Regio Nijmegen, mei 2014 Gezamenlijke afdelingen communicatie uit de regio Nijmegen met dank aan Afdeling Communicatie gemeente Nijmegen Suzanne Baks & Sandra Bronkhorst Voor meer informatie: Mariken van Woerkum
[email protected], 06 53 22 70 62
1
Inhoud 1. Inleiding en scope notitie 2. Onze visie op communicatie Beslispunt 1: In te stemmen met de beschreven communicatie-opgaven - Positieve beeldvorming - Verandering maatschappelijke norm - Communiceren vanuit allianties
3. Wat doen we lokaal en wat doen we regionaal? 4. Regionaal communicatieplan Beslispunt 2: In te stemmen met het communicatieplan dat regionaal wordt uitgevoerd, o.a. door de ontwikkeling van een toolkit.
5. Organisatie en financiering van de communicatie
2
1.Inleiding en scope notitie Vanaf 2015 krijgen de regiogemeenten meer verantwoordelijkheden in de zorg en ondersteuning van inwoners. Het gaat dan om werk en inkomen, de zorg voor jeugd, passend onderwijs en de zorg en begeleiding van ouderen, chronisch zieken en gehandicapten. De gemeenten worden verantwoordelijk voor vrijwel de hele maatschappelijke ondersteuning van inwoners. Het raakt alle leefgebieden; jong of oud, rijk of arm, gezond of hulpbehoevend, voor alle inwoners gaat er iets veranderen. Dat zijn grote veranderingen voor inwoners, cliënten van zorginstellingen of professionals* in de zorg. Om deze veranderingen succesvol in de maatschappij te laten landen zijn we op lokaal niveau samen met inwoners, cliënten, zorgpartners en buurgemeenten aan de slag gegaan in vernieuwende samenwerkingsstructuren, ontwikkelen we innovatieve methoden voor zorg, werken en welzijn. Er worden sociale (wijk)teams geïntroduceerd en er zijn ontwikkelingen rondom de informatie- en adviesfuncties. Voor professionals verandert er veel in zowel de structuren als de cultuur waarin zij werken. De kanteling is een meerjarig proces, evenals het introduceren van nieuwe werkwijzen . In 2015 wordt de functie begeleiding uit de AWBZ gedecentraliseerd naar de WMO, komt de functie Beschermd Wonen naar de gemeenten en is de nieuwe Jeugdwet een feit. Ook wordt vanaf 2015 de Participatiewet doorgevoerd en Passend Onderwijs is een feit. Hoe informeren de regiogemeenten en instellingen hun inwoners en cliënten, welke rol spelen cliënten- en adviesraden daarbij? Wat organiseren we lokaal en wat regionaal? Wat is het verhaal over de veranderingen? En worden gemeente en zorginstellingen door inwoners en (toekomstige) cliënten gezien als een betrouwbare partner die de zorg goed voor hen regelt? Scope Over deze vragen gaat deze notitie. We hebben deze in een kleinere groep voorbereid en in het afstemmingsoverleg tussen de verschillende communicatieafdelingen van de regiogemeenten vastgesteld. De notitie richt zich op de communicatie van de gemeenten van de regio Nijmegen, waarbij de focus ligt op de AWBZ, beschermd wonen en Jeugdzorg. In de uitvoering zullen we afstemmen met de communicatie-opgaven van de Participatiewet en Passend Onderwijs. De notitie benoemt eerst de gemeenschappelijke opgaven, beschrijft dan wat hiervan lokaal zal worden ingevuld, en wat er regionaal wordt opgepakt. Op deze laatste taken zoomen we verder in. Het plan richt zich voornamelijk op de communicatie naar bewoners en uitvoerende professionals. Richting cliëntenraden loopt een ander project. De communicatie-aanpak richting college- en raadsleden en de managers en bestuurders van instellingen verloopt ook via een ander spoor, maar hiermee wordt uiteraard wel goed afgestemd.
* We spreken in deze notitie over professionals als het gaat om de werknemers in de zorg die de directe zorg aan cliënten verlenen of zij die in de lokale toegangspoort werken. We spreken over instellingen als het direct om de organisatie gaat. In de persoon betreft het dan de managers en de bestuurders.
3
2. Onze visie op communicatie Opgave 1: Positieve Beeldvorming In het afgelopen jaar is er rondom de transities in het sociale domein negatieve beeldvorming ontstaan. Zorgverzekeraars en de GGZ branche blijken actieve partijen in het beïnvloeden van die (landelijke) media en daarmee de beeldvorming bij cliënten. Gemeenten zijn in de media afgeschilderd als ‘onbekwame partij voor het organiseren van goede zorg. Gemeenten zijn niet de (medisch) deskundige toegangspoort tot zorg, denken alles met preventie op te kunnen lossen en de willekeur voor de verdeling van budget ligt op de loer’. Hardnekkige beelden, die niet kloppen, maar wel het beeld bepalen. Ook hebben gemeenten op veel dringende vragen nog geen concreet antwoord. Terwijl de buitenwereld dat wel vraagt. Wat betekenen de veranderingen in individuele situaties. Houd ik mijn huishoudelijke hulp? Moet mijn gehandicapte kind naar een gemixte dagopvang in de wijk? Gaat een ambtenaar bepalen welke zorg ik krijg en wie zorgt er voor mijn ouders als de thuiszorg minder wordt? Moet mijn buurman mij gaan helpen bij het aantrekken van steunkousen? Communicatie is een krachtig instrument als je het goed inzet. In het afgelopen jaar hebben de regiogemeenten in meer of mindere mate wel gecommuniceerd over de veranderingen in het zorgsysteem, dat we op de goede weg zijn en dat iedereen die zorg nodig heeft dat blijft krijgen. Naast de gemeenten als ‘zender van deze boodschap’ zijn er ook veel andere zenders en gesprekspartners. De communicatie-uitingen van cliënten, inwoners en zorginstellingen in onze regio hebben stuk voor stuk effect op de beeldvorming. Of het nu gaat om een mantelzorger die vreest voor overbelasting, een werknemer in de zorg die bang is voor zijn baan, of een moeder die vreest voor minder ggz-zorg voor haar kind. Negatieve berichtgeving in de media heeft een effect op de beeldvorming van inwoners en veroorzaakt onzekerheid en onrust. Communiceren zonder dat alle antwoorden helder zijn is niet eenvoudig. Maar, niet reageren omdat we de gezochte antwoorden nog niet hebben, werkt onzekerheid en het beeld van een niet zichtbare en misschien een niet betrouwbare partner in de hand. We moeten zoeken naar boodschappen om te communiceren in onzekerheid: openheid over wat we wel kunnen vertellen. We kunnen bijvoorbeeld al vertellen voor wie er niets verandert. We kunnen mensen ook informeren over het proces (dat we in gesprek zijn over of aan de slag met oplossingen), over wanneer we wél antwoorden hebben, hoe mensen die informatie tzt te horen krijgen. Radiostilte creëert onnodige onzekerheid en zorg, actieve communicatie bouwt aan een relatie en aan vertrouwen. Ook de tone of voice is belangrijk. We moeten niet alleen communiceren over structuren en feiten, maar ook laten zien dat we begrijpen dat het over belangrijke issues gaat op menselijk niveau. Begrip voor emoties en werken aan passende oplossingen/maatwerk. Dit alles wordt zeker van belang wanneer in 2015 ‘schrijnende gevallen’ op casusniveau bekend worden. Doel/Effect: Overheid is een betrouwbare partner - Overheid garandeert zorg waar nodig - De regiogemeenten hebben de zorg-zaak op orde
4
Opgave 2: Maatschappelijke norm De drie grote transities hebben impact op de primaire leefwereld van de bewoners in onze gemeenten. De maatschappelijke norm, ‘we gaan meer voor elkaar betekenen’, is al langer de ondertoon in het maatschappelijk debat. De wereld is veranderd, de rol van de overheid en inwoner verandert. Inwoners hebben geen automatisch recht meer op zorg, maar wel op ondersteuning in de vorm van collectieve en maatwerkvoorzieningen; de rol van de overheid en professionals verschuift van ‘zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’. Er zijn al veel burgerinitiatieven in de gemeenten waar de overheid een andere, meer faciliterende rol speelt en minder ‘hindermacht’ is dan voorheen. Dat we meer voor elkaar gaan betekenen in deze ‘participatiesamenleving’ staat op ieders agenda. Maar hoe dan en wat dan; dat is de vraag. Om als overheid uit te leggen wat wij van onze bewoners verwachten in de wereld van zorg en welzijn, is nog niet zo eenvoudig. Wat doen we straks zelf en wat laten we over aan professionals? En wat vinden wij daarvan als gemeenten? We betalen nagenoeg dezelfde ozb belasting en zorgpremie, maar we ‘krijgen’ minder ondersteuning en moeten meer zelf en voor elkaar gaan doen? En toch weet iedereen dat de wereld verandert, dat de aanspraak die je kunt doen op zorg en welzijn anders georganiseerd wordt. Maar wat verandert er nu precies? Wat zijn de uitgangspunten voor het organiseren en uitvoeren van zorg en welzijn? En wat wordt er van mensen zelf verwacht, zowel qua hulpvraag als qua hulpaanbod? Doel/effect Gemeenten maken duidelijk dat we meer voor elkaar gaan betekenen - Initiatieven in de samenleving (ook mbt zorg) in beeld brengen - Gemeenten onderkennen de ‘last’ van mantelzorgers en laten dit horen - Als er geen informele zorg of vrijwilligers beschikbaar zijn, zorgen de gemeenten voor zorg - Er is een stevig sociaal vangnet voor hen die het nodig hebben, kwetsbare inwoners vallen niet buiten de boot
5
Opgave 3: Communiceren in allianties De transities gaan achter de coulissen over het vormgeven van systemen, structuren, inkoopkaders, financiële afspraken, allianties in beleid en uitvoering. Het zijn belangrijke onderdelen voor het stevige fundament, maar nog geen taal van vlees en bloed. Journalisten, cliënten en professionals, vragen antwoorden die de overheid nog niet heeft. Mensen horen dat we ‘op koers liggen’, dat we van het ministerie ‘groen licht’ hebben in de nieuwe structuur voor de jeugdzorg en dat het onzeker is of er ontslagen gaan vallen in de zorg. 117 cliëntenorganisaties en negen gemeenteraden zijn goed aangehaakt. Onze indruk is dat de communicatie tot nu toe voornamelijk gericht is geweest op bestuurders, managers en professionals van instellingen. Ook de cliëntenraden zijn goed betrokken. Maar de gemiddelde inwoner van onze regio, moet nog op de hoogte raken van de ‘nieuwe manieren’ in de wereld van de zorg. Waar ze terecht kunnen met hun zorgvragen, wat het keukentafelgesprek is, een sociaal (wijk)team of wat er verandert als het gaat om indicaties. En er zijn verschillende partijen waarmee ze in contact zijn, of zullen komen. Nu al horen mensen verschillende verhalen, en dat zal komend jaar nog vaker gaan voorkomen. Hoe zorgen we dat partijen in de transities (gemeenten in de regio, cliëntorganisaties, instellingen, zorgkantoren (specifiek: de VGZ), managers, hulpverleners in het veld) tijdig en eenduidig communiceren, met het belang van de cliënt voorop? Hoe zorgen we dat we op de hoogte zijn van de vragen die er spelen, en hoe stemmen we de beantwoording op elkaar af? En hoe blijven we als regiogemeenten de professionals goed informeren over alle veranderingen? Verschillende partijen communiceren, soms met verschillende boodschappen: - Regiogemeenten - Gemeenten verenigd in de G32 - VNG - Gemeenten in het land - Instellingen - Individuele professionals - Provincie - Ministerie - Zorgkantoor VGZ - Cliënt- en advies-raden - Belangengroepen - Deskundigen of individuele cliënten, vrijwilligers en mantelzorgers in de media Het komend halfjaar moeten onze inspanningen dus ook gericht zijn op het vormen van allianties in de communicatie naar nieuwe en bestaande cliënten, wat uiteindelijk ook de maatschappelijke beeldvorming ten goede komt. We zullen als regiogemeenten inhoud en methoden uitwisselen, met instellingen maken we (contract)afspraken, we moeten zoeken naar wie de meest voor de hand liggende afzender is van boodschappen. Met als uitgangspunt: heldere communicatie die zo dicht mogelijk bij de dagelijkse leefwereld van de cliënt georganiseerd is. Sterke coalities in communicatie zijn extra van belang als in 2015 ‘schrijnende gevallen’ op casusniveau bekend worden en de wethouders het publieke aanspreekpunt én boegbeeld zijn. Doel/effect - Uitdragen van eenzelfde boodschap en beeld - Benadrukken samenwerking 6
De communicatie opgave (zomer 2014 – zomer 2015) 1. 2. 3.
Positieve beeldvorming Verandering maatschappelijke norm Communiceren in allianties
7
3.
Wat doen we lokaal en wat doen we regionaal?
De vraag is natuurlijk allereerst, of er ook bestuurlijk draagvlak is voor bovenstaande communicatieopgaven. Zijn dit de drie centrale opgaven waar we ons aan willen verbinden? Gegeven de tijdsdruk, hebben we al een start gemaakt met de uitwerking ervan. We zullen namelijk vervolgens moeten beschrijven wat lokaal en wat regionaal wordt uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is steeds: zoveel mogelijk lokaal, leer van elkaar en wissel uit. Maar voorkom ook dat je 9x het wiel opnieuw uitvindt, bekijk wat je gezamenlijk in een regionale toolbox zou willen delen om de communicatie in de eigen gemeente op elkaar af te stemmen en kijk hoe je zo effectief en efficiënt mogelijk kunt werken. Opgave 1: Positieve Beeldvorming Iedere gemeente zal in zijn communicatieplan straks een mix van lokale middelen benoemen die ingezet kunnen worden om deze opgave in te kleuren. Hierbij zal de pers een rol spelen, maar zeker ook alle persoonlijke gesprekken van wethouders en ambtenaren op allerlei verschillende locaties met allerlei verschillende doelgroepen. Een voornamelijk lokale aangelegenheid dus. Regionale samenwerking: Incidenteel zal deze opgave ook in een regionale context een rol spelen. Bijvoorbeeld als de regio gezamenlijk om een reactie wordt gevraagd. Ook rondom de brief van het Rijk die in juli verwacht wordt (al richt de lobby van de VNG zich er nog op dat de brief later wordt verzonden), zullen we gezamenlijk een kernboodschap of persbericht voorbereiden. Voor dit onderdeel zullen we een gezamenlijke toolkit maken, waarin we een aantal kernboodschappen delen. Afstemming De afdeling Communicatie van de gemeente Nijmegen participeert in de communicatiewerkgroep van de G32 die de beeldvorming over de nieuwe rol van gemeenten positief wil beïnvloeden, neemt het voortouw in de regionale communicatiestrategie en is lid van communicatieplatform VNG. Ook is er contact met het ministerie van VWS over de landelijke campagne over de langdurige zorg, en de ‘brief’ die in juli door het ministerie zal worden verspreid.
8
Opgave 2: Maatschappelijke norm Deze opgave waarin we motiveren tot een omslag in denken en gedrag: geen automatisch recht op.., maar eigen kracht, hulp bieden en vragen, zelf voorbereiden op ouder worden wordt in iedere gemeente lokaal uitgewerkt. Helaas is het op moment van aanlevering van de stukken nog niet voor iedereen gelukt om de lokale aanpak te beschrijven. Deze volgt nog… In Beuningen verschilt de insteek niet van Nijmegen (zie verder). Hoe dit precies wordt ingevuld is helaas nog niet bekend. Natuurlijk wordt de gebruikelijke middelenmix om inwoners te informeren ingezet. Dit is een combi van schriftelijke communicatie (gemeentepagina in hahkrant) en digitale communicatie (website, social media) en de lokale pers. We verwachten dit aan te vullen met andere middelen In Druten……….. In Heumen……… In Mook en Middelaar In de MUG-gemeenten…………. In Nijmegen wordt ervan uitgegaan dat het ‘opleggen’ van een nieuwe/andere maatschappelijke norm door de overheid, bijv. met een campagne, niet effectief is als het gaat om het veranderen van concreet gedrag. Zij kiezen er daarom voor om voorbeelden te laten zien die dicht bij de mensen staan. Op wijkniveau, voor en door bewoners, met concrete situaties en oplossingen. Hoe vragen anderen hulp, wat doen anderen voor elkaar? Inwoners kunnen anderen inspireren, overheid en instellingen kunnen de oplossingen faciliteren. In het kader van ‘meer voor elkaar betekenen en participatie in de samenleving’ is de serie “Nijmegen Doet” gestart. Een project waarin Nijmegenaren aan het woord komen in een korte film. De (voor) beelden worden verspreid via de gemeentelijke social media (twitter en Facebook) en uitgezonden op de lokale tv-zender N1. Daarnaast worden in de verschillende wijken bijeenkomsten georganiseerd waarbij bewoners geïnformeerd worden over de veranderingen in de zorgstructuur in de wijk, en waar samen met de wijkbewoners een wijkagenda wordt opgesteld die bewoners (soms gefaciliteerd door professionals of gemeente) zelf realiseren. In Wijchen is, in samenwerking met reclamebureau Einder uit Nijmegen, de bewustwordingscampagne ‘hier staan we voor’ gestart, om aandacht te vragen voor het feit dat er dingen gaan veranderen in de lokale zorg- en ondersteuningsstructuur. Uitgangspunt hierbij is dat mensen steeds meer zelf en samen doen. Met de ‘hier staan we voor’ campagne willen we laten zien dat Wijchen een gemeente is waar mensen oog hebben voor elkaar en elkaar helpen bij het oplossen van problemen. Dit gedachtegoed word ondersteund door diverse uitingen, zoals de sociale kaart, de eigenkrachtwijzer en mijnbuurtje. Het informeren van burgers over de veranderende zorg- en ondersteuningsstructuur gaat via diverse on- en offline middelen. Op de agenda staan onder andere een online portal, (wijchenstaatvoor.nl), filmpjes, flyers, een krant en een zogenaamde keukentafelroadshow, waarbij we letterlijk met een keukentafel door Wijchen willen reizen en gesprekken met inwoners aan willen gaan. De ‘hier staan we voor’ boodschap is zorgvuldig samengesteld en afgestemd in bijeenkomsten met meerdere zorg- en welzijnsinstellingen uit Wijchen. Het is een boodschap waar zowel deze zorg- en welzijnsinstanties als de gemeente Wijchen zich volledig achter scharen en de komende tijd mee naar buiten zullen treden. 9
Regionale samenwerking Uitwisseling van ideeën staat centraal op dit onderdeel.
10
Opgave 3: Communiceren in allianties Hoe pakken we deze uitdaging op? En wat doen we lokaal en wat regionaal? Iedere gemeente heeft straks een communicatieplan, waarin een basisstructuur van middelen en media is beschreven die gebruikt kan worden voor het verspreiden van informatie. Uiteraard ziet ieder communicatieplan er straks anders uit. Wat we wel terug zullen zien zijn de volgende doelgroepen: Doelgroepen - Inwoners Gezonde/ zelfredzame inwoners Inwoners die in de nabije of verre toekomst zorg en ondersteuning nodig hebben Inwoners die nu zorg en ondersteuning hebben: cliënten Wmo-, jeugdzorg, AWBZvoorzieningen Hun ouders Inwoners met een verstandelijke beperking Mantelzorgers Wijkraden Bestaande vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties Potentiële vrijwilligers - Instellingen Lokaal en regionaal werkend Onderscheid in professionals en managers/bestuurders - Gemeenteraad - Cliëntenraden Cliëntenraden en belangengroepen, Patiëntenverenigingen Lokale adviesraden - Media Het antwoord op de vraag of we deze communicatie-opgave lokaal of in regionaal verband moeten oppakken, hangt af van de inhoud: is de inhoud per gemeente anders. Bijvoorbeeld: als het gaat over de sociale (wijk)teams), dan is dat puur lokaal. Als het gaat om producten uit blok C, dan kunnen we dat regionaal doen. Voor de producten uit blok B voeren we hierover overleg met de beleidsadviseurs. Dat leidt tot de conclusie dat de communicatie voor inwoners en professionals op lokaal niveau, over tenminste de volgende onderwerpen, lokaal wordt uitgewerkt: - Algemeen verhaal over veranderingen in de WMO - Wat verandert er specifiek voor jou als het gaat om welzijn, ouderenzorg (langer thuis wonen én dagopvang naast wonen met zorg), informele zorg, vrijwilligerswerk, mantelzorg en clientondersteuning rondom de producten uit blok A - Keukentafelgesprek - Wie is die gemeente als nieuwe partij? - Informele zorg - Waar moet je zijn met vragen? - Verder aan te vullen en per gemeente andere accenten - Angst voor verschraling zorg (kwantiteit én kwaliteit -door inzet vrijwilligers-) - Overbelasting ouders, mantelzorgers, vrijwilligers - Samenwerkingsafspraken rond het principe 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur 11
Regionale samenwerking Als het gaat om de volgende onderwerpen, dan is het advies om de inhoud van de communicatie gericht op inwoners en professionals, voor zover mogelijk, gezamenlijk voor te bereiden op regionaal niveau. De afdelingen communicatie uit de regio geven ook aan, dat zij dit graag zo organiseren en hieraan hun bijdrage willen leveren. In de loop van 2014 spelen er verschillende aandachtspunten voor de communicatie met cliënten en medewerkers van betrokken organisaties. We zullen hiervoor kernboodschappen opstellen, die ingezet kunnen worden op lokaal niveau (overigens is een deel hiervan al gereed), én door de instellingen (zie hiervoor het volgende hoofdstuk): - Waarom & het gevolg - Maatregelen regering - Toelichting decentralisaties - Aandacht en begrip voor zorgen en emoties (gevoel van eigenwaarde!), en antwoord op vragen van cliënten - Informeren over hoe we 25% bezuiniging op de AWBZ en 15% op de Jeugdzorg realiseren zonder dat dat ten koste gaat van de zorg voor cliënten (ambulantiseren, normaliseren, dichtbij bewoners organiseren, één huishouden één plan, snel inschakelen en vooral op tijd afschalen) - Privacy - Overdracht - Informeren over het proces: wat weten we wanneer, en wat weten we dus nu nog niet? - Hoe kan ik meedenken en meepraten, over bijvoorbeeld de WMO-verordening? - De uitkomsten van de contractering, de gunning - Wat verandert er in de toeleiding naar zorg, met mijn (af)lopende indicaties? - Wat verandert er in de functie van vertrouwenspersoon, ombudsfunctie - Wat verandert er (en ook: wat verandert er juist niet!) op het gebied van: Gedwongen kader Belevingsgerichte en arbeidsmatige dagbesteding Kortdurend verblijf en vervoer jeugd Kortdurend verblijf en vervoer volwassenen Ambulante trajecten (begeleiding, hulp en behandeling, observatie en diagnostiek) jeugd; Ambulante trajecten (begeleiding) volwassenen Pleegzorg (Semi)residentiele zorg en dagbehandeling Jeugdbescherming en jeugdreclassering De nieuwe Jeugdwet Beschermd wonen Regionale samenwerking zou ook zinvol kunnen zijn als het gaat om de communicatie richting cliënten met een verstandelijke beperking, waarvoor de communicatie op een specifieke manier moet worden uitgewerkt. Specifiek voor professionals komen daar de volgende onderwerpen bij: - Baanverlies (professionals) - Inzet specialistische hulplijn - Veranderingen AMHK en gedwongen kader - Veranderingen ROB - Beschermd Wonen - Toelichting hoe communicatie verloopt 12
Voor gemeenteraadsleden is de regionale communicatie primair bedoeld om beleids- en procesinformatie (gezamenlijke visie, beleidsdocumenten, mijlpalen, planningen, cliëntparticipatie) periodiek te bundelen. We hebben hier inmiddels een regionale website voor ontwikkeld, van waaruit regelmatig attenderings-mails worden verstuurd over de laatste ontwikkelingen. Daarnaast worden bijeenkomsten georganiseerd. Dat geldt ook voor de instellingen, bijvoorbeeld als het gaat om het marktconsultatieproces en de werkconferenties die we specifiek voor hen hebben georganiseerd en organiseren richting het nieuwe Wmo-beleidsplan. In een latere fase komen hier de veranderingen in de bedrijfsvoering nog bij. Voor de cliënten- en adviesraden loopt een aparte deelopdracht die door Zorgbelang wordt uitgevoerd. Deze richt zich onder andere op het door-ontwikkelen van de lokale adviesstructuren en de ontwikkeling van een regionale vorm van participatie. Ook daar zijn we nauw bij betrokken en organiseren we waar nodig aparte themagroepen of werkconferenties. Voor het benaderen van de media, is het voorstel om in regioverband ten minste gezamenlijk in overleg met de regionale projectleider de teksten voor de persberichten voor te bereiden, die iedere gemeente dan lokaal weer verder kan verspreiden. Later volgt een gezamenlijk/lokaal protocol bestuurlijke woordvoering (bijv. bij mijlpalen en bij crises).
13
4. Regionaal Communicatieplan Zoals aangegeven wordt de meeste communicatie lokaal ontwikkeld en ingevuld. Deze laten we hier verder dus buiten beschouwing. Hoe zien we de invulling van de regionale opgaven voor ons en hoe werken we samen? Er is nu 6-wekelijks een afstemmingsoverleg tussen de afdelingen communicatie van de regiogemeenten en hierin is afgesproken dat van elkaars inzet gebruik gemaakt kan worden door lokale plannen en contacten met elkaar delen. Vanuit Nijmegen is bijvoorbeeld intensief contact met het zorgkantoor VGZ ontstaan op het gebied van communicatie. Mogelijk kunnen de regiogemeenten hier ook hun voordeel mee doen. Strategie: allianties met instellingen en cliëntenraden Uitgangspunt is dat de communicatie over de (persoonlijke) gevolgen van de transities zo dicht mogelijk bij de (leefwereld van de) cliënt en de professionals plaatsvindt en waar mogelijk aansluit bij bestaande communicatiestructuren. Dat betekent dat we zoveel mogelijk aan willen sluiten bij de bestaande communicatielijnen van instellingen naar hun professionals en hun cliënten. En bij de bestaande communicatielijnen van de cliënten- en adviesraden naar hun achterban. Het is de uitdaging om –voor zover mogelijk- tot een goede samenwerking te komen. Strategie: instellingen communiceren naar de individuele cliënt en hun medewerkers Instellingen communiceren zelfstandig over de transities met hun cliënten. Er zijn al bestaande communicatiekanalen en hun medewerkers zijn degenen die de cliënt regelmatig ziet (en bij wie vragen ook als eerste gesteld zullen worden). Wij verwachten van de instellingen dat managers hierover nu al in gesprek zijn met hun medewerkers. Naast het informeren van hun eigen medewerkers, over de nieuwe manier van werken in zorg en welzijn (de kanteling, ondersteunen van zelfredzaamheid) verwachten we dat ze ook geïnformeerd zijn over de transities in algemene zin, zodat zij vragen van hun eigen cliënten adequaat kunnen beantwoorden. De gemeenten kunnen de instellingen hierin indien gewenst faciliteren met boodschappen en middelen. Werkconferentie Om hier stappen in te zetten organiseren we nog voor de zomervakantie een eerste werkconferentie samen met de communicatie-afdelingen van de instellingen. Ook sluiten we aan bij de themagroep Communicatie die de cliënten- en adviesraden gaan opstarten. Gezamenlijk met hen, proberen we afspraken te maken en de communicatie op elkaar af te stemmen. Strategie: ontwikkelen toolkit Om de inhoud af te stemmen ontwikkelen we een toolkit met daarin tenminste: - Kernboodschappen over de onderwerpen genoemd op pagina 11 - Factsheets over de veranderingen binnen de verschillende producten - Filmpjes of andere middelen om aan de hand van persona’s / avatars de veranderingen eenvoudig uit te kunnen leggen - Een specifiek aanbod voor cliënten met een verstandelijke beperking (bijvoorbeeld een hertaalde versie van de beleidsnota) - Filmpje of andere middelen om het nieuwe proces uit te leggen - Een standaard powerpoint-presentatie die managers binnen de instellingen aan hun medewerkers kunnen geven - Een duidelijk aanbod voor iedereen om als daar behoefte aan is, ook een wethouder of ambtenaar uit te kunnen nodigen voor een persoonlijke toelichting. Ook hier kunnen we een standaard presentatie voor maken
14
-
-
Een strategie voor de social media volgt nog, dit is ook afhankelijk van de flexibiliteit en mogelijkheden die de lokale websites bieden. Een strategie voor internet en social media volgt nog, dit is ook afhankelijk van de flexibiliteit en mogelijkheden die de lokale communicatieafdelingen en hun websites bieden. Naar aanleiding van de werkconferentie in juni, wordt de inhoud van de toolkit verder uitgebreid. Gedacht wordt bijvoorbeeld aan een krantje dat breed verspreid kan worden en dat een regionaal deel kent, een deel dat (regionaal georganiseerde) instellingen invullen, en een deel dat je lokaal invult.
Belangrijk is dat we een flexibel systeem met elkaar ontwikkelen waarin de kernboodschappen en fact-sheets staan, en waar op basis van de actualiteit ook snel wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Op die manier kunnen de instellingen en cliëntenraden makkelijk gebruik maken van informatie en deze in hun eigen communicatie gebruiken. Overigens worden de FAQ’s die bewoners en cliënten kunnen hebben, nu al verzameld, in samenwerking met de WMO denktank en andere cliënten- en adviesraden. Strategie: congres Naast de toolkit, zullen we naar verwachting in regionaal verband in het najaar 2014 ook een groot congres organiseren. Dit congres heeft als doel om cliënten- en adviesraden te informeren over alle veranderingen en om op een aantal onderdelen (waaronder de regionale medezeggenschap) verder in te gaan. Als zij de juiste informatie hebben, kunnen zij deze weer verder brengen naar hun achterban. We bereiden dit congres samen met cliënten voor. Het congres kan pas plaats vinden, als duidelijk is, welke instellingen worden gecontracteerd. Strategie: richtlijnen KCC’s en andere informatie- en adviespunten Ook bij de gemeentelijke diensten en andere plekken waar bewoners om informatie vragen (Bijvoorbeeld in Nijmegen de STIPs en in Groesbeek de sociale teams), moeten FAQ-lijsten komen te liggen. Deze zullen we moeten gaan ontwikkelen.
15
Overzicht doelgroep - middelen Raadsleden
Bestuur / management instellingen
Uitvoerende professionals
Cliënten AWBZ en JZ
Cliënten LVG
Clientenraden
Persberichten Werkconferenties Attenderingsbulletin
x X
X
X
X
x
x
Marktconsultatie Filmpje beleidsnota
(X)
Factsheets nav FAQs Hertaalde versie keuzenota
x
“Strip” over proces opschaling
x
“Strips:”over veranderingen ahv avatars Aanbod van wethouders en ambtenaren om te komen
x
Powerpointpresentatie
x
X
X x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
voor managers Strategie Social Media Congres …
NB De algemene communicatie naar inwoners en belangstellenden krijgt in dit regionale plan minder aandacht, maar wordt uitgewerkt in de lokale communicatieplannen.
16
Planning Juni:
Informatiebijeenkomsten na publicatie bestekken Persbericht bestekken Voorbereiding gezamenlijke reactie op brief ministerie
Juli:
Eerste werkconferentie afdelingen communicatie instellingen en gemeenten Opdrachtverstrekking eerste deel toolkit
Augustus:
Werkconferentie WMO-verordening (waarschijnlijk in regionaal verband)
September:
Eerste versie toolkit gereed
Oktober:
Persbericht WMO-verordening Persbericht gunning
November:
Congres cliënten Tweede versie toolkit gereed
17
5.Organisatie en financiering van de regionale communicatie Organisatie De regionale werkgroep Participatie en Communicatie stuurt in opdracht van de regionaal projectleider op de uitvoering van de communicatie. Maandelijks vindt afstemming plaats met de afdelingen communicatie van de regiogemeenten en de intentie is om tweewekelijks een communicatie-werkgroep op te starten van waar we de uitvoering realiseren. Deze werkgroep stemt ook af met de regionale Themagroep Communicatie die door cliënten wordt opgericht. In de werkgroep zitten communicatieadviseurs van de regiogemeenten, een woordvoerder, en voor de realisatie van de toolkit wordt samengewerkt met freelancers.
Team Contractering Projectassistentie communicatie
Teamleider Beleid
Opdrachtgever Mandy Arens
Projectleider AMHK
Kwartiermaker ROB
Coördinator werkgroep communicatie Mariken van Woerkum
Regionale werkgroep Communicatie Adviseur: Sandra Bronkhorst (Nijmegen) Adviseur: Aukje Banda (Beuningen) Woordvoerder: Suzanne Baks (Nijmegen Woordvoerder: vacature (regio)
Uitvoering Organisatie conferenties: Marjo Scheffer (Nijmegen) Tekstschrijver Paul de Jager Web-publicist: vacature DTP-werk: freelancers Filmpjes, strips etc: freelancers
Financiering Er is nu een beperkt budget opgenomen in de regionale begroting. Dit is een risico wanneer blijkt dat de kosten voor de realisatie van de middelen ontoereikend blijken te zijn. We zullen in dat geval tijdig met een nieuw voorstel komen of onze plannen bijstellen. Risico’s Naast het risico op financieel gebied, is het ook een risico dat communicatie-adviseurs voor het regionale werk dat er verzet moet worden, onvoldoende beschikbaar zijn en dus niet kunnen leveren. Een ander risico schuilt in de planning. Als pas in november duidelijk is hoe de gunning eruit ziet, dan is er onvoldoende tijd om de communicatie naar cliënten voor te bereiden. Dat geldt zowel voor de afdelingen communicatie van gemeenten, als die van de instellingen. 18
