Release notes Incadea BE Lente release

Release notes Incadea BE Lente release

CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: [email protected]

CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail: [email protected]

WWW.CARYAGROUP.EU

Inhoudstafel 1 Release notes - Lente release 1.1 Algemeen 1.1.1 Nieuwe functionaliteit

1 1 1

1.1.1.1 CRM & Retail campagnes (09.52 - CBO-SB-IWE)

1

1.1.1.2 BMW Robinson lijst - Privacy wetgeving (09.52 - IWE - 20091200)

2

1.1.1.3 Prospectfiche - Ondernemingsnummer (09.52 - IWE - SGR483)

5

1.1.1.4 Klantenfiche – Normalisatie familienaam niet uitvoeren (09.52 - IWE - 20091200)

6

1.1.1.5 Nieuw veld Reden van blokkering in prospect/klanten fiche (10.14 - PLN - SGR1573) 7 1.1.1.6 Functie voor BTW controle (10.14 - KVE - SGR483) 1.1.1.7 Export naar Excel/Word via Navision 2009 knoppen (10.18 - GDS - 20100430) 1.1.2 Aangepaste functionaliteit

9 10 12

1.1.2.1 Snelheid: Task Acquis. Ledger Entry (10.06 - PLN)

12

1.1.2.2 Snelheid: Klantenfiche (10.06 - PLN - 20100121)

13

1.1.2.3 Vinkje Wenst geen nieuws te ontvangen in Mobility card (10.14 - IWE - SGR1701)

13

1.1.2.4 Nieuwe Klantenkaart (10.18 - KVE - SGR1569) (10.18 - IWE - SGR1844)

15

1.1.2.4.1 Hoofding

15

1.1.2.4.2 Klanteninformatie

16

1.1.2.4.3 Extra Informatie

19

1.1.2.4.4 Voertuiginformatie

20

1.1.2.4.5 Order- en Offerteinformatie

20

1.1.2.4.6 Instructies

22

1.1.2.4.7 Opmerkingen

22

1.1.2.4.8 Financieel

22

1.1.2.4.9 Knoppen

23

1.1.2.5 Wizard aanmaken nieuwe klant (10.18 - SBA - SGR1566)

24

1.1.2.5.1 Klant

25

1.1.2.5.2 Bedrijf

27

1.1.2.5.3 Facturatieklant

29

1.1.2.5.4 Verzekeringsklant

31

1.1.2.5.5 Voertuig

33

1.1.2.5.6 Resultaat

34

1.1.2.6 Nieuwe Voertuigkaart (10.18 - SBA - SGR1576)

36

1.1.2.6.1 Hoofding

37

1.1.2.6.2 Voertuiginformatie

37

1.1.2.6.3 Extra informatie

39

1.1.2.6.4 Open orders

40

1.1.2.6.5 Voertuighistoriek

40

1.1.2.6.6 Order historiek

41

1.1.2.6.7 Facturen

41

1.1.2.6.8 Campagnes

42

1.1.2.6.9 Contracten

42

1.1.2.6.10 Instructies

43

1.1.2.6.11 Opties

43

1.1.2.6.12 Klanten

44


44

1.1.2.6.14 Knoppen

45

1.1.2.7 Nieuwe Leverancierskaart (10.18 - SBA - SGR1570) (10.18 - IWE - SGR1844)

46

1.1.2.7.1 Hoofding

46

1.1.2.7.2 Leveranciersinformatie

47

1.1.2.7.3 Extra Informatie

49

1.1.2.7.4 Order- en Factuurinformatie

50

1.1.2.7.5 Merken

51

1.1.2.7.6 Order type

51

1.1.2.7.7 Dealernr.

52

1.1.2.7.8 Financieel

52

1.1.2.7.9 Knoppen

53

1.1.2.8 Nieuwe Prospectkaart (10.18 - IWE - SGR1844)

54

1.1.2.8.1 Hoofding

54

1.1.2.8.2 Prospectinformatie

55

1.1.2.8.3 Knoppen

57

1.1.2.9 Navigeren door hoofdmenu opent niet meer automatisch de IT-portal/email venster (10.18 - PLN - SGR1842)

58

1.1.2.10 Openen van IT-portal en Email indien ingevuld (10.18 - PLN - SGR1752)

58

1.1.3 Oplossingen van fouten 1.1.3.1 E-Id card reader in citrix omgeving (09.52 - SBA - 20091200) 1.2 Receptie 1.2.1 Aangepaste functionaliteit

58 58 59 59

1.2.1.1 Nieuwe beschikbare acties (After Sales) (10.06 - SB - SGR20100125)

59

1.2.1.2 Uitbreiding voertuigopmerking omtrent Onderhoudscontracten (10.06 SB-SGR20100125)

59

1.3 Magazijn 1.3.1 Nieuwe functionaliteit 1.3.1.1 Inventaris Telling (09.52 - PLN - 20091200)

60 60 60

1.3.1.1.1 Eerste optie: Voor de import van barcode gegevens (standaard optie)

61

1.3.1.1.2 Tweede optie: Na de berekening van de fysieke voorraad

61

1.3.1.2 Boekingsdatum kan aangepast worden per wisselstuk (10.14 - PLN - SGR1718)

62

1.3.1.3 Prijsupdates

62

1.3.1.3.1 Opnieuw inlezen van prijsupdates (10.14 - PLN - 20100312)

62

1.3.1.3.2 Importeren van AT wisselstukken (10.14 - PLN - SGR1719)

62

1.3.1.4 De grootte van de database wordt automatisch geëvalueerd (10.14 - PLN 20100312)

62

1.3.1.5 Melding bij importeren van ETK data (10.14 - PLN - 20100309)

63

1.3.1.6 Omschrijving 2 is toegevoegd aan de Standaard klantenteksten voor wisselstukken (10.14 - PLN - 20100316) 63 1.3.1.7 Verkopen koppelen aan ontvangsten (10.18 - PLN - SGR1729)

64

1.3.1.8 Wisselstukken aangekocht maar nog steeds in voorraad (10.18 - PLN)

65

1.3.1.9 Verkoopactie voor Transport (10.18 - SBA - 20100414)

67

1.3.2 Aangepaste functionaliteit

68

1.3.2.1 Rapport 5069668: Inventory Aging List (09.52 - PLN - 20091130)

68

1.3.2.2 Aanpassing verkooporder traject (10.06 - PLN-SGR1449/1229/1269)

69

1.3.2.3 Beschikbare stock andere bedrijven: ALOIS code toegevoegd (10.06 SB-SGR20100129)

74

1.3.2.4 Report 5069667: Inventory Valuation (BMW) – Voorraadwaarde (10.06 PLN-20100114)

74

1.3.2.5 Nieuwe wisselstukfiche (10.18 - PLN/IWE - SGR1857)

75

1.3.2.5.1 Hoofding

76

1.3.2.5.2 Wisselstukinformatie

77

1.3.2.5.3 Extra informatie

82

1.3.2.5.4 Wisselstuklocatie

82

1.3.2.5.5 Prijzen

83

1.3.2.5.6 Vertalingen

84


84

1.3.2.5.8 Voorraad

85

1.3.2.5.9 Knoppen

86

1.3.2.6 Opnieuw 2 types bij het doorsturen van de volledige voorraad naar SRD (10.18 - PLN SGR1751) 87 1.3.3 Oplossingen van fouten 1.3.3.1 Extra wisselstuk werd 2 x getoond op order (10.14 - SBA - SGR1595) 1.4 Werkplaats 1.4.1 Nieuwe functionaliteit

88 88 89 89

1.4.1.1 Wisselstuk beschikbaar in DMDC zichtbaar in groen op werkplaatsofferte (10.14 SCR - SGR1407)

89

1.4.1.2 Automatische goedkeuring onderhoudscontract (UBENCH) (10.14 - KVE 20100309)

90

1.4.1.2.1 Onderhoudscontract controleren 1.4.1.2.1.1 Initiële aanvraag

90 90

1.4.1.2.1.2 Volgende aanvragen

92

1.4.1.2.2 Overzicht onderhoudscontract goedkeuringen

93

1.4.1.2.3 Facturatie

94

1.4.1.3 EU-SERV toevoegen op klantenkaart en gebruiken op werkplaatsorder (10.14 - IWE SGR1648) 95 1.4.1.4 Mogelijkheid om huurwagens van meerdere locaties te zien in de planning (10.14 - TT - SGR1689) 99 1.4.1.5 Integratie met ISPA Light (10.14 - GDS)

101

1.4.1.6 Order toestand wordt aangeduid in kleur (10.14 - PLN - 20100218)

104

1.4.1.7 Vinkje klant opmerkingen afdrukken toegevoegd (10.14 - SBA - SGR599)

105

1.4.1.8 Sorteren van huurwagens (10.14 - SBA)

106


107

1.4.2.1 Snelheid: Afdrukken orderbevestiging (10.06 - CBO)

107

1.4.2.2 Snelheid: Werkplaatsplanning (10.06 - CBO)

107

1.4.2.3 Snelheid: MIS Ledger Entry (10.06 - PLN)

108

1.4.2.4 Werkplaatsplanning (10.06 - SB-SGR492)

108

1.4.2.5 Hoofd & Voetteksten op orders en facturen (10.06 - IWE-SGR1311 + SB-20100119)109 1.4.2.6 Herstellingsdatum wordt niet juist doorgestuurd naar WXE (10.06 - SB-SGR1302) 110 1.4.2.7 Extra velden in gedetailleerde planning (10.14 - SBA - SGR1355)

111

1.4.2.8 De rechten in de planning om te kunnen boeken onder 0 PE's kunnen ingesteld worden per gebruiker (10.14 - SBA)

113

1.4.2.9 De functie Controle verkoop acties in een werkplaats order (10.14 - SBA - 20100323) 114 1.4.2.10 Bij het verwijderen van werkplaatslijnen gebeurt een archivering (10.18 - PLN SGR1833) 1.4.3 Oplossingen van fouten

114 115

1.4.3.1 BTW op garantieproforma (10.14 - SBA - SGR763)

115

1.4.3.2 BTW-Bedrijfsboekingsgroep (10.14 - SBA - SGR499)

115

1.4.3.3 Veld Bedrag op Werkplaatsoffertes is nu wel ingevuld (10.18 - PLN - 20100401)

115

1.4.3.4 Fout bij import van KSD (10.18 - PLN - 20100330)

115

1.5 Tijdsbeheer 1.5.1 Aangepaste functionaliteit 1.5.1.1 Overzicht banden in Tijdsregistratie venster (10.18 - SCR) 1.5.2 Oplossingen van fouten 1.5.2.1 Nummerplaat op bestek (10.14 - PLN - 20100218) 1.6 Voertuigadministratie 1.6.1 Nieuwe functionaliteit

116 116 116 117 117 118 118

1.6.1.1 Wizard Werkplaatsplanning (09.52 - IWE - SGR669)

118

1.6.1.2 Mobility Card & MIS (10.06 - IWE-SGR1323/1404/1405/1417)

119

1.6.1.3 BSIES contract type toegevoegd (10.14 - SBA - 20100220)

120

1.6.1.4 Aflevering van wagens (10.18 - TTA - SGR1668)

120


121

1.6.2.1 Werkplaatsorder (09.52 - SB - SGR224)

121

1.6.2.2 Milieu Bonus (09.52 - IWE - SGR359)

122

1.6.2.3 Aanpassingen Verkoopfiche (Verkoopanalyse) (10.18 - GDS - 20100419)

124

1.6.2.3.1 Info venster in tabblad Voorcalculatie

124

1.6.2.3.2 Aanpassingen inboeken aankoopcreditnota’s voor ACO tussenkomst

125

1.6.3 Oplossingen van fouten

127

1.6.3.1 Bij negatieve mutatie verscheen voertuig niet meer in de stocklijst (10.14 - SBA SGR1508)

127

1.6.3.2 Bijkomende korting lijnen SA3 in Verkoopfiche (10.18 - GDS)

127

1.7 Sales 1.7.1 Nieuwe functionaliteit 1.7.1.1 Nieuwe kolom Documentdatum bij overzicht verkooporders (10.18 - PLN 20100401) 1.7.2 Aangepaste functionaliteit

128 128 128 129

1.7.2.1 Overzicht ToDo – Afsluiten activiteit (09.52 - IWE - SGR491)

129

1.7.2.2 Snelheid: Prospectie - Te exporteren adressen (10.06 - SB-SGR1347/1231)

130

1.7.2.3 Marge bonussysteem 2010 (10.06)

130

1.8 CRM verantwoordelijke 1.8.1 Nieuwe functionaliteit 1.8.1.1 Zelfde prospect kan niet als contactpersoon toegevoegd worden (10.14 - SBA SGR770) 1.8.2 Aangepaste functionaliteit 1.8.2.1 Nieuwe agenda voor verkopers (10.18 - TTA - SGR1423 - SGR1580)

133 133 133 133 133

1.8.2.1.1 Kalender

134

1.8.2.1.2 Knoppen

136

1.8.2.1.3 Selectievelden

143

1.8.2.1.4 Activiteiten

144

1.8.2.1.5 Parameters

145

1.8.2.2 Vinkjes Nooit SMS en Nooit Email automatisch uitvinken bij niet aanvinken Wenst geen nieuws te ontvangen in Mobility Card (10.18 - IWE - SGR1701) 147 1.8.2.3 Campagnes - Afsluiten van activiteiten aangemaakt op een bepaalde dag (10.18 - IWE - SGR1817) 147 1.8.2.4 Aantal activiteiten toegevoegd in Campagne venster (10.18 - IWE - SGR1733)

148

1.8.2.5 Extra kolommen in export van klantengegevens bij campagnes (10.18 - IWE SGR1824)

148

1.8.2.6 Mogelijkheid om campagnes te filteren in de CRM Campagne lijst (10.18 - IWE SGR1702)

149


150

1.8.3.1 Campagne beheer (10.14 - IWE)

150

1.8.3.2 Fout in afdrukken fiche opgelost (10.14 - SBA - SGR792)

150

1.9 Boekhouding & Administratie 1.9.1 Nieuwe functionaliteit

151 151

1.9.1.1 Leveranciersfiche - IBAN en SWIFT (09.52 - SBA - SGR506)

151

1.9.1.2 Nieuwe BTW-Lijsten (10.06 - IWE-SGR1327)

152

1.9.1.2.1 BTW-aangifte

153

1.9.1.2.2 BTW-aangifte INTERVAT

155

1.9.1.2.3 BTW-Intracomm. Aangifte

156

1.9.1.2.4 BTW-Intracomm. Aangifte INTERVAT

158

1.9.1.2.5 BTW-Jaaraangifte

159

1.9.1.2.6 BTW-Jaaraangifte INTERVAT

160

1.9.1.3 Aanmaningen per locatie (10.14 - TT - SGR1669) 1.9.2 Aangepaste functionaliteit

161 162

1.9.2.1 BTW - Services binnen de EU (09.52 - IWE - 1256)

162

1.9.2.2 Overzicht klantenposten (10.06 - SB-SGR608)

165

1.10 IT-verantwoordelijke concessiehouder 1.10.1 Nieuwe functionaliteit

166 166

1.10.1.1 Toestaan SMS (Werkplaats) bij bestaand GSM nummer (10.14 - SCR - SGR1748) 166 1.10.1.2 Database cleanup procedure (10.18 - TTA - SGR1662) Index

166 0

1 Release notes - Lente release 1.1 Algemeen 1.1.1 Nieuwe functionaliteit 1.1.1.1 CRM & Retail campagnes (09.52 - CBO-SB-IWE) Het DMS systeem bevat ongelofelijk veel (waardevolle) informatie over verschillende domeinen (verkoop, naverkoop, financieel,…). Meestal ligt het probleem erin hoe de informatie eruit te halen. Eén van de projecten die hier een antwoord moet op kunnen bieden is de Campagne module. Naast deze eigen informatie uit het DMS systeem biedt CARMEN ook de mogelijk tot synchronisatie en automatisatie van CRM campagnes aan. Dit is dan ook het tweede luik na de CARMEN verkoopsopportuniteiten. De huidige werking van campagnes werd vernieuwd, gebruiksvriendelijker gemaakt en nieuwe functionaliteiten werden toegevoegd. De nieuwe versie van de campagne beheer module vindt u terug via: Ga naar Relatiebeheer - CRM - CRM Campagnes.

Campagnes

De campagnes worden onderverdeeld in 3 blokken: Rood: Retail campagnes: Zelf aangemaakte campagnes binnen het bedrijf. Blauw: Parameter campagnes Groen: Carmen campagnes Alle nieuwe en vernieuwde functionaliteiten worden uitvoerig besproken in de nieuwe handleiding CRM Campagnebeheer.

1

1.1.1.2 BMW Robinson lijst - Privacy wetgeving (09.52 - IWE - 20091200) Er werden aanpassingen doorgevoerd voor de wet op de privacy. Ga naar Wagen Beheer - Verkopen voertuigen - Mobility Cards. Bij ontvangst van een nieuwe wagen moet de bestuurder het formulier Mobility Card invullen. Indien hij niet wenst gecontacteerd te worden, dan moet de bestuurder dit op de Mobility Card aanvinken. Bij ingave van het formulier in Navision bestaat op venster 5 van de Mobility Card Wizard de mogelijkheid om het veld up te daten.

Mobility card

Indien u dit veld aanvinkt, dan verschijnt onderstaande Robinson boodschap.

Melding

Bij het aanvinken van dit veld, wordt automatisch de Prospectfiche, Adresfiche en Klantenfiche aangepast. Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Dossierbeheer. Ga naar het Prospect venster, tabblad Profielgegevens.

Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Ga naar de Klantenfiche, tabblad Communicatie.

2

Ga naar Financieel - Financieel - Adressen. Ga naar de Adresfiche, tabblad Marketing.

De Robinson boodschap verschijnt in alle vensters indien u het veld Privacy gegevens (Robinson) aanvinkt. Automatisch worden de velden gelinkt aan Privacy gegevens aangepast. Nooit bellen: aangevinkt -> wenst geen telefonisch contact. Nooit mail: aangevinkt -> wenst geen briefwisseling. Nooit SMS: aangevinkt -> wenst geen SMS te krijgen (bv. vanuit campagne beheer) Nooit Email: aangevinkt -> wenst geen emails te ontvangen. SMS sturen (werkplaats): afgevinkt -> vanuit werkplaatsbeheer geen SMS versturen. Overleden: indien aangevinkt -> Deze klant/prospect is overleden. Bij het aanvinken van dit veld wordt automatisch het veld Privacy gegevens aangevinkt, waardoor deze prospect/klant niet meer gecontacteerd zal worden. Bij creatie van een nieuwe prospect/klant/adres zijn volgende instellingen de standaardwaarden: Privacy gegevens: afgevinkt Nooit bellen: afgevinkt Nooit mail: afgevinkt Nooit SMS: aangevinkt Nooit Emailen: aangevinkt SMS Sturen (werkplaats) in de klantenkaart is afhankelijk van de parameter in de klantinstellingen die u terug vindt onder Financieel - Financieel - Instellingen Klanten - Klantinstellingen.

Klantinstellingen

3

Indien het veld Privacy gegevens (Robinson) staat aangevinkt in de Klantenfiche, dan verschijnt in de orders bij de klant-opmerkingen hierover een lijn ter informatie voor de gebruiker.

Opmerkingen w erkplaats

4

1.1.1.3 Prospectfiche - Ondernemingsnummer (09.52 - IWE - SGR483) Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Dossierbeheer. Ga naar het Prospect venster, tabblad Prospect. Het veld Ondernemingsnummer werd toegevoegd in de Prospectfiche. De Klantenfiche, Leveranciersfiche, Adresfiche en Prospectfiche werden gelijk gesteld. Op al deze fiches verschijnen nu het BTW-nummer, Ondernemingsnummer en het veld Niet BTW-plichtig.

Prospectkaart

5

1.1.1.4 Klantenfiche – Normalisatie familienaam niet uitvoeren (09.52 - IWE - 20091200) Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Ga naar de Klantenfiche, tabblad Algemeen. Het veld Normalisatie op familienaam niet uitvoeren werd toegevoegd in de Prospectfiche, Klantenfiche en Adresfiche. Personen van adel hebben vaak een kleine letter in hun naam. Door dit veld aan te vinken zullen de kleine letters aan het begin van een woord niet automatisch worden geconverteerd naar hoofdletters.

Klantenfiche - Algemeen

6

1.1.1.5 Nieuw veld Reden van blokkering in prospect/klanten fiche (10.14 - PLN SGR1573) Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Dossierbeheer. Ga naar de Prospect kaart. In de klanten/prospect fiche is het veld Reden van blokkering toegevoegd. Dit veld is enkel zichtbaar als de checkbox Geblokkeerd is aangevinkt.

Klantenfiche - Reden van blokkering

In dit nieuwe veld kan men een reden kiezen uit een lijst door op het pijltje te klikken. Opmerking: De velden Geblokkeerd en Reden van blokkering worden niet gelijkgeschakeld in de klantenfiche en de prospectfiche.

7

De redencodes die men wil zien in deze lijst kan men aanpassen in volgend venster. Ga naar Financieel - Financieel - Instellingen - Volgcodes - Redencodes.

Redencodes

Men kan de lijst aanpassen door in de kolom Uitsluiten van blokkeringen aan te duiden welke redencodes men niet wil zien in de lijst. De reden codes voor blokkering die in het systeem zijn aangeleverd zijn: ADVOCAAT: Dossier behandeld door advocaat INCASSO: Dossier behandeld door incassobureau ONBETAALD: Nog onbetaalde facturen GESCHIL: Betwiste factuur ONTBINFO: Ontbrekende informatie OVERLEDEN: Klant overleden FAILLISSEMENT: Klant failliet

8

1.1.1.6 Functie voor BTW controle (10.14 - KVE - SGR483) Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Open het tabblad Algemeen. Ga naar Financieel - Financieel - Leveranciers. Open het tabblad Algemeen. Ga naar Financieel - Financieel - Adressen. Open het tabblad Algemeen. Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Dossierbeheer. Ga naar de Prospect kaart. Open het tabblad Profielgegevens. Er is een nieuwe functie ontwikkeld om rechtstreeks gegevens op te vragen uit de europese BTW-database aan de hand van het BTW-nummer. Als de gebruiker de knop BTW nr. Controle indrukt zullen de gegevens ingevuld worden op de onderstaande tekst vakken zodat men de gegevens kan controleren voor deze klant.

Klant - Buitenlandse handel

9

1.1.1.7 Export naar Excel/Word via Navision 2009 knoppen (10.18 - GDS - 20100430) Vanaf nu is het mogelijk om de belangrijkste kaarten en overzichtslijsten (F5) rechtstreeks te exporteren naar Excel of Word. Bovenaan rechts in het Navision 2009 venster heeft u 2 knoppen waarmee u kan exporteren naar Word en Excel.

10

Als u bijvoorbeeld een lijst geselecteerd heeft en u drukt op de knop Export naar Excel, dan krijgt u volgende lijst in Excel te zien.

11

1.1.2 Aangepaste functionaliteit 1.1.2.1 Snelheid: Task Acquis. Ledger Entry (10.06 - PLN)

Tijdsregistratie

Bovenstaande melding Tabel Task Acquis. Ledger Entry wordt doorzocht werd onder handen genomen. Deze melding kwam voor in volgende situaties: In de Tijdsregistratie : Bij het drukken van de button Vertrek op het einde van de dag. Werkplaatsorder: CTRL+I : In-/Uitklokken tijd splitsing

12

1.1.2.2 Snelheid: Klantenfiche (10.06 - PLN - 20100121) Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Bij het opvragen van de klantenposten via Klant - Posten, verscheen steeds onderstaande melding. Dit werd nu opgelost.

Melding

1.1.2.3 Vinkje Wenst geen nieuws te ontvangen in Mobility card (10.14 - IWE SGR1701) Indien in de mobility card het vinkje Wenst geen nieuws te ontvangen wordt aan- of afgevinkt, dan heeft dit gevolgen in de prospect/klantenfiche.

Mobility card

Indien in de mobility card het vinkje Wenst geen nieuws te ontvangen werd aangevinkt, dan zijn volgende vinkjes automatisch aangevinkt in de prospect/klantenfiche.

Indien in de mobility card het vinkje Wenst geen nieuws te ontvangen niet werd aangevinkt, dan zijn volgende vinkjes automatisch aangevinkt in de prospect/klantenfiche.

13

Indien in dit geval de status van de mobility card verandert van Gestart naar Beëindigd en tijdens dit proces wordt het vinkje niet meer aangevinkt, dan worden de velden Nooit SMS en Nooit Emailen automatisch uitgevinkt. Dit gebeurt omdat de bestuurder door het ondertekenen van de papieren van de mobility card de toestemming geeft om hem te contacteren.

14

1.1.2.4 Nieuwe Klantenkaart (10.18 - KVE - SGR1569) (10.18 - IWE - SGR1844) Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Ga naar Stock Beheer - Verkoop wisselstukken - Klanten. Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Klanten. Ga naar Wagen Beheer - Verkopen voertuigen - Klanten. Ga naar Diversen - Filiaaltransacties - Klanten. Ga naar Overzicht - Klanten en selecteer een klant uit de lijst. De nieuwe Klantenkaart verschijnt.

Klantenkaart

In de Klantenkaart zijn nieuwe velden en knoppen toegevoegd en verschillende aanpassingen aangebracht. Deze aanpassingen worden besproken in volgende hoofdstukken.

1.1.2.4.1 Hoofding In de hoofding kan men volgende informatie vinden: Een foto van de klant. Indien men op deze foto klikt opent een groter scherm waar men de mogelijkheid heeft om een afbeelding te importeren, te exporteren of te verwijderen. De Titel code van de klant. In dit geval is dit MEVR. De Naam en Voornaam van de klant gescheiden door een spatie.

Hoofding

15

1.1.2.4.2 Klanteninformatie Dit gedeelte bevat de klanteninformatie die in de vorige versies beschikbaar was in de klantenkaart. Hier en daar zijn wel een paar wijzigingen aangebracht: Tabblad Algemeen

Algemeen

In het tabblad Algemeen zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: De foto is verwijderd uit dit tabblad en in de hoofding geplaatst. Naast de Opmerkingen knoppen is een knop voorzien waarmee men de identiteitskaart kan inlezen via de E-ID kaartlezer: . Door op deze knop te drukken wordt de identiteitskaart ingelezen. Contactpersoon: Dit veld is onder het veld Naam 2 geplaatst. Taal: Dit veld is verplaatst van tabblad Buitenlandse handel naar dit tabblad onder het veld Land. Geblokkeerd: Dit veld is onder het veld Taal geplaatst. Onder dit veld staat het veld Reden van blokkering. Dit veld is enkel zichtbaar als de checkbox Geblokkeerd is aangevinkt. In dit veld kan men een reden kiezen uit een lijst door op het pijltje te klikken. (Men kan deze redencodes instellen via Financieel - Financieel Instellingen - Volgcodes - Redencodes). Verkoper: Dit veld is onder het veld Zoeknaam geplaatst. Klant type: Dit veld is onder het veld Verkoper geplaatst. Klantgroepcode: Dit veld is onder het veld Klant type geplaatst. De velden Niet BTW-plichtig, BTW-nummer en bijhorende adres velden en Ondernemingsnr. zijn verplaatst van het tabblad Buitenlandse handel naar dit tabblad onder het veld Klantgroepcode. Verkoop (LV): Dit veld is onder het veld Ondernemingsnr. geplaatst. Kredietlimiet (LV): Dit veld is onder het veld Verkoop (LV) geplaatst. Het veld Aanspreekcode brief is verwijderd. Het veld Saldo (LV) is verwijderd uit dit tabblad en onderaan het venster in het gedeelte Financieel geplaatst. Het veld Aantal documenten is verwijderd uit dit tabblad en op het tabblad Extra geplaatst. De velden Nr, Titel code, Voornaam, Familienaam, Straat, Nr., Bus, Postcode en Plaats staan in het vet. Op deze manier zijn de adresgegevens direct duidelijk.

16

Tabblad Facturering

Facturering

In het tabblad Facturering zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: Het veld Leveringsvoorwaarden is verwijderd. Het veld Expediteur is verwijderd. Het veld Reserveren is verwijderd. Het veld Intercompany is verwijderd. Het veld Use Inventory Buffer is verwijderd. Het veld Document Transfer Method is verwijderd. BTW-bedrijfsboekingsgroep: Bij particuliere EU klanten moet dit veld de waarde EU bevatten. Bij EU klanten (bedrijven) moet dit veld de waarde EU bevatten. BTW-bedrijfsboekingsgroep Service: Bij particuliere EU klanten moet dit veld de waarde EU bevatten. Bij EU klanten (bedrijven) moet dit veld de waarde EU-SERV bevatten. Bij BE klanten waarvan de BTW-bedrijfsboekingsgroep = BE-I moet dit veld ook de waarde BE-I bevatten.

Tabblad Buitenlandse handel Het tabblad Buitenlandse handel is verwijderd. De velden die op dit tabblad beschikbaar waren zijn in andere tabbladen overgenomen.

17

Tabblad Extra

Extra

Dit tabblad is toegevoegd. In dit tabblad zijn volgende velden toegevoegd: Valutacode: Dit veld is verplaatst van het tabblad Buitenlandse handel naar het tabblad Extra. Contactpersoon atelier: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar het tabblad Extra. Aantal documenten: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar het tabblad Extra. Aangemaakt op: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar het tabblad Extra. Gewijzigd op: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar het tabblad Extra.

18

1.1.2.4.3 Extra Informatie Dit gedeelte bevat Extra Informatie gelinkt aan de betreffende klant die men kan openen door op de link te klikken:

Extra Informatie

Bankrekeningen: Als men hierop klikt opent het Bankrekeningen venster of indien er meer dan één bankrekening beschikbaar is opent er een lijst met bankrekeningen. Tussen de haakjes kan men zien hoeveel bankrekeningen er aan de klant gelinkt zijn. Adreshistoriek: Als men hierop klikt opent men een lijst met de Adreshistoriek. Deze lijst bevat een historiek van alle wijzigingen die gebeurd zijn aan de Klantenfiche. Per wijziging werd een lijn toegevoegd in deze lijst. Afleveradres: Als men hierop klikt opent het Afleveradres venster of indien er meer dan één afleveradres beschikbaar is opent er een lijst met afleveradressen. Posten: Dit is een link naar een lijst met de Klantenposten. Deze lijst bevat alle klantenposten van de betreffende klant. Tussen de haakjes kan men zien hoeveel klantenposten er aan de klant gelinkt zijn. Documenten: Als men hierop klikt opent men een lijst met alle Documenten die gelinkt zijn aan de betreffende klant. Geboekte creditnota's: Als men hierop klikt opent men een lijst met alle Geboekte creditnota's die gelinkt zijn aan de betreffende klant. Tussen de haakjes kan men zien hoeveel geboekte creditnota's er aan de klant gelinkt zijn. Geboekte facturen: Als men hierop klikt opent men een lijst met alle Geboekte facturen die gelinkt zijn aan de betreffende klant. Tussen de haakjes kan men zien hoeveel geboekte facturen er aan de klant gelinkt zijn. SMS: Als men hierop klikt heeft men de mogelijkheid om een lijst te openen met de Verstuurde SMS'en of de Ontvangen SMS'en van de betreffende klant. Mobility Card: Als men hierop klikt opent men een lijst met de Mobility Cards die gelinkt zijn aan de betreffende klant.

19

1.1.2.4.4 Voertuiginformatie Dit gedeelte bevat alle voertuiginformatie gelinkt aan de betreffende klant.

Voertuigen

Het Voertuigen tabblad bevat de voertuigen waarvan de klant de bestuurder is. In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Nummerplaat Chassisnr. Model Model nr. Merk code Kilometerstand Productiejaar In het Voertuigen tabblad heeft men de mogelijkheid om te navigeren naar volgende voertuiginformatie: Voertuigkaart: Als men hierop klikt opent men de Voertuigkaart van het geselecteerde voertuig in de voertuigen tabel. Voertuigposten: Als men hierop klikt opent men de lijst met Voertuigposten gelinkt aan het geselecteerde voertuig in de voertuigen tabel. Voertuigopmerkingen: Als men hierop klikt opent men de lijst met Opmerkingen gelinkt aan het geselecteerde voertuig in de voertuigen tabel.

1.1.2.4.5 Order- en Offerteinformatie Dit gedeelte bevat alle order- en offerteinformatie gelinkt aan de betreffende klant. Deze informatie is opgedeeld in verschillende tabbladen. De tabbladen Werkplaatsorders, Werkplaatsoffertes, Wisselstukorders, Wisselstukoffertes, Voertuigorders en Voertuigoffertes bevatten volgende gegevens: Opgesteld op: Datum waarop het order of de offerte werd opgesteld. Nr.: Het identificatienummer van het order of de offerte. Chassisnr.: Het chassisnummer van het voertuig waarvoor het order of de offerte werd opgesteld. Kilometerstand: De kilometerstand van het voertuig waarvoor het order of de offerte werd opgesteld. Bedrag: Het bedrag exclusief BTW van het order of de offerte. Bedrag inclusief BTW: Het bedrag inclusief BTW van het order of de offerte. In deze tabbladen heeft men de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Als men hierop klikt opent men de Werkplaatsorder kaart, Werkplaatsofferte kaart, Wisselstukorder kaart, Wisselstukofferte kaart, Voertuigorder kaart of Voertuigofferte kaart.

20

Het tabblad Werkplaatsorders bevat de open werkplaatsorders die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.

Werkplaatsorders

Het tabblad Werkplaatsoffertes bevat de open werkplaatsoffertes die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.

Werkplaatsoffertes

Het tabblad Wisselstukorders bevat de open wisselstukorders die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.

Wisselstukorders

Het tabblad Wisselstukoffertes bevat de open wisselstukoffertes die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.

Wisselstukoffertes

Het tabblad Voertuigorders bevat de open voertuigorders die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.

Voertuigorders

Het tabblad Voertuigoffertes bevat de open voertuigoffertes die aangemaakt zijn voor de betreffende klant.

Voertuigoffertes

21

1.1.2.4.6 Instructies Dit gedeelte bevat de instructies. Deze instructies kunnen manueel worden ingegeven. Elke keer een order wordt aangemaakt wordt voor deze klant deze instructie automatisch op het order geplaatst.

Instructies

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Instructienr.: Nummer van de instructie. Merk code: Het betreffende merk. Instructie: Omschrijving van de instructie. Duration: Duur van de instructie.

1.1.2.4.7 Opmerkingen Dit gedeelte bevat de Opmerkingen. Deze opmerkingen kunnen worden ingegeven via de Opmerkingen knop bovenaan het venster, maar ook rechtstreeks in deze tabel. Dit zijn de opmerkingen die weergegeven worden bij het aanmaken van een werkplaats order.

Opmerking

1.1.2.4.8 Financieel Dit gedeelte bevat informatie over het openstaand saldo van de geselecteerde klant: Niet vervallen: Het openstaand saldo dat nog niet vervallen is. 0-30 dagen: Het saldo dat tussen 0 en 30 dagen openstaat. 31-60 dagen: Het saldo dat tussen 31 en 60 dagen openstaat. 61-90 dagen: Het saldo dat tussen 61 en 90 dagen openstaat. > 90 dagen:Het saldo dat meer dan 90 dagen openstaat. Totaal: Het totaal openstaand saldo.

Financieel

22

1.1.2.4.9 Knoppen

Volgende aanpassingen zijn gebeurd in het menu Klant: Nieuw: Deze functie is toegevoegd. Als men hierop klikt kan men een nieuwe klantenkaart aanmaken adhv een wizard. Posten: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie. Bankrekeningen: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie. Afleveradressen: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie. Prospectkaart: Deze functie is toegevoegd. Als men hierop klikt opent men de gelinkte prospectkaart. Statistiek: Deze functie is verwijderd. Statistiek per valuta: Deze functie is verwijderd. Boekingsstatistiek: Deze functie is verwijderd. Voertuigen: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het tabblad Voertuigen. Opmerkingen: Deze functie is verwijderd. De Opmerkingen kunnen geraadpleegd worden via de knop Opmerkingen naast het veld Nr.. Klantinstructies: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het tabblad Instructies Verstuurde SMS'en: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie. Ontvangen SMS'en: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie. Telephony Entries: Deze functie is verwijderd. Mobility Cards: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie.

23

1.1.2.5 Wizard aanmaken nieuwe klant (10.18 - SBA - SGR1566) Om een nieuwe klant aan te maken via de wizard kiest men Klant - Nieuw of F3. Volgend venster verschijnt.

Wizard - Aanmaak klant

In dit venster heeft men de mogelijkheid om een nieuwe Klant aan te maken en een Voertuig aan deze klant te linken. Men kan ook een Bedrijf, Facturatieklant en Verzekeringsklant linken aan het voertuig door de betreffende vinkjes in de linker kolom aan te vinken. De verschillende vensters die hiervoor voorzien zijn worden besproken in volgende hoofdstukken.

24

1.1.2.5.1 Klant Op het eerste venster kan men een klant aanmaken. Men heeft de mogelijkheid om de velden manueel in te vullen, maar men kan ook de gegevens van de klant inlezen door de E-ID kaartlezer te gebruiken en op volgende knop te klikken: .

Wizard - Aanmaak klant

25

Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Titel code Familienaam: Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zoja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige klanten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant kiezen of kiezen om toch een nieuwe aan te maken. Voornaam Naam 2 Straat Nr. Bus Adres 2 Postcode Plaats Land BTW-nummer Telefoon (Privé) GSM (Privé) E-mail (Privé) Fax (Privé) Telefoon (Bedrijf) GSM (Bedrijf) E-mail (Bedrijf) Fax (Bedrijf) Klantgroepcode: De standaard waarde van dit veld is PRIVATE. Bedrijfsboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is BE. Klantboekingsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Wisselstuk verkoop prijsgroep: De standaard waarde van dit veld is CUST. Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Om door te gaan naar het volgende venster drukt men op de knop Volgende >.

26

1.1.2.5.2 Bedrijf Op voorwaarde dat het vinkje Bedrijf in de eerste kolom is aangevinkt verschijnt volgend venster. In dit venster kan men een bedrijf aanmaken dat gelinkt zal zijn aan het voertuig dat we straks zullen aanmaken.

Wizard - Aanmaak voertuig

27

Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Titel code Familienaam: Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zoja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige klanten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant kiezen of kiezen om toch een nieuwe aan te maken. Voornaam Naam 2 Straat Nr. Bus Adres 2 Postcode Plaats Land BTW-nummer Telefoon (Privé) GSM (Privé) E-mail (Privé) Fax (Privé) Telefoon (Bedrijf) GSM (Bedrijf) E-mail (Bedrijf) Fax (Bedrijf) Klantgroepcode: De standaard waarde van dit veld is PRIVATE. Bedrijfsboekingsgroep Klantboekingsgroep Wisselstuk verkoop prijsgroep Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Om door te gaan naar het volgende venster drukt men op de knop Volgende >.

28

1.1.2.5.3 Facturatieklant Op voorwaarde dat het vinkje Facturatieklant in de eerste kolom is aangevinkt verschijnt volgend venster. In dit venster kan men een facturatieklant aanmaken die gelinkt zal zijn aan het voertuig dat we straks zullen aanmaken.

Wizard - Aanmaak facturatieklant

29

Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Titel code Familienaam: Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zoja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige klanten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant kiezen of kiezen om toch een nieuwe aan te maken. Voornaam Naam 2 Straat Nr. Bus Adres Postcode Plaats Land BTW-nummer Telefoon (Privé) GSM (Privé) E-mail (Privé) Fax (Privé) Telefoon (Bedrijf) GSM (Bedrijf) E-mail (Bedrijf) Fax (Bedrijf) Klantgroepcode: De standaard waarde van dit veld is PRIVATE. Bedrijfsboekingsgroep Klantboekingsgroep Wisselstuk verkoop prijsgroep Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Om door te gaan naar het volgende venster drukt men op de knop Volgende >.

30

1.1.2.5.4 Verzekeringsklant Op voorwaarde dat het vinkje Verzekeringsklant in de eerste kolom is aangevinkt verschijnt volgend venster. In dit venster kan men een verzekeringsklant aanmaken die gelinkt zal zijn aan het voertuig dat we straks zullen aanmaken.

Wizard - Aanmaak verzekeringsklant

31

Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Titel code Familienaam: Bij het invullen van dit veld wordt er een check uitgevoerd die nagaat of een gelijkaardige familienaam al bestaat in de database. Zoja, dan wordt er een lijst weergegeven met gelijkaardige klanten. De gebruiker kan dan uit deze lijst een klant kiezen of kiezen om toch een nieuwe aan te maken. Voornaam Naam 2 Straat Nr. Bus Adres Postcode Plaats Land BTW-nummer Telefoon (Privé) GSM (Privé) E-mail (Privé) Fax (Privé) Telefoon (Bedrijf) GSM (Bedrijf) E-mail (Bedrijf) Fax (Bedrijf) Klantgroepcode: De standaard waarde van dit veld is PRIVATE. Bedrijfsboekingsgroep Klantboekingsgroep Wisselstuk verkoop prijsgroep Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Om door te gaan naar het volgende venster drukt men op de knop Volgende >.

32

1.1.2.5.5 Voertuig Op voorwaarde dat het vinkje Voertuig in de eerste kolom is aangevinkt verschijnt volgend venster. (Standaard is dit vinkje aangevinkt) In dit venster kan men het voertuig aanmaken.

Wizard - Aanmaak voertuig

33

Volgende velden zijn toegevoegd in dit venster: Merk code Chassisnr. Nummerplaat Model nr. Soort Kilometerstand Productiejaar Datum eerste inschr. Productboekingsgroep BTW-Productboekingsgroep BTW-Bedr.-boekingsgrp. (Prijs) Wisselstukboekingsgroep Klant voertuig: Dit veld bevat het aantal klanten dat gelinkt is aan het bovenstaande voertuig. Naast sommige velden is volgend icoontje geplaatst: . Dit wil zeggen dat het aanbevolen is om dit veld in te vullen. Door op te knop Voltooien te klikken worden alle kaarten aangemaakt.

1.1.2.5.6 Resultaat In de Klantenkaart kan men zien dat de klant werd aangemaakt. Het voertuig dat we aangemaakt hebben werd gelinkt aan deze klant.

Klantenkaart

34

Als men de Voertuigkaart opent dan ziet men in het tabblad Klanten dat alle klanten die we aangemaakt hebben gelinkt werden aan dit voertuig.

Voertuigkaart

35

1.1.2.6 Nieuwe Voertuigkaart (10.18 - SBA - SGR1576) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Voertuigen. Ga naar Wagen Beheer - Voertuigen - Voertuigen. Ga naar Wagen Beheer - Aankopen voertuigen - Voertuigen. Ga naar Wagen Beheer - Verkopen voertuigen - Voertuigen. Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Voertuigen. Ga naar Overzicht - Voertuigen en selecteer een voertuig uit de lijst. De nieuwe Voertuigkaart verschijnt.

Voertuigkaart

In de Voertuigkaart zijn nieuwe velden en knoppen toegevoegd en verschillende aanpassingen aangebracht. Deze aanpassingen worden besproken in volgende hoofdstukken.

36

1.1.2.6.1 Hoofding In de hoofding kan men volgende informatie vinden: Het Merk van het voertuig. Het Model van het voertuig. De Nummerplaat van het voertuig. De Naam en Voornaam van de bestuurder.

Hoofding

Indien het om een auto gaat wordt volgend icoontje getoond.

Hoofding

Indien het om een moto gaat wordt volgend icoontje getoond.

Hoofding

1.1.2.6.2 Voertuiginformatie Dit gedeelte bevat de voertuiginformatie die in de vorige versies beschikbaar was in de voertuigkaart.

Tabblad Anders Het tabblad Anders is verwijderd.

37

Tabblad Banden

Banden

In het tabblad Banden zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: Bovenaan zijn 2 radio buttons toegevoegd waarin men het verschil kan zien tussen de zomerbanden en de winterbanden. Als men Zomer aanduidt dan kan men in de onderstaande velden de gegevens van de zomerbanden ingeven/bekijken. Als men Winter aanduidt dan kan men in de onderstaande velden de gegevens van de winterbanden ingeven/bekijken. Naast de radio buttons is een veld voorzien waarin men het chassisnummer kan zien. Type Banden: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men het type van de banden kiezen door op het pijltje te klikken. (Alle 4 als er geen onderscheid is tussen de banden vooraan en de banden achteraan, enkel vooraan indien er wel een onderscheid is - zie veld Banden per as.) Type Velg: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men het type van de velgen ingeven. (Alle 4 als er geen onderscheid is tussen de banden vooraan en de banden achteraan, enkel vooraan indien er wel een onderscheid is - zie veld Banden per as.) Status Velgen: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men de status van de velgen ingeven. (Alle 4 als er geen onderscheid is tussen de banden vooraan en de banden achteraan, enkel vooraan indien er wel een onderscheid is - zie veld Banden per as.) Profieldiepte L/R: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men de profieldiepte van de banden vooraan ingeven. Profieldiepte achter L/R: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men de profieldiepte van de banden achteraan ingeven. Banden per as: Dit veld is toegevoegd. Indien in dit veld een vinkje staat wil dit zeggen dat er een onderscheid is tussen de banden vooraan en de banden achteraan. Type Achterbanden: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men het type van de banden achteraan kiezen door op het pijltje te klikken. Dit veld is enkel wijzigbaar indien het vinkje Banden per as aangevinkt is. Type Velgen achteraan: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men het type van de velgen achteraan ingeven. Dit veld is enkel wijzigbaar indien het vinkje Banden per as aangevinkt is. Status Velgen achteraan: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men de status van de velgen achteraan ingeven. Dit veld is enkel wijzigbaar indien het vinkje Banden per as aangevinkt is. Locatie: Dit veld bevat de locatie van de banden. Datum Stockage: Dit veld bevat de datum waarop de banden in stockage gekomen zijn.

38

Banden opmerkingen: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men opmerkingen ingeven over de banden. Banden in Stock: Dit veld is toegevoegd. Indien in dit veld een vinkje staat wil dit zeggen dat deze banden momenteel gestockeerd zijn binnen de concessie. Inclusief Velgen: Dit veld is toegevoegd. Indien in dit veld een vinkje staat wil dit zeggen dat deze velgen momenteel gestockeerd zijn binnen de concessie. Run Flats: Dit veld is toegevoegd. Indien in de veld een vinkje staat wil dit zeggen dat het Run Flat banden zijn. Tire Hotel: Dit veld is toegevoegd. Indien in dit veld een vinkje staat wil dit zeggen dat deze banden door een externe firma worden bijgehouden in een Tire Hotel.

1.1.2.6.3 Extra informatie Dit gedeelte bevat Extra Informatie gelinkt aan het betreffende voertuig die men kan openen door op de link te klikken:

Extra informatie

Posten: Als men hierop klikt opent men een lijst met de Voertuigposten die gelinkt zijn aan het betreffende voertuig. Documenten: Als men hierop klikt opent men een lijst met alle Documenten die gelinkt zijn aan het betreffende voertuig. Mobility Cards: Als men hierop klikt opent men een lijst met de Mobility Cards die gelinkt zijn aan het betreffende voertuig. Verkoopfiche: Als men hierop klikt opent men de Voertuigfiche die gelinkt is aan het betreffende voertuig.

39

1.1.2.6.4 Open orders Dit tabblad bevat alle openstaande orders voor het betreffende voertuig die nog niet geboekt zijn.

Open orders

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Opgesteld op: Datum waarop het order werd opgesteld. Nr.: Het identificatienummer van het order. Chassisnr.: Het chassisnummer van het voertuig waarvoor het order werd opgesteld. Kilometerstand: De kilometerstand van het voertuig waarvoor het order werd opgesteld. Bedrag: Het bedrag exclusief BTW van het order. Bedrag inclusief BTW: Het bedrag inclusief BTW van het order.

In dit tabblad heeft men de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Als men hierop klikt opent men de Werkplaatsorder kaart.

1.1.2.6.5 Voertuighistoriek Dit tabblad bevat alle facturen en interne facturen gelinkt aan het voertuig.

Voertuighistoriek

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Type: Het type van de factuur (Credit nota, Factuur of Interne factuur). No.: Het factuurnummer. Boekingsdatum Korte beschrijving 1 Klantnr. Facturatieklant Kilometerstand Bedrag incl. BTW Intern document Locatie Korte beschrijving 2

40

1.1.2.6.6 Order historiek Dit tabblad bevat alle gearchiveerde orders gelinkt aan het voertuig.

Order historiek

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Nr.: Het ordernummer. Opgesteld op: De datum waarop het order werd opgesteld. Boekingsdatum: De boekingsdatum. Omschrijving: De omschrijving. Bedrag: Het bedrag exclusief BTW. Bedrag inclusief BTW: Het bedrag inclusief BTW. In dit tabblad heeft men de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Als men hierop klikt opent men de Gearchiveerde werkplaatsorder kaart.

1.1.2.6.7 Facturen Dit tabblad bevat alle facturen van zowel voertuigen als de werkplaats gelinkt aan het voertuig.

Facturen

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Nr.: Het factuurnummer. Opgesteld op: De datum waarop de factuur werd opgesteld. Boekingsdatum: De boekingsdatum. Omschrijving: De omschrijving. Bedrag: Het bedrag exclusief BTW. Bedrag inclusief BTW: Het bedrag inclusief BTW. In dit tabblad heeft men de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Als men hierop klikt opent men de Geboekte verkoopfactuur kaart.

41

1.1.2.6.8 Campagnes Dit tabblad bevat alle technische campagnes beschikbaar voor dit voertuig.

Campagnes

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Werkplaatscampagnenr.: Nummer van de werkplaatscampagne. Campagne beschrijving: Omschrijving van de werkplaatscampagne. Afgesloten Werkplaatsorder: Order nummer van het werkplaatsorder. In dit tabblad heeft men de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Als men hierop klikt opent men de Werkplaatscampagne kaart.

1.1.2.6.9 Contracten Dit tabblad bevat alle onderhoudscontracten gelinkt aan dit voertuig.

Contracten

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: VIN: Het chassisnummer van het voertuig waarvoor dit contract geldt. Type: Het type van het contract. Start datum: De start datum van het contract. End datum: De einddatum van het contract. Kilometerstand Nummerplaat Datum eerste inschr. Totaal maanden Voertuigomschrijving

42

1.1.2.6.10 Instructies Dit gedeelte bevat de instructies. Deze instructies kunnen manueel worden ingegeven. Elke keer een order wordt aangemaakt voor deze wagen wordt deze instructie automatisch op het order geplaatst.

Instructies

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Instructienr. Merk code Instructie Duur

1.1.2.6.11 Opties Dit tabblad bevat alle opties beschikbaar voor dit voertuig.

Opties

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Optiecode: De code van de optie. Interne code: De interne code van de optie. Optie type Korte omschrijving Omschrijving Omschrijving 2 Serie optie: Aanduiding of het gaat om een serie optie. Inbouwdatum: De datum waarop de optie is ingebouwd. Soort: Het soort van de optie. Aantal: Het aantal opties.

43

1.1.2.6.12 Klanten Dit tabblad bevat alle klanten gelinkt aan dit voertuig. Dit gaat om de gebruiker, leasing, facturatieklant, ....

Klanten

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Soort: Het soort klant (gebruiker, leasing, facturatieklant, ...) Klantnr.: Het klantnummer. Naam: De naam van de klant.

1.1.2.6.13 Opmerkingen Dit gedeelte bevat de Opmerkingen. Deze opmerkingen kunnen worden ingegeven via de Opmerkingen knop bovenaan het venster, maar ook rechtstreeks in deze tabel. Dit zijn de opmerkingen die weergegeven worden bij het aanmaken van een werkplaats order.

Opmerkingen

44

1.1.2.6.14 Knoppen

Volgende aanpassingen zijn gebeurd in het menu Voertuig: Statistiek: Deze functie is verwijderd. Opmerkingen: Deze functie is verwijderd. De Opmerkingen kunnen geraadpleegd worden via de knop Opmerkingen naast het veld Nr. en in het tabblad Opmerkingen. Afbeelding: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie. Voertuigafspraken: Deze functie is verwijderd. Klanten: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het tabblad Klanten. Diagnostische motorgegevens: Deze functie is verwijderd. Uitgevoerde werkplaatsacties: Deze functie is verwijderd. Financiering klant: Deze functie is verwijderd. Verzekering voertuig: Deze functie is verwijderd. Werkplaatscampagnes: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het tabblad Campagnes. Voertuiginstructies: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het tabblad Instructies. Link naar voertuigevaluatie systemen: Deze functie is verwijderd. Additional Data - Used Car Mgmt.: Deze functie is verwijderd. Toon locaties: Deze functie is verwijderd. Reminder: Deze functie is verwijderd. MIS Remarks: Deze functie is verwijderd. Print Barcode voor Elek. Archief: Deze functie is toegevoegd. De knoppen Inkoop en Verkoop zijn verwijderd.

45

1.1.2.7 Nieuwe Leverancierskaart (10.18 - SBA - SGR1570) (10.18 - IWE - SGR1844) Ga naar Financieel - Financieel - Leveranciers. Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Leveranciers. Ga naar Wagen Beheer - Aankopen voertuigen - Leveranciers. De nieuwe Leverancierskaart verschijnt.

Leverancierskaart

In de Leverancierskaart zijn nieuwe velden en knoppen toegevoegd en verschillende aanpassingen aangebracht. Deze aanpassingen worden besproken in volgende hoofdstukken.

1.1.2.7.1 Hoofding In de hoofding kan men volgende informatie vinden: De titel code van de leverancier. In dit geval is dit BVBA. De Naam van de leverancier.

Hoofding

46

1.1.2.7.2 Leveranciersinformatie Dit gedeelte bevat de leveranciers informatie die in de vorige versies beschikbaar was in de leverancierskaart. Hier en daar zijn wel een paar kleine wijzigingen aangebracht: Tabblad Algemeen

Algemeen

In het tabblad Algemeen zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: Contactpersoon: Dit veld is onder het veld Naam 2 geplaatst. Taal: Dit veld is verplaatst van tabblad Buitenlandse handel naar dit tabblad onder het veld Land. Geblokkeerd: Dit veld is onder het veld Taal geplaatst. Onder dit veld staat het veld Reden van blokkering. Dit veld is enkel zichtbaar als de checkbox Geblokkeerd is aangevinkt. In dit veld kan men een reden kiezen uit een lijst door op het pijltje te klikken. (Men kan deze redencodes instellen via Financieel - Financieel Instellingen - Volgcodes - Redencodes). Inkoper: Dit veld is onder het veld Zoeknaam geplaatst. Leveranciers type: Dit veld is onder het veld Inkoper geplaatst. Leveranciersgroep: Dit veld is onder het veld Leveranciers type geplaatst. De velden Niet BTW-plichtig, BTW-nummer en bijhorende adres velden en Ondernemingsnr. zijn verplaatst van het tabblad Buitenlandse handel naar dit tabblad onder het veld Leveranciersgroep. Inkoop (LV): Dit veld is onder het veld Saldo (LV) geplaatst. Het veld Aanspreekcode brief is verwijderd. Het veld Saldo (LV) is verwijderd uit dit tabblad en onderaan het venster in het gedeelte Financieel geplaatst. Het veld Aantal documenten is verwijderd uit dit tabblad en in het tabblad Extra geplaatst. De velden Nr, Titel code, Voornaam, Familienaam, Straat, Nr., Bus, Postcode en Plaats staan in het vet. Op deze manier zijn de adresgegevens direct duidelijk.

Tabblad Buitenlandse handel Het tabblad Buitenlandse handel is verwijderd. De velden die op dit tabblad beschikbaar waren zijn in andere tabbladen overgenomen.

47

Tabblad Extra

Extra

Dit tabblad is toegevoegd. In dit tabblad zijn volgende velden toegevoegd: Valutacode: Dit veld is verplaatst van het tabblad Buitenlandse handel naar het tabblad Extra. Instructie sleutel: Dit veld is verplaatst van het tabblad Buitenlandse handel naar het tabblad Extra. Aantal documenten: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar het tabblad Extra. Gewijzigd op: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar het tabblad Extra.

48

1.1.2.7.3 Extra Informatie Dit gedeelte bevat Extra Informatie gelinkt aan de betreffende leverancier die men kan openen door op de link te klikken:

Extra Informatie

Bankrekeningen: Als men hierop klikt opent het Bankrekeningen venster of indien er meer dan één bankrekening beschikbaar is opent er een lijst met bankrekeningen. Tussen de haakjes kan men zien hoeveel bankrekeningen er aan de leverancier gelinkt zijn. Order adressen: Als men hierop klikt opent het Orderadres venster of indien er meer dan één orderadres beschikbaar is opent er een lijst met orderadressen. Posten: Dit is een link naar een lijst met de Leveranciersposten. Deze lijst bevat alle leveranciersposten van de betreffende leverancier. Tussen de haakjes kan men zien hoeveel leveranciersposten er aan de leverancier gelinkt zijn. Documenten: Als men hierop klikt opent men een lijst met alle Documenten die gelinkt zijn aan de betreffende leverancier. Inkoopontvangsten: Als men hierop klikt opent men een lijst met alle Geboekte inkoopontvangsten die gelinkt zijn aan de betreffende leverancier.

49

1.1.2.7.4 Order- en Factuurinformatie Dit gedeelte bevat alle order- en factuurinformatie gelinkt aan de betreffende leverancier. Deze informatie is opgedeeld in 2 tabbladen. Tabblad Open Orders

Open Orders

Het tabblad Open Orders bevat de open orders gelinkt aan de leverancier. In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Nr.: Het ordernummer. Datum inkooporder: De datum van het inkooporder. Boekingsdatum: De boekingsdatum. Bedrag: Het bedrag exclusief BTW. Bedrag inclusief BTW: Het bedrag inclusief BTW. Inkooporder type: Het type van het inkooporder. In dit tabblad heeft men de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Als men hierop klikt opent men de Inkooporder kaart.

Tabblad Facturen historiek

Facturen historiek

Het tabblad Facturen historiek bevat de geboekte inkoopfacturen gelinkt aan de leverancier. In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Ordersoort: De soort van het order. Nr.: Het nummer van het order. Boekingsdatum: De boekingsdatum. Omschrijving: De omschrijving. Inkoopordernr.: Het inkoopordernummer. Bedrag: Het bedrag exclusief BTW. Bedrag inclusief BTW: Het bedrag inclusief BTW. In dit tabblad heeft men de mogelijkheid om te navigeren naar de betreffende kaart: Kaart: Als men hierop klikt opent men de Geboekte inkoopfactuur kaart.

50

1.1.2.7.5 Merken Het tabblad Merken bevat de leveranciersmerken gelinkt aan de leverancier.

Merken

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Merk code Partner code

1.1.2.7.6 Order type Het tabblad Order type bevat de instellingen van de verschillende mogelijk manieren van bestellen per merk.

Order type

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Inkooporder type Minimum waarde Aankooporder Levertermijn Leveringsvoorwaarden Expediteur Uitwisselingsmethode Merk Verpakkinghoeveelheid respecteren Verpakkingssoorten Afrondingspercentage

51

1.1.2.7.7 Dealernr. Het tabblad Dealernr. bevat alle dealerinformatie zoals de concessie gekend is bij BMW.

Dealernr.

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Locatie Merk Gebied Dealernr. SA3 Dealernr. PaSS Dealernr. Interface code

1.1.2.7.8 Financieel Dit gedeelte bevat informatie over het openstaand saldo van de geselecteerde leverancier: Niet vervallen: Het openstaand saldo dat nog niet vervallen is. 0-30 dagen: Het saldo dat tussen 0 en 30 dagen openstaat. 31-60 dagen: Het saldo dat tussen 31 en 60 dagen openstaat. 61-90 dagen: Het saldo dat tussen 61 en 90 dagen openstaat. > 90 dagen:Het saldo dat meer dan 90 dagen openstaat. Totaal: Het totaal openstaand saldo.

Financieel

52

1.1.2.7.9 Knoppen

Volgende aanpassingen zijn gebeurd in het menu Leverancier: Posten: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie. Opmerkingen: Deze functie is verwijderd. De opmerkingen kunnen geraadpleegd worden via de knop Opmerkingen naast het veld Nr.. Bankrekeningen: Deze functie is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie.

53

1.1.2.8 Nieuwe Prospectkaart (10.18 - IWE - SGR1844) Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Dossierbeheer. Ga naar Relatiebeheer - CRM - Dossierbeheer. De Agenda wordt geopend. Druk op de knop Prospecten. De nieuwe Prospectkaart verschijnt.

Prospectkaart

In de Prospectkaart zijn verschillende aanpassingen aangebracht. Deze aanpassingen worden besproken in volgende hoofdstukken.

1.1.2.8.1 Hoofding In de hoofding kan men volgende informatie vinden: Een foto van de prospect. Indien men op deze foto klikt opent een groter scherm waar men de mogelijkheid heeft om een afbeelding te importeren, te exporteren of te verwijderen. De Titel code van de prospect. In dit geval is dit MEVR. De Naam en Voornaam van de prospect gescheiden door een spatie.

Hoofding

54

1.1.2.8.2 Prospectinformatie Dit gedeelte bevat de prospectinformatie. Hier en daar zijn een paar kleine wijzigingen aangebracht: Tabblad Prospect

Prospect

In het tabblad Prospect zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: De foto is verwijderd uit dit tabblad en in de hoofding geplaatst. Naast de Opmerkingen knop is een knop voorzien waarmee men de identiteitskaart kan inlezen via de E-ID kaartlezer: . Door op deze knop te drukken wordt de identiteitskaart ingelezen. Het veld Adres 2 is toegevoegd. Het veld Taal is verplaatst van de 2e kolom naar de eerste kolom onder het veld Land. Het veld Geblokkeerd is verplaatst van de 2e kolom naar de eerste kolom onder het veld E-mail (Privé). Onder dit veld staat het veld Reden van blokkering. Dit veld is enkel zichtbaar als de checkbox Geblokkeerd is aangevinkt. In dit veld kan men een reden kiezen uit een lijst door op het pijltje te klikken. (Men kan deze redencodes instellen via Financieel - Financieel - Instellingen - Volgcodes - Redencodes). Verkoper: Dit veld is onder het veld Zoeknaam geplaatst. Type prospect: Dit veld is onder het veld Verkoper geplaatst. Klantgroepcode: Dit veld is onder het veld Type prospect geplaatst. Aantal opmerkingen: Dit veld is onder het veld Verkoopsregio geplaatst. Laatste activiteit: Dit veld is onder het veld Aantal opmerkingen geplaatst. Volgende activiteit: Dit veld is onder het veld Laatste activiteit geplaatst. De velden Niet BTW-plichtig, BTW-nummer en bijhorende adres velden en Ondernemingsnr. zijn verplaatst van de eerste kolom naar de 2e kolom onder het veld Is contactpersoon van. Het veld Aangepast op is verwijderd uit dit tabblad en in het tabblad Extra geplaatst. Het veld Aangemaakt op is verwijderd uit dit tabblad en in het tabblad Extra geplaatst. Het veld Aangemaakt door is verwijderd uit dit tabblad en in het tabblad Extra geplaatst.

55

Het veld Fictief is verwijderd uit dit tabblad en in het tabblad Profielgegevens geplaatst. De velden Nr, Titel code, Voornaam, Familienaam, Straat, Nr., Bus, Postcode en Plaats staan in het vet. Op deze manier zijn de adresgegevens direct duidelijk.

Tabblad Profielgegevens

Profielgegevens

In het tabblad Profielgegevens zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: Het veld Adres nr. is onder het veld Status geplaatst. Het veld Locatie is onder het veld Adres nr. geplaatst. Fictief: Dit veld is verplaatst van het tabblad Prospect naar het tabblad Profielfgegevens.

56

Tabblad Extra

Extra

Dit tabblad is toegevoegd. In dit tabblad zijn volgende velden toegevoegd: Aangepast op: Dit veld is verplaatst van het tabblad Prospect naar het tabblad Extra. Aangemaakt op: Dit veld is verplaatst van het tabblad Prospect naar het tabblad Extra. Aangemaakt door: Dit veld is verplaatst van het tabblad Prospect naar het tabblad Extra.

1.1.2.8.3 Knoppen De knop Functies is verwijderd.

57

1.1.2.9 Navigeren door hoofdmenu opent niet meer automatisch de IT-portal/email venster (10.18 - PLN - SGR1842) Als men via de pijltjes navigeerde door het hoofdmenu opende de IT-portal of het e-mail venster automatisch. Dit is niet meer het geval.

1.1.2.10 Openen van IT-portal en Email indien ingevuld (10.18 - PLN - SGR1752) Als men klikte op de IT-portal link of de Email link onderaan in het hoofdmenu en de nodige instellingen waren niet gedaan voor deze links, kreeg men een lege browser of een leeg email venster. Dit is nu niet meer het geval.

1.1.3 Oplossingen van fouten 1.1.3.1 E-Id card reader in citrix omgeving (09.52 - SBA - 20091200) Het probleem van de E-Id card Reader in een Citrix omgeving werd opgelost. Indien u de Eid card Reader bezit en in een Citrix omgeving werkt, gelieve de helpdesk van Carya Group op te bellen om de nodige instellingen hieromtrent te doen.

58

1.2 Receptie 1.2.1 Aangepaste functionaliteit 1.2.1.1 Nieuwe beschikbare acties (After Sales) (10.06 - SB - SGR20100125) Volgende codes werden aangepast of aangemaakt in uw Incadea wisselstuk bestand (Stock beheer - Wisselstukken - Wisselstukken): AC Allin AC Basic exterior AC Basic interior AC Allin exterior AC Allin interior AC WHEELMC AC 10 % Careproducts De productinformatie zal later ter beschikking worden gesteld op de PIAS met meer informatie.

1.2.1.2 Uitbreiding voertuigopmerking omtrent Onderhoudscontracten (10.06 SB-SGR20100125) Er is een aanpassing doorgevoerd betreffende de onderhoudscontracten. Voor een voertuig waar een contract Extra Services voor bestaat, verschijnt volgende melding in het venster van de opmerkingen: Extra Services geldig voor eerste eigenaar.

59

1.3 Magazijn 1.3.1 Nieuwe functionaliteit 1.3.1.1 Inventaris Telling (09.52 - PLN - 20091200) Ga naar Stock Beheer - Wisselstukken - Instellingen - WMS. Er bestaan vanaf nu 2 systemen om de telling uit te voeren. Het gewenste systeem kan ingesteld worden via WMS Instellingen.

WMS Setup

Ga naar Stock Beheer - Wisselstukken - Inventarisdagboeken. In het venster van inventarisdagboeken moet eerst de functie Voorraad berekenen gedraaid worden om het dagboek op te vullen met wisselstukken. Naargelang het systeem dat men heeft gekozen in de WMS instellingen wordt het veld Aantal (Inventaris) op nul gezet (systeem 2) of opgevuld met het aantal dat momenteel in voorraad is (systeem 1). Zoals nu reeds het geval is, wordt daarna bij het inscannen van wisselstukken (met de barcodelezer) een bestand aangemaakt op dezelfde plaats waar het barcodebestand werd gezet door het systeem. In dit voorbeeld wordt er dus een bestand aangemaakt op de plaats C:\Tmp\Bmwbarcode\Barcode\Processed met als extensie *.txtlst. Daarin staan alle problemen vermeld dat het inlezen van de barcodegegevens heeft opgebracht, zoals bvb. wisselstuk is geblokkeerd, wisselstuk werd ingelezen in andere dagboekbatch, …

60

1.3.1.1.1 Eerste optie: Voor de import van barcode gegevens (standaard optie) Inventarisdagboek na de berekening van de voorraad:

Inventaris - Systeem 1

Bij het importeren van een barcodebestand worden nu alleen die wisselstukken aangepast die in het bestand staan. De andere wisselstukken die niet werden gescand worden hier dus ongemoeid gelaten en behouden hun voorraad. Dit systeem is vooral interessant als men niet de volledige rayon wilt scannen maar slechts enkele stukken. De niet-ingescande stukken blijven dan gewoon op voorraad en er worden alleen stockcorrecties uitgevoerd voor de ingescande stukken.

1.3.1.1.2 Tweede optie: Na de berekening van de fysieke voorraad Inventarisdagboek na de berekening van de voorraad:

Inventaris - Systeem 2

Bij het importeren van het barcodebestand blijven de stukken die niet werden ingescand op nul staan en zal er een negatieve boeking volgen. Dit systeem is gemaakt voor het tellen van een volledige rayon. Als nog maar één wisselstuknummer niet werd ingescand dan wordt dit op voorraad = 0 gebracht in Navision met een negatieve stockcorrectie. Dit systeem is ook het meest aangewezen systeem om een jaarlijkse telling uit te voeren. Als er een wisselstuk wordt gescand (via de barcodelezer) dat zich bevindt in een andere dagboekbatch dan wordt het aantal daar aangepast. De voorraad wordt dan bijgeteld in de andere dagboekbatch. Vandaar dat het dan beter is dat het aantal daar al op nul staat voordat de gescande voorraad er wordt bijgeteld.

61

1.3.1.2 Boekingsdatum kan aangepast worden per wisselstuk (10.14 - PLN - SGR1718) Ga naar Stock beheer - Aankoop wisselstukken - Ontvangsten. In het detailvenster is de kolom Boekingsdatum toegevoegd.

Ontvangsten

In deze kolom staat standaard de Boekingsdatum die bovenaan het venster in de hoofding zichtbaar is, maar de gebruiker kan deze datum aanpassen per wisselstuk. Als de boekingsdatum wordt aangepast, dan wordt het betreffende wisselstuk op die datum ingeboekt in de boekhouding.

1.3.1.3 Prijsupdates 1.3.1.3.1 Opnieuw inlezen van prijsupdates (10.14 - PLN - 20100312) In sommige gevallen wordt de prijsupdate niet automatisch uitgevoerd. Daarom is er nu een systeem ontwikkeld dat dit probleem opvangt door automatisch de niet ingelezen prijsupdates uit te voeren.

1.3.1.3.2 Importeren van AT wisselstukken (10.14 - PLN - SGR1719) De prijzen van AT wisselstukken worden ingelezen in een prijsbestand. In een latere fase worden hiervoor nog toepassingen ontwikkeld.

1.3.1.4 De grootte van de database wordt automatisch geëvalueerd (10.14 - PLN 20100312) De grootte van de database wordt automatisch geëvalueerd door de helpdesk. Op die manier kan de helpdesk ingrijpen waar nodig.

62

1.3.1.5 Melding bij importeren van ETK data (10.14 - PLN - 20100309) Bij het importeren van pakketten in Navision kan het zijn dat een wisselstuk uit dat pakket niet bestaat in Navision. In dat geval wordt volgende melding getoond.

Melding

1.3.1.6 Omschrijving 2 is toegevoegd aan de Standaard klantenteksten voor wisselstukken (10.14 - PLN - 20100316) Ga naar Stock beheer - Aankoop wisselstukken - Instellingen - Instellingen aankoop wisselstukken. In het tabblad Algemeen is de optie Omschrijving 2 toegevoegd aan het veld Standaard klantentekst.

Instellingen aankoop w isselstukken

Op deze manier kan men de Omschrijving 2 mee afdrukken op de etiketten.

63

1.3.1.7 Verkopen koppelen aan ontvangsten (10.18 - PLN - SGR1729) Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Ontvangsten. Het venster Ontvangst Leverancier opent.

Ontvangst leverancier

In dit venster is in de header het veld Verkoop/Werkplaatslijnen toegevoegd. Dit veld geeft de gebruiker de mogelijkheid om ook verkopen (en werkplaatsorders) rechtstreeks te koppelen aan een ontvangstlijn. Zodoende kunnen ook verkoopgegevens bij het boeken automatisch bijgewerkt worden. De mogelijke waarden zijn: Geen verkopen Optioneel Verplicht Deze functionaliteit hoort bij het Reverse Logistics project en wordt uitgelegd in Juni. In de tabel is een nieuwe kolom MAX toegevoegd. Deze kolom geeft aan wat het maximaal aantal is dat de gebruiker kan aangeven bij de ingave van een SA30 lijn, een inkooplijn of een verkooplijn. Het is louter een informatief veld.

64

1.3.1.8 Wisselstukken aangekocht maar nog steeds in voorraad (10.18 - PLN) Ga naar Stock beheer - Wisselstukken - Periodieke activiteiten - Wisselstukken aangekocht maar nog steeds in voorraad. Volgend venster wordt geopend.

Wisselstukken aangekocht maar nog steeds in voorraad

Dit venster toont alle wisselstukken die een fysieke voorraad hebben met daarbij nog wat extra informatie zoals Beschikbare voorraad, Alois code, Laatste aankoopdatum, Schapnummer, Verkoopdocumenten, Waarde,… enz. Deze info kan u gebruiken om wisselstukken die de leeftijd van 45 dagen dreigen te benaderen nog op tijd terug te sturen naar BMW als bvb. de klant niet is komen opdagen voor zijn afspraak. Dit venster kan ook gebruikt worden voor andere toepassingen zoals het berekenen van de totaal waarde van de voorraad voor bvb. Alois code ‘O/8’ wisselstukken. Op elke lijn heeft u de mogelijkheid om zelf een opmerking in te vullen. Zodoende kan u zelf een systeem opzetten met filters op dat veld. Het veld Gecontroleerd is eveneens een wijzigbaar veld. Beide velden worden telkens opnieuw overgenomen wanneer de gegevens worden aangepast aan de huidige situatie (Zie functie Functies - Gegevens aanpassen aan huidige situatie). Deze functie moet u telkens opstarten om de gegevens in het nieuwe venster te herladen. Bij een boeking van een inkoop- of verkoopdocument worden de gegevens in dit venster dus NIET automatisch aangepast. U heeft verschillende mogelijkheden om filters te zetten op de gegevens (bovenaan in het midden) of om de sortering aan te passen (bovenaan links). Aan de rechterzijde vindt u de totalen van de geselecteerde lijnen. Daarvoor moet u eerst wel op de knop Berekenen drukken.

65

De lijnen waarbij de Laatste aankoopdatum niet is ingevuld krijgen een leeftijd van ‘-1’ (achterstallige) dagen. Zo kan u nog steeds die wisselstukken eruit halen die wel degelijk vandaag zijn aangekocht (van 0 tot 0 dagen).

66

1.3.1.9 Verkoopactie voor Transport (10.18 - SBA - 20100414) Naast de verkoopactie CAREPRODUCTS bestaat nu ook de verkoopactie TRANSPORT. Indien men op een werkplaatsorder 2 wisselstukken plaatst die beschikbaar zijn in de lijst van wisselstukken gelinkt aan de verkoopactie TRANSPORT, dan kan men via Functies Controle verkoopacties automatisch een korting van 50% gegeven op het goedkoopste product. Let op: Deze korting betreft een maximum korting van 125 € (incl. BTW). Indien de korting meer dan 125 € (incl. BTW) bedraagt, wordt een korting van 125 € (incl. BTW) gegeven. Volgende melding verschijnt:

Melding

Indien men op de knop Yes klikt wordt de kortingslijn toegevoegd op het order.

Werkplaatsorder

67

1.3.2 Aangepaste functionaliteit 1.3.2.1 Rapport 5069668: Inventory Aging List (09.52 - PLN - 20091130) Ga naar Stock Beheer - Wisselstukken - Wisselstuklijsten. Het rapport is gewijzigd op 3 punten: In het tabblad Opties wordt nu de mogelijkheid geboden om wisselstukken met een bepaalde ouderdom af te drukken op papier. Zo kan je bvb. een lijst drukken van alleen die wisselstukken die een ouderdom hebben van maximaal 6 maanden of groter dan 48 maanden (zie onderstaand voorbeeld). Met de export naar Excel worden nog altijd alle periodes meegenomen omdat men daar met filters kan werken.

Ouderdomsanalyse voorraad

1.

Een kleine rechtzetting t.o.v. de vorige versie, m.a.w. een verbetering. De ouderdom van een wisselstuk wordt altijd gemeten aan de hand van zijn laatste inkopen. Bij wisselstukken waar geen inkopen zijn gebeurd wordt automatisch teruggevallen op de laatste positieve stockcorrecties om de ouderdom te bepalen. Echter na het draaien van de definitieve conversie werden de stockcorrecties van de conversie zelf genomen voor de ouderdomsbepaling. Hierdoor vielen de wisselstukken waarvan geen inkoopposten bestaan automatisch op de periode < 6 maanden. Uiteraard mogen deze stockcorrecties (van de conversie zelf, documenten CORR09-1, CORR09-2 en CORR09-3) niet meetellen in de berekening van de ouderdom van een wisselstuk en deze verbetering is nu doorgevoerd. Hierdoor zal een deel van de < 6 maanden bedragen terug verdeeld worden naar andere periodes maar het algemeen totaal blijft hetzelfde.

2.

Transfers worden nu ook mee in rekening gebracht voor de berekening van de ouderdom van een wisselstuk. De inkoopposten hebben echter nog steeds voorrang op transferposten en correctieposten.

3.

De afdruk van de ouderdomsanalyse op een vroegere datum dan vandaag blijkt problemen te geven. Het systeem neemt steeds de gemiddelde kost van vandaag i.p.v. de gemiddelde kost van de datum dat wordt afgedrukt.

68

Een voorbeeld; als je de lijst Ouderdomsanalyse t.e.m. 31/12/2008 draait in mei 2009 of september 2009 dan krijg je verschillende totalen. Dat is nu rechtgezet. Je krijgt nu telkens hetzelfde eindtotaal voor 31/12/2008. De lijst is nu retroactief.

1.3.2.2 Aanpassing verkooporder traject (10.06 - PLN-SGR1449/1229/1269) In aanloop van deze versie werd het verkooporder traject voor wisselstukken onderworpen aan een grote revisie. Talrijke verbeteringen en kleine klantvriendelijke aanpassingen werden toegevoegd. Een nieuw instellingen venster werd daarvoor in het leven geroepen (WMS instellingen). De derde vraag (recup stukken) is ook geactiveerd voor het werkplaats order. De 2 andere vragen (nog) niet.

WMS Setup - Verkoopinvoer

Volgende aanpassingen aangaande deze nieuwe instellingen werden toegevoegd: Bij ingave van het wisselstuk nummer kunnen de opmerkingen van het wisselstuk getoond worden. Dit is afhankelijk van nieuwe instellingen op de WMS instellingen (vraag 1). Bij het tonen van de commentaar lijnen kan de gebruiker de opmerkingen toevoegen, verwijderen of wijzigen. Optie 1: Als er opmerkingen bestaan voor het wisselstuk toon dan eerst een venster waarin gevraagd wordt of de gebruiker deze wenst te zien. Indien ja, komt het venster met commentaar te voorschijn:

69

Melding

Optie 2: Als er commentaar bestaat komt het onmiddellijk op het venster, zonder vraagstelling. Optie 3: Open altijd het commentaar venster, zelfs al zijn er geen opmerkingen aanwezig. Optie 4: Toon nooit de opmerkingen van het wisselstuk.

Het vinkje dat aangeeft of een wisselstuk dient besteld te worden (ism het bestelvoorstel) indien er te weinig in voorraad is werd in vorige versies onwillekeurig af en aan gezet. Dit wordt nu met behulp van nieuwe instellingen (WMS instellingen vraag 2) correct gewijzigd. Optie 1: Toon een waarschuwing en zet het vinkje aan/af:

Melding

Optie 2: Toon alleen een waarschuwing maar zet het vinkje niet aan/af. Hier wordt de mogelijkheid geboden om rechtstreeks naar de wisselstuk kaart te navigeren:

Melding

Optie 3: Het wisselstuk wordt onmiddellijk en zonder vraagstelling op te bestellen gezet. Optie 4: Controleer de voorraad niet.

70

De 3de vraag op de WMS instellingen gaat over tweedehands wisselstukken (recup stukken). Bij het invoeren van het wisselstuk nummer wordt gecontroleerd op de aanwezigheid van een tweedehands wisselstuk. Indien dit op de wisselstuk kaart aanwezig is wordt, rekening houdend met de opties, volgende vraag getoond:

Melding

Als de gebruiker Ja antwoordt op deze vraag wordt het ingegeven wisselstuk nummer gewijzigd naar het nummer van het tweedehands wisselstuk. Optie 1 en optie 2 verschillen in het feit of er beschikbare voorraad aanwezig is op het tweedehands wisselstuk. Optie 3 zorgt ervoor dat er niet gecontroleerd wordt op recup stukken.

Verder werden er in het Verkooporder venster nog wat aanpassingen doorgevoerd. Het venster is logischer opgebouwd. Let vooral op de aanwezigheid van de nieuwe voorraad velden (rood kader).

Verkooporder

71

Er bestaan nu 3 soorten voorraad om de gebruiker te sturen naar het wel of niet bestellen. Deze 3 voorraad kolommen zijn te zien op het verkoop order, de verkoop offerte en de wisselstuk lijst. 1. Veiligheidsvoorraad, wordt standaard niet getoond op het verkoop order, wel op de offertes: Dit is een nieuw begrip in Navision. Is er genoeg voorraad om alle verkopen (& werkplaatsorders) te bedienen, ongeacht het reeds geleverde aantal op de orders zelf? Veiligheidsvoorraad = Voorraad op wisselstukkaart - Totaal aantal op verkooporders - Totaal aantal op werkplaatsorders + Totaal aantal op verkoop-creditnota’s + Totaal aantal op werkplaats-creditnota’s 2. Beschikbare voorraad, wordt standaard wel getoond op het verkooporder, niet op de offertes: Bestond reeds. Hoeveel voorraad is er nog fysiek aanwezig in het magazijn? Beschikbare voorraad = Voorraad op wisselstukkaart - Totaal te leveren aantal op verkooporders - Totaal te leveren aantal op werkplaatsorders + Totaal aantal op verkoop-creditnota’s + Totaal aantal op werkplaats-creditnota’s 3. Economische voorraad, wordt standaard niet getoond op het verkooporder en de offertes: Bestond reeds. Dit stelt de beschikbare voorraad voor vermeerderd met het aantal op inkooporders. Over hoeveel stuks kan ik daadwerkelijk beschikken, rekening houdend met nog binnenkomende bestellingen? Economische voorraad = Beschikbare voorraad + openstaande inkooporders

In het getoonde voorbeeld werden er 2 lijnen ingevoerd op het verkooporder. De beide wisselstukken komen alleen voor in dit verkooporder! Op lijn 1 (Wisselstuk 07 11 9 922 832) staat de voorraad op de wisselstukkaart op 30 stuks. De gevraagde hoeveelheid op dit verkooporder is 20 stuks, dus de veiligheidsvoorraad bedraagt 10 stuks. Dit getal is positief, wat betekend dat alle orders kunnen geleverd worden met de aanwezige voorraad. Van die 20 stuks zijn er reeds 12 stuks geleverd (te leveren aantal), wat betekent dat de beschikbare voorraad nu nog 18 stuks bedraagt (30 stuks – 12 stuks). Er bevinden zich 3 stuks op een inkooporder (verschil tussen beschikbare en economische voorraad), dus de economische voorraad bedraagt 21 stuks. Op lijn 2 (Wisselstuk 12 24 7 787 989) staat de voorraad op de wisselstukkaart op 9 stuks. Er worden 15 stuks gevraagd, dus de veiligheidsvoorraad gaat onder nul (-6 stuks). Je hebt dus in ieder geval niet genoeg voorraad om alle orders te leveren (zelfs indien de orders nog volledig openstaand zouden zijn). Van die 9 stuks op voorraad zijn er reeds 8 buitengegaan voor deze orderlijn. Het beschikbare aantal voor dit wisselstuk bedraagt dus 1 stuk. Van een ander verkooporder met hetzelfde wisselstuk zal er dus maar maximaal 1 stuk geleverd kunnen worden. Omdat er nog 7 stuks

72

op een inkooporder staan bedraagt de economische voorraad 8 stuks.

Andere aanpassingen: Bij ingave van het wisselstuk nummer op het verkooporder wordt het aantal automatisch op 1 stuk geplaatst. Indien het aantal niet beschikbaar is wordt dan reeds een foutmelding getoond, ook hier afhankelijk van de nieuwe instellingen (WMS). Deze waarschuwing wordt getoond bij een te weinig aan beschikbare voorraad bij het invullen van het aantal:

Melding

Deze waarschuwing wordt getoond bij het invullen van het te leveren aantal:

Melding

Het veld Te leveren aantal is net zoals op het Werkplaatsorder in het blauw gezet. De prijs van het wisselstuk wordt niet meer terug opgehaald bij het wijzigen van het aantal. Dat was voordien wel het geval. De prijs wordt alleen bepaald bij het invullen van het wisselstuk nummer. De meldingen van wisselstuk opmerkingen, beschikbare voorraad en recup stukken komen ook tevoorschijn bij het overbrengen van offertes naar orders en bij ETK import.

73

1.3.2.3 Beschikbare stock andere bedrijven: ALOIS code toegevoegd (10.06 SB-SGR20100129) Ga naar Stockbeheer - Wisselstukken - Wisselstukken. De ALOIS code werd toegevoegd in het overzicht van Beschikbare stock in andere bedrijven. Deze aanpassing is dus enkel van toepassing bij multi-company bedrijven.

Beschikbare stock in andere bedrijven

1.3.2.4 Report 5069667: Inventory Valuation (BMW) – Voorraadwaarde (10.06 PLN-20100114) Ga naar Stock beheer - Wisselstukken - Wisselstuklijsten. Report 5069667: Inventory Valuation (BMW) – Voorraadwaarde. Het schapnummer werd toegevoegd op de voorraad lijst.

74

1.3.2.5 Nieuwe wisselstukfiche (10.18 - PLN/IWE - SGR1857) Ga naar Stock Beheer - Wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Stock Beheer - Aankoop wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Stock Beheer - Verkoop wisselstukken - Wisselstukken. Ga naar Overzicht - Wisselstukken en selecteer een wisselstuk uit de lijst. De nieuwe Wisselstukkaart verschijnt.

Wisselstukkaart

In de Wisselstukkaart zijn nieuwe velden en knoppen toegevoegd en verschillende aanpassingen aangebracht. Deze aanpassingen worden besproken in volgende hoofdstukken.

75

1.3.2.5.1 Hoofding In de hoofding kan men volgende informatie vinden: Het icoon dat beschrijft over welk soort wisselstuk het gaat. De Code van het wisselstuk. De Naam van het wisselstuk.

Hoofding

Indien het om een wisselstuk van het type PARTS gaat wordt volgend icoontje getoond.

Hoofding

Indien het om een wisselstuk van het type LUBRICANTS gaat wordt volgend icoontje getoond.

Hoofding

Indien het om een wisselstuk van het type TIRES gaat wordt volgend icoontje getoond.

Hoofding

Indien het om een wisselstuk van het type FUELS gaat wordt volgend icoontje getoond.

Hoofding

76

1.3.2.5.2 Wisselstukinformatie Dit gedeelte bevat de wisselstuk informatie die in de vorige versies beschikbaar was in de wisselstukkaart. Hier en daar zijn wel een paar kleine wijzigingen aangebracht: Tabblad Algemeen

Algemeen

In het tabblad Algemeen zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: Het veld Stuklijst is verwijderd. Het veld ALOIS wisselstuklocatie is toegevoegd onder het veld Schapnummer. Dit veld is verplaatst van het tabblad Bestelling naar dit tabblad. Het veld Bevoorradingscode is toegevoegd onder het veld ALOIS wisselstuklocatie. Dit veld is verplaatst van het tabblad Bestelling naar dit tabblad. Het veld Automatische tekstuitbreiding is verwijderd. Omschrijving aanpassen bij update: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar het tabblad Extra. Het veld Alternatief wisselstuk is verplaatst naar de 2e kolom. Het veld Tweedehands Stuk nr. is verplaatst naar de 2e kolom. Het veld Tweedehands Voorraad is verplaatst naar de 2e kolom. Het veld Geblokkeerd is verplaatst naar de 2e kolom. Het veld Aantal in ongeboekte ontvangsten is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Aantal op inkoopvoorstel is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Voorraad is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Aantal in inkooporders is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Besteld aantal in order/factuur is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Geres. aantal in order/factuur is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Besteld aantal in werkplaatsorders is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Geres. aantal in werkplaatsorders is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Geres. aantal in werkplaatscreditnota's is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Besteld aantal in werkplaatscreditnota's is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Econ. Stock is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Beschikbaar is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Gewijzigd op is verplaatst naar het tabblad Extra.

77

De velden Nr, Omschrijving en Schapnummer staan in het vet. Op deze manier zijn deze belangrijke velden direct duidelijk.

Tabblad Facturering

Facturering

In het tabblad Facturering zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: Het veld Deposit for Main Items is verwijderd. Het veld Verzenden vereist is verwijderd. Het veld Item Location Inventory is verplaatst naar het tabblad Wisselstuklocatie. Het veld Eenheidsprijs staat in het vet. Op deze manier is dit belangrijke veld direct duidelijk.

78

Tabblad Bestelling

Bestelling

In het tabblad Bestelling zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: Het veld ALOIS wisselstuklocatie is verplaatst van dit tabblad naar het tabblad Algemeen. Het veld Bevoorradingscode is verplaatst van dit tabblad naar het tabblad Algemeen. Het veld Aangemaakt op is verplaatst van dit tabblad naar het tabblad Extra. Het veld DMDC Aantal is verplaatst naar het gedeelde Voorraad. Het veld Beschikbaar in andere bedrijven is verplaatst naar het gedeelde Voorraad.

Tabblad Buitenlandse handel

Buitenlandse handel

In het tabblad Buitenlandse handel zijn geen wijzigingen doorgevoerd.

79

Tabblad Rapportage

Rapportage

In het tabblad Rapportage zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: In dit tabblad ziet men per maand een overzicht van de verkopen van dit wisselstuk in de afgelopen 2 jaar.

80

Tabblad Extra

Extra

Dit tabblad is toegevoegd. In dit tabblad zijn volgende velden toegevoegd: Omschrijving aanpassen bij update: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar het tabblad Extra. Gewijzigd op: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar het tabblad Extra. Aangemaakt op: Dit veld is verplaatst van het tabblad Bestelling naar het tabblad Extra. Laatste master update: Dit veld is toegevoegd. Dit veld bevat de datum waarop de laatste keer een update gebeurd is aan de master prijzen. Het veld Laatste verkoop is toegevoegd. Dit veld bevat de datum waarop het wisselstuk voor de laatste maal verkocht werd. Het veld Gemiddeld verbruik (jaar) is toegevoegd. Dit veld bevat het gemiddeld verbruik per jaar van het wisselstuk.

81

1.3.2.5.3 Extra informatie Dit gedeelte bevat Extra Informatie gelinkt aan het betreffende wisselstuk die men kan openen door op de link te klikken:

Extra informatie

Wisselstukeenheden: Dit is een link naar een lijst met de Wisselstukeenheden. Deze lijst bevat alle wisselstukeenheden van het betreffende wisselstuk. Statistieken: Als men hierop klikt opent het Wisselstukstatistiek venster. Statistieken posten: Als men hierop klikt opent het Wisselstukpostenstatistiek venster. Omzet: Als men hierop klikt opent het Wisselstukomzet venster. Wisselstukposten: Dit is een link naar een lijst met de Wisselstukposten. Deze lijst bevat alle wisselstukposten van het betreffende wisselstuk. Documenten: Als men hierop klikt opent men een lijst met alle Documenten die gelinkt zijn aan het betreffende wisselstuk. Afbeelding: Als men hierop klikt heeft men de mogelijkheid om een afbeelding te Importeren, Exporteren of Verwijderen.

1.3.2.5.4 Wisselstuklocatie Het tabblad Wisselstuklocatie bevat de locatie van het wisselstuk + informatie over de voorraad.

Wisselstuklocatie

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Locatie Schap Minimale voorraad Maximale voorraad Bestelstatus

82

1.3.2.5.5 Prijzen Dit gedeelte bevat de prijzeninformatie gelinkt aan het wisselstuk. Deze informatie is opgedeeld in 3 tabbladen.

Tabblad Verkoopsprijzen

Verkoopsprijzen

Het tabblad Verkoopsprijzen bevat verkoopsprijzen van het wisselstuk afhankelijk van de Wisselstuk verkoop prijsgroep en het Merk. Deze prijzen kunnen aangepast worden via menu item Verkoop - Berekening verkoopprijs. In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Wisselstuk verkoop prijsgroep Merk code Inkooporder type Artikelkortingsgroep Van verkoopprijs Valid-From Date Prijsbasis wisselstuk Wisselstuk prijscategorie Prijs selectie Toeslag % Korting %

Tabblad Leveranciersprijzen

Leveranciersprijzen

Het tabblad Leveranciersprijzen bevat de verschillende aankoopprijzen van het wisselstuk bij verschillende leveranciers. Deze prijzen kunnen aangepast worden via menu item Inkoop - Leveranciers. In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Leveranciersnr. Eenheidscode Inkooporder type Begindatum Valutacode Directe kostprijs Levertermijn Wisselstuknummer leverancier Manuele prijsberekening Min. Packaging Qty (Base) Bulk Pack Quantity (Base) Eind datum

83

Tabblad Masterprijzen

Masterprijzen

Het tabblad Masterprijzen bevat prijs van het wisselstuk zoals die bepaald is van BMW uit. In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Omschrijving Wisselstukcategorie Eenheidsprijs

1.3.2.5.6 Vertalingen Het tabblad Vertalingen bevat de vertaling van het geselecteerde wisselstuk.

Vertalingen

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Taal Omschrijving

1.3.2.5.7 Opmerkingen Dit gedeelte bevat de Opmerkingen. Deze opmerkingen kunnen worden ingegeven via de Opmerkingen knop bovenaan het venster, maar ook rechtstreeks in deze tabel.

Opmerkingen

In de tabel zijn volgende gegevens zichtbaar: Datum Opmerking User ID

84

1.3.2.5.8 Voorraad Dit gedeelte bevat voorraadinformatie over het geselecteerde wisselstuk. Voorraad: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. Beschikbaar: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. Economische stock: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. # in DMDC: Dit veld is verplaatst van het tabblad Bestelling naar dit gedeelte. Beschikb. in andere bedrijven: Dit veld is verplaatst van het tabblad Bestelling naar dit gedeelte. # besteld in Order/factuur: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. # geres. in Order/factuur: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. # besteld in Werkplaatsorders: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. # geres. in Werkplaatsorders: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. # besteld in Werkplaatscreditnota's: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. # geres. in Werkplaatscreditnota's: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. # in Inkooporders: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. # op Inkoopvoorstel: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte. # in Ongeboekte ontvangsten: Dit veld is verplaatst van het tabblad Algemeen naar dit gedeelte.

Voorraad

85

1.3.2.5.9 Knoppen

Volgende aanpassingen zijn gebeurd in het menu Wisselstuk: De functie Afbeelding is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie De functie Eenheden is verplaatst van dit menu naar het gedeelte Extra informatie. De functie Tekstuitbreiding is verwijderd. De functie Stuklijst is verwijderd.

Volgende aanpassingen zijn gebeurd in het menu Verkoop: De functie Verkoopprijzen is verplaatst van dit menu naar het tabblad Verkoopprijzen. De functies onder de knop Functies en Inkoop zijn niet aangepast.

86

1.3.2.6 Opnieuw 2 types bij het doorsturen van de volledige voorraad naar SRD (10.18 PLN - SGR1751) Ga naar Diversen - Gegevensuitwisseling - Periodic activities - SRD - SRD Registers. Ga naar Functions - Create SRD File Data. Volgend venster verschijnt.

Create SRD File Data

In dit venster heeft men terug 2 types bij het doorsturen van de volledige voorraad naar SRD. TA-AE (standaard): Wijzigingen basisgegevens. TA-AM (openstaand aantal): Stockcorrecties.

87

1.3.3 Oplossingen van fouten 1.3.3.1 Extra wisselstuk werd 2 x getoond op order (10.14 - SBA - SGR1595) Bij het toevoegen van een wisselstuk op een order waaraan een extra wisselstuk automatisch wordt toegevoegd werd het extra wisselstuk 2 keer toegevoegd, dit is nu niet meer het geval. Het extra wisselstuk wordt maar 1 keer toegevoegd.

88

1.4 Werkplaats 1.4.1 Nieuwe functionaliteit

1.4.1.1 Wisselstuk beschikbaar in DMDC zichtbaar in groen op werkplaatsofferte (10.14 SCR - SGR1407) Als er een wisselstuk dat beschikbaar is in DMDC op een werkplaats offerte wordt gezet, dan komt deze lijn ook in het groen te staan (zoals op een werkplaats order).

Werkplaats offerte

89

1.4.1.2 Automatische goedkeuring onderhoudscontract (UBENCH) (10.14 - KVE 20100309) Deze nieuwe functie is bedoeld om het administratieve gedeelte te beperken waarbij de goedkeuring wordt gevraagd bij het behandelen van een voertuig met een onderhoudscontract geregistreerd bij BMW FS. Wanneer er op dit ogenblik een voertuig op onderhoud komt zal er bij vragen omtrent een onderhoudscontract (serenity) steeds contact moeten worden opgenomen met BMW FS. Denk hierbij aan vragen zoals: “Mag de microfilter vervangen worden op 60.000 k m voor voertuig x met nummerplaat aaa-111?” Dit zal vanaf nu grotendeels automatisch verlopen wanneer de nieuwe functie aangeroepen wordt. Men zal dan per lijn zien of men door mag gaan met de uitvoering of toepassing hiervan.

1.4.1.2.1 Onderhoudscontract controleren

1.4.1.2.1.1 Initiële aanvraag Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Factuur.

Onderhoudscontract - Controleren

Om een aanvraag naar BMW FS te sturen gebruikt men de functie Functies Onderhoudscontract - Controleren.

90

De initiële aanvraag gebeurt in 2 fases: Fase 1 Indien het de eerste keer is dat deze functie wordt uitgevoerd voor dit onderhoudscontract zal er een antwoord teruggestuurd worden of dit voertuig (controle combinatie chassisnummer/ nummerplaat en kilometerstand) een onderhoudscontract heeft. Volgende meldingen zijn mogelijk: Geen toegang om gebruik te maken van de Automatic Service Contract Approval. Logingegevens zijn niet correct voor deze concessie (corrigeer in Beheer werkplaats - Instellingen - Webservice Setup). Voertuig niet gevonden ter automatische goedkeuring. Voertuig is niet gevonden in de databank van BMW FS. Controleer of de wagen wel degelijk een onderhoudscontract bezit bij BMW FS. Voertuig bestaat meerdere keren. Neem contact op met FS. Voertuig bestaat meerdere keren in de databank van BMW FS. Neem hiermee contact op. Nummerplaat en chassisnummer komen niet overeen. Controleer dit aub. Controleer of chassisnummer en nummerplaat overeenkomen. Indien correct neem contact op met BMW FS. Voertuig heeft geen serenity contract. Dit voertuig staat niet geregistreerd met een onderhoudscontract. Het is niet toegestaan het order op te vragen. Controleer of logingegevens correct zijn voor deze concessie. Dossier niet gevonden. Neem contact op met FS. Dossier voor dit order is onbekend bij BMW FS. Geen onderhoudswerken gevonden voor deze kilometerstand. Neem contact op met FS. Voor dit voertuig is geen onderhoudswerk gevonden. Controleer chassisnummer, nummerplaat en kilometerstand. Dit voertuig heeft geen contract meer, contractdatum is verlopen. Neem contact op met FS. Contract verstreken. Geen onderhoudscontract meer aanwezig voor dit voertuig. Maximum kilometers zijn overschreden. Facturatie voor rekening klant. Contract verstreken. Kilometerstand overschreden. Geen service pakket gevonden. Neem contact op met FS. Geen onderhoudspakketten gevonden voor dit voertuig. Neem contact op met BMW FS. Kilometerstand valt uit het bereik van onderhoud. Neem contact op met FS. Wagen komt te vroeg of te laat binnen voor onderhoud. Neem contact op met BMW FS. Onderhoud is reeds gebeurd voor deze kilometerstand. Controleer kilometerstand. Onderhoud reeds uitgevoerd voor deze kilometerstand. Dossier is niet klaar om gefactureerd te worden. Neem contact op met FS. Controleer of alle lijnen goedgekeurd zijn. Onverwachte fout. Probeert u later opnieuw. Later opnieuw proberen. Wanneer na lange tijd nog steeds niet functioneel contact opnemen met BMW FS. Geen onderhoudscontract gevonden voor dit voertuig. Voor dit voertuig is geen onderhoudscontract gevonden. Manuele goedkeuring vereist. Neem contact op met FS. Uitzonderingen gevonden. Neem contact op met BMW FS om manueel goed te laten keuren.

91

Fase 2 In de tweede fase worden alle lijnen van het order gecontroleerd.

Werkplaatsorder

We zien na de controle de iconen veranderen per lijn: V: Onderhoud toegestaan X: Onderhoud afgewezen door BMW FS ?: Wachten op bevestiging BMW FS O: Facturatie voor de klant

1.4.1.2.1.2 Volgende aanvragen Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Factuur.

Onderhoudscontract - Controleren

92

Na elke aanpassing op de lijnen zal het order automatisch afgewezen worden zodat het noodzakelijk is om opnieuw de functie Functies - Onderhoudscontract - Controleren uit te voeren.

Werkplaatsorder

We zien na elke controle de iconen veranderen per lijn: V: Onderhoud toegestaan X: Onderhoud afgewezen door BMW FS ?: Wachten op bevestiging BMW FS O: Facturatie voor de klant

1.4.1.2.2 Overzicht onderhoudscontract goedkeuringen Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Periodieke activiteiten - Overzicht onderhoudscontract goedkeuringen.

Overzicht onderhoudscontract goedkeuringen

In dit venster ziet men een overzicht van alle openstaande werkplaatsorders waarvoor een automatische controle is opgevraagd met de status of ze goedgekeurd zijn of afgewezen. Door op de knop Alles hercontroleren te drukken kan men opnieuw controleren of de openstaande orders ondertussen zijn goedgekeurd. Men kan ook het order openen per lijn.

93

1.4.1.2.3 Facturatie Wanneer men een order probeert te boeken zonder dat het door BMW FS is goedgekeurd zal men een melding krijgen dat de uiteindelijke factuur die wordt opgestuurd naar BMW FS niet correct zal zijn. Er is wel de mogelijkheid om dit te negeren en verder te gaan met factureren. Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Geboekte facturen.

Afdrukken - Factuur Leasing

U hebt de mogelijkheid om de factuur te bekijken die automatisch werd doorgestuurd naar BMW FS door in de geboekte verkoopfactuur Afdrukken - Factuur leasing te kiezen.

94

1.4.1.3 EU-SERV toevoegen op klantenkaart en gebruiken op werkplaatsorder (10.14 IWE - SGR1648) Ga naar Financieel - Instellingen - Algemene Boekingsgroepen Bedrijfsboekingsgroepen.

Bedrijfsboekingsgroepen

Het veld Standaard BTW-bedrijfsboekingsgroep Service werd toegevoegd in de bedrijfsboekingsgroepen. Voor alle bedrijfsboekingsgroepen is de Standaard BTWbedrijfsboekingsgroep Service gelijk aan de Standaard BTW-bedrijfsboekingsgroep behalve voor EU. Hier is dit EU-SERV. De reden wordt u in onderstaand voorbeeld duidelijk. Ga naar Financieel - Klanten. Ga naar het tabblad Facturering.

Klanten - Facturering

95

Het nieuwe veld BTW-bedrijfsboekingsgroep Service in de klantenfiche wordt automatisch opgevuld met de Standaard BTW-bedrijfsboekingsgroep Service uit de bedrijfsboekingsgroepen. Ga naar Werkplaats Beheer - Beheer Werkplaats - Offertes. Ga naar Werkplaats Beheer - Beheer Werkplaats - Orders Factuur. Ga naar Werkplaats Beheer - Beheer Werkplaats - Orders Creditnota. De BTW-bedrijfsboekingsgroep wordt automatisch opgevuld met de BTWbedrijfsboekingsgroep Service uit de klantenfiche.

Werkplaatsorder - Facturering

96

Ga naar Stock Beheer Ga naar Stock Beheer Ga naar Stock Beheer Ga naar Stock Beheer

- Verkoop - Verkoop - Verkoop - Verkoop

wisselstukken wisselstukken wisselstukken wisselstukken

- Offertes. - Orders. - Facturen. - Creditnota's.

De BTW-bedrijfsboekingsgroep wordt automatisch opgevuld met de BTWbedrijfsboekingsgroep Service uit de klantenfiche.

Verkooporder - Facturering

97

Ga naar Wagen Ga naar Wagen Ga naar Wagen Ga naar Wagen

Beheer Beheer Beheer Beheer

- Verkopen - Verkopen - Verkopen - Verkopen

voertuigen voertuigen voertuigen voertuigen

- Offertes. - Orders. - Facturen. - Creditnota's.

De BTW-bedrijfsboekingsgroep wordt automatisch opgevuld met de BTWbedrijfsboekingsgroep Service uit de klantenfiche.

Voertuigorder - Facturering

98

1.4.1.4 Mogelijkheid om huurwagens van meerdere locaties te zien in de planning (10.14 - TT - SGR1689) Ga naar Financieel - Financieel - Instellingen - Algemeen - Locaties. In deze tabel is de kolom Filter huurwagen planning toegevoegd. In deze kolom geeft men de locaties in waarvan men de huurwagens wil zien.

Filter huurw agen planning

Bijvoorbeeld: Men heeft volgende locaties: HQ Loc1 Loc2 In locatie HQ wil men ook de huurwagens van locatie Loc1 zien. In de kolom Filter huurwagen planning van het record HQ geeft men volgende waarde in: HQ|Loc1. Opmerking: Zorg ervoor dat als u een filter plaatst dat u altijd de locatie vermeldt waar u de verandering wil doorvoeren. In het voorbeeld is dit HQ. Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Werkplaatsplanning. Ga naar Planning - Huurwagen planning.

99

In volgend venster ziet men nu de huurwagens van locatie HQ en locatie Loc1.

Planning - Wagen verhuur

100

1.4.1.5 Integratie met ISPA Light (10.14 - GDS) ISPA Light (Integrated Service Process Application) is een applicatie waarmee men de sleutelgegevens automatisch kan lezen. Deze gegevens kunnen op 2 manieren gelezen worden: Enerzijds kan men via TeleService calls de sleutelgegevens binnenkrijgen. Als er iets moet nagekeken worden aan de wagen dan stuurt de wagen zelf via SMS de sleutelgegevens door naar ISPA Light. Op deze manier kan de concessie de bestuurder van de wagen zelf contacteren om een afspraak te maken. Anderzijds kan men de sleutelgegevens lezen via de lezer. Aan de hand van deze sleutelgegevens kan men bekijken wat er moet gebeuren aan de wagen en kan men een order doorsturen naar Navision. Op het moment dat op de knop Overdragen aan DMS wordt geklikt, wordt het order aangemaakt (of eventueel worden de gegevens aan een bestaand openstaand order voor dit voertuig toegevoegd). Aan het order worden taken toegevoegd, met daaraan de gekoppelde uurlonen/wisselstukken. Stap 1: Overdragen aan DMS - De gegevens worden naar Incadea doorgestuurd.

Stap 1

101

Stap 2: Voertuig en bestuurdergegevens worden getoond.

Stap 2

Stap 3: Melding welk order werd aangemaakt / aangepast.

Stap 3

102

Stap 4: Het order met taken zoals aangemaakt / aangepast.

Stap 4

103

1.4.1.6 Order toestand wordt aangeduid in kleur (10.14 - PLN - 20100218) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Factuur. Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Creditnota.

Werkplaatsorder - Algemeen

In dit venster is er voor het veld Toestand een kleurcode voorzien om in één oogopslag een idee te hebben van de status bij het doorlopen van de order: Zwart: Binnen Rood: Klant wacht Groen: Bezig Grijs: Klaar Blauw: Afgeleverd Oranje: Verwacht

104

1.4.1.7 Vinkje klant opmerkingen afdrukken toegevoegd (10.14 - SBA - SGR599) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Factuur. Selecteer een order. Ga naar Afdrukken - Orderbevestiging. Ga naar tabblad Opties. Vinkje Klantopmerkingen afdrukken werd toegevoegd.

Bevestiging w erkplaatsorder - Opties

Als men dit vinkje aanvinkt komen de opmerkingen ingegeven op de klantenkaart op het order te staan.

105

1.4.1.8 Sorteren van huurwagens (10.14 - SBA) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Instellingen - Instellingen beheer werkplaats.

Instellingen beheer w erkplaats - Werkplaatsplanning

In dit venster heeft men de mogelijkheid om de lijst van huurwagens zoals die wordt weergegeven in de huurwagenplanning op een werkplaatsorder te sorteren op Naam of Nr. In het veld Sorteren Huurwagens duidt men de keuze aan.

106

1.4.2 Aangepaste functionaliteit 1.4.2.1 Snelheid: Afdrukken orderbevestiging (10.06 - CBO) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer Werkplaats - Orders factuur. Druk op F10 of ga naar Afdrukken - Afdrukken orderbevestiging.

1.4.2.2 Snelheid: Werkplaatsplanning (10.06 - CBO) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Werkplaatsplanning. In de Werkplaatsplanning werd de snelheid eveneens verbeterd.

Werkplaats planning

107

1.4.2.3 Snelheid: MIS Ledger Entry (10.06 - PLN)

Melding

Op verschillende plaatsen in Werkplaats beheer kwam de melding Tabel MIS Ledger Entry wordt doorzocht. Het duurde enige tijd voor u kon verder werken. De nodige aanpassingen werden doorgevoerd om deze melding te beperken tot het strikte minimum. Voorbeelden waarbij de melding kwam: Werkplaatsorder: boeken van een creditnota Werkplaatsorder: factureren van een herstellingsorder

1.4.2.4 Werkplaatsplanning (10.06 - SB-SGR492) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Werkplaatsplanning. Indien in de Werkplaatsplanning met resources wordt gewerkt, werd bij het navigeren (pijltjes) het veld Datum filter niet aangepast in beide vensters. Dit probleem is nu verholpen.

Werkplaatsplanning

De instelling om via resources te werken, vindt u terug onder: Instellingen - Instellingen beheer werkplaats - tab Werkplaatsplanning.

108

1.4.2.5 Hoofd & Voetteksten op orders en facturen (10.06 - IWE-SGR1311 + SB-20100119) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Factuur / Orders Creditnota.

Hoofding tekst

Het is terug mogelijk om lijnen toe te voegen zonder klantnummer in de hoofd en voetteksten. Bij een nieuwe lijn (sterretje) wordt automatisch de Facturatie Klant nummer voorgesteld.

109

1.4.2.6 Herstellingsdatum wordt niet juist doorgestuurd naar WXE (10.06 SB-SGR1302) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Garantieclaims. Selecteer een order. Knop Garantie - Diagnose Bij het manueel wijzigen van de Herstellingsdatum in dit venster, werden de gegevens verkeerd doorgestuurd naar WXE en kwamen deze steeds foutief terug. Dit probleem werd met de nieuwe release verholpen.

Garantieclaims

110

1.4.2.7 Extra velden in gedetailleerde planning (10.14 - SBA - SGR1355) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Instellingen - Instellingen beheer werkplaats. Indien men in de Werkplaatsplanning met resources werkt, dan staat in dit venster Type Planning = Resource.

Instellingen beheer w erkplaats - Werkplaatsplanning

Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Werkplaatsplanning. In de Werkplaats planning is bovenaan het veld Beschikbare huurwagens toegevoegd.

111

In de Werkplaats Planning zijn volgende kolommen toegevoegd: Betalingsvoorwaarden: Bevat de betalingsvoorwaarden van de specifieke klant. Actieve werknemer: Bevat de initialen van de werknemer die met het order bezig is. Resource Naam: De naam van de resource. Prioriteit: Bepaalt de volgorde van de orders in het tijdsregistratie venster voor de mecaniciens. Hierdoor weet de mecanicien in welke volgorde hij de orders moet afwerken. Hoe lager de waarde hoe hoger de prioriteit. Standaard krijgen alle orders prioriteit 0. Deze kunnen ze dus verlagen door een hogere prioriteit toe te kennen. Datum order opgesteld: Bevat de datum waarop het order is opgesteld. Repeat repair: Veld dat aangeeft of het om een repeat repair gaat. Geprikte PE's: Veld dat het huidige aantal PE's die op een order geprikt worden weergeeft. Toegekende resources: Geeft de verschillende mecaniciens weer die gelinkt zijn aan het order (indien meerdere, gescheiden door een komma) Toegekende taken bestaan: Veld dat aangeeft of de taken op het order reeds toegekend zijn aan mecaniciens.

Werkplaats planning

112

1.4.2.8 De rechten in de planning om te kunnen boeken onder 0 PE's kunnen ingesteld worden per gebruiker (10.14 - SBA) Ga naar Financieel - Financieel - Instellingen - Gebruikers - Gebruikersrechten. Selecteer de gewenste gebruiker. Ga naar Setup User - Card. Ga naar tabblad BMW Apps. In veld Planningrechten kan men nu aanduiden of de gebruiker de mogelijkheid heeft om onder 0 PE te gaan in de werkplaatsplanning.

Setup user card - BMW Apps

Er zijn 3 mogelijkheden: "": Het is toegelaten om onder 0 PE te gaan in de werkplaatsplanning. Niet toegelaten: Het is niet toegelaten om onder 0 PE te gaan in de werkplaatsplanning. Waarschuwing: Het is toegelaten om onder 0 PE te gaan in de werkplaatsplanning maar men krijgt een melding.

113

1.4.2.9 De functie Controle verkoop acties in een werkplaats order (10.14 - SBA 20100323) De controle op de verkoop acties kan men uitvoeren op een wisselstuk order en op een werkplaats order. Maar als men dit uitvoert op een werkplaats order wordt er een melding getoond.

1.4.2.10 Bij het verwijderen van werkplaatslijnen gebeurt een archivering (10.18 - PLN SGR1833) Ga naar Werkplaats Beheer - Periodieke activiteiten - Verwijderde lijnen werkplaatsorders. In dit venster worden alle werkplaatslijnen bijgehouden die verwijderd werden en door wie.

Deleted Service Lines

Indien men bepaalde lijnen definitief wenst te verwijderen dan kan dit door een vinkje te zetten in de kolom Line checked en daarna op de knop Verwijderen... te klikken.

114

1.4.3 Oplossingen van fouten 1.4.3.1 BTW op garantieproforma (10.14 - SBA - SGR763) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Orders Factuur. Indien men een werkplaats order maakt waar een wisselstuk gefactureerd wordt aan 2 factuurontvangers waarvan één een klant is en één garantie, en men gaat daarna naar de proforma kijken, dan wordt er voor het garantiegedeelte ook BTW berekend (enkel op de proforma). Dit probleem is nu opgelost.

1.4.3.2 BTW-Bedrijfsboekingsgroep (10.14 - SBA - SGR499) Garantiefacturen bleven hangen door een verkeerde BTW-Bedrijfsboekingsgroep. Deze moeten nu niet meer manueel gecorrigeerd worden.

1.4.3.3 Veld Bedrag op Werkplaatsoffertes is nu wel ingevuld (10.18 - PLN - 20100401) Ga naar Werkplaats Beheer - Beheer werkplaats - Offertes. In dit venster werd de kolom Bedrag oorspronkelijk niet ingevuld bij de invoer van het wisselstuk. Dit is nu wel het geval.

Werkplaatsofferte

1.4.3.4 Fout bij import van KSD (10.18 - PLN - 20100330) Bij de import van KSD werd de Eenheidsprijs niet ingelezen, dit is nu wel het geval.

115

1.5 Tijdsbeheer 1.5.1 Aangepaste functionaliteit 1.5.1.1 Overzicht banden in Tijdsregistratie venster (10.18 - SCR)

Overzicht banden

In het venster Overzicht banden zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: Bovenaan zijn 2 knoppen toegevoegd waarin men het verschil kan zien tussen de zomerbanden en de winterbanden. Als men op Zomerbanden klikt dan kan men in de onderstaande velden de gegevens van de zomerbanden ingeven/bekijken. Zomerbanden staat aangeduid in het groen. Als op Winterbanden klikt dan kan men in de onderstaande velden de gegevens van de winterbanden ingeven/bekijken. Zomerbanden staat aangeduid in het groen. Datum Stockage: Dit veld bevat de datum waarop de banden in stockage gekomen zijn. Via de knop Vandaag kan men deze datum aanpassen naar vandaag. Locatie: Dit veld bevat de locatie van de banden. Via de knop Reset kan men dit veld leegmaken. Type Banden: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men het type van de banden kiezen door op het pijltje te klikken. (Alle 4 als er geen onderscheid is tussen de banden vooraan en de banden achteraan, enkel vooraan indien er wel een onderscheid is - zie veld Banden per as.) Type Velg: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men het type van de velgen ingeven. (Alle 4 als er geen onderscheid is tussen de banden vooraan en de banden achteraan, enkel vooraan indien er wel een onderscheid is - zie veld Banden per as.) Status Velgen: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men de status van de velgen ingeven. (Alle 4 als er geen onderscheid is tussen de banden vooraan en de banden achteraan, enkel vooraan indien er wel een onderscheid is - zie veld Banden per as.)

116

Profieldiepte L/R: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men de profieldiepte van de banden vooraan ingeven. Profieldiepte achter L/R: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men de profieldiepte van de banden achteraan ingeven. Banden opmerkingen: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men opmerkingen ingeven over de banden. Banden in Magazijn: Dit veld is toegevoegd. Indien in dit veld een vinkje staat wil dit zeggen dat deze banden momenteel gestockeerd zijn binnen de concessie. Door op de knop de drukken kan men het vinkje aan- of afvinken. Banden per as: Dit veld is toegevoegd. Indien in dit veld een vinkje staat wil dit zeggen dat er een onderscheid is tussen de banden vooraan en de banden achteraan. Door op de knop de drukken kan men het vinkje aan- of afvinken. Type Achterbanden: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men het type van de banden achteraan kiezen door op het pijltje te klikken. Dit veld is enkel wijzigbaar indien het vinkje Banden per as aangevinkt is. Type Velgen achteraan: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men het type van de velgen achteraan ingeven. Dit veld is enkel wijzigbaar indien het vinkje Banden per as aangevinkt is. Status Velgen achteraan: Dit veld is toegevoegd. In dit veld kan men de status van de velgen achteraan ingeven. Dit veld is enkel wijzigbaar indien het vinkje Banden per as aangevinkt is. Run Flats: Dit veld is toegevoegd. Indien in de veld een vinkje staat wil dit zeggen dat het Run Flat banden zijn. Door op de knop de drukken kan men het vinkje aan- of afvinken. Inclusief Velgen: Dit veld is toegevoegd. Indien in dit veld een vinkje staat wil dit zeggen dat deze velgen momenteel gestockeerd zijn binnen de concessie. Door op de knop de drukken kan men het vinkje aan- of afvinken. Tire Hotel: Dit veld is toegevoegd. Indien in dit veld een vinkje staat wil dit zeggen dat deze banden door een externe firma worden bijgehouden in een Tire Hotel. Door op de knop de drukken kan men het vinkje aan- of afvinken.

1.5.2 Oplossingen van fouten 1.5.2.1 Nummerplaat op bestek (10.14 - PLN - 20100218) Als de gebruiker een bestek afdrukt werd in de vorige versie de nummerplaat niet meegeprint, dit is nu wel het geval.

Bestek

117

1.6 Voertuigadministratie 1.6.1 Nieuwe functionaliteit 1.6.1.1 Wizard Werkplaatsplanning (09.52 - IWE - SGR669) Ga naar Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Werkplaatsplanning. Druk op F3 om een nieuwe planning aan te maken.

Wizard w erkplaatsplanning

Op het tweede venster in de wizard werd het veld Aantal orders voor deze dag met deze status toegevoegd. Dit veld kwam reeds voor in het eerste venster van de wizard en werd nu eveneens op het tweede venster geplaatst.

118

1.6.1.2 Mobility Card & MIS (10.06 - IWE-SGR1323/1404/1405/1417) Ga naar Wagen beheer - Verkopen voertuigen - Mobility Cards. Selecteer een mobility card uit de lijst, en ga naar Regel - Kaart.

Mobility card

Het E-mail adres van het bedrijf van de bestuurder werd toegevoegd op het eerste venster van de Mobility Card. De gegevens werden gegroepeerd. Het eerste deel bevat de privé-gegevens en het tweede deel de bedrijfsgegevens van de bestuurder.

119

Ga naar Financieel - Financieel - Klanten. Op de tab MIS werden de velden E-mail (Privé) en E-mail (Bedrijf) toegevoegd. Vanaf heden zullen deze velden opgestuurd worden via de MIS export naar Calidat. Dit zijn geen verplichte velden. Wat echter wel blijft, is het feit dat minimum 1 telefoonnummer of GSMnummer moet ingevuld worden op de klanten fiche.

Klantenfiche

1.6.1.3 BSIES contract type toegevoegd (10.14 - SBA - 20100220) Het contract type BSIES (Extra services) is toegevoegd en wordt mee ingelezen. In de opmerkingen van het voertuig verschijnt in dit geval: "Extra services geldig voor eerste eigenaar".

1.6.1.4 Aflevering van wagens (10.18 - TTA - SGR1668) In Navision is een nieuwe module voorzien die men kan gebruiken om de aflevering van wagens te doen. Deze module kan binnenkort worden aangekocht via de webshop.

120

1.6.2 Aangepaste functionaliteit 1.6.2.1 Werkplaatsorder (09.52 - SB - SGR224) Ga naar Financieel - Financieel - Instellingen - Gebruikers - Gebruikersinstellingen. Selecteer een gebruiker en kies Setup User - Card. Ga naar het tabblad Rechten.

User Setup Card

Ga naar Werkplaats beheer - Beheer Werkplaats - Orders Factuur. Ga naar Werkplaats beheer - Beheer Werkplaats - Orders Creditnota. Bij het aanmaken van een Werkplaatsfactuur, is het wijzigen van het veld Verwijderen werkplaatsorder afhankelijk van de parameter in de gebruikersinstellingen.

Werkplaatsfactuur aanmaken

121

1.6.2.2 Milieu Bonus (09.52 - IWE - SGR359) Het veld Jaar werd toegevoegd in de tabel Environmental Bonus omdat de bedragen van de premies wijzigen van jaar tot jaar. In de parameter tabel zitten alle bedragen over de jaren heen.

Overzicht milieu bonus

Ga naar Wagen Beheer - Verkopen voertuigen - Orders. Bij ingave van het order wordt de milieu bonus opgegeven. In het overzicht verschijnen enkel de codes die binnen hetzelfde jaar vallen als de boekingsdatum van het order. De boekingsdatum vindt u terug op de tweede tab Facturering.

122

Voertuigorder

123

1.6.2.3 Aanpassingen Verkoopfiche (Verkoopanalyse) (10.18 - GDS - 20100419) In de module Verkoopanalyse zijn 2 aanpassingen doorgevoerd: Invoegen Info-venster in het tabblad Voorcalculatie van de Verkoopfiche. Aanpassingen inboeken aankoopcreditnota’s voor ACO tussenkomst.

1.6.2.3.1 Info venster in tabblad Voorcalculatie Ga naar Wagen Beheer - Verkopen voertuigen - Verkoopfiches. Ga naar het tabblad Voorcalculatie. Het leek ons nuttig om de cijfers die in de voorcalculatie opgenomen worden, een beetje te verklaren. Door de invoering van het nieuwe variabele prijssysteem en het nieuwe ACOsysteem is dit, volgens ons, geen overbodige luxe. In onderstaande voorbeeld ziet u waar u het info-scherm kan aanklikken: Let op: Deze knop is enkel zichtbaar indien in het tabblad Diversen het Aankoop voorcalculatie type = MBS2010.

Verkoopfiche - Voorcalculatie

124

Wanneer u dit info-scherm aanklikt verkrijgt u onderstaand venster.

Info-venster

Dit venster is tweeledig opgebouwd. Bovenaan het venster hebben we informatie m.b.t. de verkoop van de wagen en onderaan het venster m.b.t. de aankoop van de wagen. Ter verduidelijking hebben we het venster opgedeeld in 4 blokken: 1. De Catalogusprijs van de wagen en het optiebedrag worden overgenomen van de SA3 offerte. 2. De Aankoopprijzen worden berekend aan de hand van de bedragen in blok 1. Hiervoor werden de percentages die sinds 01/01/2010 deel uitmaken van het nieuwe variabele prijssysteem in Navision opgenomen. Dit geldt zowel voor de wagen als de opties. Zowel percentage als bedrag worden weergegeven. 3. Daarnaast hebben we de gegeven Klantkorting opgenomen. Zowel percentage als bedrag worden weergegeven. De percentages verbonden aan de ACO-voorwaarden zijn ook allemaal geïntegreerd in Navision. In geval van een ACO-klant worden deze percentages dan ook uit Navision ingelezen. 4. Dit deel van het venster is enkel van toepassing wanneer het een ACO-verkoop betreft. Hierin wordt telkens de procentuele en de absolute kortinginterventie van BMW Group Belux naar de concessiehouder weergegeven. Merk op dat er 2 vakken in het rood worden weergegeven. Dit werd bewust gedaan om te verduidelijken dat het gekleurde percentage op dat gekleurd bedrag werd toegepast.

1.6.2.3.2 Aanpassingen inboeken aankoopcreditnota’s voor ACO tussenkomst Indien een wagen wordt verkocht aan een ACO-klant worden onderstaande 3 premies voorgesteld in de verkoopfiche: Tussenkomst in de modelprijs Tussenkomst in de opties Tussenkomst in de metaalkleur

Premies

125

Meestal worden deze premies gelijktijdig met de aankoopfactuur van de wagen verwerkt. Soms zal men echter een aparte creditnota ontvangen m.b.t. deze 3 tussenkomsten. Het betreft 1 creditnota met de 3 tussenkomsten apart vermeld op deze creditnota. Deze creditnota moet echter 3 verschillende provisies annuleren. Om dit eenvoudig te kunnen realiseren werd de functionaliteit bij het inboeken van een aankoop creditnota lichtjes aangepast. Vooreerst opent u het venster van de diverse aankoop creditnota’s (Via Financieel Financieel - Diverse inkoopcreditnota's).

Inkoopcreditnota

Maak geen nieuwe factuur aan maar selecteer onmiddellijk Functies – Annulatie provisie op chassisnr. Volgende melding verschijnt.

Melding

Selecteer Yes om de lijst met openstaande provisies te actualiseren. Bevestig welke bedragen en factuurnummers u wenst te verwerken en nadat u dit venster met OK bevestigt worden automatisch de corresponderende creditnota’s aangemaakt.

126

Indien u zoals in voorgaand voorbeeld bij meerdere lijnen hetzelfde inkomend documentnummer zet zal er slechts 1 creditnota worden aangemaakt; met alle lijnen er apart op vermeld. Uiteraard moet het steeds over hetzelfde chassis gaan.

Inkoopcreditnota

Bijgevolg zullen ook alledrie de provisies worden tegengeboekt. De procedure voor verdere verwerking van de creditnota en het annuleren van de provisies is ongewijzigd gebleven.


1.6.3.1 Bij negatieve mutatie verscheen voertuig niet meer in de stocklijst (10.14 - SBA SGR1508) Ga naar Wagen beheer - Voertuigen - Lijsten en kies Inventory - List. Druk op de knop Afdrukken. In deze lijst verschenen sommige voertuigen niet meer na transfer. Dit probleem is nu opgelost.

1.6.3.2 Bijkomende korting lijnen SA3 in Verkoopfiche (10.18 - GDS) De bijkomende korting lijnen in SA3 komen nu correct terecht in het veld Korting (verkoop) op de Voorcalculatie van de Verkoopfiches.

127

1.7 Sales 1.7.1 Nieuwe functionaliteit

1.7.1.1 Nieuwe kolom Documentdatum bij overzicht verkooporders (10.18 - PLN 20100401) Ga naar Stock Beheer - Verkoop wisselstukken - Orders. Druk op F5 of ga naar Order - Overzicht. Het Verkoopoverzicht opent. In dit venster is de kolom Documentdatum toegevoegd.

Verkoopoverzicht

128

1.7.2 Aangepaste functionaliteit 1.7.2.1 Overzicht ToDo – Afsluiten activiteit (09.52 - IWE - SGR491) Ga naar Prospectie - Dossierbeheer - Overzicht ToDo.

Overzicht ToDo

U staat op prospect Ferritto Aldo en wenst de Contact af te werken via Ctrl+F9. Na het afsluiten komt de cursor op de volgende prospect in het overzicht te staan. In dit voorbeeld is dit Jovet Danielle. Voorheen kwam de cursor steeds op de laatste lijn in het overzicht te staan en moest u steeds terug scrollen in het overzicht en de volgende prospect zoeken om deze te behandelen.

129

1.7.2.2 Snelheid: Prospectie - Te exporteren adressen (10.06 - SB-SGR1347/1231) Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Te exporteren adressen.

Ten eerste werd de snelheid in het venster Te exporteren adressen verbeterd. Ten tweede: Indien u via de knop Kaart dossier naar de prospect fiche ging, iets wijzigde en daarna naar het huidig venster terugkeerde, verscheen een foutmelding. Deze foutmelding werd met de nieuwe release opgelost.

1.7.2.3 Marge bonussysteem 2010 (10.06) Voor het nieuwe Marge bonussysteem 2010 gelden er nieuwe ACO voorwaarden. Het aantal ACO klassen werd uitgebreid. De klassen A en F werden toegevoegd. Voor de klassen C t.e.m. F dient men bovendien ook een sub klasse toe te kennen. Wanneer 1 van de klassen gekozen wordt, zal een nieuw venster verschijnen waarmee de sub klasse moet worden gekozen. Ga naar Wagen beheer - Verkopen voertuigen - Verkoopfiches.

130

Om bij de voorcalculatie gebruik te maken van het nieuwe berekeningssysteem, moet het Aankoop voorcalculatie type MBS2010 worden gekozen. Voor nieuwe verkoopfiches zal dit automatisch zo worden ingesteld, voor de reeds bestaande kan dit manueel worden gekozen. Dit veldje is onderaan rechts beschikbaar op het 2de tabblad (Diversen).

131

Bij de voorcalculatie is een nieuw knopje beschikbaar, die meer details toont over de berekende waarden. De berekende ACO kortingen ACO 1 (op verkoopprijs model) en ACO 2 (Korting op opties en bijkomende korting op kleur) worden overgenomen naar de fleetlijnen.

132

1.8 CRM verantwoordelijke 1.8.1 Nieuwe functionaliteit

1.8.1.1 Zelfde prospect kan niet als contactpersoon toegevoegd worden (10.14 - SBA SGR770) In de vorige versie was het mogelijk om een bedrijf te kwalificeren door er hetzelfde bedrijf aan te linken als relatie. Nu wordt er een foutmelding gegeven en is dit niet meer mogelijk.

1.8.2 Aangepaste functionaliteit 1.8.2.1 Nieuwe agenda voor verkopers (10.18 - TTA - SGR1423 - SGR1580) Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Dossierbeheer. Ga naar Relatiebeheer - CRM - Dossierbeheer. De nieuwe Agenda verschijnt.

Agenda

De Agenda is een volledig nieuwe functionaliteit. Deze functionaliteit wordt besproken in volgende hoofdstukken.

133

1.8.2.1.1 Kalender Het Kalender gedeelte staat bovenaan links in het Agenda venster. In de Kalender kan men makkelijk navigeren naar een andere datum en men ziet in één oogopslag hoeveel activiteiten er gepland zijn op één dag.

Kalender

Bovenaan links heeft men de mogelijkheid om de maand en het jaar aan te passen door in deze velden een andere waarde in te geven of te selecteren. Men kan ook naar de volgende of vorige maand gaan door op de pijltjes te klikken.

Via deze knop kan men in 1 klik naar de huidige dag gaan.

Indien men rechten heeft om in agenda's van andere gebruikers te kijken kan men in dit veld een andere gebruiker selecteren door op het pijltje te klikken. De naam van de gebruiker verschijnt dan in het veld ernaast.

134

In de kalender zelf heeft men een overzicht van alle dagen van de geselecteerde maand opgedeeld in weken. Per week is het weeknummer zichtbaar en bovenaan de kalender zijn de dagen zichtbaar. In de dag velden zelf is zichtbaar hoeveel activiteiten er gepland zijn die dag. Dit aantal is aangeduid in het groen in de rechter bovenhoek indien er minstens 1 openstaande activiteit is. Indien alle activiteiten voor die dag zijn afgesloten staat dit aantal aangeduid in het zwart. De huidige dag is aangeduid in het lichtblauw.

Inactiviteitsdagen worden aangeduid in een kleur (die zelf gedefinieerd zijn via Financieel Personeel - Instellingen - Afwezigheidsredenen).

Deze afwezigheden worden ingegeven via Financieel - Personeel Afwezigheidsregistratie. Om dit te kunnen zien in de agenda van de gebruiker moet u ervoor zorgen dat de werknemer gelinkt is aan een gebruiker. Dit kan u doen in Financieel - Personeel - Werknemers, tabblad Algemeen, veld User ID.

135

1.8.2.1.2 Knoppen Rechts van de kalender zijn 5 knoppen voorzien: Outlook: Via deze knop kan men de activiteiten uit de agenda synchroniseren met de Outlook agenda. Men selecteert eerst het contact dat men wil synchroniseren in het tabblad Geselecteerde datum of Open tot Datum. Daarna klikt men op de knop Outlook. Volgend venster verschijnt.

Appointment in Outlook

In dit venster kan men zien dat de activiteit is aangemaakt in de Outlook agenda. Prospecten: Via deze knop kan men navigeren naar de Prospect kaart.

136

Contact afwerken: Als men in de agenda een activiteit heeft geselecteerd kan men via deze knop de activiteit afsluiten. Het venster Afsluiten activiteit verschijnt.

Afsluiten activiteit

137

Nieuw contact: Via deze knop kan men via een wizard een nieuw contact aanmaken. Volgend venster verschijnt:

Taak maken

In dit venster vult men volgende velden in: Naam: Door op de knop met het vergrootglas te klikken krijgt men een lijst te zien met alle prospecten. Men kan daaruit een prospect selecteren. Campagnenr.: In dit veld kan men een campagne kiezen om de activiteit aan te linken. Indien men de activiteit niet aan een campagne wil linken kiest men hier SA3. Soort van de taak: In dit veld kan men het activiteit type kiezen. Startdatum van de taak: De datum waarop de activiteit gepland is. Starttijd van de taak: De tijd waarop de activiteit start. Eindtijd van de taak: De tijd waarop de activiteit eindigt. CRM verantwoordelijke: De persoon aan wie de activiteit is toegewezen. Commentaar: Eventuele commentaar.

138

Taak maken

Als alle velden zijn ingevuld kan men op de knop Voltooien klikken. Het venster sluit en de activiteit is zichtbaar in het tabblad Geselecteerde datum en Open tot Datum. Indien de Outlook synchronisatie aanstaat werd de activiteit ook automatisch in de Outlook agenda gezet. Beschikbare voertuigen: Via deze knop krijg men een lijst met alle beschikbare voertuigen in de database.

139

Onderaan in het Agenda venster zijn ook nog 3 knoppen voorzien: Activiteiten herplannen: Via deze functie kan men alle open activiteiten van een bepaalde dag herplannen naar een andere verantwoordelijke, een andere datum of beide. Volgend venster wordt getoond:

Activiteiten herplannen - Activiteit

In het tabblad Opties kan men ingeven naar welke datum en/of welke verantwoordelijke men de activiteiten wil herplannen.

Activiteiten herplannen - Opties

Door op OK te drukken worden de activiteiten herpland.

140

Afdruk: Via deze knop kan men een lijst afdrukken van de activiteiten in de agenda van de verantwoordelijke. In het tabblad Activiteit kan men een selectie maken van de activiteiten die men wil zien en eventueel een sortering meegeven. Door op de knop Afdrukken... de klikken kan men de lijst afdrukken.

Afdruk

141

Outlook item tonen: Via deze knop kan men de afspraak bekijken zoals deze in Outlook staat.

Appointment in Outlook

Prospect kaart: Via deze knop kan men de Prospect kaart openen van de geselecteerde prospect. Contact afwerken: Als men in de agenda een activiteit heeft geselecteerd kan men via deze knop de activiteit afsluiten. Het venster Afsluiten activiteit verschijnt.

Afsluiten activiteit

142

Opmerkingen: Via deze knop kan men de opmerkingen bekijken die aan de activiteit hangen. Volgend venster wordt geopend:

Algemeen contact commentaar

1.8.2.1.3 Selectievelden

Onder de knoppen rechts in het venster heeft men de mogelijkheid om activiteiten via een bepaalde selectie te selecteren. De velden waarop men kan selecteren zijn: Naam: Men geeft een naam of een gedeelte van een naam op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één prospect voldoet aan deze selectie wordt een lijst getoond. Uit deze lijst kan men dan een prospect selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor deze prospect getoond in de Agenda. Voornaam: Men geeft een voornaam of een gedeelte van een voornaam op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één prospect voldoet aan deze selectie wordt een lijst getoond. Uit deze lijst kan men dan een prospect selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor deze prospect getoond in de Agenda. Chassisnr.: Men geeft een chassisnummer of een gedeelte van een chassisnummer op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één chassisnummer voldoet aan deze selectie wordt een lijst van voertuigen getoond. Uit deze lijst kan men dan een voertuig selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor de prospect die bestuurder is van het gekozen voertuig getoond in de Agenda. Nr. plaat: Men geeft een nummerplaat of een gedeelte van een nummerplaat op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één nummerplaat voldoet aan deze selectie wordt een lijst van voertuigen getoond. Uit deze lijst kan men dan een voertuig selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor de prospect die bestuurder is van het gekozen voertuig getoond in de Agenda. Offertenr.: Men geeft een offertenummer (van een SA3 offerte) of een gedeelte van een offertenummer op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één offertenummer voldoet aan deze selectie wordt een lijst met prospecten getoond. Uit deze lijst kan men dan een prospect selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor deze prospect getoond in de Agenda. Prospect nr.: Men geeft een prospect nummer of een gedeelte van een prospect nummer op waarop men de selectie wil doen. Indien er meer dan één prospect voldoet aan deze selectie wordt een lijst getoond. Uit deze lijst kan men dan een prospect selecteren. Hierna worden alleen de activiteiten voor deze prospect getoond in de Agenda.

143

Elke keer men een activiteit aanklikt wordt het veld Geselecteerde prospect automatisch gevuld met de prospect waarvoor de activiteit is aangemaakt. Onder dit veld staat de knop Filter Prospect. Als men hierop drukt worden in de agenda alleen de activiteiten getoond voor deze prospect. Het vinkje dat staat naast de knop Filter prospect wordt dan ook aangevinkt. Op die manier kan men gemakkelijk zien of de filter aanstaat of niet.

1.8.2.1.4 Activiteiten Alle activiteiten die gepland zijn kan men bekijken in de tabbladen Geselecteerde Datum en Open tot Datum. Men heeft ook de mogelijkheid om te zien wat er gepland is in de werkplaatsplanning door in het tabblad Werkplaatsplanning te kijken.

Activiteiten

Tabblad Geselecteerde Datum Afgesloten: Als de activiteit reeds is afgesloten staat in deze kolom een vinkje. Ook staat de volledige lijn dan in het grijs. Campagnenr.: Bevat het campagnenummer waartoe de activiteit behoort. Soort: Bevat het activiteit type. Tekst: Bevat de omschrijving van de activiteit of in geval van een SA3 offerte het nummer van deze offerte. Datum: Bevat de datum waarop de activiteit ingepland is. Van: Bevat het tijdstip waarop de activiteit begint. Tot: Bevat het tijdstip waarop de activiteit eindigt. Evaluatie: Bevat de evaluatie van de activiteit. Outlook volgnr.: Indien de Outlook synchronisatie geactiveerd is staat volgend symbool in deze kolom om aan te duiden dat deze activiteit ook in de Outlook agenda aanwezig is. Door op dit symbool te klikken kan men de activiteit in Outlook openen. Opmerking: Als er aan een bepaalde activiteit opmerkingen hangen staat in deze kolom een vinkje. Men kan de opmerkingen bekijken door op het vinkje te klikken. Relatienr.: Bevat het prospect nummer van de prospect waarmee men een afspraak heeft. Relatienaam: Bevat de naam en voornaam van de prospect waarmee men een afspraak heeft. Bronsoort: Bevat de bron van de activiteit.

144

Tabblad Open tot Datum Dit tabblad bevat alle openstaande activiteiten tot vandaag. De kolommen die beschikbaar zijn in dit tabblad zijn dezelfde als het tabblad Geselecteerde Datum. Enkel de kolom Afgesloten is niet zichtbaar omdat dit geen nut heeft. Tabblad Werkplaatsplanning Het tabblad werkplaatsplanning bevat alle activiteiten die gepland zijn in de werkplaatsplanning.

1.8.2.1.5 Parameters Ga naar Financieel - Financieel - Instellingen - Gebruikers - Gebruikersinstellingen. Selecteer de gewenste gebruiker. Ga naar Setup User - Card. Ga naar het tabblad Rechten.

User setup card - Rechten

Het veld Werkplaatsplanning Filter is toegevoegd. In dit veld kan men aangeven wat men wil zien in de werkplaatsplanning: Alles weergeven: In dit geval zal men de planning van de klanten + de planning van de afleveringen zien. Klanten: In dit geval zal men enkel de planning van de klanten zien. Aflevering: In dit geval zal men enkel de planning van de afleveringen zien.

145

Ga naar het tabblad VAP.

User setup card - VAP

Het veld Activiteitenscherm is toegevoegd. In dit veld kan men aangeven met welke agenda men wil werken: Lijst: In dit geval zal men werken met de agenda lijst zoals die in vorige versies beschikbaar was. Kalender: In dit geval zal men werken met de nieuwe agenda waarin een kalender beschikbaar is. Het veld Outlook Profiel is ook toegevoegd in dit tabblad. Dit maakt het mogelijk om activiteiten in de agenda te synchroniseren met het Outlook profiel dat u hierin opgeeft. Zorg ervoor dat het veld Outlook Integration is aangevinkt voor u dit veld invult. Vul een Outlook profiel in en klik op de knop met de puntjes. Er wordt een test uitgevoerd. Indien u rechten heeft in de agenda van het Outlook profiel dat u heeft ingevuld zal u volgend bericht zien.

Test geslaagd

146

Indien u geen rechten heeft verschijnt volgend bericht.

Geen rechten

Indien men contacten wil kunnen synchroniseren met Outlook voor andere gebruikers dan enkel jezelf moet het vinkje Insert Foreign Contacts aangevinkt zijn.

1.8.2.2 Vinkjes Nooit SMS en Nooit Email automatisch uitvinken bij niet aanvinken Wenst geen nieuws te ontvangen in Mobility Card (10.18 - IWE - SGR1701) Als men een nieuwe Mobility Card aanmaakt en in deze Mobility Card wordt het vinkje Wenst geen nieuws te ontvangen aangevinkt, dan worden automatisch alle vinkjes Privacy gegevens (Robinson), Nooit Bellen, Nooit Mail, Nooit SMS en Nooit Emailen aangevinkt. Omgekeerd, wanneer men een nieuwe Mobility Card aanmaakt, en in deze Mobility Card wordt het vinkje Wenst geen nieuws te ontvangen niet aangevinkt, dan worden automatisch de vinkjes Nooit SMS en Nooit Emailen uitgevinkt.

1.8.2.3 Campagnes - Afsluiten van activiteiten aangemaakt op een bepaalde dag (10.18 IWE - SGR1817) Ga naar Relatiebeheer - CRM - CRM Campagnes. Open de gewenste campagne kaart via Campagne - Kaart. Stel dat u een aantal activiteiten van een bepaalde soort die aangemaakt zijn op één bepaalde datum in één keer wil afsluiten. Dit kan u doen door via Functies - Afsluiten activiteiten en in het tabblad Opties een Activiteitsoort en een Activiteitsdatum in te vullen. Het veld Activiteitsdatum is toegevoegd in dit tabblad.

Activiteiten afsluiten voor campagne

147

1.8.2.4 Aantal activiteiten toegevoegd in Campagne venster (10.18 - IWE - SGR1733) Ga naar Relatiebeheer - CRM - CRM Campagnes. Open de gewenste campagne kaart via Campagne - Kaart. In dit venster is de kolom Aantal Activiteiten toegevoegd. Op deze manier kan men makkelijk zien hoeveel activiteiten er per deelnemer reeds gemaakt zijn. Stel dat u een selectie wil doen op alle deelnemers die nog geen activiteit hebben (waarvan Aantal Activiteiten op 0 staat), dan kan u dit heel makkelijk doen door via F7 een selectie uit te voeren op deze kolom.

1.8.2.5 Extra kolommen in export van klantengegevens bij campagnes (10.18 - IWE SGR1824) Ga naar Relatiebeheer - CRM - CRM Campagnes. Selecteer een campagne en ga naar Campagne - Kaart. Het Campagne venster wordt geopend. In dit venster kiest men Functies - Exporteren klantengegevens. In het geëxporteerde bestand zijn de kolommen Beschrijving antwoord en Aantal activiteiten toegevoegd.

Export.csv

148

1.8.2.6 Mogelijkheid om campagnes te filteren in de CRM Campagne lijst (10.18 - IWE SGR1702) Ga naar Relatiebeheer - CRM - CRM Campagnes. Selecteer een campagne en ga naar Campagne - Kaart. Het Campagne venster wordt geopend. In dit venster is het veld Campagne tonen in overzicht toegevoegd.

Beheer CRM Campagnes

Dit vinkje is standaard altijd aangevinkt. Indien men de geselecteerde campagne uit de CRM Campagne lijst wil halen kan men dit vinkje uitvinken. Men kan nog altijd de weggefilterde campagnes tonen in de CRM Campagne lijst door de tabelfilter af te zetten (Shift+Ctrl+F7).

149

1.8.3 Oplossingen van fouten 1.8.3.1 Campagne beheer (10.14 - IWE) Er werden enkele fouten opgelost en wijzigingen doorgevoerd. Deze zijn opgenomen in de handleiding van de Campagne beheer module die te vinden is op de IT Portal: http://itportal.be.sub/nl/node/414

1.8.3.2 Fout in afdrukken fiche opgelost (10.14 - SBA - SGR792) Ga naar Prospectie - Dossierbeheer. Open de prospect kaart en selecteer een prospect. Ga naar Prospect - Afdrukken fiche. In de afdruk van de prospect fiche werden soms gegevens van een verkeerde prospect getoond. Dit is nu opgelost.

150

1.9 Boekhouding & Administratie 1.9.1 Nieuwe functionaliteit 1.9.1.1 Leveranciersfiche - IBAN en SWIFT (09.52 - SBA - SGR506) Ga naar Financieel - Financieel - Leveranciers. Ga naar Bankrekeningen. Het Bankrekening leverancier venster opent. Ga naar tabblad Algemeen. De velden SWIFT-adres en IBAN Nr. werden toegevoegd op dit venster, zodat deze ook kunnen gebruikt worden voor de elektronische betalingen naar ISABEL toe.

Bankrekening leverancier

151

1.9.1.2 Nieuwe BTW-Lijsten (10.06 - IWE-SGR1327) Ga naar Financieel - Financieel - Lijsten.

Bovenstaande lijsten werden gewijzigd naar aanleiding van de nieuwe BTW-wetgeving. De oude lijsten werden verwijderd uit het systeem en vervangen door de nieuwe. Deze kan je terugvinden helemaal onderaan het overzicht venster van de financiële lijsten. In de naamgeving van de lijst staat expliciet een vermelding ‘INTERVAT’ indien deze lijst enkel een XML file genereert die later kan worden ingeladen in INTERVAT. Indien ‘INTERVAT’ niet vermeld werd, kunt u de gegevens afdrukken naar scherm of op de printer.

152

1.9.1.2.1 BTW-aangifte Ga naar Financieel - Financieel - Lijsten. Selecteer in de overzichtslijst BTW-aangifte, druk op de knop Afdrukken en geef onderstaande criteria in.

BTW-aangifte - BTW-aangiftenaam

BTW-aangifte - BTW-aangifteregel

BTW-aangifte - Opties

153

Druk op Afdrukken... voor een afdruk op papier. Druk op Voorbeeld voor een afdruk op scherm.

154

1.9.1.2.2 BTW-aangifte INTERVAT Ga naar Financieel - Financieel - Lijsten. Selecteer in de overzichtslijst BTW-aangifte INTERVAT, druk op de knop Afdrukken en geef onderstaande criteria in.

BTW-Aangifte INTERVAT

Vul de gegevens in voor de BTW-aangifte zoals o.a. de maand, het jaartal, … Indien u kiest voor Logische controles uitvoeren, dan drukt u op Voorbeeld en verschijnt de logische controle op het venster. Enkel de logische controle wordt nog afgedrukt. Indien er een Fout op de afdruk verschijnt, en u wenst de bedragen te zien van deze vakken, dan moet u lijst 1. BTW-aangifte afdrukken. Merk op dat de logische controles werden aangepast aan de nieuwe BTW-wetgeving. Indien u kiest voor de INTERVAT-bestandsnaam (een .xml file) in te vullen drukt u op Afdrukken. Nu wordt het INTERVAT bestand aangemaakt. Let er dus op dat u de directory ook opgeeft. Een voorbeeld: c:\temp\BTW-aangifte januari 2010.xml.

155

1.9.1.2.3 BTW-Intracomm. Aangifte Ga naar Financieel - Financieel - Lijsten. Selecteer in de overzichtslijst BTW-Intracomm. Aangifte, druk op de knop Afdrukken en geef onderstaande criteria in.

BTW-Intracomm. Aangifte

De BTW-Intracomm. Aangifte heeft als doel een afdruk op papier of scherm, ter controle. Bij de selecties moet u nu bij BTW-bedrijfsboekingsgroep "EU..EU-SERV" invullen! Geef ook de boekingsdatum in "01/01/10..31/01/10" indien het om een maandaangifte gaat.

156

Indien u een papieren aangifte bij de hand neemt, zult u zien dat de kolommen in de rode kader overeen stemmen met de kolommen op de aangifte. Ter verduidelijking onderstaande info: Land van de klant BTW-nummer van de klant Code: S = Service en L = Levering Goederen Het bedrag van de goederen of van de diensten Periode: de periode van de aangifte Maandelijkse aangifte: XX | JAAR (vb: maart 2010 -> 03 2010) Kwartaal aangifte: 3X | JAAR (vb: 1e kwartaal 2010 -> 31 2010) Jaar aangifte: 00 | JAAR (vb: jaar 2010 -> 00 2010)

157

1.9.1.2.4 BTW-Intracomm. Aangifte INTERVAT Ga naar Financieel - Financieel - Lijsten. Selecteer in de overzichtslijst BTW-Intracomm. Aangifte INTERVAT, druk op de knop Afdrukken en geef onderstaande criteria in.

BTW-Intracomm. Aangifte INTERVAT - BTW-Post

BTW-Intracomm. Aangifte INTERVAT - Opties

Op de tab BTW-post geeft u de BTW-bedrijfsboekingsgroep in. Let echter op dat u nu "EU..EU-SERV" in geeft. Op de tab Opties bepaalt u het Aangiftetype, periode gegevens en de Bestandsnaam. De aangemaakte XML file kunt u daarna inladen in INTERVAT.

158

1.9.1.2.5 BTW-Jaaraangifte Ga naar Financieel - Financieel - Lijsten. Selecteer in de overzichtslijst BTW-Jaaraangifte, druk op de knop Afdrukken en geef onderstaande criteria in.

BTW-Jaaraangifte

Vink het veld Ondernemingsnummer fout aan om een overzicht te krijgen van alle foutieve ondernemingsnummers. U krijgt een lijst van alle klanten met het telefoonnummer erbij indien deze in de klantenfiche werd ingevuld. Zo kunt u de klant contacteren om het correcte ondernemingsnummer te vragen.

159

1.9.1.2.6 BTW-Jaaraangifte INTERVAT Ga naar Financieel - Financieel - Lijsten. Selecteer in de overzichtslijst BTW-Jaaraangifte INTERVAT, druk op de knop Afdrukken en geef onderstaande criteria in.

BTW-Jaaraangifte INTERVAT

Deze lijst wordt gebruikt voor de creatie van de XML file die nadien wordt ingeladen in INTERVAT. Het Jaar, Minimumbedrag, Contact en Bestandsnaam moeten door de gebruiker worden ingevuld.

160

1.9.1.3 Aanmaningen per locatie (10.14 - TT - SGR1669) Bij het aanmaken van aanmaningen is het nu mogelijk om dit per locatie te doen. Grotere dealers kunnen meerdere locaties hebben en men wou aanmaningen uit verschillende locaties voor dezelfde klanten apart kunnen afdrukken. Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Aanmaningen Aanmaningen. Ga naar Functies - Aanmaningen aanmaken. Voor het aanmaken van aanmaningen heeft men nu de keuze om af te drukken voor alle locaties of per locatie. Door de checkbox Aanmaning per locatie aan te vinken wordt elke aanmaning per locatie aangemaakt.

Aanmaning per locatie

Indien men enkel de aanmaningen voor een bepaalde locatie wil aanmaken kan men deze locatie aanduiden in het veld Locatiefilter. Opmerkingen: Niet vereffende betalingen die geboekt werden op een andere locatie zullen enkel in rekening gebracht worden indien deze gelijk is aan de geselecteerde locatie. Niet vereffende betalingen die geboekt werden met een dimensie zonder locatiecode worden niet in rekening gebracht wanneer men kiest om de rappels per locatie af te drukken. Er verschijnt een melding.

161

1.9.2 Aangepaste functionaliteit 1.9.2.1 BTW - Services binnen de EU (09.52 - IWE - 1256)

BTW-bedrijfsboekingsgroepen en instellingen

Begin januari ontvangt u van BMW een mail omtrent de BTW-aanpassingen. Voor 1 januari kreeg u de upgrade naar versie 09.52. Deze upgrade bevat deel 1 van de BTW-aanpassingen. Wat houdt dit in: 1. 2. 3.

Er werd een nieuwe BTW-bedrijfsboekingsgroep aangemaakt, namelijk EU-SERV. Financieel - Instellingen - BTW-boekingsgroepen - Bedrijfsboekingsgroepen De BTW-boekingsinstellingen werden aangemaakt Knop Instellingen. De nieuwe BTW-vakken werden aangemaakt. Vak 44 en 88 zijn nieuw. De vakken 48, 55, 59 en 84 werden aangepast. Financieel - Periodieke activiteiten - BTW - BTW-aangifte

162

BTW-aangifte sjabloon

Tussen 1 en 5 februari 2010 wordt release 10.06 geïnstalleerd. Deze release omvat enkel deel 2 van de BTW-aangifte. INTERVAT is pas vanaf 5 februari 2010 klaar met hun aanpassingen in verband met de nieuwe BTW-regeling. In januari 2010 moet nog de oude versie van de BTW-aangifte worden doorgestuurd, vanaf 5 februari 2010 de nieuwe versie van de BTW-aangifte. 4.

In het order geeft u de BTW-bedrijfsboekingsgroep in. Automatisch wordt EU voorgesteld bij de BTW-bedrijfsboekingsgroep (indien Bedrijfsboekingsgroep = EU). Indien de factuur services omvat, moet u de BTWbedrijfsboekingsgroep wijzigen naar EU-SERV. Druk op OK en het veld verandert van EU naar EU-SERV.

163

Werkplaatsorder

164

1.9.2.2 Overzicht klantenposten (10.06 - SB-SGR608) In de vorige versie werd het mogelijk gemaakt om de klanten posten in een andere volgorde te zetten. Maar dit gaf problemen met de positionering van de cursor. In Financieel - Financieel - Instellingen - Boekhoudinstellingen kan men de instelling Sorteren posten activeren om de posten aflopen de sorteren.

Boekhoudinstellingen

Ga naar de Klantenfiche en druk op de link Posten. Vanaf nu zal de cursor zich positioneren bovenaan de lijst.

Klantenposten

165

1.10 IT-verantwoordelijke concessiehouder 1.10.1 Nieuwe functionaliteit

1.10.1.1 Toestaan SMS (Werkplaats) bij bestaand GSM nummer (10.14 - SCR SGR1748) Ga naar Gegevensuitwisseling - Periodic Activities - Reports - Toestaan SMS (Werkplaats) bij bestaande GSM nr.. Als men hierop klikt laat men een rapport lopen dat alle klanten overloopt en indien er een telefoonnummer is ingevuld bij GSM (Privé) of GSM (Bedrijf) dan wordt het vinkje SMS sturen (werkplaats) automatisch aangevinkt. Indien dit veldje aangevinkt is dan wordt er een SMS gestuurd naar de klant wanneer de wagen status Klaar krijgt op een werkplaatsorder.

1.10.1.2 Database cleanup procedure (10.18 - TTA - SGR1662) Ga naar Diversen - Gegevensuitwisseling - Setup - Data exchange setup. Volgend venster verschijnt.

Data Exchange Setup - Schoonmaak Database

166

Volgende instellingen zijn mogelijk: Om ruimte vrij te maken in de database: Verwijder Log Prijsberekeningen: Als dit veld wordt aangevinkt kan men de log van de prijsberekeningen verwijderen. In het veld Periode Prijsberekeningen moet men een periode instellen waarin men de log van de prijsberekeningen nog wil bijhouden. Dit veld wordt enkel geactiveerd wanneer het vinkje Verwijder Log Prijsberekeningen wordt aangevinkt. Men kan deze instelling doen per dag, maand of jaar. Als men bijvoorbeeld voor de laatste 3 maanden de prijsberekeningen wil bijhouden dan vult men in het veld -3M in (voor dagen gebruikt men "D", voor jaren gebruikt men "J"). Zorg ervoor dat u altijd met een min-teken werkt. Verwijder Oude Master Prijzen: Als dit veld wordt aangevinkt kan men de oude catalogus prijzen uit de database verwijderen. Verwijder Imp./Exp. Data: Als dit veld wordt aangevinkt kan men alles ivm import en export data verwijderen. Dit neemt een heel groot deel in van de database. In het veld Periode Imp./Exp. Data moet men een periode instellen waarin men de import en export data nog wil bijhouden. Dit veld wordt enkel geactiveerd wanneer het vinkje Verwijder Imp./Exp. Data wordt aangevinkt. Men kan deze instelling doen per dag, maand of jaar. Als men bijvoorbeeld voor de laatste 3 maanden de import en export data wil bijhouden dan vult men in het veld -3M in (voor dagen gebruikt men "D", voor jaren gebruikt men "J"). Zorg ervoor dat u altijd met een min-teken werkt. Om te archiveren: Werkplaatsoffertes Archiveren: Als dit veld wordt aangevinkt kan men de werkplaatsoffertes verplaatsen naar de gearchiveerde offertes. In het veld Periode Werkplaatsoffertes moet men een periode instellen waarin men de werkplaatsoffertes nog niet wil archiveren. Dit veld wordt enkel geactiveerd wanneer het vinkje Werkplaatsoffertes Archiveren wordt aangevinkt. Men kan deze instelling doen per dag, maand of jaar. Als men bijvoorbeeld voor de laatste 3 maanden de werkplaatsoffertes nog niet wil archiveren dan vult men in het veld -3M in (voor dagen gebruikt men "D", voor jaren gebruikt men "J"). Zorg ervoor dat u altijd met een min-teken werkt. Voertuigoffertes Archiveren: Als dit veld wordt aangevinkt kan men de voertuigoffertes verplaatsen naar de gearchiveerde offertes. In het veld Periode Voertuigoffertes moet men een periode instellen waarin men de voertuigoffertes nog niet wil archiveren. Dit veld wordt enkel geactiveerd wanneer het vinkje Voertuigoffertes Archiveren wordt aangevinkt. Men kan deze instelling doen per dag, maand of jaar. Als men bijvoorbeeld voor de laatste 3 maanden de voertuigoffertes nog niet wil archiveren dan vult men in het veld -3M in (voor dagen gebruikt men "D", voor jaren gebruikt men "J"). Zorg ervoor dat u altijd met een minteken werkt. Wisselstukoffertes Archiveren: Als dit veld wordt aangevinkt kan men de wisselstukoffertes verplaatsen naar de gearchiveerde offertes. In het veld Periode Wisselstukoffertes moet men een periode instellen waarin men de wisselstukoffertes nog niet wil archiveren. Dit veld wordt enkel geactiveerd wanneer het vinkje Wisselstukoffertes Archiveren wordt aangevinkt. Men kan deze instelling doen per dag, maand of jaar. Als men bijvoorbeeld voor de laatste 3 maanden de wisselstukoffertes nog niet wil archiveren dan vult men in het veld -3M in (voor dagen gebruikt men "D", voor jaren gebruikt men "J"). Zorg ervoor dat u altijd met een minteken werkt. Arch. Gefactureerde werkplaatsorders: Als dit veld wordt aangevinkt kan men de gefactureerde werkplaatsorders archiveren. Als deze instellingen gebeurd zijn worden deze wekelijks uitgevoerd via een nachtjob.

167

Release notes Incadea BE Lente release

Recommend Documents