Perancangan Sistem Informasi Berbasiskan Inventory Control

Perancangan Sistem Informasi Berbasiskan Inventory Control dalam Mendukung Pengambilan Keputusan Pemesanan Bahan Baku Kertas pada PT. Asia Mandiri Pontianak Falahuddin Fitrianto Mahasiswa Program Studi Teknik Industri Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura [email protected] Abstract- Increasing competition in the business world demands an improvement in the company's system . PT . Asia Mandiri Pontianak realize how important improvements in information systems to support the company's progress . This study aims to build information systems that support decision making reservations paper materials . The existence of good information systems , making good decisions , and good inventory management is expected to improve the quality of the company . The system is built to make the process of selling and buying well , relying on the concept of FIFO that can regulate the flow out of the paper , the decision-making for ordering raw materials is taken based on data from the sequencing of the amount of stock remaining close to the limit value of the company , in addition to the use of data systems remain paper will also demonstrate what is most often ordered as consideration of decision-making . E SCM concepts contained system capable of providing useful information to consumers , suppliers and distributors . This analysis leads to an increase in capacity , and setting the flow of goods ranging from requests , ordering , and inventory . This will assist the company in meeting the accurate information that can meet the needs of the company. Keywords- Information Systems , FIFO , Decision support , E – SCM. 1.

Pendahuluan PT. Asia Mandiri Pontianak adalah sebuah perusahaan yang menyediakan jasa penjualan kertas dan juga berperan sebagai salah satu distributor besar di Kalimantan Barat. Perusahaan ini memesan kertas dengan beberapa distributor pada perusahaan kertas di Pulau Jawa. Perusahaan melayani jumlah pesanan yang besar dari perusahaan percetakan lainnya. Seiring dengan meningkatnya jumlah pemesanan kertas yang begitu tinggi serta banyaknya jenis kertas yang dipesan, maka intensitas pekerjaan juga meningkat dikarenakan belum adanya sistem informasi yang mendukung dalam penjualan dan pemesanan kertas pada perusahaan tersebut. Kendala yang dihadapi perusahaan pada saat ini adalah belum adanya sistem informasi akurat yang mendukung pengelolaan penjualan dan pembelian,

pendukung keputusan dalam pemesanan kertas, serta pengelolaan sistem arus keluar masuk kertas pada gudang. Keadaan ini terlihat dari aktivitas karyawan yang masih menggunakan pendataan manual yang disusun kedalam pembukuan yang masih tidak beraturan menjadikan informasi barang tidak akurat pada saat terjadi pemesanan oleh pelanggan. Pemesanan barang ke produsen terhambat akibat informasi pada jual beli yang belum akurat. Sistem keluar masuk barang tidak beraturan menyebabkan adanya barang yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan sehingga mengakibatkan penurunan kualitas dari barang karena waktu penyimpanan yang lama. Keadaan ini tentunya menurunkan efektifitas dari perusahaan akibat dari sistem informasi yang tidak mendukung pengelolaan dari proses jual beli yang ada pada perusahaan. 2.

Teori Dasar Teori yang mendukung dalam penelitian ini yaitu : a. Pengertian Sistem Menurut Herlambang dan Haryanto (2005), definisi sistem dapat dikelompokan menjadi dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan definisi diatas dapat dikemukakan bahwa sistem dibentuk dari bagian-bagian yang mempunyai tujuan yang sama dengan hubungan yang saling membutuhkan untuk mencapai tujuan tertentu. Pendefinisian sistem itu sendiri bisa diartikan berdasarkan penggunaan pendekatan komponen yang dilakukan oleh penggunanya. b. Pengertian Informasi Menurut Mc.Leod (2011), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Informasi adalah hasil dari data yang diproses yang berasal dari inputan suatu kejadian yang nyata yang berguna bagi pemakainya. c. Sistem Informasi

13

Menurut Jogiyanto (2005), sistem informasi adalah suatu tipe khusus dari sistem kerja yang fungsi internalnya terbatas pada pemrosesan informasi denga melakukan enam tipe operasi : manangkap (capturing), mentransmisikan (transmiting), menyimpan (storing), mengambil (retrieving), memanipulasi (manipulating) dan menampilkan (displaying) informasi. Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. d. Sistem Pendukung Keputusan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang membantu dalam proses pengambilan keputusan. SPK sebagai sistem informasi berbasis komputer yang adaptif, interaktif, fleksibel, yang secara khusus dikembangkan untuk mendukung solusi dari pemasalahan manajemen yang tidak terstruktur untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. Demikian dapat ditarik satu definisi tentang SPK yaitu sebuah sistem berbasis komputer yang adaptif, fleksibel, dan interaktif yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah tidak terstruktur sehingga meningkatkan nilai keputusan yang diambil.(Khoirudin, 2008). Selain itu pula SPK atau juga dikenal dengan Decision Support System (DSS) didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur berbasis model untuk data pemrosesan dan penilaian guna membantu para manajer mengambil keputusan. Decision Support System harus sederhana, cepat, mudah dikontrol, adaptif, lengkap dengan isu-isu penting, dan mudah berkomunikasi. e. Hypertext Preprosesor (PHP) Hypertext Preprosesor (PHP) merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnya yang dikirim ke client, tempat pemakai menggunakan browser. Secara khusus PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. PHP dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini (Kadir, 2003). Pada gambar 1 berikut menunjukkan skema yang berlangsung dari PHP.

Gambar 1. Skema PHP Sumber : Kadir, A., 2003

Adapun kelebihan dari PHP sehingga menjadi pilihan adalah antara lain : 1) Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya. 2) Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana-mana mulai apache, IIS, Lighttpd, nginx, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah. 3) Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis-milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan. 4) Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah karena memiliki referensi yang banyak. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah sistem. f.

Database Database yang digunakan pada sistem pendukung keputusan ini adalah MySQL. MySQL adalah suatu Structured Query Language Relational Database Management System (RDBMS) yang memiliki fasilitas Multithreaded dan multi-user. MySQL AB membuat MySQL sebagai perangkat lunak yang gratis di bawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjualnya dengan lisensi konvensional (Chairani, 2007). Beberapa keunggulan MySQL sebagai database server adalah (Chairani, 2007) : 1) Open source. MySQL didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License) sehingga dapat menggunakannya secara cuma-cuma tanpa dipungut biaya dan dapat diunduh secara gratis melalui situs resmi MySQL, yaitu http://www.mysql.com. 2) Cepat, handal, dan mudah digunakan. MySQL dapat memproses banyak SQL per satuan waktu, mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah record lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Tersedia berbagai tools yang dapat digunakan untuk administrasi database. 3) Dapat bekerja di client/server atau sebagai sistem yang terintegrasi. MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protokol TCP/IP, Unix Socket (Unix) atau Named Pipes (NT). 4) Portability. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi yang di antaranya adalah Windows, Linux, FreeBSD, Mac OS X Server, Solaris, Amiga, HP-UX dan masih banyak lainnya. g. XAMPP

14

Xampp adalah sebuah paket kumpulan software yang terdiri dari apache, mysql, phpmyadmin, php, Perl, Freetype2,dll. Xampp berfungsi untuk memudahkan instalasi lingkungan php, di mana biasa nya lingkungan pengembangan web memerlukan php, apache, mysql dan php myadmin serta softwaresoftware yang terkait dengan pengembangan web. Dengan menggunakan xampp, kita tidak perlu menginstall aplikasi-aplikasi tersebut satu persatu (Komunitas Ilmu Komputer, 2003). h.

Inventory Inventori merupakan barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau untuk memproduksi barang lanjutan yang akan dijual (Mulyadi, 2012). Jadi, yang dimaksud dengan persediaan bahan baku adalah barang-barang berwujud yang dimiliki dengan tujuan untuk diproses menjadi barang jadi. Barang ini dihasilkan sendiri dan dibeli dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir dari perusahaan itu sendiri, bahan utama dalam menghasilkan produk akhir, persediaan barang penolong atau pembantu adalah bahan-bahan yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir, tapi tidak secara langsung ikut serta dalam hasil produk akhir. Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dan dimiliki oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali. perlunya inventory dilaksanakan dengan baik yaitu menjamin lancarnya arus lintas barang maka perlu diadakan pencatatan terhadap segala penerimaan barang yang berasal dari supplier, barang yang dipesan oleh langganan, barang yang terjual, barang yang dikembalikan oleh langganan dan penyesuaianpenyesuaian (adjusment) terhadap barang. Atas dasar pencatatan tersebut nantinya dapat diketahui antara lain barang mana yang banyak tertimbun (overstock) barang mana yang harus dipesan kembali kepada supplier karena persediannya sudah menipis,apabila terjadi pemesanan barang kepada supplier, maka pemesanan ini perlu pula dicatat untuk mendapatkan informasi tentang inventory yang lengkap, bila segala transaksi yang disebut diatas tidak dicatat dengan baik maka akan menemui kesulitan untuk mengetahui keadaan inventory secara pasti pada suatu saat misalnya kesulitan untuk mengetahui berapa jumlah persedian barang yang ada dan yang sudah dipasarkan serta jumlah barang yang sudah dipesan oleh langganan (QuantityCommitted) dan berapa jumlah barang yang dipesan kepada supplier (QuantitySold) dan informasi penting lainnya. Mengurangi inventori barang. Inventori merupakan aset perusahaan yang berkisar antara 30% - 40% sedangkan biaya penyimpanan barang berkisar 20% - 40% dari nilai barang yang disimpan. Secara umum alasan untuk memiliki persediaan adalah sebagai berikut: 1) Menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan. 2) Memenuhi permintaan pelanggan, misalnya menepati tanggal pengiriman.

3) Menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat: a) Kerusakan mesin b) Kerusakan komponen c) Tidak tersedianya komponen d) Pengiriman komponen yang terlambat 4) Memanfaatkan diskon. 5) Menghadapi kenaikan harga dimasa yang akan datang. i.

Safety Stock Merupakan persediaan minimal yang harus ada agar perusahaan dapat berjalan normal (Mulyadi,2012). Semakin besar safety stock maka perusahaan kemungkinan kehabisan persedian akan semakin kecil. Safety stock adalah istilah yang digunakan oleh spesialis persediaan untuk menggambarkan tingkat stok tambahan yang dipertahankan dibawah siklus saham untuk penyangga terhadap stock outs. Safety Stock (juga disebut Buffer Stock) ada untuk menghadapi ketidakpastian dalam penawaran dan permintaan. Safety stock didefinisikan sebagai unit tambahan persediaan dibawa sebagai perlindungan terhadap kemungkinan stock outs (kekurangan bahan baku atau kemasan). Dengan memiliki jumlah yang memadai safety stock ditangan, sebuah perusahaan dapat memenuhi permintaan penjualan yang melebihi perkiraan permintaan mereka tanpa mengubah rencana produksi mereka. Hal ini diadakan ketika suatu organisasi tidak dapat secara akurat memprediksi permintaan dan / atau tenggang waktu untuk produk. Ini berfungsi sebagai asuransi terhadap stock out. j.

First In First Out FIFO mengasumsikan bahwa barang pertama yang dibeli adalah barang pertama yang digunakan dalam perusahaan manufaktur atau dijual dalam perusahaan dagang), karena itu, persedian yang tersedia merupakan barang yang dibeli paling terakhir. (Hery. 2011) k.

E-SCM Elekronic – Suply Chain Managemen (E-SCM) merupakan pengembangan dari SCM yang mengikuti perkembangan teknologi. Sedangkan SCM sendiri menurut jebarus adalah serangkaian proses lanjutan dari manajemen distribusi untuk memuhi permintaan konsumen. Konsep ini menekankan kepada suatu aliran proses dari suplier, menuju ke distributor, kemudian ke retailer hingga ke konsumen. (Indrajit dan Djokopranoto, 2003) 3. a.

Hasil Eksperimen Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan dengan pemberian kode pada bahan baku kertas, data pelanggan dan data supplier. Berikut contoh dari kode yang diberikan untuk selanjutnya diinputkan kedalam database : 1) Data bahan baku Berikut ini adalah beberapa bahan baku yang datanya akan di masukkan kedalam database program.

15

yang mendekati safety stok agar dapat membantu dalam pemesanan bahan baku kertas. Tahapan dalam penyusunan langkah penyusunan program dimulai dengan pembuatan data flow diagram sebagai berikut :

Tabel 1. Data Kertas 2) Data Konsumen Berikut contoh dari beberapa konsumen yang akan di masukkan kedalam database program.

Gambar 3. DFD level 0 (nol)

Tabel 2. Data Konsumen 3) Data Supplier Ini merupakan data supplier yang akan di masukkan kedalam database program.

Diagram konteks di atas menjelaskan bagaimana penginputan data jenis barang, harga, penjualan, pembelian, stok serta pelanggan yang dilakukan oleh admin dapat menjadikan sebuah sistem informasi yang dapat dikelola sebagai pendukung keputusan dan pengendalian inventory. Setelah ini akan dibentuk data flow diagram lanjutan sebagai berikut :

Tabel 3. Data Supplier

b. Perancangan Program Program ini dibuat dengan menggunakan sistem informasi yang mengadopsi sistem E-SCM guna mempercepat sistem jual beli yang dilakukan PT. Asia Mandiri. Sistem E-SCM dalam sistem informasi ini dapat diakses pada semua elemen yaitu suplier, distributor dan konsumen.

Gambar 2. Akses Sistem Informasi dengan E-SCM

Gambar 4. DFD Level 1 1) Proses 1.0, administrator melakukan penginputan data yang didapat dari pembukuan berupa data jenis barang, harga barang, pembelian, penjualan serta stok yang ada. 2) Proses 2.0, Administrator melalukan transaksi penjualan dan pembelian. Hasil rekapitulasi dari penjualan dan pembelian akan diperoleh yang akan dilanjutkan pada proses berikutnya. 3) Proses 3.0, ini adalah proses untuk memberikan data hasil penjualan dan pembelian serta stok yang tersisa dari proses 2.0. Entity Relationship Diagram (ERD) berguna untuk memodelkan sistem yang nantinya akan mengembangkan basis data. Model ini juga membantu pada saat melakukan analisis dan perancangan basis data karena model ini dapat menunjukan jenis data yang dibutuhkan dan kerelasian antar data di dalamnya.

Konsep E-SCM tersebut didukung dengan sistem FIFO dan sistem pendukung keputusan yang dapat mengatur alir keluar masuk barang dan mengurutkan data barang

16

Gambar 5. Hubungan Antar Tabel Basis Data (ERD) Gambar 8. Menu Pemesanan c.

Interface Program d.

Gambar 6. Halaman Login Program Gambar tersebut digunakan sebagai menu tampilan login untuk suplier dan konsumen. Sama seperti admin hanya saja perbedaan pada login admin tidak ada pilihan seperti suplier dan konsumen. Setelah masuk dalam program untuk konsumen akan muncul database barang yang nantinya dapat dipesan seperti pada gambar berikut.

Gambar 7. Database Produk Untuk menu pemesanan akan terdapat pada gambar 8.

Analisis Hasil Perancangan Program Perincian hasil analisis sitem informasi berbasiskan inventory control dalam mendukung keputusan pemesanan bahan baku kertas pada PT. Asia Mandiri Pontianak adalah sebagai berikut : 1) Sistem diawali dengan menu login, agar dapat menjaga keamanan dari sistem dan digunakan dengan user masing-masing yaitu Admin, konsumen dan suplier. 2) Hak Akses yang diberikan kepada Admin adalah menambahkan atau mengurangkan data konsumen dan suplier. Meng-update data kertas yang ada pada sistem jika terjadi perubahan harga. Selain itu admin memiliki hak konfirmasi dari pemesanan dan penjualan barang. 3) Hak Akses yang diberikan kepada suplier adalah dapat melihat jumlah pemesanan yang dilakukan oleh pihak distributor (PT. Asia Mandiri Pontianak) serta dapat melihat sisa stok yang ada pada distributor. 4) Hak Akses yang dapat dilakukan oleh konsumen adalah melihat sisa stok yang ada pada distributor, melakukan pemesanan kertas pada distributor, serta dapat meng-update informasi tentang konsumen itu sendiri. 5) Pemesanan kertas yang dilakukan konsumen pada sistem secara otomatis akan mengurangi jumlah stok pada database. Jika terjadi pembatalan maka banyaknya barang yang dipesan akan kembali ke sistem database. 6) Pemesanan barang melalui sistem yang dilakukan distributor kepada suplier dengan otomatis akan langsung menambahkan stok pada database jika status telah dirubah menjadi gudang. Kedatangan kertas yang telah dipesan distributor kepada suplier telah sampai, maka sistem bisa mencetak kartu stok dengan kode transaksi yang dibuat sistem secara otomatis. Kode ini berguna dalam mendukung sistem FIFO, karena pada kartu yang dicetak akan menunjukkan tanggal kedatangan kertas sehingga memudahkan karyawan dalam

17

mengurutkan kertas yang nantinya dapat dikeluarkan terlebih dahulu. 4)

Kesimpulan Setelah dilakukan analisis terhadap sistem informasi jual beli pada PT. Asia Mandiri Pontianak, dapat disimpulkan bahwa: Sistem informasi yang tepat dan akurat mampu mengatasi permasalahan yang ada pada PT. Asia Mandiri Pontianak. Sistem yang dibuat berdasarkan metode E-SCM menghasilkan informasi yang akurat sehingga dapat membantu mempercepat proses penjualan dan pembelian pada perusahaan, serta mempermudah perhitungan stok pada inventory. Metode SPK sederhana seperti pengurutan stok terkecil dan data remain sangat membantu dalam pengambilan keputusan pemesanan bahan baku kertas. Kartu stok pada sistem informasi yang dicetak dengan kode transaksi memudahkan karyawan dalam mengatur arus keluar masuk barang sehingga menjadikan inventory control lebih baik.

atas di SMU N 7 Pontianak dan lulus pada tahun 2008. Penulis melanjutkan pendidikan keperguruan tinggi pada tahun 2008 di Universitas Tanjungpura pada program studi Teknik Industri, jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik sampai pada tahun 2013 mendapatkan gelar Sarjana Teknik.

Referensi [1] Chairani. 2007. Pengembangan Perangkat Lunak System Kendali Dan Pengawasan Menggunakan Relay On Off Berbasis Sms Dan Database Untuk Data Historis. Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Darmajaya. [2] Herlambang, Soendoro dan Haryanto Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi: Konsep, Teknologi Dan Manajemen. Graha Ilmu: Yogyakarta [3] Herry, S. 2011. AkutansiPerusahaan Jasa dan Dagang. Bandung: Alfabeta. [4] Indrajit, R.E dan R. Djokopranoto.2003. Manajemen Persediaan. Jakarta : Grasindo [5] Kadir, A. 2003. DasarPemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta : Andi [6] Khoirudin dan Arwan, A. 2008. Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Kelayakan Calon Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional Dengan Metode Fuzzy Associative Memory. Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia. [7] Mc Leod R, Jr., 2011, Sistem Informasi Manajemen, Edisi bahasa Indonesia, Prenhallindo, Jakarta [8] Mulyadi. 2008. Sistem Akutansi. Jakarta : Salemba Empat.

Biografi Falahuddin Fitrianto lahir di Pontianak pada tanggal 27 April 1990. Anak ke-tiga dari Alm. Bapak Syahran Idris dan Alm. Ibu Fatimah. Penulis memulai pendidikan dasar di SD 35 Pontianak Selatan dan lulus pada tahun 2002, kemudian melanjutkan pendidikan menengah di SLTP N 2 Pontianak dan lulus pada tahun 2005. Kemudian melanjutkan pendidikan menengah

18