Rechtmatigheid op koers*

Rechtmatigheid op koers*

C

O

N

C

EP

T

Rapport van Bevindingen 2006 voor de Gemeenteraad van Gemeente Oostzaan

12 juni 2007

*Connectedthinking™



PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Thomas R. Malthusstraat 5 1066 JR Amsterdam Postbus 90351 1006 BJ Amsterdam Telefoon (020) 568 66 66 Fax (020) 568 68 88

Aan de Gemeenteraad van Gemeente Oostzaan T.a.v. Mevrouw A. Makenbach Postbus 15 1510 AA Oostzaan

12 juni 2007

T

Referentie: 00469302001 / R. Goldstein RA

Betreft: Rapport van bevindingen 2006

EP

Geachte raadsleden,

Wij hebben het genoegen ons accountantsverslag over het boekjaar 2006 aan u te presenteren. Dit verslag is uitgegeven conform het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) en vat onze voornaamste bevindingen samen.

C

In overeenstemming met de opdracht van de Raad, zoals uiteengezet in ons cliënt service plan 2006 hebben we de jaarrekening over het boekjaar 2006 gecontroleerd.

O

N

Wij hebben een accountantsverklaring afgegeven d.d. 12 juni 2007 bij de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening 2006. Deze accountantsverklaring is goedkeurend ten aanzien van het aspect getrouwheid. Ten aanzien van het aspect rechtmatigheid hebben wij een accountantsverklaring met beperking afgegeven.

C

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en toont een eigen vermogen van € 2.535.566, een balanstotaal van € 35.344.832, een resultaat voor bestemming van € 3.461 negatief en een resultaat na bestemming van € 100.319. Als uw gemeenteraad niet overgaat tot ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening verzoeken wij u contact met ons op te nemen om verdere acties te bespreken. Een kopie van dit verslag hebben wij gezonden aan het College van Burgemeester en Wethouders.

PricewaterhouseCoopers is de handelsnaam van onder meer de volgende vennootschappen: PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287) en PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289). Op diensten verleend door deze vennootschappen zijn Algemene Voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Deze Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam en ook in te zien op www.pwc.com/nl.

Graag maken wij van deze gelegenheid gebruik u, het college en de ambtelijke medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en constructieve houding tijdens onze controle. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V

C

O

N

C

EP

T

R. Goldstein RA Partner



3

Inhoudsopgave 6

2. Accountantscontrole Uw opdracht aan ons luidt als volgt Een goedkeurende accountantsverklaring voor getrouwheid, een beperking voor rechtmatigheid De volgende controlebevindingen zijn te melden Geen tekortkomingen in het kader van SISA Onze onafhankelijkheid is altijd gewaarborgd Geen aanwijzingen van Fraude U hebt voldaan aan de Wet Openbaarmaking uit Publieke Middelen gefinancierde topinkomens

7 7

10

3. De informatiewaarde en leesbaarheid van de jaarstukken

11

EP

T

1. De belangrijkste boodschappen uit ons rapport

O

N

C

4. De interne beheersing is in ontwikkeling Ons algemene beeld van de interne beheersing is voldoende Uitbestede werkzaamheden worden onvoldoende bewaakt Planning en control heeft in 2006 veel aandacht gekregen Er is een belangrijke aanzet gegeven om risicomanagement te verbeteren Aan treasury is minder aandacht besteed Heeft het College verbeteringen doorgevoerd? Waar moet het beter en hoe? Nieuwe aanbevelingen Aanbevelingen voorgaande jaren Benchmark interne beheersing is niet uitgevoerd Geautomatiseerde systemen

7 7 8 9 9

13 13 13 14 14 15 15 15 16 16 17 17 18 18 18 19 19

6. Verslaggevingsbevindingen De BBV is in 2006 niet gewijzigd, maar voorstellen voor de toekomst zijn gemaakt Schattingen en aangelegenheden van subjectieve aard De financiële positie en het rekeningresultaat Weerstandsvermogen en risicobeheersing Liquiditeit en solvabiliteit

22

C

5. Rechtmatigheid In 2006 is het begrip rechtmatigheid verder afgekaderd Wat was de uitkomst 2005? Wat is er gebeurd in 2006? Wat is de uitkomst 2006? In 2006 ontvangt gemeente Oostzaan een accountantsverklaring met beperking ten aanzien van rechtmatigheid Hoe nu verder? Er is geen sprake van begrotingsonrechtmatigheid



20 20 20

22 23 23 23 24 4

25

Bijlage A: Aard van de opdracht en accountantsverklaring Opdracht Soort accountantsverklaring Controlebevindingen

26 26 27 29

Bijlage B: Single Information, Single Audit

31

Bijlage C: Detailbevindingen Interne beheersing

33

Bijlage D: Gehanteerde indelingen

49

C

O

N

C

EP

T

Interne beheersing uitbesteding Sociale Zaken



5

1. De belangrijkste boodschappen uit ons rapport In dit rapport is een aantal bevindingen en opmerkingen opgenomen waarvan wij het belangrijk vinden dat u er kennis van neemt. De belangrijkste zijn:

C

O

N

C

EP

T

1. Wij hebben bij de jaarrekening 2006 een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven ten aanzien van het aspect getrouwheid. 2. Door aanvullende werkzaamheden uit te voeren zijn wij tot een oordeel gekomen over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Om te voorkomen dat deze werkzaamheden elk jaar uitgevoerd moeten worden, hebben wij het college aangeraden om een plan van aanpak op te stellen waarin maatregelen geformuleerd worden die ten doel hebben stapsgewijs het aspect rechtmatigheid in de organisatie te borgen. 3. Omdat er één aanbesteding ten onrechte niet Europees is aanbesteed en ten aanzien van de subsidies onvoldoende zichtbaar is of deze rechtmatig zijn verstrekt, hebben wij ten aanzien van het aspect rechtmatigheid een accountantsverklaring met beperking afgegeven. 4. Naar onze mening is de informatiewaarde en leesbaarheid van de programmaverantwoording in 2006 aanmerkelijk verbeterd, voornamelijk door het opnemen van doelstellingen, gewenste maatschappelijk effecten en indicatoren. De informatiewaarde van de paragrafen en de financiële analyse van verschillen tussen begrote en gerealiseerde resultaten kan echter verder worden verbeterd. 5. Op diverse aanbevelingen uit 2005 inzake de interne beheersing zijn concrete acties ondernomen door het college. 6. Er is onvoldoende interne controle op de aan derde uitbestede werkzaamheden. Hierdoor hebben wij aanvullende werkzaamheden moeten uitvoeren. 7. Het college heeft een voortvarende start gemaakt met het implementeren van risicomanagement in de organisatie. Op dit moment ontbreekt het echter nog aan een duidelijk verband tussen de in de programmabegroting opgenomen risico's en het minimaal benodigde weerstandsvermogen. 8. De financiële positie van gemeente Oostzaan is net als in 2005 kwetsbaar. Dit wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door het aantrekken van extra financiële middelen voor de projecten Centrumplan en De Haal en door vertraging in de realisatie van geplande verkopen. De vertraging in de realisatie van geplande verkopen heeft er toe geleid dat de gemeente naast het aantrekken van leningen ook extra kapitaalslasten heeft verantwoord dan in de begroting verwacht. 9. Ten aanzien van de SISA-bijlage bij de jaarrekening hebben wij geen fouten of onzekerheden geconstateerd. Tevens hebben wij geen bevindingen gedaan die wij op basis van de uitgangspunten in de BAPG aan u dienen te rapporteren.



6

2. Accountantscontrole Uw opdracht aan ons luidt als volgt In overeenstemming met de door de Gemeenteraad aan ons verstrekte opdracht, zoals vastgelegd in onze opdrachtbevestiging van 19 september 2005, hebben wij de jaarrekening 2006 van Gemeente Oostzaan gecontroleerd. Voor de reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij naar bijlage A. In deze bijlage vindt u ook de gehele tekst van onze accountantsverklaring.

Een goedkeurende accountantsverklaring voor getrouwheid, een beperking voor rechtmatigheid

EP

T

Onder voorbehoud dat u de door het college opgestelde jaarrekening 2006 ongewijzigd vaststelt hebben wij een goedkeurende accountantsverklaring afgeven ten aanzien van het aspect getrouwheid. Omdat wij geconstateerd hebben dat één aanbesteding ten onrechte niet Europees heeft plaatsgevonden en wij de rechtmatigheid van de subsidieverstrekking niet hebben kunnen vaststellen, hebben wij ten aanzien van het aspect rechtmatigheid een accountantsverklaring met beperking afgegeven. Deze verklaring is gedateerd 12 juni 2007, de datum waarop wij onze controle hebben afgerond.

C

De volgende controlebevindingen zijn te melden

N

Tijdens onze controlewerkzaamheden maken wij gebruik van de rapporterings- en goedkeuringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG), tenzij uw raad in een controleprotocol ten behoeve van de accountant anders controle- of rapporteringstoleranties vaststelt.

C

O

Uw raad heeft voor het begrotingsjaar 2006 geen specifiek protocol voor de accountantscontrole vastgesteld. Daarom hebben wij bij onze controle de toleranties gebruikt zoals u die heeft vastgesteld in uw controleprotocol behorende bij het begrotingsjaar 2005. Hierin is opgenomen dat de accountant een goedkeurende verklaring afgeeft indien de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% en de onzekerheden minder zijn dan 3% van de totale lasten. Deze toleranties komen overeen met de toleranties zoals in de BAPG zijn opgenomen. Bij onzekerheden liggen deze grenzen op respectievelijk 3% en 10%. Dit houdt in dat wij een goedkeurende verklaring kunnen afgeven indien de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% (€ 107.453) en de onzekerheden minder zijn dan 3% (€322.359) van de totale werkelijke lasten in de jaarrekening. Getrouwheid Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij enkele verschillen geconstateerd, in het bijzonder ten aanzien van de classificatie van balansposten in de jaarrekening. Deze verschillen zijn gecorrigeerd en zodoende juist verantwoord zijn in de jaarrekening.



7

Voor een volledig overzicht van de door ons geconstateerde verschillen verwijzen we naar bijlage A.

T

Rechtmatigheid In 2006 heeft op verzoek van het college door PricewaterhouseCoopers een uitgebreid onderzoek plaatsgevonden naar de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2006 van gemeente Oostzaan. Tijdens dit onderzoek hebben wij geconstateerd dat één aanbesteding met een totale waarde van € 128.919 ten onrechte niet Europees heeft plaatsgevonden en dat het college tweemaal gebruik heeft gemaakt van haar bevoegdheden om aanbestedingsprocedures die niet hebben plaatsgevonden in overeenstemming met de interne spelregels, alsnog goed te keuren. Deze twee aanbestedingen hadden een totale waarde van € 75.775. Tevens hebben wij vastgesteld dat intern onvoldoende zichtbaar wordt gemaakt of subsidieaanvragen met een totale omvang van € 384.629 aan de criteria in de Algemene Subsidieverordening worden getoetst, waardoor niet is vast te stellen of de betaalde subsidies voldoen aan de rechtmatigheidscriteria recht, hoogte en duur.

EP

De door ons geconstateerde onrechtmatig uitgevoerde aanbesteding van € 128.919 is gelijk aan 1,2% van de begroting, waardoor deze hoger is dan de tolerantie die wij bij de controle hanteren voor fouten. De onzekerheden in de subsidieverstrekking van € 384.629 zijn gelijk aan 3,6% van de totale begroting. Ook dit is hoger dan de tolerantie die wij bij de controle hanteren voor onzekerheden.

C

Omdat de door ons geconstateerde fouten en onzekerheden hoger zijn dan onze controletoleranties, hebben wij een accountantsverklaring met beperking afgegeven ten aanzien van het aspect rechtmatigheid.

N

Geen tekortkomingen in het kader van SISA

C

O

In 2006 heeft de Rijksoverheid haar besluitvorming rondom de wet Single Information/Single Audit (SISA) voor specifieke uitkeringen afgerond. Hiermee wordt beoogd het grote aantal specifieke uitkeringen van ministeries aan gemeenten en hiermee samenhangende afzonderlijke verantwoordingen te verminderen. Dit betekent dat de Rijksoverheid voldoende heeft aan de jaarrekening van de gemeente en er geen afzonderlijke verantwoording per specifieke uitkering wordt gevraagd. Daarvoor in de plaats wordt bij de jaarrekening een bijlage gevoegd waarin alleen de voor de Rijksoverheid noodzakelijke verantwoordingsinformatie per specifieke uitkering wordt opgenomen. In de jaarrekening 2006 ziet u hiervan de eerste effecten. In de bijlage bij de jaarrekening 2006 wordt daarom voor de volgende regelingen bij de jaarrekening 2006 al verantwoording afgelegd: - Wet Werk en Bijstand (WWB) - Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte werkloze Werknemers (IOAW) - Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (IOAZ) - Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen 2004 (BBZ 2004) Voor het jaar 2007 zullen naar verwachting nog meer specifieke uitkeringen worden toegevoegd waardoor de jaarrekening meer en meer hét integrale



8

verantwoordingsdocument wordt ten behoeve van uw gemeenteraad en de Rijksoverheid. Op dit moment geldt de verantwoording volgens de uitgangspunten van SISA nog alleen voor de uitkeringen die rechtstreeks afkomstig zijn van de Rijksoverheid (met uitzondering van ISV). Wij verwachten dat ook de provincie Noord-Holland op termijn haar gemeenten zal verzoeken de verantwoordingsinformatie op te nemen in de bijlage bij de jaarrekening. Onderstaand zijn onze bevindingen per relevante regeling opgenomen: Fout of onzekerheid geen geen geen geen

Financiële omvang in euro's Nvt Nvt Nvt Nvt

In Bijlage B is een nadere toelichting op SISA opgenomen.

EP

Onze onafhankelijkheid is altijd gewaarborgd

Toelichting fout/onzekerheid Nvt Nvt Nvt Nvt

T

1 2 3 4

Specifieke uitkering of overig WWB IOAW IOAZ BBZ 2004

C

In 2006 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de Nederlandse onafhankelijkheidsregels. Met ingang van 1 januari 2007 is echter een nieuwe versie van de ‘Nadere voorschriften inzake onafhankelijkheid van de accountant’ van kracht worden. De nieuwe regels zijn verder in lijn gebracht met de internationale (IFAC) onafhankelijkheidsregels. Deze veranderingen hebben echter geen significante invloed op de werkzaamheden die wij als accountants wel of niet mogen verrichten voor gemeente Oostzaan.

N

Wij waarborgen altijd actief onze onafhankelijkheid. Elke eventuele aanvraag tot extra controlewerkzaamheden wordt door ons getoetst aan de hand van de geldende onafhankelijkheidsregels.

C

O

Naast de controle van de jaarrekening 2006 en diverse overige verantwoordingen (zoals de diverse Rijksregelingen) hebben wij de ambtelijke organisatie ondersteund bij de uitvoering van rechtmatigheidonderzoeken. Wij zijn van mening dat deze werkzaamheden geen invloed hebben op onze onafhankelijke positie als accountant van gemeente Oostzaan.

Geen aanwijzingen van fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij zowel de toezichthoudende organen als het College. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2006 zijn bij ons geen aanwijzingen van fraude gebleken.



9

U hebt voldaan aan de Wet Openbaarmaking uit Publieke Middelen gefinancierde topinkomens De Wet Openbaarmaking uit Publieke Middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) is per 1 maart 2006 in werking getreden. Deze wet geldt onder andere voor gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Op grond van de WOPT moeten beloningen, waaronder voorzieningen ten behoeve van toekomstige beloningen, zoals pensioen, en ontslaguitkeringen in de jaarrekening worden vermeld als deze de gemiddelde ministersbeloning (voor 2006 vastgesteld op € 171.000) te boven gaan.

C

O

N

C

EP

T

Het college heeft in haar jaarrekening geen meldingen uit hoofde van deze wet opgenomen. Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat de WOPT wordt nageleefd door gemeente Oostzaan.



10

3. De informatiewaarde en leesbaarheid van de jaarstukken Wij hebben net als voorgaande jaren in hoofdlijnen de informatiewaarde van de jaarstukken beoordeeld. De jaarstukken 2006 bestaan volgens de BBV uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag op haar beurt bestaat uit de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen. De jaarrekening bevat de programmarekening, de balans en een toelichting op beiden. Binnen het dualisme hebben de begrotingen en de jaarstukken een belangrijke kaderstellende en controlerende functie en zijn voor u het middel waarop u de verantwoording over het gevoerde beleid kan toetsen.

EP

T

Naar onze mening is de informatiewaarde en leesbaarheid van de jaarstukken in 2006 aanmerkelijk verbeterd, voornamelijk door het opnemen van doelstellingen, gewenste maatschappelijk effecten en indicatoren op diverse plaatsen in de programmaverantwoording. Naar onze mening is hierin in korte tijd een zeer positieve ontwikkeling zichtbaar. Wij willen u, het college en het ambtelijke apparaat hiervoor onze complimenten geven. De informatiewaarde van de paragrafen en de financiële analyse van verschillen tussen begrote en gerealiseerde resultaten kan echter verder worden verbeterd.

C

Hieronder hebben wij onze meer gedetailleerde visie opgenomen ten aanzien van de leesbaarheid en kwaliteit van het betreffende onderdeel. Waar mogelijk doen wij u aanbevelingen ter verdere optimalisatie van de jaarstukken.

C

O

N

Programmaverantwoording - beleidsinformatie Zoals wij in de inleiding van dit hoofdstuk hebben opgemerkt, zijn wij zeer content met de ontwikkeling die de kwaliteit van de beleidsinformatie heeft ondergaan. Een belangrijke volgende stap in dit proces, naast de verdere uitbreiding van het benoemen van maatschappelijke effecten en indicatoren, is om de komende tijd vast te stellen dat de geformuleerde prestatie-indicatoren inderdaad bijdragen aan de realisatie van de gewenste maatschappelijke effecten. Een andere aanbeveling die wij u graag willen doen is om de gemeten waarden van de prestatie-indicatoren in één overzicht te plaatsen met de door uw raad gewenste normen, inclusief een analyse van afwijkingen. In bijvoorbeeld de programma’s Bestuur en Maatschappelijke Participatie zijn deze op verschillende pagina’s opgenomen. Door deze gegevens in één overzicht te plaatsen wordt voor uw raad in één oogopslag zichtbaar in welke mate het college haar doelstellingen realiseert en, waar de werkelijkheid achterblijft, waarom niet voldaan is aan de norm. Programmaverantwoording – financiële informatie Net als bij de jaarstukken 2005 hebben wij geconstateerd dat de financiële analyses per programma in bijna alle gevallen beperkt zijn en naar onze mening onvoldoende informatiewaarde hebben voor uw gemeenteraad. Als voorbeeld verwijzen wij u naar de programma’s Leefomgeving, Maatschappelijke Participatie en Mobiliteit. De financiële analyses geven globaal de strekking weer van begrotingsafwijkingen, maar de achterliggende oorzaak wordt niet genoemd.



11

Wij bevelen u aan met het college in overleg te treden om de informatiewaarde van de financiële analyses te verbeteren. Paragrafen De informatiewaarde van de paragrafen is naar onze mening net als in 2005 beperkt en zijn niet allemaal ingericht en uitgewerkt in overeenstemming met de BBV. Omdat de paragrafen geen onderdeel zijn van de programmarekening, heeft het niet voldoen van de inhoud van deze paragrafen aan de BBV geen invloed op onze accountantsverklaring. Zo dient de paragraaf Grondbeleid een visie te bevatten op het grondbeleid van gemeente Oostzaan in relatie tot de doelstellingen in de beleidsprogramma’s, inclusief een aanduiding van de wijze waarop het college het grondbeleid uitvoert. In de paragrafen grondbeleid en grote projecten in de jaarstukken 2006 ontbreekt deze passage.

EP

T

Ook de paragraaf Lokale heffingen is erg summier en voldoet niet aan de eisen van de BBV. Zo ontbreekt een passage over het beleid dat ten aanzien van lokale heffingen wordt nagestreefd en in welke mate de gestelde doelen in de begroting 2006 zijn gerealiseerd. Tevens is geen beschrijving opgenomen van het kwijtscheldingsbeleid en ontbreekt een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen.

C

In de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen is geen goede weergave gegeven van het beleidskader ten aanzien van het beheer van de openbare ruimte. Tevens ontbreekt het aan een analyse van de uit de beleidskaders voortvloeiende financiële consequenties en een vertaling van deze consequenties in de (meerjaren)begroting van gemeente Oostzaan.

C

O

N

Wij adviseren u om met ingang van de jaarstukken 2007 de paragrafen in de jaarstukken minimaal aan te sluiten met de eisen die BBV hieraan stelt.



12

4. De interne beheersing is in ontwikkeling Ons algemene beeld van de interne beheersing is voldoende Naar onze mening voldoet de kwaliteit van de onvervangbare administratie organisatie en interne controle (AO/IC) in de basisprocessen (voor zover relevant in onze controle) aan de daaraan te stellen minimum eisen, met uitzondering van de bewaking van de door derden uitgevoerde werkzaamheden. Wij zijn echter van mening dat de interne beheersing als geheel kwetsbaar is en op diverse aspecten kan worden verbeterd. Het betreft in het bijzonder:



T



De beperkte omvang van de organisatie; De beperkte aandacht voor de beheersing van processen die aan derden zijn uitbesteed; De afwezigheid van functiescheiding, in het bijzonder op de afdeling Financiën en Belastingen; De concentratie van kennis bij één of een beperkt aantal medewerkers.

EP

 

C

Wij zijn verheugd dat op diverse aanbevelingen uit 2005 concrete acties zijn uitgevoerd. De belangrijkste verbeteringen zijn het expliciet opnemen van risico’s in de begroting van 2007 en het formuleren van (concrete) doelstellingen en prestatie-indicatoren in dezelfde begroting en de jaarstukken 2006.

O

N

Het college heeft de ambitie de ingezette verbetermaatregelen voort te zetten in 2007 en tevens de overige aanbevelingen uit onze tussentijdse controle op te volgen. Gezien de beperkte omvang van de organisatie zijn wij ons bewust van het feit dat deze verbeteringen niet op korte termijn volledig gerealiseerd kunnen worden. Wij raden u aan de verbeteringen op een projectmatige wijze te realiseren, waarbij de gewenste maatregelen worden gekoppeld aan een concreet tijdspad. Verbetermaatregelen waaraan u een hoge prioriteit geeft zouden daarbij als eerste tot uitvoering gebracht moeten worden. Onze ervaring hierbij is dat verbeteringen beter in de organisatie worden geborgd als deze geleidelijk in de organisatie worden ingevoerd.

C

Uitbestede werkzaamheden worden onvoldoende bewaakt In 2005 hebben wij u geadviseerd om de interne beheersing van de uitbestede uitvoering van de WWB bij gemeente Zaanstad te verbeteren. In 2006 is hierin geen verbetering opgetreden. Daarnaast is met ingang van 1 januari 2006 de salarisadministratie uitbesteed aan gemeente Landsmeer. De personeelsadministratie levert bij gemeente Landsmeer alle mutaties aan die voor de correcte uitvoering van de salarisverwerking noodzakelijk zijn. Vervolgens ontvangt de personeelsadministratie na de salarisverwerkingen alle salarisstroken en andere documenten die uit de salarisverwerking voortkomen. Wij hebben geconstateerd dat op deze documenten geen zichtbare interne controles worden uitgevoerd en deze interne controle ook niet consequent plaatsvindt. In plaats daarvan worden ontvangen verwerkingsbestanden rechtstreeks in de administratie van uw gemeente verantwoord en uitbetaald.



13

Wij hebben het college in onze managementletter op de hoogte gesteld van het feit dat het ontbreken van toereikende interne beheersingsmaatregelen gevolgen kan hebben voor ons oordeel over de jaarrekening. Naar aanleiding hiervan heeft alsnog met terugwerkende kracht interne controle plaatsgevonden op de juistheid en volledigheid van de aan Landsmeer uitbestede salarisadministratie. Uit deze controle zijn geen bijzonderheden gebleken. Wij hebben het college aangeraden om met directe ingang maandelijks interne controles uit te voeren op de uitbestede werkzaamheden voordat de salarissen en uitkeringen worden verwerkt in de financiële administratie en worden uitbetaald.

Planning en control heeft in 2006 veel aandacht gekregen

T

In onze rapportage over 2005 hebben wij geconstateerd dat de planning en control cyclus nog niet effectief en efficiënt is ingericht en wordt uitgevoerd. In 2006 zijn concrete stappen gezet om tot verbetering te komen van het planning en control proces.

EP

Een belangrijk positief effect op de planning en control cyclus is het verwoorden van doelstellingen en prestatie-indicatoren in de begroting van 2007. Naar onze mening is in korte tijd op dit terrein een flinke stap vooruit gemaakt. Hoewel de doelstellingen en indicatoren verder kunnen worden geconcretiseerd, is de kwaliteit van de huidige opzet een goede basis om mee verder te werken.

N

C

Een andere ingezette verbetermaatregel is het opstellen van een visiedocument planning en control. In dit visiedocument wordt door uw organisatie de visie op planning en control overgenomen zoals door PricewaterhouseCoopers ten behoeve van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is opgesteld. Het visiedocument is vertaald in een kadernota planning en control. Ook deze documenten vormen een goede basis om het planning en control proces verder te professionaliseren.

O

Er is een belangrijke aanzet gegeven om risicomanagement te verbeteren

C

Wij hebben geconstateerd dat de gemeente Oostzaan een start gemaakt heeft met het implementeren van risicomanagement in de organisatie. In de programmabegroting zijn voor een aantal programma’s risico’s geïdentificeerd en is de kwantitatieve en kwalitatieve impact van deze risico’s geanalyseerd. In deze analyse is er echter nog geen duidelijk verband gelegd tussen de in de programmabegroting opgenomen risico's en het minimaal benodigde weerstandsvermogen. Wij zijn zeer verheugd met deze positieve ontwikkeling binnen de organisatie, maar zijn wel van mening dat het proces de blijvende aandacht van het managementteam vraagt. Een volgende stap in dit proces is het verder verkennen en detailleren van de gesignaleerde risico’s. Daarbij is het noodzakelijk om waarborgen te creëren om nieuwe risico’s tijdig te signaleren en bestaande risico’s te actualiseren. Deze risico’s dienen vervolgens te worden gekwantificeerd en te worden vergeleken met het aanwezige weerstandsvermogen. Als deze cirkel een sluitend geheel vormt binnen de planning en control cyclus van uw gemeente is er sprake van een goede vorm van risicomanagement.



14

Aan treasury is minder aandacht besteed Een belangrijk taakveld die in 2006 nog niet tot concrete resultaten heeft geleid, is de verbetering van de treasuryfunctie binnen de organisatie. Wij hebben geconstateerd dat door de vele activiteiten binnen de organisatie de voorgenomen verbetermaatregelen voor de treasuryfunctie minder prioriteit hebben gekregen. Wij hebben begrepen dat op korte termijn nieuwe aandacht gegeven zal worden aan het verbeteren van het inzicht in de liquiditeitsbehoefte van de organisatie.

Heeft het College verbeteringen doorgevoerd?

EP

T

Wij hebben in december 2006 onze definitieve managementletter uitgebracht naar aanleiding van onze interim-controle. De interim-controle is voornamelijk gericht op de kwaliteit van de interne beheersing van de gemeente, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. De managementletter is door het management voorzien van commentaar en voorgenomen acties. Hieronder hebben wij de verdeling van onze aanbevelingen naar prioriteit en status weergegeven. Hierbij merken wij op dat dit overzicht alleen dient om een snel inzicht te krijgen in aantal, voortgang en prioriteit van de aanbevelingen. Wij merken op dat het de situatie ten tijde van de interim betrof. Prioriteit ‘Hoog’

Prioriteit ‘Middel’

Prioriteit ‘Laag’

1

1

0

0

1

14

6

1

Waarvan geïmplementeerd in 2006

1

1

0

0

Resterende aanbevelingen uit voorgaande jaren

0

13

6

1

Aantal openstaande aanbevelingen

1

14

6

1

C

O

Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren

N

Aantal nieuwe aanbevelingen

C

Prioriteit ‘Urgent’

Waar moet het beter en hoe? Wij hebben aan het College de volgende zaken gerapporteerd met een urgente of hoge prioriteit. Het College heeft daarbij acties geformuleerd. Door middel van onderstaand overzicht krijgt u een snel inzicht in de thema’s die daarbij met prioriteit urgent en hoog zijn gerapporteerd.



15

Nieuwe aanbevelingen Aspect

Aanbeveling

Prioriteit

1.

Beheersingskader

Geen zichtbare interne controle op uitbestede salarisadministratie

Urgent

2.

Beheersingskader

Kasgeldlimiet wordt overschreden

Hoog

Aanbevelingen voorgaande jaren Aanbeveling

Prioriteit

Status

Risicoanalyse

Risicomanagement niet vormgegeven

Hoog

Implementatie gestart

2.

Beheersingskader

Juridische control beperkt aanwezig

Hoog


3.

Beheersingskader

Planning & Control behoeft verbetering

4.

Beheersingskader

Geen M&O beleid aanwezig

5.

Beheersingskader

Geen verplichtingen administratie aanwezig

Hoog


6.

Beheersingskader

IT beveiligingsbeleid ontbreekt.

Hoog


7.

Beheersingskader

Beperkte omvang ICT-functie

Hoog


8.

Monitoring

Management informatie niet toereikend

Hoog


9.

Interne controle maatregelen

Beperkte interne controle op dienstverlening gemeente Zaanstad

Hoog


10.


Interne controle vindt niet zichtbaar plaats

Hoog


11.

Beheersingskader

Beperkte functiescheiding aanwezig binnen Financiën en Belastingen

Hoog

Geen actie ondernomen

12.

Beheersingskader

Betaalbatches worden achteraf geaccordeerd

Hoog


13.

Financieel bewustzijn en kennis de sector is beperkt

Hoog


Hoog


Hoog


EP

C

N

O

Beheersingskader

T

1.

C

Aspect

Wij wijzen u er met nadruk op dat bovenstaand overzicht de situatie tijdens de interimcontrole weergeeft. Op een aantal van deze aanbevelingen heeft het College inmiddels al actie ondernemen.



16

Benchmark interne beheersing is niet uitgevoerd In ons accountantsverslag over het boekjaar 2005 hebben wij de benchmark interne beheersing aan u gerapporteerd. Door de verhuizing en organisatiewijziging heeft de ambtelijke organisatie ons verzocht de benchmark dit jaar niet uit te voeren, gezien de tijdbelasting voor de ambtelijke organisatie. Wij hebben aan dit verzoek gehoor gegeven en de benchmark voor het boekjaar 2006 niet uitgevoerd. In 2007 zal deze weer uitgevoerd worden.

Geautomatiseerde systemen Ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

EP

T

Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden zijn enkele bevindingen naar voren gekomen die wij hebben gerapporteerd aan het college. In bijlage C vindt u de belangrijkste detailbevindingen. De geconstateerde bevindingen hebben geen directe impact op de aard van onze accountantsverklaring.

N

C

Naast de in onze managementletter gerapporteerde bevindingen, hebben wij naar aanleiding van de organisatiewijziging een onderzoek gedaan naar de bevoegdheden van de medewerkers in het geautomatiseerde systeem na de wijziging. Hierbij hebben wij geconstateerd dat er geen procedures zijn vastgesteld voor het controleren en rapporteren of de gebruikersrechten in de geautomatiseerde systemen overeenstemmen met de functieverantwoordelijkheden van de medewerkers. Zonder een procedure voor het controleren en rapporteren van de actualiteit van de gebruikersrechten is het management minder goed in staat de exclusiviteit en integriteit van de in de gemeente gebruikte gegevens te waarborgen.

C

O

Wij adviseren u om op korte termijn vast te stellen dat alle medewerkers uitsluitend toegang hebben tot de gegevens die zijn nodig hebben voor hun taakuitoefening. Daarnaast adviseren wij u om een procedure op te stellen waarbij periodiek de gebruikersrechten worden gecontroleerd of deze in overeenstemming zijn met de functieverantwoordelijkheden. Hierover dient tevens gerapporteerd te worden aan het management, zodat deze op de hoogte is welke medewerkers tot welke gegevens toegang hebben.



17

5. Rechtmatigheid In 2006 is het begrip rechtmatigheid verder afgekaderd In oktober 2005 is door het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) de Kadernota Rechtmatigheid geschreven. Deze kadernota gaf de visie voor de komende jaren van het PRPG ten aanzien van rechtmatigheid in de accountantscontrole. Medio oktober 2006 is het PRPG met een nieuwe kadernota gekomen. Hierin zijn een aantal standpunten die in de kadernota 2005 al waren uitgewerkt, verder verduidelijkt.

C

EP

T

Een belangrijke aanvulling van de nieuwe kadernota is de wijze waarop collegebesluiten in de rechtmatigheidscontrole moeten worden betrokken. In de kadernota van 2005 werd aangegeven dat collegebesluiten niet onder de rechtmatigheidscontrole van de accountant vielen, met uitzondering van een aantal specifiek genoemde besluiten. Het is gebleken dat hierover veel onduidelijkheid bestond. Ook de PRPG is tot de conclusie gekomen dat de ingezette lijn niet te handhaven viel. In de nieuwe kadernota is aangegeven dat collegebesluiten nog steeds niet onder de rechtmatigheidscontrole vallen. Hierop zijn echter een aantal uitzonderingen. In de kadernota wordt aangegeven dat uitvoerende collegebesluiten voor zover zij betrekking hebben op de baten, lasten of balansmutaties al onder de getrouwheidscontrole vallen. Dit zijn besluiten die samenhangen met het dagelijks bestuur. Dit betreft daarom geen uitbreiding op de controle.

C

O

N

Daarnaast bestaan kaderstellende collegebesluiten. Deze vallen uitsluitend onder de rechtmatigheidscontrole wanneer zij: - Zijn voorgeschreven vanuit hogere wet- of regelgeving of een raadsbesluit. Alleen de vraag of het besluit is genomen is dan onderwerp van onderzoek. Niet de uitvoering daarvan aangezien dat onder de verantwoordelijkheid van het college valt. - Zijn voorgeschreven vanuit een extern controleprotocol. In dit geval is ook de uitvoering van het betreffende besluit onderwerp van onderzoek aangezien de toekenning van een bepaalde subsidiestroom veelal zal afhangen van het correct naleven van de gestelde voorwaarden. - Specifiek door de gemeenteraad zijn opgenomen in het normenkader. Het advies van het PRPG is om dergelijke verzoeken op te nemen in een afzonderlijke opdracht. Er zal dan op basis van specifiek overeengekomen werkzaamheden over worden gerapporteerd. De uitkomsten hebben dan geen effect op het oordeel bij de jaarrekening.

Wat was de uitkomst 2005? Voor het boekjaar 2005 heeft de gemeente Oostzaan een accountantsverklaring van oordeelonthouding gekregen op het gebied van rechtmatigheid. Oorzaak hiervan was dat de beheersorganisatie met betrekking tot de rechtmatigheid niet zodanig was ingericht dat de rechtmatigheid van de gemeentelijke bedrijfsvoering niet efficiënt kon worden aangetoond door het college.



18

Wat is er gebeurd in 2006? Voor 2006 was een belangrijke doelstelling voor het college om een aanzet te geven om het begrip rechtmatigheid in de organisatie meer bekendheid te geven om vervolgens waarborgen te creëren in de organisatie zodat de rechtmatigheid van de jaarrekening kon worden vastgesteld. Mede door het gebrek aan formatie, de langdurige afwezigheid van de manager van de afdeling Bestuursondersteuning en de voorgenomen herstructurering van de gemeentelijke organisatie en planning en controlcyclus, is er in eerste aanleg echter beperkte actie ondernomen om de bovengenoemde doelstelling te realiseren.

T

Hierdoor was het risico aanwezig dat wij ook over het boekjaar 2006 geen oordeel konden geven over de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeente Oostzaan. Het college heeft daarom besloten om ons de opdracht te geven om aanvullende controles uit te voeren naar de rechtmatigheid van specifieke gemeentelijke dossiers. Op basis van deze controles hebben wij een alsnog een oordeel kunnen vormen over de rechtmatigheid van de jaarrekening 2006.

EP

Wat is de uitkomst 2006?

N

C

De aanbesteding naar leerlingenvervoer heeft onrechtmatig plaatsgevonden Tijdens ons onderzoek naar de rechtmatigheid van de jaarrekening, hebben wij geconstateerd dat de aanbesteding van het leerlingenvervoer ten onrechte niet Europees is aanbesteed, omdat onderzocht wordt of deze dienst in de nabije toekomst regionaal geleverd kan gaan worden. De totale kosten van het leerlingenvervoer in 2006 bedragen € 128.919 en zijn als gevolg van het ten onrechte niet Europees aanbesteden onrechtmatig. Tevens heeft het college tweemaal gebruik heeft gemaakt van haar bevoegdheden om aanbestedingsprocedures die niet hebben plaatsgevonden in overeenstemming met de interne spelregels, alsnog goed te keuren. Het betreft de aanschaf van software en de inkoop van uitwijkmogelijkheden voor de ICT omgeving. Deze twee aanbestedingen hadden een totale waarde van € 75.775.

C

O

Er is geen goede vastlegging van de besluitvorming rond de subsidieverstrekking Tevens hebben wij vastgesteld dat intern onvoldoende zichtbaar wordt gemaakt of subsidieaanvragen met een totale omvang van € 384.629 aan de criteria in de Algemene Subsidieverordening worden getoetst, waardoor niet is vast te stellen of de betaalde subsidies voldoen aan de rechtmatigheidscriteria recht, hoogte en duur. Wij hebben begrepen dat deze subsidieverstrekkingen u in de gemeenteraad van 2 juli 2007 alsnog worden aangeboden met het verzoek om akkoord te gaan met de door het college gevolgde procedure. Omdat wij onze controlewerkzaamheden voor deze vergadering al hebben afgerond, hebben wij de subsidieverstrekkingen aangemerkt als onzeker. Geen krediet voor verplaatsing gemeentewerf Wij hebben geconstateerd dat voor de verplaatsing van de gemeentewerf in 2006 voor € 55.000 aan kosten is gemaakt. Wij hebben geconstateerd dat uw gemeenteraad voor deze kosten geen krediet heeft vrijgegeven. Dit zou betekenen dat de gedane uitgaven in eerste instantie onrechtmatig zijn. Wij hebben van het college vernomen dat deze uitgaven passen binnen het beleid dat uw gemeenteraad voorstaat, maar hebben dit nog niet onderbouwd gekregen met een besluit van uw raad. Wij hebben daarom deze bevinding in onze oordeelsvorming betrokken als onzekerheid.



19

In 2006 ontvangt gemeente Oostzaan een accountantsverklaring met beperking ten aanzien van rechtmatigheid De door ons geconstateerde onrechtmatig uitgevoerde aanbesteding van € 128.919 is gelijk aan 1,2% van de begroting, waardoor deze hoger is dan de tolerantie die wij bij de controle hanteren voor fouten. De onzekerheden in de subsidieverstrekking van € 384.629 zijn gelijk aan 3,6% van de totale begroting. Inclusief de onzekerheid ten aanzien van het niet vrijgegeven krediet voor de kosten voor de gemeentewerf bedraagt de onzekerheid 4,1% van de totale werkelijke lasten. Ook dit is hoger dan de tolerantie die wij bij de controle hanteren voor onzekerheden. Omdat de door ons geconstateerde fouten en onzekerheden hoger zijn dan onze controletoleranties, hebben wij een accountantsverklaring met beperking afgegeven ten aanzien van het aspect rechtmatigheid.

T

Hoe nu verder?

C

EP

Ondanks dat het achteraf toetsen van de rechtmatige uitvoering van werkprocessen kan leiden tot een goedkeurende accountantsverklaring ten aanzien van het aspect rechtmatigheid, achten wij het niet wenselijk om structureel op deze wijze de rechtmatigheid van de jaarrekening vast te stellen. Door achteraf te toetsen wordt het begrip rechtmatigheid niet in de interne bedrijfsvoering van de gemeente verankerd. Daarom raden wij u aan een plan van aanpak op te stellen waarin maatregelen geformuleerd worden die ten doel hebben stapsgewijs het aspect rechtmatigheid in de organisatie te borgen.

C

O

N

Deze maatregelen bestaan in eerste instantie uit het opstellen van een toetsingskader met bijbehorende beheersmaatregelen. Wij adviseren u om dit plan van aanpak in te richten op basis van een risicoanalyse en groeimodel, waarbij in eerste aanleg alleen de weten regelgeving wordt meegenomen met een belangrijk korte termijn financieel effect op de jaarrekening van de gemeente, zoals de Wet Werk en Bijstand (WWB), de Algemene Subsidieverordening, het inkoopbeleid, de Wet Voorziening Gehandicapten (WVG), de financiële verordening en de belastingverordeningen. Op deze wijze kan op korte termijn resultaat worden behaald door middel van een meer structurele kans op een goedkeurende rechtmatigheidverklaring. Vervolgens kunnen ook de weten regelgeving worden betrokken in het project met een indirect of lange termijn financieel effect en vervolgens de weten regelgeving met een niet-financieel effect op de jaarrekening.

Er is geen sprake van begrotingsonrechtmatigheid Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de programmarekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijzigingen, kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door uw Raad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten. Het bepalen of respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen onrechtmatig zijn is voorbehouden aan uw Raad. In onderstaande tabel hebben wij per programma een samenvatting gegeven van de begrotingsoverschrijdingen op de gemeentelijke lasten, waarbij als referentie is



20

gehanteerd de meest recent aangepaste begroting. In onderstaande tabel hebben wij tevens aangegeven of de overschrijding wordt gecompenseerd door hogere baten. Een bedrag tussen haakjes betekent een begrotingsoverschrijding op de lasten of een onderrealisatie op de baten. Lasten (* € 1.000)

Programma 1 Bestuur Programma 2 Dienstverlening Programma 3 Wonen Programma 4 Veiligheid Programma 5 Werkgelegenheid en bedrijvigheid Programma 6 Leefomgeving Programma 7 Maatschappelijke participatie Programma 8 Mobiliteit Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien

Totaal (* € 1.000)

(80) 2 111 4 0 (172) (278) 286 61

0 15 17 21 0 (200) 140 (48) 111

(80) 17 128 25 0 (372) (138) 238 172

(66)

56

(10)

EP

Totaal

Baten (* € 1.000)

T

Programma

N

C

Uit bovenstaande analyse blijkt dat op de programma’s Bestuur, Leefomgeving en Maatschappelijke participatie de werkelijke lasten hoger zijn dan begroot, zonder dat dit wordt gecompenseerd door hogere baten. Tevens valt de forse onderrealisatie op in het programma’s Wonen en Mobiliteit. Ten derde blijkt dat algemene dekkingsmiddelen hoger zijn dan in de begroting werd verwacht. Voor een analyse van deze verschillen verwijzen wij u naar de programmaverantwoording. Wij wijzen u erop dat het uit de programmaverantwoording niet blijkt in hoeverre de geconstateerde begrotingsafwijkingen in overeenstemming zijn met bestaand beleid.

C

O

Indien u de jaarrekening goedkeurt, worden de over- en onderbestedingen alsnog rechtmatig. Indien onverhoopt niet alle begrotingsoverschrijdingen door uw Raad worden geautoriseerd dan kan dit van invloed zijn op de af te geven accountantsverklaring omdat dan sprake zou kunnen zijn van onrechtmatige uitgaven. In dat geval verzoeken wij om dit terstond aan ons te melden.



21

6. Verslaggevingsbevindingen De BBV is in 2006 niet gewijzigd, maar voorstellen voor de toekomst zijn gemaakt Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Artikel 3 van het BBV stelt dat de begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken (waarvan de jaarrekening onderdeel uitmaakt), de productenraming en de productenrealisatie volgens de normen die voor gemeenten als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht moeten bieden dat door de gemeenteraad een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie alsook over de baten en lasten.

N

C

EP

T

Nuanceringen BBV In 2005 en 2006 heeft een duidelijke verheldering plaatsgevonden ten aanzien van de interpretatie van bepaalde regels welke het BBV stelt. Nu wij de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2006 hebben afgerond kunnen we vaststellen dat afgelopen jaar slechts enkele kleine nuanceringen hebben plaatsgevonden. In 2007 zijn (tot op heden) door de commissie BBV nog geen publicaties toegevoegd in de vorm van nieuwe Vraag & Antwoord-rubrieken. De wijzigingen gedurende 2006 in de verslaggevingsregels geven de volgende nieuwe inzichten:  Verwerking van dividend pas nadat recht op dividend is ontstaan.  Stichtingen worden gezien als verbonden partijen.  Bij niet uit de balans blijkende verplichtingen wordt de mate van belangrijkheid als criterium gehanteerd.  Nadere voorschriften worden gegeven over de verantwoording van rioleringen.  Nog te besteden subsidies worden voortaan als schuld geclassificeerd in plaats van voorziening.

C

O

Toepassing van BBV De Commissie BBV heeft een aantal wetsvoorstellen ingediend om de gemeentejaarrekening, met ingang van het begrotingsjaar 2008, nog transparanter te maken. De voorgestelde wetswijzigingen zijn als volgt kort samen te vatten:  Een berekening van het EMU-saldo opnemen in de begroting en de jaarrekening.  Een berekening van de bespaarde rente opnemen in de jaarrekening.  Bestemmingsreserves voor ongewenste schommelingen in tarieven aan derden vervallen.  Nadere voorschriften voor het toepassen van waardecorrecties op activa.  Afschrijvingen op geactiveerde bijdragen aan activa in eigendom van derden expliciet maken.  Een ruimere definiëring van de rol van de Commissie BBV. Baten- en lastenstelsel Een van de belangrijkste doelstellingen van het BBV was om meer inzicht en transparantie te bieden in de gemeentejaarrekening dan voorheen. Door meer aansluiting te zoeken met het bedrijfsleven (BW2 titel 9) is dit ook gerealiseerd, echter hiervoor is het dan ook van groot belang dat de gehele overheidsfinanciering op basis van het baten- en lastenstelsel plaatsvindt. Dit is ook een van de uitkomsten van een recent rapport van de



22

FEE naar de overschakeling op het baten- en lastenstelsel door Europese publieke instellingen. Het Ministerie van Landbouw is momenteel bezig met een proef om zelf op basis van internationale verslaggevingsregels voor de publieke sector (IPSAS) te verantwoorden. Wij zijn van mening dat IPSAS de volgende stap zal zijn in de verbetering van de inzichtelijkheid en transparantie van de gemeentejaarrekening, alsmede voor vergelijkbaarheid in Europees verband.

Schattingen en aangelegenheden van subjectieve aard

EP

T

Enkele onderdelen van de jaarrekening worden in belangrijke mate beïnvloed door schattingen van het management van de gemeente. Wij hebben deze managementschattingen geëvalueerd in het kader van de accountantscontrole. Het betreft in het bijzonder:  Afschrijvingspercentages voor materiële vaste activa  Waardering van debiteuren sociale zaken, belastingdebiteuren en algemene debiteuren  Inschatting van grondposities;  De bepaling en onderbouwingen van diverse verplichtingen;  De omvang en toereikendheid van voorzieningen Wij hebben deze managementschattingen geëvalueerd in het kader van de accountantscontrole. Deze evaluatie heeft niet geleid tot voorstellen tot aanpassingen van gemaakte inschattingen.

C

De financiële positie en het rekeningresultaat

N

De jaarrekening over 2006 laat een aantal bijzondere ontwikkelingen zien. In de navolgende paragrafen wordt nader ingegaan op deze ontwikkelingen en de door ons ingeschatte betekenis daarvan voor de bedrijfsvoering van Gemeente Oostzaan.

O

De rekening van baten en lasten voor bestemming laat een positief resultaat zien van € 138.039. Dit resultaat is hoger dan de begroting, na begrotingswijziging, van € 7.044.

C

Om een goede analyse te kunnen maken van de kwaliteit van de financiële positie en het rekeningresultaat, schrijft de BBV voor dat in de jaarrekening een overzicht gegeven moet worden van incidentele baten en lasten in het begrotingsjaar. Dit totaaloverzicht van alle incidentele baten en lasten ontbreekt in de jaarrekening. Wij raden u aan dit overzicht vanaf de jaarstukken 2007 in de programmarekening op te nemen.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Op grond van het BBV is een paragraaf weerstandsvermogen verplicht. Op bladzijde 83 van het jaarverslag is deze opgenomen. In deze paragraaf wordt een opsomming gegeven van de risico’s waar de organisatie mee geconfronteerd wordt. Er wordt echter geen totaalverband gelegd tussen deze risico’s en het minimaal benodigde weerstandvermogen. In dit kader adviseren wij u een inschatting te maken van de kans waarop een risico zich gaat voordoen en het in beeld brengen van het maximale financiële risico dat hiermee gemoeid is. Hierdoor kan het risico financieel in beeld gebracht worden en gerelateerd worden aan het in de jaarrekening verantwoorde weerstandsvermogen.



23

T

Onderstaand schema maakt de samenhang duidelijk:

EP

Bron: Coelo

C

In de jaarstukken 2006 heeft het college een weerstandsvermogen berekend van € 3,2 miljoen. Onder het verantwoorde weerstandsvermogen is een saldo van € 1 miljoen inbegrepen betrekking hebbend op stille reserves. Wij wijzen u erop dat deze reserves alleen benut kunnen worden na verkoop van de betreffende activa waar deze reserves betrekking op hebben. Wij hebben vastgesteld dat dit adequaat wordt toegelicht in de jaarrekening.

O

N

In 2007 is door uw gemeenteraad bepaald dat de algemene reserve van gemeente Oostzaan minimaal € 500 per huishouden bedraagt. Uitgaande van 3.800 huishoudens in de gemeente Oostzaan komt dit neer op een bedrag van € 1,9 miljoen. Wij willen er u op wijzen dat de gestelde norm van ad € 500 per huishouden niet onderbouwt is met gekwantificeerde risico’s. Daarnaast wordt per 31 december 2006 niet voldaan aan de door uw raad gestelde minimum hoogte van de algemene reserve.

C

Liquiditeit en solvabiliteit

De financiële positie van gemeente Oostzaan is net als in 2005 kwetsbaar. Dit wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door het aantrekken van extra financiële middelen voor de projecten Centrumplan en De Haal en door vertraging in de realisatie van geplande verkopen. De vertraging in de realisatie van geplande verkopen heeft er toe geleid dat de gemeente naast het aantrekken van leningen ook extra kapitaalslasten heeft verantwoord dan in de begroting verwacht. Wij raden u aan de liquiditeit en solvabiliteit van de gemeente te bewaken en structureel te verbeteren teneinde de financiële positie van de gemeente te verbeteren. Tevens raden wij u aan te beoordelen of de uitgangspunten over bijvoorbeeld de momenten waarop aan- en verkopen gerealiseerd worden nog actueel zijn, alsmede een analyse uit te voeren welke gevolgen dit heeft voor de begroting van gemeente Oostzaan.



24

Interne beheersing uitbesteding Sociale Zaken

C

O

N

C

EP

T

De uitvoering van sociale verzekeringswetten binnen de gemeente Oostzaan is uitbesteed aan de gemeente Zaanstad. Wij hebben geconstateerd dat er gedurende het jaar beperkte interne controle plaatsvindt door de gemeente Oostzaan op de dienstverlening door gemeente Zaanstad. Hierbij zijn geen duidelijke doelstellingen aanwezig binnen het beleidsveld Sociale Zaken op basis waarvan de gemeente Zaanstad haar dienstverlening kan inrichten. Tevens is geen interne controleplan opgesteld, waaraan de gemeente Zaanstad en de accountant van gemeente Zaanstad zouden moeten voldoen. Dit heeft er toe geleid dat wij over het verantwoordingsjaar 2006 aanvullende controlewerkzaamheden hebben uitgevoerd bij de gemeente Zaanstad. Deze werkzaamheden hebben geen bijzonderheden bevindingen opgeleverd.



25

Bijlage A: Aard van de opdracht en accountantsverklaring Opdracht In overeenstemming met de door de Gemeenteraad aan ons verstrekte opdracht, zoals vastgelegd in onze opdrachtbevestiging van 19 september 2005, hebben wij de jaarrekening 2006 van Gemeente Oostzaan gecontroleerd.

EP

T

De jaarrekening is de verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders. Wij hebben van het College een bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze jaarrekening te verstrekken op basis van onze accountantscontrole. Wij hebben de controleopdracht uitgevoerd in overeenstemming met in Nederland van toepassing zijnde Richtlijnen voor de Accountantscontrole.

C

Daarnaast zijn wij de verenigbaarheid met de jaarrekening nagegaan van de financiële en niet-financiële gegevens die bij de jaarrekening zijn gevoegd. Wij zijn daarbij in het bijzonder nagegaan of het Jaarverslag van het College verenigbaar is met de jaarrekening, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Wij zijn verplicht in onze accountantsverklaring melding te maken van eventuele door ons geconstateerde tekortkomingen dienaangaande.

C

O

N

Als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, samen met de beperkingen die inherent zijn aan elke beheersingsmaatregel, bestaat een onvermijdbaar risico dat zelfs een onjuistheid van materieel belang onontdekt blijft. Wij hebben onze controle op dusdanige wijze ingericht dat wij redelijkerwijs kunnen verwachten dat materiële onjuistheden in de jaarrekening of de financiële administratie zijn ontdekt (daarbij inbegrepen materiële onjuistheden als gevolg van fraude, fouten en niet-naleving van wettelijke of andere voorschriften). Van ons onderzoek kan en mag echter niet worden verwacht dat het alle materiële onjuistheden, fraude, fouten of niet-naleving van wettelijke of andere voorschriften die zouden kunnen bestaan, aan het licht zal hebben gebracht. Onze bevindingen rapporteren wij primair aan de betrokkenen, aan het management en het College. In dit verslag hebben wij op bestuurlijke hoofdlijnen onze voor de Raad belangrijkste bevindingen samengevat.



26

Soort accountantsverklaring Onder voorbehoud dat de door het College opgestelde jaarrekening 2006 ongewijzigd wordt aangenomen door de Gemeenteraad, hebben wij een goedkeurende accountantsverklaring afgeven ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening 2006 en een accountantsverklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid. Deze verklaring is gedateerd 12 juni 2007, de datum waarop wij onze controlewerkzaamheden hebben afgerond. In de jaarrekening waarop onze verklaring betrekking heeft, worden de volgende kengetallen getoond (in Euro’s): € 35.344.832 € 2.535.566 € 100.139

T

Balanstotaal Eigen vermogen Resultaat na bestemming

ACCOUNTANTSVERKLARING Verklaring betreffende de jaarrekening

EP

De volledige tekst van onze accountantsverklaring luidt als volgt:

C

Wij hebben de in dit verslag opgenomen jaarrekening 2006 van gemeente Oostzaan, bestaande uit de balans per 31 december 2006 en de programmarekening over 2006 met de toelichtingen, gecontroleerd.

C

O

N

Verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Oostzaan is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle



27

zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

EP

T

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de weten regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de gemeente. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente heeft gemaakt, en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1 % en voor onzekerheden 3 % van de totale lasten. Deze goedkeuringstolerantie is door de gemeenteraad bij besluit van 6 december 2005 vastgesteld.

C

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

C

O

N

Onderbouwing van het oordeel 1. In de jaarrekening is één aanbesteding verantwoord met een totale waarde van € 128.919 die ten onrechte niet Europees heeft plaatsgevonden. 2. Er zijn in de jaarrekening voor een bedrag van € 384.629 aan subsidieverstrekkingen verantwoord waarvan intern onvoldoende zichtbaar is gemaakt of voldaan is aan de rechtmatigheidscriteria recht, hoogte en duur. 3. Er zijn in de jaarrekening investeringen verantwoord voor een totaalbedrag van € 55.000, waarvoor door de gemeenteraad geen krediet is vrijgegeven. Het is in de jaarrekening onvoldoende zichtbaar gemaakt in hoeverre deze investeringen passen binnen het bestaande beleid van de gemeente, Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeente Oostzaan een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2006 als van de activa en passiva per 31 december 2006 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, uitgezonderd het effect van hetgeen is vermeld onder punt 1 en uitgezonderd het mogelijk effect van hetgeen is vermeld onder punten 2 en 3 in de paragraaf ‘Onderbouwing van het oordeel’, rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen.



28

Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

Controlebevindingen

T

Tijdens onze controlewerkzaamheden maken wij gebruik van de rapporterings- en goedkeuringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten voor de accountantscontrole op de jaarrekening en de interne controle van de gemeente Oostzaan. Hierin is opgenomen dat de accountant een goedkeurende verklaring afgeeft indien de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% en de onzekerheden minder zijn dan 3% van de totale lasten. Hieronder volgt een overzicht van de door ons geconstateerde verschillen groter dan € 15.000.

N

C

EP

Overzicht van gecorrigeerde verschillen Fout of Bedrag Resultaateffect Omschrijving onzekerheid (* € 1.000) (* € 1.000) Onjuiste presentatie interne vordering Fout 73 0 bouwleges Onjuiste verantwoording Fout 29 (29) behoedzaamheidsreserve Onjuiste presentatie betalingen onderweg Fout 2.559 0 Onvolledige verantwoording verplichtingen Fout 32 (32) Onjuiste resultaatverdeling 2005 Fout 141 (141) Totaal effect op exploitatie

2.834

(202)

O

Deze verschillen zijn door het College aangepast en zijn daardoor juist verantwoord in de jaarrekening.

C

Een aantal verschillen bleek echter niet corrigeerbaar door het College. Hieronder volgt een overzicht van de ongecorrigeerde verschillen groter dan € 15.000. Overzicht van ongecorrigeerde verschillen Fout of Bedrag Omschrijving onzekerheid (* € 1.000) Onrechtmatige aanbesteding Fout 129 leerlingenvervoer Onvolledige vastlegging besluitvorming Onzekerheid 385 subsidieverstrekking Investering in gemeentewerf zonder krediet Onzekerheid 55 Totaal effect op exploitatie



Resultaateffect (* € 1.000) (129) (385) 0

569

(514)

29

Impact op getrouwheidsoordeel Het totaal van de geconstateerde en ongecorrigeerde fouten is lager dan de controletolerantie van 1% die van kracht is voor fouten en 3% voor onzekerheden inzake getrouwheid voor de jaarrekening 2006. Impact op rechtmatigheidsoordeel De door ons geconstateerde onrechtmatig uitgevoerde aanbesteding van € 128.919 is gelijk aan 1,2% van de begroting, waardoor deze hoger is dan de tolerantie die wij bij de controle hanteren voor fouten. De onzekerheden in de subsidieverstrekking van € 384.629 zijn gelijk aan 3,6% van de totale begroting. Inclusief de onzekerheid ten aanzien van het niet vrijgegeven krediet voor de kosten voor de gemeentewerf bedraagt de onzekerheid 4,1% van de totale werkelijke lasten. Ook dit is hoger dan de tolerantie die wij bij de controle hanteren voor onzekerheden.

C

O

N

C

EP

T

Omdat de door ons geconstateerde fouten en onzekerheden hoger zijn dan onze controletoleranties, hebben wij een accountantsverklaring met beperking afgegeven ten aanzien van het aspect rechtmatigheid.



30

Bijlage B: Single Information, Single Audit

T

Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de bijlage inzake SISA bij de jaarrekening 2006 van de gemeente Oostzaan. Deze werkzaamheden zijn echter minder gedetailleerd dan de werkzaamheden bij de controle van de financiële verantwoording van de specifieke uitkering, zoals deze tot en met 2005 verplicht moest worden opgesteld. Onze werkzaamheden hebben gevarieerd tussen het beoordelen van de interne beheersing en het uitvoeren van detailcontroles. In de bijlage bij de jaarrekening zijn twee typen indicatoren opgenomen: A. indicatoren (bedragen en andere kwantitatieve gegevens, veelal prestatieindicatoren), die van invloed zijn op de financiële vaststelling; B. indicatoren, zonder invloed op de financiële vaststelling.

C

EP

Voor de eerste indicator geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de bijlage. Wel kunnen er verschillen ontstaan tussen bijlage en jaarrekening (bijvoorbeeld kasstelsel ten opzichte van baten- en lastenstelsel), omdat voor de indicatoren in de bijlage de weten regelgeving per specifieke uitkering leidend is. Wij hebben op deze indicatoren een reguliere rechtmatigheidcontrole uitgevoerd en, indien specifiek gevraagd is, de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. De tweede indicator heeft normaliter geen directe relatie met de gemeentelijke jaarrekening. Deze indicatoren zijn noodzakelijk voor het departementale jaarverslag. Bij deze indicatoren hebben wij alleen de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld.

N

Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) zwaardere rapportagetoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening.

C

O

In dit verslag van bevindingen hebben wij per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, opgenomen voor zover deze niet door de gemeente zijn gecorrigeerd. De financiële grens is afhankelijk gesteld van de omvangsbasis van de regeling. De omvangsbasis wordt gebaseerd op de gevraagde indicator. Bij een gevraagde indicator van “bestedingen gedurende het jaar” wordt de omvangsbasis bijvoorbeeld gevormd door de bestedingen in de regeling. De financiële grens is per specifieke uitkering:  € 10.000 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 100.000;  10% indien de omvangsbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is;  € 100.000 indien de omvangsbasis groter dan € 1.000.000 is. De rapporteringtolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole. Op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole uitgegeven door het Ministerie van BZK rapporteren wij middels onderstaande voorgeschreven tabel de geconstateerde fouten of onzekerheden per regeling.



31

1 2 3 4

Specifieke uitkering of overig WWB IOAW IOAZ BBZ 2004

Fout of onzekerheid geen geen geen geen

Financiële omvang in euro's Nvt Nvt Nvt Nvt

Toelichting fout/onzekerheid Nvt Nvt Nvt Nvt

C

O

N

C

EP

T

Zoals blijkt uit bovenstaande tabel hebben wij geen fouten of onzekerheden geconstateerd. Tevens hebben wij geen bevindingen gedaan die wij op basis van de uitgangspunten in de BAPG aan u dienen te rapporteren.



32

C

O

N

C

EP

T

Bijlage C: Detailbevindingen Interne beheersing



33

Nieuwe aanbevelingen


Prioriteit

Geen interne controle op de verwerking van salarismutaties door gemeente Landsmeer

EP

Bevinding Wij hebben geconstateerd dat er geen zichtbare controles worden uitgevoerd op de door gemeente Landsmeer verwerkte salarismutaties. Ontvangen verwerkingsbestanden worden rechtstreeks doorgeboekt en uitbetaald.

Urgent

N

C

Risico Het risico bestaat dat de verwerkte mutaties niet correct zijn en mogelijk onrechtmatig zijn doorgevoerd. Dit kan gevolgen hebben voor het oordeel over de rechtmatigheid in de jaarrekening.

O

Aanbeveling Wij bevelen u aan zichtbare interne controles uit te voeren op de retour ontvangen bestanden van de gemeente Landsmeer. Na autorisatie van deze bestanden mogen deze pas doorgeboekt en betaald worden.

C

A

Omschrijving



Commentaar management Zichtbare controle over het jaar 2006 heeft inmiddels plaatsgevonden. Controle is tevens opgenomen in het werkproces.

T

Aspect

34

Beheersingskader

Prioriteit

Overschrijding kasgeldlimiet

Hoog

EP

Bevinding We hebben geconstateerd dat de gemeente vanaf het tweede kwartaal 2006 de in de wet Fido opgenomen kasgeldlimiet overschrijdt.

C

Risico Door de overschrijding van het kasgeldlimiet, voldoet de gemeente niet aan de wet Fido. Dit kan gevolgen hebben voor het oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Daarnaast loopt de gemeente een risico op sancties van toezichthoudende organen.

O

N

Aanbeveling Wij bevelen u aan de overschrijding van de kasgeldlimiet te herstellen. Indien dit niet mogelijk mocht blijken, dan raden wij u aan hierover in contact te treden met de provincie.

C

B

Omschrijving



Commentaar management 1. De overschrijding is inmiddels hersteld; 2. Er is – via een werkproces – voor gezorgd, dat per heden de provincie tijdig wordt geïnformeerd over dreigende kasgeldlimiet-overschrijdingen. Er zal steeds een briefje worden gevoegd bij de staten die 4 keer per jaar voor de provincie worden opgesteld.

T

Aspect

35

Aanbevelingen voorgaande jaren

Risicoanalyse

Prioriteit

Risicomanagement

Hoog

Aanbeveling Wij bevelen u aan het risicomanagement binnen de gemeente Oostzaan verder te ontwikkelen.

C

Status 2006 Implementatie gestart

O

N

Follow up 2006 Zie voor de actuele status van deze bevinding paragraaf 4.5. interim management letter

C

1

Omschrijving



Commentaar management

EP

Aspect

T

Gemeentebrede processen

36

Medio 2007 wordt een notitie weerstandsvermogen opgesteld. Vanaf dat moment zal bij de risicoparagrafen steeds de relatie worden gelegd tussen de risico en het weerstandsvermogen.

Beheersingskader

Juridische control


Hoog

1. Elk kwartaal vindt controle plaats op de mandaatregeling; 2. Er is een plan van aanpak vastgesteld; 3. Thans wordt gewerkt aan een uitgebreid contractenoverzicht (welke, met wie, looptijden, wijzigingen, afloop, actualiteit, enz.); 4. Per 1 oktober 2007 zal een verplichtingen administratie operationeel zijn; 5. Voor 2007 wordt thans – samen met de accountant - gewerkt aan een plan van aanpak rechtmatigheid;

EP

Aanbeveling Wij bevelen u aan om een procedure op te stellen waarin waarborgen zijn opgenomen dat bij alle verplichtingen die de gemeente aangaat boven een door het college vastgesteld normbedrag, juridische toetsing en advies plaatsvindt door de juridisch controller. Tevens raden wij u aan zogenaamde legal audits (juridische interne controles) in de organisatie te verankeren om vast te stellen dat de procedure op een juiste wijze wordt toegepast.

Prioriteit

C

Status 2006 Implementatie gestart.

O

N

Follow up 2006 De verbetering van de juridische controlfunctie zal worden betrokken in het plan van aanpak rechtmatigheid.

C

2

Omschrijving

T

Aspect



37

Aspect Beheersingskader

Prioriteit

Planning & Control

Hoog

EP


O

N

C

Follow up 2006 Zie voor de actuele status van deze bevinding paragraaf 4.4. interim management letter



Commentaar management 1. Het concept-visiedocument en de kadernota P&C worden op advies van de accountant thans toegeschreven naar oostzaanse maat en schaal en daarna ter vaststelling aangeboden aan de gemeenteraad; 2. Vervolgens zullen wij uitvoeringsprogramma’s in de vorm van jaarplannen en meerjarenplannen opstellen; 3. In januari 2007 is een nieuwe medewerker P&C in dienst treden;

T

Aanbeveling Wij bevelen u aan de P&C cyclus te verbeteren.

C

3

Omschrijving

38

Beheersingskader

Prioriteit

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)

Hoog

Commentaar management De uitvoering van deze aanbeveling wordt meegenomen in het Plan van Aanpak rechtmatigheid, dat thans wordt opgesteld;

O

Status 2006 Geen actie ondernomen

N

C

EP

Aanbeveling Wij bevelen u aan een gemeentebreed M&O-beleid te ontwikkelen. In dit beleid wordt vastgesteld op welke wijze de gemeente waarborgt dat niet op een oneigenlijke wijze gebruik wordt gemaakt van gemeentelijke middelen. Dit kan enerzijds door waarborgen op te nemen in verordeningen en interne procedures (zoals het opnemen van kwalitatieve eisen aan subsidiënten en het creëren van functiescheidingen bij het beschikken over individuele subsidies) en de naleving van deze waarborgen. Daarnaast raden wij u aan een overkoepelende regeling samen te stellen waarin wordt verwezen naar de binnen de gemeente aanwezige regels op het gebied van misbreuk- en oneigenlijk gebruik om te waarborgen dat alle medewerkers van de gemeente op de hoogte zijn van de regels en de juiste toepassing van deze regels wordt bevorderd.

Follow up 2006 Het M&O beleid zal worden betrokken in het plan van aanpak rechtmatigheid.

C

4

Omschrijving

T

Aspect



39

Beheersingskader

Prioriteit

Centrale verplichtingenadministratie

Hoog


O

N

C

Follow up 2006 Bij de selectie van het nieuwe financieel systeem is aandacht besteed aan de mogelijkheid om verplichtingen te kunnen registreren.



Commentaar management Per 1 oktober 2007 zal een centrale verplichtingenadministratie operationeel zijn; zowel administratief als organisatorisch;

EP

Aanbeveling Wij bevelen u aan een centrale verplichtingenregistratie te hanteren (vanaf bestelling tot aan betaling) zodat een volledig inzicht ontstaat in de verplichtingen van de gemeente Oostzaan.

C

5

Omschrijving

T

Aspect

40

Beheersingskader

Ontbreken concernbreed beveiligingsbeleid


Hoog

In overleg met de leverancier is een apart/gescheiden netwerk gebouwd (DMZ), waarop thuiswerkers kunnen inloggen. In 2006 is een firewall aangeschaft (Cisco PIX). Het beveiligingsbeleid wordt in 2007 verder geprofessionaliseerd.

N


C

EP

Aanbeveling Het feit dat de gemeente bezig is met een belangrijke 'upgrade' van de infrastructuur en dat het thuiswerken door ambtenaren en raadsleden wordt overwogen, maakt het ons inziens nodig om het gewenste beveiligingsniveau te bepalen en om kaders te stellen aan informatiebeveiliging. Wij adviseren een risicoanalyse uit te voeren om te bepalen welke beveiligingsmaatregelen dienen te worden getroffen. Daarnaast adviseren wij procedures op te stellen om het beheer van autorisaties in het netwerk, de AS/400 en de bedrijfsapplicaties adequaat te kunnen uitvoeren.

Prioriteit

O

Follow up 2006 Het concernbrede veiligheidsbeleid wordt betrokken in het algemeen informatiebeleid van de gemeente. Dit beleid moet vormkrijgen na de verhuizing naar het nieuwe stadhuis en de herstructurering van de organisatie.

C

6

Omschrijving

T

Aspect



41

Beheersingskader

Beperkte omvang ICT-functie


Hoog

In overleg met de gemeente Landsmeer en op incidentele - en nog niet geformaliseerde - basis vindt achtervang vanuit Landsmeer plaats. Naar e verwachting zal er in het 3 kwartaal 2007 meer duidelijkheid zijn.

EP

Aanbeveling Wij adviseren na te gaan of de back-up functie voor de systeembeheerder kan worden uitgebreid tot minimaal 0,5 FTE. Een alternatief zou kunnen zijn dat voor 0,5 FTE een afroepondersteuningscontract wordt afgesloten met een leverancier van IT-beheer.

Prioriteit


O

N

C

Follow up 2006 In overleg met Gemeente Landsmeer en op incidentele- en nog niet geformaliseerde- basis vindt achtervang vanuit Landsmeer plaats

C

7

Omschrijving

T

Aspect



42

Monitoring

Prioriteit

Managementinformatie

Hoog


O

N

C

Follow up 2006 In 2006 is een keuze gemaakt voor een nieuw financieel systeem met ingang van 2007. Dit systeem zal betere waarborgen moeten bieden voor toereikende managementinformatie.



Commentaar management Nu de informatie steeds meer beschikbaar is, gaan we de omslag maken naar vraaggerichte informatie voor management en bestuur. In de loop van 2007 zal dit organisatorisch zijn gerealiseerd.

EP

Aanbeveling Wij bevelen u aan de managementinformatie verder te verbeteren door de vertaalslag te maken van beschikbare gegevens naar op de behoefte van het management toegesneden sturingsinformatie.

C

8

Omschrijving

T

Aspect

43

Sector Inwonerszaken en Middelen

Interne controlemaatregelen

Prioriteit

Beperkte interne controle op dienstverlening Zaanstad

O

N

C

EP

Aanbeveling Wij raden u aan de interne controle op de dienstverlening door gemeente Zaanstad te verbeteren. Dit is onder meer mogelijk door elk kwartaal de ontvangen rapportages aan te sluiten op de loonjournaalpost, duidelijke strategische doelstellingen en prestatieafspraken op te stellen en kennis te nemen van de rapportages van de interne controlefunctie binnen de gemeente Zaanstad. Tevens raden wij u aan van de accountant van de gemeente Zaanstad een accountantsverklaring te vragen specifiek gericht op de betrouwbaarheid van de administratieve organisatie en interne controle van de processen die de gemeente Zaanstad verricht ten behoeve van de gemeente Oostzaan.

Hoog

Status 2006 Implementatie gestart.

Follow up 2006 Zal worden betrokken bij het plan van aanpak rechtmatigheid.

C

9

Omschrijving



Commentaar management 1. Dit punt wordt opgenomen in het Plan van Aanpak rechtmatigheid, dat thans wordt opgesteld; 2. Over 2006 heeft de accountant aanvullende werkzaamheden uitgevoerd. Hieruit zijn geen verschillen gebleken.

T

Aspect

44


Prioriteit

Interne controle vindt niet zichtbaar plaats

Hoog

EP

Aanbeveling Wij raden u aan interne controlemaatregelen zichtbaar vast te leggen. Status 2006 Implementatie gestart.

O

N

C

Follow up 2006 Wij hebben vastgesteld dat de procedures ligt zijn aangescherpt maar dat het nog steeds onvoldoende zichtbaar is dat interne controlemaatregelen zijn uitgevoerd.

C

10

Omschrijving



Commentaar management Het management zal toezien op het zichtbaar vastleggen van interne controles.

T

Aspect

45

Beheersingskader

Prioriteit

Beperkte functiescheiding Financiën en Belastingen Aanbeveling Wij bevelen u aan controletechnische functiescheidingen te creëren binnen de afdeling Financiën en Belastingen.

EP


Hoog

O

N

C

Follow up 2006 Gezien de omvang van de organisatie is deze aanbeveling praktisch niet uitvoerbaar. Hoewel het risico blijft bestaan, zal onze aanbeveling volgend jaar niet worden opgenomen in ons rapport

C

11

Omschrijving



Commentaar management 1. Besproken met de accountant; 2. Punt zal niet meer terugkeren in de managementletter 2007;

T

Aspect

46


Prioriteit

Betaalbatches achteraf geaccordeerd

Hoog


O

N

C

Follow up 2006 Intern wordt gekeken om de procedure te wijzigen.

EP

Aanbeveling Wij bevelen u aan de toepassing van de betaalprocedures aan te scherpen.

C

12

Omschrijving



Commentaar management In overleg met de accountant zal worden bezien hoe deze huidige procedurele stap kan worden aangepast en wellicht ingetrokken.

T

Aspect

47

Sector Grondgebiedzaken

Beheersingskader

Prioriteit

Financieel bewustzijn en kennis binnen de sector is beperkt

Hoog (Middel)

C

EP

Aanbeveling Wij bevelen u aan de ondersteuning van de sectordirecteur bij de uitvoering van hun werkzaamheden binnen de planning & control cyclus te verbeteren en in overleg met de sectordirecteur budgetrapportages voorzien van adequate verschillenanalyses, met name op de te realiseren opbrengsten en frequentere communicatie met de afdeling Financiën en Belastingen te faciliteren. Status 2006 Risico verlaagd tot middel.

O

N

Follow up 2006 Door de sectordirecteur wordt het ontbreken van het financiële bewustzijn niet als zodanig herkend. De medewerkers van de sector denken mee inzake de beheersing en geven financiële input voor begroting en tussentijdse cijfers. Het risico inzake de beheersing van de opbrengstenstromen binnen de sector blijft bestaan. Naar onze mening is dit risico echter aan te merken als ‘middel’.

C

13

Omschrijving



Commentaar management 

In de nieuwe organisatie is een en ander anders georganiseerd; In het nieuwe financiële systeem is een verplichtingenadministratie en een projectadministratie ondergebracht; Er zullen nieuwe afspraken worden gemaakt tussen het nieuwe projectbureau en de ondersteuning vanuit financiën.

T

Aspect

48





Bijlage D: Gehanteerde indelingen Aspecten van interne beheersing Een adequaat intern beheersingssysteem omvat het geheel van procedures en maatregelen ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen omtrent effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen, betrouwbaarheid van financiële verslaggeving en naleving van wetten en regelgeving. In dit rapport hebben zijn de aanbevelingen gerangschikt naar de volgende aspecten van interne beheersing:

T

Beheersingskader. De organisatie en cultuur vormen het beheersingskader van een organisatie. Het omvat de integriteit en ethische waarden van de medewerkers, de betrokkenheid van het management bij interne beheersing en de organisatie van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

EP

Risicoanalyse. Risicoanalyse houdt in dat het management de verschillende risico’s onderkent, analyseert en daarbij anticiperend optreedt om deze risico's te mitigeren. Interne controlemaatregelen. Om de doelstellingen van het management te realiseren, is een samenstel van interne controlemaatregelen in de organisatie doorgevoerd. Deze bestaan onder andere uit functiescheidingen, (interne) afstemmingen en autorisaties.

C

Informatie en communicatie. De kwaliteit van de managementinformatie moet toereikend zijn om het management in staat te stellen de juiste beslissingen te kunnen nemen en moet voldoende onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken.

C

O

N

Monitoring. Monitoring betreft de wijze waarop binnen de organisatie gewaarborgd wordt dat het samenstel van interne beheersingsmaatregelen en procedures functioneert zoals het behoort te functioneren.



49

Prioriteitstelling De aanbevelingen zijn eveneens geclassificeerd naar mate van prioriteit, waarbij de volgende indeling is gehanteerd: Significante aandachtspunten die invloed hebben op de accountantsverklaring en derhalve opgelost dienen te zijn ten tijde van het opstellen van de jaarrekening.

“Hoog”

Significante aandachtspunten met een hoog risico en potentieel hoge impact op de verslaggeving, compliance en/of operationele performance.

“Middel”

Significante aandachtspunten met een gemiddeld risico en potentieel gemiddelde impact op de verslaggeving, compliance en/of operationele performance.

“Laag”

Aandachtspunten met een laag risico en potentieel lage impact op de verslaggeving, compliance en/of operationele performance.

EP

T

“Urgent”

C

Hierbij wordt opgemerkt dat de indeling alleen gebaseerd is op de controlebevindingen en bedoeld is om een indicatie te geven van ons oordeel over de volgorde in prioriteit waarmee de aanbevelingen geïmplementeerd zouden moeten worden. De uiteindelijke beslissing over de prioriteit van de individuele aanbevelingen is de verantwoordelijkheid van het management en de Directie.

N

Status van implementatie Voor de aanbevelingen die door ons in voorgaande jaren zijn gerapporteerd is de status aangegeven ten tijde van de interim-controle. Daarbij is de volgende indeling gehanteerd: Er is door het management (nog) geen actie ondernomen ter implementatie van onze aanbeveling.

O


Management heeft actie genomen om onze aanbeveling te implementeren, maar de implementatie is nog niet gereed.

Geïmplementeerd

De aanbeveling is (substantieel) geïmplementeerd.

C




50

Rechtmatigheid op koers*

Recommend Documents