Reglement projecttoelage voor activiteiten ten voordele van een goed doel. Doel Artikel 1. Binnen de perken van de in de districtsbegroting voorziene kredieten geeft het district Berchem met een ‘projecttoelage voor activiteiten ten voordele van een goed doel’ financiële ondersteuning voor het organiseren van projecten waarbij de opbrengst wordt besteed aan een goed doel. Voorwaarden Artikel 2. Wie kan een aanvraag indienen? Alle Berchemse verenigingen (vzw) of feitelijke verenigingen wiens hoofdactiviteiten zich afspelen op het grondgebied van het district Berchem die een benefietactie ten voordele van een goed doel willen organiseren kunnen een aanvraag doen. In het geval van een feitelijke vereniging die speciaal werd opgericht voor de benefietactie in kwestie, moet minstens twee derde van de leden in Berchem wonen. Aanvragen van verenigingen met een winstoogmerk komen niet in aanmerking. Artikel 3. Wat verstaan we onder een benefietactie en welke acties komen in aanmerking? Een benefietactie kan zowel de eigen werking van een organisatie ondersteunen, bijvoorbeeld een vierdewereldorganisatie, missiehulp,…), als de werking van derden ondersteunen (bijvoorbeeld NGO’s,…). Het moet gaan om een actie die plaats vindt op het grondgebied van het district Berchem én waarvan de volledige winst (100% van de ontvangsten, verminderd met de organisatiekosten) aan het goede doel in kwestie besteed wordt. Artikel 4. Welke kosten komen in aanmerking? Enkel kosten die rechtstreeks verbonden zijn aan de benefietactie kunnen betoelaagd worden door het district. Het kan hierbij gaan om organisatorische kosten zoals de huur van technisch materiaal (geluidsinstallatie, podium,…), animatie, huurkost locatie, opmaak- en / of druk van promotiemateriaal. De kosten die gemaakt werden voor publiciteit mogen maximaal één vierde van de totaal gemaakte kost bedragen. Alle kosten worden bewezen aan de hand van facturen en onkostennota’s. Artikel 5. Welke kosten komen niet in aanmerking? De toelage kan in geen geval aangewend worden voor de interne werking of als structurele ondersteuning. Ook personeelskosten komen niet in aanmerking. Artikel 6. Hoe uw aanvraag indienen? De toelage moet aangevraagd worden met een speciaal daarvoor voorzien formulier. U vindt dit formulier op www.berchem.be.
Om in aanmerking te komen moet dit aanvraagformulier uiterlijk 60 kalenderdagen vóór de aanvangsdatum van de benefietactie toekomen bij het districtsbestuur per mail via
[email protected] In het aanvraagformulier wordt volgende informatie vermeld: • • • • •
Omschrijving van de benefietactie met vermelding van dag, uur, periode en plaats van de actie; Een financieel plan betreffende de benefietactie met opgave van de uitgaven en de raming van de inkomsten; Lijst met naam, adres en telefoonnummer van de verantwoordelijke initiatiefnemer(s); Rekeningnummer waarop de toelage mag gestort worden; Kopie van een rekeninguittreksel waarop de naam van de vereniging vermeld staat.
Bij het aanvraagformulier moeten volgende verantwoordingsstukken gevoegd worden: In het geval de aanvrager een vzw is: •
een kopie van de geldende statuten van de vzw met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch Staatsblad
•
de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de gemandateerde bestuurder van de vzw, die ook de aanvraag ondertekent
•
de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de leden van de raad van bestuur
•
het bankrekeningnummer van de vzw dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijk persoon (zie aanvraagformulier)
•
het laatste goedgekeurd jaarverslag: de balans, de resultatenrekening, de toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag
•
de begroting van het lopende jaar
•
het btw-statuut en ondernemingsnummer
In het geval de aanvrager een feitelijke vereniging is: •
een lijst van de bestuursleden
•
de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag , de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de toelage
•
het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijke persoon
•
een verslag over de financiële toestand van de vereniging
Artikel 7. Hoe wordt het bedrag van de toelage bepaald? De toelage bedraagt 50% van de organisatiekosten, met een maximum gelijk aan de winst die aan het goede doel overgemaakt of besteed wordt. Een vereniging kan maar voor één activiteit
per begrotingsjaar een toelage aanvragen. Per activiteit wordt niet meer dan 500 EUR uitbetaald. Behandeling Artikel 8. Advies en beslissing De ingediende aanvragen worden voorgelegd aan een beoordelingscommissie. Deze beoordelingscommissie bespreekt de ingediende projecten en formuleert een advies aan het districtscollege over de opportuniteit van de toelage. De beoordelingscommissie wordt als volgt samengesteld: • • •
districtssecretaris of vervanger; ad hoc – leden, afhankelijk van de aard van de ingediende dossiers: consulenten uit de beleidsdomeinen groen, publiek domein, communicatie, jeugd, cultuur, sport en senioren financieel medewerker of vervanger
Het districtscollege zal enkel een toelage verstrekken indien de noodzaak en de opportuniteit hiervan werden aangetoond. Het districtscollege oordeelt over de al of niet erkenning van de benefietactie en de uitbetaling van de projecttoelage. Artikel 10. De aanvrager wordt ten laatste 1 maand na het verstrijken van de uiterste indiendatum digitaal of schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing van het districtscollege. Artikel 11. Districtslogo De vereniging die in aanmerking komt voor een projecttoelage voor het organiseren van een benefietactie voor het goede doel, verbindt er zich toe om op alle promotiemateriaal te vermelden dat het project betoelaagd wordt door het district Berchem. Dit kan op twee manieren: • •
opnemen van het sponsorlogo van het district Berchem. De vereniging ontvangt het sponsorlogo bij de reactie van het district. Vermelding van de tekst: ‘dit project wordt financieel ondersteund door het district Berchem’.
Artikel 12. Bewijs van besteding Binnen de 3 maanden na afloop van de benefietactie levert de aanvrager een dossier in waaruit moet blijken dat de ontvangsten werden besteed aan het goede doel zoals aangegeven in de aanvraag. Het dossier bevat : •
een overzicht van alle uitgaven en ontvangsten van de culturele activiteit in kwestie
•
bewijsstukken voor alle uitgaven
•
een verklaring van besteding van de 'winst' aan het vooropgestelde doel van de eigen werking of een bewijs van overschrijving of storting aan de vooropgezette derdeorganisatie
Controle en sancties Artikel 13. Controle Het districtsbestuur heeft steeds het recht om ter plaatse te controleren of de verleende subsidie werd besteed aan het doel waarvoor ze werd toegekend. De controle gebeurt door personeelsleden van de district of door externen aangeduid door het districtscollege. Artikel 14. Terugvordering Het subsidiebedrag kan geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd indien de aanvrager: •
de subsidie niet aanwendt voor het toegekende doel
•
de verantwoordingstukken niet, niet tijdig of niet correct verstrekt
•
zich verzet tegen de controle
Ten slotte Artikel 15. Voor zover er in dit reglement niet van wordt afgeweken zijn de wet betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van toelagen (14/11/1983) alsook het stedelijk reglement op de toelagen (18/12/2006, jaarnummer 2730) van toepassing Artikel 16. Voor feitelijke verenigingen geldt eveneens het algemeen reglement op de toelagen van 18/12/2006. Er wordt evenwel een uitzondering voorzien voor volgende passage: DEEL II, Hoofdstuk 1, Artikel 4, paragraaf 2, punt b: er wordt geen verslag van de financiële toestand gevraagd voor feitelijke verenigingen. Artikel 17. Het districtscollege beslist over alle niet in het reglement voorziene gevallen en regelt alle betwistingen omtrent de betoelaging. Artikel 18. Algemene vrijwaringsclausule De vereniging die een toelage aanvraagt, onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. Ze neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Indien de vereniging handelt of uitspraken doet in strijd met deze bepalingen kan het stadsbestuur een deel van of de volledige subsidie terugvorderen of weigeren.
Artikel 19. Inwerkingtreding Het subsidiereglement treedt in werking vanaf 1 januari 2014. Artikel 20. Opheffingsbepaling Het reglement voor subsidiëring van verenigingen voor culturele activiteiten voor een goed doel, goedgekeurd door de districtsraad van 20 november 2008 (jaarnummer 1402), wordt opgeheven met ingang van 1 januari 2014.
