RANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY CONTROL PADA INSTALASI FARMASI RSUD DEPATI HAMZAH PANGKALPINANG Fadilah
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel e-mail:
[email protected]
Abstrak Installing Pharmacy is an institution that engaged in purchasing and selling medicine. Besides, this business is important for installing pharmacy. In this process, there are a lot of data and they are processed manually. This study aims at building an Information System of Inventory Control that will be applied in installing pharmacy as a data processor and to change the manual system to a computerized system accurately. The advantage of this system is its speed and accuracy in processing the data. Moreover, it can facilitate employees in retrieving information, and performing the installing pharmacy, particularly for stock control of the medicine in storehouse. Kata Kunci : Key word : Data, System, Information, Inventory, Pharmacy. 1.
banyaknya jumlah data yang diolah, kerumitan
PENDAHULUAN
dalam pemprosesan suatu data, terbatasnya waktu
1.1 Latar Belakang Dalam era globalisasi dan Kemajuan teknologi yang berkembang begitu pesat, dan
yang digunakan dalam mengolah data dan data yang beraneka ragam.
sebagai Rumah Sakit yang lahir di era modernisasi
Begitu pula dalam suatu rumah sakit
tentunya harus selalu “up to date” agar dapat
khususnya RSUD Depati Hamzah Pangkalpinang,
bersaing untuk memberikan yang terbaik. Untuk itu
yang bergerak pada Instalasi Farmasi khusus nya
setiap rumah sakit memerlukan dukungan teknologi
bidang Inventory Kontrol (Pengawasan dalam
komputer.
dalam
suatu Persediaan Obat), menggunakan sistem yang
melaksanakan suatu pekerjaan lebih cermat dalam
masih dikerjakan dengan cara manual, akan
mengamati
karena
terbentur pada kendala seperti tersebut di atas,
komputer merupakan penunjang utama bagi sistem
sehingga akan mengurangi kinerja Rumah Sakit.
informasi di era modern saat ini. Komputer sebagai
Peranan komputer di sini akan sangat menunjang
sarana pengolah data dapat membantu manusia
sekali dalam menjaga dan memberikan dukungan
dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan
pada sistem agar lebih baik, seperti :
dengan lebih cepat, tepat dan akurat.
a. Dapat menghasilkan informasi yang lebih baik.
Ada menimbulkan
Menjadikan
pekerjaan
beberapa kendala
mereka
yang
dimiliki,
hal
yang
dapat
b. Memperbaiki atau mengurangi kesalahan yang
pada
suatu
sistem
sering terjadi pada sistem yang dikerjakan
yangdijalankan secara manual, diantaranya adalah
secara manual.
c. Efisiensi dalam segi waktu dan tenaga.
untuk menganalisa dari sistem yang sedang
d. Menjaga keakuratan data.
berjalan. Adapun metode pendekatan yang di
Hal tersebut yang mendasari penulis untuk mengangkat masalah tersebut dan sebagai usaha
gunakan adalah sebagai berikut: a. Penelitian lapangan
untuk dapat memberikan solusi atau jalan keluar
Penelitian lapangan dilakukan secara langsung
atas kerumitan masalah yang ada khususnya
ke Kantor Kelurahan Pasir Garam dengan
dibagian Instalasi Farmasi dengan tujuan untuk
mengadakan:
mempermudah dan mempercepat operasional kerja
1) Pengamatan (observasi)
yang berkaitan dengan kegiatan pengolahan data
2) Wawancara (interview)
agar lebih efektif dan efisien sehingga akan lebih
3) Metode kepustakaan
mempercepat dalam pencapaian tujuan.
b. Analisa Sistem Adapun tahap-tahap dalam analisa sistem antara lain:
1.2 Perumusan Masalah Sehubungan dengan hal tersebut dapat
1) Activity Diagram
dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
2) Use Case Diagram
a. Bagaimana membuat sebuah sistem informasi
3) Use Case Description
yang
mampu
mengatasi
masalah
dalam
pengelolaan Inventory Kontrol Pada Obat b. Bagaimana dalam proses pencarian data Obat
c. Perancangan Sistem Alat bantu yang digunakan penulis dalam merancang sistem adalah:
dapat memudahkan petugas dalam pencarian
1) Entity Relationship Diagram (ERD)
data tersebut.
2) Logical Record Structure (LRS)
c. Bagaimana sistem yang dibuat tersebut nantinya dapat
mempercepat
proses
penyampaian
laporan-laporan kepada pimpinan.
3) Relasi 4) Normalisasi 5) Spesifikasi Basis Data 6) Class Diagram (Entity Class) 7) Tabel
1.3 Batasan Masalah Dalam memusatkan masalah yang ada,
8) Sequence Diagram
agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan, maka penulis hanya membatasi masalah pada
1.5 Tujuan Penulisan
proses Inventory Kontrol pada Instalasi Farmasi,
Sistem yang terkomputerisasi diharapkan
mulai dari transaksi proses pemesanan Obat, proses
dapat
mendukung
tercapainya
tujuan
dalam
penerimaan obat, proses permintaan obat, proses
penyelesaian masalah yang terjadi selama ini pada
pemusnahan obat Kadaluarsa, proses penyimpanan
Instalasi Farmasi antara lain :
obat sampai pada pembuatan laporan mengenai
a. Memberikan kemudahan dalam pencatatan data
transaksi-transaksi yang ada pada Instalasi farmasi
sehingga dapat menghasilkan data lebih cepat
tersebut.
sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. b. Proses pencarian data lebih cepat. c. Mempermudah dalam menyediakan pembuatan
1.4 Metode Penelitian Dalam
rangka
penulisan
ini
penulis
melakukan pengumpulan bahan yang di perlukan
laporan yang bermutu pada Instalasi farmasi serta dapat memenuhi kebutuhan manajemen.
d. Meningkatkan
kualitas
pelayanan
dalam
BAB V
PENUTUP
bertransaksi.
Bab ini berupa uraian kesimpulan
e. Dokumen – dokumen keluaran yang dihasilkan
dan saran yang di berikan oleh
dapat lebih berkualitas dan informatif.
penulis.
1.6 Sistematika Penulisan
2.
Agar penulisan dapat menjelaskan tentang Skripsi ini secara terurai dengan baik dan akurat,
Tinjauan Pustaka
2.1 Konsep Sistem Informasi 2.1.1
Konsep Dasar Sistem dan Informasi
maka penulisan perlu disusun secara terstrukur dan
Menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt.,
yang
Ph.D. (2003:36): ”Informasi (information) adalah
digunakan untuk menyusun Skripsi ini sebagai
data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi
berikut:
para pemakainya. Data yang diolah saja tidak
sistematis,
BAB I
BAB II
adapun
sistematis penulisan
PENDAHULUAN
cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi.
Bab ini menguraikan tentang
Untuk menjadi suatu informasi, maka data yang
latar belakang, masalah, tujuan
diolah tersebut harus berguna bagi pemakainya.”
penulisan,
batasan
2.1.2
metode
penelitian,
dan
Sistem adalah sekumpulan subsistem yang berhubungan satu sama lain, yang bersama-sama
LANDASAN TEORI
berinteraksi
bab
ini
penulis
menurut
pola
tertentu
terhadap
akan
masukan dengan tujuan menghasilkan keluaran.
konsep
Pendekatan definisi sistem berdasarkan pendekatan
sistem informasi, analisa dan
prosedur menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt.,
perancangan sistem berorientasi
Ph.D. (2002:34) adalah ” Sistem adalah kumpulan
obyek
dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan-
menjelaskan
tentang
dengan
UML,
teori
pendukung sesuai dengan tema
tujuan tertentu.
atau judul rancangan sistem.
2.2 Analisa
dan
Perancangan
Sistem
PENGELOLAAN PROYEK
Berorientasi Object Dengan UML
Pada
Menurut Ariesto Hadi Sutopo (2002:242):
bab
menguraikan
BAB IV
Konsep Dasar Sistem Informasi
sistematika penulisan.
Pada
BAB III
masalah,
ini
penulis
akan
mengenai
PEP,
“Analisa
sistem
adalah
proses
menentukan
RAB, Struktur tim proyek berupa
kebutuhan sistem – apa yang harus dilakukan
tabel RAM, Diagram Struktur,
sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah
analisa Resiko dan Meeting Plan.
bagaimana sistem tersebut diimplementasikan.”
ANALISA
Secara spesifik,
DAN
pengertian “berorientasi
PERANCANGAN SISTEM
obyek” (Ariesto Hadi Sutopo, 2002:3) berarti
Bab ini menguraikan tentang
bahwa “kita mengorganisasi perangkat lunak
Struktur Organisasi, jabaran tugas
sebagai
dan wewenang, analisis masalah
memiliki struktur data dan perilakunya”.
sistem yang berjalan, analisis
2.2.1
kumpulan
dari
objek
tertentu
yang
Unified Modelling Language (UML)
hasil solusi, analisis kebutuhan
Unified
sistem usulan.
adalah
Modelling sebuah
Language
“bahasa”
yang
(UML) telah
menjadi standar dalam industri untuk
tidak terpenuhinya pesanan pembelian,
visualisasi,
akibatnya dapat merugikan perusahaan.
merancang
dan
mendokumentasikan sistem piranti lunak.
Sifat atau batasan barang yang
UML menawarkan sebuah standar untuk
dapat diklasifikasikan sebagai persediaan
merancang model sebuah sistem. Dengan
adalah bervariasi sesuai dengan aktivitas
menggunakan UML kita dapat membuat
perusahaan. Untuk mengetahui apakah
model untuk semua jenis aplikasi piranti
pengertian persediaan itu, penulis akan
lunak, dimana aplikasi tersebut dapat
menjelaskan batasan-batasannya.
berjalan pada piranti keras, sistem operasi
2.2.2
Menurut
Indonesia (2004:14) pengertian persediaan
bahasa pemrograman apapun.
adalah sebagai berikut :
Analisa Sistem Berorientasi Objek
Persediaan adalah aktiva :
Analisa
Sistem
meliputi
Activity
Berorientasi Diagram,
Objek
a)
Tersedianya
Analisa
untuk
dalam
b) Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau
UseCase Diagram.
c)
Dalam
bentuk
Perancangan Sistem Berorientasi Objek
perlengkapan
Perancangan Sistem Berorientasi Objek
digunakan
meliputi
atau pemberian jasa.
Erd(Entity
dijual
kegiatan usaha normal
Masukan, Use Case Diagram, Deskripsi
Relationship
Diagram), Lrs(Logical Recort Struktur),
bahan
(supplier)
atau untuk
dalam proses produksi
Sedang menurut Soemarso S.R
Tabel/Relasi,
Spesifikasi Basis Data,
(2004:384) “persediaan adalah barang-
Rancangan
Dokumen
Keluaran,
barang yang dimiliki oleh perusahaan
Rancangan
Dokumen
Masukan,
untuk dijual kembali”. Persediaan terjadi
Rancangan Layar Program, Sequence
apabila jumlah bahan atau barang yang
Diagram, Class Diaram(Entity Class).
diadakan (dibeli atau dibuat sendiri)”.
2.3 Teori
pendukung
(Administrasi
Kepegawaian) 2.3.1
Akuntansi
danjaringan apapun, serta ditulis dalam
Dokumen Keluaran, Analisa Dokumen
2.2.3
Ikatan
3.
Metode Penelitian Berikut
Pengertian Inventory
adalah
tahapan-tahapan
dalam
penelitan ini : Inventory
(Persediaan)
a.
merupakan barang yang disimpan untuk digunakan
atau
dijual
pada
Tahapan
periode
operasional
perusahaan,
maupun
industri.
dengan baik maka akan mengakibatkan resiko terganggunya proses produksi atau
inisiasi
dari
dengan cara melakukan wawancara dengan Bagian Kepegawaian Kantor Kelurahan Pasir
Jika
penanganan persediaan tidak dilaksanakan
merupakan
dihadapi oleh organisasi. Proses ini dilakukan
baik
perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan
ini
penelitian, yaitu mencari permasalahan yang
mendatang. Persediaan erat hubungannya dengan
Memahami Permasalahan
Garam. b.
Mempelajari kondisi dan proses bisnis saat ini Hal
ini
dilakukan
peneliti
agar
dapat
memahami current condition dari awal hingga
akhir
proses,
sehingga
mendapatkan
b. Indah Yuliana Wahyu Putri, SSI.APT
gambaran menyeluruh akan sistem berjalan.
c. Fatmawati, S.Fam,APT
Kegiatan
4.1.2
ini
dilakukan
dengan
cara
melakukan wawancara pada para stakeholders dan analisa dokumen. c.
Struktur organisasi Adapun bentuk bagan struktur organisasi
pada adalah sebagai berikut :
Menganalisa Kebutuhan data dan informasi
KEPALA INSTALASI FARMASI
saat ini dan akan datang. d.
Tahapan selanjutnya adalah mendapatkan user BAGIAN LOGISTIK
needs dan user requirements untuk to be system e.
Merancang Sistem Usulan Berdasarkan
BAGIAN GUDANG OBAT
tahapan-tahapan
BAGIAN GUDANG ALKES
sebelumnya,
maka peneliti akan mencoba merancang BAGIAN PELAYANAN
sebuah sistem yang menjawab kebutuhan akan
permasalahan
organisasi.
yang
Fitur-fitur
dihadapi
yang
akan
oleh BAGIAN ADMINISTRASI
ada,
perancangan konseptual database access,
Gambar 4. 1
hingga design Visual Basic 2008 dikerjakan
Struktur Organisasi
pada tahapan ini.
4.2 Analisa Proses 4.2.1
Proses Bisnis a.
Proses Pemesanan Obat Setiap
bulan
staf
gudang
mengirimkan daftar Kebutuhan Obat kepada sub bagian logistik guna memenuhi kebutuhan obat untuk Instalasi Farmasi, maka staf gudang obat dan alkes akan menyimpan surat tanda terima barang dan mengupdate stok obat yang berada digudang. Gambar 1. Metodologi Penelitian
b.
Proses Permintaan Obat Unit
4.
Hasil dan Pembahasan
4.1 Tinjauan Organisasi 4.1.1
Sejarah singkat organisasi Instalasi Farmasi adalah salah satu bagian
dari RSUD Depati Hamzah yang terdapat di Pangkalpinang, yang diresmikan oleh KEMENKES tanggal 28 September 1992. Hingga saat ini Instalasi Farmasi, yang berkantor di Jl. Soekarno Hatta telah dipimpin oleh tiga orang Kepala yaitu: a. Maghdalena
Instalasi
membutuhkan
Farmasi
yang
obat
akan
mengirimkan Formulir Permintaan dan Penerimaan Obat (FPPO) kepada staf gudang farmasi, kemudian staf gudang akan memeriksa persediaan obat terakhir dan mencantumkan jumlah permintaan dan penerimaan obat yang ada dalam FPPO dan
c.
mengubah kartu stocknya sesuai
pemusnahan serta lampiran data obat
dengan jumlah obat yang diminta.
yang dimusnahkan.
Proses penerimaan Obat Setiap
bulan
staf
e.
Proses Penyimpanan Obat
gudang
Penyimpanan Obat adalah kegiatan
mengirimkan daftar Kebutuhan Obat
mendata persediaan obat secara fisik,
kepada sub seksi keuangan guna
baik untuk mendata kesediaan obat
memenuhi kebutuhan obat baik untuk
yang ada saat ini dan obat yang
instalasi
sudah mendekati batas kadaluarsa
farmasi
di
RSUD.
Kemudian Sub Seksi Keuangan akan
yang masih tersusun pada rak obat.
mengirimkan surat penawaran lelang
f.
Proses Pembuatan Laporan
beserta daftar kebutuhan obat kepada
Pembuatan
laporan
dilaksanakan
berbagai Perusahaan Besar Farmasi
pada akhir bulan untuk diserahkan
(PBF). Setelah mendapatkan daftar
pada kepala Instalasi Farmasi berupa
harga dari PBF kemudian sub seksi
laporan keseluruhan.
keuangan mengirimkan surat pesanan kepada PBF terpilih. Jika memenuhi
4.3 Rancangan Basis Data
kriteria, maka staf gudang akan
4.3.1
Entity Relationship Diagram
menyimpan surat tanda terima barang
M
DKO I
Dtl_dko
No_dko kd_obat Jumlah
No_dko Tgl_dko
dan mengupdate stok obat yang
Bawa
berada digudang.
No_dko No_tto
M
d.
Proses Pemusnahan Obat Expadete Kegiatan mendata persediaan obat
PBF No_PBF Nm_PBF Alamat Telp
secara fisik, baik untuk mendata kesediaan obat yang ada saat ini, obat
I
M
terima
Unit
I
M
buat
LPO
sudah
mendekati
batas
4.3.2
DKO
tidak
standar
kesehatan (obat sudah rusak atau PBF
tersebut dipisahkan untuk nantinya
No_PBF Nm_PBF Alamat Telp
No_doe Kd_obat Jumlah Tgl_exp No_exp
Dtl_dko No_dko
No_dko Kd_obat Jumlah
No_tto
No_tto Kd_obat Jumlah No_batch Tgl_exp
No_lpo
No_lpo Kd_obat Jumlah No_batch Tgl_exp
TTO No_PBF
akan dimusnahkan dan dibuatkan
berisi data pihak pertama dan saksi
Dtl_deo
No_lpo Kd_obat Jumlah No_batch Tgl_exp
Kd_obat
No_dko
tidak layak konsumsi) maka obat
Berita Acara Pemusnahan Obat, yang
M
Unit No_unit Nm_unit
No_tto Tgl_tto No_ref faktur No_PBF No_dko
No_lpo Tgl_lpo No unit
Kd_obat
Dtl_lpo
LPO No unit
Obat
Dtl_tto
Kd_obat
dimana keduanya berasal dari pihak intern Farmasi, data mengenai kepala Farmasi yang menjabat pada saat
N Kd_obat Nm_obat Jenis_obat Satuan Harga Stok
Logical Record Structure (LRS) No_dko Tgl_dko
dengan
Dtl_lpo
N
Entity Relationship Diagram
form kerusakan obat. Jika obat sudah sesuai
M
Obat
Gambar 4.15
obat tersebut. Setelah obat didata kemudian dicatat kembali kedalam
No_tto Kd_obat Jumlah No_batch Tgl_exp
No_doe Tgl_doe
kadaluarsa, maupun keadaan fisik
N
Dtl_tto
No_lpo Tgl_lpo
No_unit No_lpo
DOE
yang
M
No_tto Tgl_tto No_ref farktur
No_PBF No_tto
No_unit Nm_unit
N
TTO
DEO No_deo Tgl_deo
No_deo
Dtl_deo No_deo Kd_obat Jumlah Tgl_exp No_batch
Kd_obat
Kd_obat Nm_obat Jenis_obat Satuan Harga Stok
Gambar 4.17
b.
Rancangan Layar Form
Logical Record Structure (LRS)
Cetak Data
Kebutuhan Obat Cetak Daftar Kebutuhan Obat
4.4 Rancangan Dialog Layar 4.4.1
Cetak Daftar Kebutuhan Obat
Struktur Tampilan SISTEM INFORMASI INVENTORY CONTROL PADA INSTALASI FARMASI RSUD DEPATI HAMZAH PANGKALPINANG
MASTER
TRANSAKSI
LAPORAN
Input Data Obat
Cetak Daftar Kebutuhan Obat
Input Data Unit
Entry Tanda Terima Obat
Input PBF
Entry Pemusnahan Obat ED
KELUAR
No Dko
Auto
Tgl Dko
dd-mm-yyyy
Kode Obat
Nama Obat
Jenis Obat
Pilih
Display
Display
Jumlah Input
Kode Obat
Nama Obat
Jenis Obat
Jumlah
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Cetak Laporan
Simpan
Batal
Cetak
Keluar
Gambar 4.26 Rancangan Tampilan Layar Form Cetak Data
Cetak Tanda Terima Permintaan Obat
Kebutuhan Obat
Cetak Kartu Persediaan Obat
c. Gambar 4.18
Persedian Obat
Struktur Tampilan
4.4.2 a.
Rancangan Layar Form Cetak Kartu
Fcetak kartu persediaan Obat
Cetak KARTU PERSEDIAAN OBAT
Rancangan Layar Rancangan Layar Form Entry Data Obat
Pilih
Kode Obat
Entry Data Obat
Entry Data Obat Kode Obat
Input
Nama Obat
Input
Jenis
Input
Satuan
Input
Harga
Input
Stok
Input
No
Kode Obat Nama Obat Display
Display Simpan
Nama Obat
Periode Tanggal
Jenis Obat
Satuan
Harga
Stok
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Hapus
Batal
Pilih
s/d
Pilih
Display
Ubah
Display
Cetak
Keluar
Keluar
Gambar 4.28 Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Layar Form Entry Data Obat
Rancangan Tampilan Layar Form Cetak Kartu Persediaan Obat
d.
Rancangan Layar Form Cetak Laporan
konsep database. Serta Informasi akurat
Cuti
tentang
kebutuhan
pertahun
obat
sehingga
perbulan
/
mempermudah
manajemen dalam memprediksi kebutuhan ditahun mendatang.
5.2 Saran Dari kesimpulan di atas, peneliti mencoba memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna untuk perkembangan sistem selanjutnya, antara lain: a.
Gambar 4.32
Perlu adanya kerjasama yang baik antara
Rancangan Tampilan Layar Form Cetak
masing-masing bagian, agar sistem ini
Laporan Cuti
dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan memberikan
5.
informasi
sesuai
dengan
kebutuhan.
Kesimpulan dan Saran b.
5.1 Kesimpulan
Memberikan pengarahan dan bimbingan
Kesimpulan yang didapatkan setelah dilakukan
pada bagian yang akan terlibat langsung
analisa dan perancangan sistem terhadap
dalam
Inventory Kontrol pada Instalasi Farmasi
kontrol. c.
antara lain: a.
Perlu
penggunaan
dilakukan
sistem
back-up
inventory
data
untuk
Pada rancangan sistem informasi ini
menjamin keamanan data dan mengatasi
diharapkan mampu memberikan informasi
keadaan yang tidak diinginkan. d.
yang cepat, tepat, akurat dan efisien
Untuk pengembangan selanjutnya, perlu
Obat,daftar
ditambahkan sistem yang berhubungan
penyerahan obat,daftar penerimaan obat
dengan inventory kontrol pada bagian
daftar pemusnahan obat expedete,sampai
gudang dikarenakan selama ini pegawai
pada pembuatan laporan-laporan mengenai
agak kesulitan dalam mencari data-data
transaksi-transaksi yang ada pada instalasi
obat yang dibutuhkan.
tentang daftar pemesanan
farmasi berdasarkan periode tertentu agar mempermudah
Farmasi
RSUD
Pangkalpinang khusus nya bagian gudang
Daftar Pustaka [1]
Gordon B Davis, Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta: Salemba Impotek, 2002.
[2]
Mulyadi. Konsep Sistem Informasi, Bandung : PT Elex Media Komputindo, 2007.
[3]
Leith. Dan Rosch. Definisi Sistem Informasi Jakarta : PT Elex Media Komputindo, 2003. Sutopo, Hadi, Ariesto. Analisis Dan Desain Berorientasi Obyek, Jakarta : J & J Learning. Yogyakarta, 2002.
dalam mengambil keputusan. b.
Informasi yang akurat tentang kondisi dalam pengolahan data serta rekapan data yang diminta.
c.
Secara keseluruhan, sistem dapat menjadi lebih
optimal
keakuratan sistem
yang
dalam
dikarenakan
aktualitas
dan
penggunaan
terkomputerisasi
[4]
dengan
[5]
Yogiyanto. Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta : ANDI Yogyakarta, 2002.
