Rekenkamercommissie Borger-Odoorn

Border-Odoorn

Hoofdstraat 50 7875 AD Exloo Postbus 3 7875 ZG Exloo T lk 0 5 9 1 T + 3 1 5 9 1 53 53 53 (vanuit buitenland)

*

1 1 . 2 4 6 8 6 * I N K d . d . 21/10/2011

F (0591) 53 53 99 E [email protected]

Rekenkamercommissie Borger-Odoorn Uw brief

Gemeenteraad van Borger-Odoorn Hoofdstraat 50 7875 A D EXLOO

Ons kenmerk

11.23951 Behandeld door

F. Koenders

Doorkiesnummer

0591-535447 Bijlage

1 Datum

2

1

18 oktober 2011

UKI.

2ÜII

Onderwerp

Rekenkameronderzoek Quick Scan Verzekeringen.

Geachte leden van de raad, Hierbij bieden wij u het rekenkameronderzoek Quick Scan Verzekeringen aan. De gesprekken voor het onderzoek zijn eind 2010 gehouden. Begin 2011 is het rapport afgerond en voor een ambtelijke en bestuurlijke reactie de gemeentelijk organisatie in gegaan. De brief van het college met daarin de bestuurlijke reactie evenals de bijlage met de ambtelijke reactie zijn integraal opgenomen in de rapportage. Wij adviseren u als raad de conclusies en aanbevelingen over te nemen en zorg te dragen voorverdere uitwerking daarvan in de gemeentelijke organisatie. Hoogachtend, Namens^de rekenkamercommissie Borger-Odoorn,

Fred

y>

r

1

1 . 't_i^ é> t>

Rekenkamerbrief:

Quick scan Verzekeringen Rekenkamercommissie Borger-Odoorn

Inleiding In de afgelopen jaren is het onderwerp verzekeringen regelmatig aan de orde geweest als potentieel onderwerp voor onderzoek door de rekenkamercommissie. Na enkele oriënterende gesprekken in de ambtelijke organisatie is besloten het onderzoek uit te voeren als Quick scan. Dit is een onderzoek dat de ambtelijke organisatie minimaal belast en waarbij in korte tijd op hoofdlijnen een indruk wordt verkregen van de stand van zaken op het gebied van verzekeringen. In deze korte notitie komen de volgende onderwerpen aan de orde: Doel van het onderzoek en onderzoeksmethodiek. Beschrijving van de resultaten van de interviews. Conclusies en aanbevelingen.

Doel van het onderzoek en onderzoeksmethodiek Het onderwerp van dit onderzoek is de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid op het deelgebied Verzekeringen bij de gemeente Borger-Odoorn. Doel van het onderzoek is het verkrijgen van (objectieve) informatie over de organisatie en inrichting van het deelgebied Verzekeringen binnen de gemeente Borger-Odoorn. Het onderzoek richt zich op de vraag hoe de interne organisatie is ingericht. Dit onderzoek heeft niet tot doel een oordeel te geven over de juistheid van verzekerde waarden, premiestelling etc. maar richt zich op de bedrijfsprocessen rond het onderwerp verzekeringen.' Op basis van de oriënterende gesprekken die voorafgaand aan het onderzoek zijn gehouden is een vragenlijst opgesteld. Deze vragenlijst is richtlijn geweest voor de interviews die gehouden zijn in de maand november van 2010. De geïnterviewden zijn de coördinator verzekeringen, het voormalig hoofd van de afdeling financiën en de verantwoordelijke wethouder. Rekenkamers doen onderzoek naar de vraag of het beleid en de beoogde (maatschappelijke) effecten daarvan gerealiseerd zijn. Het blijkt dat dit vaak moeilijk in praktijk is te brengen doordat onderzoek naar doelbereiking niet of nauwelijks haalbaar is. Bijvoorbeeld doordat nooit precies ( S M A R T ) i s aangegeven wat men met het beleid wilde bereiken. Om voldoende objectief te kunnen kijken of beoogde doelen daadwerkelijk zijn bereikt, moetje als rekenkamer achteruit kijken. Het beleid moet uitgevoerd zijn om te kunnen beoordelen of het gerealiseerd is. Een mogelijkheid is om de aandacht te verleggen van de feitelijke effectiviteit naar de organisatie waarin die effectiviteit tot stand moet komen. Dit zijn bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen waarbij veelal onderscheid wordt gemaakt tussen primaire processen, ondersteunende processen en managementprocessen (throughput). De onderzoeksfocus verschuift daarmee van het streven naar zuiver effectiviteitonderzoek (reactief) naar onderzoek naar de eITectiviteitvoorwaarden, gericht op procedures en randvoorwaarden (proactief) Bron: Begroting en rekening, Pim Praat en Mark Daamen, B & G juli/augustus 2010.

Beschrijving van de resultaten van de interviews De werkwijze Er is geen uitgeschreven en vastgesteld beleidsplan op het gebied van verzekeringen. Het onderwerp verzekeringen is derhalve niet opgenomen in de managementcyclus (plan, do, check en act). Uit de interviews is gebleken dat de procedures en werkprocessen rond het onderwerp verzekeringen niet zijn vastgelegd. Verzekeringen komen ook niet als onderwerp in het afdelingsoverleg. Bevoegdheden op het gebied verzekeringen zijn grotendeels gemandateerd aan het afdelingshoofd financiën. Voorstellen worden voorbereid door de coördinator verzekeringen in overleg met het afdelingshoofd. Wijzigingen worden vastgesteld door B en W. Het aansprakelijk stellen van derden door de gemeente gaat ook via de coördinator verzekeringen of het afdelingshoofd. Sinds een paar jaar wordt bij het afsluiten van verzekeringen gebruik gemaakt van een verzekeringsmakelaar (ingeschakeld via de inkooporganisatie van de gemeente). De verzekeringsmakelaar werkt op basis van de vigerende aanbestedingsregels. Een aantal jaren geleden is bij de afdeling inkoop een adviseur ingehuurd, deze heeft de vernieuwing van het pakket verzekeringen op zich genomen, dit is gegaan via correcte aanbesteding. Er ligt geen beleid ten grondslag aan de aanvraag van verzekeringen. Er is ook geen jaarlijkse begroting of risicoanalyse. Er bestaat bij de geïnterviewden geen beeld van de schaderisico's voor het deelgebied verzekeringen. Risico's komen in beeld bij de risicoanalyse als het verzekeringspakket opnieuw wordt aanbesteed. Dit wordt ongeveer een keer per driejaar gedaan en eventueel tussendoor wanneer processen worden aangepast. De minimale hoogte van het eigen risico wordt bepaald door de verzekeringsmaatschappij. Bijvoorbeeld 1.000 euro voor opstalverzekeringen. Wel kan gekozen worden voor een hoger eigen risico. B en W nemen een besluit over de voorgestelde verzekeringsaanvraag dus ook over de hoogte van het eigen risico.

Documentatie en informatie Schadegevallen worden bijgehouden in mappen met daarin alle contacten, ondermeer die met de vakafdelingen en de afspraken met de verzekeringsmaatschappij. Soms gaat de map naaide betreffende vakafdeling. Voorin de map is opgenomen wat te doen bij een claim zodat dit door iemand anders is over te nemen. Bij afwezigheid van de coördinator neemt een collega de noodzakelijke werkzaamheden over, deze zet zaken in gang, eventueel in overleg met de betreffende vakafdeling. Eind 2010 was de afdeling Inkoop bezig om alle contracten inzichtelijk te maken, ook de verzekeringen werden daarbij opgenomen. De coördinator verzekeringen heeft de aflooptermijnen van de verzekeringen grotendeels in het hoofd. Afdeling inkoop wil sinds kort alle polissen die binnen een halfjaar aflopen in een registratiesysteem.

Rapportagemomenten zijn niet vastgelegd. Nu wordt dit op eigen initiatief eenmaal per jaar gedaan. De overzichten gaan naar B en W. Ook bij de vakafdelingen is er wel vraag naar overzichten. Van een nieuw afgesloten verzekering gaat een kopie naar het hoofd of de opzichter, zij zijn daardoor op de hoogte dat zaken verzekerd zijn en onder welke voorwaarden. Ook wordt aangegeven als iets niet verzekerd is. Voorstellen gaan niet naar de raad omdat het bedrijfsvoering betreft. Bij calamiteiten, zoals brand, worden door de raad vragen gesteld bijvoorbeeld over de verzekerde waarde van gebouwen. Betrokkenen bij het onderwerp verzekeringen Een medewerker van de afdeling financiën coördineert de verzekeringen binnen de gemeente Borger-Odoorn. De belangrijkste taken zijn: contact met verzekeringsmaatschappijen, afhandeling van schadeclaims en voorbereiding van polissen. Op dit moment worden geen opleidingseisen gesteld (bijvoorbeeld Verzekeringen A of B) aan deze functie. Er is geregeld overleg met het afdelingshoofd financiën. Polissen worden door de coördinator verzekeringen samen met het hoofd voorbereid. De coördinator verzekeringen wordt niet intern gecontroleerd op gevolgde procedures. Het contact met de externe accountant is minimaal, niet structureel. De coördinator verzekeringen onderhoudt contacten met de verantwoordelijke personen op de vakafdelingen. Wanneer de vakafdelingen een verzekering nodig hebben vragen zij informatie aan de coördinator. De afdelingen leveren gegevens aan ten behoeve van de verzekering, bijvoorbeeld de geschatte waarde van een te verzekeren gebouw of voertuig. Er zijn contacten met de volgende afdelingen: grondgebied (o.m. wegbeheer), onderwijs en sociale zaken. Er wordt overlegd met diverse personen op de vakafdelingen, dit zijn niet perse vaste contactpersonen. De coördinator verzekeringen is als specialist op het vakgebied betrokken bij het onderdeel CRAS (Centrale Registratie Afhandeling Schade) van het rampenteam van de gemeente. Hij moet bij voorkomende calamiteiten alles op het gebied van verzekeringen paraat hebben (polisnummers, contactpersonen bij de verzekeringsmaatschappij etc.) zodat de schadeclaims kunnen worden afgehandeld. In dit verband is er overleg met de veiligheidscoördinator van de gemeente. De rol van de wethouder beperkt zich tot het moment dat het verzekeringspakket gewijzigd of vernieuwd moet worden. Dat doet zich eens in de drie tot vier jaar voor. Dan gaat de aandacht van de wethouder uit naar de aanbesteding en naar de aanpassingen die nodig zijn. De wethouder wordt door de coördinator verzekeringen of door het hoofd financiën ingelicht bij schadeclaims. Verder wordt de wethouder alleen geïnformeerd als er iets aan de hand is of als er iets dreigt waarop gereageerd moet worden. Externe contacten Insurance Management, de door de gemeente ingeschakelde externe makelaar, ondersteunt de coördinator bij vragen die binnen de organisatie niet kunnen worden beantwoord. In 2010 is

op het deelgebied verzekeringen een begin gemaakt met samenwerking in BOCE -verband. Verder is de Gemeente lid van het Verzekerings Platform Overheden . 2

3

Conclusies en aanbevelingen Bij een quick scan is er geen uitgebreid normenkader. Toch wil de rekenkamercommissie hier opmerken dat de uitvoering van het beleidsonderdeel verzekeringen in de praktijk voldoende lijkt te verlopen. Op basis van de interviews kan opgemerkt worden dat de deskundigheid en de inzet bij het onderwerp verzekeringen in de organisatie goed worden gewaardeerd. Natuurlijk zijn er mogelijkheden tot verbeteringen en die zullen hieronder telkens in het tandem conclusie en aanbeveling worden geformuleerd. Conclusie 1 Er is geen procesbeschrijving waardoor de werkwijze niet transparant is. Aanbevelingl Processen formaliseren. Maak een beschrijving van de huidig werkprocessen. Per beleidsveld samenvatten hoe één en ander geregeld is. Door dit proces steeds (bijvoorbeeld jaarlijks) aan te passen kan tot verbetering worden gekomen. Conclusie 2 Er is geen uitgeschreven verzekeringsbeleid. Aanbeveling 2 Verzekeringsbeleid ontwikkelen, vaststellen en implementeren. Daarbij is het ook van belang dat risico's in beeld worden gebracht. Ook bijvoorbeeld de risico's van onverzekerde objecten. Eventueel een paragraaf verzekeringen opnemen in de begroting zodat dit onderwerp meedraait in de managementcyclus. Conclusie 3 Nu krijgt de raad geen informatie over het onderwerp verzekeringen, alleen wanneer er vragen zijn.

2

Borger-Odoorn, Coevorden en Emmen

' De vereniging ( V P O ) heeft ten doel de leden te informeren over en het uitwisselen van kennis en ervaring op het gebied van schade- en verzekeringsaangelegenheden en risicomanagement bij overheden. Ze biedt de mogelijkheid tot gezamenlijke inkoop van diensten en producten en er wordt samengewerkt op het gebied van schade- en verzekeringsaangelegenheden.

Aanbeveling 3 De raad kan zelf nadenken over de vraag: wil de raad informatie? Zo ja, welke informatie zou de raad dan willen? Bij opname van het onderwerp in de begroting kan de raad proactief geïnformeerd worden. Conclusie 4 Op dit moment zijn de verantwoordelijkheden voornamelijk geconcentreerd bij één medewerker. De kwetsbaarheid van deze functie in de organisatie wordt onderkend. Deels wordt dit ondervangen door inschakeling van de verzekeringsmakelaar. Aanbeveling 4 Bij te grote concentratie van de werkzaam bij één medewerker loopt de organisatie risico. Aanbevolen wordt dit risico te spreiden door intern de werkzaamheden te spreiden.

Slotwoord De rekenkamercommissie wil de geïnterviewden hartelijk danken voor de open manier waarop gecommuniceerd is. De conclusies en aanbevelingen zijn vooral belangrijk in het licht van leren en verbeteren. Wij gaan er vanuit dat de raad en de gemeentelijke organisatie met deze 'rekenkamerbrief de komende periode zijn voordeel kan doen.

Lijst van geïnterviewden De heer J. Bruintjes (wethouder) De heer B. Bults (coördinator afdeling financiën) De heer H. Klomp (medewerker afdeling financiën)

Rekenkamercommissie Borger-Odoorn Quick Scan Verzekeringen Onderwerp Onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid op het deelgebied Verzekeringen bij de gemeente Borger-Odoorn. Afbakening We zullen alleen onderzoeken hoe de interne organisatie is ingericht. Het ligt niet binnen onze competentie een oordeel te geven over de juistheid van verzekerde waarden, premiestelling etc. Doelstelling Verkrijgen van (objectieve) informatie over de organisatie en inrichting van het deelgebied Verzekeringen binnen de gemeente Borger-Odoorn.

Samenvatting van de gesprekken tbv QS verzekeringen Betrokkenen bij het onderwerp verzekeringen Coördinator

verzekeringen

Een medewerker van de afdeling financiën coördineert de verzekeringen binnen de gemeente Borger-Odoorn. Taken mbt verzekeringen: contact met verzekeringsmaatschappijen, afhandeling van schadeclaims, voorbereiding van polissen. Verdere werkzaamheden buiten het onderwerp verzekeringen beleidsvoorbereiding. Opleiding Atheneum, HEAO, specialisatie op het gebied van financiën. Voorganger bij de gemeente deed ook verzekeringen erbij. Hij heeft dat overgenomen. Hij is niet gecertificeerd voor verzekeringen. Er wordt tot nu toe niet bijgeschoold op het gebied van verzekeringen. Dit zou wel mogelijk zijn (kan aangevraagd worden in functioneringsgesprek). Op dit moment wordt geen opleiding verzekeringen (bv verzekeringen A of B) gevraagd voor de functie. Wel is men in de organisatie bezig om functiebeschrijvingen en competenties te bekijken. De meerwaarde hiervan wordt niet ingezien omdat Insurance Management (externe makelaar voor verzekeringen) ondersteunt bij vragen en omdat er wordt samengewerkt in Boce-verband. (Bijvoorbeeld onlangs bij aanbesteding van een brandverzekering.) Verdere betrokkenen bij het onderwerp

verzekeringen:

Er is geregeld overleg met het afdelingshoofd financiën, nu afdelingsmanager bestuursondersteuning. Polissen worden door de coördinator verzekeringen samen met het hoofd voorbereid. Contacten met de verantwoordelijke personen op de vakafdelingen. De afdelingen hebben verzekeringen nodig. Zij vragen informatie aan de coördinator. De afdelingen leveren gegevens aan ten behoeve van de verzekering bijvoorbeeld de geschatte waarde van een te verzekeren gebouw. Er zijn contacten met de volgende afdelingen: grondgebied (o.m. wegbeheer), onderwijs, sociale zaken. Er wordt overlegd met diverse personen, dit zijn niet perse vaste personen.

Rol van de wethouder beperkt zich tot het moment dat het verzekeringspakket gewijzigd of vernieuwd moet worden. Dan gaat de aandacht uit naar de aanbesteding en of er aanpassingen nodig zijn. De wethouder wordt ingelicht bij schadeclaims. Verder wordt de wethouder actief geïnformeerd als er iets aan de hand is of als er iets dreigt waarop gereageerd moet worden.

Beleidsplan verzekeringen Er is geen beleid op het gebied van verzekeringen. Het onderwerp verzekeringen is niet opgenomen in de managementcyclus. Ook bestaan er geen vastgelegde werkprocessen. Verzekeringen komen niet als onderwerp in het afdelingsoverleg. De coördinator van de verzekeringen wordt niet intern gecontroleerd op gevolgde procedures. Contact met accountant is minimaal, niet structureel. De coördinator verzekeringen heeft nog geen accountantscontrole meegemaakt.

Hoe verlopen de werkprocessen. Bevoegdheden zijn grotendeels gemandateerd aan het afdelingshoofd. Wijzigingen worden vastgesteld door B en W. Aansprakelijk stellen van derden door de gemeente gaat ook via coördinator verzekeringen of afdelingshoofd. Deze werkwijze is niet geformaliseerd. Sinds een paar jaar wordt bij het afsluiten van verzekeringen gebruik gemaakt van een verzekeringsmakelaar (via CBP de inkooporganisatie van de gemeente). De verzekeringsmakelaar werkt op basis van aanbestedingsregels. Bevoegdheden zijn grotendeels gemandateerd aan het afdelingshoofd. Wijzigingen worden vastgesteld door B en W. Aansprakelijk stellen van derden door de gemeente gaat ook via coördinator verzekeringen of afdelingshoofd. Dit is ook niet geformaliseerd. De coordinator verzekeringen is betrokken bij het onderdeel CRAS (Centrale Registratie Afhandeling Schade) van het rampenteam van de gemeente. Op het gebied van verzekeringen is hij de specialist. Alles op het gebied van verzekeringen moet hij paraat hebben: polisnummers, contactpersonen bij de verzekeringsmaatschappij, schadeclaims afhandelen. In dit verband is er overleg met de veiligheidscoördinator van de gemeente. Gemeente is lid van het Verzekeringsplatform overheid.

Aanbesteding Een aantal jaar geleden bij inkoop iemand die adviseerde bij aanbesteding. Deze adviseur was intern

ingehuurd en heeft vernieuwing van het pakket verzekeringen op zich genomen, dit is gegaan via correcte aanbesteding. Er ligt geen beleid ten grondslag aan de aanvraag van verzekeringen. Geen begroting en geen risicoanalyse (schaderisico's, bedrijfsrisico voor het deelgebied verzekeringen is er niet). Risico's komen in beeld bij - risico analyse als het verzekeringspakket opnieuw wordt aanbesteed. Dit wordt ongeveer lx per 3 jaar gedaan. - tussendoor processen aanpassen De minimale hoogte van het eigen risico wordt bepaald door de verzekeringen. Bijvoorbeeld 1000 euro voor opstalverzekeringen. Je kunt zelf voor een hoger eigen risico kiezen. B en W. nemen een besluit over de voorgestelde verzekeringsaanvraag dus ook over de hoogte van het eigen risico.

Documentatie Schadegevallen worden bijgehouden in mappen met daarin alle contacten, ook met de afdelingen en afspraken met de verzekeringsmaatschappij. Soms gaat de map naar de betreffende vakafdeling. Voorin de map is opgenomen wat te doen bij een claim met alle tel nrs erbij zodat dit door anderen is over te nemen. Bij afwezigheid van de coordinator neemt een collega over over, deze zet zaken in gang eventueel in overleg met de betreffende vakafdeling. Afdeling Inkoop is nu bezig om alle contracten inzichtelijk te maken, ook de verzekeringen worden daarbij opgenomen. Afloop van verzekeringen: de coördinator verzekeringen heeft dat grotendeels in het hoofd. Inkoop wil nu (sinds kort) alle polissen die binnen een halfjaar aflopen in een registratiesysteem.

Rapportage /Informatiestromen Rapportagemomenten zijn niet vastgelegd. Nu wordt dit op eigen initiatief 1X per jaar gedaan. De overzichten gaan naar B en W. Ook bij de vakafdelingen is er wel vraag naar overzichten. De coördinator zou het prettig vinden als het verzekeringsbeleid en de rapportagemomenten geformaliseerd zouden zijn. Kopie van de verzekeringen gaan naar het hoofd of de opzichter, zij zijn daardoor op de hoogte dat zaken verzekerd zijn en op welke manier. Ook wordt aangegeven als iets niet verzekerd is. Voorstellen gaan niet naar raad omdat het bedrijfsvoering betreft. Bij calamiteiten komt de raad met vragen.

Verbeterpunten aangedragen door geïnterviewden

HK -De kwetsbaarheid van deze functie in de organisatie wordt onderkend. Wie neemt over als hij er niet is? - kwetsbare positie. Deels is dit ondervangen door inschakeling van de verzekeringsmakelaar maar dit blijft extern. -HK vindt dat er wel aandacht mag komen om het verzekeringsbeleid te formaliseren: bevoegdheden, hoe ga je om met rapportages, start maken met een verzekeringsbeleid. -B en W zou meer interesse magen tonen en het belang van dit onderwerp onderkennen. JB -er zijn zaken (bewust) niet verzekerd, het betreft risico's die je zelf neemt Wethouder zou graag willen weten wat niet verzekerd is op dit moment en welk risico loop je daarmee? Is de 800.000 ingeplande risico voldoende of kan het naar beneden of moet het omhoog? Deze afwegingen zijn ooit gemaakt en gelden deze nu nog? Dit zou je eens in de 3-4 jaar moeten doen. In het kader van risicobeheersing is dit wel interessant voor raad en college. -Bij nieuwe aanbesteding kan er wellicht breder over het onderwerp gepraat worden. -Tip: ook raadslid vragen naar beeld van verz. of anderen in de lijn. Weten zij wat er gebeurt? Procescontrole. Is de leidinggevende in control? BB -Het idee speelt om een paragraaf verzekeringen te benoemen in de begroting (2012/2013). De organisatie kan daarop terugvallen, bepaalde zaken wil je een waarborg voor hebben. Transparanter maken dan het nu is. Eenduidige info over een onderwerp. De raad heeft nu weinig info. Nu alleen risico in weerstandsvermogen+ premie. Is het wenselijk voor de raad om meer info te krijgen? welke zaken ben je voor verzekerd en welke risico's loop je daarmee? Eventueel kun je proactief informeren via de begroting. -Beschrijving, rode lijn van verzekeringen. Per beleidsveld samengevat hoe het geregeld is (op 1A4) dan kun je dit proces door deze jaarlijks aan te passen, verbeteren - het kan transparanter door een paragraaf verzekering bij de begroting te ontwikkelen (dan kun je op dit gebied to verbeteringen komen)

Conclusies Aanbevelingen RKC

Borger-O&oom

Hoofdstraat 50 7875 AD Exloo Postbus 3 7875 ZG Exloo T Ik 0 5 9 1 T + 3 1 5 9 1 53 53 53 (vanuit buitenland)

1 1 1 6 3 1 6 INKd'd. 25/08/2011

Aan de rekenkamercommissie gemeente Borger-Odoorn Postbus 3 7875 Z G E X L O O

F (0591) 53 53 99 E [email protected]

Uw brief

08-02-2011 Ons k e n m e r k

11.14278 Behandeld door

D . de Vries Doorklesnummer

0591-535440 Bijlage

AUG. 2011

beschrijving van de resultaten van de interviews

Datum

24 augustus 2011 Onderwerp reactie op de Quick S c a n v e r z e k e r i n g e n

Geachte leden van de Rekenkamercommissie,

I n uw bovengenoemde brief vraagt u ons om een reactie te geven op de rekenkamerbrief "Quick scan Verzekeringen". O m redenen van organisatorische en personele aard hebben wij niet binnen de door u gestelde termijn kunnen reageren, waarvoor onze welgemeende excuses. Door de beperkte omvang van het onderzoek, vraagt u naar een ambtelijke en een bestuurlijke reactie in één ronde. In deze brief reageren wij op de conclusies en aanbevelingen. I n de bijlage bij deze brief gaan wij in op de beschrijving van de resultaten van de interviews. Allereerst spreken wij onze waardering uit voor de heldere conclusies en aanbevelingen. Ze zijn voor ons herkenbaar. In het kader van de organisatieontwikkeling is een plan van aanpak opgesteld voor de verbetering van de Planning en Control cyclus. Onderdeel daarvan is ook de beschrijving van risicovolle processen waaronder het proces verzekeringen. In de begroting wordt in paragraaf 2, Weerstandvermogen onder meer ook aandacht besteed aan verzekeringen. Het maakt in die zin onderdeel uit van de managementcyclus. Dat het gevoerde verzekeringsbeleid meer moet worden uitgeschreven delen wij en maakt ook deel uit van genoemd plan van aanpak. Zoals door u is geconcludeerd wordt de kwetsbaarheid van de functie in de organisatie onderkend. I n de eigen organisatie en in BOCE verband wordt gekeken hoe deze kwetsbaarheid kan worden opgelost. Deels wordt de kwetsbaarheid ondervangen door inschakeling van de verzekeringsmakelaar. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben ingelicht.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van BorgerpOtloorn, de secretaris, S / 3 e locoburgemeester,

Bijlage: Beschrijving van de resultaten van de interviews Ten aanzien van de Besclirijving van de resultaten van de interviews geven wij u de volgende reactie. Inhoudelijk De beheerder van het verzekeringspakket heeft de quick-scan op sommige punten verduidelijkt dan wel aangevuld. Alinea 2. blz. 2 van de Quick Scan Verzekeringen Bevoegdheden tot het muteren van bestaande verzekeringspolissen en het afsluiten van "nieuwe" verzekeringsovereenkomsten en het toekennen (niet weigeren) van schadeclaims tot € 5.000,— is gemandateerd aan het afdelingshoofd. Het toekennen van schadeclaims boven € 5.000,-- en weigeren van schadeclaims is een bevoegdheid van het college van Burgemeester en Wethouders. Tenslotte is het aansprakelijk stellen van "derden" door de gemeente (het verhalen van schade door de gemeente) niet gemandateerd. Alinea 3. blz. 2 van de Quick Scan Verzekeringen Sinds een paar jaar wordt bij het "Beheer van het gemeentelijk verzekeringspakket" gebruik gemaakt van voornamelijk de (juridische)kennis van een verzekeringsmakelaar. Deze wordt ook ingeschakeld bij de het opnieuw aanbesteden van bestaande verzekeringen o f het afsluiten van nieuwe verzekeringspolissen. Bij de aanbesteding wordt naast de verzekeringsmakelaar ook gebruik gemaakt van de diensten van de inkooporganisatie van de gemeente. Bij een aanbesteding werken beide organisaties op basis van de vigerende aanbestedingsregels. Een herziening van het bestaande gemeentelijk verzekeringspakket vindt plaats op initiatief van de coördinator verzekeringen. Alinea 4. blz. 2 van de Quick Scan Verzekeringen Risico's worden doorlopend in beeld gebracht. Op basis daarvan vindt er eventueel een aanpassing plaats van de bestaande werkprocessen. Daarnaast worden de risico's in beeld gebracht, wanneer verzekeringsovereenkomsten opnieuw aanbesteedt worden. De hoogte van het geldend eigen risico op een verzekeringspolis wordt bepaald door de verzekeringnemer (in dit geval de gemeente Borger-Odoorn), eventueel in overleg met de verzekeringsmakelaar. Wel hanteren verzekeringsmaatschappijen uit oogpunt van de kosten een minimum eigen risico per schadegeval. Voor de brandverzekering is dit momenteel € 1.000,—,. Voor de gemeentelijke aansprakelijkheidsverzekering € 2.500,—, voor de CAR/bouwverzekering € 2.500,—, voor personenauto's € 150,—, bestel- en vrachtauto's € 250,—,etc. Tegen een lagere verzekeringspremie kan eventueel voor een fors hoger eigen risico gekozen worden. Maar een lager eigen risico, dan de verzekeringsmaatschappijen hanteren kan niet gekozen worden. Alinea 5. blz. 2 van de Quick Scan Verzekeringen Schadegevallen worden, zo lang ze nog lopend zijn, bijgehouden in ordeners bij de beheerder van het verzekeringspakket. Per schadegeval worden alle contacten hierover met onder meer bena-deelde, verzekeringsmaatschappijen, collega's bijgehouden. Nadat schadegevallen afgewikkeld zijn, worden bovengenoemde stukken door gegeven aan de afdeling Concern Ondersteuning, cluster Facilitaire Zaken-Documentaire Informatie Voorzieningen. Alinea 1. blz. 3 van de Quick Scan Verzekeringen

Rapportagemomenten zijn niet vastgelegd. Op eigen initiatief van de coördinator verzekering wordt aan het college van Burgemeester en Wethouders eenmaal per jaar een overzicht van alle schadeclaims over het afgelopen jaar aangeboden. Bij de prolongatie van de werkmaterieel- en wagenparkverzekering wordt een overzicht van de verzekerde objecten en de wijze van verzekering naar het cluster B O R G gestuurd met het verzoek om deze kritisch te bekijken. Alinea 3/4. blz. 3 van de Quick Scan Verzekeringen Een medewerker binnen de afdeling Concernondersteuning, cluster Visie, Strategie & Ondersteuning (VSO) is belast met het beheer van het gemeentelijk verzekeringspakket. De taken van het beheer van het gemeentelijk verzekeringspakket zijn: (juridisch)afiwkkeling van schadegevallen, aanspreekpunt op het gebied van verzekeringen, herziening verzekeringspakket, contacten over verzekeringspakket,financiëleafivikkeling verzekeringen (o.a. premienota's, schadegevallen, etc. Naast een Hbo-opleiding en kennis ter zake worden geen aanvullende opleidingseisen, zoals Assurantiën A en/of B, aan de functie gesteld. Periodiek en als daar aanleiding toe is, bijvoorbeeld naar aanleiding van een schadeclaim, aanbesteding, etc, vindt er overleg plaats met het afdelingshoofd. Ook vindt er op bestuurlijk niveau, bijvoorbeeld verantwoordelijk wethouder, incidenteel overleg plaats. De beheerder van het gemeentelijk verzekeringspakket wordt niet intern gecontroleerd op gevolgde (financiële)procedures. Er is hierover geen structureel contact met de externe accountant. Alinea 5. blz. 3 van de Quick Scan Verzekeringen De beheerder van het gemeentelijk verzekeringspakket onderhoudt contacten met collega's en verantwoordelijken binnen de vakafdelingen en -clusters van de gemeentelijke organisatie (bijvoorbeeld voor de afwikkeling van schadegevallen). Wanneer zij vragen op het gebied van verzekeringen hebben e n / o f een nieuwe verzekering wensen, laten ze dit via de beheerder van het gemeentelijk verzekeringspakket lopen. beheerder van het gemeentelijk verzekeringspakket. Alinea 6. blz. 3 van de Quick Scan Verzekeringen De beheerder van het verzekeringspakket is als specialist op het gebied van verzekeringen betrokken bij het onderdeel CRAS (Centrale Registratie en Afhandeling Schade) als één van de processen van het gemeentelijk rampenplan. De kennis en ervaring van deze persoon (o.a. polisnummers, contacten met verzekeringsmaatschappijen) zijn gewenst voor de afwikkeling van schadeclaims. Naast de beheerder van het gemeentelijk verzekeringspakket spelen ook deskundigen op andere gebieden, bijvoorbeeld gemeentelijke belastingen en bouw- en woningtoezicht, een belangrijke rol bij het onderdeel CRAS (Centrale Registratie en Amandeling Schade) als één van de processen van het gemeentelijk rampenplan. I n dit verband is er zowel overleg met de veiHgheidscoördinator van de gemeente (AOV) als de Hulpverleningsdienst Drenthe (HVD). Alinea 7. blz. 3 van de Quick Scan Verzekeringen Incidenteel vindt er overleg plaats tussen de beheerder van het gemeentelijk verzekeringspakket en één van de wethouders. D i t overleg gaat dan bijvoorbeeld over een schadegeval e n / o f de afwildteling hiervan en de herziening van bepaalde verzekeringen. Alinea 8. blz. 3 van de Quick Scan Verzekeringen Insurance Managers B.V. ( N N A M ) is momenteel de verzekeringsmakelaar van de gemeente Borger-Odoorn. Deze wordt voornamelijk ingeschakeld door de beheerder

van het gemeentelijk verzekeringspakket bij een herziening van het gemeentelijk verzekeringspakket o f gedeelten daarvan en bij overige vragen/opmerkingen op het gebied van verzekeringen. I n 2009 is bekeken of er samenwerking mogelijk is op het gebied van verzekeringen tussen de gemeenten Borger-Odoorn, Coevorden en Emmen (BOCE). Aanleiding was de kwetsbaarheid van de functie van beheerder van het gemeentelijk verzekeringspakket in met name de gemeenten Borger-Odoorn en Emmen. Daarnaast is de gemeente Borger-Odoorn lid van het Verzekeringsplatform Overheden (VPO).

Nawoord De Rekenkamercommissie is verheugd dat de conclusies en aanbevelingen die in de Quick Scan Verzekeringen zijn aangedragen, worden herkend door het college van burgemeester en wethouders. Ook de constructieve wijze waarop de organisatie haar voordeel wil doen met deze verbeterpunten is prijzenswaardig. De ambtelijke reactie, met daarin verduidelijkingen en aanvullingen op de quick scan, zoals door de beheerder van het verzekeringspakket beschreven in de bijlage bij de brief van het college, is integraal opgenomen. Nogmaals spreken wij onze dank uit aan allen die hun medewerking hebben verleend aan dit onderzoek.