PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN, PENJUALAN DAN INVENTORY CONTROL PADA PT.KINGJIM INDONESIA

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN, PENJUALAN DAN INVENTORY CONTROL PADA PT.KINGJIM INDONESIA Bambang Suhorry1) 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya

PT.Kingjim Indonesia is a company that manufactures and sells office equipment in large quantities. Established since 2000, the company was in operation only has a computerized systems for production planning. It takes a computerized systems to store data about sales, purchasing, inventory control with distributed software systems is by using a software information system. In the system used PT.Kingjim Indonesia is still using the manual method of processing data especiallyon inventory sales and purchase. Number of data from sales or purchases are missing to make the performance of the sales and purchases decreased. For that PT.Kingjim Indonesia need a more integrated application of inventory systems with sales and purchasing system that will simplify the process of documentation and reporting. The method used is FIFO method is used to be a mutation of stock on the material and non material goods. With a system built can be implemented on the purchasing, sales and warehose so it can process data as well as sales and purchases of supplies of goods in and out of the cycle.The results or conclusion of this system is part of sales, purchases and inventory to manage data efficiently and effectively. Keyword : Sales, purchasing, inventory, system

PT Kingjim Indonesia adalah sebuah perusahaan yang memproduksi dan menjual

dibutuhkan kembali data-data tersebut dapat dicari serta diproses dengan mudah.

besar,

Pada

Perusahaan ini merupakan anak perusahaan

PT.Kingjim

dari PT Kingjim Japan. Perusahaan ini

menggunakan

sudah berdiri sejak tahun 2000 tetapi hanya

memperoses data khususnya pada inventory

memiliki sistem terkomputerisasi untuk

penjualan dan pembelian banyaknya file

perencanaan produksi. Pimpinan dari PT.

yang hilang serta file terselip menyebabkan

Kingjim Indonesia ini ingin agar sistem

proses dokumentasi menjadi terhambat serta

terkomputerisasi lebih diterapkan di dalam

waktu yang lama dalam memproses data

perusahaannya

data

yang akan digunakan untuk proses produksi

tentang penjualan, pembelian, inventory

ataupun penjualanya terutama data informasi

control dengan sistem terdistribusi yaitu

penjualan dan pembelian untuk itu pada

alat-alat

dengan

kantor

dalam

untuk

menggunakan

jumlah

menyimpan

sebuah

software

sistem informasi, dengan adanya software sistem informasi yang akan dibuat ini diharapkan

data

perusahaan

dapat

Tersimpan dengan baik, sehingga apabila

sistem

yang

Indonesia

saat

cara

digunakan ini

manual

masih dalam


proses inventory, penjualan serta pembelian

sebagai kumpulan dari beberapa elemen

Pada PT Kingjim membutuhkan sistem yang

yang berinteraksi untuk mencapai tujuan

lebih terintegrasi antara sistem inventory

tertentu. Suatu sistem mempunyai susunan

dengan sistem penjualan dan pembelian

dasar, antara lain: input, output,transformasi,

sehingga akan mempermudah dalam proses

mekanisme

dokumentasi serta pembuatan laporan secara

(McLeod, 2000).

pengendalian,

Sistem

cepat akurat.

Informasi

dan

tujuan

Manajemen

hilang

{Management Information System / MIS)

akan

merupakan sistem berbasis komputer yang

produksi yang tak terintegrasi dengan

membuat informasi tersedia bagi pengguna

inventory baik dalam proses file serta

yang bertujuan sama. MIS menghasilkan

pemesanan

menyebakan

pada

informasi yang tersedia bagi semua bagian

perusahaan

karena

dalam

perusahaan. Ide utama dari MIS adalah

melakukan proses pembuatan data. Serta

memberikan supply informasi yang terus-

keterbatasan informasi akan supplier dan

menerus

customer pada saat proses penjualan ataupun

mengenali masalah, mengerti masalah dan

pembelian yang disebabkan karena banyak

mampu untuk memecahkan masalah dengan

file customer ataupun supplier yang terselip

pengambilan keputusan.

dan

sistem informasi penjualan

Banyaknya ataupun

barang

kekurangan

susah

dalam

yang

saat

proses

kerugian

keterbatasan

proses

menganalisa

bagi

manajer

untuk

dapat

dikarenakan banyak supplier serta customer

Sistem adalah suatu jaringan dibuat menurut

yang dicatat secara manual.

pola yang terpadu untuk melaksanakan

Landasan Teori

kegiatan pokok perusahaan. Informasi yang

sistem informasi manajemen

merupakan himpunan atau gabungan dari

Salah satu sumber daya yang tersedia

data – data yang diterima oleh perusahaan

bagi seorang manager adalah informasi,

dan kemudian data tersebut diolah sesuai

dimana informasi ini dapat dikelola seperti

dengan kebutuhan perusahaan. Penjualan

sumber daya yang lain yang membentuk

merupakan transaksi yang dilakukan antara

suatu sistem informasi sesuai dengan konsep

penjual dan pembeli barang atau jasa,dalam

dasar informasi. Agar suatu sistem dapat

hal ini perusahaan dan konsumen. Jika

dikenal dengan baik, maka Sistem tersebut

dibiarkan sendiri, biasanya tidak akan

harus

membeli produk-produk dari perusahaan

dipelajari.

Sistem

didefinisikan


tersebut. Oleh karena itu perusahaan tersebut

jadi dan barang mentah diupdate secara

harus melakukan kegiatan penjualan yang

actual

agresif dan usaha promosi yang gencar.

pelanggan dengan sebaik-baiknya. Metode

Menurut Dr. Basuki Swastha Dh., M.B.A.

penilaian persediaan ada 3 yaitu:

menjual

adalah

ilmu

dan

seni

diharapkan

mampu

melayani

yang

mempengaruhi pribadi yang dilakukan oeh

1.

Cara first in first out (fifo method)

penjual untuk mengajak orang lain agar

2.

Cara rata-rata tertimbang (weighted

bersedia membeli barang dan jasa yang

average method)

ditawarkan.

3.

Ada 2 cara dalam menentukan

Arti dan peranan persediaan Setiap

Cara last in first out (lifo method)

perusahaan,

apakah

jumlah persedian yaitu:

perusahaan itu perusahaan perdagangan

1.

Periodik system

ataupun

2.

Perpetual system (book inventory)

pabrik

selalu

mengadakan

persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko

Metode Penentuan Harga Pokok dan

bahwa perusahaanya pada suatu waktu tidak

Penilaian Persediaan Akhir

dapat memenuhi keiginan pelangganya yang

Nilai persediaan barang dagangan

memerlukan ataupun memesan barang yang

dapat ditentukan oleh gabungan dua faktor,

dihasilkan. Hal ini mungkin terjadi karena

yaitu kuantitas barang serta harga pokok.

tidak selamanya barang-barang tersebut

Kuantitas persediaan dapat diperoleh secara

tersedia setiap saat, yang berarti pula bahwa

fisik. Kesulitan dalam menetapkan harga

pengusaha akan kehilangan kesempatan

pokok adalah apabila selama suatu periode,

memperoleh keuntungan yang seharusnya

barang

didapat. Pengertian persediaan menurut afif

beberapa

sulfa, SE MSI. AK dalam hal ini adalah

demikian, maka perlu ditetapkan harga yang

sebagai suatu aktiva yang meliputi barang –

akan digunakan untuk menetapkan harga

barang milk perusahaan dengan maksud

pokok persediaan. Metode yang digunakan

untuk dijual dalam suatu periode usaha yang

dalam sistem ini dalam menetapkan harga

normal. Pada dasarnya persediaan barang

penjualan, yaitu metode FIFO. Ada beberpa

jadi

metode yang ada sebagai bahan pembanding

memperlancar

jalannya

operasi

penjualan. dengan adanya persediaan barang

yang

sama

harga

diperoleh

yang

dengan

berbeda.

Jika


antara metode FIFO dengan LIFO ataupun

perusahaan terutama pada proses inventory

dengan weighted average cost.

penjualan dan pembelian. b) Wawancara: mengadakan tanya

Perancangan Untuk menyelesaikan permasalahan

jawab dengan pihak manajemen perusahaan

dilakukan

langkah

mengenai masalah yang diteliti, cara ini

sebagaimana siklus hidup pengembangan

dilakukan agar dapat mengetahui masalah

sistem

ini,

langkah

(SDLC)

Pengumpulan perusahaan

dan yang

-

yaitu

diperlukan

ataupun kendala yang dialami oleh pihak

analisis

data

manajemen

bersangkutan

ke untuk

mendapatkan gambaran tentang perusahaan. Pengumpulan data dan mengimplementasi

kebutuhan

dan –

dapat

kebutuhan

beberapa tahap yaitu :

data-data

pengamatan pencatatan

secara

yang

pencatatan pada

diperlukan.

Guna

melakukan

memperoleh data yang akurat sehingga pada

mengadakan

saat pembuatan aplikasi data yang didapat

yaitu

langsung dan

serta

c) Dokumentasi: pengumpulan datadata dengan melakukan

Observasi;

sistem

keinginan pihak manajemen.

tentang system yang dilaksanakan dilakukan

a)

mengetahui

sistematis

mengenai

tingkah laku dengan melihat atau mengamati

sama dengan data yang dibutuhkan oleh PT. Kimjim Indonesia.

individu atau kelompok secara langsung.

d) Studi literatur: cara ini dilakukan

Cara ini digunakan untuk analisa secara

untuk memperoleh pengetahuan yang lebih

langsung

yang

tentang inventory control serta proses

berhubungan dengan masalah yang ada

pembelian dan penjualan pada sebuah

seperti

perusahaan.

kejadian-kejadian

hilangnya

beberapa

data

yang

dikarenakan menggunakan cara manual dalam

proses

inventory

sehingga

menghambat dalam proses produksi serta ketidak akuratanya data pembelian dan penjualan serta banyaknya barang yang hilang

menyebabkan

kerugian

pada

perusahaan sehingga diperlukannya proses komputerisasi

dalam

pembuatan

data

Berikut adalah gambaran flowchart proses penjualan.


Berikut

gambar

system

flow

inventory non material: INVENTORI GUDANG NON MATERIAL PENJUALAN

GUDANG NON MATERIAL A

START

1

Cetak lap stok produk

Warehousing slip

Barang jadi

Cetak Lap stok produk Melakukan cek antara brg dgn warehosing slip

FINISH

Konfirmasi Tdk sesuai dengan bagian produksi

Apakah sesuai?

Ya sesuai Update stok produk produk

Gambar 3 inventory gudang non material

Gambar 1 proses penjualan. Pada

gambar

diatas

Berikut

merupakan

gambaran sistem yang akan dibuar secara

gambar

system

flow

inventory material untuk gudang

terkomputerisasi

INVENTORY GUDANG MATERIAL

Adapun

gambar

proses

PRODUKSI

pada

GUDANG MATERIAL

PURCHASING

START line

pembelian sbb:

Forwading slip

Maintenance line

Stok material

PEMBELIAN MATERIAL SUPPLIER

MANAJEMEN

Data supplier dan penawaran

suppl ier

START

B

Cek stok material

cetak forwading slip

1

Maintenance suppl ier

Maintenance produksi

Nota produksi detil

GUDANG

Nota produksi

PURCHASING

Forwading slip

Data PO

View laporan B

Apakah material mencukupi? FINISH

Maintenance data PO

Nota po detil

Dat a tra 1 nsa ksi

payment

Stok material

6 Nota po

Nota po

Membuat reques t slip

Membuat faktur po Nota po detil

Buat nota pengambil an barang material dan kirim barang

1 tanda terima pengambilan material

Membuat po Doc permintaan barang

1

Faktur Faktur Faktur PO POPO 1 2 3

3

1 Surat jalan

Faktur PO 2

Menyiapkan barang serta surat jalan & melakukan pengiriman beserta faktur po

2 2

brg

1 Surat jalan

Faktur Faktur Faktur POPOPO 1 2 3

Tdk sesuai

MATERIAL

Dat a tra 4 nsa ksi

Data PO Konfimasi ke supplier dan membat po baru

4

Cek fisik barang dengan faktur PO

MATERIAL 2

View laporan

Buat notatanda terima

1 Surat jalan acc

3 2

1 Surat jalan Dat a tra 3 nsa

Faktur PO ac c Faktur Faktur POPO 2 3 1

Cetak warehousing slip

Dat a tra 2 nsa

ksi Laporan penerimaan barang

ksi 2

1 warehousing slip

BRG

ksi

5

Nota produksi detil

2

sesuai

Acc faktur PO dan surat jalan

3

Proses produksi

Nota produksi

FINISH

Dat a tra 2 nsa

ksi

Faktur Faktur Faktur PO POPO 1 2 3

Barang sesuai?

2

Dat a tra 2 nsa

5

Faktur PO acc 1

brg

1 tanda terima pengambilan material

Dat a tra 3 nsa ksi

Gambar 2 sistem flow pembelian material

A

Gambar 4 sistem flow inventory material


berikut gambar contex diagram:

Hasil Dan Pembahasan Kebutuhan sistem

Sales

Sebelum menjalankan program atau

forwading data_sales_order

data_stok_produk gudang

data pelanggan

warehousing mutasi_stok

pelanggan

pembayaran

aplikasi ini, ada beberapa hal yang perlu

data_sales

diperhatikan, antara lain kebutuhan sistem 0

data_stok data_stok_material data_stok_produk pembayaran_supplier lap_barang lap_pembelian

tagihan nota_jual purchase_order bukti_bayar data_supplier faktur_po

sistem informasi penjualan pembelian inventory PT Kingjim Indonesia

lap_tagihan lap omzet penjualan

+

akan perangkat keras ( hardware) dan perangkat lunak ( software ), serta langkahlangkah yang harus dilakukan untuk dapat

lap_pembayaran supplier laba rugi penjualan manajemen lap_mutasi_stok

melakukan instalasi aplikasi agar dapat

lap produksi data_produk produksi

berfungsi sebagaimana mestinya. Dalam

data_produksi data_line

perancangan dan pembuatan aplikasi ini ada

data_part_struktur

Gambar 5 contex diagram

beberapa perangkat keras dan perangkat

berikut gambar dfd level 0 : data_part_s truktur

6

part struktur

supplier data_part_s truktur_detil 7 part struktur detil

lunak computer yang dibutuhkan antara lain

data_line faktur_po purchase_order bukti_bayar stok material

data master materialsub sistem produksi

data_barang 2

nota po nota po detil

nota produksi

nota produksi detil data_produk

:

data_nota_produksi_detil10

3

3

9 2

data stok material data stok material barang

line

data_nota_produksi 13

data_supplier 1

8

Kebutuhan perangkat keras

data_po sub sistem pembelian

4

Perangkat keras komputer adalah

update_data_stok_material data stok

data_po_detil

+

supplier data_supplier

5

material 11

12

produk

stok

komponen-komponen fisik peralatan yang

data master material

data_pembayaran_supplier

4 update_data_stok 15

payment 14 stok_produk 16

Tagihan

sub sistem inventory

membentuk suatu sistem komputer, serta

data_tagihan_supplier

+

update_data_stok_produk

data_produksi data_part_s truktur

data_stok_produk data_stok_material

produksi

peralatan-peralatan lain yang mendukung

data_produk data_line

data_stok

komputer dalam menjalankan tugasnya.

mutasi_stok w arehousing gudang

forw ading

data_stok_produk

data_produk

data nota produksi data nota produksi detil

data_barang 1

data_tagihan_customer

data_sales

data_pembayaran_customer data_pelanggan

17

Sales

18

Pelanggan

user yang diperlukan dalam aplikasi ini adalah :

sub sistem penjualan

19 Movement_Header data_movement_header

+data_movement_detil

Adapun perangkat keras untuk server dan

20 Movement_detil

A. Server data pelanggan

a. Memory 1Gb atau lebih

nota_jual data_sales_order pelanggan tagihan

b. Harddisk 80 Gb atau lebih

pembayaran Sales data_sales

c. Processor Intel Dual core dengan

5 data produk

data_stok_material data_stok data_stok_produk

kecepatan 2 GHz atau lebih

sub sistem report

data_tagihan data_pembayaran

+ lap produksi lap_pembayaran laba rugi penjualan pembayaran_supplier

manajemen

lap_pembelian lap_tagihan lap omzet penjualan

d. Mouse, keyboard, dan monitor dalam kondisi baik

lap_mutasi_stok lap_barang

Gambar 6 dfd level 0

e. printer, mouse, dan keyboard.


d. router atau kabel Lan

dapat dijalankan, aplikasi ini merupakan

B. User

aplikasi berbasis desktop. Sistem informasi

a. Memory 512 Mb atau lebih

penjualan, pembelian dan inventori control

b. Harddisk 40 Gb atau lebih

digunakan oleh beberapa bagian dimana

c.

Processor

Intel Pentium IV

dibagi dalam user dimana masing-masing user hanya dapat melakukan akses sesuai

dengan kecepatan 1,3 GHz atau lebih d. Mouse, keyboard, dan monitor

dengan keperluan user tersebut, yang telah dilakukan seting oleh pihak administrasi.

dalam kondisi baik e. printer, mouse, dan keyboard.

Untuk

lebih

mudah

memahami

aplikasi ini, maka digambarkan pada gambar Instalasi sistem dan pengaturan sistem Pengembangan

aplikasi

sistem

7 sitemap program dari sistem penjualan, pembelian dan inventory

informasi penjualan, pembelian dan iventory membutuhkan perangkat lunak yang sudah terinstalasi,

adapun

tahapan-tahapan

instalasi dan pengaturan (setting) sistem, adalah sebagai berikut : a. Instal sistem operasi windows 2003/XP b. Instal aplikasi MySQL c. masukan database kingjim kedalam MySQL dan lakukan attach database. d. instal aplikasi sistem informasi penjualan, pembelian dan inventori pada masingmasing computer user ataupun server. e. set jaringan antara computer user dengan computer server dengan mengunakan media wifi ataupun kabel lan.

Implementasi sistem Setelah melakukan langkah-langkah instalasi seperti diatas maka aplikasi ini

Gambar 7 sitemap program


Form menu utama Berfungsi sebagai

3.

Sistem

informasi

ini

dapat

Halaman utama bagi user untuk mengakses

mengintegrasikan informasi antara

semua program. Melalui form ini semua

bagian penjualan, bagian pembelian,

menu tersedia bagi user mempunyai hak

bagian gudang dan bagian produksi.

akses gambar 8 menu utama.

Sehingga mempercepat dalam proses pembelian, penjualan dan inventory secara cepat dan akurat. 4.

Semua transaksi penjualan ataupun pembelian yang terjadi akan otomatis menggurangi stok produk dan barang saat

penjualan

dan

menambah

jumlah stok material ataupun non material saat pembelian.

Gambar 8 menu utama sistem

Kesimpulan Setelah dilakukan analisis, perancangan sistem dan pembuatan aplikasi rancang bangun sistem informasi penjulan, pembelian dan inventory pada PT.KingJIm Indonesia,

dapat

disimpulkan

sebagai

berikut 1.

Sistem

Informasi

penjualan

dan

pembelian ini mampu menghitung stok bahan baku secara cepat dan

DAFTAR PUSTAKA Baridwan Zaki. Sistem informasi. BPFE Yogyakarta 1991. Indrajit, Dr.Richardus Eko, Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi : Pengantar Konsep Dasar, ElexmediaKomputindo, Jakarta, 2001. Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain System Informasi : Pendekatan terstruktural Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta 1999.

akurat. 2.

Sistem

informasi

pembelian,

penjualan dan inventory ini dapat menyimpan masing-masing

material produk

penyusun sehingga

lebih memudahkan dalam proses pembelian material.

McLeod, Raymond, Jr. “ Sistem Informasi Manajemen “ , PT Prenhallindo, Prentice Hall International Inc, Jakarta, 2000. Mulyadi, ” System ” , Yogyakarta.2003.

Activity Based-Cost UPPAMP YKPN,


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN, PENJUALAN DAN INVENTORY CONTROL PADA PT.KINGJIM INDONESIA

Recommend Documents