Release notes Release BE.11.15
CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail:
[email protected]
CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail:
[email protected]
WWW.CARYAGROUP.EU
Inhoudstafel 1 Release notes - Release BE.11.15 NL 1.1 Algemeen 1.1.1 Aangepaste functionaliteit 1.1.1.1 Full view Financial Services (KVE - CR/499)
1 1 1 1
1.1.1.1.1 Contract info
1
1.1.1.1.2 Directe communicatie met FS
3
1.1.1.1.3 Overzicht onderhoudscontracten
6
1.1.2 Performatie verbeteringen
7
1.1.2.1 Snelheid Annulatie provisies (GDS)
7
1.1.2.2 Filter op Status artikelen in Werkplaatsplanning (GDS)
7
1.1.2.3 Geboekte facturen - Performantietip
8
1.1.2.4 Debiteurenbeheer - Performantietip
9
1.1.3 Oplossingen van fouten 1.1.3.1 Afdrukken facturen (TVH - CR/891 - CR/639) 1.2 Receptie 1.2.1 Nieuwe functionaliteit
9 9 10 10
1.2.1.1 Voertuigen klaar om afgehaald te worden op DDS (KVE - CR/663)
10
1.2.1.2 Pop-up voor ingave e-mail adres bij naverkoop (GDS - CR/666)
12
1.2.1.2.1 Communicatie van BMW uit
12
1.2.1.2.2 Instellingen
13
1.2.1.2.3 Creatie order
13
1.2.1.2.4 Lijst Analyse actieve klanten met/zonder email
15
1.2.2 Aangepaste functionaliteit 1.2.2.1 Labels voor vrije velden in klantenkaart (GDS - CR/69) 1.2.3 Oplossingen van fouten
17 17 19
1.2.3.1 Aanpassingen klantenkaart (TVH - CR/782)
19
1.2.3.2 Intern documentnummer in Voertuighistoriek (TVH - CR/49)
20
1.2.3.3 Facturatieklant op voetteksten (SBA - CR/940)
20
1.3 Magazijn 1.3.1 Nieuwe functionaliteit 1.3.1.1 EAN13 veld op Wisselstukkaart (TVH - CR/788) 1.3.2 Aangepaste functionaliteit
21 21 21 22
1.3.2.1 Veld Klantentekst toegevoegd op Inkoopvoorstel (SBA - CR/457)
22
1.3.2.2 Kostprijs informatie
23
1.3.2.3 4th Level klanten
24
1.3.2.3.1 Parameterisatie Dealernummer 4th level klant
28
1.3.2.3.2 Parameterisatie Dealernummer concessie
28
1.3.2.3.3 4th level SRD bewegingen 1.3.3 Oplossingen van fouten
29 29
1.3.3.1 Schapnummer verdween bij wisselstukvervangingen (GDS - CR/804)
29
1.3.3.2 Factuurnummer op afdruk Geboekte verkoopfactuur (SBA - CR/60)
30
1.4 Werkplaats 1.4.1 Aangepaste functionaliteit
31 31
1.4.1.1 Klantenopmerkingen van alle gelinkte klanten worden getoond bij creatie van een order (SBA 31 - CR/418) 1.4.1.2 Kortingscode toegevoegd in venster Geboekte verkoopfactuur (SBA - CR/70)
32
1.4.1.3 Meerdere facturatieklanten op een order (TVH - CR/700)
33
1.4.2 Oplossingen van fouten
34
1.4.2.1 Foutmelding bij creatie van werkplaatsorder via offerte (SBA - CR/742)
34
1.4.2.2 Aanmaken order vanuit offerte (TVH - CR/936)
34
1.4.2.3 Probleem huurwagenplanning na verlengen/herplannen werkplaatsorder (TVH - CR/807)
34
1.4.2.4 BTW op garantiefacturen (TVH - CR/849)
35
1.4.2.5 Stukken importeren uit ETK - selectie (SBA - CR/632)
36
1.5 Voertuigadministratie 1.5.1 Nieuwe functionaliteit
37 37
1.5.1.1 Banden contract (TVH - CR/714)
37
1.5.1.2 E-Serie toegevoegd op overzicht verkoopfiches (IWE - CR/932)
41
1.5.2 Aangepaste functionaliteit
42
1.5.2.1 Voertuigen in buitenland ingeschreven (SBA - CR/765)
42
1.5.2.2 Mobility Card: Model X1 toegevoegd (IWE - CR/902)
42
1.5.2.3 Mobility Card: Sport Hockey toegevoegd (SBA - CR/858)
43
1.6 Sales 1.6.1 Nieuwe functionaliteit 1.6.1.1 Debiteurenbeheer 1.7 CRM verantwoordelijke 1.7.1 Aangepaste functionaliteit 1.7.1.1 Importeren campagne deelnemers (IWE - CR/657)
44 44 44 45 45 45
1.8 Boekhouding & Administratie
46
1.8.1 Aangepaste functionaliteit
46
1.8.1.1 Debiteurenbeheer (SBA - CR/712)
46
1.8.1.1.1 Uitbreiden opties aanmaningsbrieven
46
1.8.1.1.2 Debiteurenbeheer - Locatie
47
1.8.1.1.3 Dubieuze debiteuren - nachtelijke batch
47
1.8.1.1.4 Aanmaningsniveau toegevoegd in aanmaningen overzicht (TVH - CR/26)
48
1.8.1.2 Optimalisatie BTW sjabloon (IWE - CR/937) 1.8.2 Oplossingen van fouten
49 50
50
1.8.2.1 Rekeningschema (TVH - CR/871)
51
1.9 IT-verantwoordelijke concessiehouder 1.9.1 Aangepaste functionaliteit
51
1.9.1.1 Reservekopie nemen
51
Index
0
1 Release notes - Release BE.11.15 NL 1.1 Algemeen 1.1.1 Aangepaste functionaliteit 1.1.1.1 Full view Financial Services (KVE - CR/499) 1.1.1.1.1 Contract info Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders factuur. Volgend venster verschijnt.
Werkplaatsorder
In dit venster heeft u de mogelijkheid om via de knop Contract informatie of via de Refresh knop alle info over een onderhoudscontract te raadplegen. Bij ingave van een nieuw werkplaatsorder bevat het gedeelte Contract informatie (rechts in het venster) alleen titels. Indien u op de Refresh knop drukt, dan krijgt u de contract informatie van het voertuig op het werkplaatsorder te zien in het gedeelte Contract Informatie. Het ophalen van de nieuwe contractgegevens gebeurt enkel indien de datum in het veld Laatste aanvraag ouder is dan 24 uur.
© 2011 Carya Group
1
Indien u op de Contract informatie knop drukt, dan krijgt u volgend venster te zien.
Contract info
Volgende informatie is beschikbaar: Financieel contract: BMW Financial Services Belgium NV Alphabet Belgium NV Neen Type onderhoudscontract: Serenity Essential België Serenity Essential Luxemburg Extra Services BMW 7 Reeks België Extra Services BMW 7 Reeks Luxemburg Serenity All Inclusive België Serenity All Inclusive Luxemburg Onderhoud & Herstellingen inbegrepen Verzekering: Accident Management inbegrepen Verzekering/BMW-MINI Protection inbegrepen Verzekering/AlphaCover inbegrepen Verzekering/BMW Protection niet meer inbegrepen Verzekering/AlphaCover/Accident Management niet meer inbegrepen Niet inbegrepen Reparatie/Onderhoud: Inbegrepen, akkoord via ROB Inbegrepen, akkoord via Technical Department (
[email protected]) Inbegrepen, akkoord via Navision Niet inbegrepen Zomerbanden: Inbegrepen, akkoord via ROB Niet inbegrepen Winterbanden: Inbegrepen, akkoord via ROB Niet inbegrepen
© 2011 Carya Group
2
Bijstand: Inbegrepen Niet inbegrepen Vervangwagen: Vervangwagen onmiddellijk inbegrepen Vervangwagen inbegrepen bij immobilisatie vanaf 24 uur Niet inbegrepen
1.1.1.1.2 Directe communicatie met FS Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders factuur. Volgend venster verschijnt.
Werkplaatsorder
In dit venster heeft u de mogelijkheid om via een soort van email verkeer vragen te stellen aan de technische dienst bij FS. Druk op het knopje met het envelopje naast de onderhoudscontract gegevens. Let op: Dit is alleen mogelijk wanneer er een dossiernummer is ingevuld.
© 2011 Carya Group
3
Volgend venster verschijnt.
BMW FS Berichten
Onderaan in het gedeelte Nieuw bericht kunt u uw vragen stellen.
BMW FS Berichten
Door op de knop Versturen te klikken, wordt het bericht naar Financial Services gestuurd waar het behandeld kan worden.
© 2011 Carya Group
4
BMW FS Berichten
Zij beantwoorden uw vraag en dit antwoord kan u dan raadplegen in ditzelfde venster. Als u een antwoord heeft ontvangen van FS kleurt het knopje met het envelopje in het werkplaatsorder venster rood . De controle op nieuwe berichten gebeurt automatisch om het half uur. Bovenaan in dit venster kunt u links de Inbox raadplegen. Deze Inbox bevat het aantal berichten dat verstuurd en beantwoord werden. De berichten die u zelf gestuurd heeft, hebben het onderwerp Question. Tussen de haakjes staat de naam van de gebruiker die het bericht verstuurd heeft.
BMW FS Berichten
De antwoorden van Financial Services bevatten hetzelfde maar dit wordt altijd voorafgegaan door “RE:”. De inhoud van de berichten kan u raadplegen in het vak Detail door op het betreffende bericht te klikken in het vak Inbox.
© 2011 Carya Group
5
In het werkplaatsorder werd de functionaliteit Functies - Onderhoudscontract controleren ([Ctrl] +[U]) uitgebreid. Naast het aanvragen van de goedkeuring wordt er nu ook gekeken of er nieuwe berichten beschikbaar zijn.
1.1.1.1.3 Overzicht onderhoudscontracten Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Periodieke activiteiten - Overzicht goedkeuringen aanvragen onderhoudscontracten. Volgend venster verschijnt.
Overzicht onderhoudscontract goedkeuringen
In dit venster kunt u nu ook zien of u een nieuw bericht ontvangen heeft van Financial Services in de kolom Berichten. De kolom Berichten bevat een zwarte envelop indien er nog geen berichten uitwisseling is geweest voor dit order. De kolom Berichten bevat een gele envelop indien alle berichten voor dit order gelezen werden. De kolom Berichten bevat een rode envelop indien er nog ongelezen berichten zijn voor dit order. Deze informatie wordt automatisch om het half uur hernieuwd. Indien u de informatie onmiddellijk wenst te vernieuwen kunt u op de knop Alles hercontroleren drukken.
© 2011 Carya Group
6
1.1.2 Performatie verbeteringen 1.1.2.1 Snelheid Annulatie provisies (GDS) Ga naar Financieel - Financieel - Diverse inkoopcreditnota's. Ga naar Functies - Annulatie provisie op chassisnr.. Selecteer Yes op de vraag Nieuwe openstaande provisioneringen ophalen?. Volgend venster verschijnt onmiddellijk.
Annulation Provision VIN
Het ophalen van deze lijst gebeurt nu veel sneller.
1.1.2.2 Filter op Status artikelen in Werkplaatsplanning (GDS) Ga naar Beheer werkplaats - Werkplaats beheer - Werkplaatsplanning. Het venster Werkplaats planning verschijnt. Plaats via [F7] een filter op de kolom Status artikelen.
Werkplaats planning
Door het toevoegen van een nieuwe sleutel gebeurt deze filtering sneller en is dit efficienter voor de andere gebruikers.
© 2011 Carya Group
7
1.1.2.3 Geboekte facturen - Performantietip Ga naar Beheer werkplaats - Beheer werkplaats - Geboekte facturen. Volgend venster verschijnt.
Geboekte facturen
In dit venster is het performanter om een factuur te zoeken door "SS.10.1234" in te geven ipv "*.10.1234". Het ophalen van deze factuur zal veel sneller gebeuren wegens het gebruik van de sleutel. Het systeem blijft op deze manier ook performant voor de andere gebruikers. Dit is eveneens van toepassing op de Geboekte facturen bij Verkopen voertuigen en Verkoop wisselstukken als ook de Gearchiveerde orders. Deze performantietip is eveneens van toepassing in de werkplaatsorders via de knop Functies Document kopiëren. Deze functionaliteit gaat eveneens zoeken in de gearchiveerde orders.
© 2011 Carya Group
8
1.1.2.4 Debiteurenbeheer - Performantietip Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Aanmaningen Debiteurenbeheer. Volgend venster verschijnt.
Debiteurenbeheer
Indien het lang duurt voor dit venster verschijnt: Open de Klantenfiche voor de garantieklanten en de interne klanten. In de tab Facturering verwijdert u de Aanmaningsvoorwaarden. Hierdoor worden deze klanten niet meegerekend in de aanmaningsberekeningen en wordt met deze klanten ook geen rekening gehouden bij het openen van het venster Debiteurenbeheer. Een tweede performantietip voor dit venster is, dat u voor u dit venster opent, eerst alle openstaande facturen vereffent met de juiste betalingen.
1.1.3 Oplossingen van fouten 1.1.3.1 Afdrukken facturen (TVH - CR/891 - CR/639) Bij het afdrukken van een factuur kwam een nederlands BTW nummer verkeerd op de afdruk. Dit probleem werd nu verholpen. Foutieve afdruk: BTW NLB12345678901 -> Correcte afdruk: BTW NL123456789B01
© 2011 Carya Group
9
1.2 Receptie 1.2.1 Nieuwe functionaliteit 1.2.1.1 Voertuigen klaar om afgehaald te worden op DDS (KVE - CR/663) Van zodra een wagen is afgewerkt in de werkplaats, wordt de status op Klaar gezet. Vanaf dit moment wordt volgende standaard tekst met de nummerplaat van de wagen getoond onderaan het TV scherm van de DDS (Digital Dynamic Signage) module: Volgende voertuigen zijn klaar om afgehaald te worden:
Les véhicules suivants sont prêts à être livrés:
Deze melding wordt getoond gedurende een half uur of totdat de klant de wagen heeft opgehaald (de status is dan Afgeleverd).
© 2011 Carya Group
10
Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Instellingen - Instellingen beheer werkplaats. Volgend venster verschijnt.
Instellingen beheer w erkplaats
In dit venster kunt u de melding die verschijnt op het DDS scherm aanpassen. Dit doet u in het veld DDS Message. Zorg ervoor dat u zeker de tekst "%1" toevoegt want deze variabele wordt vervangen door de desbetreffende nummerplaat.
© 2011 Carya Group
11
1.2.1.2 Pop-up voor ingave e-mail adres bij naverkoop (GDS - CR/666) 1.2.1.2.1 Communicatie van BMW uit
© 2011 Carya Group
12
1.2.1.2.2 Instellingen Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Instellingen - Kleurcode opmerkingen. Volgend venster verschijnt.
Colorcode service remarks
In dit venster kunt u een kleur kiezen voor de melding "Klant x heeft geen email adres". Dit doet u door als Source type Klant e-mail te kiezen en in de eerste kolom een kleur te kiezen.
1.2.1.2.3 Creatie order Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Factuur. Het Werkplaatsorder venster verschijnt. Als u een order aanmaakt voor een klant waarvoor nog geen e-mail adres is ingevuld, verschijnt volgende melding in de kleur die u ingesteld heeft (Indien u geen kleur heeft ingesteld, verschijnt deze melding in het zwart).
Opmerkingen w erkplaats
Door op de knop Detail... te drukken, wordt de Klantenkaart met het tabblad Communicatie geopend.
© 2011 Carya Group
13
In dit tabblad kunt u dan onmiddellijk een e-mail adres invullen.
Klantenkaart
© 2011 Carya Group
14
1.2.1.2.4 Lijst Analyse actieve klanten met/zonder email In deze lijst kunt u in één oogopslag het percentage van uw actieve klanten met een email adres raadplegen. Ga naar Financieel - Financieel - Lijsten. Kies in het venster Grootboeklijsten - Afdrukken het rapport Analyse actieve klanten met/ zonder email en druk op Afdrukken. Volgend venster verschijnt.
Analyse actieve klanten met/zonder email
In dit venster kunt u de periode definiëren waarin u wil zoeken naar actieve klanten (actieve klanten zijn klanten met een factuur naverkoop binnen deze periode). Standaard staat dit op 4J (= 4 jaar). U kunt ook selecteren op dagen (D) of maanden (M). U kunt ook kiezen om een bestand aan te maken (.txt of .csv). In dit geval vinkt u het veld Bestand aanmaken aan en geeft u in het veldje eronder het pad van dit bestand in. (Bijvoorbeeld: C:\temp\lijst.csv). Als u dan op Afdrukken... of Voorbeeld drukt, verschijnt volgende lijst.
Deze lijst bevat volgende gegevens: Dealernr.: Dealer nummer. Code: Locatie code. Naam: Locatie naam. Aantal klanten: Aantal klanten in de betreffende locatie. Aantal actieve klanten: Aantal actieve klanten in de betreffende locatie (actieve klanten zijn klanten met een factuur naverkoop binnen deze periode). Aantal actieve klanten met email: Aantal actieve klanten in de betreffende locatie met een email adres. % actieve klanten met email: Het percentage actieve klanten in de betreffende locatie met een email adres ten opzichte van het totaal aantal klanten in de betreffende locatie
© 2011 Carya Group
15
Ook werd het bestand aangemaakt in het ingevulde pad. Dit bestand bevat dezelfde gegevens als de afdruk en ziet er als volgt uit: .csv
.txt
© 2011 Carya Group
16
1.2.2 Aangepaste functionaliteit 1.2.2.1 Labels voor vrije velden in klantenkaart (GDS - CR/69) Ga naar Voertuig beheer - Verkopen voertuigen - Instellingen - Verkoop voertuigen instellingen. Volgend venster verschijnt.
Verkoopinstellingen
In dit venster kunt u labels meegeven voor de vrije velden beschikbaar in het tabblad Vrij van de Klantenkaart. Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Volgend venster verschijnt.
Klantenkaart
© 2011 Carya Group
17
In dit venster ziet u nu de labels die u heeft meegegeven in het instellingen venster. Vanaf nu kunt u filteren op het nieuwe label dat u aan deze velden heeft gelinkt.
Tabelfilter
Eens u een label heeft toegekend, is het aan te raden dit niet meer te wijzigen naar een ander label, omdat de waarden in het veld bewaard blijven.
© 2011 Carya Group
18
1.2.3 Oplossingen van fouten 1.2.3.1 Aanpassingen klantenkaart (TVH - CR/782) Bij het wijzigen van het telefoonnummer en/of het email adres op de Klantenkaart, kon het gebeuren dat Navision traag was in de volledige concessie. Dit kwam omdat er onterechte controles uitgevoerd werden op de MIS export gegevens. Dit werd nu verholpen.
Klantenkaart
© 2011 Carya Group
19
1.2.3.2 Intern documentnummer in Voertuighistoriek (TVH - CR/49) Ga naar Voertuig beheer - Voertuigen - Voertuigen. Volgend venster verschijnt.
Voertuigkaart
In dit venster werd op het tabblad Voertuighistoriek het Intern documentnummer niet opgevuld. Dit probleem werd verholpen.
1.2.3.3 Facturatieklant op voetteksten (SBA - CR/940) Bij de creatie van automatische voetteksten op een order werd de facturatieklant niet mee ingevuld. Dit gaf foutmeldingen bij de facturering.
Voettekst
Dit komt nu niet meer voor.
© 2011 Carya Group
20
1.3 Magazijn 1.3.1 Nieuwe functionaliteit 1.3.1.1 EAN13 veld op Wisselstukkaart (TVH - CR/788) Ga naar Stock beheer - Wisselstukken - Wisselstukken. Volgend venster verschijnt.
Wisselstukkaart
In dit venster is het veld Barcode (EAN13) zichtbaar en editeerbaar wanneer EAN13 geactiveerd is voor de betreffende locatie. Dit veld moet een unieke waarde bevatten. Dit veld is nu ook beschikbaar in het Overzicht van de wisselstukken.
© 2011 Carya Group
21
1.3.2 Aangepaste functionaliteit 1.3.2.1 Veld Klantentekst toegevoegd op Inkoopvoorstel (SBA - CR/457) Ga naar Stock beheer - Aankoop wisselstukken - Inkoopvoorstel. Volgend venster verschijnt.
Inkoopvoorstel
In dit venster is de kolom Klantentekst toegevoegd. Deze klantentekst wordt mee gekopieerd naar het inkooporder. De klantentekst wordt opgevuld afhankelijk van de instelling in Stock beheer - Aankoop wisselstukken - Instellingen - Instellingen aankoop wisselstukken. Tab Algemeen - Veld Standaard klantentekst.
© 2011 Carya Group
22
1.3.2.2 Kostprijs informatie Op de Wisselstukkaart zijn de velden Laatste inkoopprijs, Gemiddelde inkoopprijs en Kostprijs niet meer editeerbaar.
Wisselstukkaart
Informatie omtrent de prijzen op de Wisselstukkaart: Gemiddelde inkoopprijs: De gemiddelde inkoopprijs van alle aankopen via een aankooporder. Dit veld wordt automatisch berekend aan de hand van de geboekte aankopen. Kostprijs: De inkoopprijs van dit ogenblik. Deze prijs wordt ingeladen via de Master/Delta prijsupdate 's nachts. Laatste inkoopprijs: De inkoopprijs van het wisselstuk waaraan het laatst werd aangekocht via een aankooporder. Eenheidsprijs: De verkoopprijs zonder BTW. Verkoopprijs met BTW: De verkoopprijs met BTW. Vaste inkoopprijs: Wordt niet gebruikt. Catalogusprijs (LV): Wordt niet gebruikt.
© 2011 Carya Group
23
Inkoopprijzen voor niet BMW-wisselstukken moeten ingegeven worden via: Knop Inkoop - Leveranciers op de Wisselstukkaart.
Wisselstukleveranciers
Maak een nieuwe lijn aan en vul de Directe kostprijs in. Niet BMW-wisselstukken volgen hetzelfde verwerkingsproces via de aankooporders.
1.3.2.3 4th Level klanten Het is mogelijk dat wisselstukken die een magazijnier bestelt, op een andere locatie (bijvoorbeeld een dealer-garage in de buurt) moeten geleverd worden. Hiervoor gaat u als volgt te werk: Maak een inkooporder van wisselstukken in Stock beheer – Aankoop wisselstukken – Orders. Bestel de wisselstukken gewoon bij leverancier BMW.
Inkooporder
© 2011 Carya Group
24
Omdat u op de tab Algemeen gekozen heeft voor leverancier BMW (in de meeste concessies leveranciernummer 900000), worden er op tab Facturering ook automatisch de adresgegevens van leverancier BMW overgenomen.
Inkooporder
© 2011 Carya Group
25
Op tab Levering wordt automatisch het veld Ons Leverancier/klantnr. ingevuld met het dealernummer van de concessie zelf. Dit is uw dealernummer zoals het gekend is bij BMW.
Inkooporder
© 2011 Carya Group
26
Een 4th level klant is een klant die geen officiële BMW-verdeler is, maar wel heel veel wisselstukken van BMW afneemt. Heel wat van deze 4th level klanten, hebben dan ook een eigen klantnummer gekend bij BMW waarop ze wisselstukken kunnen bestellen. Aangezien u niet wilt dat de wisselstukken bij u in de concessie worden geleverd, maar dat deze wisselstukken bij de 4th level klant worden geleverd, is het nodig om in het veld Orderklantnr. de klant in te vullen waar de wisselstukken geleverd moeten worden. Automatisch zal dan ook het veld Ons leverancier/klantnr. ingevuld worden met het dealernummer van deze 4th level klant.
Inkooporder
Indien er een inkooporder wordt gemaakt voor een 4th Level klant, dan is het eveneens nodig om dit order door te sturen via de Cockpit zodat de bestelling geplaatst wordt bij BMW. De levering zal gebeuren bij de 4th level klant zelf.
© 2011 Carya Group
27
1.3.2.3.1 Parameterisatie Dealernummer 4th level klant Het dealernummer kan ingevuld worden op de Klantenkaart van de 4th level klant, op tab Facturering. In het veldje Klant Dealer No. geeft u het officiële klantnummer in dat door BMW werd toegekend. Dit dealernummer wordt dan automatisch ingevuld op het inkooporder indien het veld Orderklantnr. werd ingevuld.
Klantenkaart
1.3.2.3.2 Parameterisatie Dealernummer concessie Het veld Ons leverancier/klantnr., wordt ingevuld, rekening houdend op welk soort document, welke locatie, en welk merk er staat ingevuld in de hoofding van het inkooporder: Deze parameterisatie kan je terug vinden op de Leverancierskaart 900000 (of een ander nummer dat gebruikt wordt voor leverancier BMW Belgium) – Knop Leverancier - Ons rekeningnr/ dealernr.. Indien u filtert via [F7] in het veld Make Code BMW, daarna op Location Code HQ, en daarna op Area Parts Sales & Purchases, dan ziet u in het veld Our Account/dealer no. het klantnummer staan dat automatisch wordt ingevuld in de hoofding van het inkooporder.
Ons leverancier/klantnr.
© 2011 Carya Group
28
1.3.2.3.3 4th level SRD bewegingen Omdat BMW ten allen tijde de verkopen aan zijn 4th level klanten wil analyseren, is het nodig dat de wisselstukposten voor deze klanten op een correcte manier worden doorgestuurd bij SRD verzending. Hiervoor is het nodig om op de Klantenkaart (tab Facturering) de Wisselstuk verkoop prijsgroep correct in te vullen. Voor de 4th level klanten moet de Wisselstuk verkoop prijsgroep beginnen met een code "DLR" gevolgd door uw persoonlijke specificatie. bvb: DLR-Carglass. Zie onderstaande handleiding voor meer uitleg: https://www.caryagroup.eu/sites/all/files/m_be_nl_0057_-_atlas-navision__wisselstuk_verkoop_prijsgroepen_14022011_-_20110211.pdf
1.3.3 Oplossingen van fouten 1.3.3.1 Schapnummer verdween bij wisselstukvervangingen (GDS - CR/804) Ga naar Stock beheer - Wisselstukken - Wisselstukvervangingen. Het schapnummer verdwijnt bij wisselstukvervangingen in onderstaande situatie. Op het oude (te vervangen) wisselstuk staat geen Schapnummer ingevuld. Op het nieuwe (vervangingswisselstuk) wisselstuk staat wel een Schapnummer ingevuld.
Huidige w isselstukvervangingen
In dit geval zal het schapnummer op het nieuwe wisselstuk overschreven worden met het blanco schapnummer van het oude wisselstuk indien onder de knop Verv. aanpassen het veld Locaties kopiëren aangevinkt staat. LET OP: Indien u zowel op het oude als op het nieuwe wisselstuk de locaties wenst te behouden, is het nodig om per wisselstukvervangingslijn dit veld hier uit te vinken.
Bestand w isselstukvervangingen
© 2011 Carya Group
29
1.3.3.2 Factuurnummer op afdruk Geboekte verkoopfactuur (SBA - CR/60) Ga naar Stock beheer - Verkoop wisselstukken - Geboekte facturen. Druk de gewenste verkoopfactuur af. Op deze afdruk wordt het factuurnummer nu terug volledig afgedrukt.
© 2011 Carya Group
30
1.4 Werkplaats 1.4.1 Aangepaste functionaliteit
1.4.1.1 Klantenopmerkingen van alle gelinkte klanten worden getoond bij creatie van een order (SBA - CR/418) Bij het creeren van een order worden nu alle opmerkingen van alle klanten gelinkt aan het betreffende voertuig getoond in het popup venster. Voorheen werden enkel de klantenopmerkingen getoond van de bestuurder.
Opmerkingen w erkplaats
© 2011 Carya Group
31
1.4.1.2 Kortingscode toegevoegd in venster Geboekte verkoopfactuur (SBA - CR/70) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Geboekte facturen. Volgend venster verschijnt.
Geboekte verkoopfactuur
In dit venster is de kolom Kortingscode toegevoegd. Deze kortingscode is enkel zichtbaar op het scherm, niet op de afdruk.
© 2011 Carya Group
32
1.4.1.3 Meerdere facturatieklanten op een order (TVH - CR/700) Ga naar Beheer werkplaats - Werkplaats beheer - Orders factuur. Bij het boeken van een werkplaatsorder voor meerdere facturatieklanten krijgt u volgend venster te zien.
Werkplaatsfacturen aanmaken
In dit venster is er (indien er meerdere facturatieklanten zijn) een wijziging aangebracht. Naast het veld Orig. factuur afdrukken. is er een infoknopje toegevoegd, en het veld Kopie afdrukken is verwijderd. Als u op het knopje Orig. factuur afdrukken klikt, krijgt u volgend venster te zien.
Werkplaatsklanten
In dit venster ziet u de verschillende facturatieklanten met de kolommen Afdrukken factuur en Enkel kopie afdrukken. Afdrukken factuur werd overgenomen vanuit de Klantenkaart (Tab Facturering, veld Factuur niet afdrukken). Deze velden kunt u nog wijzigen door de vinkjes aan of af te vinken.
© 2011 Carya Group
33
1.4.2 Oplossingen van fouten 1.4.2.1 Foutmelding bij creatie van werkplaatsorder via offerte (SBA - CR/742) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Offertes. Bij het toevoegen van een werkplaatsofferte met taken aan een bestaand werkplaatsorder dat reeds taken bevatte verscheen volgende melding.
Melding
Dit is nu niet meer het geval.
1.4.2.2 Aanmaken order vanuit offerte (TVH - CR/936) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Offertes. Selecteer een offerte en druk op de knop Creëer order. Het veld Aantal facturatieklanten werd niet automatisch opgevuld. Bij het afdrukken van de orderbevestinging kreeg u de melding: % moet 100% zijn. Deze foutmelding werd opgelost.
1.4.2.3 Probleem huurwagenplanning na verlengen/herplannen werkplaatsorder (TVH CR/807) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Werkplaatsplanning. Na ingave van een nieuwe einddatum of nieuwe afspraakdatum in het werkplaatsorder (zowel bij het verlengen als bij het verplaatsen van de huurperiode), gaf Navision een foutmelding bij het herplannen van de huurwagen. De huurwagen verdween op het order en in de huurwagenplanning, maar de reservatie van de huurwagen was nog steeds actief. Dit probleem werd opgelost.
© 2011 Carya Group
34
1.4.2.4 BTW op garantiefacturen (TVH - CR/849) Op een garantiefactuur mag nooit BTW berekend worden, ook niet op ruilonderdelen.
Voorbeeld w erkplaats
Tijdens het boeken van de garantiefactuur verscheen volgende foutmelding.
Melding
Dit is nu niet meer het geval.
© 2011 Carya Group
35
1.4.2.5 Stukken importeren uit ETK - selectie (SBA - CR/632) Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Orders. Ga naar Stock Beheer - Verkoop wisselstukken - Orders. Ga naar Stock Beheer - Verkoop wisselstukken - Offerte. Ga naar Werkplaats Beheer - Beheer werkplaats - Offertes. Ga naar Werkplaats Beheer - Beheer werkplaats - Orders. Indien er op een order/offerte stukken uit ETK geïmporteerd werden via de knop Functies - Import ETK, werd er geen rekening gehouden met de kolom Verplaatsing. Nu kan men via deze kolom de stukken selecteren die naar het order/offerte gekopieerd dienen te worden. In de vorige versies werden standaard alle wisselstukken geïmporteerd zonder rekening te houden met de selectie.
BMW EPC parts list
© 2011 Carya Group
36
1.5 Voertuigadministratie 1.5.1 Nieuwe functionaliteit 1.5.1.1 Banden contract (TVH - CR/714) Vanaf deze versie heeft u de mogelijkheid om banden contracten af te drukken voor de klant. Om dit te activeren gaat u als volgt te werk. Maak eerst een banden contract template aan en sla hem op als .dot (of .dotx) bestand. U kan volgende variabelen gebruiken in het document: Naam klant: <<cust_name>> Nummerplaat: <> Merk: <<make_code>> Model: <<model>> Banden type: <> Type banden vooraan: <> Type velgen vooraan: <> Status velgen vooraan: <> Type banden achteraan: <> Type velgen achteraan: <> Status velgen achteraan<> Profieldiepte vooraan links: <<profile_FL>> Profieldiepte vooraan rechts: <<profile_FR>> Profieldiepte achteraan links: <<profile_RL>> Profieldiepte achteraan rechts: <<profile_RR>> Datum stockage: <> Locatie: <> Banden opmerkingen: <>
© 2011 Carya Group
37
Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Instellingen - Instellingen beheer werkplaats. Volgend venster verschijnt.
Instellingen beheer w erkplaats
Druk op de knop Kies locatie templates dynamische documenten. Volgend venster verschijnt.
Instellingen dynamische rapporten
In dit venster maakt u een regel aan voor het banden contract. Zorg ervoor dat u als type Banden Contract kiest. Kies als locatie de locatie waar u uw .dot (of .dotx) bestand heeft opgeslagen.
© 2011 Carya Group
38
Ga naar Voertuig beheer - Voertuigen - Voertuigen.
Voertuigkaart
Kies het gewenste banden type bovenaan het tabblad Banden (Zomer of Winter). Ga naar Voertuig - Print banden contract.
© 2011 Carya Group
39
Volgend document verschijnt.
© 2011 Carya Group
40
1.5.1.2 E-Serie toegevoegd op overzicht verkoopfiches (IWE - CR/932) Ga naar Voertuig beheer - Verkopen voertuigen - Verkoopfiches. De Voertuigfiche verschijnt. Druk op [F5] in dit venster, het Overzicht verkoopfiches verschijnt.
Vehicle sales list
In dit venster is de kolom Dim E-serie toegevoegd. Dit veld is toegevoegd voor statistische redenen.
© 2011 Carya Group
41
1.5.2 Aangepaste functionaliteit 1.5.2.1 Voertuigen in buitenland ingeschreven (SBA - CR/765) Bij het wijzigen van het veld In buitenland ingeschreven werd het voertuig niet opnieuw verzonden naar MIS. Hierdoor was er geen consistentie meer in de communicatie tussen Navision en Calidat. Dit probleem werd verholpen.
1.5.2.2 Mobility Card: Model X1 toegevoegd (IWE - CR/902) Ga naar Voertuig beheer - Verkopen voertuigen - Mobility Cards. Bij het invullen van de Mobility Card via de wizard hebt u nu de mogelijkheid om model BMW X1 te selecteren (3e venster van de wizard).
Mobility Card Wizard
© 2011 Carya Group
42
1.5.2.3 Mobility Card: Sport Hockey toegevoegd (SBA - CR/858) Ga naar Voertuig beheer - Verkopen voertuigen - Mobility Cards. Op het 6e venster van de mobility card wizard is de sport Hockey toegevoegd.
Mobility card
© 2011 Carya Group
43
1.6 Sales 1.6.1 Nieuwe functionaliteit 1.6.1.1 Debiteurenbeheer In het kader van Debiteurenbeheer worden er activiteiten aangemaakt met campagnenr DEBTOR. In de Prospect kaart op het tabblad Contacten kunt u deze activiteiten raadplegen. Op die manier bent u als verkoper ook op de hoogte van klanten die aanmaningen ontvangen en dus slechte betalers zijn. Let echter op, deze activiteiten mogen enkel afgesloten worden door de boekhouding.
© 2011 Carya Group
44
1.7 CRM verantwoordelijke 1.7.1 Aangepaste functionaliteit 1.7.1.1 Importeren campagne deelnemers (IWE - CR/657) Sinds versie BE.10.27 heeft u de mogelijkheid om een lijst met deelnemers voor een bepaalde campagne te importeren. De werking van hoe u dit kan uitvoeren kunt u raadplegen in de handleiding Campagnebeheer - Importeren van deelnemers in CRM Desktop. Op deze manier kunt u ook een groot aantal prospecten in één keer importeren in Navision zonder deze manueel te moeten ingeven. De layout van deze import file is aangepast in deze versie. De lijst met deelnemers moet een .csv bestand zijn met volgende layout: Man/Vrouw: Moet letter "M" of "V" bevatten. Titelcode: Moet de titelcode bevatten zoals gekend in de titelcode lijst in Navision. Naam: Dit veld is een verplicht veld. Voornaam: Dit veld is een verplicht veld. Straat: Dit veld is een verplicht veld. Nummer: Dit veld is een verplicht veld. Bus Land Postcode: Dit veld is een verplicht veld. Locatie: Dit veld is een verplicht veld. Taal: Moet "NL" of "FR" bevatten. Telefoon (Bedrijf) Fax (Bedrijf) GSM (Bedrijf) Email (Bedrijf) Telefoon (Privé) Fax (Privé) GSM (Privé) Email (Privé) Privacy gegevens (Robinson): "*" invullen indien veld moet aangevinkt zijn. Nooit mail: "*" invullen indien veld moet aangevinkt zijn. Nooit bellen: "*" invullen indien veld moet aangevinkt zijn. Nooit email: "*" invullen indien veld moet aangevinkt zijn. Extra informatie Alle velden in deze tabel worden correct geïmporteerd.
© 2011 Carya Group
45
1.8 Boekhouding & Administratie 1.8.1 Aangepaste functionaliteit 1.8.1.1 Debiteurenbeheer (SBA - CR/712) 1.8.1.1.1 Uitbreiden opties aanmaningsbrieven Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Aanmaningen - Verzonden aanmaningen. Het Verzonden aanmaningen venster verschijnt. Druk op de knop Afdrukken.... Volgend venster verschijnt.
Aanmaning
In dit venster is de optie Print saldo toegevoegd. Deze optie is standaard aangevinkt en zorgt ervoor dat het openstaand saldo op de afdruk komt te staan.
© 2011 Carya Group
46
1.8.1.1.2 Debiteurenbeheer - Locatie Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Aanmaningen Debiteurenbeheer. Volgend venster verschijnt.
Debiteurenbeheer
In dit venster kunt u aan de hand van het veld Locatie de debiteuren doelgroep beperken tot de gekozen locatie. Standaard wordt hier de locatie van de ingelogde gebruiker gekozen. Indien de filter leeg wordt gelaten, worden de documenten van alle locaties weergegeven.
1.8.1.1.3 Dubieuze debiteuren - nachtelijke batch Er bestaat een mogelijkheid om via een nachtelijke batch automatisch dubieuze debiteuren te detecteren. Deze batch zal rekening houden met de vervaldatum van de hoogste aanmaning en volgende instelling. Ga naar Financieel - Financieel - Instellingen - Klanten - Klantinstellingen. Volgend venster verschijnt.
Klantinstellingen
In dit venster is het veld Bereken overdracht datum toegevoegd. Dit veld is standaard leeg en dient enkel ingevuld te worden indien u de nachtelijke batch wenst gebruiken. In het voorbeeld staat de waarde <30D> ingevuld. Dit wil zeggen dat in het venster Debiteurenbeheer voor een dossier het vinkje Dossier overgedragen advocaat wordt aangevinkt 30 dagen na de vervaldatum van de laatste aanmaning. Er wordt hiervoor ook een activiteit (603 - Overdracht dossier) aangemaakt op de klantenkaart. In het venster Debiteurenbeheer wordt aan de hand van het vinkje Dossier overgedragen advocaat beslist of een document in de lijst met dubieuze debiteuren dient te verschijnen.
© 2011 Carya Group
47
1.8.1.1.4 Aanmaningsniveau toegevoegd in aanmaningen overzicht (TVH - CR/26) Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Aanmaningen - Aanmaningen. Het Aanmaning venster verschijnt. Druk op [F5] om de overzichtslijst te openen.
Aanmaningsoverzicht
In dit venster is de kolom Aanmaningsniveau toegevoegd.
© 2011 Carya Group
48
1.8.1.2 Optimalisatie BTW sjabloon (IWE - CR/937) Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - BTW - BTW-aangifte. Druk op de knop BTW-aangifte - Sjabloon. De totalen voor vak 81, 82 en 83 werden vervolledigd. Het vak 81 bevat nu ook de bedragen uit vak 86.1, 87.1 en 88.1 (x.1 = Goederen). Het vak 82 bevat nu ook de bedragen uit vak 86.2, 87.2 en 88.2 (x.2 = Diensten). Het vak 83 bevat nu ook de bedragen uit vak 86.3, 87.3 en 88.3 (x.3 = Bedrijfsmiddelen).
De BTW-vakken 86.2 werden toegevoegd.
De BTW-vakken 88.3 werden toegevoegd (Bedrijfsmiddelen). De BTW-vakken 88.1 werden opgesplitst naar 88.1 Goederen & 88.2 Diensten.
© 2011 Carya Group
49
1.8.2 Oplossingen van fouten 1.8.2.1 Rekeningschema (TVH - CR/871) Ga naar Financieel - Financieel - Rekeningschema - Saldo - Per periode. Volgend venster verschijnt.
Saldo per periode
Plaats extra filters op dit venster via de functietoets [F7]. Verlaat het venster. Indien u terug ditzelfde venster opende kreeg u een foutmelding dat er een ongeldige datum is. Dit is nu niet meer het geval.
© 2011 Carya Group
50
1.9 IT-verantwoordelijke concessiehouder 1.9.1 Aangepaste functionaliteit 1.9.1.1 Reservekopie nemen U moet dagelijks een reserve kopie van Navision nemen. Best volgens het grootvader-vaderzoon principe. Neem bij voorkeur de reserve kopie 's avonds. U kunt de reserve kopie nemen terwijl er nog gebruikers in Navision werken. De eerste keer moet u twee backup bestanden aanmaken, naderhand kunt u tijdens het nemen van de reserve kopie verwijzen naar één van de twee bestanden (de vorige inhoud van het bestand wordt dan overschreven). Door met twee backup bestanden en de actieve versie te werken volgt u het grootvader-vader-zoon principe. Geef volgende namen aan de backup bestanden: \\Backup\Navision\BackupEVEN.fbk en \\Backup\Navision\BackupONEVEN.fbk Op EVEN dagen selecteert u als bestandsnaam voor de backup BackupEVEN.fbk, op ONEVEN dagen neemt u BackupONEVEN.fbk. Zo ontstaan er twee versies van de backup (grootvader en vader), en kan men ingeval van een foutieve vorige backup nog een versie terug. In Navision kiest u Extra - Reservekopie maken .... Volgend venster verschijnt.
Reservekopie
In het veld Bestandsnaam kunt u op de knop met de puntjes klikken om het juiste backup bestand te selecteren. Klik op Yes wanneer de melding verschijnt dat de vorige backup-file zal worden overschreven. (Idem voor BackupEVEN.fbk).
© 2011 Carya Group
51
Ga naar Diversen - Gegevensuitwisseling - Setup - Data exchange setup. Volgend venster verschijnt. Ga naar het tabblad Backup.
Data exchange setup - Backup
In dit venster dienen volgende 3 velden ingevuld te worden: Navision backup folder: \\Backup\Navision\ : Pad waar de backups zullen gezet worden. Navision backup email: Email adres waar problemen met de backup naartoe zullen gestuurd worden. Dagen Nav. backup waarschuwing: Aantal dagen vanaf wanneer er een waarschuwing moet getoond worden. (Aantal dagen dat er geen backup werd genomen)
© 2011 Carya Group
52
