Interne controle 2011 op rechtmatigheid gemeente Zwijndrecht

Interne controle 2011 op rechtmatigheid gemeente Zwijndrecht

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave .............................................................................................................................................................2 1. Inleiding .........................................................................................................................................................3 2.1 Doelstelling IC ...............................................................................................................................................5 2.2 Analyse ..........................................................................................................................................................5 2.3 Bevindingen, analyse en rapportage ..............................................................................................................6 2.4 Niet-financiële rechtmatigheid.......................................................................................................................7 2.5 Criteria financiële rechtmatigheid..................................................................................................................7 3. Financiële analyse ................................................................................................................................................9 3.1 Prioriteitenstelling van processen ..................................................................................................................9 3.2 Invulling prioriteiten ......................................................................................................................................9 3.3 Uitwerking rechtmatigheidcontrole .............................................................................................................11 4. Uitwerking IC (werkvelden over de eerste zeven maanden)..............................................................................13 4.1 Interne Controle voor de inkopen/ aanbestedingen......................................................................................13 4.2 Interne controle op de secretarie leges.........................................................................................................15 4.3 Interne Controle op de subsidies..................................................................................................................16 4.4 Interne Controle op gemeenschappelijke regelingen ...................................................................................18 4.5 Interne Controle op de begrafenisrechten ....................................................................................................19 4.6 Interne controle op de marktgelden .............................................................................................................20 4.7 Interne Controle op de Overige belastingen en leges (Parkeerbelasting) ....................................................21 4.8 Interne Controle op de Overige belastingen en leges (Omgevingsvergunningen).......................................22 4.9 Interne Controle op het verhuren van accommodaties.................................................................................23 5. Uitwerking IC (jaarlijkse werkvelden, eenmalig uitvoeren) ..............................................................................24 5.1 Interne controle op grondexploitaties ..........................................................................................................24 5.2 Interne Controle op de afschrijvingen..........................................................................................................25 5.3 Interne controle op reserves en voorzieningen ............................................................................................26 5.4 Interne controle op algemene uitkering .......................................................................................................27 5.5 Interne controle op erfpacht industrieterreinen............................................................................................28 5.6 Interne controle op het leerlingenvervoer ....................................................................................................29 6. Uitwerking IC in samenwerking met het regionaal audit projectteam in de volgende processen......................30

Pagina 2 van 30

1.

Inleiding

Van een gemeente wordt geacht zich aan interne en externe regelgeving te houden in de uitvoering van haar processen. Vanaf 2004 is de rechtmatigheidcontrole een nieuw element in het certificeringtraject van de jaarrekening. Daardoor is het onderwerp rechtmatigheid meer in het daglicht te komen staan. Van de gemeente wordt verwacht dat dit aspect in de bedrijfsvoering is verankerd, middels de aanwezigheid van een normen- en toetsingskader en de borging van de naleving van alle regelgeving door werkwijze en interne controle. Het normenkader is een inventarisatie van relevante wet- regelgeving. In het toetsingskader ligt vast welke aspecten uit de regelgeving met interne controle worden getoetst. Het normenkader rechtmatigheid wordt door de gemeenteraad vastgesteld. In dit controleplan staat hoe wij interne controle uitvoeren. Zo geven we aan: a) op welke aspecten we ons focussen, b) welke processen met bijhorende regelgeving we toetsen, c) wie de controle uitvoert d) welk resultaat we nastreven Aspecten We richten ons primair op het toetsen van de financiële rechtmatigheid. Dat is hetgeen minimaal vereist is in het certificeringtraject. De financiële rechtmatigheid heeft de scope van de financiële beheershandelingen, de vastleggingen in de administraties daarvan en de garantstellingen. De financiële beheershandelingen zijn handelingen met betrekking tot transacties, overdrachten, financieringen en vermogensmutaties. De criteria welke van belang zijn in het kader van financiële rechtmatigheid (en hiermee toetsingscriteria) betreffen: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en mis & oneigenlijk gebruik. Bij het voorwaardencriterium wordt op advies van de landelijke Commissie Rechtmatigheid de minimumvariant aangehouden, namelijk de artikelen met betrekking tot recht, hoogte en duur. We gaan uit van het reeds aanwezige toetsingskader, welke als bijlage is opgenomen. Het is ontwikkeld in 2006 en wordt elk jaar aan het eind van het jaar aangepast ( aan de in dat jaar veranderde weten regelgeving), opdat ze in een van de laatste vergadering door de gemeenteraad kan worden vastgesteld. Om hier al zoveel mogelijk op in te spelen is het controleprotocol 2011 (vastgesteld door de raad) bij de uitgevoerde controles betrokken. In hoofdstuk 2 worden het doel en de aspecten rondom de interne controle en de inrichting hiervan verder uitgewerkt. Processen In hoofdstuk 3 wordt aan de hand van een financiële analyse processen geselecteerd die meegenomen worden in de interne controle. Bij deze selectie is een onderscheid gemaakt tussen processen die gedurende het jaar worden meegenomen in de interne controle en aan het einde van het jaar. De processen die gedurende het jaar in de interne controle worden betrokken worden verder uitgewerkt in hoofdstuk 4, de processen die aan het einde van het jaar worden gecontroleerd in hoofdstuk 5. Uitvoering controle De Interne Controleur voert de toetsing uit. Dit is een nieuwe functie sinds april 2007. In dit plan vermelden we de diepgang van de toetswerkzaamheden en op welke wijze de intern controleur communiceert over onder andere zijn bevindingen. Volledigheidshalve melden we dat de interne controleur naast de financiële rechtmatigheid ook scherp let op andere aspecten van de bedrijfsvoering. Dit zijn elementen die niet altijd een link hebben met financiële rechtmatigheid, maar wel met onze werkwijze. Te denken valt aan zaken Pagina 3 van 30

als de administratieve organisatie, de naleving van onze afspraken en verrichten van diverse onderzoeken. De prioriteiten staan in een apart werkdocument weergegeven, getiteld “Overige interne controle aspecten 2009/2010”. Als tip van de sluier kunnen we melden dat het dan om zaken gaat zoals de naleving van de regels inzake adviesnota’s, onderzoek naar de kostendekkendheid van leges, het nakomen van afspraken met de raad (afwikkeling van moties, toezeggingen etc. binnen de geldende termijnen). Dit “meerwerk” van de interne controleur valt echter buiten de scope van dit rapport. Gewenst resultaat Onze aanpak is cyclisch: na vaststelling van het normenkader, starten we middels de jaarlijkse uitvoering van interne controle met monitoring. Vervolgens treffen we beheersmaatregelen of passen we die zaken aan waarbij risico’s, ongemakken, gebreken of fouten worden geconstateerd. Zo schonen we de regelgeving op (kwaliteit verbeteren, consistent maken met beleid, intrekken oude verordeningen) en verbeteren we de interne “bedrijfsvoering” met betrekking tot rechtmatigheid. Het streven is om over 2011 een goedkeurende verklaring te krijgen. Voor een dergelijke verklaring geldt een tolerantie van maximaal 1% voor fouten en maximaal 3 % van de begroting voor onzekerheden voor de jaarrekening als geheel, getoetst naar de criteria van begroting, mis- en oneigenlijk gebruik en voorwaarden. Aangezien we werken met steekproeven en waarnemingen, hanteert de accountant bovenop deze percentages nog een marge van circa een derde voor extrapolatie. Dit betekent dat we uitgaan van ongeveer 1%, respectievelijk 3% van tweederde van de jaarrekening.

2.

INTERNE CONTROLE (IC) ALGEMEEN

Pagina 4 van 30

2.1

Doelstelling IC

De algemene definitie van interne controle is ‘controle ten behoeve van of door de leiding van de huishouding, om zekerheid te krijgen of de gestelde doelen worden bereikt’. De doelstelling van de interne controle met betrekking tot rechtmatigheid is het verkrijgen van inzicht in werking van de organisatie met betrekking tot de beheersmaatregelen voor borging rechtmatigheid. Het inzicht wordt verkregen door de in opzet aanwezige maatregelen aan de praktijk te toetsen. Naast het bestaan en de werking van de interne organisatie zullen ook de uitkomsten worden getoetst. Met deze toetsing wordt inzicht verkregen in de kwaliteit van de werking van de interne beheersmaatregelen en inzicht in het oordeel inzake de rechtmatigheid van de gecontroleerde post. De interne controle over de eerste zeven maanden heeft tevens als doel een beeld te krijgen hoe de gemeente er op dit moment voor staat en welke acties (herstelwerkzaamheden) nog ondernomen dienen te worden om een goedkeurende accountantsverklaring betreffende rechtmatigheid alsnog te kunnen ontvangen. Daarnaast wordt het gebruikt als input voor de interim-controle van de accountant. Aan de hand van de bevindingen worden (indien van toepassing) fouten hersteld, de controles uitgebreid dan wel de beheersmaatregelen aangepast. Een indicatie hiervoor kan zijn als het geheel aan geconstateerde fouten gevolgen heeft of in de toekomst kan hebben voor de accountantsverklaring. De accountant gebruikt de uitkomsten van de interne controle werkzaamheden voor zijn controle in het certificeringtraject voor de jaarrekening.

2.2

Analyse

Aangezien jaarlijks dient te worden vastgesteld of de gemeente rechtmatig handelt, dienen in ieder geval de processen met een grote financiële impact jaarlijks met de interne controle te worden meegenomen. De selectie van die “grote impact” processen heeft plaatsgevonden via de IV 3 financiële analyse (zie hoofdstuk 3). Daarnaast kunnen ook processen met relatief meer regels, maar minder omvangrijke financiële impact meegenomen worden in de interne controle. Uit de interne controle kan tussentijds een beeld gevormd worden hoe de processen lopen en welke verbeterpunten er zijn. Vanaf 2006 zijn vrijwel alle processen geraakt met de interne controle. Soms hebben wij een verbonden partij gevraagd ons een certificaat te overhandigen waaruit blijkt dat de processen die ze voor ons uitvoeren rechtmatig zijn uitgevoerd. In 2011 zullen we wederom vrijwel alle processen raken. De financiële analyse is uitgevoerd met behulp van de IV3 matrix over 2010. Deze matrix geeft inzicht in alle baten en lasten per categorie, product, functie en balanspost. De uitkomsten van deze analyses staan opgenomen onder hoofdstuk 3. De geselecteerde processen zijn te lezen in paragraaf 3.3. De “sociale zaken processen” voeren we dit keer niet zelf uit, de interne controle daarover doet de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD), zelf. Ook de processen van de IBD (Ingenieursbureau Drechtsteden) worden niet meegenomen in de interne controle. Dit doet het IBD zelf. In juni 2009 heeft het Coördinerend Overleg Bedrijfsvoering (COB) ingestemd met het projectplan “Auditing in het Netwerk”. Daarnaast zijn ter uitvoering van audits zgn. auditteams samengesteld. Voorwaarde is dat de teamleden geen onderzoek doen in de gemeente waar zij werkzaam zijn. In 2011 een regionale rechtmatigheidaudit over de volgende onderwerpen: a. Personeelskosten. b. Inkoop en Aanbesteding. c. Treasury. d. Financiële administratie (betalingen en ontvangsten)

Pagina 5 van 30

2.3

Bevindingen, analyse en rapportage

2.3.1 Algemeen Resultaat van de interne controle is een beeld c.q. een intern oordeel, hoe deze geselecteerde processen gedurende een bepaalde periode gefunctioneerd hebben en de kwaliteit van de hierin opgenomen beheersmaatregelen is en welke onzekerheden, fouten c.q. onjuistheden zijn gevonden. Bij de uitvoering van de interne controle is in overleg met de accountant gekozen voor een steekproef van 25 deelwaarnemingen per proces. Indien van dit aantal afgeweken wordt, wordt dit toegelicht bij het desbetreffende proces. De uitkomsten van de werkzaamheden worden samengevat en geëvalueerd. Het onderzoek en de uitkomsten worden vastgelegd in een verslag van bevindingen: welke processen zijn bekeken, welke financiële massa vertegenwoordigen deze processen, welke massa is gecontroleerd en welke massa is als onzekerheid, fout of onjuistheid aangemerkt. In het verslag van bevindingen wordt per bevinding een aantekening gemaakt en een aantekening over de afwikkeling ervan. Uit de evaluatie van de bevindingen moet kunnen worden herleid in hoeverre fouten/ onjuistheden en dergelijke van incidentele aard zijn dan wel van structurele aard en in hoeverre dit bijgestuurd kan worden. Uitkomsten kunnen na evaluatie leiden tot uitbreiding van de waarnemingen, bijsturing van de praktijk, herstellen van eventuele fouten, aanpassing van het proces en/of extra (repressieve) IC werkzaamheden. 2.3.2 Analyse van soorten fouten In de bevindingen zal sprake zijn van verschillende soorten fouten, zowel naar aard als naar oorzaak:  Procedurele fout zonder rechtmatigheidfout(en). Deze fout heeft wellicht gevolgen voor de keuze van aanpak van de gegevensgerichte werkzaamheden (uitbreiding wanneer blijkt dat de procedure fout een structureel karakter kent).  Procedurele fout met rechtmatigheidfout(en). Dit is een groter probleem. De volgende analyse moet (eventueel per soort fout) worden uitgevoerd: o Is sprake van een externe en/of een interne rechtmatigheidfout? Is sprake van een externe fout dan verzoeken we de verbonden partij maatregelen te treffen. Is sprake van een interne fout dat bekijken we of het nog is te herstellen. o Is verder onderzoek nodig? Daarvoor kijken we naar de volgende zaken:  Is sprake van een fout of is iets niet (adequaat) onderzocht waardoor onzekerheid bestaat? Bekeken moet worden of op dat onderdeel nader onderzoek mogelijk is.  Is sprake van een incidentele of een structurele fout? Structurele fouten zijn relatief eenvoudig nader te onderzoeken om zo de relevante fout voor de gehele massa te bepalen. Een voorbeeld van een structurele fout is het over de gehele linie een foute berekening hanteren voor bijvoorbeeld bouwleges. Incidentele fouten zijn niet structureel, maar kunnen zich wel in de gehele massa voordoen. “Incidentele fouten komen structureel voor”. Ze zijn moeilijk op te sporen en door te rekenen naar de massa. Unieke fouten zijn van dien aard dat ze verder niet meer in de massa voorkomen. In feite zijn het structurele fouten die zich éénmalig voordoen. Aangetoond moet worden dat de fout zodanig van aard is dat deze verder niet meer voorkomt. Hiervoor is veelal nader onderzoek noodzakelijk.

Pagina 6 van 30



Is de fout toe te wijzen aan een deelmassa die nader onderzocht kan worden? Bijvoorbeeld fouten in de vaststelling van de reiskosten. Het is dan zinvol alle vergoedingen aan personeel op dat aspect te bekijken en apart te analyseren. Indien alleen fouten worden gevonden bij dit onderdeel kan hiervan een aparte selectie worden gemaakt om nader te onderzoeken op de potentiële fout, waarna herstelacties kunnen plaatsvinden dan wel kan een schatting worden gemaakt van de maximale fout.

2.3.3 Rechtmatigheidfouten De rechtmatigheidfouten worden onderverdeeld in financieel kwantificeerbare tekortkomingen en tekortkomingen die alleen in kwalitatieve zin verantwoord kunnen worden. Kortweg komt het erop neer dat nagenoeg alle fouten financieel vertaald moeten worden. Dat betekent dat als aan een wettelijke voorwaarde niet zichtbaar is voldaan (dus of fout, of onzeker is) dit financieel vertaald wordt in het onrechtmatigheidpercentage. Alle onzekerheden meetellen als onrechtmatig leidt tot waarschijnlijk onaanvaardbare uitkomsten. De onzekerheden zullen dus nader onderzocht moeten worden (bijvoorbeeld door het alsnog opvragen van stukken of het alsnog uitvoeren van een onderzoek) om zo de consequentie en daarmee de mogelijke schadelast te bepalen.

2.4

Niet-financiële rechtmatigheid

De niet financiële rechtmatigheid betreft de handelingen en beslissingen waarvan geen financiële vertaling wordt gemaakt: geen baten/lasten etc. Bijvoorbeeld het naleven van privacywetgeving en de regels inzake openbaarheid van bestuur. De niet financiële rechtmatigheid zou beheerst moeten worden door een intern systeem van risicoafweging. In principe blijft de inhoud hiervan buiten de scope van het accountantsonderzoek. Echter: wanneer risico’s en gebeurtenissen een financiële vertaling krijgen (bijvoorbeeld uitoefenen van een claim) dan zal de accountant op termijn het wel bij zijn onderzoek betrekken. Ons interne systeem van risicoafweging bevat volgens de accountant minimaal:  een regelmatige en gestructureerde monitoring van de interne en externe omgeving;  periodieke actualisering van beslissings- en beschikkingsbevoegdheden binnen de organisatie;  een centrale registratie van klachten, claims en geschillen. De Wet Melding Ongebruikelijke Transacties (MOT) is in eerste instantie relevant voor de nietfinanciële rechtmatigheid. De wet MOT moet ervoor zorgen dat ongebruikelijke transacties worden gesignaleerd en gemeld. Het implementeren van deze monitoring zal onderdeel uit moeten maken van het interne systeem van risicoafweging. Overigens zou de primaire signalering moeten plaatsvinden bij de betaal- en ontvangstprocedures van de gemeente (dus financiële beheershandelingen). De richtlijnen in kader van frauderisicoanalyse en integriteit maken ook onderdeel uit van het beheersingssysteem van de niet-financiële rechtmatigheid. In dit controleplan wordt alleen een handreiking gegeven voor de interne controle op de financiële rechtmatigheid. De niet-financiële rechtmatigheid wordt zoals gemeld apart aangepakt. De accountant adviseert ons een aantal instrumenten in te stellen (aanvullen regelgeving m.b.t. integriteit/ instellen centraal meldpunt claims/ aanstellen coördinator fraude & integriteitsvraagstukken/ etc) voordat hierop interne controle kan worden uitgeoefend. Een preventieve interne controle maatregel op dit punt zou het inzetten van een jurist bij risicovolle processen kunnen zijn. Bijvoorbeeld bij het opzetten van bouwplannen en behandeling claims.

2.5

Criteria financiële rechtmatigheid

De criteria waaraan de financiële beheershandelingen (de processen en de uitkomsten) worden getoetst, betreffen de volgende: Pagina 7 van 30

 Begrotingscriterium  Misbruik en oneigenlijk gebruik  Voorwaardencriterium 2.5.1 Begrotingscriterium De begroting van de gemeente Zwijndrecht is onderdeel van het normenkader waar de resultaten aan getoetst moeten worden. Begrotingsoverschrijdingen zijn in eerste instantie daarom onrechtmatig. Een nuancering is aangebracht door te laten nagaan of de overschrijdingen passen binnen het door de Raad geformuleerde beleid. De gemeente dient een analyse te maken van alle begrotingsoverschrijdingen naar aard en oorzaak, waarna de Raad zich uitspreekt over de aanvaardbaarheid en daarmee rechtmatigheid van de geconstateerde afwijkingen. Deze evaluatie vindt in principe plaats op programmaniveau. 2.5.2 Mis- en oneigenlijk gebruik De gemeente heeft een taak in het voorkomen van misbruik of oneigenlijk gebruik van haar regelingen. Dit zou namelijk een onrechtmatigheid in de uitgaven of ontvangsten betekenen. Hiertoe dient de gemeente een beleid te voeren, waarover verslag wordt gedaan in het jaarverslag of de toelichting op de jaarrekening: de opzet, uitvoering en resultaten van dit beleid. 2.5.3 Het voorwaardencriterium De financiële beheershandelingen (kortweg: het uitgeven en ontvangen van geld) is gebonden aan diverse voorwaarden waaraan getoetst moet worden. De voorwaarden zijn afkomstig uit de diverse interne en externe regelgeving en hebben betrekking op aspecten als termijn, administratieve bepalingen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De raad kan zelf bepalen welke artikelen van de verordeningen als normenkader dient te worden aangemerkt. Op basis van advies van de landelijke Commissie Rechtmatigheid heeft Zwijndrecht ervoor gekozen om de minimumvariant hierin aan te houden, te weten de artikelen met betrekking tot recht, hoogte en duur. Bij deze keuze is rekening gehouden met het groeimodel dat de gemeente hanteert. Dit voorwaardencriterium is nader geoperationaliseerd in een toetsingskader. Per verordening is vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Deze artikelen zijn vervolgens weer verwerkt in de werklijsten voor de interne controle op de desbetreffende processen. In het interne controle plan over 2011 wordt in principe alleen het voorwaardencriterium getoetst. Indien bij beoordeling van de processen blijkt dat op het gebied van het begrotingscriterium of het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik niet voldaan wordt aan rechtmatigheid, dan zal dit ook gerapporteerd worden.

Pagina 8 van 30

3.

FINANCIËLE ANALYSE

3.1

Prioriteitenstelling van processen

De invoering van de rechtmatigheidcontrole kan risicoanalytisch worden aangepakt, waarbij de prioriteitenstelling vooral afhangt van financiële en politieke risico’s. Om een ‘Top 10’ te kunnen samenstellen van belangrijkste risicogebieden is gebruik gemaakt van de IV3-matrix en de al beschikbare inventarisatie van externe- en interne weten regelgeving. Door middel van de IV-3 matrix kan men in één oogopslag per functie/balanspost en daaraan gekoppeld de categorie de financiële omvang van een proces/product in beeld brengen. In de lijst externe- en interne weten regelgeving zijn alle voor de gemeente van toepassing zijnde wetten gerubriceerd naar programma en vervolgens genummerd. Wanneer deze indeling per programma wordt opgenomen in de IV-3 matrix, kan op totaal niveau worden bepaald welke programma’s uit de lijst van weten regelgeving qua financiële omvang het hoogst scoren. Deze toekenning naar financieel belang is intern al gemaakt. Samen met de wetten waaraan een hoog politiek risico wordt toegekend, is een top 10 van te toetsen processen samengesteld. Ook de tussentijdse (interim) en eindejaarscontrole controle van de accountant heeft input opgeleverd voor het inzichtelijk krijgen van de risicogebieden voor de rechtmatigheidcontrole. Een aantal door de accountant onderkende belangrijkste risicogebieden zijn:  Nieuwe dan wel aangepaste regelgeving: Wet Werk en Bijstand, WMO, Besluit Begroting en Verantwoording, Verordeningen 212, 213 en 213 a.  Externe spelregels: EU regels met betrekking tot Staatssteun en aanbesteding en de formele naleving van de overige externe weten regelgeving.  Scherpere spelregels: Besluit Begroting en Verantwoording.  Voorwaardencriterium: In externe- en interne weten regelgeving opgenomen termijnen, bevoegdheden, doelgroep en oude besluiten.  Relaties met derden: Termijnen en voorwaarden bij belastingheffing en specifieke subsidies, criteria waarvoor kosten mogen worden verantwoord richting derden. Deze risicogebieden zijn in ieder geval meegenomen in het opstellen van het controleplan.

3.2

Invulling prioriteiten

Om aan te geven welke processen belangrijk zijn, is aan de hand van de IV3 (Informatie voor derden) de matrixperiode 5 (jaarrekening 2010) overgenomen voor de indeling naar categorieën. De indeling naar categorieën is inclusief de boekingen op de kostenplaatsen. Per categorie is een berekening gemaakt hoe belangrijk de post is, uitgedrukt in een percentage van het totaal. Hierbij is tevens een onderscheid aangebracht tussen de lasten en de baten.

Pagina 9 van 30

Aan de hand van deze prioriteitenstelling komen we tot de indeling in de volgende processen: Indeling in de belangrijkste processen van 2010 Lasten 1 Inkopen

(x 1000) €

in %

21.423

2 Personeel

€

15.205

3 Subsidieverstrekkingen

€

35.624

4 Uitkering WWB

€

1.220

5 Grondexploitatie

€

20.320

6 Afschrijvingen

€

6.346

Baten

12,2% Algemene uitkering(incl. WMO) 8,7% Uitkering WWB 20,3% Overige subsidies/bijdragen 0,7% Grondexploitatie 11,6% OZB 3,6% Riolering-reiniging

(x1000) €

in%

44.509

25,3%

€

17.980

10,2%

€

17.414

9,9%

€

14.439

8,2%

€

7.776

4,4%

€

8.441

4,8%

7 Treasury

€

4.251

2,4% Huren/pachting

€

2.633

1,5%

8 WMO

€

2.436

1,4% Overige belastingen/leges

€

1.734

1,0%

9 Leerlingenvervoer

€

548

10 Mutaties reserves

€

13.012

Interne boekingen

€

41.159

Kapitaallasten

€

13.797

Overig

€

338

Totaal

€

175.679

0,3% Vermogensbeheer

€

2.502

1,4%

7,4% Mutaties in reserves

€

12.158

6,9%

€

29.631

16,9%

7,9% Kapitaallasten

€

15.931

9,1%

0,2% Overig

€

534

0,3%

100% Totaal

€ 175.682

100%

23,4% Interne boekingen

Hieronder wordt per proces een toelichting gegeven, uit welke delen de processen bestaan. Uitgaven:  Kosten – Indeling van uitgaven betreffende personeel van derden, betaalde belastingen, energie, aankopen niet duurzame goederen en diensten e.d.  Personeel – hieronder vallen de uitgaven ten aanzien van het personeel en de sociale uitkeringen  Subsidieverstrekkingen – hierin zijn voornamelijk inkomensoverdrachten aan instellingen en overige overheden e.d. opgenomen  Uitkeringen in het kader WWB (wet werk en bijstand), Ioaw, Ioaz, Bbz, bijzondere bijstand en de rijksbijdragen ter financiering van de uitkeringen  Grondexploitatie – hieronder vallen uitgaven en inkomsten zoals aankopen grond, kosten algemene plannen, opbrengst verkoop grond e.d.  Afschrijvingen – hieronder vallen de afschrijvingslasten van de investeringen.  Vermogensbeheer – indeling van uitgaven en inkomsten op het gebied van rente, handelskredieten, effecten lang- en kortlopende effecten, lang—en kortlopende leningen, derivaten, deposito e.d.  WMO – Uitkeringen in het kader WVG (wet voorziening gehandicapten) e.a.  Leerlingenvervoer – uitgaven in het kader van leerlingenvervoer speciaal onderwijs.  Mutaties in reserves Inkomsten:  Algemene uitkering  Uitkeringen WWB e.a. – zie uitgaven  Overig subsidies/bijdragen – hierin zijn voornamelijk de overige rijksbijdragen (zoals onderwijs) en subsidies/bijdragen van andere instellingen en lokale overheden opgenomen  Grondexploitatie – zie uitgaven  OZB – onder deze post zijn de inkomsten van de onroerende zaakbelastingen opgenomen  Riolering/ reiniging – hieronder vallen de opbrengsten van de riool- en reinigingsrechten  Huren en pachten - hieronder vallen de opbrengsten van de verhuur van bijvoorbeeld sportvelden  Overige belastingen/leges – hieronder vallen de opbrengsten van de secretarieleges, de grafrechten en de bouwleges.  Vermogensbeheer – zie uitgaven  Mutaties in reserves

Pagina 10 van 30

Daarnaast wordt nog onderscheiden de interne doorbelastingen van uren en kosten aan andere processen – betreffen geen proces en zijn hierdoor afzonderlijk opgenomen. De uitgaven en inkomsten van de interne doorberekeningen vallen tegen elkaar weg en lopen hierdoor neutraal door de jaarrekening. Bij de balans zijn met name investeringen in (im)materiële activa een risicovolle post die niet direct in de exploitatierekening terugkomen. Onder investeringen vallen de uitgaven met betrekking tot de investeringen, aankopen duurzame goederen, kapitaallasten en investeringsbijdragen e.d. De omvang van deze investeringen is volgens de IV3-matrix nu € 13,8 miljoen. Interne controle op investeringen is meegenomen bij de inkopen/ aanbestedingen. Het aangaan en verstrekken van leningen, wat tot uitdrukking komt in de balans, wordt behandeld bij het onderdeel ‘Vermogensbeheer’.

3.3

Uitwerking rechtmatigheidcontrole

Om de rechtmatigheidcontrole verdere “handen en voeten” te geven zijn op basis van een inschatting van financiële impact en hoeveelheid regelgeving een aantal processen geselecteerd ten behoeve van de interne controle op rechtmatigheid. Voor een aantal processen is het efficiënter om deze aan het einde van het jaar mee te nemen in de interne controle. Het controleplan is daarom onderverdeeld in processen die gedurende het jaar gecontroleerd worden en processen die aan het einde van het jaar gecontroleerd worden. De volgende processen zijn geselecteerd voor de controle over de eerste zeven maanden in 2011:  Inkopen/ Aanbestedingen  Secretarieleges  Subsidieverstrekkingen (lasten)  Gemeenschappelijke regelingen  Begrafenisrechten  Marktgelden .  Parkeerbelastingen  Leges Omgevingsvergunningen  Verhuur accommodaties Voor deze controle wordt een afzonderlijke rapportage opgesteld. In het eerste kwartaal van 2012 worden voor deze processen de overige vijf maanden meegenomen in de interne controle. De volgende processen zijn geselecteerd voor controle eenmalig over het gehele jaar. Dit kan zijn omdat ze feitelijk pas definitief worden afgerond na afloop van het jaar, dus in het eerste kwartaal van 2012. Of het kan zijn dat het specifieke processen zijn, waar vorig jaar weinig mee aan de hand was. Bij de eenmalige controle wordt dus het gehele kalenderjaar 2011 gecontroleerd. Het betreft de onderdelen:      

Grondexploitatie (lasten en baten) Afschrijvingen Reserves en voorzieningen Algemene uitkering Leerlingenvervoer Erfpacht industrieterreinen en andere erfpachten

Pagina 11 van 30

Deze processen vallen onder het projectplan “Auditing in het Netwerk” en worden eenmalig over het gehele jaar in het eerste kwartaal van 2012 uitgevoerd.      

Inkoop en aanbesteding Personeelskosten Treasury Onroerende zaak belasting Riolering en reiniging Hondenbelasting

Vooruitlopend op de bepaling van de onderwerpen, wordt voor 2011 in ieder geval gedacht aan de volgende onderwerpen (dit mede op advies van en in overleg met de accountant van het SCD): a. Personeelskosten. b. Inkoop en Aanbesteding. c. Treasury. d. Financiële administratie (betalingen en ontvangsten) De processen van de SDD zoals Wet Werk en Bijstand nemen wij niet mee in de IC, maar deze worden intern door de SDD gecontroleerd. Per proces zal een controleplan worden opgesteld waarbij de relevante weten regelgeving wordt opgenomen. Aan de hand van deze weten regelgeving is een checklist vervaardigd. De checklist is opgebouwd aan de hand van de van toepassing zijnde gemeentelijke verordeningen. De checklisten hebben een tweeledig doel. Ten eerste dienen deze als ondersteuning voor de afdeling, aangezien de checklist per verordening aangeeft wat de bepalingen zijn. Ten tweede dienen deze voor de interne controle. De interne controle zal door de interne controleur worden uitgevoerd. In de volgende hoofdstukken wordt per proces het plan verder uitgewerkt.

Pagina 12 van 30

4.

UITWERKING IC (WERKVELDEN OVER DE EERSTE ZEVEN MAANDEN)

In de vorige paragraaf zijn aan de hand van een financiële analyse de processen aangegeven die meegenomen worden in de interne controle. In deze paragraaf gaan we dit vertalen per werkveld en wordt de opzet van de interne controle per werkveld hierop gebaseerd. Per werkveld volgt een overzicht van de doelstelling, referenties naar het toetsingskader, beschrijving van de interne controle, het aantal waarnemingen en de uitkomsten en rapportage.

4.1

Interne Controle voor de inkopen/ aanbestedingen

De controle op dit onderdeel is nog niet definitief besloten, lokaal of regionaal. De regionale inkoop heeft de sterke voorkeur van de accountant van het SCD. In afwachting van dit besluit over de eerste zeven maanden geen resultaten. De gemeentelijke nota aanbestedingen heeft betrekking op verschillende soorten inkopen en aanbestedingen, n.l. vanuit het investeringsprogramma of van levering en diensten. Voor elk van deze aanbestedingsvormen geldt dat er een risico bestaat dat de gemeente Zwijndrecht de aanbestedingen onrechtmatig, ofwel niet volgens de daartoe geldende procedure, uitvoert en hierdoor geconfronteerd wordt met claims. Daarnaast moet de gemeente voldoen aan Europese richtlijnen. Aanbestedingen moeten volgens de EU richtlijnen aan drie vereisten voldoen. Dit zijn: transparantie, objectiviteit en nondiscriminatie. Ook heeft de EU grensbedragen vastgesteld, wanneer men als overheidsinstantie Europees moet aanbesteden. Deze grensbedragen zijn vastgesteld per 1 januari 2011 in euro exclusief BTW en zijn ingedeeld in 3 categorieën: werken (€ 4.845.000, diensten € 193.000 en leveringen € 193.000). 4.1.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig verstrekken en het afsluiten van opdrachten welke in strijd zijn met eigen aanbestedingsbeleid, verordeningen en de EUaanbestedingsregels te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 4.1.2 Referenties De gebruikte referenties zijn:         

Richtlijn nr. 2004/18/EG Inkoopbeleid Budgethoudersregeling Delegatie- en mandaatverordening 2003 en hieronder verleende mandaten Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) Het gestructureerd opstarten van inkoopprojecten d.m.v. een startnotitie Inkoop/Aanbesteding UAR 2001 (nationale richtlijn voor het aanbesteden van werken), die de gemeente Zwijndrecht van toepassing heeft verklaard op het bedrag van € 50.000 en hoger Raadsbesluit 29 juni 2000 n.a.v. het rapport ‘Investeringen’ van de Rekenkamercommissie (afd. Advies & Control), gewijzigd bij brief van het college aan de raad van 18 januari 2005 Raadsbesluit van 30 oktober 2001 n.a.v. het rapport ‘Inzet van externe bureaus’ van de Rekenkamercommissie

4.1.3 Interne controle Om het bovenstaande doel te bereiken zullen de volgende maatregelen in de organisatie worden ingebed:  Cijfermatige stand van zaken  Interne controle

Cijfermatige stand van zaken

Pagina 13 van 30

Bij de tussentijdse rapportage (perspectiefnota en bestuursrapportages) geeft men op zowel cijfermatige als verbale wijze toelichting op de huidige stand van zaken. Hierbij maakt men een vergelijking tussen de verwachting (investeringsbegroting) en de realisatie (jaarrekening, tussentijdse gegevens). Afwijkingen worden toegelicht, daarnaast maakt men een inschatting van de nog te maken kosten, welke benodigd zijn om het project af te ronden. De perspectiefnota en de bestuursrapportages zijn bij uitstek controlemomenten om de stand van zaken met betrekking tot grotere projecten te rapporteren aan de gemeenteraad. Men kan geconstateerde of verwachte overschrijdingen gelijk rapporteren en hierbij een begrotingswijziging indienen. Interne controle Dit betreft werkzaamheden die al in de organisatie zijn ingebed. (voorbeeld procedures, werkbeschrijvingen). Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden kunnen de checklisten worden gebruikt. Hierbij is een onderverdeling gemaakt in de checklisten. Intern beleid Voor de controle van het op de juiste wijze volgen van de nota aanbestedingen is een checklist in Excel ontwikkeld. Deze checklist gaat in op het voortraject en de meer algemene bepalingen van de aanbestedingen. Hierbij wordt aandacht besteed aan algemene bepalingen vanuit de nota aanbestedingen en algemene eisen ten aanzien van de dossiervoering en de administratieve verwerking van de aanbestedingen. Het is de bedoeling dat deze checklist door de desbetreffende afdeling wordt gebruikt bij het behandelen van de aanbesteding/ project/ investering (voor zover van toepassing wel te verstaan). Aan de hand van de punten genoemd in de nota aanbestedingen zal dit tot een efficiënte dossiervoering leiden en een zichtbare en controleerbare vastlegging. Interne controle Een checklist is op hoofdpunten opgesteld voor de interne controleur. Voor nadere detaillering van de werkzaamheden wordt verwezen naar de checklist. De interne controleur vult per geselecteerde investering de checklist is aan de hand van de stukken in het dossier. 4.1.4 Waarnemingen Het aantal waarnemingen is in overleg met de accountant vastgesteld op 25. 4.1.5 Uitkomsten en rapportage De uitkomsten van de werkzaamheden moeten eerst worden samengevat en worden geëvalueerd. Hierbij maakt men dan een indeling in verschillende soorten fouten/ tekortkomingen. Op basis van de gestelde doelstelling kunnen een tweetal soorten fouten/ tekortkomingen worden onderkend. Getrouwheidsfouten/tekortkomingen of rechtmatigheidsfouten/ tekortkomingen. Hierin zit een zekere mate van overlap. Getrouwheid gaat in op juistheid, volledigheid, tijdigheid, afgrenzing, presentatie en toelichting en rechten en verplichtingen. Terwijl de rechtmatigheid ingaat op verschillende criteria. Deze zijn: begrotingscriterium, voorwaardencriterium, M&O criterium (Misbruik en oneigenlijk gebruik), calculatiecriterium, valuteringscriterium, leveringscriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium en het aanvaardbaarheidscriterium.

Pagina 14 van 30

Afhankelijk van het soort fout/ tekortkoming dient de vervolgactie in gang gezet te worden. Vervolgactie houdt meestal in het bespreken van de uitkomsten met de desbetreffende afdeling. Dan het zoveel mogelijk herstellen van de ontdekte fout/tekortkoming. Naar aanleiding van de foutevaluatie en vervolgactie kan men zich uitspreken over de kwaliteit van het proces. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

4.2

Interne controle op de secretarie leges

4.2.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig opleggen van secretarieleges te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 4.2.2 Referenties De gebruikte referenties zijn: 

Legesverordening Zwijndrecht 2011

4.2.3 Interne controle Op hoofdpunten is een interne controlechecklist opgesteld voor de interne controleur. Voor nadere detaillering van de werkzaamheden wordt verwezen naar de checklist. De interne controleur vult voor alle legeskosten de checklist in en beoordeeld of voldaan is aan intern beleid en externe en interne regelgeving. 4.2.4 Waarnemingen Het aantal waarnemingen is in overleg met de accountant niet specifiek op een aantal controles vastgesteld. Alle tarieven van de leges worden beoordeeld of deze juist in de financiële administratie zijn ingevoerd. Gelijktijdig een controle of de financiële gegevens juist in de administratie zijn verwerkt. 4.2.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 15 van 30

4.3

Interne Controle op de subsidies

De Algemene Subsidieverordening heeft betrekking op een groot aantal doelgroepen. Voor elk van deze doelgroepen geldt dat er een risico bestaat dat de gemeente Zwijndrecht de subsidies onrechtmatig, ofwel niet volgens de daartoe geldende procedure, verstrekt. Daarnaast bestaat er een risico dat er te hoge subsidies worden verstrekt. Besluiten naar aanleiding van de subsidieverordening zullen zorgvuldig moeten worden voorbereid (verzamelen informatie), genomen (toetsing en belangenafweging) en uitgevoerd (motivering en nazorg). De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig verstrekken en het verstrekken van te hoge subsidies te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 4.3.1 Doelstelling van de controle We beoordelen hier de:  de mate van rechtmatigheid/ juistheid van de verstrekking  tevens het naleven van de gestelde voorwaarden in de Algemene Subsidieverordening. 4.3.2 Referenties De gebruikte referenties zijn:      

Algemene Subsidieverordening gemeente Zwijndrecht 2005 Beleidsregels voor subsidieverstrekking gemeente Zwijndrecht 2011. Raadsbesluit van 30 oktober 2003 n.a.v. het rapport ‘Het gemeentelijk subsidiebeleid’ van de Rekenkamercommissie Verordening Stimuleringsfonds Startersregeling Welzijnswet 1994 Subsidieverordening aangepast sporten in de regio Drechtsteden 2005

4.3.3 Werkzaamheden Om het bovenstaande doel te bereiken kunnen de volgende maatregelen in de organisatie worden ingebed:  Cijferanalyse: op cijfermatige wijze vergelijken van de verwachting (begroting) met de realisatie (jaarrekening, tussentijdse gegevens).  Organisatie gerichte werkzaamheden: Dit betreft werkzaamheden die al in de organisatie zijn ingebed (voorbeeld procedures, werkbeschrijvingen). Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden kunnen de checklisten worden gebruikt. Controle op de algemene bepalingen uit de verordening Voor de controle van het op de juiste wijze volgen van de subsidieverordening is een checklist in Excel ontwikkeld. Deze checklist gaat in op het voortraject en de meer algemene bepalingen van de subsidies. Hierbij wordt voornamelijk aandacht besteed aan welke verordening van toepassing is en wat te doen bij intrekking / wijziging van de verlening en vaststelling en de verwerking van de voorschotten / betalingen. Controle op de procedure van de verstrekking van de subsidies Voor de controle van het op de juiste wijze volgen van de aanvraagprocedure is een checklist opgesteld. Het is de bedoeling dat deze checklist door de desbetreffende afdeling wordt gebruikt bij het behandelen van de aanvraag. Aan de hand van de artikelsgewijze behandeling van de subsidieverordening zal dit tot een efficiënte dossiervoering leiden. Controle op de procedure van de vaststelling van de subsidies Voor de controle van het op de juiste wijze volgen van de vaststellingsprocedure is een checklist opgesteld. Het is de bedoeling dat deze checklist door de desbetreffende afdeling wordt gebruikt bij het behandelen van de vaststelling. Aan de hand van de artikelsgewijze behandeling van de subsidieverordening zal dit tot een efficiënte dossiervoering leiden. Interne controle op de subsidies

Pagina 16 van 30

Om de uitgevoerde werkzaamheden en de naleving van de eigen verordening door een onafhankelijke derde te laten toetsen is de checklist interne controle ontwikkeld. Van deze checklist is het de bedoeling dat deze door een andere functionaris (niet betrokken bij de afdeling van de subsidieverstrekking) periodiek wordt ingevuld. Voor nadere detaillering van de werkzaamheden wordt verwezen naar de diverse checklisten. 4.3.4 Waarnemingen Het aantal waarnemingen is in overleg met de accountant vastgesteld op 25 dossiers. De waarnemingen zullen verdeeld worden over de vaste (5 dossiers), variabele (15 dossiers) en incidentele subsidies (5 dossiers), waarbij mede gelet wordt op de dossiervoering, de beschikking en de vaststelling van de subsidie. 4.3.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 17 van 30

4.4

Interne Controle op gemeenschappelijke regelingen

4.4.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig uitvoering van de gemeenschappelijke regelingen te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 4.4.2 Referenties De gebruikte referenties zijn:       

GR Drechtsteden (SDD, IBD, BLVS, SCD, OCD, GBD, en BDS) GR Regio Zuid-Holland-Zuid GR Veiligheidsregio GR voor het Koepelschap Buitenstedelijk Groen GR voor het Natuur- en recreatiegebied IJsselmonde GR voor Sociale Werkvoorziening Drechtsteden GR schadevergoedingsschap HSL-Zuid

4.4.3 Interne controle Om het bovenstaande doel te bereiken kunnen de volgende maatregelen in de organisatie worden ingebed:  Cijfermatige stand van zaken  Interne beheersing  Interne controle Cijfermatige stand van zaken Stand van zaken ten opzichte van de begroting wordt bewaakt door middel van de tussentijdse informatie (perspectiefnota en bestuursrapportages). Grote afwijkingen ten opzichte van de begroting moeten nader worden toegelicht. Interne beheersing Dit betreft werkzaamheden die al in de organisatie zijn ingebed (voorbeeld procedures, werkbeschrijvingen, mandateringen). Interne controle Op hoofdpunten controleert de interne controleur de stand van zaken van de afzonderlijk overeengekomen gemeenschappelijke regelingen, op de gemaakte afspraken als de financiële ontwikkelingen van de regelingen.

4.4.4 Waarnemingen De waarnemingen van de gemeenschappelijke regelingen kunnen volstaan met de beoordeling van de afzonderlijke regelingen zoals overeengekomen. 4.4.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 18 van 30

4.5

Interne Controle op de begrafenisrechten

4.5.1 Doelstelling van de controle We beoordelen hier de:  de mate van rechtmatigheid/ juistheid van de opgelegde begrafenisleges en grafrechten  tevens het naleven van de gestelde voorwaarden in de tarieventabel. 4.5.2 Referenties De gebruikte referenties zijn:    

Tarieventabel voor de algemene begraafplaats Jeroen Boschlaan te Zwijndrecht 2011 Tarieventabel voor de algemene begraafplaats Munnikensteeg te Zwijndrecht 2011 Tarieventabel voor de algemene begraafplaats Heerjansdam 2011

4.5.3 Interne controle Om het bovenstaande doel te bereiken kunnen de volgende maatregelen in de organisatie worden ingebed:  Cijfermatige stand van zaken  Interne beheersing  Interne controle Cijfermatige stand van zaken Stand van zaken ten opzichte van de begroting wordt bewaakt door middel van de tussentijdse informatie (perspectiefnota en bestuursrapportages). Grote afwijkingen ten opzichte van de begroting moeten nader worden toegelicht. Interne beheersing Dit betreft werkzaamheden die al in de organisatie zijn ingebed (voorbeeld procedures, werkbeschrijvingen, mandateringen). Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden kan de checklist worden gebruikt. Hierbij wordt de controle uitgevoerd op het naleven van de verordeningen en de hierin genoemde bepalingen. Ook de bevoegdheden komen hierbij aan de orde. Interne controle Op hoofdpunten is een interne controlechecklist opgesteld voor de interne controleur. Voor nadere detaillering van de werkzaamheden wordt verwezen naar de checklist. 4.5.4 Waarnemingen Het aantal waarnemingen is in overleg met de accountant vastgesteld op 25. 4.5.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 19 van 30

4.6

Interne controle op de marktgelden

4.6.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig opleggen van marktleges te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 4.6.2 Referenties De gebruikte referenties zijn:  Verordening marktgelden Zwijndrecht 2009 (nieuwe tarieven in 2012) 4.6.3 Interne controle Om het bovenstaande doel te bereiken kunnen de volgende maatregelen in de organisatie worden ingebed:  Cijfermatige stand van zaken  Interne beheersing  Interne controle Cijfermatige stand van zaken Stand van zaken ten opzichte van de begroting wordt bewaakt door middel van de tussentijdse informatie (perspectiefnota en bestuursrapportages). Grote afwijkingen ten opzichte van de begroting moeten nader worden toegelicht. Interne beheersing Dit betreft werkzaamheden die al in de organisatie zijn ingebed (voorbeeld procedures, werkbeschrijvingen, mandateringen). Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden kan de checklist worden gebruikt. Hierbij wordt de controle uitgevoerd op het naleven van de verordeningen en de hierin genoemde bepalingen. Ook de bevoegdheden komen hierbij aan de orde. Interne controle Op hoofdpunten is een interne controlechecklist opgesteld voor de interne controleur. Voor nadere detaillering van de werkzaamheden wordt verwezen naar de checklist. 4.6.4 Waarnemingen Het aantal waarnemingen is in overleg met de accountant vastgesteld op 25. 4.6.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 20 van 30

4.7

Interne Controle op de Overige belastingen en leges (Parkeerbelasting)

Als subproces van het proces van de overige belastingen en leges is in overleg de parkeerbelasting geselecteerd. 4.7.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig opleggen van parkeerbelastingen te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 4.7.2 Referenties De gebruikte referenties zijn:      

Verordening parkeerbelastingen Zwijndrecht 2005 Verordening parkeerbelastingen Zwijndrecht 2005 +1e t/m 7e wijziging parkeertarieven Aanwijzingsbesluiten betaald parkeren (voor lijst zie inventarisatie) Beleidsregels parkeervergunningen 1999 Gebiedsgebonden beleidsregels parkeervergunningen Veerplein e.o. Contract met P1, wie het parkeerbeheer in de gemeente verzorgt.

4.7.3 Interne controle Om het bovenstaande doel te bereiken kunnen de volgende maatregelen in de organisatie worden ingebed:  Cijfermatige stand van zaken  Interne beheersing Cijfermatige stand van zaken Stand van zaken ten opzichte van de begroting wordt bewaakt door middel van de tussentijdse informatie (perspectiefnota en bestuursrapportages) en de kwartaalrapportages van dienst Wijk (zij maakt eventueel gebruik van de kwartaalrapportages van de P1). Grote afwijkingen ten opzichte van de begroting moeten nader worden toegelicht. Interne beheersing Dit betreft werkzaamheden die al in de organisatie zijn ingebed. (voorbeeld procedures, werkbeschrijvingen, mandateringen). Dit bestaat uit het beoordelen van de kwartaalrapportages van de P1 over het parkeerbeheer. 4.7.4 Waarnemingen De waarnemingen van de parkeerbelastingen kunnen volstaan met de beoordeling van de 4 kwartaalrapportages aan de hand van de voorwaarden zoals deze in het contract met P1 zijn afgesproken. 4.7.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 21 van 30

4.8

Interne Controle op de Overige belastingen en leges (Omgevingsvergunningen)

Als subproces van het proces van de overige belastingen en leges zijn in overleg de bouwleges geselecteerd. 4.8.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig opleggen van bouwleges te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 4.8.2 Referenties De gebruikte referentie is: 

Legesverordening Zwijndrecht 2011


Pagina 22 van 30

4.9

Interne Controle op het verhuren van accommodaties

4.9.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig opleggen van huren van accommodaties te voorkomen en de juiste huuraanpassingen toe te passen met de daartoe geldende procedurele percentages tot een aanvaardbaar niveau. 4.9.2 Referenties De gebruikte referentie is: 

Huurregeling vrijetijdsaccommodaties Zwijndrecht


Pagina 23 van 30

5.

UITWERKING IC (JAARLIJKSE WERKVELDEN, EENMALIG UITVOEREN)

In de paragraaf 3 zijn aan de hand van een financiële analyse de processen aangegeven die meegenomen worden in de interne controle. In deze paragraaf gaan we dit vertalen per werkveld en wordt de opzet van de interne controle per werkveld hierop gebaseerd. Per werkveld volgt een overzicht van de doelstelling, referenties naar het toetsingskader, beschrijving van de interne controle, het aantal waarnemingen en de uitkomsten en rapportage.

5.1

Interne controle op grondexploitaties

5.1.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatige uitgaven of investeringen in het kader van grondexploitaties te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 5.1.2 Referenties De gebruikte referentie is:  

Financiële verordening gemeente Zwijndrecht 2007 (art. 212) Staatssteunregelgeving van de Europese Unie (EU)

5.1.3 Interne controle Een checklist is op hoofdpunten opgesteld voor de interne controleur. Voor nadere detaillering van de werkzaamheden wordt verwezen naar de checklist. De interne controleur vult per geselecteerde grondexploitatie de checklist in aan de hand van de stukken in het dossier. Extra aan dacht voor onroerend zaak transacties en staatssteun. Voor gemeenten is de staatssteunregelgeving van de Europese Unie (EU) aan de orde. Het gaat in essentie om het bepalen van een marktconforme prijs bij de verkoop van kavels grond of van gebouwen. Staatssteun treedt op als grond/een gebouw wordt verkocht tegen een lagere dan marktconforme prijzen. 5.1.4 Waarnemingen De grondexploitaties dienen in principe integraal gecontroleerd te worden gezien de omvang en risico’s. 5.1.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 24 van 30

5.2

Interne Controle op de afschrijvingen

5.2.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig afschrijven van investeringen te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 5.2.2 Referenties De gebruikte referenties zijn:  

Financiële verordening gemeente Zwijndrecht 2007 (art. 212) Nota afschrijving en waardering + wijziging

5.2.3 Interne controle Op hoofdpunten is een interne controlechecklist opgesteld voor de interne controleur. Voor nadere detaillering van de werkzaamheden wordt verwezen naar de checklist. De interne controleur vult voor 25 investeringen de checklist in, en beoordeeld hierbij de afschrijvingstermijn aan de Nota afschrijving en waardering en de juiste berekening van de afschrijvingslast. 5.2.4 Waarnemingen Het aantal waarnemingen is in overleg met de accountant vastgesteld op 25. 5.2.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 25 van 30

5.3

Interne controle op reserves en voorzieningen

5.3.1 Doelstelling van interne controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig muteren in reserves en voorzieningen tot een aanvaardbaar niveau. 5.3.2 Referenties De gebruikte referenties zijn:   

Besluit Begroting en Verantwoording Financiële verordening gemeente Zwijndrecht 2007 (art. 212) Nota Reserves en Voorzieningen

5.3.3 Interne controle Een checklist is op hoofdpunten opgesteld voor de interne controleur. Voor nadere detaillering van de werkzaamheden wordt verwezen naar de checklist. De interne controleur vult per geselecteerde reserve of voorziening de checklist in aan de hand van de stukken in het dossier. 5.3.4 Waarnemingen De selectie voor de deelwaarneming dient bepaald te worden naar omvang en risico van de post. 5.3.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 26 van 30

5.4

Interne controle op algemene uitkering

5.4.1 Doelstelling van interne controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig ontvangen en verantwoorden van de algemene uitkering te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. 5.4.2 Referenties De gebruikte referenties zijn:  

Beschikkingen Ministerie van Financiën Circulaires van het Ministerie van Financiën

5.4.3 Interne controle De mutaties welke worden doorgegeven aan het Ministerie van Binnenlands Zaken dienen te worden afgestemd met achterliggende onderbouwing en interne autorisatie. Tevens dient beoordeeld te worden of de algemene uitkering volledig in de jaarrekening is opgenomen aan de hand van de meest recente beschikking van het ministerie aangevuld met informatie uit de meest recente circulaire. 5.4.4 Waarnemingen De parameters dienen integraal te worden afgestemd, daarnaast dient de volledigheid van de algemene uitkering te worden vastgesteld. 5.4.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 27 van 30

5.5

Interne controle op erfpacht industrieterreinen

5.5.1 Doelstelling van interne controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig ontvangen pachten en het tijdig aanpassen van erfpacht contracten. 5.5.2 Referenties De gebruikte referentie is: 

Verordening erfpacht uitgifte van gronden industrieterreinen in Zwijndrecht

5.5.3 Interne controle Een checklist is op hoofdpunten opgesteld voor de interne controleur. Voor nadere detaillering van de werkzaamheden wordt verwezen naar de checklist. De interne controleur vult per geselecteerd erfpacht contract de checklist in aan de hand van de stukken in het dossier. 5.5.4 Waarnemingen Het aantal waarnemingen is hier 100%, alle erfpachten worden gezien de geringe omvang van het aantal erfpachten geraakt. 5.5.5 Uitkomsten en rapportage Voor meer informatie wordt verwezen naar paragraaf 4.1.5. Vanuit de uitkomsten van de interne controle zal worden beoordeeld of de gemeente betreffende 2011 voor dit proces rechtmatig heeft gehandeld. Deze conclusie wordt ingedeeld in toereikend of niet toereikend. Daarnaast zullen vanuit de bevindingen eventuele verbeterpunten worden aangereikt.

Pagina 28 van 30

5.6

Interne controle op het leerlingenvervoer

5.6.1 Doelstelling van de controle De interne controle heeft als doel de risico’s van het onrechtmatig toepassen van de vervoersregeling zoveel mogelijk te voorkomen en doorberekening van de kosten naar draagkracht aan de ouders te bewaken tot een aanvaardbaar niveau. 5.6.2 Referenties De gebruikte referentie is: 

Verordening leerlingenvervoer gemeente Zwijndrecht 2003


Pagina 29 van 30

6. UITWERKING IC IN SAMENWERKING MET HET REGIONAAL AUDIT PROJECTTEAM IN DE VOLGENDE PROCESSEN. Deze processen vallen onder het projectplan “Auditing in het Netwerk” en worden eenmalig over het gehele jaar in het eerste kwartaal van 2012 uitgevoerd:      

Inkoop en aanbesteding Personeelskosten Treasury Onroerende zaak belasting Riolering en reiniging Hondenbelasting

Vooruitlopend op de bepaling van de onderwerpen, wordt voor 2011 in ieder geval gedacht aan de volgende onderwerpen (dit mede op advies van en in overleg met de accountant van het SCD): a. Personeelskosten. b. Inkoop en Aanbesteding. c. Treasury. d. Financiële administratie (betalingen en ontvangsten) De processen van de SDD zoals Wet Werk en Bijstand nemen wij niet mee in de IC, maar deze worden intern door de SDD gecontroleerd. Interne controle op het volledige proces van inkoop en aanbesteding Interne controle op het debiteuren proces

Pagina 30 van 30

Interne controle 2011 op rechtmatigheid gemeente Zwijndrecht

Recommend Documents