een beperkte garantie met betrekking tot dit product. Raadpleeg de bijgeleverde kaart “Limited use Software License Agreement”. Handelsmerken. DEFINITY, PassageWay en CallMaster zijn gedeponeerde handelsmerken van Avaya, Inc. Avaya, MasterDirectory, MDAccess en Softconsole zijn handelsmerken Avaya, Inc. Microsoft, MS-DOS, Microsoft Outlook, Microsoft Access, Windows en Windows NT zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Pentium is een gedeponeerd handelsmerk van Intel Corporation. Alle andere hier genoemde product- en merknamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaars. Alle rechten voorbehouden.

Inhoud

Over dit document ■ ■ ■ ■

1

vii

De inhoud van dit document Conventies die in deze handleiding worden gebruikt Verwante documentatie Hulp nodig

Introductie ■ ■

■ ■

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

■

vii viii viii viii

1-1

Welkom Een overzicht van Softconsole De invloed van systeemomgevingen op de werking van Softconsole Een overzicht van het Softconsole-venster De Softconsole-menubalk gebruiken Het menu Bestand gebruiken Het menu Beeld gebruiken Het menu Actie gebruiken Het menu Trunks gebruiken Het menu Weergave gebruiken Het menu Functies gebruiken Het Telefoonboekmenu gebruiken Het menu Help gebruiken Het telefoonboekweergavegebied gebruiken De DXS/BLF-weergave gebruiken Het oproepafhandelingsgebied gebruiken De functietoetsen gebruiken De weergavetoetsen gebruiken De trunkknoppen gebruiken De statusbalk weergeven Sneltoetsen gebruiken Telefoonnummers en alfanumerieke gegevens invoeren De Softconsole-interface aanpassen De weergave van het Softconsole-venster wijzigen Vooraf gedefinieerde systeeminstellingen wijzigen Audio-onderdelen aanpassen

1-1 1-2 1-2 1-5 1-7 1-7 1-7 1-11 1-11 1-11 1-11 1-11 1-11 1-12 1-13 1-14 1-16 1-17 1-18 1-19 1-20 1-21 1-22 1-22 1-23 1-23

Uitgave 1 Februari 2003 iii

Inhoud

■

■

2

1-28 1-28 1-28 1-29 1-30 1-30

De Softconsole-telefoonboeken gebruiken

2-1

Overzicht Een Softconsole-telefoonboek selecteren Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek Een “type down”-zoekactie uitvoeren Een oproep plaatsen vanuit een Softconsole-telefoonboek De informatie in een Softconsole-telefoonboek onderhouden Items toevoegen Items wijzigen Notities toevoegen voor een item Items verwijderen Informatie bekijken De detailrecord voor een item bekijken De detailweergave van items activeren E-mail versturen vanuit het telefoonboek De lijnstatus voor een item bekijken De kieseigenschappen instellen

2-1 2-2

■ ■ ■

■

■

■

■ ■ ■

3

Softconsole openen Een Softconsole-sessie starten Uzelf bij Softconsole identificeren Aanmelden in IP-modus Softconsole afsluiten Afmelden bij de server

Oproepen afhandelen met Softconsole ■

■

■

Overzicht Methoden voor het afhandelen van oproepen Telefoonnummers invoeren Oproepen beantwoorden Noodoproepen beantwoorden Werken met de functie Automatisch beantwoorden Meerdere partijen samenvoegen in een vergadergesprek Een vergadergesprek verlaten Een vergadergesprek beëindigen

iv Uitgave 1 Februari 2003

2-3 2-4 2-5 2-6 2-6 2-6 2-7 2-7 2-8 2-8 2-8 2-9 2-9 2-10

3-1 3-1 3-2 3-2 3-3 3-4 3-4 3-5 3-5 3-6

Inhoud

■

■

■ ■

Oproepen in de wachtstand plaatsen De huidige oproep in de wachtstand plaatsen Opmerkingen toevoegen voor een oproep in de wachtstand Oproepen uit de wachtstand halen Werken met de functie Automatisch in wachtstand Oproepen op afstand in de wachtstand plaatsen in een CAS-omgeving Oproepen plaatsen Oproepen plaatsen naar een toestelnummer Oproepen plaatsen naar een toestelnummer met directe toestelselectie (DXS) Een oproep plaatsen met de functie Groep selecteren Oproepen plaatsen naar een extern telefoonnummer Oproepen plaatsen naar een extern telefoonnummer met een selectieknop voor trunkgroepen Een tweede oproep plaatsen zonder de functie Automatisch in wachtstand Een tweede oproep plaatsen met de functie Automatisch in wachtstand Oproepen verbreken Oproepen doorverbinden De functie Automatisch doorverbinden tijdelijk uitschakelen Oproepen via Automatisch doorverbinden (zonder aankondiging) doorverbinden met een toestelnummer Oproepen plaatsen naar een toestelnummer (met aankondiging) Oproepen via DXS/BLF doorverbinden met een toestelnummer Oproepen van een intern toestel doorverbinden naar een extern nummer Oproepen van een intern nummer via een selectieknop voor trunkgroepen doorverbinden met een extern nummer Inkomende trunkoproepen doorverbinden met een extern telefoonnummer (zonder aankondiging) Inkomende trunkoproepen doorverbinden met een extern nummer (met aankondiging) Oproepen doorverbinden in een CAS-omgeving Oproepen splitsen

3-7 3-7 3-7 3-8 3-8 3-9 3-10 3-10 3-11 3-12 3-12 3-13 3-13 3-14 3-14 3-15 3-16

3-16 3-17 3-17 3-19

3-20 3-21 3-22 3-23 3-26

Uitgave 1 Februari 2003

v

Inhoud

■ ■ ■

4

Opmerkingen invoeren voor een oproep Aanvullende informatie over de andere partij bekijken Informatie bekijken vanuit de DXS/BLF

Problemen oplossen ■ ■ ■ ■ ■

Overzicht Problemen met IP-installaties oplossen Problemen met het toestel oplossen Problemen met de werking van Softconsole oplossen Serverproblemen oplossen Waarschuwingsindicatoren op de console De indicatoren Waarschuwing en Waarschuwing gemeld Optionele waarschuwingslampjes Functies voor het oplossen van serverproblemen

3-27 3-28 3-28

4-1 4-1 4-2 4-2 4-3 4-5 4-5 4-5 4-6 4-7

WO

Woordenlijst

WO-1

IN

Index

IN-1

vi Uitgave 1 Februari 2003

Over dit document

De inhoud van dit document In deze gebruikershandleiding wordt beschreven welke procedures en welk referentiemateriaal u in uw omgeving dient te gebruiken als u met Avaya Softconsole™ release 1.5 wilt werken. ■

In hoofdstuk 1 “Introductie” wordt een overzicht gegeven van het Softconsole-venster en de verschillende functies. Tevens worden de procedures beschreven die u moet volgen om toegang te krijgen tot Softconsole en om het Softconsole-venster te kunnen aanpassen.

■

In hoofdstuk 2 “De Softconsole-telefoonboeken gebruiken” wordt een overzicht gegeven van de telefoonboekfuncties van Softconsole. Dit hoofdstuk bevat tevens instructies voor het uitvoeren van een zoekopdracht, het plaatsen van een oproep en het bijwerken van gegevens voor een willekeurige persoon in een Softconsole-telefoonboek. Ook wordt uitgelegd hoe u vanuit het telefoonboek e-mailberichten kunt verzenden.

■

In hoofdstuk 3 “Oproepen afhandelen met Softconsole” wordt een overzicht gegeven van de gespreksafhandeling met Softconsole. Daarnaast worden instructies gegeven voor het plaatsen, beantwoorden, in de wachtstand plaatsen, doorverbinden en verbreken van oproepen en het opzetten van vergadergesprekken. Bovendien wordt in het hoofdstuk beschreven hoe u tijdens oproepen notities kunt maken.

■

In hoofdstuk 4 “Probleemoplossing” worden procedures beschreven voor het oplossen van problemen met Softconsole en eventuele foutmeldingen.

Aan het einde van deze handleiding is een woordenlijst opgenomen.


vii

Over dit document

Conventies die in deze handleiding worden gebruikt De volgende conventies worden in deze handleiding gebruikt: ■

De meeste taken in Softconsole kunt u uitvoeren met het toetsenbord en de muis.

■

Informatie die vetgedrukt wordt weergegeven, zoals F9 (Vrijgeven), duidt op een optie op het toetsenbord of op een knop of indicator in het Softconsole-venster.

■

In veel gevallen kunt u een selectie maken of een bepaalde taak uitvoeren door op ALT en het onderstreepte teken van een optie te drukken.

Verwante documentatie Als u de informatie in deze handleiding goed wilt kunnen begrijpen, moet u reeds bekend zijn met het gebruik van een computer, standaard e-mailprogramma’s en Microsoft® Windows®. (Als dit niet het geval is, neemt u contact op met uw systeembeheerder en gaat u vervolgens door met uw Softconsole-training.) Dit document bevat alle informatie die u nodig hebt om Softconsole efficiënt te gebruiken. U kunt echter ook de volgende documenten raadplegen: ■

Avaya Softconsole™ Release 1.5 Snelle naslag. Als u al wat beter bekend bent met Softconsole, kunt u dit naslagwerk raadplegen voor een overzicht van de opdrachten en procedures die het meest worden gebruikt tijdens een Softconsole-sessie.

■

Avaya Softconsole™ Release 1.5 Attendant System Features. Deze handleiding bevat korte beschrijvingen van de attendant-systeemfuncties (functies voor gespreksafhandeling) en een beschrijving van de procedures die nodig zijn om deze functies in uw omgeving te kunnen gebruiken. Voorbeelden van deze functies zijn verkort kiezen, wachtende attendant-oproep, oproepdoorschakeling, toegang tot luidsprekeroproepen, enzovoort.

Hulp nodig Als u een vraag hebt over Softconsole, raadpleegt u eerst deze handleiding of de online Help. Als u het antwoord niet kunt vinden, neemt u contact op met uw Softconsole-beheerder.

viii


Introductie

1

Welkom Hartelijk dank voor het aanschaffen van Avaya Softconsole, de geïntegreerde oplossing waarmee u direct via uw computer oproepen kunt afhandelen en met de leden van uw organisatie en uw contactpersonen kunt communiceren. Softconsole biedt u behalve alle mogelijkheden van een hardwarematige attendant-console ook de mogelijkheid gegevens binnen uw bedrijf te delen, uw schermweergave aan te passen, en uw oproepen snel en efficiënt af te handelen. In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de mogelijkheden van Softconsole. Het is bedoeld om de nieuwe gebruiker bekend te maken met Softconsole. Wanneer u reeds bekend bent met deze multifunctionele toepassing, kunt u de Snelle naslag van Avaya Softconsole™ Release 1.5 raadplegen.


1 -1

Introductie

Een overzicht van Softconsole Met Softconsole kunt u: ■

Het toepassingsvenster aanpassen en uw voorkeursinstellingen opslaan. U kunt bijvoorbeeld werkbalken en functietoetsen opnieuw ordenen en de signaaltonen kiezen die tijdens het werken met Softconsole worden afgegeven.

■

De grootte van het Softconsole-venster en de daartoe behorende onderdelen (bezet-lampjesveld, telefoonboekweergavegebied, lijnweergavegebied) aanpassen zodat u altijd over de gewenste gegevens kunt beschikken.

■

Oproepen snel afhandelen met enkele toetsaanslagen.

■

Direct de status van een willekeurig toestel in uw omgeving controleren.

■

Contactpersonen en collega’s, binnen uw vestiging of op andere locaties, in de beheerde telefoonboeken zoeken.

■

Een oproep direct naar een item uit het Softconsole-telefoonboek doorverbinden.

■

E-mailberichten versturen terwijl u in Softconsole werkt.

Elk van de bovenstaande mogelijkheden wordt uitgelegd in deze handleiding.

De invloed van systeemomgevingen op de werking van Softconsole Softconsole is ontwikkeld voor gebruik in verschillende systeemomgevingen zoals DCS- (Distributed Communications Systems) en CAS-configuraties (Centralized Attendant Service). DCS- en CAS-configuraties worden gebruikt in bedrijven die beschikken over meer dan één Avaya-server en zich mogelijk bevinden op verschillende locaties. Deze systeemomgevingen worden hieronder beschreven. Als u niet weet of uw bedrijf gebruikmaakt van een van deze configuraties, kunt u uw Softconsole-beheerder raadplegen. Wanneer uw bedrijf gebruikmaakt van deze configuraties, kan dit van invloed zijn op bepaalde functies van Softconsole. In de meeste gevallen is de invloed echter minimaal. Weergavekleuren kunnen bijvoorbeeld afwijken van de standaardkleuren die in deze handleiding worden weergegeven, of een toon kan met vertraging worden weergegeven. Als u wegens uw systeemomgeving bepaalde procedures moet volgen, wordt een opmerking opgenomen en wordt u automatisch naar de juiste procedure geleid.

1-2


Een overzicht van Softconsole

De DCS-omgeving Een DCS-configuratie bestaat uit 2 tot 20 afzonderlijke Avaya-servers die onderling zijn verbonden. Deze servers kunnen zich bevinden op verschillende geografische locaties. Door bepaalde functies van Softconsole worden deze DCS-configuraties echter beschouwd als een enkele server. Het betreft hier de volgende functies: ■

Wachtende attendant-oproep

■

Attendant-besturing van trunkgroeptoegang

■

Attendant-weergave

■

Automatische netlijncontrole

■

Bezet-controle van telefoontoestellen en trunks

■

Gespreksdoorschakeling voor alle gesprekken

■

Directe trunkgroepselectie

■

Trunkgroep bezet/waarschuwingsindicators

Raadpleeg de Avaya Softconsole™ Release 1.5 Attendant System Features Guide voor een beschrijving van deze functies en de invloed van uw systeemomgeving op deze functies.

De CAS-omgeving In een CAS-omgeving kunnen systeemgebruikers die gebruikmaken van afzonderlijke Avaya-servers op twee of meer locaties, de oproepverwerkingssystemen concentreren op één plaats. Deze locatie wordt de CAS-hoofdlocatie genoemd. De andere locaties, gewoonlijk zonder attendants, worden CAS-nevenvestigingengenoemd. Alle locaties binnen de CAS-omgeving hebben afzonderlijke Leading Directory Numbers (LDN’s). Oproepen die binnenkomen op de CAS-hoofdlocatie, worden afgehandeld alsof de Avaya-server een zelfstandig systeem is. Alle attendant-oproepen die binnenkomen via een CAS-nevenvestiging, worden via RLT’s naar de attendant-consoles van de CAS-centrale geleid. RLT’s zijn speciale trunks die alleen worden gebruikt voor attendant-oproepen die via de CAS-nevenvestigingen worden doorgeleid. De CAS-attendant kan geen oproepen opzetten via een RLT. CAS-oproepen zijn alle oproepen die gewoonlijk naar de lokale attendant-console gaan. Als CAS-attendant beantwoordt u deze oproepen en verbindt u deze vervolgens door (via dezelfde RLT) met het gewenste toestel of externe telefoonnummer van de nevenvestiging. Wanneer u een oproep vrijgeeft, kan de RLT een volgende oproep accepteren. De doorverbonden oproep wordt teruggeleid naar een CAS-console wanneer deze niet binnen de vastgestelde tijd wordt beantwoord. Op dezelfde manier worden ook CAS-oproepen die in de wachtstand zijn geplaatst naar een CAS-console teruggeleid wanneer deze niet binnen de vastgestelde tijd worden beantwoord.


1 -3

Introductie

De volgende functies en procedures worden beïnvloed door de CAS-omgeving: ■

Attendant-weergave en hoorbare waarschuwingen (tonen)

■

Oproepen beantwoorden

■

Kiesmethoden

■

Oproepen (op afstand) in wachtstand plaatsen

■

Oproepen doorverbinden naar de oorspronkelijke locatie en andere nevenvestigingen

Deze verschillen in de functies en procedures worden beschreven in deze handleiding. Zie ook de handleiding Avaya Softconsole™ Release 1.5 Attendant System Features voor meer informatie over de invloed van uw systeemomgeving op bepaalde functies van Softconsole.

1-4


Een overzicht van het Softconsole-venster

Een overzicht van het Softconsole-venster Met Softconsole kunt u de toepassingen samenvoegen die u reeds gebruikt. Tot deze toepassingen behoren bijvoorbeeld de hardwareconsole van uw telefoonsysteem voor het afhandelen van oproepen en uw pc met e-mailmogelijkheden en toegang tot het on line telefoonboek met personeelsgegevens. Met Softconsole hebt u met één toetsaanslag of één klik van de muis toegang tot deze toepassingen. Wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt voor een Softconsole-sessie, wordt het standaard Softconsole-venster weergegeven. Afbeelding 1-1 is een voorbeeld van het standaard Softconsole-venster. De weergave komt overeen met die van de gebruikelijke commerciële toepassingen zoals bijvoorbeeld Microsoft Outlook®. Dit geldt tevens voor de menu- en werkbalken. Bovendien kunt u de inhoud van het Softconsole-venster opnieuw ordenen en de grootte van het venster aanpassen zoals dat bij alle standaard Office-toepassingen gebruikelijk is.

1 2

3 4

10

5

11

6

12

7

8 9

Afbeelding 1-1.

Standaardweergave Softconsole-venster


1 -5

Introductie

Tabel 1-1 geeft een overzicht van de onderdelen van het standaard Softconsole-venster. Tabel 1-1.

1.

2. 3. 4.

5.

6.

7.

8.

De onderdelen van het Softconsole-venster

Functie Menubalk

Beschrijving De menubalk bestaat uit de opties Bestand, Beeld, Actie, Trunks, Weergave, Functies, Telefoonboek en Help. Druk op F1 voor on line Help. Werkbalk Trunk Bevat de knoppen voor de trunk-groep Werkbalk Berichten Berichten en informatie (zoals informatie over de weergeven Geïntegreerde Directory) van de Avaya-server weergeven. Werkbalkgebied Bevat de werkbalk Telefoonboek. Afhankelijk van de modus (DCP of IP) bevinden zich in dit gebied de CallMaster VI- of IP-volumeregelaar en de IP-besturingswerkbalken. Scherm Dit scherm bevat een verticale weergave van Telefoonboek pictogrammen die overeenkomen met de telefoonboeken waartoe u toegang hebt. Telefoonboekweerg In het telefoonboekweergavegebied worden de items avegebied van het huidige telefoonboek weergegeven en is het geselecteerde item gemarkeerd. Lijnweergavegebied In dit gebied worden de lijnweergave en alle gegevens over de oproepen weergegeven. Tot deze gegevens behoren onder andere nummerweergave, lijnstatus en timer, een naamveld voor de tweede partij, een informatieknop en een notitiegebied. Zie Afbeelding 1-2. De werkbalk Actie Geeft de knoppen weer die overeenkomen met de opties voor oproepafhandeling die u voor de huidige oproep ter beschikking staan zoals Doorverbinden, In de wachtstand plaatsen, Vrijgeven, enz.

9.

Statusbalk

10.

Werkbalk Weergave Functietoetsen

11. 12.

Opmerking: wanneer u reeds gebruikmaakt van PC Console, raden wij u aan de beschrijving van de knoppen op de werkbalk Actie aandachtig te lezen (zie hoofdstuk 3). Sommige knoppen en procedures voor oproepafhandeling van Softconsole verschillen van die van PC Console. De statusbalk biedt u in één oogopslag informatie. zoals waarschuwingssignalen en een attendant-wachtrij-indicator. Bevat de beheerde weergavetoetsen.

Deze komen overeen met de functietoetsen op een hardwareconsole. Functies Directe Deze komen overeen met hetzelfde gebied op een toestelselectie/Beze hardwareconsole. Elke beheerde honderdgroep beslaat t-lampjesveld een tabblad. Elk tabblad bestaat uit 100 cellen die overeenkomen met een beheerd toestel.

In de volgende secties worden de onderdelen van het Softconsole-venster uitgelegd.

1-6


De Softconsole-menubalk gebruiken

De Softconsole-menubalk gebruiken De menuopties van Softconsole worden hieronder beschreven. OPMERKING: Let op: U kunt elk menu openen door op ALT en de bijbehorende lettertoets te drukken.

Het menu Bestand gebruiken Het menu Bestand bevat de volgende opties: ■

Aanmelding attendant - Deze optie is beschikbaar wanneer de Softconsole-beheerder meerdere attendant-gebruikersprofielen heeft gedefinieerd. U kunt deze optie selecteren om een nieuwe Softconsole-sessie te starten. Met deze optie wordt de vorige attendant-sessie beëindigd.

■

Aanmelden - Deze optie is uitsluitend beschikbaar als u werkt in de IP-modus. Aan de optie Aanmelden is een vervolgmenu gekoppeld, waarmee u toegang hebt tot de server, de verbinding met de server kunt verbreken, de instellingen voor IP-aanmelding kunt wijzigen en de wizard IP-aanmelding kunt uitvoeren.

■

Afsluiten - Selecteer deze optie om uw Softconsole-sessie te beëindigen.

Het menu Beeld gebruiken Met het menu Beeld kunt u een lijst van de beschikbare werkbalken weergeven. Wanneer een optie (zoals bijvoorbeeld Bezet-lampjesveld, Kiestoetsen of Berichten weergeven) voorzien is van een vinkje, wordt deze weergegeven in het Softconsole-venster. U kunt een gemarkeerde optie uitschakelen door erop te klikken. In afbeeldingen 1-2 t/m 1-7 worden de diverse werkbalken getoond.


1 -7

Introductie

1-8

Afbeelding 1-2.

Werkbalk Bezet-lampjesveld

Afbeelding 1-3.

Werkbalk Trunk

Afbeelding 1-4.

Werkbalk Geluidsinstellingen

Afbeelding 1-5.

Werkbalk Geluidsregeling



Afbeelding 1-6.

Werkbalk Kiestoetsen

Afbeelding 1-7.

Werkbalk Telefoonboek


1 -9

Introductie

Met de optie Systeeminstellingen kunt u de functie Automatisch doorverbinden in- en uitschakelen. (Wanneer Automatisch doorverbinden is ingeschakeld, kunt u een binnenkomende oproep automatisch en zonder aankondiging naar een toestel doorverbinden.) Met deze menuoptie kunt u tevens de instellingen selecteren voor Weergave tweede partij gebruiken. OPMERKING: Met de foutopsporingsfunctie (Debug) die deel uitmaakt van de optie Systeeminstellingen, kunt u problemen met Softconsole oplossen. Deze functie kan alleen worden gebruikt door uw Softconsole-beheerder en het personeel van de Technische ondersteuning van Avaya. Met de optie Kieseigenschappen kunt u netnummers en toegangscodes voor interlokale oproepen bijwerken. Met de opgegeven instellingen bepaalt u hoe nummers in telefoonboekitems worden gekozen en geformatteerd. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in het Softconsole-venster, kunt u deze opslaan, de standaardweergave herstellen of de opgeslagen weergave herstellen met de opties in het menu Beeld. Gebruikers die in de IP-modus werken, kunnen bovendien in het menu Beeld opname- en afspeelapparaten selecteren en het volume van de microfoon, headset of luidsprekers aanpassen.

1-10



Het menu Actie gebruiken Het menu Actie bevat de opties die overeenkomen met de knoppen voor oproepafhandeling op de werkbalk Actie. De snel- en functietoetsen voor de opties worden ook weergegeven in dit menu.

Het menu Trunks gebruiken In het menu Trunks wordt een alfabetische lijst weergegeven van alle trunkknoppen met de bijbehorende sneltoetsen.

Het menu Weergave gebruiken In het menu Weergave wordt een alfabetische lijst weergegeven van alle weergavetoetsen met de bijbehorende sneltoetsen.

Het menu Functies gebruiken In het menu Functies wordt een alfabetische lijst weergegeven van alle functietoetsen met de bijbehorende sneltoetsen. Afhankelijk van uw configuratie worden deze functietoetsen (zoals bijvoorbeeld Nachtstand en Positie bezet) weergegeven in het Softconsole-venster.

Het Telefoonboekmenu gebruiken Met het Telefoonboekmenu kunt u een lijst weergeven van alle telefoonboeken waartoe u toegang hebt. (Let op: deze telefoonboeken worden ook weergegeven in het scherm Telefoonboek.) Het telefoonboek dat momenteel wordt gebruikt, is van een vinkje voorzien. Bovendien worden in dit menu de acties weergegeven die u kunt uitvoeren terwijl u in het huidige telefoonboek werkt. Tot deze acties behoren het toevoegen van een item, het aanpassen van een item, het weergeven van een item, het weergeven van een gedetailleerd overzicht van items, het verwijderen van een item en het verzenden van e-mail. Zie “Het telefoonboekweergavegebied gebruiken” verderop in dit hoofdstuk voor meer informatie.

Het menu Help gebruiken Via het menu Help kunt u toegang krijgen tot de on line Help. U kunt ook direct on line hulp krijgen door op F1 te drukken.


1-11

Introductie

Het telefoonboekweergavegebied gebruiken Softconsole biedt ondersteuning voor maximaal 100 telefoonboeken. De pictogrammen die overeenkomen met de telefoonboeken waartoe u toegang hebt, worden weergegeven op het scherm Telefoonboek (een verticale lijst aan de linkerzijde van het Softconsole-venster). (Zie Afbeelding 1-8.) Als u een standaardtelefoonboek hebt opgegeven in Configuration Manager, wordt dit telefoonboek gebruikt om de opgeroepen of oproepende partijen te identificeren en de desbetreffende informatie te tonen onder Weergave tweede partij. Het standaardtelefoonboek wordt aangeduid door een pictogram met een telefoon en telefoonboeken. (In Afbeelding 1-8 is het “bedrijfstelefoonboek” het standaardtelefoonboek.) Het standaardtelefoonboek wordt tevens gebruikt om de gebruikersnaam te identificeren die met het toestel in het Bezet-lampjesveld overeenkomt.

Afbeelding 1-8. Voorbeeld Softconsole-venster met een standaardtelefoonboek U kunt telefoonboeken openen als u op een bepaald telefoonboekpictogram klikt, het Telefoonboekmenu opent en vervolgens op een lettertoets drukt of een telefoonboeknaam selecteert in het Telefoonboekmenu. De items die horen bij het geselecteerde telefoonboek, worden weergegeven in het gebied Telefoonboekweergave. Gewoonlijk bestaat een item uit de voornaam, achternaam en het telefoonnummer van een contactpersoon. Een item kan daarnaast de naam van het bedrijf waarbij de contactpersoon werkzaam is en zijn e-mailadres bevatten. Met de verticale schuifbalk aan de rechterzijde van dit weergavegebied kunt u door de weergegeven telefoonboekitems schuiven.

1-12


De DXS/BLF-weergave gebruiken

Terwijl u in dit gebied van het Softconsole-venster werkt, kunt u verschillende acties uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld oproepen plaatsen of e-mailberichten verzenden naar een geselecteerd telefoonboekitem. Afhankelijk van de wijze waarop uw telefoonboekautorisatie is geconfigureerd in de Configuration Manager van Softconsole, hebt u de mogelijkheid nieuwe items toe te voegen, notities te maken bij een geselecteerd telefoonboekitem, de informatie bij een geselecteerd telefoonboekitem te bewerken en items te verwijderen. Of u kunt in het telefoonboek naar een bepaalde contactpersoon zoeken en de lijnstatus weergeven van het toestel dat bij het geselecteerde item hoort door op ALT-D te drukken. (De achtergrondkleur van het weergegeven telefoonboekitem verandert in de kleur van de BLF-cel die met dit toestel overeenkomt.) Zie hoofdstuk 2 voor meer informatie en uitleg over de procedures.

De DXS/BLF-weergave gebruiken Dit gebied van het Softconsole-venster komt overeen met hetzelfde gebied op een hardwareconsole. Vanuit dit gebied kunt u een tabblad Groepen honderdtallen selecteren en ■

met de linkermuisknop op een cel klikken om het nummer van het bijbehorende toestel te kiezen. OPMERKING: Toestellen die bezet zijn, worden donkerblauw en toestellen die vrij zijn, worden lichtblauw weergegeven. Amber geeft aan dat het toestel vrij is maar dat de functie Send All Calls (SAC) is ingeschakeld. Als u in een DCS-omgeving werkt of een omgeving waarin de functie CAS is ingeschakeld, moet u er rekening mee houden dat de Bezet-lampjesvelden niet aangeven welke toestellen in de nevenvestigingen bezet zijn.

■

Klik met de rechtermuisknop op een cel om een dialoogvenster te openen met daarin de naam van de persoon met wie u spreekt en gedetailleerde informatie over het desbetreffende telefoonboekitem. De naam van de persoon en de gedetailleerde informatie over het desbetreffende telefoonboekitem worden uitsluitend weergegeven als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: — Er is een standaardtelefoonboek voor u opgegeven in de Configuration Manager van Softconsole. — Uw standaardtelefoonboek bevat een record voor dit toestel.


1-13

Introductie

Het oproepafhandelingsgebied gebruiken U kunt dit gedeelte van het Softconsole-venster gebruiken om oproepen te beantwoorden, oproepen te plaatsen, oproepen in de wachtstand te plaatsen, oproepen door te verbinden, oproepen om te zetten in vergadergesprekken en oproepen vrij te geven. Terwijl u bezig bent met een oproep, kunt u opmerkingen plaatsen, in de wachtrij geplaatste oproepen beheren en reageren op waarschuwingen. Zie hoofdstuk 3 voor meer informatie en uitleg van de procedures.

De lijnweergave gebruiken Er zijn zes soorten lijnweergave die in het Softconsole-venster kunnen worden weergegeven. Elke lijnweergave geeft informatie over een huidige oproep.

1

2

3

Afbeelding 1-9.

4

5

6

7

Voorbeeld lijnweergave

Tabel 1-2 biedt een overzicht van de onderdelen van de lijnweergave. Tabel 1-2.

1-14

Onderdelen lijnweergave

Functie

Beschrijving

1.

Lijnstatuspictogram en timer

Geeft de duur en lijnstatus weer van de huidige oproep. Als u een oproep in de wachtstand plaatst, wordt de oproeptimer opnieuw ingesteld om weer te geven (in minuten en seconden) hoe lang de oproep zich in de wachtstand bevindt.

2.

Avayaserverinformatie

Geeft de teksten weer die door de Avaya-server zijn verstuurd om de oproep te identificeren. Bijvoorbeeld “Externe oproep naar Mary LaFemme op toestel 3062.”

3.

Oproepdoel

Geeft de teksten weer die het doel van de oproep identificeren. Bijvoorbeeld “Opgeroepen toestel SAC aan.”


Het oproepafhandelingsgebied gebruiken

Tabel 1-2.

Onderdelen lijnweergave

Functie

Beschrijving

4.

Naam tweede partij

Wanneer de Weergave tweede partij is ingesteld op “Aanvrager”, wordt de naam van de oproepende aanvrager weergegeven. Wanneer de Weergave tweede partij is ingesteld op “Doorschakelingspunt”, wordt de naam van de opgeroepen partij weergegeven.

5.

Knop Informatie

Klik op deze knop (of druk op ALT-I) voor een complete weergave van de telefoonboekrecord.

6.

Notities tweede partij

Als er notities voor dit toestel zijn opgeslagen (bijvoorbeeld “Op vakantie van 3 mei tot en met 10 mei.”), worden deze weergegeven.

7.

Commentaargebied

Hierin kunt u opmerkingen plaatsen over de huidige oproep. Deze opmerkingen blijven alleen tijdens de oproep bewaard. Zie hoofdstuk 3 voor meer informatie en uitleg over de procedures.

De werkbalk Actie gebruiken Terwijl u bezig bent met een oproep, zijn er onder het lijnweergavegebied verschillende functies voor oproepafhandeling op de werkbalk Actie beschikbaar. Deze functies kunnen de volgende onderdelen omvatten: Nieuw, Beantwoorden, Doorverbinden, Vergadergesprek, Toevoegen (beschikbaar als de functie Vergadergesprek is ingeschakeld), In de wachtstand plaatsen, Vrijgeven, Annuleren en Vergadergesprek beëindigen. Zie hoofdstuk 3 voor een volledig overzicht van de procedures voor oproepafhandeling.


1-15

Introductie

De functietoetsen gebruiken De functietoetsen die worden weergegeven in de twee kolommen aan de rechterzijde van het Softconsole-venster, komen overeen met de functietoetsen van een hardwareconsole. Met elke Softconsole beschikt u over de volgende functies — Splitsen, In de wachtstand plaatsen, Geforceerd vrijgeven, Positie bezet en Nachtstand. Uw Softconsole-beheerder kan de overige toetsen toewijzen als optionele functietoetsen, waarmee u toegang hebt tot de verschillende functies van de Avaya-server. De afkorting die aan elke functietoets is toegewezen, wordt weergegeven. Als u een langere beschrijving van de functietoetsen wilt weergeven, kunt u met de cursor over de toetsen gaan. Indien toegewezen, wordt een Help-tip-vak weergegeven met daarin een beschrijving van de toets. OPMERKING: Wanneer u geen toegang hebt tot een bepaalde functie, wordt de bijbehorende toets rood. (Dit komt overeen met het knipperen op een hardwareconsole.) In tabel 1-3 worden de betekenissen van de functietoetskleuren beschreven. Tabel 1-3.

1-16

Betekenissen van functietoetskleuren

Kleuren van functietoetsen in Softconsole

Status lampje van functietoetsen op de console

Grijs

Uit

Groen

Aan

Geel

Knipperend

Rood

Onderbroken flikkerend


De weergavetoetsen gebruiken

De weergavetoetsen gebruiken De weergavetoetsen worden weergeven op de werkbalk Weergavecontrole. De afkorting wordt toegewezen aan elke weergavetoets in Softconsole. Als u een langere beschrijving van de weergavetoetsen wilt weergeven, kunt u met de cursor over de toetsen gaan. Indien toegewezen, wordt een Help-tip-vak weergegeven met daarin een beschrijving van de toets. Weergavetoetsen worden op dezelfde manier gebruikt als weergavetoetsen op een telefoon of een hardwareconsole. Klik op de toets als u een bepaalde taak wilt uitvoeren. Als u bijvoorbeeld de functie Geïntegreerde directory van de Avaya-server gebruikt, kunt u naar het volgende item in de lijst gaan door te klikken op de knop Volgende. In tabel 1-4 wordt beschreven welke betekenis de kleuren van de weergavetoetsen hebben. Tabel 1-4.

Betekenissen van weergavetoetskleuren

Kleuren van weergavetoetsen in Softconsole

Status lampje van weergavetoetsen op de console

Grijs

Uit

Groen

Aan

Geel

Knipperend

Rood

Onderbroken flikkerend


1-17

Introductie

De trunkknoppen gebruiken Trunkgroepknoppen worden weergeven aan de linkerzijde van de werkbalk. U kunt een oproep op een bepaalde trunk plaatsen door de bijbehorende knop te selecteren en het telefoonnummer te kiezen. Deze knoppen geven de status van de trunk weer, evenals:

1-18

■

Trunkgroep in gebruik. Deze status wordt weergegeven wanneer ten minste één trunk in gebruik is.

■

Trunkgroepwaarschuwing. Deze status wordt weergegeven wanneer het aantal trunks dat in gebruik is, de drempel heeft bereikt die is opgegeven in de Avaya-server.

■

Attendant-besturing. Deze status wordt weergegeven wanneer u de trunkgroep bestuurt. Wanneer de trunk wordt bestuurd door een attendant, worden alle uitgaande oproepen die op de trunk zijn geplaatst naar u geleid.


De statusbalk weergeven

De statusbalk weergeven De statusbalk wordt weergegeven onder in het venster. De statusbalk geeft u informatie. ■

Het weergavevak bevindt zich aan de linkerzijde van de statusbalk. Standaard wordt aangegeven dat u op F1 kunt drukken voor on line Help. Als u met de cursor over de verschillende onderdelen van het Softconsole-venster schuift, wordt de bijbehorende Help-tip weergegeven in het weergavevak.

■

De Attendant-wachtrij-indicator (AQI) wordt weergegeven aan de rechterzijde van het weergavevak. De indicator geeft aan hoeveel oproepen er in de wachtstand zijn geplaatst. De indicator geeft tevens aan hoeveel minuten en seconden de eerste oproep zich al in de wachtstand bevindt. Indien deze functie is ingesteld, kan door de Attendant-wachtrij-indicator ook via een voortgangsbalk het aantal wachtende oproepen worden weergegeven. De kleur van de voortgangsbalk is donkerblauw. Maar als het waarschuwingslampje Wachtende oproep is ingeschakeld, wordt de balk amberkleurig. Als de Attendant-wachtrij-indicator niet is ingesteld, wordt aan de rechterzijde van het weergavevak tekst weergegeven wanneer er oproepen in de wachtstand zijn geplaatst. Als de waarschuwing Wachtende oproep is ingeschakeld, wordt er tekst weergegeven tegen een amberkleurige achtergrond, rechts van het aantal wachtende oproepen.

Op de statusbalk kunnen ook indicators worden weergegeven die overeenkomen met de statuslampjes van de Avaya-server: ■

Alarm geeft aan dat er een probleem is opgetreden.

■

Alarm gemeld geeft aan dat het systeem het opgespoorde probleem heeft gemeld aan de service-organisatie. OPMERKING: Zie hoofdstuk 4 voor meer informatie over alarmmeldingen.

■

Individuele oproepen geeft aan dat één of meer oproepen die naar uw toestel (niet het toestel “0”) zijn doorverbonden, in de wachtstand zijn geplaatst.

■

Positie beschikbaar geeft aan dat uw toestel oproepen kan ontvangen.

Het is mogelijk dat ook de indicator Verbinding niet actief (Afbeelding 1-10) verschijnt om u te waarschuwen dat de verbinding tussen Softconsole en de Avaya-server is verbroken.

Afbeelding 1-10.

De indicator Verbinding niet actief


1-19

Introductie

Sneltoetsen gebruiken Voor attendants die meestal het toetsenbord van de computer gebruiken bij de oproepafhandeling en het werken met telefoonboek, heeft Softconsole verschillende sneltoetsen en sneltoetscombinaties geprogrammeerd. Wanneer u ALT ingedrukt houdt en tegelijkertijd op de juiste sneltoets drukt, kunt u met een gering aantal toetsaanslagen een groot aantal taken uitvoeren. In tabel Bijlage 1 wordt een overzicht gegeven van de sneltoetsen (en de bijbehorende functietoetsen) in de verschillende gebieden van het Softconsole-venster. Tabel 1-5.

Vaste sneltoetsen

Gebied

Naar

Druk op

Lijnweergave

Toegang tot de lijnweergaven 1 t/m 6.

ALT en 1 t/m 6.

Menu Actie

Een nieuwe oproep starten Een oproep beantwoorden Een oproep doorverbinden Een vergadergesprek opzetten Een oproep toevoegen aan een vergadergesprek Een oproep in de wachtstand plaatsen Een oproep verbreken Annuleren Een vergadergesprek beëindigen

F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11

Telefoonboek

De lijnstatus bekijken (dat wil zeggen: On-Hook, Off-Hook en Send All Calls). Als u de lijnstatus van een toestel wilt bekijken, moet het desbetreffende toestel zijn ingesteld in een Honderdgroep.

ALT en S

Uw e-mailtoepassing openen.

ALT en M

OPMERKING: Functie- en weergavetoetsen, evenals afzonderlijke telefoonboeken en de werkbalk Trunk, kunnen sneltoetsen bevatten die door uw Softconsole-beheerder zijn toegewezen.

1-20


Telefoonnummers en alfanumerieke gegevens invoeren

Telefoonnummers en alfanumerieke gegevens invoeren Telefoonnummers, toegangscodes voor functies en alfanumerieke gegevens kunt u uitsluitend in Softconsole invoeren met de numerieke toetsen op het toetsenbord van de computer (Afbeelding 1-11).

Toetsenbord

Num Lock

/

7

8

Home

Afbeelding 1-11.

* 9 Pg Up

4

5

1

2

-

6

+

3

End

Pg Dn

0

.

Ins

Del

Enter

Numerieke toetsen op het toetsenbord van de computer

Wanneer u functies van de Avaya-server gebruikt waarbij u alfanumerieke gegevens moet invoeren (zoals de functies Geïntegreerde directory en Automatisch wekken), voert u de alfanumerieke gegevens op dezelfde wijze in via het numerieke toetsenbord als wanneer u de kiestoetsen van uw telefoon gebruikt. Als u bijvoorbeeld “A” wilt invoeren, drukt u op toets “2” van het numerieke toetsenbord. Gebruik kiestoets “2” op uw telefoon voor het invoeren van de letters “A”, “B” en “C”, kiestoets “3” voor de letters “D”, “E” en “F”, enzovoort.


1-21

Introductie

De Softconsole-interface aanpassen U kunt de Softconsole-interface aan uw persoonlijke wensen aanpassen. De wijzigingen die u aanbrengt, kunnen worden opgeslagen zodat u deze telkens ziet wanneer u zich bij Softconsole aanmeldt.

De weergave van het Softconsole-venster wijzigen U kunt de grootte van het Softconsole-venster op dezelfde manier aanpassen als een Windows-venster. Naast het wijzigen van de afmetingen en positie van het gehele venster, kunt u ook de eigenschappen van afzonderlijke onderdelen aanpassen. ■

Het gebied Lijnweergave. U kunt de verticale afmetingen van dit gebied aanpassen door te klikken op de desbetreffende rand en deze te verslepen naar een toegestane grootte.

■

DXS/BLF. U kunt het DXS/BLF-gebied in horizontale richting aanpassen en het verkleinen of vergroten door te klikken op de verticale lijn tussen de DXS/BLF en de telefoonboekweergavegebieden en deze te verslepen. U kunt de DXS/BLF-weergave ook verbergen of tonen door de optie Bezet-lampjesveld te selecteren in het menu Beeld.

■

Kiestoetsen. U kunt op de kiestoetsweergave klikken en deze naar een ander gebied slepen (ook buiten het toepassingsvenster). U kunt de kiestoetsweergave ook verbergen door de werkbalkoptie Kiestoetsen in the menu Beeld te selecteren.

■

Werkbalken. U kunt de consoleweergave, weergave- en functiebalken, de werkbalk Trunk en de werkbalk Telefoonboek verplaatsen. U kunt deze zelfs verplaatsen tot buiten het toepassingsvenster.

■

Tekstvak weergeven. U kunt de weergave van berichten van de Avaya-server (bijvoorbeeld informatie over de Geïntegreerde Directory) in- en uitschakelen op de werkbalk Berichten weergeven, die zich boven in het Softconsole-venster bevindt. Als u de weergave van berichten wilt uitschakelen, selecteert u de optie Werkbalk Berichten weergeven in het menu Beeld.

Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen wanneer u uw Softconsole-sessie beëindigt. Wanneer u zich opnieuw aanmeldt bij Softconsole, verschijnt het venster in de opgeslagen weergave. Als u niet wilt dat wijzigingen worden opgeslagen, selecteert u de optie Standaardweergave herstellen in het menu Beeld om terug te keren naar de standaardweergave van het Softconsole-venster. OPMERKING: Als het niet is vereist dat u zich aanmeldt bij Softconsole, wordt de laatst opgeslagen vensterweergave weergegeven als u aan een nieuwe Softconsole-sessie begint.

1-22


De Softconsole-interface aanpassen

Vooraf gedefinieerde systeeminstellingen wijzigen U kunt bepaalde Softconsole-instellingen wijzigen die door de Softconsole-beheerder zijn geprogrammeerd. Als een afzonderlijk gebruikersprofiel voor u is gedefinieerd, worden deze wijzigingen automatisch opgeslagen zodat u ze telkens ziet wanneer u zich aanmeldt: ■

Automatisch doorverbinden. Als u deze functie wilt uitschakelen om oproepen aan te kondigen voordat u deze doorverbindt, selecteert u de optie Systeeminstellingen in het menu Beeld. Schakel de functie Automatisch doorverbinden uit in het dialoogvenster dat wordt weergegeven. Klik vervolgens op de knop OK.

■

Weergave tweede partij gebruiken. De informatie in Weergave tweede partij verschijnt in het derde gedeelte van de lijnweergave wanneer u een oproep ontvangt van een toestel waarop de functie Send All Calls is ingeschakeld. (Zie Afbeelding 1-9 op pagina 1-14.) De functie Send All Calls moet op de server zijn ingesteld voor verzending van alle oproepen naar de attendant. Als u de Weergave tweede partij instelt op “Aanvrager”, verschijnt de naam van de oproepende partij in het derde gedeelte van de lijnweergave. Als u de Weergave tweede partij instelt op “Doorschakelingspunt”, verschijnt de naam van de opgeroepen partij (als deze de functie Send All Calls heeft ingeschakeld) in het derde gedeelte van de lijnweergave. Als u de huidige instelling wilt wijzigen, selecteert u de optie Systeeminstellingen in het menu Beeld. In het dialoogvenster dat wordt weergegeven, selecteert u de juiste instellingen voor Weergave tweede partij gebruiken. Klik vervolgens op de knop OK.

Audio-onderdelen aanpassen Afhankelijk van de gebruikte Softconsole-modus (IP of DCP) kunt u het volume en de audiokwaliteit aanpassen van de headsets, microfoons en luidsprekers die u gebruikt bij uw Softconsole-computer.

Volumeregelaar voor DCP-modus (CallMaster VI) Wanneer u een CallMaster VI-systeem gebruikt, wordt een extra werkbalk in het Softconsole-venster weergegeven. Deze werkbalk bevat een schuifbalkregelaar waarmee u het volume van het inkomende geluid in Softconsole kunt aanpassen. U kunt kiezen uit acht instellingen en uw voorkeursinstelling opslaan in Softconsole.

Afbeelding 1-12.

Werkbalk Volumeregeling voor DCP-modus


1-23

Introductie

Volumeregeling voor IP-modus Als u werkt in de IP-modus, kunt u het volume aanpassen en de werking van de headset controleren met behulp van de audio-opties of de wizard Afstemming. U kunt deze opties inschakelen via de optie Geluid in het menu Beeld of met de werkbalken Geluidsregeling en Geluidsinstellingen.

Werkbalk Geluidsregeling Met de werkbalk Geluidsregeling kunt u: ■

het geluid van uw microfoon uitschakelen

■

het dialoogvenster Audiomonitor openen en de audiostatusinformatie weergeven

■

het geluid van de luidspreker in uw headset uitschakelen

■

verzending forceren, waardoor alleen u kunt spreken (de andere partij kan alleen luisteren)

Afbeelding 1-13 laat de werkbalk Geluidsregeling zien.

Afbeelding 1-13.

Werkbalk Geluidsregeling

OPMERKING: De werkbalk Geluidsregeling is alleen ingeschakeld wanneer u Avaya Softconsole in IP-modus in de Road Warrior-configuratie (spraak-via-IP-modus) gebruikt.

Werkbalk Geluidsinstellingen Met de werkbalk geluidsinstellingen kunt u:

1-24

■

de geluidsopties voor Avaya iClarity IP Audio aanpassen

■

de luidsprekers van de headset uitschakelen

■

het volume van de luidsprekers aanpassen

■

aangeven of u uw stem in uw headset wilt horen

■

de microfoon van de headset uitschakelen

■

het volume van de microfoon aanpassen

■

de bel uitschakelen

■

het volume van de bel aanpassen

■

aangeven of u de bel door uw interne pc-luidspreker wilt laten klinken

■

de wizard Afstemming uitvoeren die u helpt bij het configureren van Avaya iClarity IP Audio



Afbeelding 1-14 laat de werkbalk Geluidsinstellingen zien.

Afbeelding 1-14.

Werkbalk Geluidsinstellingen

OPMERKING: De werkbalk Geluidsinstellingen is uitsluitend ingeschakeld wanneer u Avaya Softconsole gebruikt in de IP-modus in de Road Warrior-configuratie (spraak-via-IP-modus).

De microfoon uitschakelen De microfoon van de headset uitschakelen: 1. Controleer of de microfoon is ingeschakeld. 2. Klik op de werkbalk Geluidsregeling op de knop Microfoon. Het geluid van de microfoon wordt uitgeschakeld. Als u de functie Uitschakelen wilt deactiveren, klikt u opnieuw op de knop Microfoon.

Het microfoonvolume aanpassen Het microfoonvolume van de headset aanpassen: 1. Controleer of de microfoon is ingeschakeld. 2. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 3. In het gebied Record kunt u de schuifbalk verschuiven om het volume van de microfoon aan te passen. (Wanneer u de schuifbalk naar rechts schuift, neemt het volume van de microfoon toe.) 4. Klik op Sluiten.

De luidsprekers uitschakelen De luidsprekers (van de headset) uitschakelen: 1. Controleer of de luidsprekers zijn ingeschakeld. 2. Klik op de werkbalk Geluidsregeling op de knop Luidspreker. De luidsprekers zijn uitgeschakeld. Als u de functie Uitschakelen wilt deactiveren, klikt u opnieuw op de knop Luidspreker.


1-25

Introductie

Het luidsprekervolume aanpassen De luidsprekers (van de headset) aanpassen: 1. Controleer of de luidsprekers zijn ingeschakeld. 2. Klik op de werkbalk op de knop Volume-instellingen. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 3. In het gebied Afspelen kunt u de schuifbalk verschuiven om het volume van de luidsprekers aan te passen. (Wanneer u de schuifbalk naar rechts schuift, neemt het volume van de luidsprekers toe.) 4. Klik op Sluiten.

De bel uitschakelen De bel voor inkomende oproepen uitschakelen: 1. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 2. Schakel in het gebied Beltoon het selectievakje Uitschakelen in. 3. Klik op Sluiten.

Het belvolume aanpassen De bel voor inkomende oproepen aanpassen: 1. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 2. In het gebied Beltoon kunt u de schuifbalk verschuiven om het volume van de bel aan te passen. (Wanneer u de schuifbalk naar rechts schuift, neemt het volume van de bel toe.) 3. Klik op Sluiten.

De beltoon via de interne pc-luidspreker afspelen De beltoon via de interne pc-luidspreker afspelen: 1. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 2. Schakel in het gebied Beltoon het selectievakje Beltoon ook door de interne pc-luidspreker afspelen in. 3. Klik op Sluiten.

1-26



Uw stem in de headset horen terwijl u spreekt Uw stem in de headset horen terwijl u spreekt: 1. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 2. Schakel in het gebied Afspelen het selectievakje Mijn stem in de hoofdtelefoon horen in. 3. Klik op Sluiten.


1-27

Introductie

Softconsole openen In de onderstaande beschrijving wordt uitgelegd hoe u een Softconsole-sessie kunt starten en afsluiten. Welke procedure u gebruikt, is afhankelijk van hoe Softconsole is geconfigureerd. Uw Softconsole-beheerder is verantwoordelijk voor het verstrekken van een aanmeldingsnaam en -wachtwoord (als deze zijn vereist).

Een Softconsole-sessie starten Een Softconsole-sessie starten: 1. Voer een van de volgende stappen uit: ■

Dubbelklik op het Softconsole-pictogram op uw bureaublad.

■

Selecteer in het menu Start de optie 3 URJUDP P DV! $ YD\ D! $ YD\ D 6 RIW FRQVRO H! $ YD\ D 6 RIW FRQVRO H.

Als u geen aanmeldingsnaam of -wachtwoord hoeft in te voeren, wordt het Softconsole-venster weergegeven. Anders gaat u door met stap 2. 2. Voer uw aanmeldingsnaam en -wachtwoord in (indien van toepassing). 3. Druk op ( 1 7( 5 of klik op de knop 2 . . OPMERKING: Als u werkt in de IP-modus, moet u zich aanmelden bij de server voordat u Softconsole kunt gebruiken. Zie ‘‘Aanmelden in IP-modus’’ op pagina 1-29.

Uzelf bij Softconsole identificeren Wanneer een andere attendant aan uw computer in een Softconsole-sessie heeft gewerkt, moet u uzelf identificeren bij Softconsole voordat u aan een sessie kunt beginnen. Uzelf identificeren bij Softconsole: 1. Klik in het menu Bestand op Aanmelding attendant om het dialoogvenster Aanmelding attendant van Softconsole weer te geven. 2. Voer uw aanmeldingsnaam en -wachtwoord in. 3. Druk op ENTER of klik op de knop OK. OPMERKING: Wanneer u uw aanmeldingsgegevens bent vergeten, kunt u maximaal drie keer proberen de juiste gegevens in te voeren. Wanneer u problemen hebt met het aanmelden, kunt u contact opnemen met uw Softconsole-beheerder.

1-28


Softconsole openen

Aanmelden in IP-modus Wanneer u werkt in de IP-modus, moet u zich aanmelden bij de server. Als u zich niet hebt aangemeld bij de server, kunt u geen oproepen afhandelen via Softconsole. Aanmelden bij de server: 1. Start Softconsole volgens de procedure die is beschreven in de sectie “Een Softconsole-sessie starten”. Als het dialoogvenster Aanmelden niet wordt weergegeven, selecteert u de optie Aanmelden>Aanmelden in het menu Bestand. 2. Voer in het dialoogvenster Aanmelden de volgende gegevens in: ■

het aan u toegewezen toestel

■

uw wachtwoord

■

geef op of u de Road Warrior-configuratie (spraak-via-IP-modus) of de Telecommuter-configuratie wilt gebruiken

■

het serveradres

■

de bandbreedte-instellingen (uitsluitend in de Road Warrior-configuratie)

■

het nummer van de telefoon die u gebruikt om tijdens een oproep te communiceren met de andere partij (uitsluitend in de Telecommuter-configuratie)

3. Als u wilt dat uw wachtwoord door de toepassing wordt opgeslagen voor de volgende keer dat u zich aanmeldt bij de server, schakelt u het selectievakje Remember password for next login session in. 4. Als u wilt dat de toepassing automatisch probeert u aan te melden bij de volgende keer dat u Softconsole start, schakelt u het selectievakje Automatically log in if possibly when application restarts in. 5. Klik op de knop Aanmelden. OPMERKING: Afhankelijk van uw configuratie kan er een extra berichtenvak worden weergegeven waarin u wordt gevraagd de verbinding te controleren door het plaatsen van een testoproep. Klik op de knop OK en plaats vervolgens een testoproep. Bezoek voor nadere informatie de pagina Problemen in Softconsole oplossen, op http://avaya.com/support, wanneer u zich niet kunt aanmelden bij de server.


1-29

Introductie

Softconsole afsluiten Uw Softconsole-sessie beëindigen en Softconsole afsluiten: 1. Controleer of er geen oproepen worden weergegeven op de console. 2. Kies Afsluiten in het menu Bestand. Wanneer u werkt in de IP-modus, wordt u automatisch afgemeld bij de server. OPMERKING: Als de console actieve oproepen detecteert, wordt een waarschuwingsvenster weergegeven. Klik op de knop Annuleren om terug te gaan naar uw Softconsole-sessie zonder de oproepen te verbreken.

Afmelden bij de server In IP-modus afmelden bij de server zonder Softconsole af te sluiten: 1. Controleer of er geen oproepen worden weergegeven op de console. 2. Klik op Aanmelden in het menu Bestand. Er wordt een submenu weergegeven. 3. Klik op Afmelden. OPMERKING: Als de console actieve oproepen detecteert, wordt een waarschuwingsvenster weergegeven. Klik op de knop Annuleren om terug te gaan naar uw Softconsole-sessie zonder de oproepen te verbreken.

1-30



2

Overzicht Softconsole bevat een telefoonboekfunctie die u kunt gebruiken om eenvoudig gegevens van leden van uw organisatie en andere contactpersonen te zoeken waarmee u wilt communiceren. In de Softconsole-omgeving kunnen verschillende telefoonboeken worden gebruikt. Deze telefoonboeken worden tijdens de installatie en het dagelijks beheer van Softconsole gemaakt door de Softconsole-beheerder. Het zijn databases met informatie over leden van uw organisatie en over andere contactpersonen. Een database kan bijvoorbeeld de voor- en achternaam van personen bevatten, plus het toestelnummer en andere relevante gegevens. Afhankelijk van de privileges die de Softconsole-beheerder aan u en andere attendants heeft toegewezen, kunnen alle console-attendants deze informatie bekijken. U kunt deze informatie gebruiken om te zoeken naar bepaalde personen. Hierbij kunt u verschillende zoekcriteria opgeven, zoals voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres (indien beschikbaar) en de inhoud van het commentaargebied. Verder kunt u met één muisklik een oproep starten voor een vermelding in het telefoonboek of een e-mail versturen naar een telefoonboekitem. In dit hoofdstuk worden verschillende telefoonboekfuncties van Softconsole besproken, waaronder: ■

Zoeken naar informatie in een telefoonboek.

■

Een oproep plaatsen vanuit een telefoonboek.

■

Items toevoegen, wijzigen en verwijderen in een telefoonboek.

■

Notities toevoegen aan een telefoonboek.

■

E-mail versturen vanuit het telefoonboek.

■

De lijnstatus van een telefoonboekitem bekijken.

Uitgave 1 Februari 2003 2-1


Een Softconsole-telefoonboek selecteren Ga op een van de volgende manieren te werk om een Softconsole-telefoonboek te openen: ■

Klik op het pictogram dat bij het telefoonboek behoort.

■

Open het Telefoonboekmenu. Druk vervolgens op de toets pijl-omhoog of pijl-omlaag om de gewenste telefoonboeknaam in het menu te selecteren. Druk op ENTER om het geselecteerde telefoonboek te openen.

■

Open het Telefoonboekmenu. Selecteer vervolgens het gewenste telefoonboek en druk op ENTER. OPMERKING: Wanneer u een LDAP-weergave gebruikt, moet u rekening houden met het volgende: ■

Als het aantal records in de LDAP-weergave hoger is dan het maximumaantal weer te geven records dat is opgegeven in MasterDirectory, verschijnt bij het openen van de LDAP-weergave een leeg telefoonboek.

■

Als de verbinding met de LDAP-server is verbroken, verschijnt er een foutbericht bij acties die verband houden met een telefoonboek. (Het foutbericht wordt weergegeven wanneer u bijvoorbeeld een oproep tot stand probeert te brengen vanuit de LDAP-weergave, of wanneer u een oproep ontvangt terwijl de LDAP-weergave het standaardtelefoonboek is).

2-2 Uitgave 1 Februari 2003

Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek

Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek Wanneer het telefoonboekweergavegebied actief is, kunt u zoeken naar een persoon in een Softconsole-telefoonboek door een zoekveld te selecteren en vervolgens het criterium te typen waarop u wilt zoeken. Zoeken naar een item in een Softconsole-telefoonboek: 1. Klik in het vak Zoeken op op de veldnaam die overeenkomt met het type zoekactie dat u wilt uitvoeren. U kunt alle velden in het telefoonboek selecteren die door de beheerder zijn ingesteld als zoekcriterium. 2. Typ in het vak Zoeken naar de tekst waarnaar u wilt zoeken. OPMERKING: Als u een LDAP-weergave gebruikt, verschijnt de knop Zoeken wanneer u gegevens typt in het vak Zoeken naar. Met de knop Zoeken wordt aangeduid dat de modus Snelzoeken is ingeschakeld. De modus Snelzoeken wordt standaard ingeschakeld wanneer u een LDAP-weergave opent. Klik op de knop Zoeken om het zoeken te starten. De knop Zoeken verschijnt uitsluitend als het aantal records in de LDAP-weergave hoger is dan het maximumaantal weer te geven records dat is opgegeven in MasterDirectory. De eerste record wordt weergegeven die voldoet aan de zoekcriteria die u tot nu toe hebt ingevoerd. Als het aantal gevonden records hoger is dan het maximumaantal weer te geven records in de LDAP-weergave dat is opgegeven in MasterDirectory, verschijnt een bericht dat u de zoekactie moet verfijnen. Als tijdens de zoekactie geen record wordt gevonden in de LDAP-weergave, verschijnt bij de bovenste record het bericht dat er geen overeenkomstige records zijn gevonden. OPMERKING: Als u op de toets ENTER drukt terwijl de knop Zoeken wordt weergegeven, wordt er een nieuwe zoekactie gestart. Als u op de toets ENTER drukt terwijl de knop Zoeken niet wordt weergegeven, wordt het telefoonnummer voor het geselecteerde telefoonboekitem gekozen. Als u een gestarte zoekactie wilt annuleren (terwijl de knop Zoeken wordt weergegeven), klikt u op de schuifbalk of selecteert u een record.



3. Als er meer dan één item wordt weergegeven als mogelijk overeenkomend, klikt u op het item van uw keuze. Op het scherm wordt informatie weergegeven over de geselecteerde record. Deze gegevens kunnen bestaan uit de achternaam, de voornaam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de persoon.

Een “type down”-zoekactie uitvoeren In Softconsole kunt u een zogenaamde “type down”-zoekactie uitvoeren. Dit houdt in dat een zoekactie wordt gestart zodra u een toets indrukt op het hoofdgedeelte van het toetsenbord. De zoekactie wordt uitgevoerd op basis van de huidige sorteerkolom. Het voordeel van een “type down”-zoekactie is dat u met minimale invoer een zoekactie kunt starten. De functie kan ook handig zijn wanneer u niet zeker bent van de spelling van de telefoonboekrecord die u zoekt. Ga bijvoorbeeld als volgt te werk om met “type down” het telefoonboekitem voor Tom Janssen te zoeken: 1. Klik in het vak Zoeken op op het veld Achternaam. 2. Typ “Ja” in het vak Zoeken naar, en wacht even. De eerste record die deze tekens bevat in het veld Achternaam wordt weergegeven, samen met eventuele andere records die eveneens voldoen aan het zoekcriterium. Als de zoekresultaten oplopend worden gesorteerd, wordt de eerste gevonden record boven in het telefoonboekweergavegebied weergegeven. Het resultaat van de zoekactie kan bijvoorbeeld bestaan uit deze items, waarbij het eerste item is gemarkeerd: Anke Jacobs Kees Jagerman Piet Jansma Tom Janssen 3. U kunt de zoekactie verfijnen door extra tekens te typen. Als u extra tekens typt en vervolgens weer even wacht, worden de zoekresultaten bijgewerkt en wordt het eerste item weergegeven dat overeenkomt met alle ingevoerde tekens. OPMERKING: Als u een toets indrukt waarvoor geen record wordt gevonden, blijft de geselecteerde record gemarkeerd en hoort u een kort foutsignaal.


Een oproep plaatsen vanuit een Softconsole-telefoonboek

Een oproep plaatsen vanuit een Softconsole-telefoonboek Een oproep plaatsen vanuit een Softconsole-telefoonboek: 1. Zoek de persoon voor wie u een oproep wilt plaatsen. (Zie ‘‘Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek’’ op pagina 2-3.) 2. Wanneer het telefoonboekitem wordt weergegeven, voert u een van de volgende stappen uit: ■

Druk op ENTER.

■

Dubbelklik op de record.

■

Klik op de knop Kiezen in het gebied met de gedetailleerde weergave. OPMERKING: U kunt ook drukken op SHIFT+ENTER om het telefoonnummer te kiezen. Door deze actie zal echter de functie Automatisch doorverbinden worden uitgeschakeld (indien ingeschakeld).

Het bijbehorende telefoonnummer wordt gekozen.



De informatie in een Softconsole-telefoonboek onderhouden Gebruik de volgende procedures om de gegevens in een Softconsole-telefoonboek te onderhouden. Als u hiervoor permissies heeft, kunt u items toevoegen, wijzigen, bekijken en verwijderen in een Softconsole-telefoonboek. OPMERKING: U kunt de gegevens in een LDAP-weergave niet wijzigen.

Items toevoegen Een item aan een Softconsole-telefoonboek toevoegen: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: ■

Selecteer Toevoegen in het Telefoonboekmenu.

■

Klik op het pictogram Toevoegen op de werkbalk Telefoonboek.

Het dialoogvenster Directory-item toevoegen wordt weergegeven, met de cursor in het eerste veld. 2. Typ de vereiste gegevens voor dit veld en druk vervolgens op TAB. De cursor wordt in het volgende veld geplaatst. 3. Herhaal stap 2 totdat alle benodigde gegevens voor deze record zijn ingevoerd. 4. Druk op ENTER om het nieuwe item op te slaan.

Items wijzigen Een item in een Softconsole-telefoonboek wijzigen: 1. Zoek het item dat u wilt wijzigen. (Zie ‘‘Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek’’ op pagina 2-3.) 2. Voer een van de volgende handelingen uit: ■

Selecteer Wijzigen in het Telefoonboekmenu.

■

Klik op het pictogram Wijzigen op de werkbalk Telefoonboek.

Het dialoogvenster Directory-item wijzigen wordt weergegeven. 3. Breng de gewenste wijzigingen aan. U kunt de standaardbewerkingsfuncties van Windows gebruiken om de inhoud van een veld uit te breiden, te wijzigen of te verwijderen. 4. Druk op ENTER om het gewijzigde item op te slaan.


De informatie in een Softconsole-telefoonboek onderhouden

Notities toevoegen voor een item Notities toevoegen voor een item (als een commentaargebied beschikbaar is) in het Softconsole-telefoonboek: 1. Zoek het item waarvoor u een notitie wilt toevoegen. (Zie ‘‘Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek’’ op pagina 2-3.) 2. Voer een van de volgende handelingen uit: ■


■

Klik op het pictogram Wijzigen op de werkbalk Telefoonboek.

Het dialoogvenster Directory-item wijzigen wordt weergegeven. 3. Ga naar het commentaargebied met behulp van de muis of de TAB-toets. U kunt de standaardbewerkingsfuncties van Windows gebruiken om de inhoud van een veld uit te breiden, te wijzigen of te verwijderen. Typ de notitie die u wilt koppelen aan het item. U kunt bijvoorbeeld aangeven wanneer de persoon op vakantie is of wanneer hij telefonisch bereikbaar is. Als het commentaargebied geen datum en tijd bevat, kan het handig zijn deze informatie ook toe te voegen. 4. Klik op de knop OK om de notitie op te slaan. De ingevoerde informatie wordt opgeslagen en blijft gekoppeld aan het telefoonboekitem totdat de notitie wordt overschreven of verwijderd (door u of door een andere console-attendant). OPMERKING: Tijdens een oproep kunt u ook tijdelijke opmerkingen invoeren. Deze opmerkingen zijn alleen relevant voor het actieve gesprek. Deze opmerkingen typt u rechtstreeks in het commentaargebied van de lijn. Zie hoofdstuk 3 voor meer informatie.

Items verwijderen Een item verwijderen uit het Softconsole-telefoonboek: 1. Zoek het item dat u wilt verwijderen. (Zie “Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek” in de vorige sectie.) 2. Voer een van de volgende handelingen uit: ■

Selecteer Verwijderen in het Telefoonboekmenu.

■

Klik op het pictogram Verwijderen op de werkbalk Telefoonboek.

U wordt gevraagd de verwijdering van het item te bevestigen. 3. Druk op ENTER of klik op de knop Ja.



Informatie bekijken Het telefoonboekweergavegebied bevat meestal de velden Voornaam, Achternaam en Telefoonnummer. Als u alle informatie over een item wilt zien (inclusief het e-mailadres en eventuele notities), kunt u met de optie Weergeven detailrecord bekijken van het item. Met de optie Details weergeven worden de details van een item blijvend weergegeven, zodat u altijd direct toegang hebt tot alle informatie over het item. Het venster blijft steeds geopend en wanneer u door de telefoonboekitems loopt, worden de details in het venster automatisch aangepast, zodat altijd de gegevens van het huidige item zichtbaar zijn.

De detailrecord voor een item bekijken Alle informatie over een item bekijken: 1. Zoek het item waarvoor u alle informatie wilt weergeven. (Zie “Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek” eerder in dit hoofdstuk.) 2. Voer een van de volgende handelingen uit: ■


■

Klik op de knop Weergeven op de werkbalk Telefoonboek.

Er wordt een dialoogvenster weergegeven met alle informatie, inclusief notities, over het geselecteerde item. 3. Druk op ENTER om het venster met de gegevens van de huidige record te sluiten.

De detailweergave van items activeren Een weergave activeren waarin de detailrecord voor items wordt weergegeven: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: ■

Selecteer Details weergeven in het Telefoonboekmenu.

■

Klik op de knop Details weergeven op de werkbalk Telefoonboek.

Er wordt een dialoogvenster geopend met de informatie die is gedefinieerd tijdens de configuratie, inclusief notities die zijn ingevoerd voor het item. Rechts van het detailveld wordt een snelkiesknop weergegeven. Het venster bevat een detailweergave van het actieve item en blijft geopend totdat u het verbergt. 2. U kunt de detailweergave op een van de volgende manieren verbergen: ■

Selecteer Details weergeven in het Telefoonboekmenu.

■

Klik op de knop Details weergeven op de werkbalk Telefoonboek.


E-mail versturen vanuit het telefoonboek

E-mail versturen vanuit het telefoonboek Terwijl u werkt in het Softconsole-telefoonboek, kunt u naar iedereen e-mailberichten versturen. Vergeet niet dat u met de telefoonboekfunctie van Softconsole uitsluitend e-mail kunt verzenden. U kunt via Softconsole geen e-mail ontvangen. E-mail versturen naar een item in het Softconsole-telefoonboek: 1. Zoek het item voor de persoon waaraan u een e-mail wilt versturen. (Zie ‘‘Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek’’ op pagina 2-3.) 2. Controleer of het telefoonboekitem een geldig e-mailadres bevat. 3. Voer een van de volgende handelingen uit: ■

Druk op ALT-M. (Het is dus niet nodig eerst het Telefoonboekmenu te openen.)

■

Selecteer E-mail verzenden in het Telefoonboekmenu.

Het standaardvenster voor het opstellen van een e-mailbericht wordt geopend. Als voor dit item een geldig e-mailadres is opgeslagen in het Softconsole-telefoonboek, wordt het bericht automatisch voor u geadresseerd. Voer zelf het juiste e-mailadres in als voor het item geen e-mailadres is opgeslagen in het telefoonboek. 4. Typ de tekst van het bericht. 5. Klik op de knop Verzenden om het bericht te versturen.

De lijnstatus voor een item bekijken Als u een telefoonboekitem bekijkt dat is gekoppeld aan een toestel, kunt u ook de lijnstatus voor het gekoppelde toestel bekijken. Wanneer u een ander telefoonboek activeert, wordt de lijnstatus teruggezet naar de standaardinstelling. Wanneer u klikt op een ander BLF-tabblad (dat wil zeggen: een ander BLF-tabblad dan het tabblad waarop het huidige telefoonnummer wordt weergegeven), wordt de lijnstatus eveneens teruggezet naar de standaardinstelling. U kunt de lijnstatus weergeven voor het toestel dat is gekoppeld aan het geselecteerde telefoonboekitem door op ALT-S te drukken. De achtergrondkleur van het weergegeven telefoonboekitem wordt aangepast aan de kleur in het Bezet-lampjesveld dat overeenkomt met dit toestel. De lijnstatus wordt eveneens teruggezet naar de standaardinstelling wanneer u klikt op een ander BLF-tabblad dan het tabblad waarop het huidige telefoonnummer wordt weergegeven.



De kieseigenschappen instellen Wanneer u een telefoonnummer in een telefoonboekitem kiest, wordt het telefoonnummer “verwerkt” aan de hand van de instellingen die u voor uw computer hebt opgegeven in het venster Telefoon- en modemopties. Met de instellingen in het venster Telefoon- en modemopties legt u uitsluitend voor telefoonnummers in telefoonboekitems vast welke notatie hiervoor wordt gebruikt en hoe ze worden gekozen. OPMERKING: Als u voor interne oproepen een zevencijferig kiesschema wilt gebruiken, kunt u deze instelling configureren in de Configuration Manager van Softconsole. U configureert op de volgende wijze de kieseigenschappen: 1. Selecteer in het menu Beeld de optie Kieseigenschappen . Het venster Telefoon- en modemopties verschijnt. 2. Voer de juiste kiesgegevens in voor uw systeem en gebied. Raadpleeg de Help van Microsoft Windows voor meer informatie. OPMERKING: Deze kieseigenschappen hebben betrekking op de server waarmee u bent verbonden, niet op uw privé-toestel. Vul minimaal de volgende velden in: ■

Land-/netnummer (In sommige landen moeten de kiesregels voor het netnummer worden ingesteld).

■

Lokaal

■

Interlokaal (Doorgaans hetzelfde nummer als het lokale nummer).

Wanneer u een telefoonnummer in een telefoonboekitem van Softconsole kiest, wordt de notatie voor het telefoonnummer bepaald aan de hand van de instellingen die u voor uw computer hebt opgegeven in het venster Telefoon- en modemopties. Als u bijvoorbeeld de volgende instelling hebt opgegeven: ■

Netnummer: 303.

■

Kies voor een buitenlijn voor lokale gesprekken: 9.

■

Kies voor een buitenlijn voor interlokale gesprekken: 9.


De kieseigenschappen instellen

In de volgende tabel ziet u welke notatie wordt gebruikt voor de nummers en hoe deze worden gekozen: Tabel 2-1. Invoer door gebruiker

Notatie nummer

Gekozen nummer

5551212

+1 (303) 555-1212

9 555-1212

85571

85571

85571

8005551212

+1 (800) 555-1212

9 1 800 555-1212

61295551212

+6 (129) 555-1212

9 011 6 129 555-1212

95551212

95551212

95551212

918005551212

918005551212

918995551212




Oproepen afhandelen met Softconsole

3

Overzicht De procedures in dit hoofdstuk hebben betrekking op de activiteiten die u het meest zult uitvoeren met Softconsole. Naarmate u deze activiteiten vaker hebt uitgevoerd, hoeft u waarschijnlijk alleen af en toe nog het boekje Snelle naslag te raadplegen om te controleren hoe een bepaalde procedure ook alweer in zijn werk ging. De functies voor het afhandelen van oproepen zijn de functies die u het meest zult uitvoeren in Softconsole. In grote lijnen gaat het hier om de volgende functies: ■


■

Meerdere partijen samenvoegen in een vergadergesprek

■

Oproepen in wachtstand plaatsen

■

Oproepen plaatsen

■

Oproepen verbreken

■

Oproepen doorverbinden

■

Opmerkingen invoeren voor een oproep

■

Informatie bekijken over tweede partijen en toestellen

Het is belangrijk bekend te zijn met de onderdelen van het gebied Lijnweergave en het Softconsole-venster voordat u begint. Zie hoofdstuk 1 voor meer informatie.


3 -1


Methoden voor het afhandelen van oproepen U kunt de volgende methoden gebruiken voor het afhandelen van oproepen: ■

De juiste functietoets indrukken (zie de onderstaande tabel).

■

De juiste knop kiezen op de werkbalk Actie.

■

De juiste optie kiezen in het menu Actie.

■

De juiste sneltoets (toetsenbordcombinatie) indrukken die is ingesteld door de Softconsole-beheerder. Zie voor meer informatie de tabel met toewijzingen van sneltoetsen in de Avaya Softconsole™ Release 1.5 Snelle naslag.

Functietoets

Knop op werkbalk Actie of optie in menu Actie

F3

Nieuw

F4

Beantwoorden

F5

Doorverbinden

F6

Vergadergesprekken voeren

F7

Toevoegen

F8

Wachtstand

F9

Verbreken

F10

Annuleren

F11

Vergadergesprek beëindigen* OPMERKING: Deze functietoetsen komen overeen met de knoppen op de werkbalk Actie en de opties in het menu Actie van het Softconsole-venster. Tijdens bepaalde functies voor oproepafhandeling zijn ook andere toetsen beschikbaar. Na het starten van een vergadergesprek, kunt u bijvoorbeeld ook de toets F7 (Toevoegen) gebruiken.

* De functietoets voor het beëindigen van een vergadergesprek komt overeen met de knop Geforceerd verbreken in de toepassing PC Console. Wanneer de vergaderfunctie actief is, gebruikt u de functietoets F11 om alle deelnemers te verwijderen uit het vergadergesprek.

Telefoonnummers invoeren Als u een telefoonnummer wilt invoeren via het toetsenbord van uw computer, gebruikt u de toetsen op het numerieke toetsenblok. OPMERKING: U kunt geen telefoonnummers invoeren met de cijfertoetsen boven de lettertoetsen op uw toetsenbord.

3-2



Oproepen beantwoorden Wanneer een inkomende oproep wordt ontvangen, wordt informatie over de oproep weergegeven in Softconsole. De weergegeven informatie is afhankelijk van de configuratie van uw systeem en van de afhandelingsstatus van de vorige oproep. OPMERKING: In bepaalde omstandigheden moet u andere procedures gebruiken om oproepen te beantwoorden. Als de functie Automatisch beantwoorden is ingeschakeld voor uw server, volgt u de procedure in “Werken met de functie Automatisch beantwoorden” aan het einde van deze sectie. Een inkomende oproep beantwoorden: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als de oproep wordt omgeven door een rood kader, drukt u op F4 (Beantwoorden). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van de gewenste lijn. — Klik in een willekeurig deel van het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. (Zie ‘‘Voorbeeld lijnweergave’’ op pagina 1-14.) 2. Beantwoord de oproep. Een tweede oproep beantwoorden: 1. Druk op F8 (Wachtstand) om het huidige gesprek in de wachtstand te plaatsen. OPMERKING: Als de systeembeheerder de Avaya-serverfunctie Automatisch in wachtstand heeft ingeschakeld, hoeft u een actieve oproep niet in de wachtstand te plaatsen voordat u een andere oproep beantwoordt of plaatst. De actieve oproep wordt automatisch in de wachtstand geplaatst wanneer u een vrije lijn selecteert. 2. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als de oproep wordt omgeven door een rood kader, drukt u op F4 (Beantwoorden). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van de gewenste lijn. — Klik in een willekeurig deel van het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. 3. Beantwoord de oproep. (Zie ‘‘Voorbeeld lijnweergave’’ op pagina 1-14.)


3 -3


Noodoproepen beantwoorden Een speciaal type inkomende oproep is een noodoproep. Wanneer een noodoproep binnenkomt, wordt de oproep op dezelfde manier verwerkt door Softconsole als gewone oproepen. Daarnaast worden de volgende acties uitgevoerd: ■

De knop Noodoproep wordt gemarkeerd (als deze knop is geconfigureerd).

■

U hoort een speciaal geluidssignaal.

■

De lijn krijgt een rode achtergrondkleur.

■

In de lijnweergave wordt de oproep aangegeven met de afkorting EMRG. Ook wordt de identificatie van de oproepende partij weergegeven.

Een noodoproep wordt meestal als volgt aangegeven:

a = TON JANSSEN EXT 3041 in EMRG Q De procedure voor het beantwoorden van een noodoproep is gelijk aan de procedure voor het beantwoorden van gewone oproepen. U moet echter onmiddellijk reageren op een noodoproep en eventuele andere oproepen in de wachtstand plaatsen.

Werken met de functie Automatisch beantwoorden U hoort een beltoon wanneer er een oproep binnenkomt. De systeembeheerder kan deze standaardactie echter aanpassen door de functie voor het automatisch beantwoorden van oproepen in te schakelen. Als deze functie actief is, hoort u geen beltoon bij een inkomende oproep. In plaats daarvan wordt de verbinding automatisch tot stand gebracht.

3-4


Meerdere partijen samenvoegen in een vergadergesprek

Meerdere partijen samenvoegen in een vergadergesprek U kunt maximaal vijf partijen, plus uzelf, samenvoegen in één oproep. Terwijl u mensen toevoegt aan het vergadergesprek, wordt in de lijnweergave het aantal deelnemers aan het gesprek aangegeven. U kunt een vergadergesprek starten voor een inkomende of uitgaande oproep. Na het inschakelen van de functie Vergadergesprek kunnen echter uitsluitend nog uitgaande oproepen worden toegevoegd aan het vergadergesprek. OPMERKING: De functie Vergadergesprek is niet beschikbaar in de CAS-omgeving. Een vergadergesprek voeren: 1. Beantwoord of plaats de oproep die u wilt afhandelen met andere deelnemers. 2. Druk op F6 (Vergadergesprek). De knop Toevoegen wordt ingeschakeld op de werkbalk Actie. 3. Voer het telefoon- of toestelnummer in. 4. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als de persoon de oproep heeft beantwoord en u de persoon wilt toevoegen aan het vergadergesprek, drukt u op F7 (Toevoegen). — Als de persoon de oproep niet beantwoordt of niet wil deelnemen aan het vergadergesprek, drukt u op F10 (Annuleren). 5. Als u een andere persoon wilt toevoegen aan het vergadergesprek, herhaalt u deze procedure vanaf stap 3.

Een vergadergesprek verlaten U kunt een vergadergesprek verlaten zonder dat dit gevolgen heeft voor de andere deelnemers aan het gesprek. U kunt een vergadergesprek verlaten door op F9 (Verbreken) te drukken terwijl de oproep voor het vergadergesprek is geselecteerd. De oproep wordt verwijderd uit het gebied Lijnweergave, maar kan gewoon worden voortgezet door de resterende partijen.


3 -5


Een vergadergesprek beëindigen Wanneer u een vergadergesprek beëindigt, wordt het gesprek beëindigd voor alle deelnemers aan het gesprek. OPMERKING: Voor gebruikers van PC Console is het handig om te weten dat de functietoets Vergadergesprek beëindigen in de volgende procedure overeenkomt met de knop Geforceerd verbreken in PC Console. Een vergadergesprek beëindigen: 1. Selecteer de oproep voor het vergadergesprek en druk op ) 9HUJDGHUJHVSUHN EHsLQGLJHQ . Er wordt een bevestigingsvenster weergegeven. 2. Druk op ( 1 7( 5 om te bevestigen dat u het vergadergesprek wilt beëindigen. De oproep wordt verwijderd uit het gebied Lijnweergave en wordt verbroken voor alle deelnemers aan het gesprek.

3-6


Oproepen in de wachtstand plaatsen

Oproepen in de wachtstand plaatsen U kunt elke oproep (inclusief oproepen met één partij en vergadergesprekken) in de wachtstand plaatsen. Het is mogelijk dat het maximumaantal oproepen (zes) in de wachtstand staat. OPMERKING: Als u werkt in een CAS-omgeving, moet u een CAS-oproep op afstand in de wachtstand plaatsen. Volg de procedures in “Oproepen op afstand in de wachtstand plaatsen in een CAS-omgeving” aan het einde van deze sectie. De functie Attendant-uitsluiting kan worden gebruikt om te voorkomen dat u direct weer kunt deelnemen aan een vergadergesprek (of een ander gesprek met verschillende partijen) dat in de wachtstand is geplaatst. Wanneer deze functie is ingeschakeld, moet een van de partijen de functie Attendant terugbellen om uw hulp weer in te roepen bij de oproep.

! VOORZICHTIG: Als een oproep met één partij langer in de wachtstand staat dan het herinneringsinterval dat is geconfigureerd op de server, wordt de lijn roze weergegeven en hoort u een speciaal geluidssignaal. Het is mogelijk dat u geen nieuwe oproepen kunt ontvangen totdat u deze oproep uit de wachtstand hebt gehaald.

De huidige oproep in de wachtstand plaatsen U kunt de huidige oproep in de wachtstand plaatsen door op F8 (Wachtstand) te drukken terwijl de oproep is geselecteerd.

Opmerkingen toevoegen voor een oproep in de wachtstand In het commentaargebied van een lijn kunt u opmerkingen toevoegen en wijzigen voor een oproep die in de wachtstand is geplaatst. Klik in het commentaargebied van de lijn om een opmerking in te voeren of een bestaande opmerking te wijzigen. Als u het commentaargebied wilt verlaten, klikt u buiten het commentaargebied op de lijnweergave. OPMERKING: Wanneer u in het commentaargebied klikt van de lijn waarop de oproep in de wachtstand staat, wordt de oproep niet uit de wachtstand gehaald. Het is evenmin zo dat de verbinding van een actieve oproep via een andere lijn wordt verbroken wanneer u in het commentaargebied van de lijn voor de oproep in de wachtstand klikt.


3 -7


Oproepen uit de wachtstand halen Ga op een van de volgende manieren te werk om een oproep uit de wachtstand te halen: ■

Druk op F4 (Beantwoorden) terwijl de oproep is geselecteerd.

■

Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van de gewenste lijn.

■

Klik ergens in het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied.

Werken met de functie Automatisch in wachtstand Als de systeembeheerder de serverfunctie Automatisch in wachtstand heeft ingeschakeld, hoeft u een actieve oproep niet in de wachtstand te plaatsen voordat u een andere oproep beantwoordt of plaatst. Een oproep in de wachtstand plaatsen wanneer de functie Automatisch in wachtstand is ingeschakeld: 1. Geef tijdens de oproep duidelijk aan dat u deze in de wachtstand gaat plaatsen. 2. Selecteer op een van de volgende manieren een vrije lijn: — Druk op F4 (Beantwoorden). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van de gewenste lijn. — Klik in een willekeurig deel van het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. 3. Beantwoord of plaats een oproep.

3-8


Oproepen in de wachtstand plaatsen

Oproepen op afstand in de wachtstand plaatsen in een CAS-omgeving Wanneer een CAS-oproep in de wachtstand moet worden geplaatst, moet u de oproep op afstand in de wachtstand plaatsen en dus niet op de gebruikelijke manier. Op deze manier geeft u de console en RLT vrij voor andere oproepen. De huidige CAS-oproep op afstand in de wachtrij plaatsen op de vestiging waarvan de oproep afkomstig is: 1. Druk op F5 (Doorverbinden) terwijl de oproep is geselecteerd. 2. Kies de toegangscode voor het op afstand in de wachtstand plaatsen van oproepen. Deze code wordt ingesteld op de vestiging waarvan de oproep afkomstig is. 3. Wanneer u de bevestigingstoon hoort, drukt u op F9 (Verbreken). De oproep wordt vrijgegeven op de console. Een oproep beantwoorden die eerder op afstand in de wachtstand is geplaatst: 1. Druk op F4 (Beantwoorden) terwijl de oproep is geselecteerd. 2. Overleg met de persoon die de oproep heeft geplaatst. — Als de persoon wil blijven wachten, voert u opnieuw de toegangscode in om de oproep op afstand in de wachtstand te plaatsen. — Als de persoon wil worden verbonden met een ander toestel, gaat u verder met stap 3. 3. Druk op F10 (Annuleren). U kunt de oproep nu doorverbinden naar een ander toestel.


3 -9


Oproepen plaatsen U kunt niet alleen oproepen plaatsen naar toestelnummers binnen het systeem, maar ook naar externe telefoonnummers. In het laatste geval wordt gebruik gemaakt van trunks. Deze procedures worden hierna toegelicht.

Oproepen plaatsen naar een toestelnummer OPMERKING: Als de systeembeheerder de serverfunctie Automatisch starten heeft ingeschakeld, hoeft u niet op F3 (Nieuw) te drukken of een vrije lijn te selecteren voordat u het toestelnummer invoert. Een oproep plaatsen naar een toestelnummer: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: — Druk op F3 (Nieuw). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. — Klik ergens in het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. OPMERKING: U kunt de telefoonboekfunctie van Softconsole gebruiken om een toestelnummer te zoeken en te kiezen. Zie hoofdstuk 2 voor meer informatie. 2. Voer het toestelnummer in. U kunt de volgende tekens invoeren: cijfers 0 tot en met 9, sterretje (*) en hekje (#). 3. Luister naar de gespreksvoortgangstonen. — Als u een beltoon hoort, is het toestelnummer niet in gesprek, maar wordt er niet geantwoord. Als de oproep wordt beantwoord, kunt u direct beginnen te praten. — Als u een bezettoon hoort, is het toestelnummer in gesprek. Druk in dat geval op F9 (Verbreken) en probeer het later opnieuw. — Als u een beltoon hoort die een wachtende oproep aangeeft, is het toestelnummer in gesprek en betreft het een wachtende oproep. Wacht in dat geval tot u kunt praten met de andere partij of druk op F9 (Verbreken) en probeer het later opnieuw. — Als u een onderscheppingstoon hoort, hebt u een ongeldig toestelnummer ingevoerd. Druk op F10 (Annuleren) en voer het toestelnummer opnieuw in.

3-10


Oproepen plaatsen

Oproepen plaatsen naar een toestelnummer met directe toestelselectie (DXS) U kunt alleen oproepen plaatsen via de functie Directe toestelselectie/Bezetlampjesveld (DXS/BLF) als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: ■

Het vereiste tabblad Groepen honderdtallen wordt weergegeven (of de functie Groep selecteren is beschikbaar).

■

Er is voldoende ruimte beschikbaar in het Softconsole-venster om de DXS/BLF weer te geven en u hebt niet aangegeven dat de DXS/BLF moet worden verborgen.

Een oproep plaatsen naar een toestelnummer via de functie Directe toestelselectie/Bezet-lampjesveld (DXS/BLF): 1. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als het toestelnummer wordt weergegeven in de DXS/BLF, klikt u op de DXS/BLF-cel van het toestelnummer. — Als het toestelnummer niet wordt weergegeven in de DXS/BLF, klikt u op het juiste tabblad Groepen honderdtallen. Klik vervolgens op de DXS/BLF-cel van het toestelnummer. OPMERKING: Als de gewenste groep met honderdtallen niet wordt weergegeven op een DXS/BLF-tabblad, kunt u de knop Groep selecteren gebruiken (indien beschikbaar) om het nummer van de groep in te voeren. 2. Luister naar de gespreksvoortgangstonen. — Als u een beltoon hoort, is het toestelnummer niet in gesprek, maar wordt er niet geantwoord. Als de oproep wordt beantwoord, kunt u direct beginnen te praten. — Als u een bezettoon hoort, is het toestelnummer in gesprek. Druk in dat geval op F9 (Verbreken) en probeer het later opnieuw. — Als u een beltoon hoort die een wachtende oproep aangeeft, is het toestelnummer in gesprek en betreft het een wachtende oproep. Wacht in dat geval tot u kunt praten met de andere partij of druk op F9 (Verbreken) en probeer het later opnieuw. — Als u een onderscheppingstoon hoort, hebt u een ongeldig toestelnummer ingevoerd. Druk op F10 (Annuleren) en voer het toestelnummer opnieuw in.


3-11


Een oproep plaatsen met de functie Groep selecteren Als u een oproep wilt plaatsen met de functie Groep selecteren, moeten de volgende onderdelen aanwezig zijn: ■

Een groep met honderdtallen, ingesteld op de console.

■

De knop Groep selecteren, ingesteld in de Configuration Manager van Softconsole.

Een oproep plaatsen met de functie Groep selecteren: 1. Klik op de knop Groep selecteren. Het lampje wordt groen. 2. Voer een geldig kiesschemanummer in op de server en druk op de toets #. OPMERKING: Totdat u op de toets # drukt, worden uitsluitend cijfers geaccepteerd; alle overige invoer wordt genegeerd. Wanneer u op de toets # drukt, wordt de BLF bijgewerkt door de server. Vervolgens wordt de eerste pagina weergegeven door Softconsole en het tabblad bijgewerkt met de nummers die u zojuist hebt ingevoerd. De BLF wordt weergegeven totdat u op dit tabblad klikt of totdat u nogmaals klikt op de knop Groep selecteren en een andere cijferreeks invoert. Wanneer u op het geselecteerde tabblad klikt, wordt het eerder weergegeven tabblad weergegeven (het tabblad Groepen honderdtallen).

Oproepen plaatsen naar een extern telefoonnummer U plaatst een externe oproep door toegang te verkrijgen tot een trunk voor uitgaande oproepen en vervolgens het nummer te kiezen. Toegang tot de trunk krijgt u door een toegangscode voor de desbetreffende trunkgroep te kiezen— zoals een privé-netwerk, automatische alternatieve routering (AAR) of automatische routeselectie (ARS)—of door op de selectieknop voor de gewenste trunkgroep te klikken. Een oproep plaatsen naar een extern telefoonnummer: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: — Druk op F3 (Nieuw). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. OPMERKING: Als de functie Automatisch starten is ingeschakeld voor uw server, kunt u de trunktoegangscode direct invoeren. U hoeft dan niet op F3 (Nieuw) te drukken of een vrije lijn te selecteren. 2. Voer de trunktoegangscode in.

3-12


Oproepen plaatsen

3. Wacht tot u de juiste kiestoon hoort. 4. Voer het externe telefoonnummer in. U kunt de cijfers 0 tot en met 9, sterretjes (*) en hekjes (#) gebruiken. Als de oproep wordt beantwoord, kunt u direct beginnen te praten. Als u de bezettoon hoort of als de oproep niet wordt beantwoord, drukt u op F9 (Verbreken). Probeer het later opnieuw.

Oproepen plaatsen naar een extern telefoonnummer met een selectieknop voor trunkgroepen Een oproep plaatsen naar een extern nummer via een selectieknop voor trunkgroepen (of door de trunkgroep te selecteren in het menu Trunk): 1. Klik op de juiste selectieknop voor trunkgroepen. 2. Wacht tot u de juiste kiestoon hoort. 3. Voer het externe telefoonnummer in. U kunt de cijfers 0 tot en met 9, sterretjes (*) en hekjes (#) gebruiken. Als de oproep wordt beantwoord, kunt u direct beginnen te praten. Als u de bezettoon hoort of als de oproep niet wordt beantwoord, drukt u op F9 (Verbreken). Probeer het later opnieuw.

Een tweede oproep plaatsen zonder de functie Automatisch in wachtstand Een tweede oproep plaatsen wanneer de functie Automatisch in wachtstand niet is ingeschakeld op uw server: 1. Geef tijdens de oproep duidelijk aan dat u deze in de wachtstand gaat plaatsen. 2. Druk op F8 (Wachtstand) terwijl de oproep is geselecteerd. 3. Selecteer een beschikbare lijn. 4. Voer het toestelnummer of externe telefoonnummer in. Als de oproep wordt beantwoord, kunt u direct beginnen te praten. Als u de bezettoon hoort of als de oproep niet wordt beantwoord, drukt u op F9 (Verbreken). Probeer het later opnieuw.


3-13


Een tweede oproep plaatsen met de functie Automatisch in wachtstand Een tweede oproep plaatsen wanneer de functie Automatisch in wachtstand is ingeschakeld op uw server: 1. Geef tijdens de oproep duidelijk aan dat u deze in de wachtstand gaat plaatsen. 2. Selecteer op een van de volgende manieren een vrije lijn: — Druk op F4 (Beantwoorden). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van de gewenste lijn. — Klik in een willekeurig deel van het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. 3. Voer het toestelnummer of externe telefoonnummer in. Als de oproep wordt beantwoord, kunt u direct beginnen te praten. Als u de bezettoon hoort of als de oproep niet wordt beantwoord, drukt u op F9 (Verbreken). Probeer het later opnieuw.

Oproepen verbreken Het verbreken van een oproep wordt ook wel “ophangen” genoemd. U kunt tegelijkertijd maar één oproep verbreken. U kunt een oproep verbreken door op F9 (Verbreken) te drukken terwijl de oproep is geselecteerd.

3-14



Oproepen doorverbinden U kunt oproepen doorverbinden naar een intern toestel of een extern toestel. In het laatste geval wordt gebruik gemaakt van een trunk. Het is mogelijk oproepen op twee manieren door te verbinden. U kunt Handmatige doorschakeling selecteren (u geeft in dat geval aan dat de oproep wordt doorverbonden) en u kunt Automatisch doorverbinden selecteren (de oproep wordt doorverbonden zonder aankondiging). De optie Automatisch doorverbinden heeft betrekking op doorverbinden zonder aankondiging en kan uitsluitend worden gebruikt om een inkomende oproep door te verbinden naar een toestel binnen uw bedrijf. De systeembeheerder beslist of de functie Automatisch doorverbinden wordt gebruikt als de standaardmodus voor doorverbinden voor uw systeem. OPMERKING: Als de Softconsole-beheerder het systeem heeft geconfigureerd voor automatisch doorverbinden, kunt u deze functie tijdens een oproep tijdelijk uitschakelen en de oproep toch aankondigen. Zie ‘‘De functie Automatisch doorverbinden tijdelijk uitschakelen’’ op pagina 3-16. De optie Handmatig doorverbinden heeft betrekking op doorverbinden mét aankondiging en stelt u in staat om de oproep die u doorverbindt, aan te kondigen. De procedure is als volgt: u beantwoordt een inkomende oproep, u splitst de oproep, plaatst een andere oproep en verbindt de twee oproepen. OPMERKING: Als u werkt in een CAS-omgeving, volgt u de procedures in “Oproepen doorverbinden in een CAS-omgeving” aan het einde van deze sectie. In de volgende situaties kunt u een oproep doorverbinden: ■

U beantwoordt een oproep en er wordt gevraagd naar een toestelnummer binnen de organisatie. De inkomende oproep zal meestal een trunkoproep zijn van buiten het systeem. Het is echter ook mogelijk dat de oproep afkomstig is van een intern toestel.

■

U beantwoordt een oproep van een intern toestel en er wordt gevraagd naar een extern nummer.

■

U beantwoordt een oproep en er wordt gevraagd naar een extern nummer via een andere trunk.


3-15


De functie Automatisch doorverbinden tijdelijk uitschakelen Het uitschakelen van de functie Automatisch doorverbinden betekent dat u een oproep kunt aankondigen voordat u deze doorverbindt naar een toestel. Tijdens een oproep kunt u de functie Automatisch doorverbinden op een van de volgende manieren tijdelijk uitschakelen: ■

Als u het numerieke toetsenblok op de computer gebruikt om het toestelnummer in te voeren, houdt u de toets SHIFT ingedrukt terwijl u het nummer invoert.

■

Als u de DXS/BLF gebruikt om het toestelnummer te kiezen, houdt u de toets SHIFT ingedrukt terwijl u op de DXS/BLF-cel van het nummer klikt.

■

Als u de zoeken kiesfunctie van het Softconsole-telefoonboek gebruikt om het toestelnummer te selecteren, drukt u op SHIFT-ENTER.

Oproepen via Automatisch doorverbinden (zonder aankondiging) doorverbinden met een toestelnummer Controleer of de functie Automatisch doorverbinden is ingeschakeld voor het systeem. De inkomende oproep automatisch in de wachtstand plaatsen en de oproep doorverbinden naar een intern toestel: 1. Beantwoord de inkomende oproep. 2. Druk op F5 (Doorverbinden). 3. Voer het toestelnummer in, of gebruik de DXS-/BLF-functie of de zoeken kiesfunctie van het Softconsole-telefoonboek.

3-16



Oproepen plaatsen naar een toestelnummer (met aankondiging) Een inkomende oproep aankondigen voordat u de oproep doorverbindt naar een intern toestel: 1. Beantwoord de inkomende oproep. 2. Druk op F5 (Doorverbinden). 3. Voer het toestelnummer in. OPMERKING: Als Automatisch doorverbinden is ingeschakeld, moet u de functie nu tijdelijk uitschakelen aan de hand van de instructies in “De functie Automatisch doorverbinden tijdelijk uitschakelen”. 4. Wanneer de oproep wordt beantwoord, kondigt u de oproep aan en voert u een van de volgende handelingen uit: — Als de oproep wordt geaccepteerd, drukt u op F9 (Verbreken) om de oproep door te verbinden. — Als de oproep niet wordt geaccepteerd, drukt u op F10 (Annuleren) om te overleggen met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen. — Als de lijn bezet is of als er niet wordt opgenomen, drukt u op F10 (Annuleren). U hoort geen gespreksvoortgangstonen meer en u bent weer verbonden met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen.

Oproepen via DXS/BLF doorverbinden met een toestelnummer U kunt alleen oproepen doorverbinden via de functie Directe toestelselectie/Bezetlampjesveld (DXS/BLF) als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: ■

Het vereiste tabblad Groepen honderdtallen wordt weergegeven (of de functie Groep selecteren is beschikbaar).

■

Er is voldoende ruimte beschikbaar in het Softconsole-venster om de DXS/BLF weer te geven en u hebt niet aangegeven dat de DXS/BLF moet worden verborgen.

Een oproep met de DXS/BLF-functie doorverbinden tussen twee toestelnummers: 1. Beantwoord de inkomende oproep. 2. Vertel de persoon dat u de verbinding tijdelijk gaat verbreken om de uitgaande oproep tot stand te brengen.


3-17


3. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als het toestelnummer wordt weergegeven in de DXS/BLF, klikt u op de DXS/BLF-cel van het toestelnummer. — Als u de functie voor automatisch doorverbinden tijdelijk wilt uitschakelen, houdt u SHIFT ingedrukt terwijl u op de DXS/BLF-cel van het nummer klikt. — Als het toestelnummer niet wordt weergegeven in de DXS/BLF, klikt u op het juiste tabblad Groepen honderdtallen. Klik vervolgens op de DXS/BLF-cel van het toestelnummer. OPMERKING: Als de gewenste groep met honderdtallen niet wordt weergegeven op een DXS/BLF-tabblad, kunt u de knop Groep selecteren gebruiken (indien beschikbaar) om het nummer van de groep in te voeren. Als de functie Automatisch doorverbinden is ingeschakeld, hebben de twee partijen verbinding. Ga anders naar stap 4. 4. Wanneer de oproep wordt beantwoord, kondigt u de oproep aan en voert u een van de volgende handelingen uit: — Als de oproep wordt geaccepteerd, drukt u op F9 (Verbreken) om de oproep door te verbinden. — Als de oproep niet wordt geaccepteerd, drukt u op F10 (Annuleren) om te overleggen met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen. — Als de lijn bezet is of er niet wordt opgenomen, drukt u op F10 (Annuleren). U hoort geen gespreksvoortgangstonen meer en u bent weer verbonden met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen.

3-18



Oproepen van een intern toestel doorverbinden naar een extern nummer Een oproep van een intern toestel doorverbinden naar een extern toestel: 1. Beantwoord de inkomende oproep. 2. Controleer voordat u de oproep gaat doorverbinden of de uitgaande oproep is toegestaan in uw omgeving. 3. Vertel de persoon dat u de verbinding tijdelijk gaat verbreken om de uitgaande oproep tot stand te brengen. 4. Druk op F5 (Doorverbinden). OPMERKING: Als de functie Automatisch starten is ingeschakeld op uw server, kunt u de trunktoegangscode direct invoeren. U hoeft dus niet te drukken op F5 (Doorverbinden). 5. Voer de toegangscode voor de juiste trunk in. 6. Wanneer de oproep wordt beantwoord, kondigt u de oproep aan en voert u een van de volgende handelingen uit: — Als de oproep wordt geaccepteerd, drukt u op F9 (Verbreken) om de oproep door te verbinden. — Als de oproep niet wordt geaccepteerd, drukt u op F10 (Annuleren) om te overleggen met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen. — Als de lijn bezet is of er niet wordt opgenomen, drukt u op F10 (Annuleren). U hoort geen gespreksvoortgangstonen meer en u bent weer verbonden met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen.


3-19


Oproepen van een intern nummer via een selectieknop voor trunkgroepen doorverbinden met een extern nummer Een oproep van een intern toestel via een selectieknop voor trunkgroepen doorverbinden naar een extern telefoonnummer: 1. Beantwoord de inkomende oproep. 2. Controleer voordat u de oproep gaat doorverbinden of de uitgaande oproep is toegestaan in uw omgeving. 3. Vertel de persoon dat u de verbinding tijdelijk gaat verbreken om de uitgaande oproep tot stand te brengen. 4. Druk op F5 (Doorverbinden). 5. Klik op de selectieknop voor de gewenste trunkgroep (of selecteer de juiste trunkgroep in het menu Trunk). 6. Voer het externe telefoonnummer in. 7. Wanneer de oproep wordt beantwoord, kondigt u de oproep aan en voert u een van de volgende handelingen uit: — Als de oproep wordt geaccepteerd, drukt u op F9 (Verbreken) om de oproep door te verbinden. — Als de oproep niet wordt geaccepteerd, drukt u op F10 (Annuleren) om te overleggen met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen. — Als de lijn bezet is of er niet wordt opgenomen, drukt u op F10 (Annuleren). U hoort geen gespreksvoortgangstonen meer en u bent weer verbonden met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen.

3-20



Inkomende trunkoproepen doorverbinden met een extern telefoonnummer (zonder aankondiging) OPMERKING: U kunt deze procedure alleen uitvoeren als Trunk-naar-trunk doorverbinden is ingeschakeld op uw server. Zie voor meer informatie “Trunk-naar-trunk doorverbinden” in de handleiding Softconsole Release 1.5 Attendant System Features. Een inkomende trunkoproep doorverbinden met een extern nummer zonder de oproep aan te kondigen: 1. Beantwoord de inkomende oproep. 2. Vertel de persoon dat u de verbinding tijdelijk gaat verbreken om de uitgaande oproep tot stand te brengen. 3. Voer de toegangscode voor de juiste trunk in. OPMERKING: Als u een toon voor opnieuw kiezen hoort, is de trunk niet beschikbaar. Klik op de knop Splitsen om te overleggen met de eerste partij en vraag of deze het later nog eens wil proberen. 4. Voer het externe telefoonnummer in. U kunt de cijfers 0 tot en met 9, sterretjes (*) en hekjes (#) gebruiken. 5. Als u een driewegverbinding tot stand wilt brengen waarvan de console deel uitmaakt, klikt u op de knop Splitsen voordat de oproep wordt beantwoord. 6. Druk op F9 (Verbreken) voordat de oproep wordt beantwoord.


3-21


Inkomende trunkoproepen doorverbinden met een extern nummer (met aankondiging) OPMERKING: U kunt deze procedure alleen uitvoeren als de functie Trunk-naar-trunk doorverbinden is ingeschakeld op uw server. Zie voor meer informatie “Trunk-naar-trunk doorverbinden” in de Avaya Softconsole™ Release 1.5 Attendant System Features-handleiding. Een inkomende trunkoproep doorverbinden met een extern telefoonnummer: 1. Beantwoord de inkomende oproep. 2. Vertel de persoon dat u de verbinding tijdelijk gaat verbreken om de uitgaande oproep tot stand te brengen. 3. Voer de toegangscode voor de juiste trunk in. OPMERKING: Als u een toon voor opnieuw kiezen hoort, is de trunk niet beschikbaar. Klik op de knop Splitsen om te overleggen met de eerste partij en vraag of deze het later nog eens wil proberen. 4. Voer het externe telefoonnummer in. U kunt de cijfers 0 tot en met 9, sterretjes (*) en hekjes (#) gebruiken. 5. Als u een driewegverbinding tot stand wilt brengen waarvan de console deel uitmaakt, klikt u op de knop Splitsen voor- of nadat de oproep wordt beantwoord. OPMERKING: Als u de oproep wilt verbreken (de twee partijen kunnen dan verder overleggen), drukt u op F9 (Verbreken). 6. U kunt de oproep aankondigen voordat u deze doorverbindt door te wachten totdat de oproep wordt beantwoord en vervolgens de inkomende oproep aan te kondigen. 7. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als de oproep wordt geaccepteerd, drukt u op F9 (Verbreken) om de oproep door te verbinden. — Als de oproep niet wordt geaccepteerd, drukt u op F10 (Annuleren) om te overleggen met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken). — Als de lijn bezet is of er niet wordt opgenomen, drukt u op F10 (Annuleren). U wordt weer verbonden met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken).

3-22



Oproepen doorverbinden in een CAS-omgeving Met de procedures in deze sectie kunt u CAS-oproepen doorverbinden met een toestel of een extern telefoonnummer in de vestiging. Vergeet niet dat u tijdens het uitvoeren van deze procedures de beschikking hebt over verschillende extra functies. U kunt bijvoorbeeld de volgende functies gebruiken om tijdens het doorverbinden van een CAS-oproep de kiesprocedure te versnellen: ■

Verkort kiezen

■

Selectieknoppen voor trunkgroepen

■

Telefoonboek

■

Honderdgroepknop en de bijbehorende bezet-lampjesvelden OPMERKING: De bezet-lampjesvelden kunt u niet gebruiken om te kijken of nummers in gesprek zijn in vestigingen.

■

Faciliteit bezet-indicatie

Tijdens het doorverbinden van een CAS-oproep, kunt u ook gebruik maken van functies die speciaal zijn bedoeld voor het werken met oproepen van vestigingen. Voorbeelden hiervan zijn Toegang tot selectieve oproepen en Toegang tot luidsprekeroproepen.

CAS-oproepen doorverbinden met de vestiging waarvan de oproep afkomstig is Een CAS-oproep doorverbinden met de vestiging waarvan de oproep afkomstig is: 1. Beantwoord de inkomende oproep. 2. Druk op F5 (Doorverbinden) en wacht op de kiestoon van de vestiging.

! VOORZICHTIG: Ga pas verder met de volgende stap als u de kiestoon hebt gehoord. De oproep kan niet worden doorverbonden als u het nummer kiest voordat u de kiestoon hebt gehoord. 3. Voer het toestelnummer in. OPMERKING: Als de functie Automatisch doorverbinden is ingeschakeld, wordt de oproep automatisch doorverbonden.


3-23


4. Wanneer de oproep wordt beantwoord, kondigt u de oproep aan en voert u een van de volgende handelingen uit: — Als de oproep wordt geaccepteerd, drukt u op F9 (Verbreken) om de oproep door te verbinden. — Als de oproep niet wordt geaccepteerd, drukt u op F10 (Annuleren) om te overleggen met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen. — Als de lijn bezet is of er niet wordt opgenomen, drukt u op F10 (Annuleren). U hoort geen gespreksvoortgangstonen meer en u bent weer verbonden met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen.

CAS-oproepen doorverbinden met andere vestigingen Een CAS-oproep doorverbinden met een andere vestiging dan de vestiging waarvan de oproep afkomstig is: 1. Beantwoord de inkomende oproep. 2. Druk op F5 (Doorverbinden) en wacht op de kiestoon van de vestiging.

! VOORZICHTIG: Ga pas verder met de volgende stap als u de kiestoon hebt gehoord. De oproep kan niet worden doorverbonden als u het nummer kiest voordat u de kiestoon hebt gehoord. 3. Als op de vestigingen van uw bedrijf geen algemeen kiesschema wordt gebruikt, kiest u de trunktoegangscode voor de gewenste vestiging (zoals geconfigureerd op de vestiging waarvan de oproep afkomstig is). 4. Voer het toestelnummer in de vestiging in. OPMERKING: Als de functie Automatisch doorverbinden is ingeschakeld, wordt de oproep automatisch doorverbonden. 5. Wanneer de oproep wordt beantwoord, kondigt u de oproep aan en voert u een van de volgende handelingen uit: — Als de oproep wordt geaccepteerd, drukt u op F9 (Verbreken) om de oproep door te verbinden. — Als de oproep niet wordt geaccepteerd, drukt u op F10 (Annuleren) om te overleggen met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen. — Als de lijn bezet is of er niet wordt opgenomen, drukt u op F10 (Annuleren). U hoort geen gespreksvoortgangstonen meer en u bent weer verbonden met de eerste partij. Vertel de persoon dat de andere partij niet beschikbaar is en neem eventueel een bericht aan. Druk vervolgens op F9 (Verbreken) om de oproep te beëindigen.

3-24



Niet-beantwoorde oproepen afhandelen in een CAS-omgeving Een niet-beantwoorde oproep afhandelen die eerder is doorverbonden: 1. Druk op F4 (Beantwoorden) terwijl de oproep is geselecteerd. 2. Overleg met de persoon die de oproep heeft geplaatst. — Als de persoon wil blijven wachten, gaat u naar stap 3. — Als de persoon wil worden verbonden met een ander toestel, gaat u verder met stap 4. 3. Druk op F9 (Verbreken). De oproep wordt opnieuw doorverbonden. (U hoeft niet te kiezen.) OPMERKING: U moet opnieuw kiezen als de oproep eerder is doorverbonden met een telefoon met één lijn. 4. Druk op F10 (Annuleren). U kunt de oproep nu doorverbinden naar een ander toestel.


3-25


Oproepen splitsen Met de functie Attendant auto-handmatig afsplitsen kunt u een oproep tijdelijk in de wachtstand zetten, een oproep naar een andere partij plaatsen en vervolgens de twee partijen met elkaar verbinden. OPMERKING: De functie Attendant auto-handmatig afsplitsen is niet beschikbaar in de CAS-omgeving. Volg de procedures in “Oproepen doorverbinden in een CAS-omgeving” verderop in deze handleiding. Wanneer de knop Splitsen is geconfigureerd in het systeem, kunt u deze functie gebruiken om een inkomende oproep door te verbinden met een extern telefoonnummer. Door splitsen kunt u de eerste en tweede partij verbinden zonder uw eigen verbinding te verbreken (het resultaat is een driewegverbinding). U kunt later alsnog de verbinding verbreken en de twee partijen verder laten praten. Deze functie wordt automatisch geactiveerd wanneer u een inkomende oproep beantwoordt en vervolgens een van de volgende handelingen uitvoert: ■

Klik op de knop Doorverbinden of druk op F5 (Doorverbinden) om de oproep door te verbinden.

■

Klik op een honderdgroepknop en het Bezet-lampjesveld.

■

Klik op een knop voor een trunkgroep.

■

Kies een nummer via de telefoonboekfunctie van Softconsole.

Als een oproep is gesplitst, wordt de knop Splitsen groen weergegeven. Als u een van de volgende handelingen uitvoert, wordt de oproep teruggegeven aan de console en wordt de knop Splitsen weer grijs weergegeven:

3-26

■

Klik op de knop Doorverbinden of druk op F5 (Doorverbinden) om het verbinden van de eerste partij met de tweede partij te voltooien en de verbinding met de console te verbreken.

■

Klik op de knop Splitsen om een driewegverbinding tot stand te brengen: de eerste partij, de tweede partij en uzelf. Als de tweede partij de oproep heeft verbroken, wordt de splitsing automatisch opgeheven en wordt u verbonden met de andere partij.

■

Klik op de knop Annuleren of druk op F10 (Annuleren) om de uitgaande oproep te annuleren en verbonden te worden met de eerste partij.

■

Klik op de knop Geforceerd verbreken op de bijbehorende lijn om de oproep te beëindigen voor alle verbonden partijen.


Opmerkingen invoeren voor een oproep

Opmerkingen invoeren voor een oproep Tijdens een oproep, kunt u tijdelijke opmerkingen invoeren. Deze opmerkingen zijn alleen relevant voor het actieve gesprek. U typt de opmerkingen in het commentaargebied van de lijn. Deze functie is handig wanneer u een andere oproep moet afhandelen en u een belangrijk detail van de huidige oproep wilt noteren. Een tijdelijke opmerking invoeren: 1. Klik in het commentaargebied van de lijn. OPMERKING: In plaats van de muis te gebruiken, kunt u op TAB drukken totdat het commentaargebied de focus heeft. 2. Gebruik het toetsenbord om de opmerking te typen. U hebt de volgende mogelijkheden terwijl u werkt in het commentaargebied: — U kunt met de pijltoetsen en paginabesturingstoetsen (zoals Page Up, Page Down, Home, enzovoort) navigeren in het commentaargebied. — U kunt de tekst van de opmerkingen op de gebruikelijke manier bewerken. De opmerking blijft in de lijnweergave staan totdat u de opmerking overschrijft of verwijdert, of de oproep verbreekt. 3. Voer een van de volgende handelingen uit om het commentaargebied te verlaten: — Klik buiten het commentaargebied op de lijn. — Druk op TAB om naar een andere lijn te gaan. — Selecteer een andere Softconsole-functie door bijvoorbeeld op een functietoets te drukken, een knop te kiezen of een ander telefoonboek te selecteren.


3-27


Aanvullende informatie over de andere partij bekijken De knop Informatie (met het label “i”) wordt rechts van de naam van de tweede partij weergegeven bij een lijn. U kunt op deze knop klikken om een dialoogvenster weer te geven met alle informatie die voor deze persoon beschikbaar is in Softconsole. Deze informatie kunt u niet wijzigen. Voor het geselecteerde toestel moet een bijbehorende record aanwezig zijn in het standaardtelefoonboek, en het telefoonnummer van dit toestel (dat zich bevindt in het veld Telefoonnummer) moet in het dialoogvenster MDAccess Settings van MasterDirectory zijn toegewezen aan “Switch Phone”. Raadpleeg uw Softconsole-beheerder voor nadere informatie. De informatie voor de geselecteerde partij weergeven: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: — Druk op ALT-I. — Klik op de knop Informatie. Er wordt een dialoogvenster weergegeven met alle informatie die voor deze persoon is ingevoerd in Softconsole. 2. Druk op ENTER of klik op de knop OK om het dialoogvenster te sluiten.

Informatie bekijken vanuit de DXS/BLF Terwijl u oproepen afhandelt vanuit de DXS/BLF, kunt u snel de telefoonrecord voor een toestelnummer raadplegen. Deze record bevat onder andere de naam en eventuele opmerkingen die aan het toestel zijn gekoppeld. Voor het geselecteerde toestel moet een bijbehorende record aanwezig zijn in het standaardtelefoonboek, en het telefoonnummer van dit toestel (dat zich bevindt in het veld Telefoonnummer) moet in het dialoogvenster MDAccess Settings van MasterDirectory zijn toegewezen aan “Switch Phone”. Raadpleeg uw Softconsole-beheerder voor nadere informatie. De telefoonrecord voor een bepaald toestelnummer weergeven: 1. Klik met de rechtermuisknop op de DXS/BLF-cel van het toestelnummer. Er wordt een dialoogvenster weergegeven met alle informatie die voor deze persoon is ingevoerd in Softconsole. 2. Druk op ENTER of klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.

3-28


Problemen oplossen

4

Overzicht Dit hoofdstuk bevat procedures en tips voor het oplossen van problemen. Sommige procedures zijn alleen relevant voor configuraties waarin IP-connectiviteit (Internet Protocol) wordt gebruikt. Andere procedures zijn specifiek voor configuraties met DCP-connectiviteit (Digital Communications Protocol). Vraag de Softconsole-beheerder wat voor type connectiviteit wordt gebruikt in uw omgeving. Raadpleeg aan de hand van het type probleem dat u wilt oplossen de desbetreffende sectie in dit hoofdstuk. Dit hoofdstuk bevat secties met informatie over de volgende onderwerpen: ■

Problemen met IP-installaties oplossen

■

Problemen met het toestel oplossen (DCP-installaties)

■

Problemen met de werking van Softconsole oplossen

■

Serverproblemen oplossen OPMERKING: Als u het probleem niet kunt oplossen met de procedures in dit hoofdstuk, neemt u contact op met de Softconsole-beheerder.


4 -1

Problemen oplossen

Problemen met IP-installaties oplossen Als er problemen optreden met de werking van Softconsole die te maken hebben met IP-connectiviteit, raadpleegt u de informatie voor het oplossen van problemen in de on line Help van Avaya iClarity IP Audio. Enkele voorbeelden van mogelijke problemen: ■

De persoon van wie de oproep afkomstig is of die de oproep heeft beantwoord, kan de attendant niet horen.

■

De attendant kan de persoon van wie de oproep afkomstig is of die de oproep heeft beantwoord niet horen.

■

De attendant kan de persoon van wie de oproep afkomstig is of die de oproep heeft beantwoord niet goed horen.

■

De persoon van wie de oproep afkomstig is of die de oproep heeft beantwoord, geeft aan dat uw woorden niet goed worden verzonden (het begin of het einde van woorden valt weg).

Problemen met het toestel oplossen Als er problemen optreden met het toestel dat is aangesloten op de Softconsole-computer (alleen in DCP-configuraties), raadpleegt u de volgende tabel om het probleem te identificeren en op te lossen.

Symptoom

Aanbevolen oplossing

U kunt het toestel (bijvoorbeeld een 8411D-toestel of CallMaster VI-toestel) niet op de gebruikelijke wijze gebruiken.

Dit is geen probleem. De standaardfunctionaliteit van de telefoon wordt uitgeschakeld in de Softconsole-omgeving.

U kunt de inkomende oproep horen via de luidspreker, maar de andere partij kan u niet horen.

Gebruik de hoorn van de telefoon in plaats van de luidspreker.

4-2


Problemen met de werking van Softconsole oplossen

Problemen met de werking van Softconsole oplossen Symptoom

Aanbevolen oplossing

Dubbelklikken op het Softconsole-pictogram heeft geen effect.

Voer een van de volgende handelingen uit:

Softconsole reageert traag op opdrachten.

■

Houd ALT ingedrukt terwijl u op TAB drukt tot de toepassing Softconsole wordt weergegeven. Laat vervolgens ALT los.

■

Druk eerst CTRL in en druk vervolgens op ESC om een takenlijst weer te geven. Selecteer Softconsole in deze lijst en klik op Switch To.

1. Sluit Softconsole af. 2. Sluit alle andere toepassingen af en sluit Windows af om alle geheugenbronnen vrij te geven. 3. Start Windows opnieuw, start Softconsole opnieuw en start alleen de toepassingen die echt noodzakelijk zijn.

Softconsole reageert niet op activiteiten die te maken hebben met de server. Voorbeeld: de knoppen voor het afhandelen van oproepen en de functietoetsen werken niet.

Controleer of de toepassing communiceert met het 8411D-toestel of het CallMaster VI-toestel. ■

Als u een telefoontoestel van het type 8411D gebruikt, moet lijntoets 10 op de telefoon continu branden.

■

Als u de IP-modus gebruikt, controleert u of het pictogram Verbinding niet actief wordt weergegeven op de Statusbalk. Met dit pictogram wordt aangeduid dat de verbinding met de server is verbroken.

■

Als dit niet het geval is, raadpleegt u de productdocumentatie.


4 -3

Problemen oplossen

Symptoom Inkomende oproepen worden genegeerd door Softconsole.

Aanbevolen oplossing 1. Controleer of Softconsole in de juiste stand (dag of nacht) wordt gebruikt voor uw omgeving. 2. Controleer of de functie Positie bezet niet is geactiveerd.

Softconsole kan geen uitgaande oproepen tot stand brengen (behalve via het geïntegreerde telefoonboek, als dat is geconfigureerd).

Wanneer u de telefoonboekfunctie gebruikt om oproepen te plaatsen naar externe nummers, kunnen de oproepen niet worden verwerkt.

1. Start de computer opnieuw. 2. Trek de kabel tussen de computer en het 8411D-toestel of het CallMaster VI-toestel aan één kant los tijdens het opnieuw starten van de computer en sluit de kabel direct weer aan. Het loskoppelen van de kabel heeft tot gevolg dat de signalen tussen de twee componenten opnieuw worden gesynchroniseerd. Controleer of voor deze externe nummers de juiste netnummers worden weergegeven in de telefoonboekitems. Als dit niet het geval is, neemt u contact op met de Softconsole-beheerder. Controleer of interlokale en lokale oproepen vanuit Softconsole alleen mogelijk zijn nadat een toegangscode is ingevoerd. Het is mogelijk dat op uw server bijvoorbeeld eerst een “9” moet worden gekozen om toegang te krijgen tot een buitenlijn, voordat u een lokale oproep kunt plaatsen. 1. Open het menu Beeld en selecteer Kieseigenschappen. 2. Klik in het venster Telefoon- en modemopties op het tabblad Kiesregels. 3. Klik op de knop Bewerken om het venster Locatie bewerken weer te geven. 4. Typ bij Kiesregels de vereiste toegangscode in het daarvoor bestemde vak. 5. Klik op de knop OK om het dialoogvenster te sluiten. 6. Klik op de knop OK om de nieuwe gegevens op te slaan.

4-4


Serverproblemen oplossen

Serverproblemen oplossen De waarschuwingssignalen van de server bestaan uit zichtbare signalen op de console, op bepaalde telefoontoestellen en op de systeembehuizing. Als de server is gekoppeld aan een locatie voor onderhoud op afstand, worden de waarschuwingssignalen automatisch naar deze locatie verzonden. In alle andere gevallen is het uw taak door het systeem gegenereerde waarschuwingssignalen direct te melden aan de systeembeheerder.

Waarschuwingsindicatoren op de console De console is voorzien van waarschuwingslampjes die ernstige en minder ernstige serverproblemen aanduiden. De functietoetsen op de console kunnen ook worden geconfigureerd als waarschuwingsindicatoren voor meer specifieke probleemsituaties.

De indicatoren Waarschuwing en Waarschuwing gemeld Een van de twee waarschuwingsindicatoren wordt weergegeven in de Statusbalk van het Softconsole-venster. Deze indicatoren zijn: Waarschuwing en Waarschuwing gemeld. De waarschuwingsindicatoren worden uitsluitend weergegeven wanneer zich een serverprobleem voordoet. De indicatoren verdwijnen zodra het probleem is opgelost. Als uw server is gekoppeld aan een locatie voor onderhoud op afstand, wordt de indicator Waarschuwing gemeld weergegeven om aan te duiden dat het probleem is gemeld aan de serviceorganisatie. Vanaf dat moment is de serviceorganisatie verantwoordelijk voor het oplossen van het probleem. Als de indicator Waarschuwing gemeld langere tijd wordt weergegeven nadat de indicator Waarschuwing is verschenen, betekent dit dat de melding nog niet is doorgegeven aan de serviceorganisatie. De attendant moet in een dergelijke situatie de systeembeheerder waarschuwen. Als uw server niet is gekoppeld aan een locatie voor onderhoud op afstand, wordt de indicator Waarschuwing gemeld niet weergegeven op de console wanneer er een probleem optreedt. In dat geval moet u het probleem melden aan de systeembeheerder.


4 -5

Problemen oplossen

Optionele waarschuwingslampjes De indicator Waarschuwing wordt gebruikt voor het aangeven van ernstige en minder ernstige problemen. Als dit onderscheid belangrijk is, kan de functietoets Belangrijke waarschuwing worden ingeschakeld op de console. Deze knop wordt wit weergegeven wanneer er een ernstig probleem is geregistreerd. Als de indicator Waarschuwing wordt weergegeven en de functietoets Belangrijke waarschuwing groen is, betekent dit dat er een ernstig probleem is opgetreden. Als alleen de indicator Waarschuwing wordt weergegeven, gaat het om een minder ernstig probleem. Het is mogelijk andere functietoetsen te configureren als probleemindicatoren voor koppelingen tussen de server en ondersteunende randapparatuur of ter aanduiding van problemen op andere locaties. De functietoets Verbindingsfout wordt wit weergegeven om ernstige en minder ernstige problemen en waarschuwingen aan te geven. (In systemen met de optie Hospitality Services wordt de functietoets PMS Link Failure wit weergegeven ter aanduiding van een probleem met de koppeling tussen de server en het gebouwenbeheersysteem van de klant.) U kunt de witte functietoets Belangrijke waarschuwing grijs weergeven door erop te klikken. Als het probleem is opgelost voordat het probleem opnieuw is geregistreerd, blijft de functietoets grijs. Functietoetsen voor de functie “Faciliteit bezet”-indicatie worden wit weergegeven als alle koppelingen actief zijn. De toetsen worden grijs weergegeven zodra er een koppeling uitvalt. Verbindingsfouten worden niet door de server gemeld aan een locatie voor onderhoud op afstand. Problemen met een koppeling moeten door de attendant direct worden gemeld aan de systeembeheerder. Er kunnen vier functietoetsen worden geconfigureerd als indicatoren voor hardwareproblemen. Deze toetsen zijn bedoeld voor gebruikers die verantwoordelijk zijn voor het serveronderhoud of voor gebruikers die de prestaties van het systeem controleren:

4-6

■

De functietoets PMS Printer Alarm wordt groen weergegeven wanneer er een probleem is met de PMS-printerinterface.

■

De functietoets Auto Wakeup Alarm wordt groen weergegeven wanneer er een probleem is met de interface van de PMS Auto Wakeup-printer.

■

De functietoets CDR 1 Failure-In wordt groen weergegeven wanneer er een probleem is met de interface van de primaire SMDR-uitvoerapparaten.

■

De functietoets CDR 2 Failure-In wordt groen weergegeven wanneer er een probleem is met de interface van de secundaire SMDR-uitvoerapparaten.



Functies voor het oplossen van serverproblemen Met de volgende functies kunt u eenvoudige problemen identificeren en analyseren: ■

Automatische netlijncontrole — Deze functie wordt gebruikt voor het vaststellen van mogelijke trunkstoringen.

■

Bezetcontrole van telefoontoestellen en trunks — Met deze functie kunt u testoproepen plaatsen.

■

DCS-bezetcontrole van telefoontoestellen en externe trunks — Met deze functie kunt u testoproepen plaatsen naar externe telefoontoestellen en trunks op de DCS-verbinding.

■

Trunkgroep bezet/waarschuwingsindicator aan attendant — Gebruik deze functie om een indicatie te krijgen van het trunkgebruik.

■

Trunkidentificatie — Met deze functie kan exact worden bepaald in welke trunk een probleem wordt veroorzaakt.

Automatische netlijncontrole (ACA) Met deze functie kunt u vaststellen welke trunks problemen geven of binnenkort kunnen gaan geven. Door de server worden gegevens bijgehouden van de activiteiten van de verschillende trunks, uitgesplitst naar oproepen met korte en lange bezettijden. Het systeem initieert automatisch een doorschakeloproep wanneer een mogelijke storing wordt geregistreerd. De bestemming van een doorschakeloproep kan een attendant-groep of een individuele attendant zijn. Een doorschakeloproep wordt weergegeven op een vrije lijn. Wanneer u deze lijn selecteert, wordt de oproep aangegeven als een ACA-oproep. Tevens worden de toegangscode voor de trunkgroep, het lidnummer van de groep en de reden voor de doorschakeling (een korte of lange bezettijd) weergegeven. Deze gegevens blijven zichtbaar op de lijn totdat u de oproep verbreekt. U kunt vervolgens de functie Bezetcontrole van telefoontoestellen en trunks gebruiken om de trunk te controleren. Met de ACA-functie kunnen trunks met storingen sneller worden opgespoord (soms proactief) waardoor de uitvaltijd afneemt. Sommige trunkstoringen hebben tot gevolg dat mensen alleen nog maar korte oproepen plaatsen. Een uitzonderlijk groot aantal korte oproepen kan bijvoorbeeld aangeven dat een trunk erg veel ruis bevat. Een trunk die daarentegen bijna continu bezet is, kan mogelijk permanent in gebruik zijn door een storing in de trunkhardware. De ACA-functie analyseert deze kenmerken om zo trunks aan te geven die mogelijk defect zijn. De functie moet worden ingeschakeld door de systeembeheerder. Nadat deze functie is ingeschakeld, kan op één attendant-console (per server) een ACA-functietoets worden geconfigureerd om ACA-doorschakeloproepen te activeren en te deactiveren. Als ACA is ingeschakeld op uw systeem, moet de functie altijd zijn geactiveerd.


4 -7

Problemen oplossen

ACA-doorschakeloproepen activeren: Klik op de functietoets ACA. De knop ACA wordt wit weergegeven om aan te geven dat de functie is geactiveerd. ACA-doorschakeloproepen uitschakelen: Klik op de functietoets ACA. De knop ACA wordt grijs weergegeven om aan te geven dat de functie is uitgeschakeld.

Bezetcontrole van telefoontoestellen en trunks Met deze functie kunt u testoproepen plaatsen naar trunks, telefoontoestellen en huntgroepen. Bezetcontrole is een eenvoudige manier om de toestand van deze voorzieningen te controleren. Wanneer de functie is geactiveerd, kunt u onderscheid maken tussen een telefoontoestel of trunk die daadwerkelijk bezet is en een component die bezet lijkt als gevolg van een storing of afwezigheid van hardware. Het resultaat van een bezetcontroletest kan bestaan uit een melding, een geluidssignaal of verbinding met de persoon waarnaar de oproep is geplaatst. In de volgende procedures geeft een geslaagde controle aan dat de voorziening waarschijnlijk goed werkt. Als een test mislukt, betekent dit dat de voorziening moet worden aangemeld voor onderhoud. Een bezetcontrole uitvoeren voor een telefoontoestel: 1. Klik op Bezetcontrole. 2. Voer een van de volgende handelingen uit om een oproep te plaatsen: — Druk op F3 (Nieuw). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. — Klik ergens in het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. 3. Kies het gewenste telefoonnummer. 4. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als “ONGELDIG” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een onderscheppingstoon hoort, hebt u een ongeldig toestelnummer ingevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het later opnieuw. — Als “BEEINDIGD” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een beltoon hoort, is het toestelnummer niet bezet en gaat het toestel over. De test is met succes uitgevoerd. Praat met de andere persoon of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken.

4-8



— Als “BRIDGED” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een waarschuwingstoon hoort, betekent dit dat de oproep is toegevoegd aan een actieve oproep. De test is met succes uitgevoerd. Praat met de andere personen of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als “BUITEN DIENST” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een toon voor opnieuw kiezen hoort, betekent dit dat het telefoontoestel defect is of dat de vereiste hardware niet aanwezig is (geen echt probleem dus). Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en geef de melding vervolgens door aan de juiste persoon. Een bezetcontrole uitvoeren voor een huntgroep: 1. Klik op Bezetcontrole. 2. Voer een van de volgende handelingen uit om een oproep te plaatsen: — Druk op F3 (Nieuw). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. — Klik ergens in het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. 3. Kies het gewenste trunkgroeptoestel. — Als “ONGELDIG” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een onderscheppingstoon hoort, hebt u een ongeldig toestelnummer ingevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het later opnieuw. — Als “BEEINDIGD” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een beltoon hoort, is het toestelnummer niet bezet en gaat het toestel over. De test is met succes uitgevoerd. Praat met de andere persoon of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als “BEZET GEMELD” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een toon voor opnieuw bellen hoort, betekent dit dat door alle leden van de huntgroep de functie Bezet melden is geactiveerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het later opnieuw. — Als op de oproepbalk de melding “GEWEIGERD” wordt weergegeven en u de toon voor opnieuw bellen hoort, dan zijn alle leden van de huntgroep bezig zijn met een oproep. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het opnieuw. — Als op de oproepbalk de melding “BUITEN DIENST” wordt weergegeven en u de toon voor opnieuw bellen hoort, dan is er een probleem is bij de huntgroep. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en geef de melding vervolgens door aan de juiste persoon.


4 -9

Problemen oplossen

Een bezetcontrole uitvoeren voor een trunk: 1. Klik op Bezetcontrole. 2. Voer een van de volgende handelingen uit om een oproep te plaatsen: — Druk op F3 (Nieuw). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. — Klik ergens in het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. 3. Kies de gewenste trunktoegangscode, of klik op de knop voor de gewenste trunkgroep. 4. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als u een kiestoon hoort, gaat u verder met stap 5. — De melding “GEWEIGERD” op de oproepbalk en een onderscheppingstoon geven een ongeldige toegangscode of Personal Central Office Line (PCOL)-trunkgroep aan. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het later opnieuw. 5. Kies het gewenste lidnummer van de trunkgroep. 6. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als “ONGELDIG” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een onderscheppingstoon hoort, hebt u een ongeldig nummer ingevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het later opnieuw. — Als “GECONTROLEERD” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een bevestigingstoon hoort, betreft het een vrije eenrichtingstrunk voor inkomende oproepen. De test is met succes uitgevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als u een beltoon hoort, betreft het een vrije automatische verbindingstrunk of een vrije release link trunk. De test is met succes uitgevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als u een kiestoon hoort, is de trunk vrij en kan deze worden gebruikt voor het plaatsen van een testoproep. De test is met succes uitgevoerd. Plaats een testoproep of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als “BRIDGED” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een waarschuwingstoon hoort, betekent dit dat de oproep is toegevoegd aan een actieve oproep. De test is met succes uitgevoerd. Praat met de andere personen of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als “BUITEN DIENST” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een toon voor opnieuw bellen hoort, is er een probleem met de trunk. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en geef de melding vervolgens door aan de juiste persoon.

4-10



DCS-bezetcontrole van telefoontoestellen en externe trunks Met deze functie kunt u testoproepen plaatsen naar trunks en telefoontoestellen op een externe locatie binnen hetzelfde DCS-netwerk. Bezetcontrole is een eenvoudige methode om de toestand van deze voorzieningen te controleren. Wanneer de functie is geactiveerd, kunt u onderscheid maken tussen een telefoontoestel of trunk die daadwerkelijk bezet is en een component die bezet lijkt als gevolg van een storing. Het resultaat van een bezetcontroletest kan bestaan uit een onderscheppingstoon, een melding of verbinding met de persoon waarnaar de oproep is geplaatst. In de volgende procedures geeft een geslaagde controle aan dat de voorziening waarschijnlijk goed werkt. Als een test mislukt, betekent dit dat de voorziening moet worden aangemeld voor onderhoud. Een bezetcontrole uitvoeren voor een telefoontoestel in een DCS-omgeving: 1. Klik op Bezetcontrole. 2. Voer een van de volgende handelingen uit om een oproep te plaatsen: — Druk op F3 (Nieuw). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. — Klik ergens in het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. 3. Kies het gewenste telefoonnummer. 4. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als u een onderscheppingstoon hoort, hebt u een ongeldig toestelnummer ingevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het later opnieuw. — Als “GEWEIGERD” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een toon voor opnieuw kiezen hoort, is er een probleem met de DCS-verbinding. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en geef de melding vervolgens door aan de juiste persoon. — Als u een beltoon hoort, is het toestelnummer niet in gesprek en gaat het toestel over. De test is met succes uitgevoerd. Praat met de andere persoon of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als “BRIDGED” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een waarschuwingstoon hoort, betekent dit dat de oproep is toegevoegd aan een actieve oproep. Praat met de andere personen of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als u een toon voor opnieuw kiezen hoort, betekent dit dat het telefoontoestel defect is of dat de vereiste hardware niet aanwezig is (geen echt probleem). Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en geef de melding vervolgens door aan de juiste persoon.


4-11

Problemen oplossen

Een bezetcontrole uitvoeren voor een externe trunk in een DCS-omgeving (verkorte controlemethode): 1. Klik op Bezetcontrole. 2. Voer een van de volgende handelingen uit om een oproep te plaatsen: — Druk op F3 (Nieuw). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. — Klik ergens in het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. 3. Klik op de knop voor de gewenste trunkgroep. 4. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als u een kiestoon hoort, gaat u verder met stap 5. — Een onderscheppingstoon geeft een ongeldige toegangscode of PCOL-trunkgroep (Personal Central Office Line) aan. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het opnieuw. 5. Kies het gewenste lidnummer van de trunkgroep. 6. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als op de oproepbalk de melding “GEWEIGERD” wordt weergegeven en u de toon voor opnieuw bellen hoort, is er een probleem met de DCS-verbinding. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en geef de melding vervolgens door aan de juiste persoon. — Als u een bevestigingstoon hoort, betreft het een vrije eenrichtings-trunk voor inkomende oproepen. De test is met succes uitgevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als u een beltoon hoort, betreft het een vrije automatische verbindingstrunk of een vrije release link trunk. De test is met succes uitgevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als u een kiestoon hoort, is de trunk vrij en kan deze worden gebruikt voor het plaatsen van een testoproep. De test is met succes uitgevoerd. Plaats een testoproep of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als “BRIDGED” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een waarschuwingstoon hoort, betekent dit dat de oproep is toegevoegd aan een actieve oproep. Praat met de andere personen of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als u een toon voor opnieuw kiezen hoort, is er een probleem met de trunk. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en geef de melding vervolgens door aan de juiste persoon.

4-12



Een bezetcontrole uitvoeren voor een externe trunk in een DCS-omgeving (uitgebreide controlemethode): 1. Klik op Bezetcontrole. 2. Voer een van de volgende handelingen uit om een oproep te plaatsen: — Druk op F3 (Nieuw). — Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. — Klik ergens in het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een commentaargebied. 3. Kies de gewenste trunktoegangscode. 4. Klik op Bezetcontrole. 5. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als u een kiestoon hoort, gaat u verder met stap 6. — Een onderscheppingstoon geeft een ongeldige toegangscode of Personal Central Office Line (PCOL)-trunkgroep aan. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het later opnieuw. 6. Kies het gewenste lidnummer voor trunktoegang. 7. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als “GEWEIGERD” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een onderscheppingstoon hoort, hebt u een ongeldige trunktoegangscode ingevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en probeer het opnieuw. — Als “GEWEIGERD” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een toon voor opnieuw bellen hoort, is er een probleem met de DCS-verbinding. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en geef de melding vervolgens door aan de juiste persoon. 8. Kies een lidnummerpaar voor trunktoegang. 9. Voer een van de volgende handelingen uit: — Als u een bevestigingstoon hoort, betreft het een vrije eenrichtingstrunk voor inkomende oproepen. De test is met succes uitgevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als u een beltoon hoort, betreft het een vrije automatische verbindingstrunk of een vrije release link trunk. De test is met succes uitgevoerd. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als u een kiestoon hoort, is de trunk vrij en kan deze worden gebruikt voor het plaatsen van een testoproep. De test is met succes uitgevoerd. Plaats een testoproep of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken.


4-13

Problemen oplossen

— Als “BRIDGED” wordt weergegeven op de oproepbalk en u een waarschuwingstoon hoort, betekent dit dat de oproep is toegevoegd aan een actieve oproep. Praat met de andere personen of druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken. — Als u een toon voor opnieuw kiezen hoort, is er een probleem met de trunk. Druk op F9 (Verbreken) om de oproep te verbreken en geef de melding vervolgens door aan de juiste persoon.

Trunkgroep bezet/waarschuwingsindicator aan attendant Met deze functie beschikt u over een visuele indicatie van de trunkgroepstatus voor alle knoppen met trunkgroepen op de console. ■

Grijs — Normaal. Minder dan een vooraf gedefinieerd aantal trunks in de desbetreffende groep is in gebruik.

■

Groen — Een vooraf gedefinieerd aantal trunks in de desbetreffende trunkgroep is in gebruik.

■

Rood — Alle trunks in de desbetreffende trunkgroep zijn in gebruik.

Functietoetsen kunnen ook worden geconfigureerd als knoppen voor lokale trunkgroepen en externe trunkgroepen, tot een totaal van twaalf extra trunkgroepknoppen. Al deze functietoetsen geven de status aan van de bijbehorende trunkgroep, met de kleuren zoals hierboven aangegeven. Controleer deze indicatoren om alert te zijn op ongebruikelijke of verdachte omstandigheden, zoals groepen die altijd bezet zijn of groepen die dat nooit zijn. Inzicht in de tijdstippen waarop het meestal heel druk is of juist erg rustig, kan handig zijn bij het analyseren van mogelijke trunkproblemen. Als de knop van een trunkgroep bijvoorbeeld langere tijd rood is in een periode dat het doorgaans rustig is, kan het zijn dat een of meer trunks in de groep buiten dienst zijn in plaats van bezet. Een andere indicatie van een mogelijke probleemsituatie is de knop van een trunkgroep die nooit van kleur lijkt te veranderen. Wanneer u een ongebruikelijke situatie vaststelt, kunt u de functie Bezetcontrole gebruiken om de verdachte trunk te testen. OPMERKING: DCS is vereist voor de bezet- en waarschuwingsindicatoren voor knoppen voor externe trunkgroepen. De knoppen zelf werken echter ook zonder DCS.

4-14



Trunkidentificatie Wanneer een toestelgebruiker in het systeem ruis of een slechte transmissie meldt voor een trunk, kan de gebruiker de attendant laten deelnemen aan de oproep om het probleem te analyseren. U kunt vervolgens de functie Trunkidentificatie gebruiken om vast te stellen welke trunk het probleem veroorzaakt, zodat deze kan worden gerepareerd. De functie Trunkidentificatie kan ook worden gebruikt voor trunkoproepen die zijn geplaatst, of ontvangen, door de attendant. De identificatiegegevens voor een trunk (de toegangscode en het nummer van het groepslid) worden weergegeven wanneer u tijdens een oproep op de knop Trunkidentificatie klikt. Als twee trunks worden gebruikt voor een oproep, worden de identificatiegegevens weergegeven van de trunk die het laatst is toegevoegd aan de oproep. De identificatiegegevens van een trunk kunnen niet worden weergegeven als bij een oproep meer dan twee trunks zijn betrokken. In de volgende procedure wordt ervan uitgegaan dat u zich in een actieve oproep bevindt. De knop Trunkidentificatie kan echter ook worden gebruikt terwijl toegang wordt verkregen tot een trunk, tijdens het verzenden van digits naar een trunk of tijdens de pauzes tussen het verzenden van die digits. De trunk identificeren die wordt gebruikt tijdens een oproep: 1. Klik op Trunkidentificatie. 2. Meld het trunkprobleem en geef alle beschikbare identificatiegegevens door aan de systeembeheerder of een andere gekwalificeerde servicemedewerker.


4-15

Problemen oplossen

4-16


Woordenlijst GL

A AQI Attendant-wachtrij-indicator. Dit onderdeel van het Softconsole-venster houdt u op de hoogte van oproepen die nog niet beantwoord zijn. Deze indicator bevindt zich op de statusbalk en geeft het aantal oproepen in de wachtrij en de duur van de langst geplaatste oproep weer. Attendant auto-handmatig afsplitsen Met deze functie kunt u een oproep met een partij tijdelijk onderbreken, een oproep naar een andere partij plaatsen en vervolgens de twee partijen met elkaar verbinden. Attendant kiest gedeeltelijk voor de gebruiker De Avaya-serverfunctie waarmee u een uitgaande trunk kunt selecteren voor een toestelgebruiker, de oproep kunt vrijgeven en waarmee u de gebruiker toestemming geeft om de rest van het nummer te kiezen. Attendant kiest voor de gebruiker De Avaya-serverfunctie waarmee de attendant een uitgaande trunkoproep voor een toestelgebruiker kan voltooien door een trunk te selecteren en het externe nummer te kiezen. Attendant negeert omleidingsfuncties De Avaya-serverfunctie waarmee u omleidingsfuncties kunt vermijden die worden aangeroepen door en/of in verbinding worden gebracht met een gekozen toestel. Attendant terugbellen De Avaya-serverfunctie waarmee een systeemgebruiker tijdens een oproep met twee partijen of tijdens een vergadergesprek op de console uw hulp kan inroepen. Attendant-besturing van trunkgroeptoegang De Avaya-serverfunctie waarmee u de toegang tot maximaal twaalf trunkgroepen per console en de luidsprekeroproepzones of code-oproepzones kunt beheren. Oproepen van systeemgebruikers naar de trunkgroep onder attendant-beheer worden omgeleid naar een attendant-console. Attendant-inbreken De Avaya-serverfunctie waarmee u een bestaande oproep kunt invoeren op een digitaal of analoog toestel om een nieuwe oproep aan te bieden aan de opgeroepen partij. Attendant-prioriteitswachtrij De Avaya-serverfunctie waarmee u inkomende oproepen kunt afhandelen door deze naar een attendant-groep of een afzonderlijke attendant te leiden wanneer de oproep niet onmiddellijk kan worden beëindigd. Attendant-seriegesprek De Avaya-serverfunctie waarmee u trunkoproepen kunt doorverbinden die naar dezelfde attendant-positie worden teruggeleid nadat de opgeroepen partij heeft opgehangen. Attendant-uitsluiting De Avaya-serverfunctie waarmee u voorkomt dat een oproep met meerdere partijen die op de console is geplaatst, opnieuw kan worden ingevoerd, tenzij u opnieuw wordt opgeroepen door een systeemgebruiker.


WO-1

Woordenlijst

Attendant-vergadergesprek De Avaya-serverfunctie waarmee u een vergadergesprek kunt opzetten met maximaal vijf deelnemers. Attendant-weergave De Avaya-serverfunctie waarmee u persoonlijke informatie en informatie die verband houdt met de oproep kunt weergeven op het alfanumerieke display van de attendant-console. Automatisch beantwoorden De functie waarmee binnenkomende oproepen automatisch, zonder muisklik of gebruik van de toets F3, worden beantwoord. U kunt deze functie alleen gebruiken wanneer u een hoofdtelefoon hebt aangesloten op de console. Automatisch in wachtstand De Avaya-serverfunctie waarmee, indien ingeschakeld, actieve oproepen automatisch in de wachtstand worden geplaatst wanneer u een andere lijnweergavetoets selecteert. Automatische alternatieve routering (AAR) De Avaya-serverfunctie waarmee u de voorkeursroute (meestal de meest directe route) voor privé-netwerkoproepen kunt selecteren. Automatische netlijncontrole (ACA) Een Avaya-serverfunctie waarmee u controles op eventuele trunkfouten kunt uitvoeren. Automatische routeselectie (ARS) De Avaya-serverfunctie waarmee u de voorkeursroute (meestal de goedkoopste route) voor interlokale oproepen kunt selecteren. Aux-workmodus Een modus waarin agenten geen ACD-oproepen kunnen ontvangen.

B Beantwoordindicator Een kader dat de lijn aangeeft die behoort tot een oproep die wordt beantwoord als u op F4 drukt of op de knop Beantwoorden klikt. Bericht achterlaten De Avaya-serverfunctie waarmee u berichten kunt achterlaten voor systeemgebruikers. Berichten ophalen De Avaya-serverfunctie waarmee u berichten voor andere systeemgebruikers kunt ophalen. Bezet melden De Avaya-serverfunctie waarmee de console tijdelijk wordt verwijderd uit de huntgroep. Bezet-controle van telefoontoestellen en trunks Een Avaya-serverfunctie waarmee u testoproepen kunt plaatsen. Bezet-lampjesveld De lampjes behorende bij elke honderdgroepknop die de status van een groep toestellen aangeven.

WO-2


Woordenlijst

C Centrale attendant-service (CAS) Met deze functie kunnen systeemgebruikers die gebruikmaken van afzonderlijke servers op één of meerdere locaties, de attendant-posities concentreren op één locatie. Deze locatie wordt de CAS-hoofdlocatie genoemd. De ander locaties, meestal zonder attendants, worden CAS-nevenvestigingen genoemd. Coderen/decoderen Bij DCP-installaties (Digital Communications Protocol) is dit de optie waarmee wordt bepaald of het systeem spraaksignalen digitaal weergeeft volgens de geaccepteerde Mu-Law- of A-Law-standaarden. COM-poort De poort aan de achterzijde van de Softconsole-computer waaraan het telefoontoestel of de CallMaster VI fysiek moet zijn verbonden in DCP-installaties (Digital Communications Protocol). Consolebeheer De procedures die door de Softconsole-beheerder worden gebruikt om uw omgeving te definiëren. Tot deze verantwoordelijkheid behoort ook het maken van telefoonboeken die u via Softconsole kunt openen, het identificeren van gebruikers die toegang hebben tot Softconsole en het specificeren van de toetsenconfiguratie van de server door deze op dezelfde wijze te configureren als de Softconsole-software.

D Direct Department Calling (DDC) Een Avaya-serverfunctie waarmee u directe toegang hebt tot een andere antwoordgroep dan de attendant-groep, zelfs wanneer het systeem niet beschikt over de doorkiesfunctie. Directe trunkgroepselectie attendant De Avaya-serverfunctie waarmee u een trunkgroep voor een uitgaande oproep en een luidsprekeroproepzone of code-oproepzone kunt selecteren door te klikken op een knop voor een trunkgroep. Distributed Communications Protocol (DCP) Een bepaald type protocol dat wordt gebruikt voor de communicatie tussen de Avaya-server en Softconsole. Wanneer dit protocol wordt gebruikt, is extra hardware vereist (zoals de CallMaster VI) om de Softconsole-computer, het telefoontoestel en de Avaya-server te verbinden. Distributed Communications Service (DCS) Een configuratie die bestaat uit twee tot twintig afzonderlijke servers die onderling zijn verbonden. Deze systemen kunnen zich op verschillende geografische locaties bevinden. Doorkiezen (Direct Inward Dialing - DID) De Avaya-serverfunctie waarmee oproepen uit het openbare netwerk direct en zonder uw hulp kunnen worden verbonden met het gekozen toestel.


WO-3

Woordenlijst

DXS/BLF De functies Directe toestelselectie/Bezet-lampjesveld. Een onderdeel van het Softconsole-venster dat bestaat uit tabbladen. Elk tabblad bestaat uit een raster van 100 cellen, dat overeenkomt met de ingestelde toestellen op de server. Elke cel geeft informatie weer over een bepaald toestel en kan worden geselecteerd om het bijbehorende toestel te kiezen.

E externe trunkgroepen, knoppen voor Functietoetsen waarmee de attendant toegang heeft tot de externe trunkgroepen van het systeem.

F Faciliteit bezet, indicator De Avaya-serverfunctie waarmee u duidelijk kunt zien of een bepaalde trunkgroep of een bepaald toestel actief/bezet is. Faciliteittestoproep De Avaya-serverfunctie waarmee bevoegd personeel testoproepen kan plaatsen voor bepaalde trunks, toetstelefoons, tijdvakken en systeemtonen. Functie Groep selecteren Een functietoets waarmee de console in staat wordt gesteld aanvullende extensiegroepen op de BLF te controleren. functietoetsen De toetsen die toegang geven tot een Avaya-serverfunctie. Klik op de toets om de bijbehorende taak uit te voeren. De volgende functietoetsen zijn vereist op elke Softconsole: Splitsen, In wachtstand plaatsen, Geforceerd verbreken, Positie bezet en Nachtstand.

G Gespreksafhandelingsgebied Het onderste gedeelte van het Softconsole-venster waarin zes lijnen worden weergegeven die elk informatie bevatten over een huidige oproep. Gespreksdoorschakeling De Avaya-serverfunctie waarmee u onbeantwoorde interne en/of doorkiesoproepen (DID) kunt omleiden naar een andere positie. Gespreksdoorschakeling voor alle gesprekken De Avaya-serverfunctie waarmee u gespreksdoorschakeling kunt activeren en deactiveren voor alle gesprekken voor een toestel in het systeem. Gespreksregistratie accountcode-kiezen De Avaya-serverfunctie waarmee u gegevens over geselecteerde inkomende en uitgaande trunkoproepen kunt verzamelen en oproeprecords kunt maken.

WO-4


Woordenlijst

Gespreksregistratie accountcode-kiezen De Avaya-serverfunctie waarmee u gegevens over geselecteerde inkomende en uitgaande trunkoproepen kunt verzamelen en oproeprecords kunt maken. Gestuurde beperkingen De Avaya-serverfunctie waarmee u beperkingen voor afzonderlijke toestellen of groepen toestellen (op COR-basis) kunt activeren of deactiveren. Getimede herinnering Een tijdfunctie waarmee een speciale beltoon naar u wordt verzonden wanneer een oproep langer dan de vooraf ingestelde tijd op de console in de wachtstand heeft gestaan, of wanneer een doorverbonden oproep niet binnen de vooraf ingestelde tijd is beantwoord en is teruggeleid naar de console. Geïntegreerd telefoonboek De Avaya-serverfunctie waarmee u nummers kunt ophalen uit het systeemtelefoonboek. Het geïntegreerde telefoonboek is een van de vele telefoonboeken die de Softconsole-beheerder voor u beschikbaar kan maken.

H Honderdgroepknop De knop waarmee u toegang hebt tot maximaal 100 toestellen. huntgroepen Een groep toestellen die zijn toegewezen aan de functie Station Hunting zodat een oproep naar een bezet toestel wordt gerouteerd naar een vrij toestel in de groep.

I Identificatie opgeroepen partij De weergave waarin wordt weergegeven voor wie de oproep is bestemd. Voor oproepen naar een systeemgebruiker worden de cijfers tijdens het kiezen weergegeven. Als het kiezen is voltooid, worden de naam van de opgeroepen partij (indien beschikbaar) en het nummer van het toestel weergegeven. Bij uitgaande trunkoproepen worden de cijfers tijdens het kiezen weergegeven, gevolgd door de naam en toegangscode van de trunkgroep die wordt gebruikt. identificatie oproepdoel Tekst (indien beschikbaar) die wordt weergegeven op de lijn. Identificatie oproepende partij De weergave waarin wordt aangegeven wie de oproep plaatst. Wanneer een oproep wordt geplaatst door een systeemgebruiker, wordt de naam van de oproepende partij of een unieke identificatie gebruikt. Ook wordt het toestelnummer van de oproepende partij weergegeven. Wanneer de oproep een externe oproep is, wordt de trunkidentificatie weergegeven, zoals bijvoorbeeld AMSTERDAM en de trunktoegangscode die is toegewezen aan de trunkgroep die voor de oproep wordt gebruikt.


WO-5

Woordenlijst

Identificatie verkeersklasse Alle systeemgebruikers hebben een verkeersklasse (COR) voor de definitie van hun oproepprivileges. De COR bestaat uit twee cijfers en wordt gevolgd door vier tekens. U kunt de COR van een gebruiker weergeven door op de functietoets COR te drukken. U kunt de COR-informatie verkrijgen van de beheerder van uw Avaya-server. Inter-PBX Attendant Service (IAS) De Avaya-serverfunctie waarmee u attendant-posities voor meerdere vestigingen kunt concentreren op één centrale locatie.

K Kladblok Als het notitieveld wordt beheerd voor het Softconsole-telefoonboek, kunt u notities maken die betrekking hebben op een bepaald telefoonboekitem. Deze notities kunnen informatie bevatten over de vakantieperiode van een persoon, over de uren waarop deze persoon te bereiken is, etc. De informatie wordt opgeslagen bij het bijbehorende telefoonboekitem totdat deze wordt overschreven of verwijderd door u of door een andere attendant. Knop Meer informatie Een knop in de lijnweergave met daarop de letter “i”. U kunt op deze knop klikken (of op ALT-I drukken) om een alleen-lezen dialoogvenster te openen met informatie (indien beschikbaar) voor de weergavevelden van de tweede partij.

L LAN Een netwerk dat is ontwikkeld voor een beperkt geografisch gebied. lijnweergave Een onderdeel van het Softconsole-venster waarin informatie wordt weergegeven over alle oproepen die u momenteel afhandelt. De lijnweergave bestaat uit een lijnstatuspictogram, een gesprekstimer, tekstberichten die zijn verstuurd vanaf de server, de naam van de tweede partij en de bijbehorende notities, een informatieknop en een commentaargebied. locatie voor onderhoud op afstand Een locatie op afstand waarnaar systeemalarmen automatisch worden gestuurd. lokale trunkgroepen, knoppen voor Functietoetsen waarmee u toegang hebt tot de lokale trunkgroepen van het systeem.

N Nachtstand De Avaya-serverfunctie waarmee alle attendant-groepoproepen voor de hoofd- en dagconsole naar een nachtconsole worden geleid.

WO-6


Woordenlijst

Nachtstandtoestel De Avaya-serverfunctie waarmee inkomende trunkoproepen waaraan nog geen attendant is toegewezen, naar aangewezen toestellen worden geleid wanneer het systeem in de nachtstand is geplaatst. Netwerktoegang-openbaar Voor uitgaande oproepen naar het openbare netwerk kunt u de ARS-functie (indien beschikbaar) gebruiken om de beste route te selecteren die op het moment van de oproep beschikbaar is. Voor handmatige routeselectie kunnen toegangscodes aan uitgaande routes worden toegewezen. Netwerktoegang-privé De Avaya-serverfunctie waarmee oproepen kunnen worden verbonden aan netwerken zoals Common Control Switching Arrangement (CCSA), Electronic Tandem Network (ETN) en Enhanced Private Switched Communications Service (EPSCS). Niet splitsen De Avaya-serverfunctie waarmee u Automatisch starten tijdelijk kunt uitschakelen en DTMF kunt verzenden. Niet-beantwoorden-timer De timingfunctie waarmee u een vertragingsdrempel kunt verhogen wanneer een oproep naar de attendant niet binnen een vooraf vastgestelde tijd wordt beantwoord. Noodtoegang tot de attendant De Avaya-serverfunctie waarmee noodoproepen door het systeem automatisch naar u worden geleid, of worden gekozen door systeemgebruikers; en waarmee u dergelijke oproepen prioriteit kunt geven. Noodvoorzieningsknop De knop die paars wordt wanneer er een noodoproep voor u wordt geplaatst.

O Omleidingsfuncties Serverfuncties die, indien geactiveerd, ervoor zorgen dat de oproep op een ander toestel binnenkomt dan het gekozen toestel. Onmiddellijke handmatige negeeroptie De optie Tijd-van-de-dag-routering waarmee u het huidige routeringsplan kunt wijzigen en een nieuw plan kunt opstellen. opmerkingengebied Een gebied aan de rechterzijde van de lijnweergave waarin u opmerkingen kunt invoeren terwijl u bezig bent met het afhandelen van een oproep. Deze opmerkingen blijven alleen tijdens de oproep bewaard. Oproep parkeren De Avaya-serverfunctie waarmee u een binnenkomende oproep bij een bepaald toestel in de wachtstand kunt plaatsen en waarmee u de oproep vervolgens vanaf een willekeurig ander toestel in het systeem kunt ophalen. oproeptimer Wanneer u een oproep beantwoordt (of wanneer een oproep wordt beantwoord met de functie Automatisch beantwoorden), wordt de oproeptimer weergegeven aan de linkerzijde van de lijnweergave. De timer geeft de duur van de oproep weer.


WO-7

Woordenlijst

oproepverwerkingssysteem Een telecommunicatiesysteem waarmee spraak- en data-informatie tussen verschillende eindpunten, zoals toestellen, terminals en computers, wordt gerouteerd. Het systeem biedt uitgebreide netwerkmogelijkheden en beschikt over een groot aantal standaardfuncties.

P Partij Een algemene benaming voor personen die oproepen plaatsen en ontvangen op servertoestellen of externe toestellen. Positie beschikbaar Een status, aangegeven met een consolelampje, waarin de console een oproep kan ontvangen. Dit betekent dat er geen oproepen op de console worden weergegeven, dat de knop Positie bezet niet is ingeschakeld en dat er een Alleen-dag-console wordt gebruikt die zich niet in de nachtstand bevindt. Programmeren zonder hardware De Avaya-serverfunctie waarmee u toestellen kunt beheren zonder dat u een poortlocatie hoeft op te geven. Deze toestellen worden “fantoomtoestellen” genoemd en genereren geen alarmmeldingen en fouten als het station is omgezet maar nog niet is geïnstalleerd.

R Raadplegen De Avaya-serverfunctie waarmee u met de opgeroepen partij kunt spreken nadat u een omgeleide oproep hebt beantwoord. Remote in wachtstand Een functie die door CAS-attendants wordt gebruikt voor het in de wachtstand plaatsen van een oproep voor een vestiging.

S Serviceklasse (COS) De Avaya-serverfunctie waarmee wordt aangeduid of telefoongebruikers toegang hebben tot de volgende functies: Automatisch terugbellen, Gespreksdoorschakeling voor alle gesprekken, Client-ruimte, Consolepermissies, Gegevensprivacy, Van de -haak (waarschuwing) en Prioriteitsoproep. snelkoppeling Een sneltoets of een toetsencombinatie, zoals ALT-L, waarmee u toegang hebt tot bepaalde Softconsole-functies of -telefoonboeken en waarmee u bepaalde taken snel kunt uitvoeren. Sneltoetsen worden geprogrammeerd door de Softconsole-beheerder. systeemalarmen De waarschuwingssignalen van de Avaya-server bestaan uit zichtbare signalen op de console, op bepaalde telefoontoestellen en op de systeembehuizing.

WO-8


Woordenlijst

T Telefoonboekbeheer De procedures die de Softconsole-beheerder gebruikt om de voor Softconsole vereiste databasegegevens voor communicatie met de Avaya-server te definiëren en vervolgens te identificeren. Terugbelverzoek De Avaya-serverfunctie waarmee u een bericht voor de opgeroepen partij kunt achterlaten na het beantwoorden van de omgeleide oproep. Terugval-timeout De tijdschakelfunctie waarmee speciale beltonen naar de attendant worden gestuurd wanneer een doorverbonden oproep niet binnen een vooraf vastgestelde tijd is beantwoord en is teruggeleid naar de console. Tijd-van-de-dag-routering De Avaya-serverfunctie waarmee u uitgaande oproepen op de meest voordelige route kunt plaatsen. Dit is afhankelijk van het tijdstip en de dag van de week. Tijdelijke handmatige negeeroptie Met de optie Tijd-van-de-dag-routering kunt u de dag en het tijdstip opgeven waarop u het geplande Tijd-van-de-dag-routeringsplan wilt negeren. U kunt tevens een datum en tijdstip opgeven voor het automatisch of handmatig deactiveren van de Tijdelijke handmatige negeeroptie. Toegang tot individuele attendant De Avaya-serverfunctie waarmee u gebruikers toegang kunt geven tot een bepaalde attendant-console door direct het nummer te kiezen van het toestel van de attendant. Toegang tot luidsprekeroproepen De Avaya-serverfunctie waarmee u toegang hebt tot apparatuur voor luidsprekeroproepen. Toegang tot selectieve oproepen De Avaya-serverfunctie waarmee u een opgeroepen partij in maximaal negen gebieden (zones) kunt pagineren met gecodeerde luide signalen. Toegang-deluxe tot luidsprekeroproepen De Avaya-serverfunctie waarmee u toegang hebt tot apparatuur voor luidsprekeroproepen en waarmee u oproepen eenvoudig kunt parkeren. Trunk beantwoorden vanaf elk station (TAAS) Een Avaya-serverfunctie waarmee een stationgebruiker een toegangscode kan kiezen en oproepen kan beantwoorden die gewoonlijk naar u worden geleid. Trunk-naar-trunk-overdracht De Avaya-serverfunctie waarmee u twee uitgaande trunkoproepen kunt opzetten en verbinden. Trunkgroep bezet/waarschuwingsindicator aan attendant De Avaya-serverfunctie die wordt gebruikt om een indicatie te geven van het trunkgebruik. Trunkgroepknoppen De knoppen waarmee u een uitgaande trunkgroep kunt selecteren. De knoppen kunnen ook worden gebruikt voor het werken met de functies Toegang tot selectieve oproepen en Toegang tot luidsprekeroproepen.


WO-9

Woordenlijst

Trunkidentificatie De Avaya-serverfunctie die wordt gebruikt om de trunk te identificeren waarbij een probleem is opgetreden.

U Uniform Call Distribution (UCD) Een Avaya-serverfunctie waarmee u directe toegang hebt tot een andere antwoordgroep dan de attendant-groep, zelfs wanneer het systeem niet beschikt over de doorkiesfunctie.

V Verbreek-timer nachtstand De timer die bepaalt hoe lang een inkomende oproep zonder de supervisie af te breken onbeantwoord kan blijven op een nachtbestemming, wanneer de server zich bevindt in de nachtstand. Verkeersklasse (COR) De Avaya-serverfunctie waarmee u meerdere klassen voor gespreksprivileges kunt definiëren. Systemen kunnen zijn voorzien van één COR, één COR zonder beperkingen of meerdere COR’s om de gewenste beperkingen te kunnen doorvoeren. Verkort kiezen De Avaya-serverfunctie waarmee u nummers kunt opslaan en herhalen om oproepen te plaatsen en functies te activeren. Met deze functie kunt u het aantal toetsaanslagen beperken dat nodig is voor het kiezen van een nummer. Verkort kiezen, functietoetsen Met de functietoetsen Verkort kiezen kunt u snel het geselecteerde nummer kiezen of toegang krijgen tot de lijsten voor verkort kiezen. Visueel-gehandicapte attendant-service (VIAS) De Avaya-serverfunctie waarmee gesproken feedback wordt verzorgd voor visueel gehandicapte attendants.

W Waarschuwing gemeld, indicator De indicator die onder aan het Softconsole-venster wordt weergegeven en aanduidt dat er een Avaya-serverprobleem is gedetecteerd en gemeld bij de serviceorganisatie. Waarschuwingsindicator De indicator die onder aan het Softconsole-venster wordt weergegeven wanneer er een Avaya-serverprobleem optreedt.

WO-10


Woordenlijst

Waarschuwingsindicatoren op de console De ingebouwde waarschuwingslampjes die grote en kleine Avaya-serverproblemen aanduiden. Ook functietoetsen kunnen als waarschuwingsindicatoren fungeren. Met behulp van functietoetsen kunnen meer specifieke problemen worden weergegeven. Waarschuwingstimer De Avaya-serverfunctie waarmee u een onbeantwoorde oproep of een in de wachtstand geplaatste oproep kunt beëindigen als deze niet wordt beantwoord binnen de vooraf vastgestelde tijd. Wachtende attendant-oproep De Avaya-serverfunctie waarmee u een oproep kunt doorverbinden van de console naar een bezet toestel met een enkele lijn binnen het systeem, om de oproep bij dit toestel in de wachtstand te plaatsen. wachttijd Wanneer een oproep zich in de wachtstand bevindt, wordt de wachttijd weergegeven in minuten en seconden. Weergave tweede partij Het gebied onder de gespreksverwerkingsweergave dat informatie bevat over de opgeroepen of oproepende partij voor de huidige oproep. weergaveknoppen De knoppen die toegang bieden tot een weergavefunctie. Klik op de knop om de bijbehorende taak uit te voeren. De weergaveknoppen die voor elke Softconsole zijn vereist, zijn Normaal en Volgende. Wanneer u de functie Geïntegreerd telefoonboek niet gebruikt, is de knop Volgende niet vereist.


WO-11

Woordenlijst

WO-12


Index

IN

Numeriek 8411D-toestel, 4-2

A aankondigen van oproepen, 3-17 Aanmeldingsoptie, 1-7 Aanvrager, 1-23 afhandelen van oproepen problemen oplossen, 4-3 afsluiten, 1-30 afspeelapparaten, 1-10 Attendant auto-handmatig afsplitsen, 3-26 Attendant terugbellen, 3-7 Attendant-besturing, 1-18 Attendant-uitsluiting, 3-7 Attendant-vergadergesprek, 3-5 Attendant-wachtrij-indicator (AQI), 1-19 Auto Wakeup Alarm (functietoets), 4-6 Automatisch beantwoorden (functie), 3-3, 3-4 Automatisch doorverbinden (functie), 1-10, 1-23, 3-15, 3-16 uitschakelen, 3-16 Automatisch in wachtstand, 3-3, 3-8, 3-13 ingeschakeld, 3-14 uitgeschakeld, 3-13 Automatisch starten (functie), 3-10, 3-12, 3-19 Automatische netlijncontrole (functie), 4-7

B Beantwoorden, indicator, 3-3 Belangrijke waarschuwing (functietoets), 4-6 Bezetcontrole (functie), 4-7, 4-8 huntgroepen, 4-9 telefoontoestellen, 4-8 trunks, 4-10 Bezet-lampjesveld-weergave, 1-13

C CallMaster VI-telefoon problemen oplossen, 4-2 volumeaanpassing, 1-23 CAS-oproepen, 1-3, 3-23 vestiging waarvan oproep afkomstig is, 3-23 vestigingen, 3-24

CAS-systeemomgeving, 1-3, 3-5, 3-26 Bezet-lampjesveld, 3-23 niet-beantwoorde oproepen, 3-25 oproepen doorverbinden, 3-23 Remote in wachtstand, 3-9 splitsen van oproepen, 3-26 vergadergesprek, 3-5 CDR 1 Failure-In (functietoets), 4-6 CDR 2 Failure-In (functietoets), 4-6 commentaargebied, 1-15, 2-7

D DCS-bezetcontrole (functie), 4-7, 4-11 DCS-systeemomgeving, 1-3 Bezetcontrole (functie), 4-11 De functie Groep selecteren., 3-12 Directe trunkgroepselectie attendant, 3-23 Doorschakelingspunt, 1-23 doorverbinden met aankondiging, 3-15 zonder aankondiging, 3-15 doorverbinden van oproepen Automatisch doorverbinden (functie), 3-16 met aankondiging, 3-17 DXS/BLF grootte aanpassen, 1-22 verbergen, 1-22 DXS/BLF (functie), 3-28 oproepen doorverbinden, 3-17 telefoonrecord bekijken, 3-28 DXS/BLF-weergave, 1-13

E e-mailfunctie, 2-9 extern nummer doorverbinden van oproepen, 3-19 externe oproep, 3-12 externe trunkgroepen, knoppen voor, 4-14

F Faciliteit bezet, indicator, 3-23 Foutopsporingsfunctie (Debug), 1-10 functies voor het afhandelen van oproepen overzicht, 3-1 functietoetsen, 1-16 problemen oplossen, 4-3


IN-1

Index

G

M

gebruikerswachtwoord, 1-28 Geforceerd verbreken (knop), 3-6, 3-26

menu Actie, 1-11 menu Beeld, 1-7, 1-10 optie Standaardweergave herstellen, 1-22 optie Systeeminstellingen, 1-23 opties voor geluidsregeling, 1-24 menu Bestand, 1-7 menu Functies, 1-11 menu Help, 1-11 menu Trunks, 1-11 menu Weergave, 1-11 menubalk, 1-7 met aankondiging doorverbinden, 3-15

H hardware, waarschuwingsindicatoren, 4-6 Help-tip, 1-16 herinneringsinterval, 3-7 Honderdgroepknop, 3-23

I

N

iClarity IP Audio, 4-2 in wachtstand plaatsen, 3-7 Individuele oproepen (indicator), 1-19 inkomende oproep, 3-3 inkomende trunkoproep, 3-21, 3-22 IP-configuraties afmelden, 1-30 IP-aanmelding, 1-29 problemen oplossen, 4-2 volumeregelaar, 1-24

K kiesregels, 1-10, 4-4 kiestoetsen, 1-22 Knop Meer informatie, 3-28 knop Meer informatie, 1-15 knop Volgende, 1-17

L lijn commentaargebied, 3-27 lijnstatus, 2-9 lijnweergave, 1-14 commentaargebied, 1-15 grootte aanpassen, 1-22 lokale trunkgroepen, knoppen voor, 4-14 luidspreker/microfoon problemen oplossen, 4-2

IN-2


netnummers, 4-4 noodoproep, 3-4 Noodvoorzieningsknop, 3-4

O opmerkingen invoeren, 3-27 opnameapparaten, 1-10 oproep in wachtstand opmerkingen toevoegen, 3-7 uit de wachtstand halen, 3-8 oproep, op afstand in wachtstand plaatsen beantwoorden, 3-9 oproepafhandelingsgebied, 1-14 oproepen aankondigen, 3-17 beantwoorden, 3-3 externe oproep plaatsen, 3-12 in wachtstand plaatsen, 3-7 manieren van doorverbinden, 3-15 plaatsen, 3-10 verbreken, 3-14 oproepen afhandelen, methoden, 3-2 oproeptimer, 1-14 optie Details weergeven, 2-8 Optie Kieseigenschappen, 4-4 optie Kieseigenschappen, 1-10 optie Systeeminstellingen, 1-10 Automatisch doorverbinden (functie), 1-23 Weergave tweede partij, 1-23 overzicht, 1-2

Index

P PC Console, 3-2, 3-6 plaatsen, 3-12 plaatsen van oproepen, 3-12 PMS Link Failure (functietoets), 4-6 PMS-printerwaarschuwing (functietoets), 4-6 Positie beschikbaar (indicator), 1-19 problemen oplossen, 4-1, 4-2

Splitsen (knop), 3-21, 3-22, 3-26 standaardtelefoonboek, 1-12 standaardweergave, 1-5 standaardweergave herstellen, 1-10, 1-22 Statusbalk waarschuwingsindicatoren, 4-5 statusbalk, 1-19 statuslampjes, 1-19 systeeminstellingen, 1-23

T R Remote in wachtstand, 3-9 RLT, 1-3 RLT’s (Release Line Trunks), 1-3

S server problemen oplossen, 4-5 snelkiesknop, 2-8 sneltoetsen, 1-20, 3-2 Softconsole, 1-2, 1-7, 1-11 aanpassen, 1-22 functies voor het afhandelen van oproepen, 3-1 gebruikersidentificatie, 1-28 menu Functies, 1-11 menu Trunks, 1-11 menu Weergave, 1-11 openen, 1-28 problemen oplossen, 4-1 trage werking, 4-3 wachtwoord, 1-28 Softconsole-sessie, 1-30 starten, 1-28 Softconsole-telefoonboeken, 2-3 commentaargebied, 2-7 e-mail versturen, 2-9 items toevoegen, 2-6 items verwijderen, 2-7 items wijzigen, 2-6 lijnstatus bekijken, 2-9 openen, 2-2 oproepen plaatsen, 2-5 optie Details weergeven, 2-8 overzicht, 2-1 Weergeven (optie), 2-8 Softconsole-venster, 1-5, 1-10, 1-13, 1-14, 1-15 functietoetsen, 1-16 grootte aanpassen, 1-22 lijnweergave, 1-14 onderdelen, 1-6, 1-14 standaardweergave herstellen, 1-22 statusbalk, 1-19 telefoonboekweergavegebieden, 1-12 trunkknoppen, 1-18 weergavetoetsen, 1-17 werkbalk Actie, 1-15

Tekstvak weergeven, 1-19 uitschakelen, 1-22 Telefoonboek (functie), 3-23 problemen oplossen, 4-4 telefoonboeken “type down”-zoekactie, 2-4 bekijken, 2-8 detailrecord, 2-8 doorzoeken, 2-3 e-mail versturen, 2-9 items toevoegen, 2-6 items verwijderen, 2-7 items wijzigen, 2-6 lijnstatus bekijken, 2-9 notities toevoegen, 2-7 oproepen plaatsen, 2-5 overzicht, 2-1 selecteren, 2-2 telefoonboekfuncties, 2-1 Telefoonboekmenu, 1-11 Telefoonboekweergavegebied, 1-12 tijdelijke opmerkingen, 3-27 Toegang tot luidsprekeroproepen, 3-23 Toegang tot selectieve oproepen, 3-23 toegangscode, 4-4 toestel problemen oplossen, 4-2 toetsenbordcombinaties, 3-2 Trunkgroep bezet/waarschuwingsindicator aan attendant, 4-7, 4-14 Trunkgroep in gebruik, 1-18 trunkgroep, selectieknop, 3-13 oproepen doorverbinden, 3-20 trunkgroepstatus, 4-14 Trunkgroepwaarschuwing, 1-18 Trunkidentificatie (functie), 4-7, 4-15 Trunkidentificatie (knop), 4-15 trunkknoppen, 1-18 Trunk-naar-trunk doorverbinden (functie), 3-21, 3-22 trunkstatusindicators, 1-18 trunktoegangscode, 3-12 “type down”-zoekactie, 2-4 Tweede partij, informatie Knop Meer informatie, 3-28


IN-3

Index

V Verbinding niet actief (indicator), 1-19 Verbindingsfout (functietoets), 4-6 verbreken van oproepen, 3-14 vergadergesprek, 3-2 aantal deelnemers, 3-5 beëindigen, 3-6 CAS-omgeving, 3-5 in wachtstand plaatsen, 3-7 verlaten, 3-5 Vergadergesprek beëindigen (functietoets), 3-2, 3-6 Verkort kiezen, 3-23 volumeaanpassing, 1-23 volumeregelaar, 1-10

W Waarschuwing gemeld (indicator), 1-19, 4-5 waarschuwingsindicator, 1-19, 4-5 waarschuwingsindicatoren, 4-5 waarschuwingslampje Wachtende oproep, 1-19 waarschuwingslampjes, 4-6 wachtwoord, 1-28 Weergave tweede partij, 1-12, 1-15 Weergave tweede partij gebruiken, 1-10, 1-23 weergavetoetsen, 1-17 Weergeven (optie), 2-8 werkbalk Actie, 1-15 werkbalk Weergavecontrole, 1-17 werkbalken grootte aanpassen, 1-22 wizard Afstemming, 1-24

Z zoeken, 2-3 zonder aankondiging doorverbinden, 3-15

IN-4


Release 1.5 Attendant-handleiding

Recommend Documents