Vrijwilligers
Reglement: Vrijwilliger in het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis Vrijwilligerswerk maakt reeds lange tijd onlosmakelijk deel uit van het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis. Zonder de inzet van vrijwilligers zouden diverse activiteiten minder makkelijk, veel duurder of zelfs onmogelijk zijn. Aan de andere kant biedt vrijwilligerswerk levensvervulling en zelfontplooiing aan mensen die vrijwillig activiteiten ondersteunen. Vrijwilligerswerk zorgt voor de sociale netwerken, waardoor mensen meer bij elkaar betrokken raken. Kortom, vrijwilligerswerk schept ideale mogelijkheden voor vrijwilligers om in persoonlijke behoeften te voorzien. Het ziekenhuis heeft hierdoor de mogelijkheid om te profiteren van de inzet van vrijwilligers, waardoor er een win-win situatie ontstaat. Alle vrijwilligers worden door de coördinator vrijwilligerswerk (die onder het Team Advies & Zorginnovatie (TAZ) valt) aangestuurd en een ieder wordt op eenduidige wijze bejegend. Er wordt geprobeerd zoveel mogelijk rekening te houden met de wensen en behoeften van de vrijwilligers. In deze notitie wordt het verdere beleid ten aanzien van het vrijwilligerswerk in het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis beschreven. 2. Doel en taken vrijwilligerswerk 2.1 Doel vrijwilligersbeleid Het doel van het vrijwilligersbeleid is om gezamenlijke uitgangspunten voor een duidelijke en eerlijke samenwerking vast te stellen. Verwachtingen kunnen worden uitgesproken en op basis van afspraken kan men elkaar aanspreken op het nakomen hiervan. Het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis beschrijft hiermee de plaats van de vrijwilliger in de organisatie en legt tevens de rechten en plichten van de vrijwilliger vast. De uitwerking van dit beleid is terug te vinden in de vrijwilligersovereenkomst, die u aantreft in de bijlage. 2.2 Wat is vrijwilligerswerk? Vrijwilligerswerk is werk dat onverplicht en onbetaald, maar wel in enig georganiseerd verband wordt verricht ten behoeve van cliënten, met als doel door extra aandacht het verblijf zo aangenaam mogelijk te maken. Vrijwilligerswerk vult de beroepszorg aan, maar kan deze niet vervangen. 2.3 Toelichting begrippen 2.3.1.1 Onverplicht Dit betekent dat de vrijwilliger er in vrijheid voor kiest om bepaalde werkzaamheden op zich te nemen. Dit betekent niet dat er sprake is van vrijblijvendheid. Het kiezen voor vrijwilligerswerk brengt verplichtingen met zich mee.
15131235
2.3.1.2 Onbetaald Vrijwilligers zijn onbetaalde krachten. Dit betekent dat vergoedingen alleen betrekking hebben op aannemelijk te maken kosten van en/of kosten in verband met het verrichten van vrijwilligerswerk.
2.3.1.3 Georganiseerd verband Dit betekent dat vrijwilligerwerk binnen een vastgestelde structuur plaatsvindt. Vrijwilligerswerk vult de beroepszorg aan, maar kan deze niet vervangen. De vrijwilliger werkt altijd onder de verantwoordelijkheid van een beroepskracht/beroepsgroep tot wiens taakgebied de werkzaamheden behoren. De vrijwilliger draagt nooit eindverantwoordelijkheid. 2.4 Uitgangspunten inzet vrijwilliger Bovenstaande visie op het vrijwilligerswerk resulteert in de volgende uitgangspunten: a) de taken moeten aansluiten bij de capaciteiten, interesses en wensen van de vrijwilliger; b) vrijwilligerswerk is geen vervanging van de professionele zorg of van facilitaire diensten, het is aanvullend. Een vrijwilliger mag dan ook geen medische, verpleegkundige en verzorgende handelingen verrichten die een professionele deskundigheid vereisen; c) de professionele beroepskracht is inhoudelijk altijd verantwoordelijk voor de handelingen van de vrijwilliger. Dit betekent dat het vrijwilligerswerk onder begeleiding van en/of in samenwerking met het beroepspersoneel plaatsvindt. 3. Organisatie 3.1 Organisatorische positie De organisatorische inpassing van het vrijwilligerswerk binnen het ziekenhuis wordt bepaald door het vrijwilligersbeleid, de uitwerking van het vrijwilligersbeleid en de vrijwilligersovereenkomst. Binnen deze kaders kunnen de bedrijfsonderdelen vormgeven aan het vrijwilligerswerk. De coördinator vrijwilligerswerk is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid inzake vrijwilligers en het onderhouden van contacten met de diverse vrijwilligersgroepen. De coördinator is verantwoordelijk voor het budget en eindverantwoordelijk voor het beleid ten aanzien van de vrijwilligers. De coördinator vrijwilligerswerk legt verantwoording af aan de secretaris van de Raad van Bestuur (TAZ). 3.2 Taakafbakening De taakafbakening tussen beroepskrachten en vrijwilligers vraagt de nodige aandacht. De wederzijdse verwachtingen, mogelijkheden en grenzen van zowel het ziekenhuis als van de vrijwilliger moeten duidelijk zijn. Taken van de vrijwilligers dienen goed beschreven te zijn. Het is aan de beroepskracht om te bewaken dat de vrijwilliger geen activiteiten verricht die niet zijn afgesproken, of waarvoor hij/zij niet gekwalificeerd is. De vrijwilliger is weliswaar verantwoordelijk voor eigen handelen, doch de beroepsmatige verantwoordelijkheid ligt bij de beroepskracht. Bij verschil van inzicht kan de beroepskracht terugvallen op de coördinator vrijwilligerswerk. 3.3 Groepen vrijwilligers Er zijn op diverse plaatsen vrijwilligers werkzaam in het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis: • de Patiëntenvervoersdienst; • vrijwilligers die werkzaam zijn bij het Pastoraat; • Kinderopvang Pinokkio; • Gastvrouw/heer in de kliniek; • Gastvrouw/heer in de polikliniek/begane grond; • Gastvrouw/heer op de Spoed Eisende Hulp; • de Informatiebalie; • de Patiëntenbibliotheek; • het Rijdend Winkeltje.
Daarnaast verrichten zij ook specifieke taken zoals: • het bijhouden van de leesbladen in de wachtruimtes; • assistentie bij het uitvoeren van het rampenopvangplan; • diverse overige hand- en spandiensten. Deze groepen vrijwilligers werken geheel onafhankelijk van elkaar met als gevolg dat de aansturing van hen verschillend plaatsvindt. 3.4 Aanvraag inzet vrijwilliger Het aanvragen van inzet van een vrijwilliger bestaat uit de volgende stappen: 1. Een aanvraag voor inzet van een vrijwilliger kan door de manager c.q. leidinggevende van de betreffende (verpleeg)afdeling gedaan worden bij de coördinator vrijwilligerswerk. 2. De coördinator vrijwilligerswerk toetst de aanvragen aan de hand van de volgende uitgangspunten t.a.v. het vastgestelde beleid. • Wat worden de taken van de vrijwilliger? • Zijn de taken van de vrijwilliger geen taken voor een beroepskracht? • Hoeveel vrijwilligers zijn er nodig? • Op welke dagen en tijdstippen heeft men de vrijwilliger nodig? 3. De coördinator vrijwilligers gaat akkoord met de aanvraag na overleg met de secretaris van de Raad van Bestuur (TAZ). 4. De coördinator vrijwilligerswerk onderneemt actie om in de aanvraag te voorzien. 4. De vrijwilliger 4.1 Criteria die gesteld worden aan vrijwilliger Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij: • zich met de doelstellingen van het ziekenhuis kan verenigen; • beschikt over een aantal vaardigheden en eigenschappen die met name genoemd worden in de vacature; • enthousiast is over het werk; • over een bepaald minimum aan beschikbare tijd beschikt; • zo nodig en in overleg op bepaalde vaste dagen beschikbaar is; • bereid is tot samenwerking en overleg en in teamverband kan werken; • zich voor een bepaalde periode in wil zetten; • bereid is een introductie of cursus te volgen wanneer dat als voorwaarde wordt gesteld; • fysiek in staat is bepaalde werkzaamheden uit te voeren. 4.2 Aanstellingsprocedure De coördinator vrijwilligerswerk houdt met iedere kandidaat vrijwilliger een gesprek met als doel: • informatie te geven over de instelling, doelstelling en werkwijze; • informatie te geven over de mogelijkheden van vrijwilligerswerk binnen de instelling en de begeleiding hierin; • een beeld te vormen van de kandidaat vrijwilliger en zijn/haar wensen, verwachtingen, motivatie, achtergrond, ervaring en geschiktheid; • een passende (werk)plek te vinden voor de kandidaat vrijwilliger met het oog op de behoefte van een cliënt of afdeling; • informatie te geven over de wederzijdse rechten en plichten. Aan het eind van dit gesprek kunnen definitieve afspraken gemaakt worden en vult de vrijwilliger een aanmeldingsformulier in. De vrijwilliger dient zich tevens te kunnen identificeren middels een paspoort c.q. id-kaart.
Vervolgens wordt een vrijwilligersovereenkomst opgesteld, deze wordt in tweevoud naar de vrijwilliger toegezonden. De vrijwilliger ontvangt deze twee exemplaren met het verzoek één exemplaar te ondertekenen en te retourneren voor het archief. Het andere exemplaar is voor de vrijwilliger. Door de gekozen vorm van de vrijwilligersovereenkomst is er geen sprake van een arbeidsovereenkomst of dienstbetrekking. 4.3 Introductie Dit onderdeel bestaat uit een werkplekgebonden introductie en eventuele rondleiding door het ziekenhuis , die wordt gegeven door een reeds werkzame vrijwilliger. De werkplekgebonden introductie bevat alle informatie die de vrijwilliger nodig heeft om zijn/haar vrijwilligerstaken goed uit te kunnen oefenen. 4.4 Begeleiding Bij sommige vrijwilligerstaken is er een verantwoordelijke werknemer (en soms een collega-vrijwilliger) op de werkvloer aanwezig, die de vrijwilliger zonodig zal begeleiden. Deze begeleiding kan de volgende elementen bevatten: • De nieuwe vrijwilliger wordt ingewerkt door de collega-vrijwilliger van het dagdeel waarop hij/zij gaat werken, volgens het protocol/afspraken van de desbetreffende discipline. Het protocol wordt uitgereikt bij aanvang van de werkzaamheden en is tevens terug te vinden in de introductiemap. In deze map zijn o.a. de weekroosters, instructies, telefoonnummers en de bereikbaarheidslijst van collega-vrijwilligers te vinden. • Het op een dusdanige manier ondersteunen van de vrijwilliger, zodat hij/zij het werk met plezier verricht. • De begeleider is verantwoordelijk voor zowel de taakgerichte als persoonsgerichte begeleiding. De begeleider is tevens het aanspreekpunt voor de vrijwilliger. • Overkoepelende begeleiding wordt verzorgd door de coördinator vrijwilligerswerk. En behelst o.a. het zoeken van passende werkzaamheden en het bewaken van taken van de vrijwilligers. 4.5 Rechten en plichten vrijwilliger De vrijwilliger heeft recht op: • goede kennismakings- en inwerkperiode met begeleiding. Zoals bijvoorbeeld: voorlichting en onderricht inzake mogelijke arbeidsrisico’s en de maatregelen die genomen zijn om deze risico’s te voorkomen; • informatie, begeleiding, overleg en eventuele scholing voor zover gewenst en noodzakelijk in het kader van het goed kunnen uitvoeren van het vrijwilligerswerk; • een zelfde respectvolle bejegening als het overige personeel; • verzekering, vergoedingen en tegemoetkomingen in kosten zoals beschreven in deze nota; • zorgvuldige behandeling van de persoonlijke gegevens van de vrijwilliger; • de rechten en plichten op grond van de Arbo-wet en Arbo-regelingen zijn van toepassing op de vrijwilligers; • afspraken gemaakt op bedrijfsniveau zijn van toepassing op de vrijwilligers. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan: 1. beleid preventie infecties voor medewerkers; 2. beleid inzake tuberculose; 3. procedure voor het melden en registreren van ongevallen bij patiënten én bij de vrijwilliger zelf, agressie, gevaarlijke situaties en ongevallen met gevaarlijke stoffen.
De vrijwilliger heeft de plicht om: • zich te houden en uitvoering te geven aan het algemene beleid en vrijwilligersbeleid van het ziekenhuis; • de activiteiten te verrichten binnen de afgesproken werktijden; • zich te onthouden van mededelingen aan derden omtrent zaken die hem uit zijn positie als vrijwilliger bekend geworden zijn, zowel over de instelling als over de medewerkers, de collega-vrijwilligers en de patiënten. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst; • verhindering van komst tijdig te melden; • melding te doen aan de contactpersoon van incidenten met patiënten en/of medewerkers; • zorgvuldig om te gaan met goederen die door de patiënt of door de instelling aan zijn/ haar zorgen zijn toevertrouwd; • gegeven werkinstructies naar vermogen op te volgen en ter beschikking gestelde arbeidsmiddelen op een juiste manier te gebruiken. 4.6 Faciliteiten De regeling van faciliteiten verloopt via de coördinator vrijwilligerswerk. Daarbij kan gedacht worden aan het verkrijgen van: • een badge; • dienstkleding; • eclaratieformulieren voor de reiskosten. 4.7 Verzekering Alle vrijwilligers zijn verzekerd via de Gemeente Woerden, waar zij een Basis Polis en een Plus Polis hebben afgesloten. Deze verzekering geldt alleen tijdens het uitvoeren van de vrijwilligerstaken in het ziekenhuis en wanneer de vrijwilliger in de vrijwilligersadministratie staat geregistreerd. 4.8 Reiskostenvergoeding Vrijwilligers die buiten de stad Woerden wonen hebben recht op reiskostenvergoeding op basis van 0,19 eurocent per km. Het aantal kilometers wordt berekend d.m.v. de ANWBrouteplanner. Declaratieformulieren zijn te vinden in de informatiemappen op de diverse werkplekken of bij de coördinator vrijwilligerswerk. Aan het eind van elke maand of per kwartaal kan de reiskostendeclaratie per interne post naar de coördinator vrijwilligerswerk gezonden worden. De verantwoordelijkheid en controle ligt hiervoor bij de coördinator vrijwilligerswerk. 4.9 Klachten / Conflicten Indien de vrijwilliger klachten heeft waar hij/zij niet uitkomt met zijn/haar begeleider, kan hij/ zij de klacht melden bij de coördinator vrijwilligerswerk. Verder heeft iedere vrijwilliger het recht zich tot de vertrouwenspersoon van het Hofpoort Ziekenhuis te wenden met een klacht over een situatie die hem/haar persoonlijk of in de positie van vrijwiliger treft. 4.10 Opzegging van overeenkomst In het contract met de vrijwilliger wordt een opzegtermijn afgesproken, die voor beide partijen geldt. Het ziekenhuis behoudt zich het recht voor om de overeenkomst met opgave van redenen eenzijdig op te zeggen, dan wel met onmiddellijke ingang te beëindigen. Juni 2011
Zuwe Hofpoort Ziekenhuis Polanerbaan 2 3447 GN Woerden T 0348 42 79 11 I www.zuwehofpoort.nl
