PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK CROWN INVENTORY DI PERUSAHAAN MINUMAN RINGAN INFORMATION SYSTEM DESIGN FOR CROWN INVENTORY IN THE SOFT DRINK COMPANY Indra Satria Wibowo, Ir. Purnomo Budi Santoso, MSc., Ph.D, Arif Rahman, ST., MT.
Program Studi Teknik Industri Universitas Brawijaya Jalan MT. Haryono 167, Malang,65145, indonesia E-mail :
[email protected],
[email protected],
[email protected]
ABSTRAK Perusahaan memerlukan persediaan untuk menjaga keberlangsungan produksi dan tingkat pelayanan terhadap pelanggan. Tanpa adanya persediaan, maka perusahaan akan dihadapkan pada resiko bahwa pada suatu waktu, perusahaan tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan barang atau jasa. Hal ini bisa saja terjadi karena tidak selamanya barang atau jasa tersebut tersedia setiap saat. Pengelolaan persediaan menjadi penting dilakukan oleh setiap perusahaan agar proses produksi maupun pelayanan terhadap pelanggan dapat terus dilakukan secara berkesinambungan. Proses pengelolaan persediaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan menggunakan sistem informasi inventory yang berbasis database. Sistem database dapat mengelola segala transaksi maupun pelaku transaksi yang terjadi pada suatu sistem secara efektif dan efisien. Dengan diterapkannya sistem database ini diharapkan akan dapat memudahkan para manajer dan supervisor dalam melakukan pencatatan dan pelaporan dari setiap proses transaksi yang terjadi di dalam pengelolaan persediaan. Kata kunci : Database, Sistem Informasi Inventory, Microsoft Access
1. Pendahuluan Perusahaan memerlukan persediaan untuk menjaga keberlangsungan produksi dan tingkat pelayanan terhadap pelanggan.Tanpa adanya pengelolaan persediaan yang tepat, maka perusahaan akan dihadapkan pada resiko bahwa pada suatu waktu, perusahaan tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan barang atau jasa. PT. X adalah salah satu cabang dari perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang minuman ringan di mana PT. X sudah menerapkan sistem terkomputerisasi untuk inventory, namun penggunaan sistem tersebut hanya terbatas pada penggunaan spreadsheet untuk melakukan pencatatan dan pelaporan arus keluar dan masuk dari persediaan. Sedangkan untuk proses perhitungan untuk mengetahui jumlah stok yang ada di gudang masih dilakukan secara manual sehingga cukup menyita waktu dan tenaga mengingat cukup banyak material maupun barang jadi yang ada dalam proses produksi. Ada berbagai macam material yang dipergunakan oleh PT. X dalam melakukan proses produksinya, salah satunya adalah tutup
botol. Ada 2 macam tutup botol yang dipergunakan dalam proses produksi di PT. X yaitu crown (tutup botol kaca) dan closure (tutup botol plastik). Tutup botol jenis crown adalah jenis tutup botol yang sebagian besar digunakan dalam proses produksi di perusahaan ini sehingga pengelolaan crown diharapkan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien agar proses produksi dapat berjalan dengan lancar. Bentuk crown secara umum dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Bentuk Crown sekarang
Mengingat bahwa penting adanya pengelolaan inventory crown baik dalam hal pencatatan maupun pelaporan secara efektif dan efisien, maka perlu adanya perancangan sistem informasi untuk mengelola data-data inventory 31
pada PT. X. Untuk itu, perlu dibangun suatu sistem informasi inventory yang diharapkan akan menjadi suatu alternatif untuk mempermudah pihak-pihak di dalam perusahaan dalam mengelola data-datacrown inventory, melaporkan dan mengontrol kondisi inventory crown serta memudahkan pihak management untuk melakukan pengambilan keputusan mengenai ketersediaan crown.
rinci yang diperlukan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Adapun aktifitas yang dilakukan dalam tahap analisis sistem ini meliputi: 1. List Entity Salah satu entity dan atribut penyusun aplikasi dapat dilihat pada Tabel 2.Entityentity yang telah ditentukan dapat berkembang seiring dengan tahapan analisis sistem selanjutnya.
2. Metode Pengembangan Software Perancangan sistem informasi inventory crown (yang selanjutnya akan disebut SIIC) dengan menggunakan software Microsoft Access ini termasuk jenis penelitian rekayasa. Pada dasarnya penelitian rekayasa berawal dari menentukan spesifikasi rancangan yang memenuhi spesifikasi yang ditentukandan membuktikan bahwa rancangan yang dipilih dapat memenuhi persyaratan yang ditentukan secara efisiensi, efektif dan dengan biaya yang seminimal mungkin. 2.1. Perencanaan Sistem Database Perencanaan bertujuan untuk menjabarkan spesifikasi dari database yang akan dikembangkan agar mencapai tujuan atau sasarannya. Pada tahap perencanaan ini meliputi 2 hal yang akan dibahas, yaitu sebagai berikut: 1. File-File yang dikelola oleh database meliputi: a. Data produk, dalam hal ini crown b. Data pemesanan c. Data penerimaan d. Data pengambilan e. Data pengembalian f. Data karyawan 2. Fasilitas untuk Transaction Processing System (TPS) TPS diimplementasikan dalam bentuk formform untuk mempermudah pemakai memasukkan, mencari, merubah, dan menghapus data. Form-form yang digunakan antara lain: a. Form data crown b. Form data pemesanan c. Form data penerimaan d. Form data pengambilan e. Form data pengembalian f. Form karyawan
Tabel 2.List Entity Entity Atribute Produk ID Produk Nama Produk Satuan Harga Keterangan
2. Pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisir data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas tersebut. ERD dari listentity yang telah dibuat sebelumnyadapatdilihat pada Gambar 2. 2.3. Desain Sistem Database Tujuan utama perancangan database adalah untuk memetakan model data konseptual yang telah dikerjakan pada tahap analisis menjadi model implementasi. Hal ini sangat diperlukan agar pengguna sistem mendapatkan informasi yang lengkap, up to date, cepat sesuai dengan yang diperlukan. Perancangan database ini terdiri dari 3 bagian, yaitu: 1. Perancangan Database Logis (logical design) Perancangan database logis adalah proses pemetaan model data konseptual menjadi struktur logika database, tahapan ini dilakukan agar sesuai dengan model DBMS yang digunakan. Dalam hal ini, model yang digunakan untuk mendesain databaselogis adalah model relasional. Salah satucontoh model relasional darientityyang terbentuk adalah sebagai berikut, di mana kata-kata yang digarisbawahi merupakan primary key. Produk (ID_Produk, Nama_Produk, Satuan, Harga, Keterangan)
2.2. Analisis Sistem Database Tahap analisis memiliki tujuan untuk membuat spesifikasi sistem informasi secara 32
Mengontrol
N
Transaksi Gudang
N
Dicatat
1
1
1
1 Karyawan
Diterima
Stok
Disimpan
N
1
1 Pemesanan
N Butuh
Produk
Gambar 2.Entity Relationship Diagram
3.
Pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisir data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas tersebut. ERD dari listentity yang telah dibuat sebelumnyadapatdilihat pada Gambar 2.
2.4. Desain Sistem Database Tujuan utama perancangan database adalah untuk memetakan model data konseptual yang telah dikerjakan pada tahap analisis menjadi model implementasi. Hal ini sangat diperlukan agar pengguna sistem mendapatkan informasi yang lengkap, up to date, cepat sesuai dengan yang diperlukan. Perancangan database ini terdiri dari 3 bagian, yaitu: 1. Perancangan Database Logis (logical design) Perancangan database logis adalah proses pemetaan model data konseptual menjadi struktur logika database, tahapan ini dilakukan agar sesuai dengan model DBMS yang digunakan. Dalam hal ini, model yang digunakan untuk mendesain databaselogis adalah model relasional. Salah satucontoh model relasional darientityyang terbentuk adalah sebagai berikut, di mana kata-kata
yang digarisbawahi merupakan primary key. Produk (ID_Produk, Nama_Produk, Satuan, Harga, Keterangan) 2. Normalisasi database Relasi-relasi yang ada harus diperiksa apakah sudah maksimal atau belum. Maksimal di sini berarti adalah agar tidak terjadi penyimpangan informasi. Pemeriksaan tersebut perlu untuk memperoleh perancangan database yang optimal. Pemeriksaan yang dilakukan tersebut berdasarkan aturan yang sudah baku. Normalisasi sendiri adalah suatu proses yang memecah data ke dalam sejumlah tabel yang lebih kecil. 3. Perancangan Database Fisik (physical design) Setelah melalui tahap perancangan database logis, langkah selanjutnya ialah membuat perancangan database secara fisik. Tujuan utama tahap ini adalah untuk mengimplementasikan database sebagai suatu himpunan record, file, indeks, atau struktur data lainnya. Rancangan yang dilakukan meliputi komponen tabel, tipedata, ukuran field, dan keterangan key. Salah satu contoh perancangan secara fisik tersebut dapat dilihat di Tabel 3.
33
Tabel 3. Tabel Produk Field
Tipe Data
Ukuran
ID_Pro duk Nama_ Produk Satuan
Text
3
Text
50
Text
3
Harga
Curren cy Text
Ketera ngan
Auto 50
Keterangan
Key
Kode Produk Nama Produk Satuan Produk Harga Produk Keterangan
PK
4. Perancangan Proses Setelah melakukan perancangan database, langkah selanjutnya adalah merancang rincian logika untuk setiap proses yang telah diidentifikasi pada tahapan analisis sistem. Perancangan proses meliputi : merancang hierarki menu, form, report (laporan). Salah satu contoh hierarki menu dari SIIC ini dapat dilihat pada Gambar 3.
1. Uji Verifikasi Uji verifikasi secara umum bertujuan untuk menguji apakah software aplikasi sudah sesuai dengan desain sistem yang telah dibuat sebelumnya. Hal ini berguna untuk menyelaraskan software hasil implementasi agar tidak menyimpang dari desain sistem.Uji verifikasi dapat dilakukan dengan melalui pengujian terhadap hierarki menu, form-form, dan report-report yang telah dibuat, apakah berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan. Salah satu contoh uji verifikasi terhadap hierarki menu utama pada gambar dapat dilihat pada Gambar 4.
MENU UTAMA
ENTRY/ EDIT DATA
LIHAT
KELUAR
Gambar 3. Hierarki Menu Utama 3.
Hasil Dan Pembahasan
3.1. Implementasi Sistem Database Tahap implementasi adalah tahap untuk menerapkan semua desain sistem yang telah dibuat ke dalam bentuk program aplikasi berbasis komputer. Software yang digunakan untuk implementasi ini adalah Microsoft Access 2010 sebagai database dan Visual Basic for Application (VBA) yang sudah terintegrasi dengan Microsoft Office. Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap ini yaitu : 1. PembuatanTabelbesertarelasinya 2. PembuatanForm 3. PembuatanReport 3.2. PengujianSistemDatabase Tahap pengujian adalah tahap untuk menerapkan semua desain sistem yang telah dibuat ke dalam bentuk program aplikasi berbasis komputer. Pada tahap pengujian program sistem informasi inventory crown ini menggunakan tiga jenis pengujian, yaitu :
Gambar 4.Hierarki menu utama SIIC 2. Uji Validasi Uji validasi secara umum bertujuan untuk menguji apakah sistem database yang telah dibuat mampu memberikan informasi yang diharapkan oleh user dan telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh user, sehingga dapat berfungsi sepenuhnya sebagai sistem database dan dapat membantu user dalam pengambilan keputusan. User yang dimaksud dalam penelitian ini adalah manajer dan supervisor dari divisi Warehouse & Transporting. 3.Uji Prototype Uji prototype memiliki tujuan untuk mencari keunggulan program sistem SIIC dibandingkan dengan sistem manual yang dipergunakan oleh PT. X. Dari hasil uji prototype, dapat disimpulkan bahwa program SICCini memiliki beberapa keunggulan yang dapat dijabarkan pada Tabel 4. 34
Tabel 4. Perbandingan Sistem Inventory Crown Dengan Sistem Sebelumnya Sistem Unsur Informasi Sistem Lama Pembanding Inventory Crown Kemudahan Masih harus Dilengkapi membuka dan dengan mengecek navigasi untuk dokumen - dapat dokumen untuk menampilkan mendapatkan data-data data atau tertentu secara laporan yang cepat sesuai diinginkan kebutuhan user Kebutuhan akan suatu data tertentu
Membutuhkan waktu sekitar 23 menit untuk mencari data yang dinginkan
Kegunaan dalam pembuatan laporan
Sistem pembuatan laporan masih manual sehingga kadang terjadi error pada saat pencatatan dan perhitungan data
Data dapat langsung ditampilkan dalam hitungan detik sesuai dengan keinginan user Sistem menyediakan informasi yang lengkap dan sistematis serta dilengkapi menu report
3.3. Pembahasan SIIC SIIC bertujuan agar manajer dan supervisor W&T bisa mengelola dan melakukan pelaporan terhadap kondisi crown yang ada di dalam gudang. SIIC dapat menampilkan laporan transaksi-transaksi yang terjadi dan kondisi stok crown aktual yang ada di dalam gudang secara cepat dan tepat sehingga manajer maupun supervisor W&T dapat dengan segera melaporkan kondisi stok crown kepada divisi DOP sehingga divisi DOP dapat segera menghitung total kebutuhan tiap-tiap bulannya dan juga segera melakukan pengadaan jika dibutuhkan sehingga diharapkan tidak akan terjadi kehabisan stok yang dapat menganggu proses produksi. 4.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Telah berhasil dirancang suatu sistem inventory yang mampu mengelola data-
2.
data persediaan crown secara cepat dan akurat dalam bentuk sistem database yang terdiri atas file-file : deskripsi produk, deskripsi karyawan serta aliran masuk dan keluar crown Data-data persediaan crown telah dapat diubah dan diolah menjadi suatu bentuk laporan yang sistematis sehingga dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat terutama mengenai persediaan crown. Sebagai contoh : Laporan rekapitulasi stok untuk menampilkan rekapitulasi semua aliran masuk dan keluar crown serta kondisi stok saat ini Laporan pengembalian crown untuk menampilkan data pengembalian crown dari divisi production secara lengkap baik dari segi jumlah, waktu pengembalian beserta karyawan yang bertanggung jawab dalam proses pengembalian crown tersebut
Daftar Pustaka Daellenbach, Hans G, (1995), System and Decision Making. Singapura: Willey. Davis, Gordon B, (1997), Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. Fathansyah, (1999), Basis Data. Bandung: Informatika. Kadir, Abdul, (2003), Basis Data. Yogyakarta: Andi. O’Brien, James A, (2004), Management Information System, New York: McGraw-Hill Rangkuti, Fredy, (1996), Manajemen Persediaan. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Rangkuti, Freddy, (2004), Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Robby, Kwanentent, Owen & Mei, Frans Wardana, (2009), Analisis dan Perancangan Basis Data untuk Mendukung Aplikasi ERP Education pada Bina Nusantara University. Jurnal Teknik Informatika. 1-12
35
Suryani, Erma & Eka, Desi A. S, (2006), Perancangan Database Telecenter – Jatim Berbasis Web. Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Institut Teknologi 10 November. 1-6
Tersine, Richard J, (1994), Principles of Inventory and Materials Management. New Jersey: Prentice-Hall
36
